L’ARCHIVAGEÉLECTRONIQUE

ir. Luc GOLVERSConsultant et expert judiciaire en informatique

Maître de conférences à l’Université Libre de BruxellesPrésident du CLUSIB (Club de la Sécurité Informatique Belge)

Baron de Vironlaan, 108 B11 Tel +32 2 569.40.87B-1700 DILBEEK Fax +32 2 569.28.28Belgium luc.golvers@skynet.be

Archivage électroniqueL’ensemble des actions, outils et

méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et

conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de

les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps

ir. Luc GOLVERS

Archivage électronique : buts

obligations légales

sauvegarde des droits (litiges)

fins historiques (titre informatif)

ir. Luc GOLVERS

Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié.

ConservationL’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour :

o stockero sécurisero pérennisero restituero tracero transférer voire détruire

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Ne pas confondre

Archivage

Contenu figé

Consultation

Moyen et long terme

Sauvegarde

Contenu évolutif

Restauration

Court terme

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La théorie des 3 âges

Garanties à offriro l’existence et l’accessibilité des documentso leur authenticitéo leur fiabilité et leur intégritéo permettre qu’ils soient exploitableso assurer la traçabilité des documentso respecter les droits d’accèso respecter la politique de conservationo détruire les documents « expirés »

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Types d’archivage

Archivage de documents papier via numérisation

Archivage de données

numériques

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Gestion électronique de documents

• permet la modification des documents et la production de plusieurs versions ;

• peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs ;

• peut comporter la gestion de durées de conservation ;

• peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs ;

• est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires.

Système d’archivage électronique

• interdit la modification des documents ;

• interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict ;

• comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation ;

• comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur ;

• peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants de l’entreprise.

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Système d’accès et performance

1. Tester à pleine charge2. Prévoir les critères de recherche3. Moteur de recherche performant (bruit !)

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Formats logiques

1. Images (JPEG, PNG, SVG, GIF, TIFF, PNG, BMP, PCX)2. Texte sans mis en forme (ASCII TXT)3. Texte avec mise en forme (HTML, RTF, ODF, DOC)4. Pages prêtes à l’impression (PDF, PDF/A, PostScript)5. XML6. Métadonnées EAD

Éliminer tous les formats propriétaires, dont la pérennité n’est pas assurée !

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Formats physiques (supports)

1. Supports magnétiques Bandes magnétiques Disques magnétiques

2. Supports optiques CD DVD

3. Juke-box

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WORM (Write Once, Read Many)

1. Type A : transformation du support (substrat)

2. Type B : micro code WORM inclue dans le support, protégeant contre effacement et ré-écriture en conditions normales d’utilisation (p.ex. disques magnéto-optiques)

3. Type C : génération d’un micro code WORM enregistré avec l’information traité par le logiciel de gestion du support

Critères de choix des supports Durée de conservation Criticité des données Accessibilité Volume Coût Stabilité intrinsèque et robustesse Technologie largement répandue Simplicité des opérations de recopie Protection contre l’effacement accidentel Outils de contrôle des supports Chemin d’accès aux données protégé

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Évolutivité - Migration

Rafraîchissement du support (copie bit à bit) Duplication (p.ex. pour faciliter des migrations

vers d’autres types de support) Ré-empaquetage (méta-données et structure) Transformation :

réversible (p.ex. changement de jeu de caractères – ex. ACSII vers UNICODE)

irréversible (p.ex. Représentation de la virgule flottante)

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Signature électronique Risques d’être craquée prévoir système de

remplacement Re-signer régulièrement les documents Vérification de la signature :

lors de l’utilisation (conserver listes de révocation, certificats des autorités concernées) – aléatoire à terme

lors de l’intégration dans l’archive par le système d’archivage par un tiers de confiance

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Modèle OAIS (Open Archival Information System)

OAIS (archive)

Producteur Utilisateur

Management

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OAIS : Paquet d’informations

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OAIS : Paquet d’informations

Informations de pérénnisation : Provenance (origine, personnes qui ont eu

l’information en charge, historique) Contexte (relations avec d’autres

informations) Identification (identifiant unique, ex. ISBN) Intégrité (p.ex. checksum contre l’altération)

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OAIS : Entités fonctionnelles

Quelques normes ISO 15489-1 Information et documentation « Records

Management », Partie 1 : Principes directeurs

ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique

ISO 22310:2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les rédacteurs de normes pour les exigences de "records management" dans les normes (EN)

ISO 23081-1:2006 Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements -- Partie 1 : Principes (EN)

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Les processus ISO 154891. Décision de mise en oeuvre du RM au niveau de la direction de

l’entreprise2. Organisation du système de RM3. Plan de classement des activités4. Sélection des documents5. Charte d’archivage6. Durée de conservation7. Enregistrement dans le système8. Stockage et conditionnement9. Accès10. Traçabilité11. Mise en oeuvre du sort final12. Contrôle et audit13. Formation

MoReqModel Requirements for the Management of Electronic Records

http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/index_fr.htm

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Exigences d’un SAEDocument d’archives

• un contenu• une structure• un contexte• une présentation

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Exigences d’un SAEPlan de classement

hiérarchique ou thésaurus sans arborescence

• configuration du plan de classement• séries et dossiers• sous-dossiers• maintenance du plan de classement

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Exigences d’un SAEContrôles et sécurité• contrôle de l’accès• historique des événements• sauvegarde et restauration

(documents et métadonnées)• traçabilité des mouvements• authenticité• Indices de sécurité et habilitations

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Exigences d’un SAEConservation et sort final• tableau des durées de conservation• révision : contrôle des documents

arrivés à échéance de conservation• transfert, export et destruction

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Exigences d’un SAECapture des documentsClassement (code rubrique) + ID unique

• documents internes et externes• de formats variés• arrivant de divers canaux (réseau,

messagerie, fax, scan, etc.) • possibilité d’affectation à plusieurs

dossiersir. Luc GOLVERS

Exigences d’un SAEImport en masse (p.ex. messagerie)Identifiant unique (plutôt automatisé)Recherche et navigation, repérage et restitution (affichage, impression)

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Exigences d’un SAEFonctions d’administration• Administration générale : gestion

des utilisateurs, contrôle de capacité de stockage, restaurations

• Reporting et statistiques• Modification, suppression et édition

d’extrait des documents archivés

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Exigences d’un SAEAutres fonctions• Gestion et archivage des documents non

électroniques• Conservation et sort final des

documents mixtes• Workflow (communication des

systèmes)• Signature électronique, chiffrement,

filigranes numériques, etc.• Interopérabilité et ouverture ir. Luc GOLVERS

Exigences d’un SAEExigences non fonctionnelles• Facilité d’utilisation, performance,

extensibilité, disponibilité• Normes techniques• Environnement législatif et réglementaire• Conservation à long terme et

obsolescence• Possibilité de conversion / migration en

masse avec les métadonnées (supports, matériels, formats)

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Exigences d’un SAEMétadonnéesMétadonnées distinctes mais coordonnées pour:

le plan de classement les séries, dossiers et sous-dossiers les documents les extraits de documents les utilisateurs et les profils

ir. Luc GOLVERS

Organisation de la sécurité d’un SAE

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• Sécurité physique des bâtiments• Contrôle d’accès du personnel aux

matériels et bâtiments• Règlement de sécurité à signer par le

personnel• Sécurité des matériels• Logiciels et progiciels

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Tiers archiveurs

Importance du contrat et du Service Level Agreement (SLA)

Références utileshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/http://www.arma.org/http://www.edificas.org/ftp/Archivage/GuidArcv.PDFhttp://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.htmlhttp://vds.cnes.fr/pin/documents/projet_norme_oais_version_francaise.pdfhttp://www.archivistes.org/

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