eproc strategic procurement · supplier - quick reference preferences´(préférences) vous permet...

ePROC strategic procurement

Guide d’utilisation pour les fournisseurs

Version 3.8

Supplier - Quick Reference

2

1 Présentation générale de ePROC

2 Comment s’inscrire dans ePROC

4 Comment effectuer les tâches principales

3 Première connexion

5 Contact et Aide


3





5 Contact et Aide

4

Présentation générale de ePROC


ePROC est un espace partagé ouvert aux acheteurs et aux fournisseurs pour procéder aux différentes étapes

d’un Appel d’Offres (AO), depuis l’identification des fournisseurs potentiels jusqu’à leur sélection. Des données

peuvent être échangées entre les parties via Internet, de manière sécurisée, structurée et contrôlée.

MANAGEMENT RFxE-AUCTION

EVALUATION DES FOURNISSEURSDEPENSES

Analyse & Visibilité (Opérationnel)

GESTION DES CONTRATSCommercial

GESTION DES ACTIVITESD’ACHAT


5





5 Contact et Aide

6

Comment s’inscrire dans ePROC : Page d’inscription


Adresse URL : https://eprocstrategic.airbus-group.com

Pour contacter le Service Desk

Cliquez sur

“Inscription comme nouveau

fournisseur”

pour accéder au formulaire

d’inscription

7

Conseils pour une inscription réussie


Les champs marqués d’une astérisque

* sont obligatoires

Cliquez sur la flèche pour faire dérouler

la liste et sélectionner une des options

Cliquez sur pour accéder à des

explications

8

Première partie : Informations liées à l’Organisation Fournisseur


Cette partie concerne les informations sur votre société (société = un nom, une adresse)

Nom légal du fournisseur : tel qu’il figure dans le RCS

en majuscules, sans caractères spéciaux ni accents

Numéro d’Enregistrement de la Société :

Pour les sociétés européennes, il s’agit du code TVA.

Pour tous les autres pays, il s’agit du code fiscal ; s’il n’existe pas de

code fiscal dans votre pays, entrez le code normalement utilisé.

N° de téléphone principal / N° de télécopie principal :

Utilisez le n° de tél. international commençant par 00, sans

espaces ni caractères spéciaux

SIRET : Pour les sociétés françaises (14 chiffres)

Région / Département : Obligatoire si la société est implantée aux

Etats-Unis ou au Canada

Rue / Ville : Pas de caractères spéciaux (pas d’accents, pas de β, ñ ...)

9

Deuxième partie : Informations sur l’Utilisateur Fournisseur


Cette partie concerne vos informations personnelles

ID Utilisateur/Adresse e-mail :

Pas de “/” ni de caractères spéciaux.

Cette adresse e-mail DOIT être valide : elle constituera votre logon pour vous

connecter à ePROC, et sera également utilisée pour vous transmettre les avis

d’Appels d’Offres.

NOM Prénom :

Dans cet ordre, majuscules pour le NOM

Numéro de téléphone / Numéro de télécopie :

Utilisez le n°de tél. international commençant par 00, sans espaces ni

caractères spéciaux

Fonction :

Sélectionnez la fonction la plus proche de la vôtre

BU Code:

Ce code vous a été communiqué par l’acheteur dans la lettre d’invitation.Paramètres régionaux :

Langue que vous souhaitez utiliser dans ePROC

10

Troisième partie : Questionnaire de profil


Cette partie concerne les informations générales et environnementales

Cliquez sur le triangle pour afficher le

contenu de la section

Si nécessaire, cliquez sur le triangle pour

cacher le contenu de la section

11

Troisième partie : Questionnaire de profil


Cette partie concerne les informations générales et environnementales

Ici vous pouvez

sélectionner l’acceptation

des GTC

Vous pouvez sélectionner

une ou plusieurs cases


12

Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (1/2)

Lorsque vous cliquez sur OK, un message d’erreur peut s’afficher si vous avez omis certaines informations. Votre

inscription ne peut pas être traitée si vous ne renseignez pas la totalité des champs obligatoires.

Un message ‘Warning’ s’affiche en haut de

l’écran, vous signalant les informations

manquantes

Les champs obligatoires qui ne sont pas

renseignés sont indiqués par une astérisque

sur fond rouge

Après avoir renseigné tous les champs

obligatoires, cliquez sur OK

Complétez les informations requises dans les

champs laissés vides


13

Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (2/2)

Dans ce cas, utilisez le lien “ID utilisateur ou mot de passe

oublié” pour récupérer vos informations de connexion

Lorsque vous cliquez sur OK, le système peut vous signaler que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. S’il existe un

compte à votre nom pour lequel vous avez oublié votre ID Utilisateur ou de votre mot de passe, veuillez utiliser le

lien “Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié” sur la page de connexion.

Message indiquant que l’ID Utilisateur est déjà

utilisé. Dans ce cas, votre ID Utilisateur existe

et reste valide.

14

Conseils importants


– Evitez les redondances dans ePROC : une seule organisation peut être créée pour chaque site (entité légale / site

contractuel) de la société. Il peut exister plusieurs contacts associés à cette organisation. Si vous souhaitez créer un

deuxième contact pour la même société, procédez à une deuxième inscription et l’Equipe Administration fera le lien

entre le nouveau contact et l’organisation inscrite. Ceci permet d’assurer que les acheteurs Airbus sélectionnent

toujours le compte fournisseur approprié pour l’AO.

– Les données que vous avez fournies pour votre compte peuvent être utilisées au cours de l’AO. Vous êtes

responsable de la qualité de ces données. Veillez à les mettre à jour si nécessaire.

– Votre inscription doit être validée par l’équipe administration d’ePROC. Une fois validée, vous recevrez un e-mail de

confirmation de votre inscription ainsi qu’un lien qui vous permettra de personnaliser votre mot de passe dans

ePROC.

– Vérifiez que les e-mails d’ePROC ([email protected] et [email protected]) sont acceptés par votre serveur de

messagerie.

mailto:[email protected]



15





5 Contact et Aide

16

Première connexion : Personnalisez votre mot de passe


Dès que l’équipe Administration d’ePROC aura approuvé

votre inscription, vous recevrez ce type d’e-mail.

Cliquez sur le lien

Créez un mot de passe

Sélectionnez une question secrète et

une réponse secrète (et ne l’oubliez

pas !)

Cliquez sur OK


17

Première connexion : Acceptation des Conditions Générales

En bas de page, sélectionnez “J’accepte

les termes et conditions de cet accord”,

et cliquez sur “OK”

Ce document décrit les Conditions Générales (GTC - General Terms and Conditions )

d’accès et d’utilisation de la solution stratégique d’achat “ePROC”.

Une fois acceptées, ces conditions sont toujours accessibles en bas de page via le

lien “Conditions d’utilisation Participants”.

18

Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 1/3


Vous pouvez éditer la première partie: Informations relatives à votre profil

19



Pour demander une mise à jour des informations concernant votre organisation, veuillez vous référer à la

partie « Pour votre information » dans le questionnaire de profil.

Vous ne pouvez pas éditer la deuxième partie: Informations relatives à votre organisation

Vous pouvez actualiser votre profil à tout moment en sélectionnant “Préférences”

20



Vous pouvez éditer la troisième partie

Les données de la troisième partie, “Questionnaire de profil”

sont facilement actualisables.

Assurez-vous que vos données sont toujours à jour.


21





5 Contact et Aide

22

Comment consulter l’événement (1/2)Supplier - Quick Reference

“Preferences” (Préférences) vous permet de :

• Modifier votre mot de passe et votre question secrète

• Actualiser votre profil (Informations de contact et

Questionnaire de Profil)

• Redéfinir votre paramétrage (langue et devise par défaut)

Une fois connecté(e), la page "Events List“ (Liste des événements)

s’affiche automatiquement. Elle contient une liste de tous les Appels

d’Offres auxquels vous êtes invité(e) à participer. Les AO sont classés par

“Statut”.

Le message de bienvenue vous rappelle que

l’utilisation d’ePROC est strictement soumise aux

Conditions Générales que vous avez déjà acceptées

en tant qu’Utilisateur Désigné de la Société. Les

Conditions Générales sont accessibles via le lien

“Participant Terms” (Conditions de participation)

figurant au bas de cette page.

Cliquez sur le nom de

l’événement pour accéder

à son contenu.

23

Comment consulter l’événement (2/2)Supplier - Quick Reference

Accès direct aux

événements

Téléchargez le contenu vers une feuille Excel.

Téléchargez toutes les pièces jointes en une seule fois.

Informations principales sur l’événement : Acheteur, date

de publication, échéance …

Consultez la liste de toutes

les étapes à suivre pour

répondre à l’AO

24

Comment accepter l’Accord


En cliquant sur [Decline to

respond] (Décliner de répondre),

vous informez l’acheteur que vous

ne participerez pas à l’événement.

Consultation et Acceptation de l’Accord : L’acceptation de l’Accord est obligatoire pour chaque AO avant de sélectionner les lots et de

soumettre des offres. L’accord relatif à la soumission d’une offre sera identique pour tous les AO publiés sur ePROC.

Sélectionnez “I accept the terms of this

agreement” (J’accepte les termes de cet

accord) pour pouvoir soumettre vos

réponses et vos offres.

25

Comment sélectionner les lots


Cochez la case pour sélectionner les lots ou les line

items auxquels vous souhaitez participer.

Cliquez sur [Submit Selected Lots] (Soumettre les

lots sélectionnés)

26

Comment soumettre une réponse


Pour compléter votre réponse,

renseignez tous les champs vides.

Les champs obligatoires sont

indiqués par une astérisque (*).

En cliquant sur le lien ‘’Attach a file’’

(Joindre un fichier), attachez les

pièces jointes à votre réponse.

Après avoir complété votre réponse,

cliquez sur “Submit entire

response“ (Soumettre la réponse

complète) pour la soumettre à Airbus.

Vous pouvez sauvegarder

(bouton ‘’Save’’) votre offre

avant de soumettre votre

réponse.

Les erreurs sont indiquées en

rouge.

27

Comment transmettre un message (1/2)


Vous pouvez transmettre un message à l’équipe projet.

Si nécessaire, l’acheteur peut répondre publiquement à votre message (la totalité de l’équipe et tous les fournisseurs le

reçoivent) afin d’assurer que toutes les parties prenantes bénéficient du même niveau d’information.

Suivez le lien Event messages pour :

- consulter tous les messages reçus

- transmettre de nouveaux messages

- répondre aux questions

En cliquant sur le bouton [Compose Message] (Rédiger un message),

vous pouvez transmettre de nouveaux messages à l’ensemble de l’équipe

projet.

28

Comment transmettre un message (2/2)


Le tableau des messages affiche tous les messages associés à l’événement :

• de System - invitation à l’événement, modification des délais …

• du Event Owner - informations transmises par l’acheteur et son équipe MFT

• de vous-même - questions transmises à l’équipe Airbus.

Vous pouvez trier les messages associés à

l’événement en cliquant sur le nom de la

colonne.

Le menu des options vous permet de :

- Filtrer les messages associés aux événements par

expéditeur

- Exporter les messages vers Excel

29

Comment charger un document


30

Lorsque le statut est ouvert, le fournisseur peut modifier une réponse


31


Mettre à jour un fichier (1/3)

32



33



34


La réponse est modifiée, un bandeau vert s’affiche

35

La modification de réponse n’est plus possible lorsque le statut est en

“Pending Selection”


36


Lorsque le statut est réouvert, la modification est possible à nouveau


37





5 Contact et Aide

38

Contact et Aide


Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié ?

Cliquez sur le lien

approprié

Contact

Pour plus d’informations, contactez le service desk, joignable 24 heures/24 et 7 jours/7

- par e-mail : [email protected]

- par téléphone : 00 33 1 57 32 48 95


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Documents