Formation Mediadix

Monter et suivre un marché de numérisation

15 juin 2012

Luc Bellier – luc.bellier@bnf.fr

Département de la Conservation

En guise d’introduction Un bon CCTP décrit votre besoin Il traduit la façon dont vous souhaitez

travailler avec le prestataire Il traduit la façon dont vous pouvez

travailler avec le prestataire Un CCTP est indissociable de sa mise en

œuvre et donc du suivi du marché.

Plan1. L’appel d’offre : de la commande à

l’analyse2. Le pilotage3. Le suivi : du contrôle au management de

la qualité

Appel d’offres : l’essentiel

Toutes les prestations à réaliser, rien que les prestations

Le nombre et le type de tâches à sous-traiter varient selon ce que la bibliothèque peut supporter en interne

Cadre contractuel d’une offre concurrentielle (prix, organisation, ressources, compétences…) et dans lequel le projet sera réalisé

Cadre pour l’évaluation technique et financière des offres

1. L’appel d’offre

Instruction préalable Type et étendue des prestations souhaitées types et caractéristiques des documents, traitements,

volumétrie… Objectifs du projet destination des documents numériques Contraintes et risques sur le projet

ressources humaines et financières et obligations afférentes ; planning et durée du projet ; contraintes techniques

Modalités techniques et logistiques

L’instruction permet de définir les contours de l’AO : Forme et structure du marché (allotissement, tranches…) Éléments clé et les contraintes à signaler Éventuels points incertains résolus en phase de test ou pour

cette date

1. L’appel d’offre

Pièces et rédaction Cahier des clauses techniques particulières (CCTP)

Cahier des clauses administratives et financières (CCAP)

Eventuellement, le règlement particulier de la consultation (RPC)

peut contenir des conditions particulières d’attribution (ex : modalités de notation avec la pondération des notes technique et financière)

L’acte d’engagement, comprenant notamment : Engagement de solvabilité, informations financières prix du candidat avec le bordereau de prix unitaires :

découpage par prestations homogènes et liste des prix unitaires

1. L’appel d’offre

Pièces et rédaction Rédaction la plus précise et complète possible des

prestations demandées, en préservant l’avenir

Attention, avoir un niveau de détail pertinent

Permettre aux candidats de définir leur offre et leur prix

Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un montant financier mini/maxi du marché : cela montant financier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise en concurrenceempêche toute mise en concurrence

Ne pas dédouaner l’entreprise de ses responsabilités et s’appuyer sur ses compétences

1. L’appel d’offre

Pièces et rédaction Plan du CCTP

Contexte du projet et résumé des prestations Détail des prestations selon la chaîne de production Annexes

Plan du CCAP Contexte et objet du projet Résumé des prestations Structure du marché ; montants financiers Délais : délais et modalités de livraison, de contrôle, de réfection Payement : modalités et délais Pénalités et modalités d’application Aspects juridiques : droits sur la numérisation, assurances, secret

professionnel Règlement particulier de la consultation

Bordereau de prix unitaires (BPU)

1. L’appel d’offre

Le CCTPDéfinition précise des besoins et de la prestation

- Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page, description des caractéristiques physiques des collections)

- Que peut-on numériser ?

- Comment va-t-on numériser ? (mode image, mode texte, description du document numérique)

1. L’appel d’offre

Définition des livrables- Livrables de production (document

numérique)- format et structuration des documents

numériques- modalités techniques de livraison- stockage après livraison

- Livrables de suivi - Tout documents ou fichiers permettant le suivi

des transactions (enlèvements des objets, livraison des objets ou des documents numériques)

- Modalités de contrôle et livrables du client au prestataire

Le CCTP1. L’appel d’offre

Selon quel planning travaille-t-on ?Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché.

Délais d’exécution : tranches, délais de production, de validation, de réfections ; planning contractuel ; pénalités sur les retards

Une période de test : permet de détailler toutes les attentes du client et de préciser les moyens pour les réaliser. Sa durée est relative à la complexité de la prestation. Si l’organisation le nécessite c’est à cette étape qu’il faut rédiger les procédures.

La planification de la production courante : s’établit pendant la phase de test. Ce planning doit être contractuel pour ne pas être tributaire des seuls rythmes du prestataire

Le CCAP1. L’appel d’offre

Que paie-t-on ? Modalités financières- Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ;

l’unité de comptage (la page) et les caractéristiques permettant de définir le BPU

Les pénalités : - sur le retard, la perte, la dégradation des objets : levier pour

tenir le prestataire

Comment paie-t-on ?- Processus d’admission => délais de contrôles et d’admission

contractuels et maîtrisables.

Le CCAP1. L’appel d’offre

Comment gère-t-on et finit-on un marché ?Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour pouvoir arrêter le marché, il faut admettre que tout ce qui a été livré ne sera pas forcément payé si la qualité n’est pas suffisante en fin de marché

Soit définir les modalités de réfections et de fin de marché

Le CCAP1. L’appel d’offre

Analyse des offres et choix Uniquement à partir des offres Les critères de notation et leur

pondération doivent être définis et communiqués (RPC)

Ne pas évaluer des points non prévus aux cahiers des charges

Poser des questions si besoin Lever les ambiguïtés Attirer l’attention d’un candidat sur un point

important Les questions ne doivent pas conduire à

ajouter des éléments nouveaux : seulement des précisions

1. L’appel d’offre

Le pilotage consiste à mettre en place les structures et les indicateurs permettant de suivre et de contrôler le respect de ses engagements. Ils sont garantis par le respect de procédures mises en place chez les contractants et entre eux. Ils peuvent être définis au lancement du marché et/ou dans les CCAP et CCTP.

Le pilotage d’un projet

Direction du projet :

Maître d’œuvreMaître d’ouvrage : client

Direction du projet :

Chef de projet

Comité de projet

Comité de pilotage

Experts

Chef de projet

Experts

2. Le pilotage

Les structures de pilotage :Le comité de projet

- Sa composition : des compétences techniques, administratives et des personnes ayant compétences pour décider au nom des deux contractants.

- Ses fonctions : suit des plannings, validation techniques des étapes du projet (test, production etc.), suit la qualité, rappelle au besoin les consignes et procédures en cas de dérives.

Le comité de pilotage- Sa composition : définie au lancement du marché et pour la durée du projet, elle rassemble les chefs de projet des deux contractants, et les personnes ayant autorité pour le suivi stratégique du projet.

- Ses fonctions : suit le projet au niveau stratégique et décisionnel, rend des arbitrages soumis par le comité de projet, valide formellement les étapes du projet.

Le pilotage d’un projet2. Le pilotage

Des procédures pour :Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation Lever les ambiguïtés d’une organisation informelles’inscrire dans une démarche de management de la qualité

Procédures bipartites : livraison, départ et retour des documents, validation des livraisons, facturation etc.Procédures chez le prestataire : des opérations clés dans la bonne réalisation de la prestation peuvent être décrites pour comprendre les méthodes du prestataire et s’assurer qu’elles garantissent la qualité de la prestation.Procédures internes : Si certaines opérations lourdes impliquent plusieurs acteurs, sur des actions stratégiques (facturation par exemple) il peut être utile de formaliser la façon de procéder, et les intervenants.

Le suivi d’un marché3. Le suivi

Les indicateurs :suivi de l’avancement du marché :

volumes produit, livrés, validés, corrigés etc.délais de production, délais d’immobilisation des

documents etc.

suivi de la qualiténombres de documents rejetés, répartition par motif etc.

suivi financierpermet de décider quand une commande est remplie,

facturable...

Le suivi d’un marché3. Le suivi

Gestion de la qualité Suivi qualité de la chaîne de production Critères de qualité de la numérisation

3. Le suivi

20

Gestion de la qualité La politique qualité n’est pas le contrôle qualité

Le contrôle qualité « seul » consiste à s’assurer pour une grande partie de la production de sa conformité aux attentes Fait porter sur le client ce qui est de la responsabilité du

prestataire : la qualité de la production Coûteux et gourmand en personnel Peu efficace au final, et de moins en moins efficace à mesure

que les volumes de production augmentent par rapport aux moyens humains sur le projet

La politique qualité consiste à mettre en œuvre dans la gestion de projet les dispositifs nécessaires à la maîtrise de la qualité de production et donc du projet

La démarche qualité est une dimension permanente de la gestion du projet à toutes les étapes de celui-ci

3. Le suivi

Formation Infonum 4A - 10/05/2012 - Gestion de la qualité21

Corrélation risque / qualité / coût

coût

Risque Indice : 1

Coût service ou prestation complète

Écart à la norme, qualité

disqualité surqualité

Risque Indice = 0

3. Le suivi

Management de la qualité Le management de la qualité consiste en la mise en

place d’une organisation du travail dont les conditions permettent d’assurer la qualité d’un service ou d’une prestation.

Cela implique : La définition des critères de qualité définis dans la prestation La rédaction des règles et procédures liées dont la mise en

œuvre est déterminante dans le respect des critères qualité La mise en œuvre de moyens à la mesure de l’exigence des

procédures Et inversement. L’élaboration d’indicateurs de suivi permettant de s’assurer

que ces critères sont respectés.

3. Le suivi

Management de la qualité : les critères

Ces critères peuvent porter sur tous les aspects de la prestation : Délais et respect des plannings (immobilisation

des objets, livraison des documents numériques) Volumes (fluidité des livraisons et enlèvements,

régularité) Qualité de la prestation (taux de refus des

objets, taux de rejet des livraisons de documents numériques) par :

contrôle exhaustif, contrôle par échantillon,

3. Le suivi

Management de la qualité :chartes et procédures, le plan qualité

La définition de ces critères de suivi de la qualité avec le prestataire implique la rédaction de documents où seront formalisés ces critères et les conditions nécessaires à leur respect.

L’ensemble de ces documents constitue un plan qualité.

Les chartes y définissent ce qui est autorisé et ce qui est interdit (recueil d’exemples et de règles)

Les procédures décrivent la démarche à suivre pour une prestation donnée dans le respect des règles établies dans les chartes. (Que faire si la règle est respectée ? Que faire si elle ne l’est pas ?)

3. Le suivi

Management de la qualité :suivre la qualité

• Les indicateurs connus sont établis selon vos exigences et les contraintes afférentes du prestataire.

• Ils sont suivis par le responsable de projet

• Ils sont étudiés par le comité de projet et des solutions doivent être données en cas de dérive.

• Il existe deux approches pour gérer la qualité :– Méthode par contrôle final – Méthode par audit sur les chaînes de production

3. Le suivi

Management de la qualité :suivre la qualité

• Méthode par contrôle final : les causes de rejets par le client doivent être motivées, examinées et étudiées avec le prestataire afin :– De trouver l’origine du problème– De l’aider à apporter une solution permettant la mise

en place de mesures correctives et curatives (le problème est peut être vu chez le prestataire mais sa cause est peut être chez le client)

• Méthode par audit sur les chaînes de production, il faut :– que l’ensemble des étapes auditées soit décrit par

des procédures.– Que l’audit soit préparé par une personne n’ayant

pas la charge du projet (questionnaire, audit, rapport d’audit)

– Que les audits entraînent des mesures correctives et curatives dont la mise en œuvre est suivie par le comité de projet.

3. Le suivi

Merci de votre attention Vos questions ?