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01/06/2015

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L’archivage des données publiques :

contexte légal, données numériques,

solutions d’archivage

Lorène BECHARD

Atelier « CNIL et archivage des données » - 4 juin 2015

Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur JNO 2015 – Atelier « CNIL et archivage des données » - 4 juin 2015 2

• Le contexte légal de l’archivage

• Documents et données numériques : une problématique spécifique

• La solution ESR : l’offre de services du CINES

Sommaire

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Sommaire


• Un document / une donnée est :

– produit dans le cadre d’une activité,

– sous une forme bien spécifique,

– à une date donnée et dans un lieu précis,

– sur un support désigné.

� C’est donc une « archive en devenir ».

Archive VS donnée et document

Un document de travail (non validé) n’est pas encor e vraiment une archive, ni même un document administratif au sens CADA

• Et une archive est publique le plus souvent, car produite :

– par des organismes publics

– dans le cadre d’une mission de service public

� Elle est donc soumise à la législation sur les archives publiques .

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À ne pas confondre avec

Le cycle de vie du document

• La théorie des 3 âges des archives :

Durée d’Utilité Administrative (DUA)= Durée de conservation au sens CNIL


Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date , leur lieu de conservation , leur forme , leur support , produits ou reçus par toute personne

physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité .

Art.L 211-1 du Code du Patrimoine

• Typologie des archives :

– Archives administratives

– Archives patrimoniales

– Archives scientifiques

• Périmètre des archives publiques :

– Documents procédant d’une activité réalisée par des organismes publics et/ou dans le cadre d’une mission de service public

Qu’est-ce qu’une archive ?

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Obligations légales

• Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables

• Elles font l’objet d’un tri à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA)

– Collaboration entre producteurs et archivistes

• Archives à éliminer � visa obligatoire de l’administration des archives

• Archives définitives � conservation dans les services d’archives publics

Les principaux textes applicables : Code du patrimoine, Titre II sur les archives

• Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 sur les archives

• Décret d’application n°2009-1124 du 17 septembre 2009

• Circulaire interministérielle du 2 novembre 2001 sur la gestion des archives courantes et intermédiaires


Obligations légales pour les archives intermédiaire s

• Gestion à la charge des producteurs / administratio ns productrices

– Service dédié pour la gestion des archives

– Doté de moyens suffisants

– Externalisation possible mais encadrée

• Quelles responsabilités ?

– Traiter tous les documents produits, y compris les archives électroniques

– Suivre les prescriptions en termes de classement et de conservation

– Respect des règles de communicabilité établies par la loi

� Contrôle scientifique et technique effectué notamment par le service interministériel des archives de France (SIAF)

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• Pour des raisons

− administratives : pour faciliter le travail quotidien des agents et des usagers (le diplôme d’un étudiant, le dossier de carrière d’un personnel…)

− juridiques : pour justifier d’une action ou d’une activité lorsqu’il y a contentieux (contentieux en édition, plagiats…)

…pendant la période d’archivage intermédiaire (DUA)

• Pour des raisons historiques (pour témoigner de l’activité d’un organisme, d’une personne, d’une équipe) pour un archivage définitif

• Dans tous les cas :

− Pour la réutiliser : réaliser des statistiques, exploiter les sources, prouver un droit, etc.

− Pour la protéger : open data vs confidentialité

Pourquoi conserver une archive ?

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Les acteurs de la gestion des données / documents

Producteur

Archiviste

Informaticien

Juriste / CIL / PRADA

Expertise sur le contenu

informationnel des

données et leur usage

Expertise du

cycle de vie des

données,

évaluation et

description pour

l’archivage

Expertise sur

les exigences

réglementaires

associées aux

données

Expertise sur les

méthodes et moyens de

stockage des données

numériques

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Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage

SAUVEGARDE

SAUVEGARDE

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SAUVEGARDE SAUVEGARDE SECURISEE



SAUVEGARDE

ARCHIVAGE

� Sur le moyen et long terme

� Garantie de lisibilité

� Garantie de compréhension

� Respect de l’intégrité et de l’authenticité

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La problématique de l’archivage numérique

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage des documents électroniques consiste à conserver le document

et l’information qu’il contient :

�Dans son aspect physique comme dans son aspect intellectuel,

�Aussi longtemps que nécessaire (moyen et long termes),

�De manière à ce qu’il soit en permanence accessible et compréhensible.


Voici un document que j’ai créé en

1998…

De quoi s’agit-il déjà ?

Est-ce bien ce qui est

indiqué sur la

disquette ?

La disquette est-elle

toujours en bon état ?

Mon portable, acheté

en 2013, n’a pas de

lecteur de disquette…

J’ai créé ce document avec Claris

Works. Comment retrouver ce

logiciel ? Quel est le format du

document ?

J’ai trouvé le logiciel,

mais puis-je l’installer

et l’utiliser sous

Windows 8 ?

Ça marche ! Mais j’ai

perdu toute ma mise

en forme…

Les défis, orientations et choix pour l’archivage a u CINES

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Voici un document que j’ai créé en

1998…

De quoi s’agit-il déjà ?

Est-ce bien ce qui est

indiqué sur la

disquette ?

La disquette est-elle

toujours en bon état ?

Mon portable, acheté

en 2013, n’a pas de

lecteur de disquette…

J’ai créé ce document avec Claris

Works. Comment retrouver ce

logiciel ? Quel est le format du

document ?

J’ai trouvé le logiciel,

mais puis-je l’installer

et l’utiliser sous

Windows 8 ?

Ça marche ! Mais j’ai

perdu toute ma mise

en forme…Perte

compréhension

et accessibilité ?

Les défis, orientations et choix pour l’archivage a u CINES


Zoom sur les bases de données

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Le contexte de l’ESR

• Beaucoup de bases « maison », souvent peu documentées

• Variété des formes et des contenus

• Des exigences de plus en plus fortes autour des don nées…

... qui nécessitent de s’interroger sur les moyens de pérennisation

Interopérabilité

Open data

Partage

Gestion des droitsRéutilisationProtection des

données personnelles


Quelques éléments de réponse

Penser l’archivage le plus en amont possible :

• Documenter la base de données

‒ La structure de la base de données

‒ Son usage : types de données concernées ? traitements effectués ?

� Identifier le cycle de vie des données à l’intérieur de la base

• Privilégier les logiciels libres (MySQL, PostgreSQL, MongoDB, …) et les formats ouverts

• Assurer une sauvegarde sécurisée

• Ne pas hésiter à solliciter tous les partenariats possibles : archivistes, juristes, CIL, PRADA, services informatiques

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Sommaire


Le Centre Informatique National de l’Enseignement S upérieur

Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur

• Basé à Montpellier (Hérault, France)

• EPA créé en 1999, succédant au CNUSC – créé en 1980

• Placé sous la tutelle de la DGRI (Direction Générale de la Recherche et de l’Innovation) et de la DGESIP (Direction Générale pour l’Enseignement Supérieur et l’Insertion Professionnelle) du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

• Missions

– Calcul numérique intensif

– Archivage pérenne de documents électroniques

Activité transverse : hébergement d'environnements informatiques

• Plus d’informations : http://www.cines.fr/

La machine " Occigen" du CINES

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L’archivage au CINES en quelques dates…

2004 20082006

• 1ères réflexions sur l’archivage numérique

• Prestation de conseil en AE (2005)

• Arrêté du 7 août 2006 (Thèses)

• 1ères thèses versées dans PAC_V1, une plateforme d’archivage « maison » (arrêté du 07/08/2006)

• Convention pour l’archivage du portail Persée (02/05/2007)

• Recadrage des activités du CINES (lettre du 12/02/2008)

• Mise en production de PAC_V2 (basée sur la solution Arcsys d’Infotel et un client spécifique)

�« migration de plateforme »


L’archivage au CINES en quelques dates…

2012 20142010

• Publication de guides méthodologiques sur les formats de fichiers audio et vidéo (2010-2012) + Bases de données (2013) + PDF (en cours)

• Archivage des données de la Cour des Comptes conformément au SEDA (2013)

• Archivage des données de l’INSERM (2013)

• Fin 2013 / début 2014 : Archivage de données scientifiques dans le nœud EUDAT@CINES (projet européen FP7)

• Début 2014 : Renouvellement agrément SIAF

• 1er janvier 2014 : 25Toutiles archivés dans PAC

• Modification des statuts du CINES : mission d’archivage pérenne inscrite

• Archivage de HAL (Hyper Articles en Ligne), des données orales du CRDO(TGE-Adonis), de livres numérisés (Cujas, BIUS, BSG…)

• 2009 : 1er To archivé

• Agrément SIAF (14/12/2010)

• Projet APARSEN : évaluation norme ISO 16363 (2011)

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Objectifs : la mise en place d’une solution

� Performante pour la conservation à long terme du patrimoine numérique des établissements

� Economique et sécurisée

Contraintes

� Besoin d’une solution générique, basée sur les normes du domaine

� Facilité de veille technologique et de migration

Les données concernées sont :

� Les données scientifiques – résultats d’observations ou de calcul

� Les données patrimoniales – pédagogiques, publications, etc.

� Les données administratives – archives intermédiaires

Dans le respect du contexte législatif archivistique français

Le service d’archivage du CINES


Les infrastructures d’archivage du CINES

Assurance qualitéOAIS (ISO 14721)Expertise formats

Compétences archivistiques

Processus métierGestion des risques

Archivage de données scientifiques pour des communautés européennes

structurées.

Archivage à long terme de donnéesscientifiques,patrimoniales,

administratives.

Archivage intermédiaire de données scientifiques.

PAC

EUDATISAAC

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La sécurisation de l’information

10 MW

2.5 MW

Onduleurs

CINES : site sécurisé

Groupe Electrogène

Equipements d’archivage :PAC, ISAAC,

EUDAT@CINES

Equipements d’archivage :PAC, ISAAC,

EUDAT@CINES

Salles machines

Monitoring + Astreinte 24/24 – 7/7

Pare-feu + système d’authentification

Service Versant


Les données archivées au CINES

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• L’archivage de données produites par les organismes de l’ESR :

� validées (archivage courant, intermédiaire et définitif)

� sélectionnées

� documentées (jeu minimal de métadonnées : Dublin Core / SEDA)

• Une équipe-projet dédiée :

� Un référent-projet informatique et un archiviste côté CINES

� Un référent-projet côté Service Versant

� Des développements informatiques à prévoir : interfaçage avec la plateforme

• Un partenariat encadré :

� Lettre d’intention

� Convention d’archivage

� Tarification au Téraoctet utile archivé et en fonction du niveau de service

Un projet d’archivage au CINES, c’est… ?


Merci de votre attention !

En savoir plus sur l’archivage électronique au CINE S :

https://www.cines.fr/archivage/

« La gazette du CINES – spécial Archivage numérique p érenne » , mars 2013

téléchargeable ici : https://alfresco.cines.fr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/48580cdf-3231-4499-ae0b-5bb9abb64319/GAZETTE_Special_Archivage-basse%20definition-2.pdf

« Guide méthodologique pour l’archivage des bases de données » , mars 2013

téléchargeable ici : https://alfresco.cines.fr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/5d74ccc1-c257-43c2-9377-c17a6f64295e/GM_archivage_BDD.pdf