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Guide utilisateur Doc’utiles

Version 2.0 Juillet 2015

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Guide d’utilisation

Pour tous les utilisateurs de Doc’utiles



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Sommaire 1. INTRODUCTION .................................................................................................................................................... 4

PRESENTATION .................................................................................................................................................... 4

POUR QUI ? .......................................................................................................................................................... 4

QUELS DOCUMENTS ? .......................................................................................................................................... 4

2. PREMIERS PAS AVEC DOC’UTILES ................................................................................................................. 6

ACCES A L’APPLICATION ..................................................................................................................................... 6

PAGE D’ACCUEIL ................................................................................................................................................. 6

ROLES DES UTILISATEURS .................................................................................................................................... 8

NIVEAUX DE CONFIDENTIALITE ........................................................................................................................... 8

MENUS ................................................................................................................................................................ 9

2.5.1 Objet ........................................................................................................................................................... 9

2.5.2 Menus par rôles .......................................................................................................................................... 9

2.5.3 Boutons ..................................................................................................................................................... 10

PRESENTATION D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE ET D’UN DOCUMENT ................................................................... 10

3. RECHERCHER UN DOCUMENT ...................................................................................................................... 12

LA RECHERCHE SIMPLE ...................................................................................................................................... 12

LA RECHERCHE AVANCEE .................................................................................................................................. 17

CONSULTER PAR LE PLAN DE CLASSEMENT ........................................................................................................ 19

EXPLOITATION DES RESULTATS DES RECHERCHES ............................................................................................. 20

4. CONSULTER UNE COLLECTION DE DOCUMENTS ................................................................................... 23

LA RECHERCHE « BULLETIN OFFICIEL DU CNRS » ............................................................................................ 23

LA RECHERCHE « AUTRES COLLECTIONS DE DOCUMENTS » .............................................................................. 24

5. RECHERCHER UN MODELE DE DECISION ................................................................................................. 26

6. AJOUTER UN DOCUMENT DANS DOC’UTILES .......................................................................................... 28

CREATION D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE........................................................................................................... 28

6.1.1 Mode d’emploi .......................................................................................................................................... 28

6.1.2 Règles de saisie des champs de la fiche documentaire ............................................................................. 32

AJOUT D’UNE PIECE JOINTE ............................................................................................................................... 34

6.2.1 Mode d’emploi .......................................................................................................................................... 34

6.2.2 Formats des fichiers des documents ......................................................................................................... 35

6.2.3 Gestion des pièces attachées ..................................................................................................................... 36

CAS PARTICULIER : CREATION D’UNE DECISION ................................................................................................. 37

6.3.1 Rechercher un modèle de décision ............................................................................................................ 37

6.3.2 Ajouter la pièce jointe ............................................................................................................................... 38

6.3.3 Contrôle de la pièce jointe ........................................................................................................................ 39

7. VALIDER UNE FICHE DOCUMENTAIRE ...................................................................................................... 41

QUI VALIDE ? ..................................................................................................................................................... 41

LES STATUTS D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE ...................................................................................................... 41

LA LISTE DE TACHES .......................................................................................................................................... 44

VALIDATION D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE ....................................................................................................... 45

MODIFICATION D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE SUITE A UN REFUS DE VALIDATION ............................................. 46

8. MODIFIER UNE FICHE DOCUMENTAIRE VALIDEE ................................................................................. 48

MODIFICATION D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE VALIDEE ..................................................................................... 48

MODIFICATION D’UNE PIECE JOINTE .................................................................................................................. 49

SUPPRESSION D’UNE PIECE JOINTE ..................................................................................................................... 51

9. ANNULER UNE FICHE DOCUMENTAIRE ..................................................................................................... 53

10. ARCHIVER UNE FICHE DOCUMENTAIRE ............................................................................................... 54

11. LES FONCTIONS D’ADMINISTRATION ..................................................................................................... 55

FAIRE UN RENVOI VERS UN THEME DU PLAN DE CLASSEMENT ........................................................................... 55



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CONSTITUER UN EXEMPLAIRE D’UNE COLLECTION DE DOCUMENTS - EDITER LE BO ........................................ 56

MODIFICATION GLOBALE ................................................................................................................................... 61

CREER UN LIEN HYPERTEXTE VERS UN DOCUMENT ............................................................................................ 64

AJOUTER OU MODIFIER UN MODELE DE DECISION .............................................................................................. 66

11.5.1 Ajouter un modèle de décision .................................................................................................................. 66

11.5.2 Modifier un modèle de décision ................................................................................................................ 68

LA GESTION DU CIRCUIT DE VALIDATION, WORKFLOW ...................................................................................... 68

11.6.1 Renvoyer dans le circuit de validation une fiche validée .......................................................................... 68

11.6.2 Réaffecter une tâche à un autre utilisateur ............................................................................................... 70

12. ADMINISTRATION DES LISTES, DES REFERENTIELS ET DU PLAN DE CLASSEMENT ............. 71

LES LISTES ......................................................................................................................................................... 71

LE REFERENTIEL ................................................................................................................................................ 72

12.2.1 Nature du document .................................................................................................................................. 75

12.2.2 Type de document ..................................................................................................................................... 76

12.2.3 Nom de collection ..................................................................................................................................... 77

12.2.4 Service émetteur ........................................................................................................................................ 78

12.2.5 Mots-clés ................................................................................................................................................... 79

12.2.6 Nature de l’acte ........................................................................................................................................ 80

12.2.7 Plan de classement (sur cinq niveaux) ...................................................................................................... 81

13. ADMINISTRATION DES UTILISATEURS ................................................................................................... 84

CREATION ET GESTION D’UN UTILISATEUR ........................................................................................................ 84

13.1.1 Accès aux comptes utilisateurs ................................................................................................................. 84

13.1.2 Création et mise à jour automatique d’un utilisateur via Janus ............................................................... 87

13.1.3 Création manuelle d’un compte utilisateur ............................................................................................... 89

13.1.4 Suppression d’un compte utilisateur ......................................................................................................... 91

GESTION DES ROLES .......................................................................................................................................... 91

13.2.1 Présentation des rôles dans Doc’utiles ..................................................................................................... 91

13.2.2 Accès à la gestion des rôles ...................................................................................................................... 92

13.2.3 Historisation des modifications ................................................................................................................ 95

GESTION DES NIVEAUX DE CONFIDENTIALITE DES UTILISATEURS ...................................................................... 96

13.3.1 Présentation des niveaux de confidentialités ............................................................................................ 96

13.3.2 Association des niveaux de confidentialité à un utilisateur ...................................................................... 97

IMPORT EN MASSE DES UTILISATEURS.............................................................................................................. 101

M IGRATION DE SERVICE .................................................................................................................................. 103

M IGRATION D’UTILISATEUR ............................................................................................................................ 104

M IGRATION DE TACHES ................................................................................................................................... 105

14. GESTION DE LA PAGE D’ACCUEIL .......................................................................................................... 107

MODIFIER LA PAGE D’ACCUEIL DIRECTEMENT DANS DOC’UTILES ................................................................... 107

MODIFIER LA PAGE VIA L’EDITEUR HTML EXPRESSION WEB ......................................................................... 107

14.2.1 Modifier la page d’accueil ...................................................................................................................... 107

14.2.2 Mettre à jour Doc'utiles avec la version modifiée .................................................................................. 110

ANNEXES ..................................................................................................................................................................... 114

ANNEXE 1 : SIGLES ...................................................................................................................................................... 114

ANNEXE 2 : GLOSSAIRE ............................................................................................................................................... 114

ANNEXE 3 : LISTE DES CHAMPS D’UNE FICHE DOCUMENTAIRE .................................................................................... 115

ANNEXE 4 : LES PRINCIPAUX BOUTONS ...................................................................................................................... 117

LISTE DES FIGURES ................................................................................................................................................. 119

Les mots accompagnés d’une étoile sont expliqués dans le glossaire (annexe 2)



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1. Introduction

Présentation

Doc’utiles met à disposition de chaque agent du CNRS, suivant ses droits, une documentation administrative d’intérêt national, validée et actualisée. Il est le référentiel documentaire administratif du CNRS. Pour les utilisateurs, il s’agit: - De disposer d’une information complète, fiable, pertinente et à jour. - D’avoir un point d’entrée unique à la documentation administrative - De gagner du temps dans la recherche d’informations. Les enjeux sont : - L’amélioration de l’action administrative : harmonisation et modernisation des pratiques administratives,

réactivité, organisation documentaire… - L’amélioration du service apporté aux unités de recherche et de service : faciliter la recherche d’information

par le directeur d’unité, l’administration et/ou le gestionnaire et les agents, … - L’amélioration de la chaîne de production du Bulletin officiel du CNRS. Les directions, instituts et délégations régionales, contribuent selon leur domaine de compétence à l’enrichissement et à l’actualisation du fonds documentaire dont ils ont la charge. Doc’utiles est une application de gestion électronique de documents GED, qui permet d’effectuer des recherches sur les documents et sur les métadonnées des fiches documentaires associées.

Pour qui ?

Doc’utiles est ouvert à l’ensemble des agents CNRS et des personnels travaillant dans une unité du CNRS. Elle peut également être ouverte sur demande à des personnes extérieures à l’établissement (ministères, organismes partenaires…) L’accès est régi soit par identifiant / mot de passe d’accès à Janus (système d’identification du CNRS), soit par certificat électronique. Des niveaux de confidentialité permettent aux réseaux métiers (Exemple : réseau RH, réseau finances et comptabilité, réseau DAJ…) d’accéder à des documents réservés.

Quels documents ?

Le fonds documentaire de Doc’utiles comprend l’ensemble des textes administratifs de portée nationale qui régissent l’activité administrative de l’établissement :

- Des normes externes (lois, décrets, arrêtés, circulaires ministérielles…), - Des normes internes (circulaires, décisions, notes, procédures, guides, formulaires, fiches techniques

réglementaires, des modèles de décisions …), Certains documents contractuels (conventions de site…) Ne sont pas enregistrés dans Doc’utiles :

- Certains documents contractuels (accords cadre…), - Les documents à portée régionale hormis les décisions structurelles, - Les décisions individuelles issues de Sirhus.

Il porte sur l’ensemble des domaines de l’action administrative de l’établissement:



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- L’organisation de la recherche scientifique française - L’organisation du CNRS - L’exercice des activités de recherche (éthique, valorisation, etc.) - Les personnels - Le budget, les finances, la comptabilité - La gestion du patrimoine - Les mesures particulières (décisions de nominations, délégations de signature…) - Les questions européennes ou Europe.



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2. Premiers pas avec Doc’utiles

Accès à l’application

L’adresse de Doc’utiles est https://docutiles.cnrs.fr . La connexion à l’application est assurée par JANUS (identifiant / mot de passe ou par certificat électronique). Par Janus, l’utilisateur rentre son adresse électronique et son mot de passe qu’il utilise sur d’autres applications du CNRS telles que SIRHUS ou Simbad (l’agence de voyage en ligne). Les personnes extérieures au CNRS peuvent demander, par l’intermédiaire d’une unité ou d’une direction du CNRS, une ouverture de compte à l’adresse : [email protected]. Sous réserve des autorisations attribuées, ce compte donne généralement accès en lecture simple aux documents non réservés (sans niveau de confidentialité particulier).

Pour toute question de connexion à Doc’utiles, l’adresse de l’assi stan ce aux utilisateurs est disponible sur la page d’accueil [email protected].

Page d’accueil

Une fois connecté, l’utilisateur arrive sur l’écran d’accueil. Cet écran est composé: − dans la partie gauche, d’un menu avec l’accès aux fonctionnalités associées à son profil

d’utilisateur,

Figure 1 : Menu Doc’utiles selon les différents rôles (de gauche à droite : rôle lecteur / rôle producteur / rôle administrateur)

− dans la partie droite, de la page d’accueil de l’application.



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Figure 2: Page d'accueil de Doc'utiles



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Rôles des utilisateurs

Doc’utiles comporte plusieurs rôles, avec chacun des droits particuliers : - Lecteur : consulte les documents auxquels il a accès, suivant les niveaux de confidentialité qui lui sont

attribués. - Producteur : enregistre les fiches documentaires pour son service et les documents associés dans

l’application. Le producteur en délégation régionale ne peut saisir que des décisions, mais il peut rechercher tous les types de documents.

- Valideur : dans le cadre d’un workflow, valide les fiches documentaires et documents enregistrés par les

producteurs et/ou administrateurs - Producteur/valideur : dans le cadre d’un workflow, enregistre puis valide les fiches documentaires et les

documents associés - Editeur BO : édite le Bulletin officiel du CNRS à partir des documents enregistrés dans Doc’utiles. - Administrateur fonctionnel : peut attribuer un niveau de confidentialité aux utilisateurs - Super-administrateur : il coordonne le réseau des producteurs. Il veille à la cohérence et à la qualité de

l’application. Il est assisté d’un groupe projet.

Lors de sa première connexion à l’application, l’utilisateur acquiert par défaut le rôle de lecteur.

L’administrateur fonctionnel ou le super-administrateur peut par la suite, lui attribuer un autre rôle.

Niveaux de confidentialité

En se connectant à Doc’utiles un utilisateur acquiert par défaut le niveau de confidentialité « Tout public », qui lui permet d’accéder aux documents de ce niveau de confidentialité. L’administrateur fonctionnel ou le super-administrateur peut si nécessaire lui attribuer un ou plusieurs niveaux supplémentaires, qui lui permettront d’accéder aux documents réservés à ces catégories. (cf. 11.4.1). Les différents niveaux de confidentialité en vigueur : - DAJ (tous les agents de la Direction des Affaires juridiques)

- DIRE (tous les agents de la direction de l'Innovation et des Relations avec les entreprises)

- INSTITUTS (directeur-adjoint-scientifiques, directeurs-adjoints-administratifs, Chargés d'études en

administration scientifique)

- RESEAU RH (tous les agents de la direction des Ressources humaines - les services RH des délégations) - SCEJ (le service conseil et expertise juridique de la direction des Ressources humaines) - SPV (les services Partenariat et valorisation des délégations)

- TOUT PUBLIC : c’est le niveau de confidentialité « neutre », pour les documents sans accès réservé. Les autres niveaux de confidentialité ne sont pas actuellement utilisés.



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Menus

2.5.1 Objet

Le menu sert à la navigation dans l’application. Le menu est différent suivant le(s) rôle(s) de l’utilisateur connecté et présente plus ou moins de fonctionnalités.

2.5.2 Menus par rôles

Ci-dessous sont présentés les différents menus disponibles suivant les rôles d’utilisateur dans l’application.

Menus de l'application Lecteur Producteur Editeur BO Valideur Producteur

/ Valideur Admin fonctionnel

Super Admin

Admin technique

Ce

prof

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t pro

pre

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rogi

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que

(DS

I).

Accueil x x x x x x x

+Rechercher un document

Recherche simple x x x x x x x

Recherche avancée x x x x x x x

Consulter par le plan classement x x x x x x x

+Consulter une collection

Bulletin officiel du CNRS x x x x x x x

Autres collections de documents x x x x x x x

Modèles de décision x x x x x x x

Ajouter un document x x x x

+Publier une collection

Créer un exemplaire du BO x x x

Liste de tâches x x x x x

+Administration

Listes x

+Référentiels

Nature de document x

Type de document x x

Nom de collection x x

Service émetteur x

Mots clés x

Nature de l’acte x

+Plan de classement

Niveau 1 x

Niveau 2 x

Niveau 3 x

Niveau 4 x

Niveau 5 x

Droits accès x x

Migration de service, d’utilisateur ou de tâche x

Rechercher historique rôles x x

Association niveau de confidentialité x x

Import des utilisateurs x

Page d’accueil x

Se déconnecter x x x x x x x



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2.5.3 Boutons

Sur les différentes pages de l’application, sont proposés plusieurs boutons. Chacun correspond à une fonctionnalité, dont l’étiquette visible au survol de la souris explique l’usage. Une liste des principaux boutons est disponible à l’annexe 4.

Présentation d’une fiche documentaire et d’un document

Chaque document est décrit dans une fiche documentaire * à l’aide d’un certain nombre de critères (ou champs). Lorsque le document est un document interne, il est joint à la fiche. En revanche, lorsqu'il s'agit d'un document externe en ligne sur un autre site, c'est l'adresse URL qui est insérée dans la fiche.

Figure 3 : Fiche documentaire et document

En recherche ou en saisie, des assistants à la saisie, calendrier ou liste, sont associés aux différents champs de la fiche documentaire.

Document(s) joint(s)

Fiche documentaire décrivant le document



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Les assistants de saisie disponibles (en recherche et en saisie):

- Saisie d’une date par le calendrier en cliquant sur le bouton suivant:

- Saisie d’un champ par sélection dans une liste.

Figure 4 : Usage des référentiels

- Une bordure rouge signale les champs d’une fiche documentaire, obligatoires en saisie.



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3. Rechercher un document

Doc’utiles propose 3 écrans de recherche via la rubrique « Rechercher un document »:

La recherche simple

L’écran de recherche simple permet les recherches les plus usuelles. Il propose une recherche plein texte (par mots du texte), une recherche par critères, et la possibilité d’associer ces deux types de recherches. L’utilisateur peut renseigner autant de champs de recherche que nécessaire. Plus il renseigne de champs, plus il restreint sa recherche.

Figure 5 : Fiche Documentaire – Recherche simple

Rechercher (la recherche par mots du texte)

La recherche par mots du texte, dite plein texte, porte sur les champs de la fiche documentaire et sur le contenu des documents.

Les résultats sont triés par pertinence décroissante.

Les documents joints en format image (les documents scannés) ne sont pas lus par le moteur de recherche.



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La saisie des mots peut se faire en majuscules ou minuscules, accentuées ou désaccentuées, au singulier ou au pluriel.

Exemple : l’adjectif "social" donnera les documents contenant les mots : social, sociale, sociales, sociaux

Une expression exacte , peut avantageusement être saisie entre guillemets.

Le moteur recherchera les mots de l’expression strictement juxtaposés, éventuellement séparés par un mot vide (les articles, les pronoms).

Exemple : « conseil de laboratoire » « indemnités de formation».

L’expression saisie sans les guillemets permet une recherche plus étendue, avec des mots intercalés

Exemple : indemnités de formation, permettra de retrouver les documents traitant d’indemnités forfaitaires de formation.

Attention !, Les deux mots, indemnités de formation, saisis sans guillemets, sont recherchés par le moteur, quelle que soit leur place dans le document. Ils peuvent n’avoir aucun rapport avec l’expression recherchée.

L’opérateur de recherche implicite ET

Les mots ou expressions de la recherche par mots du texte sont, implicitement et nécessairement, reliés par l’opérateur ET.

La recherche porte sur les documents qui contiennent les deux termes à la fois, dans le même document.

Exemple : « conseil de laboratoire » « assemblée générale »

Pour rechercher les documents qui portent sur l’un OU l’autre terme, il faut :

− Soit faire deux requêtes successives :

Question 1 « conseil de laboratoire »

Question 2 « assemblée générale »

− Soit utiliser l’opérateur de recherche explicite OR

Exemple : « conseil de laboratoire » OR « assemblée générale »

La troncature * pour étendre une recherche

La troncature, matérialisée par le signe *, masque une série de caractères.

La troncature peut être placée au milieu ou à la fin d’une chaine de caractères.

Exemple : diplô* pour diplômant, diplômé etc...

Affiner la recherche

Les critères de recherche sont implicitement reliés par l’opérateur ET

Affiner par catégories de documents

DocUtiles comporte deux grandes catégories de documents :

� Les décisions (mesures particulières) : les documents classées en 07. Mesures particulières du CNRS (nominations, délégations de signature, création d’unités).



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� Les autres documents : les documents de principe ou d’intérêt général

La restriction de la recherche sur une des deux catégories de documents, peut permettre d’obtenir des résultats plus pertinents.

Exemple 1: pour rechercher les documents de principe sur le conseil de laboratoire, on restreindra la recherche à ☒ Autres documents

Exemple 2 : pour rechercher les décisions sur le conseil de laboratoire dans les unités d’une DR, on restreindra la recherche à ☒ Décisions (Mesures particulières)

La restriction sur une catégorie de documents peut être associée à la recherche plein texte, et aux autres options de l’écran de recherche.

Exemple 3 :

☒ Décisions (Mesures particulières)

Service émetteur : Délégation Régionale 01 (DR01)

Période : 1er janvier 2014 au 31 décembre 2014

Affiner par d’autres options

Les autres options de recherche portent sur une sélection de champs de la fiche documentaire.

Nature de document, Type de document

Sélectionnez une valeur dans la liste proposée en cliquant sur l’icône , ou saisissez manuellement une valeur dans le champ. Un seul choix est autorisé. Pour supprimer la valeur sélectionnée, cliquez sur l’icône

.

Les deux listes étant liées, la sélection d’une nature de document restreint la liste des types de documents à la nature de document sélectionnée.

La recherche peut porter sur l’une ou l’autre des deux listes.

Mots du titre

Tapez un ou plusieurs mots de votre recherche. La recherche sur ce champ texte fonctionne comme la recherche plein texte.

Service émetteur

Sélectionnez une valeur dans la liste proposée. Un seul choix est autorisé.

Le service émetteur est le service qui enregistre le document dans la base. Pour les actes administratifs et autres documents du CNRS, il est également le producteur du document.

Date du document

Ce champ date réunit la date de signature pour les décisions, et la date du document pour les autres textes.

La recherche peut porter sur une date précise : ou sur une période [] bornes comprises, {} bornes non comprises.

Le format JJ/MM/AAAA est imposé. La date peut être sélectionnée par le calendrier ou saisie directement.



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Numéro du document

La saisie du numéro du document s’effectue en texte libre. Une seule valeur est autorisée.

Les numéros normalisés depuis octobre 2010, pour les textes publiés au bulletin officiel, comportent 12 ou 13 caractères alphanumériques. La normalisation retenue est celle-ci :

<XXX>AANNNN<Sigle service émetteur> où :

• <XXX> correspond au trigramme de la nature du document : ex « DEC » pour les décisions

• AA = 2 derniers chiffres de l’année de signature

• NNNN = 4 chiffres attribués par le système (numéro chronologique sur l’année en cours)

• <Sigle service émetteur> : par exemple, DRH ou DR05 ou INSIS

Ex : DEC150387DR01 pour une décision produite en 2015 par la Délégation Régionale 01.

La saisie des caractères s’effectue indifféremment en minuscules ou en majuscules. La troncature * peut également être utilisée.

Exemple : DEC13*DR01, permet de retrouver toutes les décisions de 2013 de la DR01

Le numéro étant l’identifiant unique d’un document, il est inutile de renseigner d’autres critères.

Mots-clés

Les mots-clés choisis par les producteurs des fiches pour décrire les documents sont des clés de recherche pertinentes. Moins aléatoires que les mots du texte, ils permettent des recherches sur des notions voisines réunies sous un même mot-clé.

Les mots-clés, comme les autres critères, sont pris en compte par la recherche plein texte (fiche et document). Plusieurs valeurs sont autorisées.

Le champ peut être renseigné directement ou à partir de la liste associée. Pour sélectionner un ou plusieurs mots-clés, cliquez sur la liste et tapez, en caractères accentués, les premières lettres du mot derrière le signe %.

Attention, si votre recherche n’est pas suffisamment affinée, les mots-clés peuvent s’afficher sur plusieurs pages, dans ce cas vous pouvez rechercher votre mot-clé en balayant les différentes pages avec les flèches gauche et droite (ex : )



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Figure 6: Listes multi-valuées

Sélectionnez ensuite tous les mots-clés que vous souhaitez, supprimez-les avec le bouton , ou ré-

ordonnez-les avec les flèches . Lorsque vous avez terminé, enregistrez en cliquant sur .

Si vous sélectionnez plusieurs mots-clés, la recherche sera effectuée avec un opérateur implicite OU. La recherche porte sur les documents qui contiennent au moins l’un des mots-clés. Les résultats seront triés par pertinence, à savoir les documents comportant le maximum de mots-clés seront affichés en premier.

A noter, la recherche sur un mot-clé recherche exactement ce mot-clé. Par exemple, la recherche sur le mot-clé « indemnité » ne renverra que les documents contenant ce mot-clé exactement, et non pas les documents contenant des mots-clés approchants comme « indemnité compensatrice » ou « indemnité de fonction ».

La recherche sur les mots-clés n’est possible que si la catégorie « Décisions (mesures particulières) » (voir ci-dessus) n’est pas cochée ; auquel cas le champ « Mots-clés » ne s’affiche pas dans le formulaire de recherche.

Date de publication BO

Pour renseigner ce champ, recherchez sur la page du Site BO (https://www.dgdr.cnrs.fr/bo/) les dates de publication des BO. Les contraintes de saisie sont les mêmes que pour la date du document.



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La recherche avancée

La recherche avancée permet des recherches sur tous les champs des fiches documentaires et sur le texte des documents joints. Les types de recherches autorisées :

1. La recherche peut porter sur les champs de la fiche documentaire

Pour appeler un champ de recherche cliquer dans et sélectionner un champ dans la liste. Les différents critères de recherche peuvent être combinés par des opérateurs ET (AND), OU (OR), SAUF (AND NOT et OR NOT). Note : les recherches AND NOT et OR NOT sont identiques.

Figure 7: Recherche avancée – Opérateurs inter-champs

L’utilisateur peut supprimer / ajouter un critère de recherche à l’aide des boutons: NB : Dans une même recherche un seul type d’opérateur est autorisé. Exemple 1 : service émetteur ET date du document ET mots du titre Exemple 2 : service émetteur SAUF décisions de nomination SAUF décisions de délégation de signature SAUF autres décisions Les critères multi-valués peuvent être combinés par un opérateur ET ou par opérateur OU, selon le choix de l’utilisateur dans l’opération intra-champ (lié et multi-valué).

Figure 8: Recherche avancée - Opérateur intra-champ



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Ici, l’application recherchera les décrets ayant soit le mot-clé « chargé de mission », soit le mot-clé « indemnité ».

2. La recherche peut porter sur les documents joints Les mots ou expressions saisis sont implicitement et obligatoirement reliés par ET

Les mécanismes de la recherche sur les documents joints sont identiques à ceux présentés pour la recherche simple dans le §3.1. Pour lancer une recherche sur les documents joints sans autre critère de recherche, il faut au préalable

supprimer tous les autres critères de recherche avec le bouton . 3. La recherche peut porter à la fois sur des métadonnées et les documents joints

Les métadonnées, qui peuvent être reliées par ET, OU, SAUF dans les conditions présentées au &1, sont implicitement et obligatoirement reliées par ET avec le champ de recherche sur les mots des documents joints.

Figure 9 : Fiche Documentaire – Recherche avancée Les opérateurs de date - : s’utilise pour renseigner une valeur exacte. Exemple : une date : 15/06/2015 ou un mot. - [ ] s’utilise pour une recherche sur une période. Exemple : documents recherchés publiés du 15/06/2015

au 15/07/2015, dates comprises - { } s’utilise pour une recherche sur une période hors les dates « bornes ». Exemple : recherche de tous

les documents publiés entre le 15/06/2015 et le 15/07/2015 -> les résultats comporteront les documents publiés entre le 16/06/2015 et le 14/07/2015.

Les opérateurs ET, OU, SAUF ET

(And)

Le ET trouve les documents qui comportent l’un et l’autre des termes de la recherche.

Exemples :

Rechercher dans le champ Titre : congés ET « temps partiel »



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Rechercher dans le champ Texte : « compte épargne temps » ET dans le champ date : du 1er janvier 2008 à ce jour.

OU

(Or)

Le OU trouve les documents qui contiennent l’un ou l’autre des deux termes.

Elle permet d’élargir une recherche à des termes synonymes ou voisins.

Exemple : Rechercher dans le texte : vacataire OU « non titulaire » OU CDD

SAUF

(And not ou Or not)

Le SAUF trouve les documents qui comportent un terme à l’exclusion d’un autre

Exemple : Rechercher dans le texte : CDD SAUF doctorant

Consulter par le plan de classement

Cette recherche méthodique, par thèmes prédéfinis, par lesquels sont indexés les documents, permet : De retrouver les principaux documents sur un thème . Par opposition à la recherche par mots du texte ou par mots-clés, qui peuvent porter sur des notions particulières ou accessoires dans les documents, cet écran fait apparaitre le thème principal des documents. De naviguer entre les différents thèmes , explorer le fonds documentaire, pour prendre connaissance des documents existants.

Pour dérouler l’arborescence cliquer sur à côté d’un dossier. La sélection d’un document dans l’arborescence affiche sa fiche documentaire dans la partie inférieure de la page.

Figure 10 : Fiche Documentaire – Recherche thématique



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Exploitation des résultats des recherches

En mode recherche, l’application comporte 4 types d’écran ou parties d’écran. − Le formulaire de recherche − La liste de résultats − La fiche documentaire (lorsque l’utilisateur a cliqué sur une ligne dans la liste des résultats) − Les documents joints à la fiche documentaire

Figure 11: Organisation des zones d'affichage

Des onglets (Recherche/Liste) permettent de naviguer du formulaire de recherche à la liste de résultats . Cette navigation par les onglets permet à l’utilisateur de revenir sur l’écran de recherche sans perdre les critères qu’il a saisis.

Figure 12 : Onglets Recherche et Liste

Rappel : Pour chaque utilisateur, les résultats de recherche dépendent des niveaux de confidentialité qui lui sont attribués.

Document(s) joint(s)

Formulaire de recherche

Liste des résultats

Fiche documentaire



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La liste des résultats est présentée à l’utilisateur sous la forme d’un tableau avec les informations suivantes, en recherche simple :

- Titre du document - Nature du document - Type du document - Date de signature - Date du document - Service émetteur - Numéro du document - Date de publication BO

Note : chaque type de recherche propose des informations spécifiques dans le tableau de résultats. Les fonctions d’exploitation des résultats : Ces fonctions d’exploitation des résultats sont disponibles dans le bandeau supérieur, sous les onglets Recherche et Liste. La disponibilité des fonctions peut dépendre des rôles de l’utilisateur (voir ci-dessous).

Figure 13 : Fonctions d’exploitation des résultats

− �� Sélectionner une fiche (case à cocher disponible à côté de chaque résultat). Il est possible de sélectionner plusieurs fiches ou de sélectionner toutes les fiches de la page en cours en cliquant sur la case à cocher disponible dans le bandeau des colonnes.

Note : pour les fonctions d’exploitation des résultats ci-dessous, au moins une fiche documentaire doit être

sélectionnée au préalable, exceptée pour le ��:

− �� Imprimer par lot . Cette fonction offre à l’utilisateur la possibilité de fusionner dans un seul fichier au format PDF les documents sélectionnés (avec ou sans leur fiche documentaire)

− �� Exporter au format CSV la liste des résultats , avec les mêmes propriétés que celles

affichées

− �� Envoyer par mail les fiches documentaires sélectionnées et leurs documents attachés .

− �� Trier la liste de résultats selon un ou plusieurs critères



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Figure 14 : Tri des résultats de recherche

− �� Effectuer une modification globale sur un lot de documents . Cette fonction est réservée

aux utilisateurs habilités à modifier des documents. Voir §11.3.

− �� Réinjecter dans le workflow . Cette fonction est réservée aux éditeurs BO et aux super-

administrateurs (voir §11.6.1)

− Editer dans un même fichier PDF un lot de documents , précédés d’un sommaire .

Cette fonction est réservée aux producteurs, producteurs/valideurs, éditeurs BO, administrateurs fonctionnels et super-administrateurs.

A partir de cette liste de résultats, l’utilisateur peut :

− visualiser une fiche documentaire et son document (en cliquant sur la ligne correspondante) La fiche documentaire s’affiche alors dans la zone inférieure de l’écran (voir Figure 11: Organisation des zones d'affichage ). La pièce peut être consultée en cliquant sur l’icône du document.

− actionner l’une des fonctions disponibles sur la fiche documentaire, selon ses droits :

o

o �� récupérer l’URL de la ou des pièces jointes associées à la fiche documentaire, via le

bouton , voir §11.4,

o �� imprimer en PDF la fiche ainsi que sa (ses) pièce(s) attachée(s), dans le même fichier

PDF, via le bouton ,

o �� visualiser en PDF la(les) pièces attachées de la fiche documentaire, fusionnées

dans le même fichier PDF, via le bouton ,

o �� envoyer par mail la fiche documentaire et ses documents attachés, via le bouton ,

o �� visualiser l’aide contextuelle , si elle existe, via le bouton ,

o �� modifier la fiche documentaire visualisée , via le bouton , selon ses droits (voir §8).



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4. Consulter une collection de documents

La recherche « Bulletin officiel du CNRS »

Cette fonctionnalité permet de rechercher les documents parus au Bulletin officiel du CNRS à partir d’octobre 2010. Le critère de recherche est la date de publication des documents au Bulletin officiel. La recherche peut également être exécutée sur une période, comme indiqué dans le §3.1. Les dates de publication figurent sur le site de publication du BO : http://www.dgdr.cnrs.fr/bo/ (voir accès rapide décrit ci-dessous depuis la page d’accueil). La recherche sur la date de publication au BO peut être couplée avec une recherche plein texte dans le contenu des documents et les champs des fiches documentaires. Pour lancer une recherche plein texte sans spécifier de date de publication au BO, il faut au préalable

supprimer le critère Date de publication BO avec le bouton .

Figure 15 : Consultation du Bulletin officiel – Ecran de recherche Note : pour accéder des bulletins officiels parus avant octobre 2010, il faut revenir sur la page d’accueil, actionner le lien « Consulter le Bulletin officiel » (qui amène sur le site http://www.dgdr.cnrs.fr/bo/, puis actionner le lien « Consulter les archives » tout en bas de la page.



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Les BO sont triés par année. En fin de page, on peut aussi accéder aux BO antérieurs à 2004 via le lien « Archives BO avant 2004 ».

La recherche « Autres collections de documents »

Cette fonctionnalité permet une recherche sur une ou plusieurs collections de documents. L’utilisateur saisit manuellement ou choisit la collection de documents recherchée à l’aide du référentiel, en

cliquant sur le bouton: La liste de résultats affiche l’ensemble des documents de cette collection. A noter, le critère collection de documents est multi-valué, l’utilisateur peut donc choisir plusieurs valeurs dans le référentiel. Dans ce cas, la recherche sera exécutée avec un opérateur OU implicite et retournera les documents attachés à l’une ou l’autre des collections.



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La recherche sur une collection de documents peut également être couplée avec une recherche plein texte dans le contenu des documents et les champs des fiches documentaires.

Figure 16 : Consultation de collections de documents – Ecran de recherche



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5. Rechercher un modèle de décision

L’utilisateur peut, via la fonctionnalité « Modèles de décision » rechercher les modèles disponibles en vue de préparer une décision. L’utilisateur accède à une page de recherche contenant le critère « Nature de document ».

L’utilisateur a le choix entre plusieurs natures de décisions en cliquant sur le bouton Référentiel : - Décision – Nomination - Décision – Fin de fonctions - Décision – Délégation de signature - Décision – Création, fermeture, renouvellement, rattachement de structure - Décision – Autre

Pour information, cette nature de décisions comprend les types de documents suivants : o Création de conseil de laboratoire

o Création de conseil de service

o Création d'une régie d'avances et nomination du régisseur o Création d'une régie de recettes et nomination du régisseur o Décision fixant le nombre de sièges au CRHSCT

o Désignation des organisations syndicales en DR

o Désignation des représentants du personnel au comité de gestion de la restauration

o Organisations syndicales non représentées à la CORAS et CRFP

- Décision tarifaire - Décision d’attribution de subvention

Il saisit manuellement ou choisit la valeur souhaitée dans la liste. Exemple : Nature du document : Décisions – Nomination

Figure 17 : Consultation d’un modèle de décision – Recherche de modèle La recherche sur un modèle de décisions peut également être couplée avec une recherche plein texte dans le contenu des modèles. La liste des résultats apparaît et l’utilisateur sélectionne le modèle souhaité. Le modèle s’affiche et l’utilisateur peut ouvrir le document ou l’enregistrer sur son poste de travail.



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Figure 18: Recherche et enregistrement d'un modèle de décision

L’utilisateur peut alors compléter le modèle sur son poste de travail afin de créer sa décision. Il la saisira ensuite dans Doc’utiles une fois la décision signée (se rapporter au chapitre 6 Ajouter un document dans Doc’utiles). L’utilisateur peut également rechercher un modèle de décision via la rubrique « Ajouter un document » (se rapporter au chapitre 0 Cas particulier : création d’une décision).

Aidez-nous à améliorer Doc’utiles ! Vous avez besoin d'un modèle de décision qui n'existe pas encore ? Vous avez des remarques à faire sur un modèle existant ? Contactez : [email protected]

Modèle à enregistrer sur le poste de travail



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6. Ajouter un document dans Doc’utiles

Pour ajouter un document dans Doc’utiles, il convient de:

- créer au préalable une fiche documentaire (voir §6.1) - d’y attacher le document ou d’indiquer dans la fiche l’adresse URL où le consulter (voir §0) - de la faire valider (voir §7).

S’il s’agit d’une décision, se reporter au §0 ci-après.

Création d’une fiche documentaire

6.1.1 Mode d’emploi

La création d’une fiche documentaire est possible par la rubrique « Ajouter un document » par les utilisateurs possédant le rôle adéquat : producteur, producteur/valideur, administrateur fonctionnel et super-administrateur.

Figure 19 : Fiche Documentaire – Création d’une fiche documentaire

Le formulaire de saisie est renseigné, selon les champs, manuellement, ou par sélection dans une liste. Le premier champ à saisir par l’utilisateur est la Nature du document, qui permet dans la foulée de saisir le type de document (lié à la nature choisie). Si un seul type est disponible pour cette nature, il s’auto-sélectionne. Suite à la saisie de ces deux champs, le formulaire est mis à jour pour présenter tous les champs spécifiques au type de document choisi.



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Figure 20: Fiche documentaire - Champs spécifiques au type de document

Les différents champs possibles de la fiche documentaire sont présentés en annexe 3. Selon le type de document choisi, certains champs peuvent être pré-remplis avec une valeur par défaut. Cette valeur reste modifiable par l’utilisateur. Les champs concernés par une valeur par défaut possible sont :

− Service émetteur

− Publication BO

− Niveau de confidentialité

− Type de numéro

− Statut

Voir le §6.1.2 pour le contexte et détail des valeurs par défaut prises par chacun de ces champs. Champs dates :

Il est possible d’utiliser l’aide à la saisie en cliquant sur le bouton suivant pour afficher un calendrier:

Champs proposant des listes déroulantes : Choisir la valeur souhaitée dans la liste déroulante :



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Champs assortis d’un référentiel :

Pour faire apparaitre les valeurs, cliquer sur le bouton . Pour supprimer la valeur sélectionnée, cliquez sur

l’icône . Sélectionner une valeur, ou plusieurs valeurs dans les cas particuliers des champs Mots-clés, Niveaux de confidentialité et Attachement à une collection.

Pour les supprimer ou organiser les valeurs utiliser les boutons puis cliquer sur . A l’ouverture du référentiel, le caractère % affiche l’ensemble des valeurs qui peuvent être présentées sur plusieurs pages. Il est possible de préciser « %accord » pour ne sélectionner que les valeurs comportant le terme « accord ». Les caractères accentués et les espaces sont pris en compte.

Figure 21 : Fiche documentaire – Sélection de valeurs du référentiel « Mots-clés »

Champ Niveau de confidentialité : Pour rendre la fiche consultable par tous, saisir la valeur « TOUT_PUBLIC ». Il est possible de limiter la consultation de fiches selon des niveaux de confidentialité définis au préalable par les administrateurs ou super-administrateurs. Voir 2.4 Niveaux de confidentialité. Champ Statut : Ce champ indique l’avancement d’une fiche documentaire dans le circuit de validation. Les différents statuts disponibles à ce stade sont : « en cours » et « à valider ». Une fiche de statut « en cours » peut encore être modifiée par le producteur.



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Une fiche de statut « à valider » ne peut plus être modifiée par le producteur. Elle est soumise à validation dans le processus de workflow. Voir 7.2 Les statuts d’une fiche documentaire. Contrôle des champs obligatoires en saisie: Des contrôles sont opérés sur les champs définis comme obligatoires. Ces champs sont bordés de rouge. Enregistrement de la fiche documentaire: Une fois les champs renseignés, l’utilisateur enregistre la fiche par l’action :

« Envoyer et Modifier » Cet enregistrement permet de revenir à la fiche documentaire, pour la compléter, la modifier et pour faire apparaitre la fonction d’ajout de pièce jointe. Pour les documents à publier au BO, cette action permet d’obtenir le numéro du document (positionné automatiquement par le système lors de l’enregistrement) tout en restant sur la fiche documentaire.

« Sauvegarder ». Cet enregistrement envoie la fiche dans le workflow : rubrique « Liste de tâches ».

Lors de l’enregistrement de la fiche, un contrôle automatique est effectué sur les champs obligatoires. Si un ou plusieurs d’entre eux sont vides ou erronés, l’enregistrement de la fiche est bloqué et l’utilisateur est informé par un message d’alerte.

A retenir : suivant la « Nature du document » et le « Type du document » sélectionnés, les champs de saisie de la fiche peuvent être visibles ou masqués, obligatoires ou facultatifs, pré-remplis ou pas.



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6.1.2 Règles de saisie des champs de la fiche documentaire Les différents champs de la fiche documentaire sont présentés en annexe 3. 6.1.2.1 Format de texte Il est recommandé d’écrire en minuscule et non en majuscule. Exemple : Pierre Durand et non Pierre DURAND Les fonctions ne prennent pas de majuscule. Exemple : président du CNRS et non Président du CNRS, délégué régional et non Délégué régional… 6.1.2.2 Format des dates Le format des dates est « jj/mm/aaaa » dans l’ensemble des champs y compris pour les titres de document. Exemple : Loi n° 84-16 du 11/01/1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État. 6.1.2.3 Titre du document

Les décisions peuvent avoir un titre par défaut paramétré par Doc’utiles. Activer le bouton permet de pré-remplir le champ Titre du document avec le modèle du titre (ex : Décision portant nomination de M./Mme .......... .......... [Prénom Nom] aux fonctions d'assistant(e) de prévention au sein de l'unité mixte .......... [Code Labintel] intitulée ..........). L’utilisateur n’a plus qu’à remplacer les parties variables dans le titre (ex : Nom et Prénom de la personne, unité). Bonne pratique : ne pas laisser d’espace dans le code Labintel de l’unité Exemple : écrire « UMR9999 » et non « UMR 9999 »

6.1.2.4 Numéro du document Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « BO », alors le numéro du champ « N° du document » n’est pas saisissable et est généré automatiquement lors du premier enregistrement de la fiche documentaire en fonction des informations saisies. Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « Autre », alors le producteur peut insérer manuellement le numéro du document. 6.1.2.5 Service émetteur par défaut Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « BO », alors le champ « Service émetteur » est automatiquement positionné sur le service émetteur de l’utilisateur. Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « Autre », alors le champ « Service émetteur » devra être choisi dans la liste par le producteur. 6.1.2.6 Niveau de confidentialité Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « BO », alors le champ « Niveau de confidentialité » est automatiquement positionné sur la valeur « TOUT_PUBLIC », afin que le document soit accessible en lecture à tous les utilisateurs dès qu’il aura terminé son workflow de validation (c’est-à-dire à au statut PUBLIE BO). Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « Autre », alors le producteur devra choisir dans la liste le(s) niveau(x) de confidentialité à positionner sur le document. 6.1.2.7 Statut du document Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « BO », alors le champ « Statut » est automatiquement positionné sur la valeur « EN COURS », afin de permettre à l’utilisateur, après la sauvegarde du document, de lui attacher une pièce jointe. Si le champ « Type de numéro » est positionné sur « Autre », alors le champ « Statut » devra être choisi dans la liste par le producteur :

− « En cours » pour a minima une fiche nécessitant une pièce jointe ou à publier au BO, et potentiellement pour toute autre fiche

− « A valider » pour certains cas particuliers : pour une fiche non publiée au BO, ne nécessitant pas de

pièce jointe, et déjà finalisée par le producteur.



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6.1.2.8 Valeur par défaut Publication BO Le champ « Publication BO » a sa valeur définie par défaut suite au choix de la nature et du type du document. Cette valeur peut néanmoins être modifiée par l’utilisateur. Note : en cas de modification de la valeur par défaut, il est de responsabilité du producteur d’assurer la cohérence entre les champs « Publication BO » et « Type de numéro ». 6.1.2.9 Type de numéro Le champ « Type de numéro » a sa valeur définie par défaut suite au choix de la nature et du type de document, et suit le champ « Publication BO » :

− Si « Publication BO » vaut « oui » par défaut, « Type de numéro » est positionné sur « BO » par défaut ;

− Si « Publication BO » vaut « non » par défaut, « Type de numéro » est positionné sur « Autre » par

défaut

Cette valeur peut néanmoins être modifiée par l’utilisateur. Note : en cas de modification de la valeur par défaut, il est de la responsabilité du producteur d’assurer la cohérence entre les champs « Publication BO » et « Type de numéro ». 6.1.2.10 Attachement à une collection de documents Suite à la création de la fiche documentaire, si le champ « Publication BO » est sur la valeur « Oui », la collection de document nommée « Bulletin officiel du CNRS » est renseignée automatiquement dans le champ « Attachement à une collection de document » lors de la sauvegarde du document. La saisie n’est pas bloquée en modification et l’utilisateur peut choisir une autre collection de document; le document sera ainsi attaché à plusieurs collections dont « Bulletin officiel du CNRS ». Pour les autres types de documents, l’utilisateur peut ajouter son document à une ou plusieurs collections de documents déjà existantes via le champ « Attachement à une collection de documents » qui est multi-valué. Tous les documents n'ont pas à être rattachés à une collection, ce champ peut rester vide. 6.1.2.11 Filtre sur les types de décision Un producteur faisant partie de l’unité DRxx ne peut ajouter que des documents de nature « Décision ». Note : il peut néanmoins effectuer des recherches sur tous types de documents. 6.1.2.12 Classement thématique des fiches documentaires, par le plan de classement La fiche documentaire se positionne dans le plan de classement suivant l’arborescence définie. Pour cela, l’utilisateur doit renseigner les niveaux de l’arborescence dans la partie « 2 - Contenu ». Les 5 niveaux de l’arborescence sont renseignés via les champs qui sont à implémenter les uns après les autres en commençant par le niveau 1, le niveau le plus haut de l’arborescence. Lorsqu’un niveau est renseigné, un filtre est appliqué dans le niveau suivant pour ne proposer que les niveaux présents dans le niveau supérieur choisi. A NOTER : Les niveaux 1 à 4 sont obligatoirement à renseigner pour les décisions publiées au Bulletin Officiel.

Figure 22: Exemple de saisie de l'arborescence du plan de classement



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A noter : La modification d’un niveau de l’arborescence vide le choix des niveaux supérieurs. Par exemple, pour une fiche documentaire avec ses cinq niveaux d’arborescence remplis, la modification du niveau trois aura pour conséquence de vider le contenu des niveaux quatre et cinq. Une fiche documentaire non classée par le plan de classement ne se retrouve pas via la recherche thématique, mais se retrouve via les recherches simple ou avancée.

Ajout d’une pièce jointe

6.2.1 Mode d’emploi

Suite à l’enregistrement réussi de la fiche documentaire, il est possible d’attacher un ou plusieurs documents. Une fiche documentaire n’a pas nécessairement une pièce jointe. Pour les textes externes au CNRS, un lien dans le champ « lien vers URL externe » permet d’accéder au document publié sur le web. Pour les décisions à publier au BO, la pièce jointe est obligatoire.

Par le bouton « Envoyer et modifier » , la fiche reste ouverte en modification. L’utilisateur peut ainsi ajouter immédiatement la pièce jointe.

Par le bouton « Sauvegarder » , la fiche est enregistrée puis envoyée dans la « Liste des tâches » du producteur vers laquelle l’interface est redirigée dès le clic sur « Cliquer ici pour fermer la fenêtre ». Le producteur devra ensuite ré-ouvrir cette fiche depuis la « Liste des tâches » pour lui ajouter une pièce jointe (voir §7.3 La liste de tâches).

Pour ajouter la pièce jointe :

− Enregistrer la fiche par ou (dans ce dernier cas, ré-ouvrir la fiche dans la « Liste des tâches » via le lien « Mettre à jour », voir §7.3)

− Cliquer sur − Dans la zone « Sélectionnez le fichier à attacher », cliquer sur « Parcourir », − Choisir le fichier à attacher sur le poste de l’utilisateur ou sur un réseau accessible, − Cliquer sur le bouton « Attacher » ou « Attacher et Quitter ».

Note : il n’est pas nécessaire d’enregistrer la fiche par après l’attachement d’une pièce jointe ; la sauvegarde de la pièce jointe attachée à la fiche est automatique.



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Figure 23 : Fiche Documentaire – Ajout d’une pièce jointe

Le champ « Description » permet de décrire le fichier. Cette description sera affichée en dessous de la pièce jointe dans l’interface, suite à son enregistrement, afin de différencier visuellement les différents documents attachés, par exemple un document principal et des documents annexes. Voir §6.2.2 Formats des fichiers des documents pour la liste des formats de fichiers autorisés. Il est possible de demander une conversion PDF à la volée lors de l’attachement des documents aux formats Office. Pour cela choisir la valeur « office->pdf » dans le champ « Type de conversion ». Dans ce cas, aucune modification n’est apportée sur le document Office présent sur le poste de l’utilisateur, seule la pièce attachée dans Doc’utiles sera au format PDF. Une fois la pièce jointe attachée, le document apparait à droite de l’écran. La description écrite précédemment est affichée dans le cadre de la pièce jointe sur les quatorze premiers caractères. Le passage de la souris sur la description affiche son contenu complet. Le passage de la souris sur l’icône du document affiche le nom du fichier attaché.

Figure 24 : Fiche Documentaire – Visualisation pièce jointe

6.2.2 Formats des fichiers des documents

Les formats de fichiers autorisés Il est fortement recommandé d’utiliser les formats .DOC ou .DOCX (Word) ou du .PDF.



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Pour les documents à publier au BO, seuls ces formats de fichiers sont autorisés. Les présentations et diaporamas Power Point (.PPT, .PPTX, .PPS et .PPSX) et les tableaux Excel (.XLS et .XLSX) sont supportés mais ils ne doivent pas dépasser le format A4 pour des questions de lisibilité et d’impression. Il est préférable de les convertir au format PDF. Les fichiers PDF doivent être produits en PDF texte (c’est-à-dire à partir de formats sources textes et non d’images, ex : à partir d’un document Word) Les formats suivants sont déconseillés, voire interdits (car le moteur de recherche ne les indexe pas, ils ne seront donc pas retrouvés par des recherches sur le contenu des documents) : - pas de .PDF issus d’une numérisation ou de la conversion d’une image - pas de .DOC ou .XLS ou .PPT en format antérieur à Office 97 (ex : Word 95) - pas d’images (.tiff, .gif, .jpeg…) Un contrôle du format des pièces jointes est exercé pour les documents à publier au BO : Voir 6.3.3 Contrôle de la pièce jointe.

6.2.3 Gestion des pièces attachées

Les fonctions de gestion des pièces attachées d’une fiche documentaire sont disponibles dans le bandeau supérieur au-dessus des icônes des documents (que l’on consulte la fiche documentaire depuis un résultat de recherche ou depuis le menu « Liste des tâches »). La disponibilité de ces fonctions dépend des rôles de l’utilisateur et nécessitent d’avoir des droits de modification de la fiche documentaire. Voir §8 Modifier une fiche documentaire validée.

Figure 25 : Fonctions de gestion des pièces attachées

− Sélectionner une pièce attachée (zone disponible sous chaque pièce attachée).

Note : pour les fonctions ci-dessous, au moins une pièce attachée doit être sélectionnée au préalable:

− Copier la pièce attachée (dans le but de la coller dans une autre fiche documentaire)

− Couper la pièce attachée (dans le but de la coller dans une autre fiche documentaire)

− Coller la pièce attachée préalablement coupée ou copiée

La fonction ci-dessous ne nécessite pas de sélection préalable de pièce attachée :

− Réorganiser les pièces attachées : cette fonction s’utilise lorsque l’on a plusieurs pièces attachées et que l’on veut les ordonner. Pour cela, cliquer sur le document à déplacer, et opérer un

« glisser-déposer » avec la souris. Sauver les modifications via le bouton .



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Cas particulier : création d’une décision

Voir sur la page d’accueil la Fiche pratique Produire une décision

6.3.1 Rechercher un modèle de décision

Deux possibilités pour rechercher un modèle de décision : - Via la rubrique « Modèles de décision » (voir chapitre5) - Via la rubrique « Ajouter un document » - lire ci-dessous.

En fonction de la « Nature du document » et du « Type de document » sélectionnés, l’utilisateur peut récupérer le modèle de document associé depuis le formulaire d’ajout de document (menu « Ajouter un document »). Le modèle est ensuite enregistré sur le poste de travail pour rédiger la décision.

Cette action est disponible dans la barre de boutons de la fiche documentaire, au même niveau que les boutons d’enregistrement de la fiche documentaire.

Figure 26 : Rechercher un modèle de décision

Une nouvelle fenêtre s’affiche avec la description du modèle. Le sélectionner pour afficher sa fiche documentaire et sa pièce attachée.

Permet d’ouvrir le modèle de décision recherché



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Figure 27: Télécharger un modèle de décision

L’utilisateur clique sur la pièce attachée et l’enregistre sur son poste. Il peut ensuite fermer la fenêtre concernant le modèle et revenir à sa fiche documentaire en cours de création. Il pourra ensuite lui attacher le document modifié à partir de son poste (voir ci-dessous §6.3.2). Les parties à compléter doivent être remplies mais le reste du modèle ne doit pas être modifié afin de garantir sa conformité juridique. Une fois le document dûment signé, l’utilisateur complète ensuite la fiche documentaire avec les mentions de date de signature et le nom du signataire en particulier.

6.3.2 Ajouter la pièce jointe Lors de l’ajout du document joint, un contrôle est effectué entre la version du document à attacher et celle du modèle. Si le numéro de la version n’est pas identique, l’attachement de ce fichier sera bloqué et l’utilisateur sera prévenu par un message d’alerte.

Figure 28: Ajout d'une pièce jointe: Contrôle de version

Dans ce cas, l’utilisateur devra au préalable télécharger la dernière version du modèle comme expliqué dans le §6.3.1 Rechercher un modèle de décision, puis réapposer ses modifications dans ce nouveau modèle.

Le contrôle de version s’effectue uniquement sur les documents au format .DOC ou .DOCX (Word). Si les documents à attacher sont d’un autre format que .DOC ou .DOCX (Word) (par exemple le PDF, XLSX), les fichiers sont attachés à la fiche documentaire sans contrôle de version. Il faut ensuite changer le statut de la fiche documentaire en cliquant sur le bouton « A valider ». Elle part alors en validation.

Permet de télécharger le modèle de décision recherché



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6.3.3 Contrôle de la pièce jointe

Lors de la demande de validation d’un document par un producteur, un contrôle de la présence et du format de la pièce jointe est exercé sur les décisions à publier au BO. L’utilisateur est invité à visualiser la pièce jointe, en format PDF, avant l’enregistrement de la fiche documentaire. Prévisualisation des documents joints A la demande de validation par le bouton "A valider", un message apparaît, suivi de la prévisualisation du document. Remarque : il arrive souvent que le message soit masqué par la fenêtre de prévisualisation PDF qui s’affiche au-dessus. Dans ce cas, fermez d’abord la fenêtre de prévisualisation, puis acquittez le message.

Figure 29: Prévisualisation PDF de la décision avant demande de validation

Si la prévisualisation n’est pas satisfaisante, la demande de validation n’est pas confirmée et la tâche reste ouverte en modification pour le producteur. Dans le cas contraire, le document part en validation (voir §7 Valider une fiche documentaire).

Alerte en l’absence de pièce jointe.

Figure 30: Alerte en cas d'absence de pièce jointe



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La prévisualisation des pièces jointes au format PDF est valable pour tous les types de documents qui seront publiés au BO (ex : circulaire, instruction …) et non pas pour les seules décisions. Elle s’active dès lors que le champ « Publication BO » est positionné à « oui ».



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7. Valider une fiche documentaire

Qui valide ?

La tâche de validation de fiche(s) documentaire(s) est assignée à l’ensemble des valideurs de l’entité productrice du document.

Dès qu’une nouvelle fiche documentaire est « à valider », un mail est envoyé automatiquement aux valideurs ainsi qu’aux producteurs/valideurs les informant de la tâche en attente.

Figure 31: Exemple de mail de demande de validation de fiche documentaire

Le producteur/valideur ne reçoit pas de mail lorsqu’il est lui-même l’initiateur de la demande de validation. Lorsque la fiche est rejetée par le valideur, la tâche est affectée à l’initiateur de la fiche documentaire. Le producteur reçoit automatiquement un mail d’information incluant le motif du rejet par le valideur. Lorsque la fiche est validée par le valideur, le producteur reçoit également un mail d’information incluant le commentaire du valideur.

Les statuts d’une fiche documentaire

Une fiche documentaire a le statut correspondant à son avancement dans le circuit de validation (champ « statut »). Le workflow est présenté ci-après :



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Figure 32: Workflow de validation d'une fiche documentaire

Notes : dans le schéma ci-dessus :

− un utilisateur ayant le rôle producteur/valideur cumule les actions et accessibilités du rôle producteur et du rôle valideur,

− un utilisateur super-administrateur a accès à toutes les fiches documentaires, quel que soit leur statut.

La création d’une fiche documentaire lance le circuit de validation (au moment de son enregistrement). Le premier statut de la fiche est « En cours ». Le producteur peut retrouver cette fiche dans la rubrique « Liste de tâches » (voir 7.3), qu’il ouvre via le lien « Mettre à jour fiche ». Lorsque le producteur a fini de rédiger sa fiche, il clique sur le bouton « A valider ». Le statut de la fiche documentaire devient alors « A valider ». Elle est alors assignée au(x) valideur(s) et aux producteurs/valideurs de son entité. Note : dans certains cas, pour les documents non publiés au BO, et qui ne nécessitent pas de pièce attachée, l’utilisateur peut, dès l’enregistrement de la fiche documentaire, positionner le premier statut à « A valider ». Le statut « Annulé » indique une fiche que le producteur n’a pas voulu envoyer en validation ou n’a pas souhaité renvoyer en validation, après un premier refus en étape de « Validation ». Les statuts sont:

Statuts Commentaires En cours Après son enregistrement, une fiche acquiert automatiquement le statut « en cours ».

La fiche est en attente de finalisation dans la liste des tâches du producteur.



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A valider Par l’action « A valider » dans le cours du workflow, le producteur demande la validation d’une fiche. La fiche est envoyée dans la liste des tâches des valideurs et producteurs/valideurs du service producteur.

Validé L’un des valideurs ou producteurs/valideurs du service du producteur accède à la fiche « à valider » depuis sa Liste des tâches, via le lien « Valider fiche ». Après saisie d’un commentaire, il peut accepter ou refuser la fiche. Les documents « Validés » dans le cours du workflow, deviennent accessibles aux lecteurs. Ce statut est réservé aux documents non publiés au BO (dont le champ « Publication BO » = non). Le champ « Date de validation » est renseigné automatiquement. Pour les documents à publier au BO, la validation entraîne le statut spécifique « En attente de publication BO » (voir ci-dessous).

En attente de publication BO

Ce statut réservé aux documents devant paraître au BO (champ « Publication BO » = oui), indique que le valideur a accepté la fiche documentaire. Le champ « Date de validation » est renseigné automatiquement. Le document «En attente de publication BO » est accessible à tous les producteurs et valideurs. Il n’est pas encore accessible aux lecteurs, tant qu’il n’a pas acquis le statut « publié BO ».

Annulé La fiche « Annulée » par le producteur, est automatiquement supprimée.

Refusé La fiche peut être « Refusée » par le valideur dans le cours du processus de validation. Elle revient donc dans la Liste des tâches du producteur initiateur de la fiche.

En attente de publication légale

Ce statut est positionné uniquement par le rôle « Editeur BO » ou « super-administrateur ». Il indique que le document est en cours de publication BO. Le document «En attente de publication légale » est accessible à tous les producteurs et valideurs. Il n’est pas encore accessible aux lecteurs, tant qu’il n’a pas acquis le statut « publié BO »

Publié BO Ce statut est positionné par le rôle « Editeur BO » ou « super-administrateur ». Lorsqu’il a acquis le statut « Publié BO », le document est accessible aux lecteurs.

Archivé Un document archivé n’est plus consultable par les lecteurs. Seuls les producteurs, les valideurs, les éditeurs BO et les administrateurs peuvent le consulter (quel que soit le service émetteur du document).

• Les statuts suivants sont dits « dans le workflow » : EN COURS, A VALIDER, REFUSE

• Les statuts suivants sont dits « hors workflow » : VALIDE, EN ATTENTE DE PUBLICATION BO, EN ATTENTE DE PUBLICATION LEGALE, PUBLIE BO, ARCHIVE



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• Le statut ANNULE est un statut à part, dans le workflow mais visible uniquement par les super-administrateurs (les fiches sont destinées à être purgées).

Les fonctions de recherches simple, avancée et par plan de classement renvoient les fiches documentaires hors workflow uniquement (voir §3.1, 3.2 et 3.3). Il en est de même pour les fonctions de consultation de collection de documents (voir §4.1 et 4.2).

Les fiches « Validées » d’une entité restent modifiables par les producteurs de cette entité, qui peuvent

effectuer une modification de forme par le bouton pour des champs autres que le statut . Si la fiche validée doit être relancée dans le circuit de validation, il est à proscrire de modifier directement le statut « Validé » par « En cours ». Pour ce faire, le producteur doit contacter l'administrateur de Doc'utiles à la MPR via le mél [email protected]. Celui-ci pourra utiliser la fonction adéquate « Réinjecter dans le workflow » pour relancer une fiche dans le workflow de validation. Voir la rubrique 8.1 et la Fiche pratique : Modifier un document.

La liste de tâches

Dans sa « Liste des tâches », le valideur retrouve les documents qui lui sont soumis à validation (tâches intitulées « Valider fiche »). Le producteur consulte sa « Liste de tâches » pour modifier ses fiches en cours, ou refusées par le valideur (tâches intitulées « Mettre à jour fiche »). Lorsqu’une tâche est en cours d’édition par un utilisateur, elle est bloquée pour les autres utilisateurs, de façon à éviter une modification simultanée.

Dès lors que le processus de validation est engagé, les fiches documentaires ne sont accessibles que par la « Liste de tâches ». Tant qu’une fiche n’est pas validée, elle n’apparait en recherche pour aucun utilisateur, quel que soit son rôle.



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Figure 33 : Liste de tâches

Validation d’une fiche documentaire

A partir de la liste des tâches, lorsque le valideur clique sur l’une de ses tâches en attente de validation, la fiche documentaire apparait avec deux boutons en bas de l’écran :

- En cliquant sur le bouton « Valider » , la fiche validée est désormais : o Soit visible aux lecteurs (statut Validé) si la fiche ne doit pas être publiée au BO, o Soit visible aux producteurs et valideurs, quelle que soit leur unité (statut En attente de

publication BO), si la fiche doit être publiée au BO - En cliquant sur le bouton « Rejeter », la fiche rejetée est renvoyée au producteur

Un champ « Commentaire du valideur » est à remplir obligatoirement par le valideur pour expliquer son acceptation ou son refus. Ce champ et son contenu apparaissent dans le mail au producteur. Il disparait ensuite de la fiche documentaire.

Figure 34 : Tâche de validation

Le producteur de la fiche reçoit un mail lui indiquant si sa fiche a été validée ou rejetée.



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Figure 35 : Exemples de mails d’acceptation ou de rejet de fiche documentaire

Modification d’une fiche documentaire suite à un refus de validation

Une fiche documentaire rejetée par le valideur, est de nouveau assignée au producteur pour modification.

Le producteur accède aux fiches documentaires par la « Liste de tâches » (voir 7.3).

Deux options :

- En cliquant sur le bouton « Supprimer », le producteur indique qu’il ne souhaite pas soumettre de nouveau sa fiche en validation. Le statut de la fiche documentaire passe au statut « Annulé» et le processus est terminé. La fiche sera ultérieurement purgée automatiquement de la base documentaire.

- En cliquant sur le bouton « A valider » , après modifications de la fiche, le producteur renvoie sa fiche en validation. Le statut de la fiche documentaire devient «A valider» et le processus continue.



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Figure 36 : Tâche de modification



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8. Modifier une fiche documentaire validée

Le producteur ne peut modifier que les documents produits par l’unité à laquelle il appartient. Il peut avoir accès à des documents en lecture, sans toutefois pouvoir les modifier, si ces documents ont été produits par une autre unité. Le service producteur est identifié par le Champ « code Labintel service emetteur_syteme » ex : MOY1400 pour la DR14 Les super administrateurs peuvent modifier un document, quelle que soit l’unité qui l’a produit.

Modification d’une fiche documentaire validée

Pour modifier une fiche validée, pour le rôle producteur : − Rechercher la fiche − Ouvrir la fiche

− Cliquer sur pour faire apparaitre les champs en modification,

− Faire les modifications et enregistrer avec le bouton . Voir 6.1. Note : il est proscrit pour un producteur de changer le statut de la fiche via la fonction de modification de fiche ; mais de demander à un éditeur BO ou super-administrateur de réinjecter la fiche dans le workflow (voir ci-dessous).

Figure 37 : Fiche Documentaire – Modification simple Pour modifier une fiche validée, pour les rôles éditeur BO ou super-administrateur : − Rechercher la fiche − Ouvrir la fiche − Pour modifier un champ autre que le statut :

o Cliquer sur pour faire apparaitre les champs en modification,

o Faire les modifications et enregistrer avec le bouton . Voir 6.1.

− Pour modifier le statut et relancer la fiche dans le circuit de validation :

o Cliquer sur (« Réinjecter dans le workflow »), voir §11.6.1 Renvoyer dans le circuit de validation une fiche validée.



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Modification d’une pièce jointe

Le document attaché à une fiche documentaire peut être versionné si besoin.

Les versions de documents ne sont pas utilisées pour les documents publiés au BO afin de garantir leur intégrité. Cette possibilité peut néanmoins être utilisée pour tous les autres documents. 2 possibilités concernant la fiche documentaire:

- La fiche documentaire est dans le circuit de validation et : o le statut de la fiche documentaire est « en cours » o la fiche documentaire est à la tâche de modification. La tâche de modification est disponible

pour l’initiateur, suite à un refus du valideur. Dans ces cas, il faut ouvrir la fiche documentaire depuis la liste des tâches pour modifier la pièce jointe.

- La fiche documentaire est hors circuit de validation et la fiche documentaire a été validée. Elle est

modifiable par les producteurs suivant leur unité. Dans le cas, il faut retrouver la fiche par les menus de recherche pour modifier la pièce jointe.

Procédure pour créer une nouvelle version :

− Cliquer sur en haut à gauche de la pièce jointe, puis choisir « Modifier » dans le menu déroulant

Figure 38 : Versionner un document électronique - Etape 1

L’utilisateur demande à verrouiller ensuite le document (grâce à l’action système « Verrouiller »). Le verrouillage du document permet à l’utilisateur de bloquer temporairement l’accès au document pour les autres utilisateurs. Une fois cette action réalisée, les boutons nécessaires à la gestion des versions s’affichent.



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Figure 39 : Versionner un document électronique - Etape 2

L’utilisateur peut alors attacher une nouvelle version du document et la valider par les actions proposées:

Figure 40: Versionner un document électronique - Etape 3

: Nouvelle version (à gauche) Le document sélectionné devient une nouvelle version du document EverSuite (version n+1.n.n) Le numéro de version est incrémenté automatiquement par le progiciel.

: Nouvelle révision Le document sélectionné devient une nouvelle révision du document EverSuite (version n.n+1.n) Le numéro de version est incrémenté automatiquement par le progiciel.

: Nouvelle modification Le document sélectionné devient une nouvelle modification du document EverSuite (version N.n.n+1) Le numéro de version est incrémenté automatiquement par le progiciel.

: Ecraser Le document sélectionné devient la dernière version du document EverSuite, en remplaçant le document actuel.

: Déverrouiller Permet d’arrêter la gestion des documents sans avoir fait de modification.

: Définir comme version finale Lorsque le cycle de vie du document est terminé, il est possible de verrouiller définitivement le document. Le drapeau signifie qu’il s’agit d’une version finale, et la seule action possible par la suite sera de le supprimer.



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Les trois premiers boutons permettent de gérer une autre version physique du document. A tout moment, un onglet Historique est disponible pour permettre de visualiser l'historique du document.

Figure 41: Versionner un document électronique - Etape 4

Lors de l’ajout d’une nouvelle version, la valeur des champs de la fiche documentaire ne change pas.

Lors de l’ajout d’une nouvelle version de document, les règles de contrôle de version sur ce document par rapport à son modèle sont appliquées. Voir §6.3.2.

Suppression d’une pièce jointe

Les conditions permettant de supprimer une pièce jointe sont identiques à celles permettant de modifier une pièce jointe, voir §8.2. Procédure pour supprimer une pièce jointe :

− Cliquer sur en haut à gauche de la pièce jointe, puis choisir « Supprimer » dans le menu déroulant



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Figure 42: Suppression d'une pièce jointe

− Cliquer sur « OK » sur le message de confirmation

Attention : la suppression d’une pièce jointe supprime toutes les versions de la pièce jointe ; il n’est pas possible de ne supprimer que la dernière version du document.



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9. Annuler une fiche documentaire

Une fiche documentaire peut être annulée, avec ses documents joints. Plusieurs cas de figure : - La fiche documentaire est en cours de création : Le producteur n’enregistre pas sa fiche. - La fiche documentaire est enregistrée avec le statut « En cours » : Le producteur peut l’annuler, après l’avoir ouverte dans « Liste des tâches », par le bouton « Supprimer ». - La fiche documentaire envoyée pour validation est rejetée par le valideur: Le producteur la retrouve dans sa « Liste des tâches », l’ouvre et l’annule par le bouton « Supprimer ». - La fiche documentaire a été validée par le valideur: La fiche validée peut être supprimée, uniquement après avoir été réinjectée dans le workflow par un éditeur BO ou un super-administrateur; Dès lors, elle peut être supprimée dans la Liste des tâches par le producteur destinataire de la tâche. Cas particulier des décisions publiées au BO Une décision ne peut être supprimée que tant qu’elle est « en attente de publication BO ». En instance de publication (statut : en attente de publication légale) ou après publication au BO (statut : publié BO), la décision ne peut être annulée que par une nouvelle décision. Pour annuler un document validé : 1. Réinjecter la fiche dans le circuit de validation (par un éditeur BO ou super-administrateur)

- Rechercher le document

- Cliquer sur « Réinjecter dans le workflow » pour renvoyer la fiche dans la Liste des tâches d’un producteur. - Choisir le l’utilisateur destinataire de la tâche et acquitter le message de confirmation pour relancer le circuit de validation, voir 11.6.1. 2. Annuler le document (par l’utilisateur destinataire de la tâche réinjectée dans le circuit de validation) - Récupérer la fiche dans le menu « Liste de tâches », cliquer sur « Mettre à jour la fiche » - Cliquer sur le bouton « Supprimer » : la fiche est automatiquement retirée du circuit de validation et supprimée de la base.

Bien utiliser le bouton « Supprimer » pour annuler une fiche et ne pas changer manuellement la valeur du champ « Statut » par « Annulé ». Voir la Fiche pratique : Supprimer un document validé Ne pas confondre la fonction suppression de documents avec la fonction d’archivage de documents. Cette dernière permet de conserver un document dans la base, tout en le soustrayant à la consultation des lecteurs (voir §10).



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10. Archiver une fiche documentaire

Lorsqu’un document est abrogé ou périmé, un utilisateur possédant le droit de le modifier, l’archive dans l’application. Un document archivé n’est plus consultable par les lecteurs. Seuls les producteurs, les valideurs, les éditeurs BO et les administrateurs peuvent le consulter (quel que soit le service émetteur du document). Cependant le document archivé garde ses niveaux de confidentialité. Il ne peut être consulté que par des utilisateurs de ce niveau de confidentialité. Pour archiver un document (fiche et pièces jointes) :

- Rechercher le document - Modifier le champ « Statut » de la fiche, qui passe de « validé » à « archivé ». C’est la seule

modification de statut qui se fait directement par la fonction . - Enregistrer la fiche

Cas particulier des actes administratifs (mesures particulières), publiés au BO (Décision du groupe projet du 4 février 2014) : Ces documents ne sont pas archivés par les producteurs. Seuls les documents internes du CNRS (hors mesures particulières) sont archivés. Les documents externes (lois, décrets, etc) sont supprimés de la base lorsqu'ils sont périmés (voir §9 Annuler une fiche documentaire) Un archivage global par l’administrateur, est effectué au-delà d’un certain délai d’utilité administrative.



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11. Les fonctions d’administration

Faire un renvoi vers un thème du plan de classement

En 2015, à la suite d’une décision du groupe projet, les renvois ne sont plus utilisés car le lien disparaît lorsque la fiche documentaire est modifiée. Aussi, cette fonctionnalité n’est plus disponible dans la version actuelle de Doc’utiles. Elle reste décrite néanmoins ci-après pour mémoire et à toutes fins utiles. Lors de la saisie de la fiche documentaire, le document peut être classé par un thème du plan de classement. Il est possible de faire des renvois vers ce document à partir d’autres niveaux du plan de classement. L’accès à cette fonctionnalité est possible par l’écran de recherche thématique pour les administrateurs et super-administrateurs. La fiche documentaire peut être liée à plusieurs endroits choisis par l’utilisateur du plan de classement Le libellé dans le plan de classement, de la fiche documentaire copiée, peut être modifié.

Figure 43 : Fiche Documentaire – recherche thématique – Copie fiche documentaire

Il ne s’agit pas de duplication de la fiche document aire mais d’un lien vers cette fiche. Les renvois ne sont pas mentionnés dans la fiche documentaire même.

2) Copier l’élément sélectionné

3) Suite au choix de l’emplacement de destination, collage de l’élément copié.

1) choix de l’entrée à copier



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Constituer un exemplaire d’une collection de documents - Editer le BO

Editer un numéro du bulletin officiel du CNRS à partir de DocUtiles, consiste à exporter le lot des documents « en attente de publication au BO ». Trié par thème de classement, ce lot de documents est précédé d’un sommaire généré par l’application. Cette procédure d’édition peut être utilisée pour tout autre lot de documents.

La fonctionnalité : Publier une collection > Créer u n exemplaire du BO Cette fonctionnalité est réservée aux droits éditeur BO, administrateur et super-administrateur .

Cette fonctionnalité offre des possibilités de recherche avancée. Elle renvoie les fiches documentaires dans le workflow ou hors workflow, contrairement aux autres fonctions de recherche.

Rappel : les statuts des documents 1. Les décisions et autres documents publiables au BO1, une fois validés, acquièrent le statut : « En attente de publication BO »

2. Une fois sélectionnés et vérifiés pour l’édition du BO, ces documents sont placés par l’administrateur en statut :

« En attente de publication légale ».

3. Après édition du BO elles sont placées par l’administrateur en statut : « Publié BO »

Voir circuit de validation §7.2.

Les étapes de la procédure

1. Rechercher les documents « En attente de publication BO »

Dans la fonction de création d’un exemplaire du BO, les recherches dans les champs de saisie manuelle se font avec le caractère de troncature « % ». Les majuscules/minuscules sont importantes, ainsi que tous les caractères accentués et espaces.

1 Décision DEC100220DAJ 4 nov2010



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Figure 44: Création du BO - Etape 1

2. Sélectionner ce lot de documents à exporter

Attention ! Afficher tous les documents sur une seule page pour que la sélection porte sur tous les documents. Ex pour 199 documents, afficher 200 lignes par pages, Tout sélectionner avec la case à cocher à gauche des entêtes de colonnes.


3. Changer le statut de ces documents à exporter en « En attente de publication légale » Une fois tous les documents sélectionnés :

- Changer le statut par la fonction « Modifier >> En attente de publication légale »




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4. Contrôler l’édition PDF en vérifiant la conformité des pièces jointes Rappel : La conformité des formats de pièce jointe pour l’édition et l'absence de pièce jointe sont contrôlées a priori par une prévisualisation (voir §6.3.3 Contrôle de la pièce jointe). Prévisualisation des documents joints A la demande de validation ("A valider"), un message apparaît, suivi de la prévisualisation du document.

Alerte en l'absence de pièce jointe

Si l’utilisateur passe outre ces messages d’alerte en validant un document non-conforme, le fichier non-conforme est signalé sur l’edition PDF dans la table des matières.



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Figure 47: Edition du BO - Erreur de conversion PDF

Il faut corriger la pièce jointe source du dysfonctionnement par son producteur en la réinjectant dans le workflow pour mise à jour, puis recommencer l’édition.

5. Editer le lot de documents

Tous les documents étant toujours sélectionnés :

- Activer la publication du lot par le bouton « Publication d’une collection » - Classer ce lot par les 4 niveaux du plan de classement :

• Paramétrer les 4 niveaux dans la rubrique « Champs de classement »

• Positionner la « Profondeur de la table des matières » à 4

- Définir la liste et l’ordre des champs de la fiche à afficher dans le sommaire du BO via la rubrique « Eléments du lien » - Sauvegarder



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Figure 48: Paramétrage du sommaire lors de l'édition du BO

6. Edition du BO au format PDF et publication sur le site web du CNRS

L’édition du BO est générée en format PDF par l’application dans un nouvel onglet. L’accès aux pièces jointes est contrôlé depuis le sommaire, à l’aide des signets du PDF (Afficher le panneau latéral puis Afficher les signets).

Figure 49: Edition BO - Génération du fichier PDF

Le fichier PDF généré peut être sauvé sur le poste local de l’utilisateur via le bouton « Télécharger » . Le fichier PDF du BO ainsi produit est ensuite publié sur le site web du CNRS : http://www.dgdr.cnrs.fr/bo/.



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7. Modifier le statut des documents publiés en « Publié BO »

- Sélectionner tous les documents publiés

- Activer le changement de statut vers « Publié BO » via le bouton

- Dater du jour de l’édition et sauver via le bouton (La date du jour de l'édition doit être la même que celle de la publication du BO PDF sur le site web du CNRS).


Modification globale

Suite à une recherche, après la sélection de plusieurs fiches documentaires et à condition que l’utilisateur dispose des droits appropriés, il est possible de modifier en masse les différents champs des fiches sélectionnées par l’intermédiaire de la fonctionnalité « modification multiple ». Cette fonctionnalité est notamment utilisée pour la création d’exemplaire de collection et disponible pour les éditeurs BO, les administrateurs et les super administrateurs . La modification multiple ne concerne que des champs TEXTE. Elle ne fonctionne pas sur des champs liés (exemple : plan de classement). Dans ce dernier cas, il convient d'effectuer la modification directement sur la table liée. Cette fonction est réservée aux utilisateurs habilités à modifier des documents (selon leur rôle : producteur, producteur/valideur, administrateur fonctionnel et super-administrateur) et ne s’effectue que sur les documents que l’utilisateur a le droit de modifier (selon le niveau de confidentialité et le service émetteur du document).



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Figure 51 : Fonction transverse – Modification multiple Trois modes de modification sont proposés :

Mode simple (par défaut) Ce mode gère TOUT le contenu du champ et non une partie de la chaîne de caractères.

Un clic sur permet de rajouter une ligne, donc de traiter un champ supplémentaire. Le bouton affiché à droite d’une ligne, permet de la supprimer. Quatre opérations sont disponibles, affichées à gauche de la ligne de modification :



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Figure : Modification globale - Options de modification

La recherche est indépendante de la casse employée dans la zone de recherche. Ce mode propose aussi les assistants pour effectuer la recherche sur les champs de type liste ou date.

Mode avancé

Ce mode remplace un mot ou une expression dans le champ. Il permet de préciser si la chaîne de caractères correspond à un mot exact et s'il faut respecter la casse employée dans la zone de recherche.

Mode expert

Ce mode transforme et remplace le contenu d'un champ par le résultat de l'application d'une expression régulière. Ce mode est un peu plus compliqué à utiliser.

Exemple d'expressions régulières : Dans l'exemple ci-dessus, la recherche est effectuée sur la chaîne de caractères 'E([V])E([R])' qui est remplacée par la chaîne '$2E$1E' où les $1 et $2 représentent les groupes capturés. Signification : 'E([V])E([R])' repérage du deuxième caractère (ici = 'V') : première variable ($1) et du quatrième caractère (ici ='R') : deuxième variable ($2) dans la chaîne de caractère ‘EVER'. '$2E$1E' insertion des variables $1 et $2 dans la chaîne caractères. valeur d'origine => valeur résultat "La société EVER TEAM" "La société REVE TEAM"



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Créer un lien hypertexte vers un document

Une adresse URL attribuée à chaque document de Doc’utiles, permet d’établir un lien entre les documents du référentiel documentaire et leur signalement sur les documents et les pages web du CNRS.

Ces liens sont dits pérennes, c’est-à-dire que même si la pièce jointe est modifiée, le lien URL reste inchangé.

L’actualisation des documents étant assurée par les producteurs de Doc’utiles, ces liens sont garants pour les utilisateurs, d’une documentation commune, fiable et à jour. Ils assurent la coordination entre les multiples sources d’information documentaire du CNRS.

Pour créer un lien sur une page web, vers un document de Doc’utiles :

1. Rechercher le document dans Doc’utiles par une des vues de recherche 2. Cliquer sur le document pour ouvrir la fiche documentaire 3. Copier l’URL du document

Cliquer sur au-dessus de la fiche documentaire pour obtenir l’URL, copier ce lien

Figure 52: URL pérenne d'un document

Une fenêtre apparaît comportant le ou les liens vers les documents attachés à la notice :

En recopiant ce lien dans un lien de page web, dans un fichier Word ou dans l’adresse de votre navigateur, vous pouvez accéder directement au document sous réserve de vos droits d’accès concernant ce document (et après authentification si vous n’êtes pas déjà authentifié).

Cas particuliers

− Lorsque plusieurs documents sont joints à une même fiche, chacun comporte son URL



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Figure 53: Exemple d'un document multi-URL

− Pour les documents de Legifrance et autres bases externes, ces liens n’existent pas puisque la pièce n’est pas attachée dans Doc’utiles mais est disponible sur le site externe: pour établir un lien vers ces documents, copier l’URL externe inscrite dans le champ « Lien vers URL externe » de la fiche documentaire.

Figure 54: Exemple d'un lien externe vers Legifrance

4. Coller l’URL, sur une page web, dans un fichier Word ou dans l’adresse de votre navigateur Exemple : https://docutiles.cnrs.fr/docutiles/documents/3066

4. Vérifier le lien : Cliquer sur le lien pour vérifier qu’il ouvre bien le document dans Doc’utiles, après

authentification.

Si le message suivant apparait : « Ce document n’existe pas ou vous n’avez pas les autorisations nécessaires pour y accéder »



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− l’URL a pu être mal copiée − le document a pu être supprimé de la base, − les droits d’accès à ce document sont réservés (par exemple une note destinée au réseau RH

ne peut être lue que par un lecteur inscrit dans ce réseau).

Ajouter ou modifier un modèle de décision

Cette fonctionnalité est réservée aux administrateurs et aux super-administrateurs via le référentiel « Administration / Référentiel / Type de document ».

11.5.1 Ajouter un modèle de décision

Après avoir effectué une recherche sur le référentiel, l’utilisateur ajoute un nouveau modèle via le bouton depuis la fenêtre de résultats.

Le référentiel « Type de document » possède plusieurs critères à saisir :

- Nature : un type de document doit être associé à une nature de document ; choisir une valeur dans la liste

des natures via le bouton



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- Libellé type de document : c’est le nom du type de document tel qu’il apparaîtra dans le reste de

l’application - Présence d’un modèle : liste oui/non. Indique si le type est associé à une pièce jointe modèle. Seuls les

types de documents dont le champ Présence d’un modèle = « oui » seront retournés en résultat de la fonction « Recherche un modèle de décision » (voir §5 Rechercher un modèle de décision). Note : il est de la responsabilité de l’administrateur de mettre en cohérence le champ « Présence d’un modèle » et l’attachement réel d’une pièce sur le modèle.

- Numéro de version du modèle : dès lors que le champ « Présence d’un modèle » est positionné sur « oui », ce nouveau champ apparaît. Il contient le numéro de version du document modèle utilisé pour le contrôle de version (voir ci-dessous).

- Date du document : dès lors que le champ « Présence d’un modèle » est positionné sur « oui », ce nouveau champ apparaît. Il permet de stocker la date de mise à jour du modèle.

- Description : description du type de document - Choix par défaut pour la publication BO : valeur par défaut (oui/non) pour le champ « Publication BO »

lors de la création d’une fiche documentaire de ce type - Statut du type de document : liste actif/inactif. Voir la description du statut actif/inactif pour le référentiel,

dans le §12.2 Le référentiel) - Titre type : titre par défaut qui sera proposé lors de la création d’un document de ce type (voir §6.1.2.3).

Figure 55: Exemple de définition d'un type de document

Si le champ « Présence d’un modèle » est à « oui », le type de document doit posséder une pièce jointe, qui sera le modèle de document à utiliser par le producteur (pièce jointe WORD avec une balise « version »). Le contrôle de version des documents est effectué en comparant le n° de version renseigné dans le référentiel (« N° de version du modèle ») et le n° renseigné dans les commentaires des propriétés du fichier Word du modèle. Les 2 numéros doivent être identiques pour que le contrôle de version fonctionne (voir ci-dessous).



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Figure 56 : Concordance de la version dans le référentiel "Type de document" et dans le document Word

Rappel : lors de l’attachement d’une pièce attachée à une fiche documentaire de ce type, le système contrôlera la concordance du champ « Commentaire » Word de la pièce attachée avec le « N° de version du modèle » défini ici (voir §6.3.2).

11.5.2 Modifier un modèle de décision

Après avoir effectué une recherche sur le référentiel « Type de document » (rubrique « Administration /

Référentiels ») pour trouver le modèle de décision à corriger, l’utilisateur édite le modèle via le bouton , change la pièce jointe et met à jour les champs descriptifs du référentiel, en particulier le n° de version du modèle, ainsi que la date du document.

Le n° de version indiqué dans le référentiel doit correspondre au n° de version indiqué dans les propriétés du fichier Word – champ « Commentaires » du modèle en question. Dans le cadre contraire, le contrôle de version peut bloquer l’import de décision dans la base.

La gestion du circuit de validation, workflow

L’administrateur peut intervenir sur le circuit de validation d’une fiche ou workflow. Il peut renvoyer dans le circuit de validation, pour correction par son auteur par exemple, une fiche déjà validée. Il peut également réaffecter une tâche à un autre gestionnaire, ou migrer l’ensemble des tâches d’un gestionnaire vers un autre gestionnaire.

11.6.1 Renvoyer dans le circuit de validation une fiche validée

Cette fonctionnalité est disponible pour les super-administrateurs et les éditeurs BO et concerne une fiche au statut VALIDE.

− Rechercher la fiche à renvoyer dans le workflow.

− Sélectionner la fiche validée et cliquer dans « réinjecter dans le workflow » . L’icône change

d’aspect pour indiquer à l’utilisateur que le traitement est en cours ( ).



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− L’utilisateur est invité à choisir dans une liste à quel utilisateur il souhaite affecter la tâche de correction. La liste est pré-filtrée avec les producteurs, producteurs/valideurs, éditeurs BO, administrateurs fonctionnels et super-administrateurs.

− Après confirmation du choix de l’utilisateur, la tâche est réaffectée et un acquittement est affiché.

La fiche disparaît alors en recherche pour apparaître dans la liste des tâches du gestionnaire sélectionné. Elle acquiert le statut « en cours » et repart en début de workflow (voir §7.2). « L’initiateur » reste cependant l’initiateur d’origine de la tâche. Note : le super-administrateur voit également la tâche réinjectée dans sa Liste de tâches, puisqu’il a toutes les tâches en visibilité, même celles dans le statut « En cours ». Attention, aucune notification n’est envoyée au nouveau gestionnaire. Il est de responsabilité du super-administrateur de le prévenir que la fiche lui a été renvoyée.



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11.6.2 Réaffecter une tâche à un autre utilisateur

Cette fonctionnalité est disponible pour les super-administrateurs et concerne une tâche qui est toujours dans le workflow, au statut EN COURS ou A VALIDER. L’administrateur peut ainsi réaffecter une tâche à un autre gestionnaire.

− Aller dans la Liste des tâches et localiser la tâche à réaffecter.

− Cliquer sur « Réaffecter la tâche » à droite de ligne de la tâche.

− L’utilisateur est invité à choisir dans une liste à quel utilisateur il souhaite réaffecter la tâche. La liste est préfiltrée avec les producteurs, valideurs, producteurs/valideurs et administrateurs fonctionnels.

− Après confirmation du choix de l’utilisateur, la tâche est réaffectée.

La tâche disparaît alors de la liste des tâches de l’ancien propriétaire et apparaît dans celle du nouveau propriétaire. « L’initiateur » reste cependant l’initiateur d’origine de la tâche. Note : le super-administrateur continue à voir les tâches réaffectées dans sa Liste de tâches, puisqu’il a toutes les tâches en visibilité. Attention, aucune notification n’est envoyée au nouveau propriétaire de la tâche. Il est de responsabilité du super-administrateur de le prévenir que la tâche lui a été réaffectée. A noter : il est aussi possible de procéder à une migration de l’ensemble des tâches d’un utilisateur vers un autre utilisateur. Pour plus de détails, voir le §13.7 Migration de tâches.



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12. Administration des listes, des référentiels et du plan de classement Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux administrateurs fonctionnels et/ou super-administrateurs (voir détail dans chaque fonction).

Les listes

Le menu « Administration/Listes » n’est accessible qu’au super-administrateur et lui permet de gérer les listes utilisées dans Doc’utiles. Par exemple la liste «oui/non», la liste des statuts, la liste des types de numéros, la liste d’activation/inactivation du référentiel. Une liste est définie avec un séparateur « / » entre chaque valeur et sera affichée dans l’ordre d’écriture des valeurs. Il y a actuellement 5 listes paramétrables :

Figure 57 : Administration – Gestion des listes

Les fonctions d’exploitation des listes : Ces fonctions d’exploitation des listes sont disponibles dans le bandeau supérieur.

Figure 58 : Fonctions d’exploitation des listes

− �� Sélectionner une liste (case à cocher disponible à côté de chaque liste). Il est possible de sélectionner plusieurs listes ou de sélectionner toutes les listes de la page en cours en cliquant sur la case à cocher disponible dans le bandeau des colonnes.



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− �� Ajouter une liste . Toute nouvelle liste devra être associée à l’application REDAC via le champ « Application ». A noter cependant: une nouvelle liste ne pourra pas être créée sans s’accompagner d’une évolution de l’application pour la prendre en compte.

− �� Trier les listes selon un ou plusieurs critères

Note : pour les fonctions d’exploitation des listes ci-dessous, au moins une liste doit être sélectionnée au préalable :

− �� Effectuer une modification globale sur les listes sélectionnées . − �� Imprimer par lot . Cette fonction offre à l’utilisateur la possibilité de fusionner dans un seul

fichier au format PDF les fiches sélectionnées.

− �� Exporter au format CSV la liste des résultats , avec les mêmes propriétés que celles affichées

− �� Envoyer par mail les listes sélectionnées .

A partir de la visualisation d’une liste, l’utilisateur peut actionner l’une des fonctions disponibles sur la liste:

o �� Ajouter une liste . Toute nouvelle liste devra être associée à l’application REDAC via le champ « Application »,

o �� modifier la liste visualisée , via le bouton ,

o �� imprimer en PDF la liste sélectionnée via le bouton ,

o �� envoyer par mail la liste, via le bouton ,

o �� visualiser l’aide contextuelle , si elle existe, via le bouton .

A noter, une liste ne peut pas être supprimée par un super-administrateur, car elle fait partie intégrante du fonctionnement global de l’application.

Le référentiel

Le référentiel contient les objets métiers qui peuvent être modifiés et paramétrés par les administrateurs fonctionnels ou super-administrateurs. Le référentiel contient les éléments suivants :

• Natures des documents • Types des documents • Collections des documents • Services émetteurs • Mots-clés • Natures de l’acte

• Niveaux du plan de classement



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Seule l’administration des types de documents et collections de documents est disponible pour les administrateurs fonctionnels. Les super-administrateurs peuvent administrer tout le référentiel. Principes généraux d’administration des référentiels : Les écrans d’administration des référentiels (Mots clés, Nature de document, Type de document, Collection…) sont basés sur le principe d’un écran de recherche/consultation du résultat et d’un écran d’exploitation des résultats, comme pour les fiches documentaires. L’écran d’exploitation est seulement accessible suite à une recherche.

Figure 59 : Administration des référentiels

Dans le référentiel, les recherches dans les champs de saisie manuelle se font avec le caractère de troncature « % ». Les majuscules/minuscules sont indifférentes, alors que les caractères accentués et espaces sont importants. Fonctions d’exploitation du référentiel : Ces fonctions d’exploitation des listes sont disponibles dans le bandeau supérieur.

Figure 60 : Fonctions d’exploitation des référentiels

− �� Sélectionner un élément du référentiel (case à cocher disponible à côté de chaque élément). Il est possible de sélectionner plusieurs éléments ou de sélectionner tous les éléments de la page en cours en cliquant sur la case à cocher disponible dans le bandeau des colonnes.

− �� Ajouter un élément .



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− Trier les éléments selon un ou plusieurs critères

Note : pour les fonctions d’exploitation ci-dessous, au moins un élément doit être sélectionné au préalable :

− �� Supprimer les éléments sélectionnés.

Attention, on peut supprimer un élément du référentiel uniquement s’il n’est pas utilisé par des fiches documentaires ou par un autre élément du référentiel ou, pour un dossier du plan de classement, s’il ne contient aucune fiche ni aucun sous-dossier.

− �� Effectuer une modification globale sur les éléments sélectionnés . − �� Imprimer par lot . Cette fonction offre à l’utilisateur la possibilité de fusionner dans un seul

fichier au format PDF les éléments sélectionnés.

− �� Exporter au format CSV la liste des résultats , avec les mêmes propriétés que celles affichées

− �� Envoyer par mail les éléments sélectionnés .

A partir de la visualisation d’un élément, l’utilisateur peut actionner l’une des fonctions disponibles sur l’élément:

o �� Ajouter un élément .

o �� modifier l’élément visualisé , via le bouton ,

A noter, la modification du libellé d’un élément du référentiel est immédiatement répercutée dans les fiches documentaires déjà associées à cet élément du référentiel, ainsi que dans les listes de choix dans le référentiel, ou dans le plan de classement.

o �� imprimer en PDF l’élément sélectionné via le bouton ,

o �� envoyer par mail l’élément sélectionné, via le bouton ,

o �� visualiser l’aide contextuelle , si elle existe, via le bouton .

Statut d’un élément du référentiel : Chaque élément du référentiel (excepté les niveaux du plan de classement) peut être activé ou désactivé, via un champ « Statut » qui peut prendre la valeur Actif ou Inactif. Un élément « Actif » :

• Est disponible dans les critères de recherche • Est disponible pour l’ajout d’un nouveau document

Un élément « Inactif » :



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• Est disponible dans les critères de recherche, de façon à assurer la recherche sur tous les documents de Doc’utiles,

• N’est pas disponible en création , il ne peut donc plus être utilisé pour les nouveaux documents.

Exemple : en cas de changement d’organisation, il est possible qu’un service (service émetteur) change de nom ou fusionne avec un autre. Dans ce cas, il est possible de créer un nouveau service émetteur (actif), et de désactiver l’ancien. Dans ce cas, les documents qui avaient été créés avec l’ancien service émetteur sont conservés tels quels.

12.2.1 Nature du document

Ce référentiel est mis à jour par le super-administrateur. Le référentiel « Nature du document » possède plusieurs rôles, notamment: - il permet de définir la liste des champs visibles dans la fiche documentaire suivant la nature du document

choisie - il permet de définir la liste des champs obligatoires dans la fiche documentaire suivant la nature du

document choisie Les champs ont différents statuts :

− Champs imposés. L’administrateur ne peut le modifier. Exemple : Nature, Type de document, service émetteur etc.

− Champs supplémentaires. Ces champs modifiables par l’administrateur, peuvent être affichés ou non, selon la nature du document.

Exemple : le champ date de signature apparait pour les documents de nature Décisions, le champ date du document apparait pour les documents de nature lois, décrets etc.

− Ces champs supplémentaires peuvent être déclarés obligatoires ou facultatifs. Une autre option permet de déclarer ces champs obligatoires à la demande de validation. Exemple : signataire et date de signature pour les décisions.

Figure 61: Administration des natures de documents

Libellé du champ Champ

obligatoire Type de champ Description



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Libellé de la nature de document X Champ texte Libellé complet et unique définissant une nature de document

Code Nature de l’acte X Liste fermée Lié au référentiel Nature de l’acte (voir §12.2.6)

N Champs supplémentaires X Liste fermée Choix des champs à rendre visible pour la nature de document.

N Champs obligatoires Liste fermée Choix des champs à rendre obligatoires pour la nature de document.

Statut de la nature de document X Liste fermée Actif/Inactif

Définit le statut d’activation de la nature

N Champs obligatoires pour la validation

Liste fermée Choix des champs à rendre obligatoires pour que le document puisse être passé « A_valider ».

Note : les champs facultatifs et non remplis ne sont pas affichés lors de la consultation de l’élément du référentiel (ex : ici voir la copie d’écran ci-dessus, le champ « Champs obligatoires »).

12.2.2 Type de document

Ce référentiel est mis à jour par les administrateurs fonctionnels et super-administrateurs, pour les types de document relevant de leur service. Le type de document dépend d’une nature de document. Ce référentiel doit être créé pour chaque Nature de document, même si cette dernière n’a pas de type de document particulier. Par exemple la nature de document « ouvrage », doit être liée à un type de document « ouvrage ». Le référentiel « Type de document » possède plusieurs rôles, notamment (voir §11.5.1 Ajouter un modèle de décision): - il définit un type de document associé à une nature de document - il permet de définir la valeur par défaut (oui/non) pour le champ « Publication BO » de la fiche documentaire - il peut posséder une pièce jointe, qui sera le modèle de document à utiliser par le producteur (pièce jointe

WORD avec une balise « version ») - il possède le numéro de version du document modèle dans ses métadonnées - il définit un titre par défaut proposé pour les nouveaux documents de ce type

Si le champ « Statut du type de document » est à la valeur « inactif » alors le type de document associé ne sera plus présenté en saisie d’une fiche documentaire (voir §12.2). Il est de la responsabilité de l’administrateur d’assurer la cohérence des statuts actif/inactif des types de documents et des natures associées ; par exemple, si un type inactif est le seul type associé à une nature, la nature correspondante devrait également être désactivée.



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Figure 62: Administration des types de documents



Nature de document X Liste fermée Lié au référentiel Nature du document (voir §12.2.1)

Libellé type de document X Champ texte Libellé complet et unique définissant un type de document

Présence d’un modèle X Liste fermée oui/non

Précise la présence d’un document modèle

Numéro de version du modèle

X (si affiché)

Champ texte Indique le numéro de version du document modèle. Champ masqué si « Présence d’un document » à « non »

Date du document Champ date Date de mise à jour du document modèle. Champ masqué si « Présence d’un document » à « non »

Description Champ texte Description du type de document Choix par défaut pour la publication BO

X Liste fermée (oui/non)

Indique la valeur par défaut qui sera proposée pour le champ « Publication BO »

Statut du type de document X Liste fermée (Actif/Inactif)

Indique l’état d’activation du type de document

Exemple de données:

Nature du document Libellé type de document Présence d’un modèle Décision – Nomination Directeur(trice) de groupement de recherche GDR Oui Décision – Nomination Directeur(trice) de groupement de recherche GDR en

partenariat Oui

Décision tarifaire Produit de type 1 Oui Décision tarifaire Produit de type 2 Oui Ouvrage Ouvrage Non

12.2.3 Nom de collection

Ce référentiel est mis à jour par l’administrateur fonctionnel ou le super-administrateur. Il concerne les collections de documents.



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Figure 63: Administration des noms de collections



Nom de collection X Champ texte Libellé complet et unique définissant une collection de documents

Descriptif de la collection Champ texte Description de la collection Statut de la collection X Liste fermée

(actif/inactif) Indique l’état d’activation de la collection de documents

Exemple de données:

Nom de collection Descriptif de la collection Bulletin officiel du CNRS Collection des textes publiés au bulletin officiel du CNRS Veille fiscale Veille d'actualité juridique DSFIM Bibliothèque pratique Collection gérée par la MPR

12.2.4 Service émetteur

Ce référentiel est mis à jour par le super-administrateur.

Figure 64: Administration des services émetteurs



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Libellé service émetteur X Champ texte Libellé complet et unique définissant un service émetteur

Code service émetteur X Champ texte Code du service émetteur (généralement de 3 à 5 lettres)

Code Labintel du service émetteur X Champ texte Code labintel du service émetteur (ex : MOYxxxx ou DRxx ou INSxxxx …)

Statut de la valeur X Liste fermée (actif/inactif)

Indique l’état d’activation du service émetteur

Exemples de données:

Code service émetteur Libellé service émetteur Code Labintel du service émetteur

PDT Présidence du CNRS MOY1601 FSD Fonctionnaire de sécurité défense MOY1648 INC Institut de Chimie INS1620 INS2I Institut des sciences de l’information et leurs

interactions INS1680

DR05 Délégation régionale 05 DR05 DSFIM Direction de la stratégie financière de l'immobilier

et de la modernisation MOY1649

12.2.5 Mots-clés

Ce référentiel est mis à jour par le super-administrateur.

Figure 65 : Administration des mots-clés

Libellé du champ Champ obligatoire

Type de champ Description

Mot clé X Champ texte Libellé complet et unique définissant un mot-clé

Statut du mot-clé X Liste fermée (actif/inactif)

Indique l’état d’activation du mot-clé



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Exemple de données :

Mot-clé président du conseil d'administration (CA) Institut Délégation régionale (DR)

Quelques règles de gestion des mots-clés Les mots sont saisis: - au singulier - au masculin - en minuscules - les sigles : le développé précède le sigle qui est ensuite entre parenthèses ; Exemple : contrat à durée

déterminée (CDD) - pas de nom de personne - pas de date - pas de rappel de la délégation ou de lieu géographique sauf cas exceptionnel (Exemple : Pic de Bures) - pas de reprise de la nature et du type de document (Exemple : décision)

12.2.6 Nature de l’acte

Ce référentiel est mis à jour par le super-administrateur. Il est nécessaire pour alimenter la nature de l’acte dans le référentiel « Nature du document ». Il permet de générer le numéro automatique des documents devant paraître au BO. La valeur « non applicable N/A » est à joindre à toutes les natures de document ne devant pas paraître au BO. (Exemple : guides, formulaires…)

Figure 66: Administration du référentiel - Nature de l'acte

Libellés du formulaire Champ


Libellé nature de l’acte X Champ texte Libellé complet et unique définissant une nature de l’acte

Code nature de l’acte X Champ texte non modifiable après une création

Code de la nature de l’acte (généralement 2 ou 3 lettres)

Statut de la nature de l’acte X Liste fermée (actif/inactif)

Indique l’état d’activation de la nature de l’acte



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Voici la liste des natures de l’acte définies actuellement dans l’application:

Figure 67: Référentiel des natures de l'acte

12.2.7 Plan de classement (sur cinq niveaux)

Ce référentiel est mis à jour par le super-administrateur. Les interfaces d’administration pour la création des chapitres destinées au plan de classement, se répètent cinq fois. Il y a autant d’interfaces que de niveaux d’arborescence. 12.2.7.1 Principe de fonctionnement Cinq niveaux d’arborescence sont prédéfinis dans la fiche documentaire. Le libellé comprenant le numéro du niveau est paramétrable. Lors du choix des niveaux dans la fiche documentaire, une recherche est effectuée sur le référentiel du niveau désiré. Suivant le niveau n choisi, un filtre est appliqué sur la recherche du niveau n+1 qui dépend forcément du niveau n choisi.

Figure 68 : Plan de classement – Principe de fonctionnement

12.2.7.2 Administration du plan de classement L’administration du référentiel propose 5 interfaces au fonctionnement identique, une par niveau :



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Chaque menu de niveau n pointe sur un formulaire de recherche présentant le niveau n :

Figure 69 : Administration du plan de classement – Recherche Niveau n L’écran de consultation d’un niveau présente l’ensemble des niveaux supérieurs au niveau choisi (l’intégralité de l’arborescence):

Figure 70: Exemple de consultation d'un dossier de niveau 4

Par ailleurs, l’écran d’ajout ou de modification ne propose, quel que soit le niveau choisi, que le niveau n-1 à choisir dans une liste, et le niveau n à renseigner librement. A partir du niveau n-1 choisi, le système reconstruit toute l’arborescence supérieure automatiquement.



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Figure 71: Exemple d'ajout d'un dossier de niveau 4

Suite à l’ajout d’un niveau dans le plan de classement, ce niveau ne deviendra visible pour les utilisateurs dans le plan de classement (Recherche thématique, voir §3.3) que lorsque au moins une fiche documentaire en fin de workflow (dans l’état VALIDE ou PUBLIE BO) sera classée dans ce dossier (lui-même ou un de ses sous-dossiers).

A contrario, un niveau supprimé dans le plan de classement (vide de toute fiche documentaire et de tout sous-niveau), restera visible jusqu’à une opération de rafraîchissement du plan de classement ; cette opération est ponctuelle et exécutée à la demande par une procédure d’exploitation de l’application. Les niveaux du plan de classement sont les seuls à ne pas avoir de statut d’activation / désactivation (voir §12.2).



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13. Administration des utilisateurs Cette fonctionnalité permet, aux administrateurs fonctionnels et aux super-administrateurs de:

- créer des utilisateurs, - de renseigner les niveaux de confidentialité de l’utilisateur - de donner, modifier ou supprimer certains rôles à un utilisateur, - de migrer un service d’utilisateurs vers un autre, - de migrer un utilisateur.

Un administrateur fonctionnel a la possibilité de gérer uniquement les utilisateurs appartenant au même service que lui. Un super-administrateur a la possibilité de gérer tous les utilisateurs de Doc’utiles.

Création et gestion d’un utilisateur

La création d’un compte utilisateur peut se faire de deux manières : • Soit automatiquement par le système lors de la première connexion d’un utilisateur à Doc’utiles via

Janus (voir §2.1 Accès à l’application).

Attention, cette possibilité concerne seulement les personnels du CNRS, et non les personnels extérieurs se connectant via Janus externe. Pour les personnels externes, la deuxième possibilité ci-dessous devra être considérée.

• Soit par la création manuelle du compte utilisateur par un administrateur fonctionnel (pour son service) ou par un super-administrateur.

Ces deux possibilités sont détaillées ci-dessous (voir §13.1.2 et 13.1.3), après la présentation générale de l’interface d’administration.

13.1.1 Accès aux comptes utilisateurs

Les comptes utilisateurs sont accessibles dans la console d’administration, via le menu « Administration » / « Droits d’accès », zone « Utilisateurs :

Figure 72: Menu Administration > Droits d'accès

Deux possibilités à ce stade :

1. Recherche et sélection d’un utilisateur donné dans la zone de recherche : l’administrateur saisit le début d’une chaîne de caractères identifiant l’utilisateur, et le système ouvre une liste déroulante qui est filtrée au fur et à mesure de la saisie. Une fois la liste suffisamment filtrée, l’administrateur peut sélectionner la personne recherchée dans la liste (affichée sous la forme « Prénom NOM »)



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Une fois l’utilisateur choisi, deux nouveaux menus apparaissent :

Figure 73: Administration des utilisateurs: Recherche et sélection d'un utilisateur

La zone de recherche permet de rechercher l’utilisateur : . Par son identifiant (email) . Par son nom . Par son prénom . Par le code Labintel de son service (ex : INS1660)

2. Ouverture directe des sous-menus via le bouton : les deux menus vus précédemment apparaissent, mais sans utilisateur présélectionné.

Dans les deux cas, le menu « Ajouter/Supprimer/Modifier un utilisateur » permet d’accéder aux comptes utilisateurs :

− Si un utilisateur a été choisi au préalable (cas 1), le compte de l’utilisateur est déjà affiché dans la partie droite; les autres utilisateurs sont sélectionnables à gauche par des radios-boutons. La sélection de l’un d’eux affiche le compte utilisateur correspondant dans la partie droite.



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− Si aucun utilisateur n’a été choisi au préalable (cas 2), aucun compte utilisateur n’est affiché dans la partie droite ; il faut en sélectionner un dans la liste de gauche pour afficher son compte utilisateur.

Dans la partie de gauche, un compte utilisateur peut être filtré en tapant une chaîne de caractères dans le

champ « Rechercher un utilisateur » et en validant par . La recherche peut se faire sur tout ou partie de l’identifiant de l’utilisateur (email). Pour un administrateur fonctionnel cette liste d’utilisateurs est réduite aux seuls utilisateurs de son service.



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Note : Le deuxième menu « Vue globale de l’utilisateur » est détaillé plus bas pour la gestion des rôles (voir 13.2).

13.1.2 Création et mise à jour automatique d’un utilisateur via Janus

Lors de sa première connexion à l’application au travers de JANUS (identifiant Janus = adresse email), un utilisateur CNRS sera créé automatiquement par le système avec le rôle LECTEUR par défaut (voir §13.2 pour plus de détails sur les rôles) et un niveau de confidentialité TOUT PUBLIC (voir §13.3 pour plus de détails sur la gestion des niveaux de confidentialité). Ceci garantit que tout utilisateur peut se connecter à Doc’utiles pour une consultation documentaire standard, sans intervention préalable d’un administrateur. Note :

• Si cet utilisateur doit avoir un autre rôle que celui de LECTEUR, un administrateur devra intervenir pour gérer ses rôles (voir §13.2),

• Si cet utilisateur doit avoir un autre niveau de confidentialité que TOUT PUBLIC, un administrateur devra intervenir pour gérer ses niveaux de confidentialité (voir §13.3).

Dans le cas contraire, aucune intervention complémentaire d’un administrateur n’est nécessaire.

Rappel : un utilisateur externe au CNRS n’est jamais créé automatiquement. Son compte doit être créé manuellement. Un compte utilisateur créé automatiquement par Janus a les propriétés suivantes :



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− Code utilisateur : identifiant Janus de l’utilisateur (son email)

− Nom : nom de l’utilisateur tel que défini dans Janus

− Prénom : prénom de l’utilisateur tel que défini dans Janus

− Rôle : positionné à Public ; ce champ est sans importance, non utilisé par l’application ; il ne reflète pas le vrai rôle de l’utilisateur dans Doc’utiles ;

− Langue : FR

− Service : code Labintel de l’utilisateur, tel que défini dans Janus

− Feuille de style : vide (devrait être affiché default.css, anomalie du progiciel)

− Jeu de caractères : Aucun (devrait être affiché à ISO-8859-15, anomalie du progiciel)

− Application : REDAC, c’est le nom technique de l’application Doc’utiles

− EMail : email de l’utilisateur tel que défini dans Janus

A chaque connexion de l’utilisateur dans Doc’utiles, Janus mettra à jour systématiquement les champs suivants sur le compte utilisateur : . Code utilisateur . Nom . Prénom . Service . Email Ainsi, une modification de ces champs par l’administrateur de Doc’utiles est inutile puisqu’elle serait écrasée à la prochaine connexion de l’utilisateur. Si une modification doit être apportée (ex : changement d’email), elle doit être appliquée dans Janus directement. La mise à jour automatique des champs par Janus s’applique pour les personnels CNRS mais aussi pour les utilisateurs externes (se connectant via Janus externe).



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13.1.3 Création manuelle d’un compte utilisateur

L’administrateur a la possibilité de créer manuellement un compte utilisateur dans Doc’utiles : • Soit pour un utilisateur CNRS, s’il souhaite déjà lui donner un rôle différent de lecteur par exemple,

dès sa première connexion,

• Soit pour un utilisateur externe au CNRS, afin qu’il puisse se connecter à l’application

La création manuelle d’un compte utilisateur se fait depuis la console d’administration, après avoir actionné le lien « Ajouter/Supprimer/Modifier un utilisateur » (voir §13.1.1 pour plus de détails sur l’accès à ce lien). Sur la page des comptes utilisateurs, actionner le lien .

Les propriétés du nouvel utilisateur s’affichent et doivent être saisies ; les champs marqués d’une (*) sont obligatoires, ceux surlignés en jaune doivent être remplis comme expliqué ci-dessous.

− Code utilisateur : identifiant de l’utilisateur ; s’il doit se connecter via Janus, c’est l’identifiant Janus, donc l’email de la personne

− Mot de passe: laissé vide si l’utilisateur va se connecter via Janus. Note : le mot de passe peut être saisi pour se connecter sur le serveur Doc’utiles directement, sans passer par Janus. Cette possibilité est donnée sur le réseau de la DSI uniquement, et sert principalement à des fins de tests par la DSI (sur un serveur de recette par exemple).

− Nom : nom de l’utilisateur



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− Prénom : prénom de l’utilisateur

− Rôle : positionner « Public » par exemple; ce champ est sans importance, non utilisé par l’application ; il ne reflète pas le vrai rôle de l’utilisateur dans Doc’utiles ;

− Langue : FR

− Service : code Labintel du service de l’utilisateur − Feuille de style : saisir « default.css »

− Jeu de caractères : choisir « ISO-8859-15 »

− Application : choisir REDAC, c’est le nom technique de l’application Doc’utiles

− EMail : email de l’utilisateur

Enregistrer les données via le bouton . Le compte est créé et un message le confirme.

Attention , l’utilisateur ne pourra pas encore se connecter, il faudra lui affecter un rôle avant sa première connexion, voir le §13.2 Gestion des rôles. Duplication d’un compte existant : Une autre possibilité rapide offerte à l’administrateur est de créer un compte en dupliquant un autre compte

similaire via le bouton disponible à côté du bouton Enregistrer.

L’administrateur saisit uniquement l’identifiant du nouvel utilisateur, le mot de passe est facultatif, choisit l’utilisateur à dupliquer dans la liste, et peut même choisir de dupliquer ses rôles. Puis il clique sur

. Le nouveau compte est créé, ses rôles sont déjà identiques à ceux de l’utilisateur copié. Attention néanmoins, il est préférable pour l’administrateur d’éditer immédiatement ce nouveau compte pour changer le nom/prénom/service/email qui ont été récupérés de l’utilisateur copié. Ces champs seront bien écrasés lors de la prochaine connexion du nouvel utilisateur via Janus, néanmoins, quelques emails de notification pourraient être mal routés dans l’intervalle s’il devait être notifié.

Rappel : même sur un compte créé manuellement par l’administrateur, à chaque connexion de l’utilisateur dans Doc’utiles, Janus mettra à jour systématiquement les champs suivants: . Code utilisateur . Nom . Prénom . Service . Email



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13.1.4 Suppression d’un compte utilisateur

Un compte utilisateur peut être supprimé depuis la console d’administration.

• Accéder au compte de l’utilisateur à supprimer (voir §13.1.1)

• Cliquer sur le bouton « Supprimer cet utilisateur »

Figure 74: Suppression d'un utilisateur

Un message de confirmation s’affiche, puis un message de succès :

L’utilisateur est supprimé. Cette opération n’a aucun impact sur les fiches validées dont le créateur ou modificateur est toujours l’utilisateur supprimé.

La suppression d’un utilisateur n’impacte pas non plus ses tâches, qui lui restent affectées. Il conviendra donc de réaffecter au préalable les tâches de l’utilisateur avant de le supprimer.

Gestion des rôles

13.2.1 Présentation des rôles dans Doc’utiles

Tant qu’un utilisateur n’a pas de rôle dans Doc’utiles, il ne pourra pas utiliser l’application. Les rôles dits applicatifs sont présentés dans le §2.3 Rôles des utilisateurs : - Lecteur - Producteur - Valideur - Producteur/valideur - Editeur BO



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- Administrateur fonctionnel - Super-administrateur Sont présentés ici les rôles « techniques » qui leur correspondent d’un point de vue de l’administration. Tous les rôles techniques de Doc’utiles commencent par le mot « REDAC ». Deux rôles techniques particuliers permettent de gérer la visibilité des documents en fonction des rôles : REDAC_FILTRE_NIV_CONV_ROLE et REDAC_FILTRE_NIV_CONF_BO_ROLE. Ils doivent être affectés aux utilisateurs en même temps que les autres rôles, à part pour les super-administrateurs. Voici le résumé des rôles à appliquer aux utilisateurs en fonction de leur rôle « applicatif » :

Rôle applicatif Rôles techniques correspondants

Lecteur

REDAC_LECT

REDAC_FILTRE_NIV_CONV_ROLE

REDAC_FILTRE_NIV_CONF_BO_ROLE

Producteur

REDAC_PROD



Valideur

REDAC_VAL



Producteur/valideur

REDAC_PROD_VAL



Editeur BO

REDAC_EDBO



Administrateur fonctionnel

REDAC_ADMIN_FONC



Super-administrateur REDAC_SUPER_ADMIN Note : le rôle Public est un rôle standard du progiciel. Il est parfois affecté automatiquement par le système, mais il n’interfère pas avec les rôles de Doc’utiles car c’est un rôle « neutre ».

Rappel : un utilisateur CNRS créé automatiquement par Janus acquiert un rôle de Lecteur par défaut, ce qui correspond aux trois rôles techniques présentés ci-dessus.

13.2.2 Accès à la gestion des rôles

L’accès à l’affectation des rôles à un utilisateur se fait de deux manières, qui sont deux vues différentes:

1. Depuis le compte d’un utilisateur ; Cet accès permettra d’associer des rôles spécifiquement à cet utilisateur.

2. Depuis la zone Rôles disponible à l’accueil de la console d’administration Cet accès permet de voir tous les utilisateurs associés à un rôle, et d’ajouter/supprimer des utilisateurs pour ce rôle.



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Ces deux vues de gestion des rôles sont présentées ci-dessous. 13.2.2.1 Association des rôles à un utilisateur Pour associer un rôle technique à un utilisateur, ouvrir le compte utilisateur concerné (voir §13.1.1 Accès aux comptes utilisateurs) et actionner le lien « Affecter des rôles ».

Les administrateurs fonctionnels et les super administrateurs peuvent choisir le rôle à attribuer/à retirer à l’utilisateur dans la liste des rôles disponibles, en actionnant les flèches gauche et droite. Dans notre exemple ci-dessous, pour donner les droits de productrice à l’utilisatrice :

− cocher le droit REDAC_LECT dans la liste de gauche via la case à cocher ,

− le supprimer des rôles de l’utilisatrice en actionnant la flèche , le rôle bascule dans la liste des rôles non attribués

− cocher le droit REDAC_PROD dans la liste de droite via la case à cocher ,

− l’ajouter aux rôles de l’utilisatrice en actionnant la flèche , le rôle bascule dans la liste des rôles attribués

− sauver en actionnant le bouton .



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Figure : Affectation des rôles à un utilisateur

Un utilisateur non super-administrateur ne peut avoir qu’un seul rôle applicatif à la fois, sous peine de conflits entre les rôles. Mais un rôle applicatif peut correspondre à plusieurs rôles techniques (voir §13.2.1).

Un utilisateur super-administrateur peut cumuler un autre rôle applicatif , par exemple il peut aussi être producteur. Ceci lui permet d’être proposé par exemple lors de la réaffectation d’une tâche et de bénéficier des notifications pour les tâches de production le concernant. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de lui attribuer les rôles techniques REDAC_FILTRE_NIV_CONV_ROLE et REDAC_FILTRE_NIV_CONF_BO_ROLE (voir §13.2.1). 13.2.2.2 Gestion de tous les utilisateurs d’un rôle Pour visualiser tous les utilisateurs possédant un rôle donné, aller sur la page d’accueil de la console d’administration, menu « Administration » / « Droits d’accès », zone « Rôles ».

Filtrer ensuite les rôles dans la zone de recherche à droite (tous les rôles de Doc’utiles commencent par « REDAC »), puis choisir un rôle dans la liste déroulante. Actionner ensuite le lien « Vue globale du rôle ».

Cette vue permet d’avoir une liste exhaustive de tous les utilisateurs possédant le rôle demandé. On peut changer à la volée de rôle consulté via la liste en haut de la page.

Pour accéder à l’écran de modification, actionner le crayon montré ci-dessous :



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L’écran de modification s’utilise de la même façon que l’association des rôles à un utilisateur, avec deux listes dans lesquelles on fait passer les utilisateurs d’un côté à l’autre pour leur attribuer ou retirer le rôle.

Attention, si on utilise cet écran pour affecter un rôle à un utilisateur, bien penser à lui affecter tous les rôles techniques nécessaires à son rôle applicatif (voir §13.2.1).

13.2.3 Historisation des modifications

L’assignation et la suppression d’un rôle à un utilisateur déclenche l’historisation du compte avec les données suivantes:

- Code utilisateur - Nom, - Prénom, - Rôle associé, - Date d’assignation du rôle, - Date de suppression du rôle.

Un écran de recherche sur l’historique accessible depuis le menu « Administration » / « Rechercher historique rôles » permet de rechercher des modifications grâce aux critères de recherche suivants:



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Figure 75: Historisation des rôles d'un utilisateur

Le critère d’identifiant de l’utilisateur offre un assistant de recherche via le bouton . Le filtre peut porter sur le nom, le prénom, et le code utilisateur.

Ces informations sont consultables uniquement par un administrateur fonctionnel (pour son service uniquement) et par un super-administrateur.

Gestion des niveaux de confidentialité des utilisateurs

13.3.1 Présentation des niveaux de confidentialités

Chaque utilisateur peut posséder un ou plusieurs niveaux de confidentialité qui sont:

- DAJ (tous les agents de la direction des Affaires juridiques) - DIRE (tous les agents de la direction de l'Innovation et des Relations avec les entreprises) - INSTITUTS (directeur-adjoint-scientifiques, directeurs-adjoints-administratifs, Chargés d'études en

administration scientifique) - RESEAU_RH (tous les agents de la direction des Ressources humaines - les services RH des

délégations) - SCEJ (le service conseil et expertise juridique de la direction des Ressources humaines) - SPV (les services Partenariat et valorisation des délégations) - TOUT_PUBLIC



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Les autres niveaux de confidentialités ne sont pas actuellement utilisés. Chaque fiche documentaire possède également un ou plusieurs niveaux de confidentialité (provenant de la même liste), et c’est l’adéquation d’au moins un niveau de confidentialité de la fiche avec ceux de l’utilisateur qui lui donneront accès à la fiche. Ex : une fiche avec un niveau de confidentialité RESEAU_RH ne sera visible que par les utilisateurs ayant au moins le niveau de confidentialité RESEAU_RH. Remarque : Pour une fiche documentaire, le niveau TOUT_PUBLIC prend le pas sur les autres niveaux de confidentialité. Il faut donc le retirer avant d’attribuer un autre niveau de confidentialité. Ce qui n’est pas le cas pour un utilisateur, pour lequel il faut cumuler le niveau TOUT_PUBLIC avec un ou plusieurs autres niveaux de confidentialité.

Rappel : un utilisateur CNRS créé automatiquement par Janus acquiert un niveau de confidentialité TOUT_PUBLIC par défaut, ce qui lui permet de consulter les documents sans accès réservé. Un administrateur fonctionnel ou un super-administrateur peut lui attribuer un ou plusieurs niveaux supplémentaires si nécessaire (voir ci-dessous).

13.3.2 Association des niveaux de confidentialité à un utilisateur

Dès qu’un compte utilisateur a été créé (automatiquement ou manuellement), un administrateur fonctionnel ou un super-administrateur peut lui associer un ou plusieurs niveaux de confidentialité supplémentaires, en sus du niveau TOUT_PUBLIC attribué par défaut.

Il n’est pas nécessaire d’associer explicitement le niveau de confidentialité TOUT_PUBLIC à un utilisateur. Ce niveau lui est forcément attribué automatiquement par le système.

Un administrateur fonctionnel ne peut attribuer un niveau de confidentialité : . Qu’à un utilisateur de son service . Et uniquement attribuer un niveau de confidentialité dont il a la charge, c’est-à-dire qu’il possède lui-même. Ses propres niveaux de confidentialité lui ayant été attribués en amont par un super-administrateur. Un super-administrateur peut attribuer tout niveau de confidentialité à tout utilisateur. Pour associer un niveau de confidentialité à un utilisateur, actionner le menu « Administration » > « Association niveaux de confidentialité » :



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Un écran de recherche s’affiche et permet de :

• Soit accéder à un utilisateur particulier en remplissant le critère « Nom utilisateur »

• Soit accéder à tous les utilisateurs ayant un certain niveau de confidentialité en remplissant le critère « Niveau de confidentialité »

Note : la saisie des deux critères simultanés permet de vérifier si un utilisateur a déjà un certain niveau de confidentialité (usage peu courant).

Les deux critères offrent une aide à la saisie ; Pour le nom d’utilisateur, le filtre fonctionne sur les champs Nom, Prénom et Code utilisateur ;

Pour les niveaux de confidentialité, plusieurs sont sélectionnables et sont sauvés via l’icône .

Figure 76: Association d'un niveau de confidentialité - Aides à la saisie

On reste ici sur un principe général de recherche puis ajout/modification/suppression. Il faut donc d’abord rechercher l’utilisateur pour lequel on veut associer un niveau de confidentialité, comme expliqué ci-dessus.

1. Si l’utilisateur n’a que le niveau de confidentialité TOUT_PUBLIC (attribué par défaut et donc « transparent »), le système ne renvoie aucun résultat de recherche.



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• Pour lui ajouter un niveau de confidentialité, cliquer sur le .

• Rechercher de nouveau l’utilisateur dans le référentiel via le bouton (même aide à la recherche que dans l’écran précédent),

• Sélectionner dans le référentiel un ou plusieurs niveaux de confidentialité à lui attribuer (même écran de choix que dans l’écran précédent),

• Le champ usercode est en lecture seule et se remplit dès que l’utilisateur est sélectionné.

• Sauver avec le bouton .

Figure 77: Ajout d'un niveau de confidentialité à un utilisateur

Un écran de confirmation s’affiche et les nouveaux niveaux de confidentialités sont attribués à l’utilisateur :



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2. Si l’utilisateur a déjà un ou plusieurs niveaux de confidentialité le système les affiche dans le résultat de recherche.

• Pour lui ajouter ou retirer un niveau de confidentialité, cliquer sur la ligne de résultat puis sur

le bouton Modifier .

• Modifier dans le référentiel les niveaux de confidentialité à lui attribuer, ajouter un niveau en

cliquant sur le niveau de confidentialité, retirer un niveau en cliquant sur , valider la

sélection en cliquant sur

• Sauver les modifications avec le bouton .



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Figure 78: Modification des niveaux de confidentialité d'un utilisateur

L’ordre d’attribution des niveaux de confidentialités est sans importance.

Il n’est pas nécessaire d’associer des niveaux de confidentialités à un super-administrateur, car il a par son rôle accès à tous les documents.

Import en masse des utilisateurs

Cette fonction est disponible uniquement pour les super-administrateurs à partir du menu « Administration » > « Import des utilisateurs » et permet de:

- Créer ou modifier des utilisateurs en masse - Modifier les rôles des utilisateurs - Modifier les niveaux de confidentialité des utilisateurs

Cette fonction est plutôt utile sur une plateforme de recette, pour importer en masse des utilisateurs de tests par exemple. L’import est lancé manuellement et prend en entrée un fichier CVS préparé au préalable. Le fichier CSV contient une ligne par utilisateur, avec les champs suivants :

• Compte utilisateur : identifiant de l’utilisateur

• Mot_de_passe : mot de passe, à laisser vide sauf si on veut attribuer un mot de passe particulier à un utilisateur, via un accès direct au serveur Doc’utiles (et non un accès Janus). Voir §13.1.3.

• Mode : mettre « CREATION », même pour une modification, le système détectera la création ou la modification en fonction de l’existence de l’identifiant

• Mail : adresse e-mail

• Nom : nom de l’utilisateur

• Prénom : prénom de l’utilisateur

• Service : service de l’utilisateur (code Labintel)

• Rôle : rôles techniques de l’utilisateur, séparés par un « / », voir §13.2.1,



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• Confidentialité : niveaux de confidentialité de l’utilisateur, séparés par un « / », voir §13.3.1. Laisser vide pour un accès TOUT_PUBLIC uniquement.

Figure 79 : Exemple d’import CSV

• Actionner le menu « Administration » / « Import des utilisateurs »

• Cliquer sur Parcourir

• Sélectionner le fichier CSV préparé sur son disque

• Cliquer sur Importer

Figure 80: Import en masse des utilisateurs

En résultat, le système renvoie le fichier CSV modifié, avec pour chaque utilisateur :

• une notification du résultat dans la colonne MODE : CREE / MODIFIE / NON CREE (si erreur de saisie, par exemple un niveau de confidentialité inexistant …)

• le mot de passe par défaut attribué à l’utilisateur, pour une connexion directe sur le serveur Doc’utiles, hors Janus (voir §13.1.3)



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Migration de service

L’ensemble des utilisateurs d’un service émetteur peuvent être migrés vers un nouveau service émetteur. Cette opération peut être nécessaire suite à une réorganisation des services au sein du CNRS. Cette fonction est disponible pour les super-administrateurs dans le menu « Administration » > « Migration de service, d’utilisateur ou de tâches ».

Dans la zone « Migration de service »:

− Dans le champ « De », saisir tout ou partie du code Labintel du service émetteur source (terminé par %) puis cliquer sur le bouton « Filtrage ». Le sélectionner ensuite dans la liste.

− Dans le champ « Vers », saisir tout ou partie du code Labintel du service émetteur cible (terminé par %) puis cliquer sur le bouton « Filtrage ». Le sélectionner ensuite dans la liste. A noter, le service cible doit avoir été au préalablement créé dans le référentiel pour être visible dans la liste (voir §12.2.4).

Note : par défaut, la liste n’affiche que les 20 premiers codes Labintel de services émetteurs correspondant au filtre.

Figure 81: Migration de service

Valider la migration par le bouton « OK » et confirmer.

Un message de fin de migration s’affiche.



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Les utilisateurs de l’ancien service sont maintenant réaffectés au nouveau service. Ils conservent bien leurs tâches affectées. Suite à la migration, lorsqu’une demande de validation sera effectuée sur une tâche, tous les valideurs du nouveau service (incluant ceux de l’ancien service) seront notifiés.

La migration de service n’est pas annulable après confirmation !

Migration d’utilisateur

Un utilisateur peut être migré vers un autre utilisateur. Cette opération peut être nécessaire suite à changement de nom d’une personne par exemple, ou changement d’email (donc changement d’identifiant). Cette fonction est disponible pour les super-administrateurs dans le menu « Administration » > « Migration de service, d’utilisateur ou de tâches ».

Dans la zone « Migration d’utilisateur »:

− Dans le champ « De », saisir tout ou partie de l’identifiant de l’utilisateur source (terminé par %) puis cliquer sur le bouton « Filtrage ». Le sélectionner ensuite dans la liste.

− Dans le champ « Vers », saisir tout ou partie de l’identifiant de l’utilisateur cible (terminé par %) puis cliquer sur le bouton « Filtrage ». Le sélectionner ensuite dans la liste. A noter, l’utilisateur cible doit avoir été au préalablement créé dans la console d’administration pour être visible dans la liste (voir §13.1).

Note : par défaut, la liste n’affiche que les 20 premiers utilisateurs correspondant au filtre.

Figure 82: Migration d’utilisateur





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Cette migration a pour effet de remplacer l’identifiant de l’ancien utilisateur par le nouveau dans tous les documents de la base (champs « créateur fiche » ou « modificateur fiche »). Les tâches sont également réaffectées au nouvel utilisateur ; attention, les notifications liées aux tâches rejetées ou à valider ne sont cependant pas ré-envoyées au nouvel utilisateur.

Il est fortement déconseillé de travailler sur les tâches pendant la migration d’utilisateur. Il est de la responsabilité du super-administrateur de prévenir l’utilisateur de l’opération de migration. Ce type de migration peut éventuellement s’annuler en refaisant une migration inverse.

Migration de tâches

L’ensemble des tâches présentes dans la liste des tâches d’un gestionnaire peut être migrée sur la liste des tâches d’un nouveau gestionnaire sélectionné. Cette opération peut être nécessaire suite au départ d’un gestionnaire qui n’aurait pu valider ses fiches en attente avant de quitter ses fonctions. Cette fonction est disponible pour les super-administrateurs dans le menu Administration > Migration de service, d’utilisateur ou de tâches.

Dans la zone « Migration de tâches »:

− Dans le champ « De », saisir tout ou partie de l’identifiant de l’utilisateur source (terminé par %) puis cliquer sur le bouton « Filtrage ». Le sélectionner ensuite dans la liste.

− Dans le champ « Vers », saisir tout ou partie de l’identifiant de l’utilisateur cible (terminé par %) puis cliquer sur le bouton « Filtrage ». Le sélectionner ensuite dans la liste.

Note : par défaut, la liste n’affiche que les 20 premiers utilisateurs correspondant au filtre.



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Figure 83: Migration de tâche



Toutes les tâches de l’ancien propriétaire disparaissent alors de la liste des tâches et apparaissent dans celle du nouveau propriétaire. « L’initiateur » reste cependant l’initiateur d’origine de la tâche. Note : le super-administrateur continue à voir les tâches migrées dans sa Liste de tâches, puisqu’il a toutes les tâches en visibilité. Attention, aucune notification n’est envoyée au nouveau propriétaire des tâches. Il est de responsabilité du super-administrateur de le prévenir que la migration a été effectuée.

La migration de tâches n’est pas annulable après confirmation !

Il est fortement déconseillé de travailler sur les tâches pendant leur migration. Il est préférable de prévenir l’utilisateur que ses tâches vont être réaffectées afin qu’il ne les bloque pas.



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14. Gestion de la page d’accueil

Modifier la page d’accueil directement dans Doc’utiles

La mise-à-jour des contenus éditoriaux de la page d'accueil et de son menu droit (cartouche en fond bleu) peut être réalisée directement depuis l'application Doc'utiles, avec l'éditeur HTML embarqué dans l'application.

A noter : Il est préférable de privilégier la procédure décrite en §14.2.

• Menu 'Administration' > 'Page d'accueil'

Un menu enrichi permet de modifier la page en mode "texte" (wysiwyg) et en mode code html.

Modifier la page via l’éditeur HTML Expression Web

La mise à jour de la une n'est pas très aisée depuis l’éditeur embarqué dans l'IHM de Doc'utiles. La procédure ci-dessous permet de bénéficier des facilités d'usage de l'éditeur Expression WEB. Les liens vers des fichiers hébergés par Doc'utiles, et les images sont gérés avec l’éditeur web de Doc’utiles.

14.2.1 Modifier la page d’accueil

La procédure ci-dessous permet de bénéficier des facilités d'usage de l'éditeur HTML expression web. • Menu 'Administration' > 'Page d'accueil'

• Basculer en html en cliquant sur , si nécessaire agrandir la fenêtre en cliquant sur • Clic droit sur la fenêtre, choisir "Tout sélectionner"



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• Clic droit sur la fenêtre, choisir "copier"

• Ouvrir le site http://dsi-val.dsi.cnrs.fr/docutiles et se connecter • Aller dans le répertoire Une • Ouvrir le fichier docutiles__accueil.html • Adopter le mode fractionné : la fenêtre se sépare en deux parties verticales, celle du haut contient le

code, l'autre, le rendu de la page Web

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• Dans le code sélectionner ce qu'il y a entre les balises

   Et   

• Clic droit puis choisir "coller"

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Le contenu de la page d'accueil apparait dans expression Web : les images ne s'affichent pas.

• Faire ses modifications en utilisant la fenêtre du bas (création : wysiwyg) et les styles css dans la partie création

• Lorsque les modifications sont terminées, sauvegarder

14.2.2 Mettre à jour Doc'utiles avec la version modifiée

• Dans Expression Web, dans la partie haute (code), ramener le taquet de l'ascenseur à gauche (voir image suivante)

• Dans le code sélectionner ce qu'il y a entre les balises :    Et    (attention, le nombre de lignes a pu changer)



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• Retourner sur l'interface de Doc'utiles • Clic droit sur la fenêtre, choisir "Tout sélectionner"

• Puis choisir "Coller"

Le taquet de l'ascenseur doit être à gauche



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• Rebasculer en mode création via le bouton • Ajouter les images nécessaires

o Pour ajouter une image, actionner le bouton o Choisir l’image à intégrer dans Doc’utiles via le bouton « Parcourir », puis cliquer sur

« Upload »

o Le système affecte une URL à la nouvelle image. Saisir un « alternate text » et cliquer sur « OK » pour insérer l’image.



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• Sauvegarder les modifications de la page d’accueil.

Les modifications sont maintenant immédiatement disponibles pour tous les utilisateurs (le vérifier en cliquant sur le menu « Accueil »).



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Annexes

Annexe 1 : Sigles

Sigle Signification Commentaires BO Bulletin Officiel (du CNRS) FT Full Text (texte intégral) Terme utilisé pour les recherches SQL Structured Query Language Terme utilisé pour les recherches

Annexe 2 : Glossaire

Un document : c’est un texte à portée administrative. Il peut se présenter sous différents formats : pdf, word,… mais également sous forme de lien hypertexte pointant vers un site externe. Une collection de documents : c’est un ensemble de documents regroupés pour former une publication à part entière. Chaque collection comporte un ensemble de documents ordonnés par l’application suite à une recherche. (Cet ordonnancement se base sur la clé système de la fiche documentaire, généré par l’application). Une fiche documentaire : c’est un ensemble de données permettant de décrire chaque document enregistré dans l’application. Ces données sont saisies à partir d’un formulaire. L’utilisateur peut ensuite faire des recherches dans les différents champs de ce formulaire pour retrouver la fiche documentaire et le(s) document(s) associé(s). Un modèle de document : c’est un document au format WORD servant de modèle au producteur, pour la création des documents, notamment de type « décisions ». Le modèle est téléchargé par le producteur, son contenu mis à jour, le producteur l’attache à la fiche documentaire correspondante. Un référentiel : c'est un ensemble de données de références prédéfinies pour un champ donné. L'utilisateur est obligé de choisir parmi une liste de valeurs pour saisir une information. L'utilisation de référentiel permet de rationaliser les données d'une application. Le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs de l’application et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.



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Annexe 3 : Liste des champs d’une fiche documentaire

Nature du document Il s’agit de la nature du document (loi, décret, arrêté, décision …).

Type du document Il s’agit d’une sous-catégorie de la nature du document. Elle est distincte de la nature uniquement pour les décisions.

Titre du document Il s’agit du titre exact du document.

Type de numéro - BO : cette valeur est à choisir quand un document doit paraître au Bulletin officiel du CNRS. Le numéro est alors généré automatiquement à l’enregistrement de la fiche documentaire.

- Autre : la saisie est libre pour l’utilisateur pour les documents ne paraissant pas au Bulletin officiel du CNRS

Numéro du document Le numéro est généré automatiquement (pour le BO) ou saisi par l’utilisateur suivant son type.

Date du document Date du document autre que les décisions

Date de signature Pour les décisions

Service émetteur Il s’agit du service qui a saisi la fiche documentaire

Mots clés Les mots clés permettent de décrire les sujets contenus dans le document. Ce champ peut comporter plusieurs mots clés.

Les mots-clés ne s’appliquent pas aux décisions.

Publication au BO - OUI : le document est publié au BO

- NON : le document ne paraît pas au BO

Date de publication BO Il s’agit de la date de publication au Bulletin officiel du CNRS

Niveau de confidentialité Il permet de définir un accès réservé sur une fiche, ou au contraire de le laisser en libre accès à tout utilisateur.

Il existe 7 niveaux de confidentialité utilisés actuellement: - DAJ - DIRE - INSTITUTS - RESEAU_RH - SCEJ - SPV - TOUT_PUBLIC

Attention : une fiche documentaire possédant le niveau de confidentialité TOUT_PUBLIC rend la fiche documentaire accessible en lecture à tous les utilisateurs de l’application. Le niveau de confidentialité TOUT_PUBLIC prend le pas sur les autres niveaux de confidentialités.

Statut Il indique l’avancement d’une fiche documentaire dans le circuit de validation. Les différents statuts sont : « En cours », « A valider », « Validé », « Annulé », « Rejeté », « En attente de publication BO », « En attente de publication légale », « Publié BO », « Archivé ».

Localisation dans le plan de classement / Niveau 1 à 5

Ces champs permettent de classer le document dans l’arborescence pour la recherche thématique.

Attachement à une collection de documents

Il s’agit de joindre le document à une collection de documents existante.

Auteur Il s’agit de l’auteur du document. Il peut y avoir plusieurs auteurs.

Lien vers une URL Ce champ permet de pointer vers une page web qui contiendra le document. Exemple : lien vers le site Légifrance.



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Sources Il permet d’indiquer de quel ouvrage ou quel périodique provient le document : Exemple : JORF (Journal officiel de la République Française), JOUE : (journal officiel de l’Union européenne), BO de ministère…

Destinataires Cela permet de préciser à qui est destiné le document.

Exemple : note à destination des délégués régionaux.

Commentaire Permet de préciser un certain nombre d’informations.

En particulier :

• Pour une décision modificative, la référence de la décision qu’elle modifie ;

• Pour une décision modifiée, la référence de la décision qui la modifie

Editeur Il s’agit de l’éditeur d’un ouvrage ou d’un périodique.

Collection Il s’agit de la collection à laquelle appartient un ouvrage.

Année de publication Il s’agit de l’année de publication de l’ouvrage ou du numéro du périodique.

Cote Il s’agit de la cote de l’ouvrage ou du périodique dans la bibliothèque de la direction des ressources humaines ou de la direction des affaires juridiques.



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Annexe 4 : Les principaux boutons

Icone Intitulé du bouton Action

Référentiel Ouvrir le référentiel associé à un champ

Supprimer Supprimer le(s) éléments(s) choisis dans le référentiel pour un

champ

Sauvegarder Enregistrer la fiche documentaire.

Envoyer et modifier Enregistrer la fiche documentaire et revenir à la fiche.

Rétablir Supprimer les données renseignées dans la fiche documentaire depuis le dernier enregistrement.

Attacher un document Parcourir les fichiers et de les attacher à la fiche documentaire

Modèle de document Rechercher le modèle de décision associé au type de document en cours d’enregistrement

Prévisualisation du PDF

Pré-visualiser le contenu du document attaché au format PDF

Organiser les pièces jointes

Trier les pièces jointes d’un document

Modifier Modifier une fiche documentaire, une valeur dans un référentiel.

Ajouter Ajouter une ligne, une nouvelle valeur dans les référentiels

Supprimer Supprimer une valeur dans les référentiels

Trier… Effectuer un tri suivant différents critères dans une liste de résultats

Imprimer par lot les notices et les documents

Imprimer plusieurs fiches documentaires et / ou documents en même temps (PDF)

Imprimer par lot les notices et les documents

Imprimer une fiche documentaire et / ou son document (PDF)

Exporter au format XLS

Exporter sous Excel

Envoyer par mail Envoyer par mail



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URL Pérennes Ouvrir le lien URL du document

Publier une collection Editer un lot de documents en PDF précédé d’un sommaire

Modifier > En attente de publication légale

Changer le statut des fiches sélectionnées de « En attente de publication BO » vers « En attente de publication légale »

(dans le processus d’édition du BO)

Modifier > Publié BO Changer le statut des fiches sélectionnées de « En attente de publication légale » vers « Publié BO »

(dans le processus d’édition du BO)

Réinjecter dans le workflow

Renvoyer une fiche documentaire validée dans le workflow

Réaffecter une tâche Réaffecter une tâche dans le workflow

Utilisateurs Voir tous les utilisateurs associés à un rôle sélectionné

Modification globale Modifier plusieurs fiches en même temps

Remplacer S’utilise dans la modification par lot, permet de remplacer une

valeur par une autre dans l’ensemble des fiches sélectionnées.

Ajouter S’utilise dans la modification par lot, permet :

. d’ajouter une valeur dans un champ multiple

. ou d’ajouter une chaîne de caractères à la fin d’un texte

dans l’ensemble des fiches sélectionnées, quel que soit le contenu antérieur, qui est conservé.

Forcer S’utilise dans la modification par lot, permet de remplacer une valeur dans l’ensemble des fiches sélectionnées, quelle que soit la valeur initiale contenue dans ces fiches.

Supprimer S’utilise dans la modification par lot, permet de supprimer une valeur dans un champ dans l’ensemble des fiches sélectionnées, tout en conservant les autres valeurs.

Ajouter une ligne S’utilise dans la modification par lot, permet d’ajouter pour

paramétrer un nouveau champ à modifier.

Modifier Permet de sauver les modifications demandées dans le cadre de la

modification globale.



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Liste des figures Figure 1 : Menu Doc’utiles selon les différents rôles (de gauche à droite : rôle lecteur / rôle producteur / rôle

administrateur) ............................................................................................................................................................ 6

Figure 2: Page d'accueil de Doc'utiles ................................................................................................................................ 7

Figure 3 : Fiche documentaire et document ...................................................................................................................... 10

Figure 4 : Usage des référentiels ....................................................................................................................................... 11

Figure 5 : Fiche Documentaire – Recherche simple ........................................................................................................ 12

Figure 6: Listes multi-valuées........................................................................................................................................... 16

Figure 7: Recherche avancée – Opérateurs inter-champs ................................................................................................. 17

Figure 8: Recherche avancée - Opérateur intra-champ ..................................................................................................... 17

Figure 9 : Fiche Documentaire – Recherche avancée ...................................................................................................... 18

Figure 10 : Fiche Documentaire – Recherche thématique ............................................................................................... 19

Figure 11: Organisation des zones d'affichage ................................................................................................................. 20

Figure 12 : Onglets Recherche et Liste ............................................................................................................................. 20

Figure 13 : Fonctions d’exploitation des résultats ........................................................................................................... 21

Figure 14: Tri des résultats de recherche .......................................................................................................................... 22

Figure 15 : Consultation du Bulletin officiel – Ecran de recherche ................................................................................. 23

Figure 16 : Consultation de collections de documents – Ecran de recherche .................................................................. 25

Figure 17 : Consultation d’un modèle de décision – Recherche de modèle .................................................................... 26

Figure 18: Recherche et enregistrement d'un modèle de décision .................................................................................... 27

Figure 19 : Fiche Documentaire – Création d’une fiche documentaire ........................................................................... 28

Figure 20: Fiche documentaire - Champs spécifiques au type de document .................................................................... 29

Figure 21 : Fiche documentaire – Sélection de valeurs du référentiel « Mots-clés » ....................................................... 30

Figure 22: Exemple de saisie de l'arborescence du plan de classement ............................................................................ 33

Figure 23 : Fiche Documentaire – Ajout d’une pièce jointe ............................................................................................ 35

Figure 24 : Fiche Documentaire – Visualisation pièce jointe .......................................................................................... 35

Figure 25 : Fonctions de gestion des pièces attachées ..................................................................................................... 36

Figure 26 : Rechercher un modèle de décision ................................................................................................................. 37

Figure 27: Télécharger un modèle de décision ................................................................................................................. 38

Figure 28: Ajout d'une pièce jointe: Contrôle de version ................................................................................................. 38

Figure 29: Prévisualisation PDF de la décision avant demande de validation .................................................................. 39

Figure 30: Alerte en cas d'absence de pièce jointe ............................................................................................................ 39

Figure 31: Exemple de mail de demande de validation de fiche documentaire ................................................................ 41

Figure 32: Workflow de validation d'une fiche documentaire .......................................................................................... 42

Figure 33 : Liste de tâches ................................................................................................................................................ 45

Figure 34 : Tâche de validation ........................................................................................................................................ 45

Figure 35 : Exemples de mails d’acceptation ou de rejet de fiche documentaire ............................................................. 46

Figure 36 : Tâche de modification ................................................................................................................................... 47

Figure 37 : Fiche Documentaire – Modification simple .................................................................................................. 48

Figure 38 : Versionner un document électronique - Etape 1 ............................................................................................ 49

Figure 39 : Versionner un document électronique - Etape 2 ............................................................................................ 50

Figure 40: Versionner un document électronique - Etape 3 ............................................................................................. 50

Figure 41: Versionner un document électronique - Etape 4 ............................................................................................. 51

Figure 42: Suppression d'une pièce jointe ........................................................................................................................ 52

Figure 43 : Fiche Documentaire – recherche thématique – Copie fiche documentaire.................................................... 55

Figure 44: Création du BO - Etape 1 ................................................................................................................................ 57



Figure 47: Edition du BO - Erreur de conversion PDF ..................................................................................................... 59

Figure 48: Paramétrage du sommaire lors de l'édition du BO .......................................................................................... 60

Figure 49: Edition BO - Génération du fichier PDF ......................................................................................................... 60


Figure 51: Fonction transverse – Modification multiple .................................................................................................. 62

Figure 52: URL pérenne d'un document ........................................................................................................................... 64

Figure 53: Exemple d'un document multi-URL ................................................................................................................ 65

Figure 54: Exemple d'un lien externe vers Legifrance ..................................................................................................... 65

Figure 55: Exemple de définition d'un type de document................................................................................................. 67

Figure 56: Concordance de la version dans le référentiel "Type de document" et dans le document Word .................... 68

Figure 57: Administration – Gestion des listes ................................................................................................................ 71

Figure 58 : Fonctions d’exploitation des listes ................................................................................................................ 71



sur 120

Figure 59: Administration des référentiels ....................................................................................................................... 73

Figure 60 : Fonctions d’exploitation des référentiels ....................................................................................................... 73

Figure 61: Administration des natures de documents ....................................................................................................... 75

Figure 62: Administration des types de documents .......................................................................................................... 77

Figure 63: Administration des noms de collections .......................................................................................................... 78

Figure 64: Administration des services émetteurs ............................................................................................................ 78

Figure 65: Administration des mots-clés ......................................................................................................................... 79

Figure 66: Administration du référentiel - Nature de l'acte .............................................................................................. 80

Figure 67: Référentiel des natures de l'acte ...................................................................................................................... 81

Figure 68: Plan de classement – Principe de fonctionnement .......................................................................................... 81

Figure 69: Administration du plan de classement – Recherche Niveau n ........................................................................ 82

Figure 70: Exemple de consultation d'un dossier de niveau 4 .......................................................................................... 82

Figure 71: Exemple d'ajout d'un dossier de niveau 4 ........................................................................................................ 83

Figure 72: Menu Administration > Droits d'accès ............................................................................................................ 84

Figure 73: Administration des utilisateurs: Recherche et sélection d'un utilisateur .......................................................... 85

Figure 74: Suppression d'un utilisateur ............................................................................................................................. 91

Figure 75: Historisation des rôles d'un utilisateur ............................................................................................................. 96

Figure 76: Association d'un niveau de confidentialité - Aides à la saisie ......................................................................... 98

Figure 77: Ajout d'un niveau de confidentialité à un utilisateur ....................................................................................... 99

Figure 78: Modification des niveaux de confidentialité d'un utilisateur ......................................................................... 101

Figure 79: Exemple d’import CSV ................................................................................................................................ 102

Figure 80: Import en masse des utilisateurs .................................................................................................................... 102

Figure 81: Migration de service ...................................................................................................................................... 103

Figure 82: Migration d’utilisateur ................................................................................................................................... 104

Figure 83: Migration de tâche ......................................................................................................................................... 106

guide utilisateur doc’utiles - cnrs - dgdrguide utilisateur doc’utiles version 2.0 juillet 2015...

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