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Indemnisation du déplacement professionnel

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer de son lieu de résidence directement vers un client ou vers un fournisseur ou pour se déplacer de son lieu de travail vers un autre lieu de travail, il expose des frais professionnels. L’employeur doit indemniser le salarié des frais ainsi engagés.

La bonne méthode

Comprendre le principe de l’indemnisation

Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile ou de son lieu de travail habituel chez un client ou dans un chantier, l’employeur doit indemniser les frais engendrés par ce déplacement professionnel.

Pour cela, plusieurs possibilités existent :– versement d’indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal, plus rembour-

sement des frais de péage et de parking. Cette possibilité n’est offerte que si le salarié est personnellement propriétaire du véhicule concerné ou si ce véhicule appartient à un membre de son foyer fiscal. Les véhicules prêtés ou en location sont exclus du dispositif ;

– remboursement des frais réels. Les frais réels, déductibles fiscalement pour le salarié et exonérés de cotisations sur justification, ne peuvent alors excéder le montant qui serait admis en déduction en application du barème, à distance parcourue identique et pour un véhicule d’une puissance fiscale maximale de 7 CV.

Verser des indemnités kilométriques

Si l’employeur opte pour le versement kilométrique, l’indemnité versée est calculée sur la base du barème annuel fiscal des indemnités kilométriques.

Le calcul de l’indemnité kilométrique fixée par l’administration fiscale chaque année prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et protec-tions pour les deux-roues, les réparations et l’entretien, les pneumatiques, le carbu-rant (ou les frais de batterie pour les véhicules électriques) et les primes d’assurance. Les frais de stationnement, de péage et les intérêts d’emprunt du véhicule ne sont en revanche pas intégrés.

Il existe trois barèmes : pour les voitures, pour les cyclomoteurs et pour les motos. Chaque barème comprend trois tranches. Il convient alors d’appliquer le coefficient fixé par l’administration fiscale (en fonction du kilométrage parcouru par le salarié à titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule concerné) au kilométrage professionnel effectué par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité.

Référence InternetPBF.06.1.030

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Indemnisation des frais de transport

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Indemnisation du déplacement professionnel

Rembourser les frais réels

L’employeur peut rembourser le salarié sur la base des frais réels qu’il engage lors des déplacements professionnels.

Ce remboursement des frais réels engagés par le salarié ne peut excéder le montant des indemnités kilométriques qui aurait été perçu par le salarié pour une distance parcourue identique et sur la base d’un véhicule d’une puissance fiscale maximale de 7 CV.

Les frais de stationnement et de péage peuvent être remboursés sur la base des frais réels et peuvent s’additionner alors au versement des indemnités kilométriques sur un même trajet.

Établir le bulletin de paie

Le versement d’indemnités kilométriques ou le remboursement des frais réels bénéfi-cient d’une exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu s’ils respectent les conditions d’exonération. Ils doivent alors figurer sur une ligne distincte au bas du bulletin de paie dans les rubriques venant uniquement réduire le montant net à payer.

AttEntIon

Si l’employeur indemnise le salarié en dépassant les limites d’exonération, la fraction excédant cette limite doit être soumise à l’impôt sur le revenu et assujettie à cotisations et contributions sociales. L’indemnisation doit alors obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de paie. L’indemnisation est mentionnée sur deux lignes, une dans les rubriques de brut portant mention de la fraction soumise à charges et une dans les rubriques venant s’ajouter uniquement au net à payer portant mention de la fraction exonérée de charges et d’impôt sur le revenu.

Évitez les erreurs

Attention à bien conserver les éléments de preuve

Le remboursement des frais réels doit être conditionné par la présentation, par le salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé et des justificatifs des frais engagés.

Le versement d’indemnités kilométriques impose aussi la présentation, par le salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé. L’employeur doit aussi disposer d’éléments justifiant de la réalité du déplacement et du nombre exact de kilomètres parcourus. Il doit ainsi demander au salarié d’effectuer mensuellement une décla-ration sur l’honneur des kilomètres parcourus.

AttEntIon

Les salariés qui bénéficient du versement d’indemnités kilométriques doivent attester par écrit qu’ils ne transportent pas dans leur véhicule des membres du personnel de l’entreprise bénéficiant eux-mêmes d’une prise en charge de leurs déplacements sous forme d’indemnités forfaitaires.

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Indemnisation du déplacement professionnel

L’employeur doit conserver copie de tous ces éléments afin de les présenter en cas de contrôle par les services de l’URSSAF et conserver ainsi le régime social et fiscal favorable.

ne pas utiliser un autre mode de prise en charge

En dehors du versement d’indemnités kilométriques ou du remboursement de frais réels, l’employeur utilisant un autre mode de prise en charge perd le régime social et fiscal favorable.

Exemple

Si l’employeur verse une indemnité forfaitaire au salarié sans que cette indem-nité soit indexée sur le barème kilométrique fiscal, alors cette indemnité doit être considérée comme un complément de salaire. Elle est soumise intégralement à cotisations et contributions sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.

Attention au cas du personnel de chantier

Pour le personnel de chantier, une indemnité de transport spécifique est prévue par les conventions collectives du BTP.

Questions-réponses

Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les coûts d’assurance du véhi-cule personnel ?

Lorsque le salarié, avec l’accord de l’employeur, utilise son véhicule personnel dans l’exercice de ses fonctions, l’entreprise a l’obligation de souscrire et de prendre en charge une assurance spécifique. Dans tous les cas, l’employeur doit s’assurer que le salarié est bien titulaire des documents nécessaires à la conduite du véhicule (permis de conduire, carte grise du véhicule).

Comment doivent être pris en charge les frais liés à l’achat de billets de train ou d’avion ?

Lorsque le salarié est amené à prendre le train ou l’avion dans le cadre d’un déplace-ment professionnel, les frais d’achat du billet doivent être pris en charge directement par l’employeur ou faire l’objet d’un remboursement sur présentation d’une note de frais et des titres de transport.

Ils ne constituent pas des remboursements de frais professionnels mais des frais d’entreprise. Ils ne sont donc pas soumis à charges sociales ou impôt sur le revenu.

Les entreprises doivent également assurer à leurs cadres amenés à se déplacer hors de France métropolitaine, quelle que soit la durée de leur déplacement, une garantie couvrant les frais d’accidents, le rapatriement, le décès et l’invalidité du salarié.

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outils à télécharger

MOD.3357 - Barème fiscal des indemnités kilométriques

Pour aller plus loin

Bulletin(s) de paie commenté(s)

BULL.044 - Bulletin d’un salarié hors chantiers percevant des indemnités kilomé-triques pendant un déplacement professionnel

Fiche(s) conseil(s)

PBF.06.2.010 - Indemnisation des repas pris en déplacementPBF.06.3.010 - Indemnisation des coûts d’hébergement suite à déplacement

exceptionnelPBF.06.3.020 - Indemnisation des frais d’hébergement dans le cadre de déplace-

ments de longue durée

Références aux textes officiels sur www.editions-tissot.fr

Indemnisation du déplacement professionnel

4 notez-leEn cas de déplacement d’un ETAM ou d’un cadre, le moyen de transport utilisé par le salarié et les conditions d’assurance afférents doivent être préalablement fixés en accord avec l’entreprise, dans des conditions de confort normales.

Un employeur peut-il différencier les montants pris en charge entre les salariés ?

Les modalités de prise en charge des frais professionnels doivent être identiques entre tous les salariés concernés, sauf pour l’employeur à pouvoir justifier d’éléments objectifs permettant de différencier le niveau de prise en charge par l’entreprise.

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