Facteurs de réussite de l’engagement des utilisateurs finaux d’Office 365Les principaux critères qui conditionnent l’adoption d’Office 365 et comment les utiliser pour réussir votre lancement

Office 365 révolutionne le quotidien de votre organisation en permettant aux collaborateurs et aux équipes d'améliorer leur productivité. Nous savons bien que ces changements auront un impact sur vos employés ainsi que sur l'ensemble de votre organisation, par conséquent il est crucial de bien comprendre les facteurs clés qui conditionnent l'adoption d'Office 365 par les utilisateurs finaux.

Afin d'encourager les utilisateurs finaux à adopter cette solution, vous devez vous assurer que les membres de votre organisation comprennent les avantages qu'ils pourront tirer de cette nouvelle manière de travailler avec Office 365. Pour concrétiser ces avantages, il est important de réfléchir à quelques questions clés, en vue d'un lancement d'Office 365 bien organisé :

• Qui sont les parties prenantes clés qui doivent être impliquées dans le lancement d'Office 365 ?

• Quelle est votre vision de la réussite ? Quels objectifs et résultats professionnels sont à prendre en compte au regard de l'utilisation d'Office 365 au sein de votre organisation ?

• Comment communiquer et former efficacement les collaborateurs afin qu'ils adoptent cette nouvelle technologie ?

Comment devez-vous donc aborder ces points afin de vous assurer de la réussite de votre lancement et de maximiser le retour sur investissement dans Office 365 ?

Lisez ce qui suit pour en savoir plus.

2

3

2.6

2.0

1.8

Nombre moyen des activités par

client

Figure 1

Les organisations qui ont la volonté d'encourager l'adoption d'Office 365 parviennent à de meilleurs résultats concernant l'utilisation de cette solutionNombre moyen des activités d'adoption par client concernant l'utilisation

Travaux de recherche sur l'utilisation de Microsoft Office 365, mai 2015

Dans le cadre du déploiement d'Office 365, il est essentiel de comprendre combien il est important d'axer ses efforts en vue d'encourager l'adoption. Des études ont permis de conclure que les organisations souhaitant favoriser l'adoption d'Office 365 et qui investissent dans des activités en ce sens obtiennent de meilleurs résultats. Les organisations qui investissent dans plus de deux activités portant sur l'adoption d'Office 365 enregistrent un plus fort taux d'engagement de leurs utilisateurs (Figure 1).

Nous avons identifié les facteurs de réussite essentiels en vue d'une adoption par les utilisateurs finaux. Il est essentiel que vous compreniez l'impact de chacun de ces facteurs de réussite vis-à-vis de l'adoption de ces nouvelles technologies et comment vous pouvez en tirer parti lors du lancement d'Office 365 dans votre organisation.

01. Parties prenantes

02. Scénarios

03. Sensibilisation et formation

Facteurs de réussite

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FAIBLE UTILISATION

UTIL

ISAT

ION

ÉLE

VÉE

UTILISATION MODÉRÉE

S'assurer de la participation de collaborateurs clés au sein de votre organisation

Il est essentiel d'identifier les parties prenantes clés et de s'assurer de leur soutien et de leur participation dans le cadre du lancement d'Office 365. Pour ce faire, il est essentiel de désigner un « Propriétaire de la réussite » dans votre organisation, qui sera chargé d'atteindre les objectifs fixés concernant Office 365. Les propriétaires de la réussite peuvent provenir de toute part de votre organisation, y compris du service informatique, l'important étant que leurs efforts soient axés sur les avantages de la solution Office 365 pour l'entreprise, et non pas simplement sur l'installation de cette technologie.

Il est essentiel d'adopter une approche hautement collaborative, qui inclura non seulement les Propriétaires de la réussite, les sponsors exécutifs et les champions, mais également le personnel de départements internes tels que les Relations humaines, la Sécurité et le service juridique.

01. Parties prenantes

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Figure 2

Dans quelle mesure le PDG ou le directeur de département était-il visible et impliqué dans cette transformation ?L'importance de la visibilité

Succès de la transformation

Pas du tout réussi Assez réussi Très réussi Extrêmement réussi

Pas du tout visible 23% 6% 3% 1%

Peu visible 29% 22% 10% 13%

Assez visible 32% 37% 31% 25%

Très visible 16% 35% 56% 61%

Annexe adaptée du document« Creating organizational transformations », (Transformer les organisations), juillet 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comCopyright© 2008 McKinsey & Company. Tous droits réservés. Reproduction autorisée.

Soutien de la direction

Il est essentiel de s'assurer qu'un sponsor exécutif s'impliquera activement dans le projet afin d'en garantir la réussite, qu'il s'agisse du PDG de l'entreprise ou d'un directeur de département. Un sponsor exécutif sera mieux à même d'encourager les membres de la direction générale à soutenir le projet, et sa participation est essentielle pour inciter les employés à adopter cette nouvelle technologie.

Le sponsor exécutif définit un alignement stratégique avec l'organisation, en définissant une vision globale de l'utilisation d'Office 365 en son sein, en l'associant à des objectifs de l'organisation plus généraux et en communiquant cette vision à d'autres dirigeants de l'organisation. Il peut également s'adresser directement aux utilisateurs finaux pour les sensibiliser sur les enjeux de l'adoption et sur la valeur et les avantages d'Office 365, en donnant l'exemple de sa propre utilisation d'Office 365.

Les recherches indiquent que les projets de transformation sont plus efficaces lorsqu’ils sont soutenus par un sponsor exécutif (Figure 2). Plus de 85 % des personnes sondées ont indiqué que lorsque le PDG était assez ou très visible, le projet de transformation était perçu comme un succès ou un immense succès.

Pour plus d’informations sur la façon dont sponsor exécutif peut contribuer au succès du lancement de votre projet Office 365, consultez cette ressource :

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

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Champions

La création et la mobilisation des champions d’Office 365 au sein de votre organisation sont des tâches capitales dans le processus d’adoption d’Office 365.

Une enquête Microsoft menée auprès des utilisateurs finaux a permis de conclure que pour assimiler une nouvelle technologie, le plus efficace consiste à apprendre à l'utiliser par le biais des collègues de travail (Figure 3).

Ces méthodes ne sont pas suffisamment utilisées(faible utilisation, mais efficacité élevée)

L’apprentissage par le biais des collègues est l’une des méthodes les plus efficaces et les plus utilisées

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%

% utilisent cette méthode d'apprentissage

% a

yant

déc

rit la

mét

hode

com

me

« tr

ès u

tile

»

Étude sur les utilisateurs finaux de SharePoint, avril 2013, Microsoft Corporation

Figure 3

Méthodes d'apprentissage efficaces des nouvelles technologies à l'attention des utilisateurs finaux

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Mon responsable Collaborateur informatique

Formation formelle(externe)

Formation formelle(interne)

Forums des communautés

Site Web de Microsoft

Collègue (responsable et service informatique exclus)

Moi, mes essais et erreursGuide ou manuel de l’utilisateur

Tutoriels ou webcasts en ligneMoteur de recherche

L’auto-apprentissage est en grande partie inefficace, mais fait actuellement partie du

processus pour de nombreux

Il est essentiel de tirer parti des collègues influents, en créant un programme des champions Office 365 officiel. Les champions sont non seulement passionnés par Office 365 et par l'usage qu'ils en font, mais également excités à l’idée d’évangéliser et d’aider leurs pairs à apprendre à s'en servir également.

L’obtention de l’adhésion de chaque utilisateur à travers une organisation est un défi. Les champions peuvent faciliter ce défi et jouer un rôle important dans l’adoption de l’Office 365. Ils sont informés, s’engagent à approfondir leur expertise et sont prêts à former et à assister leurs pairs.

Plusieurs points sont à prendre en considération pour assurer la réussite de votre programme des champions. Les champions devront suivre une formation officielle, être encouragés à enseigner leurs savoirs et être pourvus des outils nécessaires pour ce faire, et disposer d'un plan d'action clairement établi.

Pour obtenir plus de ressources qui vous aideront à créer votre propre programme des champions Office 365 et consulter des contenus utiles, téléchargez ce guide :

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

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Figure 4

Parmi les déclarations suivantes, laquelle décrit le mieux les objectifs que votre entreprise s'est fixée, et qui définissent ainsi sa conception d'une transformation réussie ?Viser la réussite

Succès de la transformation

Pas du tout réussi Assez réussi Très réussi Extrêmement réussi

Un processus bien défini sur les plans financier et opérationnel et l'atteinte d'un niveau de performance supérieur

16% 36% 72% 80%

Un processus bien défini sur les plans financier et opérationnel mais qui n'a pas réellement mis à l'épreuve l'entreprise

20% 32% 20% 13%

Pas très bien défini 65% 32% 8% 8%

Annexe adaptée du document« Creating organizational transformations », (Transformer les organisations), juillet 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comCopyright (c) 2008 McKinsey & Company. Tous droits réservés. Reproduction autorisée.

Définir la réussite et fixer des objectifs clairs

Tout projet de transformation exige que des objectifs soient clairement établis, dès sa création. Des objectifs bien définis augmentent les chances de réussite de votre projet (Figure 4). 80 % des personnes interrogées dans le cadre de l'étude McKinsey Global Survey ont indiqué que des objectifs bien définis sur les plans financier et opérationnel conduisaient à une transformation « très réussie ».

01.Le processus consistant à définir et à créer des scénarios d'entreprise concrets dans le cadre de votre lancement d'Office 365 :

Identifier les scénarios d’entreprise. Il est essentiel d'identifier et de définir vos scénarios d'entreprise, dans le cadre d'initiatives organisationnelles à plus grande échelle. Collaborez avec des parties prenantes clés pour identifier les résultats ou les objectifs commerciaux que vous souhaitez atteindre avec Office 365.

02. Identifier des scénarios d'utilisation. Une fois que vous aurez identifié vos scénarios d'entreprise, vous pourrez commencer à définir des cas d'utilisation d'Office 365 spécifiques, qui vous aideront à atteindre les objectifs que vous avez fixés. Les cas d'utilisation ci-dessous peuvent vous servir de point de départ pour aider les utilisateurs à renforcer leur productivité avec Office 365.

Pour en savoir plus sur l'identification des scénarios, consultez la ressource suivante :https://aka.ms/office365scenarios

02. Scénarios

Lors de la planification d'un lancement d'Office 365, vous devez identifier les scénarios d'entreprise propres à votre organisation. Il s'agit d'objectifs cibles que vous souhaitez concrétiser au sein de votre organisation en mettant en place la solution Office 365.

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Scénario d'utilisation Avantages

Travaillez depuis n'importe oùOffice 365 permet aux collaborateurs d'accéder à tout ce dont ils ont besoin sur l'ensemble de l'organisation pour accomplir leur travail, où qu'ils soient.

Vos e-mails et votre calendrier à portée de main pendant vos

déplacements

Office 365 permet à lui seul de gérer la messagerie, les calendriers, les fichiers, les contacts et les tâches, et ce même lors de vos déplacements.

Collaborez sur votre contenu

Office 365 vous permet d'avoir accès aux documents et aux informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Collaborez avec les membres de votre équipe sur des documents, partagez des rapports,

restez en contact avec vos clients, le tout depuis pratiquement n'importe quel appareil.

Valoriser les réunions

Skype Entreprise facilite la rencontre et la prise de contact en ligne des utilisateurs, où qu'ils soient et quels que soient leurs appareils. Des fonctions telles que la vidéo HD, le partage d'écran et la prise de notes en temps réel

vous permettent d'organiser des réunions aisément.

Réunissez votre équipe

Yammer permet à votre entreprise de s’informer, de s’adapter et de prospérer de manière innovante grâce au travail en réseau. Cette solution

favorise la cohésion et l'innovation en permettant aux utilisateurs d'apprendre, de partager et de se faire entendre.

Vous pouvez également utiliser la Bibliothèque de productivité afin de planifier certaines tâches en fonction des capacités Office 365, disponible ici :http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

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En général, seuls 34 % des utilisateurs sont désireux d’utiliser les nouvelles technologies déployées*. Afin de surmonter toute difficulté émanant d'un manque d'enthousiasme à l'égard des lancements de nouvelles technologies, il est essentiel d'utiliser une combinaison de campagnes internes et de formations visant à préparer les utilisateurs et de s'assurer que ces derniers sont prêts à les adopter.*DSI, Comité de direction, Base de données de la productivité de l’entreprise

Maximiser l'impact et l'adoption

3b. FormationLa formation constitue un enjeu essentiel dans le cadre de votre lancement d'Office 365, car cela permettra aux utilisateurs finaux de mieux comprendre comment ils peuvent utiliser Office 365. Les types de formation peuvent être dispensées sous diverses formes, depuis des sessions animées dans un environnement de salle de classe à des guides de démarrage fournis en vue d'un auto-apprentissage.

03. Sensibilisation et formation

3a. SensibilisationLes efforts de sensibilisation sont une stratégie efficace pour maximiser l'impact et encourager l'adoption d'Office 365. Une campagne de sensibilisation peut inclure des communiqués internes, des bulletins d'information, des événements de lancement, des réunions générales et des concours avec des prix à gagner, le tout afin d'informer et de motiver les utilisateurs sur les avantages que la solution Office 365 va leur apporter.

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Figure 5

Les trois activités les plus efficaces pour garantir une adoption réussie

% a

yant

mis

en

plac

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activ

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100%

35%

30%

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20%

15%

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5%

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Activités mises en place pour favoriser l’adoption

Assure

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Travaux de recherche sur l'utilisation de Microsoft Office 365, mai 2015

Clients enregistrant une utilisation élevée

Clients enregistrant uneutilisation moyenne

Clients utilisant peu la solution

Il est essentiel de comprendre et d'implémenter ces facteurs de réussite afin de garantir le succès du lancement d'Office 365. La clé de cette réussite consiste à sélectionner un Propriétaire de la réussite, qui pilotera les efforts afin d'assurer une utilisation pérenne de cette nouvelle manière de travailler. En identifiant des parties prenantes clés et en obtenant le soutien de la direction générale concernant votre vision de la réussite, vous créerez une base solide, qui vous permettra d'uniformiser votre lancement. L'identification des scénarios d'entreprise vous permettra d'aligner vos objectifs commerciaux vis-à-vis d'Office 365, ce qui encouragera les utilisateurs finaux à adopter cette solution. Il sera alors important de planifier des campagnes de sensibilisation et des stratégies de formation, qui assureront une utilisation pérenne de cette solution.

Le meilleur moyen de vous lancer avec Office 365 consiste à recourir à Microsoft FastTrack for Office 365, le service de réussite client que nous avons conçu pour vous aider à passer à Office 365 aisément et en toute confiance, et pour vous permettre de générer plus vite de la plus-value.

Dans le cadre d'un engagement avec des clients éligibles*, Microsoft FastTrack for Office 365 vous fournira des conseils, des contenus et des bonnes pratiques qui vous aideront à planifier votre programme d'adoption d'Office 365, et à atteindre vos objectifs.

Apprenez-en davantage sur http://fasttrack.office.com

* Les clients éligibles possèdent au moins 50 licences de références SKU Office 365 Entreprise/Secteur public ainsi que des références SKU Secteur

public, Kiosque et Non lucratif payantes

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