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Informatique de
gestion
Le logiciel EXCEL
Professeur : Aouatif Majid
Prénom
Nom
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…………………………
Informatique de
Le logiciel EXCEL
Professeur : Aouatif Majid
Prénom : ………………….
Nom : ………………………
Niveau : …………………...
Option : …………………...
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Programme de formation
� Introduction
� Formules de calcul et fonction d’Excel
� Mise en forme d’une feuille de calcul
� Création de graphiques
� Listes et base de données
� Mise en page et impression
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I / Présentation du logiciel :
Excel est un …………créé par la société Microsoft. Il a été conçu sous forme de cellules repérées
grâce à l'adressage que l'on va voir bientôt. Il est très utilisé pour faire des …………, surtout des
………………., et des …………………..
A/ Lancement d’Excel :
Pour lancer Excel, il suffit de suivre les 4 étapes suivantes : 1- Cliquez sur le bouton « ……………» sur le bureau de votre ordinateur.
2- Placez la souris sur « …………………. » pour afficher la liste de tous les logiciels installés sur
votre ordinateur
3- Placez vous ensuite sur « ………………………. » pour faire apparaître le sous menu
contenant les raccourcis permettant de lancer les différentes applications de la suite.
4- Cliquez sur « ………………………………. ».
Le graphique suivant reprend schématiquement la procédure à suivre :
Patientez quelques secondes pendant le chargement d'Excel et vous verrez apparaître une
fenêtre de ce genre :
Manipulation des commandes de base
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B/ Interface d'Excel :
Une fois lancé, Excel crée par défaut un "………………" nommé « ……………….. ».
Par défaut, un classeur contient trois feuilles (Feuille1, Feuille2 et Feuille3) auxquelles vous
pouvez accéder en bas à gauche de la fenêtre.
L'interface d'Excel contient un ensemble d'éléments standard utilisés dans la plupart des logiciels
Microsoft : - la barre d'outils,
- la barre de dessin,
- le menu.
Mais aussi des éléments spécifiques à Excel.
L'ensemble de l'interface d'Excel est détaillé dans l'illustration suivante :
C/
C/TABLEAU :
L'interface d'Excel est basée sur un grand ………………. représentant la zone de saisie. Ce
tableau est constitué d'un ensemble de ………………. et de …………… qui se croisent pour
former des …………………. Ainsi l’élément de base pour le travail sur Excel est le
……………...
Une cellule est identifiée par sa ………….. est sa ………... d'appartenance. Ainsi la cellule
« D17 » se trouve à l'intersection de la colonne « …..» et de la ligne « …… ».
Pour insérer des données (Texte, nombre, date.) dans une cellule, il suffit de cliquer dessus
avec la souris et de saisir les données grâce au clavier. Alors que vous saisissez ces
éléments, les modifications apparaissent simultanément dans la cellule et dans la zone de
formule.
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I/ les formules de calcul :
Excel se distingue surtout par ses fonctionnalités de traitement des données, c'est d'ailleurs pour
cela qu'on dit que c'est un …………….
La première fonctionnalité offerte est la possibilité de créer des …………………………. En effet,
Excel est basée sur une logique qui dit que seules les données de base doivent être fournies par
l'utilisateur, tous les calculs devant être pris en charge par ………….
Dans notre tableau d'exemple, si vous vous placez
sur la cellule C2, vous verrez s'afficher dans la barre
de formule « 2900 » c'est-à-dire le contenu de la
cellule ni plus ni moins car celle-ci est une donnée de
base. Par contre, si nous nous plaçons sur la cellule
D2 nous voyons ce qui suit :
« =B2-C2 » est une formule. Une ………….. est reconnue sur Excel par un signe « = » en
début de la zone de formule. La formule « =B2-C2 » qui se trouve dans la cellule D2 est
donc une information calculée par le logiciel et non pas introduite par l'utilisateur.
Il est bien évidemment possible d'utiliser d'autres opérateurs arithmétiques notamment :
« + » : ……………. ; « - » : ………………… ; « * » : …………………. ; « / » : ……………….
II/ Formule avec références absolues et relatives :
A/ Définition :
Une référence de cellule identifie une cellule ou une plage de cellules dans un …………….
La référence indique à Excel où trouver les valeurs ou les données à utiliser dans une
formule.
Les références vous permettent d'utiliser dans une formule des données situées en
différents endroits d'une feuille de calcul ou d'utiliser la valeur d'une cellule dans plusieurs
formules.
B/ Types de références :
Automatiquement, Excel met les références des cellules dans les formules à jour. Cette
méthode de travail est appelé "référence …………….". Malheureusement, cette méthode
de travail pose quelques fois différents problèmes. Nous utilisons donc une référence
……………….
Pour signaler au tableur Excel que nous souhaitons des valeurs absolues au lieu de
référence relatives, nous allons utiliser le caractère $ devant la référence de la cellule dans
la fonction.
Les formules de calcul et fonction d’Excel
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III/ Les fonctions financières :
A/ Valeur capitalisée : VC
La fonction VC calcule la valeur capitalisée, c'est-à-dire un montant payé ou reçu à un nombre
exact de périodes à partir d'un moment donnée.
La syntaxe de la fonction VC est la suivante: =VC(taux; npm ;vpm ;va;type )
taux = taux d'intérêt (annuel)
npm = Nombre total des versements
vpm = Montant du remboursement de chaque période (ex. mensualités)
va = Valeur actuelle (montant du placement ou montant d'un prêt)
type = Valeur facultative qui représente l'échéancier paiement au début de la période =
1 ou à la fin de la période = 0, peut être omis
Exemple: Quel sera le montant d'un placement de 10'000 dh sur 4 ans à un taux fixe
de 2.5% par an?
Dans ce cas le VPM est = 0 car pas de paiement périodique et la VA (valeur actuelle =
capital placé au départ) est négative car il s'agit d'un placement.
B/ Taux : TAUX
La fonction TAUX calcule le taux d'intérêt annuel par rapport à un placement ou un prêt. Il
est calculé pour l'année afin de calculer un taux d'intérêt trimestriel vous devez diviser le
taux par 4 (ex: 5%/4).
La syntaxe de la fonction TAUX est la suivante:
=TAUX(npm ;vpm ;va;vc ;type ;estimation )
npm = Nombre total des versements
vpm = Montant du remboursement de chaque période (ex. mensualités)
va = Valeur actuelle (montant du placement ou montant d'un prêt)
vc = Valeur capitalisée, c'est à dire la valeur future (si omise la valeur est = 0)
type = Valeur facultative qui représente l'échéancier paiement au début de la
période = 1 ou à la fin de la période = 0, peut être omis
estimation = Valeur estimé du taux (facultative, si omise =0, ex 0,1 = 10%)
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Exemple:
Quel est le taux d'intérêt annuel si pour un montant placé de 1000 pendant 8 ans on reçoit 2000?
C/ Nombre de paiements : NPM
La fonction NPM calcule le nombre de paiements d'un investissement ou prêt à versements
réguliers et taux d'intérêts constants.
La syntaxe de la fonction NPM est la suivante:=NPM( taux ;vpm ;va;vc ;type ;estimation )
taux = taux d'intérêt (annuel)
vpm = Montant du remboursement de chaque période (ex. mensualités)
va = Valeur actuelle (montant du placement ou montant d'un prêt)
vc = Valeur capitalisée, c'est à dire la valeur future (si omise la valeur est = 0)
type = Valeur facultative qui représente l'échéancier paiement au début de la
période = 1 ou à la fin de la période = 0, peut être omis
Exemple:
Il faut combien d'années pour en obtenir 100'000 dhs à partir d'un capital de 10'000 dhs
placé à 8.5% ?
Dans notre exemple l'argument
vpm = 0 (pas de paiements
réguliers), et le va est négative
car il s'agit d'un placement.
D/ Valeur actuelle : VA
La fonction VA calcule la valeur actuelle, c'est-à-dire un montant payé ou reçu désigné
comme montant principal .La syntaxe de la fonction VA est la suivante:
=VA(taux; npm ;vpm ;vc ;type )
taux = taux d'intérêt (annuel)
npm = Nombre total des versements
vpm = Montant du remboursement de chaque période (ex. mensualités)
vc = Valeur capitalisé ou valeur future (facultative) le montant qu'on aimerait atteindre
à la fin de la période
type = Valeur facultative qui représente l'échéancier paiement au début de la période =
1 ou à la fin de la période = 0, peut être omis
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Exemple:
Un placement a atteint le montant de 15'000 dhs sur une période de 2 ans à un taux de 5%. Quel était le montant initial du placement ?
E/Montant périodique : VPM
La fonction VPM calcule le montant pour chaque échéance de paiement (ex mensualités).
La syntaxe de la fonction VPM est la suivante: =VPM (taux ;npm ;va;vc ;type )
taux = taux d'intérêt (annuel) npm = Montant du remboursement de chaque période (ex. mensualités) va = Valeur actuelle (montant du placement ou montant d'un prêt) vc = Valeur capitalisée facultative, c'est à dire la valeur future (si omise la valeur
est = 0) type = Valeur facultative qui représente l'échéancier paiement au début de la
période = 1 ou à la fin de la période = 0, peut être omis
Exemple:
Quel est le montant des mensualités pour un prêt de 10'000 dhs remboursable en 12 mois avec un taux d'intérêts annuel de 6.75% ? Vu qu'il s'agit de remboursement mensuel le taux à été divisé par 12.
IV/ Les fonctions Statistiques :
A/La somme automatique :
La fonction la plus courante est sans doute la somme automatique, d'ailleurs elle a droit à
son propre bouton dans la barre d'outils standard . Son utilisation est très simple et comme le nom l'indique automatique. Pour calculer la somme d'une série de chiffre il suffit de procéder de la manière suivante.
1. ………………. la cellule dans laquelle doit s'afficher le résultat (…………..).
2. Cliquez sur le bouton "………………………" de la barre ……….. standard.
3. Vérifiez la sélection proposée par Excel et validez. Le résultat s'affichera à la place de la formule =SOMME (C5:C8). NB. Les deux points (:) dans la formule signifient que la sélection va de la cellule …… jusqu'à ……. Pour additionner des cellules non adjacentes vous pouvez utiliser comme séparateur le point virgule (;) ex: =somme(C4;D5;F6) ceci additionne seulement le contenu des cellules ………………...
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B/La MOYENNE :
Pour le calcul de la moyenne vous pouvez procéder de la même manière comme pour la somme automatique, seulement vous n'avez pas à disposition un bouton dans la barre d'outils Standard. Vous devrez donc faire appel à l'assistant fonction. (Une autre possibilité est celle d'utiliser la fonction somme et de modifier manuellement la commande SOMME par MOYENNE). Procédure avec l'assistant fonction (Coller une fonction)
1. …………… sur le bouton.
2. Sélectionnez la fonction
………………. dans la catégorie
Statistiques et cliquez sur ……..
3. Dans la boîte de dialogue
suivante vous insérez les
……………… des chiffres
desquels vous voulez calculer la
moyenne (Nombre1; Nombre2) ou
(Nombre1:Nombre5)
4. Pour sélectionner les chiffres
directement sur la feuille réduisez
la boîte de dialogue en cliquant
sur le bouton suivant :
Ceci vous permet de sélectionner les
chiffres directement depuis la feuille:
5. Dés que vous avez sélectionné tous les chiffres il suffit de valider avec la Touche ENTER ou avec le bouton de validation . NB: Les fonctions sont composées par le Nom de la fonction et une série d'arguments entre parenthèses, qui varie selon les fonctions:
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C/ L’écart type :
Définition: "L'écart type est la racine carrée de
la …………..".
Nous essayerons de comprendre l'utilisation
de la fonction "Ecartype" à l'aide d'un simple
exemple. Prenons le cas de deux classes
d'élèves (10 élèves dans chaque classe)
Les moyennes des notes pour chaque élève
sont les suivantes:
Dans ce cas les moyennes générales des
deux classes sont identiques (= 6). Donc si on comparerait seulement les deux moyennes
générales on pourrait déduire que les deux classes sont similaires, ce qui n'est pas du tout
le cas en observant les moyennes individuelles.
La fonction écartype nous donne une
information supplémentaire qui nous
permet de vérifier si une moyenne
reflète plus ou moins exactement la
réalité. Nous allons appliquer la
fonction ECARTYPEP car elle
s'applique à l'ensemble de la
population mais dans notre cas a
précision scientifique n'est pas
nécessaire et nous pourrions aussi
utiliser la fonction ECARTYPE.
Le résultat montre que pour la Classe 1
l'écart type est de 0 pendant que pour la
classe 2 il est de 4
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V/ Les fonctions logiques :
Les fonctions logiques permettent d'introduire des tests dans les tableaux, afin de vérifier si une
condition définie par l'utilisateur a été remplie. Par exemple vérifier si un certain seuil a été
dépassé, ou faire effectuer un calcul en fonction d'une donnée prédéfinie.
Les opérateurs des fonctions logiques disponibles sont les suivants:
• SI (tests …………..) et Tests ………………
• ET et OU Tests …………………
A/ La fonction SI :
1) Test simple :
Nous demandons à Excel d'effectuer un ………………. c. à d. nous lui demandons de tester si une
condition déterminée est remplie ou non lorsqu'on effectue une mise à jour de la saisie
d'une valeur. (En termes informatiques la réponse pourra être soit ……… soit ……).
Pour effectuer ce test nous allons utiliser la fonction ……..
La syntaxe de la fonction SI est composée de trois arguments:
=SI(test_logique;valeur_si_vr ai;valeur_si_faux)
• L'argument………………..: est la condition qui doit être remplie, c.à d. toute valeur
dont le résultat peut être vrai ou faux. (p. ex. un seuil dépassé; valeur>100)
• L'argument ……………….. est la valeur ou l'action qui doit être affichée ou exécutée
si la condition du test logique est remplie.
• L'argument ………………. est la valeur ou l'action qui doit être affichée ou exécutée
si la condition du test logique n'est pas remplie.
Exemple pratique:
Vous gérez votre stock de marchandises et vous aimeriez qu'Excel vous avertisse dès
qu'un seuil déterminé soit franchi. P. exemple dès que vous avez moins de 200 unités de
chaque produit. Si la quantité en stock se situe en dessous de 200 unités il faudra qu'Excel
affiche le message d'avertissement suivant: "……………………….".
La formule à insérer dans la colonne Message d'avertissement est la suivante:
A B C D E
1 Produit Quantité
reçue
Quantité
vendue
Quantité
en stock Message d'avertissement
2 Cahiers 1200 500 700 =SI(D2<200;"Stock trop faible";"")
3 Crayons 500 200 300
4 Bloc Notes
400 300 100
5 etc.
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Explication:
=SI(Quantité_en_stock<200 ;"Stock trop faible" ;" " )
� Quantité_en_stock<200 = ………………… (……………………………………………………)
� "Stock trop faible" = Message d'avertissement qui s'affiche si la cond ition est
…………………(…….)
� " " = espace vide si la condition n'est pas ………… (………. )
2) Les tests imbriqués:
Pour tester plusieurs conditions il est possible d'imbriquer plusieurs tests dans une séquence
logique: Par exemple, appliquer deux taux de rabais en fonction de deux montants d'achat
différents: (p. ex. à partir de 300.-- d'achat vous appliquez un rabais de 5% et à partir de 500.-- un
rabais de 8%).
La fonction contenant les deux tests logiques imbriqués aura la syntaxe suivante:
=SI(Test_logique1;Valeur_si_vrai1;SI(Test_logique2; Valeur_si_vrai2;Valeur_si_faux))
A B C D E
1Produit
Prix
de
vente
Quantité
vendue
Prix
total Rabais?
2Cahiers 2.00 500 1000.00…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
3Crayons 1.00 400 400.00
4Bloc
Notes 2.00 100 200.00
5etc.
NB: Il faudra prêter une attention particulière à l'ordre ……………………. dans lequel vous
imbriquez les tests, pour éviter qu'une condition ne soit pas déjà reprise au préalable par un
autre test. Dans notre cas le fait de tester d'abord les montants >300 pour accorder le
rabais de 5%, rendrais un deuxième test sur des montants dépassant 500.-- inutile car ces
valeurs auraient déjà été reprises par le premier test (500 étant plus grand que 300....!)
B/Les Tests élaborés avec les opérateurs ET et OU :
Les opérateurs logiques …… et …… permettent de créer des tests plus nuancés ou
restrictifs. Il s'agit ici de tests logiques qui permettent de tenir compte de plusieurs
conditions, qui peuvent intervenir.
L'opérateur …… permet de nuancer le test en tenant compte de conditions qui peuvent
intervenir sans s'exclure mutuellement.
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L'opérateur ……. permet de restreindre le test logique à des conditions qui doivent être remplie
impérativement
Les deux tables de vérité suivantes donnent une synthèse sur les différentes possibilités de ces
opérateurs:
Les syntaxes des opérateurs logique ET et OU:
ET =SI(ET(1ère condition;2ème condition);Valeur si vra i;Valeur si faux)
OU =SI(OU(1ère condition;2ème condition);Valeur si vra i;Valeur si faux)
Application :
Prenons maintenant un petit exemple pratique.
Supposons que vous disposez de la base de données
suivante sur Excel :
Pour motiver vos vendeurs, vous avez décidé de doubler la commission que touche chaque
vendeur pour toutes les ventes qui dépassent les 500 pièces. La vente est payée 7 dhs
(une fois doublée elle sera donc payée 14dhs).
La solution consiste en l'utilisation d'une structure conditionnelle qui permet de traiter
différemment les vendeurs ayant réalisé moins de 500 et ceux ayant dépassé ce chiffre.
Voici ce que vous devez saisir dans la première cellule de la colonne "commission":
…………………………………………………………………………………………………………
Cette formule indique à Excel que :
- dans le cas ou le vendeur a vendu 500 pièces ou moins, il doit calculer la commission en
multipliant le nombre de pièces vendues par …….
- dans le cas contraire, c'est à dire s'il vent plus de 500 pièces, Excel doit trouver la
commission en comptant 7 dhs pour les 500 premières pièces (3500 dhs) et y ajouter ……
dhs par pièce dépassant les 500 ce qui est obtenu en enlevant 500 du total des ventes du
vendeur.
Employé Ventes Commission
Samir 700
Ali 372
Omar 440
Rachid 801
Hamid 975
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Une fois entrées, les données apparaissent à l'écran
sous un formatage (présentation visuelle) standard
peu esthétique. Pour en adapter la présentation à vos
goûts et améliorer la lisibilité des chiffres,
commencez, par exemple, par sélectionner, au
moyen de la souris, les trois premières cellules des
colonnes B, C et D appelées « en-tête ». Cliquez sur
la sélection avec le bouton ……… de la souris et
choisissez dans le menu contextuel qui apparaît à
l'écran « ………………………. »
Une fenêtre apparaît alors à l'écran et vous offre une multitude d'options pour mettre en
forme les cellules sélectionnées. Elle comporte 6 onglets. Les 5 premiers seront détaillés
un à un dans ce qui suit.
I/ Onglet Nombre :
Ces options permettent de définir le
type de données que contient une
……………. Il arrive que l'on veuille
changer un type « Nombre » en type
« Monétaire » ou en « Pourcentage ».
Excel offre un large choix s'agissant
des types de données traités qui
couvre tous les cas de figure auxquels
vous pourriez être confrontés.
Mise en forme d’une feuille de
calcul
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II/ Onglet Alignement :
Cet onglet vous permet d'agir sur
la disposition dans ……………
des données stockées dans une
cellule. Les options les plus
importantes sont celles qui
permettent de modifier
l'alignement horizontal de votre
texte (aligner à droite, à gauche,
centrer le texte.), celles qui
permettent de modifier
l'alignement Vertical du texte pour
le mettre en haut de la cellule par
exemple.
D'autres options plus avancées sont disponibles, libre à vous de les explorer une à une.
III/ Onglet Police :
Dans cet onglet vous pourrez
définir la ………… de caractère
à utiliser pour les cellules
sélectionnées, son ………. ainsi
que sa ………….
D'autres options comme la
……………. et le ……………….
sont disponibles. Un aperçu
vous permet de rapidement voir
l'effet des modifications que
vous venez d'effectuer.
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IV/ L'onglet bordure :
L'onglet bordure permet de définir les
…………….. du tableau. Par défaut, les
tableaux dans Excel n'ont pas de bordure. En
cliquant sur les boutons « …………. » et
« ………… » dans l'onglet bordure, vous
verrez s'ajouter des lignes noires à l'aperçu
qui se trouve juste un peu plus bas. Vous
pouvez modifier le style des lignes grâce aux
options de style (à droite de la fenêtre) et
vérifier le résultat en appuyant à nouveau sur
les deux boutons « contour » et « intérieur »:
Validez votre travail en appuyant sur ……
V/ Onglet Motifs :
Excel offre aussi la possibilité de
définir des motifs de remplissage des
…………... Dans cet onglet vous
pourrez ainsi choisir une …………. de
remplissage pour certaines cellules,
ou une …………. comme le montre
l'image suivante :
RemarqueRemarqueRemarqueRemarque : mise en forme automatique
Comme vous avez pu le constater, la procédure précédente peut s'avérer lourde dans
certaines situations. Pour palier ce point, Excel a prévu une fonctionnalité appelée « Mise
en forme automatique » qui permet de faire le travail rapidement et en une seule étape.
Après avoir sélectionné l'ensemble du tableau, allez dans le menu « format » et choisissez
« Mise en forme automatique ». Dans la fenêtre qui s'affiche à l'écran, il suffit de choisir le
modèle qui vous convient (en cliquant dessus) et de valider par OK.
Vous pouvez aussi gagner du temps dans la mise en forme de vos tableaux en utilisant les
raccourcis de la barre d'outils qui
permettent un accès plus rapide aux
options de mise en forme les plus utilisées.
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En plus des tableaux, Excel propose un second moyen de représenter les données de manière
synthétique : ………………..
Créer et personnaliser un graphique EXCEL :
Pour réaliser un graphique, il est bien évidemment indispensable de
disposer d'un certain nombre de données. Prenons donc comme exemple
le tableau suivant :
Supposons, dans un premier temps, que nous voulons comparer les
variables 2 et 3 sur les différentes occurrences de la variable 1. En
terminologie Excel on dira que l'on souhaite représenter deux séries (var 2
et var 3).
Pour ce faire, sélectionnez les
deux colonnes en question sans
sélectionner la première. Cliquez
ensuite sur l'icône de l'assistant
graphique dans la barre ………..
ou encore allez dans le menu
……………. > ……………..
Apparaitra alors l'assistant
suivant :
Comme vous le voyez, vous
pouvez choisir le type de
graphique et sa mise en forme.
Nous choisirons "Histogramme".
Des options de mise en forme et
des types de graphiques plus
élaborés sont aussi accessibles
en cliquant sur le second onglet
"…………………………….".
Cliquez sur le bouton Suivant > et
vous verrez un aperçu du
graphique que vous allez obtenir.
Var 1 Var 2 Var 3
A 100 80
B 150 90
C 115 101
D 138 57
La création de graphiques
Pro
fess
eur
Pro
fess
eur
Pro
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Pro
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AJI
D
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D
AU
OA
TIF
: M
AJI
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OA
TIF
: M
AJI
D
AU
OA
TIF
17
Vous remarquez que le graphique
représente bien nos deux variables (nos
séries sont bien en colonnes, l'option par
défaut) mais que l'axe des abscisses ne
reprend pas les valeurs de la variable
Var 1. Ceci est dû au fait qu'Excel n'a
d'informations que sur les séries et
aucune sur l'étiquette de l'axe des
abscisses.
Pour remédier à cela, il suffit d'accéder à
l'onglet "………." qui offre la possibilité
de redéfinir les valeurs des séries
(Valeurs), leurs étiquettes (Nom) ainsi
que les données à mettre en abscisses
comme le montre l'écran suivant :
Cliquez ensuite sur le bouton …………… > pour valider et passez aux options de
graphique. Dans la fenêtre qui s'affiche vous aurez un grand nombre de possibilités de
personnalisation du graphique.
Une fois que le résultat est satisfaisant,
vous pouvez cliquer sur le bouton
………….. et passer à la dernière étape
de l'assistant de création des
graphiques.
On vous proposera de choisir entre deux possibilités :
• insérer le graphique dans une
nouvelle feuille dédiée à cet effet
• insérer la graphique dans une
feuille du classeur (option par défaut)
Cliquez enfin sur ……………. et
votre graphique sera inséré dans la
feuille.
Pro
fess
eur
Pro
fess
eur
Pro
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eur
Pro
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TIF
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D
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OA
TIF
18
Excel n’est pas seulement un…………………, il peut être également utilisé pour créer et gérer des
bases de données (Tables), p. ex. des listes d’adresses de clients, des inventaires de produits etc.
A/ Créer une base de données:
La création d'une base de données sous Excel est très simple, il suffit de créer un tableau en insérant les données en lignes et colonnes. Chaque colonne contiendra les données se référant à un même critère (p. exemple: tous les noms dans la même colonne, tous les prénoms dans la colonne suivante etc.) Plus les données sont détaillées plus la base de données pourra être exploitée ultérieurement. Voici un tableau contenant une liste d'adresses:
Titre Nom Prénom Rue Code Postal Ville
Monsieur Depardieu Gérard Rue des Mousquetaires 30 8000 Versailles
Madame Roberts Julia Av. Des jolies filles 10 1203 Beverly Hills
Madame Bullock Sandra Blvd du Net 23 5000 Cyberia
Monsieur Pitt Brad Rue des Singes 12 6500 Los Angeles
Monsieur Di Caprio Leonardo Rue d Port 1912 8500 Titania
Madame Stone Sharon Rue des Instincts 100 9500 Las Vegas
Madame Schwarzenegger Arnold Blvd des Terminadors 10 8000 Paris
Monsieur Hanks Tom Chemin de de la course 1 6200 Forrest
Madame Moore Demi Rue des Juges 10 4000 New York
Monsieur Stallone Silvester Rue de la Démolition 5 6400 Ramba
Quelques points à respecter:Quelques points à respecter:Quelques points à respecter:Quelques points à respecter:
• Le tableau doit être "compact" :c'est à dire ne laissez pas de ligne ou colonnes vides • Libellés des colonnes (Noms de champs).La première ligne contient pour chaque
colonne les noms de …………… (Titre; Nom; Prénom; etc.) Excel utilise la première ligne du tableau comme libellé pour chaque colonne.
• Chaque cellule (Champ) contient les données relatives aux colonnes. Le contenu de chaque cellule d’une base de données s’appelle Champ, et contient les données respectives de chaque fiche par rapport aux libellés (Nom de champs) des différentes colonnes. C'est à dire, dans la colonne "Nom" il y aura seulement les noms.
• Chaque ligne du tableau représente un …………………... A partir de la deuxième ligne du tableau, chaque ligne doit contenir les différentes données par rapport à une entité. Par exemple: Un client dont on saisie dans chaque cellule (champs) le "Nom", Prénom, Adresse etc. Ces lignes représentent les enregistrements.
B/ Saisie et recherche de données:
La saisie d'une nouvelle donnée peut se faire directement sur la feuille de calcul en insérant une ligne dans le tableau ou à la fin. Il est également possible de rajouter un nouvel nom de champs en rajoutant une colonne.
Titre Nom Prénom Rue Code Postal Ville
Listes et base de données
Pro
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Pro
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Pro
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Pro
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OA
TIF
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OA
TIF
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AJI
D
AU
OA
TIF
19
Une deuxième manière pour saisir une nouvelle donnée c'est à l'aide de la commande …………....
Cliquez sur le menu …………… et
choisissez la commande
…………...., la boîte suivante
apparaît:
En cliquant sur le bouton …………..
un nouvel enregistrement est créé est
il suffit de remplir les zones de texte à
côté des noms de champs.
Cliquez à nouveau sur le bouton
…………… pour insérer une nouvelle
adresse ou sur ………….. et les
nouvelles données sont insérées
dans la liste.
Vous pouvez évidemment supprimer
un enregistrement en cliquant sur le
bouton ………………….
� Insérer ou modifier des noms de champs:
Pour insérer un nouveau Nom de champs il suffit simplement d'insérer une colonne supplémentaire à l'endroit voulu et d'y saisir le nom. La modification d'un nom de champs se fait par simple modification du nom dans la cellule.
� Recherche de données:
Pour retrouver rapidement des données
spécifiques il suffit de cliquer sur le
bouton ……………. de la grille et
d'insérer les critères de recherche.
(Dans notre cas Monsieur avec un nom
commençant par la lettre S)
En cliquant sur les boutons ……………
ou ……………. vous avancerez
directement au prochain enregistrement
contenant les critères choisis.
Pro
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eur
Pro
fess
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Pro
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Pro
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TIF
20
C/ Trier les données:
Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne. Pour trier par rapport à une colonne déterminée il suffit de cliquer sur le titre de la colonne et de cliquer
sur les boutons (tri …………….) (tri ……………..)
NB :ne sélectionnez pas
une partie du tableau
sinon vous risquez de
mélanger les adresses.
Excel vous averti au cas
vous auriez sélectionné
une plage de données.
Vous pouvez aussi utiliser
la commande ……… dans le ………………….
Après avoir sélectionné une cellule du tableau ou tout le tableau cliquez sur
…………..../…….....
Excel sélectionne par défaut tout le tableau sauf la première ligne qui contient les titres des
colonnes.
Pro
fess
eur
Pro
fess
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Pro
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Pro
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: M
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D
AU
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TIF
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D/Filtrer les données:
� Filtres automatiques :
Pour rechercher et filtrer des données.
Sélectionnez votre base de données et
choisissez la commande …………………..
dans le menu ……………../………..
Vous remarquerez que des nouveaux boutons
se sont ajoutés dans la feuille sur les cellules
contenant les noms de champs.
En cliquant sur ces boutons une liste déroulante s'ouvre contenant les données de la colonne en question. Le filtre permet également de trier les données du tableau. Pour filtrer les données recherchées il suffit de cliquer sur la donnée respective dans cette liste. Par exemple si on aimerait faire figurer sur la liste seulement les dames, on clic sur Madame dans la liste du Filtre sur Titre. Et voilà le résultat:
Les lignes contenant les enregistrements des Messieurs sont masquées.
� Le filtre élaboré :
Excel vous permet aussi d'accomplir des recherches plus complexes. Vous pouvez choisir
les champs de votre choix pour les critères et entrer des valeurs. Vous pouvez aussi utiliser
les conditions ……. et ……sous la forme d'un grillage.
Pro
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Pro
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Pro
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Pro
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22
Les options de la mise en page existent pour
améliorer la présentation de votre classeur
sur papier. Vous pouvez changer autant les
marges des feuilles, que les affichages de
titres et plusieurs autres options qui seront
décrient plus bas.
Si vous constatez à l'aide de l'aperçu avant
impression que votre tableau ne sera pas
imprimé correctement, qu'il n'est pas centré,
ou qu'il déborde sur une autre page, alors
vous pouvez faire appel à la commande
……..……….... du menu ………...
Cette commande ouvre la
boîte de dialogue suivante:
Cette boîte de dialogue
contient 4 onglets (Page;
Marges; En-têtes/Pieds de
page; Feuille), qui donnent
accès à une multitude de
paramétrages concernant la
mise en page des feuilles.
� Le volet Page :
Dans le volet Page vous pouvez définir …………………… de la page (Portrait ou paysage)
ainsi que l'échelle, soit réduisant ou agrandissant (Zoom), soit en demandant à Excel
d'ajuster le ou les tableaux de la feuille sur un nombre de pages que vous déterminez à
l'avance.
Mise en page et impression
Pro
fess
eur
Pro
fess
eur
Pro
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eur
Pro
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� Le volet Marges:
Dans ce volet vous pouvez
définir les marges
d'impression et les marges
pour les en-têtes et pieds de
page
� Les en-têtes et pieds de page:
Les en-têtes et pieds de
page servent à l'impression
de textes et d'images (ex.
Logos) sur toutes les pages
imprimées. Dans les
versions d'Excel jusqu'a
2003 ceux-ci ne sont
visibles que dans l'aperçu
avant impression.
� Le volet Feuille:
Ce volet permet de définir
une zone d’impression, ou
les titres (lignes ou
colonnes) à imprimer sur
chaque page. Il permet
également de définir des
options d'impression et
l'ordre de la pagination.
Pro
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Pro
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Pro
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� Définir une zone d'impression :
Si vous désirez que seulement une partie de votre feuille de calcul soit imprimée lors de chaque
impression, vous avez la possibilité de définir une ……………………. Vous pouvez définir cette
zone de deux façons. :
• A l'aide de la commande ………………….. du menu ……....
NB: Avant de pouvoir utiliser cette
commande vous devez sélectionner
…................... représentant la zone
………………...
• A l'aide de l'onglet ……………. du menu ……………………:
Vous pouvez indiquer le bloc de
cellules formant la zone
d'impression.
� Comment imprimer sous Excel 2003 :
Avant de lancer l'impression il est vivement conseillé d'utiliser l'aperçu avant l’impressionAprès avoir vérifié par un aperçu vous pouvez lancer l'impression de deux façons :
• Si vous voulez imprimer ………. le contenu de la feuille et si vous êtes sur de ce que vous allez imprimer, alors vous pouvez lancer l'impression directement avec le bouton.
• Si vous voulez imprimer qu'une partie de la feuille (p. ex. un bloc de cellules), vous
devez alors passer par la commande …………………... du menu ……………
Pro
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Pro
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Application N°1 :
On vous présente le tableau suivant :
A B C D 1 Ventes du premier trimestre 1996 2 Articles Quantités vendues Prix unitaires montants 3 Tables 1850 380 4 Chaises 2360 110 5 Bureaux 970 870 6 Armoires 450 2345 7 Ordinateurs 630 14310 8 Machine à écrire 250 720 9 Rétroprojecteurs 140 2260 10 Totaux
Travail à faire :
o Saisir les données. o Remplacer dans le tableau l’article Machine à écrire par Machine à calculer. o Modifier le prix des Ordinateurs : 1450 au lieu de 14350. o Saisir la formule de calcul du montant pour l’article Tables o Recopier la formule de calcul pour tous les autres articles. o Saisir la formule du total des quantités vendues. o Recopier la formule du total pour la colonne des montants. o Enregistrer le fichier sous le nom « VENTES » avec mot de passe « GEG ».
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Applications
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Pro
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Pro
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Pro
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OA
TIF
26
Application N°2 :
Le tableau suivant résume certaines données relatives aux salaires et aux productions mensuelles des salariés de la société « MOULINE » pour le mois de janvier.
A B C D E F G H 1 Salariés Salaires
mensuels Articles produits
Articles défectueux
Primes de rendement
(*)
Prime de
rigueur (**)
SGB %du SGB
dans la masse
salariale 2 1985 150 3 3 2320 180 8 4 2154 165 5 5 1968 120 1 6 2010 134 2 7 1857 175 6 8 2361 163 7 9 2928 118 2 10 Totaux 11 Moyenn
es
(*) 10% du salaire quand le nombre d’articles produits dépasse 150 si non 5% seulement.
(**) 6% du salaire quand le nombre d’articles produits dépasse 150 et le nombre d’articles défectueux est inférieur à 5 si non 3%.
Travail à faire :
o Saisir les données du tableau. o Insérer entre la ligne 4 et la ligne 5 les données concernant un salarié non saisi : CHARAF de salaire mensuel : 2400 et de prime de production mensuelle : 143 articles. o Saisir la formule de calcul de la prime de rendement de RAMZI et faire la recopie nécessaire. o Saisir la formule de calcul de la prime de rigueur de RAMZI et faire la recopie nécessaire. o Saisir la formule de calcul du SGB de RAMZI et recopie pour les autres salariés. o Procéder au calcul des totaux et moyennes en recourant aux formules de fonction nécessaires. o Saisir la formule de calcul du pourcentage du SGB de RAMZI dans la masse salariale et recopier pour les autres salariés. o Encadrer le tableau obtenu. o Protéger les cellules concernant les formules de calcul de la prime de rendement, la prime de rigueur. Du SGB et des % du SGB dans la masse salariale.
Pro
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Pro
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Pro
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Application N°3 :
Saisir le texte suivant :
A B C D E F G 1 Ventes du premier semestre de la société -HAKAM et Cies- 2 Janvier Février mars Avril Mai Juin 3 Rabat 6500 13000 42000 22400 17500 19200 4 Casablanca 23500 27000 54000 53000 42600 61400 5 Salé 14000 8500 12000 18600 11000 14000 6 Temara 6000 21300 13700 15400 9200 7500 7 Total
Travail à faire :
1- Procéder au calcul du total pour chaque mois. 2- Représenter les ventes de Janvier sous forme de graphe à secteurs. 3- Représenter les ventes de RABAT pour le premier semestre ……….sous forme de graphe
à évolution linéaire.
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Application N°4 :
Saisir le texte suivant :
A B C D E F 1 Situation des clients de la société TRIANGLE pour janvier 2011 2 Codes Clients Adresses Villes Crédits Plafonds 3 34211 Chahid 34 Quartier industriel Rabat 15000 25000 4 34212 Mefttah 18BD Rachidi Casablanca 25000 30000 5 34213 Gharbi 115BD My Ismail Salé 8500 12000 6 34214 Jamali 14 Rue Sijilmassa Rabat 11300 10000 7 34215 Haddad 37 Quartier Palmier Casablanca 65000 50000 8 34216 Mouline 96 BD Elharti Salé 81600 70000 9 34217 Elfassi 44 Hay Nahda II Salé 75000 81000 10 34218 Najah 123 Bloc 2 Loudaya Rabat 16000 14000 11 342193 Otmani 14 Rue Sidi Ali BD Tazi Casablanca 95000 80000 12 342110 Ghellab 12 Bloc II Hay Salama V Salé 17200 15000 13 332111 Badri 8 rue Liberté Derb Omar Rabat 16750 13000 14 342112 11 Bd My Aziz Casablanca 16850 32000 15
Travail à faire :
1- Enregistrer le tableau ci-dessus sous le nom Clients 2- Créer une base de données à partir du tableau précédent 3- Ajouter la fiche relative au client Ramzi , 18 BD Zerktouni Salé de crédit
16850 dh et de plafonds 35700. 4- Modifier l’adresse du client Najah : 14 Rue Arsalne Meknes 5- Rechercher les clients dont le crédit dépasse 50000 dh 6- Rechercher les clients habitant la ville Rabat 7- Rechercher les clients dont le crédit dépasse 24000 dh habitant la ville
Casablanca 8- Extraire la liste des clients répondant au critère précédant (n°7) 9- Supprimer la fiche du client Jamali.
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