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La saisie des notes

Dernière mise à jour

28 septembre 2016

Guide explicatif

GESTA II

Guide explicatif - GESTA II | La saisie des notes de 16

GUIDE EXPLICATIF – GESTA II

La saisie des notes Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue | UQAT

À PROPOS

Ce guide s’adresse aux coordonnateurs à la direction des départements, aux directeurs de

départements, au personnel du bureau du registraire ainsi qu’aux enseignants.

Réalisation | 21 décembre 2015

Version du document | 1.0

Dernière mise à jour | 28 septembre 2016

RÉALISATION

Christian Vezeau, Programmeur au dossier étudiant

COLLABORATEURS

Karène Richer, Chargée de projet en intégration des TIC dans la formation universitaire

Tommy Légaré, Conseiller en technopédagogie

Johanne Moreau, Secrétaire de direction

NOTE LINGUISTIQUE

Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.


TABLE DES MATIERES

1. SURVOL DES ÉTAPES HABITUELLES DU PROCESSUS ................................................................................................. 4

1.1 ÉTAPES DU NOUVEAU PROCESSUS................................................................................................................... 4

2. LES UTILISATEURS IMPLIQUÉS DANS LA SAISIE DE NOTES ......................................................................................... 5

2.1 LE COORDONNATEUR À LA DIRECTION DU DÉPARTEMENT .................................................................................. 5

2.2 LE BUREAU DU REGISTRAIRE ........................................................................................................................... 5

2.3 LE DIRECTEUR DU DÉPARTEMENT .................................................................................................................... 5

2.4 L’ENSEIGNANT ................................................................................................................................................ 6

3. L’INTERFACE DE SAISIE DES NOTES .......................................................................................................................... 7

3.1 ENSEIGNANT ................................................................................................................................................... 7

3.1.1 CONSULTER MES ACTIVITÉS D’ENSEIGNEMENT .................................................................................. 7

3.1.2 LISTE DES PRÉSENCES ..................................................................................................................... 8

3.1.3 MES BORDEREAUX DE RÉSULTATS .................................................................................................. 10

3.1.4 AJOUTER LES RÉSULTATS DES ÉTUDIANTS AU BORDEREAU .............................................................. 11

3.1.5 PROBLÈMES POSSIBLES DANS L’AFFICHAGE DES BORDEREAUX ........................................................ 12

3.2 DIRECTEUR DU DÉPARTEMENT....................................................................................................................... 13

3.2.1 CONSULTER LES BORDEREAUX DE MON DÉPARTEMENT ................................................................... 13

3.2.2 RENDRE UNE DÉCISION SUR UN BORDEREAU ................................................................................... 14

3.3 BUREAU DU REGISTRAIRE .............................................................................................................................. 15

3.3.1 GÉRER LE CALENDRIER DE SAISIE DE NOTES ................................................................................... 15

3.3.2 CONSULTER LES BORDEREAUX ....................................................................................................... 15

3.3.3 RENDRE UNE DÉCISION SUR UN BORDEREAU ................................................................................... 15

3.3.4 SAISIR LES NOTES MANUELLEMENT ................................................................................................. 15

3.3.5 CONSULTER L’HISTORIQUE DU RÉSULTAT D’UN ÉTUDIANT À UN COURS ............................................. 16


1. SURVOL DES ÉTAPES HABITUELLES DU PROCESSUS

À chaque fin de session, le bureau du registraire détermine le calendrier de remise de résultats et

émet par la suite un courriel à chacun des départements, instituts, centres, chargés de cours et

professeurs. Ce courriel explique la procédure pour se rendre sur le bordereau et indique la date

limite pour la remise des notes.

L’enseignant va dans GESTA II, via symbiose, pour récupérer son bordereau et saisir les notes

de chacun des étudiants. Il a la possibilité d’importer les notes inscrites dans Moodle et d’apporter

des changements au besoin ou de les entrer une par une. Par la suite, il soumet le bordereau pour

approbation à son directeur de département. En tout temps, l’enseignant peut imprimer ses

bordereaux ou consulter ceux-ci, de même que pour la liste des présences.

1.1 Étapes du nouveau processus

L’objectif du nouveau processus est d’éliminer l’étape d’impression du bordereau et de

faciliter l’approbation par le directeur du département. Cela permet aussi d’officialiser

rapidement le résultat dans chacun des dossiers étudiants par le bureau du registraire. Par

conséquent, l’étudiant recevra ses résultats plus rapidement. Par ailleurs, la transmission

électronique du bordereau évite les erreurs de retranscription.

L’enseignant, au lieu d’imprimer le bordereau, n’a qu’à cliquer sur le bouton Soumettre pour

approbation pour transmettre le bordereau au directeur de département.

Le directeur du département reçoit un courriel l’avisant qu’il doit approuver des bordereaux.

Celui-ci peut refuser ou accepter le bordereau. S’il accepte, un courriel est envoyé au bureau

du registraire, sinon, l’enseignant reçoit un courriel l’avisant que son bordereau est refusé

et qu’il doit recommencer.

Lorsque le directeur du département approuve, le bureau du registraire reçoit un courriel

l’avisant qu’il doit donner son approbation. S’il refuse, l’enseignant reçoit un courriel l’avisant

que son bordereau est refusé et qu’il doit recommencer. Dans le cas où il accepte, les notes

deviennent officielles aux dossiers des étudiants et ceux-ci reçoivent un courriel les avisant

qu’ils peuvent faire une révision de notes, si désiré.

Note aux enseignants : Si le département n’utilise pas le système de flux d’approbation (nouveau

processus), la remise des notes doit se faire à l’ancienne, c’est-à-dire en imprimant le bordereau.

L’avis par courriel ne sera donc pas utilisé sauf pour les retards de saisie. Donc, pendant la saisie

des notes sur un bordereau, s’il n’y a pas de bouton Soumettre pour approbation, vous devez

enregistrer et imprimer le bordereau et le remettre à qui de droit.


2. LES UTILISATEURS IMPLIQUÉS DANS LA SAISIE DE NOTES

2.1 Le coordonnateur à la direction du département

Le coordonnateur à la direction du département émet les contrats aux ressources

enseignantes.

Pour qu’un enseignant puisse éventuellement utiliser la saisie des notes en ligne, il doit avoir

un contrat avec une tâche d’enseignement active qui est autorisée.

Navigation Ressources enseignantes Gérer une tâche/contrat d’enseignement

Si l’activité comporte plusieurs enseignants, le coordonnateur à la direction du département

doit définir à quel enseignant appartient chacun des étudiants.

Navigation Ressources enseignantes Gérer les étudiants d'une tâche d'enseignement

2.2 Le bureau du registraire

Le bureau du registraire détermine la date de début et celle de fin de la saisie des notes à

un trimestre. C’est lui qui détermine également la date pour laquelle les étudiants sont avisés

d’un ajout ou d’une modification de notes pour un trimestre. Après la date limite de la saisie,

le système envoie un courriel de rappel automatiquement à chacun des enseignants qui

n’auraient pas encore saisi leurs notes.

Navigation Pilotage Gérer les calendriers Session active des relevés de notes (REL)

Le bureau du registraire étant le dernier de la chaîne d’approbation, lorsque le bordereau

est accepté, les étudiants et les utilisateurs impliqués dans la saisie de ce bordereau seront

avisés par courriel. Les notes sont maintenant officielles aux dossiers des étudiants.

Navigation Banque d’activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats

Si le département n’utilise pas encore la saisie des notes avec flux d’approbation, le bureau

du registraire doit entrer les notes de chacun des étudiants un par un.

Navigation Banque d’activités Gérer les bordereaux de résultats Gérer les résultats d’une

activité d’enseignement

2.3 Le directeur du département

Le directeur du département est celui qui détermine si le bordereau peut être transmis ou

non au bureau du registraire. Il approuve ou non les bordereaux. Un courriel est envoyé à

l’enseignant si le bordereau est refusé. Si celui-ci est accepté, le bureau du registraire est

alors avisé.

Navigation Banque d’activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les résultats


2.4 L’enseignant

L’enseignant fait la saisie des notes pour une activité. Il doit obligatoirement avoir une tâche

d’enseignement active et autorisée, sinon il ne pourra jamais saisir de notes. Si l’enseignant

ne peut pas saisir ses notes, il doit contacter le coordonnateur à la direction de son

département pour qu’il puisse vérifier l’état du contrat. Si l’enseignant utilise Moodle, il peut

importer les notes de Moodle dans le bordereau. L’échelle des notes et le coefficient pour

chacun des examens ou travaux dans Moodle doivent être bien configurés sinon

l’importation ne s’effectuera pas correctement. Il est possible que le résultat obtenu dans

Moodle ne s’importe pas. Dans ce cas, vérifier les notations possibles pour ce cours. Dans

le cas des cours de 2e cycle par exemple, le D+ n’est pas permis. Si l’enseignant éprouve

des difficultés avec les résultats dans Moodle, il peut consulter les documents suivants :

http://moodle.uqat.ca/mod/book/view.php?id=6628&chapterid=80


Il peut également contacter un conseiller en technopédagogie du Service de pédagogie

universitaire.

Quand tous les résultats sont entrés dans le bordereau, l’enseignant a deux choix, soit

cliquer sur le bouton Soumettre pour approbation, s’il est disponible, ou cliquer sur

Enregistrer et ensuite imprimer le bordereau pour l’acheminer à son département. Il est

important de noter qu’une note modifiée dans l’écran de saisie des bordereaux ne modifiera

en aucun cas celui dans le système Moodle.

Navigation Banque d’activités Gérer les bordereaux de résultats Gérer les résultats

Quand le bordereau est soumis pour approbation, le directeur du département reçoit un

courriel l’avisant qu’il doit donner son approbation.



http://www.uqat.ca/services/service/fiche.asp?RefEntite=236&RefPav=RN

http://www.uqat.ca/services/service/fiche.asp?RefEntite=236&RefPav=RN


3. L’INTERFACE DE SAISIE DES NOTES

3.1 Enseignant

3.1.1 Consulter mes activités d’enseignement

Navigation Banque d’activités Consulter mes activités d’enseignement

Dans Consulter mes activités d’enseignement, vous pouvez consulter toutes les

tâches qui vous ont été assignées, et ce, peu importe le statut du contrat. Comme

vous pouvez le voir dans la section 2, il vous est possible de faire une recherche en

fonction du trimestre, du département, de la tâche autorisée ou du statut du contrat.

À chaque fois que vous changez un critère de recherche, vous devez cliquer sur

Lancer la recherche pour que le changement prenne effet (section 1).

Pour chacune des tâches trouvées, vous pouvez choisir d’afficher l’horaire, les

étudiants inscrits ainsi que les activités qui sont sur plus d’un trimestre (section 1). Par

la suite, pour visualiser l’information choisie, vous devez cliquer sur la petite flèche à

gauche (section 2). Une sous-grille affichera l’information demandée.


Il est possible de passer par le menu de la petite flèche à gauche (section 1) pour

aller directement dans le bordereau de l’activité, imprimer la liste des présences et

aussi le bordereau de résultats.

3.1.2 Liste des présences

Navigation Banque d’activités Consulter mes activités d’enseignement

Pour imprimer la liste des présences, vous devez cliquer sur Imprimer la liste des

présences dans le menu de la petite flèche à gauche de votre activité (section 1). La

fenêtre ci-dessous apparaitra :


Vous avez la possibilité d’imprimer des étiquettes postales ou non de vos étudiants

sur la liste des présences. La liste sera téléchargée dans le bas de votre navigateur.

Chrome :

Internet Explorer :

Pour obtenir les étiquettes postales générées, vous devez aller dans Consulter

l’historique de mes productions.

Navigation Pilotage Consulter l’historique de mes productions

Dans Consulter l’historique de mes productions, toutes les productions produites

sont conservées pendant 60 jours. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône Étiquettes

postales située à côté de celui du PDF. Vous pouvez en tout temps cliquer sur le

PDF pour ouvrir ce que vous aviez généré.


3.1.3 Mes bordereaux de résultats


La section du haut comporte des critères de recherche. Il faut toujours cliquer sur

Rechercher après une modification de critères de recherche.

La liste déroulante État remise de résultats (section 1) permet d’afficher les activités

en fonction de leur état d’approbation.

Par défaut, l’état de remise de résultats est à Résultat à remettre (section 1).

Pour voir ou saisir les notes, il faut cliquer sur la loupe à gauche du tableau (section 2).

État - Résultat à remettre : Activité dont certains ou tous les étudiants n’ont pas

encore de résultats et que l’activité ne possède pas encore de date officielle de remise

de résultats complétée.

État - En processus d’approbation : Le flux d’approbation pour le département est

activé et l’enseignant a soumis ses notes dans le flux.

État - Officiel au dossier des étudiants : La date officielle de remise de résultats est

complétée.

Date officielle de remise de résultats : Date que le système d’approbation ajoute

dès que tous les résultats sont saisis et officiels aux dossiers des étudiants pour

l’activité. Le registraire doit ajouter manuellement cette date si le département n’utilise

pas encore le flux d’approbation, car tant qu’il n’y aura pas de date officielle,

l’enseignant pourra toujours modifier ses notes pour réimprimer le bordereau.

La colonne Tâche Autor. (section 3) : Cette colonne permet de savoir si la tâche est

autorisée pour l’enseignant. Il est primordial que la tâche soit autorisée pour que

l’enseignant puisse saisir les notes.


3.1.4 Ajouter les résultats des étudiants au bordereau

Importer les résultats de Moodle (section 1) : Si vous utilisez Moodle, vous pouvez

importer les résultats. Uniquement les résultats possibles selon l’échelle de notation,

déterminée par le VRER, seront acceptés. Seulement les résultats des étudiants

inscrits dans le dossier étudiant seront importés.

Imprimer (section 2) : Permet d’imprimer le bordereau. Vous devez cliquer sur

Enregistrer (section 4) pour que l’impression tienne compte des modifications

apportées.

Résultat (section 3) : Certains cours, notamment ceux de cycles supérieurs,

n’acceptent pas certains résultats. Donc, lors de l’importation, il est possible que les

résultats ne correspondent pas.

Enregistrer (section 4) : Permet d’enregistrer les résultats. Aucune information n’est

transférée. Cela vous permet de revenir plus tard pour continuer votre saisie. Il est

primordial d’enregistrer avant d’imprimer.

Soumettre pour approbation (section 5) : Si votre département n’utilise pas le

processus de flux d’approbation, le bouton sera inactif. Dès que vous cliquez sur ce

bouton, les résultats sont envoyés dans le processus et le directeur du département

reçoit un courriel lui disant qu’il doit approuver ou non vos résultats.


3.1.5 Problèmes possibles dans l’affichage des bordereaux

Si l’enseignant ne voit pas son activité, voici les raisons possibles.

L’état de remise de résultats sélectionné n’est pas le bon (Réf. figure 3.1.3).

Le trimestre choisi n’est pas le bon.

Le département n’a pas assigné une tâche à l’enseignant (Coordonnateur).

La tâche n’est pas autorisée (Coordonnateur).

Si l’enseignant ne voit pas tous ses étudiants, voici les raisons possibles.

L’activité contient plusieurs enseignants pour un même groupe et les étudiants

ne sont pas bien assignés pour chacun des enseignants (Coordonnateur).

L’étudiant n’est pas inscrit (Technicienne en administration du module).

Si l’importation des notes ne semble pas bien fonctionner, voici les raisons

possibles.

L’activité doit être dans Moodle.

Seulement les étudiants inscrits dans le cours-groupe (GESTA) seront importés.

Les résultats importés sont ceux de Moodle en fonction du barème/échelle utilisé

par le prof.

Si le résultat est D+ dans Moodle et que les notations possibles du cours ne le

permettent pas, la note ne sera pas importée.

L’étudiant a abandonné.

L’étudiant est Auditeur.

L’enseignant doit demander un formulaire de changement de notes à son

département si le processus est complété et que des notes doivent être

modifiées.

Une version en ligne est aussi disponible :

http://www.uqat.ca/telechargements/formulaires/Modif_note_prof.pdf

http://www.uqat.ca/telechargements/formulaires/Modif_note_prof.pdf


3.2 Directeur du département

3.2.1 Consulter les bordereaux de mon département

Navigation Banque d’activités Gérer les bordereaux de résultats Approuver les

résultats

Trimestre : Permet de filtrer par un trimestre voulu.

Département : Permet de filtrer par département. Vous ne pouvez que filtrer par les

départements dont vous avez la gestion.

État remise de résultats (section 1) : Permet d’obtenir le contenu du bordereau en

fonction de leur état dans le processus. Pour pouvoir rendre votre décision, vous

devez cliquer sur la loupe située à gauche dans le tableau (section 4). Vous pouvez

rendre votre décision uniquement sur ceux dont l’état est à Ceux que je dois

approuver (section 2).

Activité : Permet de filtrer pour un cours en particulier. Vous pouvez mettre le sigle

ou le titre du cours.

Vous pouvez en tout temps cliquer sur la petite flèche à l’extrême gauche du tableau

(section 5). Celle-ci vous permet de voir la liste des approbateurs pour le bordereau

(section 3).


3.2.2 Rendre une décision sur un bordereau


résultats

Dès que vous entrez dans le bordereau, vous pouvez soit approuver ou refuser en

ajoutant un commentaire.

Si vous acceptez, le bureau du registraire sera avisé et devra à son tour approuver

ou non.

Dès que le registraire approuve, les notes du bordereau seront ajoutées officiellement

aux dossiers des étudiants.


3.3 Bureau du registraire

3.3.1 Gérer le calendrier de saisie de notes

Voir Guide explicatif – Les calendriers.

3.3.2 Consulter les bordereaux


résultats

Voir section 3.2.1 Consulter les bordereaux de mon département.

3.3.3 Rendre une décision sur un bordereau


résultats

Voir section 3.2.2 Rendre une décision sur un bordereau.

3.3.4 Saisir les notes manuellement


d’une activité d’enseignement

N’oubliez pas de mettre la date de remise uniquement quand tous les résultats sont

saisis.


3.3.5 Consulter l’historique du résultat d’un étudiant à un cours

Navigation Dossiers académiques des étudiants Consulter l’historique du résultat d’un

étudiant à un cours

Cette section est uniquement accessible par le bureau du registraire.

Vous pouvez consulter l’historique du bordereau et le bulletin d’inscription de

l’étudiant pour un cours.

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