1

GUIDE PRATIQUE

DNA ET CONGES PAYES

Ce guide rappelle les dispositions essentielles du régime des congés annuels payés et les modalités permettant aux salariés de faire valoir leurs droits auprès de la Caisse. Vous trouverez également dans ce document toutes les consignes relatives à l'utilisation des certificats bleus/demandes de congés, et des fiches navettes. Ce guide ne pouvant cependant répondre à tous les cas particuliers, n’hésitez pas, pour tous renseignements complémentaires, à prendre contact avec nos services.

2

I. - ACQUISITION DU DROIT A CONGE Le droit à congé est ouvert au salarié qui justifie d’au moins un mois de travail effectif au cours de la période de référence dans une ou plusieurs entreprises du Bâtiment ou des Travaux Publics affiliées à une Caisse de Congés Payés. 1. - PERIODE DE REFERENCE (Article R. 3141-3 du Code du travail) Elle s’étend du 1er avril au 31 mars. 2. - TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF Ce sont les heures réellement effectuées selon l’horaire habituel de l’entreprise qui doivent être prises en considération. Les heures travaillées au-delà de cet horaire doivent être ajoutées. Les heures non travaillées doivent être déduites. Les salariés à temps partiel ont également droit à un congé dès lors qu’ils justifient, quel que soit le nombre d’heures effectuées, d’un mois de travail selon l’horaire qui a été convenu avec leur employeur. Dans le Bâtiment et les Travaux Publics, 150 heures de travail sont considérées comme équivalentes à un mois de travail effectif. Sont également équivalentes à un mois, les périodes de 4 semaines ou de 24 jours ouvrables. Par exception, les salariés ayant accompli moins de 150 heures de travail effectif au cours de la période de référence et titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée peuvent prétendre à une indemnité compensatrice. Cette indemnité est versée par la Caisse sur présentation du contrat correspondant et du certificat bleu dès l’ouverture de la période de prise des congés (soit, pour les congés 2002, le 1er mai 2002). ATTENTION ! Pour les salariés n'ayant pas atteint le seuil de 150 heures de travail effectif au cours de la période de référence, les absences citées à la rubrique ci-dessous relative à la détermination de la durée du congé ne sont pas prises en compte.

3

II. - DURÉE DU CONGÉ ET CALCUL DE

L’INDEMNITÉ 1. - DUREE DU CONGE (Article L 3141-3 du Code du Travail) Le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail avec un maximum de 30 jours ouvrables. Ceux-ci se décomposent en 24 jours de congé principal et 6 jours de congé dits "5ème semaine". Sont assimilées à un mois de travail chaque tranche de 150 heures (Article D. 3141-30 du Code du Travail) ainsi que chaque période de 4 semaines ou de 24 jours ouvrables (Article L 3141-4 du Code du Travail). Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine autres que les dimanches et jours fériés même lorsque l’horaire hebdomadaire de travail est réparti sur 5 jours (samedi ou lundi habituellement chômé). Lorsque le nombre de jours ouvrables ainsi calculé n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Le tableau ci-après permet de vérifier les droits acquis par les salariés :

TRAVAIL DROIT A CONGES

HEURES

MOIS-JOURS (Trentièmes)

Nombre de jours

ouvrables mois /

jours à mois / jours

De 0 à 149 De 00.00 à 00.27 0 De 150 à 299 De 00.28 à 01.25 3 De 300 à 449 De 01.26 à 02.23 5 De 450 à 599 De 02.24 à 03.21 8 De 600 à 749 De 03.22 à 4.19 10 De 750 à 899 De 04.20 à 05.17 13 De 900 à 1049 De 05.18 à 06.15 15 De 1050 à 1199 De 06.16 à 07.13 18 De 1200 à 1349 De 07.14 à 08.11 20 De 1350 à 1499 De 08.12 à 09.09 23 De 1500 à 1649 De 09.10 à 10.07 25 De 1650 à 1799 De 10.08 à 11.05 28 De 1800 à et plus De 11.06 à 12.00 30

Cette grille s’applique dans le cas d’un horaire collectif égal ou supérieur à 39h par semaine. Elle est actualisée en cas d’horaire collectif inférieur dans le cadre de la loi « dite » des 35 heures.

4

1.1. - Absences assimilées à du travail effectif Selon le Code du Travail, en particulier l’article L. 3141-5 et les conventions collectives, sont notamment prises en compte pour la détermination de la durée du congé au même titre que les périodes réellement travaillées, les temps d’absence liés aux motifs détaillés ci-après, sous réserve que les conditions d’ouverture du droit soient remplies.

Accidents du travail et maladies professionnelles (…) les périodes limitées à une durée ininterrompue d’un an pendant lesquelles l’exécution du contrat est suspendue pour cause d’accident du travail ou de la maladie professionnelle sont considérées comme périodes de travail effectif (…)

NB : Les périodes de rechutes ne sont pas retenues. La reprise du travail précédent la rechute fait perdre la condition de « durée» prévue par le Code du Travail. L’employeur, chez lequel était occupé le travailleur lors de son accident du travail ou de sa maladie professionnelle (dont les frais doivent avoir été pris en charge par la branche accident du travail de la Sécurité Sociale) doit évaluer selon l’horaire de l'entreprise, le nombre d’heures de travail perdues par l’intéressé et le faire figurer sur la déclaration nominative annuelle et sur la fiche de débauche à l'endroit réservé à cet effet.

Congés de maternité, paternité et d’adoption Ils sont également pris en compte et assimilés à un temps de travail.

Durée du congé de l’année précédente Lorsque les travailleurs ont reçu leur congé de l’année précédente par le soin d’une Caisse de Congés Payés.

Périodes d’intempéries Le montant des heures indemnisées étant égal aux trois quarts du salaire, elles seront également prises en considération pour leurs trois quarts lors du calcul de la durée et du montant du congé. La DNA et les certificats doivent cependant comporter la totalité des heures indemnisées.

Congés spéciaux Prévus par la loi et les Conventions collectives du bâtiment tels que :

∗ Les jours fériés, ∗ Les absences exceptionnelles pour événements familiaux, ∗ Les épreuves de sélection militaire.

Congés de naissance Congés accordés aux pères de famille à l’occasion d’une naissance, soit 3 jours à la charge de l’employeur.

Congés non rémunérés accordés aux : Travailleurs participant à des stages d'éducation ouvrière ou de formation syndicale (article L. 3142-12 du Code du Travail). Travailleurs salariés et apprentis de moins de 25 ans participant à des activités en vue de favoriser la formation des cadres et animateurs pour la jeunesse (article L. 3142-44 et L 3142-48 du Code du Travail). Pour ces deux congés non rémunérés, une attestation patronale indiquant leur durée devra être remise aux intéressés qui la joindront à leur "certificat de congé".

5

Stages de formation inscrits aux plans de formation de l'entreprise Durant ces stages, le salarié continue à être appointé par l'employeur qui, lorsqu'il est assujetti à la cotisation formation continue, peut se faire rembourser (charges comprises) par l'organisme agréé dont il dépend.

Le temps du stage est assimilé à un temps de travail effectif (sur la base de 39 heures par semaine).

Congé individuel de formation

La loi du 24 février 1984 portant réforme de la formation professionnelle continue codifie sous les articles L. 6322-1 à L 6322-3 et suivants du Code du Travail les dispositions applicables aux actions de formation indépendantes du plan de formation de l'entreprise. Le temps, (total ou partiel) consacré au stage, est rémunéré selon un pourcentage du salaire qui aurait été perçu en demeurant au poste de travail. Cette rémunération est versée par l'employeur qui est remboursé par l'organisme agréé dont il dépend. La durée du stage est assimilée à un temps de travail sur la base de 39 heures par semaine.

Maladies non professionnelles des cadres et Etam

ETAM - Cadres : Le temps total de l'arrêt maladie est pris en compte dans la mesure où ils justifient avoir accompli au cours de la période de référence au moins 120 jours, ouvrables ou non, continus ou non, d'exécution effective du contrat de travail ou de périodes qui y sont assimilées par l'article L 3141-5 du Code du Travail.

Jours de congés supplémentaires pour ancienneté accordés aux Etam et cadres

Heures indemnisées au titre du repos compensateur légal

Temps de formation et de fonction des Conseillers Prud'hommes

Congé spécial accordé aux salariés, candidats à l'Assemblée nationale ou au Sénat pour participer à une campagne électorale

Période militaire réserve des cadres et des Etam

Heures passées au CFA par les apprentis

Préavis, qu'il soit effectué ou non

1.2. - Absences non assimilées à du travail effectif Ne sont pas prises en considération, pour déterminer la durée du congé, les heures non travaillées pour les motifs suivants :

Maladies non professionnelles des ouvriers

6

Ces heures sont cependant prises en considération pour l’attribution de la prime de vacances. Maladies non professionnelles des Etam et des cadres,

lorsqu'elles n'ont pas été assimilées à du travail effectif.

Accidents du travail et maladies professionnelles, lorsqu'il s'agit de rechutes ou de périodes d'arrêt situées au-delà d'un an.

Stages de formation professionnelle ayant donné lieu à versement d'un congé par le centre Devront être remises, pour ces stages, aux intéressés : - une attestation patronale mentionnant la date de retour chez l'employeur ou la date

d'embauche chez un nouvel employeur. - une attestation du centre indiquant la durée du stage et précisant que le salarié a

bénéficié d'un congé. Ces pièces sont à joindre au certificat bleu.

Durée du service national Bien que le temps du service national n'ouvre pas droit aux congés, il permet au salarié de bénéficier de la prime de vacances s'il a accompli un minimum de 150 heures de travail.

Chômage partiel autre que le chômage pour intempéries

Repos compensateur conventionnel

2. - CALCUL DE L'INDEMNITE Conformément aux dispositions du Code du Travail, la détermination de l’indemnité de congé fait l’objet d’un double calcul, la formule la plus avantageuse pour le salarié étant retenue.

7

2.1. - Règle du dixième (Article L 3141-22 du Code du Travail) L’indemnité est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (1er avril - 31 mars). La rémunération prise en compte correspond, pour une période d’emploi située entre le 1er avril et le 31 mars, à l’addition :

a. du salaire total brut sans aucun plafond ni abattement, indiqué sur le ou les certificats bleus de congé et correspondant aux sommes déclarées pour le versements de la cotisation congés payés.

b. du salaire perdu à l’occasion d’un éventuel arrêt au titre de l’accident du travail et de la maladie

professionnelle et dans la limite d’une durée continue d’un an pour tous les salariés (Ouvriers, Cadres, ETAM) et de la maladie non professionnelle dans les limites fixées par les conventions collectives pour les Cadres et ETAM seulement et des congésde maternité ou d’adoption.

c. des indemnités intempéries

d. de l’indemnité de congé brute de l’année précédente.

2.2. - Règle "Bâtiment (Article D 3141-32 et 3141-33 du Code du Travail) L’indemnité est égale au dixième du dernier salaire moyen normal avant le départ en congé multiplié par le temps de travail effectif ou assimilé effectué par l’intéressé au cours de la période de référence (1er avril - 31 mars). Ce calcul correspond : a. Pour les Ouvriers b. Au dixième du dernier salaire horaire moyen normal (obtenu en divisant le montant de

la dernière paie normale et complète du salarié avant son départ en congés par le nombre d’heures payées correspondant) multiplié par le nombre d’heures de travail effectif (ou assimilé) payées au cours de la période de référence.

c. Pour les Cadres et ETAM Au dixième du dernier salaire mensuel normal du mois précédant le départ en congés multiplié par le nombre de mois de travail effectif (ou assimilé) payés au cours de la période de référence.

8

3. - PRIME DE VACANCES (Conventions collectives du Bâtiment et des Travaux Publics)

La prime de vacances est égale à 30% de l’indemnité acquise, à raison de 2 jours ouvrables par mois ou tranche de 150 heures de travail avec un maximum de 24 jours ouvrables auxquels s’ajoutent le cas échéant, les jours supplémentaires d’ancienneté et de fractionnement.

La prime de vacances n’est donc pas due sur les jours acquis au titre de la 5ème semaine, c’est-à-dire à raison d’un demi-jour ouvrable par mois ou tranche de 150 heures.

CONDITIONS D'ATTRIBUTIONS REQUISES

3.2. - ETAM ET CADRES

Au cours de la période de référence, les intéressés doivent justifier de 6 mois de présence dans une ou plusieurs entreprises du bâtiment ou de travaux publics. N.B : Qu'il s'agisse d'ouvrier, Etam, ou cadre, le temps de travail nécessaire à l'octroi de cette prime de vacances est réduit à 150 heures ou 1 mois pour les salariés qui ont été appelés ou libérés du Service national.

4. - CONGES SUPPLEMENTAIRES 4.1. – Ancienneté L'Article L. 3141-8 du Code du travail prévoit que "la durée du congé annuel peut être majorée en raison de l'ancienneté selon les modalités qui sont déterminées par Convention collective ou Accord collectif de travail" Il convient donc de se reporter aux dispositions de la Convention collective du bâtiment pour apprécier ces droits. OUVRIERS L'Article 4 de l'annexe à l'avenant n° 13 à l'Accord national du 21 octobre 1954 concernant les ouvriers du bâtiment prévoit qu'une indemnité supplémentaire au titre de l'ancienneté, sans absence correspondante, est accordée aux salariés comptant au moins 20 ans de service continu ou non dans la même entreprise au 31 mars de l’année en cours. L'indemnité d’ancienneté est versée en même temps que le congé principal et, en cas de fractionnement, avec la première fraction du congé.

Sont également considérées comme services, les périodes pendant lesquelles l'exécution du contrat a été suspendue sans qu'il y ait eu résiliation du contrat (maladie, accident du travail).

9

Pour l’appréciation de l’ancienneté, on doit également tenir compte des dispositions de l'Article L. 1224-1 du Code du travail, précisant : "s'il survient une modification dans la situation juridique de l'employeur, notamment pas succession, vente, fusion, transformation du fonds, mise en société, tous les contrats de travail en cours au jour de la modification subsistent entre le nouvel entrepreneur et le personnel de l'entreprise". Dans cette éventualité, l’ancienneté doit être appréciée à partir de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise d’origine. L’ancienneté s’apprécie au 31 mars de l’année de référence.

ANNEES DE SERVICE INDEMNITES SUPPLEMENTAIRES DANS LA MEME ENTREPRISE D’UNE VALEUR DE

+ de 20 ans et - de 25 ans ................................................. 2 jours + de 25 ans et - de 30 ans ................................................. 4 jours + de 30 ans ................................................. 6 jours

Pour prétendre à l’indemnité supplémentaire d’ancienneté, il est nécessaire que le salarié ait acquis un droit aux congés sans obligation d’avoir droit à la totalité de ceux-ci.

ETAM ET CADRES

La Convention collective du bâtiment prévoit que les Etam et les cadres peuvent prétendre à une absence supplémentaire au titre de l’ancienneté de 2 ou 3 jours ouvrables et indemnisables. Pour définir ce droit, il convient de distinguer si l’ancienneté est acquise dans une seul entreprise ou dans la profession.

A - Ancienneté dans l’entreprise : Cette ancienneté s’apprécie toujours au 31 mars de l’année en cours.

ANNEES DE PRESENCE JOURS OUVRABLES AU 31 MARS SUPPLEMENTAIRES

+ de 5 ans et - de 10 ans .............................................. 2 jours + de 10 ans .............................................. 3 jours

Définition de la présence : C’est le temps de présence continu ou non, pendant lequel les intéressés ont été employés dans la même entreprise, que ce soit en qualité d’ouvrier, d’ Etam ou de cadre et les temps assimilés tels que :

- les périodes de maladie ou d’accident non professionnel, - les périodes de maladie professionnelle, - les périodes d’accident du travail, - les congés de maternité - les congés d’adoption,

- le congé parental (pris en considération pour moitié de sa durée, article L. 122- 28- 6 du Code du travail),

- les congés payés annuels, - les périodes militaires obligatoires de courte durée, - les périodes de mobilisation ou fait de guerre sous réserve que les intéressés aient

repris leur emploi dans l’entreprise à leur retour.

10

La présence au 31 mars est obligatoire.

B - Ancienneté dans la profession Il faut qu’au plus tard le 31 mars, les intéressés aient acquis, dans la profession, les années de service exigées par la Convention collective. ANNEES DE SERVICE JOURS OUVRABLES

DANS LA PROFESSION SUPPLEMENTAIRES + de 10 ans et - de 20 ans ......................................... 2 jours + de 20 ans ......................................... 3 jours Définition de la notion de service L’ancienneté dans la profession correspond au temps passé au service de la profession en tant qu'Etam ou cadre NB : Le temps passé dans la profession en qualité d’ouvrier est donc exclu, contrairement à la règle appliquée lorsqu’il s’agit de présence dans une seule entreprise.

La présence au 31 mars est obligatoire. 4.2. – Fractionnement L'article L 3141-18 et L 3141-19 du Code du travail prévoit que :

le congé ne dépassant pas 12 jours doit être continu,

le congé d'une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égal à 24 jours ouvrables peut être fractionné par l'employeur avec l'agrément du salarié.

dans ce cas une fraction doit être au moins de 12 jours ouvrables compris entre 2 jours de repos hebdomadaire et attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre.

Lorsqu'un congé est fractionné dans les conditions ci-dessus, et sous réserve que l'une des fractions soit prise entre le 1er Novembre et le 30 avril des jours supplémentaires sont accordés comme suit :

- 2 jours supplémentaires si le congé pris entre le 1er mai et le 31 octobre n'a pas excédé

18 jours ouvrables et que la fraction prise après le 1er novembre est au moins de 6 jours ouvrables.

- 1 jour supplémentaire si le congé pris entre le 1er mai et le 31 octobre n'a pas excédé 21 jours ouvrables et que la fraction prise après le 1er novembre est comprise entre 3 et 5 jours ouvrables.

Ces mêmes avantages sont accordés au salarié qui prend avec l'accord de son employeur la totalité de ses congés après le 1er novembre étant précisé que durée minimale du congé doit être de : - 18 jours ouvrables (12 + 6) pour l'attribution de 2 jours supplémentaires, - 15 jours ouvrables (12 + 3) pour l'attribution d'un jour supplémentaire.

11

Dispositions particulières aux Etam et IAC Lorsque les besoins du service l'exigeront, le chef d'entreprise pourra demander à l'Etam ou à l'IAC intéressé, que la première partie de son congé excédant 12 jours ouvrables, soit prise séparément par fractions ne pouvant chacune être inférieure à 6 jours ouvrables. Dans ce cas, l'Etam ou l'IAC bénéficieront de 2 jours de congés supplémentaires. De plus, il recevra de l'entreprise en compensation de ses frais supplémentaires de route, une indemnité fixée fortuitement à 8/100ème de ses appointements mensuels. Cette indemnité est versée autant de fois qu'il y a de fractions distinctes des 12 jours principaux. Par contre les 2 jours supplémentaires ne sont dus qu'une seule fois :

par la Caisse si une fraction se situe après le 1er novembre. par l'entreprise si le ou les fractionnements sont intervenus avant le 1er novembre .

N.B : N'ouvre pas droit à ce supplément la 5éme semaine qui correspond à la partie du congé au-delà du 24éme jour soit du 25éme au 30éme, même si elle est prise après le 1er novembre. 4.3. - Congés des jeunes mères de famille (Article L. 3141-9 du Code du travail) Les femmes salariées âgées de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ce congé est réduit à un jour par enfant si le temps de travail de l’intéressée ne lui donne pas droit légalement à plus de 6 jours de congés. L’existence d’un lien de parenté entre la salariée et l’enfant n’est pas nécessaire. 4.4. - Congés des jeunes travailleurs et apprentis (Article L. 3141-8 du Code du travail) Quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise, les jeunes travailleurs et apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente ont droit, s’ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables. Toutefois, ils ne perçoivent que l’indemnité déterminée en fonction du temps de travail accompli au cours de la période de référence et ne peuvent exiger aucune indemnité pour ces jours de congés supplémentaires.

12

III. - LA PRISE DES CONGÉS 1. - PÉRIODE DE PRISE Celle-ci s’étend du 1er mai au 30 avril. 2. - POINT DE DEPART DU CONGE Si le premier jour de congé est habituellement chômé (samedi ou lundi), cette première journée n’entre pas en ligne de compte pour la durée du congé et ce dernier ne commence à courir que du lundi ou mardi suivant. En revanche, si le départ en vacances se situe au cours d’une semaine (mercredi par exemple), le premier samedi (ou lundi) compte comme jour ouvrable. 3. - INCIDENCE DES JOURS FERIES Sauf s’il tombe un dimanche, un jour férié inclus dans une période de congés est considéré comme non ouvrable et ne peut être décompté comme étant un jour de congé payé. Il en est ainsi même dans le cas où le jour férié coïncide avec une journée habituellement chômée (samedi ou lundi) dans l’entreprise. La Caisse n’assurant que le règlement des jours ouvrables du congé légal, il appartient à l’employeur d’indemniser ce jour férié dans la mesure où il se situe un jour qui aurait été normalement travaillé dans l’entreprise s’il n’y avait pas eu congé. 4. - ORDRE DES DEPARTS L’ordre des départs est fixé par l’employeur après avis le cas échéant des délégués du personnel, compte tenu de la situation de famille des bénéficiaires notamment des possibilités de congés du conjoint dans le secteur public et privé et de la durée de leurs services chez l’employeur. Les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. Les conventions collectives précisent en outre que les dates des périodes de congés doivent être communiquées à chaque ayant droit au plus tard 2 mois avant son départ. L’article L. 3141-16 du Code du Travail dispose par ailleurs que sauf en cas de circonstances exceptionnelles l’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue pour le départ. 5. - CONGE PRINCIPAL ET CINQUIEME SEMAINE La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (congé principal). Art L 3141-17 du Code du Travail. Les jours de 5ème semaine peuvent être pris en tout ou partie selon des modalités fixées par accord entre l’employeur et les salariés, notamment sous forme de jours séparés pris entre le 1er mai et le 30 avril (par exemple pour un pont ou un jour d’absence pour convenance

13

personnelle). Dans ce cas, 5 jours ouvrés sont assimilés à la 5ème semaine de congés, l’indemnité étant égale, pour ces 5 jours ouvrés, à 6 jours ouvrables de congés. Si aucun accord interne n’est intervenu dans l’entreprise, la 5ème semaine doit être prise en une seule fois, entre le 1er novembre et le 31 mars à une date fixée par l’employeur. Cas particuliers : l’article L. 3141-17 du Code du travail permet aux salariés "justifiant de contraintes géographiques particulières" de déroger individuellement aux règles qui précèdent. Ces salariés (travailleurs originaires des DOM - TOM, travailleurs étrangers prenant leurs vacances dans leur pays d’origine) peuvent ainsi prendre 5 semaines de congés d’affilée. 6. - JOURS SUPPLEMENTAIRES D'ANCIENNETE OU DE FRACTIONNEMENT 6.1. - Jours supplémentaires d'ancienneté des Cadres et ETAM Les jours supplémentaires pour ancienneté doivent être pris entre le 1er mai et le 30 avril à des dates fixées suivant les nécessités de l'entreprise par accord entre celle-ci et le salarié concerné. Ces jours ne peuvent, sauf accord exprès de l'entreprise, être accordés en même temps que tout ou partie du congé principal. Rappel : L'ancienneté des ouvriers est réglée sous forme d'indemnité supplémentaire sans absence correspondante. 6.2. - Jours supplémentaires de fractionnement Ceux-ci attribués en fonction des jours de congé principal pris avant le 31 octobre de l'année d'exercice des droits à congés, sont nécessairement pris, en une ou plusieurs fois, après cette date et jusqu’au 30 avril. Ils peuvent être accolés à des jours de congé principal. 7. - PRISE DES CONGES - RESPONSABILITE DES EMPLOYEURS - INTERDICTION DE TRAVAILLER Sauf lorsqu'elle est versée sous forme d'indemnité compensatrice, l'indemnité de congés versée par la Caisse est inséparable de la prise effective du congé. Pour bénéficier de cette indemnité, le salarié doit cesser de travailler et ne peut cumuler indemnité et salaire. Il est précisé que les demandes de congés sont établies sous l'entière responsabilité des employeurs qui doivent, dans les meilleurs délais, informer la Caisse de tout changement dans les périodes de congés initialement déclarées auprès d'elle, et en cas de contrôle, justifier de l'exactitude des périodes de congés de leurs salariés. Il est également précisé que la responsabilité des employeurs est, notamment, susceptible d'être engagée lorsque l'un de leurs salariés est victime d'un accident du travail alors qu'il est officiellement déclaré en congés à la Caisse.

14

En outre, il est rappelé que la loi interdit, sous peine de sanctions, à un employeur d'occuper un salarié à des travaux rémunérés pendant ses périodes de vacances et à un salarié d'avoir une activité rémunérée pendant les mêmes périodes. En toute hypothèse, si, à la suite d'informations erronées fournies par les employeurs, des indemnités étaient versées à tort à leurs salariés, notamment au titre des jours supplémentaires de fractionnement, ces derniers devront immédiatement rembourser à la Caisse lesdites indemnités et les charges correspondantes évaluées au taux de 36%. 8. - PRISE DES CONGES ET MALADIE 8.1. - Maladie survenant avant le départ en congé La jurisprudence considère que lorsqu’un salarié est en arrêt maladie au moment de son départ en congé, il conserve son droit à congé et peut à son retour, demander à son employeur d’en bénéficier avant la fin de la période de prise des congés payés (30 avril). Dans ce cas de figure, l’employeur, à qui il incombe de fixer les périodes de prises des congés, peut exiger du salarié qu’il prenne son congé et lui imposer la date de prise des congés. 8.2. - Maladie survenant pendant le congé Celle-ci n’a pas pour effet de prolonger la durée du congé. Le salarié doit donc reprendre son travail à la date normale fixée pour le retour du congé si la maladie est terminée ou dès sa guérison si la maladie se prolonge au-delà de cette date. De même, sauf accord amiable avec l’employeur, le salarié ne peut demander à s’absenter ultérieurement pour la partie du congé pendant laquelle il a été malade. Lorsque la maladie se prolonge après le congé payé, l’indemnisation conventionnelle complémentaire est due à compter de la fin du congé. Pour les Ouvriers, c’est à partir de la fin du congé payé que court le délai de carence de 3 jours.

9. - PRISE DES CONGES ET CHOMAGE – INTEMPERIES Si un salarié se trouve en chômage-intempéries le jour où il doit partir en congé, les indemnités d’intempéries lui sont dues jusqu’au dernier jour travaillé précédant son départ en congé. Si, à la fin de sa période de congé, son chantier est toujours en intempéries, les indemnités correspondantes lui sont dues de nouveau dès le premier jour de son retour.

10. - MENTIONS RELATIVES AUX CONGES SUR LES BULLETINS DE PAIE En application de l’article R. 3243-1 du Code du travail, les employeurs doivent obligatoirement faire figurer sur les bulletins de paie les dates et durées des périodes de congés de leurs salariés.

15

Pour éviter toutes contestations en cas de contrôle (notamment du fractionnement), les entreprises doivent indiquer sur ces documents outre les renseignements relatifs aux périodes principales de congés, la nature de tous les jours d’absence accident, maladie, stage, jours de congés isolés, jours d’intempéries etc. 11. - FERMETURE DE L'ENTREPRISE PENDANT LES CONGES – DROITS DES SALARIES L’employeur peut décider de la fermeture de l’entreprise et ainsi donner congé à l’ensemble du personnel pour une même période. Lorsque le nombre de jours de fermeture est supérieur au nombre de jours de congés d’un salarié (absence de droits ou droits incomplets), aucune indemnité destinée à compenser la perte de salaire n’est due. Cependant, ces salariés peuvent prétendre individuellement aux allocations pour privation partielle d’emploi pour les jours de fermeture excédant la durée des congés (Article R. 5122-10 du Code du travail). Pour le calcul de ces allocations, il est tenu compte des journées ou indemnités compensatrices de congés payés dont les salariés auront pu bénéficier pendant la période de référence. Le versement de l’allocation incombe à l’employeur qui en fait l’avance à ses salariés. Il doit être précédé d’une demande d’indemnisation de l’entreprise formulée avant sa fermeture auprès du Directeur Départemental de l’Emploi.

16

IV. - LE PAIEMENT DES INDEMNITES DE

CONGÉS 1. - REGLES DE PAIEMENT 1.1. - Principe : paiement 15 jours avant le départ en congé A compter de l’ouverture de la période de prise des congés, la Caisse procède au paiement sélectif des différentes périodes de congés au fur et à mesure de leur prise effective jusqu’à épuisement des droits du salarié. Pour une période de vacances donnée, le salarié reçoit l’indemnité correspondante environ15 jours avant la date fixée pour son départ. 1.2. - 5ème semaine Lorsque la 5ème semaine est prise sous forme de jours séparés, l’indemnité correspondant à un ou plusieurs jours isolés pris au cours d’un mois est réglée à la fin du mois concerné. Dans ce cas, le salarié reçoit pour 5 jours ouvrés isolés, une indemnité équivalente à 6 jours ouvrables (5 x 1.2 la valeur d’un jour ouvrable). 1.3. - Jours supplémentaires d’ancienneté • Personnel "Ouvrier" S'agissant d'une indemnité supplémentaire sans absence correspondante, elle est versée en même temps que le congés principal et en cas de fractionnement, avec la première fraction du congé. • Personnel "Cadre" et "ETAM" Les jours supplémentaires pour ancienneté donnant lieu à prise effective, les indemnités correspondantes sont versées 15 jours avant la date de départ en congé du salarié. 1.4. - Mode de paiement des indemnités Selon le choix des salariés, les indemnités sont réglées soit par chèque, soit par virement bancaire. Dans cette seconde hypothèse, ils doivent transmettre à la Caisse un relevé d'identité bancaire (RIB).

17

2. - SALARIES AYANT QUITTE L'ENTREPRISE Les salariés qui ont cessé leur activité ou qui ne travaillent plus dans le Bâtiment ou les Travaux Publics doivent, pour obtenir l’indemnité compensatrice acquise au moment de leur départ adresser à la Caisse, avec leur certificat bleu et dès l’ouverture de la période de prise des congés (1er mai), un document justifiant leur nouvelle situation (attestation d’inscription à l’Assedic ou à 1’ANPE dans les cas de chômage ou une attestation de leur nouvel employeur hors Bâtiment ou Travaux Publics). 3. - PAIEMENT DES CONGES PAR ANTICIPATION Le paiement anticipé des congés concerne deux cas de figure. 3.1. - Le paiement anticipé de l’indemnité compensatrice de congés payés Par dérogation, et dans la mesure où l’entreprise est à jour de ses cotisations, la Caisse peut régler avant le 1er mai, l’indemnité compensatrice de congés payés due aux salariés retraités ainsi qu’aux ayants-droits des salariés décédés (sur présentation, dans ce dernier cas, d’un certificat d’hérédité). 3.2 - La prise des congés par anticipation Par application de la loi du 19/01/2000 sur la réduction du temps de travail, les congés peuvent être pris de façon anticipée au fur et à mesure de l’acquisition des droits. La Caisse assure le paiement des congés par anticipation sous réserve d’un accord exprès entre l’employeur et le salarié étant précisé que l’indemnité correspondante sera versée au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées par l’entreprise (Art. D. 3141-31 du Code du travail). Il est, en outre, rappelé, qu’en dehors de la possibilité qui leur est offerte de prendre les congés par anticipation, les salariés ayant des droits à congés incomplets peuvent prétendre au bénéfice du chômage partiel en cas de fermeture de l’entreprise lorsque la durée de cette fermeture est supérieure à leurs droits.

18

4. - DOCUMENTS TRANSMIS AUX SALARIES Il est recommandé aux salariés de conserver sans limitation de durée l’attestation de paiement jointe avec le chèque ou l’avis de virement. Pour effectuer leur déclaration de revenus, ils peuvent se reporter au cumul imposable figurant sur le dernier titre de paiement des congés de l’année civile concernée (ce renseignement est inscrit en bas à gauche du titre de paiement) ou interroger le serveur INFOCONGES en composant le 08 91 67 98 00 (se munir du numéro de Sécurité Sociale et du code confidentiel). 5. - CHARGES SOCIALES SUR LES INDEMNITES DE CONGES 5.1. - Organismes bénéficiaires L’indemnité de congés payés a la nature juridique d’un salaire et supporte toutes les charges sociales et fiscales (patronales et salariales) afférentes aux salaires aux conditions et taux en vigueur, lesdites charges étant reversées par la Caisse aux Organismes bénéficiaires ci-après indiqués.

COTISATIONS

ORGANISMES

SECURITE SOCIALE

Maladie, maternité, Invalidité, décès – Veuvage Accident du travail Vieillesse CSG – CRDS

URSSAF * DE HAUTE -SAVOIE 21, avenue de Genève

74000 ANNECY

CHOMAGE

Assedic AGFF

ASSEDIC DE L'AIN ET DES 2 SAVOIE

31, avenue de Loverchy 74000 ANNECY

PROBTP

Direction Régionale de LYON 73, route de Saint Romain

69 450 CT CYR AU MONT D'OR

RETRAITE ET PREVOYANCE DES

OUVRIERS

PROBTP

CNRO-CNPO Direction Régionale de LYON

73, Route de Saint Romain 69 450 CT CYR AU MONT D'OR

* Les cotisations "Sécurité Sociale" des entreprises dépendant du régime agricole sont versées aux CMSA départementales.

19

5.2. - Cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance sur les indemnités de congés payés des Cadres et ETAM En raison de la diversité des régimes dont relèvent les Cadres et les ETAM, la Caisse n’effectue aucun précompte et ne verse aucune cotisation patronale au titre de ces cotisations sur les indemnités de congés payés réglées aux intéressés. Les entreprises doivent en conséquence : • incorporer aux salaires déclarés aux Caisses de retraite et de prévoyance les indemnités versées par nos soins aux Cadres et ETAM ; • acquitter la totalité des cotisations correspondantes ; • retenir sur la paie des intéressés la part de cotisations qui leur incombe. 5.3. - Cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance des Ouvriers sur les indemnités de congés payés Pour cette catégorie de salariés, la Caisse de Congés Payés verse directement à PROBTP (CNRO-CNPO) les cotisations de retraite et de prévoyance afférentes aux indemnités de congés payés sur la base des taux minima obligatoires. Pour les ouvriers travaillant dans des entreprises affiliées à une institution de retraite et de prévoyance autre que PROBTP (CNRO-CNPO), les cotisations - part patronale et part salariale - sont également versées à PROBTP et ouvrent les droits correspondants au profit des intéressés (Instructions CNRO du 21/10/1968 et CNPO du 16/03/1972).

6. - SALARIES RESIDANT A L'ETRANGER - RETENUES A LA SOURCE SUR LES INDEMNITES DE CONGES Par application des dispositions des articles 182 A et 1671 A du Code Général des Impôts, la Caisse est tenue d’opérer lors de chaque versement d’indemnités de congés payés à des personnes résidant à l’étranger (résidence fiscale) une retenue à la source au titre de l’impôt sur le revenu dû par le bénéficiaire des paiements. Il appartient, en conséquence, aux employeurs de nous faire connaître le nom et l’adresse à l’étranger des salariés pour lesquels ils effectuent la retenue fiscale à la source. Ils sont seuls, en effet, à connaître le domicile fiscal des salariés et les obligations qui en découlent sur le plan de la retenue à la source.

7. – PRESCRIPTION Par application de l’article L. 3245-1du Code du Travail, relatif à la prescription des salaires, l’action en paiement des indemnités de congés se prescrit par 5 ans.

20

V. - ORGANISATION PRATIQUE DU

REGLEMENT DES INDEMNITES

1.LES CERTIFICATS DE CONGES

L'édification du certificat de congé est déclenchée après : - le traitement de la déclaration nominative annuelle - la réception de la fiche de débauche 1.1. - PRESENTATION

Les certificats de congés sont pré-imprimés par la Caisse et se présentent sous la forme de liasses en continu. Ils se composent de trois exemplaires en papier autocopiant :

un exemplaire bleu à remettre au salarié,

(modèle ci-contre)

un exemplaire blanc à remettre au salarié comme aide mémoire

un exemplaire jaune,

à conserver par l'entreprise comme justificatif

Ces derniers, communément appelés certificats bleus, comportent deux zones distinctes:

à gauche, la partie identification de l'entreprise, du salarié, ainsi que les éléments de calcul,

à droite, la partie demande de congé destinée à préciser les dates de congés ainsi que les recommandations à l'usage de l'entreprise et du salarié.

Chaque certificat a valeur d'un chèque et exige par conséquent les mêmes précautions que ce moyen de paiement puisqu'il est porteur des mêmes responsabilités et risques.

21

Le Certificat de Congés

22

1.2. - ENVOI AUX ENTREPRISES L'envoi des certificats est :

a) automatique après contrôle et ajustement de la déclaration nominative annuelle pour les salariés présents dans l'entreprise au 31 mars.

b) ponctuel après contrôle des fiches de débauche.

1.3. - RECEPTION DES CERTIFICATS - RETOUR A LA CAISSE

Rappel : les renseignements pré-imprimés sur le certificat proviennent : • pour l'identité : - de notre fichier pour les salariés connus - des fiches d'embauche

- des fiches de débauche • pour les éléments de calcul : - de la déclaration nominative annuelle - de la fiche de débauche

Une fois les certificats en main, l'entreprise devra :

1 - CONTROLER l'exactitude des renseignements qui y figurent.

2 - CORRIGER si nécessaire avec une mention d'approbation particulière proche de la rectification. ("je dis" et signature)

3 - COMPLETER éventuellement les rubriques pour lesquelles un

point d'interrogation signale un manque d'information.

4 - REMPLIR

taux horaire moyen ou salaire mensuel demande de congés

cachet et signature de l'employeur

23

5 - REMETTRE Le certificat bleu au salarié en lui recommandant

de : - le lire attentivement recto et verso, - joindre éventuellement les documents

demandés et indiqués dans la zone réservée " à l'attention du salarié"

- signer, - le faire parvenir à la Caisse un mois avant le

1er départ en congé.

Ces deux points devant être très soigneusement renseignés font l'objet de définitions et de développements particuliers. 1.4. - COMMENT REMPLIR LE CERTIFICAT DE CONGE A - LE DERNIER TAUX HORAIRE MOYEN Définition : Pour les ouvriers, malgré la mensualisation, le calcul de l'indemnité congé est toujours basé sur le dernier taux horaire moyen déterminé, compte tenu de la dernière paie et normale, précédant la demande de congé. Ce taux se calcule : - sur la base horaire habituelle de l'entreprise à l'exclusion des heures supplémentaires exceptionnelles - sur la base des éléments permanents de la rémunération. Une paie est complète lorsque, au cours du mois considéré, le salarié a été rémunéré pour tous les jours habituellement travaillés dans l'entreprise. Une paie est normale lorsque les éléments qui la composent sont habituels par leur nature et leur montant (non occasionnels ou exceptionnels). Si, par exemple, l'horaire de travail se trouve relevé du fait de circonstances exceptionnelles (terminaison de chantier, travaux urgents...), il n'y a pas lieu de tenir compte de l'horaire exceptionnel pratiqué à cette occasion.

24

AU SALAIRE AFFERENT A LA DUREE LEGALE DU TRAVAIL :

INCLURE :

EXCLURE : Les majorations pour heures supplémentaires (mais toujours dans la mesure où elles ne sont pas exceptionnelles) Les primes constantes dans leur montant et dans leur périodicité Eventuellement si elles sont comprises dans le mois considéré, et assorties des heures correspondantes : - l'indemnité de naissance - l'indemnité de repos compensateur légal

Les primes diverses variables ou allouées épisodiquement, primes de rendement, accordées pour un travail déterminé et les primes de risques. Les rémunérations pour tâche. Les indemnités conventionnelles ou non, ayant le caractère d'un remboursement de frais (indemnité de repas, de petits déplacements, d'outillage, de salissure...) Les gratifications et les primes de fin d'année ou inhabituelles dont le montant n'est pas affecté par le départ en congé Les éléments de rémunération occasionnels ou inhabituels (rappel de salaires, ajustement au titre de travaux antérieurs, etc...) Les éléments de rémunération exclus de l'assiette des cotisations et du salaire total brut.

Le taux horaire moyen, à indiquer sur le certificat bleu, est donc obtenu en divisant le montant brut de la paie, telle que définie précédemment par le nombre d'heures payées correspondant.

B - TAUX MENSUEL

Définition : Pour les ETAM et les IAC le taux mensuel correspond au salaire mensuel de base auquel s'ajoutent éventuellement les primes fixes et constantes. Par contre, comme pour le personnel ouvrier les majorations de salaires résultant d'un horaire exceptionnel, les primes ou indemnités représentatives de frais ainsi que celles dont le montant ou le nombre varie d'une paie à l'autre (frais de déplacement, repas, etc...), sont à exclure.

Remarque : Salariés rémunérés à la tâche ou à la commission Les salariés rétribués à la tâche, au rendement, à la commission, ne peuvent être considérés ni comme "horaire" ni comme "mensuel". Leur rémunération étant très variable, il ne peut valablement être déterminé un taux horaire moyen ou un taux mensuel.

Leur indemnité de congé ne peut donc être calculée que suivant la règle du régime général soit, le 1/10ème du salaire total brut.

25

C - DEMANDE DE CONGES

C'est à l'employeur qui occupe le salarié au moment de la prise de congé de remplir la demande de congé.

Seul le dernier certificat de congé de la période de référence doit faire mention des dates de départ et retour de congé (dernier jour de travail - jour de reprise du travail).

Remarque : Il est donc tout à fait plausible qu'un employeur soit amené à inscrire des dates de congés sur le certificat bleu d'un autre employeur. A cet effet, une zone lui est réservée pour apposer sa signature et son cachet au bas de la demande.

Pour une appréciation complète des droits des salariés, les entreprises doivent réclamer à ces derniers les certificats de congés qu'ils peuvent avoir en leur possession au cours de la période du 1er avril au 31 mars (remis par un ou plusieurs employeurs précédents).

26

NOTIONS IMPORTANTES

JOURS OUVRABLES

JOURS OUVRES

JOURS FERIES INCLUS DANS LA PERIODE DE CONGE

JOURS OUVRABLES : - sont réputés jours ouvrables tous les jours de la semaine autres que les dimanches et jours fériés, même lorsque l'horaire hebdomadaire de travail est réparti sur cinq jours (samedi ou lundi habituellement chômé). JOURS OUVRES : - sont réputés jours ouvrés les jours réellement travaillés JOURS FERIES inclus dans la période de congé : - un jour férié n'est pas compté comme un jour ouvrable de congé même s'il correspond à une journée habituellement non travaillée au titre du repos hebdomadaire (samedi ou lundi suivant les usages). Il convient donc d'en tenir compte pour déterminer la période d'absence effective : - soit en la prolongeant d'un jour afin de ne pas réduire le nombre de jours ouvrables

de congé, - soit en reportant ce jour sur une période suivante.

27

2 - LA FICHE NAVETTE Elle est personnalisée au nom de l'entreprise et du salarié et elle indique en clair à chaque fois pour chaque salarié : - les droits à congé "ouverts" (par nature : principal, fractionnement, ancienneté,

5éme semaine), - les périodes de congés déjà programmées et enregistrées, - les jours déjà "payés" ou "à payer" avec la programmation du règlement des

indemnités - et les jours de congés restant "disponibles" Elle permet par conséquent à l'entreprise de déclencher à son gré et en toute connaissance de cause le paiement des périodes ou jours de congés restant à prendre (par exemple : 1 jour ouvré isolé au titre de la cinquième semaine à telle date, une deuxième période de congé principal de tel à tel jour) jusqu'à extinction des droits. Pour ce faire, bien mentionner les dates de départ et de retour et ventiler le nombre de jours ouvrables ou isolés qu'elles comportent dans les colonnes prévues à cet effet. Elle permet en outre, sans autre correspondance, de nous faire part de toutes les modifications intervenues en cours de période : changement des dates de congés initialement fixées, report ou prolongation, changement d'adresse du salarié , départ de l'Entreprise (pour licenciement, démission, retraite, décès, départ au servie militaire) modification du dernier salaire dans ce cas, joindre impérativement la fiche de paie du mois précédent le départ en congé). 3. DEPART D'UN SALARIE EN COURS D'ANNEE

Conformément aux dispositions de l’ Article R. 223-2 du Code du Travail, l’employeur doit, en cas de résiliation du contrat de travail pour quelque cause que ce soit, remettre au salarié un certificat bleu, justificatif de ses droits à congés compte tenu de la durée de ses services.

Ce document leur permet :

- Pour les salariés qui ont cessé leur activité ou qui ne travaillent plus dans le bâtiment ou les travaux publics, d’obtenir le paiement de l’indemnité compensatrice acquise au moment de leur départ. Ils doivent en conséquence transmettre le certificat à la Caisse dès l’ouverture de la période de prise des congés (1er mai), et justifier leur nouvelle situation (attestation d’inscription à l’ASSEDIC ou à l’ANPE en cas de chômage, ou attestation du nouvel employeur hors bâtiment ou travaux publics).

- Pour les salariés poursuivant leur carrière professionnelle dans une entreprise du bâtiment ou des travaux publics, joindre ce certificat à celui remis par leur nouvel employeur dans les mêmes conditions.

28

NAVETTES