Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution

des organisations :le cas des universités

Par Michelle GILLET et Patrick GILLET

1Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

Pour les universités, une caractéristique essentielle de la période actuelle (depuis 10 ans) est la succession rapide de réformes, entraînant l’accroissement de la complexité.

Nous nous positionnons dans le cadre de la vision systémique du système d’information.

Ce qui nous amène au questionnement suivant

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Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des

modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient

de réussir le changement organisationnel ?

Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir

sur la capacité d’évolution de l’organisation ?

En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la

nécessité d’un changement organisationnel des universités?

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Introduction

Méthodologie adoptée pour la recherche :

dans le cadre de missions d’audit, d’assistance à MOA ou, essentiellement, d’intégration de nos outils informatiques dans les universités, approche ethnographique

Exemples anonymes pour garantir la confidentialité

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Introduction

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Modules pilotes (SD)Modules pilotes (SD)

Système d’Information automatisable (SI)Système d’Information automatisable (SI)

Modules opérationnels (SO)Modules opérationnels (SO)

Flux entrants de l’environnement

Flux sortants vers l’environnement

Collecte des données par les SO

Informations expression des

décisions des SD pour actions

Informations non intégrables

au SI automatisable

Outils de contrôle / Tableau de bord : calcul et analyse des écarts, variables d’état

et alertes

Objectifs : inclus dans le budget

Système d’Information d’Aide à la Décision (SIAD)

adapté au niveau hiérarchique : respect de l’angle du vue du sujet et zoom sur les informations

Informations issues de la prise de décision

stratégique et tactique

Applications opérationnelles : gestion des flux

d’activités quotidiens

IntroductionUne différence essentielle IS vs IT

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I - En quoi les changements dans l’environnement

entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

1 - Le contexte des universités, une succession de réformes, qui s’empilent

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2 - Les apports de la littérature 1er aspect : les effets du type organisationnelI - En quoi les changements

dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

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I - En quoi les changements dans l’environnement

entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

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I - En quoi les changements dans l’environnement

entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

FCP (facteurs critiques perçus) de FX de Vaujany risque d’entraîner un archétype NPN

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I - En quoi les changements dans l’environnement

entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

Pour éviter les FCP, il faut gérer la dynamique du centre de gravité : glissement de l’axe ontologique vers l’axe téléologique

Être

AgirEvoluer

(1) Savoir se positionner (introspection organisationnelle)

(2) Savoir déterminer le bon positionnement pour atteindre les objectifs

(3) Savoir gérer le mouvement

Conduite du changement lors de la mise en place des nouveaux outils

informatiques

Bureaucratie professionnelle

Adhocratie

Théorie des archétypes de FX de Vaujany : obtenir une trajectoire appropriative de type NRNMéthode d’appropriation des systèmes socio –techniques : (De Vaujany, Grimand) passer en mode « conception à l’usage »

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I - En quoi les changements dans l’environnement

entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

3 - Les apports de la littérature :2ème aspect : l’évolution de l’Etat

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I - En quoi les changements dans l’environnement

entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel

des universités?

4- Les deux points de vue sont contradictoires

* Ph. Bezes

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1- Pour définir les besoins IS, nous proposons la métaphore du système nerveux

Organisation

Environnement

Communication interneCommunication avec l’environnement

Le Système d’information, « système

nerveux », assurant la communication et le

couplage pour coordonner SO et SD

Communication Avecl’environnement Par les organes des sens (SO) Processus de transformationCollecte des données

Processus vitauxAutorégulés. DécentralisationEt gestion parException(ligne hiérarchique+ technostructure)Niveaux inférieurs(SD)

Décision élaborée« Matière grise »(SD)

Décision réflexeProcédures mises en œuvre par (SO)

II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité

d’évolution de l’organisation ?

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II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité

d’évolution de l’organisation ?

2- Comment devraient être structurés les outils informatiques pour correspondre à cette optique ?

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3 – Les 4 niveaux du IS que les IT devraient intégrer

II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité

d’évolution de l’organisation ?

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II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité

d’évolution de l’organisation ?

4- Quand pouvons nous considérer que IS et IT constituent des facteurs clés de succès de l’évolution ?

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1 – Mission Recherche

III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion

de ses informations, qui lui permettraient de réussir le

changement organisationnel ?

Services Recherche et valorisationLaboratoires et services centraux

Gestion Ecoles doctorales, études doctorales, contrats de recherche

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2 – Mission Enseignement

III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion

de ses informations, qui lui permettraient de réussir le

changement organisationnel ?

Responsable de filières, scolarité, direction de composante, services centraux

Emploi du temps, stages, soutenances, syllabus, mobilité internationale…

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3 – Mission Pilotage

III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion

de ses informations, qui lui permettraient de réussir le

changement organisationnel ?

Poems,Winpaie, Referens, Lagaff, budget & liasse fiscale avec Excel

Service financier et composantes, ordonnateur et agent comptable

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Conclusion

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Merci de votre attention