Le circuit du DMS

Apport de la traçabilité à la sécurisation du circuit des

DMI

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Quelles exigences en matière de traçabilité des DMI?

• Les exigences actuelles portent sur:– La mise en œuvre de la matériovigilance– Le respect du contrat de bon usage qui impose

respect des référentiels & traçabilité des étapes suivantes: prescription, dispensation, utilisation

• Selon la norme ISO 8402, « la traçabilité est l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité semblable, au moyen d’une identification enregistrée ».

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Intérêt de la traçabilité des DMI?• La sécurisation du circuit c’est obtenir la certitude

d’apporter le bon produit au bon patient au bon moment

• Pour obtenir cette certitude, il est nécessaire de maîtriser les points critiques du circuit, de le border par des barrières, qui permettent au DM de suivre un chemin balisé

• Au sens de la norme la traçabilité repose sur des identifications enregistrées (ou enregistrements) à chaque étape

• La maîtrise, le partage et l’échange de ces enregistrements consolident les barrières et contribuent à baliser le chemin jusqu’au patient

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Circuit DMI« de l’expression du besoin à sa satisfaction »

PatientPatient FournisseurFournisseurStock délocalisé

Stock délocalisé

Pharmacie

Pharmacie

Prescription

Prescription

CommandeCommande

Mise à dispositionMise à dispositionPosePose Livraison

Livraison

DemandeDemande

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Circuit DMI«les acteurs »

PatientPatient FournisseurFournisseurStock délocalisé

Stock délocalisé

Pharmacie

Pharmacie

PraticienPraticien PharmacienPharmacien

Préparateur en pharmacie

Préparateur en pharmacie

PraticienPraticien Réceptionnaire

Réceptionnaire

Infirmier gestion arsenal

Infirmier gestion arsenal

Gestionnaire pharmacie

Gestionnaire pharmacie

IBODEIBODE

Référencement

Référentiels

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Circuit DMI« les supports d’enregistrements »

PatientPatient FournisseurFournisseurStock délocalisé

Stock délocalisé

Pharmacie

Pharmacie

« Ordonnance »« Ordonnance » « Bon » de commande

« Bon » de commande

Bon de distribution Bon de distribution Dossier patient

« Etiquette » article

Dossier patient

« Etiquette » article

« Bon » de demande

« Bon » de demande

« Etiquette » article« Etiquette » article

Bordereau LivraisonBordereau Livraison

« Etiquette » article« Etiquette » article

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Circuit DMI« les informations échangées »

PatientPatient FournisseurFournisseurStock délocalisé

Stock délocalisé

Pharmacie

Pharmacie

Prescripteur, Identité patient, Identification article

Prescripteur, Identité patient, Identification article

Pharmacien, EdS, Identification article, N° lot/série,(dépôt)

Pharmacien, EdS, Identification article, N° lot/série,(dépôt)

Référence article, uf destinataire

Référence article, uf destinataire

Praticien, Identité patient, Référence article, N° lot/série, DLU

Praticien, Identité patient, Référence article, N° lot/série, DLU

Référence article, Référence article,

UF, Identification article, N°

lot/série,(dépôt)

UF, Identification article, N°

lot/série,(dépôt)

N° lot/série, DLUN° lot/série, DLU

N° lot/série, DLUN° lot/série, DLU

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Circuit DMI« les points critiques »

PatientPatient FournisseurFournisseurStock délocalisé

Stock délocalisé

Pharmacie

Pharmacie

Prescription

Prescription

CommandeCommande

Mise à dispositionMise à dispositionPosePose Livraison

Livraison

DemandeDemande

Implantation ExpéditionRéceptionAdressageAdéquation

du stock

IndicationRéférentiel

Référencearticle

En tous points de la chaîne: risques associés à la saisie d’information & au non respect des délais

Référencearticle

Référencearticle

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Quel système d’informationpour quelle traçabilité?

• Selon la norme ISO 8402, « la traçabilité est l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité semblable, au moyen d’une identification enregistrée ».

• Le système d’information doit – rendre compte: des actions, des acteurs, des

informations associées– Permettre de maîtriser les points critiques– Offrir un système d’enregistrement global– Permettre le partage d’informations

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Choix du CHRU de Lille

une solution informatique s’impose :- répondre à la problématique quantitative (45 000 implants

réceptionnés par an) et qualitative (fiabilité) des informations à traiter

- permettre la traçabilité de la réception à la pharmacie à l’utilisation

- permettre la traçabilité montante et descendante

pour cela, s’impose- Une définition des besoins partagée

- Pharmacie, bloc, stérilisation,- DSIH- Prescripteurs

- Des saisies rapides et fiables

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Outil de traçabilité critères de choix du CHRU Lille

• Fiabilité des informations enregistrées à partir des codes barres fournisseurs

• Interfaces avec GEF + GAM (Gestion Administrative des Malades)

• Adaptation de l’éditeur au contexte et aux objectifs• Outil commun pour DMI/DMR

Logiciel de traçabilité

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Outil de traçabilité évolution et périmètre fonctionnel actuel

- Au départ traçabilité des DMI de la réception à la pose

- +++ identification code barre des DMI, contrat de confiance pharmacie/services de dispositifs « prêts à bipper »

- Développement des interfaces et donc partage des informations avec saisies simplifiées et partage des statuts

- Mise en place de supports de prescription avec nomenclature des indications et traduction en code barre permettant l’enregistrement des indications au moment de la pose du DMI

Réception produitSaisie des informations

traçabilité administratives

Commande

produit

GEF

Catalogue produit

Stock Service

DMI + DMR

UtilisationTraçabilité patient

Prêt de matériel

DA

Dépôt

Périmètre fonctionnel du système

Logiciel de traçabilité

StérilisationDMR

Fournisseur

Patients

Autres

GAM

Livraison DMI / Service

Réception DMI / Service

Stock Service DMR

-DMI

oui

Validation Validation

Praticien, Identité patient, indication, Identification article, N° lot/série, DLU

Praticien, Identité patient, indication, Identification article, N° lot/série, DLU

Pharmacien, EdS, Identification article, N° lot/série,

Pharmacien, EdS, Identification article, N° lot/série,

UF, Identification article, N° lot/série,

UF, Identification article, N° lot/série,

Référence article, uf, N° lot/série, DLU

Référence article, uf, N° lot/série, DLU

Référence article, uf, N° lot/série, DLU

Référence article, uf, N° lot/série, DLU

Saisie simplifiée et fiable en 3 à 4 scans:

- Réf article + N° lot/série- IEP- Indication

Réception produitSaisie des informations

traçabilité administratives

Commande

produit

GEF

Catalogue produit

Stock Service

DMI + DMR

UtilisationTraçabilité patient

Prêt de matériel

DA

Dépôt

Description des interfaces

Logiciel de traçabilité

StérilisationDMR

Fournisseur

Patients

Autres

GAM

Livraison DMI / Service

Réception DMI / Service

Stock Service DMR

-DMI

ouiRéception physique & administrativeGénération automatique de la commande à partir de la demandePartage des statuts

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Conclusion

• La mise en œuvre de la traçabilité s’avère être plus que la satisfaction d’obligations réglementaires

• C’est une opportunité pour construire et renforcer la chaîne collaborative des acteurs du circuit des DM, au bénéfice du patient