FORMATION LOGICIELLE QUELLE SOLUTION CHOISIR ?

UNI-Learning Christophe Jacobs - Chef de ProjetRoeland Gunst - Architecte Pédagogique

Dites bonjour à la formation logicielle

Pour créer une formation à un système il est essentiel d’avoir une vue sur les informations à connaitre pour l’utiliser et les partager en petits blocs. Chaque bloc d’information porte soit sur une procédure technique (ex : Sur quel bouton dois-je cliquer pour générer un rapport client ? ) soit sur un enchainement de processus (ex : Comment un rapport client peut m’aider à booster mes ventes ? ). Pourquoi définir et découper ces connaissances vous me demanderez ? La raison est évidente : vous souhaitez autant que possible être « modulaire » quand vous proposez votre formation. Vous voulez donner l’opportunité à vos utilisateurs finaux soit d’enchainer les blocs d’information les uns après les autres, soit de travailler sur un bloc particulier, résultant d’un besoin d’apprentissage précis.La formation logicielle peut être de forme et de taille différente à tel point qu’il est souvent difficile de

distinguer la valeur ajoutée d’une méthode par rapport à une autre. Sans entrer dans trop de détails, nous allons vous présenter 2 formats d’apprentissages pour créer une formation à un logiciel : la formation en vidéo et la formation par module didacticiel.

Il n’y a pas une approche meilleure qu’une autre : c’est en faisant l’analyse de vos besoins que vous pourrez choisir la solution la plus adaptée à votre situation.

Depuis la digitalisation de l’environnement de travail, nous utilisons tout un panel de systèmes logiciels. La majorité des utilisateurs sont familier des applications courantes telles que la suite Office, mais certains professionnels doivent également savoir utiliser des applicatifs métiers spécifiques. Comment pouvons-nous aider ces utilisateurs à travailler efficacement ?

Dans ce livre blanc, vous allez apprendre 2 méthodes fréquemment utilisées pour l’apprentissage de logiciels. Nous vous donnerons également des astuces pour créer vos propres formations.

Introduction

Quand l’ordinateur dit « non »L’utilisation des logiciels dans notre environnement de travail est à la fois une bénédiction et une malédiction. Les situations suivantes sont certainement courantes au sein de votre entreprise :• Le collègue qui a systématiquement besoin d’avoir recours à un autre quand il doit créer un rapport

spécifique qui sort de ses tâches courantes.• La majorité des appels à l’helpdesk relate toujours des mêmes demandes de procédure pour le

logiciel avec lequel tout le monde a des difficultés.• Des nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à votre outil de gestion mais personne ne sait qu’elles

existent.

Ces situations montrent un besoin de formation des employés de l’entreprise à l’utilisation de ses outils informatiques.

Pour savoir quelle approche est la plus adaptée à vos besoins spécifiques, il est important de

comprendre les avantages de chacune.

Ce format, est ce qu’on appelle, une méthode « passive » de transferts d’information. Un apprentissage vidéo est créé en utilisant le logiciel, on en-

registre l’écran en donnant simultanément une explication orale à l’apprenant. Le résultat final est la démonstration de l’utilisation du logiciel ou d’une procé-dure spécifique qui pourra être vue et revue par l’apprenant. Cette vidéo n’est

pas interactive, c’est pourquoi nous la nommons « approche passive del’apprentissage à un logiciel » .

Ce format didacticiel est une méthode active de transfertsd’information. L’utilisateur final lit un texte sur un écran qui lui explique les étapes de la procédure. Cliquer sur la bonne zone de l’écran amène l’apprenant à la prochaine étape de la procédure. Sil’apprenant se trompe et ne clique pas sur la zone correcte, des informations d’aide supplémentaires apparaitront pour que l’utilisateur clique au bon endroit. Autrement dit : l’apprenant doit cliquer sur la bonne zone s’il veut avancer dans l’apprentissage de la procédure. Ici c’est une « approche active de l’apprentissage à un logiciel » : sans implication de l’apprenant, la procédure n’avance pas.

Video

Module didacticiel

En pratique, le choix dépend du but et de commentle système sera proposé.

Vidéo

Vidéo ou méthode didacticielle pourl’apprentissage d’un logiciel ?

Le format vidéo est parfait lorsqu’on souhaite un support de performance. Pour cette raison, l’utilisateur final a recours à la vidéo lorsqu’il est par exemple, bloqué sur une procédure en particulier pendant ses taches informatiques courantes. Lorsqu’il a besoin de régler un problème dans l’immédiat, ce format-là est une solution parfaite. Autrement dit : plutôt que déranger un collègue ou appeler le helpdesk, la vidéo explicative est une solution pour régler ses problèmes en toute

autonomie. Souvent, ce format est placé dans un environnement partagé (espace SharePoint, disque réseau…) où d’autres supports sont présents (Manuels, FAQ…). Si cet environnement n’existe pas, d’autres options sont possibles. Dans l’exemple ci-dessus, une page spécifique a été intégrée dans un logiciel existant. Cette page est accessible via le bouton « aide » qui est toujours présent à l’écran. Les utilisateurs peuvent facilement y rechercher la vidéo explicative dont ils ont besoin.

Quelles sont les principales différences entre ces 2 approches ?

Suivre une vidéo demande moins de temps que suivre la même procédure sur un format didacticiel « tasksteps ». La différence c’est que dans ce 2ème format, vous ne faites pas qu’assimiler l’information, vous l’appliquez activement pour interagir avec le module e-Learning.

La mémorisation des informations pendant l’utilisation d’un module didacticiel est plus efficace que lorsqu’on regarde une vidéo : la mémorisation est bien meilleure lorsque l’on doit appliquer la méthode soi-même en direct.

Le temps investi parl’utilisateur final

Mémorisation des informations

C’est comme vous voulez !

Méthode didacticielle

Avant de pouvoir commencer à réaliser votre format d’apprentissage à un logiciel, vous devez vous poser certaines questions pour vous assurer que vous avez fait une bonne analyse de vos besoins :

y FOCUS : Ai-je besoin d’explications techniques sur comment le logiciel fonctionne ou je souhaite simplement me focaliser sur ses processus ?

y VISION : Ai-je besoin d’expliquer chacune des commandes du système ou et-ce que je souhaite juste que les procédures les plus importantes du logiciel soient maîtrisées ?

y OBJET : Vais-je utiliser ma formation logicielle comme une méthode de support à la performance ou est-ce une formation formelle au système ?

y IMPLEMENTATION : Comment est-ce que je souhaite rendre la formation accessible ? Vais-je utiliser mon LMS ou rendre accessible ma formation sur un environnement partagé de la société ?

y REPORTING : Ai-je besoin de savoir si les utilisateurs de l’applicatif métier ont correctement complété chaque bloc ? L’ensemble de la formation ? Ou cela n’est-il pas nécessaire ?

Le module didacticiel est généralement utilisé quand la formation à l’applicatif métier fait partie intégrante d’une formation officielle pendant laquelle l’apprenant a le temps de se familiariser au système. Ce type de format d’apprentissage demande à être actif : l’apprenant doit se concentrer sur l’activité et prendre le temps de réaliser chacun des blocs d’apprentissage. Les modules didacticiels sont souvent accessibles via le Learning Management System (LMS) au format SCORM (Sharable Content Object Reference Model). La valeur ajoutée de l’intégration des modules didacticiels au LMS est intéressante pour les managers qui souhaitent évaluer si ces modules d’apprentis-sage sont correctement suivis.

UNI-LEARNINGwww.uni-learning.com

Bureau de Paris (Rueil Malmaison) (FR)info-fr@uni-learning.com

+33(0)1 41 96 96 70

Bureau de Gand, siège (BE) info@uni-learning.com

+32(0)9 265 74 74

Bureau de Eindhoven (NL)info-nl@uni-learning.com

+31(0)40 29 22 177

Vous souhaitez aller plus loin ?Vous avez trouvé cet article intéressant et souhaitez en savoir plus sur le sujet ? Vous souhaitez travailler

avec un partenaire e-Learning pour créer votre support de formation ? N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts e-Learning !

A propos d’UNI-LearningUni-Learning développe des modules de digital learning sur-mesure efficaces et basés sur les dernières technologies. Notre équipe travaille ensemble avec des entreprises chaque jour et crée des solutions de digital learning moderne. UNI-Learning se focalise sur vos objectifs business. Vous voulez formervos nouveaux collaborateurs ? Communiquer sur vos nouveaux codes de conduite ? Améliorervotre sûreté ou prévenir des risques liés à votre industrie ? Nous avons les solutionslearning adaptées. Depuis 25 ans, UNI-Learning propose ses services de conseilet de création de modules digital learning qui aident ses clients à accomplirleurs challenges formation et leurs objectifs business. Basé à RueilMalmaison en France, Gand en Belgique et Eindhovenaux Pays Bas, nous sommes à votre dispositionpour servir vos besoins en digital learning.