de la signature électronique à l’archivage : gérer vos contrats de bout en bout

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De la signature électronique à l’archivage : gérer vos contrats de bout en bout

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De la signature électronique à l’archivage : gérer vos contrats de bout en bout

Intervenants

Michael LakhalProduct Marketing Manager

Philippe DELAHAYEDirecteur Commercial & Marketing

CDC Arkhinéo

Une meilleureexpérience utilisateurs

Un rapide retour sur investissement

La sécurité et la conformité

LES PROMESSES DU NUMÉRIQUE

Digital

Entreprise

Consommateurs

Clients

Partenaires

Fournisseurs

EmployésEntreprise

Systèmesdéconnectés

Processusmanuels

Expérienceutilisateur

pauvre

Consommateurs

Clients

Partenaires

Fournisseurs

EmployésEntreprise

Il existe une meilleurefaçon de faire

Consommateurs

Clients

Partnaires

Fournisseurs

EmployésEntreprise

Transition numérique actuelle

75Digitalisation

des processus internes

100Digitalisation de

l’ensemble des processusmétiers

0Papieret stylo

25Numérisation des documents

papiers

50Ad hoc

Digitalisation

Objectif à atteindre

Toutes les entreprises qui réussissentseront 100% numériques

Transformation enVente à Distance

+42%

Digitalisation de processus de bout en bout

Rapidité à traiter unedemande prospect

+60%Digitalisation de processus de bout en bout

Taux d’acceptationen face à face

98%Digitalisation de processus de bout en bout

Dématérialisation et signature électronique pour tous vos

échanges

Signature en multi-canal

En mode déconnecté

Pour les télé opérateurs

En agence À distance

Pour tout type de documents

• Enregistrement• Bon de travaux• Contrat de location• Gestion des baux et états des lieux• Autorisations parking

Services Généraux

• Ordre de Mission• Compte-rendu • PV de recette• Rapports d’incidents• Autorisations de production• Autorisations de maintenance

IT

• Commande• Cahiers des charges• Contrats cadre• Appels d’offres• Conformité fournisseur

Achats

Venteset partenariats

• Devis• Propositions• Commandes• Contrats

• NDA• Contrat• Echanges juridiques• Procédure de conformité• Licences de propriété intellectuelle• Demande de brevets• Rapports d’assemblées

Juridique

• Facturation• Contentieux• Recouvrement• Rapports d’audit et comptables• Règlements internes

Finance

• Processus documentaire d’embauche

• Contrats de travail• Fiche de paie• Entretien annuel

Human Resources

• Etude• Fiche produits• Contrat d’affiliation• Validation communication/PR

client• Validation campagne d’emailing

Marketing

Depuis le 1er Juillet, eIDASentre en application

eIDAS

eIDAS : le début d’une signature électroniqueunifiée en Europe

Une solution fiable grâce au partage de responsabilités entre 3 acteurs indépendants

Le tiers archiveur :

• Archivage en temps réel des fichiers de preuve et pérennité dans le temps

Le producteur du document : • Création du document PDF • Information sur le parcours de souscription

DocuSign : • Vérifier l’intégrité du document et visualisation du PDF (WYSiWYS)• Renforcer l’authentification du signataire.• Créer un fichier de preuve à valeur probante et le soumettre à l’archivage

1st server basedQualified signature

1999

2006

2013

2014

2015

2016

Historique de la législation…

EU Directive

Recognition of signature in Adobe Reader

Emergence of server basedsigning solutionsFor advancedsignatures

ETSI Certification for Advanced Signature and Qualified Certificate

Entry into force of eIDAS Regulation

1st July 2016: entry into application eIDAS

2017

1

2

3

Signature pour des actes simple à faible risque juridiqueSignature simple

Vente avec vérification d’identité sans face à face Signature avancée

Renversement de la charge de la preuve sur le signataireEffets juridiques équivalents à ceux d’une signature manuscrite

Signature qualifiée

Les différents niveaux de signature établis dans la nouvelle réglement eIDAS (910/2014)

Avanced LCP certification (ETSI TS 102 042)

Vente s’appuyant sur une identité préalablement vérifiée en face à face

QC + SSCD certification (ETSI TS 101 456 )

Signatures avec législations locales

International eSignature Standards

DocuSign vous accompagne dans votre transition numérique

Michael LakhalProduct Marketing Manager

Confiance ExpérienceChoix

+

Carrier Grade Availability

ManageExecutePrepare

• Documents

• Data

• Workflow

• Authentication

• Signatures

• Templates

• Reporting

• Rétention

• Audit Trail

Plateforme

Produit

Bank Grade Security

Global Architecture

DocuSign Product & Platform

OpenIntegration Framework

Basé sur la confianceDisponible Sécurisé Configurable Valide Mondial Ouvert

Web

& A

pp

licat

ion

s M

ob

ile

Ad

min

istr

atio

n &

Co

ntr

ôle

Services DocuSign

Espaces d

e transactio

ns

Structu

re d’in

tégration

Do

cuSign

WorkflowDataDocuments

Préparer

Authentification ServicesSignatures

Exécuter

Reporting RétentionConformité

Gérer

Plateforme DocuSign DTM

UtilisateursSystèmes

L’objectif : fournir une plateforme DTM conforme à la réglementation Européenne

Archivage Electronique à valeur probatoire

Philippe DELAHAYEDirecteur Commercial & Marketing

CDC Arkhinéo

DTM : De l’identification des parties à la conservation

Processus de DTM • Identification des Parties au contrat• Workflow de validation/signature par les Parties• Constitution d’un dossier de preuve• Conservation à long terme du contrat et des éléments de

preuve.

De la preuve papier à la preuve électronique

Selon les législations des différents pays de l’Union Européenne : • Les documents d’entreprises font l’objet d’obligations

d’archivage. • Ce qui est vrai pour les documents papiers l’est aussi pour

les documents numériques.• Les durées de conservation d’un document numérique

sont les mêmes que pour un document papier. • Un document numérique signé à une valeur légale sous

réserve d’être : « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

Pourquoi archiver les données ?

Faire face aux obligations légales de conservation (long-terme),

Retrouver immédiatement un document parmi des millions (audit, contrôle , contentieux),

Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.) en cas de contentieux.

Supprimer les risques de perte/destruction,

La législation impose de garantir l’intégrité durant toute la durée des obligations de conservation.

Pourquoi archiver ses données chez un tiers ?

Eviter les investissements (licences, matériel) et les coûts récurrents (maintenance, etc.)

Assurer l’évolution des moyens pour faire face :

– aux pannes et à l’obsolescence,

– aux évolutions légales et normatives,

Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) :

– dans le temps,

– la preuve est conservée par un tiers,

– pas de suspicion de manipulation.

Archivage à valeur probante vs Stockage

Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires

Indexation automatique selon des critères métier

Garantie d’intégrité (empreintes, scellement)

Date certaine

Exploitation à long terme

Validité de la preuve

Migration des médias

ARCHIVAGE STOCKAGE

Quels engagements ?

Le tiers archiveur supporte les risques à la place de ses clients et garantit :

CONSERVATIONDURABLE DES DOCUMENTS

ELECTRONIQUES

INTEGRITE DES DONNEES

REVERSIBILITE

ACCES EN LIGNE AUX

DOCUMENTS ARCHIVES

Obligation de résultats SLA : 99,8% & 99,7%

Conformité

Label « France Cybersecurity » atteste du caractère « national » ettrès sécurisé du service sur la base d’un audit réalisé par des expertsindépendants (ANSSI, DGA, DGE et HEXATRUST).

Certifié conforme aux Normes NF Z42-013 et ISO 14641-1 par AFNORCertification (Conception et exploitation d’un S.A.E).

Agrément du Ministère de la Culture pour la conservation desarchives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilitédepuis septembre 2010.

Restitution/Dossier de preuve

En quelques chiffres

DocuSign, la solution qui répond à vos besoins :

• Solution prête à l’emploi

• Pré-intégrée avec les

principales solutions CRM

• Applications de gestion

documentaires

• Facilité d’utilisation

• Déploiement rapide

• Flexible

• Systèmes existants

• Volumes industriels

• Intégration dans vos pages

web ou App. mobile

Stand AloneApps

Workflowpersonalisable

Connecteurs existants

Souscription de produits d’assurance RH

Quleques références communes clients en France

Contractualisation en ligne et en agenceContractualisationen point de vente

Mandat SEPA

TraçabilitéOuverture de compte

100% en ligneContrat

fournisseurs

Demo

Merci à tous !

ww.docusign.fr