la gestion de projet : comment bien réussir son projet
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La Gestion de projet : comment
bien réussir son projet industriel.
Un cours conçu par Nicolas GUIBERT
IUT 1 Grenoble - GMP
Présentation et modification pour GTE :
Matthieu Chabanol
Qu’est ce qu’un projet?https://www.youtube.com/watch?v=vIJ2YASE74U
Qu’est ce qu’un projet ?
Norme AFNOR X50-105:« Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données »
Un objectif
Des contraintes : délai, coût, qualité
Des ressources
Un projet est un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre d’une mission précise.
Un projet suppose donc de définir:
Le management de projet
Manager un projet c’est travailler sur le
triptyque:
Qualité du projet
Coût
Délai
A RESPECTER
IMPERATIVEMENT
Qualité
Un projet = 1 client
Origine du projet commanditaire du projet (aussi appeler Client),
Le client est la personne qui aura besoin de l’objet du projet mais qui ne veux/peux pas le faire lui même.
Le client est ROI, c’est lui qui impose: La qualité
Le coût
Le délai
Un projet = 1 chef de projet
choisi par le client
mission : réaliser le projet Chef de projet
Le chef d’orchestre du projet doit tout mettre en œuvre pour finaliser
le projet, même si cela lui parait impossible…
Le management de projet: la
relation client / chef de projet
Un client non satisfait est un client qui ne paye pas (ou qui met une mauvaise note…)
attentes envers le chef de projet :
comprenne réellement son besoin,
tienne ces engagements,
lui propose un produit directement utilisable.
Le client ne doit pas être impliqué dans le projet mais on doit lui rendre des comptes régulièrement. Il attend le résultat !!!
Il doit y avoir un réel dialogue entre le client et le chef de projet.
respect de la qualité, du délai et du coût.
Enjeu : Satisfaction du client
L’équipe projet
Client
Chef de projet
Acteur 1 Acteur 2 Acteur 3 Acteur 4
Dans le cadre des projets
tuteurés, le client est
généralement un enseignant
C’est un étudiant du groupe.
Attention, il n’y a qu’UN chef!
L’équipe du projet
Les phases de travail commun sont rares.
Travail en équipe
travail commun sur toutes
les tâches ??1 qui travaille les autres regardent ??
Chaque personne travaille individuellement sur une tâche
5 personnes sur un projet = 5 tâches en parallèles…
Mise en commun Point Brainstorming
Le rôle de chacun
Comme c’est une
démocratie et non une
dictature, les acteurs
participent aux
décisions avec le chef
de projet.
tâches du projet Les acteurs du projet
organisation et contraintes chef de projet
Les grandes étapes d’un projet
• Etape 1 : Définition du projet • Etape 2 : Mise en place des moyens de communication.
• Etape 3 : Mise en place d’un cahier des charges
• Etape 4 : Découpage du projet.• Etape 5 : Mise en place des jalons et des revues de projet
• Etape 6 : La répartition des tâches.
• Etape 7 : Création d’un planning prévisionnel.
• Etape 8 : Le suivi du projet.• Etape 9 : La finalisation du projet avec revue de projet
finale.
Etape 1: la définition du projet
En langage projet FICHE DE CADRAGE.
Document rédigé par le chef de projet suite aux discussions avec le Client.
Document synthétique qui récapitule : Le but du projet
Une description du projet
Les contraintes de budget
Les contraintes de délai
Les ressources nécessaires (humaines et matérielles)
Les grandes étapes du projet
Exemple cadrage du projet : Alimenter un refuge avec
de l’énergie renouvelable – Etude de faisabilité
But :
Description :
Contrainte de budget :
Contrainte de délai :
Ressources humaines et matérielles :
Grandes étapes
Alimenter un refuge de montagne avec de l’énergie renouvelable
Ce refuge utilise du charbon et des bouteilles de gaz pour la
cuisine et l’ECS + groupe électrogène pour l’éclairage.
On souhaite remplacer ces sources d’énergie par des
sources renouvelables. On demande une étude de
faisabilité avec chiffrage du projet.
Prix de l’étude : temps de travail * coût horaire +
marges
1 mois
Bureau d’étude : 2 personnes ;
ordinateurs … logiciels de CAO…
Grandes étapes ?
Exemple cadrage du projet : Alimenter un refuge avec
de l’énergie renouvelable – Etude de faisabilité
Audit du refuges et des installations
Calculs des consommations (factures) et des coûts liés aux
systèmes actuels
Etude des différentes productions d’énergie renouvelable
Potentialités du site : ensoleillement, vent, chute d’eau…
Calculs de la production nécessaire – réduction des
consommations ?
Chiffrage des différentes solutions techniques / consultation
entreprises
Etape 2: la communication
2 types de communicationEntre le chef de
projet et le client
Entre les différents
acteurs du projet
Informer le client de vos moyens de
communications. Par exemple:
Mise en place des moyen de
communication entre les acteurs.
Par exemple:
Initiative chef de projet
Si le client n’a pas de nouvelle du chef
de projet, c’est que tout va bien.
Le chef de projet est en permanence
informé du travail réalisé par les
acteurs du projet.
• Une réunion hebdomadaire
• Un mail récapitulatif tous les 15 jours…
• Un coup de téléphone hebdomadaire,,,
• Par un réseau social…
Echange de données informatiques
(Google Drive, Chamilo, répertoire
réseau…).
Etape 2: la communication
Gestion des outils informatiques:
C’est « nouveau » et obligatoire: le chef et tous les
acteurs du projet doivent avoir en permanence accès à
tous les documents (le Cloud…)
C’est à vous de trouver une plateforme qui peut les
abriter (Facebook n’a pas été crée pour cela…)
Etape 3: Mise en place du cahier des charges
Le cahier des charges fonctionnel (CdCF)
document normalisé
(norme NF X 50-151)
Il décrit en termes de finalités
(fonctions) le besoin du client
Il permet au client et fournisseur (chef de projet) :
un document signé, contractuel qui peut être utilisé en cas de litige.
Pour aller + loin : https://cahiersdescharges.com/cahier-des-charges-fonctionnel/
de se mettre d’accord
sur ce qui est attendusur les modalités d’appréciations
de la satisfaction des attentes
CdCF: un exemple
Officiellement un cahier des charges devraient ressembler à cela. Mais
comme vous n’êtes pas en GMP, vous pouvez faire quelque chose de
plus simple
Etape 3 : Le cahier des charges
CdC est rédigé par l’équipe
projet
Bien cerner les attentes du client contraintes et
spécificités du produit
Répond aux besoins du clientcomplet et précis
Et validé (signé) par le
client
Une fois validé, le chef de projet doit concevoir un produit qui
répond à TOUS les points du cahier des charges
Etape 3: Le Cahier des Charges
Le produit devra remplir toutes les fonctions du
cahier de charges.
Si le client n’est pas satisfait du résultat d’une
fonction, il pourra demander révision du produit,
non paiement du produit, remboursement…
Si le chef de projet a respecté à la lettre le cahier
des charges mais que le client n’est pas satisfait,
rien ne pourra être lui être reproché
Etape 3: cahier des charges
Pour rédiger un cahier des charges, il faut beaucoup de questions: Les séquences d’utilisation du produit Les mouvements et efforts auxquels il sera soumis Les acteurs sur lesquels le produit aura un impact Les normes et règlements à respecter La fin de vie donner au produit
Ce travail peut se faire en groupe (brainstorming).
Ne pas hésiter à dialoguer fréquemment avec le client.
Ne pas continuer le projet si il y a désaccord avec le client sur le cahier des charges.
Exemples rapides de CdC
Four solaire
Fonction principale : faire cuire du pain
Fonction contrainte : être transportable : taille :….
Fonction contrainte : monter en température préchauffage : 30 min pour
atteindre 200 °C à midi à Grenoble au moi de Juin
Fonction contrainte : cuire 10 kg de pain / jour
Fonction contrainte : la cuisson ne doit pas dégager de substances
toxiques (COV…)
Etape 4: découpage du projet
NB : 5 personnes dans un projet = 5 tâches en parallèle…il doit donc y
avoir beaucoup de tâches.
décomposer l’ensemble du projet en tâches
• étape difficile mais aussi la plus importante.
Une tâche un acteur du projet
• Identification des tâches la plus précise possible car
conditionne le bon déroulement du projet.
Etape 4: découpage du projet
Découpage brainstorming (travail de groupes)
chacun lance des idées qu’il faut
ensuite organiser
logiciel de Mapping comme Freeplane
La finalisation de ce travail est une architecture
claire du projet
Etape 4: découpage du projet
Voici un exemple de découpage de projet avec Freeplane
Etape 4: découpage du projet
Voici un exemple de découpage d’un projet:
Etape 4: Découpage du projet
Pour chaque tâche :
Numéro de
la tacheNom de la tache Description rapide
Temps
estiméAntécédents
A Terrassement 15 jours
B Taillage de pierre des blocs de 50*50*1m 15 jours
C Transport sur le Nil Par bateau à rame, convoi de 12 bateaux6 jours B
D Construction des piscines 1 semaine A
E Plantation des arbres du zoo 2 jours A
F Mise en place du Wifi dans les chambres 1 journée G
G Maconnerie du palais principal 1 mois A,C
Une estimation de la durée
Un nom explicite
Une description sommaire
Un indice de priorité
La description des ressources nécessaires
Description des éléments requis pour débuter cette tâche (antécédents)
Etape 5: les jalons du projet
Jalon date butoir et intermédiaire
Date importante qui marque la fin d’une
certaine partie d’une projet
Le chef de projet
doit tout mettre
en œuvre pour
achever le
travail planifiée
avant le jalon.
rencontre
avec le client.
Etape 5: les jalons du projet
Exemple: un groupe de projet Tut 2eme année doit concevoir un bouilleur solaire. Le groupe s’est mis d’accord avec le client pour fixer 2 jalons et une fin de projet: Jalon 1 : le 21 Octobre - Fin de l’étude de l’existant et proposition de
différentes solutions possible.
Jalon 2 : le 15 Décembre - Mise en plan de la solution retenue et calculs thermiques
Fin du projet : le 30 Janvier - Fabrication du prototype
Pour chaque date des jalons, le groupe doit faire tout son possible pour terminer le travail programmé.
Il est impensable d’arriver au jalon sans avoir fini le travail.
Si votre client ne vous impose pas de jalon, à vous de les mettre en place, c’est un très bon moyen pour se mettre la pression et ne pas finir le projet en retard.
Etape 6: Répartition des tâches
En fonction des compétences et des envies de chaque personne.
Une personne travaillant sur une tâche qui ne lui convient pas est une personne qui travaillera plus lentement et moins sérieusement (on n’est pas des esclaves).
Etape 6: Répartition des tâches
Pour choisir « qui fait quoi », il faut connaître :
Les différentes tâches à faire
Les niveaux de compétence de chaque personne pour chaque tâche.
chef de
projet
réunir l’ensemble
de son équipe
Toute l’équipe décide de la répartition des tâches.
Un objectif: chaque personne doit avoir des tâches qui lui plaisent
Une fois engagé dans une tâche que l’on a choisi, on la mène jusqu’au bout, même si celle-ci ne plait plus…
Etape 6 : Répartition des tâches
Chaque personne se donne une note sur chaque tâche en fonction de son envie et de ses compétences.
Ilyes Carole Pierre Jacques Niveau de
recouvrement
des
compétences
Utiliser le logiciel de
dessin
2 2 1 3 8/12
Effectuer les calculs 1 3 0 3 7/12
Rédiger le rapport 3 0 1 2 6/12
Réaliser la maquette 2 2 3 2 9/12
Bilan de polyvalence 8 7 5 10
Tâches / acteurs du projetTableau de
compétences
Etape 6: Répartition des taches
Pierre est très peu polyvalent, il s’occupera de la maquette.
Le rapport sera rédigé par Ilyes.
Jacques est très polyvalent, il pourra faire les calculs ou le logiciel.
Ilyes Carole Pierre Jacques Niveau de
recouvrement des
compétences
Utiliser le logiciel de
dessin
2 2 1 3 8/12
Effectuer les calculs 1 3 0 3 7/12
Rédiger le rapport 3 0 1 2 6/12
Réaliser la maquette 2 2 3 2 9/12
Bilan de polyvalence 8 7 5 10
Etape 6: Répartition des tâches
• sont satisfaits de cette répartition car chacun à choisi ce qu’il va faire.
A la fin de cette étape, les acteurs :
• connaissent parfaitement les tâches qu’ils vont devoir faire.
Le chef de projet n’a rien imposé !!!
Etape 7: planning prévisionnel
programmer dans le temps (sur un calendrier) toutes les étapes du projet.
Pour chaque tâche vous avez besoin de connaitre: Sa durée
Son antécédent
La personne responsable de la tâche
Un logiciel spécifique (Microsoft Project, Gantt Project) vous aidera à construire le planning (aussi appelé diagramme de Gantt)
Vous devez placer toutes les étapes du projet et ne pas dépasser la date de fin du projet.
Il s’agit d’une prévision de calendrier, votre futur challenge sera de réussir à le suivre…
Etape 7: planning prévisionnel
Exemple: pour le palais de la Reine
Durée estimée pour la construction : 42
jours… On est largement dans les temps…
mais mieux vaut avoir un peu de marge… il
y a toujours des aléas…
Etape 7 : planning prévisionnel
Le chef de projet doit s’assurer que le déroulement réel du
projet est proche de ce planning prévisionnel
en début de projet
fil conducteur
Suivi de projet
Etape 8: le suivi de projet
planning prévisionnel
Acteurs (ressources) Début et fin de chaque tâche
Trouve des solutions pour faire face aux aléas et finir
le projet à temps.
Chef de projet vérifie le respect
du planning
prévisionnel
aléas…
Gestion des aléas
Plus de pierres…..
Gestion des aléas
Pas grave, on va aller les chercher! Mais cela
prend un peu plus de temps que prévu
Le client n’a pas été informé, c’est normal, il
n’y avait pas danger pour la livraison du projet
Gestion des aléas
Parfois l’aléa est très important et met en danger le projet, on peut
alors prévenir le client pour lui demander conseil…
Il y a toujours une solution à
un problème, mais elle n’est
pas toujours évidente à
trouver…Et elle peut faire
perdre beaucoup de temps!
Etape 8: le suivi de projet
Tâches réalisées pendant cette période
Difficultés rencontrées
Avancement des tâches non finalisées
Comment être au courant du travail réalisé par tous les acteurs afin de réagir le
plus vite possible aux aléas?
Outil 1: analyse des journaux de bord
acteur du projet
journal de bord
Régulièrement : 1 fois toutes les 3 semaines par exemple
Une fois ce document rédigé, chaque acteur l’envoi au chef de projet qui va l’analyser (ou le met en consultation dans le Cloud…).
PROJET:
ETUDIANT:
Periode 1: du au
Nom de la tache Description rapideTemps
prévu
Nom de la tache Description rapideTemps
passé
%
achevement
de la tache
Les périodes durent 3 semaines
Partie à compléter en début de période
Travail planifié sur la période
Partie à compléter en fin de période
Travail réellement réalisé sur la prochaine période
Exemple de
tableau de bord à
remplir par un
acteur du projet.
Etape 8: le suivi de projet
Outil 2 : réunion d’avancement
chef de projet
tous les acteurs du projet
• Avancement
• Résultats
• problèmes…
prendre des décisions sur la suite du projet (dans ce cas,
rédaction d’un relevé de décisions
Etape 8: le suivi de projet
comparaison l’avancement réel du projet avec
l’avancement prévisionnel mis en place au début.
Tout va bien, le projet
respecte parfaitement
le planning
prévisionnel
Féliciter l’équipe et
continuer ainsi
Certaines tâches ont pris du retard par
rapport au planning prévisionnel.
Le chef de projet doit donc modifier le
planning pour réorganiser le projet afin de
le finir avant la date limite (bouger des
tâches, changer leur durée, boire plus de
potion magique…)
OU
Cette vérification doit être faite le plus souvent possible afin de
détecter le plus rapidement possible un retard éventuel
2 possibilités:
Etape 8: le suivi de projet
Que faire si le chef de projet détecte du retard ?
réagir rapidement ne pas attendre le dernier moment
modifier le calendrier afin de rattraper le retard.
informer le client et négocier avec lui Si retard final.
Il est impensable de livrer un projet en retard sans avoir
informé avant le client
Modification du planning
Nouvelle durée prévue de la construction avec prise en
compte des aléas : 60 jours… On a encore un peu de marge
mais césar a beaucoup d’imagination…
Etape 9: finalisation du projet
Le chef de projet convoque une réunion avec le
client pour lui remettre le résultat final
Date de fin définie par le client
Le produit respecte les contraintes imposées par le client
Coût / Qualité / Délai
Vérification que tous les points du cahier des charges
sont respectés.
Si tout est bon, le client se doit de payer, si un des points du cahier des
charges n’est pas bon … c’est les crocodiles qui se régalent…
Revue de projet finale
Etape 9: finalisation du projet
Etape 9: finalisation du projet
livrables Rapport de projet,
Étude technique,
Poster,
Notice d’utilisation,
Notice de montage…
le chef de projet doit s’assurer que ces
documents sont bien rédigés
Etape 9: finalisation du projet
Un client satisfait est un client qui vous re-
confiera une autre mission…
Etape 9: finalisation du projet
Et comme le chef de projet
aura peut être un nouveau
chantier, mieux vaut finir en
bon terme avec les acteurs du
projet…
Un bon apéro et au boulot!
The end
Alors prêt à affronter
un vrai projet???
Des questions?