SCENARIO 3
Auteur : Joëlle Vercraene
MISE EN PLACE D’UN RAYON FLEURS COMESTIBLES
HORTUS
ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas, 69800 St Priest
IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE
Raison sociale : HORTUS
Siège social : ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas, 69800 ST PRIEST
Téléphone : 04 72 47 XX XX
Télécopie : 04 72 47 XX XX
Email : [email protected]
Site : www.sarlhortus.com
Forme juridique : S.A. au capital social de 55 000 €
RCS Lyon A 277 829 410
SIRET : 277 829 410 00021
NAF : 4776 Z
TVA intra : FR 24 277 829 410
Banque : Caisse d’épargne Rhône alpes, 2 rue Mozart, 69800 ST PRIEST RIB : 12115 00155 76164271000 19
ACTIVITÉ
Ses activités principales sont la vente de végétaux (plantes, fleurs, arbustes, compositions florales,…) et de produits phytosanitaires et d’accessoires divers ainsi que la location à la journée ou au mois. Hortus a également développé une activité d’aménagement de jardins et d’espaces verts auprès des particuliers et des collectivités locales. Elle commercialise ses propres végétaux et se fournit auprès de pépiniéristes régionaux et étrangers. Effectif : 45 salariés
2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE
Vous travaillez au sein de l’entreprise HORTUS et occupez un poste d’assistant(e) administratif(ve) dans le service d’Eliane RUISSO, responsable des ventes.
Vous disposez d’un poste informatique relié au réseau intranet de l’entrepise et équipé d’un traitement de textes, d’un tableur-grapheur, d’un logiciel de PAO ainsi que du PGI OpenERP. Vous avez également accès à internet. . Les adresses mail internes se composent toutes comme suit : [email protected] (ex : [email protected]) sans accent et tout en minuscules
Afin de dynamiser le secteur des ventes et de le diversifier, Eliane RUISSO, en accord avec Henri GRAIN, vous demande d’étudier la mise en place d’un rayon fleurs comestibles. Certaines sont déjà à notre catalogue, d’autres seraient indiquées pour enrichir notre offre.
Nous sommes le 15 novembre 200N et vous êtes chargé(e) d’effectuer différentes missions pour mener à bien ce projet :
Mission 1 : Rechercher de nouveaux produits, rédiger un appel d’offres ;
Mission 2 : Comparer des offres fournisseurs, choisir un fournisseur, passer une commande ;
Mission 3 : Créer et enregistrer un message d’accueil sur le répondeur téléphonique de l’entreprise ;
Mission 4 : Commander par mail, contrôler la réception de marchandises, faire une réclamation par courrier ;
Mission 5 : Réserver une chambre d’hôtel par téléphone, confirmer la réservation par courriel ;
Mission 6 : Rédiger un compte rendu de réunion, l’envoyer en pièce jointe ;
Mission 7 : Rédiger et mettre en forme un courrier d’invitation, mettre en page un dépliant.
Eric RATEAUD Gérant
Henri GRAIN Chef d'équipe pépiniériste
Alain DUCHAMP Ouvrier
pépiniériste
Fleur DUPRE Ouvrière
pépiniériste
Quentin MERMET Ouvrier
pépiniériste
Rose GARDENER Responsable des Achats
Acheteur 1
Acheteur 2
Préparateur Livreur 1
Préparateur Livreur 2
Eliane RUISSO Responsable des Ventes
Bruno FORT Vendeur Conseil
Jacques DUVAL Vendeur Conseil
Vous Gestionnaire
Administratif(ve)
Julie RONCE Chef d'équipe paysagiste
Ouvrier paysagiste 1
Ouvrier paysagiste 2
Annie LAFORET Assistante de Direction
V85PP SCENARIO 03 3
MISSION 1 : RECHERCHER DE NOUVEAUX PRODUITS / REDIGER UN APPEL D’OFFRES
Compétences C 311 Collecte et recherche d’informations C312 Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs
Réf situation 3.1.1 Collecte et recherche d’informations 3.1.2 Production d’informations structurées 3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations
Mission 1
Activités professionnelles Extraire des informations d’un document,
Organiser des informations, les classer par ordre alphabétique
Rédiger une demande de tarifs
Savoirs de gestion et technologique
Le système d‘information
La nature et les formes de l’information
La veille informationnelle
Les sources d’informations
Les modes de communication
L’authentification d’une information
L’indexation des données
Les modes d’organisation et de structuration des données
Les écrits professionnels
La modélisation d’un document
Les règles de la communication professionnelle
Les fonctionnalités bureautiques
Connaissances L’information et les sources d’information
Appui technologique Le texteur
Appui juridique et économique
La valeur juridique des documents
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Perte du document original
Sources à vérifier
Perte d’informations
Les informations obtenues dans les délais répondent aux besoins
Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité
L’organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité
BEP MSA
Activités administratives a caractère technique : Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l’activité courante de la structure /Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus / Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d’états chiffrés
Critères d’évaluation CE 311 Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche CE 312 Pertinence et qualité du document produit CE 313 Efficacité de l’organisation des informations
Durée approximative 3 h
RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUE Pôle 3
Texteur
Fiche n°8 : saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n°18 : Tabulations Fiche n°20 : Colonne et multicolonnes Fiche n°21 : Tableau
Fiche n°1 : L’information et les sources d’information Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°5 : L’appel d’offres Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l'information
Tableur Fiche n°6 : Saisir des données Fiche n°9 : Mettre enforme les données Fiche n°10 : Mettre en forme les cellules
4 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
DOCUMENT 1
Les fleurs comestibles du jardin
Profiter des fleurs du jardin produites naturellement
(non traitées) pour accompagner les petits plats en
cuisine, en voici une bonne idée. En décoration, en
vinaigre ou en infusion, osez manger les fleurs du
jardin.
Quand les semer, les récolter et les cuisiner ?
Fleurs de bourraches à déguster : des fleurs qui se
mangent - E. Brenckle - Rustica - Le Bois Pinard -
Marie Marcat
Bonjour X (vous), le 15/11/200N
Je serai absente ce matin mais vous confie le travail suivant :
J’ai consulté un article sur le site du magazine Rustica
(www.rustica.fr)et vous en fait part (document 1).
Pouvez-vous dresser une liste des fleurs comestibles citées dans cet
article et la comparer avec les articles que nous proposons afin de
connaître ceux dont nous ne disposons pas encore. Enregistrez
votre fichier sous le nom S3M1ListeFleurs.
Une fois cette liste établie je vous charge d’effectuer une demande
de prix par courrier (utilisez le fichier S3-Annexe1.doc) pour les
semences manquantes (sauf pour les semences suivantes :
courgette, ciboulette et pissenlit), auprès de deux fournisseurs :
GIE Le Biau Germe, Garliet , 47360 MONTPEZAT D’AGENAIS,
05 53 95 95 04
Association Kokopelli, Pist Oasis, 131 impasse des Palmiers,
30319 ALES Cedex, 04 66 24 78 53
Les quantités choisies sont d’environ 200 g par article. Pensez à
leur faire préciser leurs conditions de vente. Enregistrez votre
fichier sous le nom S3M1-DdePrix
Bonne journée !
Eliane Ruisso
Document 1
V85PP SCENARIO 03 5
Les capucines Les capucines (tropaeolum majus) ont des fleurs à la saveur poivrée, un peu piquante, au goût de cresson ainsi que des
jeunes feuilles légèrement sucrées.
Salade de laitue avec des fleurs de capucines
C. Hochet - Rustica
Semis : de mars à mai.
Floraison et récolte : de juin à octobre.
Exposition : soleil.
Parties consommées ? Les boutons floraux, les fleurs, les feuilles et les graines (récoltez-les
vertes après la floraison).
Comment manger les fleurs de capucine ? On peut se servir des fleurs pour décorer et relever les salades
composées, les salades de fruits, les viandes ou bien les poissons,
utiliser les feuilles pour pimenter une salade verte, préparer les
boutons floraux et les graines dans du vinaigre pour les utiliser comme
condiment.
La bourrache La bourrache (Borago officinalis) a des fleurs composées de 5 pétales en étoile qui ont un goût iodé ressemblant à celui
des huîtres. Pincez les fleurs et consommez-les fraîches ou séchées.
Récolte de fleurs de bourrache - F. Boucourt
Rustica - Saint Jean de Frenelles
Semis : en mars-avril.
Floraison et récolte : de mai jusqu'à septembre.
Exposition : soleil.
Comment manger les fleurs de bourrache ? Les feuilles se cuisinent en beignets, en soupes ou farcies.
Les fleurs décorent les salades composées et salades de fruits, se
mangent cristallisées au sucre, s'utilisent pour la décoration de
gâteaux, pris dans des glaçons pour décorer les boissons de l'été.
Retirez au préalable la partie verte (pédoncule) de derrière la fleur.
Les soucis Le soucis (Calendula officinalis) a des fleurs jaunes ou orangées au léger goût de radis.
Cueillette de fleurs de soucis - E. Brenckle
Rustica - Le Bois Pinard - Marie Marcat
Semis : de mars à mai.
Floraison et récolte : de mai à septembre.
Exposition : soleil.
Comment manger les fleurs de soucis ? Fleurs à sécher les unes à côté des autres sur du papier absorbant ou au
four. Gardez seulement les pétales secs dans un contenant hermétique
pour les utiliser en cuisine.
Vous pouvez aussi les utiliser comme décoration de plats. Les pétales
parfument les huiles, les soupes, les gelées, les infusions, les vinaigres
et colorent le beurre ou le riz comme le safran.
Document 1 (suite 1)
6 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
Fleurs de chrysanthèmes Les fleurs de chrysanthème comestibles (Chrysanthemum coronarium) se consomment comme des légumes dans les
pays orientaux.
Chrysanthème comestible - A. Petzold
Rustica - Jardin du Feyel
Semis : en avril-mai.
Floraison et récolte : de juillet à septembre.
Exposition : soleil.
Comment manger les fleurs de chrysanthème ? Les fleurs se dégustent en soupes, dans les salades composées et en
infusions.
Les jeunes feuilles, riches en vitamines, sont mangées en salades,
crues ou cuites.
Le tout est de blanchir les pétales à l'eau bouillante pour ôter la légère
amertume avant de les cuisiner.
D'autres fleurs dans votre assiette
- La rose (Rosa gallica, officinalis,...) : pétales de roses cristallisés, confiture de roses, confiseries, liqueur, vinaigre,...
- La courgette (Cucurbita pepo): les fleurs mâles (situées à l'extrémité d'un petit fruit rond) se préparent en beignets ou
farcies.
- Le coquelicot (Papaver rhoeas) : les pétales se mangent crus dans les salades, confits au sucre, en décoration, pour
aromatiser les boissons,...
- La mauve (Malva sylvestris) : on mange les fleurs et les feuilles dans des salades composées ou en décoration pour
les pâtisseries.
- Le pissenlit (Taraxacum officinale) : tout est comestible en omelette, en salade, en soupe ou en confiture avec les
fleurs.
- La violette (Viola odorata) : pétales pour les salades composées, salade de fruits, liqueur, fleurs cristallisées ou en
sirop.
- La pensée (Viola tricolor): pétales pour les salades composées ou en décoration de plats (enlevez le pédoncule).
- La marguerite (Chrysanthemum leucanthemum) : pétales dans les salades composées, les cocktails, en décoration
pour les pâtisseries,...
- La primevère (Primula acaulis) : pétales cristallisés, en décoration pour les plats, vinaigre,...
- La ciboulette (Allium schoenoprasum) : fleurs cueillies jeunes pour accompagner une salade, une viande ou une
pâtisserie.
Privilégiez les fleurs du jardin et non les fleurs achetées en bouquets chez le fleuriste, c'est plus naturel (sans pesticides)
et cueillez-les le matin, une fois la rosée évaporée. Attention car toutes les fleurs ne sont pas bonnes à manger donc
renseignez-vous avant de vous laisser tenter par une fleur colorée du jardin. Certaines peuvent être toxiques.
Si vous connaissez d'autres fleurs du jardin qui se mangent, n'hésitez pas à nous raconter vos aventures dans les
commentaires ci-dessous ou sur notre forum !
Par Stéphanie CHAILLOT, (http://www.rustica.fr rubrique Articles / Fleurs)
Document 1 (suite 2)
V85PP SCENARIO 03 7
MISSION 2 : COMPARER DES OFFRES FOURNISSEURS, CHOISIR UN FOURNISSEUR, PASSER UNE COMMANDE
Compétences C 111 Tenue des dossiers fournisseurs C 112 Traitement des commandes C 313 Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs
Réf situation 1.1.1 Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants 1.1.2 Traitement des ordres d’achats, des commandes 3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations
Mission 2
Activités professionnelles
Comparer des offres et choisir un fournisseur
Accepter un devis
Créer un fournisseur avec OpenERP
Créer un produit avec OpenERP
Créer un bon de commande avec OpenERP
Savoirs de gestion et technologique
Les différentes procédures d’achat, dont l’appel d’offres
Le processus automatisé des informations fournisseurs à l’aide d’un PGI
Le système d‘information
La nature et les formes de l’information
La veille informationnelle
Les sources d’informations
Les fonctionnalités bureautiques
Connaissances L’information et les sources d’information Les différents supports d’information et leur pérennité
Appui technologique Le texteur OpenERP
Appui juridique et économique
La valeur juridique des documents
Les biens et les services
Les obligations et la responsabilité contractuelle
La garantie légale et conventionnelle
Les types de structure des organisations
Les biens et les services
Le statut et la valeur juridique des documents
La réglementation et les normes relatives à la conservation des documents
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Conformité des commandes aux ordres d’achat
Perte du document original
Perte d’informations
Les informations obtenues dans les délais répondent aux besoins
Actualiser une base de données fournisseurs
Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence
BEP MSA
Critères d’évaluation
CE 111 Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs CE 112 Conformité des commandes aux ordres d’achat CE 312 Pertinence et qualité du document produit CE 313 Efficacité de l’organisation des informations
Durée approximative 2 h
8 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
RESSOURCES A UTILISER
INFORMATIQUE Pôle 1 Pôle 3
Texteur Fiche n°21 : Tableau
Fiche n°2 : Tenue des dossiers fournisseurs Fiche n°3 : Les réductions Fiche n°4 : Gestion électronique des documents Fiche n°5 : ERP-Progiciel de Gestion Intégré Fiche n°6 : PGI OpenERP Fiche n°7 : Fonction achat, fonction approvisionnement Fiche n°8 : Traitement des ordres d’achat : le suivi de la commande et sa réception
Fiche n°1 : L’information et les sources d’information Fiche n°5 : L’appel d’offres Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l'information
OpenERP
Fiche n°2 : Créer un nouveau fournisseur Fiche n°5 : Créer un article Fiche n°6 : Créer une demande de prix fournisseur Fiche n°7 : Convertir une demande de prix en bon de commande fournisseur Fiche n°8 : imprimer un bon de commande fournisseur
Le 23 novembre 200N, vous recevez les réponses des deux semenciers (document 2 et 3). Vous devez effectuer un choix entre les deux en comparant tarifs et conditions de vente (annexe 2), puis, dans le PGI OpenERP :
créer le fournisseur choisi,
créer la catégorie de produits « Fleurs comestibles » avec les indications suivantes : nom (FLEURS COMESTIBLES), catégorie parent (Tous les produits), compte de revenus (70740 FLEURS COMESTIBLES) compte de dépenses (60740 FLEURS COMESTIBLES) type de catégorie (Normal) journal des stocks (Stock journal (EUR))
Si nécessaire créer le compte de revenus (70740) Nom (FLEURS COMESTIBLES), code (70740), Parent (707 Vente de marchandises), Type
interne(Normal), type de compte (Produits), devise (EUR)
et le compte de dépenses (60740) Nom (FLEURS COMESTIBLES), code (60740), Parent (607 Vente de marchandises), Type
interne(Normal), type de compte (Charges), devise (EUR)
créer les nouveaux produits, par exemple : Bourrache (référence FCOM001),
les références des produits suivants seront : FCOM002, FCOM003, etc…
créer le bon de commande correspondant, éditez-le au format pdf sous le nom S3M2-BC.pdf.
V85PP SCENARIO 03 9
ANNEXE 2
Tableau comparatif des devis de semences de fleurs comestibles
Nom du Semencier Montant du devis
Frais de port
Conditions de vente
Livraison Observations
Choix du fournisseur : .....................................................................................................................................................
Justifiez votre choix : .........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
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...........................................................................................................................................................................................
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Annexe 2
10 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
DOCUMENT 2
Document 2
V85PP SCENARIO 03 11
DOCUMENT 3
Document 3
12 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 3 : CREER ET ENREGISTRER UN NOUVEAU MESSAGE D’ACCUEIL POUR UN REPONDEUR TELEPHONIQUE
Compétences C 331 Installer un climat relationnel adapté à la demande
Réf situation 3.3.1 Orientation et information des visiteurs
Mission 3
Activités professionnelles Rédigez un message pour un répondeur téléphonique
Enregistrez un message audio
Savoirs de gestion et technologique
Les règles et les enjeux de la communication professionnelle
Les procédures d’information et d’accueil
Les codes sociaux, les règles de bienséance et d’accueil
Connaissances Les registres de langage La voix (articulation, intonation, …)
Appui technologique Le répondeur téléphonique Recorder Flash ou autre logiciel permettant d’enregistrer la voix
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Utilisation d’un langage courant et compréhensible de tous
Pertinence des informations données
BEP MSA Activités administratives à caractère relationnel : Accueil téléphonique
Critères d’évaluation CE 331 Pertinence de la réponse
Durée approximative 1 h
RESSOURCES A UTILISER
INFORMATIQUE Pôle 3
Recorder Flash
Fichier d’aide disponible sur CopieEnLigne
Fiche n°3 : L’accueil téléphonique Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l'information
V85PP SCENARIO 03 13
Ce matin en arrivant au bureau vous trouvez un mail dans votre boite de messagerie :
ANNEXE 3
Nouveau message vocal pour le répondeur de l’entreprise :
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
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Après avoir montré votre travail à Eliane RUISSO, elle vous demande de l’enregistrer au format mp3 sous le nom S3M3-Repondeur.mp3.
Utilisez l’outils d’enregistrement Recorder Flash mis à votre disposition dans la rubrique « evalaution de vos activités» ou tout autre logiciel de votre convenance.
Attention votre fichier doit être inférieur à 4 Mo (10 mn)
De : [email protected] le 24/11/200N à 7 h 30 A : [email protected] Objet : message vocal répondeur Bonjour, Le message vocal enregistré sur notre répondeur n’est plus d’actualité. Pouvez-vous créer un nouveau message détaillant les horaires d’ouverture de nos bureaux (8 h 30 à 12 h 30 et 13 h 30 à 17 h) ainsi que notre numéro de fax ? Dans un premier temps rédigez-le sur l’annexe 3, puis montrez-le moi dans la matinée. Merci Cordialement Eliane RUISSO Responsable des ventes
Annexe 3
14 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 4 : COMMANDER PAR MAIL / CONTROLER LA RECEPTION DE MARCHANDISES / FAIRE UNE RECLAMATION PAR COURRIER
Compétences C 112 Passer commande à des fournisseurs C 312 Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 335 Anticiper les flux et le niveau d’un stock
Réf situation 1.1.2 Traitement des ordres d’achats, des commandes 3.1.2 Production d’informations structurées 3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau
Mission 4
Activités professionnelles
Rédiger un mail de commande fournisseur
Comparer un bon de livraison fournisseur et un bon de commande
Rédiger un courrier de réclamation
Savoirs de gestion et technologique
Les fournitures, petits équipements et immobilisations
- Les enjeux du suivi des stocks de fournitures et consommables
- Les procédures de réapprovisionnement
La planification des commandes
Connaissances
Les différents supports d’information et leur pérennité Les écrits professionnels Les règles de la communication professionnelle Les retours et réclamations
Appui technologique Le texteur
Appui juridique et économique
La valeur juridique des documents
Les biens et les services
Le contrat de vente, de prestation de service
Les obligations et la responsabilité contractuelle
La garantie légale et conventionnelle
- Les choix de gestion en faveur du développement durable
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Conformité des commandes aux ordres d’achat
Les fournitures et consommables sont commandés en quantité suffisante et dans les délais impartis
Retour d’articles
Rupture de stock
Incident de livraison
Défaillance de fournisseur
BEP MSA
Activités administratives a caractère technique : Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l’activité courante de la structure / Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus Activités administratives à caractère organisationnel : Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et des consommables
Critères d’évaluation CE 112 Conformité des commandes aux ordres d’achat CE 312 Pertinence et qualité du document produit CE 335 Optimisation du stock
Durée approximative 3 h
RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUE Pôle 1 Pôle 3
Texteur
Fiche n°8 : saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n°18 : Tabulations Fiche n°21 : Tableau
Fiche n°7 : Fonction achat, fonction approvisionnement Fiche n°8 : Traitement des ordres d’achat : le suivi de la commande et sa réception
Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l'information
V85PP SCENARIO 03 15
Nous sommes le 25 novembre, ce matin Eliane Ruisso vous demande de venir la voir dans son bureau.
« Nous arrivons en fin d’année, il faut penser à renouveler nos fournitures, consommables et petits équipements de bureau. Je vous ai dressée la liste de ce qu’il faudrait commander :
30 boites archives largeur 80, 9,62 €
100 sous-chemise 60 gr, 2,59 €
25 dossiers à élastique 3 rabats, 0,84 €
4 toners pour fax Brother TN8000,Noir, 33,36 €
3 toners pour imprimante HP Laserjet Q6000, Noir,41,72 €
Notre fournisseur habituel « St Priest Bureaux » nous a fait parvenir son dernier catalogue dont vous trouverez un extrait dans le document 4. Il faudrait lui envoyer un mail de commande (annexe 4) et l’avertir que nous passerons chercher cette commande en début de semaine prochaine. »
Vous retounez dans votre bureau et effectuez les travaux demandés.
…
Le 30 novembre, la commande de fournitures et consommables est arrivée. Pouvez-vous la vérifier et comparer votre commande au bon de livraison (document 5). Si vous relevez des erreurs, faites le nécessaire par courrier auprès de notre fournisseur (fichier Annexe 5.doc), enregistrez-le sous le nom S3M4-StPBureaux.
ANNEXE 4
Annexe 4
16 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
DOCUMENT 4
SAINT PRIEST BUREAUX 3 Avenue de la gare
69800 St Priest Tel : 04 78 20 25 64 - Fax : 04 78 20 65 02
CATALOGUE FOURNITURES DE BUREAU
(extrait)
Boites archives
Esselte – Lot de 5 boites archive .......................................................................................................................................... 4.72 € HT Esselte – Lot de 10 boites archives ...................................................................................................................................... 5.73 € HT Fast – Relieurs plastiques standards – Ecart 6 cm – boite de 50 pièces .............................................................................. 7,60 € HT Containers archives + 6 boites archives – Dos 80 – Nature Line, carton brun/vert ............................................................. 8.25 € HT Rainex - Box carton fort à élastiques – Noir ......................................................................................................................... 8.59 € HT Fast - Boites archives carton blanc/bleu – Dos 80 ............................................................................................................... 9.62 € HT GPV – Boite postale format XS (245x150x33) GPV Pack’n Post - carton imprimé ............................................................... 1,64 € HT GPV – Boite postale format S (245x175x80) GPV Pack’n Post - carton imprimé ................................................................. 2.04 € HT GPV – Boite postale format M (325x240105) GPV Pack’n Post - carton imprimé ............................................................... 2.80 € HT GPV – Boite postale format L (395x250x140) GPV Pack’n Post - carton imprimé ............................................................... 3.48 € HT Esselte – Lot de 4 boites archives ........................................................................................................................................ 3.53 € HT Esselte – boite archive Esselte Lot de 4 ............................................................................................................................... 3.54 € HT
Sous chemises
Rainex – 30 Sous-chemises 60 gr – Pastels assorties ........................................................................................................... 1.13 € HT Autres – 30 Sous-chemises Kraft 70 gr ................................................................................................................................. 1.65 € HT Rainex – 30 sous-chemises rock’s – Assorties ...................................................................................................................... 2.36 € HT Autres – 100 sous-chemises 60 gr – Pastels assorties.......................................................................................................... 2.59 € HT Autres – 100 sous-chemises 60 gr – Pastels Bleu ................................................................................................................. 2.59 € HT Autres – 100 sous-chemises 60 gr – Pastels Bulle ................................................................................................................ 2.59 € HT
Chemises
Rainex - 50 Chemises standard 180 + 100 Sous-chemises 60 gr – Pastels assorties ............................................................ 6.22 € HT Boite Elba Eurofolio 24x32 Dos 25 mm – Assorti ................................................................................................................. 3.01 € HT Boite Elba Eurofolio 24x32 Dos 40 mm – Assorti ............................................................................................................... 3.57 € HT Chemise 3 rabats à élastique – Forever EXACOMPTA – couleurs assorties 24x32 – à l’unité ............................................. 0.84 € HT Chemise 3 rabats à élastique – Forever EXACOMPTA Bleu clair 24x32 – à l’unité .............................................................. 0.84 € HT Chemise 3 rabats à élastique – Forever EXACOMPTA – Vert foncé 24x32 – à l’unité ......................................................... 0.84 € HT
Stylos à billes
Stylo Bille BIC Cristal Rouge 1 mm Moyenne x50 ................................................................................................................ 6.98 € HT Stylo Bille BIC Cristal Noir 1 mm Moyenne x50 .................................................................................................................... 6.98 € HT Stylo Bille BIC Cristal Bleu 1 mm Moyenne x50 ................................................................................................................... 6.98 € HT Stylo Bille BIC M10 clic – Medium Noir 1 mm Moyenne x50 ............................................................................................. 15.72 € HT Stylo Bille BIC M10 clic – Medium Bleu 1 mm Moyenne x50 ............................................................................................. 15.72 € HT Stylo Bille BIC M10 clic – Medium Noir 1 mm Moyenne x4 ................................................................................................. 1.08 € HT Stylo Bille BIC M10 clic – Medium Bleu 1 mm Moyenne x4 ................................................................................................. 1.08 € HT
Toners Hewlet Packard
Cartouches laser cyan premier prix pour imprimantes HP Laserjet Q6001 ....................................................................... 43.90 € HT Cartouches laser magenta premier prix pour imprimantes HP Laserjet Q6002 ................................................................ 43.90 € HT Cartouches laser jaune premier prix pour imprimantes HP Laserjet Q6003 ..................................................................... 43.90 € HT Cartouches laser noire premier prix pour imprimantes HP Laserjet Q6000 ...................................................................... 41.72 € HT Cartouches laser noire premier prix pour imprimantes HP Laserjet 1010 ......................................................................... 31.77 € HT Cartouches laser noire premier prix pour imprimantes HP Laserjet 1200X ....................................................................... 34.87 € HT
Toners Brother
BROTHER TN8000 – Toner laser pour fax BROTHER TN 8000 noir ................................................................................ 33.36 € HT BROTHER TN6300 – Toner laser pour fax BROTHER TN 6300 noir ................................................................................ 64.30 € HT Cartouche laser noire premier prix pour imprimantes Brother TN3170 ........................................................................... 42.63 € HT Cartouche laser noire premier prix pour imprimantes Brother TN2000 ........................................................................... 27.43 € HT Cartouche laser noire premier prix pour imprimantes Brother TN8000 ........................................................................... 14.16 € HT ARMOR compatible pour DRUM BROTHER DR2000 HL 2030 2040 ................................................................................... 45.42 € HT
Document 4
V85PP SCENARIO 03 17
DOCUMENT 5
SAINT PRIEST BUREAUX 3 Avenue de la gare
69800 St Priest Tel : 04 78 20 25 64 - Fax : 04 78 20 65 02
BON DE LIVRAISON N°88956 date : 30/11/2000N
A HORTUS Service des Ventes ZI Mi-Plaine Vos réf. : v/cde du 25/11/2000N 59 chemin de Genas n° client : HOR123 69800 ST PRIEST
Réf Désignation Qté PU HT
FAST-ARCH80 30 boites archives largeur 80 1 9,62 €
AUTR-PA60 100 sous-chemises 60 gr Pastel assorties 1 2,59 €
EXCPTA-CA Chemise 3 rabats élastique Forever EXACOMPTA couleurs assorties 24x32
25 0,84 €
BrTN8000N toners pour fax Brother TN8000 Noir 4 33,36 €
HPLsjTNQ6000 toners pour imprimante HP Laserjet Q6000 3 41,72 €
Document 5
18 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 5 : RESERVER UNE CHAMBRE D’HOTEL PAR TELEPHONE CONFIRMER LA RESERVATION PAR MAIL
Compétences C213 Préparer des déplacements C323 Traiter les appels entrants et sortants
Réf situation 2.1.3 Préparation et suivi des déplacements du personnel : préparer et contrôler des déplacements 3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques : Traiter les appels entrants ou sortants
Mission 5
Activités professionnelles Préparer un appel téléphonique
Savoirs de gestion et technologique
La gestion des déplacements professionnels
La confidentialité
Savoirs rédactionnels
Procédés d’écriture :
• La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires
• L’organisation et la hiérarchisation des informations
Connaissances Les pièces justificatives du déplacement : titres de transport, notes et factures
Appui technologique Le standard téléphonique
Appui juridique et économique
Les contrats de prestation de services : hébergement et transport
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Les réservations des déplacements sont réalisées.
Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignes
BEP MSA Activités administratives à caractère relationnel : Émission d’appels téléphoniques
Critères d’évaluation CE 213 Efficacité du suivi des déplacements CE 323 Qualité et fiabilité du traitement des appels
Durée approximative 1 h
RESSOURCES A UTILISER
INFORMATIQUE Pôle 3
Texteur
Fiche n°8 : saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n°18 : Tabulations
Fiche n°3 : L’accueil téléphonique
V85PP SCENARIO 03 19
Le 2 décembre, vous recevez un appel d’Eliane RUISSO :
Vous préparez votre appel en complétant la fiche préparatoire d'un appel téléphonique (annexe 6).
« Bonjour (Mademoiselle / Monsieur), c’est Eliane RUISSO.
Je dois partir en déplacement à Clermont-Ferrand du 9 au 13 décembre prochains.
Pouvez-vous me réserver par téléphone une chambre au GRAND HOTEL DU MIDI, 39 Avenue de l'Union Soviétique, 63000 Clermont-Ferrand, Tél : 04.73.92.44.98 pour la durée de mon séjour ?
Je souhaite disposer d’un accès wifi et d’une télévision dans la chambre. Demander également les horaires du petit déjeuner (mes premiers rendez-vous matinaux sont à 8 h précises, il me faut 20 mn pour me rendre sur place).
Je passerai vous voir en début d’après-midi. Au revoir (Mademoiselle / Monsieur), à tout à l’heure. »
20 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
ANNEXE 6
FICHE DE PRÉPARATION D’UN APPEL TELEPHONIQUE
Sté : ............................................................................... N° Téléphone : ...............................................................
Date : ............................................................................. Heure d’appel : ...................
Prise de contact : ..........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
Objet du message : ...................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
Conclusion de l’appel : .................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................................
Le Grand Hôtel vous a demandé de confirmer votre réservation par mail à l’adresse suivante :
[email protected] (annexe 7).
Annexe 6
V85PP SCENARIO 03 21
ANNEXE 7
Annexe 7
22 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
MISSION 6 : REDIGER ET METTRE EN FORME UN COMPTE-RENDU DE REUNION / L’ENVOYER EN PIECE JOINTE
Compétences C 312 Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents C313 Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs C 321 Organiser la logistique administrative d’une réunion
Réf situation 3.1.2 Production d’informations structurées 3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations 3.2.1 Organisation et suivi de réunion
Mission 6
Activités professionnelles Rechercher des informations
Rédiger un compte-rendu de réunion
Savoirs de gestion et technologique
Les écrits professionnels liés à la réunion
Les fonctionnalités bureautiques
- Les modes de présentation des documents
Savoirs rédactionnels
Procédés d’écriture :
• La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires
• L’organisation et la hiérarchisation des informations
Connaissances Les différents supports d’information et leur pérennité Les écrits professionnels Les règles de la communication professionnelle
Appui technologique Le texteur
Appui juridique et économique
Le rôle des acteurs et des partenaires dans l’organisation
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Rédaction du compte-rendu de réunion
La réunion se déroule dans les conditions attendues, avec les supports demandés, et les comptes rendus sont adressés
BEP MSA Activités administratives a caractère technique : Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus
Critères d’évaluation CE 312 Pertinence et qualité du document produit CE 313 Efficacité de l’organisation des informations CE 321 Efficacité dans l’organisation et le suivi de la réunion
Durée approximative 2 h
RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUE Pôle 3
Texteur
Fiche n°8 : saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n°18 : Tabulations Fiche n°21 : Tableau
Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°7 : La préparation et le suivi du déroulement d'une réunion Fiche n°8 : La prise de notes Fiche n°9 : La rédaction d’un compte-rendu Fiche n°10 : les outils et documents de communication interne Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l'information
V85PP SCENARIO 03 23
En début d’après-midi, comme prévu, Eliane RUISSO passe vous voir. Après avoir pris connaissance du résultat de votre appel du matin, elle vous confie une clé USB sur laquelle se trouve l’enregistrement de la réunion du 30 novembre dernier (document6) entre les pépiniéristes et le service des ventes. Puis, elle rejoint son bureau. Sur la clé USB, vous trouvez 2 post-it :
DOCUMENT 6
Le document 6 est en téléchargement sous 2 formats au choix :
.mp3 : fichier de 4 mn à écouter pour prendre des notes
.pdf : réunion retranscrite par écrit.
Utilisez de préférence le fichier mp3 pour vous entraîner à la prise de notes. Vous pourrez les réécouter
plusieurs fois si besoin.
Pouvez-vous rédiger le compte-rendu correspondant
à l’aide de votre texteur (que vous enregistrerez sous le
nom S3M6-CR Réunion) et le faire parvenir rapidement par mail aux
différents intervenants (sauf moi et Jacques Duval qui est absent pour
l’instant) ? (annexe 8)
N'oubliez pas d'indiquer la liste des présents en commançant par les
femmes et en ordre alphabétique. Posez-moi un exemplaire sur mon
bureau. Merci
Cordialement
Eliane R.
De la part de J. Duval
Sites internet :
http://www.aujardin.info/fiches/cuisine/,
http://www.terrevivante.org rubrique « alimentation et bien-être
/ cuisine de saison,
http://www.cfaitmaison.com/culinaire/fleurs.html )
livre de recettes : "Cuisinons les fleurs, 80 recettes inattendues" –
Pierrette Nardo – Terre vivante – 17€
24 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
ANNEXE 8
Annexe 8
V85PP SCENARIO 03 25
MISSION 7 : REDIGER ET METTRE EN FORME UN COURRIER D’INVITATION / METTRE EN PAGE UN DÉPLIANT
Compétences C 121 Assurer le suivi administratif d’opérations de prospection C 312 Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
Réf situation 1.2.1 Participation à la gestion administrative de la prospection 3.1.2 Production d’informations structurées
Mission 7
Activités professionnelles Rédiger et mettre en forme un courrier d’invitation
Mise en page d’un texte
Savoirs de gestion et technologique
Les techniques, démarches, supports et outils de la prospection
La préservation de l’intégrité de l’information
Les fonctionnalités bureautiques
Les modes de présentation des documents
Savoirs rédactionnels
Procédés d’écriture :
Le document professionnel
La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un brouillon, ou d'écrits intermédiaires
Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels
Connaissances Les écrits professionnels Les règles de la communication professionnelle
Appui technologique Le texteur
Appui juridique et économique
La valeur juridique des documents
Le droit à l’image et la propriété intellectuelle
Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus)
Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité
BEP MSA Activités administratives a caractère technique : Saisie et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus
Critères d’évaluation CE 121 Efficacité du suivi administratif de la prospection CE 312 Pertinence et qualité du document produit
Durée approximative 1 h
RESSOURCES A UTILISER
INFORMATIQUE Pôle 1 Pôle 3
Texteur
Fiche n°8 : saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n°15 : Mettre en forme les caractères Fiche n°16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n° 17 : Puces et numéros automatiques Fiche n°18 : Tabulations Fiche n°23 : Cliparts, Photos dans le texte
Fiche n°4 : Gestion électronique des documents
Fiche n°4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n°11 : Les modes de communication et de transmission de l'information
LibreOffice Fiche n°37 : Importer un modèle dans Libre Office
Word ou Publisher
pages 3 et 4 Exercices autocorrectifs.pdf et Correction Exercices.pdf
26 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES
V85PP
De : [email protected] le 5/12/200N à 15 h 03 A : [email protected] Objet : recettes fleurs comestibles P.J. : S3bis-Document8.pdf Bonjour Eliane ,
J’ai commencé à recenser quelques recettes utilisant des fleurs :
Salade de cresson aux fleurs de capucines et de bourrache
Omelette aux boutons de pissenlit Les pétales de roses cristallisées
Gâteau aux fleurs d’accacias et aux raisins secs La salade de pensées
Liqueur de bourrache Guimauve à la violette
Le carpaccio de champignons aux capucines Volailles aux capucines
Vous trouverez ci-joint trois recettes que je trouve particulièrement intéressantes, simples et innovantes ! Je les ai moi-même testées avec quelques amis et le résultat est prometteur (pourtant je suis loin d’être un vrai chef !)
J’ai pris l’initiative de contacter le chef étoilé Damien Jailland qui est d’accord pour animer une journée dégustation florale lors de l’ouverture officielle de notre nouveau rayon le 28 février prochain. Il faudra lui confirmer cette demande avant le 10 janvier pour qu’il réserve sa journée.
Cordialement Jacques Duval
Pendant son absence, Eliane Ruisso vous a laissé des directives.
DOCUMENT 7
Pouvez-vous pendant mon absence vous charger de :
- Rédiger un courrier d’invitation type (annexe 9) à l’attention des
restaurateurs que Bruno fort a commencé à repérer. Vous devez les
informer de l’ouverture prochaine du rayon fleurs comestibles et les
inciter à essayer nos nouveaux produits. Pour cela nous les invitons à une
journée de dégustation florale animée par un chef étoilé. Vous
l’enregistrerez sous le nom S3M7-CourrierRestaus de manière à ce que je
le retrouve facilement à mon retour.
- Vous trouverez ci-joint une copie du courriel que Jacques Duval m’a envoyé
(document 7). Je vous charge de mettre en page les recettes
(S3bis-document8.doc) qu’il nous a fait parvenir en pièce jointe sous
forme de dépliant (brochure à 3 volets) à l’aide d’un logiciel de PAO. Vous
l’enregistrerez sous le nom S3M7-Recette. Elle sera jointe au courrier que
nous adresserons aux restaurateurs. Soignez la présentation, soyez
innovant(e) !
Nous regarderons tout cela ensemble à mon retour le 16 /12…
Merci
Éliane
Document 7