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Gestion Electronique des Documents

Accédez à l’information immédiatement

et en toute sécurité

… et beaucoup plus !

Webinar GED Toshiba


TOSHIBA : et si on parlait solutions

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LA MISSION DE TOSHIBA “ TOGETHER INFORMATION ”

Toshiba accompagne les entreprises pour :

- optimiser leurs moyens d’impression et la valeur de leurs données et informations

(les créer, les enregistrer, les partager, les présenter, etc.),

- les sécuriser dans leur démarche de dématérialisation,

- les aider à réduire leurs consommations et leur empreinte écologique.

Avec des solutions éco-innovantes pour répondre à tous leurs enjeux :

Eco-

management

Eco-

produit Eco-

process

Toujours dans une logique de RSE


DOCUMENT TOSHIBA CONFIDENTIEL, SUJET À

MODIFICATION

SOMMAIRE 1. La gestion documentaire – Une problématique au quotidien

2. La GED – Définition – Une réponse à des enjeux sensibles - Fondamentaux

3. Comment bien choisir sa GED ? Mode SaaS ou licence serveur ?

4. Le concept Toshiba e-Geide : “tour du propriétaire”

5. Mais qu’est-ce que je fais de mes originaux papier une fois numérisés ?

6. Vos Questions / Nos Réponses



MODIFICATION

La gestion de vos documents électroniques et papier…

Une problématique au quotidien !

En moyenne, les employés passent 30 à 40% de leur temps à

rechercher leurs emails et autres documents dans leurs dossiers

papier, messageries, disques durs partagés ou dans leurs armoires

pour réaliser leurs tâches quotidiennes !!!



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Gestion Electronique des Documents : De quoi parle-t-on ?

Existe-t-il une définition officielle ? :

Définition de l’APROGED :

Ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker

des documents à partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités de

l’entreprise.

Le tronc commun : optimiser ses processus métier par l’accès efficace à l’information !

Valeur ajoutée de la GED : elle est d’abord dédiée à l’utilisateur

L’information est accessible plus facilement, plus rapidement, plus sûrement,

par tous ceux qui en ont besoin et qui en ont les droits.



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Gestion Electronique des Documents : De quoi parle-t-on ?

Bien distinguer GED, stockage, sauvegarde, archivage, SAE :

Contexte et finalité sont différents.

Que doit-on mettre dans une GED ? :

Tous les documents vivants de l’entreprise

(natifs électroniques et/ou dématérialisés)

Ex : courriers, fax, emails, tarifs, documentations commerciales et techniques, notices, plans,

contrats, factures, bons de commande, devis, bons de livraison, PV d’installation, déclarations

d’accidents du travail, feuilles de présence formation, bulletins de paie, documents bancaires,

brevets…



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Gestion Electronique des Documents : enjeux/bénéfices Toute société performante a une gestion documentaire organisée

PRODUCTIVITÉ - Réduction des coûts

Accès en quelques secondes à la bonne information… sans bouger de son bureau

Saviez-vous que…une GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20% en efficacité de travail

SECURITÉ et CONFIDENTIALITÉ des DOCUMENTS

PLUS GRANDE REACTIVITÉ

Améliorer la qualité de service (Relation client interne/externe)

Accélération du circuit de validation

LIBÉRER/OPTIMISER L’ESPACE SUR LES BUREAUX et DANS LES

ORDINATEURS

Moins de copies, d’impression inutiles, moins de fichiers en doublons

CONFORT DE TRAVAIL



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Gestion Electronique des Documents : Les fondamentaux

L’acquisition !

Comment on dépose documents natifs électroniques que les documents papier

(numérisés) dans la GED.

Le classement !

Lorsqu’un document est déposé dans la GED, il doit pouvoir être retrouvé.

Arborescence type Windows ou plus novatrice.

L’indexation !

Automatique ou manuelle, sa qualité déterminera l’efficacité (précision) du

classement et des futures recherches.

La diffusion, le partage !

Rares sont les documents qui n’ont pas vocation à être diffusés, partagés.

L’accès à l’information !

Moteur de recherche full-texte ou par index.

Gérer les droits d’accès et droits utilisateurs. Authentification.

La traçabilité !

Concerne toutes les actions menées sur un document pendant son cycle de vie :

qui, quoi, quand.



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Gestion Electronique des Documents : Comment bien choisir ? Les questions à se poser.

Cloud ou pas cloud ?

Petit ou grand éditeur ?

Adapter son organisation à la ged ou… le contraire ?

Package tout compris ou juste ce qu’il faut / juste ce dont on a besoin ?

Un mariage pour la vie ? Comment changer de ged ?

L’ERGONOMIE !



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Gestion Electronique des Documents : Cloud ou pas cloud ?

Avantages d’une solution cloud

En cloud, pas d’investissement de matériel, de problème de mise à jour (auto)

Mobilité : Accès de n’importe où 24h/24 7j/7 avec une simple connexion internet

de son portable, smartphone ou de sa tablette

Faciliter la gestion multi-sites

Protection contre les risques majeurs (incendie, inondation, vol, perte de données)

Prérequis:

Internet et bande passante raisonnable, stabilité du réseau…

Se poser quelques questions ?

Mutualiser ses données ou pas (serveur dédié = prix plus élevé)

Où sont installés les datacenters ? Sont-ils soumis au droit français ?

Si de gros volumes de données => coûts de stockage élevé !

Réversibilité : oui ! Mais …. Avec les métadonnées !

Et pour les données de santé, ça marche ? HADS !

Question de la sécurité…= mesure du risque



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Gestion Electronique des Documents : Les bonnes pratiques

Approche en mode Projet

Commencer par un audit

Les processus et services concernés, analyse des problématiques: documents égarés,

personnel en mobilité permanente, perte de temps pour trouver l’information

Qui est responsable de la GED (l’administrateur) ? Qui va l’utiliser ? Avec quels droits ?

Les documents concernés ? Documents électroniques, source papier ?

Flux des documents ? La volumétrie ? Comment évolue-t-elle ? Taux de consultation ?

Déploiement de la GED : commencer par un service pilote puis élargir le périmètre.

Impliquer les utilisateurs dès le début du projet

Réfléchir au plan de classement, création de circuits de validation et diffusion

Le(s) créer, le(s) mettre en œuvre

Accompagnement, formation, suivi



MODIFICATION

Offre GED Toshiba Capturez, partagez, stockez, retrouvez !

En moyenne, les employés passent 30 à 40% de leur temps à

rechercher leurs emails et autres documents dans leurs dossiers

papier, messageries, disques durs partagés ou dans leurs armoires

pour réaliser leurs tâches quotidiennes !!!



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Solution de GED complète

o Plateforme web sécurisée (3 Datacenters en France)

o Capture documents papier et électroniques

o Indexation Automatique Plein Texte (OCR Abby)

o Auto-Classement ou classement libre

o Recherche Plein Texte ou structurée sur vos documents

o Horodatage des documents déposés (horloge atomique)

o Module de Gestion des Contrats (clients, fournisseurs)

o Envoi de fichiers volumineux

o Fonctions ged : ajout de notes, alarmes, « agrafeuse »,

tampons, module collaboratif, station d’indexation,

abonnement aux dossiers, extraction LAD…

o Gestion de Workflows

o Accès et données sécurisées (https, login/mdp)

o Gestion des droits utilisateur / groupe

Le concept Toshiba : e-GEIDE Principales fonctionnalités



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Interface utilisateur claire et intuitive,

personnalisable

Menus explicites

Boutons fonctionnels

Facilité de mise en œuvre

1 seul Prérequis : une connexion internet

Prise en main immédiate

Conduite du changement facilitée

Le concept Toshiba : e-GEIDE Le point fort : l’Ergonomie



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Zone d’arborescence

Zone visionneuse des documents

Zone d’action sur les éléments

Le concept Toshiba : e-GEIDE Le point fort : l’interface



Réseau de l’entreprise

Gravelines Roubaix

Strasbourg Le concept e-GEIDE Fonctionnement



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Plateforme Web sécurisée

3 Datacenters pour les donnée et métadonnées

Transfert sécurisé HTTPS, certificat SSL

OVH Secure Certification Authority

SLA 100%

Authentification (login:mot de passe)

Gestion des droits par utilisateur ou groupe

Sécurité du logiciel Une GED cloud 100% sécurisée



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Dépôt direct par glisser-déposer

Dossier surveillé

Nouvel agent de dépose (WIDGED)

Directement à partir de son MFP

Capturer ses documents entrants Multiples moyens de dépose de documents



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Arborescence entièrement

paramétrable

Classement type Windows

Ajout de notes, d’alarmes

Association et liaison de

plusieurs documents entre eux

AutoClass : classement automatique

des documents dès la dépose

Classer ses documents



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Moteur de recherche Full Texte

Module de recherche structurée (Requête)

Retrouver ses documents



21

Accéder aux documents sans être utilisateur de la

GED : le « consultant »

Envoi de fichiers volumineux

Module Bannette (collaboratif)

Partager ses documents en interne et à l’extérieur



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Tampons personnalisables

Workflow

Module Conversation

Abonnement aux dossiers

Partager ses documents en interne et à l’extérieur



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Module Contrat : tableau de bord de gestion des

contrats au sein de l’entreprise

(clients, fournisseurs)

Système d’alertes (visuelles, mail) pour la gestion

des dates limites d’annulation

Export Excel des requêtes

Gérer ses contrats Module de GED spécialisé pour gérer les documents les plus importants de

l’entreprise



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Station d’indexation

Intégration LDAP

Fichiers compagnon XML

Extraction de données (LAD)

Agent de synchronisation (local vers ged)

Agent retour backup (ged vers local)

Briques avancées e-GEIDE : la GED qui s’adapte à l’utilisateur



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Gestion Electronique des Documents : Et les documents papier, j’en fais quoi ?

Concept innovant d’Organisation Documentaire

Classez, archivez et retrouvez tous vos documents

papiers et électroniques rapidement et en toute sécurité.

Solution clé en main intuitive pour répondre

à 4 objectifs principaux :

• Faciliter et accélérer le classement.

• Retrouver ses originaux rapidement.

• Sécuriser son patrimoine documentaire

• Répondre à l’obligation légale de conservation

Solution couplée avec la GED Toshiba e-GEIDE

• Module option d’archivage des originaux papier

• Borne libre-service pilotant un système de numérisation

connecté à une source de numérisation (MFP, scanner…)



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Archivage des documents papier

o Une fois numérisés, les documents sont directement

déposés dans une boîte d’archives (du commerce)

correspondant à une durée de conservation

préalablement choisie

o Système de LED indiquant la bonne boîte d’archives

o A chaque fichier est accolée une étiquette « virtuelle »

indiquant le numéro de la boite où se trouve l’original

o Mémorisation de la position physique dans la boîte

d’archive

o Fichier numérique PDF/a non supprimable pendant la

durée de conservation

L’archivage de vos documents papier

Le concept Toshiba

1-3 ans

5-10 ans

30 ans

illimité



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Recherche d’un document papier

o Utilisation du moteur de recherche plein texte

de la GED (à partir de la borne ou de son PC)

o Visualisation et contrôle à l’écran de la copie numérique

o Informations complètes de traçabilité :

je sais exactement dans quelle boîte d’archives se trouve le

document recherché

je connais sa position dans la boîte

L’archivage de vos documents papier

Le concept Toshiba

N°boîte

Position de l’original



MODIFICATION

QUESTIONS / RÉPONSES



MODIFICATION

Merci !

CONTACT: TOSHIBA TFIS

Thierry MONTAILLIER

Chef de produits Multifonctions &

Solutions

Email : [email protected]

GSM : 06 33 36 49 94