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Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre-2009

PLATEFORME SIS-RA

promoteurs

Plateforme SISPlateforme SISPlateforme SISPlateforme SIS----RARARARA

GUIDE

UTILISATEUR

V5.0


PLATEFORME SIS-RA

GESTION DU DOCUMENTGESTION DU DOCUMENTGESTION DU DOCUMENTGESTION DU DOCUMENT Nom & fonction Etablissement

David Gimbert – Chef de projet PEPS CHU de Grenoble

Aurélie Gouraud – Accompagnement des réseaux de santé CHU de Grenoble

VERSIONS VERSIONS VERSIONS VERSIONS Date Version Commentaires

V1

V2.0

Juin 2004 V3.0

Février 2006 V3.6

Mai 2006 V3.7

Mars 2007 V3.9

Septembre 2007 V4.0

Octobre 2007 V4.1

Octobre 2008 V4.4

Janvier 2009 V4.5

Septembre 2009 V5.0


PLATEFORME SIS-RA

SOMMAIRESOMMAIRESOMMAIRESOMMAIRE L E S P R EL E S P R EL E S P R EL E S P R E ---- R E Q U I SR E Q U I SR E Q U I SR E Q U I S ............................................................................................................................................ 1

1. LE MATERIEL REQUIS POUR SE CONNECTER A PEPS ............................................................................................... 1

2. LOGICIELS PRE-REQUIS ...................................................................................................................................... 1

3. COMMENT VERIFIER QUE LES PRE-REQUIS SONT BIEN MIS EN PLACE AU NIVEAU DE MON POSTE DE TRAVAIL ? .................... 2

F O N C T I O N N A L I T E S P E P SF O N C T I O N N A L I T E S P E P SF O N C T I O N N A L I T E S P E P SF O N C T I O N N A L I T E S P E P S ................................................................................................................................ 3

1. COMMENT SE CONNECTER A PEPS ? .................................................................................................................. 3

1.1. Comment se connecter à PEPS via une carte de type CPx ? .............................................................. 4

1.2. Comment se connecter à PEPS si la connection par carte CPx ne fonctionne pas ? .......................... 5

1.3. Suite à ma connection on me demande de choisir un réseau : que dois-je faire ? ............................ 6

1.4. Je souhaite travailler avec un réseau différent de celui que j’ai déjà choisi : comment faire ? ......... 7

2. COMMENT GERER VOS PATIENTS SUR PEPS ? ....................................................................................................... 8

2.1. Comment rechercher un patient dans la liste de vos patients ? ........................................................ 9

2.2. Comment créer un nouveau patient ? ............................................................................................. 10

2.3. Mon patient est en doublon : que dois-je faire ? ............................................................................. 12

2.4. Comment modifier les données sociales d’un patient ? .................................................................. 13

2.5. Comment supprimer un patient de ma liste ? ................................................................................. 14

2.6. Que signifie le logo « STIC » que je visualise au niveau des écrans de gestion de mes patients ? .. 15

3. COMMENT GERER LES FICHES DE VOS PATIENTS SUR PEPS ? .................................................................................. 16

3.1. Comment visualiser l’ensemble des fiches d’un de mes patients ? ................................................. 16

3.2. Comment visualiser les fiches d’un patient qui n’apparait pas dans ma liste de patients ? ........... 17

3.3. Comment rechercher une fiche spécifique dans la liste des fiches ? ............................................... 18

3.4. Comment consulter une fiche… ...................................................................................................... 20

3.4.1. …A partir de la liste des fiches ? .................................................................................................. 20

3.4.2. …Lorsque je visualise déjà une fiche ? ......................................................................................... 21

3.4.3. …pour un accès direct à la pièce jointe associée ? ...................................................................... 22

3.5. Comment créer une fiche… ............................................................................................................. 23

3.5.1. …A partir de l’écran listant les fiches ? ....................................................................................... 23

3.5.2. …pour un patient pour lequel je suis en train de consulter une fiche ? ....................................... 25

3.5.3. …Pour un patient différent de celui qui est sélectionné ? ........................................................... 26

3.6. Comment modifier une fiche ? ........................................................................................................ 27

3.7. Comment gérer le partage d’une fiche vers d’autres professionnels de santé ? ............................. 28

3.7.1. Comment modifier la liste des personnes en partage ? .............................................................. 28

3.7.2. Comment visualiser la liste des professionnels de santé en partage pour une fiche ? ............... 30

3.8. Comment gérer les pièces jointes liées à une fiche ? ....................................................................... 31

3.8.1. Comment ajouter/supprimer des pièces jointes ?....................................................................... 31

3.8.2. Comment visualiser la liste des pièces jointes associées à une fiche ? ....................................... 32

3.9. Comment imprimer une fiche ? ....................................................................................................... 33

3.10. Comment visualiser l’hsitorique des données d’une fiche ? ............................................................ 34

3.11. Qu’est-ce que l’archivage d’une fiche ? ........................................................................................... 35

3.11.1. Comment archiver une fiche ? .................................................................................................... 35

3.11.2. Comment desarchiver une fiche ? ............................................................................................... 36

3.12. Comment supprimer une fiche ? ..................................................................................................... 37

Guide utilisateur PEPS v5.0 SIS-RA Septembre-2009 1

PLATEFORME SIS-RA

LES PRELES PRELES PRELES PRE----REQUISREQUISREQUISREQUIS

1.1.1.1. LE MATERIEL REQUIS PLE MATERIEL REQUIS PLE MATERIEL REQUIS PLE MATERIEL REQUIS POUR SE CONNECTER A POUR SE CONNECTER A POUR SE CONNECTER A POUR SE CONNECTER A PEPSEPSEPSEPS

� Un PC ou un Macintosh ;

� Une connexion Internet haut débit ;

Si vous souhaitez vous connecter à PEPS via une carte de la famille CPS (Carte de Professionnel de

Santé), il vous faudra en plus :

� Un lecteur de carte CPS bi-fente ou mono-fente ;

� Une carte de type CPx pour l’authentification

(CPS, CPF, CDE, CPE, CPA).

� Les cartes sont à demander auprès du GIP CPS :

http://www.gip-cps.fr

2.2.2.2. LOGICIELS PLOGICIELS PLOGICIELS PLOGICIELS PRERERERE----REQUISREQUISREQUISREQUIS

� Microsoft Windows ou une plateforme Macintosh

� Microsoft Internet Explorer 6.0 ou supérieur (Niveau de cryptage 128 bits) sur PC ou

Safari 3.0 sur Macintosh

� Java Runtime Environment (téléchargeable sur http://java.com)

Si vous souhaitez vous connecter à PEPS via une carte de la famille CPS (Carte de Professionnel de

Santé), il vous faudra en plus :

� Un Kit GIP CPS 4.45 minimum (fournit avec le lecteur de carte CPS)


PLATEFORME SIS-RA

3.3.3.3. COMMENT VERIFIER QUECOMMENT VERIFIER QUECOMMENT VERIFIER QUECOMMENT VERIFIER QUE LLLLES PREES PREES PREES PRE----REQUIS SONT BIEN MISREQUIS SONT BIEN MISREQUIS SONT BIEN MISREQUIS SONT BIEN MIS EN PLACE AU NIVEAU DEN PLACE AU NIVEAU DEN PLACE AU NIVEAU DEN PLACE AU NIVEAU DE E E E

MON POSTE DE TRAVAILMON POSTE DE TRAVAILMON POSTE DE TRAVAILMON POSTE DE TRAVAIL ????

Lors de votre première utilisation de PEPS, vous pouvez accéder à notre page de test afin de vérifier

que les pré-requis nécessaires sont bien mis en place au niveau de votre poste de travail.

Pour cela, au niveau de la page de connexion de PEPS (https://grenoble.peps-sante.org), cliquez sur

: une fenêtre s’ouvre et contrôle de manière automatique votre poste.

� Si les cookies ne sont pas autorisés : modifiez ce paramètre dans les options de votre navigateur.

Internet Explorer : Outils/Options Internet/Confidentialité : placer le curseur à un niveau autre que «

bloquer tous les cookies »

Safari : Safari/Préférences de Safari/Sécurité : sélectionner « Provenant seulement des sites

consultés ».

� Si les fenêtres popup ne sont pas autorisées : désactivez votre anti-popup pour ce site (outil

intégré au navigateur et/ou barre Google/Yahoo…).

� Si la machine virtuelle Java n’est pas activée : téléchargez-la à l’adresse suivante et suivez les

instructions d’installation : http://oncoranet.lyon.fnclcc.fr/app/installJAVA15.exe

Si vous rencontrez des problèmes de configuration, n’hésitez pas à nous contacter via la plateforme

de support ou le formulaire de contact .


PLATEFORME SIS-RA

FONCTIONNALITES PEPSFONCTIONNALITES PEPSFONCTIONNALITES PEPSFONCTIONNALITES PEPS

1.1.1.1. COMMENT COMMENT COMMENT COMMENT SE CONNECTER ASE CONNECTER ASE CONNECTER ASE CONNECTER A PEPSPEPSPEPSPEPS ????

L’accès à la plateforme se fait via l’adresse suivante https://grenoble.peps-sante.org.


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1.1.1.1.1.1.1.1. COMMENT SE CONNECTERCOMMENT SE CONNECTERCOMMENT SE CONNECTERCOMMENT SE CONNECTER A PEPS VIA UNE CARTEA PEPS VIA UNE CARTEA PEPS VIA UNE CARTEA PEPS VIA UNE CARTE DDDDE TYPE CPXE TYPE CPXE TYPE CPXE TYPE CPX ????

11.. Au niveau de la page de connexion de PEPS, cliquez sur le lien « Se connecter par carte CPS ».

22.. Si c’est la première fois que vous vous connectez à PEPS

via votre carte CPx, une fenêtre d’avertissement de sécurité

apparait.

Cliquez sur pour permettre le

téléchargement du module d’authentification CPS « ILEX »

sur le poste de travail.

33.. Une nouvelle fenêtre va alors s’ouvrir : il vous sera

ensuite demandé d’insérer votre carte de type CPx dans

votre lecteur de carte.


PLATEFORME SIS-RA

44.. Renseignez votre code PIN.

55.. Cliquez sur pour validez le code.

Au bout de quelques secondes vous serez alors connecter à PEPS.

1.2.1.2.1.2.1.2. COMMENT SE CONNECTERCOMMENT SE CONNECTERCOMMENT SE CONNECTERCOMMENT SE CONNECTER A PEPS SI LA CONNECTA PEPS SI LA CONNECTA PEPS SI LA CONNECTA PEPS SI LA CONNECTION PAR CARTE CPX NEION PAR CARTE CPX NEION PAR CARTE CPX NEION PAR CARTE CPX NE

FONCTIONNE PASFONCTIONNE PASFONCTIONNE PASFONCTIONNE PAS ????

Si vous devez accéder à l’application mais que la connexion par carte de type CPx n’est pas

fonctionnel, il vous est possible de vous connecter via vos identifiants PEPS.

Ces identifiants uniques vous ont été fournis par mail lors de la création de votre compte utilisateur.

Pour s’authentifier via identifiant/mot de passe :

11.. Renseignez l’identifiant et le mot de

passe qui vous ont été fournis.

22.. Cliquez sur le bouton

pour accéder à l’application.

Si votre connexion par carte de type CPx ne fonctionne pas, n’hésitez pas à nous

contacter.


PLATEFORME SIS-RA

1.3.1.3.1.3.1.3. SUITE A MA CONNESUITE A MA CONNESUITE A MA CONNESUITE A MA CONNECTIONCTIONCTIONCTION ON ME DEMANDE DE CHOON ME DEMANDE DE CHOON ME DEMANDE DE CHOON ME DEMANDE DE CHOISIR UN RESEAUISIR UN RESEAUISIR UN RESEAUISIR UN RESEAU : QUE DOIS: QUE DOIS: QUE DOIS: QUE DOIS----

JE FAIREJE FAIREJE FAIREJE FAIRE ????

Il se peut que vous adhériez à plusieurs réseaux ayant un dossier informatisé sur PEPS.

Chaque réseau ayant un dossier spécifique, il vous sera demandé suite à votre connexion, de choisir

le réseau avec lequel vous souhaitez travailler.

Cliquez simplement sur le nom du réseau avec lequel vous souhaitez travailler pour accéder aux

dossiers des patients de ce réseau.

Au niveau de la barre du contexte utilisateur, le nom du réseau sélectionné est affiché :

Si le nom du réseau est de couleur gris clair et qu’il est notifié comme étant « inactif », cela signifie

que vous adhériez à ce réseau mais qu’il ne vous est plus possible d’y accéder pour diverses raisons.

Ex. d’affichage :

Pour toute demande, veuillez-vous adresser à votre référent réseau.


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1.4.1.4.1.4.1.4. JE SOUHAITE TRAVJE SOUHAITE TRAVJE SOUHAITE TRAVJE SOUHAITE TRAVAAAAILLER AVEC UN RESEAUILLER AVEC UN RESEAUILLER AVEC UN RESEAUILLER AVEC UN RESEAU DIFFERENT DE CELUI QDIFFERENT DE CELUI QDIFFERENT DE CELUI QDIFFERENT DE CELUI QUE J’AI DEJA UE J’AI DEJA UE J’AI DEJA UE J’AI DEJA

CHOISICHOISICHOISICHOISI : COMMENT FAIRE: COMMENT FAIRE: COMMENT FAIRE: COMMENT FAIRE ????

Vous êtes habilité à vous connecter sur PEPS pour différents réseaux. Lors de votre connexion vous

avez choisi de travailler avec un réseau en particulier mais vous souhaitez maintenant travailler sur

les dossiers patients d’un autre réseau.

11.. Cliquez sur le bouton « » situé au niveau de la barre du contexte utilisateur :

Vous serez alors redirigé vers l’écran vous permettant de choisir le réseau avec lequel vous souhaitez

travailler.

22.. Cliquez sur le nom du réseau voulu pour le sélectionner.

Vous pourrez alors travailler sur les dossiers patients de cet autre réseau sans avoir eu à vous

reconnecter.


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2.2.2.2. COMMENT GERER VOS PACOMMENT GERER VOS PACOMMENT GERER VOS PACOMMENT GERER VOS PATIENTSTIENTSTIENTSTIENTS SUR PEPSSUR PEPSSUR PEPSSUR PEPS ????

Le menu vous permet de gérer l’ensemble des patients ayant un dossier dans PEPS et

appartenant à la structure de santé dans laquelle vous travaillez.

Dans les paragraphes ci-dessous, seront décrits l’ensemble des actions possibles et vous permettant

de gérer vos patients.


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2.1.2.1.2.1.2.1. COMMENT RECHERCHER UCOMMENT RECHERCHER UCOMMENT RECHERCHER UCOMMENT RECHERCHER UN PATIENT DANS LA LIN PATIENT DANS LA LIN PATIENT DANS LA LIN PATIENT DANS LA LISTE DE VOS PATIENTSSTE DE VOS PATIENTSSTE DE VOS PATIENTSSTE DE VOS PATIENTS ????

Deux modes de recherche sont possibles et peuvent être utilisés de façons simultanées.

� Vous pouvez faire une recherche selon différents critères associés au patient :

11.. Renseignez le ou les critères sur lesquels vous souhaitez faire une recherche (cf. liste ci-dessous) :

22.. Cliquez sur pour lancer la recherche.

Vous verrez alors apparaître au niveau de la liste de vos patients, uniquement les patients

correspondant à votre recherche.

Liste des critères de recherche disponibles :

Critères de recherche

Nom :

Permet d‘effectuer une recherche sur une partie ou la totalité du nom de naissance du patient et/ou sur le nom

usuel/marital (si votre patient est une femme).

Prénom :

Permet d‘effectuer une recherche sur une partie ou la totalité du prénom du patient.

Lieu de naissance :

Permet d‘effectuer une recherche :

- soit sur, tout ou une partie, du pays de naissance (« Ga » ou « Gabon »),

- soit sur, tout ou une partie, du code postal de la commune de naissance (« 73 » ou « 73000 »),

- soit sur, tout ou une partie, du nom de la commune de naissance (« Ville » ou « Villeurbanne »).

Date de naissance :

Permet d‘effectuer une recherche sur une date de naissance précise (« 28/03/2003 ») ou sur une année de

naissance (« 2003 »).

Sexe :

Permet d‘effectuer une recherche en fonction du sexe de vos patients :

- « » pour les hommes,

- « » pour les femmes,

- « » si vous souhaitez faire une recherche sans distinction de sexe.

� Ou vous pouvez faire une recherche grâce à la pagination.

Cliquez sur les boutons de pagination pour naviguer dans la liste de vos patients.

- « début » : retourne à la 1ère

page.

- « -5 » : retourne 5 pages en arrière

- « précédent » : retourne à la page

précédente

- « suivant » : avance à la page

suivante

- « +5 » : avance de 5 pages

- « fin » : avance jusqu’à la dernière

page.


PLATEFORME SIS-RA

2.2.2.2.2.2.2.2. COMMENT CREER UN NOUCOMMENT CREER UN NOUCOMMENT CREER UN NOUCOMMENT CREER UN NOUVEAU PATIENTVEAU PATIENTVEAU PATIENTVEAU PATIENT ? ? ? ?

N’hésitez pas à vérifier que le patient que vous souhaitez créer n’existe pas déjà sur PEPS (en

effectuant une recherche au niveau de la liste de vos patients, §2.1).

Au niveau de la liste de vos patients :

11.. Cliquez sur

En fonction de vos droits, ce

bouton peut ne pas être

visible.

Vous verrez apparaître

l’écran de création d’un

patient.

22.. Remplissez les

informations demandées.

33.. Sélectionnez l’opération que vous souhaitez réaliser

ensuite.

44.. Cliquez sur .

Suite à l’enregistrement, vous serez alors redirigé vers l’écran de votre choix.


PLATEFORME SIS-RA

Pour renseigner les villes de naissance et de résidence :

11.. Tapez les premiers caractères du nom de la commune OU du code postal.

22.. Au niveau de la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez la commune voulue.

Ex :

Date ou lieu de naissance inconnu :

Dans certains cas, il peut arriver que vous ne connaissiez pas la date ou le lieu de naissance de votre

patient. Vous pouvez le signifier en cliquant sur .

Visualiser les informations complémentaires du patient au niveau du listing des patients :

Pour visualiser les informations complémentaires associées au patient (lieu de résidence, téléphone,

etc.), cliquez sur la ligne associée au patient (au niveau des colonnes « Nom de naissance (nom

usuel) » ou « Prénom » ou « Sexe » ou « Né(e) le » ou « Lieu de naissance »).


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2.3.2.3.2.3.2.3. MON PATIENT EST EN DMON PATIENT EST EN DMON PATIENT EST EN DMON PATIENT EST EN DOUBLONOUBLONOUBLONOUBLON : QUE DOIS: QUE DOIS: QUE DOIS: QUE DOIS----JE FAIREJE FAIREJE FAIREJE FAIRE ? ? ? ? Lors de la création de votre patient, il se peut qu’une fenêtre s’affiche pour vous indiquer que ce

patient ressemble à un patient déjà connu au niveau de votre réseau.

Il vous est alors demandé de vérifier que ce patient n’est pas en doublon avec un autre.

Cette fenêtre comprend :

1. Un récapitulatif des informations que vous avez renseignées pour ce patient.

2. La liste des patients déjà existants au niveau du réseau et dont les données ressemblent

étrangement à celles que vous venez de renseigner pour ce nouveau patient.

→→→→ Si vous pensez effectivement que l’un de ses patients déjà existant correspond bien au patient

que vous souhaitez créer, sélectionnez le en cliquant sur

3. Une zone permettant de forcer la création du patient si vous pensez qu’aucun des patients qui

vous sont présentés dans la liste ne correspond à celui que vous souhaitez créer.

→→→→ Cliquez alors sur si vous souhaitez forcer la création du patient.


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2.4.2.4.2.4.2.4. COMMENT COMMENT COMMENT COMMENT MOMOMOMODIFIER LES DONNEES SDIFIER LES DONNEES SDIFIER LES DONNEES SDIFIER LES DONNEES SOCIALESOCIALESOCIALESOCIALES D’UND’UND’UND’UN PATIENTPATIENTPATIENTPATIENT ? ? ? ?


11.. Cliquez sur l’icône

associée au patient dont

vous souhaitez modifier

les données.



visible.

22.. Effectuez les

modifications.

33.. Cliquez sur

Vous serez alors redirigé vers la liste de vos patients.

Un message vous

informera que la

modification a bien été

prise en compte.


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2.5.2.5.2.5.2.5. COMMENT SUPPRIMER UNCOMMENT SUPPRIMER UNCOMMENT SUPPRIMER UNCOMMENT SUPPRIMER UN PATIENTPATIENTPATIENTPATIENT DE MA LISTEDE MA LISTEDE MA LISTEDE MA LISTE ? ? ? ?


11.. Cliquez sur l’icône

associée au patient que

vous souhaitez

supprimer.

En fonction de vos droits,

ce bouton peut ne pas être

visible.

22.. Cliquez sur

pour confirmer la

suppression.

Un message vous

informera que la

suppression a bien été

prise en compte.


PLATEFORME SIS-RA

2.6.2.6.2.6.2.6. QUE SIGNIFIE LE LOGOQUE SIGNIFIE LE LOGOQUE SIGNIFIE LE LOGOQUE SIGNIFIE LE LOGO «««« STICSTICSTICSTIC »»»» QUE JE VISUALISE AU QUE JE VISUALISE AU QUE JE VISUALISE AU QUE JE VISUALISE AU NIVEAU DES ECRANS DENIVEAU DES ECRANS DENIVEAU DES ECRANS DENIVEAU DES ECRANS DE

GESTION DE MES PATIEGESTION DE MES PATIEGESTION DE MES PATIEGESTION DE MES PATIENTSNTSNTSNTS ????

STIC (Serveur Télématique d’Identité Communautaire) permet de gérer la mise en place d’un

identifiant patient unique au sein de la région Rhône-Alpes. Cet identifiant permet le rapprochement

des données médicales d’un patient qui a été pris en charge au sein de différentes structures de

santé de la région, ayant chacune leur propre Système d’Information.

Au sein de PEPS et si le réseau le souhaite, la demande d’abonnement à STIC se fait de manière

automatique lors de la création d’un patient.

Si vous souhaitez en savoir plus, connectez-vous sur le site de SISRA : http://www.sante-ra.fr.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations concernant la gestion de l’abonnement à STIC au niveau

de PEPS, n’hésitez pas à consulter l’annexe « Gérer l’abonnement STIC et le référencement au

DPPR ».


PLATEFORME SIS-RA

3.3.3.3. COMMENT GERER LES FICOMMENT GERER LES FICOMMENT GERER LES FICOMMENT GERER LES FICHES DE VOS PATIENTSCHES DE VOS PATIENTSCHES DE VOS PATIENTSCHES DE VOS PATIENTS SUR PEPSSUR PEPSSUR PEPSSUR PEPS ????

3.1.3.1.3.1.3.1. CCCCOMMENT VISUALISER L’OMMENT VISUALISER L’OMMENT VISUALISER L’OMMENT VISUALISER L’ENSEMBLE DES FICHES ENSEMBLE DES FICHES ENSEMBLE DES FICHES ENSEMBLE DES FICHES D’UN DE MES PATIENTSD’UN DE MES PATIENTSD’UN DE MES PATIENTSD’UN DE MES PATIENTS ????

11.. Cliquez sur le menu .

22.. Cliquez sur

pour sélectionner le

patient qui vous

intéresse.

Vous verrez alors

apparaître la liste

des fiches de ce

patient

Un rappel des données du patient choisi est visible (notion de « Contexte patient »).

Vous pouvez avoir accès à l’ensemble des fiches de tous vos patients en cliquant sur le menu

.

Attention, en fonction de vos droits, il est possible que vous n’ayez pas accès à ce menu.


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3.2.3.2.3.2.3.2. COMMENT COMMENT COMMENT COMMENT VISUALISER LES FICHVISUALISER LES FICHVISUALISER LES FICHVISUALISER LES FICHES D’UN PATIENT QUI ES D’UN PATIENT QUI ES D’UN PATIENT QUI ES D’UN PATIENT QUI N’APPARAIT PAS DANS N’APPARAIT PAS DANS N’APPARAIT PAS DANS N’APPARAIT PAS DANS MA MA MA MA

LISTE DE PATIENTSLISTE DE PATIENTSLISTE DE PATIENTSLISTE DE PATIENTS ???? Deux cas de figurent se posent :

� Dans certaines structures, pour accéder une première fois aux fiches d’un patient vous devez :

- Soit renseigner le numéro de dossier du patient (qui peut vous être fourni par le patient

ou par la coordination),

- Soit renseigner le nom ET le prénom ET la date de naissance de votre patient.

Au niveau du listing de vos patients :

11.. Renseignez les

données permettant

d’accéder au patient.

22.. Cliquez sur .

Vous serez alors redirigé vers la liste des fiches du patient.

Ce patient s’affichera dorénavant au niveau de la liste de vos patients et vous pourrez y accéder

directement (cf. §3.1).

� Si vous n’avez pas la possibilité d’accéder aux fiches d’un patient par ce moyen et que vous ne

visualisez pas le patient voulu dans la liste, c’est que vous n’en n’avez pas les droits pour le

moment.

Pour toute demande, renseignez-vous auprès de votre référent réseau.


PLATEFORME SIS-RA

3.3.3.3.3.3.3.3. COMMENT RECHERCHER UCOMMENT RECHERCHER UCOMMENT RECHERCHER UCOMMENT RECHERCHER UNE FICHE NE FICHE NE FICHE NE FICHE SPECIFIQUE SPECIFIQUE SPECIFIQUE SPECIFIQUE DANS LA LISTE DES FIDANS LA LISTE DES FIDANS LA LISTE DES FIDANS LA LISTE DES FICHESCHESCHESCHES ????

11.. Au niveau de la zone de recherche, renseignez les critères sur lesquels vous souhaitez effectuer

votre recherche.

� Cf. la liste des critères de recherche principaux et complémentaires ci-après.

� Si vous souhaitez affiner votre recherche, il vous est possible de renseigner des critères

complémentaires : pour les visualiser cliquez sur au niveau de la zone de recherche.

22.. Cliquez sur pour effectuer la recherche.

Vous verrez alors apparaître au niveau de la liste de vos fiches, uniquement les fiches correspondant

à votre recherche.

Listes des critères de recherche disponibles :

Critères de recherche principaux

Titre :

Permet d‘effectuer une recherche sur tout ou une partie du titre des fiches de ce patient.

Attention : ce critère n’est accessible que lorsque vous visualisez les fiches d’UN de vos patients.

Patient :

Permet d‘effectuer une recherche sur le nom de naissance et/ ou le nom usuel et ou le prénom du patient.

Attention : ce critère n’est accessible que lorsque vous visualisez les fiches de TOUS vos patients.

Date de naissance :

Permet d‘effectuer une recherche sur l’année de naissance (ex : « 2003 ») ou une date de naissance précise de

vos patients (ex : « 28/03/2003 »).

Attention : ce critère n’est accessible que lorsque vous visualisez les fiches de TOUS vos patients.

Type de fiche :

Permet d’afficher l’ensemble des fiches d’un même type.

Créées et/ou reçues :


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Permet d’effectuer une recherche par rapport aux fiches dont vous êtes l’auteur (« Créées », ) et celles que

l’on vous a partagées (« Reçues », ).

Attention : en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, ce critère peut ne pas être accessible.

Lues et/ou non lues :

Permet d’effectuer une recherche sur les fiches créées par d’autres professionnels et que vous n’avez pas

encore visualisées (« Non lues »).

Au niveau de la liste des fiches, celles étant non lues sont affichées en gras.

Urgentes et/ou non urgentes :

Permet de définir, lors de la création/modification d’une fiche, un caractère urgent à celle-ci.

Au niveau de la liste des fiches, celles définies comme urgentes sont affichées en rouge.

Archivées et/ou non archivées :

Permet de définir, lors de la modification d’une fiche, un caractère archivé (c’est-à-dire non modifiable).

Au niveau de la liste des fiches, celles archivées sont associées à l’icône .

Attention : en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, ce critère peut ne pas être accessible.

Critères de recherche complémentaires

Auteur :

Permet d’effectuer une recherche sur tout ou une partie du nom des professionnels de santé auteurs de fiches.

Fiches supprimées :

Permet d’afficher les fiches qui ont été supprimées.

Au niveau de la liste des fiches, celles supprimées sont barrées.

Attention : ce critère n’est accessible que si vous êtes défini, au niveau de PEPS, comme référent réseau.

Date de création :

Permet d’effectuer une recherche en fonction des dates de création des fiches.

Date de modification :

Permet d’effectuer une recherche en fonction des dates de dernière modification des fiches.

Liste des fiches d’UN patient / Liste des fiches de TOUS :

Pour savoir si vous visualisez les fiches d’UN unique patient ou les fiches de TOUS vos patients,

regardez si vous avez un patient dans le contexte.

Si c’est le cas, c’est que vous ne visualisez que les fiches de CE patient.


PLATEFORME SIS-RA

3.4.3.4.3.4.3.4. CCCCOMMENT OMMENT OMMENT OMMENT CONSULTER UNE FICHECONSULTER UNE FICHECONSULTER UNE FICHECONSULTER UNE FICHE…

3.4.1.3.4.1.3.4.1.3.4.1. …………AAAA PARTIR DE PARTIR DE PARTIR DE PARTIR DE LA LISTELA LISTELA LISTELA LISTE DDDDES FICHESES FICHESES FICHESES FICHES ????

Au niveau de la liste des fiches, cliquez sur l’icône et/ou associée à la fiche.

Vous pourrez alors

consulter et/ou modifier

la fiche (en fonction de

vos droits sur celle-ci).

En fonction de ce qui a été mis en place au niveau de la structure de santé avec

laquelle vous travaillez, une distinction peut être fait entre :

- Les fiches que vous avez-vous-même créées (représentées par l’icône )

- Et les fiches que d’autres professionnels de santé vous ont transmises (représentées par l’icône

)


PLATEFORME SIS-RA

3.4.2.3.4.2.3.4.2.3.4.2. …………LORSQUE JE VISUALISELORSQUE JE VISUALISELORSQUE JE VISUALISELORSQUE JE VISUALISE DEJA UNE FICHEDEJA UNE FICHEDEJA UNE FICHEDEJA UNE FICHE ???? Si vous visualisez déjà une fiche :

11.. Survolez avec votre

souris le bouton

.

Vous verrez alors

apparaître la liste des 10

dernières fiches

modifiées pour ce

patient.

22.. Deux cas de figures se posent alors :

22..aa.. Soit la fiche que vous souhaitez consulter est visible dans cette liste et alors :

� Si vous souhaitez consulter cette nouvelle fiche, tout en gardant l’ancienne à

l’écran (pour pouvoir comparer les données des 2 fiches par exemple),

sélectionnez la fiche voulue en cliquant sur .

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans votre navigateur.


PLATEFORME SIS-RA

� Sinon, sélectionnez la fiche voulue en cliquant sur .

Vous pourrez alors consulter et/ou modifier la fiche.

22..bb.. Soit la fiche n’est pas visible dans cette liste :

Cliquez sur

.

Vous serrez redirigé

vers l’écran listant

l’ensemble des fiches

de ce patient.

Vous n’aurez alors plus qu’à sélectionnez la fiche que vous souhaitez consulter (cf. §3.3).

3.4.3.3.4.3.3.4.3.3.4.3. …POUR UN …POUR UN …POUR UN …POUR UN AAAACCES CCES CCES CCES DDDDIRECT A LA PIECE JOIIRECT A LA PIECE JOIIRECT A LA PIECE JOIIRECT A LA PIECE JOINTE ASSOCIEENTE ASSOCIEENTE ASSOCIEENTE ASSOCIEE ???? Dans certaines structures, les données médico-sociales ne sont pas contenues dans la fiche mais dans

une pièce jointe qui lui est associée.

Au niveau de PEPS, il est possible de visualiser directement la pièce jointe et donc les informations

importantes.

C’est-à-dire que dans les 2 cas précédent (cf. §3.4.1 et §3.4.2), lorsque vous cliquerez sur ou ,

vous serez redirigé vers l’onglet et vous visualiserez directement la pièce jointe.

Si vous cliquez sur l’onglet , une proposition de téléchargement de la pièce jointe vous

sera faite.


PLATEFORME SIS-RA

3.5.3.5.3.5.3.5. CCCCOMMENT CREER UNE FICOMMENT CREER UNE FICOMMENT CREER UNE FICOMMENT CREER UNE FICHEHEHEHE…

3.5.1.3.5.1.3.5.1.3.5.1. …………AAAA PARTIR DE L’ECRAN LIPARTIR DE L’ECRAN LIPARTIR DE L’ECRAN LIPARTIR DE L’ECRAN LISTANT LES FICHESSTANT LES FICHESSTANT LES FICHESSTANT LES FICHES ???? Au niveau de la liste des fiches :

11.. Survolez le bouton

.



visible.

Vous verrez alors apparaitre la liste des types de

fiche.

22.. Sélectionnez le type de fiche que vous souhaitez

créer.

33.. Deux cas de figure se présentent :

33..aa.. Soit vous aviez préalablement sélectionné un patient : l’écran de création de la fiche

s’affiche directement.

33..bb.. Soit vous n’avez pas encore sélectionné le patient : une fenêtre s’affiche pour que vous

puissiez le sélectionner.


PLATEFORME SIS-RA

33..bb..11.. Sélectionnez le patient en

cliquant sur .

Si vous souhaitez effectuer une

recherche du patient, référez-vous au

§2.1.

33..bb.. 22.. Cliquez sur

.

L’écran de création de la fiche

s’affiche.

44.. Renseignez les

données nécessaires.

Attention à ne pas oublier

de renseigner un titre !

55.. Cliquez sur

.

Un message vous

indiquera que la

fiche a bien été

enregistrée.


PLATEFORME SIS-RA

3.5.2.3.5.2.3.5.2.3.5.2. …………PPPPOUR UN PATIENT POUR OUR UN PATIENT POUR OUR UN PATIENT POUR OUR UN PATIENT POUR LEQUEL JE LEQUEL JE LEQUEL JE LEQUEL JE SUIS EN TRAIN DE SUIS EN TRAIN DE SUIS EN TRAIN DE SUIS EN TRAIN DE CONSULTECONSULTECONSULTECONSULTERRRR UNE UNE UNE UNE

FICHEFICHEFICHEFICHE ???? 11.. Survolez avec votre

souris le bouton

.

En fonction de vos droits,

ce bouton peut ne pas

être visible.

Vous verrez alors apparaître la liste des types de fiche

que vous pouvez créer.

22.. Sélectionnez le type de fiche que vous souhaitez

créer (« Fiche Consultation » par exemple).

33.. Renseignez les données

nécessaires.

Attention à ne pas oublier de

renseigner un titre !

44.. Cliquez sur

.

Un message vous

indiquera que la fiche

a bien été

enregistrée.


PLATEFORME SIS-RA

3.5.3.3.5.3.3.5.3.3.5.3. …………POUR UN PATIENT DIFFPOUR UN PATIENT DIFFPOUR UN PATIENT DIFFPOUR UN PATIENT DIFFERENT DE CELUI QUI EERENT DE CELUI QUI EERENT DE CELUI QUI EERENT DE CELUI QUI EST SELECTIONNEST SELECTIONNEST SELECTIONNEST SELECTIONNE ???? Dans les 2 cas de figure précédent (cf. § 3.5.1 et §3.5.2), il vous est possible de créer une fiche pour

un patient différent de celui qui est dans le contexte.

11.. Cliquez sur le bouton ou .

Une fenêtre d’aide s’affiche.

22.. Cliquez sur

.

33.. Cliquez sur pour

sélectionner votre patient.

Si vous souhaitez effectuer une

recherche du patient, référez-

vous au §2.1.

44.. Sélectionnez le type de

fiche.

55.. Puis revenez à l’étape

3.b.2 du § 3.5.1


PLATEFORME SIS-RA

3.6.3.6.3.6.3.6. CCCCOMMENT MODIFIER UNE OMMENT MODIFIER UNE OMMENT MODIFIER UNE OMMENT MODIFIER UNE FICHEFICHEFICHEFICHE ????

11.. Sélectionnez la fiche que vous souhaitez modifier au niveau de la liste de vos fiches (cf. §3.3).

22.. Vérifiez que vous avez le droit de modifier cette fiche. Pour cela, vérifiez que l’onglet

est visible et ouvert.

22.. Modifiez les

données de la fiche.

33.. Cliquez sur

.

Un message vous


a bien été enregistrée.


PLATEFORME SIS-RA

3.7.3.7.3.7.3.7. CCCCOMMENT OMMENT OMMENT OMMENT GERER LE PARTAGE D’UGERER LE PARTAGE D’UGERER LE PARTAGE D’UGERER LE PARTAGE D’UNE FICHE NE FICHE NE FICHE NE FICHE VERSVERSVERSVERS D’D’D’D’AUTREAUTREAUTREAUTRESSSS PROFESSIONNELPROFESSIONNELPROFESSIONNELPROFESSIONNELSSSS

DE SANTEDE SANTEDE SANTEDE SANTE ???? Attention, en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, il se peut que vous n’ayez pas

accès à cette fonctionnalité.

3.7.1.3.7.1.3.7.1.3.7.1. COMMENT COMMENT COMMENT COMMENT MOMOMOMODIFIER DIFIER DIFIER DIFIER LLLLA LISTE DES PERSONNEA LISTE DES PERSONNEA LISTE DES PERSONNEA LISTE DES PERSONNES EN S EN S EN S EN PARTAGEPARTAGEPARTAGEPARTAGE ???? Attention, pour les fiches dont vous n’êtes pas le créateur, vous ne pouvez qu’ajouter des personnes

en partage (vous ne pouvez pas modifier ou supprimer le partage).

Au niveau de l’écran de modification de la fiche :

11.. Cliquez sur

.

Une nouvelle fenêtre

s’affiche.

22.. Sélectionnez le type de

correspondant que vous

souhaitez visualiser au

niveau de la liste.

Types de correspondant

Ensemble des professionnels de santé du réseau avec lesquels vous avez le

droit de partager la fiche.

Groupes que vous pouvez créer vous-même (menu « Edition des groupes ») et

vous permettant de rassembler un ensemble de correspondants.

La mise en place de groupe vous permet de partager rapidement de

l’information à plusieurs professionnels de santé.

Attention, si vous n’êtes pas le créateur de la fiche, ce type de correspondant


PLATEFORME SIS-RA

ne sera pas accessible.

Groupes créés par la coordination et comprenant un ensemble de

professionnels de santé du réseau.

33.. Recherchez le professionnel de santé/le groupe auquel vous souhaitez partager/départager la

fiche :

→ Tapez, tout ou une partie, du nom du professionnel de santé/du groupe au niveau du

champ « Nom » ou « Groupe »,

→ Cliquez sur .

Au niveau de la liste, vous ne visualiserez plus que ceux répondant à vos critères.

44.. Sélectionnez le type de partage que vous souhaitez affecter au correspondant.

Types de partage

Partage en lecture seule : il pourra consulter les données mais ne pourra pas les modifier.

Partage en lecture/écriture : il pourra consulter ET modifier les données de la fiche.

Aucun partage : si vous sélectionnez cet item, le professionnel de santé n’aura pas ou plus

accès à la fiche.

Attention, si vous n’êtes pas le créateur de la fiche et si le professionnel de santé est déjà en

partage, vous ne pourrez pas sélectionner cet item (suppression du partage impossible).

55.. Recommencer l’opération (étape 2 à 4) autant de fois que vous le souhaitez.

66.. Cochez ou non la case « Notifier les destinataires par email ».

Si la case est cochée, des emails seront envoyés aux professionnels de santé en partage pour leur

indiquer qu’une nouvelle fiche les attend sur la plateforme PEPS.

77.. Cliquez sur .

Vous serez alors redirigé vers l’écran de modification de la fiche.

Un message s’affichera vous indiquant que la modification de partage a bien été effectuée (et, si

vous en avez fait la demande, que les emails ont bien été envoyés).

Zone de recherche :

La case à cocher « Afficher uniquement les partages » vous permet d’afficher uniquement les

personnes qui sont en partage de la fiche ( ou de sélectionné).

Autres critères de recherche :

Dans certaines structures, d’autres critères de recherche peuvent être utilisés.

Ex : le lieu de travail (code postale et/ou nom de la commune) du professionnel de santé.


PLATEFORME SIS-RA

Destinataires par défaut :

Certains professionnels de santé ou groupes de professionnels peuvent être définis comme

destinataires par défaut. C’est-à-dire que lors de la création de la fiche, celle-ci leur est directement

partagée sans que vous ayez d’autres actions à réaliser.

3.7.2.3.7.2.3.7.2.3.7.2. COMMENT VISUALISER COMMENT VISUALISER COMMENT VISUALISER COMMENT VISUALISER LA LISTE DELA LISTE DELA LISTE DELA LISTE DES PROFESSIONNELSS PROFESSIONNELSS PROFESSIONNELSS PROFESSIONNELS DE SANTE EN DE SANTE EN DE SANTE EN DE SANTE EN

PARTAGE POUR UNE FICPARTAGE POUR UNE FICPARTAGE POUR UNE FICPARTAGE POUR UNE FICHEHEHEHE ???? Au niveau de la liste des fiches ou au niveau de l’écran de consultation/modification de la fiche :

Cliquez sur .

Une nouvelle fenêtre s’affiche

affichant la liste des personnes en

partage.

L’information « pour

modification », vous permet de

visualiser les personnes ayant le

droit de modifier la fiche.


PLATEFORME SIS-RA

3.8.3.8.3.8.3.8. CCCCOMMENT GERER LES PIEOMMENT GERER LES PIEOMMENT GERER LES PIEOMMENT GERER LES PIECES JOINTES LIEES A CES JOINTES LIEES A CES JOINTES LIEES A CES JOINTES LIEES A UNE FICHEUNE FICHEUNE FICHEUNE FICHE ????

3.8.1.3.8.1.3.8.1.3.8.1. COMMENT COMMENT COMMENT COMMENT AJOUTER/SUPPRIMERAJOUTER/SUPPRIMERAJOUTER/SUPPRIMERAJOUTER/SUPPRIMER DES PIECES JOINTESDES PIECES JOINTESDES PIECES JOINTESDES PIECES JOINTES ???? Au niveau de l’écran de modification de la fiche :

11.. Cliquez sur

.


apparaît.

22..aa.. Pour ajouter une pièce jointe :

22..aa..11.. Sélectionnez un fichier en cliquant sur

.

22..aa..22.. Vous pouvez y associer un titre (sinon,

le nom du fichier fera office de titre).

22..aa..33.. Cliquez sur .

Le fichier sera alors visible au niveau de la liste des pièces jointes (et surligné en orange).


PLATEFORME SIS-RA

22..bb.. Pour supprimer une pièce jointe :

22..bb..11 Cliquez

sur .

La pièce jointe que vous souhaitez supprimer apparaîtra alors barrée au niveau de la liste.

33.. Cliquez sur pour valider l’ensemble de vos modifications (ajout et/ou suppression de

pièces jointes).

3.8.2.3.8.2.3.8.2.3.8.2. CCCCOMMENT VISUALISER LAOMMENT VISUALISER LAOMMENT VISUALISER LAOMMENT VISUALISER LA LISTE DES PIECES JOILISTE DES PIECES JOILISTE DES PIECES JOILISTE DES PIECES JOINTES ASSOCIEES A UNENTES ASSOCIEES A UNENTES ASSOCIEES A UNENTES ASSOCIEES A UNE

FICHEFICHEFICHEFICHE ????

Au niveau des écrans de consultation/modification de la fiche :

Cliquez sur

.

Une nouvelle fenêtre apparait :

Cliquez sur l’icône associée à

la pièce jointe pour l’ouvrir

ou l’enregistrer sur votre

poste de travail.

Attention, en fonction de votre paramétrage, il est possible de visualiser directement la pièce jointe

associées à une fiche lorsqu’on accède à celle-ci (cf. § 3.4.3).


PLATEFORME SIS-RA

3.9.3.9.3.9.3.9. CCCCOMMENT IMPRIMER UNE OMMENT IMPRIMER UNE OMMENT IMPRIMER UNE OMMENT IMPRIMER UNE FICHEFICHEFICHEFICHE ????

11.. Sélectionnez la fiche à imprimer au niveau de la liste de vos fiches (cf. §3.3).

22.. Cliquez sur le

bouton

.


s’ouvre et vous

présente les infos qui

seront imprimées.

Sélectionnez alors les

données habituelles

liées à l’impression.


PLATEFORME SIS-RA

3.10.3.10.3.10.3.10. COMMENT COMMENT COMMENT COMMENT VVVVISUALISER L’HSITORIQISUALISER L’HSITORIQISUALISER L’HSITORIQISUALISER L’HSITORIQUE DES DONNEES D’UNEUE DES DONNEES D’UNEUE DES DONNEES D’UNEUE DES DONNEES D’UNE FICHEFICHEFICHEFICHE ????

11.. Lorsque vous êtes sur la fiche, sélectionnez l’onglet de la fiche en cliquant dessus.

Les champs dont les valeurs ont été modifiées plusieurs fois apparaissent surlignés en jaune au

niveau de l’écran.

22.. Cliquez sur le

champ surligné

en jaune.

Une nouvelle

fenêtre apparait.

Vous pourrez

alors visualiser

l’historique du

champ ainsi que

les personnes

ayant modifiés sa

valeur.


PLATEFORME SIS-RA

3.11.3.11.3.11.3.11. QQQQU’ESTU’ESTU’ESTU’EST----CE QUE L’ARCHIVAGE DCE QUE L’ARCHIVAGE DCE QUE L’ARCHIVAGE DCE QUE L’ARCHIVAGE D’UNE FICHE’UNE FICHE’UNE FICHE’UNE FICHE ???? Attention, en fonction de la structure dans laquelle vous travaillez, il se peut que vous n’ayez pas

accès à cette fonctionnalité.

L’archivage d’une fiche vous permet de signifier que celle-ci n’est plus modifiable.

Seul l’auteur (créateur) de la fiche peut archiver/désarchiver une fiche.

Au niveau de la

liste des fiches,

celles qui sont

archivées sont

représentées par

l’icône .

3.11.1.3.11.1.3.11.1.3.11.1. CCCCOMMENT OMMENT OMMENT OMMENT AAAARCHIVER UNE RCHIVER UNE RCHIVER UNE RCHIVER UNE FICHEFICHEFICHEFICHE ???? 11.. Sélectionnez la fiche à archiver au niveau de la liste de vos fiches (cf. §3.3).

22.. Cliquez sur le bouton

.

Ce bouton est visible

uniquement si vous avez le

droit de d’archiver une

fiche.

33.. Confirmez votre demande en

cliquant sur .

Un message vous


a bien été archivée.

Vous serez redirigé vers l’onglet .


PLATEFORME SIS-RA

3.11.2.3.11.2.3.11.2.3.11.2. CCCCOMMENT OMMENT OMMENT OMMENT DDDDESARCHIVER UNE FICHEESARCHIVER UNE FICHEESARCHIVER UNE FICHEESARCHIVER UNE FICHE ????

11.. Sélectionnez la fiche à archiver au niveau de la liste de vos fiches (cf. §3.3).

22.. Cliquez sur le

bouton

.


uniquement si vous avez

le droit de désarchiver

une fiche.


cliquant sur

Un message vous

indiquera que la

fiche a bien été

désarchivée.

Vous serez redirigé vers l’onglet .


PLATEFORME SIS-RA

3.12.3.12.3.12.3.12. CCCCOMMENT OMMENT OMMENT OMMENT SSSSUPPRIMER UPPRIMER UPPRIMER UPPRIMER UNE FICHEUNE FICHEUNE FICHEUNE FICHE ????

11.. Sélectionnez la fiche que vous souhaitez supprimer au niveau de la liste de vos fiches (cf. §3.3).

22.. Cliquez sur le

bouton

.


uniquement si vous avez le

droit de supprimer une

fiche.


cliquant sur .

Un message vous

indiquera que la fiche a

bien été supprimée.

Vous serez alors redirigé vers la liste des fiches de ce patient.

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