journée des services sociaux et de l’action familiale · donner un avis aux pouvoirs publics -...
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Journée des services sociaux
et de l’action familiale
Jeudi 29 janvier 2015
PROGRAMME
9h00 Ouverture de la journée
Intermède
9h20 Projet Associatif : Bilan et Perspectives * Projet Associatif 2012 - 2014 * Projet Associatif 2015 - 2017
9h40 Projet d’Etablissement * Résultat enquête de satisfaction * Evaluation interne * Perspectives
9h40 Thème : ETHIQUE * Intervention d’un maître de conférences * Table de discussion avec l’intervenant, un « discutant » et trois participants dans le rôle de « candides » * Echange avec la salle
Intermède
11h30 Visite virtuelle des nouveaux locaux * Clip vidéo
Intermède
12h15 Cocktail déjeunatoire – « ETHIC TABLE »
14h15 L’Actu de l’UDAF * L’UDAF en chiffres et en mots * Objectifs qualité 2015 * Evolution logiciel métier * Délégation signatures * Echange avec la salle
Intermède
16h00 Le mot du Président * Présentation des nouveaux salariés et lauréats de certains diplômes 16h15 Clôture de la journée
Projet Associatif
Bilan et perspectives
2012/2014 : questionnaire global
Très peu de réponses : trois hypothèses
- Le questionnaire en lui-même
- Les acteurs UDAF et le projet associatif
- Le projet associatif : une empreinte, un habitus, une accoutumance
Quelles tendances ?
- Reconnaissance – Ressources Humaines – Image : des avis réservés
- Travailler ensemble – Valeurs : une approche positive et repérée
- Ressenti général : Démarche à poursuivre : un oui catégorique
2012/2014 : questionnaire groupe de travail
- Des sujets traités connus, des résultats attendus
- Un groupe famille interrogé
- Ethique – Observatoire – Info-com : des groupes bien repérés
- La mixité plébiscitée
2015/2017 : des pistes de travail
- Info-com : un secteur à réactiver
- Connaissance – Reconnaissance : des actions innovantes
- Ressources Humaines : une démarche participative à concrétiser
- L’existant : renforcer et adapter
Projet d’établissement
Projet d’établissement
Résultat de l’enquête de
satisfaction
Echantillonnage : Le FOREZ : 23 usagers Le GIER : 32 usagers Le COTEAU : 31 usagers SAINT-ETIENNE : 49 usagers 135 usagers ont répondu au questionnaire.
Une enquête de satisfaction a été menée auprès des usagers de l’UDAF d’Octobre à
Décembre 2014
Cur. Renf:
76%
Cur. simple: 4%
MAJ: 1% AGBF: 14%
MASP: 5%
Quelle est votre mesure ?
Partie 1
Satisfaction des usagers
L’accueil aux bureaux de l’UDAF, vous satisfait-il ?
⇨ Au téléphone
92,6%
7,4%
ouinon
L’accueil aux bureaux de l’UDAF, vous satisfait-il ?
⇨ Aux permanences
88,7%
11,3%
ouinon
71,9%
28,1%
oui
non
Lorsque vous téléphonez à l’UDAF arrivez-vous à joindre facilement les
services ? ⇨ Au global
84,8%
15,2% Antenne du Coteau
62,2%
37,8%
Antenne de Saint-Etienne
76,9%
23,1%
Antenne de Feurs
oui
non
67,7%
32,3%
Antenne de Saint-Chamond
Lorsque vous téléphonez à l’UDAF arrivez-vous à joindre facilement les services ?
⇨ Détail par antenne
⇨ Au global
Avez-vous des contacts réguliers et suffisants avec la personne
déléguée de l’UDAF ?
86,8%
13,2%
ouinon
97%
3 % Antenne du Coteau
84,4%
15,6%
Antenne de Saint-Etienne
88,5%
11,5%
Antenne de Feurs ouinon
78,1%
21,9%
Antenne de Saint-Chamond
Avez-vous des contacts réguliers et suffisants avec la personne déléguée de l’UDAF ?
⇨ Détail par antenne
88,9%
11,1%
ouinon
Obtenez-vous des réponses à vos demandes ? (positives ou négatives)
85,7%
14,3%
ouinon
Est-ce que le délai de démarrage de la mesure après la décision du juge
est satisfaisant ? ⇨ Au global
Est-ce que le délai de démarrage de la mesure après la décision du juge est satisfaisant ?
95,2%
4,8% Antenne de Feurs
89,3%
10,7% Antenne de Saint-Chamond
81,8%
18,2%
Antenne du Coteau
Oui
Non
81,8%
18,2%
Antenne de Saint-Etienne
⇨ Détail par antenne
Êtes-vous globalement satisfait des services de l’UDAF ?
91,9%
8,1%
ouinon
Est-ce que vous pensez que l’accompagnement par l’UDAF a
permis d’améliorer votre situation au niveau social, budgétaire et/ou
familial ?
86%
14%
ouinon
Partie 2
Participation des usagers
Estimez-vous être informé sur le contenu et l’évolution de votre
mesure ?
72,6%
15,6% 11,9%
ouinoninsuffisamment
⇨ Au global
Estimez-vous être informé sur l’évolution de votre mesure ?
⇨ Détail par antenne
69,2%
23,1% 7,7%
Antenne de Feurs
oui
non
insuffisamment
71,9%
18,8% 9,4%
Antenne de Saint-Chamond
72,7%
15,9% 11,4%
Antenne de Saint-Etienne
75,8%
6,1% 18,2%
Antenne du Coteau
Estimez-vous pouvoir discuter de votre situation avec la personne
déléguée de l’UDAF ?
92%
3% 5%
ouinoninsuffisamment
Estimez-vous pouvoir participer aux décisions concernant votre dossier avec la
personne déléguée de l’UDAF ?
87,3%
7,5% 5,2%
ouinoninsuffisamment
Estimez-vous pouvoir participer à la gestion de vos comptes avec la personne déléguée de l’UDAF ?
94,8%
2,2% 3%
ouinoninsuffisamment
Estimez-vous en cas de désaccord avec la personne déléguée de l’UDAF
pouvoir être écouté par d’autres salariés de l’UDAF ?
22,4%
35,1% 42,5%
ouinonne sait pas
Estimez-vous que vous pourriez participer davantage avec les
services de l’UDAF en dehors de votre propre mesure ?
20,9%
40,3%
38,8%
ouinonne sait pas
⇨ Au global
Estimez-vous que vous pourriez participer davantage avec les services de l’UDAF en dehors de votre propre mesure ?
22,7%
47,7%
29,5%
Antenne de Saint-Etienne
19,4%
19,4% 61,3%
Antenne de Saint-Chamond
30,3%
24,2%
45,5%
Antenne du Coteau
7,7% 26,9%
65,4%
Antenne de Feurs
ouinonne sait pas
⇨ Détail par antenne
Partie 3
Amélioration des services
92,5%
7,5%
oui
non
Pensez-vous avoir suffisamment de garantie sur la confidentialité de votre
dossier ?
85,1%
14,9%
oui
non
Est-ce que les documents que l’UDAF vous transmet vous
donnent satisfaction ?
54,9%
45,1%
oui
non
Avez-vous été informé de vos droits de recours ?
⇨ Au global
Si non par qui souhaiteriez-vous être informé ? A 90 % par le tuteur ou la tutrice de l’UDAF A 10 % par le juge
Avez-vous été informé de vos droits de recours ?
66,7%
33,3%
Antenne de Saint-Chamond
oui
non
38,5% 61,5%
Antenne de Feurs
39,4% 60,6%
Antenne du Coteau
68,2%
31,8%
Antenne de Saint-Etienne
⇨ Détail par antenne
Que changeriez-vous pour améliorer l’accueil de l’UDAF ?
Accueil plus chaleureux
Prise de contact plus rapide
Plus de visites à domicile du tuteur
Plus d’écoute de l’ensemble du personnel
Moins d’attente au téléphone
Merci à tous pour votre attention
Projet d’établissement
Evaluation interne
2015 : sur le plan de l’évaluation
1. Rappel du calendrier
- Octobre 2013 - Septembre 2014 Réponses et cotation des questions d’OK PILOT
Evaluation Interne
- Mars 2015 Envoi du rapport d’évaluation interne à la D.D.C.S.
- Septembre 2014 - Février 2015 Mesure des écarts, priorisation des actions et préconisations Rédaction d’un plan d’amélioration
2. Les réalisations de l’année 2014
• Les groupes de travail
- 4 groupes de travail (MJPM, DPF, Organisation des ressources et Gouvernance associative) Soit 11 rencontres au total dans l’année afin de répondre aux questions de OK PILOT
- Globalement, le bilan est bon, 69 % des 296 questions du référentiel, atteignent ou dépassent le niveau minimum des prérequis
- Les 4 groupes ont extrait les prérequis non atteints (notes inférieures à 60%), et choisi des pistes de travail, par thème (respect des droits…)
- Des orientations et un plan d’amélioration ont été décidés
• La mesure des écarts, la priorisation des actions et les préconisations
Evaluation Interne
Gouvernance Associative
Donner un avis aux pouvoirs publics - Favoriser l’expression et la participation directe des familles Action : Réalisation d’enquêtes annuelles (Rythmes scolaires, Etre père aujourd’hui) … 2015
Définir les rôles et responsabilités - Définir les rôles et les délégations des administrateurs Action : Etablissement de fiches de fonctions et de délégations …………..…. Mars 2015
Evaluation Interne
Formaliser le projet de l’institution Action : Réécriture du projet associatif et du projet d’établissement ………… Mars 2015
3. Les Orientations
Organisation et Ressources
Adapter les Ressources Humaines - Favoriser la mobilité des salariés dans le réseau des UDAF Action : Diffusion des offres d’emploi UNAF ……………………………………… Juin 2015
Formaliser le recrutement et l’embauche des salariés - Evaluation des salariés en période d’essai et tutorat Action : Evolution des instructions « Recrutement » et «Tutorat » ….….… Mai 2015
Respecter les procédures liées à l’organisation du travail - Exercices de sécurité Action : Organisation régulière de formations préventives ……….……..… 2015
Formaliser les responsabilités et délégations - Actualiser les délégations de signatures et les fiches de fonctions Actions : - Elaboration d’un tableau « délégations de signatures »…….……..… Mars 2015 - Mise à jour des fiches de poste ………………………..…………...… Décembre 2015
Evaluation Interne
Respect des droits Actions - Nombre de récépissés DIPEC / DIPM en rapport avec le nombre d’ouvertures de mesures - Nouvel Indicateur ….…. Janv. 2015 - Connaissance des voies de recours par les usagers - Modification DIPM/DIPEC Juin 2015
Garantir la participation Actions - Communication des comptes - Modification DIPM ………… Juin 2015
- Information des modifications du fonctionnement du service - Création lettre annuelle … Déc. 2016
Evaluation Interne Plans d’amélioration DPF et MJPM
Personnaliser l’intervention Actions - Mise en œuvre du DIPEC - Mise à jour mode d’emploi ………...… Juin 2015
- Recueil dernières volontés - Formation + instruction ………………… Sept. 2015 - Information transfert mesure - Mise à jour instruction fin mesure … Sept. 2015 - Respect règles archivages - Actualisation procédure …………….… Déc. 2016
Assurer la bientraitance la sécurité et gérer les risques Actions - Cahier des charges prestations bancaires - Création d’un cahier ………. Déc. 2015
- Protocole de signalement de la maltraitance - Groupe de W + Formation 2016/2017
Evaluation Interne Plans d’amélioration DPF et MJPM
Gérer les biens Action : - Remettre l’excédent au majeur - Définition de l’excédent en lien
avec le comité Ethique ……..……. Décembre 2015
Evaluation Interne
Plans d’amélioration DPF et MJPM
Projet d’établissement
Perspectives
Thème : Ethique
Thème : Ethique
Intervention de Monsieur Yves JEANNE
Maître de conférences
Université Lyon 2
Thème : Ethique
Table de discussion
Visite virtuelle des nouveaux locaux
L’Actu de l’UDAF
L’Actu de l’UDAF
L’UDAF en chiffres et en mots
BUDGET MONTANT PART EN %
AGBF 1 315 130 23 %
MJPM 3 799 720 66 %
ACTION FAMILIALE 229 840 4 %
RSA 162 860 3 %
MASP 235 140 4%
TOTAL 5 742 690
BUDGET PREVISIONNEL 2015
– Mise en place d’une observation des réalités familiales
– Valorisation et promotion de l’action de l’UDAF
– Soutenir les familles dans leurs projets
– Dynamiser notre développement associatif
Actions prévues : 2013-2015
Service Action Familiale
L’Actu de l’UDAF
Objectifs qualité 2015
Objectifs qualité 2015
1 – Réaliser le rapport d'évaluation interne = mars 2 – Réaliser le projet associatif = mars 3 – Réaliser le projet d’établissement = mars 4 – Délégations de signatures et de pouvoirs = mars 5 – Diffuser référentiel compétences managériales = sept.
6 – Améliorer les résultats des indicateurs qualité = déc.
L’Actu de l’UDAF
Evolution logiciel métier
L’Actu de l’UDAF
Délégation signatures
Délégations de signatures et de pouvoirs :
Enjeux entrepreneuriaux et juridiques d’une association garante d’une mission de
Service Public
Quatre missions
• D’une part les délégations de signatures dans la pratique entrepreneuriale de l’exercice des mesures de protection
• Les délégations de pouvoirs au sein de l’association : définition de fonctions et missions
• La couverture assurantielle • La dimension éthique des tâches incombant à
l’UDAF
La délégation de signatures
• Une association délégant pouvoirs à une entreprise
• Un Président délégant pouvoirs et signatures à un Directeur
• Un Directeur subdélégant signatures à des salariés
• Des subdélégations au sein du cadre salarial
Qu’est-ce qu’une délégation ?
• Schématiquement, il s’agit pour une personne de donner le pouvoir de signer au nom et pour le compte d’elle même, d’agir à sa place
• Le délégant, jusqu’à concurrence de la faute personnelle du délégataire demeure responsable des engagements de ce dernier
• Le mandat est un exemple classique de délégation
Quels sont les acteurs ?
• D’abord le Président de l’UDAF de la Loire • Par le biais d’un « Document unique de délégation »,
celui-ci donne toutes latitudes au Directeur afin : – D’élaborer et mettre en œuvre le projet associatif – D’assumer une fonction d’employeur, ainsi que de
gestion administrative et financière, de coordination et animation technique
– D’établir le lien entre administrateurs et salariés – De piloter la démarche qualité évaluation
Les acteurs et le cadre
• La conformité des Statuts et Règlement Intérieur au « Document unique de délégation »
• Un cadre légal souple laissant libre l’unité associative
• Un vote soumis en Conseil d’Administration • Une grande autonomie en pratique du
Directeur
Les acteurs et le cadre
• Le Directeur représente l’UDAF « entreprise » • A cet effet il a besoin, compte tenu de la taille
de « l'entreprise », de subdéléguer ses pouvoirs de signature
• L’ensemble du personnel de l’UDAF est concerné
• Ici encore conformité de l’ensemble des textes « fondateurs » de l’UDAF (association et entreprise)
Un chantier unique
• D’autres UDAF ou institutions de même type (ADAPEI par exemple) s’y sont attelées
• Un chantier de longue date, complexe car unique dans chaque structure
• La nécessité de donner un cadre afin d’uniformiser les pratiques au sein des antennes
• Une question de responsabilité
Délégation et responsabilité
• Le délégant demeure responsable de tous les actes et engagements pris en son nom
• Il est déchargé de la responsabilité de la personne morale qu’il représente lorsque le délégataire commet une faute personnelle
• La faute personnelle est quasiment tout le temps de nature pénale : détournement de fonds, usurpation d’identité, violence…
Un tableau de délégation
• Pour rendre plus lisible la pratique des signatures • Afin de préciser le contour des fonctions et
missions de chacun • Chaque salarié s’engage et engage l’UDAF • Les cadres dans leur expertise et leur mission de
gestion et de contrôle d’un service • Les référents de dossiers « mandataires » dans le
cadre de l’exercice des mesures de protection • Les secrétaires dans la rédaction et la signature
de documents de communication vers l’extérieur
Organisation pratique du tableau
• Le tableau concerne les documents sortants • Il est organisé selon une nomenclature
répertoriant la vie d’une personne * • Vulnérable ou non, la vie est la même • Il obéit à un lexique simple : signature, co-
signature, décision, contrôle, avis, requête au juge
• Un souci de simplifier et vulgariser les arcanes d’un langage juridique
Organisation pratique du tableau
• Partir de l’usager, vulnérable a priori, mais toujours une personne
• Respect de la dignité et de l’intégrité de la personne, y compris lorsqu’il s’agit de gérer et administrer ses biens : faire apparaître ses signatures
• Expression d’une déontologie sous-jacente • Un tableau général, évolutif et applicable
impersonnellement
Exemples pratiques • Selon la pyramide hiérarchique • Le Directeur reste garant de tous les engagements, et donc
de toutes les signatures • Le cadre responsable de la comptabilité rédige et signe les
« Comptes de gestion annuels » • Le cadre attaché juridique signe les « Actes notariés d’achat
et de vente immobiliers ou de fonds de commerce » • Un Responsable d’Antenne signe seul les « Opérations sur
épargne/placements financiers » • Un référent de dossier signe seul un « Ordre de paiement
d’un montant inférieur à 750€ » • Une secrétaire signe des « Demandes d'attestations (CAF,
impôts, assurances…) »
Le cas des co-signatures
• Une co-signature a pour but de renforcer l’esprit collégial sur un acte dénué de toute implication « personnelle » dans l’exécution de la mission
• Par exemple, un « rapport » est jugé comme faisant appel à un esprit de synthèse personnel, un ressenti objectif, et ne saurait être co-signé bien que soumis à contrôle
Contrôle, avis et décision
• Le contrôle permet de porter un regard objectif sur un travail, et d’y donner des observations techniques sans dénaturer le travail « personnel »
• L’avis donne une direction de pensée, un point de départ avant une décision
• Les décisions engagent avant signature • Elles peuvent être prises en Commission gérance • C’est à la Présidence qu’incombe la notification
des décisions
Responsabilité et déontologie
• Une déontologie non définie mais existante • Qu’est-ce qu’une déontologie? • Un projet de création • Création d’un Ordre des professions de mandataire • Référent de dossiers et mandataire • Uniformisation des professions • En pratique : des obligations non opposables
légalement mais nécessaires au regard d’un devoir de présence, d’une obligation d’assistance sous couvert d’une obligation de conseil et d’information
Une mission à pérenniser
• Un tableau évolutif • Des mises à jour nécessaires en interne • Un travail de précision des obligations
déontologiques • Des sujets plus brûlants à travailler en comité
d’éthique (engagements pour l’usager défaillant, remise des excédents de gestion, accompagnement dans la fin de vie…)
Délégations de pouvoirs et fiches de fonction
• Le fonctionnement de l’association est celui d’une association classique
• Un Bureau • Un Conseil d’Administration • Un besoin de définir les fonctions des acteurs
de l’association • Des fiches de fonction dans le cadre d’un
groupe de travail
Délégation de pouvoirs et fiches de mission
• Dans le cadre des fiches de fonction • Dans le cadre de l’exercice des représentations
familiales • Un engagement de la politique de l’association • Une démarche éthique et morale consensuelle • La nécessité du dialogue inter-associatif : au sein de
l’UDAF; avec les autres associations non membres • L’entretien de bonnes relations avec les partenaires • La communication en interne et avec l’extérieur des
engagements, travaux et formations de l’UDAF
Le mot du
Président
Présentation des nouveaux salariés
et lauréats
Clôture de la journée
Merci de votre attention !