gestion de la flotte automobile : caractéristiques et ... · s’assurer de l’existence, pour...

IFSeM– Eric CHAREYRECNRS I Sessions marché flotte automobile

Délégation Paris-Villejuif

Gestion de la flotte automobile : caractéristiques et modalités pratiques d’application du nouveau marché

Villejuif, le 10/05/2016Gif-sur-Yvette, le 12/05/2016Meudon, le 13/05/2016


Délégation Paris-Villejuif2

MARCHÉ FLOTTE AUTOMOBILE

Bienvenue à toutes et à tous !



OBJECTIFS DU MARCHÉ

Un marché rendu obligatoire pour l’Etat et ses opérateurs par la circulaire du Premier Ministre du 16/02/2015.

La gestion de flotte consiste à confier la gestion administrative et la maintenance d’un parc automobile à un opérateur spécialisé (ALD Automotive). Elle a pour objectifs de :

Réduire les coûts d’intervention sur les véhicules.

Tarifs négociés par ALD sur pièces et main d’oeuvre avec les réparateurs locaux.

Contrôle du bien fondé des interventions par des techniciens ALD.

Disposer d’un outil de reporting et de pilotage pour maîtriser et optimiser les coûts du parc.



PÉRIMÈTRE DU MARCHÉ

PRESTATIONS DE BASE

Fourniture du carnet de bord

Maintenance / entretien constructeur pour véhicule 4 roues obligatoire et 2 roues optionnellement

Pneumatiques

Carrosserie, bris de glace

Contrôles techniques

Outils Web : ALDnet (auprès du gestionnaire de flotte)

Etats de gestion mensuels (auprès du gestionnaire de flotte)

Tableaux de bord, échanges des données informatiques -EDI (auprès du gestionnaire de flotte)



PÉRIMÈTRE DU MARCHÉ

PRESTATIONS EXCLUES

Véhicules agricoles

Dépannage et remorquage en cas de panne ou accident

Assistance à la personne

Du ressort de l’assurance du véhicule

Carburant

Futur marché carburant (à/c du 01/09/2016 a priori)



MARCHÉ NATIONAL

Le parc francilien entre dans le marché automobile ALD le 1er juin 2016.

La durée du marché est de 45 mois.

Le recensement des véhicules envoyé à ALD vaut bon de commande de mise sur le marché.

Marché national n° 503.

Fournisseur :

TEMSYS ALD Automotive

15 allée de l’Europe

92588 CLICHY Cedex

N° BFC : 1150623



COÛT DU MARCHÉ

FACTURATION POUR CHAQUE VÉHICULE

Une facture mensuelle à chaque structure détentrice d’un véhicule, récapitulant les frais de gestion du marché de 7,49 € HT/véhicule.

Une facture mensuelle des interventions éventuellement réalisées, refacturées à l’euro prêt.

Aucun bon de commande Geslab ne doit être envoyé ni à ALD ni au garage.



SPÉCIFICITÉ FRANCILIENNE

SPÉCIFICITÉ EN ILE-DE-FRANCE

Une gestion mutualisée de la flotte automobile au CNRS avec un seul interlocuteur unique : le gestionnaire de flotte automobile du Service mutualisé d’Île-de-France (IFSeM).



GESTIONNAIRE DE FLOTTE

SES MISSIONS

Diffuser et faire appliquer la politique définie par le CNRS en matière de mutualisation et d’optimisation de la gestion de la flotte automobile.

Contribuer aux recensements et reporting internes nécessaires à la programmation des acquisitions, à la mise en place des marchés nationaux, et à la transmission des éléments relatifs à la circulaire du Premier Ministre.

Contribuer à la rationalisation du parc et des dépenses afférentes, en étant force de proposition dans les actions de redimensionnement, mutualisation ou rajeunissement du parc de véhicules, de manière à atteindre les objectifs fixés.

S’assurer de l’existence, pour toutes les unités rattachées, d’une gestion optimisée du parc automobile.

Valider l’analyse des nouveaux besoins d’acquisition.

Piloter les actes d’aliénation ou de destruction de véhicules.




SES ACTIVITES

Recenser les projets d’acquisition et de retrait de véhicules dans les unités.

Conseiller et assister les unités dans :

L’acquisition de véhicules (choix des modèles et choix de la motorisation).

L’accomplissement des formalités d’immatriculation.

L’aliénation ou la destruction de véhicules.




SES ACTIVITES

Dans le cadre de l’exécution du marché d’externalisation de gestion de la flotte :

Recueillir les informations relatives au parc automobile nécessaire à la prise en charge des véhicules dans le marché.

Conseiller les unités dans les modalités d’exécution du marché.

Etre l’interlocuteur direct du prestataire du marché pour le suivi des prestations.

Valider expressément auprès du titulaire du marché l’autorisation d’effectuer une opération d’entretien ou de réparation sur le véhicule au-delà du seuil défini par le CNRS (500 €, 750 € ).

Mettre à jour certaines données techniques et administratives contenues dans l’outil de gestion de flotte.

Suivre et analyser les données opérationnelles et financières relatives au parc.




COORDONNEES DU GESTIONNAIRE DE LA FLOTTE AUTOMOBILE

Chrystel PIERRE

Délégation Paris-Villejuif - IFSeM - Antenne de Gif-sur-Yvette

Avenue de la Terrasse

Bâtiment 17

91198 GIF-SUR-YVETTE CEDEX

Téléphone : 01.69.82.40.15

Mél : [email protected]



MAINTENANCE ET ENTRETIEN

Par principe, la maintenance et l’entretien sont assurés par les garages homologués par ALD.

Liste des garages homologués sur le site www.ald-mobile-public.fr

http://www.ald-mobile-public.fr/




MODALITES D’EXECUTION

Article 10.3 du CCP de l’accord-cadre (extraits)

Seuil de délégation

Le pouvoir adjudicateur détermine un seuil en deçà duquel le titulaire agit par délégation pour autoriser les interventions de maintenance et réparation. Ce montant est défini en annexe à l’acte d’engagement du marché.

Opérations de maintenance au-delà du montant de délégation

Au-delà du seuil, le titulaire transmet au pouvoir adjudicateur un descriptif chiffré des opérations à réaliser pour validation.

L’opération de maintenance/réparation ne peut être effectuée qu’après validation expresse par le pouvoir adjudicateur, par tous moyens permettant d’en attester la réception.




MODALITES D’EXECUTION

Les seuils de délégation retenus par le CNRS sont :

750 € HT pour les véhicules de moins de 3 ans,

500 € HT pour les véhicules de plus de 3 ans.




CONDUCTEUR

Liste des garages protocolés : www.ald-mobile-public.fr

Prise de rendez-vous avec le garage ou le réseau spécialisé.

Dépôt du véhicule (carte accréditive).

Interaction(s) avec la gestionnaire de flotte.

GARAGE

Obtention d’un N° d’accord délivré par ALD pour effectuer les opérations.

Mise à disposition du véhicule au garage après réparations.

Envoi de la facture chez ALD Automotive.

ALD Automotive

Contrôle de la facture.

Envoi de la facture mensuelle des réparations à chaque détenteur de véhicule.

Interaction(s) avec la gestionnaire de flotte.





HOMOLOGATION DE NOUVEAUX GARAGES

Attention, 1 mois d’attente pour les garages non protocolés ALD, sous réserve que les tarifs soient inclus dans le marché.

A ÉVITER




SERVICE « JOCKEY »

Service gratuit proposé par le garage.

Service payant et hors périmètre du marché :

Facturation distincte du garage au détenteur du véhicule (carte achat par exemple).




SYNOPTIQUE D’EXÉCUTION DU MARCHÉ




CARTE DE SERVICE

D’ici le 1er juin 2016, attribution à chaque véhicule d’une carte de service par l’IFSeM :

A conserver dans le véhicule.

A remettre au garage protocolé ALD pour toutes interventions incluses dans le marché.

NB : En cas de perte de la carte,

le remplacement de la carte est facturé 3 € HT.



CESSION ET ACQUISITION

CESSION DE VÉHICULE

Aujourd’hui, la cession de véhicule se fait par France Domaine.

Au 1er juin 2016, la cession de véhicule pourra se faire via ALD Automotive, avec un coût de 250€ HT par véhicule.



CESSION ET ACQUISITION

ACQUISITION DE VÉHICULE

Les demandes sont incluses dans le dialogue de gestion.

Elles sont centralisées par l’IFSeM et transmises à la DDAI.

Elles sont arbitrées par le DGDR.

La programmation globale du CNRS doit satisfaire la circulaire du Premier Ministre du 16/02/2015 :

Réduire le parc auto d’au moins 10 % d’ici fin 2017

Segments autorisés : B1, B2 et véhicules utilitaires

Respecter le ratio d’acquisition suivant :

Véhicules électriques ou hybrides : 33% minimum dont la moitié d’électriques

Véhicules essence : 33% minimum

Véhicules diesel : 33% maximum



LIENS UTILES

Marché national de la flotte automobile :

http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/marches/gestion-de-flotte.htm

Site internet de l’IFSeM : http://www.dr1.cnrs.fr/

Liste des garages protocolés : www.ald-mobile-public.fr

Circulaire du Premier Ministre : http://circulaires.legifrance.gouv.fr/index.php?action=afficherCirculaire&hit=1&retourAccueil=1&r=39242

http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/marches/gestion-de-flotte.htm

http://www.dr1.cnrs.fr/


http://circulaires.legifrance.gouv.fr/index.php?action=afficherCirculaire&hit=1&retourAccueil=1&r=39242

http://circulaires.legifrance.gouv.fr/index.php?action=afficherCirculaire&hit=1&retourAccueil=1&r=39242



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