La gestion des documents optimise la construction d'ascenseurs thyssenkrupp

thyssenkrupp Ascenseurs est l’un des premiers constructeurs d’ascenseurs au monde, avec plus de 50 000 employés et clients dans 150 pays. L’entreprise construit et fournit des ascenseurs et monte-charges, des escaliers mécaniques et trottoirs roulants, des passerelles aéroportuaires, et bien plus encore.

Le processus de construction d’un ascenseur repose sur une documentation volumineuse, et l’entreprise était dépassée par cette multitude de documents papier requise pour la gestion des informations.Cette approche manuelle de la gestion documentaire compliquait le travail des collaborateurs, qui rencontraient des difficultés pour trouver rapidement des informations essentielles. En outre, thyssenkrupp comptant plus d’une centaine de filiales et points de service, l’entreprise expédiait constamment des documents d’une entité à l’autre, un processus particulièrement coûteux et chronophage.

Économies mensuelles de 25 000 $ grâce à la numérisation et à la création d’un système de suivi des documents

En moyenne, un projet d’ascenseur requiert sept cents documents, et la gestion manuelle rendait toute transmission des informations extrêmement fastidieuse. Le « dossier rouge » interne de l’entreprise était, littéralement, un dossier physique contenant les centaines de documents requis pour la construction de chaque ascenseur. Chaque dossier rouge était constamment transféré d’un service à un autre, pour permettre aux membres d’une équipe de projet d’ajouter manuellement leurs propres documents papier.

Ce problème était encore compliqué par l’utilisation des e-mails. Principal moyen de communication interne, les e-mails contenaient des documents essentiels sous forme de pièces jointes et souffraient de l’absence de systèmes de gestion efficaces.

Un membre de l’équipe de projet décrivait cette approche basée sur les documents papier en ces termes : « une perte de temps, un manque de visibilité sur les projets et des retards dans la livraison des ascenseurs ».

Sur site

DÉPLOIEMENT

INDUSTRIE MANUFACTURIERE

SECTEUR D’ACTIVITÉ

L’ENTREPRISE

• Effectifs du Groupe : plus de 50 000 collaborateurs

• Année de création : 1999

Case Study

AMERIQUE DU NORD

LOCALISATION

Par ailleurs, l’envoi de ces documents constituait une autre contrainte et un fardeau financier croissant. En effet, chaque mois, l’entreprise dépensait 25 000 $ pour des envois destinés à la centaine de filiales aux États-Unis et au Canada. Or, ces dépenses conséquentes avaient un impact considérable sur le résultat de l’entreprise.

D’autre part, la façon dont l’entreprise utilisait les dossiers réseau partagés pour traiter les documents au format électronique et autres informations constituait un autre problème. Les structures de fichiers pouvaient atteindre neuf niveaux, voire plus, et les noms des dossiers dépassaient souvent les 255 caractères. Les documents étaient également stockés sans réelle cohérence et nommés de manière aléatoire. Pire encore, la copie de dossiers réseau sur plusieurs serveurs entraînait la duplication de documents et des problèmes au niveau du suivi des versions.

« Avant M-Files, nous perdions des fichiers parce qu’ils étaient supprimés ou parce que des collaborateurs stockaient différentes versions dans différents dossiers », explique Damon Rodkey, responsable informatique au sein de thyssenkrupp. « Trouver un document précis dans nos dossiers réseau partagés pouvait nécessiter jusqu’à cinq minutes. Parfois, je me disais que trouver du pétrole dans mon jardin serait plus facile. »

M-Files permet de retrouver des documents en quelquessecondesIl y a plusieurs années, thyssenkrupp avait formé une équipe pluridisciplinaire composée d’ingénieurs, de coordinateurs, de responsables et de rédacteurs, qui avait pour mission d’examiner le processus de gestion documentaire et de trouver des solutions. L’équipe avait schématisé les processus existants, puis imaginé un système idéal de recherche et de suivi des documents au sein de l’organisation.

Avec ce système optimisé en ligne de mire, thyssenkrupp avait sollicité Unstoppable Software, un partenaire de M-Files spécialisé dans le développement d’applications logicielles sur mesure pour les entreprises de construction. Unstoppable a créé un système de gestion et de suivi applicable à chaque document et chaque version pour l’unité opérationnelle nord-américaine.

« Nous avons choisi M-Files pour quatre raisons : l’aspect configurable, l’évolutivité, la simplicité d’utilisation et les faibles coûts de mise en œuvre de la plate-forme », confie Mike Fuller, développeur/analyste au sein de thyssenkrupp.

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LE CHOIX M-FILES

Gestion de Documents

Process Management

Collaboration

Gestion de Contenu

LES CHIFFRES CLÉS

• + 1 million de documents gérés

• + 500 utilisateurs dans 7 services

• $ 1.5 million d’économie

• 13 passations de dossier par projet remplacés par des work lows

• 900 arbres sauvés par an

« M-Files permet à thyssenkrupp de créer une structure et des règles d’affectation des noms pour les documents, et d’ajouter à ceux-ci des attributs de métadonnées tandis qu’ils sont ajoutés au référentiel M-Files », explique Nicole Harris, coordinatrice régionale des réparations. « Désormais, nous classons les documents en les identifiant par leur nom, leur numéro de tâche et leur filiale, ce qui facilite et, surtout, accélère leur recherche. »

Ensuite, thyssenkrupp a établi de nouveaux processus de workflow pour remplacer le « dossier rouge » et permettre aux équipes de projet d’exécuter des rapports et d’identifier l’état des projets à tout moment. En outre, l’entreprise a commencé à automatiser les processus comme suit :

• Documents multi-fichiers de plans : un workflow automatisé crée etnomme les conteneurs de documents multi-fichiers pour les propositions deplans• Création de demandes de plan : une fois qu’une demande de plan estémise, un workflow automatisé lance le processus d’affectation. Les livrableset la planification sont faciles à suivre au sein du système• Envoi de documents : un workflow automatise l’envoi de « propositionsde plans », ainsi que d’autres documents connexes, aux clients internes etexternes

« M-Files est facile à configurer, ce qui nous permet de réaliser des économies au niveau des coûts de développement et d’intégration », déclare Matthew Chelius, directeur des activités commerciales. « Ainsi, nous pouvons empêcher la croissance de notre portefeuille applicatif déjà surchargé. Si seulement tous les projets informatiques étaient aussi simples... »

thyssenkrupp suit et répond par voie électronique aux questions des équipes

thyssenkrupp a également configuré M-Files pour le suivi des questions et des requêtes courantes des équipes de projet. Les collaborateurs peuvent insérer des questions dans une base de données et les importer en tant qu’objets dans le référentiel M-Files. Ces objets sont synchronisés avec les workflows pour accélérer la mise en place des étapes dans le processus RFI de thyssenkrupp.

M-Files alerte les utilisateurs en cas de nouvelles questions dans la base de données et facilite l’obtention d’une réponse de la personne appropriée. De plus, la personne ayant posé une question peut la retourner à la personne ayant répondu afin d’obtenir des clarifications ou une réponse plus complète.

« M-Files s’est imposé comme une véritable solution proessionnelle pour nous. Nous gérons près d’un million de documents avec M-Files et comptabilisons plus de 500 utilisateurs dans sept services, ce chiffre étant en augmentation. Nous avons sauvé l’équivalent de 900 arbres et déjà économisé 1,5 million de dollars. » Mike Fuller

Developer/ Analystthyssenkrupp Elevators

« M-Files permet à thyssenkrupp de créer une structure et des règles d’affectation des noms pour les documents, et d’ajouter à ceux-ci des attributs de métadonnées tandis qu’ils sont ajoutés au référentiel M-Files. Désormais, nous classons les documents en les identifiant par leur nom, leur numéro de tâche et leur filiale. Cela facilite et, surtout, accélère leur recherche. »

Nicole HarrisCoordinatrice régionale des

réparationsthyssenkrupp Elevators

ILS L’ONT DIT

thyssenkrupp a également développé un système de suivi des workflows qui documente le flux des tâches ou processus lors de la construction d’un ascenseur. Le système de suivi informe les responsables d’équipe, les chefs de projet et la direction générale de tout délai non respecté, de manière à prévenir les retards.

« Aujourd’hui, nous utilisons notre système de suivi fondé sur les analyses, qui repose sur la plate-forme M-Files, pour déterminer comment améliorer nos processus », confie Mike Fuller. « Nous y parvenons en étudiant les questions les plus fréquentes, en y répondant et en faisant en sorte qu’elles ne soient plus des obstacles à l’efficacité des workflows. »

Mike Fuller explique également que les workflows efficaces ont permis d’éliminer les coûts de papeterie inutiles, de résoudre les problèmes liés aux documents électroniques et papier perdus, de supprimer plus de 13 passations physiques de documents entre les collaborateurs et les services, ainsi que de gagner en visibilité sur les projets.

« M-Files s’est imposé comme une véritable solution professionnelle pour nous », explique Mike Fuller. « Nous gérons près d’un million de documents avec M-Files et comptabilisons plus de 500 utilisateurs dans sept services, ce chiffre étant en augmentation. Nous avons sauvé l’équivalent de 900 arbres et d é j à économisé 1,5 million de dollars. » Il déclare également que les prochaines étapes consistent à intégrer les systèmes CRM, CPQ et ERP de l’entreprise à M-Files, pour des communications à double sens.

« Enfin, nous espérons que c e système va devenir l e principal système de gestion documentaire pour tous nos projets, de la vente à l’expédition. »

M-Files propose une plateforme degestion intelligente de l’information denouvelle génération qui améliore lesperformances de l’entreprise en aidantson personnel à trouver et utiliserl’information de manière plus efficace.Contrairement aux systèmes de gestiondu contenu classiques (ECM), M-Filesunifie les systèmes, les données et lecontenu à travers des organisationssans perturber les systèmes et lesprocessus existants, sans nécessiterla migration des données. Pour plusd’informations, rendez-vous surwww.m-files.com.

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