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FINANCE MANAGEMENT - CFO MAGAZINE - N°18 - JUIN 2008

>EN PRATIQUESOMMAIREN°18 JUIN 2008

Dossier

eFinancePeut-on encore se passer d’un ERP? Quels en sont les avantages et les contraintes? A partir de quelle

taille l’entreprise peut-elle songer à franchir le pas? Quelles sont les conditions de succès? L'ère de

l'efacturation est-elle venue? A quelles conditions? Réponses dans notre dossier.


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FISCALITÉ DOSSIER : eFINANCE

TEXTE : LAURENT CORTVRINDT

Peut-on encore se passer d’un ERP (pour « Enterprise Resource Planning » ou, dans la langue de Molière, « Progiciel de Gestion Intégré »)? Quels en sont les avantages et les contraintes? A partir de quelle taille l’entreprise peut-elle songer à franchir le pas? Quelles sont les conditions de succès? Finance Management a mené l’enquête.

P our accroître l’effi cacité d’un département fi -

nancier, faut-il nécessairement penser à l’im-

plémentation d’un système ERP? La position

de Raimondo Di Bono, administrateur délégué

d’Indium Industry, est très clair. Aujourd’hui, même dans une

PME, pour autant que l’on atteigne un nombre de factures si-

gnifi catif, l’intérêt pour un ERP est bien réel: devis, commandes,

statistiques liées, analyse des marges… se révèlent beaucoup

plus aisés à gérer de la sorte. « Et puis, n’oublions pas le suivi des

paiements clients et fournisseurs, leur historique, la traçabilité du

fl ux de l’information, du devis jusqu’à la facturation et ses impli-

cations en termes d’analyse de travail du personnel, indique-t-il.

Concrètement, cela permet d’éviter – à tout le mofoiins de dimi-

nuer sensiblement – le coût opérationnel et les charges fi xes par

rapport aux ressources humaines nécessaires pour exécuter les

mêmes tâches que l’ERP. »

Car, selon Raimondo Di Bono, l’implémentation d’un ERP ne doit

certainement pas être liée au nombre de personnes qui tra-

vaillent dans l’entreprise mais plutôt à l’importance du fl ux de

données qui sortent et rentrent dans l’entreprise, quelle que soit

sa taille. « Je dirais qu’à partir d’une centaine de factures traitées

par mois, cela a un sens. En interne, les informations apportées par

l’ERP permettront, à tout moment, de savoir où l’entreprise se situe,

quelles sont ses marges d’exploitation par rapport aux coûts ou

aux charges fi xes… » En d’autres termes, maîtriser des indicateurs

fi nanciers qu’il vaut mieux posséder en temps presque réel!

ROI EN DEUX ANSLa plupart des grandes sociétés ou des grands groupes indus-

triels travaillent avec des solutions reconnues sur le marché

et adaptées spécifi quement à leur business et à leurs besoins.

« Leurs moyens fi nanciers permettent de développer des outils à

leur mesure. Ce que ne peuvent généralement pas se permettre

les PME… » Pour ces dernières, il faut dès lors opter pour la

solution qui se prêtera le mieux à leurs activités. « Une petite

ERP: mode d’emploi

Jan Smessaert: « N’implémenter qu’une solution fi nancière coûtera davantage d’argent car il faudra ensuite l’intégrer manuellement, en créant des interfa-ces onéreuses avec d’autres applications – gestion des stocks, ressources humaines… »


PME se tournera préférentiellement vers des solutions software à

des coûts accessibles. Elles permettent déjà de faciliter fortement

la vie de l’entreprise au niveau de la gestion journalière. Implé-

menter un ERP complet n’aurait, à mes yeux, aucun sens ». Une

dizaine de milliers d’euros injectés dans une solution de ges-

tion administrative et un module comptable permettront, par

exemple, de réduire au maximum les frais de fi duciaire. « Avec

ce seul gain, le ROI peut se chiffrer à deux ans ou trois ans. Assez

pour justifi er l’investissement, à mon sens. »

En règle générale, pour une PME ou une grande entreprise, Raimon-

do Di Bono conseille de toujours se diriger vers un ERP qui a fait ses

preuves sur le marché, afi n d’éviter les mauvais suivis de versions,

les bugs et autres problèmes. Aujourd’hui, des solutions toutes fai-

tes, conçues pour les PME et qui ne nécessitent que peu ou prou

d’adaptations sont largement disponibles sur le marché. Car qui dit

développement de solution interne, dit technicien ou informaticien

pour entretenir le système. « Il vaut donc mieux acheter un logiciel,

avec un contrat de maintenance annuelle pour les mises à jour… Si le

logiciel n’a pas été développé pour l’entreprise, il ne faut toutefois pas

craindre une sous-utilisation… à partir du moment où la sélection des

modules dont on a besoin a été bien opérée ».

Car les exigences varient d’une entreprise à l’autre. Un ERP

pourrait, par exemple, contenir uniquement le module destiné

à la gestion des factures sans posséder l’outil de comptabilité.

D’autres sociétés, par contre, vont commencer avec l’outil comp-

table et remontent la fi lière jusqu’à l’outil de gestion des devis et

factures. Toutes les possibilités sont disponibles sur le marché.

Certaines sociétés éditent même des solutions d’accès à dis-

tance: l’entreprise achète un accès à un ERP intégré à un serveur

sécurisé. Elle s’acquittera simplement d’une redevance par poste

et ne devra rien implémenter dans ses outils.

DU TEMPS AU DÉMARRAGE Si un module comptable permet de sortir un bilan, avec un ERP,

envisager des prédictions de trésorerie ou de bilan par rapport

au budget ne sera pas chose simple. « Dans cette optique, ID-Soft

a développé un outil très intéressant, le software Hannah com-

plémentaire au module comptable des ERP, commente Raimondo

Di Bono. Il permet de réaliser une projection sur la fi n de l’année

fi scale suivante, par exemple en fonction du réalisé après deux ou

trois mois. On encode les prévisions et chaque mois on réimporte

le réalisé provenant de la comptabilité générale pour que l’outil

extrapole jusqu’à la fi n de l’année. Cela permet de voir rapidement

où on se situe, quels sont les besoins en fonds de roulement, com-

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ment anticiper les besoins, planifi er les investissements et imagi-

ner précisément leur impact sur la trésorerie... »

Pour lui, les ERP possèdent quand même un inconvénient: le

temps qu’il faut y consacrer au démarrage. « Souvent pris par

l’opérationnel, on ne se rend pas compte qu’implémenter un ERP

demande beaucoup de temps. Non seulement à l’installation mais

aussi à la prise en main de l’outil. Les fonctionnalités ne sont pas

compliquées mais cela demande un petit temps d’adaptation et

un peu d’entrainement ». Par contre, une fois pris en main, l’ERP

permettra un gain de temps considérable dans l’opérationnel

quotidien. Du temps que l’on fi nira de toute façon par perdre, par

exemple quand la base de données de l’entreprise s’agrandira.

L’intérêt pour un ERP semble donc bien réel. Même si une PME

n’y pense pas toujours dans les premières années de sa vie…

SYSTÈME « INTELLIGENT » Chez Microsoft, on en est persuadé, les sociétés ont in-

térêt à s’offrir les services d’un système ERP. Au moins

en partie, car tout le monde n’aura pas nécessairement

besoin d’une solution complète, souligne Jan Smessaert,

Marketing Manager chez Microsoft Dynamics Belgium

& Luxembourg. D’ailleurs, Microsoft a essayé de tirer les

leçons et les conclusions de 15 ans d’expérience interna-

tionale en matière d’ERP. « S’il l’on remonte au début de

l’histoire des ERP, on se souvient de systèmes complexes à

implémenter. Et les utilisateurs possédaient vraiment un

profil particulier: ils effectuaient un nombre important

de transactions, avec comme objectif de rendre la vie du

management plus agréable ». A présent, après quelques

cycles d’investissement dans les ERP, Microsoft s’efforce

de fournir aux organisations un système suffisamment

« intelligent » pour correspondre à leurs attentes, selon la

nature de leur business.

Pour rencontrer au mieux ces exigences, Microsoft a mis

sur pied de nombreux partenariats en Belgique. « Nous

pouvons ainsi compter sur une soixantaine de collaborateurs

pour nous aider à cerner les besoins, élaborer une stratégie et

réaliser l’implémentation. Et les solutions sont multiples. »

Soit le client opte pour un système intégré avec un pro-

cessus incorporé à son infrastructure, soit il opte pour une

solution hébergée chez un de nos partenaires spécialisé

dans le secteur concerné. « Notre plate-forme Microsoft Dy-

namics se décline en deux versions. Nous privilégierons l’une

ou l’autre selon la taille plus ou moins importante de l’entre-

prise et du nombre et de la complexité de ses fonctionnalités

internationales. »

VERS LA SOLUTION UNIQUEConcrètement, l’implémentation sera réalisée chez le client

par un partenaire. Celui-ci s’occupera également du sup-

port a posteriori. Microsoft prendra, quant à lui, en charge

le produit à proprement parler (upgrade, corrections…).

Avant cette phase, Jan Smessaert conseille de considérer

plusieurs arguments au niveau de l’implémentation. Tout

d’abord les coûts de la solution et de l’implémentation, bien

entendu. Car si ceux-ci se révèlent trop élevés, il sera pres-

que impossible de motiver un ROI positif. « Par expérience,

un simple petit audit permet de rapidement cibler les béné-

fices potentiels. Pour donner un exemple, en implémentant

une solution intégrée, on peut limiter certaines erreurs de

recensement: stocks, commandes… Cette amélioration aura

déjà un effet positif immédiat sur le service après-vente. On

peut aussi calculer une réduction moyenne des stocks ou ré-

duire les processus de clôture de fin de mois… Par ailleurs, ne

perdons pas de vue que notre solution s’intègre avec d’autres

produits proposés par Microsoft. Investir dans une solution

intégrée pourra notamment améliorer le suivi avancé de cer-

tains indicateurs de performance. »

D’un point de vue strictement fi nancier, si on se limite à re-

garder les demandes juridiques légales et les exigences des

fournisseurs, investir dans une solution intégrée semble s’im-

poser. « Par exemple, pour les paiements effectués électronique-

Kenneth Stevens: « Pour se donner les meilleures chances de réussite, la mise en route d’un ERP doit être soutenue par le business et pas uniquement par l’IT. »

« Pris par l’opérationnel, on ne se rend pas compte qu’im-plémenter un ERP demande beaucoup de temps. Le gain réel n’intervient qu’après. »


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Reconnu comme leader mondial dans la confection de tex-

tiles hospitaliers, industriels et de soins, Standard Textile est

une société aux services intégrés. Les opérations de recher-

che et de développement menées en interne poursuivent un

but unique: la confection et la distribution de produits de

qualité, aux meilleurs prix. L’intégration d’un ERP a joué un

rôle essentiel dans la poursuite de cet objectif.

Depuis plus de soixante-cinq ans, Standard Textile a prouvé

sa capacité à relever le défi de la fourniture des meilleurs

produits et services à l’industrie (chaînes d’hôtels, blanchis-

series, hôpitaux…). Pour y arriver, l’entreprise a acheté, à tour

de rôle, différentes sociétés – en France, en Allemagne, en

Belgique… – afi n de s’agrandir. Revers de la médaille, celles-

ci possédaient bien entendu chacune leurs propres systèmes

de gestion et Standard Textile s’est rapidement vu confronté

à des problèmes de compatibilités de données.

Diffi cile dans ces conditions de procéder à un reporting pré-

cis, de comparer des chiffres de la comptabilité, etc. « Pour

intégrer les sociétés européennes, nous avons pris la décision

d’implémenter une plate-forme cohérente, c’est-à-dire un

ERP, explique Martine Werck, CFO Europe. Ce système allait

non seulement nous permettre de standardiser les données et

comparer les chiffres en toute transparence mais nous allions

également pouvoir obtenir de nouvelles données: le détail des

ventes, des informations sur les marges bénéfi ciaires, la gestion

centralisée des stocks… »

CFO ENGAGÉL’opération d’implémentation générale a commencé par

une première filiale, fin 2006. Elle est d’ailleurs actuel-

lement toujours en cours. C’est pourquoi Standard Tex-

tile doit voir à long terme et conserver un seul modus

operandi. Les paramétrages se font donc en fonction des

futures étapes tout en tenant compte des contraintes

particulières déjà rencontrées. « Le choix de l’ERP fut,

quant à lui, relativement aisé. La maison-mère aux États-

Unis faisait déjà confiance à un certain type de logiciel,

World. Nous avons dès lors opté pour sa dernière évolu-

tion: Enterprise 1. »

Pour réussir avec succès l’implémentation d’un ERP, Mar-

tine Werck retient de son expérience un élément essen-

tiel. Elle conseille fortement d’identifier, en interne, un

« porteur » de projet. « Il faudra certainement consacrer

du temps pour convaincre les collaborateurs des bénéfices

générés par l’utilisation d’un ERP. Car les gens craignent

souvent le changement. Et si l’on ne parvient pas à rallier

tout le monde à la cause, se doter d’un outil lus perfor-

mant ne servira malheureusement à rien. » Les avantages

semblent pourtant nombreux. Martine Werck souligne

en premier lieu la transparence des données, leur simpli-

cité d’accès grâce à une meilleure centralisation, l’amélio-

ration du suivi des flux à travers toute la société…

Avant de s’engager dans une implémentation, notre CFO

Europe préconise à ses collègues de déterminer avec pré-

cision leurs objectifs. « Il faut matérialiser ses souhaits!

Que souhaitent-ils obtenir? Quels genres de reporting?

Quels types de données? Car si vous laissez travailler les

techniciens, le système sera certes bien mis en service mais

il ne tiendra peut-être pas suffisamment compte de fac-

teurs essentiels à vos yeux. » En résumé, les CFO doivent

se demander concrètement ce qu’ils peuvent attendre du

système dans le futur?

De plus, pourquoi ne pas profiter de l’implémentation

d’un ERP pour procéder à certains changements structu-

rels? « Il s’agit sans aucun doute d’un moment stratégique.

Alors, n’hésitons pas à le mettre à profit: méthodologie de

travail, contrôle interne… Le CFO doit vraiment jouer un

rôle actif lors de l’implémentation d’un ERP. Les bénéfices

à retirer d’un tel projet revêtent, pour son business, une

importance capitale. »

« Conseil: identifi ez un porteur de projet! »

Martine Werck: « Le CFO doit vraiment jouer un rôle actif lors de l’implémentation d’un ERP. Les bénéfi ces à retirer d’un tel projet revêtent, pour son business, une importance capitale. »


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ment par les établissements bancaires, avec Isabel, Certipost… En

termes d’effi cacité et de productivité du service comptable et

fi nancier, on peut réaliser de bénéfi ces importants ». D’ailleurs,

en prenant un peu de recul pour évaluer l’évolution du mar-

ché durant la dernière décennie, on constate que, désormais,

une entreprise de taille respectable implémente rarement une

solution fi nancière unique. « En effet, les livraisons, les stocks…

exercent une implication immédiate sur les comptes. N’implé-

menter qu’une solution fi nancière coûtera davantage d’argent

car il faudra ensuite l’intégrer manuellement, en créant des in-

terfaces onéreuses avec d’autres applications (gestion des stocks,

ressources humaines)… C’est pourquoi les solutions intégrées

sont aujourd’hui acceptées comme systèmes uniques. »

TRANSFORMER LES MODÈLES Depuis quelques années, le monde se transforme fortement.

Notamment grâce à un accès sans précédent à des ressour-

ces essentielles comme la recherche et le développement,

la propriété intellectuelle et Internet. Cette nouvelle donne

modifie l’ordre mondial établi: une vague massive de chal-

lengers en provenance de pays à forte population (Chine,

Inde, Brésil, Russie…) viennent mener la vie dure aux entre-

prises dominantes. Les marchés émergeants mènent à des

changements majeurs (accélérés par des taux peu élevés de

salaires, soutenus par de grandes forces de travail, favorisés

par un accès aux moyens de communication, au transport

et au capital, conducteurs d’innovation) et, donc, la finance

doit, elle aussi, évoluer.

D’après Joost Maliepaard, Solutions Architect chez Oracle, les

entreprises ont besoin de transformer leurs modèles de ma-

nagement fi nancier. « Elles doivent intégrer leurs opérations

fi nancières pour tirer avantage de cette nouvelle perspective de

globalisation. Des opérations intégrées peuvent adoucir les me-

naces rencontrées et améliorer la performance opérationnelle

des organisations. L’utilisation effi cace de services partagés,

par exemple, peut permettre de réduire les coûts de la fonction

administrative d’au moins 25%. Les CFO devraient adopter ces

stratégies pour aboutir à des économies bottom-line ».

Lorsque les organisations grandissent et se complexifi ent,

le besoin de systèmes ERP croît également. Surtout lorsque

celles-ci doivent souvent faire face à des problèmes structu-

rels, causés par un manque de défi nitions communes et des

systèmes différents soutenant les processus. Les systèmes

ERP devraient résoudre ces complications en offrant une

standardisation des meilleurs pratiques de processus, des

coûts réduits, des règles et policies du business, de l’informa-

tion, des données, des fonctions…

Le département fi nancier a donc tout à gagner à adopter une

solution intégrée: une gestion de l’accès et de l’identité de

l’utilisateur plus effi cace et plus fi able, un partage des in-

formations des employés dans le but d’être approuvées, une

comptabilité de la charge plus sûre, une meilleure correspon-

dance des factures pouvant donner lieu à des rabais sur les

achats une fonctionnalité intégrée de contrôle de crédit, une

information optimale du processus de management…

Par le passé, les ERP ressemblaient davantage à d’importants

systèmes pré-intégrés. Aujourd’hui, le client préfère avoir la

liberté de choix et utiliser les meilleurs composants. « A cet

effet, Oracle possède une architecture ouverte qui aide le client

à réduire la complexité de l’infrastructure de son application.

Oracle a développé une nouvelle approche: l’Architecture Ora-

cle d’Intégration de l’Application. Cette technologie permet des

intégrations viables basées sur des procédés business à travers

Oracle, partie tierce et applications client. »

De par sa structure ouverte, l’Architecture Oracle d’Inté-

gration d’Application permet d’intégrer un large portfolio

d’applications pour une meilleure efficacité et réceptivité

du business. A partir d’un processus business, ses compo-

« L’enjeu consiste aussi à faire en sorte que les solutions s’im-plémentent plus rapidement et avec un coût d’investissement ou de consultance réduit. »

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santes fournissent le fondement à la faculté d’adaptation

et incluent les outils essentiels dont le client aura besoin

pour créer des processus business à travers l’application.

Ceux-ci lui permettant d’apporter ses applications simul-

tanément, de manière à récolter l’avantage le plus com-

pétitif pour le business, tout en maintenant des coûts les

plus bas possibles.

SOUTENU PAR LE BUSINESSKenneth Stevens, Solutions & Presales Manager chez SAP,

a également constaté que l’usage des ERP s’est fortement

étendu au cours des dernières années. Au départ, l’objectif

consistait essentiellement à automatiser et optimiser un

certain nombre de processus au sein d’une organisation.

Une intervention principalement d’ordre transactionnel:

comptabilité, ventes, commandes, production… « Nous

nous adressions donc principalement à des utilisateurs

spécialisés. Aujourd’hui par contre, pratiquement tous les

processus d’entreprises sont soutenus par des systèmes in-

formatiques. Dès lors, les applications ERP se destinent à un

public beaucoup plus vaste. » En définitive, SAP s’adresse de

plus en plus au business en offrant davantage de connecti-

vité entre les organisations. « Pour se donner les meilleures

chances de réussite, la mise en route d’un ERP doit d’ailleurs

être soutenue par le business et pas uniquement par l’IT. »

Pour Michel Haesendonckx, Solution Advisor for the « Offi-

ce of the CFO » chez SAP, cette évolution illustre en quoi les

directeurs financiers, eux aussi, ont tout à gagner à utiliser

un ERP. « Si on ‘découpe’ leur travail, on obtient quatre axes

principaux. Premièrement, la finance opérationnelle (ges-

tion des données) où, par le passé, on a assisté à une auto-

matisation importante des tâches qui ne possèdent qu’une

faible valeur ajoutée pour les organisations. Deuxièmement,

le financial supply chain management (transactions avec les

clients et investissements), témoin de l’importance de l’inté-

gration de la trésorerie et de la comptabilité. Troisièmement,

la governance, risk management and compliance (identifi-

cation des coûts complets). Et, quatrièmement, ce que nous

appelons le business support-performance management, la

couche à la plus grande valeur ajoutée ». A travers ces qua-

tre axes, SAP s’efforce de libérer du temps pour le mana-

gement en minimiser les tâches opérationnelles. Ce temps

économisé pourra être mis à profit pour analyser les don-

nées et les lier à des objectifs.

COMBATTRE LES STÉRÉOTYPESKenneth Stevens estime qu’à partir de cinq personnes, une

organisation peut avoir besoin d’un système de gestion pour

soutenir ses transactions et son business quotidien. Et si SAP

constate actuellement que les demandes proviennent plutôt

des structures importantes, ses différentes solutions peu-

vent convenir aux entreprises de toutes les tailles, quels que

soient leurs secteurs d’activités. « Plus particulièrement pour

les petites organisations, qui possèdent rarement de grands

départements informatiques, investir dans des solutions sur

mesure serait beaucoup plus coûteux. Car nos produits sur

mesure se basent sur l’expérience de plusieurs clients et parta-

gent les meilleures pratiques. Bien entendu, ces solutions res-

tent fl exibles. Car les organisations souhaitent se démarquer

sur le marché du travail, et cette démarche est bien naturelle.

Nous devons pouvoir répondre à ce souhait. »

Implanter un ERP coûte bien entendu de l’argent et de-

mande du temps. Mais il faut également considérer les

bénéfices. « Le travail des développeurs de logiciels consiste

aussi à faire en sorte que les solutions s’implémentent plus

rapidement et avec un coût d’investissement ou de consul-

tance réduit. Les méthodologies d’implémentation ont for-

tement évolué, le produit aussi. Nous proposons davantage

de fonctionnalités pour un mesuré. Et si les stéréotypes ont

parfois la peau dure, nous sommes aujourd’hui en mesure

de les combattre ».

La clientèle PME d’SAP n’est pas par hasard en constante

augmentation Eux aussi ressentent un besoin d’automa-

tisation de leurs processus, de transparence au sein de

l’organisation… Au-delà de l’aspect exécution de proces-

sus, aujourd’hui, l’ERP sert le décisionnel et le stratégique.

« Une sorte de boucle: on part de l’exécution, on analyse les

données, en fonction de ces données on défini la stratégie

et on effectue le suivi de la stratégie en comparant les pré-

visions et la réalité. »

Michel Haesendonckx: « Si on ‘découpe’ le travail des CFO, on obtient quatre axes principaux. C’est dans le quatrième, ce que nous appelons le business support-performance management, que se situe la couche à la plus grande valeur ajoutée. »



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Enfin l’e-facturation?

C ertipost fournit des solutions assurant la remi-

se de factures et de documents électroniques à

une personne, une organisation ou une entre-

prise. Ces procédés technologiques permettent

de limiter les frais, d’améliorer les services aux clients, de tra-

vailler de manière plus écologique et d’accroître l’effi cacité. La

plate-forme ouverte CertiONE, par exemple, relie rapidement

de nombreux utilisateurs et sociétés, échange par voie élec-

tronique n’importe quel type de document professionnel et

s’intègre dans un progiciel comptable ou un système ERP.

L’entreprise vient de connaître une forte croissance, plus im-

portante que prévue, et pense être à la veille d’une grande

percée. Certipost base cette hypothèse sur sa pénétration et

sur l’effet d’accélération que connaît la facturation électroni-

que ainsi que sur une enquête sur l’e-facturation réalisée en

Belgique auprès des moyennes entreprises. D’ici 2010, Certi-

post espère franchir le cap des 100.000 clients professionnels

actifs. La société entend réaliser ses ambitions en consolidant

sa position sur le marché international et en faisant évoluer

les clients, en Belgique et à l’étranger, de la facturation élec-

tronique vers des services complémentaires.

Par ailleurs, Certipost établit des partenariats supplé-

mentaires et plus étendus avec des sociétés de services

informatiques et des fournisseurs de logiciels comptables.

Certipost estime en effet que le marché est mûr pour

l’échange et la protection de documents électroniques

car le point critique de 10% d’utilisateurs de la facturation

électronique est pour ainsi dire atteint. Et plus le nombre

d’organisations recourant au système est important, plus

leurs économies seront sensibles.

FRAIS CACHÉSLes avantages perçus dans la facturation électronique sont

les suivants: économies d’argent, rapidité d’envoi, caractère

écologique, facilité d’archivage et sécurité d’envoi. Des re-

cherches de bureaux d’investigation comme Deloitte l’ont

d’ailleurs prouvé par des études précises: une facture électro-

nique permet de jouer sur de nombreux tableaux et de réa-

liser des gains considérables. « En moyenne, car cela dépend

beaucoup de la société, une facture coûte entre 10 € et 15 € »,

précise Michel De Maeyer, directeur sales and marketing.

« Je crois qu’on peut aisément tabler sur une économie de 7 € à

10 € avec l’électronique: moins de frais de manipulation – ou-

verture, tri, dispatching aux secrétariats, validation, comptabi-



Filiale de La Poste fondée en 2002, Certipost favorise, automatise et protège la facturation électronique et l’échange de documents via Internet. L’entreprise a récemment vu le nombre de ses clients exploser. La raison:

l’imminence, d’après elle, de la généralisation de la facturation électronique.

« En moyenne, une facture coûte entre 10 € et 15 €. On peut aisément tabler sur une économie de 7 € à 10 € avec l’électronique. »


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lité… un seul système gère tout –, pas de port, pas de papier,

pas d’impression, pas de classeurs ni d’armoires de stockage…

et, donc, surtout les mètres carrés économisés qu’on oublie

souvent. On pense souvent au timbre épargné mais, en réalité,

une facture est surtout victime de nombreux frais cachés. »

L’autre interrogation essentielle, outre les gains poten-

tiels, sera de déterminer qui peut avoir intérêt à basculer

du mode « papier » au « virtuel ». Une première distinction

peut s’opérer selon la nature des factures: entrantes ou

sortantes. Dans le premiers cas, un système automatisé

permettra de standardiser la procédure. Dans le deuxiè-

me cas, l’intérêt sera lié au nombre de factures émises,

un total quant à lui souvent lié au business (fournisseurs

d’énergie ou d’accès, téléphonie mobile…).

« Soyons honnête, une société commence rarement avec un

‘package’ complet, indique-t-il. Et, s’il faut essayer de chiffrer

le nombre de factures, je dirais qu’à partir de 500 factures par

an, une solution non intégrée – donc non liée à la comptabi-

lité – devient rentable. Pour un système totalement intégré,

je placerais la limite vers 10.000 factures par an. » Et comme

parfois tous les clients ou fournisseurs ne sont pas prêts en

même temps à envoyer ou à recevoir les factures électroni-

quement, un système hybride peut être mis sur pied.

DE MISSIONNAIRE À PARTENAIRESi Certipost a surtout connu un développement rapide ces

trente derniers mois, le début de l’aventure a réellement

débuté au milieu des années 90, lorsque les grands distri-

buteurs ont commencé à digitaliser les documents de pré-

facture: offre, commande, livraison, acceptation… La facture

électronique en tant que telle n’étant, à cette époque, pas

Ne confondons pas, car la différence est de taille, les

factures électroniques de Certipost ne sont pas en-

voyés par « simple » mail. En B2B, un client récepteur

avec un système de comptabilité intégrée recevra la

facture immédiatement dans son système de compta-

bilité. Pour y arriver, Certipost a développé, en collabo-

ration avec les fournisseurs de systèmes de compta-

bilité (SAP, Navision, Popsy, Oracle…), des connecteurs

qui s’installent dans l’informatique du client. Certipost

va donc « chercher » les factures chez l’expéditeur, les

« poste » et les archive (pour des raisons de sécurité

mais aussi de légalité) sur une plate forme et, bien en-

tendu, les « livre » au destinataire. Tout est donc auto-

matisé. Expéditeur et destinataire possèdent naturel-

lement un accès à la plate-forme.

Pour les clients ne disposant pas d’un système de

comptabilité, Certipost a développé une boîte mail

spécifique pour ses documents (factures, fiches salai-

res, bons de commande…). Une fois un document déli-

vré, l’expéditeur reçoit un message pour lui signaler le

succès de l’opération. Dans le même temps, le destina-

taire se voit notifier, par un message d’alerte dans sa

boîte mail traditionnelle, qu’il a reçu un nouveau docu-

ment dans sa boîte Certipost. Un lien Internet lui per-

met d’ailleurs de se rediriger automatiquement vers la

plate forme sécurisée (dans ce cas aussi la loi exige un

archivage général). Si le mail de notification n’est pas

ouvert, un second message sera envoyé au destina-

taire. Et en cas de problème répété, l’expéditeur peut

être prévenu par le système. Précisons néanmoins que

Certipost ne gère aucun litige, de paiement ou d’autre

nature, entre deux clients. Les autorités traditionnelles

restent, pour ces tâches, compétentes.

E-facturation : comment ça marche?

Michel De Maeyer: « Une société commence rarement avec un ‘packa-ge’ complet. A partir de 500 factures par an, une solution non intégrée – donc non liée à la comptabilité – devient rentable. Pour un système totalement intégré, la limite se situe vers 10.000 factures par an. »


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encore légalisée. Ce fut chose faite en 2004, par l’entremise

d’une directive européenne. Depuis, Certipost a joué un rôle

de missionnaire auprès des entreprises, pour porter sa bonne

parole mais surtout mettre en avant les avantages fi nanciers

et en matière de contrôle (traçabilité, archivage…) de la factu-

ration électronique.

Mais de son rôle de missionnaire, Certipost est vite passé à

celui de partenaire. En B2B, au 1er janvier 2004 en Belgique, la

société comptait 542 clients professionnels. En janvier 2006,

le chiffre avait doublé, montrant par là une croissance pru-

dente de l’intérêt pour la facturation électronique. Mais au

1er janvier 2007, c’est l’explosion: 11.000 clients! Et la ten-

dance se confi rme un an plus tard puisque Certipost comp-

te actuellement quelque 40.000 clients. « De quoi affi rmer

qu’aujourd’hui, le marché professionnel semble clairement

prêt pour la facturation électronique. »

Et les chiffres en B2C vont dans la même direction. 1.900

clients consommateurs particuliers connectés sur la plate-

forme pour une facture (Belgacom, société des eaux…) en

2004, 20.000 au 1er janvier 2006, 189.000 début 2007 et

430.000 actuellement. Pour continuer à augmenter ces chif-

fres, en Belgique, Certipost va mettre davantage encore l’ac-

cent sur la conquête du marché des PME. Car la facturation

électronique sert de tremplin vers l’échange d’un plus grand

nombre de documents comme les bons de commande, les

fi ches salariales, les notes d’envoi et les contrats. Les écono-

mies peuvent alors se révéler encore plus conséquentes.

Mais Certipost ne veut pas seulement se charger de l’échange

de documents électroniques. La fi liale de La Poste souhaite

aussi protéger les documents de ses clients au moyen de certi-

fi cats numériques professionnels. Il s’agit ici d’un fi chier infor-

matique qui prouve l’identité professionnelle du détenteur. Ce-

lui-ci peut aussi utiliser son certifi cat numérique pour rentrer

sa déclaration de TVA, déposer ses comptes annuels, échanger

des données avec les SPF Finances et la Sécurité sociale, ins-

crire de nouveaux employés (déclaration Dimona), signer des

courriels et protéger des sites Web. La conformité légale est

donc assurée dans toutes les offres de services.

« Car en réalité, les mails ou les formats Word et PDF, utilisés

pour leur facilité par nombre d’indépendants ou de petites struc-

tures en Belgique, ne reposent sur aucune législation. » Enfi n, la

Belgique étant un pays d’exportation, ses sociétés sont actives

à l’échelle internationale. Certipost souhaite dès lors suivre ses

clients dans leurs activités internationales et leur fournir éga-

lement ses services à l’étranger, avec des solutions conformes

aux législations de 30 pays européens.

Les solutions de Certipost sont également remarquées

à l’étranger, notamment par le prix « Gouden Factu-

ren 2008 », remporté aux Pays-Bas avec Sanoma, édi-

teur de magazines et entreprise de médias à la fois

moderne et pluridimensionnelle. Sanoma a décidé de

recourir à un système de facturation électronique – la

plate-forme CertiONE – pour ses 3.500 journalistes

et photographes freelances. But de l’opération: éviter

3.500 types de factures différents et autant de cheveux

blancs pour le service comptabilité. Désormais, une

fois la commande de prestation passée et acceptée par

le freelance, Sanoma lui envoie une proposition de fac-

ture. Le freelance devra simplement la compléter et la

retourner à la plate-forme. Tout est automatisé. Plus

de frais de timbres, d’enveloppes… Ce cas précis, néan-

moins remarquable, concerne les indépendants. Mais

il peut parfaitement se voir décliné à d’autres secteurs,

comme par exemple celui de la distribution.

Pour le B2B et le B2C au Benelux, Q8 met à disposition

une carte essence « Liberty Card ». Désormais, les clients

business, les sociétés ou les particuliers peuvent être

facturés électroniquement. Les particuliers utiliseront

MyCertipost (système résidentiel), les petites sociétés

auront recours à Bizmail ONEWay (système sécurisé mais

non intégré) et les grosses sociétés/fleet owners se tour-

neront vers leur système intégré. Si la Liberty Card est,

à l’heure actuelle chez Q8, encore le seul produit s’ap-

puyant sur la facturation électronique, d’autres vont sui-

vre très prochainement. En interne, la commission des

pompistes sur les quantités de carburants écoulés est

d’ailleurs déjà versée grâce à ce procédé. Car le retour

sur investissement d’une telle opération se révèle en

effet particulièrement attractif : moins d’un an selon

les calculs de Q8. Parmi les autres précieux avantages

identifiés, Q8 annonce de 60% à 80% de gains sur les

coûts, la disparition des erreurs de traitement… et, de

facto, une diminution sensible de dossiers à traiter par

le service clientèle.

Un R.O.I. de moins d’un an!

« Les mails ou les formats Word et PDF, utilisés pour leur facilité par nombre d’indépendants ou de petites structures, ne reposent sur aucune législation.. »


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Comment facturerélectroniquementAvocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles, associé au sein d’un cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies, de la propriété intellectuelle, des médias et du divertissement, Étienne Wéry est un expert reconnu de la législation des paiements électroniques. Il nous éclaire sur une situation encore complexe…

C omment émettre une facture électronique, l’en-

voyer et la conserver? Peut-on déléguer la fac-

turation? Faut-il signer électroniquement une

facture? Il faut avant tout savoir que la législa-

tion belge se divise en deux parties. La première concerne un

ensemble de règles immuables et applicables à toutes les fac-

tures, sous forme papier ou électronique: quand facturer, à qui,

quel contenu, etc. Ensuite, une harmonisation européenne est

intervenue pour harmoniser les conditions dans lesquelles les

États sont obligés d’accepter la facturation électronique. Le ca-

ractère de la situation était, en effet, fort peu homogène: cer-

tains pays autorisaient la facturation électronique sans aucune

limite, d’autres en moyennant une déclaration préalable ou en

exigeant une autorisation préalable… De quoi constituer un

frein au développement du marché unique.

La directive européenne a été transposée en droit belge par la loi

28 janvier 2004. Une différence fondamentale subsiste cependant

entre le droit belge et celui des autres pays: l’harmonisation euro-

péenne a laissé les États choisir le niveau qu’ils souhaitent posséder

en matière de signature électronique. « Et, résultat: les États n’ont

pas choisi le même niveau d’exigence, explique Etienne Wéry. Cela

pose un énorme problème car, dès que l’on facture internationale-

ment, même en intra-européen, le principe de fi abilité, fondamental

pour une facture électronique, sera différent. Les uns le lieront à une

simple signature électronique tandis que les autres privilégieront une

signature électronique basée sur un certifi cat numérique. »

TROIS CAS En Belgique, l’arrêté royal « TVA » stipule que l’on peut trans-

mettre des factures électroniques à condition de garantir

l’authenticité de l’origine (traçabilité de l’émetteur) et l’inté-

grité du contenu (exactitude des montants). Par ailleurs, pour

pouvoir émettre une facture par voie électronique, il faut que

le cocontractant accepte le recours à la facture électronique.

Si c’est le cas, la facture électronique peut être émise: (1) par

l’assujetti ou (2) par un tiers (sous-traitance) ou (3) par son co-

contractant (autofacturation).

La véritable question porte néanmoins sur la garantie à appor-

ter aux deux conditions de base. La directive européenne pré-

voit trois cas pour y procéder:

- une signature électronique avancée. Il s’agit d’une signature

électronique qui (1) est liée uniquement au signataire, (2) permet

l’identifi cation du signataire, (3) est créée par des moyens que le

signataire puisse garder sous son contrôle exclusif, (4) est liée aux

données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute mo-

difi cation ultérieure des données soit détectée. « La Belgique n’a

donc pas retenu la faculté qui lui était offerte par le texte européen,

d’exiger que la signature électronique repose sur un certifi cat élec-

tronique qualifi é. Ce n’est, par exemple, pas le cas de la France. »

- un échange de données informatisées (EDI), à condition que

l’échange de données soit conforme au standard EDI et que

l’accord entre les parties relatif à cet échange prévoit l’utilisa-

tion de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et

l’intégrité des données. Lorsque la transmission de factures

électroniques relatives à des livraisons de biens ou des pres-

tations de services effectuées en Belgique, s’opère à partir

d’un pays non membre de la Communauté, le ministre des

fi nances ou son délégué peuvent prévoir d’autres conditions

spécifi ques applicables à la signature ou à l’EDI.

- d’autres méthodes acceptées par le ministre des finances

ou son délégué. La Belgique qui a opté pour la voie de la sou-

plesse, en permettant au ministre d’agréer des prestataires

spécialisés qui proposeront d’autres méthodes de sécurisa-

tion, va donc plus loin que certains États.

D’après les études dont il a pris connaissance, Étienne Wéry rappel-

le que le bilan des factures électroniques semble élogieux: mieux


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sécurisées (lutte contre les carrousels TVA, archivage…), plus faciles

à émettre, plus rapides, des délais de traitement et de paiement

inférieurs, un circuit d’approbation plus aisé, moins d’erreurs…

« Les avantages paraissent énormes, surtout quand les entreprises

peuvent les lier à un ERP et les automatiser. Sans parler des bénéfi ces

fi nanciers générés par l’abandon des coûteuses factures papier. »

QUID DE LA CONSERVATION?Les factures doivent être conservées par les personnes qui les

ont tenues, dressées, délivrées ou reçues, pendant sept années

à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission.

Auparavant, la durée de conservation était de dix ans et que ce

n’est que suite à la pression des entreprises que le gouverne-

ment a fi nalement réduit cette durée. Cependant, le rôle de la

facture est multiple et notamment probatoire. Dès lors, Étienne

Wéry conseille de retenir la durée la plus longue parmi toutes

celles qui sont susceptibles de correspondre à une des fi nalités

pour lesquelles la facture a été émise. Ce qui correspondra le

plus souvent au délai de prescription.

En principe, toutes les factures délivrées par ou pour le compte

d’assujettis Belges ou reçues par eux, doivent être conservées

sur le territoire belge. Toutefois, lorsqu’elles sont archivées par

voie électronique garantissant en Belgique un accès complet et

en ligne aux données concernées, elles peuvent être conservées

dans un autre État membre de la Communauté. A condition ce-

pendant que l’administration qui possède la taxe sur la valeur

ajoutée dans ses attributions en soit informée au préalable.

Avant la loi de 2005, le principe de la conservation « en l’état »

s’imposait, les factures devant être conservées sous leur forme

originale d’émission. « Heureusement, à nouveau, les revendica-

tions des professionnels ont été entendues. Ainsi, depuis la loi de

décembre 2005, les factures reçues par papier peuvent être conser-

vées soit dans leur forme originale, soit de manière digitale. On ne

peut donc que saluer l’assouplissement majeur qui a été opéré par

cette loi. » Les factures reçues par voie électronique doivent être

conservées sous leur forme originale, y compris les données ga-

rantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de

chaque facture. Enfi n, pour assurer l’effi cacité des contrôles de

l’administration, le code de la TVA exige que la documentation

relative aux analyses, à la programmation et à l’exploitation de

systèmes informatisés soit conservée.

Plus d’informations:

« Facturer électroniquement. Droits européen, français et belge »,

Étienne Wéry, éditions Larcier.

Nul n’ignore la complexité de la Belgique dès qu’on en

vient au problème des langues. D’une part, il faut tenir

compte de certaines dispositions des lois linguistiques

qui s’appliquent au secteur privé et, d’autre part, les

législateurs fédéral, régionaux et communautaires ont

aussi imposé aux acteurs privés des obligations spéci-

fiques. Le principe veut que la facture soit rédigée dans

la langue de la région de celui qui l’émet. Quatre cas

sont donc envisageables!

Et lorsque le contractant est un consommateur, la

situation se complique davantage. Le loi de 1991 sur

la protection des consommateurs impose en effet au

vendeur de remettre certains documents, et pose com-

me principe que les mentions faisant l’objet de l’éti-

quetage, les modes d’emploi et les bulletins de garan-

tie doivent au moins être libellés dans la langue ou les

langues de la région linguistique où les produits ou les

services sont mis sur le marché. La plupart des auteurs

s’accorde sur le fait que la facture suit ce régime.

Et la langue?

Etienne Wéry: « Depuis la loi de décembre 2005, les factures reçues par papier peuvent être conservées soit dans leur forme originale, soit de manière digitale. On ne peut donc que saluer l’assouplissement majeur qui a été opéré par cette loi. »

« La Belgique n’a pas retenu la faculté qui lui était offerte d’exiger que la signature élec-tronique repose sur un certifi -cat électronique qualifi é. »

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