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Programmes Thématiques
Appels à Propositions :
Modalités de Participation
Bruxelles, le 13 juin 2008
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Resumé
• Le cycle de programmation
• Qu’est ce qu’une subvention?
• Les principes de base
• Les procédures
• L’Evaluation des propositions
• L’information
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DG AIDCO
Multi-annual programming
Evaluation
Contract, implement.
& reporting
Calls for Proposals
Annual ActionProgramme
Evaluation & selection
DG AIDCO
DG DEV or DG RELEX
DG AIDCO / Delegations
DG AIDCO
Input: - DEV & RELEX as Evaluation Committee voting members - Delegations as assessors (50%)
DG AIDCO / Delegations / partners : shared
responsibility
Input: DG DEV & RELEX (oQSG)
Le Cycle de programmation
Input: AIDCO / Delegations
Input: DG DEV & RELEX (oQSG)
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Qu’est ce qu’une subvention ?
Les subventions sont :• des contributions financières directes issues du budget de l'Union européenne ou du Fonds européen de développement
(FED)
• octroyées sous la forme de donations à des tiers impliqués dans des activités d'aide extérieure
• utilisés pour mettre en œuvre des projets ou des activités liées aux programmes d'aide extérieure de l'Union européenne
• basées sur le remboursement des coûts réellement encourus par les bénéficiaires pour mener à bien les activités
concernées.
PRAG 6.1.1
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Les procédures
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Principes de Base des appels à proposition
Programmation Instrument de mise en œuvre de la Programmation multi-annuelle et des programmes d’action annuelles
Transparence Publication des appels à proposition
Egalité de traitement Evaluation objective sur la base de critères préalablement énoncés
Pas de cumul Une seule subvention par action
Pas de rétroactivité Exception dans les situations de crise
Cofinancement Exception pour les actions de coopération extérieure dans les conditions prévues dans les bases légales
Pas de bénéfice Exception pour les actions de renforcement des capacités financières du bénéficiaire ou de production de revenu .
PRAG 6.2
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Procédures
Appel ouvert / appel restreint – quelle est la différence?
• Le dossier de demande comporte les même documents dans les deux cas (formulaire de note succincte de présentation, formulaire complet de demande, budget, cadre logique)
• Dans un appel ouvert tous les documents précités doivent être soumis en même temps
• Dans un appel restreint, seule la note succincte de présentation est soumise dans un premier temps, le restant étant soumis sur invitation de la CE
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Procédures
Appel Global / Appel Local – quelle est la différence?
• La publication des deux types d’appel se fait sur le même site d’EuropeAid
• Un appel global peut couvrir plusieurs pays, peut concerner des actions à caractère global, régional ou multi-pays et est lancé et géré par le siège d’EuropeAid à Bruxelles
• Un appel local concerne un seul pays et est lancé et géré par la Délégation de la CE dans le pays concerné
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Procédures
Comment soumettre une demande dans le cadre d’un appel à propositions?
• Consulter régulièrement les sites d’EuropeAid dont la liste se trouve ci-après
• Se familiariser préalablement avec les documents de programmation et les procédures
• Après publication de l’appel, identifier le type d’appel (restreint/ouvert, global/local) et suivre les procédures appropriées
• Attention particulière : date de soumission (= date d’envoi, le cachet de la poste faisant foi) et modalités de soumission (adresse, supports, etc.)
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Procédures
Les documents standards d’un appel à propositions
• Les lignes directrices à l’attention des demandeurs
Donnent des informations sur
o Les objectifs de l’appelo Les thèmes prioritaireso Les règles d’éligibilitéo Les procédures à suivre par les demandeurs, o les critères de sélection et d’attribution
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Procédures
Les documents standards d’un appel à propositions (suite)
• Le formulaire de notes succincte de présentation • Le formulaire complet de demande• Le budget• Le cadre logique• Les annexes standards (via des liens sur la dernière
page des lignes directrices)• Les annexes spécifiques à l’appel à proposition
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Procédures – Soumission des propositions
• La période de soumission
o Appel Ouvert : minimum 90 jours après la date de publication (60 si les subventions à octroyer sont inférieures à €100.000)
o Appel Restreint: minimum 45 jours pour la soumission de la note succincte de présentation + 45 jour pour la soumission du formulaire de demande complet
• Questions concernant l’appel peuvent être posées par courrier électronique à une boite fonctionnelle dans une limite de 21 jours avant la date limite de soumission,
• Les demandes doivent être envoyées au plus tard à la date limite de soumission indiquée dans les lignes directrices
PRAG 6.4.4-6
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Procédures – les étapes de traitement des propositions
(1) Ouverture et vérification administrative
(2) a) Evaluation de la note succincte de présentation (NSP)
-sélection des NSP
b) Evaluation des propositions complètes correspondant aux NSP sélectionnées
- sélection provisoire des propositions & établissement d’une liste de réserve
(3) a) Vérification de l’éligibilité du demandeur et partenaires
éventuels
b) Sélection finale des propositions recommandées pour financement
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Evaluation de la Note Succincte de Présentation
Seules les NSP ayant obtenues un score total d’au moins 30/50 selon les critères suivants sont pris en compte pour une présélection éventuelle
• Pertinence (15 points – seuil d’exclusion 12)
• Efficacité et faisabilité (25 points)
• Durabilité (10 points)
Cette liste est ensuite réduite, en fonction de leur rang, à
celles dont la somme des contributions demandées s’élève
à au moins 2 fois le budget de l’appel en question
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Evaluation de la proposition complète
• Capacité Financière & Opérationnelle (20 points – seuil d’exclusion
12)
• Pertinence (25 points – seuil d’exclusion 20)
• Méthodologie (25 points)
• Durabilité (15 points)
• Budget & coût-efficacité (15 points)
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Vérification de l’éligibilité
• Eligibilité du demandeur (+ partenaires éventuels) selon la base légale
régissant le programme en question
nationalité
Possibles motifs d’exclusion
catégorie d’organisation éligible
1. Vérification – sur base de la déclaration du demandeur– partie IV
du formulaire de demande
2. pièces justificatives
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Evaluation des propositions
• Comment soumettre les pièces justificatives?
• Pour les appels lancés depuis 2008, l’enregistrement préalable dans le système PADOR (Système d’enregistrement en ligne des demandeurs potentiels) est obligatoire
• Lors de l’enregistrement, le téléchargement de toutes les pièces justificatives nécessaires sera demandé
• Avantage : l’enregistrement et le téléchargement se fait en une seule fois et sera valable pour tous les appels à proposition lancés par EuropeAid
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Sources d’informationhttp://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm
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Les sources d’informationSite de publication des appels à propositions
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome&userlanguage=fr
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Les sources d’information
• Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_fr.htm
• PADORhttp://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm