GESTION DES ACTIFSCLINIQUE VIRTUELLE

FORMATION DSANovembre 2009

La présentation couvre les domaines suivants:

• Qu’est-ce qu’un actif?

• De l’acquisition au projet

• Tableau des durées de vie utiles

• Comment certifier les actifs?

Qu’est qu’un actif?

• Actif immobilisable – article / matériel dont la valeur est égale ou supérieure à 1000 USD et dont la durée de vie est supérieure ou égale trois ans

• Actif non immobilisable – article / matériel dont la valeur est entre 400 USD - 999.99 USD et étant sous la garde d’individus

• Les articles / matériels dont la valeur est inférieure à 400 USD n’ont pas besoin d’être enregistrés dans le module de gestion des actifs d’Atlas

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De l’acquisition au projetA = Acquisition

E = EnregistrementM = Maintenance

I = InventaireS = Sortie d’un bien

jusqu’au

P = Actifs lies aux projets

Processus

• Demande d’achat– Mémo /email demandant l’achat d’un bien et

provenant du responsable du budget ou du gestionnaire principal

• Responsabilité / rôle de l’acheteur– Vérifier qu’il n’existe pas des biens similaires en

stock– S’assurer que les équipements remplacés

remplissent les standards d’une mise au rebus

Acquisition / Achat

Enregistrement

• Réquisition électronique– Actifs devant être marqués pour la capitalisation– Approbation

• Bon de commande– L’acheteur confirme que tous les actifs ont été marqués

comme étant capitalisés • Ajout d’une fiche immobilisation– Enregistrement manuel d’un actif

• Réception d’un actif– Cette fonction permet d’inscrire l’actif dans le module de

gestion des actifs d’Atlas

Enregistrement

IPSAS - Immobilisations corporellesEléments du cout30. Le coût d’une immobilisation corporelle comprend:(a) son prix d’achat, y compris les droits de douane et les taxes non remboursables,

après déduction des remises et rabais commerciaux.(b) tout coût directement attribuable au transfert de l’actif jusqu’à son lieu

d’exploitation et à sa mise en état pour permettre son exploitation de la manière prévue par la direction.

(c) l’estimation initiale des coûts relatifs au démantèlement et à l’enlèvement de l’immobilisation et à la remise en état du site sur lequel elle est située, obligation qu’une entité encourt, soit du fait de l’acquisition de l’immobilisation corporelle, soit du fait de son utilisation pendant une durée spécifique à des fins autres que la production de stocks au cours de cette période.

Réquisition électronique d’un actif

Marquer le bien comme devant être capitalisé

Confirmer la capitalisation lors du bon d’achat

Le responsable du budget confirme que l’actif a bien été marqué comme devant être capitalisé

Ajout d’une fiche immobilisation

Ajout d’une fiche immobilisation

Ajout d’une fiche immobilisation

Ajout d’une fiche immobilisation

Ajout d’une fiche immobilisation

Vérifier la quantité

Sélectionner « Serial »

Cliquer sur le lien « Pending »

Réception de l’actifinscription de l’actif dans le module de gestion des

actifs dans AtlasComment recevoir un bien?

Comment recevoir un bien?

Entrer un numéro de série

Cliquer ici pour rentrer la localisation du bien

Comment recevoir un bien?

Entrer le responsable (gardien) du bien

Entrer la localisation du bien

Consulter un actif après l’avoir reçu

Maintenance

• Transfert d’un actif vers une autre entité• Ajustement du cout• Ajustement de la quantité• Correction d’erreurs• Mise à jour de la localisation du bien• Description du bien et/ou numéro de série

ExistenceInventaire physique

Etape 1: Designer un ou plusieurs agents afin qu’ils participent à l’inventaire physique. Le correspondant responsable des actifs (CRA) ne doit pas faire partie de l’équipe qui réalise l’inventaire physique.

Etape 2. Créer la feuille de vérification d’inventaire physique en éditant dans Atlas le rapport listant les actifs en service et dont la valeur est égale ou supérieure a 1000 USD.

Etape 3. Sur chaque page: a. Nom de l’agentb. Statut de l’actifc. Signature et date

Etape 4. points d’attention pour la réalisation de l’inventaire physique:a. Formaliser les contrôles pour chaque

caractéristique de l’actif (localisation,…)b. Noter sur la feuille d’inventaire les

ajustements nécessaires

Etape 5. Actifs manquantsa. Noter les actifs manquants sur la

feuille d’inventaireb. Rechercher la livraison sur le bon

de commandec. Investiguer les écarts d’inventaire

AFGHANISTAN

Feuille retraçant les écarts d’inventaire

Actifs physiquement inventoriés mais non enregistrés dans ATLAS

  ASSET ID TAG ITEM DESCRIPTION SERIAL NO. LOC PO # Custodian COMMENT

1   102445 Workstation N/A 404 PO# Custodian Name  

2     Dell XPS 63K6GH1 479 PO# Custodian Name  

3   101296 Dell Optiplex GX1 BFAV8 471 PO# Custodian Name  

4   103092 UPS 3000 YS0341111464 471 PO# Custodian Name  

5   101281 Rack AFCO System N/A 471 PO# Custodian Name  

6   103093 UPS APC YS0341111294 471 PO# Custodian Name  

7   101292 HP Laserjet 3 3122J74883 471 PO# Custodian Name  

8     Panasonic LCD Projector LB80NT SD8320224 470 PO# Custodian Name  

9   101279 Conference Table N/A 470 PO# Custodian Name  

10   101004 Pioneer LCD DHAT008121WL 470 PO# Custodian Name  

11     Dell Latitude D430 17YQD1 459 PO# Custodian Name  

12   101254 Dell Poweredge 1300 1AW88 466 PO# Custodian Name  

13     Dell Latitude D430 G9X6GH1 449 PO# Custodian Name  

14     HP Color LaserJet 2840 CNHC77Z0PX 422A PO# Custodian Name  

15     HP Color LaserJet 2840 CNHC77Z0NN 422 PO# Custodian Name  

Discrepancy SheetStep 6

Etape 7. Verifier les rapports d’inventaire. Une fois toutes les modifications prises en compte, le bureau doit:

• Ré-éditer la feuille de vérification d’inventaire physique et vérifier tous les ajustements / mises à jour, ainsi que les nouvelles entrées.

• RR doit signer et dater le rapport d’inventaire (inclus feuilles d’inventaire et contrôles)

Etape 8. Soumettre et archiver le rapport d’inventaire (inclus feuilles d’inventaire et contrôles):

• Les originaux doivent être archives et rester disponible sur demande.

Etape 9 . Les feuilles listant les écarts d’inventaire doivent être utilisées afin d’entrer dans Atlas les actifs inventoriés physiquement mais non rapprochés d’un actif dans Atlas. Créer, si nécessaire, des fiches immobilisation

ExistenceInventaire physique

Recommandation: Il est très fortement recommande qu’un plan de la surface inventoriée soit utilisé et ce afin de s’assurer que l’inventaire a été réalisé de manière exhaustive.Chaque fois qu’un endroit est vérifié / inventorié, formaliser le contrôle en barrant le site sur le plan

ExistenceInventaire physique

Sortie d’un bien

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3 méthodes pour sortir un bien de l’inventaire:

Vente – Mise en concurrence (vente) si la valeur d’achat est supérieure ou égale à 2500 USD; à moins que la valeur d'achat soit inférieur à 2500 USD.

DONATION

MISE AU REBUT

Le Comité des contrats, actifs et achats et le Comité consultatif des achats peuvent autoriser la sortie d’un bien sans mise en concurrence si:

a. Le bien est échangéb. La destruction du bien ou sa mise hors service est dans l’intérêt du PNUD ou requis par la loic. Le bien est donné ou cédé pour son prix nominal à un gouvernement / organisation à but non lucratif

Normes pour sortir un biene

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Sortie pour une valeur < $2500

Sortie pour une valeur allant de

$2500 à $29,999

Sortie pour une valeur égale ou

supérieure à $30,000

RecommandationComité des contrats,

actifs et achats

RecommandationComité consultatif des

achats

Approbation de la sortie

RR, Chef Bureau Externe & Chef

Division des Services Administratifs

RecommandationN/A

Approbation de la sortie

RR, Chef Bureau Externe & Chef

Division des Services Administratifs

Approbation de la sortie

RR, Chef Bureau Externe & Chef

Division des Services Administratifs

Actifs relatifs aux projets• Norme

Les Biens non durables achetés avec des fonds du Programme doivent être maintenus à la fois, au siège de l'agence d'exécution et à la gestion de projet du bureau local. La responsabilité principale du maintien de ces documents incombe au bureau local. Le CO doit enregistrer les actifs pour l’ Application directe (DIM) du projet dans le module des avoirs; cependant les actifs pour la Mise en œuvre nationale (NIM) du projet ne doivent pas être inscrits dans le module Actif ATLAS Module mais suivies à l'aide d'autres applications comme Excel, dans le cadre de la gestion générale du projet.

• Management de ces actifs au jour le jourLes règles applicables aux actifs dits administratifs sont aussi applicables aux actifs relatifs aux projets (acquisition, enregistrement, maintenance, sortie, inventaire)

Tableau des durées de vieCatégorie Description de la

catégorieDurée de vie Durée maximum

paramétrée dans le module de gestion des immobilisations

Biens électriques Biens utilisés dans les bureaux et fonctionnant a l’électricité (ex: ordinateurs, imprimantes,…)

3 ans 20 ans

Machines Machines volumineuses : (ex. générateurs, climatiseurs)

20 ans 20 ans

Mobilier Mobilier de bureau 10 ans 20 ans

Véhicules Véhicules 5 ans ou 100 000 kilomètres (62 000 miles), si ce chiffre est atteint avant

20 ans

Pour finaliser l’inventaire, il convient d’avoir:

• Réalisé l’inventaire physique• Réconcilié l’inventaire et

examiné les écarts• Nettoyé les bases de données • Vérifié les données

Pour certifier, les documents suivants sont obligatoires et doivent être signés:

• Lettre de certification• Rapport listant les biens en

service, Rapport synthétique, Rapport donnant les modifications réalisées suite à l’inventaire

• Checklist sous excel

CERTIFICATION