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Guide pour la gestion des avenants aux contrats portant sur l'étude ou la réalisation de projets de construction
avec notice concernant les perturbations du dé-roulement des travaux de construction
Edition 2012
Elaboré en collaboration avec la Fédération Infra
GUIDE POUR LA GESTION DES AVENANTS AUX CONTRATS POR-
TANT SUR L'ÉTUDE OU LA RÉALISATION DE PROJETS DE CONS-
TRUCTION
TABLE DES MATIÈRES
1 BUT DU PRÉSENT GUIDE ............................................................................................ 3
2 NOTIONS ET BASES ..................................................................................................... 3
2.1 Organisation ............................................................................................................ 3
2.2 Définitions ............................................................................................................... 4
3 MODIFICATIONS DES PRESTATIONS CONVENUES DANS LE DOMAINE DE L'ÉTUDE ET DE LA RÉALISATION DE PROJETS DE CONSTRUCTION ..................... 7
3.1 Modifications des prestations convenues dans les contrats de mandataire et les contrats d'entreprise .......................................................................................... 7
3.2 Causes des modifications des prestations ............................................................... 7
3.3 Conséquences des modifications des prestations ................................................... 8
4 RECOMMANDATION POUR LA GESTION DES AVENANTS ........................................ 8
4.1 Mesures permettant d'éviter les avenants ............................................................... 8
4.2 Gestion des avenants .............................................................................................. 9
4.2.1 Avis de modification des prestations ...............................................................11
4.2.2 Examen de l'avis de modification des prestations............................................11
4.2.3 Demande d'adaptation de la rémunération ......................................................12
4.2.4 Examen de la demande d'adaptation de la rémunération ................................12
4.2.5 Avenant ...........................................................................................................13
5 CHAMP D'APPLICATION ..............................................................................................14
6 ANNEXES......................................................................................................................15
6.1 Annexe I: Notice concernant les perturbations du déroulement des travaux de construction ............................................................................................................15
6.2 Annexe II: Formulaires ...........................................................................................19
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1 BUT DU PRÉSENT GUIDE
En Suisse, les acteurs de la construction connaissent mal la gestion des avenants rendus nécessaires par les différences entre les prestations convenues par contrat et les prestations effectives. Il n'existe guère de règles ou procédures clairement définies en la matière. Malgré tout le soin apporté à la préparation et à l'étude du projet, les différences entre prestations convenues et prestations effectives sont souvent inévitables, du fait de la modification de lois ou de normes, du changement d'affectation de l'ouvrage, d'événements imprévisibles, etc. Des avenants s'imposent donc dans la quasi-totalité des projets. Ils conduisent souvent à une augmentation des coûts des projets. Une gestion professionnelle des avenants est es-sentielle pour éviter les conflits entre le maître de l'ouvrage, les planificateurs et les entre-prises.
En publiant le présent guide, la KBOB entend mettre à la disposition de tous les intéressés les instruments indispensables à une gestion des avenants transparente, conforme aux dis-positions applicables et optimale du point de vue du déroulement temporel, et, ce faisant, à les aider à trouver des solutions équitables acceptées par toutes les parties.
Le présent guide commence par définir une série de notions puis présente les différentes étapes d'un processus de gestion des avenants, en indiquant les tâches à effectuer et les décisions à prendre et en définissant les responsabilités.
Il vaut aussi bien pour les travaux de construction que pour les études de projets de cons-truction et est applicable par analogie à la fourniture de biens. Il se veut compréhensible et court. Des documents utiles pour la gestion des avenants sont placés en annexe. Les per-sonnes qui souhaitent des informations plus détaillées peuvent se reporter aux textes juri-diques ainsi qu'aux normes et règlements SIA applicables.
2 NOTIONS ET BASES
Pour des raisons de simplification, le présent guide utilise uniquement la forme masculine pour la dé-signation des fonctions; cette forme est aussi valable lorsque les fonctions sont exercées par des femmes.
2.1 Organisation
Une gestion compétente des avenants est déterminante pour le bon déroulement d'un projet de construction. Elle repose pour une large part sur un traitement rapide et approprié des demandes présentées en vue de la conclusion d'un avenant.
Les acteurs concernés sont les suivants:
Côté mandant, étude du projet: le maître de l'ouvrage au sens des modèles de contrat de la KBOB
= le maître au sens de l'art. 2 de la norme SIA 118 et au sens des art. 363 ss CO
= le mandant au sens du contrat de mandataire de la KBOB et au sens du règlement SIA 112
et
le chef de projet du maître de l'ouvrage, chargé par le maître de l'ouvrage de diriger le projet et de gérer les avenants
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Côté mandataire, étude du projet: le mandataire au sens des modèles de contrat de la KBOB et au sens du règlement SIA 112
et
le directeur de projet du mandataire, qui dirige tous les mandataires participant à l'étude du projet
Côté mandant, exécution: le maître de l'ouvrage, qui dirige l'exécution du projet de construction, ou le mandataire / représentant du maître de l'ouvrage, qui transmet à ce dernier, en les accompa-gnant d'une recommandation, les avis de modification des prestations et les demandes d'adaptation de la ré-munération
Côté mandataire, exécution: l'entreprise au sens des modèles de contrat de la KBOB
= l'entrepreneur au sens de la l'art. 2 de la norme SIA 118 et au sens des art. 363 ss CO
Il est plus facile de diriger un projet lorsque le mandant et le mandataire (que l'on considère la phase d'étude du projet ou la phase d'exécution) désignent chacun un interlocuteur unique.
2.2 Définitions
Afin que les termes utilisés dans le domaine de la gestion des avenants soient compris de la même manière par toutes les personnes intéressées, ils sont définis ci-dessus.
Notion Définition / commentaire
Augmentation / diminution de la charge de travail
Modification de la charge de travail du mandataire par suite de la modification des prestations convenues dans le contrat.
La modification de la charge de travail du mandataire ne justifie une augmentation ou à une diminution de la rémunération que si elle est imputable à un facteur relevant du champ de compé-tence du maître de l'ouvrage ou du domaine des risques assu-més par ce dernier. La prétention à une modification de la ré-munération doit être motivée.
Augmentation / diminution des quantités
Une prestation est fournie en plus grande ou en moins grande quantité qu'il n'a été convenu dans le contrat initial, mais de la manière prévue dans ce dernier. Concernant les travaux de construction, l'art. 86 de la norme SIA 118 dispose que les prix unitaires convenus ne restent valables que si les quantités con-venues sont modifiées dans une proportion qui ne dépasse pas 20 %.
Avenant Complément au contrat initial spécifiant la modification des pres-tations telle qu'elle a été définie et acceptée par les deux parties (concernant les travaux de construction, voir l'art. 27 de la norme SIA 118). La spécification de la modification des presta-tions comprend l'indication des conséquences de cette modifica-tion sur les coûts et les délais. Tout avenant est fondé sur une demande motivée d'augmentation ou de diminution de la rému-nération.
Voir le formulaire «Avenant» à l'annexe II/2.
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Notion Définition / commentaire
Avis de modification des prestations
Annonce et justification, par le mandant ou le mandataire, d'une modification des prestations. Cet avis devrait être écrit.
Voir le formulaire «Annonce de modification des prestations» à l'annexe II/1.
Base de calcul Prix servant de base au calcul du prix de l'offre et correspondant aux prix en vigueur à la date du dépôt de l'offre (date de réfé-rence). Concernant les travaux de construction, voir les art. 62 et 63 de la norme SIA 118. Les prix complémentaires doivent être fixés à partir de la base de calcul. Les conséquences des variations de prix sur la rémunération sont traitées séparément par le biais d'une facture de variations de prix. Dans le cas de prestations à prix forfaitaire, les prix complémentaires sont fixés sur la base des prix valables au moment de la modification de la commande. Concernant les travaux de construction, voir l'art. 89, al. 2, de la norme SIA 118. Dans la mesure du possible, il faut calculer les prix complémentaires à partir de la base de calcul (prix de la nouvelle prestation fixé à partir du prix convenu pour la prestation contractuelle la plus semblable, en tenant compte de la différence entre les deux prestations, et à partir de la base de calcul; concernant les travaux de construction, voir l'art. 87, al. 2, de la norme SIA 118).
Circonstances extraordinaires
Circonstances que les parties ne pouvaient prévoir ou qu'elles ont exclues de leurs prévisions au moment de la conclusion du contrat. Concernant les travaux de construction, voir l'art. 59 de la norme SIA 118 et l'art. 373, al. 2, CO.
Contrat initial Contrat initialement conclu par le mandant et le mandataire pour des prestations données.
Demande d'adaptation de la rémunération
Demande d'augmentation ou de diminution de la rémunération présentée par le mandant ou le mandataire après l'acceptation de l'avis de modification des prestations et fondée sur des preuves de l'augmentation ou de la diminution de la charge de travail consécutive à la modification des prestations. L'adapta-tion de la rémunération est déterminée à partir de la base de calcul. La demande d'adaptation de la rémunération devrait être présentée par écrit.
Voir le formulaire «Annonce de modification des prestations» à l'annexe II/1.
Frais généraux Les frais généraux d'une entreprise font partie du prix de revient. Ils sont indépendants des chantiers et articles spécifiques. On augmente les frais de production des frais généraux en leur ap-pliquant un taux de majoration. On détermine ce taux, exprimé en pour-cent, en divisant le montant des frais généraux de l'exercice par les frais de production prévus pour l'exercice (montants budgétés).
Frais généraux de chantier
Par frais généraux de chantier, on entend essentiellement les coûts relatifs au personnel fondés sur des tarifs horaires (rému-nération du conducteur de travaux, du contremaître, du service de chantier, du transport du personnel, etc.).
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Notion Définition / commentaire
Indications inexactes Le fait que le maître de l'ouvrage donne des indications inexactes, concernant en particulier la nature du sol, est consi-déré comme une faute. En ce qui concerne les travaux de cons-truction, voir l'art. 58, al. 2, de la norme SIA 118.
Installations de chantier Les prestations rattachées aux installations de chantier sont fixées dans les art. 9, 43 et 123 ss de la norme SIA 118. Dans le cas de travaux de maçonnerie, les installations de chantier font généralement l'objet d'articles distincts.
Mesures destinées à accélérer l'exécution des prestations et frais y afférents
Si le mandataire a du retard dans l'exécution de ses prestations et que ce retard lui est imputable, il doit, de sa propre initiative et à ses frais, prendre les mesures nécessaires pour accélérer les travaux. En ce qui concerne les travaux de construction, voir l'art. 95, al. 2, de la norme SIA 118.
Si des mesures destinées à accélérer l'exécution des presta-tions doivent être prises sans qu'il y ait faute du mandataire, les frais supplémentaires qu'elles engendrent sont supportés par le maître de l'ouvrage. En ce qui concerne les travaux de construc-tion, voir l'art. 95, al. 3, de la norme SIA 118.
Modification de la commande (travaux de construction)
L'art. 84 de la norme SIA 118 confère au maître de l'ouvrage un droit unilatéral et étendu de modification de sa commande. Ce droit ne peut cependant être exercé que si les modifications en cause ne changent rien au caractère général de l'ouvrage (art. 84, al. 1, de la norme SIA 118). La procédure à suivre en cas de modification de la commande ainsi que la question de la rémunération de l'entreprise sont réglées dans les art. 85 à 91 de la norme SIA 118.
Modification des prestations
Différence de nature, de quantité et/ou de délai d'exécution entre les prestations convenues dans le contrat initial et les prestations effectives. Cette différence peut résulter de l'exécu-tion de prestations supplémentaires, de la renonciation à l'exé-cution de certaines prestations ou encore de l'exécution de pres-tations d'une autre nature que les prestations convenues.
Modification du projet Modification du projet tel qu'il est défini à un moment donné (par ex. tel qu'il a été approuvé). Le projet peut être redéfini en raison d'une modification des données de base, de lacunes dans les instructions ou de la communication tardive de ces dernières. Une modification du projet peut être à l'origine d'une différence ente les prestations effectives et les prestations con-venues.
Objet de l'avenant Modification des prestations, spécifiée en termes de qualité, de quantité et de délai d'exécution.
Obligations de collaborer Différentes obligations de collaborer incombent au maître de l'ouvrage (et à ses collaborateurs), telles que les obligations de mettre le site du chantier à disposition en temps utile, de fournir les plans en temps utile, de coordonner les activités des co-entrepreneurs, de vérifier les factures en temps utile, etc. Si le maître de l'ouvrage ne respecte pas ses obligations de collabo-rer et que ce manquement à ses obligations entraîne pour le mandataire un surcroît de travail, celui-ci doit être rémunéré.
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Notion Définition / commentaire
Perturbation du déroulement des travaux de construction
Modification du déroulement des travaux de construction prévu dans le contrat due à des facteurs imprévisibles ou non identi-fiables. Il y a donc perturbation du déroulement des travaux lorsque le déroulement effectif des travaux diffère du déroule-ment convenu dans le contrat d'entreprise, avenants compris.
Prix complémentaire Prix convenu par le mandant et le mandataire pour l'objet de l'avenant.
3 MODIFICATIONS DES PRESTATIONS CONVENUES DANS LE DOMAINE DE L'ÉTUDE ET DE LA RÉALISA-TION DE PROJETS DE CONSTRUCTION
3.1 Modifications des prestations convenues dans les contrats de mandataire et les contrats d'entreprise
Si, dans le cadre de l'étude d'un projet de construction, des prestations non convenues dans le contrat de mandataire se révèlent nécessaires, il faut convenir d'une modification de ce contrat. Les modifications des contrats de mandataire sont régies par le chiffre 5 des condi-tions générales des contrats de mandataire de la KBOB.
Si, dans le cadre de travaux de construction, le maître de l'ouvrage modifie sa commande, il faut respecter non seulement la norme SIA 118, mais également les dispositions complé-mentaires figurant au chiffre 9 du contrat d'entreprise de la KBOB.
3.2 Causes des modifications des prestations
Les modifications des prestations peuvent être dues à différents facteurs, qu'on peut classer en deux groupes selon qu'ils dépendent ou non des parties au contrat.
Facteurs ne dépendant pas des parties au contrat:
modifications de lois, d'ordonnances, de normes ou de prescriptions;
circonstances extraordinaires telles que des inondations, des séismes, des tempêtes, des mesures prises par une autorité, la violation de la paix du travail ou encore des con-ditions météorologiques défavorables;
nouvelles données concernant le terrain et/ou les constructions voisines;
oppositions;
projets de tiers.
Facteurs dépendant du mandant:
directives et normes imposées par le maître de l'ouvrage;
modification des exigences consécutive à une redéfinition du type d'exploitation prévu;
modification des exigences consécutive à la prise en compte de l'évolution technique;
modifications du budget;
absence d'indications ou d'instructions, indications ou instructions incomplètes, commu-nication tardive des indications ou instructions.
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Facteurs dépendant du mandataire:
absence d'organisation, de planification ou de décisions, mauvaises organisation, planifi-cation ou décisions (par ex. évaluation erronée des besoins en personnel ou en maté-riel), organisation, planification ou décisions tardives.
3.3 Conséquences des modifications des prestations
Lorsque les modifications des prestations sont dues à un facteur relevant du champ de com-pétence du mandant ou du domaine des risques assumés par ce dernier et qu'elles impli-quent une modification du contrat initial, elles donnent lieu à une adaptation de la rémunéra-tion. En revanche, lorsqu'elles sont attribuables à un facteur relevant du champ de compé-tence du mandataire ou du domaine des risques assumés par ce dernier, elles ne donnent pas droit à une adaptation de la rémunération, dans la mesure où le mandataire est tenu d'exécuter le contrat.
Lorsque les modifications des prestations résultent de conditions météorologiques défavo-rables, l'entreprise ne peut demander une adaptation de la rémunération que s'il en a été convenu ainsi (art. 60 de la norme SIA 118).
4 RECOMMANDATION POUR LA GESTION DES AVE-NANTS
4.1 Mesures permettant d'éviter les avenants
Une organisation soigneuse des projets contribue à prévenir les modifications des presta-tions et les avenants auxquels ces modifications conduisent. Une définition claire de l'objet, une planification fondée sur le modèle des prestations de la SIA ainsi qu'une préparation rigoureuse des travaux des entreprises constituent des facteurs déterminants à cet égard.
Les modifications des prestations pouvant être dues à de nombreux facteurs, dont, en parti-culier, des facteurs sur lesquels les responsables de projet n'ont aucune prise, elles sont souvent inévitables. Tant le mandant que le mandataire peuvent cependant prendre cer-taines mesures permettant d'éviter les modifications des prestations:
définition claire, par le maître de l'ouvrage, des conditions générales et des directives à respecter lors de l'établissement du projet;
respect des phases du projet (par ex. publication de l'appel d'offres après l'approbation du projet) et fixation de délais réalistes lors de l'étude du projet;
établissement de documents d'appel d'offres conformes aux exigences, tâche impliquant de vérifier qu'il existe un projet suffisamment clair (art. 5, al. 1, de la norme SIA 118) et que le devis descriptif est clair et complet (art. 8 de la norme SIA 118);
établissement d'un programme des travaux réaliste et tenant compte des événements susceptibles de se produire; le calendrier des travaux, indiquant le «chemin critique» et les étapes-clés, devrait faire partie intégrante du contrat;
analyse détaillée, par l'entreprise, des documents d'appel d'offres et établissement d'une offre complète et adaptée aux besoins du projet;
établissement, sur la base de modèles de documents, d'un contrat bien structuré;
recours de l'entreprise à du personnel qualifié et désignation par le maître de l'ouvrage d'une direction des travaux compétente;
préparation minutieuse et en temps utile, par l'entreprise, des travaux à exécuter;
gestion rigoureuse, par le maître de l'ouvrage, des modifications du projet et des modifi-cations de commande.
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4.2 Gestion des avenants
Si, malgré toutes les précautions prises, on ne parvient pas à éviter les modifications des prestations et la conclusion d'un avenant, il est essentiel de gérer cette situation de manière professionnelle. Cela suppose de respecter les principes suivants:
il faut tenir compte de l'ensemble des modifications des prestations et prendre les me-sures nécessaires aussi rapidement que possible;
la procédure applicable en cas de modifications des prestations doit être réglée dans le contrat;
la pertinence d'un avenant doit toujours être évaluée sur la base de l'ensemble des élé-ments du contrat initial ainsi que de tous les avenants qui ont été conclus jusque-là;
un avenant repose d'une part sur un avis de modification des prestations (partie descrip-tive), d'autre part sur une demande d'adaptation de la rémunération (partie financière), qui contient les prétentions financières et/ou les demandes de prolongation des délais.
Avant de conclure un avenant, il faut déterminer les moyens disponibles et les moyens né-cessaires.
Les modifications au niveau de la qualité, du prix et des délais d'exécution des prestations doivent si possible être convenues par le mandant et le mandataire et consignées dans un avenant avant l'exécution des prestations ainsi redéfinies (concernant les travaux de cons-truction, voir l'art. 87, al. 1, de la norme SIA 118). Sont réservés les cas où des mesures ur-gentes sont nécessaires pour prévenir des dommages.
La gestion des avenants est un processus dont les étapes sont indiquées dans le schéma suivant. Ce processus doit être respecté même lorsque les prestations faisant l'objet de l'avenant sont exécutées avant la conclusion de ce dernier. Dans un tel cas, il faut justifier l'absence d'annonce préalable de la modification des prestations.
Lorsque la modification des prestations consiste uniquement dans une augmentation ou une diminution de leur volume dans une proportion qui ne dépasse pas 20 % et que les prix con-venus dans le contrat initial restent donc valables, on peut simplifier la procédure en consi-gnant cette modification dans le formulaire «Avenant» (voir l'annexe II/2) sans pour autant conclure formellement un avenant.
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Dans la suite de ce document, on décrit le processus de gestion des avenants en considé-rant les cas où ce processus est déclenché par le mandataire. Cette description vaut égale-ment pour le processus de gestion des avenants déclenché par le mandant.
EtapeVerant-
wortung
Mant
Maire
Inhalt
Mant
= mandant, Maire
= mandataire, Dir. = direction, Déc. = décision
Résultat
Avis de modification des
prestations
Demande d’adaption de
la rémuneration
Avenant
Après l’exécution des
perstations: décomte
Refus
Négotiation, révison
non,
réponse
encore
iconnu
oui
non
non
Modidication des
prestation
Différence entre les prestations convenues dans
le contrat initial et les prestations effectives
(causes: voir chiffre 3.2).
Annonce écrite, par le mandant ou le mandataire,
d'une modification des prestations, avec
indication de la cause de cette modification.
Annonce de modification
des prestations (voir
annexe II/1, ch. 1)
Dir.
Examen de l'avis de modification des prestations
Le mandant veille à ce que l'avis de modification
des prestations soit rapidement traité. En cas de
divergences, une discussion est organisée au
niveau hiérarchique immédiatement supérieur. Si
les parties ne parviennent toujours pas à
s'entendre, elles appliquent, en se fondant sur
l'avis de modification des prestations, la
procédure de règlement des litiges convenue au
ch. 18 du contrat d'entreprise de la KBOB ou
celle qui est définie dans la recommandation
no 641 510 de l'Association suisse des
professionnels de la route et des transports
(VSS).
Lettre d'approbation ou
de refusDéc.
Annonce de modification
des prestations (voir
annexe II/1, ch. 2)
L'adaptation de la rémunération demandée est
déterminée à partir de la base de calcul.
Dir.
Lettre d'approbation ou
de refusExamen de la demande d'adaptation de la
rémunération
Le mandant veille à ce que la demande
d'adaptation de la rémunération soit rapidement
traitée. En cas de divergences, une discussion
est organisée au niveau hiérarchique
immédiatement supérieur. Si les parties ne
parviennent toujours pas à s'entendre, soit elles
recourent, en se fondant sur la demande
d'adaptation de la rémunération, à la procédure
de règlement des litiges convenue au ch. 18 du
contrat d'entreprise de la KBOB ou à celle qui est
définie dans la recommandation no 641 510 de
l'Association suisse des professionnels de la
route et des transports (VSS), soit, lorsque le
contrat porte sur des travaux de construction,
c'est l'art. 87, al. 4, de la norme SIA 118 qui
s'applique.
Déc.
Etablissement et signature de l'avenant au
contrat initial.
Avenant signé par les
deux parties (voir annexe
II/2)
Etablissement du métré et décompte relatif aux
prestations exécutées. Les prestations
convenues dans l'avenant font généralement
l'objet d'un décompte séparé.
Dir.
Dir.
Négociation,
révision
Examen de la demande d'adaptation de la
rémunération à la lumière du droit des marchés
publics
Procédure de
marché public
oui
non
Dir.
Approbation de
l’avis de modification
des prestations?
oui
Restrictions
imposée par le droit
des marchés
public?Procédure de
marché public
oui
Examen de l'avis de modification des prestations
à la lumière du droit des marchés publics.Dir.
Approbation de la
demande
d'adaptation de la
rémunération?
Restrictions
imposée par le
droit des marchés
public?
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4.2.1 Avis de modification des prestations
Si l'une des parties constate une différence entre les prestations convenues dans le contrat initial et les prestations effectives, elle en avertit immédiatement l'autre partie au moyen d'un avis de modification des prestations. Cet avis doit si possible être écrit (voir l'annexe II/1). Cet avis contient une description de la modification des prestations et l'indication des consé-quences de cette modification sur les coûts, mais ne comprend pas de prétentions finan-cières et/ou de demande de prolongation des délais; ces dernières font l'objet de la demande d'adaptation de la rémunération.
L'avis de modification des prestations contient les indications détaillées suivantes:
définition et description de la nature et de l'étendue de la modification des prestations;
indication des causes de la modification des prestations ainsi que des facteurs qui ne sont pour rien dans cette dernière;
liste des documents de base ayant un lien avec la modification des prestations et indica-tion des éléments de ces documents qui sont pertinents par rapport à cette modification;
lien entre la modification des prestations et les éléments pertinents des documents de base et preuves concernant la modification des prestations, telles que des extraits de procès-verbaux, les bases contractuelles ou les plans de base: les indications fournies doivent permettre de savoir comment les prestations auraient dû être exécutées selon le contrat et comment elles vont être ou ont déjà été effectivement exécutées, la comparai-son entre ces deux modalités d'exécution des prestations constituant la description de la modification des prestations; on ne peut parler d'une modification des prestations que si le mandataire est capable ou aurait été capable d'exécuter les prestations initialement prévues et que si celles-ci ont fait l'objet d'un contrat;
description de la modification des prestations en termes de conséquences sur leur dé-roulement, leur délai d'exécution, leur étendue, leur coût et leur qualité. Les consé-quences sur les coûts ne doivent être décrites qu'en termes qualitatifs. Elles ne sont quantifiées qu'au moment de l'établissement de la demande d'adaptation de la rémuné-ration.
L'ampleur et la complexité de la modification des prestations peuvent fortement varier. En cas de perturbation du déroulement des travaux de construction, se référer à la notice figu-rant à l'annexe I.
Pour les avis de modification des prestations, il faut utiliser le formulaire «Annonce de modi-fication des prestations» (voir l'annexe II/1).
4.2.2 Examen de l'avis de modification des prestations
Le mandant examine dans les meilleurs délais, en se fondant sur le contrat initial, si l'avis de modification des prestations est justifié. Au terme de cet examen, il approuve ou refuse l'avis par écrit. En cas de refus, des négociations sont engagées, et le mandataire revoit éventuel-lement l'avis puis le soumet une nouvelle fois au mandant. Si les deux parties ne parviennent toujours pas à s'entendre, une discussion en vue de l'élimination des divergences est orga-nisée au niveau hiérarchique immédiatement supérieur. Si les divergences persistent au terme de cette discussion, les parties appliquent la procédure de règlement des litiges con-venue au chiffre 18 du contrat d'entreprise de la KBOB ou celle qui est définie dans la re-commandation VSS 641 510 de l'Association suisse des professionnels de la route et des transports (VSS).
Si les conditions d'une reconnaissance de la modification des prestations et de l'identification du ou des mandataires concernés par cette dernière ne sont pas ou que partiellement rem-plies, la modification des prestations annoncée est considérée comme injustifiée ou comme insuffisamment justifiée et est par conséquent refusée.
12
Les modifications des prestations dans le cadre de marchés passés par des mandants pu-blics sont soumises aux lois et ordonnances sur les marchés publics. Les avis de modifica-tion des prestations doivent être examinés à la lumière de ces dispositions.
Lorsque l'avis de modification des prestations a été approuvé et lorsqu'il a été établi soit que le droit des marchés publics n'impose aucune restriction, soit qu'il est impossible, du fait que les conséquences financières de la modification des prestations ne sont pas encore claires, de fournir une réponse définitive à la question de savoir si le droit des marchés publics im-pose des restrictions, il s'agit d'établir la demande d'adaptation de la rémunération.
4.2.3 Demande d'adaptation de la rémunération
Dans la demande d'adaptation de la rémunération sont indiquées les conséquences finan-cières de la modification des prestations, telle qu'arrêtée par l'approbation de l'avis de modi-fication des prestations, et de l'augmentation ou de la diminution de la charge de travail due à cette modification. Pour l'établissement d'une telle demande en cas de perturbations du déroulement des travaux de construction, se référer à la notice figurant à l'annexe I.
Pour les demandes d'adaptation de la rémunération, il faut utiliser le formulaire «Annonce de modification des prestations» (voir l'annexe II/1).
La rémunération est calculée sur la base des prix et modalités fixés dans le contrat initial. Lorsque la modification des prestations consiste en une modification de la nature de ces dernières, on se fonde, éventuellement en les adaptant, sur les prix unitaires des prestations qui se rapprochent le plus des nouvelles prestations. Dans le cas de contrats à prix global, les coûts sont calculés à partir des la base de calcul convenue dans le contrat initial.
Les coûts de travaux de construction sont généralement calculés sur la base des éléments suivants:
Coûts directs des prestations partielles
part pour les installations de chantier
part pour les frais généraux de chantier
part pour les autres frais généraux
part pour risque et bénéfice
Les frais de production se composent des coûts des éléments suivants:
salaires
matériaux
inventaire
prestations de tiers
4.2.4 Examen de la demande d'adaptation de la rémunération
Le mandant examine dans les meilleurs délais, en se fondant sur le contrat initial, si la de-mande d'adaptation de la rémunération est justifiée. Au terme de cet examen, il approuve ou refuse la demande par écrit. En cas de refus, des négociations sont engagées, et le manda-taire revoit éventuellement sa demande puis la soumet une nouvelle fois au mandant. Si les deux parties ne parviennent toujours pas à s'entendre, une discussion en vue de l'élimination des divergences est organisée au niveau hiérarchique immédiatement supérieur. Si les di-vergences persistent au terme de cette discussion, soit les parties recourent à la procédure de règlement des litiges convenue au chiffre 18 du contrat d'entreprise de la KBOB ou à celle qui est définie dans la recommandation VSS 641 510 de l'Association suisse des profession-nels de la route et des transports (VSS), soit, lorsque le contrat porte sur des travaux de construction, c'est l'art. 87, al. 4, de la norme SIA 118 qui s'applique.
frais de production prix de revient
majoration finale
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Les modifications des prestations dans le cadre de marchés passés par des mandants pu-blics sont soumises aux lois et aux ordonnances sur les marchés publics. Les demandes d'adaptation de la rémunération doivent être examinées à la lumière de ces dispositions.
Lorsque la demande d'adaptation de la rémunération a été approuvée et qu'il a été établi que le droit des marchés publics n'impose aucune restriction, les prestations peuvent être exécu-tées.
4.2.5 Avenant
Une fois que la demande d'adaptation de la rémunération a été approuvée, il faut compléter le contrat initial au moyen d'un avenant (voir le formulaire «Avenant» à l'annexe II/2).
Les avenants au contrat initial sont généralement soumis aux mêmes procédures d'approba-tion que ce dernier. Le temps et les ressources nécessaires pour ces procédures doivent être dûment pris en compte dans la planification. Le décompte est effectué après l'exécution des prestations selon les modalités fixées dans le contrat.
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5 CHAMP D'APPLICATION
Le présent guide est destiné aux membres de la KBOB ainsi qu'à toutes les personnes inté-ressées actives dans le domaine de l'étude et de la réalisation de projets de construction.
Les textes suivants, hiérarchiquement supérieurs au présent guide, sont applicables:
Loi fédérale du 30 mars 1911 complétant le code civil suisse (Livre cinquième: Droit des obligations; RS 220)
Règlement SIA 102: règlement concernant les prestations et honoraires des architectes
Règlement SIA 103: règlement concernant les prestations et honoraires des ingénieurs civils
Règlement SIA 105: règlement concernant les prestations et les honoraires des archi-tectes paysagistes
Règlement SIA 108: règlement concernant les prestations et honoraires des ingénieurs mécaniciens et électriciens, ainsi que des ingénieurs spécialisés dans les installations du bâtiment
Règlement SIA 112: modèle de prestations
Norme SIA 118: conditions générales pour l'exécution des travaux de construction
Dokumentation SIA D 0174: Modelle der Zusammenarbeit: Erstellung und Bewirtschaf-tung eines Bauwerks1
Loi fédérale du 16 décembre 1994 sur les marchés publics (LMP ; RS 172.056.1)
Ordonnance du 11 décembre 1995 sur les marchés publics (OMP ; RS 172.056.11)
1 Disponible uniquement en allemand.
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6 ANNEXES
6.1 Annexe I: Notice concernant les perturbations du déroulement des travaux de construction
Notice concernant les perturbations du déroulement des travaux de construction
Notice concernant les perturbations du déroulement des travaux de construction
1. Introduction
La présente notice traite de manière synthétique la question des perturbations du déroule-ment des travaux susceptibles de survenir dans le cadre des projets de construction. Elle est conçue essentiellement comme une aide pour les parties aux contrats portant sur des tra-vaux de construction.
Concernant les modifications des prestations, voir le «Guide pour la gestion des avenants aux contrats portant sur l'étude ou la réalisation de projets de construction» publié par la KBOB.
La présente notice aborde les principaux aspects des perturbations du déroulement des tra-vaux de construction sans toutefois prétendre à l'exhaustivité.
2. Notion de perturbation du déroulement des travaux de construction
Il y a perturbation du déroulement des travaux de construction lorsque des facteurs qui ne pouvaient être prévus ou identifiés au moment de la conclusion du contrat modifient le dé-roulement des travaux convenu dans ce dernier. Pour déterminer s'il y a une perturbation du déroulement des travaux, on compare donc le déroulement des travaux convenu dans le contrat d'entreprise, modifications de commande éventuelles comprises, et leur déroulement effectif.
3. Prévention des perturbations du déroulement des travaux
Les mesures suivantes contribuent à prévenir les perturbations du déroulement des travaux:
définition claire, par le maître de l'ouvrage, des conditions générales et des directives à respecter lors de l'étude du projet;
respect des phases du projet (par ex. publication de l'appel d'offres après l'approbation du projet) et fixation de délais réalistes lors de l'étude du projet;
établissement de documents d'appel d'offres conformes aux exigences, tâche impliquant de vérifier qu'il existe un projet suffisamment clair (art. 5, al. 1, de la norme SIA 118) et que le devis descriptif est clair et complet (art. 8 de la norme SIA 118);
établissement d'un programme des travaux réaliste et tenant compte des événements susceptibles de se produire; le calendrier des travaux, indiquant le «chemin critique» et les étapes-clés, devrait faire partie intégrante du contrat;
analyse détaillée, par l'entreprise, des documents d'appel d'offres et établissement d'une offre complète et adaptée aux besoins du projet;
recours de l'entreprise à du personnel qualifié et désignation par le maître de l'ouvrage d'une direction des travaux compétente;
préparation minutieuse et en temps utile, par l'entreprise, des travaux à exécuter;
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gestion rigoureuse, par le maître de l'ouvrage, des modifications du projet, de la com-mande ou des délais.
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4. Types de perturbations du déroulement des travaux
Les perturbations du déroulement des travaux peuvent prendre la forme d'une prolongation ou d'un raccourcissement de la durée du chantier et/ou d'une modification de l'ordre des tra-vaux. La modification de la durée du chantier peut être due aux facteurs suivants:
augmentation ou diminution du volume des prestations à exécuter;
émergence de difficultés;
interruption des travaux;
redéfinition des délais d'exécution.
5. Causes et responsables des perturbations du déroulement des travaux
Les causes possibles de perturbations du déroulement des travaux qui relèvent du champ de compétence du maître de l'ouvrage ou du domaine des risques assumés par ce dernier, domaine dans lequel entrent les actions des autorités, des partenaires contractuels, etc., sont:
une mauvaise planification technique, temporelle ou organisationnelle;
l'absence d'instructions, des instructions incomplètes ou la communication tardive des instructions;
l'inobservation des obligations de collaborer (retard dans la fourniture des documents de base, dans la mise à disposition du site du chantier, dans la livraison des matériaux);
la fourniture, dans les documents d'appel d'offres, d'indications inexactes sur la nature du sol (art. 58, al. 2, de la norme SIA 118);
l'exécution tardive ou la mauvaise exécution des prestations dues par les entreprises intervenant sur le chantier avant l'entreprise partie au contrat considéré.
Les causes possibles de perturbations du déroulement des travaux qui relèvent du champ de compétence de l'entreprise ou du domaine des risques assumés par ce dernier, domaine dans lequel entrent les actions des sous-traitants, des fournisseurs, etc., sont:
une mauvaise planification technique, temporelle ou organisationnelle (par ex. lors de la préparation des travaux);
l'exécution tardive ou la mauvaise exécution des prestations dues par l'entreprise ou par ses sous-traitants;
l'inobservation des obligations de collaborer (par ex. lancement tardif de certains proces-sus, négligence des devoirs d'avis);
la mise à disposition d'un personnel numériquement insuffisant ou n'ayant pas les com-pétences requises ou d'un matériel inadapté aux besoins, que ce soit d'un point de vue quantitatif ou qualitatif.
6. Conséquences des perturbations du déroulement des travaux
Les perturbations du déroulement des travaux peuvent avoir différents types de consé-quences tant pour le maître de l'ouvrage que pour l'entreprise: diminution de la productivité, adaptation des délais contractuels ou même résiliation du contrat.
En cas de perturbations du déroulement des travaux dues à un facteur relevant du champ de compétence du maître de l'ouvrage ou du domaine des risques assumés par ce dernier, l'en-treprise a droit à une rémunération supplémentaire ou à une prolongation des délais. Tel n'est pas le cas lorsque c'est elle qui est responsable des perturbations du déroulement des travaux.
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La manière de déterminer les conséquences des perturbations du déroulement des travaux sur les coûts et sur les délais (rémunération supplémentaire, prolongation des délais, etc.) dépend des circonstances, du type de perturbation des travaux et de la mesure dans la-quelle celle-ci peut être prouvée. Aussi ne peut-on fixer des principes généraux applicables à la détermination de ces conséquences.
7. Conditions formelles de la reconnaissance des perturbations du déroulement des travaux
L'entreprise est tenue de signaler la perturbation du déroulement des travaux au maître de l'ouvrage au moyen d'un avis:
immédiat;
écrit;
complet.
Si l'entreprise néglige ce devoir d'avis, le maître de l'ouvrage n'est pas tenu d'entrer en ma-tière sur les demandes de l'entreprise liées à la perturbation des travaux.
On peut régler ce point dans le contrat d'entreprise en intégrant dans celui-ci (dans le texte même du contrat ou dans les conditions particulières) la disposition suivante: «Si l'entreprise omet d'informer le maître de l'ouvrage des perturbations du déroulement des travaux au moyen d'un avis immédiat, complet et écrit, le maître de l'ouvrage n'est pas obligé d'entrer en matière sur les demandes de l'entreprise liées à la perturbation des travaux.»
8. Conditions matérielles de la reconnaissance des perturbations du déroulement des travaux
Il incombe à l'entreprise de prouver:
qu'il existe une perturbation du déroulement des travaux (type, étendue, période);
que cette perturbation est imputable au maître de l'ouvrage ou à ses collaborateurs;
que cette perturbation entraîne des inconvénients pour elle;
qu'il existe une relation causale entre cette perturbation et les inconvénients qu'elle fait valoir;
que sa manière de calculer l'augmentation des coûts est correcte;
qu'elle a droit à une prolongation des délais.
Si l'augmentation des coûts ne peut être strictement prouvée au moyen de chiffres ou si une telle preuve ne peut raisonnablement être exigée de l'entreprise, le maître de l'ouvrage peut se contenter d'une estimation plausible, de même que le juge peut, dans les limites de son pouvoir d'appréciation, évaluer l'augmentation des coûts donnant droit à une adaptation de la rémunération, ce qui allège le fardeau de la preuve incombant à l'entreprise, sans dispenser cette dernière de motiver ses demandes de rémunération supplémentaire (Peter Gauch, Der Werkvertrag, Zurich, 2011, ch. 1339).
Pour que les demandes relatives à une rémunération supplémentaire ou à une modification des délais soient acceptées, tous les points susmentionnés doivent être prouvés.
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6.2 Annexe II: Formulaires
1. Formulaire «Annonce de modification des prestations» pour les avis de modification des prestations et les demandes d'adaptation de la rémunération
Disponible à l'adresse www.kbob.ch, sous Publications → Achats et contrats → Ges-tion des avenants → Annonce de modification des prestations
2. Formulaire «Avenant» Disponible à l'adresse www.kbob.ch, sous Publications → Achats et contrats → Ges-tion des avenants → Avenant
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