Jour 3 Séquence 07 : Publier dans Calames Cours : 30 minTP : 30

10h

Supports de la séquence :- Diaporama- Interface professionnelle

LEGENDE :

: Démonstration = annonce et détaille une démonstration à faire devant les stagiaires.

: Boîte à outils = renvoi vers des documents extérieurs au support pour mettre à jour et approfondir le cours.s : Qu’est-ce que c’est ? = définitions, explicitation d’un terme.

Spécifique à la formation des correspondants Calames

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PLAN DE LA SEQUENCE :

Les options de publication :

- immédiate ou différée- complète ou partielle

Résultat de la publicationLes erreursLa fonction "supprimer"TP 45

Objectifs - Savoir comment et dans quels cas :

lancer une publication immédiate ou différée lancer une publication complète ou partielle

- Ne pas confondre dépublier (désindexer) et supprimer

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Bien expliciter ce que signifie « publier », en terme d’indexation et l’éclatement dans des tables SQL en tenant compte des héritages

Et en terme d’exposition des données (au-delà de leur seule visualisation dans Calames public) : export CCFr, exposition OAI, FranceArchive si convention, etc.

Remarques

Idéalement chacun devrait pouvoir pratiquer les exercices de publications du TP 45. Toutefois, les publications simultanées ont trop souvent pour conséquence de générer des embouteillages, et de perturber le bon déroulement des exercices, les publications pouvant rester bloquées longtemps. Il est préférable de regrouper pour l'occasion les stagiaires par deux ou trois. Dans tous les cas il est prudent pour le formateur de lancer avant les stagiaires et sans tarder ses propres publications en vue du corrigé

La pause du matin peut s'intercaler après les exercices, et éventuellement avant le corrigé si les publications prennent un peu de temps.

Préparer un jeu de fichier trace sur le poste formateur

Les diapos suivantes développent les mentions de publications immédiate ou différée, et partielle ● Dès qu’un fichier est en cours de publication, il apparaît en gris avec l’icône >> dans

l’arborescence. Clic droit et « Traces » pour voir l’avancée de la publication. De temps en 3

temps, il vaut mieux rafraîchir l’arborescence (clic-droit à la racine Documents EAD, « Rafraîchir la liste »): l’icône >> redevient une icône de dossier jaune dès que le fichier est publié.

● On peut aussi dépublier un fichier. Bon sens : parfois il vaut mieux publier une fois un gros fichier qu’à chaque fois que l’on a travaillé sur un <c>.

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La publication peut être différée. L’utilisateur choisit le jour et l’heure où l’indexation dans Calames public sera faite. Parfois, si le document est volumineux, l’indexation prendra du temps. La publication immédiate ou différée se choisit dans un menu, lorsqu’on a cliqué sur « Publier »On conseille de programmer plutôt la publication pour la nuit s’il s’agit d’un gros fichier. En cas de concurrences entre plusieurs demandes de publication, une procédure de mise en attente est prévue (des échecs en sont toutefois possibles : on parle alors de « sacrifices », le système choisissant de mener telle publication au détriment de telle autre).

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Il est possible de procéder à des republications partielles sur un composant donné. Attention : l’opération suppose que le document entier ait été publié au moins une première fois, et qu’il n’y ait pas eu d’ajout de nouveaux niveaux (de nouveaux ID) dans la branche XML où se trouve le fragment qu’on cible. La procédure est la même que pour publier un document EAD entier. Il suffit d’effectuer un clic-droit + Publier au niveau du <c>.Exemple : quand on vient de corriger un titre ou d’ajouter une entrée d’index, il serait dommage de devoir republier tout le fichier. En revanche, dès qu’on effectue toute une série de modifications ponctuelles ou qu’on modifie un composant important (notamment en raison du nombre ou de la taille de ses enfants), il est recommandé de recourir à une publication totale du fichier. D’ailleurs, le système impose automatiquement une publication totale dès que la publication partielle demandée doit s’appliquer à un fragment d’une certaine taille. Apparaît alors le message : « Vous devez publier tout le document ». Pour des modifications en hauts niveaux d’inventaires, on devra obligatoirement recourir à une publication totale.

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● Pour savoir si un fichier a déjà été publié, il faut aller consulter les traces, ou bien aller vérifier dans l'interface publique (facile à vérifier grâce au nommage du type « FileId + numéro de fichier ». Ainsi, si le fichier dont l‘ID est 999 a été publié, il sera visible à l'adresse : http://www.calames.abes.fr/pub/ms/FileId-999)

● La lecture des traces permet de voir la progression du processus de publication et les éventuelles anomalies.Procédure :

Faire un clic-droit au niveau du documentSélectionner Traces Cliquez sur OK dans le message éventuel « La publication s’est bien effectuée ». Ce message signifie que le processus de publication n’a pas rencontré d’erreur, et n’apparaît qu’à la suite d’une demande de publication intégrale d’un fichier (pas après une re-publication partielle).

● Si la publication s’est bien passée, les traces se terminent par « fin indexation ».● Tant qu’un fichier est en cours de publication, son icone est grisée. Pour vérifier son état, il

suffit de rafraîchir la liste des documents EAD (Clic-droit sur la racine + Rafraîchir la liste)Cas du message « An exception has occurred… » : pas grave, correspond aux cas où il n’y a pas de trace (fichier qui vient juste d’être chargé) ou à un non-rafraîchissement des traces (processus de détection doublons ou de (dé)publication qui vient juste d’être demandé).

Attention, - il n’y a pas l’historique des traces, seule la trace de la dernière opération est

accessible

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- il y a conservation de la dernière trace : méfier vous (exemple en cas de republication après plusieurs jours/mois/ans trace annonçant une publication réussie alors que la publication qu’on vient de lancer est toujours en cours et n’a pas afficher de résultat (bon ou mauvais))

- => le fichier mentionne toujours la date et heure de l’opération concernée

Erreurs les plus fréquentes● ID de <c> en double : copies d'écran sur la diapositive suivante.La publication échoue s'il existe dans ce fichier des ID de <c> qui ne sont pas uniques à l'échelle de la base. Les traces donnent alors à lire le message suivant : Il y a des doublons dans votre fichier, regardez les traces. Pour identifier le <c> qui possède un id non unique, il faut appliquer la procédure suivante : Clic-droit sur le document, puis Gestion > Détection doublons Consulter les traces, pour voir l’id et la cote du <c> source de l’erreurDans cette même copie d’écran, le système affiche ensuite le résultat de l’opération «détection doublons de ce document par rapport a la base complète». En l’occurrence, il n’y a pas de <c> en erreur (0 ligne affectée). Cela signifie que ce document ne contient pas un id déjà utilisé dans un autre document de la base.

La consigne est de procéder systématiquement à cette vérification de doublon avant toute publication = > évite de surcharger le serveur avec un processus qui ne peut

aboutir

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● RCR non renseigné dans le repository du fichier Renseigner le RCR dans l'attribut @authfilenumber. Attention : les traces de portent pas mention de ce problème qui ne se manifeste qu’à l’affichage (et à l’occasion de moissonnage par le CCfr par exemple)Son caractère obligatoire a déjà été mentionné et est illustré concrètement dans la séquence "Lier/ inclure"

● D’autres erreurs de publication peuvent se produire. 1° la publication ne peut aboutir :

o si le fichier EAD atteint ou dépasse 3,5 Mo La consigne est de diviser l’instance si elle atteint une taille trop lourde, en tenant compte de la logique d’accroissement possible de l’instance, (rajouter un exercice ? avec des message d’erreur de nature différente)

o en cas de concurrence entre plusieurs demandes de publications (« sacrifice »)

« Message 1205, gravité 13, état 52, ligne 16 : La transaction (ID de processus 58) a été bloquée sur les ressources verrou | tampon de communication par un autre processus et a été choisie comme victime. Réexécutez la transaction. [SQLSTATE

40001] »

o en cas de non-respect de l’EAD dans des données importées 

2° la publication sera viciée ou incomplète (cas non bloquants) : o en cas d’absence à la fois de <unitid> ou de <unittitle> dans un niveau

descriptifo en cas d’utilisation de certaines balises déconseilléeso en cas de rupture de communication entre IdRef et Calames (des

messages d’erreurs peuvent alors émailler les traces)

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Exemple de doublon détecté au cours d'une publication.

Détailler la lecture des traces sur la copie d’écran et donner la procédure pour traiter le pb

menu contextuel clic droit « rechercher » sur id, puis « synchroniser »

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Se placer sur le fichier à supprimer Cliquer-droit, puis Supprimer.

La suppression d'un fichier est irréversible.Avant de supprimer un fichier publié, il faut le dépublier. Sinon, le fichier restera visible dans l'interface de consultation, constituant ainsi une information erronée. Or, comme il aura été supprimé de la base de production, il ne pourra plus être dépublié (sauf par l'ABES).

l’ABES conserve temporairement des sauvegardes des fichiers EAD s’ils ont connu au moins un enregistrement dans les 24h. En cas de suppression intempestive de données, il est important de réagir vite (faire une demande d’assistance), en prenant en compte les paramètres suivants : numéro du fichier ? date de sa dernière modification ? Était-il publié, et si oui, son état en base de production était-il différent de son état publié ?

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Examiner un jeu de différents fichiers trace là

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