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Gestion automatisée des Gestion automatisée des documents par RFIDdocuments par RFID

Pour les transactions dans les bibliothèques publiques

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IntroductionIntroduction

RFID : comment cela marche ?La gestion automatisée des documents

appliquée aux bibliothèques publiquesMise en œuvre d’une gestion automatisée

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RFID : comment cela marche ?RFID : comment cela marche ?

RFID = Radio Fréquence Identification Digitale Une puce électronique dans laquelle on va

injecter des données, couplée avec une antenne radio (qui peut être amplifiée par un « booster »)

Une platine (ou un portique de détection) qui peut détecter les informations de la puce, couplée à un logiciel de gestion de stock (qui peut être un SIGB)

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Le cahier des charges : Le cahier des charges : objectifs du projetobjectifs du projet

améliorer le service rendu au public en diminuant les temps d’attente aux banques de prêt

optimiser le temps de travail du personnel et, en conséquence, automatiser, rationaliser et simplifier toutes les procédures de reclassement ou de récolement des collections ainsi que les procédures de prêt aux individuels ou entre les bibliothèques du réseau, afin d’être plus disponible pour répondre aux demandes du public.

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La fourniture d’un matériel de La fourniture d’un matériel de gestion automatisée des gestion automatisée des documentsdocuments Progiciel d’automatisation des transactions des

documents Automates de prêt (sans les retours) Fournitures de 3 types d’étiquettes (imprimés, CD

ou DVD, « boosters ») Matériel de lecture des étiquettes (« platines » et

lecteurs d’inventaires pour reclassement des doc.) Formation des utilisateurs Portiques antivol (comptage ou non des usagers)

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Normalisation des étiquettes Normalisation des étiquettes

Les étiquettes sont composées d’une puce et d’une antenne radiofréquence

Elles répondent à la norme ISO 18000-3Elles répondent également à la

recommandation entre les fournisseurs pour la gestion de l’antivol (avril 2006)

Elles peuvent être lues par les principaux fournisseurs du marché

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Dialogue entre SIGB et Dialogue entre SIGB et progiciel de gestion progiciel de gestion automatiséeautomatiséeS’assurer que l’éditeur du progiciel SIGB

a développé une interface avec le fournisseur du RFID

Comment sont gérer les messages concernant les réservations? Les renouvellements d’adhésion ? Les amendes pour retard ?…

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Comment associer le personnelComment associer le personnel

Démonstration du système RFIDDémonstration d’autres systèmes antivol

(électromagnétique)Visites de bibliothèques déjà équipées

(Rennes, …), si possible du même SIGBOrganisation de la banque de prêt

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Comment emporter la décision Comment emporter la décision politiquepolitiqueCoût reste supérieur aux systèmes

« classiques »En associant la médecine du travail et en

portant la réflexion sur les problèmes squeletto-musculaires des agents qui portent les livres (1 kg/livre en moyenne)

en organisant une démonstration pour le Comité Hygiène et Sécurité

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Impact sur le service publicImpact sur le service public

La transaction effectue le prêt et la désactivation de l’antivol dans le même temps (2 fois plus vite qu’un système électromagnétique)

L’automate de prêt permet une transaction encore plus rapide et délivre un ticket qui récapitule l’ensemble des prêts de l‘adhérent et les dates de retour

Aspect ludique de l’utilisation de l’automate pour les enfants et transaction très rapide pour les adultes

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Calendrier de mise en œuvre 1Calendrier de mise en œuvre 1

Rédaction des pièces du MAPA (2 à 4 semaines)

Temps de publicité (4 semaines) Dépouillement des offres et négociation (4

à 6 semaines)Notification (4 semaines)Le système peut-être subventionné dans le

cadre de la DGD 2ème part (mobilier)

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Calendrier de mise en œuvre 2Calendrier de mise en œuvre 2

Temps de formation des équipes et prise en main du logiciel d’encodage (2 jours)

Temps d’encodage (1 500 doc. par jour et par équipe de 2 personnes)

Installation des platines et des portiques (3 jours)

Dialogue avec l’éditeur du SIGB (…)Période de prise en main et tests des

platines et des documents (4 à 5 j.)

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Objectifs 2007Objectifs 2007

Systématiser l’utilisation des automates de prêt pour le public

Diminuer le nombre de personnes à l’accueil (4 à 1) seulement chargées des inscriptions, des réservations et des « dysfonctionnements »

Mettre en œuvre le lecteur d’inventaires pour le reclassement

Equiper les deux annexes (13 000 documents)