formation sur les états financiers de 2012-2013 séance dinformation à lintention des conseils...
TRANSCRIPT
Formation sur les états financiers de 2012-2013
Séance d’information à l’intention des conseils scolaires et de leurs vérificateurs externesDirection de l’analyse et de la responsabilité financièresAutomne 2013
1
Ordre du jour
Changements de réglementation et Congés de maladies accumulés
Jours non payés et Réserves des régimes de prestations de soins de santé
Changements majeures aux états financiers de 2012-2013
Rapports financiers
Rapport de mars – Erreurs courantes
Projet de modernisation du SIFE
Déclaration des données scolaires
Prévisions budgétaires révisées de 2013-2014
2
CHANGEMENTS DE RÉGLEMENTATION ET CONGÉS DE
MALADIES ACCUMULÉS
3
Améliorations aux avantages sociaux après juillet 2012 Après la signature du protocole d’entente avec l’OECTA, on a vu la mise en
œuvre des avantages sociaux suivants ou à leur amélioration : Congé de maladie/régime de congés de maladie et d’invalidité de courte
durée Prestations de maternité Retour au travail graduel Reconnaissance de l’assiduité Gratifications de retraite non acquises pour les employées et employés Admissibilité des années de service pour les gratifications de retraite
acquises
Autres modifications Congés non payés volontaires Jours de congé non payé
4
Jours de congé de maladie/régime de congé et d'invalidité de courte durée 11 jours de congé de maladie rémunérés à 100 % du salaire
absences pour maladie personnelle et celles définie dans la convention collective de 2008-2012
120 jours de congé de maladie et d’invalidité de courte durée à 90 % du salaire Congés ne doivent être utilisés que pour des absences dues à une maladie
personnelle
Congés de maladie non utilisés provenant des 11 jours de congé de maladie Ne peuvent être reportés qu’à l’année suivante Peuvent être utilisés pour compléter les congés de maladie rémunérés à 90 %
jusqu’à 100 %
Congés de maladie non utilisés de l’exercice précédent Expirent à la fin de l’exercice en cours Une nouvelle banque de congés accumulés est établie (comprend les congés de
maladie non utilisés de l’exercice en cours
Les jours de congé pour des raisons personnelles (5 jour maximum) Ne peuvent pas s’accumuler d’une année à l’autre
5
Régimes de congés de maladie de courte durée
Rémunération 90 % du salaire sans processus décisionnel tiers Suivre le processus d’examen interne du conseil, en ce qui concerne les unités
de négociations et les employées et employés ne faisant partie d’unité de négociation suivants : de l’AEEFO ainsi que les directrices et directeurs d’école et les directrices adjointes et directeurs adjoints.
Le régime du SCFP diffère légèrement du fait qu’il offrait à l’origine 66 2/3 % du salaire, qui peut passer à 90 % en fonction des preuves ou des documents médicaux
Employé(e)s ne faisant pas partie d’une unité de négociation (à l’exclusion des directrices et directeurs d’école et des directrices adjointes et directeurs adjoints) Conseils scolaires choisiront le régime FEESO ou de l’OECTA
6
Congé de maladie de courte durée – complémentOne journée ‘bancaire’ fournira un complément jusqu’à 100% du salaire pendant 10 congé de maladie de courte durée ou du régime d'invalidité versée à 90%Les jours de congé complémentaire utilisés sont divisibles
Un employé(e) travaille une demi-journée, l’autre demi-journée est rémunérée à 90 % et il peut utiliser 0,05 d’une journée en banque (10 % x 0,5 jour) pour un taux égal à 100 %
Deux crédits complémentaires ont été accordés aux employé(e)s 2012-2013
Retour au travail graduelUn employé(e) peut utiliser ses 11 jours de congé de maladie et les 120 jours afin de porter à 100 % ou à 90 % son salaire de la portion de la journée où elle ou il n’a pas travaillé (les 11 jours de congé de maladie et les 120 jours prévus sont divisibles pour le complément) On doit prendre compte des prestations de la CSPAAT ou les prestations dans le cadre d’un régime d’assurance-invalidité de longue durée en premier lorsqu’on détermine le nombre de jours de congé de maladie nécessaires pour compléter le salaire jusqu’à concurrence de 90 % ou de 100 % du salaire
7
Congé de maladie de courte durée et Retour au travail graduel
CSPAAT (règlement pris en application de la Loi de 2012 donnant la priorité aux élèves)
Les montants période maximale de quatre ans et demi complémetaires ne doivent pas être déduits des crédits de congés de maladie
Ne s’applique pas à tous les employés dans le cadre de leur convention collective de 2008-2012
Employé recevant des prestations de CSPAAT le premier jour de travail de 2012-2013 soustraire de la période de quatre ans et demi la période antérieure au 1er septembre 2012 pendant laquelle elle ou il recevait des prestations de la CSPAAT liées au même accident
Les employé(e)s qui recevaient des prestations de la CSPAAT au 31 août 2012 ET qui continuent d’en recevoir en 2012-2013, mais n’ont plus de crédit de congés de maladie au 31 août 2012 pas le droit de recevoir le complément
8
CSPAAT – Complément du conseil scolaire
Congé de maladie de courte durée – Admissibilité, SLT
SLT avec une affectation d’une année complète11 jours de congé de maladie à 100 % du salaire et 60 jours de congé de maladie et d’invalidité de courte durée à 90 % du salaire. Dépendent du régime (SCFP, OECTA) certains SLT recevront 66 2/3 % et pourraient qualifier pour 90 % selon les conditions et critères.
SLT avec une affectation de moins d’une année complète11 jours de congé de maladie et 60 jours de congé de maladie et d’invalidité de courte durée, réduits pour tenir compte de la proportion de l’affectation par rapport à une année complète de travail
Le nouveau régime de congés de maladie comprend tous les employés qui ont accumulé des crédits de congés de maladie en vertu de l’ancien régime de congés de maladie ainsi que certains employé(e)s qui précédemment n’ont pas accumulé de crédits de congés de maladie :
Les membres de la FEEO et de la FEESO qui sont employés pour plus de 24 heures par semaine.
Tous employés permanents, autres que le personnel occasionnel, qui sont membres du SCFP (p. ex. les surveillant(e)s sur l’heure du midi).
9
Congé de maladie de courte durée – Autres dispositions
Le nouveau régime de congés de maladie prévoit également des dispositions portant sur les éléments suivants :
Application des jours de congé de maladie en cas d’absence le premier jour de l’année
Les employé(e)s qui, en vertu de l’ancienne convention collective, devaient attendre plus de 131 jours avant d’avoir droit à des prestations dans le cadre d’un régime d’assurance-invalidité de longue durée
Des crédits de congés de maladie pour les employés à temps partiel Des droits aux congés de maladie pour les employés qui commencent à
travailler en cours d’année Des congés discrétionnaires pour des raisons familiales
complémentaires n’excédant pas deux jours
10
Prestations de maternité
Droit à au moins huit semaines de prestations de maternité payés à un taux de salaire égal à 100 % de leur salaire grâce à un programme de prestations supplémentaires de chômage
Si le régime de prestations de maternité actuel d’un conseil scolaire offre des avantages supérieurs à huit semaines rémunérées à 100 % du salaire, il est possible de remplacer ces huit semaines par six semaines de prestation à 100 % du salaire afin de permettre de combiner les prestations à tout autre droit supérieur en matière de prestations de maternité prévues dans le régime
Les employées représentées par le SCFP (tout particulièrement les employées saisonnières) peuvent recevoir des crédits de congés de maladie supplémentaires, mais seulement si elles sont admissibles aux prestations d’assurance-emploi dans les six semaines qui suivent la naissance de l’enfant
11
CNPV et Reconnaissance de l’assiduité
Congé non payé volontaire (CNPV) Les employé(e)s peuvent demander un maximum de cinq jours de congé non payé pour
des raisons personnelles en 2013-2014 Ces jours devaient être fixés à l’avance par écrit avant le 15 septembre 2013 Sont admissibles : les membres de la FEEO, FEESO, du personnel de soutien de la
collaboration en éducation, l’AEEFO, l’OECTA, SCFP, l’A.P.S.S.P. ainsi que des associations d’aides-enseignant(e)s
Ne sont pas admissibles : le personnel de direction et de direction adjointe, les employé(e)s exclus des négociations collectives
Reconnaissance de l’assiduité En vigueur qu’au cours de l’année scolaire 2013-2014 Pour les unités de négociation participantes, toute employé(e) qui prend un jour de
congé non payé (facultatif ou obligatoire) et qui utilise moins de six jours de congé de maladie se verra rembourser l’équivalent d’une journée de paie à son taux quotidien.
Ce programme s’applique également au personnel SLT Incluent : les membres de la FEEO, FEESO, l’OECTA, du personnel de soutien de la
collaboration en éducation, l’A.P.S.S.P. ainsi que des associations d’aides-enseignant(e)s
N’incluent Pas: le personnel de direction et de direction adjointe, les employé(e)s exclus des négociations collectives, ainsi que les membres du SCFP
12
Mise en œuvre des améliorations relatives au personnelLe Règlement de l’Ontario 1/13 (règlement concernant les congés de maladie) a été modifié en juin 2013 pour les raisons suivantes :Intégrer les modifications apportées au régime de congés de maladie depuis le protocole d’entente conclu avec l’OECTA en juillet 2012, les protocoles d’entente conclus avec l’AEEFO et l’A.P.S.S.P. et le protocole conclu avec le SCFP en décembre 2012
Effectuer une mise à jour afin de donner à l’OECTA la possibilité de choisir un régime de congés de maladie et de permettre aux conseils scolaires de choisir un régime de congés de maladie pour les membres de leur personnel qui ne font pas partie d’une unité de négociation
Annexer les protocoles d’entente ou les ententes conclus avec la FEESO, la FEEO et les directrices et directeurs d’école et les directrices adjointes et directeurs adjoints
Intégrer les améliorations apportées au régime de congés de maladie pour le personnel enseignant suppléant à long terme, qui passe de 10 jours de congé de maladie à 11, et améliorer le régime de congé et d'invalidité de courte durée des employées et employés dont la durée des contrats est inférieure à un an
Intégrer de nouvelles dispositions : la reconnaissance de l’assiduité et le programme de retour au travail graduel
Mettre à jour la formule de paiement des gratifications de retraite non acquises pour les employées et employés - les versements effectués passent de 10 cents par dollar de salaire à jusqu’à 25 cents
Mettre à jour pour élargir l’admissibilité du régime de congés de maladie à d’autres groupes d’employés
Ajouter d’autres conseils scolaires avec des changements de seuil d'éligibilité
13
Mise en œuvre des améliorations relatives au personnel
Le Règlement de l’Ontario 2/13 pris en application de la Loi de 2012 donnant la priorité aux élèves, aborde d’autres dispositions. La Loi donnant la priorité aux élèves a été abrogée au début de cette année, et les conseils scolaires doivent maintenant mettre en œuvre dans le cadre de leur processus de négociation collective les éléments suivants :
Modifications apportées aux prestations de maternité rémunérées à un taux de salaire égal à 100 %, qui passent de six à huit semaines
Programme de congé non payé volontaire
Modifications apportées aux jours de congé non payé
14
Fonds supplémentaires
Pour aider à mettre en œuvre le cadre des relations de travail 2012-2014 :
10 millions de dollars pour faciliter la mise en œuvre des réformes relatives au régime de congés
30 millions de dollars par année à compter de 2012-2013 pour l’augmentation éventuelle des coûts du personnel enseignant suppléant
Financement unique des banques de congés de maladie complémentaires déclarées au 31 août 2013
Financement unique des jours de congé de maladie non acquis et du seuil des années de service pour avoir droit aux gratifications de retraite acquises
15 millions de dollars pour le système de la paie et le soutien à la formation Financement pour adresser les coûts résiduels des journées non payées, et
à étendre l'admissibilité au congé de maladie à un plus grand groupe d'employés
15
Considérations futures de financement
Congé de maternité – D’autres mesures de soutien sont envisagées pour tenir compte de l’augmentation du congé de maternité, qui passe de six à huit semaines
Reconnaissance de l’assiduité – D’autres mesures de soutien sont prévues en 2013-2014 pour couvrir les coûts supplémentaires liés au personnel admissible qui utilise moins de six jours de congé de maladie
Ces fonds, ainsi que ceux présentés dans les diapositives précédentes, seront accordés à condition que les conseils scolaires remplissent les conditions énoncées dans la note de service du sous-ministre publiée le 20 août 2013:
Confirmation par courriel au ministère d’ici le 29 août 2013 de l’accord de principe à l’annexion des protocoles d’entente aux conventions collectives
Envoi de la déclaration de l’attestation et résolution du conseil – le 30 septembre 2013
Envoi d’une copie de chaque convention collective locale (y compris les protocoles d’entente annexés) d’ici le 31 octobre 2013
16
Détermination des éléments de passif des congés accumulés Les conseils scolaires devront déclarer les éléments de passif des congés
accumulés à la fin de chaque année scolaire représentant l’utilisation prévue des jours de congé de maladie des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie
La note de service 2013:SB 23 indique que les conseils scolaires devront fournir une évaluation actuarielle des éléments de passif des congés accumulés en 2012-2013
Les conseils scolaires recevront un financement unique couvrant les congés de maladie accumulés fondé sur le passif rapporté dans le rapport actuariel
Un gabarit sera rempli en s’inspirant des données fournies par les conseils scolaires et les actuaires pour calculer les éléments de passif des congés accumulés
Le passif sera calculé en utilisant le nombre d’employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie, le salaire quotidien moyen de ces employés et le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie
17
Calcul des éléments de passif des congés accumulés Le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie est calculé à l’aide
des données suivantes :
Fondé sur les données historiques sur les congés de maladie pour les années scolaires 2011-2012 et 2012-2013 :
(1) Les actuaires détermineront le pourcentage des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie qui les utiliseront au cours de l’année suivante (p. ex. 10 % des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie en utiliseront l’année suivante comme complément à des absences)
(2) Les actuaires estimeront le nombre moyen de congés accumulés que les employé(e)s utiliseront au cours de l’année suivante (p. ex. les employé(e)s qui se serviront de leurs congés accumulés utiliseront en moyenne une journée)
−Par exemple : Si 1 000 employé(e)s ont accumulé des congés, 100 d’entre eux devraient utiliser ces congés au cours de l’année suivante et 100 d’entre eux devraient utiliser en moyenne une journée de congé accumulé au cours de l’année suivante.
En fonction de ces deux facteurs, le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie est 0,1 jour (10 % x 1,0 jour)
18
Calcul des éléments de passif des congés accumulés Ce facteur est ensuite appliqué au nombre total d’employé(e)s qui ont accumulé des
congés de maladie, puis au salaire moyen quotidien de ce groupe d’employés
− Par exemple : Selon le nombre d’employé(e)s qui ont accumulé des congés et le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie, on s’attend à ce que 100 jours soient utilisés au cours de l’année suivante comme complément à des absences (1 000 employé(e)s x 0,1 jour). Si le salaire moyen quotidien du groupe est de 400 $, les éléments de passif se chiffreront donc à 40 000 dollars (100 jours * 400 $)
À la fin de chaque année scolaire, les nouveaux éléments de passif sont déterminés en fonction du nombre d’employé(e)s qui ont accumulé des congés et tous éléments de passif restants de l’année précédente sont contrepassés
Les conseils scolaires pourront utiliser le gabarit dans les années suivantes pour faciliter le calcul de leurs éléments de passif sans avoir à obtenir une évaluation actuarielle
Les conseils scolaires peuvent demander à leurs actuaires de mettre à jour dans les années suivantes les facteurs utilisés pour déterminer le facteur d’utilisation des jours de congé de maladie en se fondant sur des données plus réalistes
19
Gabarit des éléments de passif des congés accumulés
20
Nom du conseil :
Nombre total d'enseignants
ayant des congés accumulés
Salaire moyen quotidien
Probabilité d'utilisation des congés de maladie
accumulés
Nombre moyen de congés de maladie
accumulés récupérés
Utilisation prévue des congés de
maladie accumulés par l 'employé en
2013-2014
(2) (3) (4) (5) (6)5540 400.0$ 10.0% 1.00 0.10
Nombre total d'enseignants
ayant des congés accumulés
Salaire moyen quotidien
Probabilité d'utilisation des congés de maladie
accumulés
Nombre moyen de congés de maladie
accumulés récupérés
Utilisation prévue des congés de
maladie accumulés par l 'employé en
2013-2014
(2) (3) (4) (5) (6)
4730 400.0$ 10.0% 1.00 0.10
Nombre total d'employés ayant
des congés accumulés
Salaire moyen quotidien
Probabilité d'utilisation des congés de maladie
accumulés
Nombre moyen de congés de maladie
accumulés récupérés
Utilisation prévue des congés de
maladie accumulés par l 'employé en
2013-2014
(2) (3) (4) (5) (6)
3040 350.0$ 15.0% 1.60 0.24
Passif total des congés de maladie accumulés
Remarque : Les zones ombragées seront remplies par les conseils scolaires (colonne 3) ou les actuaires (colonnes 4 et 5). Consultez les directives ci-dessous.
Passif total
(7)
255,360.0$
666,160.0$
189,200.0$
TOUS LES AUTRES EMPLOYÉS
Passif total
(7)
Passif total
(7)
Calcul des éléments de passif des congés de maladie accumulés
ENSEIGNANTES ET ENSEIGNANTS DE L'ÉLÉMENTAIRE
ENSEIGNANTES ET ENSEIGNANTS DU SECONDAIRE
221,600.0$
Les notes de services connexes au travail publiées en 2013 2013 : B1 – Améliorations aux protocoles d’entente
2013 : B2 – Éclaircissements techniques ayant trait aux protocoles d’entente
2013 : B3 – Conséquences du protocole d’entente du SCFP et autres précisions techniques
2013 : B9 – Conséquences du protocole d’entente avec la FEESO
2013 : B10 – Soutien des systèmes pour la mise en oeuvre des réformes du cadre de relations de travail
2013 : B11 – Conséquences du protocole d’entente de 2013 avec le SCFP
2013 : B14 – Conséquences du supplément au protocole d’entente avec l’AEFO
2013 : B15 – Règlements modifiés concernant les congés de maladie….non acquises
2013 : B16 – Conditions d’emploie des directions et directions adjointes d’école
2013 : B17 – Conséquences du protocole d’entente signé avec la FEEO
2013 : B19 – Conséquences des protocoles d’entente avec les syndicats du groupe collaboratif de personnel de soutien en éducation
2013: B20 - Explications concernant l’inclusion des protocoles d’entente
2013: B21 – Admissibilité au soutien conditionnel à l’annexion des dispositions des protocoles d’entente 2013
2013 : SB07 – Améliorations apportées aux protocoles d’entente – Gratifications de retraite….de maladie
2013 : SB23 – Évaluation actuarielle des éléments de passif….pour les congés de maladie de 2012-2013
2013 : SB24 – Réserves des régimes de prestations de soins de santé
2013 : LR01 – Protocole d’entente avec la FEESO – Comité de mise en oeuvre – Note de service 1
2013 : LR02 – Protocole d’entente avec la FEESO – Comité de mise en oeuvre – Note de service 2
www.edu.gov.on.ca/fre/studentFirst.html
21
QUESTIONS SUR LES CHANGEMENTS DE RÉGLEMENTATION ET CONGÉS DE
MALADIES ACCUMULÉS ?
22
JOURS NON PAYÉS ET RÉSERVES DES RÉGIMES DE PRESTATIONS DE SOINS DE
SANTÉ
23
Jours non payés
Protocoles d’entente Tous les enseignants permanents sont tenus de prendre une journée de
perfectionnement professionnel non payée le vendredi 20 décembre 2013
Des mesures de compensation sont permis afin de réduire les deux autres journées non rémunérées (11 octobre 2013 et 7 mars 2014) que les enseignants sont tenus de prendre
− Les enseignants permanents devront prendre une autre journée non rémunérée, le vendredi 7 mars 2014, si les mesures de compensation ne permettent pas de réaliser des économies suffisantes, au moins équivalentes au montant de la rémunération d’une journée
− Si les économies réalisées dépassent le montant nécessaire pour compenser les journées non rémunérées, les conseils scolaires garderont ces économies
Un comité, composé d’un nombre égal de représentants du conseil scolaire et des unités de négociation, sera formé pour suivre l’état des mesures de compensation.
− Le comité devait être sur pied d’ici le mois de juin 2013
24
Jours non payés
Mesures de compensation1. Programme de congé non payé volontaire (PCNPV)
− En vigueur le 1er mai 2013
2. Économies réalisées dans la prestation du perfectionnement professionnel (PP)− 16 % du coût d’une journée non payée (fournis par le gouvernement)
3. Régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA)− Peut être mis au point, à la discrétion du conseil, si la projection des
économies réalisées dans les situations 1 et 2 indiquées ci-dessus est inférieure à la récupération du coût d’une journée non payée
− Paiement de 5 000 dollars à tout enseignant prenant sa retraite entre la fin du mois de novembre 2013 et le dernier jour du premier semestre
4. Autres mesures d’économie
25
Jours non payés
Financement Réservé aux conseils ayant intégré le PE à leurs ententes collectives locales Le montant ne dépassera pas le coût d’une journée (ce seuil a été communiqué à
chaque conseil au cours de l’été)
Rajustements du financement Le conseil n’atteint pas l’objectif des économies équivalant à une journée
− Le ministère financera la différence entre l’objectif des économies équivalant à une journée de rémunération et celles réalisées grâce aux mesures de compensation.
Le conseil atteint l’objectif des économies équivalant à une journée, mais pas aux deux journées
− Le ministère financera la différence entre l’objectif des économies équivalant à deux journées de rémunération et celles réalisées grâce aux mesures de compensation
Le conseil atteint l’objectif des économies équivalant à deux journées de rémunération
− Les économies réalisées qui dépassent le montant nécessaire pour compenser les journées non rémunérées seront conservées par le conseil.
26
Jours non payés
Modèle des jours non payés
Le ministère a fourni un modèle dans la note de service 2013:SB 20 afin d’aider le comité chargé du suivi des mesures de compensation à effectuer ce suivi et à établir des rapports sur les économies réalisées grâce à ces mesures
Les conseils sont tenus de présenter le modèle final au ministère d’ici le 15 mars 2014
Le financement du conseil scolaire de 2013-14 sera rajusté à la réception du modèle dûment rempli
Le rajustement du financement ne sera versé qu’aux conseils ayant intégré/ajouté le PE correspondant à leurs conventions collectives locales
27
Jours non payés
Modèle des jours non payés
Objectifs des économies du conseil (ligne 1)− Les objectifs des économies équivalant à un jour non payé pour les unités de
négociation des conseils ont été envoyés aux conseils par le ministère
− Comme le modèle oblige les conseils à saisir les économies visées, équivalant à deux jours non payés, vous devez multiplier par deux les économies visées que le ministère vous a communiquées
28
Jours non payés
Modèle des jours non payés Programme de congé non payé volontaire (PCNPV) (lignes 2 à 5)
− Les conseils doivent rapporter séparément pour le personnel enseignant et pour le personnel non enseignant, pour l’année scolaire 2012-2013, ainsi que pour l’année scolaire 2013-2014, dans la section du RERA
– Les conseils doivent déclarer le nombre total de jours pris par le personnel syndiqué à la ligne 2
– Les conseils doivent déclarer les économies réalisées sur les salaires des employés grâce au RERA à la ligne 3
– Les conseils doivent déclarer les coûts d’enseignement/de remplacement liés au RERA à la ligne 4
Économies réalisées dans la prestation du perfectionnement professionnel (ligne 6)
− 16 % du coût d’une journée non payée− Calcul correspondant à 50 % de la ligne 1 (qui serait égal au chiffre cible
fourni à chaque conseil scolaire)
29
Jours non payés
Modèle des jours non payés
Régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA) (lignes 8 à 10)− Le conseil doit déclarer le montant total des économies réalisées grâce au
RERA et le montant total des paiements du RERA (5 000 dollars par enseignant)
Autres mesures de compensation (lignes 11 à 13)− Le conseil doit décrire les autres mesures de compensation qu’il a
appliquées, puis les économies et les dépenses qui leur sont liées
Rajustement du financement− Le rajustement du financement est calculé sur la base du montant total des
économies réalisées grâce aux mesures de compensation à la ligne 14
− Montant rempli automatiquement dans une des lignes 15 à 17, selon le montant des économies (c.-à-d. si le conseil atteint l’objectif des économies d’une journée, le rajustement du financement sera rempli à la ligne 16)
30
Réserves des régimes de prestations de soins de santé
31
Régime d’avantages sociaux provincial
Il a été convenu dans les PE qu’un groupe de travail serait formé pour analyser la possibilité de créer un ou plusieurs régimes d’avantages sociaux à l’échelle provinciale pour le secteur de l’éducation
Le groupe de travail serait composé de différents représentant(e)s de fédérations d’enseignant(e)s, de syndicats de personnel de soutien, de conseils scolaires, d’autres associations de personnel, y compris les directions d’école et les directions adjointes, du gouvernement de l’Ontario (ministère de l’Éducation et ministère des Finances) et d’experts indépendants
Réserves des régimes de prestations de soins de santé
Retrait de somme des réserves des régimes de prestations de soins de santé
Les conseils scolaires doivent obtenir l’approbation du ministère de l’Éducation avant de retirer toute somme des réserves des régimes de prestations de soins de santé, des surplus ou des dépôts.
Tous ces retraits doivent être déclarés au comité Même si aucun comité n’a été formé à ce jour, le Ministère va de l’avant
avec le processus d’approbation En l’absence de comité, le Ministère partagera toutes les approbations
avec le groupe de négociation concerné La restriction sur les réserves est en vigueur pour les deux années
couvertes par le PE (2012/13 et 2013/14)
32
Réserves des régimes de prestations de soins de santé
Processus d’approbation
Ministère a émis la note de service 2013: SB24 décrivant le processus d'approbation
L’approbation du Ministère est requise pour retirer des sommes ou réduire le taux de cotisation
Le modèle doit être remplie pour toutes les demandes d'approbation du ministère
− Veuillez noter qu’une nouvelle version a été affichée sur le site Web.
Veuillez faire parvenir toutes vos demandes aux personnes suivantes : − Patrick Pelletier, à l’adresse [email protected]
− c.c. à Marie Li, à l’adresse [email protected]
33
Réserves des régimes de prestations de soins de santé Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de
santé
Section : Taux de cotisation− La section a été divisée en deux zones :
– Taux de cotisation – Personne seule (employé(e)s actifs)
– Taux de cotisation – Famille (employé(e)s actifs)
− Le conseil doit déclarer ses taux de cotisation antérieurs dans les colonnes 2010-2011 à 2012-2013 et son taux actuel, s’il est déjà entré en vigueur, dans la colonne 2013-2014
− Si le conseil n’a pas encore appliqué le taux modifié et demande de réduire le taux de cotisation, il doit indiquer ce taux dans la case Taux proposé sous la colonne 2013-2014
Section : Part du conseil/employé− Dans la colonne de groupe d’employés, les conseils doivent inscrire les
groupes d’employés inclus dans le régime
− En cas de plan partagé par groupe d’employés, le conseil doit indiquer la portion de l’employé
34
Réserves des régimes de prestations de soins de santé Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de
santé
Section : Information financière− Cette section est un résumé de l’information financière particulière qui correspond à
celle figurant dans les rapports fournis par l’assureur du conseil
− Information financière nécessaire (si disponible)
A. Solde de fermeture des actifs
B. Solde des frais à payer (engagés, mais non déclarés)
C. Réserve de la fluctuation des réclamations
D. Solde disponible pour un prélèvement
» Le calcul de la cellule doit être effectué manuellement en soustrayant le solde des frais à payer engagés, mais non déclarés et la réserve de fluctuation des réclamations du solde de fermeture des actifs [ (A) – (B) – (C )]
» Le solde serait le solde de fermeture des surplus accumulés moins la réserve de la fluctuation des réclamations requise pour le prélèvement
− Renseignements supplémentaires
– Veuillez indiquer, au besoin, les prélèvements réels en cours d’exercice des exercices antérieurs
35
Réserves des régimes de prestations de soins de santé
Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé
Demande de prélèvement seulement− Veuillez remplir les deux sections : Information financière et Part du
conseil/employé
− Veuillez indiquer la raison du prélèvement de fonds dans l’espace prévu au bas du modèle
− Veuillez également transmettre les rapports de l’assureur (de l’année en cours et des deux années antérieures)
Demande liée au taux de cotisation− Veuillez remplir les trois sections du modèle (Taux de cotisation, Information
financière et Part du conseil/employé)
− Veuillez indiquer la raison de la demande de réduction du taux de cotisation dans l’espace prévue au bas du modèle.
− Veuillez également transmettre une copie des déclarations de l’assureur (de l’année en cours et des deux années antérieures)
36
QUESTIONS SUR LES JOURNÉES NON PAYÉES ET LES RÉSERVES DES
RÉGIMES DE PRESTATION DE SOINS DE SANTÉ ?
37
CHANGEMENTS IMPORTANTS AUX FORMULAIRES DES ÉTATS
FINANCIERS DE 2012-2013
38
39
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 3 – Dépenses en immobilisations
Les six premières pages du tableau 3 ont été simplifiées pour combiner les dépenses en immobilisations déclarées avec le calcul du droit à la subvention
− Les écrans 1 à 3 ont été supprimés et les anciens écrans 4 à 6 ont été actualisés pour intégrer le rapport des dépenses en immobilisations
− Les dépenses en immobilisations ne sont plus déclarées par catégories d’actif détaillé semblables au tableau 3C
− Les conseils déclareront les dépenses en immobilisations dans quatre catégories :
1. Terrain (poste 4.1)
2. Bâtiments (poste 4.2)
3. Installations mobiles (poste 4.3)
4. Intérêts capitalisés (postes 4.5 et 4.6)
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 3 – Dépenses en immobilisations
Les intérêts capitalisés sont séparés en deux catégories Terrain (poste 4.5) et Autres que les terrains (poste 4.6)
Deux nouvelles lignes ont été ajoutées à la page 1 pour calculer le manque à gagner du budget des immobilisations lié aux intérêts capitalisés
− Poste 6,4, Allocations au titre des intérêts à court terme sur les immobilisations : Les montants sont tirés de la section 11
− Poste 6,5, Les intérêts capitalisés au-delà des allocations : Calcule le manque à gagner en soustrayant les intérêts capitalisés inscrits au poste 4
– On considère que toutes les allocations au poste 6,4 colonnes 1 à 4 sont liées aux immobilisations autres que terrain (c.-à-d. poste 6.4 – poste 4.6)
– On considère que toutes l’allocations au poste 6.4 colonne 5 est liée aux terrains (c.-à-d. poste 6.4 – poste 4.5)
40
41
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 3 – Dépenses en immobilisations
Deux nouvelles pages ont été ajoutées pour inscrire les dépenses en immobilisations par projets, qui sont financés par Subvention d’immobilisations prioritaires – Projet d’immobilisation majeur (page 6) et Subvention d’immobilisations prioritaires – Terrain (page 7)
− Les noms de projets approuvés, les renvois aux règlements et les allocations approuvées seront téléchargés
− Les conseils devront inscrire les dépenses (intérêts capitalisés exclus) jusqu’au 31 août 2012 et les dépenses en cours d’exercice
− Les intérêts capitalisés en cours d’exercice liés aux terrains et aux dépenses autres que les terrains doivent être inscrits aux colonnes 14.1 et 14.2 de la page 6 et à la colonne 7 de la page 7
− Les montants des dépenses totales en cours d’exercice liés aux terrains, aux bâtiments, aux installations mobiles, aux intérêts capitalisés (terrain), aux intérêts capitalisés (autres que les terrains) inscrits aux pages 6 et 7 seront automatiquement inscrits dans les colonnes 4 et 5 du poste 4 à la page 1
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 5 – Excédent ou déficit accumulé
Soldes d’ouverture :− La colonne 1, Solde au 1er septembre 2012, peut être remplie en utilisant le
fichier de solde d’ouverture comprenant le passif non financé des avantages sociaux futurs
− Toutes les cellules de solde d’ouverture seront des cellules d’entrée pour permettre les réallocations ou les réévaluations, au besoin
Avantages sociaux futurs – régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA)
− Une nouvelle ligne (poste 4.1.1) a été ajoutée pour le régime d’encouragement à la retraite anticipée
− Le passif d’ouverture du RERA devra être réalloué à partir de la ligne Avantages sociaux futurs – Gratification de retraite (poste 4.1) ou de la ligne Avantages sociaux futurs – Gratification autre (poste 4.1.3).
42
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 5 – Excédent ou déficit accumulé
Avantages sociaux futurs − Les soldes d’ouverture saisis concernant la gratification de retraite (poste
4.1), le régime d’encouragement à la retraite anticipée (poste 4.1.1) et les régimes d’assurance-maladie, soins dentaires et assurance-vie à la retraite (poste 4.1.2) sont reportés au tableau 10G, à la page 2, afin de calculer l’amortissement
− L’augmentation/diminution en cours d’exercice (colonne 3) des avantages sociaux futurs (postes 4.1, 4.1.1 et 4.1.2) est calculée au tableau 10G et comprend les éléments suivants :
1. Amortissement en cours d’exercice du passif à des fins de conformité
2. Gains (pertes) actuariels ou provenant des réductions découlant des modifications apportées au régime
43
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi
Une nouvelle ligne (poste 3 – Congés rémunérés) a été ajoutée afin que les conseils puissent inscrire le passif en fin d’année concernant l’amélioration des congés supplémentaires du régime de congés de maladie et d’invalidité de courte durée)
− Le montant inscrit doit provenir du calcul actuariel du passif lié aux congés accumulés au 31 août 2013
− Le passif inscrit à la colonne 4 du poste 3 sera inscrit à la section 17
− Les conseils doivent inscrire les charges et les paiements d’avantages de retraite dus aux deux crédits de congé de maladie supplémentaires offerts en 2012-2013 dans les colonnes 2 et 3 du poste 3
44
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les
avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi
Exemple de congés rémunérés :− Le passif lié aux congés accumulés au 31 août 2013 établis par calculs actuariels d’un
conseil s’élève à 5 millions de dollars et les charges au titre des prestations et les paiements des prestations dus aux deux crédits de congé de maladie supplémentaires étaient de 500 000 $
− Le conseil inscrirait les chiffres suivants :
– Charges d’avantages de retraite (colonne 2, poste 3) :
» Passif lié aux congés accumulés 5 000 000
» Plus : charges liées aux congés supplémentaires 500 000
5 500 000
– Paiements des prestations (colonne 3, poste 3) :
» Paiements liés aux congés supplémentaires de 500 000 $
– Passif au 31 août 2013 (colonne 4, poste 3) :
» Le passif calculé à la fin de l’année serait égal aux charges d’avantages de retraite inscrites dans la colonne 2 (5,5 millions de dollars) moins les paiements liés aux congés supplémentaires dans la colonne 3 (0,5 million de dollars)
45
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les
avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi
Une nouvelle ligne (poste 1.1) a été ajoutée pour le régime d’encouragement à la retraite anticipée (RERA)
− Le passif d’ouverture du RERA devra être réalloué à partir de la ligne du passif de gratification de retraite (poste 1) ou de la ligne du passif d’autres prestations de retraite (poste 8 ou 9)
46
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les
avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi
La colonne 2.1 est toujours ouverte pour les états financiers de 2012-2013 parce que les implications des protocoles d’entente avec les unités de négociation peuvent encore avoir une incidence sur certains régimes
Les conseils doivent inscrire le montant inclus dans le calcul des charges au titre des prestations (colonne 2) résultant :
– d’une modification au régime due au protocole d’entente (PE)
– d’une réduction du régime
– d’une note de service du Ministère
– d’une lettre du Ministère
− Les gains ou les pertes résultant de ces changements doivent être exclus à des fins de conformité en 2012-2013
47
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les
avantages de retraite et les prestations de cessation d’emploi – Page 2 Une deuxième page a été ajoutée pour le suivi de l’amortissement du passif à
des fins de conformité Les conseils doivent inscrire la durée moyenne estimative du reste de la carrière
active au 31 août 2012 établie par calculs actuariels au poste 1.4 pour la gratification de retraite (colonne 15) et pour les régimes d’encouragement à la retraite anticipée (colonne 15.1)
Tous les rajustements visant à accélérer l’amortissement seraient inscrits au poste 1.5 pour la gratification de retraite (colonne15) et pour les régimes d’encouragement à la retraite anticipée (colonne 15.1) et au poste 2.5 pour les régimes d’assurance-maladie, soins dentaires et assurance-vie (colonne 16)
En 2012-2013, les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes qui sont inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, à la page 1, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de l’exercice aux postes 1.9 et 2.9, parce que ces gains ou pertes seront exclus à des fins de conformité
48
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 10RED – Rajustement à des fins de conformité Colonne 15.1 – Changement du passif non amorti lié aux régimes
d’assurance-santé, dentaire et d’assurance vie − Cette colonne a été ajoutée pour inclure l’amortissement du passif à des fins de
conformité
− En 2012-2013, les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes, inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de l’exercice afin de les exclure à des fins de conformité
− Le total des dépenses figurant au poste 90 provient du poste 2.9 du tableau 10G, à la page 2
Colonne 18 - Modification à la gratification de retraite et au RERA− Cette colonne a été actualisée pour inclure l’amortissement du passif lié au RERA à des
fins de conformité
− En 2012-2013, les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes, inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de l’exercice afin de les exclure à des fins de conformité
− Le total des dépenses inscrit au poste 90 provient des colonnes 15 et 15.1 du poste 1.9 du tableau 10G, à la page 2
49
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 10F – Tableau des avantages sociaux
Tout comme pour le tableau 10G, une nouvelle colonne (colonne 3) a été ajoutée pour inscrire les congés rémunérés
50
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Tableau 10.5 – Enseignants suppléants
Un nouveau tableau a été ajouté pour permettre aux conseils d’inscrire les dépenses liées aux enseignant(e)s suppléants réparties en deux périodes :
− Du 1er septembre 2012 au 31 mars 2013 (période de sept mois)
− Du 1er avril au 31 août 2013 (période de cinq mois) Le tableau comprend deux lignes :
− Traitement et salaires (poste 1.1)
− Avantages sociaux (poste 1.2) Les chiffres figurant dans la colonne du total des dépenses (colonne 3) relatives
aux traitements et salaires et aux avantages sociaux proviendront des montants inscrits au tableau 10 (poste 52)
Les conseils doivent inscrire les dépenses au cours des sept premiers mois dans la colonne 1
Les dépenses au cours des cinq derniers mois (colonne 2) sont calculées comme suit: colonne 3 – colonne 1
Le rapport de mars sera ajusté dans le future pour inclure cette information
51
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 5.1 – Revenus reportés et tableau 9 – Revenus
Jardins d’enfants à temps plein - subvention APE− Tableau 5.1 : Une nouvelle ligne (poste 1.7.2) a été ajoutée pour inscrire
l’évolution des revenus reportés relatifs à la subvention APE au titre du volet Jardins d’enfants à temps plein, à l’exclusion de l’allocation pour l’éducation de l’enfance en difficulté
− Tableau 9 : Une nouvelle ligne (poste 2.7.1) a été ajoutée au tableau 9 pour inscrire les revenus relatifs à la subvention APE au titre du volet Jardins d’enfants à temps plein, à l’exclusion de l’allocation pour l’éducation de l’enfance en difficulté
− Les conseils doivent inscrire le montant relatif à la subvention APE au titre du volet Jardins d’enfants à temps plein dans le tableau 5.1, Revenus reportés ou dans le tableau 9
52
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013
Tableau 5.3 – Continuité des apports en capital reportés
Le total des dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 (poste 2.1.3) a été divisé en deux lignes :
− Poste 2.1.1 Intérêts à recevoir du fonds d’amortissement
− Poste 2.1.2 Autres dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010
Cette division vise à mieux harmoniser le tableau 5.3 sur le Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations (MAPI)
Les conseils doivent répartir le solde des dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 de l’année antérieure au 31 août 2012 entre les postes 2.1.1 et 2.1.2
Le poste 2.1.2 est une cellule calculée dont le résultat provient du montant inscrit au poste 2.1.3 moins celui inscrit au poste 2.1.1
53
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Section 1A / 1B – Sommaire des allocations
D’autres lignes (poste 1.16.1 et 1.92) ont été ajoutées à la section 1A pour inclure le financement des améliorations apportées aux conventions collectives (voir ci-dessous). Elles ne font pas partie des allocations de fonctionnement pour le calcul de la conformité à 1 %.
Une autre ligne (poste 1.20.1) a également été ajoutée à la section 1B pour inclure le financement des améliorations apportées aux conventions collectives et provient de la section 17
Section 17 – Autres subventions (améliorations apportées aux conventions collectives) Trois lignes ont été ajoutées pour tenir compte des modifications apportées au
règlement sur les subventions pour les besoins des élèves (SBE) de 2012-2013 relatives aux améliorations apportées aux conventions collectives
− Versement unique pour les congés de maladie non acquis (téléchargé à partir des modèles Excel soumis et paiements effectuées)
− Modification du seuil d’admissibilité (téléchargé à partir du rapport de mars)
− Congés rémunérés – crédits de congés de maladie de 90 % à 100 % (Tableau 10G)
54
Changements importants aux formulaires des états financiers de 2012-2013 Section 1.1 – Subvention de base - Élèves
Deux nouvelles lignes ont été ajoutées (poste 1.1.8 et 1.1.9) pour le financement de l’ajustement pour enseignants suppléants additionnels, selon le tableau 30 du règlement sur les subventions pour les besoins des élèves de 2012-2013
Formulaire de données D – Rapport sur les écarts
La colonne 1.1, Améliorations apportées aux conventions collectives, a été ajoutée pour que les conseils puissent indiquer la façon dont ils affectent les fonds reçus au titre améliorations apportées aux conventions collectives
55
Mesures de réduction des coûts des bureaux de haute direction
Attestations à remettre lors de la soumission les états financiers de 2011-2012 et de 2012-2013
Les conseils qui n’ont pas atteint une réduction complète de 10 % en 2011-2012 doivent soumettre un formulaire d’attestation pour 2012-2013
Pour plus de détails, veuillez consulter la note de service 2011 : SB21 publiée le 14 juin 2011
56
Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations (MAPI)
La version 3 du MAPI devrait être publié à la fin septembre
Soumission de fin d’exercice
La soumission doit être présentée au Ministère au plus tard le 30 novembre 2013
Le modèle doit être actualisé pour tenir compte des états financiers au 31 août 2013
Approbation pour aller de l’avant
Lorsqu’un conseil présente une demande d’approbation pour lancer un appel d’offres pour un projet, il doit soumettre le MAPI
La soumission du MAPI comprend des renseignements actualisés sur le projet en question ainsi qu’une mise à jour financière pour refléter la dernière soumission faite dans le SIFE
57
Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations (MAPI)
Le manuel sur le MAPI sera affiché sur notre site Web (http://faab.edu.gov.on.ca/). Il comprend des instructions détaillées sur la façon de remplir le MAPI en fin d’exercice et lors des demandes d’approbation pour aller de l’avant
Le Ministère donnera une formation plus détaillée lors de l’atelier sur les finances de l’OASBO qui aura lieu le 3 octobre prochain.
Les analystes des immobilisations et les analystes financiers sont également à la disposition des conseils pour les aider à remplir le MAPI.
58
Résumé de la soumission des états financiers
Les conseils doivent soumettre les documents suivants :
États financiers du SIFE présentés au Ministère d’ici le 15 novembre 2013
Deux copies papier signées des formulaires suivants provenant de votre soumission active du SIFE des états financiers:
− Rapport de conformité
− Tableaux 1, 1.1, 1.2, 1.3, 9, 10 et 10RED
− Section 1A Sommaire
Formulaires d’attestation sur les mesures de réduction des coûts des bureaux de haute direction (le cas échéant)
Le gabarit passif des congés de maladie accumulés Rapport explicatif des avertissements MAPI (avant le 30 novembre 2013)
59
QUESTIONS SUR LES CHANGEMENTS IMPORTANTS
AUX FORMULAIRES DES ÉTATS FINANCIERS DE 2012-2013 ?
60
RAPPORTS FINANCIERS
61
Rapports financiers
SP 3510 – Recettes fiscales
Adoption du chapitre SP 3510 – Recettes fiscales exigées pour les états financiers de 2012-2013.
− Comme l'impôt foncier est établi par la province, et non par les conseils scolaires, il ne figurera plus dans les revenus des états financiers
− L'impôt foncier sera inclus dans les subventions provinciales
− Les conseils peuvent déclarer séparément le montant dans une note sur les revenus provenant des subventions provinciales
− Les conseils doivent collaborer avec les vérificateurs externes à des fins de divulgation appropriée dans les états financiers
Le tableau 1.1, État consolidé des résultats conservera le montant de l’impôt local sur une ligne distincte (poste 1.3) à des fins de consolidation
62
Rapports financiers
SP 3450 – Instruments financiers et SP 2601 – Conversion des devises
Ces chapitres auront un impacte minimal sur les conseils scolaires
La publication de la version révisée en août 2013 a précisé la date de prise d’effet de l’application des normes sur les instruments financiers et la conversion des devises pour les organisations gouvernementales
Les normes ne s’appliqueront aux conseils scolaires que pour les exercices ouverts à compter du 1er avril 2015
63
QUESTIONS SUR LES RAPPORTS FINANCIERS ?
64
RAPPORTS DE MARS – ERREURS COURANTES
65
Soumissions requises
Les conseils sont tenus de transmettre au Ministère les documents suivants une semaine après la date d’échéance du rapport de mars transmis dans SIFE (mi-mai) :
Rapport des comptables signé/rapport sur les procédés spécifiés Document de travail prescrit Déclaration de la direction signée
Les conseils peuvent transmettre la version imprimée des documents ou envoyer par courriel une version PDF à [email protected]
66
Documents de travail prescrits
La version soumise doit être celle qui a été examinée par les vérificateurs
Les totaux partiels des feuilles de calcul des tableaux 19 et 20 doivent correspondre à ceux des documents soumis dans SIFE
Le montant figurant à la ligne État de la situation financière (poste 6.3) du document de travail doit correspondre au montant figurant à la ligne Surplus (déficit) accumulé au 31 mars 2013 (poste 6.3) du tableau 19 du SIFE
Les montants figurant aux lignes Total des revenus (poste 10) et Total des dépenses (poste 12) du document de travail doivent correspondre aux montants figurant aux lignes Total des revenus (poste 10) et Total des dépenses (poste 12) du Tableau 20 du SIFE
67
Documents de travail prescrits
Tableau 19 du SIFE – État consolide de la situation financière
68
Tableau 20 du SIFE - Revenus
Documents de travail prescrits
69
Tableau 20 du SIFE - Dépenses
Documents de travail prescrits
Si les transactions des fonds générés par les écoles et des filiales sont incluses dans votre balance de vérification, le solde de fermeture, les revenus et les dépenses au mois de mars doivent d’abord être retirés de la balance de vérification dans les colonnes C.7 et C.8, puis seul le solde au 31 août doit être inscrit de nouveau dans les colonnes G et H.
70
Tableau 20 SUP – Renseignements supplémentaires
Renseignements supplémentaires
Les transactions des fonds générés par les écoles et des filiales au cours de la période de sept mois ne sont pas incluses dans le tableau 20.
Seules les transactions extraordinaires ou non récurrentes des fonds générés par les écoles et des filiales sont déclarées dans le tableau 20 SUP.
Les conseils doivent remplir les conditions qui suivent :
a. Les transactions doivent être extraordinaires ou non récurrentes et ne doivent pas faire partie des opérations régulières.
b. Chaque montant de la transaction doit être égal ou supérieur à 500 000 $. Lorsque ces deux conditions sont remplies, les conseils doivent inscrire :
a. Une description des transactions extraordinaires ou non récurrentes.
b. Les montants correspondants de revenus, dépenses, actif et passif.
71
Documents de travail prescrits
Tableau 20 SUP
72
Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers
Notes aux états financiers Par défaut les données à saisir proviennent des derniers états financiers. Si le format dans les états financiers diffère de celui du rapport de mars, les conseils doivent
déclarer l’information selon l’essentiel des activités et adopter le format du tableau 20 SUP. Les conseils ne doivent pas laisser le tableau 20 SUP vide si l’un des quatre types de notes
a été publié dans les états financiers.
73
Est-ce que l’un des quatre types de notes a été publié dans les états
financiers?
Nouvelles notes dont le montant est
supérieur à 5 millions de dollars?
Inscrire les notes actualisées.
Aucune inscription dans le
tableau 20 SUP
Inscrire le montant reporté dans les états
financiers.
Le montant a-t-il augmenté de
5 millions de dollars?
Oui
Non Non
Oui
Non
Oui
Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers
Engagements et obligations contractuelles
74
Poursuites, réclamations, réclamations possibles, contentieux
Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers
Autre passif éventuel
75
Garanties de prêts
Immobilisations corporelles – Transactions inter-entités Les transactions inter-entités sont éliminées au moment de la
consolidation dans les rapports sur les comptes publics. Les conseils doivent définir ces transactions et les inscrire dans la section
inférieure du tableau 22 du rapport de mars. Les conseils doivent fournir le numéro GRE à quatre chiffres dans les colonnes
GBV_ADD_SRCE et GBV_DISP_SRCE du fichier de données sur les immobilisations à télécharger des états financiers.
76
Fichier de données sur les immobilisations à télécharger Documents qui doivent accompagner les états financiers vérifiés
Fichier avec champs délimités par barre verticale Détails sur les terrains, les bâtiments et les améliorations aux terrains
pour tous les actifs
Le Ministère recueille des renseignements sur les immobilisations corporelles auprès des conseils scolaires pour soutenir la continuité des tableaux sur le rapport des immobilisations.
Il faut saisir les données dans l’application de téléchargement dans un format et un ordre particuliers afin qu’elles puissent être résumées dans le tableau 3C.
77
Détails sur les fichiers avec champs délimités par barre verticale Les données doivent être présentées dans le même ordre que celui
indiqué dans le document.
Codes sources
Les codes sources pour les ajouts et les aliénations doivent être saisis avec exactitude.
S’il s’agit d’un ajout ou d’une aliénation qui se rapporte à une source externe, saisissez 0000 en conséquence.
S’il s’agit d’un ajout ou d’une aliénation qui se rapporte à des entités hors du périmètre de consolidation, saisissez correctement le numéro GRE à quatre chiffres correspondant au périmètre comptable auquel se rapporte la transaction.
Saisissez le type d’aliénation en conséquence.
C = Aliénation complète P = Aliénation partielle N = Aucune aliénation (aucune cession des actifs)
78
Détails sur les fichiers avec champs délimités par barre verticale
79
Rapport des Revenus relatifs aux subventions
Le Ministère réconcilie les revenus relatifs aux subventions reportés par les conseils avec les données du système provincial de rapport de fin d’exercice (d’avril à mars).
Comme les subventions peuvent être déclarées sous différents types de format (revenus, variation des comptes débiteurs, variation des comptes créditeurs, revenus reportés, apports en capital reportés, etc.), le Ministère reconvertit les données reportées par les conseils scolaires à la comptabilité de caisse.
Erreurs courantes
a. Subvention non provinciale (c.-à-d. subvention fédérale, subvention de tiers) déclarée comme étant une subvention provinciale ou vise versa
b. Revenus de tiers (par ex. revenus d’autres conseils scolaires) déclarés comme des subventions
c. Subvention déduite des dépenses connexes (le montant brut doit être déclaré)
d. Subvention reçue d’une filiale non déclarée comme étant une subvention provinciale
80
QUESTIONS SUR LES RAPPORTS DE MARS – ERREURS COURANTES?
81
PROJET DE MODERNISATION DU SIFE
82
SIFE 1.0 (ancien)
Mis en œuvre à l’origine en 2002
Les demandes ont augmenté Les rapports sont plus complexes En 2002: 73 pages En 2013: 155 pages Comprend désormais également les services de garde des
jeunes enfants
Utilise une combinaison de feuilles de calcul Excel (annexe C) et l’application
Actuellement supportée par un fournisseur
Ne répond pas aux normes minimales relatives aux STI
83
SIFE 2.0 (nouveau)
Plus qu’une simple mise à jour du SIFE
Tout nouveau système avec un environnement différent
Utilise le logiciel Oracle Hyperion Planning
Ce logiciel est actuellement utilisé par le MFCU et est une norme émergente d’établissement de budget et de planification au sein de la fonction publique de l’Ontario
84
Avantages pour les conseils scolaires de district
Élimine l’emploi de tableurs périphériques
Augmente le nombre de rapports et les capacités d’analyse – permet aux conseils d’avoir accès à leurs données
Utilise la technologie « SmartView » pour intégrer Excel
Fournira des capacités pour faire des projections
Saisie plus simple et plus rationalisée des données Processus opérationnel global non modifié
(p. ex. prévisions budgétaires, prévisions budgétaires révisées, états financiers, soumissions du rapport de mars)
85
Plan de mise en œuvre
Développement initial déjà commencé
Groupe de travail d’intervenants déjà formé
Recrée actuellement les prévisions budgétaires révisées de 2012-2013 sur la nouvelle plateforme
La version 1 devrait être mise en service pour les prévisions budgétaires de 2014-2015 (mars 2014)
Formation à l’intention des conseils scolaires au début de 2014 – Détails à déterminer
86
Qui participent au processus
L’équipe d’élaboration du projet crée l’application à l’aide du logiciel Hyperion Planning
L’équipe de soutien du SIFE au sein de la DARF fait l’apprentissage de l’application Planning et participe à la conception et à l’élaboration du système
Après la mise en œuvre, la DARF sera responsable des modifications apportées aux méthodes de calcul des subventions et aux formulaires, tout comme elle le fait maintenant avec le SIFE actuel
87
Groupe de travail sur le SIFE 2.0
Le cade de référence en format ébauche ainsi les membres du groupe de travail (ici joint)
12 conseils sont représentés
Marion Jarrell – engagée sous contrat pour fournir des commentaires sur la conception, l’élaboration et la mise en œuvre du système du point de vue de l’utilisateur
88
Section 2 – Onglet pour entrée des données
89
Section 2 – Onglet pour coûts de repères
90
Section 2 – Onglet pour montant de table
91
Section 2 – Onglet pour montant calculé
92
Exemplaire des rapports
Ontario Section 2 - L'éducation de l'enfance en difficulté
Élémentaire Secondaire TotalAGED
Total - AGED 2.1 4,349,279 1,708,660 6,057,939.....(Élé: (M à 3e EQM x AGED Reference) + (4e à la 8e EQM x AGED Reference)).....(Sec: EQM secondaire x AGED Reference)AGED Référencé M à 3e EQM 913.05 AGED Référencé 4e à la 8e EQM 701.30 AGEDRéférencé EQM secondaire 472.92
Montant du matériel spécialisé pour l 'EEDMontant des réclamations 2.2.1Montant de le conseil scolaire 2.2.2Montant par élève pour l'EED 2.2.3Total du montant pour l'EED 2.2.4
Montant pour les besoins élevésMontant par élève pour les besoins élevés 2.3 740.53…..Tableau 2, Col. 2, Règlement sur les subventions 2012-2013
Nom du conseil scolaire: Algoma DSBNuméro du conseil scolaire: 28010
Année scolaire: 2012-13
93
Tableau 10 – Onglet entrée des données
94
Tableau 10 – Onglet pour entrée des données alternatif
95
Traitements et salaires Titulaires de classe 57,180,012 Enseign. suppl. 2,749,925 Aides-enseignants/éducateur de la petite enfance 6,363,463 ParaProf/Tech. 2,666,488 Biblio./Orient. 1,879,779 Perfect. person. 218,133 Chefs de section 163,366 Dir. et Dir.-adjoint 6,152,454 Admin. d'école 2,377,201 Coord. et consult. 14,728,990 Éducation . permanente 773,144 Conseillers 104,313 Dir./Agents superv. 656,585 Admin. du conseil 1,870,957 Transp. des élèves 323,586 Transp.- écol. prov. - Fonct./entre. École 6,429,007 Autres-Dép. Autres que de fonctionnement -
Avantages sociaux Titulaires de classe 6,659,780 Enseign. suppl. 2,163,300 Aides-enseignants/éducateur de la petite enfance 1,934,683
Tableau 10 - “Smartview”
96
QUESTIONS SUR LE PROJET DE MODERNIZATION DU SIFE ?
97
DÉCLARATION DES DONNÉES SCOLAIRES
98
Déclaration des données scolaires
Ces renseignements seront inclus dans la nouvelle application, plutôt que dans un fichier Excel fourni séparément
Les champs sur les installations, la BDICE, les numéros d’identification de l’école et les types d’installations devront être remplis avant la publication
Plus long terme – permet une meilleure intégration directe avec les autres systèmes du ministère, comme le SIIS, le SISOn
La nouvelle procédure sera mise en œuvre pour s’assurer que le Ministère et les conseils scolaires de district disposent de tous les renseignements nécessaires avant le mois de mars de chaque année
99
Déclaration des données scolaires
Le financement axé sur l’école est calculé dans le fichier Excel de l’annexe C. Pour obtenir ce financement, il faut fournir des métadonnées importantes sur les écoles. Consultez la matrice ci-dessous.
100
Financement
MétadonnéeSubvention
complémentaire
Subvention de base pour
les écolesAide aux
écoles ALFParticipation des parents
Numéro du SIIS X
Numéro de la BDICE X X X X
Capacité réelle X Numéro d’identification de l’école X X X X
Type d’installations X X
Cartographie SIG X X X X
Déclaration des données scolaires
Par le passé, certaines de ces métadonnées étaient manquantes dans les prévisions budgétaires, les prévisions budgétaires révisées d’écoles et ne figuraient que dans les états financiers
Métadonnées manquantes = financement erroné ou manquant
Cela a donné lieu à des problèmes de planification financière tant pour le Ministère que pour les conseils scolaires
Dans le cadre du processus de prévisions budgétaires de 2013-2014, on a demandé aux conseils scolaires de communiquer au Ministère le nom des écoles nouvelles ou fermées d’ici la fin de juin 2013
Cette liste finale des écoles dont la compilation des métadonnées a été complétée sera utilisée dans les prévisions budgétaires révisées et les états financiers de 2013-2014
101
Déclaration des données scolaires
Le Ministère améliorera encore ce processus, en commençant par le cycle des prévisions budgétaires de 2014-2015
Le processus proposé sera le suivant :
À la fin de novembre 2013, le Ministère fera parvenir aux conseils scolaires deux listes de toutes les écoles qui seront ouvertes en 2013-2014 et en 2014-2015 fondées sur les renseignements les plus récents du Ministère et toutes les métadonnées disponibles.
C’est-à-dire une liste des écoles conformément à l’annexe C, hormis la section sur le calcul des subventions.
Les conseils scolaires devront passer en revue ces listes afin :− d’identifier toutes les nouvelles écoles manquantes sur ces listes;
− d’identifier toutes les écoles fermées figurant sur ces listes;
− de fournir les métadonnées manquantes (p. ex. le numéro du SIIS, le numéro de la BDICE, l’adresse, la confirmation de la cartographie SIG).
Les conseils scolaires devront retourner au Ministère les listes révisées d’ici la fin de janvier 2014.
102
Déclaration des données scolaires
Le Ministère utilisera les données figurant sur les listes pour attribuer un numéro d’identification aux écoles et définir le type d’installations, au besoin.
Toutes les écoles qui NE FIGURENT PAS sur les listes révisées n’auront pas droit au financement axé sur l’école en ce qui concerne les états financiers de 2013-2014 ainsi que les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de 2014-2015.
Veuillez noter que les données recueillies dans le cadre de ce processus reposent sur l’hypothèse que les fonds scolaires futurs seront calculés selon la formule actuelle. Si la méthode de calcul est modifiée, les données à recueillir pourraient devoir être modifiées en conséquence.
103
Déclaration des données scolaires
Où trouver les métadonnées :
Les conseils scolaires sont tenus d’obtenir et de mettre à jour le numéro du SIIS et la capacité réelle dans le SIIS
La cartographie d’un emplacement scolaire se fait dans le SIG La Direction des politiques et des programmes d'immobilisations peut
offrir une aide Le conseil scolaire doit entrer le numéro de la BDICE, qui peut être
obtenu auprès du groupe du SISOn, dans le SIIS Vous N’ÊTES PAS TENU d’attendre jusqu’en novembre pour vous assurer
que les métadonnées sur les écoles de votre conseil scolaire sont exactes
Commencez à les recueillir le plus tôt possible, dès que la construction d’une nouvelle école est confirmée et que les renseignements sur le site sont disponibles
Ainsi, les données nécessaires pourront déjà figurer sur la liste lorsqu’elle sera envoyée aux conseils à des fins de validation
104
QUESTIONS SUR LES DÉCLARATIONS DES DONNÉES SCOLAIRES ?
105
PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES RÉVISÉES 2013-14
106
Financement des améliorations apportées aux conventions collectives
Ce financement sera pris en compte dans les sections suivantes :
Subvention de base – Élèves (section 1.1) – montant inscrit dans le gabarit des jours non payés à soumettre en mars 2014.
Subvention de base pour les écoles (section 1.3) – montants figurant dans le tableau du règlement sur les SBE relatifs aux jours non payés du personnel de direction et de direction adjointe.
Ajustement des coûts – Personnel non affecté à l’enseignement (section 7) – montants figurant dans le tableau du règlement sur les SBE relatifs aux améliorations des congés de maladie et des congés de maternité pour le personnel non affecté à l’enseignement.
Sous réserve de l’approbation des modifications au règlement sur les SBE prévu pour septembre 2013
Le paiement sera compris dans la subvention de base mensuelle :
Les jours non payés du personnel de direction et de direction adjointe et le coût rajusté relatif au personnel non affecté à l’enseignement seront payés après la réception des prévisions budgétaires révisées.
Les jours non payés du personnel enseignant seront payés après la réception du gabarit des jours non payés.
107
Tableau 10C révisé, Dépenses de fonctionnement et service d’entretien des écoles Recommandations émanant du Groupe de travail sur le fonctionnement des
écoles mis sur pied à la suite de l’Entente de la table provinciale de discussion (TPD) entre le SCFP, d’autres syndicats de personnel de soutien et les associations de conseils scolaires signée en mai 2008.
Le groupe de travail se compose de représentants des syndicats qui ont participé à la TPD, des associations de conseils scolaires et du Ministère.
Le groupe de travail considère que la transparence et la conformité des rapports financiers des conseils scolaires sont essentielles à un processus de responsabilisation efficace aux paliers local et provincial et au maintien de l’efficacité du financement ministériel.
Le tableau 10C révisé améliorera : la cohérence des rapports présentés par les conseils; le niveau de détail des rapports; la capacité d’analyser et de comparer les dépenses des conseils au
niveau provincial.
108
Dépenses de la stratégie des leaders de la petite enfance Subvention APE provenant de la Division de l’apprentissage des jeunes
enfants du Ministère
Les fonds seront versés en décembre 2013 à la réception de l’entente signée et des rapports exigés
Les fonds alloués au répit et aux frais de démarrage sont uniques. Les autres dépenses continueront d’être financées dans les années à venir
L’annexe L a pour but de réconcilier les dépenses et l’allocation de financement
Les données sur l’allocation sont pré-chargées
Conformément aux lignes directrices sur le rapprochement des fonds soulignées dans l’accord de projet, les formulaires SIFE calculeront : le recouvrement pour l’enveloppe des fonds alloués qui n’ont pas été dépensés
(le cas échéant); le recouvrement pour les dépenses réelles inférieures à l'allocation (le cas
échéant)
109
QUESTIONS SUR LES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES RÉVISÉES 2013-14 ?
110
LA FIN
111