l'actualité de la dématérialisation dans le secteur public ... · exemple des régions →...

L'actualité de la dématérialisation dans le secteur public local et les

établissements hospitaliers

Journée d'étude des prestataires informatiques des organismes publics

locaux5 octobre 2016

2Journée d'études des prestataires informatiques des OPL – 05/10/2016

Plan de présentation

• 2. La cible de la full démat

• 3. Actualités de la dématérialisation

• 4. Présentation du Prélèvement à la Source

• 5. Le projet France Connect

• 6. Le déploiement de la facturation électronique

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• 1. Introduction de la journée


La cible de la full démat

Pour les collectivités locales, le législateur a prévu la disparition complète du papier dans les échanges ordonnateur-comptable aux dates suivantes :

– le 1er janvier 2017 pour les métropoles ;

– le 1er janvier 2019 pour les communes et EPCI de plus de 10.000 habitants, les départements et les régions.

Par ailleurs, un fort effet levier est attendu à raison de l'ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique.

La facturation électronique constitue une opportunité pour accélérer le passage à dématérialisation totale :

– la facture est nativement dématérialisée par l'entreprise ;

– elle est traitée par la collectivité sans jamais être imprimée, dans un workflow continu (attestation du service fait, émission du mandat et du bordereau, signature électronique du bordereau, envoi des pièces comptables et justificatives à la DGFiP par flux PES V2) ;

– en fin d'exercice, le comptable public dépose un compte de gestion entièrement dématérialisé à l'intention de la chambre régionale des comptes.

–


La cible de la full démat

• Jusqu'au 1er janvier 2020, les collectivités recev ront les factures de leurs fournisseurs sous deux formes :

– des factures électroniques en nombre croissant au fil des ans, permettant un traitement plus efficient et induisant des gains sur le délai global de paiement ;

– des factures « papier » résiduelles, pour lesquelles il faut, dès à présent, concevoir un circuit de traitement tout aussi efficient en attendant leur disparition définitive.

• Pour éviter le maintien de ces traitements multiples : privilégier une communication incitative envers les fournisseurs afin qu'ils optent rapidement pour Chorus Pro, réfléchir à une solution transitoire destinée à scanner les factures papier dans l'attente de l'échéance du 1er janvier 2020 afin d'optimiser rapidement les gains attendus de cette dématérialisation des échanges en terme d'optimisation des process, de conservation des données notamment.


Etat d'avancement du déploiement de la dématérialisation

Vision nationale du déploiement de la dématérialisa tion

- Résultats d'ensemble à la fin du deuxième trimestre 2016

– 46 % de bordereaux transmis signés électroniquement,

– 51 % de mandats accompagnés ou portant la référence de pièces justificatives dématérialisées

–12 % de titres accompagnés ou portant la référence de pièces justificatives dématérialisées (32 % hors secteur des EPS).

- En légère progression par rapport au 1er trimestre pour la signature électronique (42 %).


Le degré de dématérialisation des collectivités varie en fonction des éditeurs

Exemple des départements → 7 éditeurs : de 1,67 % de mandats avec PJ dématérialisées à 99,87 %


Le degré de dématérialisation des collectivités varie en fonction des éditeurs

Exemple des régions → 4 éditeurs : de 7,14 % de mandats avec PJ dématérialisées à 41,30 %

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3.1- Xémélios et Roxi


Evolutions des applications de la dématérialisation en 2016

Adaptation des schémas de données aux besoins régl ementaires ou fonctionnels - flux PESV2 ; pièces comptables - Pièces justificatives au format xml

Prise en compte dans l'application Xémélios depuis le début de l'année 2016

- Lecture des acquittements (palier de mars 2016) : une nouvelle fonctionnalité d'exploitation des flux d'acquittement permet la visualisation et la recherche sur les fichiers « acks/nacks » importés. Un guide utilisateur, détaillant les modalités d'utilisation du module, est disponible sur le site xemelios.org

- Evolution du moteur de contrôle (palier de juin 201 6) : Evolution des contrôles PESv2 aller (MDEP38, MDEP43, MDEP54 et MPJ09)

- Aides aux employeurs d'apprentis des conseils régio naux (palier de juin 2016) : l’offre de dématérialisation de l'AEA est disponible depuis la validation par la Structure Nationale Partenariale de la démarche pilote des CR Aquitaine et PACA en juin 2016. La convention cadre nationale prévoit que les données sont fournies sous forme d’un fichier de données au format XML respectant le modèle de données d’état de versement, adapté pour les aides à l'apprentissage (par exemple : enrichissement du bloc <Decision>).Xémélios intègre un module dédié.


Evolutions des applications de la dématérialisation en 2016 Prise en compte dans l'application Xémélios sur le dernier trimestre 2016

Exploitation des nouveaux flux PESv2 aller, en lien avec les évolutions des paliers 5.1 et 5.2 d'Hélios : le traitement dans Chorus Pro des factures ASAP nécessite un enrichissement des schémas.

* PES Facture ASAP (septembre 2016) : - Ajout de critères de recherche et enrichissement de la feuille de style (version actuelle trop

sommaire)

* PESv2 aller Dépense et Recette (décembre 2016) : ajouts de critères de recherche et affichage - balises <IdTiers> : de 15 à 18 caractères alphanumériques - balise <NatIdTiers> : nouvelles valeurs de « 05 à 09 » au niveau du bloc <InfoTiers>

* PESv2 aller Recette (décembre 2016):ajout de critères de recherche et affichage des nouvelles balises - <NumeroMarche>,<NumeroEngagement>,<NumeroFacture>,<CodeService>,<NomService>

Outil de signature des flux PES (palier fonctionne l de septembre 2016) : un nouveau contrôle supprime la possibilité pour un utilisateur de signer successivement un même flux PESv2 aller dépense/recette

Paye (palier fonctionnel de septembre 2016) : la présence d'une nomenclature des statuts (bloc facultatif <RefNomenStatutaire> portant les codes et libellés des nomenclatures officielles (NET :Nomenclature Emploi Territoriaux, NEH:Hosp...) permet l'affichage du statut de l'agent sur le bulletin de salaire (zone CAT).

Lecture du PES Retour recette ( palier de décembre 2016) : création d'un module dédié, à l'instar de celui qui est déjà disponible pour le PES Retour dépense


Evolutions des applications de la dématérialisation en 2016

Zoom sur les documents budgétaires

La palier 5.2 d'Hélios (novembre 2016) doit permettre la prise en compte des chapitres globalisés, des comptes d'opérations sous mandat et des restes à réaliser intégrés au budget.

Des évolutions Hélios et CDG-D SPL réalisées 2016 ont permis de restituer aux juridictions financières, dans les comptes de gestion sur pièces, les documents dématérialisés (BP/BS/DM) par les collectivités avec TOTem et transmis à Hélios via le PES-PJ typé Budget.

Pour ce qui est des comptes administratifs (CA), les comptables disposeront pour la campagne des comptes de gestion 2017 (comptes de l'exercice 2016) d'une nouvelle fo nctionnalité dans CDG-D SPL qui leur permettra de déposer le CA et d'autres PJ dans ATLAS, puis de les télécharger à tout moment.

Adaptations Xémélios :

* La balise <NumDec> (numéro du document budgétaire) accepte uniquement des caractères numériques, et non plus alphanumériques. La DGCL va mettre en conformité la documentation publiée uniquement sur son site

*Internalisation des ressources Xémélios – Réseau DGFIP uniquement (palier technique de septembre 2016) : les ressources techniques nécessaires au fonctionnement de XéMéLios sont internalisées sur un serveur DGFiP, en remplacement des sites internet xemelios.org et odm-budgetaire.org. Cette évolution a permis de mettre fin aux difficultés rencontrées par les utilisateurs du réseau DGFIP lors des tentatives d'import de documents budgétaires.


Une nouvelle application de la dématérialisation : R OXI

RoXi : Rematérialisation par un Outil partagé de do cuments Xml Importés

Objectif : maintenir un niveau de services fonctionnels équivalents à l’existant dans XéMéLios en intégrant toutes les fonctionnalités de Xémélios « visualisation et exploitations de flux normalisés » ainsi que les « outils compagnons» tout en répondant à un objectif d'urbanisation des applications du SPL. L'application s'adresse à tous les utilisateurs de Xémélios (DGFIP, ordonnateurs, juridictions financières).

RoXI est une application avec authentification fonctionnant en environnement WEB.

La modernisation et la réécriture de l'application doit permettre de gagner en performance et de s'affranchir des contraintes liées à l’environnent du poste de travail de l'utilisateur. A ce stade, il n'est pas prévu que RoXi intègre des services API.

Calendrier prévisionnel :

• Fin de l'année 2016 (fin novembre) : mise en production de la 1° version, ouverte aux u tilisateurs de la DGFiP et aux juridictions financières. Elle permettra la visualisation et l'exploitation des fichiers de données au format XML conformes aux schémas référencés dans la convention cadre nationale .

• Sur 2017/2018 : intégration des fonctionnalités non reprises en 2016 et des outils compagnons et ouverture aux utilisateurs externes de la DGFIP .



PRINCIPALES CARACTERISTIQUES

Deux modalités d'accès à Roxi :

- en mode direct à partir du Portail «mes applications », du PIGP, du portail ADER

- via une application cliente (Hélios, ORC, CDG-D SPL)

Deux modalités d'exploitation :

- en mode visionneuse pour des documents dits simples, au travers d'une feuille de style (pièces comptables ou de type « factures »)

- en mode recherche d'un document ayant donné lieu à une demande d'import préalable d'un document simple ou d'un document dit «complexe » (états de versement comme la paye, aide sociale, document budgétaire, Etc.)

Deux espaces de travail coexistent pour chaque util isateur :

- les demandes personnelles de l'utilisateur (comme fonctionnement monoposte de Xémélios)

- les demandes partagées au sein de la structure (fonctionnement réseau de Xémélios)




1- l'application est accessible directement à partir du Portail «mes applications », du PIGP , et du portail ADER




2- RoXi est accessible via une application cliente (Hélios, ORC, CDGD SPL) à partir d'un document xml préalablement sélectionné par l'utilisateur.




2- après un clic sur l' icône RoXi, un écran indépendant de l'écran de l'application cliente sur lequel se trouve l'utilisateur, est ouvert dans le navigateur du poste de travail utilisateur.


Les outils de la dématérialisation : ROXIDeux modalités d'exploitation des documents xml : mode « visionneuse » et mode

« recherche »

1 - visualisation en mode «visionneuse» : elle est réservée aux documents dits simples (exemple : pièces comptables ou factures), elle offre une restitution métier par application d’une feuille de style. Le traitement est quasi immédiat.

• L'utilisateur sélectionne le document XML à partir d'un emplacement de son poste de travail, ou depuis une application cliente.

Le système télécharge le document et vérifie qu’il s’agit bien d’un document exploitable dans Roxi. Le type de document est analysé et le résultat affiché dans l'écran de saisie.

L'utilisateur sélectionne le format de restitution souhaité ( html ou pdf)


Les outils de la dématérialisation : ROXI

Deux modalités d'exploitation des documents xml : mode « visionneuse » et mode « recherche »

2- visualisation en mode «recherche» : elle est réservée aux documents dits complexes (exemple : paye, aide sociale...)

* elle nécessite un Import du document concerné.

Le système d'exploitation RoXi traite les demandes d'import par ordre d'arrivée, en donnant la priorité à celles émanant des utilisateurs Hélios.

* Le déroulement du traitement d'import est retracé dans le Tableau de suivi RoXi

* Après import, le document est disponible dans le menu de Recherche.

L'utilisateur sélectionne le document, le système vérifie qu’il s’agit d’un document exploitable dans Roxi et identifie le type de document.


Les outils de la dématérialisation : ROXI

– Deux espaces de travail coexistent pour chaque uti lisateur :

- les demandes personnelles de l'utilisateur (comme pour un fonctionnement monoposte de Xémélios)

- les demandes partagées au sein de la structure (comme pour un fonctionnement en réseau de Xémélios)

3.2- Le PES marché


La dématérialisation des marchés

• Face au constat partagé avec les associations représentatives d'élus que les données nécessaires pour assurer le suivi de l'exécution des marchés par le comptable ne relèvent pas de la brique « gestion financière » du système d'information des collectivités mais de la brique « achat logistique »,

– des travaux de réflexion sont actuellement engagés et se dérouleront sur l'année 2017 en vue de proposer un PES marché ;

• L'obligation de dématérialisation de l’ensemble de la procédure de passation des marchés publics de plus de 20 000 euros hors taxes, dès octobre 2018 doit également conduire à s'assurer de l'interopérabilité entre plate-forme d'achat et gestion financière pour que le contrat qui formalise l'engagement des parties, éventuellement signé en ligne par le candidat sélectionné et par l'acheteur public comme prévu aux articles 101 et 102 du décret n° 20 16-360 du 25 mars 2016 reste en format dématérialisé.

3.3- L'ASAP


Débiteurs PublicsDébiteurs Privés

COLLECTIVITE

CENTRE EDITIQUE CHORUS PRO

Débiteurs Privés

Débiteurs Privés

Encaissementchèque Trésorerie

Encaissementchèque Trésorerie

Règlement par virement

Encaissement ChèqueCentre Encaissement

ASAP ORMCTITRE FACTURE

Papier Papier

Papier Talon Optique

Asap PDFFactures PDF

Factures PDFAsap XML

OptionnelObligatoire

+ +


• Éditeurs Validés Asap XML DGFiP

– Éditeurs de Gestion Financière

� 6 éditeurs validés,

� 9 avec des tests en cours,

� demande en forte hausse

– Rappel du processus de validation

� Envoi de flux de tests pour analyse par la MDD

� Demande d'édition d'un jeux de tests au centre éditique

� Tests de validation des talons optiques par le centre d'encaissement

� Prévoir une collectivité de test

� Prévoir les délais en conséquence

ASAP XML DGFiP :Point Editeurs


ASAP XML DGFiP :Le schéma : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/protocole-dechange-standard-pes-0

09

06


• Titres individuels :– Deux types de PES à transmettre vers Hélios dans le même flux ou séparément.

– PES Aller Recette (xml)

– PES PJ type ASAP 06 (xml) contenant un PES facture (xml) de type 09

– Le routage vers le centre éditique ou Chorus s'effectue selon la valeur de la balise Edition présente sur le titre. (Cf infra)

– Le titre de recette peut être accompagné d'une pièce justificative de type « Document complémentaire ASAP» (TyePJ = 008).

ASAP XML DGFiP :Les flux à transmettre


• Balises obligatoires à renseigner sur le titre (ASA P éditique ou ChorusPro) :

<BlocPiece > <IdPce V="181"/> <TypPce V="01"/> <NatPce V="01"/> <DteAsp V="2016-09-19"/> <Edition V="01"/> <ObjPce V="Facturation TAP Cantine Garderie, Facture N° 1 "/> <PJRef> <Support V="01"/> <IdUnique V="216902452000122016RECETTE0000001195"/> <NomPJ V="PJPESASAP_1_20160909114902.xml "/> </PJRef> …./.... </BlocPiece >

Valeurs :01 pour l'éditique ou02 pour Chorus



• Point d'attention sur certaines balises du flux ASA P – Un bloc Émetteur : l'Ordonnateur

– Un bloc tiers type 26 : Centre des Finances Publiques

– Un bloc tiers type 25 : Centre d'Encaissement

<InfoSuppl >

<HorairesOuv V="Lundi,Mardi,Jeudi,Vendredi13h30-17h30 "/>

<CodeTipi V="12345"/>

<AdrTipi V="www.tipi.budget.gouv.fr "/>

<RefBdf V="A06925"/> </InfoSuppl >

Si TO Valeur donnée par le CD DGFiPSi TIP Valeur correspond à l'ICS présent dans Hélios

ASAP XML DGFiP :Les flux à transmettreASAP XML DGFiP :Les flux à transmettre


• Les lignes optiques : à valoriser selon les spécifi cations du bureau CL1C

<TalonOptique2Lignes >

<Ligne1 V=" 000000460168 "/>

<Ligne2 V=" 950033000169 3100099999990000010690505981806 3900"/>

</TalonOptique2Lignes >


ValidatedValidated

Contrôle des clés, base modulo 11 et 100


• Pour Chorus, le titre est à enrichir de Métadonnées<BlocPiece >

<IdPce V="181"/><TypPce V="01"/><NatPce V="01"/><DteAsp V="2016-09-19"/><Edition V="02"/><ObjPce V="Facturation "/><PJRef><Support V="01"/><IdUnique V="216902452000122016RECETTE0000001195"/><NomPJ V="PJPESASAP_1_20160909114902.xml "/></PJRef><NumeroFacture V="NUM FACTURE"/><NumeroMarche V="NUM MARCHE"/><NumeroEngagement V="123454"/><CodeService V="FACTURES_PUBLIQUES "/><NomService V="NOM SERVICE"/>

</BlocPiece >



• Éditeurs facturiers (ORMC)

� Plus d'inquiétude en raison d'un faible taux de retour

� Relance par masse mailing

� Relance téléphonique de chacun d'eux

• Rappel du processus de validation

– Transmission d'un flux de test à la MDD pour analyse.

– Test d'injection pour envoi à Chorus Pro

1 ASAP : ORMC et factures PdfPoint EditeursA


• Trois types de flux PES obligatoires à transmettre vers Hélios dans le même flux ou séparément.

– PES Aller Recette Titre récapitulatif (xml)

– PES Aller Recette Titre ORMC (xml)

– Facture au format PDF encapsulée dans un PES PJ

• Quatrième flux PES facultatif– Le titre de recette peut être accompagné d'une pièce justificative de type « Document complémentaire ASAP» (TyePJ = 008).

ORMC débiteur public avec facture Pdf :Les flux à transmettre


• Pour Chorus, l'ORMC est à enrichir de Métadonnées<BlocPiece >

<IdPce V="181"/><TypPce V="01"/><NatPce V="01"/><DteAsp V="2016-09-19"/><Edition V="03"/><ObjPce V="Facturation "/><PJRef><Support V="01"/><IdUnique V="216902452000122016RECETTE00195"/><NomPJ V="PJPESASAP_1_20160909114902.xml "/></PJRef>

<NumeroFacture V="NUM FACTURE"/><NumeroMarche V="NUM MARCHE"/><NumeroEngagement V="123454"/><CodeService V="FACTURES_PUBLIQUES "/><NomService V="NOM SERVICE"/>

</BlocPiece >

1

A

Une pj de type « 007 » (facture ORMC) au format PDF doit obligatoirement être transmise par le PES PJ Aller.

Présence d'une référence de PJ (bloc PJRef) contrôlée

Numéro facture obligatoire

L'ASAP ORMC débiteurs publicsLes évolutions du PES Recette Aller depuis la version 5.1 (Août 2016)

3.4. La démarche de fiabilisation des données


La démarche de fiabilisation des donnéesAxes d'amélioration des flux transmis au guichet XML

• Renforcer les contrôles sur les doublons � En août 2016 : 93 % des rejets GXML s'explique par des doublons (447.852 sur les

479,364 rejets) :

– 98 % des rejets du domaine PJ

– 79 % des rejets du domaine recette

– 67 % des rejets du domaine dépense

• Diminuer le nombre de versions commercialisées� On dénombre en moyenne 38 versions par éditeur



• Renforcer les contrôles sur les flux transmis

� Les anomalies d'ordre techniques sont responsables des 40 % des rejets guichet XML

Janv

ier 1

6

Févrie

r 16

Mar

s 16

Avril 1

6

Mai

16

Juin

16

Juille

t 16

Aout 1

6

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Evolution des anomalies du GXML par catégorie

(hors paramétrage et données bancaires)

ASAP

ORMC

BUDGET

PJ

DONNEES DU TIERS

DONNEES COMPTABLES

SIGNATURE

TECHNIQUE



• Rappel des préconisations de nommage des PJ :

� préfixe du siret_Id_horodatage

� Cf convention cadre

• Rappels et évolutions sur la valorisation des tiers

� Les résidents à l'étranger :

– CP= 99999 et Code Résident = 1

– le code postal étranger porté dans la Ville

� Le Code Pays = code INSEE à 3 chiffres (ne pas mettre d'ISO)

� Code Postal : 5 caractères obligatoires, balise pa sse en numérique exclusif au lieu de texte, pour la Corse il faut porter 20XX X.



• Dans le cadre de notre partenariat pour améliorer l a qualité des flux transmis, nous souhaitons harmoniser la valorisatio n du bloc "Emetteur" :

<Emetteur> <Sigle V="Nom de l'éditeur"/> <Adresse V="Nom du logiciel et numéro de version" </Emetteur>

• Ce bloc deviendra obligatoire à compter de 2017, ve rsion Hélios à déterminer.

– Balises déjà existantes et facultatives, pouvant donc implémentées en avance de toute obligation

3.5. Les tiers de télétransmission et Chorus Pro


La validation des tiers de télétransmission• Rappel : obligation de recours à un TDT pour les co llectivités et les

EPN en EDI– Les TDT homologués n'ont pas besoin de passer à nouveau une homologation

– Demande de raccordement à Seif en FTP

– Déjà raccordés : Enovacom, Docapost, SPL-Xdémat

• De nouveaux TDT en demande d'homologation :– Sur le marché des EPN, de nouveaux acteurs

– Doivent passer par une demande d'homologation complète :

– Edicom, EPN pour son propre compte

• Paramétrage de Seif :– Une entité publique qui a recours à un TDT doit être signalée à la MDD

– Obligation qui relève du TDT

– Paramétrer seif ; correspondance entre siret de la structure et le TDT

Chorus Pro et SeifLes TDT

5

A

3.6 Le Pes Retour


• Le PES Retour concerne les domaines– des titres

– des articles de rôle (ORMC)

• Plusieurs type d'informations :

– Rejet, mise en instance, PEC, recouvrement et poursuites.

• L'Acq uit de l'ordonnateur sur les flux PES retour Dépens e et Recette– Les ordonnateurs vont pouvoir émettre un acquit Positif sur l'ensemble des flux PES Retour (Dépense

et Recette), pour attester de la bonne réception des flux. Essentiellement utile sur les flux retours dits « sensibles ».

• Possibilité d'avoir conjointement le flux Retour Re cette historique et le PES Retour Recettes

PES Retour

4.41PES retour dépense lot 1

4.51PES retour dépense lot 2

4.91PES retour Recette lot 1

5.3PES retour Recette lot 2

Les développements à venir dans HéliosLe PES Retour Recettes en version 5.3 (Mars 2017)


PES Retour Titres

• Les retours dits « périodiques » :– Les prises en charge des titres, les émargements, les « P503 », les poursuites

– Fréquence Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle

• Les retours dits « sensibles » :– Information des rejets et des suspensions

– Fréquence Quotidienne obligatoire

• Les retours de type « stock » :– Permet de transmettre la vue à dette de l'état des restes à recouvrer (ERAR)

– Fréquence : sur demande exclusive au comptable

– Délai à respecter entre 2 demandes


PES Retour sur les ORMC

• Les retours dits « périodiques » :– Idem aux titres, c'est à dire Prise en Charge, Émargements

– Spécificité : les retours Globaux

– Information de la prise en charge au niveau du bordereau et pas des articles

• Les retours dits « sensibles »– Si rejet du rôle, retour global au niveau du bordereau, pas de détail des articles

– Si rejet au niveau d'un article, information transmise au niveau de l'article

– Rejet ou prise en charge du reste : information global au niveau du bordereau

• Les retours de type « stocks » :– Permet de transmettre la vue à date de l'ensemble des ERAR des ORMC


PES Retour sur les ORMC

• Les retours « Client » : – équivalent à Fluor Client

– correspond à la dette complète du client, le RAR du client par Code produit local, distinction faite du RAR principal et RAR Frais.

– Fréquence : retour mensuel si paramétré.

– Information qui répond au besoin d'indiquer sur la facture suivante, ce qu'il reste à payer.

• Les retours « Reversement » :– Lors du batch de reversement, Hélios génère :

� un « encaissement technique » en une seule ligne globale « débiteurs divers » pour la partie des sous articles payés

� un détail par ligne pour les impayés, donnant lieu à création d'un rôle sur le BC bénéficiaire

•


PES Retour, Titres et ORMC

• Les acquittements– Permet à la collectivité de confirmer la réception du flux Retour

– Important sur les flux dits sensibles, Rejets ou Suspension

• Conservation des flux Retour :– Délai paramétrer nationalement à 3 mois

– Permet de réémettre un flux retour par demande auprès du comptable

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