Le logiciel de gestion de camping nouvelle génération

iii

Table des matières

Bienvenue ................................................................................................................................... 1

Installation d'eSeason ............................................................................................................. 2

Configuration des entreprises ................................................................................................. 3

Créer une Entreprise ........................................................................................................... 3

Configurer une Entreprise .................................................................................................. 4

Accès à eSeason ..................................................................................................................... 5

Menu Principal ........................................................................................................................... 7

Fonctions générales Clients - Séjours ...................................................................................... 11

Multi-recherche de Client ..................................................................................................... 11

Fiche client Création ............................................................................................................ 12

Fiche Client - Consultation - Modification ......................................................................... 16

Courriers Clients .................................................................................................................. 20

Cautions et Prêts d'objets...................................................................................................... 21

Règlements ........................................................................................................................... 22

Ventilation de Règlement ..................................................................................................... 23

Attente .................................................................................................................................. 25

Gestion des Coupons et Bons d'échange .............................................................................. 26

Séjour - Création .................................................................................................................. 27

Fiche Séjour .......................................................................................................................... 30

Séjours de groupe ................................................................................................................. 33

Annulation de Réservation ................................................................................................... 34

Facturation des séjours et extra du client ............................................................................. 35

Annulation de facture ........................................................................................................... 36

Impression de la liste des éléments ...................................................................................... 37

Manuel-eSeason

iv

Facture Particulière .............................................................................................................. 38

Copie de Séjour .................................................................................................................... 39

Gestion des Compteurs ......................................................................................................... 40

Prestations Diverses ............................................................................................................. 42

MaintoCamp ......................................................................................................................... 43

Fonctions Tour Opérateurs ....................................................................................................... 45

Tour Opérateur ..................................................................................................................... 45

Contingent Tour Opérateur .................................................................................................. 49

Relevé Tour Opérateur et Analyse Allotement .................................................................... 51

Modification Allotement Tour Opérateur ............................................................................ 52

Facturation des Tour Opérateurs .......................................................................................... 53

Fonctions Résidents et Propriétaires Loueurs .......................................................................... 55

Résidents et Propriétaires loueurs ........................................................................................ 55

Menu Client .............................................................................................................................. 59

Recherche ............................................................................................................................. 59

Recherche client ............................................................................................................... 59

Recherche de Clients en Double ...................................................................................... 62

Recherche de clients à supprimer ..................................................................................... 64

Recherches diverses ......................................................................................................... 65

Recherches diverses ......................................................................................................... 66

Recherches diverses ......................................................................................................... 67

Recherche des cautions et objets en Prêt .......................................................................... 68

CRM ..................................................................................................................................... 69

Campagnes marketing par critères ................................................................................... 69

Campagne marketing par clients ...................................................................................... 70

Table des matières

v

Liste des anniversaires ..................................................................................................... 71

Rapport d'envoi des SMS ................................................................................................. 72

Historique des SMS .......................................................................................................... 73

Relances ............................................................................................................................... 74

Échéancier Mensuel ......................................................................................................... 74

Listes et courriers sur échéances ...................................................................................... 74

Liste des Rappels .............................................................................................................. 75

Gestion T.O. / C.E. ............................................................................................................... 76

Gestion des T.O. et Groupes T.O. .................................................................................... 76

Occupation par semaine ................................................................................................... 77

Contingent ........................................................................................................................ 78

Gestion Globale des Propriétaires ........................................................................................ 79

Impression des éditions différées ......................................................................................... 80

Menu Séjour ............................................................................................................................. 81

Devis ..................................................................................................................................... 81

Créer un devis ................................................................................................................... 81

Liste des devis .................................................................................................................. 83

Disponibilités ....................................................................................................................... 84

Recherche de disponibilités .............................................................................................. 84

Planning ............................................................................................................................ 87

Plan Graphique ................................................................................................................. 90

Annulation des Options .................................................................................................... 92

Prolongation des Séjours .................................................................................................. 93

Liste des Attentes ............................................................................................................. 94

Optimisation du Planning ................................................................................................. 95

Manuel-eSeason

vi

Arrivées / Départs ................................................................................................................. 97

Arrivée, Départ et Ménage ............................................................................................... 97

Liste des Arrivées ............................................................................................................. 99

Liste des Départs ............................................................................................................ 100

Édition des Fiches de Police ........................................................................................... 101

Réservations Internet .......................................................................................................... 102

Réservations et paiements Internet ................................................................................. 102

Historique des réservations et des paiements ................................................................. 104

Historique des demandes d'information ......................................................................... 105

Opérations sur emplacement .............................................................................................. 106

Planning d'un Emplacement ........................................................................................... 106

Permutation Emplacements ............................................................................................ 107

Mise en Indisponibilité ................................................................................................... 108

Relevé des Compteurs .................................................................................................... 109

Ventes Annexes .................................................................................................................. 110

Ventes Annexes .............................................................................................................. 110

Consultation et modification des ventes annexes ........................................................... 112

Facturation des Ventes Annexes .................................................................................... 114

Gestion du stock ............................................................................................................. 115

Consultation du stock ..................................................................................................... 116

Plannings Annexes ............................................................................................................. 117

Plannings Annexes ......................................................................................................... 117

Liste des Plannings Annexes .......................................................................................... 119

Récapitulatif des Plannings Annexes ............................................................................. 120

Listes .................................................................................................................................. 121

Table des matières

vii

Liste sur les Séjours ........................................................................................................ 121

Liste des Séjours par rubrique ........................................................................................ 123

Liste des Motifs d'Annulation ou de Modification......................................................... 124

Liste quantitative des rubriques ...................................................................................... 125

Liste des Séjours par Emplacement ............................................................................... 126

Exportation Séjours soumis à l'assurance ....................................................................... 127

Exportation de Séjours à destination d'un Tiers ............................................................. 129

Menu Financier ...................................................................................................................... 131

Facturation .......................................................................................................................... 131

Facturation Automatique ................................................................................................ 131

Échéancier Mensuel ....................................................................................................... 133

Listes et courriers sur échéances .................................................................................... 133

Rapprochement Facture Règlement ............................................................................... 134

Réédition de Factures ..................................................................................................... 135

Liste des Factures et Avoirs / Poste de vente ................................................................. 136

Vérification des factures ................................................................................................. 137

Annulation de facture ..................................................................................................... 138

Opérations financières ........................................................................................................ 139

Mouvements Financiers ................................................................................................. 139

Mouvements financiers de l'utilisateur ........................................................................... 139

Mouvements financiers d'un utilisateur au choix ........................................................... 139

Mouvements Financiers ................................................................................................. 140

Mouvements financiers de l'utilisateur ........................................................................... 140

Mouvements financiers d'un utilisateur au choix ........................................................... 140

Mouvements Financiers ................................................................................................. 141

Manuel-eSeason

viii

Mouvements financiers de l'utilisateur ........................................................................... 141

Mouvements financiers d'un utilisateur au choix ........................................................... 141

Mouvements Financiers Annulés ................................................................................... 142

Liste des Remboursements Clients ................................................................................ 143

Reventilation automatique des règlements ..................................................................... 144

Caisse ................................................................................................................................. 145

Situation de Caisse ......................................................................................................... 145

Comptage de Caisse ....................................................................................................... 146

Remise en Banque .......................................................................................................... 147

Réimprimer des remises en banque ................................................................................ 149

Annulation de remises en banque ................................................................................... 150

Paiements en attente ....................................................................................................... 151

Mouvements de caisse .................................................................................................... 152

Contrôle de gestion ............................................................................................................. 153

Journal des Ventes .......................................................................................................... 153

Cumul des Ventes ........................................................................................................... 155

Encours Clients .............................................................................................................. 157

Balance des Comptes Clients ......................................................................................... 158

Liste des Reports à nouveau ........................................................................................... 159

C.A. Mensuel .................................................................................................................. 160

Relevé des Taxes Parafiscales ........................................................................................ 161

Liste des Éléments Non Facturés ................................................................................... 162

Analyse des Prestations diverses .................................................................................... 163

Analyse des Promotions ................................................................................................. 164

Chiffre d'affaires par type d'éléments ............................................................................. 165

Table des matières

ix

Change ................................................................................................................................ 166

Mise à jour du Cours des Devises .................................................................................. 166

Saisie des Opérations de Change.................................................................................... 167

Modification des Opérations de Change ........................................................................ 168

Listes sur le Change ....................................................................................................... 169

Remise en Banque du Change ........................................................................................ 170

Interface avec Comptabilités .............................................................................................. 171

Lancement Interface avec Comptabilité ......................................................................... 171

Paramétrage Interface Comptable .................................................................................. 172

Interface Sellcamp .............................................................................................................. 173

Interface SellCamp ......................................................................................................... 173

Menu Statistiques ................................................................................................................... 175

Comparatif de Statistiques ................................................................................................. 175

Journal de Bord .................................................................................................................. 176

Clients ................................................................................................................................. 178

Statistiques sur les Clients .............................................................................................. 178

Statistiques par Tranche d'Age ....................................................................................... 179

Statistiques sur les Courriers .......................................................................................... 181

Statistiques sur les Groupes de Courriers ....................................................................... 182

Séjours ................................................................................................................................ 183

Statistiques sur les Séjours ............................................................................................. 183

Statistiques Croisées sur les Séjours .............................................................................. 185

Statistiques sur les Rubriques ......................................................................................... 187

Statistiques sur le nombre de séjours ............................................................................. 188

Évolution des Séjours Réservés ..................................................................................... 189

Manuel-eSeason

x

Statistiques par Durée de Séjour .................................................................................... 190

Statistiques INSEE et RIET ........................................................................................... 191

Statistiques Italie, Espagne, Belgique ............................................................................ 194

Emplacements .................................................................................................................... 196

Statistiques sur les Emplacements .................................................................................. 196

Occupation par Semaine ................................................................................................. 198

Statistiques de Marge sur Emplacement ........................................................................ 201

Unicamp Control ................................................................................................................ 202

Module Thelis Control ................................................................................................... 202

Statistiques de Thelis Control ........................................................................................ 203

Thelis Control ................................................................................................................. 207

Menu Administration ............................................................................................................. 209

Gestion des utilisateurs ....................................................................................................... 209

Paramétrage des Utilisateurs .......................................................................................... 209

Paramétrage ........................................................................................................................ 211

Paramétrage de l'entreprise ............................................................................................. 211

Paramètres Clients .......................................................................................................... 215

Paramètres Financiers .................................................................................................... 220

Paramétrage des Tarifs de Base ..................................................................................... 223

Paramétrage des Tarifs de Suppléments ......................................................................... 229

Tarifs des Prestations ..................................................................................................... 234

Taxes Parafiscales et Cotisations ................................................................................... 236

Paramètres Divers des Tarifs .......................................................................................... 237

Paramétrage des Promotions .......................................................................................... 239

Paramétrage des Ventes Annexes .................................................................................. 247

Table des matières

xi

Paramétrage Cautions et Prêts ........................................................................................ 248

Paramètres Emplacements .............................................................................................. 249

Paramètres du Plan Graphique ....................................................................................... 253

Plannings Annexes ......................................................................................................... 255

Paramétrage Réservations Internet ................................................................................. 257

Paramétrage de connexion et d'envoi de SMS ............................................................... 259

Documents et courriers ....................................................................................................... 260

Paramètres Documents et Courriers ............................................................................... 260

Paramètres du Traitement de Texte ................................................................................ 262

Paramètres E-mail .......................................................................................................... 264

Étiquettes ........................................................................................................................ 265

Lettres type, E-mails, SMS et Étiquettes ........................................................................ 266

Changement d'Imprimante ............................................................................................. 269

Saison ................................................................................................................................. 270

Création de la Saison Suivante ....................................................................................... 270

Saison ............................................................................................................................. 272

Reconduction des Forfaits .............................................................................................. 275

Verrouillage de saison .................................................................................................... 277

Maintenance ....................................................................................................................... 278

Maintenance ................................................................................................................... 278

Vérification du Planning ................................................................................................ 280

Aucun autre utilisateur ne doit travailler lors de ce traitement. ..................................... 280

Recalcul des Séjours ....................................................................................................... 281

Export de fichiers ............................................................................................................... 282

Exportation de fichiers texte .......................................................................................... 282

Manuel-eSeason

xii

Aide et Support ................................................................................................................... 283

Recherche de Mise à Jour ............................................................................................... 283

Sauvegardes ........................................................................................................................ 285

Questions Fréquentes et Astuces ........................................................................................ 289

Réponses à Quelques Problèmes .................................................................................... 289

Problèmes de Facturation ............................................................................................... 290

Problèmes de Règlement ................................................................................................ 291

Problèmes de Séjour ....................................................................................................... 292

Problèmes d'Encours ...................................................................................................... 293

Documentations .................................................................................................................. 294

Définitions ...................................................................................................................... 294

Documentations .............................................................................................................. 296

Fiches Pratiques .............................................................................................................. 300

Scan Guest .......................................................................................................................... 301

Module Scan Guest ........................................................................................................ 301

Installation du scanner sur le poste ................................................................................ 302

Paramétrage Scan Guest ................................................................................................. 303

Confirmation Avant Importation du Client .................................................................... 304

Précautions d'utilisation.................................................................................................. 306

Glossaire ................................................................................................................................. 307

Index ....................................................................................................................................... 309

1

Bienvenue

>>> Pour un meilleur confort, il est conseillé d'utiliser eSeason avec une résolution d'écran au moins égale à 1280 x 1024 <<<

Le pictogramme signale une rubrique d'aide comportant une documentation au format PDF

Généralités sur Windows Comment accéder à eSeason

Créer une entreprise Créer la saison suivante Réponses à quelques problèmes

Sauvegarder les données

THELIS

ZA Terres de Camargue, 496 rue des Marchands

30220 Aigues-Mortes. Tél : 04.66.51.15.15 - Fax : 04.66.51.15.16

Internet : www.thelis.fr - E-mail : contact@thelis.fr - Portail des campings : www.via-camping.com

Assistance logiciel : - Test de Connexion Internet Cliquez pour tester votre ligne adsl

Dernière révision 04/03/2015

Manuel-eSeason

2

Installation d'eSeason Présentation Voici quelques manipulations essentielles à la bonne installation / utilisation de votre logiciel eSeason.

Installation monoposte Installation en réseau Logiciels divers Préconisations Installation et Réseau

Installation monoposte Une fois l'installation terminée, cliquer sur Démarrer \ Tous les Programmes\ eSeason pour trouver les icônes correspondant au lancement des différents modules. Le logiciel eSeason est livré sur CD-Rom exclusivement.

Installation en réseau Une fois l'installation terminée, cliquer sur Démarrer \ Tous les Programmes \ eSeason pour trouver les icônes correspondant au lancement des différents modules. Le logiciel eSeason est livré sur CD-Rom exclusivement.

Logiciels divers Ces installations de logiciels complémentaires doivent être réalisées sur chacune des machines du réseau devant les utiliser. Les marques citées sont des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. Traitements de texte eSeason peut fonctionner en liaison avec Microsoft© Word et Excel (version 2007 minimum) ainsi que Open Office Writer 4 minimum. Le fonctionnement n'est pas garanti avec des versions antérieures à 2007. Lecteur de PDF Après installation, il est nécessaire d'installer une version récente d'un lecteur de PDF. Création de PDF eSeason permet l'envoi de mail avec pièces jointes au format PDF (facultatif). eSeason utilise les fonctions intégrées dans les logiciels de traitement de texte. A défaut, il fera appel à PDFCreator qui doit être installé dans sa version la plus récente.

Haut de page

Bienvenue

3

Configuration des entreprises

Créer une Entreprise Présentation Attention, cette manipulation ne sert PAS à créer une saison suivante. Elle est utilisée pour créer un nouvel établissement ou faire une copie de la nouvelle saison afin de créer un dossier d'essai (test, formation.). Ceci est très différent de la création d'une saison suivante.

Créer une entreprise Créer une saison d'essai

Créer une entreprise La création d'une entreprise crée un nouveau sous-répertoire dans le répertoire eSeason :

• il est important de bien différencier la création d'une nouvelle entreprise de la création de la saison suivante, • on crée très rarement une nouvelle entreprise, • par contre, on crée une nouvelle saison tous les ans au moins.

Créer une saison d'essai Lorsque la nouvelle saison a été créée et les paramétrages réalisés, rentrer dans la fenêtre de

configuration d'entreprise et sélectionner le bouton . Fenêtre de création

• la nommer ESSAI (nom de l'entreprise et nom de l'abréviation), demander à créer à partir "des fichiers d'une autre entreprise" et sélectionner celle nouvellement créée,

• ne pas prendre le fichier Client. Modification de la saison

• aller en Menu Admin \ Paramétrage \ Documents et courriers : à droite, sélectionner

"Factures" et bouton . • effacer les informations du camping (en tête, pied de page) et remplacer par ESSAI.

Haut de page

Manuel-eSeason

4

Configurer une Entreprise Présentation Accès : à l'ouverture d'eSeason, en fenêtre d'identification, bouton "Configurer".

• créer une Entreprise nouvelle, • supprimer l'entreprise sélectionnée, • accéder au détail de la licence, • actualiser la liste des différentes entreprises, • déconnecter un lecteur réseau (créé inutilement ou en double par exemple).

Généralités Pour chaque ligne d'entreprise existante, on peut :

• autoriser ou interdire l'accès à cette entreprise sur cette machine, • voir si la connexion réseau est établie ou pas, • définir une entreprise comme "principale" c'est-à-dire celle qui sera proposée par défaut à

l'ouverture d'eSeason, • activer la gestion de la Multi-recherche de clients.

NB : Le bouton "Configurer" qui donne accès à cet écran devrait être interdit aux utilisateurs autres que le responsable du camping.

Lecteurs réseaux Ils permettent d'accéder à des dossiers enregistrés sur un autre ordinateur. Tous les postes clients d'un réseau doivent avoir un lecteur réseau connecté sur le disque ou le répertoire contenant le dossier ThelisData. Au démarrage, eSeason vérifie la disponibilité des lecteurs réseaux. Si certains ne sont pas disponibles, il en résulte un délai d'attente avant l'affichage de la fenêtre d'identification. Pour éviter ce délai, il est conseillé de ne pas conserver de lecteurs réseaux inutiles. Pour déconnecter un lecteur réseau, le sélectionner dans la liste, cliquer sur le bouton "Déconnecter" et confirmer la déconnexion. C’est la méthode à utiliser, car en supprimant seulement le lecteur réseau via le poste de travail, eSeason recréera le lecteur automatiquement.

Haut de page

Bienvenue

5

Accès à eSeason Lancement du logiciel

Pour accéder au logiciel, double cliquer sur l'icône ou bien cliquer sur Démarrer \ Tous les programmes \ eSeason et cliquer sur eSeason. Après chargement du logiciel, il y a affichage de la fenêtre d'identification d'eSeason.

Identification Configuration

Identification Il faut saisir un code utilisateur qui peut être protégé par un mot de passe utilisateur. Le code standard livré avec le logiciel est "UTIL", sans mot de passe. Sélectionner ensuite l'entreprise sur laquelle on désire travailler. Il y a, en général, au moins deux entreprises : celle du camping et une d'essai. L'accès à une entreprise peut aussi être protégé par un mot de passe.

Le bouton permet de valider la saisie.

Configuration

Le bouton donne accès à la configuration des entreprises et devrait être interdit à tous les utilisateurs autres que le responsable du camping.

Le bouton renvoie vers Windows. Si le code utilisateur est correct, on accède alors au menu principal du logiciel. Sinon, au bout de trois essais, il y a retour dans Windows. Il est possible de lancer plusieurs fois eSeason si l'on désire travailler sur plusieurs entreprises à la fois.

Haut de Page

7

Menu Principal

Présentation La page principale du logiciel se décompose en plusieurs sections. Dans la partie haute, une barre escamotable automatiquement abrite cinq menus. Elle permet l'accès rapide à l'ensemble des fonctions tout en maintenant un maximum de place sur l'écran pour le travail courant. L'écran est divisé en 2 onglets (Réservations / Réception) qui correspondent aux deux temps forts de la vie du camping. Un bouton "Favori" permet d'accéder rapidement aux fonctions les plus souvent utilisées.

Barre des menus Bouton Favori Recherche client Généralités sur les widgets Généralités sur les onglets Onglet Réservations Onglet Réception

Barre des menus

La barre des menus apparaît lorsqu’on clique sur le bouton et se masque au bout de quelques secondes si le curseur de la souris est écarté de la zone.

Cette barre de menu s'escamote afin de laisser à l'utilisateur le plus grand espace de travail possible.

Elle montre les 5 Menus regroupant les fonctions du logiciel : Clients, Séjours, Financier, Statistiques et Administration.

Bouton Favori Qu'est ce qu'un favori ? II s'agit d'un moyen d'accéder rapidement aux fonctions préférées de l'utilisateur. Chaque fonction du menu peut être placée en "favori" pour un accès plus rapide.

Ajout / suppression / modification

L'accès aux favoris se fait en cliquant sur le bouton .

Manuel-eSeason

8

eSeason place systématiquement, dans la liste, les 3 fonctions les plus utilisées (calcul basé sur l'ensemble des ordinateurs du réseau).

La liste des favoris peut évoluer en "Ajoutant l’onglet courant" ou en "Modifiant la liste" depuis ce même menu.

Recherche client Quelle que soit l'action en cours, la recherche client reste accessible.

Pour lancer une recherche client, utiliser . voir Recherche client

Généralités sur les widgets Qu'est ce qu'un widget ? Il s'agit d'une fenêtre flottante. Les widgets affichent des informations (ex : occupation des emplacements) et permettent d'accéder rapidement à une fonction donnée ( ex : statistique tableau de bord). Certains sont des outils à part entière (ex : recherche de disponibilité). Ajout / suppression / modification

Chaque utilisateur peut déplacer, fermer, réouvrir ses widgets, etc.... A sa réouverture par le même utilisateur, eSeason conservera les réglages.

On peut retrouver la présentation initiale en utilisant le bouton .

La gestion des utilisateurs permet de gérer l'attribution des widgets pour chaque utilisateur et définir la fréquence de rafraîchissement des informations.

Les informations affichées peuvent être rafraîchies, à la demande, en cliquant sur .

Généralités sur les onglets eSeason permet d'ouvrir plusieurs onglets en même temps. Les 2 onglets Réservations et Réception ne peuvent pas être fermés et restent placés à gauche de la liste. La seule façon d'en masquer un est de désactiver, en Menu \ Admin \ Gestion des utilisateurs, l'ensemble des widgets le composant.

Menu Principal

9

Le bouton permet d'afficher la liste des onglets ouverts et d'accéder rapidement à celui voulu. Celui coloré en Orange dans la liste rappelle l'onglet utilisé actuellement.

Onglet Réservations Widgets : demandes de réservations, confirmations de paiement, demandes d'information. Les 4 dernières demandes sont affichées. En cliquant sur l'une d'elles ou sur le lien "Tout afficher", on accède à la fenêtre de récupération. Widget : recherche de disponibilités cf aide détaillée Recherche de disponibilités Widget : derniers clients traités et dernières réservations traitées Affiche les 4 dernières fiches clients ouvertes. En cliquant sur l'un d'eux, la fiche client ou séjour s'ouvre. En cliquant sur "Tout afficher" la liste des 20 derniers clients ou séjours traités s'affiche. En cliquant sur "Mes 10 derniers clients/réservations traités", la recherche associée affiche les 10 derniers clients traités par l'opération.

Onglet Réception Widgets Séjours, Occupation affiche les informations d'une journée. Aujourd'hui, demain et le prochain jour d'arrivée (paramétré en menu Séjours \ Disponibilités \ Planning général - bouton Couleurs - Jour à matérialiser). En cliquant sur les résultats, on accède à la liste des séjours, liste des arrivées, liste des départs ou liste des véhicules, .... Widget tranches d'âge affiche des informations pour une semaine et la suivante. Le paramétrage des tranches d'âge est fait en Menu Admin \ Paramétrage Entreprise, onglet Séjours. Il faut avoir renseigné les dates de naissance des clients et celles des accompagnants et/ou participants. Les informations tiennent bien compte de la réelle présence des accompagnants qu'il faut avoir sélectionné comme participants au séjour. Widget Contrôler Client/Séjour Cet outil permet un accès très rapide aux informations concernant un client (est-il client du camping ? si oui, avec combien de personnes ? son compte est-il soldé...). La zone de recherche permet de saisir un nom, un numéro de client, un numéro de séjour pour trouver le client. Dans la liste de résultats, on affiche les clients portant ce nom, leurs séjours éventuels : un séjour clignotant en orange signifie "en cours". Il est possible de mener quelques actions : ouvrir la fiche séjour, la fiche emplacement, encaisser un règlement. Widget Contrôler emplacement Cet outil permet un accès très rapide aux informations concernant un emplacement (est-il disponible, si oui, jusqu'à quand ?, par qui est-il occupé....). Il est possible de se placer sur la date de son choix. On peut avoir des informations sur qui occupe l'emplacement ( jusqu'à quand ? le client est-il soldé ?), et sur celui qui l'occupera ensuite. Deux boutons permettent un accès rapide vers les fonctions Planning et Plan graphique.

Haut de page

Manuel-eSeason

10

11

Fonctions générales Clients - Séjours

Multi-recherche de Client Accès : à l'ouverture du logiciel, bouton "Configurer" Présentation La multi-recherche permet de retrouver les clients ayant le même nom sur les différentes entreprises accessibles sur eSeason. Ex : si on saisit "MART" : la Multi-recherche trouvera les clients dont le nom commence par "MART", par exemple : Martin, Martineau, Martinelli, Martinet, Marteau sur les autres entreprises.

Généralités La Multi-recherche s'autorise en Configuration de l'entreprise. Ensuite, elle est activable, poste par poste, pour les entreprises dont l'accès est autorisé et la connexion établie. Un même client peut exister dans différentes entreprises voire différentes saisons d'une même entreprise. On peut alors :

• copier un client d'une entreprise vers l'entreprise active : il y a copie intégrale des informations d'adresse, des informations complémentaires (accompagnants, véhicules...) ainsi que des séjours de saisons précédentes, • déplacer un client d'une entreprise vers l'entreprise active, • on ne peut déplacer le client que s'il n'a aucun élément et aucun encours sur la saison d'origine. Sinon, il est proposé de seulement le copier, • changer directement d'entreprise pour passer sur celle du client sélectionné.

Attention : le paramétrage des différentes entreprises doit être parfaitement identique en ce qui concerne les paramètres clients, c'est à dire les civilités, les canaux d'accès, les critères, les pays. Avant de mettre en place la Multi-recherche, vérifier et comparer tous ces paramètres. Par sécurité, faire une sauvegarde générale avant toute manipulation.

Haut de page

Manuel-eSeason

12

Fiche client Création Présentation Cette fiche va permettre d’enregistrer le nom et les coordonnées d’un client qu’il s’agisse d’une personne physique (client direct) ou d’une personne morale (Tour Opérateur, CE). Le nom est le seul élément obligatoire et eSeason autorise la saisie de multiples informations (adresse, mail..) permettant de constituer un véritable fichier client qui pourra être exploité grâce aux fonctions de campagnes marketing par exemple.

Infos générales Profil Infos complémentaires

Infos générales Le numéro du client est géré automatiquement par le logiciel. Il augmente de 1 à chaque nouvelle création de client. Si on supprime un client, le numéro de ce client n'est ni réutilisé ni réutilisable. Attention : les informations saisies (adresse, téléphones, etc) pourront être exploitées en marketing, envoi de courriers, SMS, export de fichiers, etc... Il convient donc de ne pas se servir des zones pour inscrire d’autres informations que celles prévues. Une zone de remarque est prévue pour cela. Type de client

• Par défaut, un client est typé "Client Direct ou client de TO". C'est donc une personne physique. • Un Tour Opérateur (ou T.O. ou Comité d'entreprise ou Agence de Voyage) est une personne morale apporteuse de clients. • Un Propriétaire Loueur est un Résident confiant au camping la gestion locative de son hébergement. • Un Résident est un propriétaire NON loueur. • Un Groupe de TO permet de facturer à une adresse unique les différents TO appartenant à ce groupe de TO. Voir ci-dessous.

Nom, prénom La casse (minuscules/majuscules) est gérée automatiquement par eSeason selon le paramétrage effectué dans Menu Admin \ Paramétrage \ Clients \ Onglet divers.

Adresse, ville et codes postaux

Une adresse est considérée comme incomplète s’il manque le code postal ou la ville.

En tapant le code postal, on obtient la liste des communes rattachées à ce code et inversement.

Si le code postal saisi ne propose pas de ville ou inversement, il faut le saisir soi-même.

Fonctions générales Clients - Séjours

13

Le bouton , à droite de l'adresse, permet de déclarer celle-ci NPAI (N'habite Plus à l'Adresse Indiquée). Les informations se colorent en rouge afin de prévenir l'utilisateur.

Téléphones

Si un indicatif (ex pour la France +33 ou 0033) est saisi dans le numéro, il sera utilisé.

S'il n'y a pas d'indicatif, on prendra celui du pays du client.

Attention : généralement, le zéro de début du numéro n'est pas conservé.

Date de naissance

Important : renseigner la date de naissance permettra l’utilisation du Widget Tranches d’âges (Onglet Réception) et de la liste des anniversaires.

Il est possible d'en rendre obligatoire la saisie en Paramétrage Client.

Profil client Canal de connaissance (anciennement Canal d'accès)

Le Canal de connaissance répond à la question : comment le client vous a-t-il connu ?

Les canaux d’accès pourront être exploités en Statistiques sur les clients et en Campagne marketing par critères.

Notation

La Notation sert à différencier les clients suivant ses propres besoins (Tranches d'âge, Situation familiale, Catégories socioprofessionnelles, ...)

Les notations pourront être exploitées en Statistiques sur les séjours et en Campagne Marketing par critères.

Critères de profil

Les critères servent à caractériser la clientèle. Il y a possibilité d’attribuer jusqu’à 5 critères à un client.

Manuel-eSeason

14

Cette segmentation de la clientèle pourra être analysée en Statistiques sur les clients et utilisée en Campagne marketing par critères, etc...

Remarque

Permet de noter une information sur le client. La case "afficher à l’ouverture de la fiche client" permet d’avoir une fenêtre "pop up" qui s’ouvre, dès l’accès à la fiche.

Infos complémentaires

Créer – Modifier - Supprimer

Accompagnants

Il s’agit de noter l’identité des personnes qui composent le groupe. Le nombre d'accompagnants s'accroît au fil des séjours effectués par le client.

Sur la fiche séjour, onglet composition, on pourra cocher ceux qui sont réellement "participants" à ce séjour.

En recherche client, les accompagnants figurent dans les résultats permettant ainsi de retrouver un client via un accompagnant.

En Menu Clients \ Recherche, on trouve également une liste des accompagnants.

Véhicules et animaux

En plus d’enrichir la fiche client et d’être utilisables en recherche client, ces informations permettent d’établir (Menu Clients \ Recherche) des listes de recherche.

Pièces d'Identité Client Il n'est pas possible d'imprimer une liste de pièces d'identité ni de retrouver un client à partir d'un numéro de pièce. Il est possible de scanner la pièce avec un scanner standard. Attention au réglage du scanner pour éviter les fichiers énormes qui pourraient être générés.

voir Tour Opérateurs voir Propriétaires loueurs Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

15

Manuel-eSeason

16

Fiche Client - Consultation - Modification Présentation Une fois la création effectuée, la fiche client peut être consultée et modifiée.

Bandeau de synthèse et boutons Onglet Synthèse Onglet Infos Complément. Onglet Séjours et Extra Onglet Financier Onglet Relations client Onglet contrat

Bandeau de synthèse et boutons Bandeau de synthèse Dans la partie haute, ce bandeau, présent en permanence, propose un résumé des informations du client. Si le client dispose d’un numéro de téléphone portable et/ou d’un email, les informations sont rappelées et permettent, par simple clic, l’envoi de SMS ou d’email. Le reste à payer y figure également.

Boutons

Une série de boutons fixes (courrier, ventes annexes…..) permet un accès rapide et permanent vers ces fonctions. voir Courrier voir Ventes annexes

Accès au client précédent/suivant au sein des résultats de la recherche précédente.

Onglet Synthèse Infos générales Il s’agit d’un résumé des coordonnées du client : seules les zones déjà renseignées sont présentées. A l’ouverture de la fiche, cet onglet est seulement en consultation. Il faut cliquer sur "modifier" pour apporter des changements. Synthèse client, dernier séjour, dernières opérations financières

Fonctions générales Clients - Séjours

17

Résumé d'information sur l'activité du client. Des zones sont cliquables pour accéder directement à l'information détaillée.

Onglet Infos Complément. Cette zone reprend l’ensemble des informations complémentaires notées en création de fiche client : accompagnants, véhicules, animaux, documents d'identité.

Créer - Modifier - Supprimer

Onglet Séjours et Extra Il s’agit de la liste des éléments (séjours, caution, ventes annexes, prestations) relatifs à ce client. Il est possible de demander l'affichage des séjours des saisons passées grâce au menu "période".

Le bouton "Créer" compte de nombreuses options pour créer des séjours, des compteurs, prestations, .... Le bouton "Modifier" permet d'ouvrir un élément. Une option (flèche de droite) permet de changer automatiquement la situation des séjours. Le bouton "Facturer" permet, après sélection d'un élément, de facturer celui-ci. Voir Facturation.

Onglet Financier Situation financière détaillée du client. Permet d'intervenir sur les saisies (règlements, facturation, ventilation). Cet écran permet de connaître la situation financière détaillée du client (compte du client). La première ligne sert à générer les reports à nouveau de ce client, s’il n’y a pas eu de reports à nouveau générés en automatique. Les lignes suivantes montrent les factures et les mouvements financiers enregistrés.

Les boutons permettent : • Si on sélectionne une ligne de facture :

de voir le détail de cette facture, d’imprimer un duplicata, de générer un avoir automatique pour contre-passer intégralement et

comptablement la facture sélectionnée, on ne peut pas "annuler un avoir" car il est lui-même une contre-passation de

facture. La seule solution comptable est de refaire une facture pour équilibrer l'avoir.

• Si on sélectionne une ligne de règlement : de voir le détail de ce règlement ou de le modifier, d’imprimer un reçu, de supprimer ce règlement (si on y est autorisé).

Si le Suivi des motifs de modification ou d'annulation est activé, l'utilisateur devra alors indiquer la raison de sa modification ou annulation.

Manuel-eSeason

18

La liste des annulations ou modifications et leurs motifs est disponible en Menu \ Séjours \ Listes \ Liste des Motifs de modification. Un règlement remis en banque ne peut pas être annulé.

Bouton Régler Il est possible d’enregistrer un règlement en cliquant directement sur le bouton "Régler". En cliquant sur la flèche positionnée à droite du bouton, on peut aussi :

• Ventiler un règlement Les ventilations permettent la répartition des règlements sur les divers éléments

du client, d'effectuer des virements internes entre clients et de répartir les règlements d'un Tour Opérateur sur les clients de ce dernier.

• Saisir des coupons

Bouton échéancier Global Quand un client a plusieurs forfaits avec des échéances, on peut retrouver ici la somme de toutes les échéances saisies.

Onglet Relations client Profil client On y retrouve les informations saisies en création de fiche comme le canal d’accès, la notation, les critères, la remarque, etc... La date de premier contact correspond à la création de la fiche. Le dernier contact correspond à un séjour, une facture, un courrier, etc.... Contact Répertorie l'ensemble des contacts établis avec le client par : courriers, email, SMS… Infos Complémentaires Un tableau présentant trois colonnes permet de saisir les informations complémentaire pour le client. - La colonne "Titre de l'information" : présente le libellé des informations gérables. Elles ont été paramétrées depuis le menu Admin \ paramétrage \ Client \ Infos complémentaires. -La colonne "Information" : permet de saisir un texte libre. - La colonne "état" est symbolisée par une bille : on modifie sa couleur en cliquant dessus.

signifie que l'information n'est pas gérée pour ce client. signifie que l'information est validée pour ce client. signifie que l'information n'est pas validée pour ce client.

A savoir : par défaut à la première ouverture d’une fiche client, toutes les informations complémentaires sont grisées. Pour saisir un texte dans la colonne Information, il faudra d'abord changer son état en cliquant sur la bille.

Exemple d'utilisation : Permet de vérifier rapidement si les informations demandées comme un certificat d'assurance, une carte d'adhérent, un contrat de résident ont été remises au camping ou pas.

Fonctions générales Clients - Séjours

19

Onglet Contrat Cet onglet n'apparait que si le client est de type TO ou Propriétaires loueurs.

Haut de page

Manuel-eSeason

20

Courriers Clients Présentation Cette fonction permet de lancer l'édition de courriers personnalisés ou d'étiquettes pour un client.

Généralités Impression de courriers liés au client Impression de courriers liés au séjour du client

Généralités Sélectionner la ligne voulue, puis le document à imprimer. Cliquer sur "Imprimer" pour lancer l'impression ou "Imprimer plus tard" pour lancer une édition différée du document. Suivant la demande et son type, le document sera imprimé, envoyé par e-mail ou par SMS. Le Choix "Personnaliser" permet, avant d'imprimer, de modifier le texte déjà prêt, sans pour autant modifier la lettre-type elle-même. L'ensemble des courriers imprimés/envoyés sont enregistrés dans l'onglet "Relations Client" de la fiche Client avec la possibilité de les consulter.

Impression de courriers liés au client Ce sont les courriers faisant partie des groupes Divers Client, Mailing et Demande d'infos. Ex : demande de documentation, lettre de voeux. Ils ne contiennent que des variables faisant référence à l'adresse du client.

Impression de courriers liés au séjour du client Ce sont les courriers faisant partie des groupes Divers Séjours, Option et Réservation Camping et Location, Forfait. Ex : confirmation de réservation, contrat de location. Ces courriers contiennent des variables faisant référence à des dates, des tarifs, des règlements, des numéros d'emplacement saisis dans un séjour.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

21

Cautions et Prêts d'objets Présentation Cette option permet de gérer le dépôt des cautions (ménage, dégradations diverses, etc...) et des objets prêtés ainsi que leur restitution.

Généralités La caution apparaît sur la Fiche Client, Onglet Séjours et extra. Lors de la saisie, l'intitulé est modifiable. On peut, par exemple, indiquer exactement quel objet a été prêté si la caution porte un nom générique. Alerte Lors de la facturation, si des cautions n'ont pas été restituées, le logiciel le signalera. Restituer En double cliquant sur la ligne caution, on accède à la fiche et au bouton "Restituer". Une caution restituée apparaît toujours sur la fiche client avec la mention "restituée". Supprimer Permet d'effacer la saisie de la caution sous condition qu'il n'y ait pas eu d'encaissement remis en banque ou interfacé sinon il y a un message le précisant. La caution disparaît simplement : il ne s'agit donc pas d'une restitution. Transfert en caisse Quand on saisit une caution et que l'on répond Oui à "transfert en caisse", le montant saisi est inscrit au crédit du compte du client. Le montant réglé se retrouve en Mouvements Financiers et en type de mouvement Caution. Le Bouton Restituer génère le remboursement au débit du compte du client. Liste des cautions voir Recherche des cautions et objets en Prêt. Paramétrage voir Paramétrage des cautions et prêts

Haut de page

Manuel-eSeason

22

Règlements Présentation L'enregistrement des règlements (ou remboursements) peut être effectué à partir de différents modules (saisie des séjours, facturation, financier du client, widgets, etc...).

On y accède par le bouton .

Généralités Informations du client En haut, un rappel des informations du client est disponible. Informations du règlement Il faut indiquer :

• s'il s'agit d'un règlement ou d'un remboursement (entrée ou sortie de caisse), • le montant encaissé (qui peut être différent de celui proposé par le logiciel), • le mode de paiement (Chèque, Espèces, etc...), • le type de mouvement, c'est-à-dire la raison du règlement (paiement des arrhes ou autre). • le libellé de l'opération (Règlement Facture, Remboursement des arrhes,...) : un libellé par

défaut est proposé et peut être modifié, • si le paiement est fait par chèque : saisir le nom du tireur, le numéro du chèque et la

banque, la date de remise en banque peut être repoussée si besoin. Dans ce cas, l'encaissement ne pourra pas être remis en banque avant cette date,

• si le paiement est fait par carte bancaire : la date de validité peut être enregistrée, • la ventilation (répartition des règlements sur les éléments à régler ) est par défaut en mode

automatique puisqu'il y a eu une sélection préalable d'un ou plusieurs séjours ou Extra à régler. La ventilation manuelle permet, par exemple de répartir un acompte sur plusieurs séjours en option.

Si le client veut payer en devise, cliquer sur le bouton correspondant et procéder au change. La machine se base sur le dû client et propose le montant en devise nécessaire pour le solder et calcule aussi la somme à rendre en euro. Cliquer sur "Enregistrer" pour valider le règlement. Cliquer sur "Enregistrer" Option "Avec Reçu" pour valider le règlement et imprimer un reçu.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

23

Ventilation de Règlement Accès : sur fiche client, bouton "Régler", puis "ventilation manuelle" et dans l'onglet "Financier" de la fiche client, bouton "Régler" option "Ventiler". Présentation Les ventilations permettent la répartition des règlements sur les différents "Séjours et extra" du client.

Ventilation automatique ou manuelle En mode ventilation automatique, la machine cherchera à solder tous les "séjours et extra" en commençant par le premier de la liste. En mode ventilation manuelle, il y a ouverture d'un tableau permettant la ventilation des règlements. L'accès à ce tableau peut également se faire dans l'Onglet Financier de la fiche client, bouton

option "Ventiler".

Tableau Règlements / Remboursements La méthode de correction la plus simple consiste à demander l'annulation de toutes les ventilations,

bouton option "Tout supprimer". Pour ventiler un règlement, il faut sélectionner :

• dans la fenêtre du haut, le règlement ou le remboursement à ventiler, • dans la fenêtre du bas, l'élément sur lequel ventiler, • faire un double clic dessus pour tout ventiler

ou cliquer dans la zone "Ventilé" pour inscrire le montant à ventiler sur cet élément. Un règlement dans la fenêtre du haut peut avoir trois indicateurs différents :

• Carré avec coche verte : ventilation complète.

• Carré avec croix rouge : pas de ventilation.

• Carré gris clair / gris foncé : ventilation partielle. Quand on clique sur un des règlements, des flèches vertes montrent sur quel(s) élément(s) ce règlement a été ventilé. Si une partie du règlement doit être ventilé sur un ou plusieurs autres clients, cliquer sur le bouton "Virement" puis sélectionner les clients voulus. La ventilation sur les autres clients utilise le mode de règlement Virement Interne.

Exemple Un client envoie un chèque de réservation comprenant un ou plusieurs acomptes pour d'autres clients.

• Il faut commencer par travailler sur les autres clients. • Enregistrer leur réservation comme d'habitude.

Manuel-eSeason

24

• Ne pas passer de règlement, le séjour est en Option. Il passera en Réservation avec le "Virement Interne".

• Répéter l'opération sur chaque client. • Saisir en dernier le client ayant émis le règlement. • Enregistrer sa réservation, saisir le règlement complet et cocher Ventilation manuelle. • Indiquer, en premier, sur la ligne de l’élément concerné, combien doit être ventilé sur cet

élément • Cliquer ensuite sur "Virement" et saisir les sommes à répartir sur chacun des autres clients

en utilisant à chaque fois le mode de paiement Virement Interne. Le séjour en option sur lequel est effectué le virement passera tout seul en réservation.

• Ce doit être celui proposé par défaut, si le paramétrage a été effectué correctement.

Annuler un Virement interne

• Il faut se positionner sur le client ayant émis le virement, en Onglet financier puis cliquer sur

le bouton option "Ventiler". • Sélectionner dans la fenêtre du haut, le règlement ou le remboursement à ne plus ventiler. • Sélectionner dans la fenêtre du bas l'élément sur lequel le virement a été effectué. • Cliquer dans la zone "Ventilé" pour mettre à 0 le montant ventilé sur cet élément.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

25

Attente Accès : sur fiche Client, bouton "Créer" option "Attente". Pour gérer une liste d'attente, il est possible d'enregistrer les demandes des clients dans leur fiche. Ceci ne génère aucun séjour, aucune option, mais permet de garder la trace des demandes non encore satisfaites. La "date limite" correspond à celle au delà de laquelle la demande n'est plus valable. Il est possible de sélectionner jusqu'à trois choix de catégorie d'emplacement (selon les souhaits du client).

Le bouton permet de générer un séjour correspondant à cette attente. voir Liste des attentes.

Manuel-eSeason

26

Gestion des Coupons et Bons d'échange Accès : en saisie de règlement, bouton "Coupon" ou en onglet financier de la fiche client, bouton "Régler" option "Coupon".

Présentation Cette gestion permet de comptabiliser, lister et vérifier les différents coupons ou bons d'échange qui sont utilisés. Ex : Chèques vacances 10€, 20 €.

Généralités Le paramétrage des types de coupon s'effectue dans Menu \ Admin \ Paramétrage Financier. La gestion des coupons n'est pas couplée à celle des règlements.

En effet, pour des raisons de souplesse, on pourra enregistrer des coupons sans avoir de règlements (bon d'échange par exemple).

Liste récapitulative sur fiche client

Sur la fiche Client, Onglet Financier, cliquer sur option "Coupon", on peut visualiser les coupons déjà saisis pour le client. Les traitements de création, modification ou suppression se font dans cette fenêtre en utilisant les boutons appropriés.

Liste récapitulative globale Pour visualiser l'ensemble des coupons sur une période, aller en Menu \ Financier \ Opérations financières \ Mouvements financiers. L'onglet "Coupon" permet cette consultation globale.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

27

Séjour - Création Présentation Cette fonction permet de réaliser l'ensemble des opérations de saisie sur les options, les réservations, les séjours en cours, les forfaits longue durée. La saisie des séjours permet de mémoriser les demandes formulées par les clients, en particulier les dates souhaitées pour le séjour, le type de séjour, le tarif, le montant des acomptes ou arrhes payés et d'attribuer un emplacement.

Création séjour Dates Commencer par saisir la date d'arrivée en s'aidant éventuellement du calendrier. L'année est facultative, eSeason la renseignera automatiquement avec l'année en cours. Ensuite, soit saisir la date de départ (jour où le client quittera le camping) soit le nombre de nuits : eSeason renseignera la zone manquante. Heure d'arrivée / départ Par défaut, ce sont les heures paramétrées en Menu Admin \ Paramétrage \ Entreprise \ Onglet Séjour qui sont indiquées automatiquement. Elles sont modifiables et seront utilisées dans les listes sur les séjours et dans la Gestion des arrivées et départs. Si ces heures sont modifiées, elles deviennent "Orange" pour montrer qu'elles ne sont plus standards. Sur le planning, les séjours en "Départ Tardif" (dont l'heure de départ est postérieure à l'heure de

départ standard) peuvent avoir une couleur différente (aller sur "Options et couleurs du planning" pour choisir). Les listes sur les séjours peuvent également extraire ces séjours particuliers. Situation Elle est positionnée sur "Option" si le séjour se passe dans le futur. Si la date d'arrivée correspond à celle du jour ou est antérieure, la situation indiquera "Présent". Il est possible, à tout moment, de changer manuellement la situation.

• Option : il s'agit d'une pré-réservation sans versement d'arrhes ou d'acomptes. Juridiquement, il s'agit d'une "pollicitation" c'est-à-dire une proposition de contrat non encore acceptée.

• Réservation : réservation acceptée par le camping avec (ou sans) versement d'arrhes ou d'acompte.

• Présent : présence physique du client soit en passage soit sur la base d'une réservation. • Parti : c'est la constatation, faite par le responsable du camping, que le client a réellement

quitté son emplacement. • Supplément : Ce type de séjour est utilisé, par exemple, pour pouvoir facturer séparément

les invités d'un client déjà enregistré en "Présent". Client de TO Si le séjour est apporté par un Tour Opérateur, préciser lequel : les réglages inscrits sur la fiche du TO (onglet Contrat) apparaissent. Attribution d'emplacement Cliquer << Fonctions >> puis "Recherche" pour lancer la recherche de disponibilités. Il est également possible d'écrire directement un numéro d'emplacement.

Manuel-eSeason

28

Ce numéro est une donnée importante : un séjour sans numéro ne sera pas visible sur le planning, sera mis en "Libre" en statistique sur les emplacements, etc... Il est possible d'enregistrer le séjour temporairement, sans numéro et, par la suite, de venir noter celui-ci. Mouvements d'emplacement Utilisé, par exemple, dans le cas où la disponibilité du camping ne permet pas de placer un client sur le même emplacement pour toute la durée de son séjour. Pour cela, indiquer, sur la première ligne, la place attribuée en début de séjour, cliquer sur la zone <<Fonctions>> puis "Ajouter Mvt" : saisir sur la ligne suivante la date à partir de laquelle le changement s'effectue et le numéro du nouvel emplacement. Pour enlever un changement de place, cliquer sur la ligne voulue, dans la zone << Fonctions >> puis <<Enlever Mvt>>. Numéro de dossier Identifiant du séjour.

• Si le séjour a été créé via Webcamp, le numéro est attribué automatiquement. • Sinon, il est possible d'en générer un à la demande en cliquant sur le bouton pour

permettre le paiement direct sur Internet En Menu \ Admin \ Paramétrage \ Entreprise \ Onglet Séjour, il est possible

de demander une attribution automatique d'un numéro pour chaque séjour créé. Tarification Le tarif de base a été automatiquement renseigné si, en Menu Admin \ Paramétrage \ Emplacement, un tarif par défaut a été associé à la catégorie. Il est modifiable. Rubriques Indiquer, dans chaque case, le nombre REEL en adultes, enfants, véhicules, etc., ayant pénétré sur le terrain sans tenir compte du nombre prévu dans un éventuel forfait journalier. Les valeurs indiquées permettront de calculer le nombre de nuitées, les taxes de séjour, le nombre de véhicules sur le terrain. Le paramétrage correct du tarif de base permettra alors de calculer les suppléments à facturer. Prestations (Frais de réservation, Assurance, Divers, etc.) Les prestations vendues par défaut se notent automatiquement (ex : frais de dossier). Il reste possible d'en ajouter avec . Montant du séjour En bas de la fiche, les montants indiqués sont actualisés instantanément à chaque modification. Remises Il est possible d'accorder des remises sur le tarif de base, rubrique par rubrique ou de façon globale : en montant, en %. Promotions Il s'agit des promotions pré paramétrées dont le séjour bénéficie automatiquement s'il remplit les conditions. Elles peuvent être désactivées en cliquant sur la coche verte. Abattement de taxes L'abattement correspond exclusivement à une réduction des taxes parafiscales et se fait en indiquant le montant. Il en sera tenu compte dans le relevé des taxes parafiscales. Terminer

Fonctions générales Clients - Séjours

29

Haut de la page

Manuel-eSeason

30

Fiche Séjour Présentation Une fois créée, la fiche d'un séjour peut être modifiée : changement de situation (présent, parti), évolution de la demande (dates, prix).

Bandeau de synthèse et boutons Onglet Séjour Onglet Facturation Onglet Composition Onglet Relations Séjour Onglet Mouvement Facturation Séjour

Bandeau de synthèse et boutons Bandeau de synthèse Dans la partie haute et présent en permanence, ce bandeau rappelle les informations principales : nom du client, catégorie, dates, nombre de personnes. Les informations soulignées en bleu sont cliquables pour un accès rapide vers les fiches.

Boutons

Ensemble fixe de boutons qui permettent un accès rapide et permanent vers ces fonctions. Régler : voir Règlement Client Facturer : voir Facturation séjour Courrier : voir Courrier

Le bouton permet d'accéder au séjour précédent/suivant de la même fiche client.

Onglet Séjour

Informations sur le séjour avec dates, situation, numéro d’emplacement, date d’acceptation (passage de option à réservation). voir création fiche séjour

Fonctions générales Clients - Séjours

31

Onglet Facturation Factures Liste des factures émises pour ce séjour (totales, partielles, factures d'acompte) Échéances Permet la gestion des règlements de séjour par échéance (utilisé pour les forfaits de longue durée). Cliquer sur . Dans la fenêtre, soit choisir d'appliquer un échéancier modèle soit créer un échéancier en indiquant le nombre d'échéances (maximum 20), la périodicité, le mode de calcul. Le choix VARIABLE permet de faire ce que l'on veut. Les autres choix génèrent la progression par rapport à la date de début. Indiquer le mode de calcul :

• VARIABLE : permet d'indiquer n'importe quel montant à chaque échéance. • MONTANT FIXE : la même valeur sera proposée à chaque échéance. • POURCENTAGE : le même pourcentage sera proposé à chaque échéance. • PRORATA : le montant du séjour est réparti sur toutes les échéances.

Indiquer la date de la première échéance et une valeur de montant ou de pourcentage suivant le cas. Le bouton "Valider" crée l'échéancier aux conditions décrites ci-dessus. L'échéancier peut être imprimé grâce au bouton "Échéancier" dans la fiche séjour. Ce même bouton permet également d'imprimer les courriers (relances) ayant trait à l'échéancier de ce séjour.

Onglet Composition Les participants sont les personnes présentes dans un séjour.

Les participants potentiels sont : le Client et ses accompagnants.

• Il convient de cocher ceux (dont le client lui-même) qui sont réellement présents pendant le séjour.

• De cette façon, certaines listes comme par exemple les listes d'accompagnants, de véhicules et les statistiques par tranche d'âge seront cohérentes.

• Les participants et les véhicules d'un client sont créés dans l'onglet "Infos Complément." de la fiche Client ou dans cet onglet de la fiche Séjour : il est possible de cocher ceux présents pendant ce séjour.

• Par défaut les participants et véhicules, créés à partir de l'Onglet Composition, sont cochés comme étant présents.

• Lorsqu’on crée un séjour, le client est, par défaut, déclaré participant de ce séjour et il apparaît en gras dans la liste des participants. Il est possible de décocher le client pour déclarer qu’il ne participe pas au séjour.

Onglet Relations séjour Il s'agit de la liste des communications en lien avec ce séjour précis. La remarque du séjour permet de noter un message qui sera visible sur le planning général en survolant le séjour. voir Courrier

Manuel-eSeason

32

Onglet Mouvements Il s'agit des mouvements dans les rubriques du séjour (personnes, véhicules, etc...). En premier, apparaît un récapitulatif des rubriques ayant subi des mouvements. Si les mouvements sont différents en fonction des dates, il y aura affichage d'une ligne par date avec le nombre en + ou en -. Ce récapitulatif n'est pas modifiable, il faut cliquer sur "Afficher le tableau de présence" pour cela. Le tableau de présence permet de voir sur chaque jour, le nombre dans chaque rubrique. Il est possible de sélectionner des périodes entières grâce à :

• "depuis le xx et jusqu'au xx" (bas du tableau) • "du xx au xx" (colonnes de gauche du tableau)

Ensuite renseigner la rubrique ciblée et le nombre à y inscrire. Après validation, le tableau est mis à jour.

Facturation séjour Dans la fiche séjour, on retrouve la barre de boutons fixes.

En cliquant sur la flèche du bouton "Facturer" on accède à : La facturation totale du séjour Le séjour sera facturé (exactement comme s'il l'avait été via la facturation depuis la fiche client). La facturation partielle du séjour : Elle permet la facturation d'une partie seulement du séjour soit en fonction d'un montant versé par le client, soit en fonction d'une date (le séjour est réglé jusqu'à une certaine date). Une facture partielle ne doit pas servir à la facturation finale du séjour. Ce doit toujours être une facture "intermédiaire". La facture finale doit toujours être une facture "normale" faite soit directement dans le séjour soit en fiche client mais pas dans cet onglet. Cette fonction permet aussi la facturation des arrhes ou acompte versés sur ce séjour. La facture d'acompte sera reprise en négatif dans la facture du séjour. Le poste de vente désigné pour la facturation d'arrhes ou d'acompte sera donc au final remis à 0.00 quand tous les séjours ayant supporté une facture d'acompte auront été facturés. Seuls les séjours qui n'auront pas encore été facturés ou qui auront été annulés laisseront une valeur dans le poste de vente désigné pour cette facturation d'arrhes ou d'acompte.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

33

Séjours de groupe Accès : fiche client, Onglet "Séjours et extra", bouton "Créer" option "Séjours de groupe". Présentation Cet outil permet de créer plusieurs séjours en une seule fois et de répartir les participants.

Généralités Les informations de dates, situation (option, présent, réservation) et tarifs seront communes à l'ensemble des séjours créés. Lors de la facturation, les séjours groupés réagissent comme un seul séjour et il n'est pas besoin de les sélectionner un par un. Onglet Séjour Cet onglet permet de renseigner les informations communes à tous les séjours composant le "séjour de groupe" : - dates, - situation, - tarification : on renseignera là la quantité totale de chacune des rubriques. - prestations.

Pour saisir le nombre d'emplacements souhaités, il faudra alors cliquer sur Onglet Composition Recherche d'emplacement

Cliquer sur le bouton et choisir autant d'emplacements que nécessaires. Modification du séjour de groupe Si on double clique sur un des séjours groupés, il est proposé de rentrer en modification de tous les séjours ou bien en répondant NON, on accède à une fiche de séjour normale. Attention, en choisissant de modifier séjour par séjour, l'entité "séjours de groupe" se

sépare, le séjour devient un séjour unique.

Haut de page

Manuel-eSeason

34

Annulation de Réservation

Présentation Cette fonction permet de gérer l'annulation d'une réservation et la gestion des sommes versées.

Généralités Paramétrage Il faut avoir créé, auparavant, en Menu \ Admin \ Paramétrage \ Tarifs Prestation, un tarif concernant les annulations. Exemple Le client a réservé, envoyé des arrhes ou un acompte et demande à annuler. Étape 1 : entrer dans le séjour et cliquer sur "Supprimer" pour annuler le séjour et donc libérer le planning. Étape 2 : répartir le montant déjà versé en indiquant (ou non) :

• un montant à conserver pour un autre séjour, • un montant à rembourser, • un montant à facturer.

Si un montant à facturer est prévu, choisir ensuite le ou les tarifs de prestation à appliquer pour facturer la somme conservée. On peut appliquer plusieurs lignes de facturation. Après validation, saisir le remboursement et lancer la facturation.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

35

Facturation des séjours et extra du client Présentation La facturation d'un client peut être effectuée à tout moment pendant le séjour. On pourra demander de facturer la totalité des éléments enregistrés ou certains d'entre eux. voir "détails sur l'établissement d'une facture".

Généralités Avant d'entrer en facturation, il faut sélectionner le ou les éléments à facturer (case à cocher, à gauche). Après le calcul, on a une première fenêtre "facturation" permettant de vérifier avant émission de la pièce comptable. Sur les boutons "Facture" / "Proforma", faire un clic droit pour obtenir les options d'impression (écran, imprimante, email, fax). Le fait de choisir "Ecran" ne crée pas un "aperçu" : la facture est réellement émise. Lors de l'émission d'une Facture / Proforma : si le règlement est saisi avant l'impression de la facture, celle-ci sort "Soldée". Si le règlement est saisi après l'impression, la facture est libellée avec un solde à payer. Actions avant facturation Dans la fenêtre de facturation (avant l'émission de la facture), des actions sont possibles comme la saisie d'un règlement, l'application d'une remise grâce aux boutons présents. L'application d'une remise (en montant ou en pourcentage) doit être suivie par l'émission de la facture. Si on sort de la fenêtre, la remise n'est pas enregistrée. Il est possible d'émettre une facture proforma qui n'est pas une pièce comptable (plutôt équivalent d'un devis). Conséquence de la facturation L'émission d'une facture entraîne un certain nombre d'événements :

• le ou les éléments facturés ne sont plus modifiables, • la facture est notée dans l'onglet financier des fiches client et séjour, • la facture s'additionne aux précédentes dans le journal des ventes, • le Chiffre d'affaires va se répartir dans le cumul des ventes par poste.

Annulation de facture voir Annulation d'une facture par un avoir. Annulation de la dernière facture voir Annulation de la dernière facture. Réédition de facture voir Réédition de facture

Haut de page

Manuel-eSeason

36

Annulation de facture Présentation Lorsqu'on désire annuler une facture, il existe deux possibilités : annulation de la dernière facture ou annulation de la facture par un avoir.

Généralités On peut supprimer :

• une facture d'élément(s) client, • une facture particulière, • une facture de vente annexe, • une facture de T.O. si la facture est faite pour un seul client et pas en "globale".

On ne peut pas supprimer : • une facture de T.O. si la facture est de type "globale" (plusieurs clients sur la même facture) : il faut faire un avoir sur cette facture de type "globale", • un avoir, • un avoir particulier.

La seule solution comptable pour "annuler" un avoir est de refaire une facture pour équilibrer l'avoir.

Annulation de la dernière facture Accès : menu \ Financier \ Facturation Il s'agit de l'annulation pure et simple de la dernière facture effectuée. Si vous travaillez en réseau, il faut que les autres machines s'arrêtent de facturer pour procéder à l'annulation. La dernière facture est affichée pour permettre de contrôler que ce soit la bonne.

Annulation par un avoir

Accès : fiche Client, onglet financier. Sélectionner la facture ciblée puis . Il s'agit de générer un avoir automatique pour contrepasser, intégralement et comptablement, la facture sélectionnée.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

37

Impression de la liste des éléments Accès : Bouton "Imprimante" de la fiche client et bouton "Imprimante" de la fiche séjour. Liste Séjours et Extra Tous les éléments de la fenêtre sont imprimés.

Fiche séjour Entrer dans le séjour et cliquer sur le bouton "imprimante". Il y a alors impression de la fiche du séjour avec : les dates de séjour, la catégorie d'emplacement, le tarif, le montant du séjour, les participants, les immatriculations.

Manuel-eSeason

38

Facture Particulière Accès : onglet "Séjours et Extra" de la fiche Client puis bouton "Facturer" option "Facture particulière". Présentation Cette fonction permet de générer une facture (ou un avoir) de prestations non prévues dans les tarifs existants. Ex : une revente de caravane, mobil-home, matériels divers, etc.

Généralités Important Une facture particulière ne doit pas servir à facturer des séjours car il n'y aurait, dans ce cas, aucune liaison ni avec le planning ni avec les statistiques. Commentaires Si on laisse la quantité à zéro, on peut faire des lignes de commentaires pour, par exemple : inscrire le numéro de série d'un mobil-home, sa marque, son année de fabrication, etc.... Paramétrage Ce type de facture ne fait appel à aucun paramétrage préétabli sauf pour les taux de TVA et les postes de vente. Elle ne fait rien rentrer en statistiques.

Utilisation Indiquer si le ou les prix de cette facture seront saisis en TTC ou en HT. Saisir les lignes de la facture en utilisant les listes déroulantes. Modifier si besoin le nombre d’exemplaires. Cliquer sur Facture, Avoir ou Proforma suivant le cas. Le règlement peut être saisi avant de lancer la facturation pour obtenir une facture soldée. Si on imprime d'abord la facture, il y aura possibilité d'enregistrer un règlement immédiatement après. On pourra aussi quitter sans enregistrer ni facture ni règlement.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

39

Copie de Séjour Accès : Onglet "Séjours et Extra" de la fiche Client puis bouton "Créer" option "Copie de Séjour". Présentation Cette fonction permet de créer des séjours à partir de séjours existants.

Utilisation Il y a cinq options : Créer un nouveau séjour aux mêmes dates. On peut dupliquer un séjour sans avoir à tout ressaisir. Créer un nouveau séjour à la suite. Ex : pour les clients qui font des alternances de séjour et de garage mort. Créer une option de séjour pour l'année prochaine. Par défaut, la même semaine est proposée, il est possible de changer la date. Cette méthode est de loin préférable à l'ouverture prématurée d'une nouvelle saison. Les options créées de cette manière devront faire l'objet d'un report des séjours lors de la création de la saison suivante. Il faudra également, après la création de la saison suivante et mise à jour des tarifs, procéder à un recalcul des séjours. Créer plusieurs séjours aux mêmes dates. Si le client désire plusieurs emplacements. (Ex : groupes, Tours Opérateurs) :

• prendre l'option "Créer plusieurs séjours aux mêmes dates", • remplir la colonne de droite avec les différents numéros d'emplacement voulus.

Transférer le séjour vers un autre client. Cela permet de ne pas avoir à ressaisir un séjour s'il n'a pas été créé sur le bon client, par exemple, lorsqu'on a saisi sur un client homonyme. NB : les règlements relatifs aux séjours ne sont pas transférés, il faudra procéder à des

virements internes.

Haut de page

Manuel-eSeason

40

Gestion des Compteurs Accès : fiche Client, onglet "Séjours et Extra" puis bouton "Créer" option "Compteurs". Présentation Pour chaque client, il est possible de gérer des relevés d'indices de compteurs. Un relevé général de tous les compteurs peut également être effectué dans Menu \ Séjours \ Opérations sur emplacement \ Relevé des compteurs.

Généralités L'indice est propre à un emplacement et non pas au client qui l'occupe, un client peut quitter un emplacement et l'indice reste correct pour le client suivant. Paramétrage On peut paramétrer jusqu'à cinq compteurs différents. Les tarifs applicables se paramètrent en Menu \ Administration \ Paramétrage \ Tarif Divers. Franchise de consommation En paramétrage, si le libellé est suivi d'une quantité mise entre crochets, cette quantité sera considérée comme ne devant pas être facturée. Cela permet de gérer une sorte de franchise de consommation. La quantité est alors calculée et il est possible de la modifier pour faire bénéficier le client d'une éventuelle franchise sur la quantité consommée. L'indice de fin reste correct mais la facturation sera faite sur la quantité restante. Ex : si, en paramétrage, le libellé du tarif est : Compteur d'eau [10] et que la quantité consommée est de 90 m3 il ne sera facturé que 90 - 10 soit 80 m3.

Utilisation Initialisation en paramétrage des emplacements Sur chaque emplacement, onglet "compteur", il est possible de noter une valeur, afin d'initialiser les compteurs sans faire de relevé sur une fiche client. Relevé sur une fiche client

Sur la fiche Client, onglet Séjours et extra, cliquer sur - option "Compteur". L'indice de début est pré rempli en fonction du dernier relevé ou éventuellement du paramétrage des emplacements. S'il est à zéro, noter l'index. L'index de fin est à remplir : la quantité est alors calculée ainsi que le montant.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

41

Manuel-eSeason

42

Prestations Diverses Accès : Onglet "Séjours et Extra" de la fiche Client puis bouton "Créer" option "Prestations". Sur fiche séjour, onglet

"Tarification" puis bouton . Présentation Cette fonction permet d'enregistrer sur le compte du client des prestations prévues dans les Tarifs Divers.

Utilisation Sélectionner, dans la table des tarifs, la prestation à facturer au client. Il est également possible de saisir en direct et intégralement une prestation non prévue au tarif. Il y a possibilité : de modifier le libellé et le prix de la prestation au moment de la saisie et d'appliquer une remise au client. Pour mémoriser la création : cliquer sur "Enregistrer", la prestation pourra être facturée ultérieurement.

S'il y a plusieurs prestations à saisir à la suite, cliquer sur le bouton pour en ajouter une et renouveler la saisie. Si un règlement a déjà été effectué et qu'une partie de celui-ci a été ventilée sur cette prestation, la zone Montant déjà réglé montre la valeur ventilée (le logiciel utilise cette zone pour calculer le montant du Net à payer qui apparaîtra lors de la facturation de ce séjour). Pour facturer directement la prestation, cliquer sur "Facturer".

Analyse Afin de constater l'ensemble des prestations vendues : Voir Analyse des prestations.

Haut de page

Fonctions générales Clients - Séjours

43

MaintoCamp Introduction

Cette fonctionnalité n'est visible dans le bouton que si MainToCamp est installé.

Présentation MainToCamp est un logiciel de gestion des interventions sur vos équipements et locatifs

Ses fonctionnalités sont les suivantes :

• Gestion des interventions : o Ouverture d’un ticket pour toute intervention remontée : date et heure

pré-saisie, définition d’un type (panne, amélioration, restauration), associé à une installation et éventuellement un emplacement et définition des opérations à réaliser.

o Planification des opérations : pour chaque ticket définition de l’action à réaliser, de l’intervenant (employé ou externe) et de la commande de pièce de rechange.

o Gestion des stocks et des commandes • Gestion des stocks et des commandes :

o Gestion de votre stock de matériel de rechange : quantités disponibles par article, recherche de fournisseurs associés, visualisation immédiate des quantités en commande etc.

o Gestion de vos commandes : en liaison directe avec la gestion des stocks et la base de données fournisseurs, gestion des commandes de pièces et matériel, possibilité de réceptions partielles, etc ....

o Fournisseurs et Intervenants externes : Une base de données centralise tous vos contacts fournisseurs :

recherche rapide, visualisation des articles et des prix par fournisseur … De la même façon une base de donnée centralise vos intervenants externes.

o Installations : Liste de vos installations : répertoire de l’ensemble de vos

installations : Mobil Home, Parc Aquatique, accueil (type, marque, modèle, état, etc...) et du matériel qu’il contient (exemple : l’électroménager avec la possibilité de noter la date de fin de validité de la garantie, etc ....).

o Profils utilisateurs : Gestion des profils utilisateurs pour éviter les erreurs et

sécuriser votre gestion : 3 niveaux d’utilisateurs : rapporteur (pour l’hôtesse par ex.) administrateur (pour le directeur technique par ex.), ou intervenant (pour l’employé de maintenance par ex.) permettant d’accorder des droits d’accès en fonction des responsabilités de chacun.

o Vision globale des tickets et opérations:

Manuel-eSeason

44

Les statistiques : visualisation de la liste des tickets par installation, par demandeur, par intervenant (interne ou externe) par action et par date.

MainToCamp est complémentaire de eSeason et permet d'accéder directement à la saisie d'un "Ticket" d'intervention pour un séjour donné.

Une fois MainToCamp installé, il faut modifier un fichier de paramétrage, sur chaque machine ayant le droit de l'utiliser.

A cette fin, merci de consulter le document de paramétrage de MainToCamp au chapitre

Documentations

Haut de page

45

Fonctions Tour Opérateurs

Tour Opérateur Présentation Est considérée comme "Tour opérateur" toute société ou personne physique qui apporte des clients. Les Agences, Comités d'entreprise, Tour opérateurs, sont considérés comme "T.O." avec parfois des fonctionnements légèrement différents.

Gestion en linéaire Gestion en allotement Gestion des contingents Groupe de T.O. Grille de Remise Tour Opérateur Rubriques Tour Opérateur

Généralités Création Dans la fiche, en zone "Type", sélectionner "Tour Opérateur", remplir les informations générales et enregistrer.

Réglage Se rendre dans CONTRAT, dans les onglets verticaux de gauche. Renseigner les différentes questions :

• Le séjour est-il facturé au T.O. ou au Client ? • Les taxes de séjour sont-elles facturées au T.O. ou au Client ?

Indiquer le montant de la remise (ou commission) accordée au T.O. Si besoin, remplir la Grille T.O. et les Rubriques facturées au T.O. Le cas échéant, indiquer comment la remise devra être appliquée :

• sur le montant total du séjour (hors Frais de réservation, Assurance et Taxe de séjour) • uniquement sur le montant lié au tarif de base appliqué au séjour; dans ce cas, le T.O. n'a

pas de remise sur les éventuels suppléments. Ces réglages seront proposés pour chaque client de ce T.O. lors de l'établissement de la fiche du séjour. Ils peuvent être modifiés pour un séjour en particulier.

Manuel-eSeason

46

Gestion en linéaire Le T.O. paye un forfait global pour la saison et des emplacements précis sont bloqués. Le prix payé sera indépendant du nombre de séjours effectués. Paramétrage des tarifs Pour le TO : créer un tarif de base forfaitaire avec le montant du forfait. Pour les clients du TO : créer un tarif de base avec un prix à 0.00 € (le TO va payer un forfait et le client, lui, achète son séjour au TO donc le séjour n’a de coût pour personne). Utilisation Sur la fiche du TO : créer autant de séjours que d’emplacements désirés et utiliser le tarif prévu (forfait). Les emplacements sont ainsi bloqués (allotés). Sur la fiche du CLIENT de TO : créer le séjour et préciser qu’il s’agit d’un séjour de client de TO et sélectionner le TO dans le menu. En recherche d’emplacement, la fenêtre ne proposera que les emplacements allotés. Le séjour du client de TO (avec tarif à 0.00€) n'a de coût pour personne mais permet de gérer la taxe de séjour et les éventuels suppléments (et les statistiques).

Gestion en Allotement Le TO paye en fonction des séjours effectués par ses clients (prix négocié ou remise sur prix public) et des emplacements précis sont bloqués. Paramétrage des tarifs Pour le TO, créer un tarif de base avec un prix à 0,00 € car les séjours sur la fiche du TO, ne serviront qu’à bloquer le planning, sans montant. Pour les clients de TO : en fonction du contrat avec votre TO : créer un tarif de base spécial (prix négocié) ou utilisez les tarifs existants (si remise sur prix public). Utilisation Sur la fiche du TO : créer autant de séjours que d’emplacements désirés et utiliser le tarif à 0,00 €. Les emplacements sont ainsi bloqués (allotés). Sur la fiche du CLIENT de TO : Créer le séjour, préciser qu’il s’agit d’un séjour de client de TO et sélectionner le TO dans le menu. Utiliser le tarif prévu selon accords. En recherche d’emplacement, la fenêtre ne proposera que les emplacements allotés au TO.

Gestion des contingents Le T.O. paye en fonction des séjours effectués par ses clients (prix négocié ou remise sur prix public) MAIS aucun emplacement n’est attribué au TO, seulement une quantité virtuelle. Aucun paramétrage n'est à effectuer, il faut simplement saisir les stocks : voir Contingent TO.

Groupe de T.O. Un Client peut être désigné comme "Groupe de T.O.". Il aura une adresse comme tout client et on va pouvoir lui rattacher des Tour-Opérateurs. Au moment de la facturation des T.O. reliés au groupe, l'adresse de facturation sera celle du "Groupe de T.O." (avec dans le corps de facture un rappel du T.O. facturé). Les factures resteront rattachées au T.O. sur lequel elles auront été créées.

Fonctions Tour Opérateurs

47

Les règlements effectués par le Groupe de T.O. seront ventilés par Virement Interne sur les T.O. voulus. On aura ainsi dans le financier du Groupe de T.O. une trace des règlements et de leur répartition. En toute logique, il n'est pas cohérent de faire des séjours sur un client de Type Groupe de T.O. De toutes façons, ces éventuels séjours ne seront pas traités en statistiques ni en listes sur les séjours.

Grille de Remise Tour Opérateur Chaque Tour-opérateur peut être paramétré précisément en ce qui concerne les remises à lui appliquer pendant la saison. Période Les remises s'appliquent en fonction d'une ou plusieurs périodes qui ne sont pas forcément identiques à celles des tarifs de base. Par période indiquer la date de la première et de la dernière nuit d'application de la remise. Pourcentage Indiquer le pourcentage à appliquer en regard de chaque ligne de période. On peut définir une remise globale quels que soient le tarif ou les dates du séjour ou :

• une remise générale applicable sur tous les tarifs, (Conditions Générales) • une remise valable pour tous les tarifs camping, (Camping) • une remise valable pour tous les tarifs location, (Location) • une remise propre à chaque tarif camping ou tarif location.

Si, à une période, il n'y a pas de remise, il faut quand même indiquer la période avec une valeur de remise à 0.00. Indiquer comment la remise devra être appliquée :

• sur le montant total du séjour (hors Frais de Résa, Assurance et Taxe de séjour) • sur seulement le montant lié au tarif de base appliqué au séjour : dans ce cas, le T.O. n'a

pas de remise sur les éventuels suppléments. Lors du calcul de la remise à appliquer, le logiciel cherche d'abord :

• s'il y a une remise sur le tarif utilisé dans le séjour • sinon s'il y a une remise particulière à ce type de tarif camping ou location • sinon s'il y a une remise concernant n'importe quel tarif

On peut Copier une remise pour la Coller dans un autre tarif.

Chaque grille de remise doit être validée par avant de passer à la grille de remise suivante.

Rubriques Tour Opérateur Ceci permet de définir par Tour Opérateur les rubriques prises en compte par le T.O. Indiquer par tarif de suppléments :

• En vert : les rubriques payées par le T.O. • En rouge : celles qu'il ne prend pas en compte.

Lors de la saisie des rubriques dans le séjour du client de T.O., • les rubriques mises en rouge dans le paramétrage T.O. génèreront automatiquement un séjour en Supplément dans la fiche du client de T.O.

NOTA : Il ne faut pas paramétrer une grille de rubrique T.O. si vous utilisez ce T.O. sur Thelis Résa. Cette fonctionnalité n'est pas gérée dans ce contexte.

Manuel-eSeason

48

Haut de page

Fonctions Tour Opérateurs

49

Contingent Tour Opérateur Accès : Onglet "Contrat" d'une fiche Client de type Tour Opérateur", puis bouton "Contingent". Présentation La gestion en contingent ne bloque pas d'emplacements pour le TO (ne crée pas les allotements) mais lui attribue une quantité d'emplacements par catégorie. Un suivi de l'utilisation permet la surveillance du remplissage, avec des alertes possibles.

Saisir les contingents Voir les résultats Analyse globale

Généralités Accès à la fonction Sur la fiche du TO, onglet Contrat, bouton "Contingent". Dans la fenêtre, choisir "saisir les contingents" (travail de préparation) ou "voir les résultats" (suivre l'utilisation des contingents).

Saisir les contingents Etape 1 : choix de la catégorie Sélectionner dans le tableau, la catégorie sur laquelle travailler en premier. La sélection se matérialise par une flèche bleue. Etape 2 : préparer la future création Indiquer le jour de début des semaines. Indiquer la date de début et celle de fin (ou le nbre de semaines) : c'est la durée du contingent. Indiquer le nombre d'emplacements à contingenter par semaine : c'est la quantité attribuée. Indiquer le seuil d'alerte qui permettra, en consultation des résultats, de voir les contingents qui approchent du nombre d'emplacements prévu. Etape 3 : bouton "Générer" Les périodes sont créées dans le tableau, en face de la catégorie. Les réglages ne disparaissent pas, il est donc possible de créer les mêmes contingents vers une autre catégorie.

Voir les résultats Indiquer la période concernée. Cliquer sur "Rechercher". Les résultats s'affichent par période en indiquant les quantités prévues et ce qui a été réalisé. Au fur et à mesure que les réservations fournies par ce T.O. seront enregistrées, on pourra voir les résultats évoluer.

Manuel-eSeason

50

Si le T.O. est relié à un groupe de T.O., c'est sur le Groupe de T.O. qu'il faut effectuer le paramétrage des contingents. Dans le cas d'un contingent déclaré au niveau du groupe de T.O., eSeason considère que chaque T.O. lié au groupe de T.O. dispose de la totalité du contingent. Un séjour de client de T.O. utilise le contingent du T.O. si :

• ce séjour est positionné sur une catégorie contingentée au T.O. • et le séjour est géré en "Emplacement : Libre".

Les couleurs des lignes dépendent du nombre de semaines réalisées : • si le nombre réalisé est strictement inférieur à la valeur du "Seuil" la ligne est en Bleu, • si le nombre réalisé est supérieur ou égal à la valeur du "Seuil" la ligne est en Orange, • s le nombre réalisé est supérieur ou égal à la valeur du "Prévu" la ligne est en Rouge.

Dans les résultats, une semaine réalisée vaut 1. Si la semaine n'est pas entièrement vendue, chaque jour compte pour 0.14 semaine. Ex : une valeur de 1.28 représente donc 1 semaine et deux jours.

Analyse globale voir Contingent des TO.

Haut de page

Fonctions Tour Opérateurs

51

Relevé Tour Opérateur et Analyse Allotement Accès : Onglet "Contrat" d'une fiche Client de type Tour Opérateur", puis bouton "Relevé TO". Présentation Un allotement est un emplacement attribué sur contrat à un T.O. Cette attribution se matérialise par un séjour utilisant un tarif forfaitaire (le plus souvent).

Relevé des séjours des clients du T.O. Recherche Indiquer la période concernée. Positionner les différents sélecteurs à votre convenance. Cliquer sur "Rechercher" pour afficher les résultats. Les résultats Le relevé T.O. fournit la liste des séjours ayant au moins un jour dans la période demandée. On y trouve TOUS les séjours des clients de ce T.O., qu'ils soient gérés en "Libre" ou "Linéaire ou Alloté".

Analyse du remplissage des allotements du T.O. Recherche Saisir le jour de début de vos semaines. Saisir les dates qui correspondent à la période étudiée. Cliquer sur "Rechercher" pour lancer le traitement. Les résultats Un séjour de client de T.O. est comptabilisé s'il est positionné sur un emplacement alloté au T.O.

Haut de page

Manuel-eSeason

52

Modification Allotement Tour Opérateur Accès : Onglet "Séjours et Extra" d'une fiche client de type "TO". Sélectionner un allotement puis bouton "Modifier" option "Modifier Allotement". Présentation Ce module permet de gérer les modifications des allotements et les rétrocessions des T.O. Par allotement, il faut entendre qu'un ou plusieurs emplacements sont réservés à l'usage d'un T.O. de façon payante ou pas, en ayant créé des séjours avec les tarifs appropriés.

Généralités Une fois la date de rétrocession échue, on peut libérer les allotements, emplacement par emplacement, afin de récupérer les périodes non utilisées par ce T.O. sur chaque emplacement. La modification intervient sur le séjour préalablement sélectionné. On ne peut modifier qu'un seul séjour à la fois. Si l'emplacement est déjà utilisé sur certaines périodes, il va être "libéré" entre chaque période d'occupation. Il sera donc de nouveau disponible. Les dates à inscrire sont les dates d'arrivée et de départ. Il est possible également, pour une période libérée, d'alloter un autre emplacement à ce T.O. Pour chaque période décrite dans la fenêtre du haut, on peut voir dans la fenêtre du bas, les différents clients.

Fonctions Tour Opérateurs

53

Facturation des Tour Opérateurs Présentation Cette fenêtre est spécifique aux TO et permet de gérer les séjours à facturer (les forfaits du TO et ceux de ses clients) ainsi que le type de facture (globale ou séjour par séjour).

Généralités On peut choisir entre faire une facture par séjour de client ou une facture globale qui regroupe plusieurs séjours sur la même facture et décider de voir chaque facture avant impression ou tout lancer d'un coup.

On peut, à ce moment-là, décider d'appliquer une remise identique sur chaque séjour :

• soit en montant soit en pourcentage • dans ce cas il sera précisé que toutes les remises inscrites dans les séjours des clients de

ce T.O. seront annulées et remplacées par cette nouvelle remise.

Nota : Attention au nombre de séjours facturés en une seule fois.

55

Fonctions Résidents et Propriétaires Loueurs

Résidents et Propriétaires loueurs Présentation Les résidents et propriétaires loueurs ont en commun le fait qu'ils occupent une parcelle pour une longue période (en général avec un forfait). Un "type" particulier permet de les identifier et de déclencher des fonctions spécifiques (cas du propriétaire loueur). Celui-ci permet également de les séparer des clients "touristes" en liste sur les séjours, statistiques. S'il décide de donner son installation en gestion au camping, le client sera défini comme Propriétaire-loueur.

Création d'un résident Création d'un propriétaire loueur et mise en place de la gestion Gestion

Création d'un résident Un client qui loue une parcelle sur une longue période pour y installer un locatif est appelé "Résident". Pour le déclarer, il faut aller en Fiche Client, onglet Synthèse. Au dessus du nom, dans "Type" choisir Résident. Il n'y a pas de fonction spécifique aux résidents mais le fait de les identifier permet de filtrer la clientèle (listes, statistiques, recherche client, etc...).

Création d'un propriétaire loueur et mise en place de la gestion Type Pour le déclarer, il faut aller en Fiche Client, onglet Synthèse. Au dessus du nom, dans "Type" choisir "Propriétaire Loueur". Onglet Contrat Cet onglet n'apparaît que si le client est déclaré en "Propriétaire Loueur". La gestion des propriétaires se prépare en Menu \ Administration \ Paramétrage \ Clients \ Propriétaires Loueurs. Elle pourra ensuite être affinée pour chaque propriétaire dans l'onglet "Contrat". Choisir le mode de calcul et sur quel montant (avec ou sans taxes, sur montant HT ou TTC, etc...) sera calculée la rétrocession (montant restitué au propriétaire). Séjour du propriétaire Créer un séjour longue durée avec un emplacement et libérer ce dernier en faisant des mouvements d’emplacement en cliquant sur la zone <<Fonctions>> pour sélectionner "Ajouter Mvt". Cela permet de rendre l'emplacement disponible sur certaines périodes.

Manuel-eSeason

56

Ex : le propriétaire a un forfait du 01 janvier au 31 décembre et laisse son locatif pour les mois d'été, il faut créer un séjour du 01/01 au 31/12 au tarif prévu et créer au moins deux mouvements d'emplacement : un pour libérer l'emplacement et le rendre disponible sur le planning, un deuxième pour "remettre" le propriétaire sur sa place. On voit sur cet exemple que le planning de l'emplacement du propriétaire a été libéré du 02/07 au 28/08 et peut donc être loué à des clients pendant cette période.

Nota : Le propriétaire doit être "présent" au moins le premier jour sur son emplacement et le mouvement peut libérer l'emplacement dès le lendemain. Le deuxième mouvement est facultatif si le propriétaire vous laisse son locatif toute l'année (moins le premier jour). Séjour des clients L'emplacement du propriétaire étant disponible en recherche de disponibilités, on peut l'attribuer sans contrainte aux séjours voulus.

Gestion Gestion par propriétaire Une fois que des séjours ont été enregistrés sur l'emplacement du propriétaire, on peut effectuer la "gestion" de celui-ci.

Pour cela, se rendre sur la fiche du propriétaire, onglet "Contrat" et cliquer sur . Le montant de la rétrocession est calculé automatiquement. Il est possible d’imprimer un relevé et accorder ou non un avoir.

Précisions sur le calcul

Le calcul sur le TTC ou le HT d'un poste de vente n'est possible que si les séjours ont été facturés auparavant.

Il faut également avoir appliqué les tarifs utilisant le poste de vente prévu dans la gestion du propriétaire.

Si on utilise un calcul sur "poste de vente", il ne faut pas appliquer de remise globale sur un séjour mais une ou des remises détaillées pour que le montant de rétrocession soit correct.

Fonctions Résidents et Propriétaires Loueurs

57

Un montant de rétrocession ne sera pas modifié par l'application d'une éventuelle subvention VACAF. Gestion globale Un outil permet de faire la gestion des propriétaires de façon globale.

voir Gestion Propriétaires Loueurs.

Haut de page

59

Menu Client

Recherche

Recherche client Présentation La recherche client permet d'interroger la base de clients déjà enregistrés soit pour ouvrir une fiche existante soit pour créer un nouveau client. La recherche est nécessaire afin d'éviter la création de doublons et ainsi de proposer une base saine utilisable par la suite en "Campagne Marketing par Critères" par exemple.

Recherche simple ou avancée Résultats Ouverture de fiche

Généralités Lancement d'une recherche Quelle que soit l'action en cours, la recherche client reste accessible.

Pour lancer une recherche, utiliser . Par défaut, le menu est réglé pour rechercher par nom mais d'autres critères sont disponibles.

Cliquer ensuite sur la loupe pour lancer la recherche . Recherche combinatoire La recherche est combinatoire : on peut rechercher sur plusieurs champs à la fois, les résultats s'affinant au fur et à mesure. Champs avec astérisque Tous les champs précédés d'un * permettent une recherche par "Ce qui contient". Le caractère * doit être tapé en premier et suivi de ce que l'on cherche. L'astérisque doit être suivi d'au moins 3 caractères.

Ex : si dans le champ "Ville" on tape *ARS on trouvera les clients de Ars en Ré, de Marseille, de Barst, etc.

Manuel-eSeason

60

Derniers clients traités En cliquant sur cette recherche, il y aura affichage des 10 dernières fiches clients ouvertes sur l'ordinateur. Recherche multi-entreprise voir Recherche multi-entreprise

Recherche simple ou avancée La fenêtre de recherche s'ouvre par défaut sur le mode que vous avez défini dans le paramétrage du groupe utilisateur auquel vous appartenez. Recherche simple Elle peut s'effectuer sur le Nom/n° de client, prénom, code postal/ville, e-mail, n° de séjour et emplacement.

• La recherche par email se fait sur l'email 1 et l'email 2. • La recherche par emplacement fonctionne si le code exact est saisi (ex : n° "001"). Le client

présent à la date du jour est directement proposé. Il y a ensuite affichage d'une liste contenant les clients auxquels on a déjà attribué l'emplacement.

Recherche avancée Cliquer sur afin d'ouvrir plus de critères de recherche. Ce mode permet des filtres sur les types de client (direct, TO, résidents...) et sur les clients ayant ou non un séjour par ex. La recherche par téléphone fonctionne en saisissant le début du numéro (seulement des chiffres, sans espace ni autre caractères). Elle s'effectue en même temps sur les zones Téléphone 1, Téléphone 2, Fax et Portable.

Résultats Résultats Le tableau de résultats présente les fiches répondant aux critères. Les résultats comprennent également les accompagnants, ceux-ci permettant l'accès à la fiche du client qu'ils "accompagnent". Le nombre de résultats affichés est fonction de la taille de l'écran. Il est possible de cliquer sur "Afficher tout" pour voir la liste entière. Agencer les colonnes Il est possible de changer le classement des colonnes ainsi que d'enlever certaines d'entre elles : ce réglage sera propre à chaque ordinateur. Pour cela, faire un clic droit sur le titre de la colonne pour sélectionner les colonnes. Pour les déplacer, faire un "glisser" (maintenir le clic droit enfoncé et déplacer la colonne).

Ouverture de fiche Si aucun résultat n'est affiché

Le client "n'existe pas", cliquer sur pour créer sa fiche. S'il y a des résultats et la fiche désirée est présente

Double cliquer sur la fiche ou sélectionner (1 clic) puis cliquer sur .

Menu Client

61

Sans sélection préalable, le clic sur le bouton "Client" ouvrira la première fiche de la liste. S'il y a des résultats mais qu'aucun ne correspond Il faut créer une nouvelle fiche et ne pas ouvrir une fiche existante.

Cliquer sur

Haut de page

Manuel-eSeason

62

Recherche de Clients en Double Accès : Menu Clients \ Recherche. Présentation Ce module permet de détecter les clients enregistrés plusieurs fois. Il est recommandé de ne procéder à ce traitement qu'au moment de l'ouverture de la nouvelle saison et après avoir effectué une sauvegarde.

Recherche

Lancer la recherche en cliquant sur . Les réglages par défaut vont permettre la détection de clients ayant même Nom (obligatoire), même prénom, même adresse, ville et pays. Il est possible de décocher certains choix. Ex :"adresse identique" doit l'être à la virgule près : 12, rue des pommiers sera différent de 12 rue des pommiers. En gardant "adresse identique", le client ne serait pas détecté.

Résultats et classement Résultats Les clients qui sont au moins en double (voire en triple etc...) sont détectés. La liste affiche l'ensemble de ces clients. Un client affiché en Rouge a au moins un doublon mais ne peut pas être supprimé car il a au moins un élément qui lui est relié (séjour, facture, règlement, caution, prestation). Le bouton "Client" permet d'accéder à la fiche pour vérification. Classement La suppression sera effectuée suivant l'ordre de tri de la liste affichée sur le premier écran. Il faut donc déterminer les clients à conserver. Ex : Si on trie sur le numéro client par ordre croissant, c'est le client avec le plus petit numéro de client qui est supprimé, Si on trie sur le numéro client par ordre décroissant, c'est le client avec le plus grand numéro de client qui est supprimé, Sachant que le plus grand numéro correspond généralement à une fiche plus récente, il peut être logique de trier par ordre de numéro croissant de façon à éliminer les fiches les plus anciennes.

Suppression

Cliquer sur pour afficher les clients pouvant être supprimés. On peut aussi décocher certains clients pour ne pas les supprimer.

Menu Client

63

Les séjours passés (saisons précédentes), les attentes, les courriers et les remarques du client supprimé seront transférés au client conservé. Une liste permet d'imprimer les clients concernés.

Haut de page

Manuel-eSeason

64

Recherche de clients à supprimer Accès : Menu Clients \ Recherche. Présentation Cette suppression n'agit que sur la saison en cours. La suppression est irréversible. Il est impératif de procéder à une sauvegarde avant tout traitement de ce genre.

Généralités Seuls les clients n'ayant aucun élément de séjour ou financier peuvent être détruits. Ceci fonctionne de la même manière que les campagnes marketing par critères, mais dans le but de supprimer les clients extraits. Cette procédure sert, par exemple, à éliminer du fichier client :

• ceux qui ne sont plus venus depuis plusieurs années, • ceux dont les publipostages reviennent en N.P.A.I., • ceux qui ne sont jamais venus tels les prospects non confirmés, • l'adresse est incomplète s'il manque le code postal ou la ville, • un client "jamais venu" n'a aucune date de première ni de dernière venue.

Après le choix de l'extraction, la liste des clients à supprimer apparaît dans l'ordre choisi : • il est possible, à ce moment, de décocher ceux que l'on veut conserver, • une liste de contrôle (non destructrice) peut être imprimée avant de procéder à la suppression définitive.

Après suppression de nombreux clients Après ce traitement, il faut aller en Menu \ Administration \ Maintenance \ Réindexation des Fichiers et demander à réindexer le fichier client. Ceci aura pour effet de le compacter à sa taille minimum. Les temps de traitement sur le fichier client seront ainsi réduits de même que la durée de sauvegarde.

Haut de Page

Menu Client

65

Recherches diverses Accès : Menu Clients \ Recherche. Présentation Il s'agit de listes de recherche vers les informations saisies essentiellement en "Infos Complémentaires" des fiches clients (véhicules, accompagnants,...). voir onglet composition de la fiche séjour.

Recherche des participants par séjour Liste des participants pour des séjours compris entre deux dates. Attention : ne ressortent que des accompagnants ayant été déclarés comme participants aux séjours.

Recherche des véhicules Listes des véhicules enregistrés hors séjour ou dans des séjours compris entre deux dates. On pourra filtrer, si besoin, sur les types, marques ou couleurs.

Recherche des animaux par séjour Listes des animaux enregistrés dans des séjours compris entre les deux dates. On pourra filtrer, si besoin, sur les races d'animaux.

Liste des alarmes Sert à retrouver tous les clients avec une alarme (de remarque) de façon à vérifier si tout est correct ou pas.

Haut de page

Manuel-eSeason

66

Recherches diverses Accès : Menu Clients \ Recherche. Présentation Il s'agit de listes de recherche vers les informations saisies essentiellement en "Infos Complémentaires" des fiches clients (véhicules, accompagnants,...). voir onglet composition de la fiche séjour.

Recherche des participants par séjour Liste des participants pour des séjours compris entre deux dates. Attention : ne ressortent que des accompagnants ayant été déclarés comme participants aux séjours.

Recherche des véhicules Listes des véhicules enregistrés hors séjour ou dans des séjours compris entre deux dates. On pourra filtrer, si besoin, sur les types, marques ou couleurs.

Recherche des animaux par séjour Listes des animaux enregistrés dans des séjours compris entre les deux dates. On pourra filtrer, si besoin, sur les races d'animaux.

Liste des alarmes Sert à retrouver tous les clients avec une alarme (de remarque) de façon à vérifier si tout est correct ou pas.

Haut de page

Menu Client

67

Recherches diverses Accès : Menu Clients \ Recherche. Présentation Il s'agit de listes de recherche vers les informations saisies essentiellement en "Infos Complémentaires" des fiches clients (véhicules, accompagnants,...). voir onglet composition de la fiche séjour.

Recherche des participants par séjour Liste des participants pour des séjours compris entre deux dates. Attention : ne ressortent que des accompagnants ayant été déclarés comme participants aux séjours.

Recherche des véhicules Listes des véhicules enregistrés hors séjour ou dans des séjours compris entre deux dates. On pourra filtrer, si besoin, sur les types, marques ou couleurs.

Recherche des animaux par séjour Listes des animaux enregistrés dans des séjours compris entre les deux dates. On pourra filtrer, si besoin, sur les races d'animaux.

Liste des alarmes Sert à retrouver tous les clients avec une alarme (de remarque) de façon à vérifier si tout est correct ou pas.

Haut de page

Manuel-eSeason

68

Recherche des cautions et objets en Prêt Accès : Menu Clients \ Recherche.

Dans chaque fiche Client, on peut enregistrer les cautions ou prêts, en cliquant sur option "Caution". Cette liste donne une vue globale des saisies entre deux dates (en attente de restitution, saisies entre deux dates, restituées). La liste des cautions peut ensuite être imprimée.

Voir Aussi Paramétrage des Cautions et Prêts

Menu Client

69

CRM

Campagnes marketing par critères Accès : Menu Clients \ CRM. Présentation La fonction campagne marketing par critères permet d'extraire de la base de donnée, des fiches clients répondant à un ensemble commun de critères. Cette fonction sera d'autant plus exploitable que les fiches clients auront été bien renseignées : voir Profil.

Recherche D'une manière générale : plus il y aura de critères exprimés, moins il y aura de clients extraits. Pour chacun de ces critères, il sera possible de demander seulement certains d'entre eux. Si la demande comporte plusieurs critères, seuls les clients correspondants à tous les critères choisis seront extraits.

• A l'intérieur d'une zone, le ou les choix exprimés sont des choix de type logique OU. • Entre deux zones, le ou les choix exprimés sont des choix de type logique ET.

Ex : si on veut extraire les clients ( Français OU Belge ) ET ( Ancien client OU Passage). • il faudra cocher France et Belgique pour avoir le OU logique dans les pays. • ET cocher Ancien client et Passage pour avoir le OU logique dans les canaux d'accès.

Ces critères peuvent être liés aux clients (pays, canal d'accès, etc...) et / ou aux séjours (options, réservations, présents, etc...).

• Certains filtres sont interdépendants : Si par exemple, on ne sélectionne que le pays France, seuls les régions et/ou les

départements de France seront exploitables.

Résultats Une fois l'extraction lancée, il est possible de générer pour ces clients :

• des lettres personnalisées, (de groupe "Divers Client ou Mailing"), des étiquettes d’adresse, • des listes à l'écran ou à imprimer, • un fichier texte (qui pourra être utilisé plus tard par un autre logiciel). • Dans le cas d'envoi en nombre d'e-mails, s'assurer de la connexion Internet avant de démarrer le lancement de l'e-mailing.

On peut faire en sorte que tous les clients extraits soient re-qualifiés avec un ou plusieurs critères communs pour faciliter une extraction future et permettre certaines suppressions en paramétrage (ex : pouvoir supprimer un critère client demande que celui-ci ne soit plus attribué). NB : cette opération étant irréversible, il convient de faire une sauvegarde avant toute

manipulation de ce genre.

Haut de page

Manuel-eSeason

70

Campagne marketing par clients Accès : Menu Clients \ CRM. Cette fonction permet de sélectionner des clients n'ayant aucun lien commun donc impossible à extraire via les Campagnes marketing par critères. Ceci peut être employé par exemple pour générer des étiquettes de renvoi de courrier après départ des clients, des relances de solde de compte, etc...

Menu Client

71

Liste des anniversaires Accès : Menu Clients \ CRM. Cette fonction permet de trouver les clients et les accompagnants dont l'anniversaire tombe sur une date donnée (ou une période). Il faut avoir rempli les dates de naissance en fiche client. Un filtre est possible sur les clients ayant un séjour.

Manuel-eSeason

72

Rapport d'envoi des SMS Accès : Menu Client \ CRM. Principe Pour chaque SMS envoyé à l'unité ou en groupé, on peut obtenir un rapport de transmission.

Généralités

La fenêtre du haut présente en colonne les informations relatives à chaque envoi :

• Le numéro de "Campagne" qui est un identifiant interne à eSeason • Le nom de la lettre-type utilisée • Le libellé, spécifiant s'il s'agit d'un envoi unique et le nom du destinataire • La date et l'heure de création • S'il s'agit d'un envoi groupé, on ajoute le numéro d'identifiant et la situation du "Job"

Un double clic sur une ligne de la fenêtre du haut permet de voir le détail de l'envoi dans la fenêtre du bas :

• sur chaque ligne, on peut voir le numéro de portable enregistré dans le fichier client et celui auquel on a envoyé le SMS

• Si le numéro auquel on a envoyé le SMS est en gras, c'est qu'il est différent de celui actuellement inscrit dans la fiche client.

• Si le SMS envoyé est de type groupé, certaines informations supplémentaires sont affichées telles que par exemple le nombre de SMS envoyés.

Nota : La terminologie "Campagne" et "Job" est propre au prestataire de service SMS et a donc été conservée.

Menu Client

73

Historique des SMS Accès : Menu Clients \ CRM. Il est possible de lister tous les SMS envoyés entre deux dates. Pour chaque ligne, on peut voir les informations suivantes : date d'envoi, N° Client, Nom Client, Texte du SMS. Les colonnes du tableau sont triables et permettent de rechercher une valeur en cliquant sur la loupe de la colonne désirée. En cliquant droit dans le tableau, on peut exporter le résultat.

Manuel-eSeason

74

Relances

Échéancier Mensuel

Accès : Menu Financier \ Facturation.

Cela permet d'avoir une vue globale ou détaillée de tous les clients avec échéancier.

Choisir suivant le besoin et imprimer le résultat.

Listes et courriers sur échéances Accès : Menu Clients \ Relances. Déterminer les dates sur lesquelles agir, indiquer le seuil à partir duquel on relance, puis lancer la recherche. Pour chaque pays de provenance des clients, on connaît alors le nombre d'échéances à relancer. Il faut alors sélectionner le courrier à envoyer dans le cas de 1 ou de plusieurs séjours. La fenêtre du bas indique le détail des clients extraits. Il est possible de décocher les clients auxquels on ne voudrait pas envoyer de relance. On peut ensuite imprimer soit des listes soit des courriers correspondant aux appels ou relances sur échéance.

Voir Aussi Lettres type et Etiquettes Echéancier Modèle

Menu Client

75

Liste des Rappels Accès : Menu Clients \ Relances. Sur un seul écran, on peut visualiser :

• Les options ayant dépassé la durée de validité prévue. Voir annulation des options • Les réservations non soldées qui doivent arriver dans X jours : voir Paramétrage Entreprise

Séjour. • Les lettres-types en attente d'impression. • Les séjours en liste d'attente dont la date de validité est dépassée.

On accède au module concerné en double-cliquant sur la ligne voulue.

Manuel-eSeason

76

Gestion T.O. / C.E.

Gestion des T.O. et Groupes T.O. Accès : Menu Clients \ Gestion des TO / CE.. Présentation Ce module permet d'avoir une vision globale des séjours des clients de T.O. par Tour Opérateur Il permet également un cumul des Tour Opérateurs par Groupe de T.O. La fenêtre du haut permet de sélectionner ce sur quoi faire porter le calcul.

Généralités Sélection Sélectionner tous les Groupes T.O. ou un seul. Sélectionner tous les T.O. ou seulement ceux ayant des séjours correspondant aux sélections situées à droite de cette liste. Sélectionner les séjours des clients de T.O.

• pour des séjours : compris, arrivant, partant ou saisis entre deux dates, • et pour des séjours : Soldés ou non, Soldés, Non Soldés, • et pour des séjours : Facturés ou non, Facturés, Non facturés.

On peut donc avoir rapidement une vue globale de la gestion des T.O. surtout en ce qui concerne les non réglés et les non facturés.

Lancer la recherche. Résultats

• Dans la fenêtre de gauche se constitue la liste des Groupes de T.O. et la liste des Tour Opérateurs non reliés à un groupe T.O.

• Il faut cliquer sur le dossier Tous pour faire apparaître les deux débuts de liste. • En cliquant sur les "Plus" on déplie les groupes T.O. et les T.O. qu'ils contiennent. • Suivant que l'on est sur un Groupe de T.O. ou sur un T.O., on obtient le détail correspondant

soit en cumul soit en détail. Le résultat "Global" donne les valeurs de l'intégralité de ce qui est enregistré. Le résultat "Sélection" donne les valeurs relatives à la sélection effectuée dans le haut de l'écran.

• Attention, le montant affiché correspond exclusivement au montant des séjours des "Clients de T.O." du T.O. sélectionné. On ne tient pas compte des éventuels "Linéaires" de ce T.O. pour la période de sélection.

Haut de page

Menu Client

77

Occupation par semaine Accès : Menu Clients \ Gestion des TO / CE.. Recherche

• Sélectionner la date de début d'application de la statistique, • puis le nombre de semaines à afficher, • puis sélectionner l'affichage du résultat en semaines ou en nuits. • Lancer le calcul par le bouton Recherche. • On obtient à ce moment les chiffres d'occupation de Tour opérateurs • en nombre de semaines ou en nuits par T.O. • par catégorie d'emplacement.

Résultats A savoir :

• Les résultats fournis par cette statistique correspondent à un nombre entier de semaine. • A partir du moment où au moins un jour est comptabilisé dans la semaine, cela implique l'ajout de cette semaine dans les résultats. • On peut donc avoir des résultats différents en fonction du choix du jour de début de semaine.

Une fois le résultat affiché, il est possible de l'imprimer ou de l'exporter vers Excel.

Manuel-eSeason

78

Contingent Accès : Menu Clients \ Gestion des TO / CE.. Cet outil permet une vision d'ensemble des Tour Opérateurs et groupes de TO gérés en "Contingents". Il est possible de filtrer sur :

• les TO dont le seuil d'alerte d'occupation est atteint, • les TO dont la quantité attribuée est atteinte.

Voir Contingent Tour Opérateur.

Menu Client

79

Gestion Globale des Propriétaires Accès : Menu Clients Cette option propose une gestion globale de l'ensemble des propriétaires loueurs. Il est indispensable que chaque propriétaire ait été correctement paramétré. On peut alors imprimer un relevé pour chaque propriétaire en définissant les zones à imprimer puis, si besoin, générer l'avoir de rétrocession. voir Gestion propriétaire loueur.

Manuel-eSeason

80

Impression des éditions différées Accès : Menu Client Courriers, Mails, Etiquettes, SMS Cet outil permet de lancer de façon groupée les éditions différées de documents pour un ensemble de clients, les documents pouvant être des lettres-types, des étiquettes, des e-mails ou des SMS.

La machine indique le nombre de documents à imprimer.

Sélectionner une ou plusieurs lignes dans la liste des documents et lancer l'impression.

Un clic sur le bouton permet de voir les clients en attente de ce courrier. S'il y a des étiquettes parmi les documents demandés, le logiciel s’arrête pour demander le changement de papier. S'il s'agit d'une réédition, saisir la date d'édition des courriers à réimprimer et cliquer sur Recherche pour valider le traitement. C'est au niveau du client ou du séjour du client qu'il est faut décider si l'édition du courrier souhaité doit être immédiate ou, au contraire, différée. Voir Aussi : Courriers Client

Cartes de présence Cas des cartes Evolis Voir la documentation spécifique.

81

Menu Séjour

Devis

Créer un devis Présentation Un devis permet de produire très rapidement l'équivalent d'une facture proforma sans avoir besoin de créer ni le client ni le séjour.

Accès à la fonction "Devis" Depuis la fiche client

Cliquer sur le bouton option "Devis". Depuis le planning Cliquer sur les dates pour faire apparaître des flèches vertes (dates) puis faire un clic droit. Depuis le plan graphique

Sélectionner des dates puis faire un clic droit sur un emplacement. Dans le menu, choisir "Devis".

Généralités Bouton

Séjour : transforme le devis en séjour. Visualiser : lance un aperçu. Calculer : permet le recalcul lors de changement de dates, tarifs, rubriques, etc...

Créer : un devis peut être enregistré, on peut ensuite le retrouver dans la "Liste des devis enregistrés".

Recherche d'emplacement

En réalisant un devis, il est possible de vérifier s'il y a bien de la place pour accueillir le client en cas d'acceptation.

Liste des devis

Manuel-eSeason

82

voir Liste des devis.

Haut de page

Menu Séjour

83

Liste des devis Accès : Menu Séjours \ Devis Les devis enregistrés peuvent être consultés/modifiés/supprimés depuis cette liste.

Il est possible de créer un séjour à partir d'un devis de la liste en cliquant sur . voir Devis de séjour.

Manuel-eSeason

84

Disponibilités

Recherche de disponibilités Accès : Menu Séjours \ Disponibilités Présentation Cet outil va permettre de vérifier en fonction des dates, et de critères (catégorie, secteurs..) la disponibilité d’emplacements. La recherche aboutira à la proposition d’emplacements les plus intéressants pour éviter les trous planning. La recherche peut être lancée par le widget présent sur l’onglet réservation ou depuis la fiche d’un séjour.

Critères de recherche Résultats Choix de l’emplacement

Critères de recherche Dates Les calendriers sont cliquables et permettent de visualiser les dates choisies. Le jour coloré en bleu indique la date du jour. En cliquant sur la date d’arrivée puis celle de départ, la période se matérialise en orange. En indiquant "au plus tôt le" et "au plus tard le", on lance la recherche dans une "fourchette" de date. La zone "durée" reste en saisie libre, il faut l’indiquer.

Ex : je recherche 1 semaine durant le mois de juillet → je clique sur le 01 puis sur le 31 juillet et je demande 7 nuits.

En indiquant "exactement le" on lance la recherche sur des dates précises. La zone "durée" est donc grisée.

Ex : je recherche 1 semaine du 02 au 09 juillet → je clique sur le 02 puis le 09 juillet et je laisse "exactement"

Flexibilité Son action s’applique sur la durée du séjour. Ex : Une durée de 7 nuits avec une flexibilité de 1 nuit va générer des propositions pour des séjours de 6-7-8 nuits. Dates ET flexibilité En indiquant "au plus tôt le" et "au plus tard le" avec Flexibité de x nuits → la flexibilité s’applique sur la durée, les dates restant dans la "fourchette". En indiquant "exactement le" avec Flexibité de x nuits → la flexibilité s’applique sur la durée ET les dates. Catégories Les catégories sont classées en camping ou location en Admin \ Paramétrage \ Emplacement (par fiche catégorie). Il est possible de sélectionner une, plusieurs, toutes les catégories. Autres Le mini et le maxi permettent de filtrer en fonction du budget du client. Le nombre de personnes correspond à la capacité d'accueil de la catégorie (Menu \ Administration \ Paramétrage \ Emplacement). La notion de promotion permet de ne sélectionner que des séjours bénéficiant d'une promotion automatique (Paramétrage des tarifs). Recherche avancée

Menu Séjour

85

Permet d’affiner la recherche en fonction des critères paramétrés (Paramétrage \ Emplacement) sur chaque fiche emplacement.

Résultats Il est possible de stopper une recherche en cliquant sur Les résultats sont présentés sur 3 onglets : Résultats exacts : Affiche la liste des résultats sur les dates exactes souhaitées. Changement de date : Afficha la liste des résultats avec une flexibilité de 6 jours par rapport aux dates souhaitées. Changement de durée : Affiche la liste des résultats avec une durée légèrement différente de celle souhaitée. Cela peut faire varier légèrement la date de début ou de fin de séjour.

Sur chaque onglet on retrouvera les informations suivantes : Montants Le montant du séjour normal et le montant du séjour promotionné sont notés : cela permet d’indiquer à un client, à combien pourrait se monter le prix minimum de son séjour. Ce prix est calculé sur le tarif de base uniquement puisque c’est le seul renseignement disponible au moment de la recherche. C'est donc un prix indicatif qui ne tient compte d'aucun supplément ni taxe de séjour. S'il n'y a pas d'indication de prix "A partir de" c'est que cette catégorie d'emplacement n'est pas reliée à un tarif par défaut (Menu \ Administration \ Paramétrage \ Emplacement, catégorie). Stock Le stock correspond au nombre d’emplacements restant dans la catégorie, en tenant compte des critères de recherche. Jours libres avant / Jours libres après Libre : signifie que les emplacements de la catégorie sélectionnée sont disponibles depuis le début de la saison jusqu'à la date de début de séjour souhaitée, ou qu'ils sont disponibles de la date de fin séjour souhaitée jusqu'à la fin de la saison.

Choix de l’emplacement Choix automatique eSeason va choisir l’emplacement en fonction du "nombre de jours libres avant" dans le but de générer l’intervalle le plus petit possible entre le séjour précédent et le nouveau. Ainsi la création de trous dans le planning est réduite. Choix manuel Dans les résultats de la recherche, il reste possible de cliquer sur "Choisir" afin d’accéder à la liste des emplacements libres (stock).

Manuel-eSeason

86

Voir aussi Disponibilité à une date Trous du planning

Haut de la page

Menu Séjour

87

Planning Accès : Menu Séjours \ Disponibilités Présentation

Le planning permet de visualiser et de changer l'occupation des emplacements.

Prise en main Modification de séjours Création de séjour et devis rapides Impression du Planning

Prise en main Choisir une période Par défaut, le planning s'affiche sur le mois en cours. Il est possible de choisir à la semaine ou une période donnée. Le planning va zoomer afin de faciliter sa lecture. Sélectionner les emplacements En recherche classique, on peut sélectionner la ou les catégories d'emplacements de son choix, idem pour les secteurs. Si peu d'emplacements sont demandés, le planning zoomera afin d'améliorer l'affichage. Le passage en recherche avancée permet de filtrer au niveau des critères (proche de l'entrée, de la piscine, ombragé, etc...). Voir Paramétrage des emplacements. Réinitialiser la recherche Ce bouton sert à remettre les critères de recherche (période, catégorie et secteur) à leur position d'origine c'est à dire : le mois entier courant, toutes les catégories, tous les secteurs. Rechercher un emplacement précis En haut à gauche, une case en saisie libre permet de saisir un numéro d'emplacement et d'afficher celui-ci en premier dans la liste. Couleurs

Les couleurs des emplacements et des séjours sont paramétrables en utilisant le bouton . On peut décider également, dans la même fenêtre, de l'ordre de classement des emplacements (par catégorie, par ordre de numéros...). Jour à matérialiser : ce jour sera noté en rouge sur le planning. Lecture des informations Un survol d'un séjour avec la souris permet de voir s'afficher un récapitulatif (Nom prénom, dates, remarques du séjour, solde, facture..) dans une info-bulle.

Modification de séjours Menu Séjour Classique En faisant un clic droit sur un séjour du planning, un menu apparaît permettant plusieurs traitements :

Manuel-eSeason

88

Rallonger ou raccourcir le séjour par la date d'arrivée / par la date de départ.

Déplacer le début / la fin du séjour (Mouvements d'emplacements).

Déplacer complètement un séjour (date et emplacement) / Déplacer un séjour en gardant les mêmes dates.

Accéder à la fiche du client ou à la fiche séjour.

Accéder à la création d'un devis.

Permuter un emplacement. Quitter le menu.

Fonctions spécifiques au TO

Créer un nouveau séjour de client de ce TO / Accéder à la gestion des allotements.

Fonction spécifique à la gestion du Surbook (activable dans le menu Admin \ Paramétrage \ Entreprise \ Onglet Séjour).

Créer un nouveau séjour en surbook sur un séjour existant.

Création de séjour / devis rapides Période et emplacement Cliquer sur les dates d'arrivée puis de départ. Cela fait apparaître 2 flèches vertes matérialisant la période de recherche. Les emplacements non disponibles sont masqués. En laissant le curseur de la souris entre ces deux lignes vertes (période), choisir un emplacement. Ex : du 7 au 14 septembre sur l'emplacement C05 :

Un clic droit sur un emplacement permet de : - créer un séjour : accéder à la recherche client, et lancer la création d'un séjour en remplissant automatiquement les champs de Nom, date, emplacement. - créer un devis : lancer la création d'un devis en remplissant automatiquement les champs de Nom, date, emplacement. voir Devis de séjour Réafficher le planning

En bas à gauche, le bouton (réafficher) permet d'ôter la sélection (flèches vertes) et de réafficher le planning en entier.

Menu Séjour

89

Impression du planning Cette fonction permet d'imprimer le planning d'un ensemble d'emplacements. Au niveau des sélections, l'utilisateur peut indiquer une catégorie et un secteur d'emplacements particuliers, la date de début de visualisation, et le type d'impression. L'impression soignée correspond à la vue de l'écran de planning et demande plus de temps que l'impression rapide. Préciser le classement voulu, le format d'impression (Portrait ou Paysage), puis cliquer sur le bouton "imprimer".

Haut de page

Manuel-eSeason

90

Plan Graphique Accès : Menu Séjours \ Disponibilités Présentation

Le plan graphique permet d'afficher à l'écran le plan du camping et, pour une date donnée, de visualiser les emplacements suivant les situations recherchées (libres, réservés, forfaits, présents ou options).

Prise en main Action sur emplacement Plan des emplacements libres, création de séjour

Prise en main Période Par défaut, le plan s'affiche à la date du jour afin de donner une image de l'établissement sur la journée. Il est possible de choisir à la semaine ou une période donnée. Situation A l'ouverture, le plan affiche les emplacements libres. Ce réglage par défaut se modifie en paramétrage du plan graphique. Un tableau permet de sélectionner les situations à afficher. Lecture des informations A chaque passage sur un emplacement, il y a affichage, en haut et à gauche de l'écran, d'une série d'informations concernant l'élément (code et catégorie de l'emplacement, nom du client, état et dates du séjour). Une bulle d'aide précise le numéro de l'emplacement survolé.

Action sur emplacement Menu En cliquant sur le symbole affiché dans l'emplacement, vous avez accès à un menu flottant pour procéder aux différentes actions possibles.

Créer ou modifier un client / créer ou modifier un séjour.

Voir la liste des séjours ou les images de cet emplacement.

Voir le détail ou le descriptif de l'emplacement.

Voir le planning ou l'inventaire.

Imprimer le plan avec cet emplacement précisé.

Créer un devis de séjour.

Le Bouton donne accès aux réglages de présentation du plan avec la couleur et le code (lettre, numéro) en fonction de chaque situation.

Menu Séjour

91

Plan des emplacements libres, création de séjours Cette manipulation permet d'imprimer un plan, en noir et blanc, des emplacements disponibles pour une période (pour un client de passage par ex.). Il est également possible de créer rapidement des séjours depuis le planning. Imprimer un plan des emplacements libres Le jour d'arrivée est positionné sur la date du jour, il reste à indiquer la date de départ. Le plan s'actualise et n'affiche plus que les emplacements disponibles. Cliquer sur le bouton imprimer. Création d'un séjour Sélectionner les dates puis faire un clic droit. Dans le menu, choisir "Client" pour accéder à la recherche client : une fois celui-ci choisi ou créé, la création du séjour se lance en remplissant automatiquement les champs de Nom, date, emplacement.

Haut de page

Manuel-eSeason

92

Annulation des Options Accès : Menu Séjours \ Disponibilités Présentation L'annulation automatique des options est lancée uniquement par l'utilisateur et en aucun cas par le logiciel.

Par défaut, à l'entrée dans cette fenêtre, aucune option n'est annulable.

Cette fonction permet d'annuler un certain nombre d'options arrivées à échéance sans avoir à visiter les fiches clients une par une.

Réglages Le nombre de jour avant l'alerte est paramétrable en Menu \ Administration \ Paramètres entreprise. Le réglage "Dont les dates d'arrivées sont inférieures au.." permet d'éviter de supprimer des options saisies pour la saison suivante. Le réglage "Options bloquées" permet de demander (ou non) l'affichage des options dont le numéro d'emplacement est bloqué.

Résultats Il est possible de décocher des options que l'on voudrait conserver. Une liste peut être imprimée avant de lancer l'annulation définitive. Après l'annulation, une liste est automatiquement éditée.

Menu Séjour

93

Prolongation des Séjours Accès : Menu Séjours \ Disponibilités Présentation Cette fonction permet la sélection des clients "Présents" ou "Partis" dont les séjours non facturés pourraient être prolongés. Elle sert à modifier automatiquement les dates de départ de ces séjours sans avoir à aller le faire dans chaque fiche séjour. Les séjours en situation option, réservation ou supplément ne sont donc pas concernés par cette fonction.

Utilisation Réglages Par défaut, c'est la date du jour J qui est montrée, le départ est donc repoussé à J+1 si on ne change rien. La date de départ est repoussée au lendemain de la date indiquée dans la zone de date. Résultats

Les séjours sont classés selon la possibilité de les maintenir ou non sur le même emplacement.

Il est possible de décocher certains séjours de la liste. Les séjours ne pouvant être maintenus sur le même numéro sont à traiter manuellement via la fiche séjour. Nb : s'il existe des promotions liées aux séjours à prolonger :

• si la promotion devient applicable, elle est appliquée. • si la promotion a été cochée en rouge dans le séjour, elle reste cochée en rouge et n'est pas

affectée par la prolongation de ce séjour.

Manuel-eSeason

94

Liste des Attentes Accès : Menu Séjours \ Disponibilités Cette fonction permet d'accéder à l'ensemble des attentes qui ont été saisies dans les fiches client. Après avoir sélectionné les critères et les dates de recherche, les traitements suivants sont :

• lancer la recherche, • ouvrir la fiche client, • supprimer l'attente (de la liste et de la fiche client en même temps), • chercher un emplacement, • créer un séjour avec les valeurs de l'attente (dates, emplacement choisi).

voir Attentes

Menu Séjour

95

Optimisation du Planning

Accès : Menu Séjours \ Disponibilités

Présentation Cette fonctionnalité optionnelle permet de limiter le nombre de trous dans le planning, et du coup d'accroître le nombre de nuits vendables.

Critères de travail

L'optimisation du planning se fait sur un seul poste, de préférence sur le serveur : tous les utilisateurs doivent sortir d'eSeason, la passerelle doit être impérativement fermée.

L'optimisation du planning se fait sur une seule catégorie à la fois.

Choix de la catégorie à optimiser

Dans la liste des catégories, choisir celle à optimiser.

Si cette catégorie est présente dans divers secteurs, il y a possibilité de choisir entre :

• optimiser en gardant le séjour sur un emplacement du même secteur que celui choisi initialement

• optimiser en autorisant le déplacement du séjour sur un emplacement d'un autre secteur que celui choisi initialement.

Période d'optimisation

Il est possible de choisir la période à optimiser, ou de sélectionner une période prédéfinie :

• semaine en cours • semaine flottante • mois en cours • mois flottant • années en cours

Critères d'optimisation

Dans cette section, il faut définir les critères qui permettront la meilleure optimisation.

Il est possible de choisir entre :

• des critères recommandés par le système • des critères définis dans la dernière optimisation effectuée sur la même catégorie • définir ses propres critères en combinant les règles suivantes :

réduire les trous de planning dont le nombre de nuits est inférieur ou égal à X nuits + nombre de nuits souhaité

augmenter les trous de planning permettant de positionner un maximum de séjours de X nuits + nombre de nuits souhaité.

Lancer l'optimisation

Manuel-eSeason

96

Cliquer sur le bouton "Calculer l'optimisation"

Résultats

Une fois le traitement de l'optimisation du planning terminé, les informations suivantes sont affichées :

Résultat de l'optimisation pour la catégorie sélectionnée

Les résultats sont affichés sous forme de camembert avant optimisation et après optimisation, présentant chacun :

• le pourcentage de nuits facilement vendables (de couleur verte) • le pourcentage de nuits difficilement vendables (de couleur orange).

On a aussi une idée du gain généré par l'optimisation si elle est appliquée.

Liste des X séjours déplacés

Les séjours déplacés pour le calcul de l'optimisation sont affichés dans un tableau récapitulatif vous permettant aussi d'en visualiser les commentaires.

Ceci permet éventuellement de vérifier qu'on tient bien compte des remarques/souhaits des clients.

Astuces : Penser à bloquer les emplacements sur les fiches séjour des clients qui émettent des souhaits spécifiques. Exemple : "je souhaite être à côté de la famille XXX". Voir le planning optimisé

Cliquer sur le bouton "Aperçu du planning optimisé" permet de pré-visualiser le planning tel que le traitement d'optimisation le propose.

Une fois le planning visualisé, on a libre choix d'appliquer l'optimisation ou d'annuler pour revenir à l'état initial.

Haut de page

Menu Séjour

97

Arrivées / Départs

Arrivée, Départ et Ménage Accès : Menu Séjours \ Arrivées Départs. Présentation Cette fiche présente une vision par emplacement et sur une journée de l’activité du camping (arrivée et départ) associée à un suivi du ménage.

Réglages Résultats Impression

Réglages Emplacements

• Avec mouvement = arrivant OU partant OU les 2 ensemble (réglage par défaut) • Avec rotation = arrivant ET partant • Avec arrivant seulement • Avec partant seulement

Ménage: la gestion des ménages s’active dans Menu \ Administration \ Paramétrage \ Entreprise, (Onglet Séjour) et ne s’applique qu’aux emplacements appartenant à une catégorie de type location (Menu \ Administration \ Paramétrage Emplacement)

• Tous = pas de ménage, à faire, fait, ne pas faire • A faire = pour les locations uniquement, ayant un départ OU une arrivée. • Fait = dont le ménage a été déclaré fait (clic sur le symbole ménage) • A ne pas faire = dont le ménage était déclaré manuellement à ne pas faire (clic sur le symbole ménage)

Masquer les emplacements déjà traités Cette case à cocher permet de faire disparaître de la liste des résultats les emplacements dont les arrivées et/ou départs ont été traités c'est-à-dire passés en situation présent/parti. L’état du ménage n’intervient pas dans ce filtrage. Masquer les tarifs de séjour Permet de faire afficher ou pas le tarif appliqué sur les séjours. Situation des séjours Permet de choisir une ou plusieurs situation de séjours (option, réservations, présents, partis, suppléments). Type de clients Permet de choisir le type de client sur lequel la liste va porter. Ainsi, on pourra sortir de cette liste les TO, les CE, ... Choix du jour à visualiser Les jours d’arrivées sont paramétrables en Menu \ Administration \ Paramétrage Entreprise, (Onglet Séjour).

Résultats

Manuel-eSeason

98

Généralités Le résultat se lit par ligne, chacune correspondant à 1 emplacement. Ne sont présentés que les emplacements sur lesquels il y a un mouvement (arrivée, départ, ou les deux). Un emplacement vide ou avec un séjour en cours n’apparaît donc pas. Les manipulations possibles sont : changer le statut du ménage (voir plus bas), préparer les changements de situation des séjours (voir plus bas). Colonne sens

La signalétique indique, grâce à une flèche, si l’emplacement a une arrivée , un départ , ou

les deux . Colonne Ménage La signalétique indique si le ménage est fait , à faire , à ne pas faire , ou pas utilisé (emplacement de camping). Le changement de statut du ménage est manuel (par clic sur le symbole) afin d’indiquer, par exemple, que le ménage est fait. Colonne Heure Il s’agit par défaut de l’heure d’arrivée/départ prévue en Menu \ Administration \ Paramétrage Entreprise, (Onglet Séjour). Celle-ci est modifiable dans chaque fiche séjour. Changer la situation des séjours : En cliquant sur , on prépare les changements de situation des séjours (vers présent ou parti) qui se feront en même temps

après clic sur .

Impression La liste des arrivées et des départs On peut imprimer les résultats de la recherche (ex : liste arrivée/départ d’aujourd'hui). Ménage Il faut préalablement effectuer les réglages sur le statut du ménage afin d’imprimer par exemple, une liste des ménages "à faire". Les colonnes du tableau sont triables (par clic sur le titre) pour classer la liste par secteur ou numéro d’emplacement.

Haut de Page

Menu Séjour

99

Liste des Arrivées Accès : Menu Séjours \ Arrivées Départs. Présentation Cette liste vous permet de gérer de manière interactive vos arrivées.

Recherche Indiquer la période sur laquelle travailler, par défaut "aujourd'hui" est proposé. Les séjours de "Supplément" n'ont qu'une seule situation possible, ils ne sont donc pas cliquables pour les passer en "Présent". On peut juste constater qu'il y a des séjours en "Supplément" arrivant dans la période demandée. Vérifier les participants saisis Cette case à cocher permet de vérifier la cohérence entre les participants saisis sur le séjour et le nombre de personnes calculé à partir des données saisies dans les rubriques de type personne. Le contrôle est considéré comme "bon" si le nombre de participants cochés dans le séjour est égal au nombre de personnes, noté au jour de l’arrivée, dans les rubriques de suppléments.

Résultats Une fois la recherche lancée, sont alors affichés tous les séjours devant arriver dans la période. Les clients avec une alarme de remarque sont signalés par un triangle rouge. On peut voir le solde du séjour et le montant "A recevoir" c'est-à-dire la somme totale due. Changement de situation des séjours Il y a deux manières d'enregistrer l'arrivée des clients :

• manuellement : en double cliquant sur la ligne concernée; on ouvre la fiche séjour. On peut y modifier la situation : passage à "Présent"

• automatiquement : en cliquant sur la croix rouge pour la passer en vert sans visualiser le client.

On peut répéter l'opération pour plusieurs clients et ensuite cliquer sur pour faire passer "Présent" tous ceux cochés en vert.

Manuel-eSeason

100

Liste des Départs Accès : Menu Séjours \ Arrivées Départs. Présentation Cette liste vous permet de gérer de manière interactive vos départs.

Recherche Indiquer la période sur laquelle travailler, par défaut "aujourd'hui" est proposé. Les séjours de "Supplément" n'ont qu'une seule situation possible, ils ne sont donc pas cliquables pour les passer en "Parti". On peut juste constater qu'il y a des séjours en "Supplément" partant dans la période demandée. Vérifier les participants saisis Cette case à cocher permet de vérifier la cohérence entre les participants saisis sur le séjour et le nombre de personnes calculé à partir des données saisies dans les rubriques de type personne. Le contrôle est considéré comme "bon" si le nombre de participants cochés dans le séjour est égal au nombre de personnes, noté au jour de l’arrivée, dans les rubriques de suppléments.

Résultats Une fois la recherche lancée, sont alors affichés tous les séjours devant partir dans la période. Les clients avec une alarme de remarque sont signalés par un triangle rouge. On peut voir le solde du séjour et le montant "A recevoir" c'est-à-dire la somme totale due. Changement de situation des séjours Il y a deux manières d'enregistrer le départ des clients :

• manuellement : en double cliquant sur la ligne concernée; on ouvre la fiche séjour. On peut y modifier la situation : passage à "Parti"

• automatiquement : en cliquant sur la croix rouge pour la passer en vert sans visualiser le client.

On peut répéter l'opération pour plusieurs clients et ensuite cliquer sur pour faire passer "Parti" tous ceux cochés en vert.

Menu Séjour

101

Édition des Fiches de Police Accès : Menu Séjours \ Arrivées Départs. Indiquer s'il s'agit de séjours présents ou arrivés entre deux dates et si l'on veut tous les clients ou pas. Par défaut, le pays présenté est le pays dans lequel le camping est situé. (voir "Menu \ Administration \ Paramétrage Client Divers" ) Cela permet d'avoir :

• soit seulement les clients du pays affiché. • soit seulement les clients étrangers au pays affiché.

Manuel-eSeason

102

Réservations Internet

Réservations et paiements Internet Accès : Menu Séjours \ Réservations Internet. Présentation Cet outil permet le traitement des demandes de réservation et des paiements en provenance d’Internet : Thelis Résa, autres opérateurs.

Généralités Les messages sont caractérisés par un symbole indiquant s'il s'agit d'une réservation Camping, Location ou d'un Paiement. Par défaut, on voit le détail du premier message. Pour traiter un message, il faut le sélectionner.

Client Les informations, renseignées par le client sur Internet, apparaissent. Il est possible de les modifier afin de réparer une éventuelle erreur de frappe. Un bouton signale la présence d'un doublon c'est à dire qu'un client existe avec le même nom. En cliquant sur ce même bouton, on peut associer ce client avec celui existant ou vérifier simplement.

Séjour Ces données ne sont pas modifiables car il s'agit de la demande effectuée par le client. Une recherche d'emplacement doit être réalisée pour positionner le séjour. Il est tout à fait possible qu'il n'y ait plus d'emplacement libre à ce moment (il y en avait au moment où le client a fait sa demande sur Internet).

Paiement Modes de paiement : espèces, chèques, Chèques vacances, ... Un paiement pourra être rejeté s'il n'est pas encaissable immédiatement. Ex : un chèque n'est pas arrivé au camping en même temps que la réservation Internet : il doit être rejeté et sera encaissé comme un paiement classique à sa réception. Cas de la vente à distance par carte bancaire L'état est grisé et les infos sont cryptées.

Traitement

Menu Séjour

103

Accepter / refuser

ou • Accepter (directement) : ce bouton permet de valider les demandes et les paiements

associés. • Accepter avec modification : ce bouton permet de valider les demandes et les paiements

associés tout en ouvrant la fiche séjour. NOTA : le comportement du bouton "Accepter" est à définir dans le menu "Admin \ Paramétrages \ Entreprise \ Onglet Préférences - "Ouvrir la fiche séjour dès que la réservation Internet est validée" Si cette option est cochée, le fait de cliquer sur "+Accepter" lancera la fonction "Accepter avec modification".

• Refuser : rejet de la demande et du paiement associé. Résultat Une demande acceptée + un paiement accepté = création d'un séjour en "Réservation". Une demande acceptée + un paiement rejeté = création d'un séjour en "Option".

Haut de page

Manuel-eSeason

104

Historique des réservations et des paiements Accès : Menu Séjours \ Réservations Internet.. Pour retrouver rapidement un numéro de dossier, cliquer sur la loupe de l'en-tête de cette colonne et taper le numéro désiré. Les messages sont composés le plus souvent de deux lignes, une pour le paiement et une pour la réservation elle-même. Dans le cas d'un paiement seul, il n'y aura qu'une ligne. Les messages peuvent avoir trois états :

• En attente (de traitement) • Traité (c'est-à-dire accepté et transféré dans eSeason)

on peut retraiter un message déjà traité à condition de supprimer dans eSeason ce qui a déjà été traité (séjour/règlement)

on peut ne retraiter que le séjour ou bien seulement le règlement ou bien les deux messages.

• Annulé si le message a été annulé, le retraitement est possible directement. il faut alors retraiter les deux éléments du message s'il y a un paiement.

Pour retraiter un message, le sélectionner et cliquer sur le bouton "Retraiter". Par double clic sur un message, on accède aux détails de celui-ci.

Menu Séjour

105

Historique des demandes d'information Accès : Menu Séjours \ Réservations Internet. Renseigner les différentes cases et cliquer sur "Rechercher" :

• les messages "non traités" correspondent à des demandes d'information récupérées sur Internet mais non traitées.

• les messages "traités" correspondent à des demandes d'information récupérées sur Internet et incorporées dans eSeason.

• les messages "ignorés" correspondent à des demandes d'information récupérées sur Internet mais ignorées ou refusées.

Le bouton sert à retraiter une ou plusieurs demandes déjà traitées.

Le bouton sert à revalider une ou plusieurs demandes annulées ou ignorées par erreur.

Manuel-eSeason

106

Opérations sur emplacement

Planning d'un Emplacement Accès : Menu Séjours \ Opérations sur emplacement. Présentation Cette fonction permet la visualisation du planning spécifique d'un emplacement.

Généralités On peut sélectionner l'emplacement dans la liste déroulante ou saisir son code dans la case de droite. Par défaut : l'année et le mois en cours sont proposés. Il est possible, à partir du planning, d'affecter un emplacement à un client ou de modifier ce séjour de la même manière qu'en planning général. Les couleurs du planning général et du planning d'un emplacement sont identiques.

Menu Séjour

107

Permutation Emplacements Accès : Menu Séjours \ Opérations sur emplacement. Présentation Cette fonction permet d'intervertir plusieurs séjours.

Etape 1

Sélectionner, dans la zone de recherche, le premier client à permuter.

Si le client a plusieurs séjours : sélectionner dans la fenêtre suivante le séjour à permuter.

Etape 2

Cliquer sur "créer" pour ajouter des lignes et continuer à sélectionner les clients.

Quand tous les clients ont été sélectionnés, indiquer le nouvel emplacement à attribuer à chaque client.

Etape 3

Cliquer sur . Le logiciel fait le contrôle global et, si tout est possible, valide cette permutation.

Manuel-eSeason

108

Mise en Indisponibilité Accès : Menu Séjours \ Opérations sur emplacement. Présentation Cette fonction permet de bloquer le planning d'un ou plusieurs emplacements en les rendant indisponibles sur une période donnée.

Généralités On peut ajouter la raison de ce blocage (elle apparaîtra sur le planning). Pour rendre à nouveau un emplacement disponible : le sélectionner et le libérer. Pour la plupart des statistiques, il y a la possibilité d'indiquer si les emplacements indisponibles doivent être exclus ou non du stock.

Menu Séjour

109

Relevé des Compteurs Accès : Menu Séjours \ Opérations sur emplacement. Présentation Une fois mise en place la gestion des compteurs par emplacement, cette fonction permet de gérer les relevés de façon globale.

Généralités On peut imprimer une liste des compteurs avec l'index actuel afin de préparer les relevés. Suite au relevé sur le terrain, on vient renseigner les index de fin sur l'écran. Le logiciel calcule les quantités consommées et, en validant, les prestations correspondantes sont enregistrées dans les fiches des clients concernés. On peut aussi imprimer la liste une fois qu'elle a été calculée. On peut aussi enregistrer en fichier "Texte" ou de préférence au format "Excel" les données présentes à l'écran pour aller saisir directement sur le terrain les index de fin dans ce fichier. De retour au bureau, on peut réimporter ce fichier pour une mise à jour directe des index de fin. Le nom du fichier exporté ne doit pas être modifié et doit être réimporté à l'identique car c'est lui qui contient l'information concernant le compteur traité.

Manuel-eSeason

110

Ventes Annexes

Ventes Annexes Accès : Menu Séjours \ Ventes annexes. Présentation Cette fonction permet de saisir les règlements correspondant aux ventes de produits annexes.

Généralités

L'écran affiche, sous forme de boutons, les produits déjà paramétrés.

Saisir une vente

Cliquer sur un bouton de produit : par défaut la quantité se met à 1 (en cliquant plusieurs fois, on peut faire modifier la quantité sans avoir à la saisir).

Retour de vente

Préciser si besoin qu'il s'agit d'un retour et non pas d'une vente.

Annuler une ligne de vente

La sélectionner dans la grille et cliquer sur le bouton Annuler Ligne.

Enregistrer la vente

Le bouton déclare la fin de vente.

Encaisser le règlement

voir Réglement

S'il s'agit d'un retour de vente, la fenêtre de règlement sera positionnée sur "remboursement".

Récapitulatif des ventes

Menu Séjour

111

voir Modification des ventes

Vente sur fiche client et vente anonyme Sur fiche client

Il est possible d'appeller la fonction "vente annexes" depuis le bouton option "Ventes annexes" ou

en cliquant (sur la fiche client) sur le bouton .

Il est possible de ne pas régler sur l'instant, il suffit de cliquer alors sur pour mettre le client en "compte". Il est possible de lancer la facturation immédiate de cette vente, avec ou sans règlement. Ventes anonymes Le règlement doit obligatoirement être fait, sinon la vente n'est pas enregistrée (pas de mise en compte). Les ventes annexes saisies en dehors de la fiche client génèrent des mouvements financiers sur un

client numéro 0. Les factures des ventes annexes anonymes sont libellées "Facture Interne".

Voir aussi Facturation des ventes

Le bouton multirèglement

Ce bouton n'est actif que dans le cas de ventes annexes anonymes. Il permet de faire, par exemple de la saisie de recette et de détailler les divers règlements perçus. On peut créer une ligne unique pour l'ensemble des espèces mais il convient de détailler les différents chèques/CB afin de préparer la bonne utilisation des remises en banque.

Haut de page

Manuel-eSeason

112

Consultation et modification des ventes annexes Accès : Menu Séjours \ Ventes annexes. Présentation Cette fiche va permettre une vue d’ensemble des ventes effectuées, qu’elles l’aient été sur les fiches clients ou par la saisie des ventes annexes anonymes. Elle dispose également d’outils de modification permettant de corriger les ventes de produits annexes ainsi que les règlements correspondants.

Réglages Résultats Modification des ventes et règlements

Réglages De nombreux filtres sont à disposition afin de trouver les ventes recherchées (n° de client, factures, dates, produit….).

Indiquer le mode de recherche, le mode de classement, cliquer sur le bouton .

Résultats Le tableau obtenu montre les ventes enregistrées aussi bien en saisie "anonyme" qu'en saisie "nominative" dans les fiches clients et ce, sans préjuger d'un encaissement ou d'une facturation. Les résultats sont catégorisés en deux parties : les règlements et les ventes. Attention : en cas de modification, il convient d’intervenir sur les règlements et la vente afin de ne pas générer un déséquilibre. Il est ensuite possible de demander l'impression des résultats. L'exportation peut se faire soit vers un fichier texte ou vers un fichier Excel. Un double clic permet d’accéder soit au règlement soit à la vente. Cela est particulièrement utile.

Modification des ventes et des règlements Si on modifie une vente, il faudra modifier obligatoirement un règlement. Sinon, un déséquilibre va se créer entre les produits vendus et leurs règlements. L'inverse est tout aussi valable. Indiquer la date des ventes à modifier, la machine affiche alors le total et le détail des ventes effectuées et des règlements encaissés. En sélectionnant une ligne de vente, on obtient les paiements qui sont ventilés sur cette vente. Les lignes concernées sont mises en évidence par un fond coloré en orange. La correction des ventes et des règlements est identique, sélectionner la vente ou le règlement et cliquer sur le bouton correspondant au traitement désiré. En cas de modification, il y a affichage d'une fenêtre contenant les informations de l'opération avec possibilité de correction sur toutes les zones. En cas de suppression, il y a demande de confirmation avant d'annuler l'opération.

Menu Séjour

113

Si les ventes sont facturées (numéro différent de zéro dans la zone Fact.), les options de modification et de suppression ne seront pas actives. Dans ce cas, il y a possibilité de sélectionner la facture dans la table, et de générer un Avoir ou de demander un Duplicata en cliquant sur les boutons correspondants.

Haut de la page

Manuel-eSeason

114

Facturation des Ventes Annexes Accès : Menu Séjours \ Ventes annexes. Présentation Seules les ventes annexes anonymes peuvent être facturées dans cette fenêtre.

Généralités

Indiquer la date limite des ventes à prendre en compte et cliquer sur le bouton . On peut ensuite décocher les produits que l'on ne désire pas facturer en cliquant dessus et inversement. La date de la facture sera celle du jour en cours, donc si l'on désire une facturation mensuelle, il faudra obligatoirement facturer les ventes au plus tard le dernier jour du mois.

NB : les ventes annexes, comme les autres encaissements saisis dans eSeason, doivent être facturés. Ceci permet de ressortir la TVA et de connaître le chiffre d'affaires réalisé sur les postes de vente des produits annexes.

Menu Séjour

115

Gestion du stock Accès : Menu Séjours \ Ventes annexes. L'utilisation de la gestion du stock se paramètre en Menu \ Administration \ Paramétrage des tarifs, ventes annexes. Cette fenêtre permet la saisie manuelle de mouvements de stock. On peut choisir de faire une entrée (initialisation, commandes reçues etc....) ou des sorties (pertes, vols, ajustement). voir paramétrage du stock

Manuel-eSeason

116

Consultation du stock Accès : Menu Séjours \ Ventes annexes. Cette fenêtre permet de visualiser l'état du stock. Les résultats tiennent à la fois compte des entrées/sorties faites par le biais des ventes/retours et des mouvements manuels.

voir ventes annexes voir Gestion du stock

Menu Séjour

117

Plannings Annexes

Plannings Annexes Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Présentation Les plannings annexes permettent de visualiser et de gérer l'utilisation des produits loués (lit Bébé, courts de tennis, vélos...).

Paramétrage Créer un type de planning Sélectionner le premier dossier "Plannings annexes" dans l'arborescence (à gauche).

Cliquer sur puis indiquer le nom (Lit BB, Tennis..) et préciser la durée des créneaux de location (jour, heure..). Enregistrer pour créer le nouveau type. Créer les objets à louer

Sélectionner, à gauche dans l'arborescence, le type de planning et cliquer sur . Il y a 2 options : création à l'unité ou création rapide (série). Associer les plannings sur les produits vendus Une fois les différents plannings créés, on peut les relier à des rubriques de tarifs de suppléments ou bien à des tarifs divers. Définir des préférences d'utilisation des plannings annexes Pour l'ensemble des plannings annexes, on va définir des préférences de comportement du logiciel.

• Paramétrage général Contrôle de saisie sur la fiche séjour : pas de contrôle, avertissement à la

validation du séjour si aucune saisie. Libellé par défaut en création d'un planning annexe depuis un séjour :

nom+prénom, emplacement+nom+prénom. Afficher les plannings annexes sur la fiche client : permet de créer une ligne

d'information de planning annexe dans l'onglet "Séjours et extra" du client. • Création d'un planning annexe depuis un séjour

Permet de définir si le planning annexe commence le même jour que le séjour ou le lendemain et s'il se termine à la date de fin du séjour ou la veille.

• Création d'un planning annexe à la demi-journée depuis un séjour Permet de définir si le planning annexe à la demi-journée commence le même

jour que le séjour ou le lendemain et s'il débutera l'après-midi ou le matin. Permet de définir si le planning annexe à la demi-journée se terminera là la date

de fin de séjour ou la veille et s'il finira l'après-midi ou le matin.

Utilisation Au moment de la saisie d'une prestation, il est possible de faire appel au planning annexe en cliquant sur le bouton .

Manuel-eSeason

118

En cliquant sur ce bouton, eSeason affiche le planning complet du type de location (frigo, téléviseur...). Il suffit de cliquer sur la ligne correspondant au numéro de planning à attribuer au client. Important : la gestion des plannings annexes n’est que partiellement liée à la gestion des séjours ou des prestations, c'est-à-dire qu'en cas de suppression d’un séjour ou d’une prestation, les plannings annexes seront supprimés, mais en cas de modification, il faudra aussi faire la modification sur les plannings annexes. La création d'un planning annexe, génère un élément visible dans l'onglet "Séjour et extra" de la fiche client (voir plus haut, paragraphe Paramétrage). On peut double-cliquer sur cet élément et retourner sur le planning annexe. Par clic droit sur un élément de planning annexe, on obtient un menu flottant permettant de :

• copier et coller un planning, • déplacer le planning où l'on veut ou seulement aux mêmes dates, • d'accéder directement au client ou au séjour.

Haut de page

Menu Séjour

119

Liste des Plannings Annexes Accès : Menu Séjours \ Ventes annexes. Cette liste sert à imprimer les différents plannings annexes.

Elle permet un contrôle écrit de ce qu'il faut aller récupérer sur les emplacements ou bien de ce qu'il faut préparer pour les arrivées du jour.

Manuel-eSeason

120

Récapitulatif des Plannings Annexes Accès : Menu Séjours \ Plannings annexes. Cette fenêtre permet de lister le nombre de réservation sur les plannings annexes : à partir d’une date et jusqu’à 10 semaines.

En double cliquant sur une ligne ou en cliquant sur , on ouvre la fenêtre "Liste des plannings annexes" correspondant au type de planning de la ligne et à la période d’analyse définie. La liste obtenue est imprimable et exportable en texte ou vers Excel.

Menu Séjour

121

Listes

Liste sur les Séjours Accès : Menu Séjours \ Listes. Présentation Ce module permet d'extraire des séjours en fonction de différents critères :

Partie haute de l'écran Indiquer la sélection à effectuer :

• séjours en date (saisie, arrivée, départ, séjour.) compris entre deux dates • état des séjours (options, réservations, présents, etc...) • un Départ et/ou une Arrivée dans une certaine plage horaire

si on coche les deux cases, il faudra que le séjour respecte les deux conditions pour qu'il soit listé,

si on décoche une des deux cases, seule celle cochée permettra un filtre,

si aucune n'est cochée, les heures ne seront plus prises en compte. • sélections : si plusieurs choix sont faits dans les différentes sélections,

seuls les séjours correspondant exactement à toutes ces sélections seront pris en compte.

Dans la partie basse de l'écran

On peut cocher plusieurs cases à " " à la fois : les séjours correspondant à une de ces coches seront pris en compte. On ne peut cocher qu'une seule case à "Point" à la fois : seuls les séjours correspondant à ce point seront pris en compte.

Il est possible de sélectionner par ou de décocher par toute une liste d'un coup. Le premier onglet permet le choix des tarifs et des séjours des différents types de clients

• ceci pour ne faire porter la liste que sur certains tarifs de base ou de supplément • ou bien, par exemple, pour constater les arrivées des clients de tel ou tel T.O.

Le deuxième onglet permet d'indiquer • une sélection sur les catégories ou sur les secteurs du camping • les informations complémentaires Séjour.

Le troisième onglet permet de filtrer sur : • les pays, canaux d’accès, notations, civilités et critères. • les différents types de clients.

Le quatrième onglet sert, par exemple, à calculer le montant de l’assurance annulation quand elle est incluse dans le séjour et non pas rajoutée. Le cinquième onglet permet d'indiquer le classement désiré et l'ordre des zones à imprimer. Si trop de zones sont cochées, un message vous l'indiquera. Il faudra alors faire une demande plus réduite ou bien demander l'impression en mode paysage.

Manuel-eSeason

122

Listes existantes Une fois que la liste est au point, on peut l'imprimer ou la consulter à l'écran.

On peut aussi l'enregistrer en cliquant sur pour la nommer et ainsi pouvoir la réemployer une prochaine fois. Pour modifier une liste existante, appeler la liste modèle, la modifier, et refaire enregistrer.

On peut copier une liste pour en créer une autre : appeler la liste modèle, puis cliquer sur , lui donner un autre nom, ensuite la modifier et faire "Enregistrer". Il est possible de "Supprimer" une liste devenue inutile. La liste déroulante du haut de l'écran permet alors de choisir parmi les listes déjà enregistrées.

Impression

Une fois la liste créée ou choisie, on peut, en cliquant sur : • l'imprimer, • imprimer les fiches de séjour correspondant à la sélection extraite.

Haut de page

Menu Séjour

123

Liste des Séjours par rubrique Accès : Menu Séjours \ Listes. Il est possible de trouver tous les séjours qui ont utilisé telle ou telle rubrique entre deux dates. La sélection peut porter sur tous les tarifs de suppléments ou seulement certains. On peut ainsi vérifier, par exemple :

• Tous les branchements électriques suivant les ampérages. • Les emplacements avec animaux. • Les emplacements avec tente supplémentaire. • La prestation "Choix de l'emplacement" • etc...

Manuel-eSeason

124

Liste des Motifs d'Annulation ou de Modification Accès : Menu Séjours \ Listes.

Présentation Le Suivi des Modifications ou Annulations s'active en Menu \ Administration \ Paramétrage \ Entreprise.

Généralités

Il est possible, à chaque modification ou annulation de séjour, d'indiquer un des motifs prédéfinis en Menu \ Administration \ Paramétrage Clients :

• le motif peut être accompagné d'une remarque que l'utilisateur doit saisir • il est enregistré avec le code utilisateur en cours et ne peut pas être modifié.

En Menu \ Administration \ Gestion des utilisateurs \ Gestion des Utilisateurs, on peut, par utilisateur, rendre obligatoire ou non la saisie d'un motif et de sa remarque. La liste des motifs enregistrés peut être consultée dans Menu \ Séjours \ Listes \ Liste des motifs de modification.

La liste peut être obtenue entre deux dates :

• pour tous les motifs ou un motif précis • pour tous les utilisateurs ou certains • pour toutes les actions ou seulement les créations, modifications ou annulations • pour tous les cas ou seulement pour les Séjours, les Indisponibilités ou les Mouvements

Financiers. En double cliquant sur une ligne affichée, on obtient l'état du séjour ou du règlement avant et après modification. La ou les modifications apparaissent en gras dans la liste.

La liste des motifs en "Création" ne concerne que les mises en indisponibilité des emplacements.

Menu Séjour

125

Liste quantitative des rubriques Accès : Menu Séjours \ Listes. On peut indiquer, rubrique de supplément par rubrique de supplément, quelles sont celles que l'on veut additionner dans la même colonne. A chaque rubrique, il est nécessaire d'indiquer si cette rubrique est comptabilisée 1 fois/séjour ou en fonction des mouvements. Il faut ensuite nommer les colonnes en tapant un Libellé dans la case située à droite du numéro de colonne. Pour une plus grande facilité d'addition, on peut trier les 3 colonnes "tarif, rubriques, colonne" par ordre alphabétique pour faire, par exemple, la somme de toutes les rubriques "Adulte". Pour cela, cliquer sur l'en-tête de colonne rubrique. Ces réglages sont conservés d'une fois sur l'autre. Une fois les dates voulues mises en place, il faut cliquer sur la loupe pour activer la recherche. On peut voir et imprimer le résultat

• soit jour par jour sur toute la période demandée et avec une ligne par client, • soit jour par jour sur toute la période demandée et avec un cumul des résultats par date, • soit en cliquant sur la ligne désirée sur une seule date avec ou sans cumul des résultats.

Les résultats peuvent être imprimés et exportés.

Manuel-eSeason

126

Liste des Séjours par Emplacement Accès : Menu Séjours \ Listes. On peut imprimer ou visualiser la liste des séjours d'un emplacement entre deux dates. Au niveau des sélections, l'utilisateur doit indiquer :

• le code de l'emplacement, • les dates de début et de fin de recherche, • si oui ou non la liste doit indiquer les montants.

Cliquer ensuite sur le bouton d'impression ou de visualisation pour obtenir la liste.

Menu Séjour

127

Exportation Séjours soumis à l'assurance Présentation Cette fonctionnalité est utile en cas d'accord avec un partenaire assureur ; elle permet de lui fournir la liste des séjours assurés. Les partenaires actuels sont :

• Assurance Gritchen (Campez Couvert) • Assurance Tolède • Assurance Sart (Axelliance)

Généralité Cette fonctionnalité permet d'exporter les séjours dans lesquels le gestionnaire a saisi au moins une prestation de type "assurance annulation" si celle-ci est cochée comme étant "exportable" dans son paramétrage (voir le document spécifique de paramétrage pour chaque Assurance). Seuls les séjours en situation "Réservation, "Présent" ou "Parti" sont susceptibles d'être exportés. L'export s'effectue dans un fichier au format "TXT" ou "XLS" dans le répertoire prévu au niveau du paramétrage.

Paramétrage Accès : Menu Admin \ Paramétrage \ Tarifs \ Prestation \ Assurance annulation.

Cliquer sur le bouton " " pour accéder au paramétrage de l'export. Dans l'écran de paramétrage, il faut indiquer :

• le répertoire dans lequel générer le fichier, • l'adresse mail et le modèle de document à utiliser pour un transfert par mail du fichier

généré, • les zones à exporter suivant le format de fichier demandé par l'assureur (TXT ou XLS).

Si la case "Jamais" n'est pas cochée, l'exportation se déroulera telle que définie plus haut dans l'écran de paramétrage.

La périodicité sera indiquée par l'assureur.

L'exportation aura lieu de manière automatique à l'ouverture d'eSeason, sans intervention de l'utilisateur.

Manuel-eSeason

128

Si la case "Jamais" est cochée, c'est qu'on veut utiliser l'export manuel qu'on trouvera dans Menu Séjours \ Listes \ Exportation Séjours soumis à l'assurance.

On peut choisir d'exporter soit :

• tous les séjours comportant une assurance exportable, • seulement les séjours créés jusqu'à telle date. • on peut aussi retraiter les séjours déjà exportés entre deux dates : cette fonctionnalité

permet de fournir à nouveau le fichier à votre partenaire, comme par exemple en cas de perte du fichier initial.

Une fois le paramétrage effectué, il suffit d'aller dans les tarifs d'assurance annulation et de cocher celles qui sont exportables.

Haut de page

Menu Séjour

129

Exportation de Séjours à destination d'un Tiers Présentation Cette fonctionnalité permet de fournir une liste de séjours à une société tierce. Les partenaires actuels sont :

• Init Sat Tools (société d'études marketing et enquêtes de satisfaction)

Généralité Cette fonctionnalité permet d'exporter les séjours. Seuls les séjours en situation "Réservation, "Présent" ou "Parti" sont susceptibles d'être exportés. L'export s'effectue dans un fichier au format "TXT" ou "XLS" dans le répertoire prévu au niveau du paramétrage.

Paramétrage Accès : Menu Séjours \ Listes \ Exportation à destination d'un Tiers Cliquer sur le bouton "Paramétrage" pour accéder au paramétrage de l'export (voir le document spécifique de paramétrage pour chaque société tierce). Dans l'écran de paramétrage, il faut indiquer :

• le répertoire dans lequel générer le fichier, • l'adresse mail et le modèle de document à utiliser pour un transfert par mail du fichier

généré, • les zones à exporter suivant le format de fichier demandé par la société tierce (TXT ou XLS).

Si la case "Jamais" n'est pas cochée, l'exportation se déroulera telle que définie plus haut dans l'écran de paramétrage.

La périodicité sera indiquée par la société tierce.

L'exportation aura lieu de manière automatique à l'ouverture d'eSeason, sans intervention de l'utilisateur.

Si la case "Jamais" est cochée, c'est qu'on veut utiliser l'export manuel qu'on trouvera dans Menu Séjours \ Listes \ Exportation à destination d'un Tiers.

Manuel-eSeason

130

On peut choisir d'exporter soit :

• les séjours en fonction d'un état et d'une date,, • on peut aussi retraiter les séjours déjà exportés entre deux dates : cette fonctionnalité

permet de fournir à nouveau le fichier à votre partenaire, comme par exemple en cas de perte du fichier initial.

Haut de page

131

Menu Financier

Facturation

Facturation Automatique Accès : Menu Financier \ Facturation. Présentation La facturation automatique permet de générer les factures de plusieurs clients en fonction des réglages demandés. Cette fonction est irréversible et doit donc être manipulée avec précaution : il n'y a pas de fonction "'Avoir automatique" pour annuler une facturation automatique faite par erreur.

Utilisation Recherche Effectuer les différents choix, tant en séjours, qu'en prestations et ventes annexes ou en facturation de T.O.

Si on sélectionne "Séjours" :

• indiquer les situations de séjours à facturer : Présent, Réservation et/ou Supplément, • indiquer si on traite les séjours Arrivant ou Partant et la fourchette de dates, • préciser si on traite tous les séjours ou seulement les soldés, • choisir les types de client à facturer : dans le cas où l'utilisateur choisit uniquement les client

de T.O., on peut sélectionner un T.O. en particulier,

• indiquer si les prestations diverses doivent être facturées également, • si on choisit de ne pas visualiser les factures, le processus se déroule sans arrêt sinon il

faudra valider chaque facture qui sera présentée à l'écran, • préciser si on veut émettre des factures ou des proforma, • si on choisit de contrôler la restitution des cautions, le processus s'arrêtera sur chaque client

ayant une caution, • indiquer quels sont les tarifs à prendre en compte et lancer la recherche.

Résultats Après validation, l'écran suivant affiche les clients correspondants, il est alors possible d'en décocher certains.

Si on sélectionne "Prestations et Ventes Annexes" :

• indiquer si on veut les Prestations ou les Ventes annexes ou bien les deux, • si on choisit de ne pas visualiser les factures, le processus se déroule sans arrêt sinon il

faudra valider chaque facture qui sera présentée à l'écran, • préciser si on veut émettre des factures ou des proforma.

Si on sélectionne "Facturation T.O." :

Manuel-eSeason

132

• cette option permet de facturer les séjours de T.O. (attention ce sont les T.O. et pas les Clients de T.O.),

• on ne traite donc aucun séjour de client direct ou de client de T.O.

Haut de page

Menu Financier

133

Échéancier Mensuel

Accès : Menu Financier \ Facturation.

Cela permet d'avoir une vue globale ou détaillée de tous les clients avec échéancier.

Choisir suivant le besoin et imprimer le résultat.

Listes et courriers sur échéances Accès : Menu Clients \ Relances. Déterminer les dates sur lesquelles agir, indiquer le seuil à partir duquel on relance, puis lancer la recherche. Pour chaque pays de provenance des clients, on connaît alors le nombre d'échéances à relancer. Il faut alors sélectionner le courrier à envoyer dans le cas de 1 ou de plusieurs séjours. La fenêtre du bas indique le détail des clients extraits. Il est possible de décocher les clients auxquels on ne voudrait pas envoyer de relance. On peut ensuite imprimer soit des listes soit des courriers correspondant aux appels ou relances sur échéance.

Voir Aussi Lettres type et Etiquettes Echéancier Modèle

Manuel-eSeason

134

Rapprochement Facture Règlement Accès : Menu Financier \ Facturation. Présentation Cette fonction est principalement destinée aux campings municipaux qui doivent avoir une balance constante entre règlements encaissés et factures émises dans la même journée. Elle permet un contrôle quotidien des factures émises pour connaître celles qui ne seraient pas soldées au moment de leur édition. Une facture peut apparaître non soldée si la ventilation de règlement n'a pas été effectuée correctement. Ce comparatif ne doit pas être utilisé pour contrôler les TO car le séjour facturé n'est pas celui du TO mais celui du touriste payé par le TO et facturé au TO. Pour le contrôle des TO, il faut utiliser le Menu \ Clients \ Gestion des TO et Groupes TO.

Utilisation Recherche La recherche doit être effectuée sur une seule journée. Si on effectue la recherche sur une période, les résultats ne sont généralement pas utilisables notamment pour des séjours ayant eu des factures d'arrhes ou d'acompte ou des factures partielles. Factures La colonne "Etat facture" permet de distinguer :

• les "Factures Intermédiaires" : ce sont des factures d'acompte et des factures partielles, • les "Factures Finales" : ce sont celles qui font que l'élément est complètement facturé (que

le règlement soit complet ou pas) ainsi que les Factures Particulières.

Règlements Les règlements sont répartis en 4 colonnes :

• les trois premières pour les modes de paiement dont le Type est CB, Chèque ou Espèces. • la quatrième totalise les règlements dont les modes de paiement n'ont pas de "Type" défini.

La colonne "MT total réglé" additionne les 4 colonnes précédentes. La colonne "Dont réglé avant facture" montre les règlements (acomptes ou arrhes) antérieurs à la date de facturation. La colonne "Solde" montre ce qui reste à régler ou à rembourser. Nota : Ce module n'est pas une liste de factures, il est donc normal de n'y trouver ni les avoirs ni les factures qui ont été annulées par des avoirs. Si on désire voir toutes les factures ou avoirs émis entre deux dates, il faut consulter le "Journal des ventes" (Menu \ Financier \ Contrôle de gestion \ Journal des Ventes).

Haut de page

Menu Financier

135

Réédition de Factures Accès : Menu \ Financier \ Facturation Réédition, entre deux dates ou entre deux numéros, de :

• toutes les factures et avoirs émis. • seulement les factures • seulement les avoirs

Ceci permet, par exemple, de sortir un exemplaire supplémentaire en fin de journée.

Manuel-eSeason

136

Liste des Factures et Avoirs / Poste de vente Accès : Menu Financier \ Facturation. Cette fenêtre permet d'obtenir le relevé des factures et avoirs :

• ayant utilisé une TVA et/ou un poste de vente précis • entre deux dates (et si besoin dans une plage horaire).

Cette liste est utile, par exemple, pour trouver les erreurs de facturation qui apparaissent en consultation du cumul des ventes par poste de vente.

Menu Financier

137

Vérification des factures Accès : Menu Financier \ Facturation. Permet de détecter les factures sur lesquelles, suite à incident (coupure de courant, blocage réseau), les valeurs du cumul des ventes par poste ne correspondent pas à celles du journal des ventes.

Manuel-eSeason

138

Annulation de facture Présentation Lorsqu'on désire annuler une facture, il existe deux possibilités : annulation de la dernière facture ou annulation de la facture par un avoir.

Généralités On peut supprimer :

• une facture d'élément(s) client, • une facture particulière, • une facture de vente annexe, • une facture de T.O. si la facture est faite pour un seul client et pas en "globale".

On ne peut pas supprimer : • une facture de T.O. si la facture est de type "globale" (plusieurs clients sur la même facture) : il faut faire un avoir sur cette facture de type "globale", • un avoir, • un avoir particulier.

La seule solution comptable pour "annuler" un avoir est de refaire une facture pour équilibrer l'avoir.

Annulation de la dernière facture Accès : menu \ Financier \ Facturation Il s'agit de l'annulation pure et simple de la dernière facture effectuée. Si vous travaillez en réseau, il faut que les autres machines s'arrêtent de facturer pour procéder à l'annulation. La dernière facture est affichée pour permettre de contrôler que ce soit la bonne.

Annulation par un avoir

Accès : fiche Client, onglet financier. Sélectionner la facture ciblée puis . Il s'agit de générer un avoir automatique pour contrepasser, intégralement et comptablement, la facture sélectionnée.

Haut de page

Menu Financier

139

Opérations financières

Mouvements Financiers Accès : Menu Financier \ Opérations financières. Présentation Cette fonction permet la visualisation des opérations financières effectuées entre deux dates et, si besoin, à l'intérieur d'une plage horaire.

Généralités On peut consulter, par mode de paiement, le récapitulatif en Entrées et Sorties. Les listes à l'écran sont triables en cliquant sur les en-têtes de colonne.

Si on double clique sur une ligne ou qu'on clique sur , on est amené sur le détail de chaque mode de paiement. Puis on peut accéder à la fiche client (se rendre en Onglet financier pour réparer une erreur de saisie). Les deux onglets suivants donnent une vue croisée entre mode de paiement et type de mouvement et vice versa. Le dernier onglet permet de gérer les coupons ou bons d'échange enregistrés dans la période de référence.

Les résultats sont également exportables en fichier texte ou sous Excel.

Mouvements financiers de l'utilisateur

Il est possible de réduire les mouvements financiers à la simple vue des mouvements de l'utilisateur actif.

Celui-ci ne voit plus que ses mouvements et peut ainsi contrôler sa caisse.

Mouvements financiers d'un utilisateur au choix Cette option permet au responsable de vérifier les mouvements financiers , de chaque utilisateur séparément, depuis une même fenêtre.

Haut de page

Manuel-eSeason

140

Mouvements Financiers Accès : Menu Financier \ Opérations financières. Présentation Cette fonction permet la visualisation des opérations financières effectuées entre deux dates et, si besoin, à l'intérieur d'une plage horaire.

Généralités On peut consulter, par mode de paiement, le récapitulatif en Entrées et Sorties. Les listes à l'écran sont triables en cliquant sur les en-têtes de colonne.

Si on double clique sur une ligne ou qu'on clique sur , on est amené sur le détail de chaque mode de paiement. Puis on peut accéder à la fiche client (se rendre en Onglet financier pour réparer une erreur de saisie). Les deux onglets suivants donnent une vue croisée entre mode de paiement et type de mouvement et vice versa. Le dernier onglet permet de gérer les coupons ou bons d'échange enregistrés dans la période de référence.

Les résultats sont également exportables en fichier texte ou sous Excel.

Mouvements financiers de l'utilisateur

Il est possible de réduire les mouvements financiers à la simple vue des mouvements de l'utilisateur actif.

Celui-ci ne voit plus que ses mouvements et peut ainsi contrôler sa caisse.

Mouvements financiers d'un utilisateur au choix Cette option permet au responsable de vérifier les mouvements financiers , de chaque utilisateur séparément, depuis une même fenêtre.

Haut de page

Menu Financier

141

Mouvements Financiers Accès : Menu Financier \ Opérations financières. Présentation Cette fonction permet la visualisation des opérations financières effectuées entre deux dates et, si besoin, à l'intérieur d'une plage horaire.

Généralités On peut consulter, par mode de paiement, le récapitulatif en Entrées et Sorties. Les listes à l'écran sont triables en cliquant sur les en-têtes de colonne.

Si on double clique sur une ligne ou qu'on clique sur , on est amené sur le détail de chaque mode de paiement. Puis on peut accéder à la fiche client (se rendre en Onglet financier pour réparer une erreur de saisie). Les deux onglets suivants donnent une vue croisée entre mode de paiement et type de mouvement et vice versa. Le dernier onglet permet de gérer les coupons ou bons d'échange enregistrés dans la période de référence.

Les résultats sont également exportables en fichier texte ou sous Excel.

Mouvements financiers de l'utilisateur

Il est possible de réduire les mouvements financiers à la simple vue des mouvements de l'utilisateur actif.

Celui-ci ne voit plus que ses mouvements et peut ainsi contrôler sa caisse.

Mouvements financiers d'un utilisateur au choix Cette option permet au responsable de vérifier les mouvements financiers , de chaque utilisateur séparément, depuis une même fenêtre.

Haut de page

Manuel-eSeason

142

Mouvements Financiers Annulés Accès : Menu Financier \ Opérations financières. Cette liste permet de retrouver et d'imprimer la liste de tous les mouvements financiers annulés, entre deux dates et pour tous les utilisateurs ou bien pour un utilisateur en particulier. Le détail du mouvement annulé est donné dans la partie droite de l'écran. Les listes à l'écran sont triables en cliquant sur les en-têtes de colonne.

Menu Financier

143

Liste des Remboursements Clients Accès : Menu Financier \ Opérations financières. Cette liste sert à retrouver et imprimer la liste de tous les remboursements effectués, entre deux dates. Le détail de chaque remboursement apparaît sur chaque ligne. Les listes à l'écran sont triables en cliquant sur les en-têtes de colonne.

Manuel-eSeason

144

Reventilation automatique des règlements Accès : Menu Financier \ Opérations financières. Il faut lancer le traitement si les règlements n'ont pas été ventilés correctement sur un grand nombre d'opérations ou bien à fin de vérification.

Attention Ce traitement peut être très long. Les règlements sont ventilés dans l'ordre de création des éléments.

Menu Financier

145

Caisse

Situation de Caisse Accès : Menu Financier \ Caisse. Présentation Cette fonction permet de visualiser les opérations financières avec, en plus, les totaux antérieurs.

Généralités Réglages

On peut choisir la période et les modes de paiement souhaités.

Résultats

On obtient la situation jour par jour avec en plus les totaux :

• antérieurs à la période demandée. • de la période demandée. • généraux.

La zone classement permet (si le détail des mouvements est sélectionné) de classer les opérations : • soit par nom de client, • soit par ordre de saisie.

La consultation sur écran ne pourra se faire que pour un mode de paiement à la fois,

• par contre la sortie sur imprimante pourra être demandée pour plusieurs modes de paiement.

Enfin, la case "Détail des opérations" permet, en plus des totaux, de visualiser toutes les opérations en détail (numéro et nom du client, date et libellé du mouvement).

Haut de page

Manuel-eSeason

146

Comptage de Caisse Accès : Menu Financier \ Caisse. Présentation Ceci est une "calculette" pour aider au comptage des pièces et des billets de la caisse. Cela ne prouve pas que la caisse soit exacte, mais permet d'éviter les erreurs d'addition et de multiplication.

Utilisation Remplir les cases avec le nombre de billets ou de pièces comptés. Le résultat se calcule au fur et à mesure en pied de colonne. Si besoin, la dernière zone permet de saisir une remarque ou une autre valeur qui viendra s'ajouter à celles déjà entrées au dessus.

Menu Financier

147

Remise en Banque Accès : Menu Financier \ Caisse. Présentation Cette fonction permet de générer des bordereaux pré remplis pour remettre à la banque les paiements.

Généralités Avant toute chose, il faut avoir paramétré au moins une Banque. Indiquer la date limite de remise, la devise, l'ordre de tri. Cliquer le ou les modes de règlement désirés.

• Dans le cas des remises d'espèces, si le mode de paiement correspondant est de "type" Espèces, les remboursements sont visibles sur la remise en banque et le solde réellement à remettre est calculé en pied d'édition.

• Cliquer sur le bouton . • L'écran affiche alors tous les règlements n'ayant pas encore été remis en banque. Il est

possible de décocher un ou plusieurs encaissements qui ne seraient pas à remettre cette fois-ci en cliquant sur la ligne voulue.

• L'édition de contrôle pourra être demandée autant de fois que nécessaire, car elle ne marque pas les encaissements comme ayant déjà été déposés en banque.

• L'édition de la remise ne pourra être demandée qu'une seule fois, car elle marque les encaissements comme ayant été déposés en banque. Par contre, on peut demander une réédition ou une annulation de remise.

En cas d'annulation de remise, le numéro de remise est perdu et n'est pas réutilisé. Il y a donc, par la suite, un trou dans la numérotation des remises en banque. Avant d'annuler une remise en banque, il faut s'assurer qu'on en a une copie papier que l'on marquera "Annulée le".

On ne peut donc pas réimprimer une remise annulée puisqu'elle n'existe plus. Avant de lancer l'impression de la remise, on peut demander que le mouvement de caisse correspondant soit généré automatiquement.

• On peut paramétrer la réponse par défaut que l'on désire obtenir. Attention : Un règlement remis en banque ne peut être ni modifié ni supprimé, il faut d'abord annuler la

remise. En cas d'annulation de remise en banque :

le ou les mouvements de caisse créés automatiquement lors de la remise seront supprimés automatiquement,

le ou les mouvements de caisse créés manuellement devront être traités manuellement selon le besoin.

Il faut également vérifier l'impact de cette annulation en comptabilité si cette remise en

banque a déjà été interfacée.

Haut de page

Manuel-eSeason

148

Menu Financier

149

Réimprimer des remises en banque Accès : Menu Financier \ Caisse. Les remises en banque sont stockées et peuvent être ré éditées au besoin. Un tri sur les banques, modes de paiement et dates est possible. Sélectionner la remise et cliquer sur "Imprimer".

Manuel-eSeason

150

Annulation de remises en banque Accès : Menu Financier \ Caisse. En cas d'annulation d'une remise en banque :

• le ou les mouvements de caisse créés automatiquement lors de la remise seront supprimés automatiquement.

• le ou les mouvements de caisse créés manuellement devront être traités manuellement selon le besoin.

Il faudra également vérifier l'impact de cette annulation en comptabilité si cette remise en banque a déjà été interfacée.

Menu Financier

151

Paiements en attente Accès : Menu Financier \ Caisse. L’édition peut présenter tous les paiements qui n'ont pas encore été remis en banque. Ceci permet de vérifier qu'un encaissement n'a pas été repoussé trop loin dans le temps par simple erreur de frappe par exemple.

Manuel-eSeason

152

Mouvements de caisse Accès : Menu Financier \ Caisse. Saisie de mouvement de caisse Cette option permet d'enregistrer ou de modifier les opérations financières particulières, qui ne sont pas générées directement par la gestion des clients, mais par les mouvements de fonds de l’entreprise elle-même. On peut imprimer un "reçu" de mouvement de caisse. Ex :

Entrées

• saisie du fonds de caisse (en début de saison), etc... • recettes de commerces annexes (bar, restaurant, etc...)

Sorties • dépenses diverses en espèces (carburant, timbres, etc...), • les remises en banque quand elles ne sont pas gérées en automatique.

Modification de mouvement de caisse On peut modifier les mouvements de caisse déjà enregistrés :

• La recherche s'effectue après affichage, dans une table, des mouvements enregistrés depuis la date demandée.

• Après sélection du mouvement, il y a possibilité de modifier ou de supprimer l'opération. • On peut ré-imprimer un "reçu" de mouvement de caisse.

Menu Financier

153

Contrôle de gestion

Journal des Ventes Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Présentation Il s'agit de la liste des factures et /ou avoirs émis entre deux dates.

Utilisation Recherche On peut rechercher les factures faites entre deux dates ET dans une plage horaire. Cela permet par exemple de trouver toutes les factures faites entre 12h et 13h entre deux dates. On peut obtenir de la même manière un journal centralisé par jour sur une période. On obtient alors par jour, le total des factures faites dans une journée (et si besoin pour une fourchette d'horaires). Impression Pour chaque Facture ou Avoir émis, il y a impression :

• du numéro et nom client, du numéro et date de la facture, • du montant hors taxe, du montant de la TVA, du montant TTC,

Les montants des différentes TVA sont détaillés par taux à l’écran, • du montant des Taxes parafiscales (taxe de séjour par exemple), • et du total général de la facture.

Les colonnes sont triables afin de faciliter une recherche sur une valeur précise. Si on double clique sur une ligne, on est amené dans la fiche du client correspondant. L’édition peut présenter toutes les factures entre deux dates ou bien seulement le cumul des factures, c'est-à-dire la ligne de pied du journal des ventes. Lors de l’établissement d’une facture Le HT est calculé, ligne de facture par ligne de facture, à partir du TTC de chaque ligne

• suivant la formule : HT = TTC / 1,055 si TVA à 5,50% HT = TTC / 1,196 si TVA à 19,6%

• Par ligne, le HT est arrondi à 2 décimales suivant le principe de l'arrondi 0-5. • Par ligne, la TVA est calculée suivant la formule TVA = TTC - HT.

Le pied de facture montre la somme des totaux : des TTC, des HT et des TVA des différentes lignes.

La règle de calcul, appliquée pour le calcul de la TVA, est celle de l’administration fiscale.

Exemple de calcul TTC HT calculé HT à 2 décimales TVA à 5,5% et arrondi 0 - 5 Facture Ligne 1 127,00 120,379147 120,38 6,62 Ligne 2 99,35 94,170616 94,17 5,18 Ligne 3 12,35 11,706161 11,71 0,64 Ligne 4 97,50 92,417062 92,42 5,08 Ligne 5 96,30 91,279621 91,28 5,02

Manuel-eSeason

154

Totaux des calculs eSeason, par ligne 432,50 409,96 22,54 Calcul "manuel" en pied de facture 432,50 409,952607 409,95 22,55

Si on essaye de recalculer la TVA à partir du total TTC du bas de page, on peut donc parfois observer une différence de quelques centimes. L'arrondi de la somme peut ne pas être égal à la somme des arrondis.

La même règle s’applique aux factures, au journal des ventes et au cumul des ventes par poste de vente.

Haut de page

Menu Financier

155

Cumul des Ventes Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Présentation Edition des cumuls par poste de vente des facturations (factures et avoirs) effectuées entre deux dates. Ceci permet de connaître, après facturation, les cumuls des chiffres d'affaires réalisés par poste de vente et taux de TVA.

Toute facturation, tout tarif, fait obligatoirement appel à un poste de vente.

Si des regroupements ont été paramétrés dans les postes de vente, des sous-totaux seront imprimés.

Lors de l’établissement d’une facture

• Le HT est calculé, ligne de facture par ligne de facture, à partir du TTC de chaque ligne,

• suivant la formule : HT = TTC / 1,055 si TVA à 5,50% HT = TTC / 1,196 si TVA à 19,6%

• Par ligne, le HT est arrondi à 2 décimales suivant le principe de l'arrondi 0-5. • Par ligne, la TVA est calculée suivant la formule TVA = TTC - HT. • Le pied de facture montre la somme des totaux :

des TTC, des HT et des TVA des différentes lignes

La règle de calcul, appliquée pour le calcul de la TVA, est celle de l’administration fiscale.

Exemple de calcul TTC HT calculé HT à 2 décimales TVA à 5,5% et arrondi 0 - 5 Facture Ligne 1 127,00 120,379147 120,38 6,62 Ligne 2 99,35 94,170616 94,17 5,18 Ligne 3 12,35 11,706161 11,71 0,64 Ligne 4 97,50 92,417062 92,42 5,08 Ligne 5 96,30 91,279621 91,28 5,02 Totaux des calculs eSeason, par ligne 432,50 409,96 22,54 Calcul "manuel" en pied de facture 432,50 409,952607 409,95 22,55

Manuel-eSeason

156

Si on essaye de recalculer la TVA à partir du total TTC du bas de page, on peut donc parfois observer une différence de quelques centimes. L'arrondi de la somme peut n'être pas égal à la somme des arrondis.

La même règle s’applique aux factures, au journal des ventes et au cumul des ventes par poste de vente.

Haut de page

Menu Financier

157

Encours Clients Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Présentation L'encours clients représente tout ce qui a été saisi dans eSeason, facturé ou non, réglé ou non, sans notion de date.

Généralités Une sélection des clients est proposée (tous, les non soldés ou soldés) et un filtre est disponible en fonction du type de client :

• le montant non facturé correspond aux séjours, prestations et ventes annexes non encore facturés;

• le montant facturé correspond aux séjours, prestations et ventes annexes facturés (+ les reports à nouveau débiteurs);

• le montant avoirs correspond aux avoirs (factures négatives) des clients; • le montant encours correspond au (non facturé + facturé) - (avoirs); • le montant réglé correspond aux règlements et virements internes des clients (+ les reports

à nouveau créditeurs); • le montant remboursé correspond aux remboursements et virements internes faits aux

clients; • le solde correspond à (encours - réglé) + (remboursé); • les ventes annexes ne sont incorporées que dans l'option Tous les clients ou l'option Clients

directs et de T.O.; • les mouvements de caisse ne sont pas inclus dans le recalcul d'encours.

Le bouton permet, en plus de l'encours total, de visualiser l'encours de chaque client entrant dans la sélection.

• les listes à l'écran sont triables en cliquant sur les en-têtes de colonne • en cliquant sur la ligne d'un client, on arrive directement sur sa fiche.

Nota :

Le bouton lance le recalcul global de l'encours de tous les clients. • A utiliser après incident de fonctionnement (coupure de courant par exemple). • et en contrôle systématique de fin de saison.

Haut de page

Manuel-eSeason

158

Balance des Comptes Clients Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Ceci permet de connaître l'état des comptes clients en fonction de la facturation et des règlements sous forme de balance comptable (Débit et Crédit).

• Il est possible de définir une date d'arrêté pour ne pas tenir compte d'encaissements ou de facturations postérieurs à cette date.

• Il y a un client particulier : c'est le client N° 0 " Ventes annexes ". Ceci permet de vérifier si tout a été facturé ou non en ventes annexes.

• Les ventes annexes ne sont incorporées que dans l'option "Tous les clients" ou l'option "Clients directs et de T.O.".

Une sélection par type de clients est proposée : • tous : tous les comptes clients seront affichés, même ceux sans aucun mouvement avant la

date d'arrêté; • les comptes mouvementés sont ceux qui, même soldés, ont au moins un mouvement

avant la date d'arrêté; • les non soldés : les clients débiteurs et les clients créditeurs; • seulement les débiteurs ou seulement les créditeurs.

Le bouton permet, en plus du solde, de visualiser toutes les opérations d'un client. • la colonne débit montre les factures (et les remboursements), • la colonne crédit montre les règlements (et les avoirs).

Menu Financier

159

Liste des Reports à nouveau Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Les reports à nouveau peuvent être générés d'une saison sur l'autre :

• soit au moment de la création de la saison suivante • soit après

Il faut ensuite pouvoir en contrôler le nombre si besoin. Plusieurs options sont offertes permettant de réduire la recherche et ensuite de l'imprimer.

Manuel-eSeason

160

C.A. Mensuel Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Présentation Ce tableau permet d'obtenir les pourcentages relatifs des facturations effectuées par poste de vente et par mois. On peut le demander sur un ou plusieurs mois en Hors Taxe ou en TTC. Le mois proposé par défaut est le mois de la première facture de cette saison.

Résultats Les résultats, par poste de vente, sont exprimés sur trois lignes :

• le montant des facturations sur ce poste par mois, • le pourcentage que représente ce poste par rapport au total de tous les postes du mois, • le pourcentage que représente ce poste par mois par rapport au total de tous les postes sur

la période. Si un prévisionnel a été mis en place :

• Dès que la première facture est faite, on peut voir alors, sur une quatrième ligne de résultat, le pourcentage de prévisionnel réalisé.

Prévisionnel Cliquer sur le bouton "Prévisionnel" pour accéder à la fenêtre de paramétrage des objectifs.

• Sélectionner l’année.

• Cliquer sur le bouton pour afficher les postes de vente. • Les objectifs par poste de vente peuvent être mensuels ou annuels. • Pour saisir vos objectifs, il est possible d' initialiser les valeurs de 2 manières :

par rapport à un montant global annuel (généralement lors de la première année);

par rapport à un pourcentage d’évolution sur les objectifs de l’année précédente. • Après avoir effectué l’un des 2 choix, il faut cliquer sur le bouton "Calcul des objectifs" pour

initialiser les valeurs. Chaque valeur est modifiable.

• Une fois saisies les valeurs correspondant à vos objectifs, il faut cliquer sur le bouton " OK" pour les valider.

Haut de page

Menu Financier

161

Relevé des Taxes Parafiscales Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Attention : les taxes de séjour ne sont calculées que pour les séjours ayant été facturés. Indiquer les dates de facturation pour lesquelles on désire obtenir le relevé des taxes parafiscales perçues.

• Choisir les informations à imprimer à l’aide des cases à cocher. Sélectionner le poste de vente correspondant.

• Si différentes taxes ont été paramétrées avec des postes de vente différents, il faudra refaire l'opération autant de fois que nécessaire.

Le choix "Résultat Détaillé" montre les valeurs correspondant à chaque séjour facturé. Le choix "Résultat Cumulé" montre un total des valeurs par jour. Le choix "Pièces Factures" montre les taxes de séjour calculées.

• Dans ce cas, si une facture de séjour a fait l'objet d'un avoir, les taxes calculées sur cette facture n'apparaissent pas.

• Ceci évite d'avoir des lignes avec des taxes négatives.

Le choix "Pièces Général" montre les taxes de séjour calculées sur tous les séjours facturés même ceux ayant fait l'objet d'un avoir.

Manuel-eSeason

162

Liste des Éléments Non Facturés Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. On obtient la liste des séjours non facturés entre deux dates. Pour les mêmes dates, ou d'autres si besoin, on obtient la liste :

• des ventes annexes, • des prestations diverses.

La liste sort triée par numéro de client : • si un client a plusieurs éléments, la liste est triée par date pour les lignes qui concernent ce

client. Les différentes colonnes sont triables en cliquant sur l'en-tête de colonne.

Menu Financier

163

Analyse des Prestations diverses Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Présentation L'analyse des prestations permet de connaître la quantité et le montant des prestations enregistrées.

Généralités

Il est possible de voir séparément ou ensemble :

• les prestations saisies hors séjours, • les prestations saisies dans les séjours.

Indiquer la période désirée.

Lancer la recherche en cliquant sur le bouton .

Les différentes prestations de la période apparaissent avec la quantité totale et les montants.

Cliquer sur la ligne voulue et sur le bouton pour avoir le détail des clients correspondants à cette prestation. Les autres boutons permettent d'imprimer ou d'exporter vers Excel, soit les résultats généraux soit les détails.

Manuel-eSeason

164

Analyse des Promotions Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Présentation Une fois les promotions enregistrées dans les séjours, cet état permet de retrouver tous les séjours concernés

Recherche Indiquer :

• si on travaille en fonction des dates de séjour, d'arrivée, de départ ou de saisie, • la période de recherche, • si on recherche sur tous les types de promotion ou choisir un type particulier.

Résultats Les résultats sont affichés ligne par ligne par promotion. Pour chaque promotion, les colonnes indiquent :

• Le numéro de la promotion, son nom, son mode de fonctionnement, • le nombre de séjours sur lesquels cette promotion s'applique au moins une fois, • le montant de ces séjours, • le montant total de cette promotion sur les séjours concernés, • le montant total de toutes les promotions appliquées sur les séjours concernés par cette

promotion, • le montant des séjours hors promotion.

Pour chaque ligne de promotion, on obtient de détail des séjours en double cliquant : • le numéro de séjour et les dates d'arrivée et départ, • le montant du séjour hors promotion, • le montant total de cette promotion sur ce séjour, • le montant total de toutes les promotions appliquées sur ce séjour, • le montant Net du séjour, le montant réglé et le solde du séjour.

Pour chaque ligne de séjour : • on accède à la fiche client par le bouton "Client" • on accède à la fiche séjour par le bouton "Séjour"

Haut de page

Menu Financier

165

Chiffre d'affaires par type d'éléments Accès : Menu Financier \ Contrôle de gestion. Recherche

• Préciser si on veut travailler sur des séjours arrivant ou partant. • Indiquer les dates de ces séjours. • Indiquer les dates des autres éléments (Prestations diverses, ventes annexes, factures

particulières). • Indiquer si les montants des subventions VACAF doivent être réintégrés dans le calcul des

séjours. • Choisir si le résultat doit être affiché en TTC ou en HT.

Lancer ensuite la recherche.

Résultats Partie Camping Elle correspond aux tarifs de type "Camping" : sauf ceux en mode de calcul forfaitaire ou forfaitaire modifiable qui génèrent eux, la partie Forfait Camping.

Partie Location Cela correspond aux tarifs de type "Location" sauf ceux en mode de calcul forfaitaire ou forfaitaire modifiable qui génèrent eux, la partie Forfait Location. Prévisionnel Il correspond aux options et réservations enregistrées et non encore passées en "Présent". Au fur et à mesure de l'avancement de la saison, ce montant va diminuer. Non facturé Il correspond aux séjours présents et aux prestations diverses, ventes annexes non facturées. Facturé Cela correspond aux séjours facturés et aux factures particulières.

Manuel-eSeason

166

Change

Mise à jour du Cours des Devises Accès : Menu Financier \ Change. Cette saisie permet la mise à jour régulière du cours d'achat au client et du cours de revente à la banque. La différence de cours constitue le gain de change. Seules les devises hors zone Euro peuvent être mises à jour, les autres étant figées depuis le 1er janvier 1999. La mise à jour se fait en cliquant directement sur la devise et en indiquant la valeur des cours il y a pour cela, deux possibilités :

• soit, saisie du cours d'achat et du cours de revente. • soit, saisie du seul cours de revente et calcul automatique du cours d'achat en fonction du

taux de commission paramétré pour le change. Le cours de revente peut être saisi soit : en contre l'euro : indiquer alors la quantité de devise étrangère équivalant à 1

euro (taux au certain) Exemple 1€ = 1,30 $ (certain)

en montant : indiquer la quantité en euro équivalant à 1 unité de devise étrangère (taux à l'incertain)

Exemple 1$ = 0,77€ (incertain) • L'euro est coté "au certain" depuis le jour de son lancement le 1er janvier 1999.

Auparavant, les monnaies européennes étaient cotées à l'incertain. Le cours d'achat s'applique au client et correspond à : (cours de revente à la banque - commission). Il est proposé de procéder à cette mise à jour des cours chaque fois qu'il y a remise en banque des devises. Voir Aussi Paramétrage du Change Paramétrage des Devises

Menu Financier

167

Saisie des Opérations de Change Accès : Menu Financier \ Change. Après mise à jour des cours, la saisie des opérations de change est simple à effectuer.

• Dans un premier temps indiquer si besoin les coordonnées du client (nom, prénom et pièce d'identité).

• Sélectionner ensuite la devise puis saisir le montant à changer. • L'écran affiche alors le cours de la devise et calcule la contrepartie en euro, le montant des

frais à déduire (avec possibilité de modifier ce montant) et le montant final à rendre au client. • Pour enregistrer l'opération : cliquer sur OK, ce qui génère l'édition du bordereau de

change. Voir Aussi Mise à jour des Cours Paramétrage du Change

Manuel-eSeason

168

Modification des Opérations de Change Accès : Menu Financier \ Change. Cette fonction permet de modifier, de supprimer ou de réimprimer un bordereau de change. Indiquer le numéro du bordereau et cliquer sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. La modification permet de revenir en correction sur les différentes zones de saisie (coordonnées client, devise, montant, et montant des frais), si validation par OK : réédition du bordereau. La suppression permet d'annuler complètement une opération de change, après visualisation à l'écran du bordereau et validation par OK. Le duplicata permet de réimprimer le bordereau.

Menu Financier

169

Listes sur le Change Accès : Menu Financier \ Change.

1. Elles portent sur les opérations de change effectuées entre deux dates. • Liste du détail des opérations classées par bordereau. • Liste du cumul des opérations classées par devise. • Liste du cumul des opérations classées par journée. 1. Edition de la remise en banque. • Au moment de la remise, il est proposé de procéder à la mise à jour des cours de revente. • Cela correspond à la validation du Change effectué et permet alors de calculer le gain de

change.

Manuel-eSeason

170

Remise en Banque du Change Accès : Menu Financier \ Change. Avant toute chose il faut avoir paramétré au moins une Banque. Indiquer la date limite de remise des bordereaux de change.

• Cliquer sur Recherche : • L'écran affiche alors les montants par devise n'ayant pas encore été remis en banque. Il est

possible de décocher une ou plusieurs devises qui ne seraient pas à remettre cette fois ci en double-cliquant sur la ligne voulue.

1. L'édition de la remise ne pourra être demandée qu'une seule fois, car elle marque les bordereaux comme ayant été déposés en banque.

1. Par contre, on peut demander une réédition ou une annulation de remise. Voir Aussi Paramétrage des Banques.

Menu Financier

171

Interface avec Comptabilités

Lancement Interface avec Comptabilité Par sécurité, avant tout lancement d'interface, il est conseillé de procéder à une sauvegarde des données d'eSeason et de la comptabilité.

Lancement Interface

• Indiquer la date limite des factures et règlements à comptabiliser. • Après traitement, les mouvements sont marqués afin de ne plus être transférés lors des

prochains lancements. • Pour des questions de sécurité, de rapidité et de performance, choisir des périodes de

transfert de 1 mois maximum (éviter par exemple de lancer l'interface des mois de juillet et d'août ensemble).

Désinterfaçage

1. Si un interface est fait à tort, il est possible de désinterfacer automatiquement coté eSeason.

Attention : si le fichier d'interface a été récupéré en compta, il faut procéder AUSSI à la suppression des écritures dans le logiciel de comptabilité.

Manuel-eSeason

172

Paramétrage Interface Comptable Présentation Avant la première utilisation de ce module optionnel, il faudra renseigner les différents éléments comptables dans le menu Financier \ Interface Comptable :

Paramétrage Format interface

• Permet de codifier le format du fichier que l'on désire générer pour l'interface. Ne pas modifier cette codification sans l'aide de Thelis Informatique.

Paramétrage Comptable • Indiquer :

le code du journal de ventes sur lequel on passe les factures, le compte général client sur lequel on impute le TTC des factures, On peut gérer les OD pour solder les comptes d'arrhes ou d'acomptes

uniquement si le paiement d'acompte ou d'arrhes est ventilé intégralement sur un seul séjour. La date de l'OD sera celle de la première facture de ce séjour, hormis une facture d'acompte.

le ou les comptes TVA sur lesquels on impute la TVA des factures, les comptes sur lesquels on impute la contrepartie des règlements.

(logiquement c'est le compte client, à part certaines affectations comme les mouvements de caisse, les remises en banque, la caisse Change qui peuvent pointer sur d'autres comptes).

• Si l'on n'indique pas de compte sur un type, celui-ci ne passera pas en comptabilité (cas des virements internes).

Postes de Vente • Indiquer pour les différents postes de vente :

le numéro de compte produit et éventuellement la section analytique sur lesquels on impute les montants HT. des factures (chaque poste doit être paramétré).

Modes de Paiement • Indiquer pour chaque mode de paiement :

le code du journal sur lequel on passe les opérations de trésorerie : le compte de trésorerie sur lequel on impute les règlements clients (les modes

non paramétrés ne passeront pas en comptabilité).

Nota: toutes ces informations correspondent aux paramètres mis en place dans votre

comptabilité (journaux et comptes) et doivent être codifiées de la même façon (majuscule/minuscule; longueur des zones).

Ces Journaux et Comptes doivent donc obligatoirement exister dans votre logiciel de comptabilité sous peine de générer des erreurs lors de l'importation des écritures.

Si, par la suite, de nouveaux Postes de Vente ou Modes de Paiement sont créés dans eSeason, il faudra penser à venir en paramétrage de l'interface pour les codifier comme décrit au-dessus.

Haut de page

Menu Financier

173

Interface Sellcamp

Interface SellCamp Présentation Ce menu permet de lancer la liaison avec le logiciel de caisse Sellcamp.

Passerelle Sellcamp

• Permet de paramétrer les concordances entre les points de vente, modes de paiement et produits de Sellcamp et ceux d'eSeason.

Exporter les données eSeason • Permet de mettre à jour les informations d'eSeason dans la passerelle Sellcamp.

Importer les Ventes de la Caisse • Permet de récupérer les factures émises par Sellcamp dans eSeason.

Voir les données créées dans eSeason • Affiche la liste des informations créées dans eSeason depuis l'importation des factures

Sellcamp. Voir les erreurs d'importation

• Affiche la liste des factures en erreur d'importation.

Haut de page

175

Menu Statistiques

Comparatif de Statistiques Présentation Cette fonctionnalité permet un comparatif sur les années précédentes. Les statistiques concernées sont :

• Le journal de bord. • Les statistiques sur séjour. • Les statistiques sur emplacements. • Les statistiques sur rubriques.

Généralités

Comme la gestion des saisons peut se faire sur une seule " entreprise " ou sur plusieurs, on doit choisir sur quelle entreprise et sur quelle année la comparaison doit se faire. On peut donc se comparer à soi-même mais sur une autre année.

La comparaison ne peut s’effectuer que sur des éléments communs : numéros et libellés de tarifs.

• Il faut donc que les tarifs sélectionnés pour la statistique soient identiques (en numéro et en libellé) sur les deux entreprises.

• Si le numéro et le libellé d'un tarif sont identiques sur les deux entreprises, le résultat est montré sur une seule ligne.

L’onglet "Ecart" montre alors les différences entre les deux entreprises. • S'il n'y a correspondance qu'entre les numéros de tarifs, les résultats ne sont pas présentés

sur la même ligne. Les tarifs existants dans l'entreprise "Comparer à" mais pas dans celle de référence (dans laquelle on lance la statistique) ne feront pas partie du calcul. On n'a donc pas forcément tous les résultats de l'entreprise définie dans la zone "Comparer à". Par contre, on a toujours tous les résultats pour les tarifs demandés dans l'entreprise de référence. S'il n'y a pas d'éléments communs ou s'il y a trop de différences, il faut procéder au calcul de la statistique dans chacune des saisons. La comparaison devra alors être effectuée sur un tableur par exemple.

Haut de page

Manuel-eSeason

176

Journal de Bord Accès : Menu Statistiques. Présentation Le journal de bord permet de visualiser, pour une journée donnée ou pour une période, quelques chiffres clés de l'activité du camping. Les séjours encore en Option ou en Réservation ne sont pas comptabilisés.

Recherche Recherche

• Indiquer la période de traitement. • Indiquer si les forfaits T.O. doivent être pris en compte ou non pour ne travailler que sur les

emplacements réellement occupés, • puis suivant l'onglet demandé, faire porter le calcul sur tous les choix ou non,

• ensuite cliquer sur .pour lancer la recherche demandée. • indiquez si les emplacements indisponibles doivent être exclus ou non du stock -

• Exemple : si on a 100 emplacements dont 10 en indisponible si on exclut les indisponibles, la statistique est effectuée comme si on

n'avait que 90 emplacements en tout si on n'exclut pas les indisponibles, ils comptent dans les occupés et la

statistique est effectuée sur 100 emplacements Pour mémoriser le réglage sur cette machine, faire un clic droit dans

cette zone et "Mémoriser la valeur" • Indiquer si les "Subventions Vacaf" doivent être déduites ou non du montant des séjours

Si la case est cochée, les montants affichés sont les montants bruts des séjours Si la case est décochée, ce sont les montants nets (Subvention Vacaf déduite)

qui sont affichés • Le filtre sur les Catégories agit uniquement sur le tableau des taux d'occupation

Après calcul, il y a affichage, par date, des différents résultats concernant exclusivement les séjours à l'état "Présent"

• Le filtre sur les Tarifs de Base agit uniquement sur le nombre de séjours arrivant, partant ou présents dans la période demandée

Après calcul, il y a affichage, par date, des différents résultats.

Résultats Onglet Fréquentation

• pour chaque catégorie d'emplacement : le nombre d'emplacements libres et occupés. le taux d'occupation.

• pour les arrivées, les départs et les présents : le nombre de séjours (y compris les suppléments), de personnes et de véhicules.

Dans le nombre de "Présents" sont compris les "Arrivés" du jour. Exemple : 20 Arrivés 120 Présents, dans les 120 Présents il y a les 20 Arrivés de la période

Les séjours encore en Option ou en Réservation ne sont pas comptabilisés. Onglet Financier

Menu Statistiques

177

• la facturation, avec pour les factures et les avoirs, le total, en nombre et montant, des prestations facturées.

• les mouvements financiers, avec pour les règlements et les remboursements, le total, en nombre et montant, des opérations financières enregistrées.

• le chiffre d'affaires théorique de la journée, c'est-à-dire la somme de tous les prix moyens par jour de tous les séjours en cours sur la journée.

• le change, avec le total, en nombre et montant, des opérations de change effectuées. Pour imprimer le journal de bord, cliquer sur le bouton imprimer.

Cette statistique peut faire l'objet d'un comparatif Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Manuel-eSeason

178

Clients

Statistiques sur les Clients Accès : Menu Statistiques \ Clients. Les statistiques s'effectuent au choix sur :

• les canaux d'accès, • les notations, • les critères

Différents pourcentages sont ainsi calculés permettant des ratios entre :

• le nombre de clients dans le fichier • et ceux venus sur la saison en cours

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Menu Statistiques

179

Statistiques par Tranche d'Age Accès : Menu Statistiques \ Clients. Cette statistique ne fonctionne que pour les clients et / ou participants dont les dates de naissance ont été renseignées. Les tranches d'âges se paramètrent en Menu \ Administration \ Paramétrage entreprise, onglet entreprise. Elles peuvent être modifiées. Chaque résultat se base sur une période d’occupation et est exprimé en nombre de personnes par jour et par tranche d'âge. Sélectionner ensuite les tarifs sur lesquels faire porter la statistique

• Quels que soient le ou les tarifs cochés, un client ou un accompagnant n'est compté qu'une seule fois par jour.

• Seuls les clients ayant un séjour présent dans la période décrite sont pris en compte. Si la statistique est effectuée tarif par tarif ou par groupe de tarifs, l’addition des résultats donnera un total qui pourrait être supérieur à celui obtenu si on faisait la statistique sur tous les tarifs d’un coup.

• Exemple, un client a deux séjours avec des tarifs différents à la même date, Si on fait une statistique prenant ces deux tarifs ensemble le client ne sera

compté qu’une fois par jour. Si on fait la statistique deux fois (une fois par tarif) le client sera compté 1 fois

dans chaque statistique. Additionner les résultats serait une erreur de logique, le client ne pouvant être là deux fois le même jour

• Pour les séjours de type " Suppléments " : • Une case à cocher permet de choisir d’en tenir compte ou non. • Règle de comptage : • Le comptage est effectué comme décrit ci-dessous suivant que l’on coche ou non la case "

Vérifier la présence des accompagnants du séjour" . Si on ne coche pas la case,

Le comptage s’effectue comme pour les " Clients" et donc une seule fois par jour de calcul de la statistique. Les accompagnants du client sont tous comptés présents.

Si on coche la case, Le comptage s’effectue exclusivement sur les accompagnants cochés en vert à l’intérieur des séjours et, là encore, une seule fois par jour de calcul de la statistique.

Cliquer sur pour lancer la recherche. Les résultats sont exprimés en nombre de personnes par jour et par tranche d'âge.

Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

Manuel-eSeason

180

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Menu Statistiques

181

Statistiques sur les Courriers Accès : Menu Statistiques \ Clients. Les différents courriers émis sont regroupés et dénombrés. On peut ainsi savoir à qui on a écrit entre deux dates et imprimer les listes correspondantes.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Manuel-eSeason

182

Statistiques sur les Groupes de Courriers Accès : Menu Statistiques \ Clients. Les statistiques, entre deux dates, s'effectuent au choix sur :

• les canaux d'accès, • les critères.

Ensuite sélectionner le groupe de courrier à analyser. Après validation, différentes valeurs sont affichées qui permettent des comparaisons :

• entre le nombre de clients ayant reçu un courrier d'information • et ceux ayant eu un séjour de créé (quelle que soit sa situation)sur la saison en cours.

La colonne CA généré indique le total des montants TTC des séjours enregistrés.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Menu Statistiques

183

Séjours

Statistiques sur les Séjours Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Recherche

• Le critère de classement, suivant la statistique désirée (par tarif, pays, canal, notation,etc.). Pour une période donnée, les totaux des montants seront identiques qu'on les

demande en Tarif, Pays, Département, Canal ou Notation. Par contre, si on demande les résultats en Jour, Semaine ou Mois les calculs sont proratisés et peuvent donner lieu à des différences d'arrondi. c'est-à-dire que les montants de séjours, sur 7 nuits par exemple, ne seront pas forcément identiques aux totaux sur une semaine pour la même période demandée.

• Le nombre d'emplacements sur lequel faire porter la statistique. c'est utile pour pouvoir faire des statistiques uniquement sur les emplacements

camping ou les emplacements location en combinaison avec leurs tarifs respectifs. Ceci permet d'avoir un taux d'occupation correct.

• Le ou les tarifs à prendre en compte pour le calcul. Ceci permet de séparer les tarifs Camping, Location, Forfait, etc.).

• Les types de séjours à prendre en compte pour le calcul (direct, par internet ou les deux). • Le type de date à utiliser : arrivée, départ, séjour, saisie.

Les dates (incluses) de la période, sur laquelle le calcul doit être effectué. • Si les séjours doivent être traités en (TTC) ou (HT et Taxe de séjour) ou (Sans taxe ni

supplément) En "TTC", tous les éléments du séjour sont comptabilisés dans le montant total En "Hors Taxe et Taxe de séjour", tout le séjour est calculé en HT mais sans

tenir compte du montant des taxes de séjour. En "Sans taxe ni Supplément", le calcul porte exclusivement sur le tarif de base

et ses promotions éventuelles • Les Types de Clients à considérer (Clients directs, clients de T.O., Tours Opérateurs).

Attention, si vous demandez en même temps les Clients de T.O. et les T.O. eux-mêmes vous risquez d'obtenir des taux d'occupation supérieurs à 100%, l'emplacement étant utilisé le même jour à la fois par le client de T.O. et le T.O. lui-même.

Si la statistique porte uniquement sur les clients de T.O., il est alors possible de sélectionner le T.O. sur lequel on veut faire porter le calcul.

• Séjours encore à l'état de : Option ou Réservation. • Séjours ayant été ou étant à l'état de : Présent, Parti ou Supplément. • Indiquer si les "Subventions Vacaf" doivent être déduites ou non du montant des séjours

Si la case est cochée, les montants affichés sont les montants bruts des séjours Si la case est décochée, ce sont les montants nets (Subvention Vacaf déduite)

qui sont affichés • Indiquer si les emplacements indisponibles doivent être exclus ou non du stock.

exemple :si on a 100 emplacements dont 10 en indisponible si on exclut les indisponibles, la statistique est effectuée comme si on

n'avait que 90 emplacements en tout si on n'exclut pas les indisponibles, ils comptent dans les occupés et la

statistique est effectuée sur 100 emplacements Pour mémoriser le réglage sur cette machine, faire un clic droit dans cette zone

et "Mémoriser la valeur"

Puis cliquer sur le bouton pour lancer la recherche demandée.

Manuel-eSeason

184

Résultats La statistique demandée est visualisée. Les résultats apparaissent sous forme de tableau.

• Les nuits concernent les emplacements : 2 emplacements pendant 5 jours génèrent 10 nuits.

Les séjours en supplément ne génèrent pas de nuit. • Les nuitées concernent toutes les rubriques paramétrées en type Personne :

3 Personnes pendant 6 nuits génèrent 18 nuitées. • Les séjours : nombre de séjours (y compris les suppléments s'ils sont cochés) entre les

dates de la période. • Les personnes : Total du nombre de personnes arrivées, en moyenne par séjour, entre les

dates de la période. • Les montants correspondent au total des coûts moyens des séjours effectués dans la

période de référence. • Le taux d'occupation est le rapport :

Nombre de nuits réalisées sur la ligne du critère ----------------------------------------------------------------------------------

Nombre d'emplacements X Durée en nuits de la période Après avoir fait un clic sur le camembert, les boutons

permettent, • pour une colonne en particulier, de donner une représentation graphique de la statistique :

en camembert, en histogramme ou en courbe. Les emplacements "LIBRES" correspondent aux séjours enregistrés sans numéro

d'emplacement .

Cette statistique peut faire l'objet d'un comparatif Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel .

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Menu Statistiques

185

Statistiques Croisées sur les Séjours Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Cet écran permet d'obtenir des résultats croisés entre, par exemple :

• Tarif et Nationalité, Canal d'accès et Mois, etc.

Recherche Indiquer :

• si on travaille en date de séjour, d'arrivée, de départ, ou saisie, • les dates (incluses) de recherche, • la situation des séjours, • le type de client, • les tarifs à prendre en compte.

Indiquer : • le nombre d'emplacement sur lequel faire porter la statistique :

pour, par exemple, ne faire une statistique que sur les tarifs et les emplacements "Camping".

• ce que l'on veut calculer en colonne, • ce que l'on veut calculer en ligne, • l'argument de date à utiliser, • les dates incluses de la recherche, • les différentes situations de séjours et les types de client.

Cliquer sur . pour lancer la recherche.

Résultats Attention : Si on demande une statistique par jour avec des résultats en nombre de séjours ou en nombre de personnes, les totaux sont à considérer avec précaution. Soit par exemple un séjour de 10 nuits avec 3 Personnes :

• On obtiendra en statistique par jour : 1 séjour par jour et 3 personnes par jour soit un total de 10 séjours et 30 personnes

• en statistique par semaine : on aura 1 séjour par semaine et 3 personnes par semaine soit un total de 2 séjours et 6 personnes

• en statistique par mois on aura 1 seul séjour et seulement 3 personnes • Donc les totaux en nombre de personnes et nombre de séjour peuvent n'être pas

représentatifs. • Seuls les totaux en nombre de Nuits ou Nuitées sont utilisables que ce soit en Jour Semaine

ou Mois. Le fichier d'exportation comportera toutes les lignes calculées mais seulement les cinq premières colonnes affichées. Il y a donc intérêt à mettre en "ligne" ce qui comporte le plus de résultats.

Cette statistique peut être enregistrée.

Manuel-eSeason

186

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Menu Statistiques

187

Statistiques sur les Rubriques Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Cette option permet de générer des statistiques sur les rubriques des tarifs de suppléments et de connaître, en fonction des critères choisis, le nombre et les nuitées de chaque rubrique que l'on pourra ensuite cumuler par type (Personne, Véhicule ou Autres).

Recherche Sélectionner le critère de tri, suivant la statistique désirée.

• Indiquer ensuite le ou les tarifs de suppléments à prendre en compte pour le calcul (ceci permet de séparer les suppléments Camping, Location, Forfait, etc.).

• Indiquer ensuite les types de séjours à prendre en compte pour le calcul : Séjours encore à l'état de : Option ou Réservation Séjours ayant été ou étant à l'état de : Présent ou Supplément... Saisir les dates (incluses) de la période sur laquelle le calcul doit être effectué,

puis cliquer sur .

Résultats Après calcul, il y a affichage de la statistique. On y retrouve le tarif de suppléments, le type, le nom, le nombre et les nuitées de chaque rubrique utilisée. Cumuls de lignes Ex.: cumuler toutes les lignes de type Personne), il faut les cocher dans la colonne de gauche avec la souris, puis cliquer sur le Bouton

: . Il y a alors affichage d'une nouvelle ligne de sous-total.

que l'on peut valider en cliquant (à droite du tableau) sur ou annuler en

cliquant sur .

Cette statistique peut faire l'objet d'un comparatif Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel .

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Manuel-eSeason

188

Statistiques sur le nombre de séjours Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Une fois les critères de choix et de dates exprimés, le tableau montre en fonction des différents types de séjour, le nombre de séjour effectués. La répartition se fait :

• entre les séjours de type Camping, Location, Forfait, • pour les Options, Réservations, • pour les séjours Présents ayant ou non réservé, • pour les Suppléments. • pour les clients directs ou de tour opérateur • pour les séjours valides ou annulés.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Menu Statistiques

189

Évolution des Séjours Réservés Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Cette statistique permet de suivre le nombre total des séjours saisis entre deux dates et leur projection dans la saison.

La statistique ne porte que sur les séjours :

• à l'état d'option ou de réservation • ou devenus présents (mais suite à une option ou une réservation).

Indiquer les dates de saisies et l'année de séjour désirée • exemple : saisies du 10 au 20 janvier 2009 pour l'année 2009.

Indiquer la fréquence des dates de saisies : Jour, Semaine, Décade, Quinzaine, Mois.

Cliquer sur le bouton pour lancer la recherche. Les résultats s'affichent en nombre de Nuits, ou en Total Séjours TTC ou en Total séjour Sec (uniquement sur le montant de base TTC) :

• en lignes pour la fréquence de saisie choisie. • en colonnes, de Janvier à Décembre, pour l'année choisie.

la colonne Total donne le total de la ligne. la colonne Cumul donne le cumul de toutes les lignes au-dessus. si un séjour est à cheval sur plusieurs mois, il y a répartition sur les mois

concernés.

Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Manuel-eSeason

190

Statistiques par Durée de Séjour Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Cette statistique permet de comptabiliser les séjours en fonction des durées.

Indiquer le mode de classement

Sélectionner les tarifs sur lesquels faire porter la statistique

Seuls les séjours présents dans la période demandée sont pris en compte.

Indiquer, en nombre de nuits, les durées voulues par tranche

Ex :

Cliquer sur . Les résultats sont exprimés en fonction du "Mode de classement" demandé et en nombre de séjours dans chaque tranche de durée.

Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Menu Statistiques

191

Statistiques INSEE et RIET Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Les statistiques INSEE et RIET ont été regroupées depuis 2004. Pour ceux qui doivent envoyer les résultats aux deux organismes, il faut imprimer deux fois les résultats. Chaque organisme examinera ses propres résultats. Les statistiques sont uniquement destinées à l'INSEE et aux RIET et ont été conçues suivant les préconisations de ces organismes. Les pays auront été créés au préalable dans le Menu administration, paramétrage client.

Paramétrage Initial Indiquez la quantité habituelle d'emplacements : nus, locatifs et résidentiels et votre Identifiant NUMHEB ( présent sur le formulaire envoyé par l'Insee). Pour ceux qui dépendent d'un ORT demandant un envoi par mail, il y a deux paramètres à rajouter

grâce au bouton option "ORT". • A nouveau le numéro NUMHEB • L'adresse mail fournie par l'ORT dont vous dépendez. (ne pas utiliser cette fonction pour

l'INSEE standard) • Une fois la statistique calculée, ceci permet d'envoyer directement par e-mail le document

demandé par l'ORT par le bouton

Paramétrage des Pays et Tarifs à prendre en compte dans le calcul Les pays doivent être indiqués un par ligne, en fait on ne doit avoir qu'un seul code ISO par ligne.

• Il est cependant possible d'indiquer plusieurs pays sur une même ligne pour un calcul global comme, par exemple, pour les "Autres Pays d'Europe" dans le cas où vous avez vraiment une très faible fréquentation en provenance de ces pays.

• Il est possible de modifier le tableau grâce au Bouton Paramétrage Pays.

option "Pays" • Sélectionner la ligne à codifier et sélectionner dans la liste déroulante le pays désiré.

La dernière ligne, "autres pays", correspond aux pays non demandés précisément par l'INSEE

Indiquer les tarifs de base et de suppléments, relatifs à des séjours de touristes, à prendre en compte pour le calcul (les tarifs cochés sont mémorisés pour les fois suivantes). Bouton "Tarifs"

• Il est indispensable que tout tarif de base de type Camping soit relié à un tarif de suppléments de type Camping et inversement en ce qui concerne les tarifs de type Location.

1. Pour valider le paramétrage cliquer sur .

Lancement du calcul Le principe de calcul est celui décrit sur le formulaire que vous adresse l'INSEE :

• Indiquer le mois à calculer, dans la liste des Mois,

• lancer le calcul par le bouton

Manuel-eSeason

192

Résultats

1. Pour chaque pays : Il y a affichage des résultats du mois, sur trois onglets. 1er Onglet : Occupation des emplacements

• Il y a, jour par jour, affichage du nombre de séjours existants en : nus, locatifs et résidentiels. C'est le fait qu'un séjour existe qui le fait rentrer dans la statistique et non pas le

fait que ce séjour soit ou non enregistré avec un numéro d'emplacement. L'Insee s'occupe en fait du nombre de séjours et non pas de la numérotation des emplacements.

Les résultats "Directs" correspondent aux séjours de clients standards Les résultats "Indirects" correspondent aux séjours de T.O. ou de clients de T.O. Que le séjour soit à l'état Option, Réservation, Présent ou Parti ne change pas

le fait qu'il soit comptabilisé. Ce résultat est lié à l'application d'un tarif de base dans le séjour ce qui fait qu'un

séjour géré uniquement en "Supplément" ne compte pas pour un séjour mais qu'il génère quand même des arrivées et des nuitées (voir ci-après).

2 ème Onglet : Personnes Arrivées par pays (avec un détail par département pour la France). Le département NR comptabilise les clients dont le code postal est Non

Renseigné. • On compte une arrivée dès qu’une nouvelle personne arrive sur le camping le mois

concerné. Il s’agit du nombre de personnes bénéficiant d'un séjour ayant débuté dans le

mois considéré. Ce calcul est lié à l'application d'un tarif de suppléments dans le séjour.

3 ème Onglet : Nuitées par pays (avec un détail par département pour la France) • On compte une nuitée par nuit et par personne passée sur le camping durant le mois

concerné. Il s’agit du nombre de personnes bénéficiant du séjour multiplié par le nombre de

jours du séjour relatifs au mois considéré. • Il s’agit des arrivées et nuitées relatives à la fréquentation de passage ; sont donc exclues

les arrivées et nuitées des personnes séjournant de manière résidentielle sur le camping. • Un séjour est considéré comme résidentiel si sa durée dépasse le nombre de jours du

mois dans lequel il commence. • Ex : un séjour commençant courant février 2012 (29 jours) sera considéré comme résidentiel

s'il fait 29 jours ou plus. • Ex : un séjour commençant courant mai 2012 (31 jours) sera considéré comme résidentiel

s'il fait 31 jours ou plus. 1. Les statistiques produites ne sont que le reflet de ce qui a été saisi, pour la gestion du

camping, par le responsable. L’utilisateur devra donc veiller à bien remplir les informations suivantes :

• La saisie du nombre de personnes concernées par le séjour est une donnée indispensable pour calculer les arrivées et les nuitées même si l’établissement d’un forfait peut sembler rendre cette information inutile. Par exemple : un forfait "Location Mobil-Home 6P" ne signifie pas qu'il y ait forcément 6 personnes dans ce Mobil-Home.

• La saisie des pays de résidence est indispensable pour établir une statistique fiable de la fréquentation selon l’origine de la clientèle.

• La saisie du code postal détermine le département pour les personnes dont le pays est "France"

• Les séjours provenant de commercialisation indirecte (Client de Tour Opérateur, Agences, Comité d'entreprise, etc.) doivent être impérativement renseignés et le nombre de personnes indiqué.

Menu Statistiques

193

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel .

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Manuel-eSeason

194

Statistiques Italie, Espagne, Belgique Accès : Menu Statistiques \ Séjours. Présentation Ces statistiques répondent à des besoins spécifiques de campings situés dans ces pays Elles ne sont donc pas destinées à être utilisées par des campings situés en France

Statistique ISTAT Italie • Cette statistique ne porte que sur une seule date et montre la répartition des séjours en

deux tableaux • Celui de gauche montre les étrangers répartis par Pays. • Celui de droite montre les résultats par département (Provincia) du pays où est situé

le camping. • Seuls les séjours en situation "Présent" sont pris en considération pour le comptage

des arrivées. • Seuls les séjours en situation "Parti" sont pris en considération pour le comptage

des départs. • Les séjours à l'état Option, Réservation ou Supplément ne sont pas du tout pris en

compte.

Statistique INE Espagne • Cette statistique est répartie en quatre statistiques

Statistiques sur les personnes Statistiques sur les catégories Statistiques sur la facturation Statistiques : Résumé

Chaque statistique porte sur une semaine démarrant à la date demandée

Il faut indiquer les tarifs à prendre en compte

Statistique INS Belgique • Cette statistique montre par pays, par jour et par séjour partant dans le mois défini :

Le jour de départ la durée en nombre de nuits du séjour partant le nombre de personnes le nombre d'emplacement utilisé par séjour

• La situation des séjours n'est pas prise en compte. Donc tout séjour partant dans le mois de référence est compté dans la statistique.

• Les séjours en "Supplément" ne sont pas pris en compte. • Le but du séjour est figé à 1 par défaut et n'est pas modifiable.

Menu Statistiques

195

Haut de page

Manuel-eSeason

196

Emplacements

Statistiques sur les Emplacements Accès : Menu Statistiques \ Emplacements. Avant traitement Sélectionner le critère de tri, suivant la statistique désirée.

Le nombre d'emplacements sur lequel faire porter la statistique.

Indiquer ensuite le ou les tarifs à prendre en compte pour le calcul (ceci permet de séparer les tarifs Camping, Location, Forfait, etc.)

Saisir les dates (incluses) de la période sur laquelle le calcul doit être effectué, • En indiquant si les séjours doivent être traités en TTC ou HT et Taxe de séjour

En "TTC", tous les éléments du séjour sont comptabilisés dans le montant total En "Hors Taxe et Taxe de séjour", tout le séjour est calculé en HT mais sans

tenir compte du montant des taxes de séjour. • Les types de séjours à prendre en compte pour le calcul (direct, par internet ou les deux). • Indiquez si les emplacements indisponibles doivent être exclus ou non du stock

exemple : si on a 100 emplacements dont 10 en indisponible si on exclut les indisponibles la statistique est effectuée comme si on n'avait que

90 emplacements en tout si on n'exclut pas les indisponibles, ils comptent dans les occupés et la

statistique est effectuée sur 100 emplacements Pour mémoriser le réglage sur cette machine, faire un clic droit dans cette zone

et "Mémoriser la valeur" Indiquer ensuite les types de séjours à prendre en compte pour le calcul

• Séjours encore à l'état de : Option ou Réservation • Séjours ayant été ou étant à l'état de : Présent ou Supplément...

• Puis cliquer sur pour valider le traitement.

Après traitement Il y a visualisation à l'écran de la statistique demandée.

• Les résultats apparaissent sous forme de tableau • Les nuits concernent les emplacements :

2 emplacements pendant 5 jours génèrent 10 nuits. Les séjours en supplément ne génèrent pas de nuit.

• Les nuitées concernent toutes les rubriques paramétrées en type Personne : 3 personnes pendant 6 nuits génèrent 18 nuitées

• Les séjours : nombre de séjours (y compris les suppléments s'ils sont cochés) arrivés entre les dates de la période.

si un séjour de client a eu des mouvements d'emplacement, c'est-à-dire des changements de place, cela comptera pour autant de séjours qu'il aura eu de mouvements avec ou sans emplacement dans un même séjour. On peut donc avoir, en statistique sur les emplacements, plus de séjours que en statistique sur les séjours.

Menu Statistiques

197

• Les montants correspondent au total des coûts moyens des séjours effectués dans la période de référence.

• Le taux d'occupation représente le pourcentage d'occupation :

Nombre de nuits réalisées pour cette catégorie

-----------------------------------------------------------------------------------

Nombre d'emplacements X Durée en nuits de la période.

le premier taux est le taux d'occupation d'une catégorie par rapport à elle-même. le deuxième taux est celui d'une catégorie par rapport au nombre total des

emplacements du terrain. Après avoir fait un clic sur le camembert, les boutons

permettent, pour une colonne en particulier, de donner une représentation graphique de la statistique. Les résultats de la Catégorie "LIBRE" correspondent :

• aux séjours effectués sans numéro d'emplacement • au prorata temporis des séjours pour lesquels il existe un mouvement

d'emplacement sans numéro.

Cette statistique peut faire l'objet d'un comparatif Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Manuel-eSeason

198

Occupation par Semaine Accès : Menu Statistiques \ Emplacements. Sélectionnez la date de début d'application de la statistique,

• puis le nombre de semaines à afficher, • puis sélectionnez l'affichage du résultat en semaines, en nuits, en semaine entière ou en

montant en semaine entière on peut considérer deux solutions :

dès que au moins un jour est occupé, la semaine est considérée comme occupée et compte pour 7 nuits

dès que au moins un jour est libre, la semaine est considérée comme non occupée et compte pour 0 nuit.

les montants sont calculés uniquement sur les tarifs de base en tenant compte des promotions sauf celles de type Coupon et

Paiement. comptant sans tenir compte d'aucun élément de séjour tels que remise, frais,

assurance, rubriques ou prestations. • Indiquez ensuite si les emplacements indisponibles doivent être exclus ou non du stock

exemple : si on a 100 emplacements dont 10 en indisponible si on exclut les indisponibles, la statistique est effectuée comme si on n'avait que

90 emplacements en tout si on n'exclut pas les indisponibles, ils comptent dans les occupés et la

statistique est effectuée sur 100 emplacements Pour mémoriser le réglage sur cette machine, faire un clic droit dans cette zone

et "Mémoriser la valeur" • Cochez les types clients à prendre en compte

On ne peut pas cocher Client de T.O. et T.O. en même temps car on pourrait alors avoir des emplacements occupés 2 fois pour une même semaine :

une fois par le séjour du T.O. qui réserve l'emplacement une fois par le séjour du client de T.O.

il faut donc choisir de ne traiter que les occupations liées aux T.O. eux mêmes ou bien les occupations des clients de T.O. qui sont des occupations réellement liées à des personnes.

1. Le calcul de la statistique se fera sur les tarifs, catégories et secteurs demandés.

1. Lancez le calcul par le bouton . Supposons une catégorie d'emplacement avec 4 Mobil Home et 1 seul séjour de 10 nuits Si on demande le résultat en "Semaine" :

Le calcul est effectué en considérant qu'il faut 7 nuits pour faire une semaine : La première semaine compte pour 7/7 donc 1 semaine et la deuxième compte pour 3/7 donc 0.43 semaine

Première

semaine Deuxième semaine

Total

Nombre de

semaines

4 4 8

Semaines occupées

1 0.43 (3/7) 1.43

Semaines 3 3.57 6.57

Menu Statistiques

199

libres Taux

occupation 25% 10.75% 17.88%

Si on demande le séjour en "Nuit" tout est calculé en "Nuits"

Première semaine

Deuxième semaine

Total

Nombre de Nuits

28 28 56

Nuits occupées

7 3 10

Nuits libres

21 21 46

Taux occupation

25% 10.71% 17.86%

Si on demande le séjour en "Semaine entière", et que toute semaine commencée est considérée comme faisant 7 nuits Les 3 nuits de la deuxième semaine compteront donc pour 7

Première semaine

Deuxième semaine

Total

Nombre de Nuits

28 28 56

Nuits occupées

7 7 14

Nuits libres

21 21 42

Taux occupation

25% 25% 25%

Si on demande le séjour en "Semaine entière", et que toute semaine commencée est considérée comme faisant 0 nuit Les 3 nuits de la deuxième semaine compteront donc pour 0

Première semaine

Deuxième semaine

Total

Nombre de Nuits

28 28 56

Nuits occupées

7 0 7

Nuits libres

21 28 49

Taux 25% 0% 12.5%

Manuel-eSeason

200

occupation Le type de résultat demandé peut donc faire varier la statistique de façon importante. Une fois le résultat affiché, il est possible de l'imprimer ou de l'exporter pour le retraiter sur un tableur par exemple.

Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Menu Statistiques

201

Statistiques de Marge sur Emplacement Accès : Menu Statistiques \ Emplacements. Pour fonctionner, cette statistique nécessite d'avoir auparavant complété l'onglet Coût de Revient emplacement par emplacement.

Comme pour les autres statistiques renseigner les différentes zones :

• préciser si les ventes doivent inclure ou non les taxes de séjour, les frais de dossier, les assurances.

• Préciser la situation des séjours à prendre en compte : Séjours encore à l'état d'option ou de réservation ou présent ou en supplément.

• Préciser le type de client à analyser. 1. Sélectionner les tarifs de base devant être utilisés dans le calcul de la statistique 2. Indiquer le classement désiré et lancer la recherche. • Les résultats indiquent ligne par ligne :

le nombre de séjours et de nuits effectués le total TTC des séjours vendus (facturés ou non) le coût de revient moyen entre les périodes vides et les périodes occupées la marge TTC réalisée pour cette ligne.

Principe de calcul du coût de revient • Le coût de revient est calculé sur les emplacements correspondant aux séjours de la

sélection et pour la période saisie. • Pour le calcul, on détermine d’abord le coût de revient à la journée de l’emplacement vide et

de l’emplacement occupé (en divisant le montant par 365, 7 ou 1 en fonction du type de coût).

• On prend le nombre de jours occupés et le nombre de jours vides que l’on multiplie par leur montant journalier respectif.

• La somme des deux montants correspond au coût de revient total de l’emplacement sur la période sélectionnée.

• La marge est la différence entre les ventes et le coût de revient. • Le résultat de la sélection se présente sous forme de tableau et de graphique

(correspondant à la colonne sélectionnée).

Cette statistique peut être enregistrée.

Les boutons permettent de générer un fichier soit : • au format texte (*.TXT), • au format Excel.

pour ensuite retraiter les données comme bon vous semble.

Haut de page

Manuel-eSeason

202

Unicamp Control

Module Thelis Control Pré-requis

• Pour un affichage confortable, il faut au minimum un écran 17" plat ou un 19" cathodique avec une résolution de 1280 x 1024.

• On peut utiliser des écrans plus petits et la résolution d'affichage peut descendre à 1024x768 mais ce n'est pas recommandé.

• Cela nécessite également une carte graphique avec suffisamment de mémoire pour afficher les courbes en 3D

Présentation de Thelis Control Statistiques Thelis Control

Menu Statistiques

203

Statistiques de Thelis Control

Montée en charge par catégorie Répartition du Chiffre d’Affaires Revenu par hébergement disponible Taux d’occupation Statistique par Pays Statistique par Canal

Principes de calcul de Thelis Control

• Les séjours de Tour Opérateurs (Linéaires ou Allotements) ne sont pas pris en compte, ni le séjour en terme d'occupation ni le montant du linéaire ou de l'allotement.

• Les séjours des autres types de client, Client Direct, Client de T.O., Propriétaire Loueur, Résident, sont tous pris en compte.

• Seuls les séjours avec un numéro d'emplacement sont pris en compte. les séjours marqués "Libre" dans les statistiques ne sont donc pas comptés si un séjour comporte un ou plusieurs mouvements d'emplacement, les calculs

de RevPAR sont proratisés. si un mouvement dans un séjour ne comporte pas de numéro de place :

le CA est affecté en totalité à la ou les catégories utilisées, la montée en charge, le taux d'occupation et le REVPAR ne considèrent

que les jours avec un numéro de place. Les répartitions par pays et par type de commercialisation sont calculées

comme si il n'y avait pas de mouvement. • Les montants des séjours sont exprimés en Net Hors Taxe (remises et promotions

déduites) Ils comprennent les montants liés aux tarifs de base, aux différents suppléments

(Personnes, Véhicules, Animaux etc.) et à toutes les prestations saisies dans le séjour telles que frais de réservation, assurance et prestations diverses.

Les taxes de séjour et abattements ne sont pas comptés. Les montants des séjours sont calculés sur la base du "prix moyen par jour" de

chaque séjour concerné par la période demandée. Il y a deux arrondis effectués sur le calcul des montants de séjour : arrondi de

"prix moyen par jour" et arrondi de "calcul HT", il peut alors y avoir une légère différence avec ce qui est calculé dans eSeason en prix total de séjour TTC.

• Rien de ce qui est saisi en dehors de la fiche séjour n'est comptabilisé dans eSeason Control (ventes annexes par exemple)

• La période maximale de visualisation est la période d’ouverture du camping en cours. Ce sont les dates de début et de fin de saison paramétrées en "Paramétrage Entreprise \ Onglet Entreprise" Exception faite pour la statistique "Montée en charge" qui prend en compte la date, réglable, d'ouverture de saisie des réservations.

• Un Emplacement mis en indisponibilité diminue le nombre d'emplacements dans la catégorie concernée pendant la durée de l'indisponibilité.

Manuel-eSeason

204

Un emplacement en indisponibilité est donc considéré comme inexistant pendant la durée de l'indisponibilité.

Les calculs du RevPAR et du taux d'occupation sont donc modifiés par les indisponibilités.

• Définition : • Valeurs" Instantanées ou Cumulées" :

Supposons une statistique en cadence Mensuelle, la valeur instantanée est le montant généré dans un mois de la période demandée alors que la valeur cumulée pour un mois tient compte des valeurs générées pendant les mois précédents.

Juin Juillet Août Septembre Valeur

Instantanée 10 20 35 25

Valeur Cumulée 10 30 65 90

Les valeurs cumulées sont toujours en croissance.

• Le "Chiffre d'affaires" correspond au total Net Hors Taxe (HT) des montants des séjours enregistrés

Montée en charge par catégorie.

• Objectif de l’indicateur : fournir une vision de l’activité de commercialisation par rapport aux différents

types d’hébergements proposés par le camping (ce sont les catégories eSeason) au niveau des réservations en la comparant à l’année précédente.

La montée en charge est différente du nombre de réservations car elle montre le chemin qu’il reste à parcourir pour atteindre les objectifs de commercialisation (ex : objectif de 78% d’occupation sur les Mobil Home 4P) et donc permet de déterminer des actions de promotions particulières sur une catégorie en cas de retard d’objectifs.

• La montée en charge se base sur la date d'acceptation du séjour pour les séjours ayant fait l'objet d'une réservation et sur la date de début de séjour pour les séjours de passage.

• Calcul de l’indicateur = nombre de jours réservés pour une catégorie / (nombre de jours ouverts * nombre d’unités dans la catégorie).

• Cadence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle • Dans le paramétrage de cette statistique, on peut indiquer la date d'ouverture des

réservations. Par défaut, cette date est positionnée au 1er octobre de l'année précédente. Il est toutefois possible que des réservations aient été effectuées avant cette date là. Dans ce cas, la montée en charge ne commencera pas à 0 sur l'axe Y. La montée en charge est affichée sur 12 mois maximum.

Répartition du Chiffre d’Affaires.

• Suivant le paramétrage dans eSeason, le séjour est considéré comme "Facturé" soit en date d'arrivée soit en date de départ, mais qu'il soit facturé ou non cela ne change pas le résultat. Le chiffre d'affaires indiqué est donc théorique.

Menu Statistiques

205

• Le CA est dit "Réalisé" si les dates d'arrivée ou de départ sont dépassées suivant le paramétrage dans eSeason.

• Objectif de l’indicateur : fournir une information sur le Chiffre d’Affaires réalisé ou à venir (Chiffre

d’Affaires quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel) avec une comparaison avec l’année N-1 en présentant ces informations sur la cadence sélectionnée mais également sur le cumul depuis l’ouverture du camping.

• Cet indicateur indique à la fois le réalisé (facturé ou non mais avec date d'arrivée ou de départ dépassée) et le prévisionnel (la facturation potentielle en fonction des montants des séjours dans eSeason).

• La date de référence pour cette statistique sur la partie " prévisionnel" sera le paramètre eSeason de calcul de prévisionnel dans le paramétrage entreprise (Facturation au départ, à l’arrivée ou x jours avant l’arrivée). Par défaut, ce paramètre est positionné à "facturation à l’arrivée".

• Période de visualisation par défaut : la période d’ouverture du camping en cours. • Note : le choix d’une autre valeur de période de visualisation travaille sur la date des séjours

dans eSeason. • Cadence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle. • Le CA affiché est calculé sur la base du "prix moyen par jour" de chaque séjour concerné

par la période demandée. • Si un séjour est à cheval sur plusieurs mois, le C.A. est proratisé sur les mois

correspondants.

Revenu par emplacement disponible (RevPAR). Acronyme de "Revenue Per Available Room" • Le Revenu est généré par les ventes des emplacements (aussi bien camping que

hébergement locatif) • Les emplacements disponibles sont ceux disponibles à la vente pendant la période

demandée. (donc pas les indisponibles) • Objectif de l’indicateur :

Véritable indice d’activité, le REVPAR permet d’être le critère de comparaison de performance, entre établissements, d’un exercice sur l’autre. C’est le CA généré par tout hébergement ouvert à la location.

• Calcul de l’indicateur = CA HT Total Hébergement / Nbre d’hébergements disponibles (Locatif et Emplacement séparés)

• Cadence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle. • Un Emplacement mis en indisponibilité diminue le nombre d'emplacements dans la

catégorie concernée pendant la durée de l'indisponibilité. Un emplacement en indisponibilité est donc considéré comme inexistant pendant

la durée de l'indisponibilité. Le calcul du RevPAR est donc modifié par les indisponibilités.

Taux d’occupation

• Objectif de l’indicateur : fournir une vision de l’activité au niveau taux d’occupation.

• Calcul du taux pour une catégorie: Nombre de nuits réalisées dans cette catégorie dans la période demandée.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nombre d'emplacements de cette catégorie X Durée en nuits de la période demandée.

Cela revient, par catégorie, à diviser le nombre de nuits réalisées par le nombre de nuits potentielles sur la période demandée.

• Cadence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuelle.

Manuel-eSeason

206

• Un Emplacement mis en indisponibilité diminue le nombre d'emplacements dans la catégorie concernée pendant la durée de l'indisponibilité.

Un emplacement en indisponibilité est donc considéré comme inexistant pendant la durée de l'indisponibilité.

Le calcul du Taux d'Occupation est donc modifié par les indisponibilités.

Statistique par Pays

• Les Statistiques par pays sont calculées par rapport aux seuls pays cochés. • Si on ne coche qu’un seul pays, on est donc à 100% de fréquentation pour ce pays.

Statistique par Canal.

• Cette statistique montre la répartition des clients Venus directement au camping en ayant réservé ou pas. Venus par réservation sur Internet par le biais de Résanet ou Venus par le biais d'un T.O.

Haut de page

Menu Statistiques

207

Thelis Control

Présentation Thelis Control est un module optionnel d'eSeason. Il permet de gérer des consolidations de statistiques entre différentes saisons. C'est un outil d'analyse mais pas de comptabilité en ce sens qu'il y a des arrondis effectués sur le calcul des montants de séjour : arrondi de "prix moyen par jour" et arrondi de "calcul HT", il peut alors y avoir une légère différence avec ce qui est calculé dans eSeason en prix total de séjour TTC.

Menu Fichier Calcul lance la procédure qui permet d’actualiser Thelis Control avec les données de la saison à partir de laquelle on a lancé Thelis Control.

• Si le dernier calcul a plus de 10 jours, un message le précise au moment du lancement de Thelis Control.

• Pour pouvoir faire des comparaisons entre saisons, il faut avoir lancé "Calcul" au moins une fois à partir de chaque saison.

• Il faudra relancer "Calcul" à chaque fois que les données d'une saison auront été modifiées afin de les actualiser.

Paramètres généraux • Il est possible d'indiquer si les séjours en option doivent être pris en compte ou non dans les

différentes statistiques. • Il est possible de faire des réglages de couleur pour faire apparaître de la même couleur des

séries identiques de résultats en cas de comparaison d'années (par exemple la catégorie camping apparaîtra de la même couleur dans l'entreprise en cours et dans celle à laquelle on la comparera).

• Le regroupement de catégories doit être défini par l'utilisateur et permet de totaliser certaines catégories et ainsi de faire des comparatifs plus aisément si les catégories particulières ne sont pas identiques d'une saison à l'autre. On peut définir, par exemple, 3 regroupements principaux "Camping, Location, Divers".

• Fenêtres préférées permet de définir les 4 fenêtres que Thelis Control affiche par défaut dès son ouverture.

Menu Statistiques

Un double clic à l’intérieur de chaque fenêtre ou sur la barre de titre de celle-ci, passe la fenêtre en mode plein écran. Si l’on répète cette opération sur la même fenêtre, celle-ci reprend sa position initiale en mode mosaïque.

Chaque fenêtre de statistique se présente sous la forme de deux plans. Le plan principal est consacré à l’affichage de la statistique sous forme graphique et le plan secondaire à l’affichage de la statistique sous forme de tableau de données. Un bouton permet de faire le va et vient entre ces deux plans.

Sur chaque statistique, on peut choisir une cadence particulière. Quatre cadences sont disponibles : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle (par défaut) ou Annuelle.

On peut également comparer les données d'une saison à une autre saison en la sélectionnant dans la liste prévue à cet effet. Sur les statistiques basées sur des comparaisons de catégories, une table de sélection de catégories est disponible. On pourra comparer à volonté les catégories entre elles et une catégorie dite de cumul a été

Manuel-eSeason

208

ajoutée. Pour chaque statistique, on peut paramétrer un titre enregistrable de graphique ainsi que les titres des axes de celui-ci. On peut aussi changer le type de graphique, le sauvegarder ou l’imprimer, plus quelques options en cliquant avec le bouton droit de la souris.

Menu Réorganisation

• Les fonctions de réorganisation de fenêtres ont été ajoutées. La réorganisation par défaut utilisée est le mode mosaïque. On peut éventuellement sélectionner un autre mode d’affichage.

• Attention, suivant le nombre de fenêtres ouvertes, la sélection d’autres modes d’affichage peut donner un affichage inattendu.

Menu Aide

• Une aide en ligne est disponible. • Une fonctionnalité de Remise A Zéro de la mémorisation des paramètres de Thelis Control a

été ajoutée. En cas de problème d'affichage, cela permet de revenir à un aspect standard de présentation.

Haut de page

209

Menu Administration

Gestion des utilisateurs

Paramétrage des Utilisateurs Accès : Menu Admin \ Gestion des utilisateurs. Présentation La gestion des utilisateurs permet de créer les codes nécessaires à l'ouverture du logiciel. Il est possible d'associer le code utilisateur à un mot de passe. Cette fonction permet également de gérer les droits des utilisateurs : accès à certaines fonctions, à certaines actions, etc... Les codes utilisateurs peuvent être créés sur n'importe quelle machine et sont valides sur tout le réseau. Ils sont propres à chaque entreprise et sont recopiés lors de la création de la Saison Suivante. Il est facile de revenir sur une saison précédente pour ajouter un mot de passe sur les utilisateurs à qui on ne veut plus permettre d'utiliser cette saison.

Groupes Utilisateurs

Groupes Infos générales Le réglage du premier onglet de la fiche client permet de choisir sur quel onglet (synthèse, séjour et extra...) s'ouvre une fiche client existante. Le réglage du point de vente permet, lors de l'entrée en saisie des ventes annexes, d'afficher les produits de celui-ci en premier. Le réglage sur la recherche de disponibilité permet d'indiquer si on souhaite avoir ou non la possibilité d'afficher, lors de l'ouverture de la recherche de disponibilité, la liste des critères d'emplacements ou non. Le réglage sur "conserver le mot de passe en cas de déconnexion" permet d'indiquer si on veut que celui-ci reste afficher ou non quand on se déconnecte. Le réglage de la recherche client permet d'indiquer si on souhaite une recherche client simple (nom, prénom, emplacement, séjour) ou si on souhaite une recherche avancée (plus de critères de recherche disponibles) Autorisations Il s'agit de régler les actions que peuvent mener les utilisateurs appartenant à ce groupe. Ces autorisations s'appliqueront ensuite à l'ensemble des utilisateurs du groupe. Il sera donc intéressant de créer des groupes du type "Direction", "Saisonnier"....etc Menu Affiche les menus du logiciel et permet dans l'ordre d'accorder sur chaque outil :

Dans l'ordre des boutons : Droits maximum : ouvrir, créer, supprimer : aucune restriction Droit de création :Ex : entrer dans liste sur les séjours et pouvoir créer une nouveau modèle de liste mais pas supprimer un modèle existant Droits de visualisation Ex : pouvoir entrer en paramétrage des tarifs, observer le paramétrage mais ne pouvoir ni supprimer ni rajouter un tarif. Aucun droit : la fonction est grisée, l'accès est interdit.

Manuel-eSeason

210

Onglets Permet de sélectionner un nombre d'onglets à ouvrir automatiquement lors du lancement d'eSeason. Préférences Permet de définir les colonnes souhaitées dans le résultat d'une recherche client.

Utilisateurs Les codes seront à saisir en fenêtre d'identification. Mot de passe Si besoin, le code utilisateur sera associé à un mot de passe. Celui-ci, une fois crée, ne sera plus visible. Il devra être changé. Il n'est donc pas possible d'accéder à la liste des mots de passe du logiciel. Nom Cela permet de noter le vrai nom de l'utilisateur (en cas de code utilisateur peu explicite). Celui-ci sera visible sur la page principale du logiciel. Langue eSeason est traduit en allemand, italien, néerlandais et espagnol. Il peut être changé pour du personnel saisonnier étranger par exemple. Favoris Il est possible de définir des favoris par défaut pour chaque utilisateur. Par la suite, celui-ci pourra les modifier, ils ne sont pas figés. Widgets Il est possible de désactiver certains widgets composant les deux onglets principaux d'eSeason. L'utilisateur n'aura pas accès à ce widget et ne pourra pas le rajouter. Si l'ensemble des widgets composant un onglet est désactivé, celui-ci disparaît complètement. Fréquence de rafraîchissement Il s'agit de la fréquence d'actualisation des informations affichées dans les widgets. Un rafraîchissement reste disponible (à la demande) en cliquant sur sur la page principale.

Haut de page

Menu Administration

211

Paramétrage

Paramétrage de l'entreprise Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Onglet Entreprise Nom de l'entreprise Le nom de l'entreprise est modifiable et on peut, si besoin, lui attribuer un mot de passe pour en restreindre l'accès.

Taux de TVA Ne jamais modifier cet ordre et surtout pas en cours de saison ! ! ! Au besoin, en cours de saison il est possible de rajouter un code pour une nouvelle TVA. Affichage Euro/franc eSeason est géré en Euro et la valeur du franc français en euro est de 0.152449 Pour mémoire, la valeur de l’euro est figée à 6.559570 francs français depuis le 1er janvier 1999. Indiquer si vous désirez ou non le double affichage franc/euro. Suivi des Modifications ou Annulations Utilisable pour des séjours, mises en indisponibilité d'emplacement, règlements. Si le suivi est activé, on pourra consulter les informations en Menu Séjour \ Listes \ Liste des Motifs Il faut également avoir réglé les droits des utilisateurs pour rendre facultatif ou non les droits de suppression et/ou de modification de séjour et/ou de mouvements financiers. Date de Valeur des Règlements Si le réglage est sur "Libre", les règlements peuvent avoir n'importe quelle date de saisie (pour autant que cela respecte les dates de saisie sur la saison). Si le réglage est sur "Bloquée sur le mois courant" ceci empêche l’utilisateur de saisir des règlements en dehors du mois courant. Nota : en ce qui concerne les cautions, on ne contrôle la date que s'il y a transfert en caisse (case à cocher). Période de validité des saisies de la saison Il ne sera pas possible de saisir un règlement, de faire une facture ou de créer un séjour en dehors de ces deux dates. Pour ceux qui utilisent le principe de création d'option pour la saison suivante, il faudra gérer une période sur 2 ans, par exemple, du 01 janvier de l'année N au 31 décembre de l'année N+1. Il est possible à tout moment de revenir modifier ces dates et en particulier la date de début de validité des saisies pour empêcher toute écriture antidatée sur les mois précédents par exemple. Tranches d'âges Ces tranches seront utilisées dans le "Widget par Tranches d'âges" (onglet "Réception") et notées comme réglage par défaut dans la Statistique par Tranches d'âges.

Onglet Séjours

Manuel-eSeason

212

Il est possible de régler certains modes de fonctionnement du logiciel tels que : • la facturation des séjours encore à l'état de réservation, pour les campings faisant régler

l'intégralité du montant de la réservation avant l'arrivée • le message prévenant qu'un séjour n'a pas d'emplacement affecté. • la possibilité ou non de conserver la Trace des séjours annulés.

Il est conseillé de garder toutes les traces d'annulation, car en cas de contrôle ceci permet une justification plus aisée des annulations.

• Echéancier automatique : si on règle l'échéancier automatique sur "Oui", il s'applique sur 100% du montant

séjour si on règle l'échéancier automatique sur "Non", il peut s'appliquer sur moins de

100% du montant séjour • la génération automatique d'un n° de dossier externe (pour le paiement direct sur

ThelisRésa) • la possibilité de facturer automatiquement à l'arrivée du client et de contrôler le solde du

séjour au départ du client • le réglage du délai de règlement du solde de la réservation en fonction de la date d'arrivée. • le nombre de jours de conservation des options (voir Liste des relances) • le réglage des heures d'arrivée et de départ en séjour camping et location :

Toute création de séjour initialisera ces valeurs dans le séjour avec possibilité de les modifier.

Si on lance la facturation le jour prévu de départ et si l'heure est dépassée, il est proposé de facturer une prestation supplémentaire.

Gestion des ménages sur locatifs Permet d'activer la gestion du ménage dans l'outil Gestion Arrivées/Départs. Jour(s) d'arrivée Permet de régler les "Jours de prochaine arrivée" de l'outil Gestion Arrivées/Départs. Vente à la personne Permet d'activer la possibilité d'établir des tarifs à la personne (le tarif de base sera à 0 €, seules les rubriques de suppléments porteront les tarifs). Contrôle des séjours éligibles à une nouvelle promotion A l'ouverture d'un séjour existant, permet d'avoir une alerte qui s'affiche si une nouvelle promotion peut s'appliquer. Autoriser le surbooking Permet d'autoriser la création de séjours en surbook volontairement sur des emplacements.

Onglet Scanguest

Permet le paramétrage technique du scanner.

Onglet Caisse

Permet l'activation de l'interface avec Sellcamp.

Menu Administration

213

Onglet Contrôle d'accès

Permet d'indiquer si le système d'accès est OneCard ou un autre.

Onglet Réservation T.O./C.E.

Permet d'indiquer, lors du traitement d'une réservation, si on adresse un email au client de TO et au TO, au client de TO seul ou au TO seul.

Onglet Liste de police

Permet d'indiquer le pays d'export de la fiche de police.

En fonction du choix effectué, des renseignements complémentaires seront nécessaires pour l'établissement de la fiche de police associé au pays choisi.

Onglet Préférences

Cet onglet permet de définir des préférences d'affichage ou de comportement du logiciel sur la saison en cours. Ces préférences seront reprises lors de la création de la saison suivante.

Préférences Clients

Permet d'indiquer si on souhaite rajouter une colonne "Dont à venir" dans l'onglet Séjours et Extra de la fiche client.

Cette colonne permettra alors de voir les paiements effectués pour un encaissement futur.

Préférences Séjours • Visualisation immédiate des emplacements si le résultat ne concerne qu'une seule catégorie

: en résultat de recherche de disponibilité, s'il n'y a qu'une seule catégorie, ouvre automatique la fenêtre de choix de l'emplacement (évite de devoir cliquer sur "choisir").

• Pouvoir modifier la date de recherche si on vient de la fiche séjour : en recherche de disponibilité depuis la fiche séjour, possibilité de modifier les dates souhaitées préalablement saisies dans le séjour.

• Ouverture de la fiche séjour après l'acceptation d'un paiement internet : permet de valider un paiement et de se positionner dans le séjour concerné par le paiement (afin de pouvoir envoyer, par exemple, un mail d'accusé réception du paiement).

• Ouverture de la fiche séjour dès que la réservation Internet est validée : permet d'accepter une réservation et de se positionner sur le séjour concerné.

Nota : Ces deux paramétrages changent le fonctionnement du bouton que vous trouvez dans le traitement des réservations Internet : si on coche ces deux paramètres,

Manuel-eSeason

214

alors il suffira de cliquer sur au lieu de cliquer sur la flèche du bouton et de choisir "Accepter avec modification".

• Pouvoir saisir les montants des rubriques : permet de saisir manuellement un prix différent de celui affiché dans le paramétrage du tarif pour générer une remise. Cette possibilité sera accessible alors par double-clic sur le montant de la rubrique.

Préférences Widget

Permet de définir le comportement d'affichage de la fenêtre de traitement des réservations internet lorsqu'on clique sur "Tout afficher" : paiements et réservations, paiements seuls, réservations seules.

Courriers

Permet de fusionner les distinctions "Camping" et "Locations" dans les groupes de courriers.

Paiements sécurisés sur réservations Webcamp

Permet d'activer la possibilité de modifier la date d'un paiement sécurisé reçu par Internet dans le traitement de la réservation.

Haut de page

Menu Administration

215

Paramètres Clients Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Important : L'ordre de création est très important. C'est pourquoi tout changement, en cours de saison, sur ces paramètres est très fortement déconseillé. Cela risquerait de rendre incohérentes certaines listes statistiques ou de recherches ou, pire encore, certains fichiers tels ceux concernant la facturation ou les encaissements. Généralités Les paramètres déjà enregistrés sont donnés à titre d'exemple et peuvent, sans inconvénient, être modifiés car ils n'ont encore jamais servi.

Pour Créer une nouvelle valeur, cliquer sur le bouton

Pour Supprimer une valeur, il faut la sélectionner et cliquer sur le bouton

Pour Modifier une valeur, il faut la sélectionner et cliquer sur le bouton

Pour Valider une modification : il faut cliquer sur le bouton

Paramètres Clients Il n'y a pas de limite au nombre maximum de lignes pouvant être créées dans chaque paramètre client. Les Civilités Elles apparaissent dans les en-têtes de factures, les étiquettes et les courriers. Ex : Madame, Mademoiselle, Monsieur ... Pour chaque civilité, il est possible de créer une abréviation. Il y a deux variables différentes pour les lettres-types. Vous pouvez en créer autant que nécessaire, en français, et en faire la traduction en langue étrangère si besoin. Le bouton "Modif des civilités" sert à reconditionner le fichier client si vous voulez en modifier les civilités, pour les regrouper par exemple. Les Canaux de connaissance (anciennement nommés Canaux d'accès) Ils répondent à la question : "Comment le client a connu le camping". Ils peuvent être crées en cours de saison (ex : à l'occasion de l'achat d'un encart publicitaire, de participation à un salon...). L'information sera exploitée dans diverses statistiques (ex : Statistiques sur les clients), ou Campagnes Marketing par critères. etc... Les Notations :

• servent à différencier les clients suivant vos propres besoins (Tranches d'âge, Situation familiale, Catégories socioprofessionnelles, etc. ...).

• Les canaux d'accès et les notations serviront aussi bien en Statistiques sur les séjours qu'en Extraction Multicritères

Les Critères Ils permettent de codifier les clients en vue d'une exploitation du fichier client : par Extraction Multicritères et en Statistiques sur les clients.

Manuel-eSeason

216

Ceci représente les modes d'utilisation les plus courants, on peut bien sûr imaginer d'autres utilisations plus adaptées aux besoins de gestion de votre entreprise. Ces paramètres serviront également à extraire du fichier certains clients parmi d'autres pour créer des publipostages, des listes, des étiquettes, etc... Pays des clients Les pays sont utilisés dans les fiches client et précisent le lieu de résidence. Il sera possible de procéder à des extractions de clients en fonction des pays. Il est utile de créer au moins les pays demandés pour l'établissement de la Statistique INSEE. Si vous rajoutez un pays, rajoutez également son code ISO et la langue par défaut qui sera utilisée pour communiquer avec le client. Il y a 9 langues par défaut. On ne peut ni en enlever ni en rajouter. Ce sont les langues gérées sur ThelisRésa : Français, Espagnol, Catalan, Portugais, Italien, Anglais, Allemand, Danois et Néerlandais. La langue rattachée à un pays servira notamment au choix du courrier qui sera envoyé au client si vous avez créé vos courriers en plusieurs langues. Régions (administratives) Les régions françaises, allemandes et espagnoles sont livrées par défaut et vous pouvez rajouter ce que bon vous semble. Départements Les départements français et espagnols sont livrés par défaut et vous pouvez rajouter ce que bon vous semble. Nationalité des clients Cette zone optionnelle permettra de préciser si besoin la nationalité du client. On peut par exemple habiter en France (pays), être de nationalité suisse et s'exprimer en allemand (langue) Les codes postaux des pays suivants sont disponibles dans eSeason

Allemagne Autriche Belgique France Grande Bretagne Luxembourg Danemark Suisse Italie Espagne Portugal Pays Bas

Il se peut quand même que certains codes postaux ne soient pas connus et donc qu'il faille les créer manuellement. C'est particulièrement vrai pour les codes postaux Néerlandais. Informations complémentaires Un tableau permet de saisir les titres des informations complémentaires (sans limite de nombre). Une information complémentaire peut correspondre à différentes notions. Exemple : Le client a-t-il fourni tous les documents demandés, est-il à jour de ses cotisations, a-t-il fait procéder à la révision de son chauffage, etc ... Pour faciliter la présentation, des flèches haut et bas permettent de déplacer les libellés saisis afin de les classer autrement.

Menu Administration

217

Dans le même écran que la liste des libellés, une option permet d’indiquer si la fenêtre d’alarme de la fiche client, doit montrer toutes les informations complémentaires ou seulement celles non valides. Cela se traduit par une liste déroulante avec en titre "Informations complémentaires visible dans l’alarme" et en choix :

• toutes les informations • uniquement les informations non valides

Les informations complémentaires sont utilisées dans les fiches clients Onglet Relations Client et dans Menu \ Client \ CRM \ Campagne Marketing par critères \ Onglet Infos Complémentaires.

Paramètres Divers Clients : Précisez le pays où se situe le camping. Les client "Etrangers" seront donc définis comme ceux n'habitant pas ce pays. Indiquez si le nom du pays du camping doit apparaître sur les étiquettes et lettres. La zone Saisie d'un client permet d’automatiser le format de saisie des fiches client sans se soucier des majuscules ou des minuscules. Il est possible de reformater le fichier client et les autorisations en une seule fois par le menu Dépannage. En cas de besoin de changer de façon globale ce qui a pu être enregistré et qu'il faudrait modifier maintenant, modifier le réglage présent dans cet écran et ensuite aller en Menu \ Administration \ Maintenance \ Dépannage pour réaliser un formatage des zones clients. Réglages divers Indiquer l'onglet affiché par défaut dans la fiche adresse du client Si la zone "Formatage CP" est réglée à "Oui" : le code postal de certains pays sera contrôlé quant à sa forme :

• Pour les Pays-Bas, il doit être de la forme 9999 AA • Pour France, Allemagne, Espagne, Italie et Suède, il doit être de la forme 99999 • Pour Danemark, Belgique et Suisse, il doit être de la forme 9999

Les autres pays ne sont pas contrôlés. Si la zone "Formatage CP est réglée à "Non" : la forme d'écriture du code postal est libre quel que soit le pays. Indiquer si les cautions encaissées doivent apparaître à part ou non. Préciser les autorisations de saisie des différentes zones de la fiche client. Si une gestion des Bons Vacaf est souhaitée, préciser quelle est la "Subvention Vacaf" qui aura été paramétrée auparavant en Tarif des prestations.

Propriétaires Loueurs Cet onglet permet le réglage par défaut de la gestion des propriétaires telle qu'elle sera proposée pour chacun d'entre eux. Un Propriétaire Loueur est un client qui loue un emplacement sur une longue période, et qui donne en gestion son installation (Caravane, Mobil-Home,...) au camping sur une ou plusieurs périodes.

• Indiquer le mode de calcul du montant à rétrocéder au propriétaire ainsi que les paramètres comptables pour lui accorder un avoir.

Manuel-eSeason

218

Il est conseillé d'avoir un poste de vente spécifique pour les avoirs de rétrocession.

En principe un avoir de rétrocession accordé à un particulier est généré avec

une TVA à 0.00% *

• Il est possible d'interdire la génération d'un avoir. Dans ce cas c'est le propriétaire qui fait une facture de location au camping.

Cette facture est enregistrée directement en comptabilité et le camping procède à son règlement exactement comme pour une facture de fournisseur classique.

eSeason sert alors à calculer le montant à rétrocéder et à fournir au propriétaire le relevé des locations effectuées.

• Un réglage personnalisé peut être effectué pour chaque Propriétaire dans sa fiche client (Onglet Adresse - Onglet Type).

• *Le taux de TVA appliqué sur l'avoir généré est à l'entière appréciation du responsable comptable du camping.

• * En règle générale le taux de TVA appliqué sur l'avoir de rétrocession devrait être identique à celui appliqué sur une facture faite par le propriétaire au camping.

• * Le camping doit donc se renseigner sur le régime fiscal du propriétaire. Dans le doute, appliquer un taux de TVA à 0.00% sur l'avoir fait au propriétaire.

• Nota : Un montant de rétrocession ne sera pas modifié par l'application d'une éventuelle subvention VACAF

Paramètres Véhicules Ces paramètres sont utilisés lors la saisie des immatriculations des véhicules clients, ils permettent de codifier correctement le véhicule et de rechercher les clients par sélection sur les différents paramètres des véhicules.

Paramètres Animaux On peut indiquer la race de l'animal, son nom, son tatouage et date de vaccin. On peut retrouver un animal en faisant une recherche par numéro de tatouage ou par un autre élément.

Motifs d'annulation / modification des Séjours ou de Règlement Déterminer quels sont les motifs d'annulation ou de modification qu'il vous intéresse de considérer (aussi bien pour les séjours que pour les règlements). Si le Suivi des Modifications ou Annulations est activé, l'utilisateur devra alors indiquer la raison de sa modification ou annulation. La liste des annulations ou modifications et leurs motifs est disponible en Menu \ Séjour \ Liste \ Liste des Motifs d'annulation. En Paramétrage Utilisateur on peut, par utilisateur, obliger ou non la saisie d'un motif et de sa remarque.

Menu Administration

219

Haut de page

Manuel-eSeason

220

Paramètres Financiers Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Modes de Paiement

• ils sont utilisés lors de la saisie des règlements clients, ils permettent ensuite de connaître le total des encaissements mode par mode

• Indiquer quels sont les différents modes de paiement acceptés par le camping. Indiquer le type de mode paiement auquel les raccrocher, exemple :

CB en face du mode paiement utilisé pour les règlements en carte bancaire ou en Vente à Distance le type CB permet trois actions :

si le terminal de paiement est relié à eSeason, le paiement par carte bancaire ne peut être validé que si le terminal l'accepte.

si le règlement est en provenance de Resa.Net (cas de la Vente à Distance) le numéro de carte bancaire est renvoyé dans la fenêtre de règlement sans avoir à le ressaisir.

si vous utilisez les deux modes de paiement Carte bancaire et Vente à Distance, ne mettre CB en face de Carte bancaire que si votre terminal de paiement est relié à eSeason

ne pas permettre l'affichage des numéros de CB sur les factures dans la zone des règlements.

En récupération des réservations WebCamp l’utilisateur doit spécifier s’il veut conserver les informations de CB sinon le numéro CB est effacé après validation de la saisie sur le TPE (préconisation CNIL). Si le numéro est conservé, il est représenté lors de la création d'un nouveau règlement mais pas en modification d'un règlement existant. De plus, il faudra repréciser qu’on veut le conserver à chaque saisie de règlement.

Espèces en face d'Espèces pour avoir le calcul de rendu de monnaie et les remboursements sur les remises en banque.

Chèque en face des modes chèque si une imprimante chèque est reliée à eSeason

• Dans les modes de paiement, il faut avoir le mode "Virement Interne" qui sert à la ventilation (répartition) d'un encaissement entre plusieurs clients

Ne pas supprimer ce mode de paiement. Ne pas l'utiliser pour un autre usage. Le solde des virements internes en mouvement financier, doit être, par définition,

toujours équilibré. Les virements Internes ne doivent jamais faire l'objet de remise en banque.

• Le mode de paiement "Z Chèque du camping" sert à enregistrer les remboursements que le camping effectue avec le chéquier du camping. On retrouve donc ces derniers en "Sortie" dans les mouvements financiers. Le "Z" en début du libellé "Z chèque du camping" a pour intérêt de le positionner en bas de la liste des modes de paiement et d'éviter la confusion avec les autres modes de paiement. Ce libellé peut cependant être modifié en paramétrage des modes de paiement.

Voir aussi plus bas son éventuelle utilisation pour les remises en banque

Types de Mouvement

• ils correspondent à la répartition des Mouvements Financiers en fonction des raisons pour lesquelles vous les encaissez :

Menu Administration

221

encaissement d'acompte ou d'arrhes , de solde de séjour, de règlement de Tour Opérateur

encaissement d'échéance de forfait longue durée, de change etc. le type Virement Interne sert à répartir des encaissements sur plusieurs clients le type Virement T.O. sert à répartir les sommes versées par un T.O. à des

clients de T.O. qu'il faut facturer en direct. • Les 10 premiers types sont génériques, ne sont pas modifiables et sont réservés à eSeason. • Vous pouvez rajouter ceux dont vous avez besoin en les regroupant dans un des 9 types

prédéfinis si besoin. exemple : remises en banque différenciées suivant les banques. il est indispensable que ce "typage" soit effectué si vous travaillez avec le calcul

de TVA sur encaissement faute de quoi le calcul ne pourra pas être effectué. • les types de mouvement sont également utilisés pour l'interfaçage avec un éventuel logiciel

de comptabilité Nota : Si le libellé d'un type de mouvement supplémentaire doit être utilisé en règlement de

vente annexe, il faut obligatoirement que le type utilisé soit "Ventes Annexes".

Types de Coupons

• Cela vous permet de comptabiliser, lister et vérifier les différents coupons ou bons

d'échange qui sont utilisés dans votre établissement (ANCV, Camping Chèque , …). • vous pouvez créer 99 types de coupons différents et leur affecter ou non une valeur.

la valeur indiquée pouvant aussi bien être la valeur faciale que la valeur qui vous sera réglée.

• L'enregistrement des coupons se fera par le biais de la saisie des règlements ou bien sur l'onglet financier de la fiche client

Paramètres des Banques

• Il faut enregistrer au moins une banque pour pouvoir procéder aux remises en banque. • Indiquer successivement : le nom de la banque, le RIB du compte et l'agence de cette

banque.

Paramètres du Change

• Indiquer le nombre de bordereaux à imprimer (2 par défaut : 1 pour le client et 1 pour le camping) et le nombre d'exemplaires par page (2 par défaut : les 2 exemplaires sortiront sur la même feuille).

• Le taux de commission correspond au pourcentage que l'on applique au client sur les opérations d'achat des devises hors zone Euro (depuis mars 2002, il n'y a plus en France de devise "in")

• Les frais bancaires correspondent aux frais que la banque vous applique lors de la revente des euros.

• Indiquer le mode de paiement à utiliser pour les opérations de change et le type d'arrondi pour le calcul du montant à changer.

• Il y a possibilité d'appliquer des frais sur les opérations en fonction du montant changé. Différentes tranches de frais pourront être mises en place afin d'appliquer des frais différents en fonction des devises.

A chaque tranche, indiquer la valeur ou le pourcentage de frais à appliquer.

Manuel-eSeason

222

Paramètres des Devises • Cette fonction permet de définir les devises acceptées par le camping. • Depuis mars 2002 pour les pays de la zone Euro, toutes les devises autres que l'euro

doivent être gérées en "devise hors zone Euro" • Pour créer une nouvelle devise :

indiquer dans la zone libellé, le nom de la devise et le type de frais utilisé pour celle-ci.

procéder à la mise à jour de son cours.

Paramètres Divers Libellés par défaut des Règlements

• indiquer les modes de paiement par défaut pour automatiser par exemple les saisies de Virement entre Clients et de gestion de cautions.

• indiquer les Types de Mouvement par défaut pour automatiser les saisies financières. • les zones "libellés personnalisés" permettent de changer un mot par un autre plus adapté au

besoin. exemple : en face de Arrhes ou Acompte, préciser ce que vous pratiquez.

Indiquer si l'opération de Sortie de caisse après remise en banque doit être automatique ou non .

• Si la réponse est Oui, le montant remis en banque génère une écriture en sortie pour le mode de paiement concerné par cette remise.

Le solde affiché pour ce mode de paiement est donc cohérent avec ce qu'il reste dans le tiroir caisse.

• Si la réponse est Non, le solde du mode de paiement n'est pas mis à jour par la remise en banque sauf si on procède manuellement à une saisie de mouvement de caisse. Mais le risque d'erreur de saisie est là.

Indiquer si l'opération de Entrée en banque après remise en banque doit être automatique ou non.

• Si la réponse est Oui, indiquer sur quel mode de règlement cela doit avoir lieu. Généralement cela va être sur le mode "Z Chèque du camping" qui est représentatif du Compte Banque du camping. Le montant remis en banque génère alors une écriture en Entrée sur ce mode de paiement.

• Dans les mouvements financiers, sur la ligne du mode de paiement "Z Chèque du camping" on aura ainsi :

en Entrée : les remises en banque. en Sortie : les remboursements faits aux clients et les saisies de mouvement de

caisse dans ce mode de paiement. Contrôle des sorties de caisse en Espèces :

• Ce contrôle, s'il est à "Oui" interdit de faire une sortie d'espèces d'un montant supérieur au solde Espèces de la saison en cours.

• Le mode de paiement "Espèces" doit être de Type "Espèces"

Haut de page

Menu Administration

223

Paramétrage des Tarifs de Base Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Généralités Il est obligatoire de faire appel à la création de séjour (donc à l'utilisation d'un tarif de base) si on désire gérer le planning de l'emplacement affecté à un séjour. Un tarif de base est toujours relié à un tarif de suppléments. Un même tarif de suppléments peut être utilisé pour plusieurs tarifs de base.

Il est indispensable que tout tarif de base de type Camping soit relié à un tarif de suppléments de type Camping (idem pour Location).

Pour créer un tarif de base, cliquer sur

Pour modifier un tarif de base, le sélectionner et cliquer sur le bouton ou bien double cliquer la ligne du tarif directement.

Pour copier un tarif existant le sélectionner puis demander à "à partir de.." Ceci permet de créer rapidement des tarifs n'ayant que peu de différences entre eux.

Pour supprimer un tarif de base, le sélectionner et cliquer sur . Un tarif de base ne peut être supprimé que s'il n'est relié à aucun séjour.

Onglet Description Saisir le nom du tarif et indiquer

• s'il s'agit d'un tarif camping (emplacement) ou d'un tarif location (mobil-home, chalet etc.). • le tarif de suppléments à affecter au tarif de base. • la promotion éventuelle à appliquer. • le nombre de véhicules compris dans le tarif de base. • Exemple : pour 1 véhicule de base : Si sur la fiche de séjour on indique 2 véhicules, il y aura

application d'un supplément pour 1 véhicule. Il faut donc saisir, dans les rubriques de séjour, le nombre réel de véhicules

présents sur le terrain. • le nombre d'installations en procédant comme pour les véhicules, de la même façon et pour

les mêmes raisons. • le nombre minimum de jours à facturer quelle que soit la durée du séjour. • Le nom du tarif est traduisible ce qui est particulièrement important pour sa présentation

sous Internet par le biais de ThelisRésa. Indiquer la Répartition des postes de vente et de la TVA

• procéder comme en tarif de suppléments à la répartition en pourcentage des postes de vente et des taux de TVA.

• on peut répartir sur cinq postes au maximum • s'il n'y a pas besoin de répartir, laisser 100% dans la première case et indiquer le poste de

vente et la TVA. Vente à la personne

Permet d'indiquer que le tarif de base sera à 0 € et que le prix sera porté par la rubrique de suppléments.

Manuel-eSeason

224

Le fait de noter un tarif de base de type "vente à la personne" indique à ThelisRésa de ne pas afficher un prix "à partir de" 0 €.

Cette fonctionnalité sera utilisée par tous ceux qui veulent gérer des services identiques à ceux de l'hôtellerie.

Les Modes de Calcul Journalier (Mode 1) Le prix indiqué est celui d'une nuit pour les X premières nuits. Au bout d'un certain nombre de nuits, toutes les nuits depuis la première passent à un autre prix.

Ex : 1 Nuit : 14 € et 7 Nuits : 12 €

• 1er cas : Séjour de 2 nuits ==> Calcul : 2 * 14 = 28 € • 2ème cas : Séjour de 7 nuits ==> Calcul : (7 * 12) = 84 € • Exemple de calcul pour un tarif emplacement 2 personnes en mode journalier 1:

Les colonnes Prix A à Prix E permettent, si besoin, d'indiquer des prix différents en fonction du nombre de personnes et de définir un libellé particulier pour chaque colonne. Ce libellé sera imprimé sur la facture en lieu et place du Nom standard du tarif.

Journalier (Mode 2) Le prix indiqué est celui d'une nuit pour les X premières nuits. Au bout d'un certain nombre de nuits, les nuits changent de prix pour la suite.

Menu Administration

225

Ex : 1 Nuit : 6 € et 7 Nuits : 5 €

• 1er cas : Séjour de 2 nuits ==> Calcul : 2 * 6 = 12 € • 2ème cas : Séjour de 8 nuits ==> Calcul : (6 * 6) + (2 * 5) = 46 €

Périodique (Mode 1) Exemple de calcul pour un tarif location 6 personnes :

Le calcul se fait à partir du plus grand nombre possible de nuits.

• 5 nuits seront facturées 5 * 84 = 420.00 € • 7 nuits seront facturées = 590.00 € • 8 nuits seront facturées 590+84 = 674.00 € • 16 nuits seront facturées (2 * 590) + (2 * 84) = 1348.00 €

Nota : si on utilise les colonnes B C D E pour indiquer un prix pour plus de personnes comme dans l'exemple du mode Journalier, c'est le nombre de personnes enregistrées le premier jour du séjour qui sera utilisé pour déterminer le prix à appliquer. Si, par la suite, il y a modification du nombre de personnes dans le séjour par le biais de mouvements de personne le prix ne changera pas (ne suivra pas le nombre de personnes dans le mouvement). Il faut mieux dans ce cas avoir, soit plusieurs tarifs fonction chacun d'un nombre de personnes, soit un seul tarif avec un prix par personne supplémentaire calculé en tarif de suppléments relié à ce tarif de base. Périodique (Mode 2) Un week-end peut être constitué d'une seule nuit : celle du vendredi ou celle du samedi ou celle du dimanche. ou bien de 2 nuits : celles du vendredi et du samedi ou bien celles du samedi et du dimanche ou bien de 3 nuits : celles du vendredi, samedi et dimanche Dans la première colonne on indique le prix pour le nombre de nuits voulues et dans la colonne suivante le prix d'une nuit supplémentaire si besoin. Le prix d'une nuit supplémentaire peut donc être différent suivant qu'il s'agit d'une semaine déjà écoulée ou d'un week-end. Le fonctionnement de base est celui du mode de calcul périodique (mode 1): Le prix indiqué est celui de X nuits Exemple : 1 Nuit : 40 € 7 Nuits : 280 € 1er cas : Séjour de 2 nuits ==> Calcul : 2 * 40 = 80€ 2ème cas : Séjour de 8 nuits ==> Calcul : (1 * 280) + (1 * 40) = 320€ Exemple d'une grille tarifaire avec en basse saison la 1ère et 3ème période et la haute saison en 2ème période. Pour X nuits Type WE 1er Période 2e Période 3e Période Prix Nuit Sup Prix Nuit Sup Prix Nuit Sup 1 30 45 20 2 Sa.Di. 70 21 50 18 3 Ve.Sa.Di 100 150 35 65 17 5 90 22

Manuel-eSeason

226

7 190 20 300 30 120 Le Tarif se comporte différemment selon 2 cas :

Mode Week-End :( Pour les séjours de moins de 7 jours comportant un WE avec prix renseigné)

1er cas : Séjour de 3 nuits sur la 1er période (arrivée Samedi départ Mardi) Le séjour comporte un WE de 2 jours (SD) et 1 Nuit supplémentaire soit 70 + 21 = 91€ 2e cas : Séjour de 5 nuits sur la 1er période (arrivée Jeudi, départ Mardi) Le séjour comporte un WE de 3 jours (VSD) et 2 Nuits. Comme il n’y a pas de prix pour la nuit sup. WE 3 nuits on prend le prix de la plus petite durée , ici 1 nuit à 30€, soit 100 + 2 * 30 = 160€

Mode Semaine et Mid Week 1er cas : Séjour de 6 nuits sur la 1er période (arrivée Lundi départ Dimanche) il n’y a pas de prix pour le WE Vendredi Samedi donc on reste en MidWeek avec un prix à 5 jours et une nuit supplémentaire soit 90 + 22 = 112€ 2e cas : Séjour de 20 nuits avec 2 nuits sur la 1e période, 14 nuits sur la 2e période et 4 nuits sur la 3e période le séjour se découpe en 2 + 2 * 7 + 4 soit 2 * 20 + 2 * 300 + 4 * 20 = 720€ Forfaitaire Les tarifs forfaits sont établis, aussi bien pour des emplacements que pour des locations, ceci pour des périodes relativement longues (forfaits à l'année, à la saison, etc.).

Sur ce type de tarif, il n'y a pas de gestion de période.

Ex : Forfait emplacement à l'année pour 1500,00 €.

Le mode de calcul forfaitaire modifiable permet de modifier un prix au moment de l'utilisation pour ce séjour en particulier.

Il est possible de faire calculer un prorata en fonction d'une durée minimale. Ceci peut être utilisé, par exemple, pour des forfaits longue durée commençant en cours d'année. NOTA : Si un tarif forfaitaire est lié à un tarif de suppléments qui utilise une rubrique de type "garage mort", la procédure de calcul génère une erreur. Le principe de "garage mort" est incompatible avec un tarif de base de type forfaitaire. Mode Mensuel Le prix indiqué est pour une durée de 1 mois quel que soit le mois.

Si le mois de début ou de fin du séjour n'est pas complet, le montant correspondant à ce(s) mois sera proratisé.

• Exemple : Tarif : 400 € / Mois, séjour du 10 mars au 15 Mai • le prix calculé sera : (400 / 31 * 22) + (1 * 400) + (400 / 31 * 14) = 864.40 € • Si une période n'a plus de raison d'être, ouvrez la liste des mois sur cette ligne, sélectionnez

la première ligne dans la liste des mois (celle avec le point) dans les deux zones des mois et valider cette modification. La ligne aura disparu ensuite.

Mode à la Durée

Menu Administration

227

Le calcul est effectué en fonction de la durée et de la date d'arrivée du séjour. Toutes les durées et toutes les dates d'arrivées possibles doivent être renseignées.

• Dans les dates précisées, seules les durées inscrites sont acceptées. • Le prix à indiquer est celui pour cette date d'arrivée et cette durée. C'est un prix tout calculé

et non pas un prix par nuit pour cette durée. • Si on ne renseigne pas le prix d'une durée et que le paramètre est à "Ne pas autoriser des

prix à 0.00" un message avertit l'utilisateur que sa saisie est sans doute erronée. Cependant le séjour peut quand même être validé.

• En dehors des dates précisées, ce tarif se comporte comme un tarif périodique dans les réglages "avant" et "après". La saisie des périodes doit être effectuée avant de préciser si on veut autoriser les dates "Avant" "Après" ou "Avant et Après".

Mode Libre Le prix indiqué est celui d'une nuit pour un certain nombre de personnes, il est modifiable au moment de la saisie du séjour et est indépendant de la période où on l'applique. Mode par Tranches Le prix indiqué est celui des X nuits de la tranche.

Onglet Prix Les périodes : permettent de faire varier le prix à appliquer :

• il est possible de définir jusqu'à 40 périodes de tarification. (ce qui autorise la gestion de basse, moyenne, haute saison, etc.).

• la date de gauche est celle de la première nuit de cette période. • la date de droite est celle de la dernière nuit de cette période. • il n'est pas obligatoire que ces périodes soient les mêmes que celles des tarifs de

supplément. • il peut y avoir un "trou" entre les dates de deux périodes consécutives.

Pour chaque période : il faut définir un prix, pour un nombre de nuits et un nombre de personnes.

• Indiquer le nombre de personnes comprises dans le tarif de base. Ce sont les personnes à ne pas facturer en supplément pour ce séjour. Exemple pour 2 personnes de base, si, sur le séjour, on indique 3 personnes, il y aura facturation de 1 personne

supplémentaire et il y aura bien présence de trois personnes dans les statistiques.

• Il faudra donc toujours saisir le nombre réel de personnes présentes. • Sélectionner la période, ensuite cliquer sur les nombres de nuits et de personnes à traiter

(dépend de la tarification du camping). • Répéter l'opération pour chacune des périodes.

Si la période est gratuite : indiquer quand même un prix à 0.00 €

Onglet Prestations associées Cliquer pour mettre en vert les prestations devant être associées à ce tarif de base. Mettez en rouge celles qui ne doivent pas l'être.

• Par défaut toutes les prestations sont associées au tarif que l'on vient de créer. • La quantité est modifiable. • Lors de la création d'un séjour seules les prestations associées à ce tarif sont disponibles

dans la fenêtre "Frais, Divers et Assurance" si la prestation est associée à une quantité par défaut, elle est automatiquement

insérée dans le séjour.

Manuel-eSeason

228

la quantité par défaut peut être alors modifiée. On peut également supprimer la prestation.

• Lors de la modification d'un séjour, toutes les prestations associées à un tarif quel qu'il soit sont disponibles.

Onglet Images

Cet onglet permet d'enregistrer des images utilisées uniquement dans le cas d'un tarif de base "Vente à la personne".

Haut de page

Menu Administration

229

Paramétrage des Tarifs de Suppléments Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Généralités On peut créer au maximum 200 tarifs de suppléments. Un même tarif de suppléments peut être utilisé pour plusieurs tarifs de base. Cette fonction permet le paramétrage des rubriques de séjour et des tarifs de suppléments camping et location. Une rubrique représente, à l'écran, une zone de saisie dans laquelle on indique un nombre de : adultes, enfants, véhicules, branchement électrique, tente ou caravane, etc. Le nombre indiqué est le nombre réel et non pas le nombre en supplément du tarif de base. eSeason permet de s'adapter à différents types de tarification. En effet, il permet de gérer :

• la multipériodicité (changement du prix du tarif en fonction des dates). • les différents modes de calcul : journalier, périodique, forfaitaire, mensuel etc. • des tarifs dégressifs en fonction de la durée des séjours. • des rubriques entièrement paramétrables. • le calcul des taxes de séjour automatisé.

• Pour créer un tarif de base, cliquer sur

• Pour modifier un tarif de base, le sélectionner et cliquer sur le bouton ou bien double cliquer la ligne du tarif directement.

• Pour copier un tarif existant le sélectionner puis demander à option "à partir de.." Ceci permet de créer très vite des tarifs n'ayant que peu de différences entre eux.

• Pour supprimer un tarif de base, le sélectionner et cliquer sur (à utiliser avec précaution).

• un tarif de base ne peut être supprimé que si il n'est relié à aucun séjour. La fenêtre de description du tarif de suppléments comporte les onglets suivants :

Onglet Description Dans un premier temps, saisir le nom du tarif et le type (camping ou location) puis saisir les rubriques qui décrivent ce tarif de suppléments. Il y a possibilité de créer jusqu'à 30 rubriques différentes pour gérer les différentes quantités de personnes, de véhicule, de branchement électrique, d'installation supplémentaire, etc. Entrer les rubriques de personnes en premier et dans l'ordre décroissant des âges.

Pour chaque rubrique, il faudra remplir les zones suivantes :

Le libellé (Facture)

C'est celui qui apparaîtra sur la facture.

Le libellé est traduisible ce qui est particulièrement important pour sa présentation sous Internet par le biais de Resa.net Powered by Webcamp.

Manuel-eSeason

230

Le libellé court (Ecran) Il sera utilisé à l'écran lors de la saisie des séjours (employer des abréviations telles que : Adult, Pers, Enf, Elec, etc. ...). Mini/maxi

Détermine les valeurs minimum et maximum qu'il sera possible de saisir dans les séjours..

Obligatoire

Détermine le caractère obligatoire ou non de la saisie d’une rubrique.

A la réception d’une réservation par Internet, un message signalera que des rubriques obligatoires n’ont pas été renseignées par l’internaute.

Mode d'application • Normal : la rubrique est appliquée du jour d'arrivée au dernier jour de planning • Interne : la rubrique est appliquée du lendemain de l'arrivée jusqu'au dernier jour de

planning • Dernier jour : la rubrique n'est pas appliquée le jour d'arrivée mais est appliquée le jour de

départ. Le mode "Dernier jour" peut servir, par exemple, pour les petits déjeuners non servis le jour d'arrivée mais servis le jour de départ.

• Egale au nombre de : Permet de lier une rubrique qui n’est pas de type personne (dite esclave) à une

rubrique de type personne (dite maître) . La rubrique esclave peut être liée à la somme des rubriques de type personne

ou à une et une seule rubrique. Une rubrique de type personne ne peut pas être liée à une autre rubrique de

type personne. • Définition des règles de fonctionnement • Au chargement de la fenêtre, en mode création, la rubrique est initialisée à sa valeur mini. • Si elle est esclave :

En création, elle sera initialisée à la valeur de la rubrique maître. A chaque modification d’une rubrique maître, les rubriques esclaves sont mises

à niveau. • Si elle n’est pas obligatoire :

elle peut être égale à zéro ou comprise entre son mini et son maxi. • Si elle est obligatoire :

et n’est pas esclave, elle sera comprise entre son mini et son maxi et est esclave, elle sera égale à la valeur la plus proche de la rubrique maître

tout en restant comprise entre son mini et son maxi. Le Mode de Calcul

• Journalier : Calcul en fonction de la durée du séjour pour chaque journée (utilisé généralement pour la tarification camping). Le prix indiqué est celui de la journée.

• Périodique : Calcul en fonction de la durée du séjour pour une période (utilisé généralement pour la tarification en location à la semaine ou quinzaine). Le prix indiqué est celui de la période.

Menu Administration

231

• Forfaitaire : Calcul forfaitaire en fonction de la quantité saisie sans rapport avec la durée du séjour.

Le Type de Rubrique • Personne :

permet le comptage du nombre réel de personnes sur le camping et laisse le logiciel calculer le nombre de personnes à facturer en supplément du tarif de base (quand un tarif de base est utilisé).

il faut donc indiquer le nombre réel de personnes installées et non pas seulement celles que l'on veut faire payer en plus. Si on n'indique pas de nombre de personnes, par exemple en location, les statistiques de fréquentation seront fausses.

• Véhicule gère les véhicules à faire payer en supplément par rapport au tarif de base.

• Autre différent des deux précédents (Ex. : électricité, animal, visiteur etc.).

• Installation gère les rubriques d'installation à faire payer en supplément par rapport à ce qui

est prévu dans le tarif de base. • Personne non comprise dans le forfait

permet le comptage du nombre réel de personnes sur le camp. (Statistiques de fréquentation) et facture toute personne ayant ce réglage sans tenir compte du nombre de personnes prévu en tarif de base.

• Garage mort permet le passage à la tarification garage mort en supprimant de manière

automatique les valeurs enregistrées dans les autre rubriques pendant la durée d'application du garage mort.

On ne peut avoir qu'une seule rubrique de type Garage mort par tarif de suppléments.

Il faut que les périodes du tarif de suppléments soient les mêmes que celles du tarif de base auquel il est relié.

La rubrique garage mort ne fonctionne que si le tarif de base est de type Journalier Mode 1

La Promotion • Choisir, si besoin, parmi les promotions, celle à appliquer.

Chaque rubrique peut ou non être soumise à une des promotions Poste de vente et TVA Le poste de vente et le taux de TVA doivent obligatoirement être précisés même si le prix de cette rubrique est à 0.00 € Il peut y avoir une répartition du chiffres d'affaires sur plusieurs poste de vente Planning annexe à rattacher à cette rubrique (ex : Lit Bébé, Chaise Bébé, etc.) La taxe de séjour :

• Permet de rattacher à la rubrique une ou plusieurs taxes parafiscales. • Ces taxes seront calculées de façon automatique par le logiciel, en fonction de leur propre

paramétrage. Libellé fact. synthétique : Saisir un libellé et ses traductions qui sera affiché dans le cadre d'une facture synthétique, principalement utilisée pour les séjours de groupe. Exemple de paramétrage des rubriques

Manuel-eSeason

232

Onglet Période Il est possible de définir jusqu'à 20 périodes de tarification (basse, moyenne, haute saison, etc.)

• un prix de rubrique demeure constant pendant toute une période. • la date de gauche est celle de la première nuit de cette période. • la date de droite est celle de la dernière nuit de cette période).

Il n'est pas obligatoire que ces périodes soient les mêmes que celles des tarifs de base.

Onglet Prix

• il faut définir pour chacune des périodes un prix à la nuit ou pour un ensemble de nuits. • sélectionner la période, puis cliquer sur le ou les nombres de nuits à traiter (cela dépend de

la tarification appliquée par le Camping).

Après affichage dans la fenêtre Prix de ces différents nombres, indiquer sur chaque ligne le prix de la prestation pour la période.

Si la rubrique est gratuite, indiquer un prix à 0.00 €

Il est également obligatoire de préciser un poste vente et la TVA.

Exemples Ex : Calcul pour des rubriques de CAMPING avec mode de calcul journalier 1

Menu Administration

233

Calcul pour des rubriques de LOCATION avec mode de calcul périodique

Les autres colonnes de prix serviront à indiquer un prix différent si le séjour dure au moins le nombre de nuits indiqué.

Le calcul se fait à partir du plus grand nombre possible de nuits. Ex : pour un lit BB

• 5 nuits seront facturées 5 * 5,00 = 25,00 € • 7 nuits seront facturées = 30,00 € • 8 nuits seront facturées 30,00 + 5,00 = 35,00 €

Haut de page

Manuel-eSeason

234

Tarifs des Prestations Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs.

Généralités On peut créer un nombre illimité de tarifs de prestations. Cette fonction permet le paramétrage de tarifs de prestations diverses qui sont le plus souvent en relation avec le séjour du client, comme par exemple :

• les frais de réservation, • les assurances annulation, en montant par séjour, par nuit ou par semaine ou en

pourcentage. • la conservation des arrhes ou acomptes , • le gardiennage de caravanes, etc... • la gestion de compteurs. • un départ tardif. • les bons Vacaf : la procédure complète de gestion des "Bons Vacaf" se trouve au chapitre

Documentation de cette aide.

Création

Pour créer une prestation, cliquer sur puis indiquer : • le libellé de la prestation :

NB. Il faut aller en Menu \ Admin \ Paramétrage des documents \ Facture Classique pour paramétrer celui des deux libellés à faire apparaître sur la facture. Cliquer sur l'onglet "Lignes" et choisir "Libellés longs" ou "Libellés courts".

• le mode de calcul : Montant fixe Pourcentage (sur le montant du séjour hors Taxes de séjour, Frais et

Assurance). Pourcentage avec arrondi. Pourcentage négatif. Pourcentage négatif sur montant remisé. Pourcentage sur montant remisé. Montant à saisir

les prestations en mode de calcul "montant à saisir" peuvent avoir des montant négatifs.

les montants négatifs sont utilisables aussi bien dans la fiche séjour, dans la zone des Divers, Frais et Assurance que dans l'onglet "Séjours et Extra" en saisie de prestation.

• le prix de la prestation ou le pourcentage. le prix peut être à 0.00 €. Il pourra alors être saisi au moment de la vente.

• le type de tarif (Frais de réservation, Assurance, Divers, Package ou un des 5 Compteurs ). • éventuellement un montant minimum à facturer (utilisé en cas de pourcentage). • le poste de vente à affecter à la prestation. • le taux de TVA à appliquer à la vente. • saisir, si besoin, un commentaire pour expliquer la prestation et/ou ses conditions de vente,

son usage, son contenu, etc. Ce texte peut être utilisé dans la variable COMDIVnn dans les lettres-types. Attention, dans les modes de fusion "nouvelle version" et "ancienne version",

seuls les 230 premiers caractères de ce champ peuvent être imprimés.

Menu Administration

235

• Une prestation peut être associée à un ou plusieurs tarifs (et vice versa). Par défaut elle est associée à tous.

• Une quantité par défaut peut être prévue pour une application automatique. • Règles d'application des associations et quantités par défaut :

En création de séjour : ne sont disponibles que les prestations associées au tarif utilisé dans le

séjour. si la prestation est paramétrée avec une quantité par défaut, la

prestation est automatiquement insérée dans le séjour et peut être modifiée ou même annulée.

En modification de séjour : toutes les prestations, associées à un tarif, apparaissent.

• Si une prestation n’est reliée à aucun tarif, la prestation n'est plus visible dans les séjours mais reste utilisable en direct dans l’onglet Séjours et Extra.

Package Une prestation de type "Package" est une prestation comme les autres. Elle permet de faire un assemblage de prestations. Son prix est indépendant des prix cumulés de ses composants et doit être déterminé à part, tout comme son ou ses postes de vente et TVA.

Compteurs Pour les tarifs de type compteur : si le libellé est suivi d'une quantité mise entre "crochets carrés", cette quantité sera considérée comme ne devant pas être facturée, cela permet de gérer une sorte de franchise de consommation.

• Exemple si, en paramétrage, le libellé du tarif est : Compteur d'eau [10] et que la quantité consommée est de 90 m3 il ne sera facturé que 90 - 10 soit 80 m3. • Le prix unitaire est, comme ailleurs, limité à deux décimales.

Haut de page

Manuel-eSeason

236

Taxes Parafiscales et Cotisations Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Présentation Cette fonction permet le paramétrage des différentes taxes parafiscales et cotisations applicables aux personnes et que l'on peut rencontrer dans la gestion des campings, comme les taxes de séjour municipales et départementales.

Création

Pour créer une taxe de séjour, cliquer sur le bouton , puis indiquer : • le nom de la taxe, • les dates entre lesquelles la taxe est applicable, Exemple : du 01/06 au 31/08 ou du 01/01 au 31/12 • la durée, en nombre de jours consécutifs, pendant laquelle on doit appliquer la taxe pour un séjour, • dans certaines communes, pour un même séjour, on calcule la taxe sur 28 nuits maximum. Dans ce cas, indiquer 28. Sinon indiquer le nombre de jours total correspondant à la période d'application. • le prix de la taxe. • le taux de TVA et le poste de vente à affecter à la taxe, puis cliquer sur OK. • Si besoin, il faudra créer une ou plusieurs taxes de séjour comme par exemple :

une pour les adultes, une pour les enfants, éventuellement une pour les tarifs camping et une pour les tarifs location. un forfait annuel.

NB : Les taxes d'ordures ménagères peuvent aussi être gérées de cette manière si elles sont appliquées par personne, sinon les gérer comme une rubrique de supplément. Une fois les taxes de séjour paramétrées, il faut aller les "relier" aux rubriques des tarifs de supplément concernées. Un relevé des taxes parafiscales est disponible pour recenser les taxes perçues.

Haut de page

Menu Administration

237

Paramètres Divers des Tarifs Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Arrhes / Acompte :

• les arrhes et acomptes sont juridiquement et commercialement différents. Avec des arrhes , le client et le camping ne sont engagés que pour les sommes

versées. Avec un acompte , les deux parties sont engagées pour la totalité du montant du

contrat conclu et le solde est exigible si le client se désiste.

Dans les deux cas, le camping est libre de rembourser ou non les arrhes ou acomptes versés.

• Les deux notions représentent la somme que le camping veut recevoir pour enregistrer une réservation.

• Dans eSeason, les deux termes sont employés indifféremment. 1. Ceci permet le calcul de la somme à demander au client lors de la création d'option de

séjour en camping ou en location : • sélectionner le mode de calcul des arrhes (fixe, pourcentage ou montant par semaine). • saisir le montant ou le pourcentage demandé,

indiquer éventuellement un montant minimum (utilisé lors du calcul par pourcentage).

il est possible de faire calculer le montant demandé soit : exact c’est à dire avec 2 décimales ou bien arrondi à l’unité inférieure.

• préciser si les frais de réservation et l'assurance sont inclus ou non dans le montant demandé.

• indiquer les frais de réservation devant être appliqués par défaut : préciser s'il sont applicables à tous les clients (Directs et Clients de T.O.) ou

seulement Clients Directs. on peut indiquer "Aucun" si besoin.

• indiquer l'assurance annulation à appliquer par défaut. On peut indiquer "Aucune" si besoin. • dans le cas de facturation d'arrhes ou d’acomptes :

indiquer le poste de vente et la TVA ainsi que le libellé à inscrire sur la facture.

Postes de vente

• Ils sont utilisés dans le paramétrage des tarifs et permettent une analyse de la facturation. • Les postes de vente sont assimilables à des comptes comptables (de classe 7

généralement). Ils sont utilisés dans le cumul des ventes par postes.

• Tout tarif fait obligatoirement appel à au moins un poste de vente. • Les regroupements servent à générer des sous-totaux lors de l'édition du Cumul des

Ventes. • eSeason cumule les postes dont les libellés de regroupement sont strictement identiques. • Il est utile et recommandé de détailler au maximum les postes de vente.

Le nombre de postes est illimité. • Les postes de vente ne sont relatifs qu'à la facturation et n'ont rien à voir avec les

encaissements. • Il est impératif de ne pas modifier l'ordre des postes de vente ni d'en annuler au cours de la

saison sous peine de rendre incohérentes certaines listes. Ils sont également utilisés dan l'interface comptable.

Manuel-eSeason

238

Échéancier Modèle • Afin de ne pas avoir à retaper un échéancier dans chaque fiche client, vous pouvez disposer

de différents types d'échéancier préparamétrés. • Une fois l'échéancier créé, l'enregistrer et lui donner un nom. • Quand on applique l'échéancier dans la fiche du client, il est encore possible de le modifier

pour ce client en particulier. • Si un échéancier modèle est travaillé en mode "Pourcentage avec arrondi à l'unité

inférieure", lors de l'application d'un pourcentage celui-ci sera ajusté en fonction du montant calculé. Exemple, un échéancier avec trois échéances 33.33%, 33.33% et 33.34% appliqué sur séjour à 100.00 € générera trois montants à 33 € 33 € et 34 € et les pourcentages seront recalculés à 33% 33% et 34%.

Haut de page

Menu Administration

239

Paramétrage des Promotions Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Présentation Une promotion permet d'appliquer de manière automatique une réduction au coût d'un séjour ou d'une prestation.

Classique Dernière minute Réservation anticipée Coupon Paiement comptant Détail du fonctionnement de chaque Type de Gain Schéma des Promotions

Généralités Les Promotions sont applicables au travers d'un séjour sur tous les types de tarifs ainsi que sur les prestations saisies dans un séjour (les prestations saisies hors séjour ne peuvent pas être soumises à promotion). Règle de durées minimale et/ou maximale de séjour

On peut définir que le séjour, dans son intégralité, doit durer, au minimum, un certain nombre de nuits pour que la promotion puisse commencer à s'appliquer à quelque date que ce soit.

On peut également et indépendamment décider d'un nombre de nuits maximum. Au delà de ce nombre de nuits, la promotion ne sera pas appliquée du tout.

Le seuil maximal ainsi défini a la priorité sur les seuils maximaux définis dans les périodes. Par contre les seuils minima des périodes peuvent être inférieurs au seuil minimal global.

Règles de Cumul - Non Cumul Chaque promotion peut être définie comme "Cumulable" ou comme "Non Cumulable". Si, sur un même tarif, on applique plusieurs promotions avec un mélange de Cumulable et de Non Cumulable et qu'au moins une "Non cumulable" est applicable, dans ce cas les promotions Cumulables ne seront pas appliquées. Si, sur un même tarif, plusieurs promotions "Non Cumulables" sont applicables, il est impératif de déterminer la règle de Non Cumul :

• Soit on applique toutes les Non Cumulables en même temps (elles seront alors cumulées sur l'élément concerné)

• Soit on applique uniquement celle qui génère le séjour le moins cher • Soit on applique uniquement celle qui génère le séjour le plus cher

Si au final, on en vient à appliquer plusieurs promotions sur un même élément, les règles de calcul suivantes sont utilisées :

Manuel-eSeason

240

• On calcule d'abord les promotions présentant un gain en nuits gratuites puis on applique les autres . Exemple : pour un séjour de 10 nuits à 10 euros avec 3 nuits gratuites et une remise de 10%, on calculera un séjour à (10x10) - (3x10) = 70 euros et une remise de 10 % sur ces 70 euros soit 7 euros. Le séjour sera donc facturé 63 euros au final.

• Par élément, dans le cas de promotions multiples en %, le calcul du montant de promotion se fait sur le montant de base de l’élément (exemple : une prestation de 100€ avec une promo 5% et une promo 10 % donne 100€ - 5€ - 10€ soit 85€).

On peut gérer en même temps les dates auxquelles on réserve (période de réservation) et les dates du futur séjour (période d'occupation). Seuil Il correspond à la durée minimum du séjour incluse dans la période d'occupation de la promotion pour que celle-ci s'applique. Le séjour peut commencer ou finir en dehors de la période d'occupation. Voir l'exemple graphique

• Le nombre de période d'application n'est pas limité. • Cliquer sur le pour ajouter une période d'application.

Une période d'application supplémentaire commence au moins le lendemain de la date de fin de la période précédente.

• Le nombre de seuil par période n'est pas limité. Cliquer sur le pour ajouter un seuil. Type de promotion

La liste déroulante permet de choisir entre :

• "Classique" : identique aux promotions anciennes mais avec une gestion différente des lignes de facture pour une meilleure lisibilité.

• "Dernière Minute" : (Last Minute) promotion qui tient compte du fait que la réservation a lieu peu de temps avant l'arrivée.

• "Réservation Anticipée" : (Early Booking) promotion qui tient compte du fait que la réservation a lieu longtemps avant l'arrivée.

• "Coupon" : applicable en fonction d'un code promotionnel • "Paiement Comptant" : applicable si la réservation est payée intégralement à la commande.

Type de Gain applicable sur les Tarifs de Base et / ou de Supplément est variable suivant les promotions et peut porter au choix sur :

Des nuits offertes : celles du début ou celles de la fin ou les moins chères ou les plus chères.

• La valeur de la nuit offerte est un prorata du prix de la nuit de la ligne de facture considérée. • Dans le cas de gain en nuits gratuites

Supposons un seuil de 7 nuits pour avoir droit à une nuit gratuite, toutes les 7 nuits une nuit gratuite sera attribuée. Un séjour de 7 à 13 nuits aura donc une seule nuit gratuite, un séjour de 14 à 20 nuits aura 2 nuits gratuites, etc.

Une remise en pourcentage ou en montant par nuit ou en montant global s'appliquant au choix sur : • toute la durée du séjour. • seulement les nuits incluses dans la période d'application de la promotion. • seulement les nuits en plus du seuil et sur toute la durée du séjour. (1) • seulement les nuits en plus du seuil et incluses dans la période d'application de la

promotion. (1)

Menu Administration

241

• (1) dans ces deux derniers cas, le seuil correspond à une "franchise" de nombre de jours non soumis à promotion et obligatoirement situés dans la période d'occupation qui a été paramétrée.

• sur certaines nuits du séjour, ce qui permet par exemple de réaliser des promotions "par semaine"

Un prix à la nuit : Il faut indiquer le prix à la nuit que l'on veut voir appliquer. eSeason calculera le montant à déduire pour arriver au prix indiqué dans la promotion.

• Exemple : le prix à la nuit du tarif est à 50 €, si on indique un prix à la nuit de 40 € dans la promotion. on aura une ligne de promotion à -10 € (50-40) permettant de ramener le prix final de la nuit à 40 € .

• Si le tarif de base est en prix par semaine (périodique) un prorata sera calculée pour connaître le prix à la nuit du tarif et en déduire la remise à effectuer. Exemple la semaine est à 490 € donc la nuit tarif est à 70 €. Si la nuit promotion est à 50 €, il y aura une remise de 70-50 soit 20 € par nuit donc 7x20 = 140 € de remise pour une semaine. Le client paiera 490-140 = 350 € soit 50 € la nuit comme prévu.

La liste déroulante Type de Gain, applicable sur les Prestations, est variable suivant les promotions et peut porter au choix sur :

• une remise en pourcentage. • une remise en montant. • Une même promotion ne peut pas être appliquée à des tarifs ET à des prestations.

Chaque promotion peut être reliée à son propre poste de vente pour en apprécier comptablement le coût.

• S'il n'y a pas de poste de vente spécifique pour une promotion, c'est le poste de vente de l'élément sur lequel elle s'applique qui sera utilisé. Le montant, négatif, des promotions facturées sera consultable dans le Cumul des Ventes en cas de poste de vente spécifique.

• La TVA utilisée pour la promotion est celle de l'élément sur lequel elle s'applique. Chaque promotion peut être définie comme "Cumulable" ou bien "Non Cumulable".

• Si, sur un même tarif, on applique plusieurs promotions avec un mélange de Cumulable et de Non Cumulable et qu'au moins une "Non cumulable" est applicable, dans ce cas les promotions Cumulables ne seront pas appliquées.

• Si on paramètre plusieurs promotions "Non Cumulables", il est impératif de déterminer la règle de Non Cumul :

Soit on applique toutes les Non Cumulables en même temps (elles seront alors cumulées sur l'élément concerné)

Soit on applique uniquement celle qui génère le séjour le moins cher Soit on applique uniquement celle qui génère le séjour le plus cher

• Le nom de la promotion ainsi que son descriptif commercial sont traduisibles ce qui est particulièrement important pour la présentation de vos promotions sous Internet par le biais de Resa.Net Powered by Webcamp.

Onglet Associations Il permet de sélectionner les tarifs de base et / ou de supplément pouvant être reliés à une ou plusieurs promotions. Un tarif en grisé signifie que ce tarif est déjà relié à une promotion ancienne et ne peut donc être relié à une autre promotion .

• Promotion par Emplacement : Une case à cocher permet de signaler si la promotion est dépendante

des emplacements. Si cette case est cochée, la promotion est applicable seulement sur les

séjours s’effectuant sur les emplacements ainsi désignés (Si le séjour n’a pas été positionné sur un emplacement, la promotion ne peut pas

Manuel-eSeason

242

s’appliquer : la connaissance de l’emplacement est nécessaire pour déterminer si la promotion s’applique ou non).

Contrainte / Restriction : Si une promotion est appliquée à une partie des emplacements appartenant à une même catégorie, il sera impossible d’appliquer une autre promotion par emplacement au reste des emplacements de cette même catégorie. Autrement dit, dans une catégorie d’emplacement, une seule et unique promotion par emplacement est applicable à tout ou partie des emplacements de cette catégorie.

Intérêt : pouvoir vendre à moindre prix certains emplacements d’une catégorie (mal placés, déclassés …etc)

Ce paramétrage est pris en compte sur WebCamp et ResaNet. Cette fonctionnalité ne s’applique pas sur les promotions de type

"Ancienne promotion" Onglet Séjours

permet de décider du nombre de séjours pouvant être soumis à la promotion affichée et de connaître les séjours déjà soumis à cette promotion. On peut de cette manière gérer un quota de promotions.

• Si on ne veut pas gérer de quota, il suffit de mettre 0 dans la quantité. • Si des séjours ont déjà été soumis à cette promo, la quantité peut être 0 (c'est-à-dire sans

limite) mais si on met une autre valeur, celle-ci ne peut pas être inférieure au nombre de séjours déjà saisis.

L'état de la promotion Active ou Inactive • Cet état est lié à une décision de gestion manuelle et réversible appliquée sur le bouton

dans l'écran de paramétrage de la promotion.

• Vert : ● Active et associée, Orange : ● Active sans association, Rouge : ● Inactive avec ou sans association.

• Une promotion Inactive n'est pas modifiable. Il faut au préalable la réactiver en cliquant dessus. Rendre Inactive une promotion permet d'en interdire l'utilisation dans de nouveaux séjours sans annuler son application dans les séjours saisis préalablement à sa désactivation. Cela permet également de préparer une promotion puis de l'inactiver pour qu'elle ne soit pas utilisable tout de suite.

• L'applicabilité : A venir, En cours, ou Périmée (l'applicabilité est calculée par eSeason en fonction de la date du jour).

A venir : la promotion n'est pas encore applicable En cours : la promotion est applicable Périmée : la promotion n'est plus applicable Cette applicabilité est un calcul "à priori" de l'applicabilité de la promotion

puisque calculé sans connaissance d'un quelconque séjour.

Haut de page

Classique La codification ET signifie qu'il faut que toutes les conditions soient vraies pour que la promotion puisse s'appliquer.

Menu Administration

243

Les conditions d’application sont basées sur des périodes de dates (de création OU de séjour) et le nombre de nuits du séjour.

• Conditions d’application : Période d’application : sur date de séjour ou sur date de création du séjour

ET Seuil de nuits de séjour :

• Dans le cas d’une promotion applicable en fonction de la date de réservation ce seuil correspond au nombre de nuits minimum que doit comporter au total le séjour pour que la promotion soit applicable.

Dans le cas d’une promotion applicable en fonction des dates de séjour ce seuil correspond au nombre minimum de nuits d’un séjour dans la période planifiée afin que la promotion soit applicable.

Ce seuil correspond aussi, dans le cas d’un gain " nuits gratuites", à la durée de séjour permettant de gagner les nuits gratuites (exemple si on paramètre 2 nuits gratuites pour séjour d'au moins 7 nuits => dans le cas d’un séjour de 14 nuits on ne facturera que 10 nuits).

Haut de page

Dernière minute Les promotions "Dernière minute", permettent d'appliquer automatiquement une promotion à des séjours dont la réservation est effectuée au dernier moment. Les conditions d’applications sont donc basées sur la date de séjour et sur un intervalle de jour entre la date de création de séjour et le premier jour théorique du séjour. Une condition d’application supplémentaire liée au nombre de nuit du séjour est possible.

• Conditions d’application : Période d’application : Date de séjour (occupation)

ET Période de réservation : Nombre de jours maximum entre la date d’arrivée du

séjour et sa date de création OU à partir d'une date ET

Seuil de nuits de séjour (indique le nombre minimum de nuit du séjour qui doit être inclus dans la période de promotion)

• Une case à cocher permet de décider que la promotion "Dernière Minute" s'applique ou non sur un séjour dont la date de saisie est égale à la date d'arrivée. Ce séjour peut être une Option, une Réservation ou un Présent.

Haut de page

Réservation anticipée

Les promotions " Réservation anticipée " permettent d'appliquer automatiquement une promotion à des séjours dont la réservation est effectuée longtemps à l’avance. Les conditions d’applications sont donc basées sur la date de séjour et sur un intervalle de jour entre la date

Manuel-eSeason

244

de création de séjour et le premier jour théorique du séjour. Une condition d’application supplémentaire liée au nombre de nuit minimum du séjour est possible.

• Conditions d’application : Période d’application : Date de séjour (occupation)

ET Période de réservation : Période fixe (entre deux dates) ou flottante (nombre de

jours minimum et maximum (optionnel) entre la date d’arrivée de séjour et la date de création du séjour. ET

Seuil de nuits de séjour (indique le nombre minimum de nuit du séjour qui doit être inclus dans la période de promotion).

Haut de page

Coupon Les promotions " Coupon" sont liées à la communication d’un code promotionnel par le client. Les conditions d’application sont basées sur un code promotionnel existant, des périodes de dates (de création de séjour ou de séjour) et le nombre de nuits du séjour. Le gain est une remise ou des nuits offertes. La promotion s'applique, pendant la saisie du séjour, si le code promotionnel est tapé dans la case prévue à cet effet dans la fiche séjour.

• Conditions d’application : Période d’application : Date de création du séjour ou date de séjour

ET Seuil de nuits de séjour (indique le nombre de nuit du séjour qui doit être inclus

dans la période de promotion) ET

Indication d’un code promotionnel (uniquement 1 seul code par promotion coupon)

• Si plusieurs promotions "Coupons" ont le même code promotionnel, à l'appel de ce code, elles s'afficheront toutes dans le séjour, à charge pour le gestionnaire de décocher les promotions coupon qui seraient inutiles.

Ex :Pour un séjour d’une semaine minimum réservé entre le 1er janvier et 31 mai pour un client ayant en sa possession un code promotionnel. => La promotion est appliquée au tarif de base avec 20% de remise.Ce type de promotion est bien adapté à la gestion des promotions liées à la présentation d'une carte de Club ( ADAC, ACSI, FFCC, CCI, Carte de fidélité du camping etc.) puisque le promo ne sera appliquée qu'au moment de la saisie du code la déclenchant.

Haut de page

Paiement comptant Les promotions " Paiement comptant" sont liées au paiement comptant du séjour le jour de la prise de réservation. Les conditions d’application sont basées sur l’acceptation du client à payer comptant, des périodes de dates (de création de séjour ou de séjour) et le nombre de nuits du séjour.

• Conditions d’application : Période d’application : Date de création du séjour et date de séjour

ET

Menu Administration

245

Seuil de nuits de séjour (indique le nombre de nuit du séjour qui doit être inclus dans la période de promotion)

ET Paiement intégral du séjour le jour de la prise de réservation.

Exemple : pour un séjour d’une nuit minimum entre le 1er avril et le 30 juin payé comptant le jour de la prise de commande.

=> La promotion est appliquée sur une prestation, 100% de remise (=> gratuit) sur les frais de réservation.

Haut de page

Détail du fonctionnement de chaque Type de Gain Type de gain pour les séjours

• Remise en % applicable sur tarif(s) de base et/ou rubrique(s) de supplément • Remise en montant par Nuit sur tarif(s) de base et/ou rubrique(s) de supplément • Remise en montant Global sur Tarif de Base (le montant global pouvant être déduit du

séjour est toutefois limité au montant du séjour) • Prix à la Nuit

Ces quatre Types de Gain sont applicables sur : Toute la durée du séjour. Les nuits incluses dans la période. Les nuits en plus du seuil sur toute la durée. Les nuits en plus du seuil incluses dans la période. Certaines nuits du séjour.

Ceci permet des promotions différenciées par tranche de temps, des semaines par exemple. On peut ainsi envisager une promotion variable suivant qu'elle s'applique sur la première, deuxième, troisième semaine d'un séjour etc.

• Nuits offertes sur tarif de base ou rubrique de supplément Ce Type de Gain est applicable sur :

Les nuits du début. Les nuits de la fin. Les nuits les moins chères. Les nuits les plus chères

Type de gain pour les prestations • Remise en montant sur une ou plusieurs prestations (frais de réservation par exemple) • Remise en % sur une ou plusieurs prestations (frais de réservation par exemple)

Schéma explicatif

Manuel-eSeason

246

Nota : Si le séjour commence dans la période d'application et se termine après : les mêmes règles s'appliquent.

Haut de page

Menu Administration

247

Paramétrage des Ventes Annexes Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Présentation Les Ventes Annexes correspondent aux prestations diverses liées au camping mais qui ne nécessitent pas forcément une gestion individuelle ou nominative du client. Cette fonction permet de gérer les ventes de produits particuliers comme les jetons de lessive, les cartes postales et téléphoniques, la gestion du bar et du restaurant, etc. . Cela permet d'enregistrer les produits vendus, soit une par une, soit en fin de journée, de semaine, de mois, de saison suivant le besoin. On effectue alors la saisie des encaissements puis on procède à leur facturation. Cela peut donc permettre une tenue de caisse complète.

Paramétrage Indiquer : le libellé, le prix, la TVA et le poste de vente à affecter au produit. Le prix peut très bien être à 0.00 €. Au moment de la vente on saisira la quantité et le prix désirés En saisie de recette, on saisira une quantité de 1 et en prix, la recette de ce produit. (recette du bar, du restaurant, de l'épicerie etc.) Gérer le stock Indiquer dans la liste déroulante que le produit est géré en Stock. Il faudra ensuite aller dans le Menu \ Séjour \ Ventes Annexes - Gestion de Stock

• pour y indiquer la date, le sens du mouvement de stock, la quantité et le libellé de l'opération.

• toutes les opérations effectuées par la suite viendront modifier ce stock. Points de vente On peut aussi déterminer jusqu'à 12 points de vente Ex : Accueil, Bar, Epicerie, Animation, Restaurant, etc.

• Indiquer pour chaque produit les points de vente où il sera disponible. • Si un produit n'est relié à aucun point de vente, ce produit n'est pas disponible à la vente • On ne peut pas changer de point de vente pendant une vente

Famille Cela permet de n'afficher à l'écran que certains produits.

On peut utiliser conjointement les Points de vente et les Familles

On peut n'utiliser que les points de vente ou seulement les Familles

Le module des ventes annexes peut aussi être appelé depuis la fiche d'un client.

• dans ce cas, le règlement est facultatif, la ou les ventes pourront être réglées plus tard. • vous pourrez les facturer immédiatement ou plus tard, sur une facture à part ou sur la

facture du séjour. • les ventes générées de cette manière apparaissent aussi en Consultation des ventes

annexes bien qu'elles ne soient pas forcément réglées.

Haut de page

Manuel-eSeason

248

Paramétrage Cautions et Prêts Accès : Menu Admin \ Paramétrage tarifs. Pour faciliter la gestion des prêts et cautions, il est possible de préenregistrer les différentes cautions qui peuvent être demandées. De la même manière, les objets les plus souvent prêtés peuvent être prédéfinis. Ceci pour éviter les erreurs de saisie au niveau du montant des cautions et des paramètres de vente et de TVA pour une éventuelle facturation.

Voir Aussi Cautions et prêts Liste des Cautions et Prêts

Menu Administration

249

Paramètres Emplacements Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Présentation On peut créer un nombre illimité d'emplacements. Le mot Emplacement désigne aussi bien des emplacements camping (Gazon) que des hébergements locatifs tels que Mobil-Home, Chalets, etc.

Fiche Emplacement Onglet Images / Compteurs Onglet Coût de Revient Paramètres Emplacements Paramètres Divers

Généralités

Les boutons permettent dans l'ordre : Créer : clic sur le bouton "Créer" Pour créer un nouvel emplacement, cliquer sur Créer et compléter le détail de l'emplacement. Le code de l'emplacement peut comporter un mélange de chiffres et de lettres. 10 caractères maximum en évitant les espaces. Ex : A123 MH45 CA23T Copier : clic droit sur le bouton "Créer" et option "à partir de" permet la copie d'un emplacement en se basant sur celui sélectionné. Il reste à lui attribuer un numéro et à modifier ce qu'il faut. Création rapide : clic droit sur le bouton "Créer" et option "Création rapide" L'option de création rapide permet de créer une série d'emplacements identiques, ayant une numérotation en forme de suite sans trous. Exemple : créer les emplacements du numéro A030 au A059, catégorie Standard, du secteur Allée Centrale, Ensoleillé, Calme et Près du lac. Cette option est à utiliser avec prudence car en cas d'erreur, il faudra supprimer un par un les emplacements en trop. Modifier pour modifier une fiche d'emplacement existant, il faut le sélectionner dans la liste et effectuer les modifications dans la partie "Détails" de l'emplacement. Le numéro de l'emplacement n'est pas modifiable en lui-même. Supprimer On ne peut pas supprimer un emplacement s'il a déjà été utilisé dans la saison. Résumé donne un récapitulatif des emplacements créés par catégorie et par secteur. Liste Pour imprimer une liste des emplacements, cliquer sur Liste, sélectionner une catégorie particulière ou toutes, un secteur du camping ou tous et le type de classement désiré (par code, catégorie ou secteur), puis cliquer sur OK pour lancer l'impression.

Manuel-eSeason

250

Fiche emplacement Descriptif Un texte relatif à l'emplacement peut être tapé à cet endroit. Ce texte peut être utilisé dans la variable _COMMEMP dans les lettres-types. Documents

• Cela permet de prévoir un texte imprimable, par exemple un inventaire, que l'on peut communiquer au client si besoin.

• Dans un séjour on peut imprimer l'inventaire de l'emplacement sélectionné. Haut de page

Onglet Images / Compteurs Images

On peut relier jusqu'à trois images à chaque emplacement :

• choisir l'image voulue par le bouton Chercher ou bien la numériser avec un scanner. • les images peuvent être au format JPG ou PNG.

Il est important d'en limiter la taille à 100 Ko maximum sous peine de générer des fichiers très gros à sauvegarder. Autrement cela peut ralentir de façon importante l'affichage du fichier emplacement. Compteurs Les compteurs décrits plus bas peuvent être initialisés à cet endroit.

Rentrer la valeur de l'index de chaque compteur géré.

Haut de page

Onglet Coût de Revient

• Indiquer emplacement par emplacement, éventuellement sur plusieurs périodes : si le coût est exprimé par Année, Semaine ou Jour le coût TTC vide c'est à dire en période d'inoccupation et le coût TTC occupé donc en incluant les consommations d'eau, d'électricité et

les frais de ménage par exemple. • Ces indications permettront alors le calcul de la statistique de marge sur emplacement.

Remarque : • Il n’est pas prévu de pouvoir déterminer le coût de revient dans eSeason. Il appartient à

l’utilisateur de faire lui-même ses calculs puis de les saisir dans ce paramétrage. • Il est possible de copier le tableau des coûts de revient d’un emplacement à l’autre par le

menu contextuel (clic droit sur le tableau). Haut de page

Menu Administration

251

Paramètres Emplacements Tout emplacement est obligatoirement défini, au moins, par une catégorie et par un secteur. Catégories

• définissent la classe des emplacements (standard, confort, luxe, mobil-home, chalet, caravane, etc.) et permettent des sélections lors de recherches sur emplacements.

On ne peut relier un emplacement qu'à une seule catégorie. • il est possible d'attribuer un tarif par défaut à toutes ou certaines catégories pour faciliter la

saisie des séjours, ce n'est qu'un tarif par défaut et il sera modifiable au moment de la saisie du séjour.

ceci permettra aussi l'affichage de la notion de prix "A partir de" en recherche d'emplacements libres.

• on peut créer au maximum 99 catégories sauf en version "eSeason Centrale" où le nombre est illimité.

• on peut faire des statistiques sur les catégories. • Le nom de la catégorie ainsi que son descriptif commercial sont traduisibles ce qui est

particulièrement important pour la présentation de vos catégories sous Internet par le biais de Resa.net Powered by Webcamp.

• On peut relier jusqu'à trois images à chaque Catégorie. les images peuvent être au format JPG ou PNG.

La taille est limitée à 50 Ko pour les images pouvant aller sur Internet. De toutes façons, il faut faire attention à la taille des images.

Secteurs • correspondent aux différentes zones du camping.

On ne peut relier un emplacement qu'à un seul secteur. • on peut aussi bien avoir des zones géographiques que des zones logiques.

Exemple : Les Acacias, Les Chênes, Les Platanes etc. Exemple : Secteur Camping, Secteur Location, Secteur Résidentiel etc.

• on peut créer au maximum 300 secteurs sauf en version "eSeason Centrale" où le nombre est illimité.

• on peut faire des statistiques sur les secteurs. Les Critères

• permettent de préciser les caractéristiques des emplacements Exemple : Ensoleillé, Ombragé, Superficie, Proximité, Accessibilité etc. les critères ne sont pas obligatoires, on peut relier un emplacement à 5 critères différents au maximum.

• on peut créer au maximum 99 critères Les Caractéristiques 1 et 2

• permettent d'enregistrer deux annotations relatives à cet emplacement exemple : la marque du mobil-home, le nom du propriétaire etc. ce sont seulement des renseignements et non des critères de recherche.

• Les emplacements de niveau restreint ne seront utilisables que par les utilisateurs ayant le droit de les utiliser.

• Ils pourraient correspondre à des emplacements ne devant être utilisés que sous certaines conditions climatiques ou d'affluence et que seul le responsable du terrain peut décider de fournir à un client.

Paramètres Divers Compteurs

• eSeason permet de gérer jusqu’à 5 compteurs par emplacement : compteurs d’eau, d’électricité, téléphone ou autres.

• Inscrire le libellé des types de compteurs que vous voulez gérer. • Prévoir, si besoin, des postes de vente spécifiques aux compteurs.

Manuel-eSeason

252

aller ensuite en Tarifs Divers pour paramétrer les tarifs applicables aux relevés d'indice de ces compteurs.

puis en paramétrage des emplacements, pour chacun des emplacements où il y a un compteur, indiquez la valeur de départ du compteur.

• Les compteurs sont utilisés en Gestion des Compteurs dans la fiche client.

Haut de page

Menu Administration

253

Paramètres du Plan Graphique Accès : Menu Admin \ Paramétrage \ Emplacements. Il faut d’abord que les emplacements aient été paramétrés, au moins en ce qui concerne les catégories et les secteurs. Il faut ensuite disposer d’un plan sous forme d’une image informatique au format .BMP, JPG ou GIF. En format BMP, pour des raisons de rapidité de chargement rester en 16 ou 256 couleurs. Pour voir le plan en entier à l'écran, les dimensions maximales sont :

Pour une résolution de 1024*768 : 990*650 pixels Pour une résolution de 1280*1024 : 1245*895 pixels Pour une résolution de 1440*900 : 1360*720 pixels

Le ou les plans doivent être enregistrés dans le répertoire de l'entreprise à laquelle ils sont destinés.

Plan pour l'écran

Il s'agit de l'image qui sera affichée à l'écran sur l'outil "Plan graphique". Il s'agit en général d'un plan en couleur.

Plan à imprimer

Il s'agit de l'image destinée à être imprimée (bouton imprimante de l'outil "Plan graphique"). Il s'agit en général d'une image en noir et blanc

Pour le plan écran et le plan à imprimer, les boutons permettent • de rechercher le plan à utiliser pour l'écran ou l'impression. • de créer ou modifier l'image du plan du terrain avec Paint le logiciel de dessin de Windows. • on peut aussi utiliser n'importe quel logiciel capable de produire des images au format BMP,

JPG ou GIF

Gestion du Plan Multiple Cette option permet de travailler un très grand plan sur plusieurs zones. Il faudra au préalable découper le plan en plusieurs images et les enregistrer une par une. Après avoir cliqué sur le bouton Zones du Plan, vous retrouvez votre plan principal. Il faut alors choisir le nombre de sous-plans (8 maxi).

• Vous ajustez ensuite les différentes zones en déplaçant et étirant les rectangles présents sur votre plan. Pour déplacer, étirer ou réduire une zone, il faut cliquer sur le rectangle sans relâcher puis déplacer la souris, et enfin relâcher lorsqu'il est à sa place.

• Pour chacune de ces zones, il faudra donner un nom de zone et indiquer l'image correspondante, au format BMP. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier après avoir sélectionné la zone.

Manuel-eSeason

254

• Vous pourrez également définir les emplacements sur le sous-plan sélectionné en cliquant sur le bouton Emplacements.

• Seul le plan principal peut être imprimé, pas les plans secondaires

Affichage par défaut Cocher l'état des séjours que l'on veut afficher par défaut quand on rentre dans le plan graphique.

Le Bouton

Permet de noter sur le plan la position des emplacements crées.

Après avoir cliqué sur ce bouton, une image du plan apparaît ainsi que la liste des emplacements. Liste des Emplacements La liste des emplacements apparaît dans une fenêtre qui peut être déplacée en cliquant dans la barre de titre et en tenant le clic gauche appuyé tout en déplaçant la fenêtre.

Pour implanter un emplacement , déplacer le curseur en forme de croix, cliquer le centre de l'emplacement voulu et répéter l'opération pour les autres emplacements.

• Avance manuelle des emplacements : chaque emplacement doit être choisi puis positionné dans le plan

• Avance automatique des emplacements : dès qu'un emplacement a reçu sa puce de positionnement, le suivant est sélectionné automatiquement dans la liste et peut être positionné à son tour sans avoir à revenir dans la liste.

Il est toujours possible par la suite, de rajouter ou d'enlever des emplacements et de modifier le plan

Haut de page

Menu Administration

255

Plannings Annexes Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Présentation Les plannings annexes permettent de visualiser et de gérer l'utilisation des produits loués (lit Bébé, courts de tennis, vélos...).

Paramétrage Créer un type de planning Sélectionner le premier dossier "Plannings annexes" dans l'arborescence (à gauche).

Cliquer sur puis indiquer le nom (Lit BB, Tennis..) et préciser la durée des créneaux de location (jour, heure..). Enregistrer pour créer le nouveau type. Créer les objets à louer

Sélectionner, à gauche dans l'arborescence, le type de planning et cliquer sur . Il y a 2 options : création à l'unité ou création rapide (série). Associer les plannings sur les produits vendus Une fois les différents plannings créés, on peut les relier à des rubriques de tarifs de suppléments ou bien à des tarifs divers. Définir des préférences d'utilisation des plannings annexes Pour l'ensemble des plannings annexes, on va définir des préférences de comportement du logiciel.

• Paramétrage général Contrôle de saisie sur la fiche séjour : pas de contrôle, avertissement à la

validation du séjour si aucune saisie. Libellé par défaut en création d'un planning annexe depuis un séjour :

nom+prénom, emplacement+nom+prénom. Afficher les plannings annexes sur la fiche client : permet de créer une ligne

d'information de planning annexe dans l'onglet "Séjours et extra" du client. • Création d'un planning annexe depuis un séjour

Permet de définir si le planning annexe commence le même jour que le séjour ou le lendemain et s'il se termine à la date de fin du séjour ou la veille.

• Création d'un planning annexe à la demi-journée depuis un séjour Permet de définir si le planning annexe à la demi-journée commence le même

jour que le séjour ou le lendemain et s'il débutera l'après-midi ou le matin. Permet de définir si le planning annexe à la demi-journée se terminera là la date

de fin de séjour ou la veille et s'il finira l'après-midi ou le matin.

Utilisation Au moment de la saisie d'une prestation, il est possible de faire appel au planning annexe en cliquant sur le bouton .

Manuel-eSeason

256

En cliquant sur ce bouton, eSeason affiche le planning complet du type de location (frigo, téléviseur...). Il suffit de cliquer sur la ligne correspondant au numéro de planning à attribuer au client. Important : la gestion des plannings annexes n’est que partiellement liée à la gestion des séjours ou des prestations, c'est-à-dire qu'en cas de suppression d’un séjour ou d’une prestation, les plannings annexes seront supprimés, mais en cas de modification, il faudra aussi faire la modification sur les plannings annexes. La création d'un planning annexe, génère un élément visible dans l'onglet "Séjour et extra" de la fiche client (voir plus haut, paragraphe Paramétrage). On peut double-cliquer sur cet élément et retourner sur le planning annexe. Par clic droit sur un élément de planning annexe, on obtient un menu flottant permettant de :

• copier et coller un planning, • déplacer le planning où l'on veut ou seulement aux mêmes dates, • d'accéder directement au client ou au séjour.

Haut de page

Menu Administration

257

Paramétrage Réservations Internet Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Présentation Cette page d'aide est relative au paramétrage de WebCamp dans eSeason.

• Il faudra ensuite procéder au paramétrage du Back Office WebCamp sous Internet.

Généralités • Choisir les valeurs par défaut à présenter.

Si le choix est réglé sur "Conserver" pour le numéro de carte bancaire, celui -ci sera renvoyé dans la fenêtre de saisie du règlement quand un règlement sera saisi dans le séjour.

Les courriers et e-mails de confirmation sont ceux qui seront utilisés dans le cas de validation automatique des messages.

• Le paramétrage WebCamp vous sera fourni par Thelis lors de l'installation de WebCamp et ne doit plus être modifié par la suite.

Civilités • Etablir la concordance entre les civilités paramétrées dans eSeason et les civilités OTA

(norme internationale Open Travel Alliance). La norme OTA ne considère que 4 civilités (anglaises) Mr. Ms. Miss et Ms., Mr. Il n'y a donc que 4 concordances possibles avec les civilités paramétrées dans

eSeason, ce qui veut dire qu'un client en provenance d'une réservation Internet aura obligatoirement une de ces civilités.

Paiement • Indiquer les cartes bancaires acceptées en paiement sur Internet.

Réservation en ligne Paramétrage de connexion

• Mis en place par Thelis. Paramétrage des Textes

• Il y a deux types de textes : ceux au format TXT et ceux au format PDF • Format TXT

Seuls les textes au format TXT sont modifiables à partir de cet écran. Sélectionner la ligne voulue, cliquer ensuite sur la langue désirée et créer ou

modifier votre document au format TXT • Format PDF (conditions générales de vente et page de tarif, Assurance Annulation)

Ces textes au format PDF doivent faire moins de 500 Ko Ces textes auront été créés au format PDF en dehors d'eSeason (dans le

répertoire "Mes Documents" par exemple). Sélectionner la ligne voulue puis la langue. Le texte PDF doit ensuite être

récupéré dans son répertoire de création. Il est alors proposé d'actualiser le fichier. Répondre "Oui" pour envoyer votre nouveau document sur Internet.

Manuel-eSeason

258

Les conditions générales de vente du camping peuvent porter n'importe quel nom. Le document envoyé par eSeason sera copié automatiquement sous le nom cgvxx.pdf au moment de l'envoi. xx correspondra au code langue voulu.

En ce qui concerne les documents liés aux tarifs, il est possible de les fournir (sous réserve d'avoir fait afficher le menu Tarif dans votre Resa.Net)

soit en proposant à l'internaute le téléchargement du document lui-même (PDF)

soit en renvoyant l'internaute vers une page particulière (URL) de votre site Internet où il pourra le télécharger ou le consulter.

En ce qui concerne les documents liés à l'assurance annulation, il est possible de les fournir

soit en proposant à l'internaute le téléchargement du document lui-même (PDF)

soit en renvoyant l'internaute vers une page particulière (URL) de votre site Internet où il pourra le télécharger ou le consulter.

• Tous les textes sont traduisibles par vos soins. Formulaire

• Paramétrages divers Il est possible de choisir de renvoyer ou non un e-mail automatiquement à la

réservation. Cet e-mail automatique, comparable à un accusé de réception, peut être créé ou modifié en Paramétrage des textes (voir plus haut). Il est envoyé dès que le client a validé sa demande de réservation et lui permet de savoir que sa demande est parvenue au camping.

Indiquer obligatoirement l'adresse e-mail à laquelle le client internaute peut répondre suite à l'e-mail automatique émis après la demande de réservation. En général, c'est l'adresse e-mail du camping.

Il est aussi possible d'indiquer une autre adresse e-mail pour y recevoir une copie des réservations.

• Il y a aussi la possibilité de paramétrer de 1 à 3 zones qui pourront être renseignées en bas du formulaire de demande de réservation. On peut y demander par exemple la longueur de la caravane, l'heure d’arrivée probable, la race du chien etc. On peut rendre ces zones obligatoires ou non, et définir si elles doivent s'afficher en camping et en location ou seulement en camping ou seulement en location.

Ne pas oublier de cliquer sur "Envoyer" pour valider le paramétrage et envoyer les changements vers Internet.

Divers Cet onglet est destiné à paramétrer la présentation de Thelis Résa :

• Recherche par défaut : permet la recherche d'une disponibilité de date à date ou sur un mois donné (simplifié).

• Coup de coeur : permet d'activer l'affichage des coups de coeurs (un coup de coeur est un séjour mis commercialement en avant).

• Paiement du solde : permet d'activer la possibilité à l'internaute de régler le solde de son séjour via Thelis Résa.

• Couleurs du bandeau et des boutons : permet à l'internaute de personnaliser son "Thelis Résa" en fonction de son site.

Haut de page

Menu Administration

259

Paramétrage de connexion et d'envoi de SMS Accès : Menu Admin \ Paramétrage. Généralités

1. Les paramètres de connexion vous sont fournis par Thelis lors de l'ouverture de votre compte.

• Attention donc à ne pas y toucher une fois qu'ils auront été renseignés. • "Activer les fonctionnalités SMS" doit être réglé à "Non" tant que les paramètres de

connexion ne sont pas renseignés. 1. 2. Une fois les paramètres de connexion renseignés : • Le bouton "Test" sert à vérifier que le paramétrage est fonctionnel. • Il faut alors régler "Activer" les fonctionnalités SMS

Si "Activer les fonctionnalités SMS" reste réglé à "Non" : aucun SMS ne peut être envoyé.

Cela peut permettre d'invalider temporairement l'envoi de SMS par exemple.

Le processus de mise en place des SMS est disponible au chapitre documentations. Les SMS en eux-mêmes auront été créés en Paramétrage des Documents. Il faut autoriser chaque utilisateur, séparément, à envoyer des SMS : Menu \ Paramétrage \ Gestion des Utilisateurs \ Autorisations.

SMS Automatiques

• Indiquez par type de délai, le réglage que vous voulez appliquer à l'envoi de SMS • Le délai se règle en jours sauf pour la création de séjour où l'envoi du SMS se fera à la

validation de la création du séjour. • Activez ou non l'envoi de SMS par rapport à ce délai. 1. Pour chaque délai, il faudra ensuite créer le paramétrage du SMS devant être envoyé

en fonction de délai. • Ce paramétrage est constitué de différents critères :

Un ou plusieurs SMS à choisir parmi ceux paramétrés en Paramétrage Lettres type.

Type de client, Type de Tarif, Type d'origine de séjour Pays et Langues. Pour les pays, n'apparaissent que ceux qui ont un préfixe

utilisable en envoi de SMS

Log des SMS Automatiques Retrouvez la trace de tous les envois de SMS

Haut de page

Manuel-eSeason

260

Documents et courriers

Paramètres Documents et Courriers Accès : Menu Admin \ Documents et courriers. Format des documents eSeason offre la possibilité de personnaliser les documents de gestion suivants :

• la facture séjour (en-tête, corps et pied de facture) • la facture particulière (corps et pied de facture). • le reçu d'encaissement. • le bordereau de change. • la fiche de séjour. • le ticket ventes annexes. • les cartes plastique Evolis.

Récapitulatif séjour

eSeason offre depuis la version 2015, la possibilité de désigner un document qui pourra être joint automatiquement à un email type (comme pour les factures proforma). Ce document pourra contenir des variables et pourra être paramétré dans la langue de son choix et pourra être différent en fonction de camping ou location.

Modèles Ce sont des modèles préparamétrés possédant un graphisme et une présentation élaborés en A4 ou A5. Ces modèles sont modifiables sans risque de déborder d'un cadre à l'autre. Pour les factures, on peut faire apparaître ou non certaines colonnes :

• Nombre de Nuits • Prix Unitaire TTC • Prix par Nuit • Prix Unitaire HT

ainsi que les lignes des rubriques comprises dans le tarif. On peut appliquer la même présentation à tous les documents ou bien personnaliser les reçus, bordereaux et fiches séjour séparément. Une image (logo) peut être insérée au format BMP, JPG ou GIF (attention à la taille et au poids de cette image surtout en format BMP)

Paramétrage divers Factures

• Vous pouvez régler certains libellés utilisés dans la facture et faire apparaître ou non les valeurs proposées pour certaines zones.

• On peut enregistrer 5 commentaires différents pour le pied de facture : Au moment d'imprimer la facture on peut en choisir un parmi les cinq en le

modifiant éventuellement.

Menu Administration

261

(on peut aussi écrire directement un court commentaire sur le pied de facture) • C'est ici qu'on déterminera si on souhaite utiliser ou non l'édition synthétique des factures

(pour les séjours de groupe). Exemplaires

• Indiquer le nombre d'exemplaires des différents documents à imprimer : de Zéro (pas d'impression) à 9.

Fusion pour les courriers • utiliser "Version Standard" sur des machines rapides ou avec Word XP. • si un ralentissement notable intervient, passer en version Windev 2002 ou, ensuite, en

"ancienne version". Attention, dans les modes de fusion "nouvelle version Ole" et "ancienne version"

seuls les 230 premiers caractères de certains champs peuvent être imprimés. Les champs concernés sont le commentaire séjour, la remarque clients, le commentaire prestation et le descriptif emplacement.

• cette modification nécessite un redémarrage d'eSeason et est commune à toutes les machines du réseau.

Temporisation des Impressions Différées • Si des problèmes apparaissent en lancement des impressions différées, cela peut être dû à

un temps de réponse trop important de l'ordinateur. • On peut alors mettre une temporisation entre deux impressions pour laisser du temps entre

deux éditions. Commencer par 500 ms et revérifier si cela améliore les résultats sinon augmenter le délai (maxi 999). Envoi des documents par mail au format PDF

• Les documents que vous allez envoyer peuvent contenir des images, logos ou photos. • Pour envoyer en PDF, il faut installer le logiciel PDF Creator livré avec eSeason. Cette

opération est à effectuer sur chaque machine. • Seule la version de PDF Creator 1.0 (ou supérieure), livrée avec eSeason, est compatible

avec Windows Vista ou Seven. Toute version antérieure de PDF Creator doit être désintallée avant de pouvoir en installer une nouvelle.

Haut de page

Manuel-eSeason

262

Paramètres du Traitement de Texte Accès : Menu Admin \ Documents et courriers. Généralités Seuls les traitements de texte suivants sont utilisables :

• Wordpad est le traitement de texte livré avec toutes les versions de Windows. Il ne peut fonctionner qu'avec des documents au format RTF (ce qui n'est pas recommandé). Il est préférable d'utiliser un des deux Traitements de Texte suivants :

• Word, (2007-2010-2013) (le fonctionnement n'est pas garanti avec des versions antérieures) . Seule les versions 2007 et supérieures peuvent enregistrer et utiliser des documents au format DOCX.

• Open Office Writer, version 3.3 et supérieure et à la condition que Word ne soit pas le logiciel par défaut pour les fichiers RTF. Open Office peut enregistrer et utiliser des documents au format ODT.

• Les documents peuvent être au format RTF, DOC, DOCX, ODT • Il est préférable d'utiliser des documents enregistrés au format "par défaut" du traitement de

texte installé : RTF pour Wordpad DOCX pour les versions de Word 2007 et supérieures ODT pour les versions de Open Office 3.3 et supérieure.

• Le même traitement de texte doit être utilisé sur toutes les machines du réseau. • Attention, la conversion d'un document RTF en un autre format doit être suivie d'une

vérification complète du document et de sa fusion en tant que lettre-type.

Boutons

• Créer un nouveau traitement de texte Donner un nom à ce logiciel

Cliquer sur le bouton pour faire rechercher automatiquement le chemin d’accès aux différents traitements de texte installés dans la machine.

Cliquer ensuite sur le bouton pour mettre en place les paramètres d'utilisation par défaut de ce traitement de texte.

• Supprimer un traitement de texte inutilisé. • Test : tester l'ouverture du traitement de texte (ne fonctionne pas pour Office 2013). • Principal : Indiquer le traitement de texte qui sera utilisé par défaut dans le menu Divers

Appel Traitement de Texte. En réseau, ce paramétrage doit être effectué sur chaque machine. Seules les machines sur lesquelles ce traitement de texte est installé pourront modifier ou

imprimer les lettres-types.

Menu Administration

263

Haut de page

Manuel-eSeason

264

Paramètres E-mail Accès : Menu Admin \ Documents et courriers. Vous avez la possibilité d'envoyer directement depuis eSeason des e-mails à vos clients. La fonction e-mail est disponible depuis la fiche client, les campagnes marketing. Il faut renseigner correctement les paramètres Internet pour l'envoi d' e-mail à l'aide du formulaire d'enregistrement de votre Fournisseur d'Accès Internet. Utiliser, par défaut, le mode d'envoi E-mail "Standard eSeason" : c'est le plus rapide.

Le numéro de port est généralement le 25 mais peut être différent en fonction de votre service mail (dans certains cas, on pourra trouver 587, il faudra alors obligatoirement saisir un mot de passe MTP).

• La zone à cocher "Mot de passe SMTP" permet de se connecter à un serveur SMTP exigeant un Mot de Passe.

la case n'est cochable que si on est en mode "Standard eSeason" ou ancien mode "Blat"

si la case est cochée, il doit y avoir un mot de passe. si on décoche la case, cela enlève le mot de passe. si on est en mode d'envoi "Awmail", on ne peut pas avoir de gestion de mot de

passe. • Ne rien inscrire dans la zone "Adresse e-mail pour les réponses" si elle est identique à la

zone "Adresse e-mail" • En utilisant le mode d'envoi E-mail "Standard eSeason",

on peut gérer l'envoi d'un e-mail en "Copie Cachée" (CCI ou BCC) on peut gérer une signature qui apparaîtra sur chacun des E-mails envoyés.

Nota : A ce jour, on ne peut pas insérer d'image, photo dans la signature.

• Les renseignements demandés au-dessus peuvent être trouvés dans les paramètres de configuration de votre logiciel de messagerie ou dans tout autre document vous ayant été fourni par votre fournisseur internet.

Menu Administration

265

Étiquettes Accès : Menu Admin \ Documents et courriers. Régler les différentes valeurs à votre convenance :

• En 2 ou 3 de front et 7 ou 8 dans la hauteur. • Les étiquettes en 3 de front conduisent à imprimer les adresses en plus petits caractères qui

ne sont pas forcément acceptés par les services postaux lors d'envoi en nombre. Procéder à des essais sur papier blanc avant d’approvisionner les étiquettes, car tous les formats ne conviennent pas à toutes les imprimantes. En particulier avec une imprimante jet d'encre, utiliser des étiquettes ayant une marge en haut et en bas. Ensuite il faut créer un document étiquette.

• Nom du Document : Etiquette de mailing (par exemple) • Type du Document : Etiquette • Groupe de Lettre : Demande d'infos, Divers Client, Divers Séjour ou Mailing.

On peut créer différents documents étiquette pour tenir des statistiques séparées : étiquettes de demande de documentation, étiquettes de mailing, réexpédition de courrier, etc.

Les étiquettes sont utilisées dans les Courriers Clients, dans les Campagnes marketing par critères. Depuis la version 2015 d'eSeason, on a la possibilité de choisir si on souhaite imprimer le champ SOCIETE et la 3ème ligne d'adresse (informations saisies dans la fiche Client).

Manuel-eSeason

266

Lettres type, E-mails, SMS et Étiquettes Accès : Menu Admin \ Documents et courriers. Présentation Les lettres-types permettent de générer, à la demande, des courriers automatiques pour répondre à des demandes d'information, d'options, de réservations, pour faire des appels ou des relances d'échéances, etc.

Généralités

• Elles comportent, à l'intérieur du document, des variables. une variable est un mot clé qui sera remplacé, lors de l'impression, par la

donnée correspondant à sa codification. • La liste des variables n'est pas modifiable par l'utilisateur. • Les variables de type _XXXXXXXEURO ne doivent être utilisées QUE si eSeason est

géré en Francs. Dans les lettres-types, e-mails et SMS, les variables peuvent être utilisées :

• à n'importe quel endroit du texte, • autant de fois que nécessaire, • sans respecter aucun ordre d'apparition,

à la seule condition de les écrire comme elles le sont dans la liste,

c'est-à-dire précédées (sans espace) du signe _ et en MAJUSCULES. NOTA BENE : Pour ceux qui ont choisi OpenOffice comme traitement de texte, les variables ne fusionnent

pas si elles sont utilisées dans un tableau. On peut appliquer aux variables les mêmes principes d'écriture qu'au reste du texte :

• Chaque variable peut être traitée avec sa propre police de caractères en utilisant les tailles et les formats de caractères disponibles dans cette police.

• Exemple : Si, dans la lettre-type, on écrit en gras : _CIVILITE _PRENOM _NOM On obtiendra dans la lettre pour le client : Monsieur Jean Paul LETOURNEUR

en gras aussi. Le fait que la variable soit écrite en MAJUSCULE dans la lettre-type n'empêche en rien que le résultat puisse être en minuscule dans le courrier. Le résultat tient à la forme de ce qui est écrit dans la fiche client ou dans les paramètres. Les variables de type _XXXXXXXEURO ne doivent être utilisées QUE si eSeason est géré en

Francs. Exemple en Suisse

Pour créer une nouvelle lettre-type Choisissez d'abord de créer soit une lettre-type, un E-mail ou un SMS en sélectionnant la ligne voulue.

Cliquez ensuite sur le bouton et renseignez les paramètres suivants : Le Nom de la lettre-type

Menu Administration

267

• Indiquez le nom de la lettre type en clair, ce nom sera visible dans eSeason lors du choix de la lettre-type à envoyer au client.

Le Type de Lettre • Indiquez s'il s'agit d'une lettre ou d’une étiquette, d'un E-mail ou d'un SMS

Le Groupe de Lettres • Indiquez le groupe de lettres auquel vous désirez rattacher le document.

les principaux groupes sont : Séjour, Client, Forfait, Demande de Doc. • Ceci permet, lors de la sélection d'une lettre, de la montrer avec les autres du même groupe. • Ainsi par exemple, en création d'une réservation camping, toutes les lettres du groupe

"Réservation Camping" seront proposées en premier dans la liste déroulante. Le Traitement de Texte à utiliser :

• A choisir dans la liste des traitements de texte disponibles sur votre machine. pour un E-mail, il est possible de ne pas indiquer de traitement de texte

ni de nom de lettre pour n'envoyer qu'un e-mail simple sans aucune pièce jointe. pour un SMS, on ne peut indiquer ni traitement de texte ni nom de lettre-type.

Un SMS est limité à 160 caractères comme sur tout téléphone portable. • Il est plus simple d'utiliser le même traitement de texte pour toutes les lettres. • Il faut que le traitement de texte choisi pour une lettre soit présent sur la machine qui lancera

l'édition de cette lettre. • Procédez auparavant au Paramétrage du Traitement de Texte.

La langue à rattacher : • Les lettres-types peuvent être rattachées à une langue, afin de les présenter au mieux en

fonction de vos clients. A chaque demande d'impression de courriers, les lettres-types correspondant à

la langue du client s'afficheront en début de liste. Si une lettre-type n’est spécifique à aucune langue en particulier, laisser

" Toutes » dans la liste déroulante. Le nom informatique du document lié à cette lettre-type.

• Soit le document type existe déjà, il faut alors cliquer le bouton pour le rechercher et le choisir.

• Soit le document doit être créé et on peut procéder comme suit :

Cliquez également sur , pour sélectionner le document le plus proche de celui que vous voulez créer.

Cliquez ensuite sur pour modifier le document et sitôt dans le traitement de texte faites "Fichier Enregistrer Sous"

Nommez la nouvelle lettre type Indiquez le nom informatique du document (utilisez un code facile à

comprendre avec si possible 8 caractères maximum) Les 8 caractères ne peuvent être que des chiffres et / ou des lettres suivi de l'extension .RTF pour Wordpad ou Word ou Open Office ou suivi de l'extension .ODT pour Open Office à partir de la version 3.3 ou suivi de l'extension .DOC pour Word à partir de la version 2000 ou suivi de l'extension .DOCX pour Word à partir de la version 2007 Ne pas utiliser de caractères accentués, ni de signes de

ponctuation, ni d'espaces, ni d'accents. Exemple : CRC-FR.DOC pour Confirmation Réservation Camping en

FRançais. Ressortez du document et recommencez la recherche pour cette fois-ci lier le

bon document à la nouvelle lettre-type. Cette méthode présente l'avantage d'avoir un document déjà bien formaté avec

un en-tête identique aux autres courriers.

Les quatre boutons suivants permettent dans l'ordre :

Manuel-eSeason

268

• de consulter ou modifier un document. • de rechercher un document par son nom informatique pour le relier à la lettre-type sous

eSeason. • d'ajouter une autre pièce jointe • de supprimer le document joint

Nota : Si le document à créer est de Type E-mail ou SMS :

1. Remplissez le corps du mail ou SMS avec les variables voulues si besoin puis validez la création.

Nota : Dans le cas d'un mail, on a la possibilité d'ajouter une facture proforma et un récapitulatif séjour.

Haut de page

Menu Administration

269

Changement d'Imprimante Accès : Menu Admin \ Documents et courriers. Généralités Utilisable principalement en configuration réseau avec plusieurs imprimantes. Il faut d'abord définir l'imprimante principale pour chaque poste. Ce paramétrage est propre à chaque machine car basé sur le paramétrage Windows des imprimantes. Ensuite, on peut définir sur quelle imprimante doit être redirigée telle ou telle impression. Ceci permet une spécialisation des imprimantes et du papier employé. On peut, par exemple, définir :

• une imprimante de facturation, • une imprimante de courrier, • une imprimante pour les étiquettes. • C'est aussi le moyen de pouvoir utiliser l'option FAX pour les courriers clients. • On peut aussi définir une imprimante dédiée pour deux documents précis.

Cas de TPE et des imprimantes Chèque Si le Terminal de Paiement Electronique (TPE) est connecté à l'ordinateur et si le règlement saisi par Carte Bancaire est de type CB, le règlement ne peut alors être validé que si le TPE l'accepte.

• tous les TPE ne sont pas forcément connectables. • seuls les TPE avec port Com (RS232) sont gérés à l'heure actuelle.

Si vous disposez d'une "imprimante Chèque" et que le règlement par Chèque est de type Chèque l'impression du chèque s'effectuera à partir d'eSeason.

Si vous désirez brancher un tiroir caisse sur port "Com RS 232" effectuez un réglage comme pour une imprimante chèque.

Haut de page

Manuel-eSeason

270

Saison

Création de la Saison Suivante Accès : Menu Admin \ Saison. Généralités Travailler uniquement sur le poste principal. Si vous êtes en réseau, les autres ordinateurs doivent sortir d’eSeason. Il est également indispensable de fermer la passerelle Webcamp ainsi que la gestion du contrôle d'accès. Chaque saison consiste en un sous-répertoire particulier du répertoire eSeason :

• L'ouverture d'une nouvelle saison ne modifie strictement rien sur la saison précédente. • Il est tout à fait possible d'ouvrir la saison suivante avant la fin de la saison en cours.

Il faudra, et seulement dans ce cas, en fin de saison, procéder à une copie du fichier client pour récupérer sur la saison suivante les clients créés sur la saison précédente après l'ouverture de la saison suivante.

• La création de la saison suivante est complètement indépendante du verrouillage de la saison. Elle doit être effectuée le plus souvent avant le verrouillage de la saison précédente.

Création

• donner un nouveau nom, le plus simple consiste à rajouter l'année après le nom de l'entreprise.

• donner un code en 8 caractères maximum, sans espace ni accentuation (c'est le nom du sous-répertoire d'eSeason).

• donner un mot de passe si besoin et conserver par défaut le disque proposé sauf si la création n'a pas lieu sur le serveur.

Fichier Client • Si OUI : Le fichier Client de la saison précédente est repris intégralement à l'exception des

éléments de séjour, des factures et des règlements, des courriers et du ficher des attentes. Préciser les fichiers devant être reportés aussi. Si le fichier Client n'est pas repris et si l'on veut reconduire les forfaits longue

durée utilisés dans la saison qui vient de s'écouler, le client sera automatiquement recréé si le forfait est reconduit.

• Si NON : Il n'y a aucun client recopié, le fichier Client est recréé à vide. (Option déconseillée) • Indiquer les dates de début et de fin de validité des saisies effectuées dans cette

nouvelle saison. • Ceci permet d'éviter des saisies à des dates hors période, volontairement ou

involontairement. • Il n'y aura donc aucun règlement, séjour, facturation possible en dehors de ces dates. • Indiquer si le fichier des Emplacements doit être recopié ou non : • Il s'agit des emplacements et non pas du planning. • Le plan graphique est repris lui aussi. 1. Indiquer de combien de jours on doit décaler les périodes des tarifs de base et de

suppléments. Ceci permet de n'avoir pas à ressaisir toutes les dates pour conserver, par exemple, des débuts de périodes sur des samedi.

• Indiquer si les reports à nouveau (solde créditeur ou débiteur de chaque client) doivent être créés ou non.

• Dans l'affirmative, indiquer les valeurs minimales à faire passer en "à nouveau" (les sommes inférieures à ces planchers ne seront pas transférées sur la nouvelle saison).

• Dans la négative, Il sera possible de les générer plus tard si besoin. • Indiquer si certains séjours doivent être copiés ou non et à partir de quelle date :

Menu Administration

271

• Seront alors transmis à la saison suivante tous les séjours non facturés et dont la date de départ est supérieure ou égale à la date saisie.

• Ceci sera utilisé en particulier si vous avez créé des options pour la saison suivante et d'une manière générale pour ceux qui ont une activité sans arrêt de fin de saison.

• Dans le cas où des séjours sont reportés, il faut, après mise à jour de tous les tarifs de la nouvelle saison, effectuer un recalcul des séjours pour les valoriser au bon montant.

• Attention : Si cette opération n'est pas faite à ce moment : Utiliser la fonction "Copie d'éléments sur Saison Suivante" pour produire le

même résultat. • Indiquer si le stock des ventes annexes doit être remis à zéro ou non : • si oui, il faudra alors le ressaisir dans cette nouvelle saison.

Dans tous les cas :

• Tout le paramétrage de l'entreprise est repris ainsi que les lettres-types. • L'historique des séjours clients est créé ou mis à jour.

On retrouve en historique sur la saison suivante (N+1), tous les séjours déjà présents dans l'historique de la saison (N) plus les séjours de la saison (N) qui sont transmis qu'ils soient à l'état Option, Réservation, Présent, Parti ou Supplément. Seuls les séjours annulés ne sont pas transmis.

• Toutes les dates d'application des tarifs sont augmentées d'une année. Attention, cependant, à prendre le temps de revérifier tout le paramétrage.

Nota :

Cette méthode présente l'avantage de séparer parfaitement les saisons et de garder en archive la saison précédente.

Pour éviter les erreurs il faudra, de préférence, mettre un mot de passe sur la saison écoulée (Paramétrage - Paramètres entreprise).

Bien vérifier après l'ouverture de la saison suivante que celle-ci est sauvegardée aussi.

Haut de page

Manuel-eSeason

272

Saison Accès : Menu Admin \ Saison.

A n'effectuer que sur le Serveur si vous êtes en réseau Aucun autre utilisateur ne doit travailler lors de ces traitements.

Création de nouvelle saison Voir cette rubrique particulière

Reports à nouveau sur saison suivante :

Avant toute chose, il faut avoir créé la saison suivante. Les reports à nouveau représentent les soldes débiteurs ou créditeurs des clients non soldés l'année précédente.

• Si, au moment de la création de la saison suivante, les reports à nouveau n'ont pas été générés, vous pouvez alors utiliser cette option.

• Si des clients ont continué à être créés sur la saison précédente, il faut d'abord effectuer une copie de fichier client pour générer les clients qui manquent sur la saison suivante.

• Ensuite, il faut être dans la saison précédente pour générer les reports sur la saison suivante.

• Définissez les valeurs plancher (minima) à faire passer en à nouveau. Les valeurs inférieures à ces minima ne passeront pas. Indiquer le taux de TVA pour les reports débiteurs.

• Confirmez votre choix, une liste sera alors imprimée. • En cours de saison une liste des reports à nouveau est disponible en Financier \ Contrôles

de Gestion.

Suppression des reports à nouveau :

• Si la génération des reports à nouveau n'a pas été faite de manière correcte ou au bon moment :

• il est possible de supprimer les reports à nouveau présents sur la saison en cours. • il sera alors possible de les re-générer par la suite. • Après une suppression de report à nouveau, il est indispensable de procéder à un recalcul

d'encours "Tous clients"

Copie Fichier Client :

Avant toute chose, il faut avoir créé la saison suivante.

• Si la saison nouvelle a été ouverte par avance pour gérer les options et les réservations sur l'année suivante, on peut avoir un décalage des deux fichiers clients (saison N et saison N+1) si on a continué à travailler dans les deux saisons.

• Cette option permet de copier les clients de la saison N, créés après l'ouverture de la saison N+1, vers la saison N+1.

On peut choisir de reporter ou non les fichiers : Historiques, Courriers, Participants, Véhicules, Commentaires

• Principe du traitement :

Menu Administration

273

Les clients créés dans N après la création de N+1 sont ajoutés dans N+1. Les clients ainsi créés en N+1 n'auront pas forcement le même numéro que dans l'entreprise N.

Les clients identiques dans les deux saisons, (même numéro client, même nom et même prénom) ne sont mis à jour dans N+1 que si la date de dernière mise à jour est plus récente dans N que dans N+1 (Cette date est interne au logiciel et n'est pas visible par l'utilisateur)

• Pour chaque client copié, les séjours de la saison N sont transférés dans la saison N+1 vers l'onglet "Historique" du client.

• NOTA : Il est préférable d'utiliser la méthode de copie de séjour avec Option pour l'année suivante pour éviter cette manipulation.

C'est à dire, créer, dans la saison N, des séjours en "Option" concernant la saison N+1. Ces séjours seront reportés à la création de la saison suivante.

Reconduction des Forfaits sur saison suivante :

• Voir cette rubrique particulière

Report historique Clients :

• L'historique client est généré automatiquement lors de la création de la Saison Suivante.

• Ce module ne doit donc être utilisé que pour importer des historiques client de saison très anciennes n'ayant pas fait l'objet d'une importation automatique.

Importer l'une après l'autre les entreprises dont vous voulez acquérir l'historique client.

Chaque client de l'entreprise qui importe est comparé avec les clients des entreprises à importer.

Un historique n'est importé que si l'on trouve une concordance parfaite entre le numéro, le nom et le prénom.

Les séjours importés en historique correspondent à tous les séjours non annulés quelle que soit leur situation. On y trouve donc les Options, Réservations, Présents, Partis ou Suppléments.

• L'historique d'un client est visible dans la fiche du client sur l'onglet Séjours et Extra, case Période.

Copie d'éléments vers Saison suivante :

Avant toute chose, il faut avoir créé la saison suivante. 1. L'entreprise source N est celle sur laquelle on est en train de travailler. • Sélectionner l'entreprise de destination (par défaut c'est la saison N+1 qui est proposée) • Sélectionner les éléments à copier sur l'entreprise de destination. • Faire la concordance des tarifs Source et Destination. • Cette procédure permet entre-autres de copier sur N+1 les Séjours non facturés qui

n'auraient pas été reportés lors de la création de la saison suivante.

Exportation de Fichiers :

1. Tous les fichiers ou seulement certains au choix peuvent être exportés sous forme de fichiers texte pour être retravaillés par exemple dans un tableur ou un traitement de texte.

Manuel-eSeason

274

Haut de page

Menu Administration

275

Reconduction des Forfaits Accès : Menu Admin \ Saison. Etape 1 Avant toute chose, il faut avoir créé la saison suivante. Sur la saison dont les forfaits sont à reconduire, il faut procéder à une Réindexation des fichiers et une vérification du planning Menu Administration\ Maintenance \ Réindexation des fichiers Menu Administration\ Maintenance \ Vérfication du planning

Etape 2 Ensuite, avant de lancer la reconduction, il faut avoir mis à jour sur la nouvelle saison :

• les prix des tarifs de base. • les prix et périodes des tarifs de suppléments. • les échéanciers modèles. • La reconduction s'effectue en se basant sur le numéro de tarif de la saison

précédente. • La reconduction n'est donc possible qu'entre tarifs portant le même numéro dans les deux

saisons. Il est obligatoire d’effectuer cette reconduction sur le serveur pour éliminer un maximum de problèmes liés au réseau.

Reconduction Si le fichier client de la saison précédente n'a pas été repris, le client sera automatiquement recréé. La reconduction des Forfaits longue durée s'effectue de la manière suivante :

• On reconduit de la saison précédente vers la saison suivante. Ex : de 2010 vers 2011 par défaut la saison suivante est pré-sélectionnée si elle existe dans la fenêtre

de reconduction des forfaits. • Tous les Forfaits (sauf les annulés) sont reconduits. • On peut décider de les reconduire soit en Option soit Réservation soit en Présent. • Si il y a eu des mouvements d'emplacement dans les forfaits indiquer quel n°

d'emplacement est à reconduire : le premier ou le dernier utilisé. • Indiquer si on reconduit aux mêmes dates ou à des dates différentes.

Si on reporte les forfaits aux mêmes dates : un forfait qui serait du 18/05/2010 au 30/09/2010 sera reporté du 18/05/2011 au 30/09/2011 donc aux mêmes dates mais avec un an de plus.

Si on reporte à des dates différentes : TOUS les forfaits seront reportés aux dates que l'on va indiquer quelles que soit les dates initiales.

• Lors de la reconduction des forfaits "à des dates différentes", il est possible que des clients se retrouvent en doublon sur le même emplacement. Un message le signale à la fin de la reconduction et donne le détail des clients concernés. Cela peut arriver quand, par exemple, un client a effectué le premier semestre sur un emplacement et qu'un autre client y a passé le deuxième semestre. A la reconduction "à des dates différentes" on ne tient donc pas compte des dates de l'année précédente et on recrée les deux forfaits avec les "dates différentes". On ne peut pas éviter ce genre de doublon c'est pour cela qu'une vérification du planning est lancée à la fin de la reconduction. Le plus

Manuel-eSeason

276

souvent les deux clients seront déjà sur des emplacements différents par rapport à l'année précédente et la correction sera facile à effectuer.

• Il y a possibilité de reconduire les forfaits tarif par tarif (mais tous les forfaits soumis à un même tarif sont forcément reconduits). eSeason mémorise le fait qu’un forfait a été reconduit. On ne peut donc pas reconduire plusieurs fois un forfait sauf si on coche la case "Inclure les forfaits déjà reconduits". Cela pourrait être utilisé si la saison suivante a été mal faite et qu'il faille la refaire.

Attention à ne pas effectuer cette reconduction plusieurs fois sur la même saison, cela créerait autant de forfait pour chaque client.

• Les forfaits "Echus" sont ceux dont la date de départ est dépassée. • Il y a possibilité au moment de la reconduction des forfaits, de demander la reconduction

automatique des cartes et codes d’accès. Cela facilite la gestion et supprime la ressaisie fastidieuse des accès sur tous les forfaits ainsi reconduit dans la nouvelle saison.

ATTENTION Le module " Accès " doit être fonctionnel (procédure instacces.exe) sur le poste depuis lequel vous effectuez la reconduction des forfaits pour bénéficier également de la reconduction automatique des accès.

• Il est obligatoire d’effectuer cette reconduction sur le serveur pour éliminer un maximum de problèmes liés au réseau.

• Les forfaits "Non Echus" ne sont, par défaut, pas proposés. On peut, si besoin, en forcer la reconduction en cochant la case "Reconduire".

• Si l'emplacement sur la nouvelle saison est déjà occupé, le forfait est reconduit sans numéro d'emplacement.

• Il est conseillé de tirer une liste des forfaits après reconduction pour vérifier que tout est correct.

Une liste de doublons sur emplacement est imprimée si on force la reconduction des forfaits

à une date donnée. Les doublons apparaissent si un emplacement a changé de propriétaire en cours d'année. Le gestionnaire doit donc vérifier les éventuels doublons pour ne garder que les forfaits

valides.

Haut de page

Menu Administration

277

Verrouillage de saison Accès : Menu Admin \ Saison. Présentation Le verrouillage de saison permet de rendre "non modifiable" la saison sur laquelle on l'applique. Le verrouillage d'une saison est définitif et non réversible. Seul l'utilisateur désigné comme l'administrateur ayant verrouillé peut apporter des modifications si besoin. Les autres utilisateurs sont limités à la consultation de cette saison. Le verrouillage de saison est complètement indépendant de la création de la saison suivante. Il est effectué le plus souvent après la création de la saison suivante.

Précaution indispensable Pour des raisons de sécurité, il faut modifier tous les utilisateurs autres que l'administrateur pour leur interdire l'accès au verrouillage. Pour ce faire aller en Menu Paramétrage \ Gestion des utilisateurs

• Choisir un utilisateur, puis cliquer sur , puis cliquer sur "Menu personnalisé". • Choisir le menu Divers et cocher en rouge "Verrouillage de saison en cours". • Valider cette modification et recommencer pour les autres utilisateurs.

Remarque : Les modifications de la fiche adresse du client, des courriers et des remarques restent

possibles en raison de contraintes techniques non contournables pour l'instant.

Haut de page

Manuel-eSeason

278

Maintenance

Maintenance Accès : Menu Admin \ Maintenance. Dépannage divers Différentes solutions de dépannage sont prévues ici pour pallier certains désagréments de fonctionnement. formatage de présentation et le contrôle des zones de saisie obligatoires du fichier client.

• Nettoyage des traductions. • Vérification des numéros de portable. • Résolution des problèmes de fusion avec Word : sélectionner la version de Word pour faire

rechercher le "normal.dot" correspondant. • Modification d'un ou plusieurs codes emplacement :ceci permet de modifier le code d’un

emplacement qui n’aurait, par exemple, pas été créé correctement. Cela fonctionne même si des séjours ont déjà été saisis sur cet emplacement. L’ancien code est remplacé par le nouveau. Toutes les références à l'ancien code sont modifiées avec le nouveau code

• Recherche d’incohérence et rectification dans les ventilations de règlements. • Nettoyage des numéros de CB enregistrés à tort dans les commentaires client ou séjour. • Force le ménage sur les séjours locatifs : si on positionne la gestion des ménages après la

création de séjours, il faut lancer cette option pour que l'option "gestion du ménage" soit positionné sur ces séjours.

Réindexation des fichiers Ce traitement peut durer longtemps et permet, en cas d'anomalies sur les fichiers, de régénérer les index.

• On peut l'appliquer : à un fichier en particulier, (en ce cas il y a compactage du fichier) avec le bouton

ou en double-cliquant sur le fichier. Exemple : réindexer le fichier client, après suppression d'un grand nombre de clients, permettra de réduire la taille du fichier par élimination physique des fiches logiques supprimées.

à TOUS les fichiers en cas de besoin avec le bouton puis en choisissant "Réindexation et compactage" du menu

. Cette dernière option présente les meilleures garanties de corrections d'erreurs et devrait être appliquée après tout arrêt brutal de la machine ainsi qu'en fin de saison, avant de procéder aux contrôles systématiques.

L'option Tout Réindexer avec compactage nécessite Impérativement de faire une sauvegarde auparavant.

• Cela permet de ramener tous les fichiers à leur plus petite taille possible. L'option "Annulation de transaction" permet de débloquer les fichiers en transaction.

Menu Administration

279

Recalcul des Séjours Voir cette rubrique particulière

Haut de page

Manuel-eSeason

280

Vérification du Planning Accès : Menu Admin \ Maintenance.

Aucun autre utilisateur ne doit travailler lors de ce traitement. Le traitement est à effectuer sur le serveur.

Ce traitement peut durer longtemps et permet, en cas d'anomalies sur la disponibilité des emplacements, de régénérer correctement le planning et le plan graphique à partir des enregistrements du fichier des séjours. Pour des questions de rapidité, lancer ce contrôle de préférence sur le poste Serveur. Lancer cette fonction systématiquement si un blocage machine ou si un arrêt brutal a eu lieu alors que des opérations étaient en cours sur des séjours, le planning ou le plan. En cas d'anomalies détectées, une liste est proposée à l'écran et peut également être imprimée.

Menu Administration

281

Recalcul des Séjours Accès : Menu Admin \ Maintenance. Si, pour une raison ou une autre, des séjours sont enregistrés avant que tous les tarifs ne soient mis à jour, il faut lancer un recalcul des séjours pour réactualiser les montants des séjours. Ex : séjours saisis dans l'année précédente, forfaits reconduits avant modification des tarifs de forfaits, valeur de la taxe de séjour inconnue au début de la saison, changement de taux de TVA, etc... Le calcul peut porter sur l'ensemble du montant des séjours tant que ceux-ci ne sont pas facturés ou seulement sur le calcul de la TVA pour ceux qui sont déjà facturés.

• S'il existe des promotions liées aux séjours à recalculer : si la promotion devient applicable, elle est appliquée. si la promotion a été cochée en rouge dans le séjour, elle reste cochée en rouge

et n'est pas affectée par le recalcul de ce séjour.

Nota 1 : le recalcul doit être lancé si on constate une anomalie de résultat dans les statistiques concernant la valeur des séjours en montant Hors Taxe. Nota 2 : le recalcul des séjours ne peut pas recalculer les séjours dont le tarif est de type "Forfaitaire Modifiable". Nota 3 : en version 2014, une notion plus importante de HT a été introduite au niveau des résultats de CA et de statistiques. Il convient donc de lancer ce recalcul aussi sur les Prestations hors séjours et sur les Ventes Annexes.

Manuel-eSeason

282

Export de fichiers

Exportation de fichiers texte Accès : Menu Admin \ Import \ Export.. Il est possible d'exporter sous forme de fichier "Texte", la plupart de fichiers utilisés par eSeason.

Menu Administration

283

Aide et Support

Recherche de Mise à Jour Présentation Cela permet l'automatisation de l'installation des Patchs (mises à jour partielles et correctifs) d’eSeason

Dans un réseau, il y a un poste Serveur, les autres machines sont des postes Clients.

Seul le serveur contient un répertoire "eSeason".

Celui-ci contient d’autres répertoires, il y en a un par saison d’activité.

A la mise en place d'eSeason, un répertoire est créé automatiquement dans le répertoire "eSeason" du serveur.

Ce répertoire est nommé _LiveUpdate et contient, entre autre, le répertoire Patchs.

Le chemin standard du répertoire des patchs est donc \\NomDeVotreServeur\eSeason\_LiveUpdate\Patchs.

Pour un bon fonctionnement du processus de récupération de Patchs sous Internet, il est important de consulter le document concernant l'installation de eSeason. Cliquez sur Préconisations Installations et Réseaux pour vous aider.

Ces Patchs pourront être copiés à cet endroit de deux manières :

De manière automatique si le réseau "eSeason" est relié à Internet :

• Chaque jour, la première machine lançant eSeason et pouvant se connecter à Internet ira vérifier s'il y a une récupération à effectuer sur le site FTP Thelis.

Ce ne sera pas forcément le Serveur réseau eSeason qui fera la récupération. Cette machine copiera le Patch dans le répertoire Patchs. Le Patch sera mis en place automatiquement sur cette machine.

• Les autres machines du réseau iront alors récupérer le Patch de manière automatique au lancement d’eSeason.

Manuel-eSeason

284

En manuel si le réseau "eSeason" n’est pas relié à Internet : • Il faudra venir copier manuellement les Patchs dans le répertoire Patchs après les avoir

récupérées par un moyen autre que Internet, CD, Clé Usb, etc. Dans tous les cas, une fois le Patch en place dans le répertoire \eSeason\_LiveUpdate\Patchs, le simple fait de sortir d'eSeason et d'y re-rentrer provoquera la mise à jour d'eSeason sur la machine concernée.

Haut de page

Menu Administration

285

Sauvegardes Accès : Menu Admin. Préconisations Il est impératif de procéder à des sauvegardes quotidiennes. Les sauvegardes sont destinées à créer des copies de sécurité des données propres à votre société. Le plus simple est de faire la sauvegarde le soir avant l'arrêt de la machine.

Aucune machine ne doit être ni ne doit travailler dans eSeason pendant la sauvegarde.

Il faudra utiliser au minimum deux jeux de sauvegarde en alternance (par exemple 1 jeu pour les jours pairs et 1 jeu pour les jours impairs). Le plus sûr consiste en un jeu différent par jour (il y aura donc au moins 7 jeux de sauvegarde en rotation) eSeason propose un logiciel de sauvegarde eBackUp qui a l'avantage d'être présent sur toutes les machines équipées avec eSeason. Cela permet de sauvegarder très simplement l'essentiel pour assurer la sécurité des données utilisées par eSeason et permet aussi une bonne compatibilité des sauvegardes entre des machines différentes. C'est également la meilleure solution pour faire parvenir, à THELIS, des sauvegardes à des fins de vérification ou de réparation de vos fichiers. Autre Solutions Vous pouvez aussi utiliser le logiciel de sauvegarde de votre choix, mais vous serez sans doute seul à maîtriser la façon de restaurer les données ainsi sauvegardées.

Fichiers à sauvegarder X est à remplacer par la lettre qui nomme le disque dur où sont installés ces fichiers.

Il faut impérativement sauvegarder les dossiers :

• x:\ThelisPrg • x:\ThelisData

Si la sauvegarde commence à devenir trop importante, il peut être pratique de ne plus sauvegarder que le répertoire de la saison en cours. Les sauvegardes peuvent être effectuées de différentes manières : clé usb, disque dur externe et aussi, mais avec très peu de sécurité, sur un autre disque sur la même machine ou sur un autre poste du réseau.

Sauvegarde Avec eBackUp

• Il permet d'effectuer des sauvegardes fiables sur : clé USB, carte mémoire, disque dur, CD rom, site FTP.

• Il a l'avantage d'être simple d'utilisation et de paramétrage. • Les sauvegardes, leurs qualités, leur lisibilité et leur maniement sont sous l'entière

responsabilité du gestionnaire.

Manuel-eSeason

286

En cas de sauvegardes faites sur site FTP : • Une option permet d'envoyer une sauvegarde par FTP à Thelis Informatique si cette

machine accède directement à Internet. Un code est nécessaire pour en faire usage et vous sera fourni par Thelis le cas

échéant à des fins de dépannage de fichiers. Le site FTP Thelis n'a pas vocation à assurer des sauvegardes de vos données. L'option eSeason Back-Up permet d'automatiser cette fonction vitale.

• Une deuxième option permet de sauvegarder sur un site FTP au choix du client. (voir détails en bas de cette page).

Sauvegarde Dans la fenêtre principale de gauche d'eBackUp :

• Cocher en Rouge tout ce qui est relatif au répertoire LiveUpdate, pour ne pas augmenter inutilement la taille de la sauvegarde avec le programme d'installation d'eSeason que vous pouvez de toutes façons retrouver sur le CD eSeason.

• Cocher en Vert dans la colonne de gauche les entreprises à sauvegarder. Un carré vert signifie qu'une entreprise entière est sélectionnée. Un carré rouge signifie qu'une entreprise n'est pas sélectionnée. Un carré vert et rouge signifie que certains fichiers d'une entreprise n'ont pas été

sélectionnés. • En dessous de ce tableau, eBackUp indique le nombre de fichiers à sauvegarder. • Dans le cadre en bas et à gauche, vous pouvez indiquer, éventuellement, les autres

répertoires que vous voudriez sauvegarder également. • En haut à droite, sélectionnez la destination de la sauvegarde. • Cliquer ensuite sur le bouton "Sauvegarder". • A la fin de la sauvegarde, l'écran affiche "Sauvegarde terminée". • Cliquer sur "Quitter" pour refermer cet écran.

Il est de toutes façons indispensable d'assurer la sécurité quotidienne de l'entreprise en sauvegardant au minimum la saison en cours ainsi que le répertoire Common et ses sous-répertoires. La prochaine sauvegarde reprendra les mêmes réglages sans qu'il soit besoin de les répéter. Bien vérifier après l'ouverture de la saison suivante que celle-ci est sauvegardée aussi. Il est également possible de vérifier ou de restaurer ce qui se trouve sur une sauvegarde faite avec eBackUp.

Restauration Cliquer sur le bouton "Restaurer"

• Indiquer où se trouve la sauvegarde. • Indiquer le nom du modèle de fichier de sauvegarde. • Indiquer où le restaurer. • Lancer la recherche avec le bouton "Rechercher" et cocher les répertoires à restaurer.

• Lancer la restauration en cliquant sur le bouton . Très important : Une fois la restauration effectuée et si vous utilisez la passerelle Webcamp / Multicamp, il est

IMPERATIF de procéder à une synchronisation WebCamp et MultiCamp. Ceci AVANT de recommencer tout travail sur eSeason. Il faut attendre la fin, préparation et transfert, des deux synchronisations AVANT de

recommencer tout travail sur eSeason.

Menu Administration

287

Pour des grosses bases client, le transfert vers Multicamp peut durer plusieurs heures.

Divers Le Menu Paramétrage \ Paramètres donne accès à un réglage particulier.

• L'envoi d'une sauvegarde sur un site FTP ou SFTP au choix du client. Il revient au client de gérer l'intégralité du paramétrage de sa connexion FTP ou

SFTP personnelle. Nom ou Adresse du site ftp ftp://etc.... ou sftp://etc... Code Utilisateur (identifiant de connexion) Mot de passe de connexion Case à cocher si on veut travailler en mode SFTP Certificat SSL si on travaille en mode SFTP Répertoire de destination

eBackUp permet uniquement l'envoi de sauvegarde vers le site FTP ou SFTP du client.

Aucune récupération de ces sauvegardes ne peut être effectuée par le biais de eBackUp.

Il revient au camping de gérer le stockage, l’épuration de ses archives et la restauration éventuelle de ses sauvegardes.

• L'accès au site FTP ou SFTP est toujours protégé par un mot de passe. On peut rajouter un mot de passe de compression sur le fichier de sauvegarde

aussi. Dans ce cas la sauvegarde ne pourra être relue qu'avec un eBackUp ayant le

même mot de passe. • Chacune des archives est transférée sur le serveur FTP du Client

La connexion est en suite arrêtée. Remarques

• Dans le cas du transfert vers le serveur paramétré par le camping, l’archive sera renommée pour ajouter la date et l’heure de la sauvegarde.

• Ainsi, plusieurs archives pourront être stockées sur le serveur FTP ou SFTP du camping.

Automatisation d'eBackUp.

• Il est possible d'automatiser le lancement de la sauvegarde avec eBackUp. Il faut pour cela créer une tâche planifiée dans Windows.

Dans la zone Exécuter, il faut écrire par exemple : C:\ThelisPrg\eBackUp.EXE LENOMDUMODELE

Pour planifier une tâche sous XP, il faut que l'utilisateur Windows, défini dans la tâche, ait un mot de passe.

La machine effectuant la sauvegarde planifiée ne doit pas être utilisée avec un économiseur d'écran qui nécessite d'afficher l'écran d'accueil à la reprise.

• Un modèle est un ensemble de réglage d'eBackUp comprenant un nom, une destination de sauvegarde et des répertoires à sauvegarder. Il est conservé par défaut d'une session à l'autre et permet de n'avoir pas à tout "reprogrammer" à chaque sauvegarde. On peut avoir plusieurs modèles prêts à l'emploi. Le fait d'en choisir un met tous les réglages de ce modèle en place.

Un modèle porte un nom. C'est ce nom "LENOMDUMODELE" qui apparaît dans la ligne de commande ci-dessus.

Le nom doit avoir une longueur de 8 caractères au maximum et ne doit pas contenir d’espace ou de caractère " * ».

Le nom ne doit pas être " eBackUp".

Manuel-eSeason

288

L'automatisation ne doit pas empêcher un contrôle strict, chaque jour, du bon déroulement

de l'opération. Il est absolument indispensable de changer de support de sauvegarde tous les jours.

Haut de page

Menu Administration

289

Questions Fréquentes et Astuces

Réponses à Quelques Problèmes Vous pouvez trouver ici des réponses simples à quelques problèmes les plus couramment rencontrés. Problèmes de facturation Problèmes de règlements Problèmes de séjour Problèmes d'encours

Manuel-eSeason

290

Problèmes de Facturation S'agit-il :

• de la facture (montant des prestations) • ou du net à payer (solde du règlement à recevoir) ?

La facture n'est pas correcte ? Si la facture n'est pas encore imprimée

• Quitter la facturation, • Aller dans la fiche séjour, effectuer les modifications, • Relancer la facturation.

Si la facture est déjà imprimée • Aller dans l'onglet Financier et contre-passer cette facture par un Avoir, • Aller dans la fiche séjour, effectuer les modifications, • Relancer la facturation.

Le net à payer n'est pas correct ? Si la facture n'est pas encore imprimée

• Quitter la facturation, • Vérifier, en Financier, s'il y a bien eu un règlement auparavant. • Non ? :

Aller passer le règlement Relancer la facturation.

• Oui ? : Aller dans l'onglet Financier modifier la ventilation des règlements Relancer la facturation.

Si la facture est déjà imprimée • Quitter la facturation, • Vérifier, en Financier, s'il y a bien eu un règlement auparavant. • Aller en Financier contre-passer cette facture par un Avoir • Modifier la ventilation des règlements, • Relancer la facturation.

De toutes manières, le net à payer ne représente que le solde du règlement exigible pour cette facture et même s'il apparaît inexact, la facture peut, elle, être parfaitement correcte.

Haut de page

Menu Administration

291

Problèmes de Règlement

• A condition d'y être autorisé, vous pouvez intervenir sur les règlements. • tous les règlements peuvent être modifiés ou même supprimés • s'ils ont été remis en banque ou interfacés un message vous en prévient

et vous interdit de faire la modification ou la suppression.

• Aller dans l'onglet Financier de la fiche Client. • Cliquer sur la ligne du règlement à modifier puis cliquer sur détail. • Il est ainsi possible de vérifier ce qui a été fait et au besoin corriger. • Dans ce cas, il faudra ensuite refaire tous les états d'encaissement déjà imprimés.

Manuel-eSeason

292

Problèmes de Séjour Annulation de réservation.

• Le client a réservé, envoyé des arrhes ou un acompte et maintenant, demande à annuler.

• En premier lieu, il faut annuler l'élément concernant cette Réservation pour libérer le planning.

• rentrez dans le séjour en modification et supprimez le. • ensuite vous pourrez répartir le montant déjà versé :

en montant à conserver pour un autre séjour, en montant à rembourser, ou en montant à facturer.

• Puis choisir le tarif divers à appliquer pour facturer la somme conservée. Après validation, saisir le remboursement et lancer la facturation.

Annulation complète du séjour.

• Le client, sitôt arrivé, veut repartir : • Si le séjour est facturé, il faut d'abord générer un avoir sur cette facture : • Onglet Financier dans la fiche Client. • Ensuite sélectionner la facture et demander un avoir. • Puis revenir en modification de séjour pour le supprimer afin de libérer le planning. • Et répondre aux questions, comme en annulation de réservation, si un règlement a eu lieu

Il sera pratique de créer, en Paramétrage de Tarifs Prestations, un tarif concernant les annulations.

Départ anticipé.

• Soit Le client doit payer l'intégralité du séjour prévu. • Rentrez en modification du séjour afin de libérer le planning. • Dans la zone emplacement, cliquez sur <<Fonctions>> et cliquez sur Ajouter Mvt. • Sur la nouvelle ligne, indiquez la date de départ et ne mettez pas de n° d'emplacement. • Validez le séjour et facturez.

Nota : cette manipulation peut être effectuée même sur des séjours facturés. • Soit Le client ne doit payer que le séjour réellement effectué. • Si la facture est déjà éditée : • Allez en Financier pour contre-passer cette facture par un Avoir, • Puis :

Modifiez la date de départ (le planning est ainsi mis à jour) (bouton Départ dans l'onglet Eléments Client)

• Validez et relancez la facturation.

Menu Administration

293

Problèmes d'Encours • En cas de doute sur le contenu de les encours des clients,

• Utilisez le bouton en bas à droite dans la fiche obtenue en menu Financier \ Contrôle de gestion \ Encours clients.

L'encours est alors recalculé et remis à jour.

1. On peut avoir à effectuer ce traitement sur des clients où il y a eu incident de fonctionnement, suite à blocage, erreur de manipulation ou coupure de courant.

Manuel-eSeason

294

Documentations

Définitions ACOMPTE Définition de la DGCCRF pour les acomptes versés par un client à son fournisseur :

• L'acompte implique un engagement ferme des deux parties, par conséquent, l'obligation d'acheter pour le consommateur et celle de fournir la marchandise pour le commerçant. L'acompte est en fait un premier versement à valoir sur un achat. Il n'y a aucune possibilité de dédit et le consommateur peut être condamné à payer des dommages-intérêts s’il se rétracte. Le commerçant lui-même ne peut se raviser, même en remboursant l'acompte au consommateur et pourrait être contraint lui aussi à verser des dommages-intérêts. Un accord à l'amiable peut néanmoins être recherché.

ARRHES Définition de la DGCCRF pour les arrhes versées par un client à son fournisseur :

• Sauf stipulations contraires du contrat, les sommes versées à l'avance sont des arrhes (art L.114-1 du code de la consommation). Les arrhes sont perdues, sauf dispositions contraires prévues au contrat, si le consommateur annule une commande ou se désiste, mais il ne peut être contraint à l'exécution du contrat. (bien entendu un accord amiable peut intervenir, il faut essayer...). Si le vendeur ne livre pas ou n'exécute pas la prestation sur laquelle il s'est engagé, il peut être condamné à rembourser au consommateur le double des arrhes versées.

AVOIR • Un Avoir ou "Facture d'avoir" est une facture en négatif qui sert à contrepasser (annuler) une

facture qui aurait été faite à tort. • C'est le contraire d'une facture . • C'est une pièce comptable et fiscale au même titre qu'une facture. • Un avoir se contrepasse par une facture. • Un avoir n'est pas un remboursement.

EMPLACEMENT • Le terme générique Emplacement correspond à deux notions :

Soit une parcelle destinée à recevoir le matériel du client : Tente, Caravane, Camping-Car, Mobil-Home

Soit un hébergement locatif appartenant au camping : Chalet, Mobil-Home, Cottage loué à un client pour une période donnée.

FACTURE • Une facture est une pièce comptable et fiscale qu'un fournisseur émet à destination de son

client. • Une facture est datée et numérotée et présente la liste valorisée de ce qui a été fourni au

client. • Une facture n'est pas faite pour servir de justificatif à un paiement. • Elle est là pour qualifier et quantifier ce qui a été fourni au client qui la reçoit. Le contraire

d'une facture est un avoir.

Menu Administration

295

INDISPONIBLE • Un emplacement Indisponible est un emplacement qui pour une certaine période n'est pas

disponible à la vente. Il ne génère aucun chiffre d'affaires, aucune nuit ni nuitée dans les statistiques. C'est par exemple un emplacement destiné à l'hébergement de personnel ou en réparation. Il est par contre visible sur le planning.

NUITEES • Le terme Nuitée s'applique à des personnes. 3 personnes présentes pendant 7 nuits

génèrent (3x7) 21 nuitées. C'est la définition utilisée par l'Insee.

NUITS • Le terme Nuit s'applique à un emplacement. Un emplacement utilisé pendant 1 semaine

génère 7 nuits en statistiques. C'est la définition utilisée par l'Insee.

PDF • Format PDF : format de ficher très répandu sur Internet. • Pour lire un document PDF, il suffit d'avoir installé le lecteur diffusé gratuitement par Adobe,

nommé " Adobe Reader" • Il est disponible sur Internet ainsi que sur le CD d'installation d'eSeason.

PROFORMA • Une proforma ou "facture proforma" est une facture " pour la forme" où le commerçant

s’engage sur les prix, les éventuelles conditions de livraisons, les éventuelles modalités de paiement, bref sur toutes les conditions dans lesquelles il va fournir la ou les prestations décrites. Ce n'est en aucun cas une pièce comptable ou fiscale.

TPE • Acronyme de Terminal de Paiement Electronique. Pour utiliser le paiement CB VAD vous

devez avoir souscrit auprès de votre banque un agrément VAD (ou Vente à distance) qui vous permet de passer un paiement sans détenir physiquement la carte bancaire de votre client mais uniquement en ayant connaissance de ses informations CB (type de carte, numéro CB, cryptogramme et date de fin de validité).

VAD • Acronyme de Vente à Distance. Technique de vente caractérisée par la distance séparant le

client et le fournisseur. Dans le cas d'un règlement par CB, cela signifie que vous n'avez pas la carte bancaire physiquement en main mais seulement le numéro qui vous est fourni par le client. Le terme exact devrait être "Règlement de vente à distance par CB". Une VAD peut tout aussi bien être réglée par chèque, mandat, etc.

Manuel-eSeason

296

Documentations

Documentations PDF Cela nécessite, pour les lire ou les imprimer, que vous ayez un lecteur de fichier PDF installé sur votre machine. Le Cd d'installation de eSeason vous permet d'installer une version récente de Acrobat Reader très aisément.

• Nouveautés 2015 Les nouveautés de cette version

• Nouveautés 2014

• Nouveautés 2013 • Nouveautés 2012 - SP1

Manuel Utilisateur

• Le manuel utilisateur eSeason reprend toutes les informations présentes dans cette aide en ligne.

• Cliquez sur ce lien Manuel Utilisateur pour pouvoir l'imprimer (environ 380 pages) Installation et préconisations réseau pour eSeason

• Il est très simple d'installer eSeason ainsi que de le mettre en réseau

à condition de bien suivre les Préconisations Installation et Réseau . • Imprimez et consultez ce document et faites en part à votre administrateur réseau.

Paramétrage du Back Office WebCamp (cela nécessite un accès à Internet).

• Vous pouvez imprimer ou consulter le ficher PDF pour vous guider dans le paramétrage du

Back Office WebCamp .

Paramétrage de la passerelle WebCamp / MultiCamp • Vous pouvez imprimer ou consulter le ficher PDF pour vous guider dans le paramétrage de

la passerelle .

Menu Administration

297

Paramétrage des "Bons Vacaf"

• Vous pouvez imprimer toute la procédure de gestion des "Bons Vacaf" .

Mise en place de la fonction SMS

• Vous pouvez imprimer toute la procédure de mise en place des SMS .

Nettoyage des Numéros de CB dans les commentaires clients et séjours. • Pour éliminer les traces de numéro de carte bancaire enregistrés à tort dans les

commentaires de clients ou de séjours

Gestion des Informations Complémentaires dans les fiches client.

Paramétrage et Utilisation des Cartes de Présence

Export vers une compagnie d'assurance • Export vers Assurance Gritchen • Export vers Assurance Tolede

Export de séjours à destination d'un Tiers • Export vers Init Sat Tools

Paramétrage de MainToCamp

• Cliquez sur ce lien pour afficher le document de paramétrage de MainToCamp Codes ISO pour les pays et les langues

• Cliquez ici pour ouvrir le fichier des codes ISO pour les pays et les langues.

Manuel-eSeason

298

Nombre maximum d'éléments de fichiers de paramètres.

Nombre de paramètres possibles

eSeason

Paramètres Client Tous les paramètres

Client illimité

Paramètres

Emplacements

Nombre d'emplacements

illimité

Catégories 99 Secteurs 300 Critères 99

Paramètres Tarifs

Base illimité Suppléments 200

Prestations illimité Ventes Annexes 1000 Postes de vente illimité

Paramètres Financiers

Tous les paramètres Financiers

illimité

Limites d'utilisation de eSeason • Limite de taille de facture :

Une seule et même facture ne peut pas contenir plus de 1000 lignes de prix. Attention donc à ne pas facturer trop de séjours en une seule fois dans

le cas par exemple de Tour-opérateurs. Une facturation de 50 séjours d'un seul coup devrait être un maximum à

ne pas dépasser. Tout dépendra du nombre de lignes de prix de chaque séjour. Il faut également considérer que trop de séjours sur une facture n'en facilitent pas la lecture ni le contrôle.

• Limite de mouvement de rubriques : Le nombre maximum de mouvement de rubriques (Adulte, Enfant, Animaux,

Véhicule etc.) est limité à 200 par séjour. • Limite du nombre de prestations par séjour :

Menu Administration

299

Il n'est pas possible de saisir plus de 10 prestations différentes par séjour.

Haut de page

<<<<

Manuel-eSeason

300

Fiches Pratiques

Les "Fiches Pratiques" sont ainsi appelées car elles décrivent, avec des copies d'écran, les étapes nécessaires pour mener à bien certaines tâches dans eSeason.

• Ces fiches sont au format PDF, vous pouvez les consulter et les imprimer à votre convenance.

1. Il y a deux manières de les obtenir : • Par Internet sur le site Thelis en cliquant sur ce lien Fiches Pratiques eSeason

vous accédez ainsi à toutes les fiches y compris les plus récentes. • Si vous n'avez pas accès à Internet, cliquez sur ce lien pour accéder aux fiches pratiques.

Menu Administration

301

Scan Guest

Module Scan Guest

Scan Guest permet d’interfacer eSeason avec un périphérique de numérisation (scanner) de documents d’identité.

Les pièces susceptibles d'être reconnues par le scanner sont : • le passeport, la carte nationale d'identité, le permis de conduire et le titre de séjour.

Gérer plus rapidement les arrivées : • Grâce à ce module, le ou les postes eSeason de votre réseau disposant d’un scanner de

documents d’identité pourront créer ou mettre à jour les fiches clients eSeason avec un minimum de saisie manuelle. En effet, à partir de la numérisation du document d'identité, eSeason retrouve le client s'il existait déjà dans votre fichier client ou bien le crée par simple scan de sa pièce d'identité.

• Reconnaissance du type de documents, des caractères et intégration automatique dans eSeason.

• Création automatique de la fiche clients et des accompagnants avec les informations des pièces d’identité.

Eviter les erreurs de saisie : • Intégration des informations sans ressaisie (orthographe complexe, noms étrangers…).

Gagner en sécurité : • Archivage automatique de la copie de la pièce d’identité dans la fiche client. • Solution complète : mini scanner et logiciel (OCR) interfacé avec eSeason.

• Installation du matériel • Paramétrage Scan Guest • Confirmation Avant Importation • Précautions d'utilisation

Manuel-eSeason

302

Installation du scanner sur le poste

1. Ne pas brancher le scanner lui -même avant d'avoir procédé à l'installation décrite ci-dessous.

• Sur le poste eSeason que vous souhaitez interfacer avec Scan Guest Placer le CD ICAR dans votre lecteur de CD. Installer le logiciel ICAR DK. Installer le pilote (driver). Activer le logiciel ICAR à l'aide du numéro de licence ICAR qui a été

communiqué lors de l'achat de l'ICAR BOX 260. Effectuer l’enregistrement du composant activeX en passant la commande

système "Démarrer \ Exécuter" : C:\WINDOWS\system32\regsvr32.exe "c:\Program Files\Icar\ICARActiveX.ocx"

1. Le scanner n'est pas partageable.

Conseil : sous Windows XP, il est préférable de toujours rebrancher le scanner sur le port USB où il a été détecté. On peut avoir à le faire réinstaller si on le branche sur un port différent.

Menu Administration

303

Paramétrage Scan Guest Le paramétrage technique de Scan Guest s'effectue en Menu \ Administration \ Paramétrage Entreprise \ Onglet Scan Guest. L’onglet Scan Guest vous permet de renseigner les informations nécessaires au fonctionnement du module. C’est là que sera désigné le dispositif (=matériel) et votre activeX. Il s’agit d’effectuer un choix parmi la liste des matériels avec lesquels eSeason dispose d’une interface. Actuellement, les deux matériels possibles sont l'ICAR BOX 250 et l'ICAR BOX 260 ; la liste des matériels qu’eSeason propose d’interfacer sera complétée au fil des besoins et des versions. Le module Scan Guest récupère des informations de type texte (Nom, prénom, date …etc) qui alimenteront la fiche client mais il permet également de récupérer les images numérisées depuis les pièces d’identités (photo, images de la signature, images recto et verso du document lui-même) et de les conserver sur la pièce d'un client ou d'un accompagnant. Ce paramétrage permet de décider ou non (gain de place) de mémoriser tout ou partie des images numérisées. Enfin, il faut paramétrer la civilité par défaut qui sera placée sur la fiche client selon que la pièce scannée appartienne à une femme ou bien à un homme. Afin que le module Scan Guest fonctionne de façon optimale, il est absolument nécessaire que le paramétrage Client \Pays soit fait le plus complètement possible. En effet, il faut préalablement avoir défini tous les pays potentiels des clients ainsi que la nationalité par défaut et la langue parlée par défaut d'un habitant de ce pays.

Manuel-eSeason

304

Confirmation Avant Importation du Client

1. Les trois boutons suivants servent respectivement à :

• Initialisation : Démarrer le scanner ou le réinitialiser. • Effacer : Effacer la numérisation pour la reprendre • Capturer : Lancer la numérisation. • Il faut noter que pour les pièces d'identité françaises, par exemple, il faut numériser deux fois

pour obtenir les deux faces de la CNI 1. Voir aussi les Précautions d'utilisation 1. Une fois terminée la numérisation de la pièce d'identité, il est possible de corriger la

numérisation elle-même.

• La plupart des zones sont modifiables pour, si besoin, affiner la numérisation qui, dans certains cas, peut n'être pas parfaite.

• Une fois les corrections apportées, il suffit de valider cet écran. • Ensuite de deux choses l'une :

Le client n'existe pas et on arrive directement sur la fiche client de eSeason Le client existe déjà et il faut le dédoublonner si besoin et il vous est ensuite

présenté un écran montrant les informations actuelles du client et celles que l'on peut mettre à jour suite à la numérisation.

Menu Administration

305

• Chaque ligne présentant une différence avec la fiche client existante peut être acceptée ou

non par l'opérateur.

Manuel-eSeason

306

Précautions d'utilisation • Précautions • La fenêtre de numérisation permet d'acquérir des informations de type texte, les images

scannées du document d'identité recto et verso (face1 et face2) et d'extraire la photo d'identité et la signature.

• L’acquisition de ces données au travers du module SCAN GUEST peut s’effectuer en deux fois (face1 et face2) vous devez donc :

Placer la pièce d'identité dans l’appareil Cliquer sur le bouton "'numériser" retourner la pièce afin de scanner l’autre face cliquer sur le bouton "numériser"

• Ce qu’il faut savoir : • certaines pièces d’identité ne présentent pas la possibilité d’être acquises en deux passes. • les anomalies de lecture ne concerneront jamais les données Nom, Prénom, Date de

naissance à partir du moment où on a affaire à une pièce normalisée présentant la codification partielle des informations sur la pièce elle-même.

• Avant de valider la saisie, dans la fenêtre de numérisation, vous pouvez corriger manuellement une mauvaise interprétation de la prise d’image. En particulier l’adresse du client qui, sur toutes les prises, résulte d’une interprétation d’image et peut donc parfois présenter de petites anomalies. Vous devez également confirmer avec votre client que l’adresse lue par le scanner est encore valide, il est assez courant de changer de domicile sans avoir mis à jour ses papiers d’identité.

• Dans le cas d’une femme mariée, il faut savoir que ses documents d’identité renvoient toujours son nom de naissance. Dans un tel cas, rien ne vous empêche :

En cas de création d'une fiche client à partir du scanner : de modifier le nom après avoir fait la numérisation de sa pièce d'identité et avant de revenir dans eSeason. Ainsi votre fiche client portera le nom d'épouse.

En cas de mise à jour d'une fiche client à partir du scanner : de ne pas valider le changement de nom dans la fenêtre de confirmation avant importation

307

Glossaire

A Acompte: Définition de la DGCCRF pour les acomptes versés par un client à son fournisseur

: l'acompte est en fait le premier versement à valoir sur l'achat. Aucune possibilité de dédit - le client peut être condamné à payer des dommages intérêts si vil se rétracte. Le commerçant lui-même ne peut se raviser, même en remboursant l'acompte au client et pourrait être contraint à verser des dommages et intérêts.

Arrhes: Définition de la DGCCRF pour les arrhes versées par un client à son fournisseur : Sauf stipulations contraires du contrat, les sommes versées à l'avance sont des arrhes (art L.114-1 du code de la consommation). Le Client perd ses Arrhes en annulant sa commande ou, vous fournisseur, en vous désistant, mais on ne pourra vous contraindre à l'exécution du contrat. Pensez-y ! (Bien entendu un accord amiable peut intervenir. Il faut essayer...).

Avoir: Un Avoir ou "Facture d'avoir" est une facture en négatif qui sert à contrepasser (annuler) une facture qui aurait été faite à tort. C'est le contraire d'une facture . C'est une pièce comptable et fiscale au même titre qu'une facture.

E Emplacement: Le terme Emplacement correspond à deux notions. 1°) Cela peut être une

parcelle destinée à recevoir le matériel du client : Tente, Caravane, Camping-Car. 2°) Cela peut être un hébergement locatif : Chalet, Mobil-Home, Cottage que vous louez à un client pour une période.

F Facture: Une facture est une pièce comptable et fiscale qu'un fournisseur émet à destination

de son client. Une facture est datée et numérotée et présente la liste valorisée de ce qui a été fourni au client. Une facture n'est pas faite pour servir de justificatif à un paiement. Elle est là pour qualifier et quantifier ce qui a été fourni au client qui la reçoit. Le contraire d'une facture est un avoir.

I Indisponible: Un emplacement Indisponible est un emplacement qui pour une certaine

période n'est pas disponible à la vente. Il ne génère aucun chiffre d'affaires, aucune nuit ni nuitée dans les statistiques. C'est par exemple un emplacement destiné à l'hébergement de personnel ou en réparation. Il est par contre visible sur le planning.

N Nuitées: Le terme Nuitée s'applique à des personnes. 3 personnes présentes pendant 7 nuits

génèrent (3x7) 21 nuitées. C'est la définition utilisée par l'Insee.

Nuits: Le terme Nuit s'applique à un emplacement. Un emplacement utilisé pendant 1 semaine génère 7 nuits en statistiques. C'est la définition utilisée par l'Insee.

Manuel-eSeason

308

P PDF: Format PDF : format de ficher très répandu sur Internet. Pour lire un document PDF, il

suffit d'avoir installé le lecteur diffusé gratuitement par Adobe, nommé « Adobe Reader » Il est disponible sur Internet ainsi que sur le CD d'installation d'Unicamp.

Proforma: Une proforma ou "facture proforma" est une facture « pour la forme » où le commerçant s’engage sur les prix, les éventuelles conditions de livraisons, les éventuelles modalités de paiement, bref sur toutes les conditions dans lesquelles il va fournir la ou les prestations décrites. Ce n'est en aucun cas une pièce comptable ou fiscale.

T TPE: Acronyme pour Terminal de Paiement Electronique. Pour utiliser le paiement CB VAD

vous devez avoir souscrit auprès de votre banque un agrément VAD (ou Vente à distance) qui vous permet de passer un paiement sans détenir physiquement la carte bancaire de votre client mais uniquement en ayant connaissance de ses informations CB (type de carte, numéro CB, cryptogramme et date de fin de validité).

V VAD: Acronyme de Vente à Distance. Technique de vente caractérisée par la distance

séparant le client et le fournisseur. Dans le cas d'un règlement par CB, cela signifie que vous n'avez pas la carte bancaire physiquement en main mais seulement le numéro qui vous est fourni par le client. Le terme exact devrait être "Règlement de vente à distance par CB". Une VAD peut tout aussi bien être réglée par chèque, mandat etc.

309

Index

A

Abattement sur Taxe de Séjour ....... 28, 236

Accès à eSeason ........................................ 5

Accompagnant de client .............. 65, 66, 67

Acompte .................................. 34, 134, 237

Adresses Clients ...................... 69, 181, 265

Agences ................................................... 45

Alarmes ....................................... 65, 66, 67

Allotement ............................. 12, 45, 51, 52

Analyse Allotement ................................. 51

Animaux ................................................ 218

Anniversaire ............................................ 71

Anniversaires ......................... 12, 65, 66, 67

Annulation ............................................. 150

Annulation Dernière Facture ........... 36, 138

Annulation Option ............................. 75, 92

Annulation Réservation ................... 34, 292

Annulation Virement Interne .................. 23

Arrhes ...................................... 34, 134, 237

Arrivée ............................................... 97, 99

Assurance annulation .................... 127, 234

Attente ............................................... 25, 94

Attente de remise ................................... 147

Automatique .......................................... 144

Avoir ............................................... 38, 290

Avoir de rétrocession ............................ 217

Avoir particulier ...................................... 38

B

Back Office ........................................... 296

Balance clients ...................................... 158

Banques ......................................... 147, 215

Base ....................................................... 223

Base de registre ................................. 2, 272

Bon d'échange ......................................... 26

Bon Vacaf ............................. 217, 234, 297

Bordereau de Change (format du) ........ 260

C

C.E. ......................................................... 45

CA Mensuel .......................................... 160

Caisse .................................... 145, 146, 152

Caisse Sellcamp .................................... 173

Camping Chèque ............................ 26, 220

Canaux accès .......................... 69, 183, 215

Catégories emplacements ..................... 215

Caution ...................................... 21, 68, 248

CE ........................................................... 45

Change .................. 166, 167, 168, 170, 260

Changer d'imprimante ........................... 269

Manuel-eSeason

310

Chèque Vacances ............................ 26, 220

Chiffre d'affaires .... 153, 155, 157, 160, 165

Civilités clients ...................................... 215

Client ....................................................... 70

Client Création ........................................ 12

Client Modifier ........................................ 16

Client Rechercher .................................... 59

Clients ...................................................... 64

Code Postal ............................................ 217

Code Utilisateur ................................. 5, 209

Codes ISO ..................................... 216, 296

Comparatif ..................................... 175, 296

Compte client .......................................... 17

Compteurs ....................... 40, 109, 234, 249

Configurer une Entreprise ......................... 4

Conseils ................. 289, 290, 291, 292, 293

Contingent ............................. 12, 45, 49, 78

Contrôle ................................................. 202

Contrôle des fichiers .............................. 272

Coordonnées client ............................ 12, 16

Copie de Séjour ................................. 27, 39

Copie d'éléments ................................... 273

Copie du fichier Client .......................... 272

Correctifs ............................................... 283

Coupon ............................................ 26, 220

Courriers clients ................................ 20, 80

Cours des devises .................................. 166

Coût de revient .............................. 201, 249

Création de client .................................... 12

Création de la Saison Suivante ......... 1, 270

Création des emplacements .................. 249

Création d'une entreprise .......................... 3

Création Echéancier ........................ 31, 238

Créer Prestations diverses ....................... 42

Créer Séjour ............................................ 27

Créer un Client ........................................ 12

Critères Clients ............................... 69, 215

Critères emplacements .......................... 215

Cumul Ventes ....................................... 155

D

Date de naissance .................................... 71

Début de Validité des dates .................. 211

demande d'information ......................... 105

Dépannage divers .................................. 278

Départ Anticipé ............................... 27, 292

Départ Tardif .................... 27, 87, 121, 211

Départs ............................................ 97, 100

Dépenses diverses ................................. 152

Devis ....................................................... 83

Devis de Séjour ....................................... 81

Index

311

Devises .......................................... 166, 215

Différée .................................................... 80

Disponibilités ...................... 84, 87, 90, 249

Divers ...................................................... 42

Document .............................................. 260

Doublon ................................................... 62

Duplicata Facture ............................ 17, 135

E

Echéances ................................ 74, 133, 237

Edition ................................................... 101

Edition différée des courriers ...... 20, 27, 80

Edition factures ................................. 35, 53

Edition liste des emplacements ............. 249

Edition sur le change ............................. 169

Email ..................................................... 264

E-mail ...................................................... 20

E-mail .................................................... 264

E-mail .................................................... 266

Emplacement ........................................... 30

Emplacement disponibles ................ 87, 106

Emplacements ............................... 249, 253

Emplacements libres ....................... 87, 106

Encaissement client ................................. 22

Encaissements Contrôle ........ 139, 140, 141

Encours Clients ............................. 157, 293

Entrée dans eSeason ................................. 5

Entreprise .............................................. 3, 4

Erreur de solde ........................................ 23

Etiquettes .................... 20, 69, 80, 265, 266

Euro ....................................................... 211

Exemplaire .............................. 35, 211, 260

Export Assurance Annulation ............... 127

Export Séjours vers Tiers ...................... 129

Exportation ........................................... 282

Exportation de fichiers .......................... 272

Extraction ................................................ 70

Extraction adresses clients .............. 69, 181

F

Facturation ........................................ 35, 53

Facturation manuelle .............................. 38

Facturation particulière ........................... 38

Facture ... 36, 131, 135, 136, 137, 138, 153, 211, 260

Facture ( Format de la ) ........................ 260

Facture Annulation ................. 36, 138, 290

Facture Duplicata .................................. 135

Fax .................................................. 20, 269

Fiche de Police ...................................... 101

Fiche Séjour ............................................ 37

Fiches de Police .......................... 65, 66, 67

Fiches Pratiques .................................... 300

Manuel-eSeason

312

Fichier .................................................... 282

Fichier Texte ......................................... 282

Financier ................................ 139, 140, 141

Forfaits Longue Durée .................... 27, 275

Format des Documents .......................... 260

Frais de réservation ............................... 234

Frais de réservation ou de dossier ......... 234

FTP ........................................................ 283

Fusion .................................................... 260

G

Garage mort ........................................... 229

Gardiennage .......................................... 234

Gestion .................................................. 247

Gestion de Stock .................................... 247

Gestion matériel ...................................... 43

Groupe ..................................................... 33

Groupe de T.O. ........................................ 45

Groupes T.O. ........................................... 76

H

Historique client .................................... 272

historique demande d'information ......... 105

Historique des messages ........................ 104

I

Immatriculations ...................................... 17

Impression en attente ............................... 75

Imprimante ...................................... 20, 269

Index ..................................................... 278

Indices Compteurs .................................. 40

Indisponibilité ....................................... 108

INSEE ................................................... 191

Installation d'eSeason ............................... 2

Interface ........................................ 171, 172

Intervention ............................................. 43

Inventaire .............................................. 250

J

Journal de bord ..................................... 176

Journal des Ventes ................................ 153

L

Lancement de la facturation .............. 35, 53

Lettres clients .......................................... 20

Lettres type ............................... 20, 80, 266

Libération Planning ........................ 27, 292

Limite .................................................... 298

Linéaire ............................................. 12, 45

Liste attentes ........................................... 25

Liste d'attente .......................................... 75

Liste de devis .......................................... 83

Liste des Arrivées ................................... 99

Liste des Départs ................................... 100

Liste des séjours par emplacement ....... 126

Index

313

Listes Clients ........................................... 69

Listes sur le change ............................... 169

Listes sur les séjours .............................. 121

LiveUpdate ............................................ 283

M

Mail ....................................................... 264

Mailing .............................................. 69, 70

Maintenance .......................................... 278

MainToCamp .......................................... 43

Marge sur Emplacement ........................ 201

Marketing ................................................ 70

Maximum .............................................. 298

Ménage .................................................... 97

Messagerie ............................................. 264

Modes de paiement ................................ 215

Modif. change ........................................ 168

Modif. des emplacements ...................... 249

Modif. ventes annexes ................... 112, 114

Modification des fichiers ....................... 272

Modifier un client .................................... 16

Mot de Passe .............................. 5, 209, 211

Motif annulation / modification ... 124, 211, 215

Mouvements de Caisse .......................... 152

Multirecherche de Client ......................... 11

N

Nationalité ............................................. 215

Net à Payer ............................................ 290

Nombre de tarif ..................................... 298

Nombre limite ....................................... 298

Nombre maximum ................................ 298

Non Facturé .......................................... 162

Notation Clients .............................. 69, 215

Nouvelle Saison .................................... 270

Nuitées .................................................. 196

Nuits ...................................................... 196

Numériser ............................................. 306

O

Objectif ................................................. 160

Objets prêtés ..................................... 21, 68

Occupation .............................................. 77

Occupation des Tour Opérateurs ............ 77

Open Office .......................................... 262

Opérations de change ............................ 167

Optimisation du planning ....................... 95

Option Annulation .................................. 92

Option Créer ........................................... 27

Ouverture Saison .................................. 272

P

Paiement ............................................... 151

Manuel-eSeason

314

Paiement en attente ................................ 151

Paiements en Attente ............................. 147

Paramétrage Arrhes ou Acomptes ......... 211

Paramétrage des étiquettes .................... 266

Paramétrage des suppléments ................ 229

Paramétrage des tarifs de base .............. 223

Paramétrage des tarifs divers ................. 234

Paramétrage des utilisateurs .................. 209

Paramétrage Emplacements .......... 215, 249

Paramétrage entreprise .......................... 211

Paramétrage Facture Reçu Bordereau .. 167, 260

Paramétrage Image Menu ...................... 211

Paramétrage taux TVA .......................... 211

Paramétrage taxes de séjour .................. 236

Paramètres généraux ............................. 215

Paramètres véhicules ............................. 215

Parti ................................................. 27, 100

Participant .............................. 31, 65, 66, 67

Patchs .................................................... 283

Pays ....................................... 215, 266, 296

PDF Creator ........................................... 260

Permutation Emplacement .................... 107

Personnaliser ........................................... 20

Pièce d'identité....................................... 306

Pièces de rechange .................................. 43

Plan Graphique ..................... 117, 253, 255

Plan Graphique Visualisation ................. 90

Planning .......................................... 95, 272

Planning Annexe ........................... 119, 120

Planning Disponibilité .................... 87, 106

Planning Edition ..................................... 89

Planning Problèmes .............................. 280

Planning Un Emplacement ................... 106

Planning Vérification ............................ 280

Police .................................................... 101

Postes de vente ..... 110, 155, 172, 215, 223, 229, 234, 236

Précaution ............................................. 306

Prestation Diverse ........................... 42, 163

Prévisionnel .......................................... 160

Problèmes ............. 289, 290, 291, 292, 293

Prolongation de Séjours .......................... 93

Promotion ............................... 27, 164, 239

Propriétaires ............................................ 79

Publipostage ...................................... 69, 70

R

Rappel ..................................................... 75

Rappels ................................................... 75

Recalcul ................................ 157, 281, 293

Recalcul des séjours .............................. 278

Récapitulatif .......................................... 120

Index

315

Récapitulatif journée ............................. 176

Recettes diverses ................................... 152

Recherche Client ..................................... 59

Rechercher un client ................................ 59

Reconduction Forfait ..................... 272, 275

Reçu (format du) ................................... 260

Récupération Info .................................. 102

Réédition ............................................... 149

Réédition de plusieurs factures ............. 135

Règlement .............................................. 144

Règlement Annulation ........................... 142

Règlement client ...... 22, 139, 140, 141, 291

Règlement Modifier ........ 17, 139, 140, 141

Règlement Supprimer ...... 17, 139, 140, 141

Règlement sur Plusieurs Clients .............. 23

Regroupements ...................................... 215

Réindexation .......................................... 278

Réindexation des fichiers ................ 69, 272

Relances sur Echéances ................... 74, 133

Relevé Compteur ............................. 40, 109

Relevé T.O. ............................................. 51

Remarque Client ...................................... 14

Remboursement client ..................... 22, 143

Remise ................................. 27, 35, 53, 239

Remise en banque .......... 147, 149, 150, 151

Réparation ............................................... 43

Répartition de règlement ......................... 23

Reports à nouveau ................. 159, 270, 272

Réseau ........... 2, 4, 209, 262, 269, 283, 296

Réservation Créer ................................... 27

Réservation en ligne ............................. 102

Réservation non soldée ........................... 75

Rétrocession .......................................... 217

Rétrocession TO.. ................................... 52

RIB .......................................................... 14

Rubriques de séjour ...... 123, 125, 187, 229

Rubriques TO .......................................... 19

S

Saisie ventes annexes ............................ 110

Saison Créer .......................................... 270

Sauvegarde ............................................ 285

Scan Guest .................................... 301, 302

ScanGuest ............................................. 306

Scanner ......................... 211, 301, 303, 304

Secteurs emplacements ......................... 215

Séjour ................................................ 25, 30

Séjour Annulation ................................. 292

Séjour Consultation ................................ 16

Séjour Créer ...................................... 27, 30

Séjour groupe .......................................... 33

Manuel-eSeason

316

Séjour Liste ................................... 121, 126

Séjour mal soldé ...................................... 23

Séjour Modification ................................. 16

Séjour Modifier ....................................... 30

Séjours à Prolonger ................................. 93

SellCamp ............................................... 173

Situation de caisse ................................. 145

SMS ........................... 72, 73, 259, 266, 297

SMTP .................................................... 264

Solde de séjour erroné ............................. 23

Sommaire .................................................. 1

Sous Location .......................................... 55

Statistiques ... 179, 182, 183, 185, 187, 188, 189, 190, 196, 198, 203, 207

Statistiques INS ..................................... 194

Statistiques INSEE ................................ 191

Statistiques sur les séjours ..................... 178

Stock ...................................... 115, 116, 247

Stock des ventes annexes ...................... 270

Suivi de Modification .................... 209, 211

Supplément Créer .................................... 27

Suppléments .......................................... 229

Supprimer Client ..................................... 64

Supprimer Clients .................................... 69

T

T.O. .............................................. 45, 76, 78

Tableau de Bord ........................................ 7

Tarif de base ......................................... 223

Tarif par Défaut .................................... 215

Tarifs des suppléments ......................... 229

Tarifs divers .......................................... 234

Taxes de séjour ....................... 38, 161, 236

Texte ..................................................... 262

TO ..................................................... 45, 78

Touche CTRL ................................... 33, 87

Tour Opérateur ............................ 45, 76, 78

Trace ..................................... 124, 211, 215

Traitement de texte ....................... 262, 266

Trous de planning ................................... 95

TVA ...................................................... 211

Type de Mouvement ............................. 215

U

Utilisateurs ........................................ 4, 209

V

Vacaf ..................................... 217, 234, 297

Validité des dates .................................. 211

Validité des saisies ................................ 211

Variables ............................................... 266

Véhicules clients ......................... 65, 66, 67

Vente Annexe ....................................... 115

Ventes Annexes .... 110, 112, 114, 116, 247

Index

317

Ventilation ....................................... 23, 144

Ventiler un Règlement ............................ 23

Vérification Encours ............................. 157

Vérification Facture ............................... 137

Vérification fichiers ............................... 272

Verrouillage de saison ........................... 277

Virement Interne ............................. 23, 220

W

WebCamp ............................. 102, 104, 257

Week-End ............................................. 223

Widget ............................................... 7, 209

Windows ................................................... 2

Word ..................................................... 262