erp - 4 - la mise en oeuve
TRANSCRIPT
Processus et ERPLa mise en œuvre d’un ERP
Processus et ERPJanvier 2011 1
Jean-François Bourdeau
Sommaire
Les processus : principaux concepts1
3 Le BPR et les ERP
Les ERP : principaux concepts et marché2
Processus et ERPJanvier 2011
4 La mise en œuvre d’un ERP
5 La conduite du changement
6 Les métiers liés aux ERP
La mise en œuvre d’un ERP
3 principales phasesContenu des 3 phases
Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation)
Phase 1 - Cadrage et étude des besoinsCadrage
Pré étude marché des progiciels
Etude des besoins – Objectifs
Etude des besoins – processus
Cahier des chargesCahier des charges - quelles questions ?
Processus et ERPJanvier 2011
Cahier des charges - quelles questions ?
Cahier des charges - grille d’évaluation
Réunions d’étude des besoins
Cahier des charges – Niveau de lecture
Cahier des charges fonctionnel
Cahier des charges technique
Cahier des charges technique – Interfaces
Cahier des charges projet
Cahier des charges fonctionnel- Recommandations
Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ?
Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte
3
La mise en œuvre d’un ERP
Phase 2 – ConsultationQuels sont les choix à réaliser ?
Processus et soumissionnaires
Grille d ’évaluation des offres
Analyse et comparaison des offres
Dossier de choix
Contractualisation
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvrePrésentation de la méthode ASAP
Description des cinq phases de la méthode ASAP
Les principaux livrables méthode ASAP
Phase préparation
Processus et ERPJanvier 2011
Phase conception (« blue print »)
Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)
Phase réalisation
Phase préparation à la production
Phase mise en production
Pilotage du projet
Organisation du projet
Les instances de pilotage
Risques projet : causes d’écueil
Maîtrise des coûts
Statistiques sur échecs projets ERP
Facteurs clés de succès d’un projet ERP4
3 principales phasesContenu des 3 phases
Un cadrage et une étude des besoins pour :
Définir clairement et formuler les objectifs du projet
Estimer le budget du projet
analyser les processus métiers existants (« as is »), déterminer celui ou ceux qui sont impactés par le projet
Définir les processus cibles (« to be »)Définir les fonctionnalités attendus selon les processus
Un projet de réalisation et de mise en œuvre pour :
Mettre en œuvre les évolutions organisationnelles et humaines (Organisation, processus, activités et compétences)
réaliser la solution technique (infrastructure, Applicatifs, télécom…)développer les services connexes ;tester, recetter, valider par un pilote puis déployer.
Un projet ERP se déroule en 3 phases successives
Une consultation pour :Sélectionner la solution ;
Sélectionner les partenaires nécessaires pour les projets de réalisation ;
Contractualiser les accords ;
Organiser et cadrer les projets de réalisation et de mise en œuvre ;
Lancer les projets de réalisation et de mise en œuvre
Processus et ERPJanvier 2011
Projets de réalisation Projets de réalisation et mise en œuvre et mise en œuvre ConsultationConsultation
• Documents de consultation
• Dossier de choix• Notification
Organiser et cadrer la consultation
Lancer les projets de la phase 2.
• Cadrage• Estimation budgétaire• Expression des besoins • Cadrage de la phase 2 • Lancement de la phase 2
CadrageCadrageEtude des besoinsEtude des besoins
• Dossier de cadrage / budget• Cahier des charges fonctionnel• Cahier des charges technique• Cahier des charges projet
• Cadrage • Conception• Réalisation• Test, recette• Pilote et déploiement
Ingénierie du changement Ingénierie du changement
• Cadrage• Rencontre des différents
fournisseurs qui présenteront leur réponse selon le cahier des charges
• Choix des fournisseurs
• Solution technique• Solution opérationnelle• Solution validée par le pilote• Solution déployée
5
3 principales phasesLien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation)
Projets de réalisation Projets de réalisation et mise en œuvre et mise en œuvre ConsultationConsultationCadrageCadrage
Etude des besoinsEtude des besoins
• Objectifs• Périmètre• Contraintes majeures• Organisation du projet
• Ou, le cas échéant, d’un couple progiciel /
Pré étude Pré étude marché des marché des progicielsprogiciels
• Liste progiciels couvrant le domaine
• Acteurs du marché à consulter
• Etat de l’art
Processus et ERPJanvier 2011
Choix du progicielChoix du progicielConsultationConsultationEtude des Etude des besoinsbesoins
CadrageCadrage
Offres
Grille de cotation des offres
Dossier de choix
• Organisation du projet• Etude macroscopique des
processus
couple progiciel / intégrateur
Cahier des charges
Grille d’évaluation progiciels personnalisée
6
Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie
Pré étude Pré étude marché des marché des progicielsprogiciels
Phase 1 - Cadrage et étude des besoinsCadrage
Définir les objectifs du projetObjectifs stratégiques avant tout
Associer des indicateurs de réussite mesurables à chaque objectif (taux de retourclient…)
Ces indicateurs devront survivre à la phase d’initialisation : ils seront par la suiteprésents dans le cahier des charges, et mesurés périodiquement après la mise enœuvre du système.
Cadrer le périmètre du projetDomaines fonctionnels à couvrir
Domaines fonctionnels à exclure
Géographique : entités de l'entreprise concernées
Processus et ERPJanvier 2011
Réaliser une étude macroscopique des processusEtude rapide, visant à avoir un aperçu de l’organisation du ou des domainesfonctionnels impactés
Cerner la complexité du projet
Valider son périmètre
Identifier dès le départ certains risques organisationnels
Définir les équipes (comité de pilotage, groupe projet…)Comité de pilotage : instance décisionnelle
Equipe projet et responsable du projet : chef d ’orchestreEditeur, Intégrateur, Conseils retenus ou à consulter
Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline
Etablir un premier planning global du projet, destiné à être mis à jour
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Pré étude marché des progiciels
Objectifs :
Connaissance de l’état de l’art desprogiciels du domaine
Recherche et acquisition de grilles dechoix standards pour le domaine
Faire une présélection des progicielsrépondant aux principaux critères
Première évaluation budgétaire
Cadrage• Préparation et organisation des
entretiens (expression des besoins et attentes)
10 éditeurs
Comment et où trouver l’information sur lesprogiciels ?
Cabinets de conseil
Salons
Les revues professionnelles d’informatique
Comparatifs du CXP
Le Web (CXP, 01 informatique, groupe IDC…)
Les éditeurs de progiciels
Les relations
Processus et ERPJanvier 2011
Méthode d'analyse des réponses éditeurs
Présélection
besoins et attentes) • Analyse des processus AS IS/
Dysfonctionnements identifiés• Fonctionnalités nécessaires
• Définition des choix discriminants pour présélection, pondération
Best practices, standards techniques, pérennité éditeur, support, couverture fonctionnelle, volumétrie données …
• Etude des offres du marché• Contacts téléphoniques éditeurs• Short-list selon critères
sélectionnés
2 éditeurs
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins - Objectifs
Objectifs :Produire le cahier des charges
Fédérer et motiver autour du projet (étape propice à la communication)
Déterminer les traits de l’organisation cible
Préparer les personnels au travail qu’ils auront à effectuer pour la mise en œuvre dunouveau système
A qui est-il destiné ?Aux éditeurs et intégrateurs, qui auront à vérifier s’ils peuvent faire une offre couvrantles besoins exprimés
Processus et ERPJanvier 2011
les besoins exprimés
A l’entreprise, pour laquelle il devient un document de référence
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins – processus
CompilationCompilationArbitragesArbitragesRéunion groupes Réunion groupes RéunionRéunion
Etude des Etude des besoinsbesoins
Pré étude Pré étude marché des marché des progicielsprogiciels
CadrageCadrage
• Présentation de la méthode
• Présentation périmètre• Présentation contraintes
• Fonctionnel• Technique
Processus et ERPJanvier 2011
CompilationCompilationArbitragesArbitragesComité PilotageComité Pilotage
Réunion groupes Réunion groupes de travailde travail
RéunionRéunioninitialisationinitialisation
Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie
Eléments cahiers des charges
Critères de choix des solutions
Ecarts par rapport aux objectifs et contraintes du projet
Attendus non solutionnables par solution informatique
=> Autres traitements
Cahier des charges
Grille d’évaluation progiciels personnalisée
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges
La rédaction du cahier des charges fonctionnel passe par une analyse approfondiedes processus métiers de l’entreprise, des contraintes et des besoins.
Sur certains projets, on a deux phases d’analyse :Une analyse générale qui définit les processus de gestion existants et qui décrit leséventuelles nouvelles fonctions et règles de gestion à mettre en place dans le cadre del'implémentation de l'ERP.
Une analyse plus détaillée qui, d'après les fonctions et principes de gestion retenus, vaplus loin en précisant les caractéristiques des données (libellé, format…), les contrôlesà mettre en place (sur montants, dates, ...),description précise des changements entrel'existant et la cible…
Tout dépend bien sûr du périmètre fonctionnel étudié : analyse des processus devente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des
Processus et ERPJanvier 2011
vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, descritères d’agrégation, des règles d’édition des factures, d’imputation et derestitution des données.
Cette phase d’analyse et de formalisation doit être faite en étroite collaborationavec des employés de l’entreprise cliente, dans le cadre d’une structure de projet.Des groupes de travail sont organisés entre consultants et employés de l’entreprisecliente pour travailler sur les processus métiers. La mise en place d’un ERP estsouvent l’occasion de redéfinir ou d’optimiser les processus de gestion existants. Leconsultant apporte aussi son expertise métier pour conseiller son client.
Lors de la bascule d’un logiciel maison vers un ERP ou d’un ERP vers un autre ERP,des correspondances entre zones de données doivent être trouvées. La définitiondes interfaces va permettre aux développeurs/ paramétreurs d’être opérationnelsrapidement. Ils sauront exactement le type de données et le format des données àtraiter ainsi que leur correspondance entre l’ancien et le nouveau système.
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ?
A quelles questions doit-il répondre?
Question Information nécessaire
Tel progiciel peut-il faire l’affaire ?
Question se traduisant en :
• Quelles fonctions doit offrir le progiciel ?
• Quelles données doit-il gérer ?
• Liste des fonctions à offrir, pondérées par un critère d’importance (grille de choix)
• Données à gérer, si elles sont spécifiques
•
Processus et ERPJanvier 2011
• Quelles données doit-il gérer ?
• Dans quel environnement technique doit-il être déployé ?
• Environnement technique (plate-forme si elle est imposée)
Peut-on déployer une solution pré-paramétrée ?
Cette question peut se traduire en « Quel est le secteur de l’entreprise, Qui utilisera telle fonction, et qui aura besoin de telle information, et à quel moment »
• Typologie d’entreprise (Production, administration…)
• Description de l’environnement (humain, organisationnel, externe à l’entreprise)
• Dans quelle mesure peut-on modifier l’organisation et les postes de travail ?
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? (suite)
A quelles questions doit-il répondre ?
Question Information nécessaire
Quelles sont les adaptations à réaliser ? • Liste des fonctions à offrir, pondéréespar un critère d’importance (grille dechoix)
• Données à gérer, si elles sontspécifiques
Processus et ERPJanvier 2011
• Données organisationnelles (pourparamétrage des workflows)
Quelles sont les interfaces à assurer ? Description de l’environnement logiciel
Description des événements pouvantengendrer un mouvement vers un autrelogiciel, et des entrées en provenanced’autres logiciels
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? (Fin)
A quelles questions doit-il répondre ?
Question Information nécessaire
Environnement technique Description de l’environnement matériel, logiciel et réseau
De quel support dispose-t-on dans l’entreprise pour accompagner le déploiement ?
Prérogatives et disponibilité des personnes susceptibles d’intervenir dans le projet (décideurs, gestionnaires,
Processus et ERPJanvier 2011
déploiement ? le projet (décideurs, gestionnaires, informaticiens…)
Des prestations annexes doivent-elles être assurées ?
Liste des prestations annexes (formation, fourniture du matériel, accompagnement du changement, infogérance…)
Quel prix ? Nombre d’utilisateurs / profil, délai de réaction requis en cas de problèmes, pénalités de retard prévues.
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation
Quelle est la finalité de la grille d’évaluation des progiciels :
Liste de questions que l’on se pose sur un progiciel, et de fonctionnalités que l ’onsouhaite couvrir
Cadre de réponse (fait partie intégrante du cahier des charges)
Un outil pour l’analyse des besoins
Un outil pour la comparaison des solutions
Processus d’utilisation d’une grille d’évaluation de progiciels :
Processus et ERPJanvier 2011
Partir de grilles d'évaluation standards :Elles couvrent la plupart des fonctionnalités potentielles (moins de risques d'oublis)
Elles posent les questions standards
Elles servent autant de check-list pour le client que pour le fournisseur
Personnaliser les grilles d’évaluation standards :Supprimer les sections et questions sans intérêt pour le projet courant
Rajouter les questions supplémentaires que l’on se pose
Intégrer les fonctionnalités requises absentes
Pondérer les fonctionnalités souhaitées
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation – exemple
Processus et ERPJanvier 2011 16
Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation synthèse - exemple
SELECTION FINALESELECTION FINALE
ENTREPRISE
ENTREPRISE
E-BUSINESS SUITE
R/3, mySAP
SOLUTION
2,9
Réputé en finance, et structure solide.
ORACLE
2,6
Fusion des 2 éditeurs en 2003. OPA d’ORACLE en cours.L’éditeur choisira la solution adaptée en fonction des contraintes de TREVES exprimées dans le cahier des charges.
PEOPLESOFT
PEOPLESOFT
SAP
EDITEUR
3,0
Leader, très présent dans le secteur automobile. Couvre bien la finance et aussi le périmètre 2 (achats, production, planning)
NOTE FINALECOMMENTAIRE
ENTREPRISE
ENTREPRISE
E-BUSINESS SUITE
R/3, mySAP
SOLUTION
2,9
Réputé en finance, et structure solide.
ORACLE
2,6
Fusion des 2 éditeurs en 2003. OPA d’ORACLE en cours.L’éditeur choisira la solution adaptée en fonction des contraintes de TREVES exprimées dans le cahier des charges.
PEOPLESOFT
PEOPLESOFT
SAP
EDITEUR
3,0
Leader, très présent dans le secteur automobile. Couvre bien la finance et aussi le périmètre 2 (achats, production, planning)
NOTE FINALECOMMENTAIRE
ED
ITE
UR
S R
ET
EN
US
E
DIT
EU
RS
RE
TE
NU
S
0
1
2
3PERENNITE
INTERNATIONAL
SUPPORTFONCTIONS
TECHNIQUE
0
1
2
3PERENNITE
INTERNATIONAL
SUPPORTFONCTIONS
TECHNIQUE
0
1
2
3PERENNITE
INTERNATIONAL
SUPPORTFONCTIONS
TECHNIQUE
1
2
3PERENNITE
INTERNATIONALTECHNIQUE
Commentaire Indicateur Commentaire IndicateurCoût licences (CT) Coût / user plus faible (NB
: Seul SAP propose cette solution)
☺☺☺☺
Coût / user équivalent qqs taille du site ����
MeO Plus simple mais vraisemblablement différente de la solution Core. Phases de conception générale et détaillée, puis réalisation…
☺☺☺☺
Capitalisation avec fit gap analysis (puis uniquement phase de conception détaillée et réalisation …) ☺☺☺☺
d'où une durée projet Moindre car outil plus simple
☺☺☺☺
Plus faible que pour la version avec des MeO plus complexes (gros sites) mais plus importante que ERP Light
����
Consolidation ?? Apparemment des outils pour l'interfaçage des 2 solutions (véritable retour d'expérience?)
����
Simplifié
☺☺☺☺
Interfaces Nouvelles interfaces nécessaires ����
Modification des interfaces développées pour la version Core
☺☺☺☺
Formation utilisateurs Nécessité de prévoir d'autres formations +
Capitalisation avec les personnes formées sur le
ERP "Light" MeO "Light" de l'ERP Core Model
Org
anis
atio
n à
date
E1 S1
E2
E3
E4
S2
S3
S4
C1
C2
C3
Processus et ERPJanvier 2011
ENTREPRISEONE (ex-JDE)
des charges.
2,6
PEOPLESOFT ENTREPRISEONE (ex-JDE)
des charges.
2,6
PEOPLESOFT 0
1 INTERNATIONAL
SUPPORTFONCTIONS
TECHNIQUE
Comparaison des applications
0
1
2
3
4
5Ergonomie
Evolutivité
Performance
Volumétrie
Temps de réponse
Reporting
CDG - Thème 1
CDG - Thème 2
CDG - Thème 3
CDG - Thème 4
Application 1
Application 2
d'autres formations + constitution des docs utilisateurs
����personnes formées sur le Core et les manuels déjà réalisés
☺☺☺☺
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E4 S4
Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Réunions d’étude des besoins
Réunion d’initialisation (Kick off) :Public : tous les membres des groupes de travail
Objectifs :Exposer les acquis du projet (objectif, périmètre…)
Exposer la méthode et les formalismes utilisés
Réunions de recueil des besoins (Workshops – ateliers) :Préparation :Etat de l’art connu
Grille d'évaluation standard pré-travaillée
Documents sur l’existant étudiés
Processus et ERPJanvier 2011
Documents sur l’existant étudiés
Matériel : tableau blanc, Rétroprojecteur, paperboard, bronw paper…
1ère réunion : déroulement en expression « libre » :Attendus collectifs et individuels, pondérés
Ecarts des attendus / objectifs du projet
Description de l’existant
Traits des fonctions futures
Expression des craintes ou animosités vis à vis du projet
Méthode : laisser parler, tout le monde
Réunions suivantes : déroulement dirigéLister les fonctions attendues, pondérées
Utiliser l’état de l ’art (Ex : Voulez-vous une GP de type MRP II ?)
Utiliser la grille d'évaluation
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges – Niveau de lecture
Pour les gros projets :2 niveaux de lecture
pour les 2 types de lecteurs :
Un niveau synthétique, pour les décideurs (15 pages maxi)
Un niveau détaillé, sous forme d’annexes spécialisées, pour lesopérationnels
Processus et ERPJanvier 2011 19
Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges fonctionnel
Présentation de l’entreprise
Objectifs et périmètre du projet
Description de l’organisation et des acteurs
Description du système d’information
Description des processus
Description des fonctions et règles de gestionPour chaque catégorie fonctionnelle :
Processus et ERPJanvier 2011
Pour chaque catégorie fonctionnelle :Synoptique des fonctions attendues
Détail des fonctions attendues
Description des interfaces
Volumétries fonctionnelles
Localisation des utilisateurs
Contraintes de performances
Reprise des données
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges technique
Architecture technique et contraintes techniques :
Réseaux
Matériels
Systèmes d’exploitation
Base de données
Annuaire
Portail
EAI
Messagerie
Sécurité
Rapports
Processus et ERPJanvier 2011
Rapports
ExploitationMonitoring
Ordonnancement
Sauvegardes
PerformancesTemps de réponse
Disponibilité
Scalabilité
Interfaces
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges technique - Interfaces
Donner la liste des applications du système d’information avec lesquelles leprogiciel devra s’interfacer, avec, pour chacunes d’elles :
Le sens d’échange
Les données à échanger
La fréquence de l’échange (temps réel, quotidien, hebdomadaire…)
Le type d’interface (fichier, web service…)
Processus et ERPJanvier 2011
Le type d’interface (fichier, web service…)
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges projet
Périmètre projetPlanning
Périmètre géographique et entités concernées
Prestations attendues
Prestations optionnelles
Organisation, responsabilitésLes activitésDirection de projet
Fonctionnel
Technique
Conduite du changement
Processus et ERPJanvier 2011
Conduite du changement
Structure et rôles des équipes du client
Structure et rôles des équipes du fournisseur
Instances projet
Attentes en termes de pilotage et de suiviLes indicateurs de suivi
Cadre méthodologique, découpage en phasesMéthode de mise en œuvre
Les phases du projet
Plan d’Assurance Qualité
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges fonctionnel- Recommandations
Ne pas chercher à détailler les fonctions “ standards ”
Détailler les spécificités
Ne pas occulter les problèmes
Ne pas tout exiger (démarche et contenu adapté au contexte de l’entreprise :taille, budget, maturité…)
Processus et ERPJanvier 2011
Détailler l’environnement logiciel
Ne pas négliger les prestations annexes
Le faire valider !
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ?
La description de l’existant est nécessaire quelque soit la démarcheadoptée (Définition préliminaire des processus avant choix de l’ERPou Choisir un ERP et adapter les processus)
La description de l’existant « AS IS » concerne :Organisation
Processus métiers
Système d’information
Processus et ERPJanvier 2011
La description de l’existant permet :de fournir des éléments en entrée nécessaire à la description desprocessus cibles (réponse à la question « comment cela se passeaujourd’hui »)
de mesurer les impacts sur le système d’information existant(interfaces, évolutions à mettre en œuvre dans les SI)
de mesurer l’écart avec la cible et de mettre en œuvre les mesures deconduite de changement adaptées
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte
Le budget nécessaire à l’implémentation d’un ERP dépend du nombre futurd’utilisateurs du progiciel et du nombre de modules à implémenter.
Lister les différents postes de coûts sans en oublier :
Le coût des infrastructures et du matériel (serveurs dans le cas du choix d’unearchitecture client/serveur, salle climatisée pour les serveurs, …)
Le coût des licences du progiciel : bien identifier le nombre d’utilisateurs finaux et lesmodules utilisés
Processus et ERPJanvier 2011
Le coût des ressources humaines extérieures (sous-traitance) : combien / duréeMOE : consultants ERP (fonctionnels / techniques)
MOA : consultants AMOA (pilotage, fonctionnels, gestion du changement)
Le coût des ressources humaines internes : des employés en interne devront seconsacrer au projet à temps partiel ou à temps plein selon l’organisation projet, ce quireprésente un coût.
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Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Comment budgéter un projet ERP ? – budgéter chaque phase du projet
Etablir votre budget détaillé en découpant préalablement le projet ERP en phaseset en budgétant chaque phase du projet :
Etudes préalables et/ou cahier des charges
Préparation au lancement (construction équipe projet, formation, logistique…)
conception détaillée (formalisation des processus, des besoins, des données manipulés,des règles de gestion, description des interfaces)
Réalisation des développements/paramétrages/tests
Préparation de la mise en production (recette, formation des utilisateurs finaux « endusers », bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte desdonnées)
Processus et ERPJanvier 2011
users », bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte desdonnées)
Mise en production (support utilisateur…)
Pour chaque phase, demandez-vous :
Combien de jours et de personnes seront nécessaires pour cette phase ?
De quelles ressources vais-je avoir besoin au cours de cette phase : ressourcesinternes, externes, ressources matérielles, infrastructures …
Après la bascule et la formation des utilisateurs finaux, il faut prévoir les coûts demaintenance du progiciel et des montées de version.
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Phase 2 - Consultation Quels sont les choix à réaliser ?
Pour les projets du type ERP, la consultation porte généralement sur 2 volets
Choix d’un progiciel
Intégration du progiciel (volet complexe) :
Paramétrage
Adaptation
Processus et ERPJanvier 2011
Gestion du changement
Formation
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Phase 2 - Consultation Processus et soumissionnaires
Le processus de consultation (consultation restreinte, appel d’offres) est le suivant:1.Détermination des sociétés aptes à concourir
2.Transmission aux sociétés du cahier des charges
3.Réponse aux demandes d’informations complémentaires
4.Réception des offres
5.Négociations, sélection de(s) l’offre la plus intéressante
6.Démonstration
7.Contractualisation
Processus et ERPJanvier 2011
Détermination des sociétés aptes à concourir :Chez les grands comptes, il s’agit des sociétés référencées par les services achatset/ou préconisées par la DSI.
Editeurs
Appel à candidature (appel d’offres)
Presse, bouche à oreille, salons, Web
Information des soumissionnaires :Entretien préalable indispensable
Entretien téléphonique ou réunion d’information
Remise du cahier des charges
Informations ultérieures
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Phase 2 - Consultation Grille d ’évaluation des offres
Cadre d’analyse des propositions recueillies lors de la consultation
Permet de situer globalement l’importance des critères (techniques, fonctionnels…)
A mettre au point dès l’étude des besoins
Penser à tous les aspects (méthodes, cv des intervenants…)
Exemple de grille d’évaluation :
Notes descandidat
Processus et ERPJanvier 2011
CRITERE DE SELECTION DES CANDIDATS Poids X Y ZCompréhension du projet 10
appréciation des objectifs et enjeux 4
compréhension et analyse du Cahier des Charges
compréhension du domaine a 1
compréhension du domaine b 2
Présentation de l'offre 20
clarté, précision et présentation de la réponse 4
conformité de l'offre aux exigences
appréciation des contraintes techniques, volumétrie 2
30
Phase 2 - Consultation Analyse et comparaison des offres
Nécessité de produire un dossier de choix
Facilité par :le plan imposé pour les réponses des candidats
la grille d'évaluation
Ne pas se limiter à l’examen des propositions écrites:Démonstration, maquettes, prototypage et tests
Visites de sites
Processus et ERPJanvier 2011
Visites de sites
Privilégier l’analyse de la couverture des processus à celle de la couverture desfonctions individuelles
S’assurer de la mise en œuvre du progiciel dans une entreprise similaire
Appel des références des candidats
31
Phase 2 - Consultation Dossier de choix
Public : comité de pilotage
Objectif : justifier du choix et de la méthode
Contenu :
Rappel du projet (objectifs…)
Exposé de la méthodologie de comparaison
Processus et ERPJanvier 2011
Exposé de la méthodologie de comparaison
Présentation synthétique des offres reçues
Comparaison multicritères (grille d’évaluation)
Synthèse
32
Phase 2 - Consultation Contractualisation
Restriction de sélection des offres :Conserver 2 ou 3 candidats en « short-list »
Tests et évaluations concertées des solutions
Choix de l’offre finale
Contractualisation :On ne reste en position de force que si on a le choix : conserver des candidats enconcurrence jusqu’à signature
Processus et ERPJanvier 2011
concurrence jusqu’à signature
Définir précisément les prestations
Organiser la réception dans le contrat
Un bon contrat est un contrat équilibré
Se faire assister par un juriste ou un acheteur ou un cabinet de conseil
33
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvrePrésentation de la méthode ASAP
Processus et ERPJanvier 2011 34© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvreDescription des cinq phases de la méthode ASAP
Préparation
Processus et ERPJanvier 2011 35© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Les principaux livrables méthode ASAP
Processus et ERPJanvier 2011 36© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase préparation
Processus et ERPJanvier 2011 37© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase conception (« blue print »)
Processus et ERPJanvier 2011 38© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)
Processus et ERPJanvier 2011 39© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase réalisation
Processus et ERPJanvier 2011 40© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase préparation à la production
Processus et ERPJanvier 2011 41© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase mise en production
Processus et ERPJanvier 2011 42© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Pilotage du projet
Processus et ERPJanvier 2011 43© SAP
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Organisation du projet
Project Office
Comité de DirectionSponsors ClientSponsor Intégrateur
Direction de projetDirecteur projet ClientBusiness Owners Pilote opérationnel ClientDirecteur projet Intégrateur
Intégration fonctionnelle Coordinateur fonctionnel Client
Domaine technique Responsable technique Client
Conduite du changement, FormationResponsable ClientResponsable Intégrateur
Processus et ERPJanvier 2011
Développement
Responsable développementsDéveloppeurs legacy
Experts IT ClientResponsable développementDéveloppeurs Intégrateur
Coordinateur fonctionnel ClientCoordinateur fonctionnel Intégrateur
Architecture, technologie,supportResponsable technique Client
Consultant Architecture / AdministrrationIntégrateur
Domaine Vente
Process OwnersKey users
Experts IT Client
Consultant fonctionnel/ERP Intégrateur
DomaineAchats
Process OwnersKey users
Experts IT Client
Consultant fonctionnel /ERPIntégrateur
Responsable technique ClientResponsable technique Intégrateur
DomaineComptabilité
Process OwnersKey users
Experts IT Client
Consultant fonctionnel /ERPIntégrateur
DomaineControlling
Process OwnersKey users
Experts IT Client
Consultant fonctionnel /ERPIntégrateur
44
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Définition acteurs client
UserLe user est l’utilisateur final de la solution concernée
� Formé à l’utilisation du système� Connaît les procédures (contacter le key user…)
Key userLe key user est un utilisateur « expert » de la solution
� Premier niveau de support� Enregistre les incidents et demandes de changement� Responsable de la cohérence des master data� Teste et valide les modifications de système� Participe aux comités métiers en fonction de l’OJ
Acteur En projet En production
Processus et ERPJanvier 2011
� Participe aux comités métiers en fonction de l’OJ
Processowner
Le process owner est le garant d’un processus métier
� Définit et ajuste les processus métiers� Arbitre les demandes de changement� Gère les escalades� Membre du comité métier
Businessowner
Le business owner pilote son entité métier
� Arbitre les demandes de changement majeures� Membre du comité stratégique et comité de pilotage� Garantit la disponibilité des KU et PO
Expert ITapplicatif
L’expert applicatif est l’acteur DSI responsable du suivi des processus de son domaine métier
� Pilote les processus de gestion des incidents� Pilote le processus de gestion des problèmes� Initialise le suivi des demandes de changement� Membre du comité métier
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La mise en œuvre d’un ERP Les instances de pilotageLe Comité de Direction CODIR
Membres:Client: Business Owners, Directeur projet, Membres Direction
Intégrateur (facultatif): Directeur projet, responsable BU
Fréquence : trimestriel
Le Comité de pilotage COPIL
Membres:Client: Business Owners, Directeur projet, Pilote opérationnel
Intégrateur: Directeur projet, Responsable commerciale, responsable BU
Fréquence : mensuel
Le Comité de Projet COPROJ
Membres:Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Business Owners, Process Owners, Coordinateurfonctionnel, (facultatif: chaque responsable de sous projet)
Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique,
Processus et ERPJanvier 2011
Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique,responsable des développements)
Fréquence : Hebdomadaire
Le Comité Fonctionnel COFONC
Membres:Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sousprojet
Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous projet
Fréquence : Hebdomadaire
Le Comité technique COTECH
Membres:Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Responsable technique, Responsable développements,Coordinateur fonctionnel
Intégrateur: Directeur projet, coordinateur technique, responsable des développements,Coordinateur fonctionnel
Fréquence : Hebdomadaire
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La mise en œuvre d’un ERP Les environnements de projets
Reprise de données
Formation référence
Serveur PE
PRODUCTIONBAC A SABLE
DB1
Développement Qualité Production
ER
P
PARAM & DEV => REF
TESTS UNITAIRES
Tests validation et intégration
Recette métier
Serveur QEServeur DE
Développements
Paramétrages
Développements
Paramétrages
Processus et ERPJanvier 2011
Formation référence
Serveur QBR Serveur PB PRODUCTION
Serveur QBI
BI PARAM & TESTS
UNITAIRES
Recette métierServeur DB
Formation
Tests validation et intégration
Formation bac à sable
BAC A SABLE
Serveur BF
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La mise en œuvre d’un ERP Risques projet : causes d’écueil
Dispersion fonctionnelle :ne pas tout vouloir implanter en même temps
se garder de trop élargir le périmètre du projet
Direction non suffisamment impliquée
Direction / gestion de projet défaillante
Processus et ERPJanvier 2011
Changement des acteurs clés du projet
Equipes indisponibles
Analyses et maquettages insuffisamment validés
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La mise en œuvre d’un ERP Statistiques sur échecs projets ERP
Etude baptisée "The Chaos Report« du Standish Group, menée auprès de 400entreprises américaines de toutes tailles en... 1995 :Le dépassement moyen par rapport au budget est de 178 %
Le dépassement moyen par rapport au planning est de 230 %
51 % des fonctionnalités initialement prévues sont inutilisables
35% des projets sont abandonnés
Etude de Robbins-Gioia en 2001, menée auprès de 232 organisations de divershorizons :
Processus et ERPJanvier 2011
Etude de Robbins-Gioia en 2001, menée auprès de 232 organisations de divershorizons :51 % des répondants considèrent leur installation d'ERP comme insatisfaisante
Livre blanc de Richard G.Lingus en 2004, Président du Rockford Consulting Group :Le retour sur investissement ne correspond pas à ce qu'on attendait
Allongement des délais d'implémentation et les dépassements de budget
Ralentissement de l'activité de l'entreprise, qui peut mener à des arrêts de productionet des retards de livraison.
Sources : ERP infos du 5/11/05
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La mise en œuvre d’un ERP Maîtrise des coûts
Gestion de projet rigoureuse :S’assurer de l ’expérience du chef de projet MOA et MOE
Faire une analyse de risques régulière
Minimiser les développements spécifiques
Minimiser les interfaces
Processus et ERPJanvier 2011
Négocier ses contrats logiciels et d’intégration
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La mise en œuvre d’un ERP Facteurs clés de succès d’un projet ERP
Savoir ce que l’on veut
Impliquer la direction (comité directeur)
Composer une équipe projet légitime et impliquée
Choisir un ERP adapté
Processus et ERPJanvier 2011
Choisir un ou des partenaires compétents
Piloter le projet
Gestion du changement adaptée :Communication
Formation
Support
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