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17 novembre 2009 – LyonRhône-Alpes IT DAYSEspace Double Mixte

Groupe serda-Archimag©groupe serda

Dématérialisation, Gestion de contenu et archivage électronique sécurisé

Qu'en est-il en 2009, comment se préparer pour 2010-2011 ?

Conférence présentée par :

• Anne Bouget, chargée d’études serdaLAB

• Caroline Buscal, consultante expert et manager de serda Maîtrise

• Michel Remize, rédacteur en chef magazine Archimag



Le marché français de la dématérialisation et des échanges sécurisés



Périmètre et méthodologie de l’étude

Périmètre de l’étude

272 acteurs identifiés en France : éditeurs de solutions logicielles, prestataires de services, intégrateurs, sociétés de conseil et AMOA, tiers de confiance, fabricants de scanners

Domaines couverts :

- Logiciels de Ged, Lad/Rad/OCR/ICR, BPM, pilotage des scanners

- Plateformes de dématérialisation : marchés publics, comptabilité publique, contrôle de légalité, factures, courrier, bulletins de paie, etc.

- Solutions de certification, de signature électronique, de gestion de la preuve

- Conseil, AMOA, MO, externalisation en numérisation, indexation, vidéocodage, saisie, archivage électronique



Un marché en croissance de +9% en 2007

0

500

1000

1500

2000

2500

2006 2007

CA

(e

n m

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s)

Consultants

Editeurs de plateformes dedématérialisation

Tiers de confiance

Distributeurs de matériels/logiciels

Editeurs de logiciels

Prestataires de services

Intégrateurs

18361862

2036



Les tendances du marché



Les évolutions majeures du marché

Les offres packagées matériels-logiciels se développent avec de nombreux partenariats OEM entre les constructeurs de matériels et les éditeurs spécialisés

Les solutions en mode SaaS se généralisent (Esker, Deskom, STS Group) => flexibilité, facturation à l’utilisation, absence de maintenance, déploiement rapide

La dématérialisation des factures en forte croissance => dématérialisation

fiscale

La dématérialisation du courrier entrant (structuré, semi-structuré, non structuré) se développe avec la maturité logicielle (Iris, A2IA, Athic)

Solutions de dématérialisation spécialisées pour les PME (Everial, Vdoc Software)



Les évolutions majeures du marché

La dématérialisation des documents patrimoniaux se poursuit avec le développement des bibliothèques numériques. Le marché se répartit entre des prestataires de services globaux (Jouve, Pitney Bowes Asterion) et des prestataires spécialisés (Arkhenum, Azentis)

La dématérialisation des bulletins de paye : un nouveau marché (Novapost)



Définitions

Dématérialisation• La dématérialisation des flux entrants et sortants désigne l'ensemble des projets qui

s'attachent à transformer ces flux documentaires papier en flux électroniques avec pour principal objectif d'optimiser les processus et opérations faits sur ces flux.

Gestion de contenu• gestion de contenu d’entreprise (entreprise content management, ECM) :

ensemble des technologies utilisées pour capturer, gérer, partager, stocker, archiver et publier les informations et les documents d’une organisation, s’appuyant notamment sur un référentiel unique et la gestion du cycle de vie de l’information.

• gestion de contenu web (web content management, WCM) : technologie de gestion de contenu traitant les contenus web, permettant la gestion des contenus d'un ou plusieurs sites web et la réalisation de la mise en page des informations présentées dans les pages web et la navigation entre ces pages, ceci en rendant plus autonome l’utilisateur-contributeur.

Archivage électronique sécurisé• Ensemble des opérations appliquées aux documents permettant, d’une part, de les

conserver, d’en assurer la pérennité et l’intégrité, sur une période donnée et, d’autre part, de les mettre à disposition. On parle de système d’archivage électronique (SAE) ou d’electronic records management system (ERMS)



Dématérialisation, gestion de contenu, archivage électronique : points communs

• Le document numérique• Gérer de l’information• Processus• Le cycle de vie du document

Question de besoins• Mieux répondre aux clients• Partager des informations à l’occasion d’un projet• Mieux diffuser l’information sur des intranets• Pouvoir produire une preuve électronique• Etc.

Réponse par la gestion de projet• Méthodologie de gestion de projet• Plus ou moins formel ; tous les projets ne supposent pas un appel

d’offres

Définitions



Avec quels outils

Scanners1.De bureau (< 29 ppm)2.Départementaux (30 à 79 ppm)3.De production (> 80 ppm)4.De réseau5.De chèques6.De livres7.De plans8.De photos9.Micrographiques

Ged•Capture et reconnaissance (Lad, Rad, OCR, ICR) : A2iA, Abbyy, Itesoft, Readsoft•Gestion : Archimed, Cincom, Docubase, EMC, Ever, IBM, Iris, Xerox, Zylab…

ECM•Alfresco, EMC, Ever, IBM, Jalios, Microsoft, Nuxeo, Open Text, Oracle•+ certains outils venant de la Ged



WCM• Open source très présent : Drupal, EZ Publish, Typo3…• Silverpeas, SDL Tridion, Wedia (Noheto)…

AE• Outils de gestion de l’information et d’archivage (Archiv’Alpha, Iron

Mountain, Locarchives, Recall…) / (Z42-013)• Outils spécifiques : CDC Arkhineo, Certeurope (tiers de confiance),

Cecurity.com (coffre fort électronique)

Avec quels outils



Crédit agricole du Nord : dématérialisation des chèques• 1 million de clients, 40 millions de chèques/an• Fusion de 2 caisses du CA remise à plat du SI• Fonctionnement : numérisation des chèques en agence et envoi des images au prestataire externe

pour intégration dans le Ged, suivre en temps réel le travail du prestataire, extraction des données vers les applications métier, vidéocodage pour les cas litigieux

• 270 scanners / Banctec (logiciel et intégration) et A2IA (reconnaissance de l’écriture cursive)• Résultat : chèques crédités en 2 h

Air Liquide : gestion de contenu web• 43 000 collaborateurs, 75 pays• Besoin : réviser les sites internet du groupe (charte graphique, contenu corporate), pas de compétence

HTML (50 contributeurs)• Outil : Noheto Web Motion Software de Wedia (usine à sites), hébergement centralisé• Résultats : 104 sites en ligne (entités et marques AL), coûts rationalisés

Conseil général des Yvelines : plateforme d’archivage électronique• Besoin : réception de données électroniques• Fonctionnement : réception, contrôle, conservation, gestion et communication• Accès : archivistes / services producteurs et versants / public• 2 serveurs : Hôtel du département et Dir. des AD

Pour quels résultats



Dématérialisation de l’ensemble des flux (papiers entrants, sortants, fax, mails, documents internes, données issues des applicatifs métier,…)

Concerne l’ensemble des acteurs d’une organisation (tous niveaux de hiérarchie)

Mise en place d’une organisation optimisée entre les services qui produisent des

documents et génèrent des flux documentaires quotidiens et le service archives

(organisation du versement au service archives notamment) Automatisation des traitements Réorganisation des services courrier avec centralisation courriers arrivés et à terme des

flux courriers sortantsLien avec des projets connexes comme :

Mise en place d’un centre d’appel unique multi-canal Transformation par des flux électroniques des échanges papier actuels avec des

entités partenaires, fournisseurs, et clients (e-services)

L’importance des enjeux :

au nombre de 6



L’importance des impacts

Organisationnel : environnement,

méthodologie, types deFlux d’information,

évolution des activités et processus

Humain : formation,

résistance au changement, ….

Technique : intégration SI,

réseaux, accessibilité

des documents, sécurité

échanges, archivage électr.,

pérennité du stockage, ….

Juridique : conformité à

l’environnement

réglementaire

et normatif



Le mode projet

2010initialisation

2009

Lan

cem

ent

de

la d

éma

rch

e

Sourcing : étude de besoins, Étude de marché,

benchmarks,Études juridiques,

études économiques

Mise en place du Dispositif projet et instances

Construction du planningdétaillé et de la

Politique de communication

Analyse détaillée du Besoin : périmètre

Documentaire, volumes,Utilisateurs, modèle

D’implantation (centralisé,Décentralisé,…)

Construction des processus et du corpus de procédures, les profils et droits d’accès,…

Construction de plan de classement arborescent (idéalement ne pas descendre en dessous de 3/ 4 niveaux)

…

Spécifications techniques Aide à externalisation Intégration de la dématérialisation dans les processus métier Actions d’accompagnement au changement : formation et communication Programme de mise en œuvre, de la conception à la recette finale Intégration, développement Site pilote et phases de tests Reprise de données existantes Organisation du service de dématérialisation Régie de ressources spécialisées (opérateurs, coordinateur,….)

Cahiers des charges fonctionnels décrivant les fonctions de numérisation,

Indexation, workflow, gestion Électronique de documents, recherche,

Interfaces, les bases administrateur(index, annuaires, documents,…)

Pilotage et communication



Les étapes projet



La gestion du courrier – quels processus ?

- Diversité de documents- Ouverture et lecture des courriers entrants- Distribution vers le service destinataire- Evolution de la position de

gestion de courrier

- Meilleure traçabilité des flux entrants- Recherche d'optimisation dans les processus de distribution- meilleur service rendu à l'utilisateur et valeur ajoutée pour le service courrier

Archivage papier ?

Externalisation Internalisation



Exemple de démarche adoptée dans le cadre d’un projet de dématérialisation et de gestion de courriers (étapes d’analyse)

Périmètre documentaire

1 courrier = désigne tout document ou toute communication reçu ou envoyé, quel que soit le support. Quels Contenus documentaires?Plis, enveloppes,Courriers électroniquesCourriers institutionnelsFactures fournisseursCourriers partenairesCourriers clientsMarchés publicsPublicationsPublicités….

Définition desrôles

Utilisateurs et contributeursD°de courrier / SGXSecrétariatsEncadrementAgents / salariésAdministrateur systèmeAvec description des tâches afférentes

Volumes

Ne pas oublier l’étude quantitative car les volumes à traiter ont une incidence directe sur tout le schéma à mettre en place : Volumes et flux :nombre de pages, de plis, de fax, d’e-mails, de courriers internes, d’usagers,…Exclusion



La démarche en 4 étapes d’analyse (suite)

Schéma global deGestion des courriers : en 5 étapes

E1 : acheminement

E2 : dématérialisation

E3 : Distribution dans

Les services

E4 : AttributionDu courrier

E5 : Enregistrement

Collecte du courrier sur différents sites

et livraison du courrier non

numérisable pour les sites distants

Collecte, pré-tri, numérisation,

indexation, distribution et destruction du papier après conservation temporaire

Via le SiWorkflow avec

alerte sur boite aux lettres services ou

individualisées

Attribution du courrier, indexation,

instruction

De fax ou

e-mails



Quelques mots de conclusion …

-Volumétrie des données et documents numériques, dématérialisation accrue (flux entrant et éditique en flux de sortie,…), - Baisse des tarifs des infrastructures, - Evolution des normes et réglementations, - Implication des niveaux de management, - Et le contexte de recherche d’efficacité et d’économie,….

Catalyseurs Tendances clés

- Immatérialisation des échanges dans les organisations,- Offre globale de gestion de contenu et de gestion de l’archivage électronique, - Externalisation, et les solutions clés en main,- Consolidation entre acteurs (rapprochement, fusion,….), approches multiples, …

Compétences

- Retours d’expérience et Réussites (bonnes pratiques, REX réussis,…)- Infrastructures au rendez vous-Conseil, Accompagnement au changement,-Sensibilisation accrue des ressources qui pilotent ces projets,….



sources

• Étude serdaLAB Dématérialisation et échanges sécurisés, publiée en septembre 2009

Pour en savoir plus, cliquer ici

• Guide Pratique « Gestion de contenu : les meilleurs pratiques », Archima, publié en

octobre 2009.


• Méthodologie Go Best©, serda Maîtrise.


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