dynamiser les réseaux documentaires les outils du partage documentaire en réseau

Dynamiser les réseaux documentaires

Les outils du partage documentaire en réseau

| Groupement d’intérêt public Bretagne environnement

SOMMAIRE

Fonctions variées et interopérabilité

1 – Gestion documentaire : de la production au réseau

2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs

Zotero et PMB

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des étudesConstats, enjeux et objectifs


21/01/2014

1 – Gestion documentaire : de la production au réseau

Fonctions variées et interopérabilité

| Groupement d’intérêt public Bretagne environnement 4

Notices bibliographiques

Catalogues

Références bibliographiques

Bibliographies

Les objectifs

1 – Gestion documentaire : des fonctions variées

Gestion de références bibliographiques

Documentation

Les « produits documentaires »

Identifier Identifier Décrire le contenu Localiser


21/01/2014


La structuration de l’information

1 – Gestion documentaire : des fonctions variées

Gestion de références bibliographiques

Différents types de classement :• Chronologique• Alphabétique• Thématique

Recherche simple

Documentation

Structure relationnelle Indexation thématique fine

Recherche avancée et multi-critèresNavigation hypertexte


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Parler la même langue … bibliographique

UniMarc+

ISBD+

AFNOR Z44-050+

Z39.50=

Intégration de notices

PRINCIPE

FORMAT INFORMATIQUE+

FORMAT BIBLIOGRAPHIQUE+

NORME/STANDARD+

PROTOCOLE=

INTEROPÉRABILITÉ

1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire

XML+

Dublin Core (DC)+

ISO 15836+

Moissonage OAI-PMH

=Récolte de notices


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Parler la même langue … bibliographique

1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire

A retenir :

Formats et protocoles standards permettent le partage en réseau

Ils sont pris en charge par les logiciels documentaires

Important -> bien définir ses besoins au départ pour choisir l’outil le plus adéquat : gestion interne ET travail en réseau


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2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs

• Zotero : module de gestion de références bibliographiques

• PMB : SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque)


Zotero : Un petit outil pleins de ressources

De quoi s’agit-il ?• Module complémentaire du navigateur Mozilla Firefox (également

compatible Safari et Chrome) ou en version « standalone » (programme indépendant)

A quoi sert-il?• Enregistrer et ordonner des références• Partager des références en réseau• Citer des références

Par exemple …• Au démarrage d’une étude : constituer d’une bibliographie• Au fil d’une veille : mettre de côté des références

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifsLes outils du partage documentaire en réseau

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Zotero : Un module intégré au navigateur



Zotero : Trois volets de travail


21/01/2014


Zotero : Ajouter une référence

• Nombreux types de documents représentés

• Possibilité de joindre : lien URL, capture de page, PDF, note, …

• Enregistrement manuel ou automatique sur de nombreux sites :


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Zotero : Partager en réseau

• Création de « bibliothèques de groupe » :

• Export/import possibles (différents formats) :

• Module de citation automatique pour traitement de texte (nombreux styles disponibles)


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Zotero : Exploiter les collections

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs

A retenir :

Zotero = collecte, organisation et exploitation de références en réseau

Possibilité d’enrichir les références : résumé, mots-clés, notes, lien vers le document intégral

Cependant, peu adapté pour une politique de diffusion documentaire

Gratuit, libre et open-sourcehttp://www.zotero.org/support/fr/installation


21/01/2014

http://www.zotero.org/support/fr/installation

http://www.zotero.org/support/fr/installation


PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes

• « SIGB » = Système intégré de gestion de bibliothèque

• Utilisation monoposte ou en réseau (installation sur un serveur)

• Différents modules de gestion pour répondre aux besoins de gestion documentaire (catalogage, circulation, administration,…)


De quoi s’agit-il ?


21/01/2014



Notices Documents

• Informations bibliographiques (titre, auteur, date,…)

• Description de contenu (résumé, mots-clés,…)

• Informations de gestion


Le catalogue = ensemble de « fiches de renseignements »

Notices Autorités

• Auteurs • Editeurs• Collections• Catégories du thésaurus

Liens

relationnels


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Le thésaurus dans PMB


Thésaurus = répertoire structuré de termes descripteurs (pour décrire le(s) sujet(s) d’un document)

• Import de thésaurus existant

• Construction et évolution au fur et à mesure dans le module de catalogage (autorités catégories)

• Utilisation de plusieurs thésaurus en parallèle


21/01/2014


Autour du catalogue de PMB


• Recherche avancée (tous types de critères combinés)

• Les « paniers » : regroupement de notices, modifications en masse

• OPAC (online public access catalog)

• Web services (interrogation du catalogue par des logiciels / applications externes)

• Interopérabilité : nombreux formats et protocoles d’échange normalisés


21/01/2014




Les autres modules de PMB

• Circulation : lecteurs, prêts-retours, réservation,…

• Commandes et abonnements

• Statistiques et indicateurs

• DSI (diffusion sélective de l’information)


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A retenir : PMB = logiciel documentaire très complet pour tous les aspects de gestion

d’un fonds documentaire Gratuit, libre et open-source : http://www.sigb.net/ Une communauté d’utilisateurs très active :

• Liste de diffusion PMB-User : http://lists.pmbservices.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/pmb-user

• Site perso d’une utilisatrice, très bien documenté : http://amcubat.be/docpmb/

Important : requiert un minimum de connaissances/compétences en documentation


21/01/2014

http://www.sigb.net/



http://lists.pmbservices.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/pmb-user

http://lists.pmbservices.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/pmb-user

http://amcubat.be/docpmb/



3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études

Constats, enjeux et objectifs


La documentation experte environnementale en Bretagne

Quelques constats

• Défaut de capitalisation : études non exploitées au-delà de leur réalisation, inconnues des autres acteurs

• Défaut de centralisation : études dispersées

• Défaut d’accessibilité : études à disposition d’un public restreint

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des étudesLes outils du partage documentaire en réseau

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Les enjeux et objectifs

• Constituer un réseau documentaire pour l’information environnementale en Bretagne

• Disposer d’un catalogue documentaire de référence au niveau régional

• Dresser un inventaire de la répartition des connaissances environnementales en Bretagne

• Contribuer aux projets d’échelle plus large : Tout sur l’environnement


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Les ressources documentaires référencées

• Documentation niveau expert :o littérature d’ «Information Scientifique et Technique » : thèses, articles,

actes de colloque,…o littérature « grise » : rapports, études, diagnostics, …

• Thématique vaste : l’information environnementale

• Couverture géographique : Bretagne, à différentes échelles de territoire (de la commune à la région)

• Aujourd’hui : plus de 5000 références


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Les difficultés rencontrées

Un réseau d’acteurs hétérogène

• Structures différentes : – collectivités territoriales– services de l’Etat– associations– dépôts institutionnels

d’archives ouvertes– éditeurs scientifiques– …


• Fonds documentaires différents : – documents papier– documents numériques– production interne– documentation externe

• Objectifs et missions différents :– production– diffusion– conservation


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• Mise à disposition ou non de moyens: – professionnel de la documentation – centre de ressources– outil dédié

• Formats et protocoles différents :– normalisés (ISBD, …)– spécifiques à la structure


• Référencements différents : – inventaires– catalogues– pas de référencement

Fortes disparités dans les pratiques documentaires


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• Repérer les gisements de documentation

– Aujourd’hui dans le géocatalogue : majorité des références issues des dépôts d’archives ouverts (HAL, DocumentationEauFrance)

– Difficulté de référencement de la « littérature grise » et de la documentation qui ne relève pas du monde de la recherche

• Gérer les doublons


Collecter les informations


21/01/2014


Help marine !



• Identification des documents– peu de difficultés

• Description du contenu, indexation:– relative au fonds, aux besoins, au(x) public(s)– notices récupérées doivent être adaptées systématiquement

• Localisation : – problème d’instabilité des liens pour les documents en ligne– parfois localisation multiple


Uniformiser et structurer


21/01/2014


Les modes de contribution au géocatalogue

Pour contribuer ponctuellement :

Saisie directement dans notre base PMB :

• profil catalogueur propre à chaque partenaire

• processus de validation des notices

Formulaire disponible sur le géocatalogue en ligne


Pour un import massif :

Fichiers aux formats bibliographiques : Marc, Dublin Core, RIS, …

Interrogation de bases à distance• dépôts d’archives ouvertes• catalogues de bibliothèques• Bientôt un connecteur vers les

collections Zotero

Fichier Excel


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Le géocatalogue des études


A retenir :

Des impératifs

• Définir les modes d’échange adaptés à chaque structure

• Faire de la documentation une mission à part entière

Des bénéfices

• Visibilité de chaque partenaire

• Mutualisation du travail

• Capitalisation des connaissances


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Quelques liens…

Pour participer au réseau du géocatalogue :• Géocatalogue des études environnementales en Bretagne :

http://etudes.bretagne-environnement.org/[email protected]

Du côté des réseaux professionnels :• Association des professionnels de l’information et de la documentation :

http://www.adbs.fr/

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21/01/2014

http://etudes.bretagne-environnement.org/

http://etudes.bretagne-environnement.org/

mailto:[email protected]

http://www.adbs.fr/

http://www.adbs.fr/