international foundation for electoral systems (ifes)

APPEL D'OFFRES

INTERNATIONAL FOUNDATION FOR ELECTORAL SYSTEMS

(IFES)

Appel d'offres pour la fourniture de :

produits électoraux pour la République Démocratique du Congo

RFQ/12/030

8 fevrier 2012

CET APPEL D'OFFRES EST CONFIDENTIEL ET DEMEURE LA PROPRIÉTÉ EXCLUSIVE DE l'International Foundation for Electoral Systems « IFES » (Fondation Internationale pour les systèmes électoraux). IL NE PEUT, PAR QUELQUE MOYEN QUE CE SOIT, ÊTRE COPIÉ, TRANSMIS OU DIVULGUÉ SANS L'AUTORISATION ÉCRITE EXPRESSE D'IFES. EN ACCEPTANT LA PRÉSENTE COPIE, LE DESTINATAIRE ACCEPTE (I) D'ÊTRE LIÉ PAR LES TERMES ET CONDITIONS DU PRÉSENT DOCUMENT (Y COMPRIS, MAIS SANS S'Y LIMITER, AUX DISPOSITIONS RELATIVES À LA CONFIDENTIALITÉ), (II) D'UTILISER L'APPEL D'OFFRES (ET TOUS DOCUMENTS CONNEXES) UNIQUEMENT AUX FINS D'ÉVALUATION ET DE RÉPONSE À CET APPEL D'OFFRES ET (III) DE DÉTRUIRE OU DE RETOURNER L'APPEL D'OFFRES (ET TOUS DOCUMENTS CONNEXES) À IFES, À SA DEMANDE, OU SUIVANT LA DÉCISION DU DESTINATAIRE DE NE PAS RÉPONDRE À CET APPEL D'OFFRES.

RFQ/12/030 Produits électoraux

IFES RDC

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Table des matières

1 ÉNONCÉ DES TRAVAUX .....................................................................................................................3

1.1 OBJECTIF ........................................................................................................................................3 1.2 COUVERTURE ET PARTICIPATION ....................................................................................................3

2 INFORMATIONS GÉNÉRALES ..........................................................................................................3

2.1 L'ORGANISATION ............................................................................................................................3 2.2 CALENDRIER DES ÉVÉNEMENTS ......................................................................................................4

3 INSTRUCTIONS RELATIVES À LA PRÉPARATION DE L'OFFRE ............................................4

3.1 COMPRÉHENSION DE L'APPEL D'OFFRES PAR LE FOURNISSEUR ........................................................4 3.2 DÉCLARATION DE BONNE FOI ..........................................................................................................4 3.3 COMMUNICATION ...........................................................................................................................4 3.4 SOUMISSION D'UNE OFFRE ...............................................................................................................5 3.5 SÉLECTION ET NOTIFICATION ..........................................................................................................6

4 DISPOSITIONS, ÉTENDUE DES TRAVAUX ET EXIGENCES ......................................................6

4.1 EXIGENCES .....................................................................................................................................6 4.2 DISPOSITIONS, PRIX ESTIMÉ ET DÉLAI DE LIVRAISON ......................................................................7

5 COMPÉTENCES ET RÉFÉRENCES DU FOURNISSEUR ...............................................................9

6 TERMES ET CONDITIONS SUPPLÉMENTAIRES ........................................................................ 11

6.1 ACCORD DE CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................................ 11 6.2 COÛTS ................................................................................................................................................ 11 6.3 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE .............................................................................................................. 11 6.4 SOUMISSIONS DES RÉPONDANTS ......................................................................................................... 11 6.5 LOI APPLICABLE .................................................................................................................................. 11 6.6 ADJUDICATION PARTIELLE .................................................................................................................. 11 6.7 EXCLUSION DE RESPONSABILITÉ ......................................................................................................... 12 6.8 ENSEMBLE DE L'APPEL D'OFFRES ......................................................................................................... 12

7 ATTESTATION DU FOURNISSEUR ................................................................................................. 13

ANNEXE “A” AVIS D'INTENTION ........................................................................................................ 14


IFES RDC

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1 Énoncé des travaux

1.1 Objectif

L’objectif de cet appel d’offres est d’inviter les fournisseurs potentiels à soumettre des offres compétitives pour la fourniture de produits électoraux au programme d’IFES en République Démocratique du Congo (RDC). L’appel d’offres présente aux fournisseurs les critères opérationnels et de performance requis.

1.2 Couverture et participation

La couverture prévue par cet appel d’offres, et tout accord en découlant, est destinée à servir à l’achat par IFES des produits choisis pour ses activités en RDC. IFES se réserve le droit de ne conclure aucun contrat, d’ajouter et/ou de supprimer des éléments ou de modifier tout élément avant l’attribution du marché et ce, sans notification préalable et sans que cela n’entraîne aucune responsabilité ou obligation de quelque nature ou montant que ce soit.

IFES se réserve le droit de rejeter toute offre ou l’ensemble des offres, d’attribuer des adjudications partielles et de conclure un contrat avec un soumissionnaire autre que le plus bas. IFES se réserve également le droit d’accepter l’offre la plus basse sans négociations supplémentaires, sous forme écrite ou orale, avec les autres soumissionnaires.

IFES peut sélectionner plusieurs entreprises parmi celles ayant répondu à cet appel d’offres ou IFES peut juger qu’aucune des soumissions ne satisfait aux besoins acceptables de l’appel d’offres. IFES peut choisir de négocier les termes, conditions et produits à livrer du Contrat conclu avec l’entreprise qui, selon IFES, répond le plus efficacement aux exigences d’IFES.

Cet appel d’offres ne constitue, en aucun cas, un engagement ou une obligation de la part d’IFES d’accepter tout ou partie d’une quelconque offre, reçue en réponse à cet appel d’offres, ni une obligation pour IFES de faire l’acquisition de quelque produit que ce soit.

2 Informations générales

2.1 L'organisation

L'International Foundation for Electoral Systems (IFES) est une organisation non gouvernementale indépendante qui offre un soutien professionnel à une démocratie électorale. Par le biais d'activités sur le terrain, de la recherche appliquée et du plaidoyer, nous nous efforçons de promouvoir la participation des citoyens, la transparence et la responsabilité au sein de la vie politique et de la société civile.

Depuis sa création en 1987, IFES a apporté son aide à plus de 100 pays à travers le monde et mène actuellement des programmes dans plus de 25 pays différents en Amérique du Nord et du Sud, en Afrique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient.


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2.2 Calendrier des événements

Le calendrier provisoire suivant sera applicable à cet appel d'offres. Il peut toutefois être modifié en fonction des besoins de l'organisation ou d'événements imprévus. Les changements seront communiqués par email à tous les soumissionnaires ayant transmis une offre.

Émission de l'appel d'offres : 8 fevrier 2012 Réception des questions techniques/ demandes de renseignements: 15 février 2012 à 9h EDT/13h GMT Réponses/Addenda de la part d'IFES : 22 février 2012 Clôture de l'appel d'offres : 7 mars 2012 à 9h EDT/13h GMT

3 Instructions relatives à la préparation de l'offre

3.1 Compréhension de l'appel d'offres par le fournisseur

En répondant à cet appel d'offres, le fournisseur accepte d'assumer l'entière responsabilité de la compréhension de l'appel d'offres, dans son ensemble et de chacun de ses éléments, notamment le fait d'adresser à IFES toute demande de renseignement nécessaire à cette compréhension.

3.2 Déclaration de bonne foi

Toutes les informations communiquées par IFES dans cet appel d'offres sont fournies en toute bonne foi. Les éléments individuels peuvent être modifiés à tout moment. IFES ne garantit pas l'exactitude de l'ensemble des éléments.

3.3 Communication

Aucune communication verbale ne pourra avoir lieu sans la confirmation écrite et officielle du représentant chargé de l'approvisionnement et responsable de la gestion du processus de l'appel d'offres. La communication verbale ne prévaudra, en aucun cas, sur la communication écrite.

3.3.1 Demande de renseignements des fournisseurs. Les présents termes et conditions applicables régissent les échanges et demandes de renseignements entre IFES et les fournisseurs en rapport avec cet appel d'offres. Les demandes de renseignements, de précision et les questions relatives à cet appel d'offres doivent être envoyées directement par écrit à :


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IFES/Kinshasa RDC Dana L. Olds, directrice adjointe Téléphone portable : +243 970 3604 44 Skype : dlolds Email : [email protected] ET IFES/Washington DC Jaime Acosta, responsable de l'approvisionnement Téléphone : +1 202.350-6816

Fax : +1 202.350.6701

Skype : jaime.acosta6 Email : [email protected]

3.3.2 Toute communication officielle doit comporter, mais sans s'y limiter :

des questions concernant cet appel d'offres, qui doivent être transmises par écrit ;

les fournisseurs peuvent suggérer des améliorations à IFES pouvant servir les meilleurs intérêts d'IFES ;

des négociations avant attribution dans le cadre de cet appel d'offres ;

un addenda à cet appel d'offres.

3.3.3 Addenda : IFES essayera, en toute bonne foi, de répondre par écrit aux questions et demandes de précision nécessitant un addenda au plus tard le 15 fevrier 2012. L'ensemble des questions, réponses et addenda seront partagés, en ligne, avec tous les destinataires sur le site internet Buyer's Guide (Guide de l'acheteur) d'IFES : http://www.ifesbuyersguide.com/procurement.php

3.4 Soumission d'une offre

Les fournisseurs doivent envoyer une copie électronique des offres par email au plus tard le 7 mars 2012 à 9h00 EDT/13h GMT à Dana L. Olds à l'adresse suivante : [email protected] et à Jaime Acosta à l'adresse suivante : [email protected]. Les petites entreprises et entreprises détenues par des groupes minoritaires sont encouragées à envoyer une réponse.

L'évaluation de chacune des réponses à cet appel d'offres sera basée sur les compétences avérées, la conformité, le format et la structure de cette réponse. L'objectif de cet appel d'offres est d'identifier les fournisseurs intéressés, capables et ayant la solidité financière nécessaire pour fournir, à IFES, le produit/service précisé dans les Dispositions/Étendue des travaux.

mailto:[email protected]


http://www.ifesbuyersguide.com/procurement.php




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Critères d'évaluation :

1. Qualité du produit : 25 %

2. Prix : 25 %

3. Expérience du fournisseur : 25 %

4. Délai de livraison : 25 %

Notation des critères d'évaluation :

Surpassent les attentes 2 points

Répondent aux attentes 1 point

Ne répondent pas aux attentes 0 point

3.5 Sélection et notification

Les fournisseurs qui, selon IFES, sont en mesure de répondre de façon compétitive à ce contrat seront sélectionnés pour la phase de négociation de ce processus. Une notification écrite sera envoyée par email à ces fournisseurs. Les fournisseurs qui n'auront pas été sélectionnés pour la phase de négociation ne recevront aucune notification.

4 Dispositions, étendue des travaux et exigences

4.1 Exigences

4.1.1 Sélections

Les fournisseurs peuvent choisir un seul ou l'ensemble des articles listés dans la section 4.2. Le(s) fournisseur(s) sélectionné(s) se verra attribuer un accord global d'un an en tant que fournisseur préférentiel et doit être en mesure de maintenir le prix unitaire et le délai de livraison indiqués dans l'offre.

4.1.2 Prix et délai de livraison

Pour chaque article (et catégorie de quantité), les fournisseurs doivent soumettre un prix unitaire et le délai nécessaire pour livraison à la destination finale.

4.1.3 Code géographique

Le projet d'IFES en RDC est financé par la United States Agency for International Development

(USAID ou Agence des États-Unis pour le développement international) conformément au code géographique 000 de la source, de l'origine et de la nationalité (SON) (avec une dispense de l'USAID pour approvisionnement local) (pour de plus amples informations, veuillez consulter le document 22CFR228.03).

http://edocket.access.gpo.gov/cfr_2007/aprqtr/pdf/22cfr228.03.pdf


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4.1.4 Expédition

Tous les produits doivent être livrés à Kinshasa en RDC. Les frais d'expédition doivent être indiqués séparément. IFES n'est pas tenu d'attribuer l'expédition au fournisseur choisi pour les produits.

4.2 Dispositions, prix estimé et délai de livraison

Item no 1 Description Quantities Options# of Days needed for

Final Delivery Unit Price

500 - 1,000 -$

1,000-2,500 -$

2,500-3,000 -$

3,000-4,000 -$



500 - 1,000 -$

1,000-2,500 -$

2,500-3,000 -$

3,000-4,000 -$

T-Shirt

Couleur : blanche, jaune; Tissue: 200g; Taille: multiples (M, L, XL, XXL);

Impression: quadrichromie, recto-verso, avec logos (IFES USAID, DfID,

CENI…) et texte determines selon les besoins pour chaque commande

T-Shirt

Couleur : blanche, jaune; Tissue: 240g; Taille: multiples (M, L, XL, XXL);

Impression: quadrichromie, recto-verso, avec logos (IFES USAID, DfID,

CENI…) et texte determines selon les besoins pour chaque commande



500 - 1,000 -$

1,000-2,500 -$

2,500-3,000 -$

3,000-4,000 -$

Posters Format: A2; Papier: couche brillant, 135g; Impression: quadrichromie


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500 - 1,000 -$

1,000-2,500 -$

2,500-3,000 -$

3,000-4,000 -$

Flyers Format: A5; Papier: couche brillant, 135g; Impression: quadrichromie



500 - 1,000 -$

1,000-2,500 -$

2,500-3,000 -$

3,000-4,000 -$

Banderoles Taille: 1m x 5m; Tirage manuel: couleur, en grandes letters, avec logos

(IFES, USAID, DfID, CENI…) et texte determines selon les besoins pour

chaque commande



500 - 1,000 -$

1,000-2,500 -$

2,500-3,000 -$

3,000-4,000 -$

Boîtes à Images

Manuel de l 'Animateur: Format: A4; Nombre de pages: 42 pages de

couverture incluses; Papier: 150g; Couverture: couche bril lant; Impression

couverture: quadrichromie; Nombre d'images:16; Papier images: bond,

90g; Impression images: quadrichromie. Images: Format: A3; Nombre

d'images: 17; Papier: carton lamine, blanc, 200g; Impression:

quadrichromie. Guide de Formateur: Format: A5; Nombre de pages: 42,

pages de couverture incluses; Papier: 150g; Couverture: couche bril lant;

Impression: quadrichromie (pas d'images en couleur). Sac a dos: Couleur:

noire, bleue, beige, orange (sans marques ou logos commerciaux); Tissue:

Polyester; Logos imprimes: USAID, IFES, DfID, CENI; Ecrit: VOICE. Calicot:

Couleur: blanche (aucum message); Taille: 3m x 1m. Rouleau de Scotch.

Boite d'epingles: Taille: petit format; Quantite: 50 epingles par boite.


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5 Compétences et références du fournisseur

Pour que leur offre soit prise en compte, les fournisseurs doivent transmettre les informations suivantes :

Votre offre doit comporter un historique de l'entreprise, des informations relatives à la propriété de l'entreprise et des références. Veuillez préparer une réponse aux questions suivantes :

1. Dénomination sociale complète de l'entreprise :

2. Adresse :

3. Numéro de téléphone :

4. Site internet ou adresse email :

5. Nom du principal propriétaire/dirigeant :

6. Titre :


8. Nombre d'années d'activités :

9. Petite entreprise : Oui___ Non___

10. Entreprise détenue par un groupe minoritaire : Oui___ Non___Mode de propriété

11. Nombre d'employés :

12. Qualifications des employés :

13. Nom du responsable de projet et interlocuteur unique pour IFES :

14. Titre :


16. Numéro de fax :

17. Numéro de téléphone portable :

18. Email :

19. Nombre d'années d'activités :

Cinq références d'entreprises auxquelles vous avez fourni un service similaire au cours des deux dernières années :


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(1) Nom de l'entreprise :

Adresse :

Nom de la personne à contacter :

Numéro de téléphone de la personne à contacter :

Brève description des services fournis :


Adresse :





Adresse :





Adresse :





Adresse :



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20. Estimation de la facturation annuelle :

6 Termes et conditions supplémentaires

6.1 Accord de confidentialité

IFES se réserve le droit de demander à tout répondant de signer un accord de confidentialité.

6.2 Coûts

Cet appel d'offres ne constitue en aucun cas une obligation pour IFES de payer des coûts, de quelque nature que ce soit, éventuellement engagés par un répondant ou toute tierce partie dans le cadre de la réponse à l'appel d'offres. L'ensemble des soumissions à l'appel d'offres et tous les documents s'y rapportant deviendront la propriété d'IFES, assujettie aux clauses de confidentialité liées à la réponse à l'appel d'offres et aux documents s'y rapportant.

6.3 Propriété intellectuelle

Le répondant ne doit, à aucun moment, utiliser des éléments soumis au droit de la propriété intellectuelle d'IFES, y compris, mais sans s'y limiter, l'ensemble des logos, des marques déposées ou des noms commerciaux d'IFES, et ce, sans l'autorisation écrite préalable d'IFES, le cas échéant.

6.4 Soumissions des répondants

Toutes les soumissions acceptées à l'appel d'offres deviendront la propriété d'IFES et ne seront pas renvoyées.

6.5 Loi applicable

Cet appel d'offres et les soumissions des répondants sont régis par les lois du District de Columbia (DC).

6.6 Adjudication partielle

IFES se réserve le droit d'accepter toute ou partie de l'offre lors de l'attribution du bon de commande.


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6.7 Exclusion de responsabilité

IFES se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute offre ou de mettre fin, à tout moment, au processus d'approvisionnement avant l'attribution du marché, sans aucune justification ou responsabilité. IFES ne pourra être tenu responsable envers un répondant, une personne ou un organisme d'aucuns frais, coût, dommage ni d'aucune perte ou revendication, de quelque nature que ce soit :

découlant, du fait de ou imputable à, la soumission à cet appel d'offres par le répondant ;

résultant de l'utilisation de toute information ou erreur ou de toute omission contenue dans le présent document relatif à l'appel d'offres ou fournie pendant le processus d'appel d'offres.

6.8 Ensemble de l'appel d'offres

Cet appel d'offres, tout addenda s'y rapportant ou tout calendrier joint, constitue l'ensemble de l'appel d'offres.


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7 Attestation du fournisseur

Cette attestation certifie que le fournisseur a pris connaissance et accepte le contenu de cet appel d'offres et de l'ensemble des calendriers et dispositions s'y rapportant et contenus dans le présent document.

Le fournisseur doit s'assurer que l'attestation ci-après est dûment complétée et correctement exécutée par un représentant autorisé de son entreprise.

Cette offre est soumise en réponse à l'appel d'offres RFQ/12/030 émis par IFES. Le soussigné est un représentant dûment autorisé et déclare par la présente que :

(Nom du fournisseur)

accepte d'être lié par le contenu de cette offre et s'engage à respecter les termes, conditions et dispositions de l'appel d'offres en question et tout addenda ci-joint en cas d'attribution de marché. Certaines exceptions s'appliquent, comme précisé dans l'appel d'offres. L'offre restera valable pendant 90 jours ouvrables à compter du 29 février 2012.

Le soussigné atteste également que son entreprise (cocher une des deux réponses) :

EST N'EST PAS

actuellement radiée, suspendue ou en attente de radiation par un organisme fédéral. Le soussigné accepte d'aviser IFES de tout changement de statut, le cas échéant, avant l'attribution d'un marché dans le cadre de cette mesure d'approvisionnement.

La (les) personne(s) autorisée(s) à négocier pour le compte de cette entreprise aux fins de cet appel d'offres est (sont) :

Nom : Titre :

Signature : Date :

Nom : Titre :

Signature : Date :

Signature du représentant autorisé :

Nom : Titre :

Signature : Date :

_____________________________________________________


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Annexe “A” AVIS D'INTENTION

RFQ/12/030

AVIS D'INTENTION

APPEL D'OFFRES

Émetteur :

[NOM DE L'ÉTABLISSEMENT FOURNISSEUR]

[REPRÉSENTANT AUTORISÉ]

[N° DE TÉLÉPHONE]

[N° DE FAX]

[EMAIL]

Veuillez faire part de votre intention concernant l'appel d'offres RFQ/12/0XX en cochant une des réponses suivantes :

[ ] a l'intention de répondre à l'appel d'offres d'IFES

[ ] n'a pas l'intention de répondre à l'appel d'offres d'IFES

DESTINATAIRE :

International Foundation for Electoral Systems (IFES)

Dana L. Olds, directrice adjointe

Téléphone portable : +243 970 3604 44 Skype : dlods Email : [email protected]

Et

International Foundation for Electoral Systems (IFES)

Jaime Acosta, responsable de l'approvisionnement

Tél. : +1 202.350.6864 Fax : +1 202.350.6701 Skype : jaime.acosta6 Email : [email protected]



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