gagner une heure par jour philippe chazal
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GAGNER UNE HEURE PAR JOUR
P.CHAZAL GESTION DU TEMPS [email protected]
Je vous propose de découvrir quelques astuces indispensables pour ne plus être submergé par les emails
Philippe CHAZALConsultant Formateur
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Envoi
Créez des réponses types Pour envoyer le même e-mail (ou presque) à des
dates différentes ou à des destinataires distincts. prenez quelques secondes pour créer un modèle. Après avoir rédigé votre message standard, enregistrez-le (Fichier puis Enregistrer sous ou bien Ctrl+S) au format "Modèle Outlook.
Ensuite, lorsque vous en avez besoin, il vous suffit de suivre ce chemin Nouveaux éléments, Autres éléments, Choisir un formulaire. Vous trouverez vos modèles dans Modèles dans le fichier système.
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EnvoiInsérer une capture d’écran dans un
email Pour aller plus vite, Outlook permet d’insérer
facilement une capture d’écran au sein d’un email. Cliquez sur la rubrique Insérer du bandeau, puis Capture : vos dernières captures d’écran effectuées sont ici.
Utilisez des règles de mise en forme automatique pour mettre en bleu tous les messages qui
sont envoyés à vous seul.
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Envoi
Pendant vos absences, configurez un message automatique Avant de vous absenter pour quelques jours.
n'oubliez pas de paramétrer une réponse automatique indiquant votre absence. Vos destinataires éviteront alors de vous envoyer des flopées de relances d'emails
Créer des groupes de destinataires Pour ne pas avoir à saisir à chaque fois des
listes de diffusion
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Envoi
Transférer des messages au responsable en un clic Par défaut, Outlook permet de forwarder
rapidement un e-mail Pour cela, il suffit de faire un clic-droit sur le message en question dans actions rapides, il est possible de sélectionner un destinataire La première fois que vous utilisez cette fonctionnalité, il vous faudra préciser l'adresse email
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EnvoiPlanifier l’envoi d’un email sur
Outlook Pour envoyer un message plus tard sur Outlook,
créez un nouveau mail, cliquez sur Options, puis « Différer la diffusion ». Choisir ensuite l’heure d’envoi de votre email planifié.
Supprimer l’email d’origine dans les réponses et les transferts Par défaut, le message d’origine est inclus aux
réponses et aux transferts. Vous pouvez les supprimer automatiquement via les options courrier. Vous pouvez choisir de les laisser et modifier l’affichage : ils peuvent être insérés en retrait ou en pièce jointe.
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Réception
Fermer un e-mail auquel on a répondu C’est possible et super simple : cliquez sur Fichier,
Options, Courrier. Repérez la rubrique « Réponses et transferts » et cochez la case « Fermer la fenêtre du message d’origine lors de la réponse ou du transfert ».
Utilisez un seul dossier de référence, sous la boîte de réception, pour tous les documents de référence
auxquels vous êtes susceptible d’avoir besoin de vous référer ultérieurement
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Réception
Archivez ou jetez les emails au fur et à mesure Une boite de réception efficace est une boite
où ne s'accumulent pas les emails! Lorsque vous recevez un message, classez-le dans un dossier ou jetez-les
ZERO INBOXDans nos boites emails on fait le vide !
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Réception
Donner une couleur aux mails provenant d'un expéditeur particulier
Pourfaire ressortir certains e-mails grâce à un code couleur.
Dans le ruban Affichage, cliquez sur Paramètres d'affichage, puis Mise en forme conditionnelle. Ici, vous pouvez donner une apparence particulière (couleur,police, taille...) à certains messages selon plusieurs critère (expéditeur ,objet, destinataires...).
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Utiliser les raccourcis clavier Comme tout logiciel, Outlook propose des raccourcis
clavier qui peuvent faire gagner beaucoup de temps, pour peu qu'on les apprenne. Voici les plus courants :
Ctrl+R : Répondre Ctrl +MAJ+R : Répondre à tous Ctrl+F : Transférer Ctrl+Entrée : Envoyer Ctrl+N : Nouveau message Ctrl+P : Imprimer Retrouvez les tous ici.
Gagnez encore plus de temps et en efficacité avec nos formations
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En une journéeDécouvrir, manipuler et personnaliser les fonctionnalités d'Outlook en fonction de ses besoins sur votre Ordinateur
Objectifs : Optimiser sa messagerie.Traitement des mails et Classement
Améliorer la gestion des agenda
Gérer ses priorités:Programme
Etre efficient avec OutlookLes modules du programme Outlook et leur finalité. leurs interactions Gérer l'information et se créer une vue d'ensemble.Organiser les lieux de stockage et le classement des emails.Les principes de synchronisationLire et traiter les messagesClarifier les priorités avec les notions d'importance et d'urgence.La méthode A.C.T.E. l'objectif zéro inbox.Les stratégies de lecture et traitement.Envoyer des mails, communiquer efficacementLes règles de bases dans l'écriture. mettre en forme un email.Les incontournables dans l'envoi et l'efficacité collective.Sur son ordinateur avec d'Outlook pour gagner du tempsOrganiser des sauvegardes réfléchies.Paramétrer les automatismes d'Outlook.Organiser son temps avec Outlook et sur son SmartphoneGérer son emploi du tempsTransformer Emails en taches et rendez-vous.Déléguer des taches.Fixer des échéances de réponses aux emails importants.Gérer des alertes et partager un calendrier
Nouvelle formation
Philippe [email protected]