Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 2
Sommaire Sommaire............................................................................................................ 2 Introduction ......................................................................................................... 7
1.1 Objectif et public du présent manuel ............................................................ 7 1.2 Concernant l’application RINA ..................................................................... 7 1.3 Concernant le projet EESSI ........................................................................ 7 1.4 Infrastructure EESSI .................................................................................. 8 1.5 Documents électroniques structurés (SED) ................................................... 8 1.6 Cas d’utilisation métier (BUC) ................................................................... 10
2. Présentation du manuel ................................................................................... 11 3. Fonctionnalités générales ................................................................................. 12
3.1 Connexion/déconnexion utilisateur ............................................................ 12 3.2 Présentation générale et navigation ........................................................... 14 3.3 Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution) ......................................... 16 3.3.1 Paramètres de localisation du compte utilisateur ....................................... 17 3.3.2 Modification du mot de passe utilisateur .................................................. 17 3.3.3 Support .............................................................................................. 18 3.3.4 Aide ................................................................................................... 19 3.3.5 A propos de RINA ................................................................................. 21
4. Rôles et groupes ............................................................................................. 22 4.1 Rôles ..................................................................................................... 22 4.2 Groupes ................................................................................................. 24
5. Fonctionnalité Recherche de dossier .................................................................. 25 5.1 Affichage de l’écran de recherche de dossier ............................................... 25 5.2 Recherche en texte libre .......................................................................... 26 5.3 Recherches prédéfinies ............................................................................ 28 5.4 Configurer l’ordre d'affichage des résultats d’une recherche (Sélecteur de
champ) ....................................................................................................... 31 6. Fonctionnalité Recherche d’une institution.......................................................... 33
6.1 Algorithmes de recherche d’une institution ................................................. 33 6.2 Critères de recherche et utilisation des données de l’institution ..................... 34 6.3 Affichage de l’écran de recherche d’une institution ....................................... 36 6.3.1 Fenêtre "Choisir/mettre à jour des participants" dans un nouveau dossier .... 36 6.3.2 Fenêtre de "Recherche de participants dans un document SED" .................. 37 6.4 Fenêtre de "Recherche de participants en texte libre" ................................... 37 6.5 Recherche avancée d’une institution .......................................................... 39
7. Module de gestion du dossier ........................................................................... 43 7.1 Dossiers – Description générale ................................................................ 43 7.2 Statuts des dossiers ................................................................................ 44 7.3 Ecran de Gestion du dossier ..................................................................... 45 7.3.1 Identifiant de gestion du dossier (Index) ................................................. 49 7.4 Créer un dossier ..................................................................................... 50 7.5 Définir les participants initiaux à l’échange ................................................. 52 7.6 Modes d’affichage du module de Gestion du dossier ..................................... 54 7.7 Notifications du dossier ............................................................................ 59 7.8 Barre d’actions du dossier ........................................................................ 60 7.9 Actions locales au niveau du dossier .......................................................... 62 7.9.1 Attribuer un dossier, configurer l'importance et la criticité d'un dossier ........ 62 7.9.1.1 Attribution de dossier ......................................................................... 62 7.9.1.2 Configuration de la criticité et de l’importance d’un dossier ................... 65 7.9.2 Classer des dossiers comme sensibles ..................................................... 67 7.9.3 Paramétrer des alarmes au dossier ......................................................... 68
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 3
7.9.4 Supprimer un dossier ............................................................................ 70 7.9.5 Clôturer un dossier localement ............................................................... 70 7.9.6 Rouvrir un dossier localement ................................................................ 71 7.9.7 Archiver un dossier clôturé .................................................................... 72 7.9.8 Restaurer (désarchiver) un dossier clôturé ............................................... 72 7.9.9 Mettre à jour (la liste) des participants au dossier ..................................... 73 7.10 Actions administratives au niveau des dossiers .......................................... 75 7.10.1 Ajouter des participants au dossier ....................................................... 75 7.10.2 Supprimer des participants au dossier ................................................... 77 7.10.3 Transmettre un dossier ....................................................................... 78 7.10.4 Clôturer un dossier au niveau global ...................................................... 81 7.10.5 Rouvrir un dossier clôturé au niveau global ............................................ 83 7.10.6 Envoyer un rappel .............................................................................. 86 7.10.7 Répondre à un rappel .......................................................................... 88 7.11 Actions locales au niveau du SED ............................................................ 90 7.11.1 Statut du SED .................................................................................... 90 7.11.2 Créer un nouveau SED ........................................................................ 91 7.11.3 Modifier un SED avec le statut de Brouillon ............................................ 95 7.11.4 Consulter/lire un SED .......................................................................... 96 7.11.5 Supprimer un SED ayant le statut de Brouillon ....................................... 96 7.11.6 Validation d'un SED ............................................................................ 97 7.11.7 Imprimer un SED ............................................................................... 98 7.12 Actions globales au niveau du SED .......................................................... 98 7.12.1 Envoyer un SED ................................................................................. 98 7.12.2 Recevoir un SED ............................................................................... 102 7.13 Actions administratives au niveau du SED ............................................... 103 7.13.1 Mettre à jour un SED ........................................................................ 103 7.13.2 Recevoir un SED mis à jour ................................................................ 105 7.13.3 Invalider un SED .............................................................................. 106 7.13.4 Recevoir un message d'invalidation d'un SED ....................................... 107 7.13.5 Clarifier le contenu d'un SED .............................................................. 109 7.13.6 Rejeter un SED ................................................................................ 112 7.14 Consultation de l'entête (normalisée SBDH) et de l'historique d'un SED et gestion des erreurs ..................................................................................... 113 7.15 Traiter les Batch SED (messages par lot) ................................................ 115 7.15.1 Naviguer dans un Batch SED .............................................................. 115 7.15.2 Créer et envoyer un Batch SED .......................................................... 117 7.15.3 Importer et exporter des données d’un Batch SED ................................ 119 7.15.4 Recevoir et répondre à un Batch SED .................................................. 122 7.16 Gérer les pièces jointes ........................................................................ 124 7.17 Gérer les commentaires ....................................................................... 125 7.18 Données d’audit .................................................................................. 127
8. Centre de notifications................................................................................... 132 8.1 Ecran d’affichage du Centre de notifications .............................................. 134 8.2 Visualisation des notifications ................................................................. 135 8.3 Actions relatives aux notifications ............................................................ 136 8.4 Filtrer la liste de notifications .................................................................. 138
9. Calendrier de gestion des dossiers .................................................................. 139 9.1 Ajout d’une nouvelle activité dans le calendrier ......................................... 140 9.2 Consultation, modification et suppression d’une activité dans le calendrier .... 141
10. Rapports .................................................................................................... 143 10.1 Rapports prédéfinis.............................................................................. 143 10.2 Paramètres des rapports ...................................................................... 144
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11. Fonctionnalité traduction automatique eTranslation ......................................... 146 12. Guide de prise en main rapide de RINA .......................................................... 148
12.1 Comment créer un dossier .................................................................... 148 12.2 Comment ajouter ou supprimer des participants au dossier et comment
transférer un dossier ................................................................................... 148 12.3 Comment supprimer ou clôturer un dossier ............................................. 149 12.4 Comment completer ou corriger des informations déjà transmises ............. 149 12.5 Comment demander à un autre participant de communiquer des informations manquantes............................................................................................... 150 12.6 Rejeter un SED ................................................................................... 150 12.7 Comment utiliser les processus horizontaux ............................................ 151 12.8 Comment utiliser les sous-processus horizontaux .................................... 151
13 Table des illustrations ................................................................................... 154
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Informations de contrôle du document
Paramètres Valeurs
Titre du
document
Manuel utilisateur Application RINA
Intitulé du
projet
Échange électronique d'informations sur la sécurité sociale (EESSI)
Version 3.2.0
Date 21.03.2018
Sensibilité Protocole TLP (Traffic Light Protocol) = "Vert (TLP GREEN)"
Auteurs du
document
Commission européenne, DG EMPL F5, équipe EESSI RINA, équipe
EESSI QA, équipe EESSI Transition
Révisé par Commission européenne, DG EMPL F5, équipe EESSI RINA, équipe
EESSI QA, équipe EESSI Transition
Validé par Commission européenne, DG EMPL F5, équipe EESSI RINA, équipe
EESSI QA, équipe EESSI PM
Public La diffusion du présent document s'effectue strictement
conformément au protocole TLP (Traffic Light Protocol) défini pour
la documentation relative au projet EESSI par la Commission
européenne dans sa note AC n°792/15 REV.
Conformément à la note AC n°790/15 REV, le présent document
est classé Vert (TLP GREEN). Par conséquent, ce document est
déstiné à circuler au sein de la communité EESSI mais n'est pas
voué à être diffusé sur Internet ou hors de la communauté EESSI.
Historique de revision du document
Version majeure
Version mineure
Révision Date Description Action
(*)
Pages
2 0 0 25.10.16 Version révisée
2 1 0 16.12.16 Séparation (à des fins de
clarification) des fonctionnalités
de RINA et des BUC
administrateurs ; description
détaillée des sous-processus
horizontaux.
2 2 0 24.04.17 Clarifications concernant le
module de recherche de dossier
et ajout d’un paragraphe relatif
au module de recherche d’une
institution.
I, R
18 - 26
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2 3 0 19.06.17 Adaptation aux caractéristiques
de la version PRR RINA et
corrections apportées à
l’algorithme de recherche de
dossier par date. Modifications du
formatage et corrections
grammaticales mineures.
I, R
P. 20,
34, 35
2 3 1 26.06.17 Corrections mineures I, R p. 10
3 0 0 04.12.17 Adaptation aux nouvelles
caractéristiques post-PRR (R1)
I, R
Ensemble du
document
3 0 1 12.01.18 Améliorations/ corrections de la
version finale post PRR
I, R
Ensemble du
document
3 0 2 30.01.18 Ajout d’éléments manquants
mineurs + amélioration de la
cohérence générale
R
Ensemble du
document
3
1
0
21.03.18
Ajout d’éléments manquants
mineurs, mise à jour du contenu
sur la base des nouvelles
caractéristiques et des corrections
des bugs. Ajout des diagrammes
d’état des cas d’utilisation et des
SED
R Ensemble
du document
3
2
0
30.11.18
Adaptations afin de
supporter la Release EESSI
2018 et la version RINA
5.4.x
R
Ensemble
du document
(*) Action : I = Insertion R = Remplacement
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 7
Introduction
1.1 Objectif et public du présent manuel
Le présent guide sert d’outil de référence et de guide d’utilisateur pour l’application
RINA (acronyme de "The Reference Implementation of a National Application" c’est-à-
dire Implémentation de référence d’une application nationale) dans la version livrée
dans le cadre de la PRR. Ce guide s’adresse ainsi à la fois aux nouveaux utilisateurs de
l’application RINA à qui il va fournir des éléments d’introduction mais également aux
utilisateurs déjà familiers du système qui pourront y trouver des précisions concernant
certaines fonctions spécifiques.
Le présent guide est destiné à tous les utilisateurs du domaine de la sécurité sociale
travaillant activement avec l’application RINA, notamment les agents de caisse, les
utilisateurs disposant de fonctions de contrôle et de supervision ainsi qu’aux
utilisateurs dotés de rôles métier plus spécifiques à l’image des auditeurs. Il ne
s’adresse pas aux administrateurs IT et n’explique pas comment configurer localement
une instance RINA ni comment l’adapter aux besoins d’une institution en particulier.
Pour en savoir plus concernant la configuration de RINA, veuillez consulter la
documentation spécifique à destination des administrateurs RINA
1.2 Concernant l’application RINA
L’application RINA (acronyme de "The Reference Implementation of a National
Application" c’est-à-dire implémentation de référence d’une application nationale) est
une application logicielle Web pour la gestion et l’échange électronique des dossiers de
sécurité sociale entre les institutions compétentes des États membres. L’application
RINA est développée par la Direction générale de l'emploi, des affaires sociales et de
l'inclusion de la Commission européenne (DG EMPL) dans le cadre du projet EESSI
(Échange électronique d'informations sur la sécurité sociale). Elle répond aux besoins
métier (exigences de la couche métier) des institutions nationales participant à
l'échange de messages transfrontalier EESSI. L’application supporte la gamme
complète des cas d’utilisation métier (BUC) relatifs à l’échange des données de
sécurité sociale. De plus, RINA fournit des outils utiles de gestion des dossiers et
d’optimisation des workflows internes, par exemple, des outils d’assignation des
dossiers ou la fonctionnalité de création de rapports.
1.3 Concernant le projet EESSI
La libre circulation des personnes est un droit fondamental en Europe. Les
ressortissants des États membres de l’Union européenne et des États de l’AELE sont
libres de voyager, résider et travailler dans les autres États membres de l’Union
européenne/de l’espace AELE. Les systèmes de sécurité sociale modernes se doivent
de refléter cette mobilité et de garantir aux citoyens l’accès à la sécurité sociale dans
un cadre transfrontalier.
C’est pourquoi les règlements portant sur la coordination des systèmes de sécurité
sociale prévoient des règles claires concernant les dossiers de sécurité sociale
transnationaux. Dans la pratique, la mise en œuvre des ces règles exige d’importants
échanges entre les institutions de sécurité sociale des États membres. Jusqu’à
présent, ces échanges ont principalement lieu via la transmission de formulaires
papier, or ce procédé est non seulement lent et onéreux mais également propice aux erreurs.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 8
Le nouveau système européen d’échange électronique d’informations de sécurité
sociale (EESSI) améliorera la situation en permettant une communication directe,
fiable et confidentielle entre les institutions de sécurité sociale. Les échanges seront à
terme plus rapides ; les institutions destinataires n’auront plus à traiter des
formulaires invalides, erronés ou incomplets et les citoyens bénéficieront d’un calcul de leurs droits à prestations à la fois plus rapide et encore plus fiable.
1.4 Infrastructure EESSI
Afin de parvenir à un échange électronique entre toutes les institutions de sécurité
sociale compétentes en Europe, il est nécessaire de s’assurer que les composants
nationaux et l’infrastructure centralisée sont bien connectés et interagissent de
manière organisée. Ainsi, les utilisateurs accèdent au système EESSI soit via
l’application RINA, l’application de référence détaillée dans le présent guide, ou via une
application nationale dédiée disponible dans leurs institutions compétentes. Les
messages envoyés via ce système sont transmis au point d’accès national (AP) qui
communique avec les points d’accès pertinents dans les pays destinataires. A partir de
ces points d’accès, les messages sont transférés aux institutions de sécurité sociale
dans ces pays. Une infrastructure centralisée, fournie par la Commission européenne,
le nœud central (CSN), communique régulièrement à tous les points d’accès les
informations qui leur sont nécessaires pour assurer cette fonction de routage.
Fig. 1 : Architecture EESSI simplifiée
1.5 Documents électroniques structurés (SED)
Les messages devant être échangés ont été harmonisés en étroite collaboration avec
les experts de sécurité sociale des États membres et prennent généralement la forme
de documents électroniques structurés (SED). Les SED ont été optimisés afin d’être,
autant que possible, prétraités de manière automatisée en vue d’identifier
automatiquement un grand nombre d’erreurs ou d’omissions éventuelles avant la
transmission desdits documents (réduisant ainsi le nombre d’échanges liés aux
besoins de corrections) et de refléter fidèlement les règles de droit applicables (voir
section 7.11.6 pour plus d’informations). Les différentes versions des SED seront
disponibles dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, par conséquent
chaque institution aura la possibilité d’utiliser la version linguistique des SED
appropriée pour un usage facilité des documents.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
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Les documents électroniques structurés sont les héritiers des formulaires européens
“E”, qui sont les documents harmonisés déjà utilisés dans de nombreux échanges de
données de sécurité sociale au niveau communautaire. Les SED ont cependant été
optimisés afin de tirer pleinement profit des possibilités supplémentaires (comme la détection automatique d’erreurs) offertes par un système électronique.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
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1.6 Cas d’utilisation métier (BUC)
Les processus requis pour régler des dossiers transnationaux de sécurité sociale ont
également été standardisés entre les États membres participants. Ainsi, pour chaque
question relative à la sécurité sociale au niveau communautaire a été élaboré un cas
d’utilisation métier (BUC) qui va décrire dans le détail les messages à échanger et la
séquence de l'échange de manière à traiter le dossier. Dans l’application RINA, chaque
dossier est affecté à un type de dossier particulier correspondant à l’un des BUC afin
de permettre à l’application de déterminer automatiquement le séquencement des
messages à échanger.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
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2. Présentation du manuel
Le présent manuel a été élaboré en se calquant sur la structure de l’application RINA :
Les premières sections fournissent quelques éléments de contexte permettant de
comprendre les composantes du système EESSI, y compris les concepts clefs des
cas d’utilisation métier (BUC) et des documents électroniques structurés (SED).
La section 3 donne un aperçu de la structure de RINA et explique les éléments
transversaux de l’interface utilisateur accessibles à tout moment dans l’application.
La section 4 décrit la matrice des rôles et des responsabilités de l’application RINA,
essentielle pour déterminer les droits d’accès de chaque utilisateur au système.
La section 5 explique comment rechercher des dossiers à l’aide des différentes
fonctionnalités de recherche offertes par l’application RINA.
La section 6 explique comment rechercher des institutions (contreparties) à l’aide
de la fonctionnalité de recherche d’une institution dans RINA.
La section 7 explique comment travailler concrètement sur des dossiers spécifiques
et échanger des informations de sécurité sociale via l’application.
La section 8 précise comment il est possible d’utiliser les notifications pour suivre
les modifications pertinentes ainsi que les nouvelles informations; et
La section 9 présente les fonctionnalités RINA liées au calendrier de gestion des
dossiers.
La section 10 présente la fonctionnalité de création de rapports qui permet d’avoir
une vision globale des dossiers administrés.
La section 11 explique comment utiliser la fonctionnalité de traduction automatique
" eTranslation " avec RINA.
our certaines tâches, l’application peut donner l'impression d'offrir plusieurs
possibilités aux nouveaux utilisateurs. Or il s'agit en réalité de fonctionnalités
distinctes et une seule de ces options sera réellement appropriée à la situation en
question. C’est pourquoi la section 12 propose un aperçu des tâches les plus
fréquentes et aide les utilisateurs à naviguer à travers des fonctionnalités qui peuvent paraitre similaire de prime abord.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
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3. Fonctionnalités générales
Les fonctionnalités offertes par RINA sont regroupées en quatre modules clefs :
Le module de recherche de dossier donne à l’utilisateur les moyens d’identifier,
d’accéder à et de gérer des dossiers spécifiques dans le cadre d’échanges
transfrontaliers d’informations de sécurité sociale (voir section 5).
Le module de gestion du dossier permet l’échange d’informations de sécurité
sociale avec d’autres institutions parallèlement à d’autres actions dans le cadre de
dossiers individuels tel que défini par les processus dédiés (voir section 7).
Le module des notifications gère tous les événements survenus dans le système
présentant un intérêt pour l’utilisateur et permet de suivre les modifications
pertinentes ou nouveautés (voir section 8).
Le module de création de rapports permet de créer des vues agrégées et des
statistiques en vue d’identifier des tendances/schémas dans les échanges
transfrontaliers d’informations de sécurité sociale qui ont été menés(voir section 10).
De plus, certains éléments clefs de l’application sont accessibles à tout moment par
l’utilisateur depuis la barre de navigation et depuis la barre de création du dossier. Ces éléments sont décrits à la section suivante.
3.1 Connexion/déconnexion utilisateur
Pour démarrer l’application RINA, l’utilisateur ouvre son navigateur web et tape l’URL de
l’application RINA de l'institution afférente. L’adresse URL RINA pertinente et les noms
d’utilisateur/mots de passe sont communiqués par l’administrateur RINA. Si l’URL saisie
est valide, la page d’accueil de l’application RINA [Rina Home page] (Fig. 2) s’ouvre.
L’utilisateur doit alors cliquer sur [ ] pour être redirigé vers la page
d’ouverture de session RINA.
Fig. 2 : Page d’accueil de l’application RINA
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 13
Dans la page d’ouverture de session RINA qui s’affiche (voir Fig. 3), entrer le nom
d’utilisateur et le mot de passe puis cliquer sur LOGIN. L’utilisateur est alors dirigé vers
l’application RINA (voir section 3.2). S’il n’a pas encore de compte utilisateur ou en cas
d’oubli du mot de passe, l’utilisateur doit contacter son administrateur RINA local pour
assistance.
Fig. 3 : Page d’ouverture de session de RINA
Les actions possibles dans RINA pour l'utilisateur dépendent de son rôle dans le système
RINA (voir section 4). Ce rôle est attaché à son profil utilisateur. Ainsi un utilisateur qui
dispose de privilèges spéciaux (par exemple de droits administrateur), selon la
règlementation locale de son institution, peut se voir ouvrir plusieurs comptes
utilisateurs ce qui va lui permettre de se connecter avec des prérogatives spéciales et
d’avoir ainsi accès à certaines actions spécifiques uniquement lorsque ces actions sont
réellement requises.
Pour quitter l’application RINA, cliquer sur [ ] dans le coin supérieur droit de l’application
(voir Fig. 4). Se contenter de fermer la fenêtre ou l’onglet de navigation sans se déconnecter
peut être dangereux car cela augmente le risque d’utilisations non autorisées du compte
utilisateur.
Fig. 4 : se déconnecter du compte RINA
A noter qu’actuellement seuls les navigateurs web suivants sont
supportés :
Chrome (v40 +) Firefox (v41 +)
Internet Explorer (v.11)
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 14
3.2 Présentation générale et navigation
Une fois l’authentification réussie, l’utilisateur arrive sur l’écran d’accueil de l’interface
utilisateur RINA (dont la structure de base va être retrouvée tout au long de
l’application) (voir Fig. 5).
Fig. 5 : Ecran d’accueil de RINA
L’écran d’accueil de l’application RINA comprend quatre parties principales :
MENU PRINCIPAL
Le menu principal est un élément fixe de l’interface utilisateur qui se situe
dans la partie supérieure de l’application. Il comprend les onglets de
navigation suivants (décrits en détail dans les sections correspondantes du
présent manuel) :
ONGLET DE NAVIGATION SECTION
RECHERCHE DE DOSSIER Section 5
GESTION DU DOSSIER
(UNIQUEMENT VISIBLE APRES L’OUVERTURE D’UN DOSSIER) Section 7
CENTRE DE NOTIFICATIONS Section 8
RAPPORTS Section 10
CALENDRIER Section 9
MENU UTILISATEUR (Nom d'utilisateur - code de l'institution) Section 3.3
SE DECONNECTER [ ] Section 3.1
1
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 15
ESPACE DE TRAVAIL
L’espace de travail correspond à un bureau virtuel. Il s’agit d’une vue
dynamique dans laquelle le contenu dépend de l’onglet sélectionné
dans le menu principal. Le fait de cliquer sur l’un des onglets suivants
entraîne une modification de l’espace de travail : RECHERCHE DE DOSSIER,
GESTION DU DOSSIER, CENTRE DE NOTIFICATIONS, RAPPORTS. La figure 5
montre l’espace de travail de l’onglet RECHERCHE DE DOSSIER.
PANNEAU LATERAL
Le panneau latéral fait partie de l’espace de travail. Son contenu
dépend de l’espace de travail sélectionné. Le panneau latéral d’un
espace de travail particulier peut offrir différentes fonctionnalités, par
exemple pour filtrer ou attribuer des dossiers.
BARRE DE DOSSIER
La barre de dossier permet de créer de nouveaux dossiers (voir
section 7.4) ou d’accéder à un dossier spécifique (accès rapide [case
quick access]) via le numéro de dossier RINA (voir Fig. 6). La barre
de dossier est un élément fixe de l’interface utilisateur, ses
fonctionnalités étant accessibles depuis n’importe quel espace de
travail. Pour ce qui est de la fonctionnalité d’accès rapide au dossier
[case quick access], l’utilisateur va pouvoir naviguer directement
dans un dossier seulement après avoir saisi le numéro de dossier
RINA dans la zone de texte prévue et cliqué sur la touche "Entrée".
La recherche de dossier via l’accès rapide utilisera l’identifiant dossier
constitué d’une valeur : a) Par défaut (valeur entière unique de type ‘12345’),
b) Par HTTP callback (identifiant supplémentaire ajouté à la valeur
par défaut et séparé par un tiret [-] par exemple ‘12345 – xyz7573’),
ou c) Selon une structure personnalisée (Nombre entier [INTEGER] –
chaîne [STRING], par exemple ‘12346 –INST2-PENSION-00001510’).
Pour effectuer une recherche et naviguer dans un dossier en utilisant
la valeur complémentaire de l’identifiant (autre que la valeur par
défaut) via l’accès rapide, l’utilisateur doit cocher la case située à
gauche de la zone de saisie (sauf s’il saisit la valeur par défaut suivie
d’un tiret et du/des valeur(s) complémentaire(s), par exemple
‘xyz7573’ ou ‘INST2-PENSION-00001510’ selon les exemples
précités).
4
3
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Fig. 6 : Barre de dossier avec accès rapide
3.3 Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution)
Pour accéder au menu utilisateur qui comprend notamment les paramètres de localisation
et les fonctionnalités de support et d'aide en ligne, l'utilisateur doit cliquer sur "Nom
d'utilisateur - institution" en haut à droite du menu principal (RINAUser – BG:bgna1 dans
l'exemple ci-après – voir Fig. 7). Un menu déroulant présentant les options suivantes (décrites en détail en section 3.3.1 à 3.3.5) apparait :
Paramètres de localisation
Changer le mot de passe
Support
Aide A propos de RINA
Lorsqu’il utilise l’accès rapide de la barre de dossier, l’utilisateur ne peut
pas effectuer une recherche en vue d’obtenir une liste de résultats. Pour
effectuer une recherche générale, l’utilisateur doit utiliser l’onglet
Recherche de dossier (cf. section 5).
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 17
Fig. 7 : Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution)
3.3.1 Paramètres de localisation du compte utilisateur
Une fois connecté, l’utilisateur a la possibilité de configurer les paramètres de localisation
(langue, format de numéro, format de date, format de l’heure, monnaie ou fuseau
horaire). Pour configurer les paramètres de localisation, l’utilisateur clique sur l'option
"paramètres de localisation" dans le menu utilisateur (voir Fig. 8). L'utilisateur clique
ensuite sur METTRE A JOUR pour enregistrer les modifications ou sur ANNULER s'il ne souhaite pas sauvegarder les modifications.
Fig. 8 : Paramètres de localisation du compte utilisateur
3.3.2 Modification du mot de passe utilisateur
L'utilisateur a la possibilité de modifier, à tout moment, le mot de passe qui lui a été
attribué en cliquant simplement sur l'option "Changer le mot de passe" dans le menu
principal (voir Fig. 9). L’utilisateur suit alors une procédure classique de modification de
mot de passe : il est invité à saisir son ancien mot de passe, son nouveau de mot de
passe puis à confirmer le nouveau mot de passe. L'utilisateur valide ensuite le
changement de mot de passe en cliquant sur METTRE A JOUR (actif uniquement si l'utilisateur a correctement suivi la procédure).
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 18
Fig. 9 : Modification du mot de passe utilisateur
3.3.3 Support
Dans certains cas, les utilisateurs de RINA peuvent avoir besoin de contacter le centre
d’assistance (service d'assistance local/national) pour obtenir de l'aide, pour rapporter
certaines défaillances/bugs et questions, pour demander des clarifications, des informations
supplémentaires, de la documentation, pour effectuer un retour ou proposer des pistes
d'amélioration. Pour contacter le centre d'assistance, les utilisateurs RINA doivent cliquer
sur le lien URL affiché dans le menu utilisateur, à savoir l'adresse URL du service
d'assistance local, lorsqu'elle a été définie par l'administrateur, ou à défaut, l'option "Support" (voir Fig. 10).
Pour envoyer un ticket au service d'assistance local EESSI, l'utilisateur complète alors tous les champs requis dans la fenêtre qui s'affiche (voir Fig. 11).
Fig. 10 : Création d'un ticket d'assistance
Remarque relative à la sécurité:
La longueur recommandée du mot de passe est de 10 caractères et la
longueur minimale de 8 caractères.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 19
Fig. 11 : Formulaire de création d'un ticket d'assistance
Les informations requises peuvent être complétées dans une fenêtre spécifique de
création de tickets d’assistance. Selon le type de ticket sélectionné (défaut, amélioration
ou support), différents textes pré-remplis s'affichent dans la section "Description
détaillée". L'utilisateur doit également sélectionner la priorité adéquate parmi les valeurs disponibles, à savoir (voir Fig. 11):
Insignifiant;
Mineur;
Majeur;
Critique; Blocage.
Une fois le formulaire complété, cliquer sur ENVOYER.
3.3.4 Aide
Il peut arriver que l'utilisateur ait besoin d'aide avec l'interface RINA. RINA propose aux
utilisateurs une aide en ligne. Ce système d'aide en ligne permet à l'utilisateur
d'apprendre à utiliser l'interface graphique utilisateur en affichant les instructions
complètes.
Par défaut, tant que l'adresse web (URL) du service d'assistance n'a pas été
définie, le lien affiche l'étiquette "Support" et un message d'erreur apparaîtra
si l'utilisateur tente de créer un ticket d'assistance. Une fois définie, l'URL
correcte viendra remplacer l'intitulé "Support" et pourra être utilisée sans
erreur à condition d'avoir été préalablement configurée par l'administrateur (via l'interface d'administration).
Il est important que toutes les informations requises soient complétées afin
que le bug éventuel puisse être recréé et analysé par l’équipe de développement.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 20
De plus, l’aide en ligne propose également une aide/des informations en rapport avec la
tâche effectuée par l’utilisateur à un moment précis et directement liée à l'écran consulté
(aide contextuelle). Il est possible d’accéder à l’aide en ligne à tout moment depuis le
Menu utilisateur. Le contenu de la fenêtre d’aide en ligne sera en rapport avec l’étape à
laquelle l’utilisateur se trouve ou en rapport avec la fonctionnalité demandée. Pour
accéder à l’aide contextuelle, l’utilisateur clique sur AIDE situé en haut à droite de l'écran
(voir Fig. 12). Une nouvelle fenêtre comprenant le contenu du manuel utilisateur va alors
s'ouvrir.
Fig. 12 : Aide en ligne contextuelle
La nouvelle fenêtre comprend la fonctionnalité de recherche permettant à l’utilisateur de
rechercher des sujets spécifiques. L’utilisateur a également la possibilité de naviguer
dans l’aide en ligne en cliquant sur la section spécifique dans le menu situé à gauche de
la fenêtre. Le contenu de la section ainsi sélectionnée s’affichera dans la partie droite de la fenêtre (voir Fig. 13).
Fig. 13 : Contenu de l'aide contextuelle
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 21
3.3.5 A propos de RINA
La boîte de dialogue A propos de RINA donne la référence de la version RINA actuellement
installée ainsi que la date d'installation (voir Fig. 14). En général, les utilisateurs métier
n’auront pas besoin de cette fonctionnalité dans leur travail quotidien. Cependant, ces
informations pourront être communiquées lors du signalement d’un problème au service d’assistance local ou national (cf. section 1).
Fig. 14 : Boîte de dialogue A propos de RINA
Dans la version RINA distribuée par la Commission européenne, le contenu de l'aide est disponible en anglais UNIQUEMENT.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 22
4. Rôles et groupes
4.1 Rôles
Dans le système EESSI, on distingue différents rôles pour les utilisateurs de RINA.
Chaque rôle est défini par les actions possibles offertes aux utilisateurs dotés de ce rôle.
Les rôles suivants existent :
Manager/ superviseur [Manager/Supervisor];
Agent habilité [Authorised Clerk];
Agent non habilité [Un-authorised Clerk];
Auditeur [Auditor];
Consultant [Viewer];
Utilisateur médical [Medical User]; VIP.
Les différents rôles sont détaillés ci-après. Enfin, un aperçu des rôles et des actions
correspondantes est également fourni. Ces actions seront abordées plus en détail dans
les sections correspondantes du présent manuel.
Manager/Superviseur
Le rôle de manager/superviseur est généralement assigné aux responsables de
l’institution et aux chefs d’équipe impliqués dans l’attribution des dossiers aux agents. Ce
sont les seuls utilisateurs autorisés à attribuer des dossiers (cf. Section 7.9.1.1). Un superviseur ne pourra attribuer que les dossiers qui lui auront été assignés.
Un utilisateur, qui ne s’est pas vu attribuer un dossier ou qui s’est vu attribuer un dossier
mais pas dans le rôle requis pour le traiter, peut envoyer une demande au superviseur du
dossier en question et demander l’attribution du rôle spécifique/requis pour ce dossier. Le
superviseur reçoit la notification correspondante et peut choisir d’accepter ou de rejeter
la demande de l’utilisateur. Suite à cela, l’utilisateur ayant fait la demande va recevoir
une notification l’informant si sa demande a été acceptée ou rejetée (voir également Section 7.9.1.1).
Agent habilité/Agent non habilité
Les utilisateurs dotés du rôle d’agent procèdent au traitement de dossiers en rapport
avec leur branche de sécurité sociale. Ils vont réaliser les tâches opérationnelles de
gestion de dossiers, notamment la création et l’archivage des dossiers ainsi que le
traitement des SED. Les agents habilités sont autorisés à envoyer directement des SED
aux autres institutions participant au dossier ; les agents non habilités préparent les SED
mais doivent demander à un utilisateur disposant de prérogatives plus étendues
d’envoyer les SED préparés aux autres institutions participantes (cf. section 7.9).
Consultant/ Auditeur
Les utilisateurs avec ces deux rôles ne prennent pas une part active dans le système
mais vérifient les informations existantes. Les utilisateurs dotés du rôle de consultant
peuvent uniquement vérifier les données de base du dossier et les contenus des SED
tandis que les auditeurs peuvent également vérifier les journaux d’audit de toutes les
actions réalisées par le système sur un SED, un dossier ou une personne en particulier (voir section 7.18 sur les données d’audit).
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 23
Utilisateur médical/VIP
Certaines catégories de données requièrent une protection spécifique. En effet, dans
certains Etats participants, seul le personnel médical spécifique peut avoir accès aux
informations médicales. C’est pourquoi, les annexes d'un SED peuvent être classées
comme données médicales et seuls les utilisateurs dotés du rôle d'utilisateur médical
peuvent avoir accès à ces annexes ou sont autorisés à les "déclasser"(cf. section 7.16
pour de plus amples informations). De plus, il peut arriver que des catégories entières de
dossiers requièrent une protection spéciale, par exemple parce qu’ils concernent des
personnes particulièrement exposées au regard du public et qu’il existe par conséquent
un risque considérable de divulgation non autorisée des données. Ces dossiers peuvent
alors être classés comme "dossiers sensibles" au niveau des métadonnées du dossier (cf.
Section 7.9.2). Une fois une telle classification opérée, seuls les utilisateurs avec le rôle d’utilisateur VIP pourront encore avoir accès au contenu du dossier.
Aperçu des rôles et actions
Le tableau ci-après donne un aperçu des rôles des utilisateurs et des actions correspondantes autorisées.
Rôles des utilisateurs
RINA
Manager/
Superviseur
Agent
habilité
Agent
non
habilité
Auditeur Consultant Utilisateur
médical
Utilisateur VIP
Tous
Att
rib
uti
on
de
do
ss
ier
Attribuer un dossier
Demander l’assignation
d’un dossier
Autoriser l’assignation
Ge
sti
on
de d
oss
ier
Créer un dossier
Créer un SED
Consulter un SED
Envoyer un SED
Demander l’autorisation
d’envoi d’un SED
Autoriser et envoyer un
SED
Consulter/
joindre/supprimer/envoy
er une annexe médicale
Consulter des dossiers
classés VIP
Modifier les
métadonnées d’un
dossier
Archivage manuel d’un
dossier
Désarchivage manuel
d’un dossier
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 24
Paramétrer/supprimer des alarmes
Accéder aux
métadonnées d’un dossier (objet, participants, assignations, liste des SED, alarmes,
pièces jointes)
Consulter/télécharger/env
oyer des pièces jointes normales
Ajouter/supprimer des
pièces jointes normales
Ajouter/supprimer des commentaires
Audit Données d’audit
Tableau 1 : Rôles utilisateur RINA et actions autorisées
4.2 Groupes
Dans de nombreux cas, la gestion des dossiers, et notamment l’attribution des dossiers,
n’est pas assurée individuellement mais plutôt au niveau de l’équipe. Par exemple, dans
une institution, toutes les demandes de pension pour une région d’Europe spécifique
pourront être attribuées à une équipe ayant développé des connaissances particulières
concernant cette zone géographique. L’application RINA offre la possibilité d’avoir recours
à des groupes pour de telles situations.
Un groupe représente toujours un ensemble d’utilisateurs individuels.
Au cours de l’attribution d’un dossier, un superviseur peut choisir d’attribuer un dossier à un groupe spécifique plutôt qu’à un utilisateur individuel (voir également section 7.9.1.1).
De plus, selon la configuration du système local, l’application pourra également attribuer automatiquement certains types de dossiers à des groupes d’utilisateurs spécifiques.
A noter qu’un utilisateur unique peut avoir plusieurs rôles. Un utilisateur
avec plusieurs rôles peut réaliser toute action autorisée par l’un de ses
rôles. Par exemple, un agent habilité ayant également un rôle d’utilisateur
médical pourra à la fois envoyer des SED (depuis son rôle d’agent habilité)
et consulter les annexes classées comme Données médicales (depuis son rôle d’utilisateur médical).
A noter qu’un utilisateur individuel peut appartenir à plusieurs groupes.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 25
5. Fonctionnalité Recherche de dossier
5.1 Affichage de l’écran de recherche de dossier
Fig. 15 : Ecran de recherche de dossier
Une fois l’écran de recherche de dossier ouvert (voir Fig. 15), RINA offre plusieurs
options de recherche :
L'option "RECHERCHE EN TEXTE LIBRE" permet une recherche en
plein texte parmi les dossiers (cf. section 5.2).
L'option "RECHERCHE PREDEFINIE" permet de définir des critères de
recherche plus précis pouvant être enregistrés et réutilisés
ultérieurement. La recherche prédéfinie peut être combinée à la
"RECHERCHE EN TEXTE LIBRE" (cf. section 5.3).
Critères de recherche disponibles pour la “RECHERCHE PREDEFINIE”.
L'outile SELECTEUR DE CHAMP (personnalisation de la recherche)
offre des solutions supplémentaires de configuration de l'affichage
des résultats de recherche (cf. section 5.4).
L'option de navigation (via un accès rapide) dans un dossier en
saisissant l'identifiant dossier RINA local dans la zone de texte prévue
à cet effet dans la BARRE DU DOSSIER (cf. section 3.2), puis en
appuyant sur la touche "Entrée" du clavier.
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5.2 Recherche en texte libre
Pour afficher l'écran de recherche de dossier à partir d'un autre écran, cliquer sur l'onglet RECHERCHE DE DOSSIER dans le menu principal. Saisir les paramètres de recherche et cliquer
sur l'icône Loupe [ ] ou appuyer sur la touche "Entrée" du clavier pour lancer la recherche.
Le moteur de recherche en texte libre de RINA possède les caractéristiques suivantes :
Chaque recherche supporte plusieurs mots/expressions séparés par des espaces ;
Le moteur de recherche applique l'opérateur logique "ET" aux valeurs saisies dans le
champ de recherche séparées par un ou plusieurs espaces ;
Chaque recherche est exécutée comme une "RECHERCHE EN TEXTE LIBRE" dans les
champs prédéfinis (par défaut) de métadonnées du dossier, à savoir (pour les types
de BUC pour le remboursement sur la base de forfaits) :
o Prénom et nom de la personne ;
o Date de naissance ;
o Identifiant du dossier ;
o Numéro d'identification personnel (NIP) local ;
o Type de dossier ;
o Statut du dossier .
Les caractères/opérateurs/formats spéciaux spécifiques sont supportés :
o Le caractère "+" renvoie à une opération logique "ET" (cet opérateur est
facultatif étant donné que l'espace renvoie également à l'opérateur logique
"ET"); Exemple : la requête ‘empl test’ ou ‘empl’ + ‘test’ affichera tous les
résultats, parmi tous les champs de recherche, contenant à la fois les termes
‘empl’ et ‘test’ ;
o Le caractère "-" exclut un terme et affiche tous les résultats ne contenant pas
le terme en question; Exemple : la requête ‘empl -test’ générera tous les
résultats comprenant le terme ‘empl’ dans les champs de recherche mais PAS
la valeur ‘test’. Attention : pour que cet algorithme donne les bons résultats,
le tiret (-) doit être attenant à la valeur à exclure des résultats de recherche,
par conséquent aucun espace ne doit être intercalé entre le tiret et la valeur ;
o Le caractère " " (guillemets) permet de rechercher une phrase exacte, c'est-
à-dire tous les termes saisis entre les guillemets et selon l’ordre de saisie
(empl test) dans tous les champs de recherche "EN TEXTE LIBRE". En
comparaison, sans les guillemets, les termes saisis seront recherchés, dans
tous les champs de recherche "DE TEXTE LIBRE", en appliquant l’opérateur
logique “ET” sans tenir compte de l’ordre de saisie. Exemple : la requête
“empl test” affichera toutes les occurrences exactes de la phrase saisie empl
test, tandis que la requête empl test affichera tous les dossiers comprenant
ces deux termes peu importe que le terme empl soit retrouvé dans un champ
différent du terme test ou que ces deux termes apparaissent dans un même
champ mais dans un ordre différent ;
o Concernant la possibilité de démarrer une recherche de dossier par date, il
est important de noter que seuls les formats de date “aaaa-mm-jj” et
“aaaa/mm/jj” entre guillemets, sont admis. L’utilisation d’autres formats
de date ne permet pas une recherche correcte. Si le format de date n’est pas
placé entre guillemets, la recherche s’opérera comme une "RECHERCHE EN
TEXTE LIBRE" classique.
La Figure 16 présente le cas d’une recherche par nom et la liste des résultats
correspondants. Le nombre de réponses à la recherche figure entre parenthèse à coté de
l’intitulé “SEARCH RESULTS FOR ALL CASES” [RESULTATS DE LA RECHERCHE POUR TOUS LES DOSSIERS].
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Novembre 2018 27
Fig. 16 : Recherche de dossier avec liste des résultats correspondants
Chaque ligne de la liste des résultats renvoie à un dossier. En plus des attributs de base
du dossier, décrits en détail dans les sections suivantes du présent guide, se trouve
également à droite de la fenêtre un lien vers le dossier "VOIR". Le fait de cliquer sur ce
lien ouvre l'écran de gestion du dossier (cf. section 7.2 pour plus d'informations).
On trouve, sur la gauche de la fenêtre, une case à cocher qui va permettre d'attribuer un
dossier à un agent et de configurer l'importance et la criticité d'un dossier. (Cf. section
7.9.1 pour plus d'informations concernant l'attribution d'un dossier et la configuration des paramètres de priorité).
Pour réinitialiser la requête ainsi que la liste de résultats, cliquer sur la croix rouge [ ] à
coté de l'icône loupe [ ].
Il est possible pour l’utilisateur d'élargir le champ de la recherche en
utilisant l'astérisque (*) en guise de signe de remplacement. Le
signe (*) ne doit pas être utilisé tout seul dans la requête
L’outil de recherche de dossier est sensible à la casse (par exemple le
dossier pour “Test” ne pourra pas être retrouvé si la requête saisie
est “test”).
Si l’utilisateur recherche plusieurs termes, la requête sera exécutée
en utilisant l’opérateur logique ET (c'est-à-dire que tous les termes
de la recherche devront figurer dans les résultats).
Le nombre de résultats est limité à 100 réponses pour chaque
requête.
Les résultats de la recherche sont regroupés par type de dossier.
Les formats de date "aaaa-mm-jj" et "aaaa/mm/jj" entre guillemets
sont les seuls formats acceptés pour une recherche de dossier.
Dans la majorité des dossiers, les éléments relatifs à la personne
s’affichent dans la liste des résultats par dossier. A l’inverse, si ces
dossiers n’appartiennent pas aux types de dossier de
remboursement des frais, ce sont les identifiants de l’institution impliquée qui s’affichent à la place.
Pour réinitialiser les critères de recherche, l’utilisateur droit utiliser la croix
rouge [ ] et non le bouton Réinitialiser. Le bouton Réinitialiser permet
uniquement de réinitialiser la recherche prédéfinie en cours (le cas échéant). Pour plus d’informations, voir section suivante.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 28
5.3 Recherches prédéfinies
Dans son travail quotidien, un utilisateur peut avoir besoin d’effectuer une recherche plus
précise. De plus, certains paramètres de dossier font plus régulièrement l’objet d’une
recherche par l’utilisateur, par exemple les dossiers qui lui sont attribués. L’application
RINA offre la possibilité de prédéfinir certaines requêtes, pour lesquelles des paramètres de
recherche peuvent être définis, enregistrés et réutilisés ultérieurement.
Pour prédéfinir une recherche, cliquer sur le lien NOUVELLE RECHERCHE PREDEFINIE situé dans le
panneau latéral "LISTE DE RECHERCHE PREDEFINIE" (voir Fig. 17).
Fig. 17 : Créer une nouvelle recherche prédéfinie
Le menu suivant s'affiche alors sur le coté droit de l'écran (voir Fig. 18).
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 29
Fig. 18 : Configuration d’une “Recherche prédéfinie”
STATUTS
Cette sélection permet d’indiquer le statut des dossiers recherché (Archivé, Supprimé, Clôturé, Ouvert). A noter qu’il est possible de sélectionner plusieurs statuts.
INTERVALLE DE TEMPS
Cette sélection permet de préciser la période à laquelle les dossiers recherchés ont été créés (indifférent, plages personnalisées, dernières 24 heures, heure précédente, semaine précédente, mois précédent, année précédente).
Pour mémoriser la "RECHERCHE PREDEFINIE", l'utilisateur clique sur le lien "SAUVEGARDER" en
bas de la barre d'outils.
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NOM ET COULEUR
Dans cette partie, l’utilisateur doit donner un nom à la "recherche prédéfinie". Il peut également, s’il le souhaite, choisir dans une palette de couleurs, une couleur de trame de
fond pour le nom du filtre de recherche.
TYPES DE DOSSIER
Dans cette partie, l’utilisateur doit sélectionner les types de dossiers à inclure dans la recherche
UTILISATEURS OU GROUPES D’UTILISATEURS
L’utilisateur doit sélectionner les utilisateurs ou
groupes d’utilisateurs auxquels ont été attribués les dossiers recherchés. Le fait de sélectionner "Moi" affichera tous les dossiers attribués à son propre compte utilisateur. Les groupes peuvent être organisés de manière pyramidale, ce qui signifie qu’une fois un groupe sélectionné, il est
possible de sélectionner un sous-groupe ou même un seul utilisateur. L’utilisateur a la possibilité de sélectionner plusieurs (sous-) groupes ou utilisateurs, toutefois si l’utilisateur a sélectionné sa propre entité ("moi"), aucun groupe ou utilisateur supplémentaire ne peut être ajouté en parallèle.
PARTICIPANTS
Cette sélection permet à l’utilisateur de définir
les institutions devant être parties aux dossiers recherchés.
IMPORTANCE
Cette sélection permet de définir le degré
d’importance des dossiers recherchés (NORMALE
ou HAUTE).
CRITICITE
Cette sélection permet de définir le degré de
criticité des dossiers recherchés (NORMALE ou HAUTE).
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Une fois sauvegardée, l'utilisateur pourra réutiliser la recherche préfinie en cliquant
simplement sur la recherche en question dans la LISTE DE RECHERCHE PREDEFINIE. La
recherche se lancera immédiatement (voir Fig. 19). Chaque utilisateur définit ses
propres listes de recherches prédéfinies et est le seul à pouvoir les utiliser. Une fois la
recherche prédéfinie sélectionnée dans la liste, la liste des résultats de la recherche va
s'afficher avec pour entête le nom de la recherche prédéfinie ainsi que le nombre de
résultats.
Fig. 19 : Utiliser une recherche prédéfinie mémorisée
Pour modifier les paramètres d'une recherche prédéfinie, cliquer sur EDITER à droite du
nom de la recherche. Le panneau de configuration d'une recherche prédéfinie présenté
en Figure 18 va de nouveau s'afficher. Une fois les paramètres modifiés, cliquer sur
SAUVEGARDER. Pour supprimer une recherche prédéfinie, cliquer sur EDITER à droite du
nom de la recherche puis, dans le panneau qui s'affiche, sur SUPPRIMER.
Bien qu'une recherche prédéfinie ne montre généralement qu'un sous-ensemble des
dossiers disponibles, la liste de résultats peut malgré tout être longue. Pour réduire le
nombre de résultats, l’utilisateur peut effectuer une recherche en texte plein parmi les
résultats de la recherche prédéfinie (cf. section 5.2) ou personnaliser ultérieurement les
paramètres de recherche (voir Fig. 20).
Fig. 20 : Recherche dans la liste des résultats d’une recherche prédéfinie
Pour relancer la requête parmi tous les dossiers disponibles (et non uniquement dans la
liste actuelle de résultats), l'utilisateur devra cliquer sur [ ] situé dans l'entête de
la liste des résultats de la recherche, à côté du nom de la liste.
Le fait de ne sélectionner aucune entrée dans l’une des sections de la
recherche prédéfinie signifie qu’il n’existe aucun filtre pour cette catégorie.
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 31
5.4 Configurer l’ordre d'affichage des résultats d’une recherche (Sélecteur
de champ)
Dans RINA, l’utilisateur a également la possibilité de modifier ou de réorganiser les
informations relatives aux dossiers qui vont s’afficher dans la liste des résultats d’une
recherche. L'option Sélecteur de champ peut être utilisée pour personnaliser les
paramètres d'affichage des résultats d'une recherche. La liste des résultats étant
structurée par types de dossier, il est possible de personnaliser chaque type de dossier.
Pour personnaliser l'affichage des résultats de la recherche, cliquer sur le lien SELECTEUR
DE CHAMP en bas à droite de l'écran de recherche de dossier. L'outil "sélecteur de champ" va alors apparaitre sur la droite de l'écran (voir Fig. 21).
Fig. 21 : Ouvrir l’outil Sélecteur de champ
L'utilisateur peut cliquer sur la flèche de la liste déroulante pour sélectionner le secteur
de sécurité sociale (par exemple le secteur Pension) dans lequel il souhaite sélectionner
un type de dossier. Après avoir sélectionné le secteur, l'utilisateur peut également sélectionner le type de dossier dans la liste déroulante.
Pour ce faire, l'utilisateur clique sur la flèche de la liste déroulante et sélectionne un type
de dossier (par exemple Demande de pension de vieillesse). Une fois le type de dossier
sélectionné, une liste de champs apparait. Ces champs peuvent être réorganisés, il suffit
pour cela de faire glisser chaque champ à l'emplacement souhaité (voir Fig. 22). Pour
configurer l'affichage (masqué ou visible) des différents champs dans la liste des
résultats de la recherche, cliquer sur le premier lien à droite du nom du champ [OUI ou
NON]. Le deuxième lien permet de paramétrer les critères de tri ("ASC" par ordre
croissant, "DESC" par ordre décroissant ou "TRIER" pour revenir au tri par défaut. Cliquer
sur METTRE A JOUR pour enregistrer les paramètres pour le type de dossier sélectionné et
pour actualiser la liste des résultats (voir Fig. 22).
L'option Sélecteur de champ est également accessible pour un type de dossier spécifique
(BUC) en cliquant sur l'icone Engrenage [ ] située en haut à droite de l'intitulé
comprenant le secteur/le nom du dossier (cf. case verte Figure 22).
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 32
Fig.22 : Outil Sélecteur de champ configuré avec champs réorganisés et désactivés (à droite) et la liste des résultats correspondants (à gauche)
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Novembre 2018 33
6. Fonctionnalité Recherche d’une institution
La fonctionnalité "Recherche d’une institution" est généralement disponible chaque fois
que l’utilisateur a besoin de définir, de modifier ou de mettre à jour la liste des
participants à un dossier en lui permettant de décrire de manière détaillée une institution
compétente dans un dossier (définir le nom et l’identifiant de l’institution sur les SED spécifiques).
La fonctionnalité Recherche d’une institution, qui va permettre à l’utilisateur de
localiser/identifier les participants à un dossier durant le traitement du dossier en
question, est requise dans les actions/ occasions suivantes :
Choisir/actualiser les participants (lorsqu’un nouveau dossier est créé). Dans ce cas,
un formulaire "Choisir des participants" s’ouvre, offrant la possibilité de sélectionner
l’option "choisir des participants" ou l’option "Mettre à jour les participants".
Ajouter un participant (SED X005 : Ajout d’un nouveau participant). Dans ce cas,
l’utilisateur définit l’entrée du SED "X005- Ajout d’un nouveau participant" activé
lorsque l’option "Ajouter un participant" est sélectionnée.
Transférer un dossier (SED X007 : Transmission d’un dossier). Dans ce cas,
l’utilisateur définit l’entrée pour le SED "X007- Transmission d’un dossier" activé
lorsque l’option “Transfert d’un dossier” est sélectionnée.
Chaque fois que l’utilisateur doit définir l’institution concernée au moment de renseigner un SED.
6.1 Algorithmes de recherche d’une institution
En termes d’algorithmes de recherche, RINA propose deux (2) approches distinctes :
La recherche de "texte libre" ou d’un "mot unique", qui consiste pour le moteur de
recherche à examiner tous les éléments de description de l’institution (dénomination,
identifiant, code pays, etc.) enregistrés et à essayer de les faire correspondre aux
éléments saisis (essentiellement le premier mot de la valeur saisie par l’utilisateur).
La recherche "avancée d’une institution" ou "recherche sur la base de critères
donnés", c'est-à-dire lorsque l’utilisateur définit des critères de recherche en
récupérant simplement, via une interface graphique utilisateur simple, les bonnes
informations à partir de listes fournies automatiquement (la fonctionnalité création
automatique de listes a intégré la logique BUC et les flux dossier prédéfinis de manière à ne contenir que des éléments valides).
L’utilisateur a la possibilité de passer d’un mode de recherche à l’autre ("Recherche en
texte libre" et "Recherche avancée d’une institution") en cliquant sur la fonctionnalité
adéquate (Fig. 23).
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 34
Fig. 23 : Sélectionner "Recherche avancée d’une institution" depuis les fenêtres "Choisir des participants" et "Recherche dans un SED"
6.2 Critères de recherche et utilisation des données de l’institution
La fonctionnalité Recherche d’une institution utilise tous les éléments disponibles
concernant une institution enregistrés dans la base de données des institutions de RINA. En
général, les données relatives aux institutions comprennent les informations extraites du
composant CSN (partie du contenu du composant technique IR (Référentiel des institutions -Institution Repository) :
ID de l'institution ;
Numéro d'enregistrement ;
Dénomination de l'institution ;
Acronyme ;
Pays ;
Code pays ;
Active depuis ;
Adresse (rue, ville, code postal, région) ;
Modes de contact ;
Point d'accès ;
Localisation ; Types de BUC assignés.
Pour chaque BUC assigné à l’institution en question, les données suivantes sont disponibles :
Type de BUC ;
Rôle d'application ;
Prête pour EESSI ;
Numéro d'identification du BUC ;
Date de début de la période de validité ;
Date de fin de la période de validité.
Au vu des données relatives aux institutions disponibles au niveau de l’application RINA, la
fonctionnalité de recherche appliquera, selon l’algorithme choisi, les paramètres suivants :
Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 35
L’algorithme de "recherche de texte libre" pourra rechercher parmi les éléments
suivants :
o Nom de l'institution ;
o Acronyme de l'institution ;
o Code pays ;
o "Active depuis" (date) ;
o Numéro d'inscription.
L’algorithme de "recherche avancée d’une institution" pourra rechercher parmi les
données suivantes relatives à l’institution (tous les choix devront être effectués à partir des listes disponibles) :
o Pays ;
o BUC attribué (les paramètres suivants peuvent être recherchés à partir du
BUC en question) :
Secteur (secteur de sécurité sociale) ;
Processus-Type de BUC (code et nom) ;
Rôle dans l'application ;
Dates de début et de fin de la période de validité.
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Emploi, affaires sociales et inclusion EESSI Manuel utilisateur RINA
Novembre 2018 36
6.3 Affichage de l’écran de recherche d’une institution
6.3.1 Fenêtre "Choisir/mettre à jour des participants" dans un nouveau
dossier
La fenêtre "CHOISIR DES PARTICIPANTS"
(voir Fig. 24) apparait lorsque
l’utilisateur choisit l’option "Choisir des
participants" à partir de l’écran de
gestion du dossier lors de la création
d'un nouveau dossier. Cette fenêtre
apparait également lorsque l’option
"Mettre à jour des participants" (section
7.10.1) est sélectionnée.
Fig. 24 : Fenêtre "Choisir des participants"
Une description analytique des champs du formulaire est donnée ci-après :
EXPEDITEUR
Dans ce champ, une description détaillée de l’institution expéditrice est
donnée (par exemple : PSPS, Belgium Office 01 de EESSI, BE).
LISTE DES DESTINATAIRES
A cette rubrique, la liste de tous les participants sélectionnés
(destinataires) s’affiche.
DESTINATAIRE
L’utilisateur peut commencer à saisir sa recherche dans le champ prévu
et l’outil de recherche affichera la liste des institutions correspondant le
mieux à la recherche. Il est alors possible de sélectionner le bon
participant à partir de la liste.
AJOUTER
Permet d’ajouter un nouveau participant à la liste de participants afin de
définir plus d’un ajout aux participants destinataires. Le fait de cliquer sur
"Ajouter" va activer une nouvelle zone de texte permettant d’identifier le
nouveau participant.
RECHERCHE AVANCEE
Cette fonctionnalité peut être utilisée lorsque l’utilisateur souhaite
rechercher l’institution la plus appropriée au moyen d’une recherche plus
étendue.
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6.3.2 Fenêtre de "Recherche de participants dans un document SED"
Fig. 25 : Recherche d’une institution/d’un participant dans un document SED
En plus de sélectionner ou d’actualiser les participants lors de la création d’un nouveau
dossier, l’utilisateur pourra, en de nombreuses occasions, avoir à définir une institution
spécifique lors de la modification ou de la mise à jour des SED d’un dossier. Par
exemple, après avoir créé un nouveau dossier concernant le secteur des pensions,
l’utilisateur sera tenu de compléter le SED P2000. Le champ "Nom de l’institution" du
SED intègre les algorithmes de recherche d’une institution afin de permettre à
l’utilisateur de définir l’institution compétente adéquate (Fig. 25).
6.4 Fenêtre de "Recherche de participants en texte libre"
La fenêtre "CHOISIR DES PARTICIPANTS" s’affiche dès lors que l’utilisateur sélectionne l’option
"Choisir des participants" dans l’écran de gestion du dossier lors de la création d’un
nouveau dossier. L’utilisateur a alors la possibilité de définir la liste des institutions
compétentes devant participer au dossier en question.
L’utilisateur peut rechercher la liste des institutions en saisissant le nom de l’institution,
le nom du pays, le type de BUC ou le code BUC, etc. Pour chaque recherche correcte,
s’affiche la liste des résultats de la recherche dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner
l’institution adéquate (Fig. 26).
Le moteur de recherche "en texte libre" de RINA possède les caractéristiques suivantes :
1. Il n’admet QUE les recherches par la saisie d’UN SEUL mot (SEUL le PREMIER terme
de la valeur saisie est utilisé pour la recherche).
2. Il opère une présélection et n'affiche dans la liste de résultats que les institutions
ayant les compétences renseignées (type de BUC actif) en lien avec les dossiers
actifs.
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3. Il recherche le terme (ou partie du terme) saisi dans la zone de texte dans les
champs suivants relatifs à l’institution : o Nom de l'institution (c.-à-d. le moteur de recherche cherche les occurrences
dans des chaînes de caractères comme “Hungarian Office of EESSI") ; o Sigle ou acronyme de l'institution (c.-à-d.“HUNA01”) ; o Code pays (c.-à-d. “HU”) ; o “Valide à partir de/jusqu'au”(c.-à-d. “2012”, ou “2012-01-01”) ; o Numéro d'identification de l'institution (c.-à-d. “1234”).
Fig. 26 : Sélection de l’option “Choisir des participants” et fenêtre “Choisir des participants” avec visualisation des résultats de la recherche de texte libre
Le moteur de recherche d’une institution applique les règles suivantes :
1. La saisie “00” ou d'un code pays (c.-à-d. “BG”) affiche jusqu'à 10 résultats (parmi
les institutions compétentes/autorisées). Si l'institution recherchée aurait dû figurer
parmi les résultats affichés mais n'apparait pas à l'écran, l'utilisateur devra entrer
des critères de recherche plus précis ou utiliser la fonctionnalité de recherche
avancée.
2. L'implémentation actuelle admet uniquement les recherches par MOT-CLEF
UNIQUE. Les mots supplémentaires ne sont par conséquent pas pris en compte (SEUL le dernier mot de la saise est utilisé pour la recherche).
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Novembre 2018 39
6.5 Recherche avancée d’une institution
La fonctionnalité "Recherche avancée d'une institution" est une fonction de recherche
simple qui s'active uniquement lorsque l'utilisateur sélectionne l'option appropriée.
La fonctionnalité "Recherche avancée d’une institution" comprend un sous-ensemble de
données extraites du composant technique IR (Référentiel des institutions - Institution
Repository) et non la totalité des informations relatives aux institutions stockées par
l’application centrale CSN (cf. paragraphe 6.1).
La fonctionnalité "Recherche avancée d’une institution" est disponible dans la fenêtre
"Choisir des participants" qui s'ouvre lorsque l’utilisateur sélectionne l’option "Choisir des
participants". Dans la fenêtre "Choisir des participants" qui s'affiche, l’utilisateur clique sur
l’icône [ ] pour ouvrir la fenêtre de "Recherche avancée d'une institution" (Fig. 27).
La fonctionnalité "Recherche avancée d'une institution" est également disponible en
cliquant sur l'icône [ ] du champ "Nom de l'institution" des SED du dossier (Fig. 28).
L’utilisateur peut utiliser “00” comme signe de remplacement afin
de lister jusqu’à 10 institutions compétentes disponibles. Aucun
autre métacaractère n’est disponible.
La "Recherche d’une institution" n’est exécutée que dans la liste des
institutions compétentes.
La "Recherche d’une institution" n’est PAS sensible à la casse.
Si l’utilisateur saisit plus d’un mot/expression dans le champ de
recherche, la requête va ignorer tous les mots à l’exception du
dernier pour exécuter la recherche.
L’utilisateur pourra utiliser le champ “Active depuis” pour rechercher
des institutions actives depuis une année spécifique. La recherche
"active depuis" est une opération de comparaison de la chaine de
caractères et NON une réelle comparaison des dates.
La recherche “Active depuis” est à utiliser avec prudence car elle
affiche les institutions actives depuis l’année donnée et NON les
institutions entrées en activité durant les années qui suivent. Par
exemple, si l’utilisateur saisit "2012" dans le champ de recherche
"Active depuis", il n’obtiendra QUE la liste des institutions entrées
en activité en 2012, et non les institutions entrées en activité en 2013 ou au cours des années suivantes.
Afin d’identifier l’institution au moyen de critères d’identification, l’utilisateur
pourra rechercher (hors RINA) dans l’annuaire des institutions de sécurité sociale européennes (CAI) pour y trouver l’institution destinataire adéquate. Cet annuaire offre plusieurs options pour trouver le bon destinataire en utilisant la recherche contextuelle.
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Novembre 2018 40
Fig. 27 : Fenêtre "Choisir des participants" – Sélection de l’option de recherche avancée d’une institution
Fig. 28 : Recherche avancée d’une institution "dans un SED"
Une fois l'icône [ ] sélectionnée, la fenêtre "Institution - Recherche avancée" s'affiche.
L'utilisateur complète les champs de recherche indiqués comme obligatoires c'est à dire
le pays de l'institution, le secteur (de sécurité sociale) et le (type de) processus. Une fois
les champs "Secteur" et "Processus" dument renseignés en sélectionnant la valeur
appropriée dans les listes déroulantes (voir Fig. 29), la fenêtre de recherche se développe
et des informations supplémentaires/facultatives peuvent également être renseignées concernant le processus.
L'utilisateur peut ainsi choisir de renseigner le champ "Valide à partir de" ou "Valide
jusqu'au" ainsi que le rôle dans l'application (valeurs possibles: “Process Owner”
(propriétaire du dossier) et “Counter Party” (contrepartie)) afin de limiter les résultats de
la recherche.
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Novembre 2018 41
Fig. 29 : Fenêtre “Choisir des participants” – Critères de recherche avancée d’une institution
PAYS
Pays de l’institution/participant de destination (pays destinataire)
SECTEUR
Secteur métier/ branche de sécurité sociale pour laquelle l’institution de destination est compétente
TYPE DE PROCESSUS
Type de processus (Type de BUC)
VALIDE A PARTIR DE/ VALIDE JUSQU’AU
Dates de validité (depuis/ jusqu’au) du BUC
ROLE DANS L'APPLICATION
Rôle dans l’application recherché (“Propriétaire du processus” ou “Contrepartie”)
Une fois les critères de recherche sélectionnés, l'utilisateur lance la recherche en cliquant
sur [ ].
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Le moteur de recherche génère une liste de résultats (c'est à dire qu'il affiche toutes les
institutions qui répondent aux critères indiqués) (voir Fig. 30 et Fig. 31). L'utilisateur
clique ensuite directement sur le nom (souligné) de l'institution adéquate (la valeur
pointée par le curseur est alors bleue) (voir Fig. 31).
La liste de résultats, dans laquelle l'utilisateur sélectionne l'institution adéquate,
comprend les données nécessaires relatives à chaque institution. Si l'utilisateur
sélectionne l'option ANNULER, la recherche est annulée et l'utilisateur retombe sur la
fenêtre "choisir des participants" lui permettant d'effectuer une nouvelle recherche. Le
fait de cliquer sur [ ] va permettre de réinitialiser la demande. L'utilisateur revient alors à la boite de dialogue précédente "Institution - Recherche avancée".
Fig. 30 : Fenêtre “Choisir des participants » – Fonctionnalité de recherche avancée d’une institution et liste des résultats de recherche
Fig. 31 : Utiliser la barre de défilement pour voir tous les résultats de la recherche
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7. Module de gestion du dossier
7.1 Dossiers – Description générale
De manière générale, un dossier peut être comparé à un container de messages métier.
Toutes les informations spécifiques au dossier, notamment l'ensemble des notifications
et des SED échangés, sont rassemblés dans ledit dossier. Chaque dossier possède les
caractéristiques de base suivantes:
Un dossier comprend l’ensemble des SED, pièces jointes et notifications
appartenant audit dossier.
Un dossier comprend l'ensemble des SED, des pièces jointes et des notifications
relatives audit dossier.
Un dossier relève d'un secteur de sécurité sociale spécifique (par exemple
Pension, Maladie, Recouvrement, etc.).
Un dossier relève d'un type de dossier spécifique (par exemple Demande de
recouvrement), c'est à dire qu'il implémente un cas d'utilisation métier spécifique
(BUC).
Un dossier possède obligatoirement un propriétaire (CO).
Un dossier peut compter une ou plusieurs contreparties (CP) tel que défini dans
les cas d'utilisation métier.
Un dossier possède un statut (ouvert, cloturé, etc.)
Un dossier est généralement lié à un individu en particulier (à l'exception des
Batch SED, qui concernent plusieurs créances)
Un dossier se voit attribuer un numéro de dossier RINA (ID local du dossier).
La Figure 32 présente les attributs de base d'un dossier. A noter que chaque secteur
comprend plusieurs types de dossier. Pour chaque dossier, il est nécessaire de
sélectionner un des types de dossiers du secteur de sécurité sociale correspondant. Les
REGLES RELATIVES AU TYPE DE DOSSIER qui implémentent le BUC correspondant définissent deux aspects:
1. Les SED appartenant au type de dossier sélectionné.
2. La séquence des SED durant l'instruction du dossier/durant l'échange (par
exemple il peut arriver que certains messages ne puissent être utilisés qu'en réponse à des messages de demande transmis préalablement).
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Fig.32 : Attributs de base d’un dossier
7.2 Statuts des dossiers
Un dossier EESSI peut avoir différents statuts. Ce paramètre permet tant à l'expéditeur
qu'au destinataire de suivre le statut du dossier {Ouvert, Clôturé, Archivé, Supprimé} (voir Fig. 33).
Un dossier peut avoir le statut "ouvert". Ce statut signifie, au minimum, que:
un dossier a été créé pour le propriétaire du dossier, et
un message a été reçu pour la première fois, ce qui crée un dossier ouvert pour la contrepartie.
Dès lors qu'un dossier a été ouvert, plusieurs actions sont possibles.
Par exemple : clôturer le dossier, transferer le dossier, archiver le dossier ou supprimer
le dossier.
Une fois l'instruction du dossier terminée, le dossier peut être clos. Il reçoit alors le statut "Clôturé".
Lorsqu'un autre participant au dossier est en fait l'institution compétente pour traiter le
dossier en question, il est possible de transférer ledit dossier à l'institution compétente
ou de supprimer certains participants de l'échange. Dans les deux cas, le statut du
dossier apparaitra comme "Supprimé".
En tant que propriétaire du dossier, vous pouvez également décider de supprimer un
dossier lorsqu'aucun SED n'a encore été échangé. De plus, un dossier peut être
automatiquement supprimé selon les règles de conservation et d'archivage en vigueur.
Une fois supprimé, le dossier en question est supprimé du système. Cette opération est
irréversible.
Enfin, un dossier peut être archivé (statut: "Archivé") soit via une opération manuelle, soit automatiquement selon les règles d'archivage définies.
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Fig. 33 : Diagramme des états-transitions du dossier
7.3 Ecran de Gestion du dossier
Le module de Gestion du dossier est la partie de l'application où les activités liées à la
logique métier des échanges (transfrontaliers) d'informations de sécurité sociale sont
réellement menées. Chaque dossier est géré depuis l'écran de GESTION DU DOSSIER (voir
Fig. 34). Cet écran s’affiche automatiquement lorsqu’un dossier est ouvert ou créé.
Parallèlement une nouvelle entrée (GESTION DU DOSSIER) apparait dans la barre de menu
principal permettant d’accéder à l’écran de gestion du dossier depuis d’autres perspectives comme par exemple depuis le module de recherche de dossier.
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Fig. 34 : Ecran de gestion du dossier
ECRAN DE GESTION DU DOSSIER
L’écran de gestion du dossier permet à l’utilisateur de travailler sur un
dossier spécifique. En plus de disposer de toutes les informations de base et
nécessaires, l’utilisateur a également la possibilité de consulter l’historique
chronologique du dossier. L’écran de gestion du dossier se divise en
différentes parties qui seront décrites plus en détail dans les sections
suivantes du présent manuel.
BARRE D’INFORMATIONS DU DOSSIER
La barre d’informations du dossier comprend des informations de base sur
le dossier concerné ainsi que des informations sectorielles importantes (sur
le citoyen concerné par exemple). Ces informations sont extraites des
données renseignées sur le premier document SED du dossier. Les
différents intitulés sont décrits ci-après (sur la base d’un exemple).
ETIQUETTE DESCRIPTION
Rafraichir la page/ Verifier l'arrivée de
nouveaux SED au dossier
Secteur/nom du BUC Nom du secteur de sécurité sociale et
type de dossier associé
(pension/demande de pension de
vieillesse)
PO Représente le rôle de l'institution de
l'utilisateur dans le dossier (soit PO
(Process Owner) = propriétaire du
processus, équivalent du propriétaire du
dossier, soit CP (Counter Party) =
contrepartie)
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Ouvert Représente le statut actuel du dossier
(ouvert, clôturé, supprimé, archivé) Sexe du citoyen (masculin dans ce
dossier)
Williams James Nom de famille et prénom du citoyen
01/Jan/1920 Date de naissance du citoyen
1234321 NIP de la personne concernée (doit être
renseigné dans le SED afin de pouvoir
être affiché et utilisé dans la recherche
de dossier) Journaux d’audit Liste comprenant les journaux d’audit
filtrés sur la base des critères de
Personne et d’Institution (cette option
est visible dans certaines situations : (i)
lorsque le NIP de la personne est
communiqué et (ii) dans le cas de
dossiers concernant des
remboursements)
Métadonnées du dossier (possibilité
d’indiquer qu’il s’agit d’un dossier
sensible, cf. section 7.9.2)
Avenue des Arts,47,
Brussels
Adresse postale de la personne concernée
H [Home] Numéro de téléphone fixe du
citoyen
M [Mobile] Numéro de téléphone portable du
citoyen
[email protected] Adresse email du citoyen
18012 Correspond au numéro de dossier RINA
(identifiant local du dossier)
Depuis Indique la date d’ouverture du dossier
Mettre à jour Indique la date de la dernière modification
"RinaUser - huna01" Affiche le nom de l’utilisateur connecté et
l’institution correspondante
HU:huna01, HU Affiche le nom de l’institution de
l’utilisateur connecté
Journaux d'audit
Liste de journaux d'audit appropriés
pouvant être filtrés via l'application de
certains critères
Notifications du dossier (de gauche à
droite) : messages non lus, messages
d’erreur, messages d’avertissement,
messages d’information (voir section 7.7
pour plus d’informations)
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Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
BARRE D’OUTILS DU DOSSIER
La barre d’outils du dossier fournit à l’utilisateur des informations et des
fonctionnalités spécifiques au dossier. Les intitulés sont décrits ci-après
sur la base d’un exemple.
BARRE D’ACTIONS DU DOSSIER
La barre d’actions du dossier affiche toutes les actions relatives à la gestion du dossier et à la création des SED (cf. section 7.8 et suivantes pour plus d’informations). LISTE DES SED
La partie centrale supérieure de l’écran de gestion du dossier montre tous les SED ayant été envoyés ou reçus dans le cadre de l'échange. La présentation des SED dépend du mode d’affichage sélectionné (voir section 7.6 pour plus d’informations). Dans les deux modes d’affichage on trouve en bas de chaque SED
ETIQUETTE DESCRIPTION
Vue classique/ Vue
de ligne de temps
Option permettant de choisir entre deux modes
d’affichage des SED (voir section 7.6 pour plus
d’informations)
Paramètres du dossier - options de présentation du
SED ((voir section 7.6 pour plus d’informations)
Option permettant de paramétrer une alarme se
déclenchant à une date et heure spécifique
accompagnée d’un texte créé pour un dossier en
particulier (voir section 7.9.3). L’icône devient orange
si une ou plusieurs alarmes ont été paramétrées pour
le dossier.
Participants (2) Nombre de participants actifs (institutions) au dossier.
Cliquer sur l’onglet pour faire apparaitre la liste de
tous les participants (voir section 7.5 pour plus
d’informations sur la gestion des participants)
Commentaires (0) Nombre de commentaires relatifs au dossier. A noter
que les commentaires sont locaux et ne seront pas
transmis aux autres participants au dossier (cf. section
7.17 pour plus d’informations).
Pièces jointes (1) Nombre de pièces jointes au dossier. A noter que les
pièces jointes sont locales et ne seront pas transmises
aux autres participants au dossier (voir section 7.16).
Option permettant d'afficher/masquer le panneau
latéral droit ou gauche
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À noter qu’il est nécessaire de disposer d’autorisations spéciales pour
pouvoir consulter les journaux d’audit. A noter également que l'icone Engrenage bleue figurant dans la barre outils du dossier (voir ci-après) n’a rien à voir avec les fonctions d’audit bien que d’apparence semblable. Cet icone permet de modifier les options de présentation des SED (voir section 7.5 pour plus d’informations).
Le numéro d'identification personnel (NIP) n'est visible que lorsque
défini dans le SED pertinent et à condition que le NIP du pays concerné et le pays de l'institution propriétaire correspondent.
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les commentaires et les pièces jointes spécifiques au SED en question ainsi que les actions possibles. Les liens d’actions disponibles vont dépendre du statut du SED/du dossier. La liste des SED fournit également des informations détaillées concernant le document [en cliquant sur l’icône [ ] (type de document, intitulé du document, version du document, dernière mise à jour, document parent et participants) et certificats [en cliquant sur l’icône [ ] (cf. section 7.5 pour plus d’informations).
INFORMATIONS RELATIVES AU SED (applicable uniquement lorsque le mode d’affichage
classique Vue classique est sélectionné en section 4)
La partie centrale inférieure de l’écran de gestion du dossier permet de prévisualiser les informations détaillées relatives au SED sélectionné dans la partie centrale supérieure. L’utilisateur a la possibilité de sélectionner des actions supplémentaires comme laisser un commentaire, annexer de nouvelles pièces jointes ou bien réagir au SED. Cet aperçu n’est disponible qu’en mode d’affichage classique (voir section 7.6 pour plus d’informations).
BARRE DE FILTRE ET DE NAVIGATION DANS LES SED
La barre de filtre et de navigation dans les SED permet d’accéder rapidement aux SED à partir d’une certaine date en cliquant simplement sur la période adéquate (par année) dans la section NAVIGUER DANS LES DOCUMENTS. De plus, l’utilisateur a la possibilité de filtrer les SED d’un dossier. Par défaut toutes les catégories de SED dans un dossier sont affichées ; l’utilisateur peut désélectionner la(les) catégorie(s) de son choix pour que les SED correspondants n’apparaissent plus.
BARRE DU DOSSIER
Cet espace est accessible depuis tous les menus de RINA. Il permet à l’utilisateur de créer le type de dossier en le sélectionnant dans la liste mise à disposition ou de rechercher un dossier à partir de son numéro. Le contenu de cette liste est établi sur la base des compétences de l’institution et des droits liés au rôle de l'utilisateur.
7.3.1 Identifiant de gestion du dossier (Index)
Le nombre important de cas d’utilisation métier (BUC) et la complexité de chaque BUC
occasionnent certains besoins particuliers auxquels le logiciel doit pouvoir répondre (Fig. 35:
Identification du dossier par une recherche simple – afin de faciliter la recherche de
dossiers.
Identification unique d'un dossier – afin de préserver l'intégrité des données.
Identification croisée dans le cas d'un transfert de dossier d'une institution à une
autre ou d'un secteur métier à un autre – afin de faciliter l'identification transversale
au sein de multiples institutions.
Définition d'un modèle (Pattern) par institution afin de faciliter l'utilisation d'une
sémantique commune en termes d'identification du dossier – afin d'aider l'institution
à définir un système lui permettant d'identifier un dossier de manière unique au sein
de son système de fichiers (séquence).
Afin de couvrir l'ensemble des besoins métier, les contreparties métier sont invitées à examiner et à analyser la solution proposée.
La structure de l'index est établie et communiquée par l'administrateur de l'application RINA et est commune à tous les utilisateurs des États membres participants.
Grâce aux options d’affichage des SED (voir section 7.6), l’utilisateur
peut choisir ou non d’afficher la section des informations relatives au
SED.
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Fig. 35 : Identifiant de gestion du dossier (index)
Il existe trois manières de configurer le modèle de l'index (configuration décrite au
chapitre 3.1.3 du Manuel administrateur RINA- EESSI) à savoir : (a) par défaut
(séquence interne incrémentale pour tous les dossiers locaux), (b) par HTTP Callback
(URL unique fournie par une application externe) et (c) selon un modèle où l'index est
constitué de champs pertinents spécifiques (voir exemple ci-après).
7.4 Créer un dossier
Pour créer un nouveau dossier (vierge), cliquer sur [ ] dans la BARRE DU DOSSIER
(voir Fig. 36).
Fig. 36 : Créer de nouveaux dossiers à partir de la barre du dossier
L'utilisateur sélectionne le secteur du dossier dans la liste des secteurs de sécurité
sociale du menu déroulant (Fig. 37). Il sélectionne ensuite le type de dossier (BUC)
parmi les types de BUC disponibles pour le secteur en question (la liste des BUC). La
barre de défilement permet à l'utilisateur de visualiser la liste entière.
Exemple
Dans le cas où l’institution génère l’identifiant du dossier local comprenant la dénomination abrégée de l’institution (par ex. INST2), le type de BUC, la date de création dans le format "JJ/MM/AAAA" et le numéro de séquence du secteur
d’au moins 8 caractères (à partir de "0"). Toutes les informations devront être séparées par un tiret. La structure souhaitée devrait ainsi avoir la forme suivante : INST2-<BUC_type>-<DATE(dd/MM/yyyy)>-<SEQ(sector,0,8)>
Pour le 1510ème dossier de type P_BUC_01 créé le 24 décembre 2017, l’identifiant du dossier local devrait être généré : "ddddd - INST2-P_BUC_01-24/12/2017-00001510", "dddd" étant un
nombre entier généré automatiquement par la plateforme.
Chaque dossier implémente un cas d’utilisation métier particulier (BUC)
c’est-à-dire une procédure standardisée de traitement d’une demande de
sécurité sociale transfrontalière spécifique (voir également section 1.6). Le BUC assigné à un dossier est appelé type de dossier.
Chaque institution de sécurité sociale ayant des règles distinctes en
termes de répartition des tâches et des responsabilités, les
administrateurs de l’application RINA locale de l’institution de l'utilisateur
peuvent mettre en place des règles relatives à la sécurité qui vont définir
les types de dossiers que l’utilisateur est autorisé à créer (et également
les types de dossiers qui lui seront attribués). Par conséquent ce dernier
pourra ne pas avoir accès à tous les secteurs ni à tous les types de dossier.
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Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 37 : Liste des secteurs de sécurité sociale et des types de dossier
Une fois le secteur et le type de BUC sélectionnés, cliquer sur pour créer un
nouveau dossier correspondant aux options choisies (secteur et type de BUC).
Le fait de cliquer sur va générer la création du dossier.
Après avoir activé la création d'un nouveau dossier, l'utilisateur va être
automatiquement redirigé vers l'espace de travail de GESTION DU DOSSIER (voir section
7.2). La plupart des actions possibles pour le dossier ne seront cependant disponibles
que lorsqu’au moins une autre institution participante aura été séléctionnée (cf. section
7.5). Une fois un ou plusieurs participants sélectionnés, plusieurs actions seront
disponibles, au niveau du dossier entier (cf. section 7.9) ou au niveau des différents SED
du dossier (cf. section 7.11).
Le type de dossier détermine les SED qui seront disponibles durant le
traitement du dossier (voir section 7.1 concernant la relation entre le type
de dossier et les SED).
Il existe, en plus des différents types de dossiers prévus pour les
demandes de sécurité sociale, un type de dossiers transversal, les BUC
horizontaux, pensés pour les problèmes pouvant se poser dans n’importe
quel secteur de sécurité sociale, comme la nécessité de déterminer le lieu
de résidence de la personne. Les dossiers utilisant les BUC horizontaux
peuvent être créés en tant que dossiers indépendants, comme c’est le cas
pour les dossiers relevant des autres secteurs de sécurité sociale.
Cependant, les dossiers horizontaux peuvent également être requis dans
le cadre d’un dossier de sécurité sociale plus important, et sont dans ce
cas utilisés comme sous-processus d’un autre BUC. Pour plus
d’informations, voir section 12.7 concernant les dossiers horizontaux
utilisés de manière indépendante (processus principaux) et section 12.8
concernant les sous-processus horizontaux.
Exemple : Un ressortissant portugais a travaillé et/ou vécu dans plusieurs États membres participants.
Lorsqu’il atteint un certain âge, il effectue une demande de pension (vieillesse) dans plusieurs États membres participants. Cette demande est habituellement introduite auprès de son État de résidence. Il appartient désormais à l’institution de pension nationale d’ouvrir un nouveau dossier et d’en coordonner le traitement. Pour ce faire, l’agent va ouvrir un nouveau dossier en sélectionnant le secteur Pension et le type de dossier correspondant - Demande de pension- dans RINA et créer un nouveau dossier. Après avoir créé le dossier, l’institution en devient le propriétaire (CO).
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Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
De plus, certains sous-processus horizontaux transverses, comme le processus de
détermination de la résidence d'une personne, peuvent également être exécutés au sein
du BUC. Là encore, c'est la création du premier SED du sous-processus en question qui
initie le sous-processus (cf. section 12.8).
7.5 Définir les participants initiaux à l’échange
Pour réellement échanger des informations via la création ou l'envoi de SED, il est
nécessaire de sélectionner une ou plusieurs conterparties pour un dossier.
Cliquer sur CHOISIR DES PARTICIPANTS après avoir créé un nouveau dossier (voir Fig. 38).
Fig. 38 : Choisir un nouveau participant
Il suffit de saisir au moins deux caractères pour déclencher la recherche des institutions
correspondantes (voir Fig. 39). Une description analytique de la fonctionnalité de
recherche des institutions peut être retrouvée en section 6 "Recherche d’une institution".
Certains dossiers requièrent une participation multilatérale. Pour ajouter une autre
institution destinataire, cliquer sur AJOUTER puis saisir au moins deux caractères du nom
de l’institution, comme décrit précédemment.
Un dossier compte toujours un seul propriétaire (CO) ainsi qu’une ou
plusieurs contreparties (CP) selon les types de BUC définis. Ils sont collectivement désignés comme les participants au dossier.
Selon la capacité de ressources de l’application RINA, il faudra compter quelques minutes avant que l’utilisateur ait accès aux actions.
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Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 39 : Sélectionner une contrepartie
Si l’institution concernée ne figure pas dans la liste, l’utilisateur peut saisir le nom de
code de l'institution en entier. Cliquer ensuite sur OUI pour valider (voir Fig. 40).
Fig. 40 : Participation multilatérale
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7.6 Modes d’affichage du module de Gestion du dossier
Les SED d'un dossier peuvent être présentés selon deux affichages différents : VUE
CLASSIQUE (affichage classique) et VUE DE LA LIGNE DE TEMPS (affichage chronologique) (voir
Fig. 41 et Fig. 42). La Figure 41 montre le mode VUE CLASSIQUE dans lequel les SED sont
regroupés par ligne. Le mode VUE DE LA LIGNE DE TEMPS est présenté dans un second temps.
Fig. 41 : Mode d'affichage Vue classique
L'utilisateur a la possibilité de passer d'un mode d'affichage à l'autre en cliquant sur l'onglet correspondant, VUE CLASSIQUE ou VUE DE LA LIGNE DE TEMPS, en haut à gauche de la BARRE D'INFORMATIONS DU DOSSIER (voir Fig. 42).
Fig. 42 : Sélectionner le mode d’affichage dun SED
L'utilisateur peut également cliquer sur l'icône d'engrenage [ ] en haut à droite des
modes d'affichage de l'écran de Gestion du dossier, puis sélectionner le mode souhaité
dans la fenêtre qui s'affiche (voir Fig. 43).
Exemple : Après avoir créé un dossier de "demande de pension de vieillesse" dans RINA, l’institution (propriétaire du dossier) identifie tous les États membres dans lesquels le demandeur a vécu ou travaillé. L’étape suivante consiste à identifier l’institution(s) compétente(s) dans chaque État membre. Le propriétaire du dossier va ensuite ajouter la(les) institution(s) comme destinataire(s) dans RINA. Les contreparties ajoutées seront automatiquement informées par l’application RINA de l’échange de messages métier dans le dossier.
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Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 43 : Sélectionner et configurer le mode d’affichage d'un SED
Dans cette fenêtre, l'utilisateur a également la possibilité (en cliquant sur la barre de
défilement pour voir apparaitre toutes les options) de configurer les deux modes
d'affichage. Il a ainsi accès à une fonctionnalité de tri ainsi qu'à l'option de paramétrage d'une alarme (pour le paramétrage d'une alarme cf. section 7.9.3).
Le mode VUE CLASSIQUE (affichage classique) propose le paramètre supplémentaire
GROUPER PAR MOIS ainsi qu'un volet de lecture permettant d'afficher un aperçu du SED
sélectionné dans la liste des SED. Ce mode d’affichage a l’avantage de permettre de
visualiser tout le contenu d’un SED sans ouvrir de fenêtre séparée. Il n’est pas possible
de modifier des données à partir de l’aperçu (voir Fig. 44). Pour modifier des données
(cf. section 7.11), cliquer sur METTRE A JOUR dans le menu ACTIONS en bas du volet
d'aperçu du SED, option disponible selon le type de BUC/l’étape du BUC/le rôle (voir Fig. 45 et Fig. 44).
L'utilisateur peut également actualiser les données du SED en cliquant sur l'icône Feuille
de papier bleue [ ] au bout de la barre d'informations du SED (voir Fig. 45).
Une nouvelle fenêtre apparait alors contenant l'aperçu du SED. L'utilisateur a alors la
possibilité de modifier le SED en cliquant sur Mettre à jour en bas à droite de la fenêtre.
Novembre 2018 56
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 44 : Options de la Vue classique
Le document peut également être affiché en plein écran en cliquant sur l'icône Plein
écran [ ] situé en bas à gauche de la fenêtre (le volet affichant les commentaires et
les pièces jointes est alors masqué). Pour sortir du mode Plein écran, cliquer de nouveau
sur [ ].
Fig. 45 : Aperçu du SED et actions possibles
Le mode VUE DE LA LIGNE DE TEMPS (affichage chronologique) offre une présentation visuelle
de l'historique des échanges de SED entre l'institution de l'utilisateur et les autres
participants au dossier.
Novembre 2018 57
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Ce mode d’affichage propose deux options de présentation : une seule colonne (voir Fig.
48) ou deux colonnes (voir Fig. 46). L’espace d’affichage étant limité, l’option de
présentation en deux colonnes offre un aperçu plus concis des interactions dans le
dossier. La présentation sur une seule colonne propose en plus l'option AFFICHER LES
DRAPEAUX (présentée en Figure 43).
Fig. 46 : Vue de la ligne de temps (présentation sur 2 colonnes)
Lorsque l'option Afficher les drapeaux n'a pas été sélectionnée dans le menu de
configuration du dossier ([ ]), l'icône [ / ] située en haut à gauche de la fenêtre de
chaque SED indique s'il s'agit d'un message entrant ou sortant, voir Fig. 43. L'étiquette REÇU ou ENVOYE apparait également en haut à droite de la fenêtre de chaque SED.
Pour les SED sortants, l'icône Enveloppe située à côté de l'étiquette ENVOYE indique si le
SED a uniquement été envoyé (enveloppe de couleur grise), s'il a été livré avec succès
(enveloppe de couleur verte - voir Fig. 46), ou partiellement livré (à un seul
destinataire sur deux ou plus - enveloppe de couleur jaune [ ]) (voir Fig. 48). En
cas d'échec de l'envoi d'un message (statut : "Erreur"), l'utilisateur peut demander le
renvoi du message en ouvrant l'icône Dossier [ ] et en cliquant sur le lien RENVOYER du
SED correspondant (cf. Fig. 141).
Les deux modes d'affichage, VUE DE LA LIGNE DE TEMPS et VUE CLASSIQUE, donnent des
informations détaillées sur le SED [ ] ainsi que sur le certificat métier [ ] (voir Fig.
47).
Ces informations sont disponibles en cliquant sur les icônes correspondantes (cf. Fig. 48).
Novembre 2018 58
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Fig. 47 : Informations détaillées du SED et certificat X.509
ETIQUETTE DESCRIPTION
Informations détaillées
du SED
("Relation Dossier/SED")
Section fournissant des informations concernant le
SED, y compris concernant les liens entre les SED
existants du dossier en question
Type de document Le type du document (par exemple H010)
Intitulé du document L’intitulé du document (par exemple Réponse à un
rappel)
Version du document La version du document (par exemple version 1)
Dernière mise à jour La date de la dernière mise à jour du document
(jj/mm/aaaa hh:mm)
Documents parents Permet à l’utilisateur de consulter les informations
relatives aux relations entre les documents (SED) liés
à un dossier (par exemple S055 - Demande de
prestations en espèces)
Participants Les participants prenant part à l’échange (expéditeur,
destinataire, participant)
Certificat X.509 Section fournissant des informations concernant la
signature métier du SED spécifique
Objet Le champ objet identifie l’entité associée à la clef
publique enregistrée dans le champ clef publique.
Autorité de certification
émettrice
Ce champ identifie l’entité ayant signé et émis le
certificat.
Numéro de série Le numéro de série décrit le numéro unique assigné à
chaque certificat par l’autorité de certification
Version Ce champ décrit la version du certificat encodé.
Algorithme de signature Le champ algorithme de signature comprend
l’identifiant de l’algorithme de cryptographie utilisé
par l’autorité de certification pour signer le certificat.
Novembre 2018 59
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Date de début de validité
du certificat
Il s’agit de la période durant laquelle l’autorité de
certificat s’engage à conserver des informations
relative au statut du certificat.
Date de fin de validité du
certificat
Il s’agit de la période durant laquelle l’autorité de
certificat s’engage à conserver des informations
relative au statut du certificat
Clef publique Ce champ est utilisé pour mentionner la clef publique
et identifier l’algorithme avec lequel la clef est utilisée.
Date de signature du DES La date à laquelle le SED a été signé (par exemple le 26 octobre 2018).
Fig. 48 : Vue de la ligne de temps (1 colonne)
7.7 Notifications du dossier
Pour tous les évènements pertinents concernant un dossier, comme l’arrivée d’un
nouveau SED ou une demande d’attribution de dossier à un nouvel agent, le système
génère une notification concernant l’événement en question. Les différents types de
notification sont détaillés en section 8.
Il est possible d’accéder à toutes les notifications liées à un dossier spécifique à partir
de l’écran de GESTION DU DOSSIER. Une fois le dossier ouvert, le nombre de notifications
pour ce dossier est indiqué à droite de la barre d’informations du dossier. Le code
couleur utilisé est le même que pour le Centre de notifications (voir Fig. 49 – cf.
section 8).
Le certificat X.509 comprend des informations techniques concernant la
signature métier ainsi que des informations liées à la date de signature
du SED lorsqu’il possible d’identifier la date à laquelle le SED a été
signé par l’insitution expéditrice.
Novembre 2018 60
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Fig. 49 : Ouvrir les notifications du dossier
Lorsque l'utilisateur clique sur les notifications, une fenêtre comprenant des
informations détaillées relatives aux notifications liées au dossier en question apparait.
Cette fenêtre offre les mêmes possibilités, notamment les options de filtre et les
actions de notification, que le Centre de notification avec pour seule différence le fait
que seules les notifications relatives au dossier en question sont accessibles. C’est
pourquoi, les utilisateurs sont invités à lire attentivement les sous-sections de la
section 8 afin d’obtenir de plus amples informations concernant la gestion des
notifications des dossiers.
7.8 Barre d’actions du dossier
La barre d’ACTIONS DU DOSSIER située à gauche de l’écran de gestion du dossier permet
d’exécuter plusieurs actions différentes. L’éventail précis des actions disponibles
dépend du type et du statut du dossier. Les actions peuvent porter sur le dossier entier
(cf. sections 7.9 et 7.9.9) ou sur des SED spécifiques échangés dans le cadre d’un
dossier (cf. sections 7.11 et 7.12). La BARRE D’ACTIONS DU DOSSIER offre la possibilité de
filtrer les actions disponibles en cliquant sur TOUS, SECTEUR et ADMIN.
Fig. 50 : Actions disponibles dans la barre d’actions du dossier (selon le type et le statut du dossier)
Lorsque l'utilisateur clique sur SECTEUR, seules
les actions appartenant à la logique métier du
dossier en cours (par exemple la création de
certains types de SED spécifiques au dossier)
vont s'afficher.
Lorsque l'utilisateur clique sur ADMIN, seules les
actions administratives qui sont globalement
identiques pour tous les types de dossier (par
exemple: clôturer, supprimer ou transférer un
dossier) s'affiche. Le filtre ADMIN permet
également à l'utilisateur de créer des SED
horizontaux supplémentaires pour couvrir les
échanges d'informations transverses requis
dans différents types de secteurs de sécurité
sociale.
Le fait de cliquer sur le bouton TOUS fait
apparaitre une liste combinée des actions
spécifiques au secteur et des actions
administratives (cf. Fig. 50). En bas de la barre d’ACTIONS DU DOSSIER, le lien ATTRIBUTION DE
DOSSIER permet d’assigner des agents et des
priorités aux dossiers (cf. section 7.9.1 pour plus d’informations).
Novembre 2018 61
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 51 : Liste des SED disponibles pour l’expéditeur (à gauche) et pour le destinataire (à droite) après envoi du SED initial dans un dossier de demande de pension de vieillesse
La plupart des actions ne sont disponibles qu’une fois qu’au moins
une contrepartie a été sélectionnée (cf. section 7.5) selon la logique
métier.
La logique métier du type de dossier détermine les SED qui peuvent
être envoyés selon l'étape du dossier (par exemple : certains SED
peuvent être envoyés uniquement en réponse à des SED spécifiques
transmis précedemment). Les actions sont contrôlées par RINA
selon une approche avec mémoire d’état. Ainsi, RINA limite
automatiquement la création des SED aux SED appropriés selon le
statut en cours du dossier (voir Fig. 51 pour un exemple).
Il en va de même pour la création des SED horizontaux : seuls les
SED admissibles fonction du statut en cours du dossier pourront être générés.
Novembre 2018 62
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.9 Actions locales au niveau du dossier
7.9.1 Attribuer un dossier, configurer l'importance et la criticité d'un
dossier
7.9.1.1 Attribution de dossier
Les dossiers peuvent être attribués à des utilisateurs, à des groupes d’utilisateurs ou
encore par rôles RINA (voir section 4 pour plus d’informations concernant les rôles et
les groupes d’utilisateurs). Les utilisateurs s’étant vus attribuer des dossiers peuvent
naviguer dans les dossiers dans leur application RINA, peuvent exécuter les actions
spécifiques à un dossier (par exemple envoyer des SED) et recevoir des notifications
en lien avec le dossier en question.
Seule la personne dotée du rôle de superviseur d’un dossier a la possibilité d’attribuer
des dossiers. Un agent peut uniquement demander à ce qu’un dossier lui soit
attribué. Cette demande est transmise sous la forme d’une notification à l’attention
du superviseur correspondant, lequel va accepter ou rejeter la demande. L’agent va
être tenu informé de la décision via une autre notification.
Pour attribuer des dossiers à des utilisateurs ou pour demander l’attribution d’un
dossier, la barre d’attribution de dossier doit être ouverte. Pour cela, il suffit à
l’utilisateur de cliquer sur :
a) Le lien "Attribuer" dans une notification (voir Fig. 53 et de manière plus
générale se reporter à la section 8.3 sur les actions de notifications).
b) ou de cliquer sur le lien "Attribution de dossier" situé en bas de la barre
d’ACTIONS DU DOSSIER depuis l’écran DE GESTION DU DOSSIER (voir Fig. 52 ainsi que
section 7.5).
Les actions locales supportent des fonctionnalités offertes par
l’applicatif RINA
Ces actions n’impliquent pas d’échange de messages ; par
conséquent l'implication d’autres participants n’est pas requise.
A noter que pour chaque dossier, certaines actions ne sont
disponibles que lorsque les conditions et dépendances spécifiques sont satisfaites.
Novembre 2018 63
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 52 : Lien d’attribution du dossier dans l’écran de gestion du dossier
Fig. 53 : Attribution d’un dossier via une action de notification
La barre outils d’attribution du dossier va apparaitre à droite de l’écran en cours. La
première étape va consister à sélectionner un rôle (voir Fig. 54).
Selon la sélection effectuée, l’utilisateur peut sélectionner des utilisateurs et/ou des
groupes d’utilisateurs sous l’intitulé UTILISATEURS/GROUPES AFFECTES.
Les groupes peuvent être hiérarchiques, dans ce cas, il sera possible après avoir
sélectionné un groupe, de sélectionner un sous-groupe ou même un seul utilisateur. Il
est possible de sélectionner plusieurs (sous) groupes ou utilisateurs en cliquant sur
AJOUTER.
Novembre 2018 64
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Si l’utilisateur n’est pas un superviseur mais souhaite malgré tout demander l’attribution
d’un dossier (par un superviseur), il doit cliquer sur DEMANDER L’ATTRIBUTION (voir Fig. 54)
Fig. 54: Demander l'attribution d'un dossier
Pour finaliser la demande, l’utilisateur peut saisir un commentaire (facultatif) dans la
zone de texte prévue à cet effet, sélectionner un ou plusieurs rôles spécifiques selon les
actions qu’il doit réaliser pour le dossier (voir section 4 concernant les actions autorisées
pour les différents rôles) puis cliquer sur DEMANDE (voir Fig. 55).
Novembre 2018 65
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 55 : Options d'attribution d'un dossier
Le superviseur va ensuite recevoir une notification de la demande et sera en mesure
d’accepter ou de rejeter directement la demande depuis l’écran du Centre de notifications
(voir Fig. 56 – cf. section 8 pour de plus amples informations concernant les notifications
et section 8.3 plus particulièrement pour les actions de notification).
Fig. 56 : Accepter ou rejeter une demande d’attribution de dossier
7.9.1.2 Configuration de la criticité et de l’importance d’un dossier
Pour une institution, certains dossiers peuvent revêtir une importance et une sensibilité
plus élevées que d’autres. Dans toutes les institutions participant au dossier, les
administrateurs locaux ont donc la possibilité de définir en local la criticité et
l’importance de chaque dossier.
Pour définir la criticité ou l’importance d’un dossier, cliquer sur ATTRIBUTION DE DOSSIER en
bas à gauche de l’écran de GESTION DU DOSSIER. Un panneau relatif à l’attribution du
dossier apparait à droite (voir Fig. 57).
Si l’utilisateur sélectionne un rôle qu’il possède déjà pour le dossier
en question, la demande sera rejetée comme erronée. Par
conséquent, si l’utilisateur a déjà accès au dossier et requiert
d’autres autorisations, il ne doit sélectionner dans sa demande d’attribution que les rôles supplémentaires.
A noter que seuls les utilisateurs dotés du rôle de superviseur dans RINA
auront accès à cette fonctionnalité.
Novembre 2018 66
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 57 : Panneau d’attribution de dossier
Un dossier peut être d’importance et de criticité normale ou haute. La criticité et
l’importance d’un dossier peuvent être configurées à l’aide d’une matrice des priorités
colorée.
Le cadran en haut à gauche représente la configuration par défaut du dossier définie par
l'application RINA.
La matrice des priorités comprend quatre zones correspondant à quatre classifications
distinctes (Fig. 58) :
Fig. 58 : Classifications possibles selon la matrice des priorités (importance/criticité)
Pour confirmer un choix, cliquer sur METTRE A JOUR en bas du panneau d’attribution de
dossier (voir Fig. 57) Toutes les notifications existantes relatives à un dossier en
particulier se verront attribuer la même priorité (matrice) que le dossier (voir Fig. 59).
Novembre 2018 67
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 59 : Notifications étiquetées dans le Centre de notifications
7.9.2 Classer des dossiers comme sensibles
Certains dossiers requièrent une protection spéciale et leur accès devrait par conséquent
être limité aux utilisateurs ayant un rôle VIP spécial (voir section 4). Pour signaler un
dossier comme particulièrement sensible, ouvrir les métadonnées du dossier en cliquant
sur l’icône Etiquette [ ] (voir Fig. 60).
Fig. 60 : ouvrir les métadonnées du dossier
Dans la boite de dialogue qui s’affiche, l’utilisateur a la possibilité d’indiquer la sensibilité
du dossier en cliquant sur OUI ou NON (voir Fig. 61). Il lui faut ensuite cliquer sur METTRE A
JOUR pour confirmer la modification. Une fois sélectionnée pour un dossier spécifique dans
RINA, cette option ne peut plus être désélectionnée pour le dossier en question.
Les paramètres d’importance et de criticité sont donnés à titre d’information
et sont sans incidence directe sur le workflow dans le logiciel. Il s’agit
d’informations purement locales non transmises aux autres participants au dossier.
Novembre 2018 68
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 61 : Métadonnées du dossier : signaler un dossier sensible (cette option est active avant l'envoi du SED uniquement)
7.9.3 Paramétrer des alarmes au dossier
Il arrive que l’instruction d’un dossier soit suspendue le temps d'avoir reçu les réponses de
toutes les autres parties ; il est cependant nécessaire de vérifier ultérieurement que lesdites
réponses sont arrivées dans le délai imparti ou même simplement arrivées.
Pour ce type de situations, RINA permet aux utilisateurs de paramétrer des alarmes à une
date et heure précises. Il est recommandé d’accompagner ces notifications d’un bref texte
explicatif rappelant pourquoi l’alarme a été paramétrée. Il est possible de paramétrer plusieurs alarmes pour un même dossier.
A expiration de l'alarme, l'utilisateur reçoit une notification d'expiration correspondante
dans le Centre de notifications. Comme d’ordinaire, il est possible d’accéder au dossier pour
lequel une alarme a été paramétrée directement à partir de la notification correspondante (voir Fig. 62).
Fig. 62 : Notification d’expiration d’une alarme
L’utilisateur peut paramétrer des alarmes individuellement et indépendamment de toute
autre action en cliquant sur l’icone appropriée dans l’écran de GESTION DU DOSSIER.
L’utilisateur entre la date et l’heure de l’alarme et a la possibilité de saisir un texte
explicatif dans la fenêtre de dialogue prévue à cet effet (voir Fig. 64). L’icône Alarme
dans l’écran de GESTION DU DOSSIER devient orange dès lors qu’une alarme a été
paramétrée pour le dossier (voir Fig. 63).
Novembre 2018 69
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 63 : Icone de configuration d’une alarme pour un dossier dans l’écran de Gestion du dossier
L’utilisateur peut également paramétrer une alarme durant la procédure d’envoi d’un SED
(cf. section 7.12.1 concernant le processus général d'envoi des SED). Dans la fenêtre de
dialogue récapitulant le type de document (SED) et les destinataires pour confirmation
avant envoi, il est possible de paramétrer une alarme en cochant la case appropriée. La
date, l’heure et le texte explicatif peuvent être renseignés directement depuis cette fenêtre
(voir Fig. 64).
Fig. 64 : Case à cocher pour paramétrer une alarme lors de l’envoi d’un SED
Lors de la configuration de l’affichage de l’écran de GESTION DU DOSSIER, il est possible, pour
l’ensemble des SED sortants (envoyés), de paramétrer une alarme automatique au bout
d’un certain nombre de jours suivant l’envoi du SED. Dans ce cas, les options d’alarme
seront alors paramétrées par défaut dans la boîte de dialogue ENVOYER LE DOCUMENT. Ces
options pourront cependant être modifiées ou désactivées pour un SED spécifique (voir
Fig. 65).
Fig. 65 : Paramétrer des alarmes automatiques pour toutes les actions d’envoi de SED
Novembre 2018 70
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.9.4 Supprimer un dossier
La suppression d’un dossier est uniquement possible tant qu’aucun message n’a été
envoyé aux autres institutions. Par conséquent, seul le propriétaire du dossier dispose de cette option et cela, uniquement avant l’envoi du premier SED en lien avec le dossier.
Si ces pré-requis sont remplis, un lien SUPPRIMER LE DOSSIER est alors disponible dans le panneau latéral gauche du module de gestion du dossier (voir Fig. 66).
Fig. 66 : Lien de suppression du dossier
Cette action permet notamment de supprimer du système les dossiers ayant été ouverts
par erreur.
7.9.5 Clôturer un dossier localement
Une institution peut clore et rouvrir un dossier alors que ce même dossier reste officiellement
ouvert pour les autres participants. De préférence, un dossier ne doit être clôturé qu'une fois
toutes les informations requises livrées à l'autre institution. Si l'institution, du point de vue
administrateur, souhaite indiquer qu'un dossier est "finalisé" (par exemple s'il se trouve à un
stade d'instruction où plus aucun message ne va être échangé ou si le dossier doit être
archivé), elle peut clore le dossier localement. Pour clôturer un dossier localement, cliquer sur
CLOTURER UN DOSSIER (LOCAL) dans le panneau latéral gauche (voir Fig. 67).
Bien que l’alarme automatique soit paramétrée depuis l’écran de gestion
du dossier, les paramètres ne sont pas spécifiques au dossier individuel mais s’appliquent à tous les dossiers d’un utilisateur donné.
Il n’est PAS possible d’ANNULER une suppression. Cette fonction doit être
utilisée avec précaution.
Novembre 2018 71
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 67 : Clôturer des dossiers (localement)
Le fait de clôturer un dossier localement modifie le statut du dossier en CLOTURE. Cette
action ne signifie pas qu'aucun autre message ne peut désormais être reçu. L'institution
continuera de recevoir les nouvelles notifications du dossier mais ne pourra plus
exécuter d'actions en lien avec le dossier (voir Fig. 68), sauf en cas de réouverture du
dossier localement.
Fig. 68 : Statut d’un dossier après clôture locale
7.9.6 Rouvrir un dossier localement
Lorsqu’un dossier a été clos localement, il peut être rouvert en local (voir fig. 69). Après
réouverture d’un dossier au niveau local, toutes les actions du dossier pertinentes sont de
nouveau disponibles.
S’il s’avère nécessaire de rouvrir localement un dossier (par exemple après avoir reçu un
nouveau message), cliquer sur le lien ROUVRIR LE DOSSIER (EN LOCAL) dans le panneau latéral
gauche du dossier.
Fig.69 : Rouvrir un dossier localement
Lorsqu’une institution ferme ou rouvre un dossier localement, les
autres participants au dossier ne reçoivent pas de notification.
Cette option ne s’applique qu’aux types de dossier sans lien avec un dossier clos (au niveau global).
Novembre 2018 72
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.9.7 Archiver un dossier clôturé
RINA permet aux institutions d'établir des politiques d’archivage automatisées permettant
d’archiver, au bout d'un temps donné, les dossiers cloturés. Ces politiques peuvent être
définies individuellement pour chaque cas d’utilisation métier (BUC). Cette approche étant
entièrement automatisée, les utilisateurs finaux n’ont pas à se soucier de cette fonctionnalité.
Cependant, une fois clos, un dossier peut également être archivé manuellement en
cliquant sur ARCHIVER LE DOSSIER tel que présenté en Figure 70. Cette action va ouvrir une
fenêtre de dialogue (voir Fig. 71); cliquer alors sur OUI pour confirmer l’archivage du dossier.
Fig. 70 : Archiver un dossier
Fig.71 : Confirmer l’archivage d’un dossier
Il n’est plus possible d’exécuter des actions ou de consulter des documents (SED) pour un
dossier archivé.
7.9.8 Restaurer (désarchiver) un dossier clôturé
Il est toujours possible d’accéder à un dossier archivé (sauf s’il a été supprimé) via l’outil
de recherche de dossier (en recherchant les dossiers "archivés" ou en saisissant
directement le numéro du dossier dans la zone de recherche de texte). Ce dernier peut
alors être récupéré en sélectionnant DESARCHIVER à partir de la liste des résultats de la
recherche de dossiers (voir Fig. 72). Si cette action permet d’annuler le processus
d’archivage du dossier, le dossier restauré reste cependant clôturé à moins que son statut
ne soit modifié par la suite via une action adéquate (par exemple: rouvrir le dossier).
Novembre 2018 73
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 72 : Restaurer manuellement un dossier archivé
7.9.9 Mettre à jour (la liste) des participants au dossier
Pour consulter la liste des participants à un dossier et leurs responsabilités, cliquer sur
PARTICIPANTS dans le menu du module de GESTION DU DOSSIER (voir Fig. 73 et Fig. 76).
Fig.73 : Consulter la liste des participants au dossier
REMARQUE : Une fois "Désarchivé", le dossier se verra attribuer un
nouvel identifiant dossier consistant en deux identifiants (en cas de
configuration par défaut de l’identifiant) :
un nouvel identifiant dossier généré automatiquement et
l’identifiant initialement attribué au dossier ayant été archivé (voir
Fig. 72).
Dans la liste des résultats de la recherche, seul le nouvel identifiant dossier sera visible.
Novembre 2018 74
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Il est possible de mettre à jour la liste des participants au dossier (en ajoutant ou
supprimant des participants) alors que les participants initiaux ont déjà été sélectionnés.
Il s’agit d’une option qui, en termes de séquencement, ne peut être déclenchée que : a)
après la sélection des participants à un dossier, et b) avant que l’échange de messages
métier n’ait débuté pour le dossier en question. Pour actualiser la liste des participants,
cliquer sur METTRE A JOUR DES PARTICIPANTS dans le panneau latéral gauche de l'écran de
gestion du dossier (voir Fig. 74).
Fig.74 : Mettre à jour les participants au dossier
Dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, supprimer des institutions en cliquant
simplement sur la croix rouge "X" qui se trouve à coté du champ déjà complété du nom
de l’institution, ou ajouter des institutions en cliquant sur AJOUTER après avoir sélectionné
l'institution adéquate. Confirmer l’action en cliquant sur OUI. Pour annuler, cliquer sur NON
(voir Fig. 75).
Fig. 75 : Gérer la liste des destinataires parmi les participants au dossier
Novembre 2018 75
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.10 Actions administratives au niveau des dossiers
7.10.1 Ajouter des participants au dossier
Fig.76 : Liste des participants
Pour consulter la liste des participants au dossier, leurs
responsabilités et les institutions correspondantes, cliquer
sur PARTICIPANTS dans l’écran de GESTION DU DOSSIER (voir
Fig. 76). Cette option dépend du type de dossier, de
l’étape du processus à laquelle l'utilisateur se trouve
parallèlement aux conditions et aux dépendances.
Il est possible d’ajouter des participants supplémentaires
au dossier en cliquant sur AJOUTER UN PARTICIPANT (voir Fig.
77). Une nouvelle boîte de dialogue va s'ouvrir, contenant
le formulaire du SED administratif X005 (approprié pour
cette action) dans lequel le nouveau participant peut être
ajouté.
Fig. 77 : Ajouter des participants au dossier
Pour valider l'ajout d'un participant, l'utilisateur (le participant à l'origine de l'action) doit
envoyer le SED X005 (renseigné et sauvergardé) à l'ensemble des participants au dossier
ainsi qu'au nouveau participant (le participant ajouté au BUC). De cette manière, tous les
participants au dossier sont informés de l’ajout d’un nouveau participant à l'échange et
peuvent actualiser leur liste de participants en fonction. De plus, il est également possible
d’indiquer un motif pour justifier la transmission du dossier. Bien que cela ne soit pas
obligatoire, il est cependant recommandé de saisir un motif afin que la nouvelle contrepartie sache pourquoi le dossier lui a été transmis.
L’échange de SED (messages électroniques) administratifs
correspond à des actions exigeant de communiquer avec au moins un
participant supplémentaire.
Parce qu’elles affectent plusieurs participants, les actions
administratives ont été standardisées dans le modèle opérationnel
EESSI.
Attention, certaines actions ne sont disponibles que lorsque certaines
conditions et dépendances sont remplies. Pour le sujet qui nous
occupe, les actions administratives sont soumises à des conditions
d’applicabilité en termes de type de BUC et selon l'étape du
processus, les conditions et les dépendances.
Novembre 2018 76
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Dès que cette activité a lieu, chaque participant est tenu d’envoyer au nouveau
participant le(s) SED(s) qui sont valides, livrés, dont il est à l’origine ET qui, par
définition, doivent être envoyés à l’ensemble des participants. Exemple : dans le
BUC P_BUC_01 v1.0.0, le P8000 n’est pas défini comme "envoyer à tous les participants". En cas d’ajout d’un nouveau participant, le P8000 doit donc être exclu.
Fig. 78 : SED X005 - Formulaire d'ajout d'un participant au dossier A la fin de l’activité, un nouveau participant a été ajouté au dossier et a reçu tous les SED
pertinents ; l'institution supplémentaire est désormais incluse dans la liste des
participants.
Le fait d’ajouter des participants va générer une notification à
l’attention de l’institution ajoutée. De plus, tous les SED liés au
dossier seront également transférés à l’institution ajoutée au
dossier. Pour plus d’informations concernant les notifications, se
reporter à la section 7.7.
Seul le propriétaire du dossier peut ajouter des participants
issus d’un autre État membre. Les autres contreparties d’un
dossier ne peuvent ajouter des participants supplémentaires que
s’il s’agit d’institutions dans leur propre État membre. Aucune action d’ajout de participant n’est possible dans les types
de dossier bilatéraux.
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent
ajouter des participants. Cela dépend de l’applicabilité en
termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.
Novembre 2018 77
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.10.2 Supprimer des participants au dossier
Pour supprimer un participant au dossier, consulter la liste des participants au dossier et
leurs responsabilités en cliquant sur PARTICIPANTS dans l’écran de GESTION DU DOSSIER (voir
Fig. 76). Cette option dépend du type de dossier et de l’étape du processus à laquelle
l'utilisateur se trouve.
Fig. 79 : Supprimer des participants au dossier
Il est possible de supprimer des participants au dossier en cliquant sur SUPPRIMER UN
PARTICIPANT (voir Fig. 79). Cette option dépend du type de dossier, de l’étape du processus
à laquelle l'utilisateur se trouve. Une nouvelle boîte de dialogue va s'ouvrir, contenant le
formulaire du SED administratif X006 (approprié pour cette action) dans lequel le
participant à supprimer peut être renseigné. Le SED X006 pourra ensuite être sauvegardé
et envoyé (voir Fig. 80).
Fig. 80 : SED X006 – Supprimer un participant au dossier
Novembre 2018 78
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Pour débuter la procédure de suppression d’un participant, l'utilisateur (le participant à
l'origine de l'action) doit envoyer le SED X006 (renseigné et sauvergardé) à l'ensemble
des participants au dossier en précisant le motif de la suppression. De cette manière,
tous les participants au dossier sont informés de la suppression du participant au dossier
et peuvent actualiser leur liste de participants en fonction. Suite à cette action, le
participant supprimé ne recevra plus aucune mise à jour relative au dossier et ne pourra
plus réaliser d’actions d’échange de messages.
7.10.3 Transmettre un dossier
Les dossiers peuvent être transmis par un participant à un autre qui n’a pas encore été
impliqué dans le dossier et devrait participer au dossier à la place de l’institution
effectuant le transfert. Cela peut s’avérer nécessaire, par exemple, lorsque l’institution
effectuant le transfert n’est pas en mesure de traiter le dossier ou lorsque le dossier lui a
été attribué par erreur. Cette option dépend du type de dossier et de l’étape du processus à laquelle l'utilisateur se trouve.
Pour transférer un dossier, cliquer sur TRANSMETTRE LE DOSSIER dans le panneau latéral gauche de l'écran de GESTION DU DOSSIER (voir Fig. 81).
Fig. 81 : Lien de transmission d’un dossier
Le fait de supprimer des participants va générer une notification
à l’attention de l’institution supprimée.
L’action de suppression d’un participant ne peut avoir lieu que si
le dossier compte au moins 3 participants actifs. Aucune action de suppression de participant n’est possible dans
les types de dossier bilatéraux.
Le propriétaire du dossier ne peut pas être supprimé.
Une contrepartie peut décider elle-même de se retirer (sa
propre entité)
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent
supprimer des participants. Cela dépend de l’applicabilité en
termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.
Novembre 2018 79
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Une nouvelle fenêtre va alors s’ouvrir, dans laquelle il est possible d’indiquer le
nouveau participant auquel le dossier va être transféré. De plus, il est également
possible de préciser le motif de la transmission. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il
est recommandé de saisir un motif afin que la nouvelle contrepartie sache pourquoi le
dossier lui a été transmis (voir Fig. 82).
Une fois le formulaire enregistré, il est possible d’ajouter des commentaires. Le SED peut
ensuite être envoyé en cliquant sur ENVOYER.
L’institution de l’utilisateur étant supprimée de la liste des participants, le statut du
dossier est modifié en SUPPRIME et aucune action sur le dossier (sauf la consultation de
la liste des participants) ou action d’échange de SED (à l’exception de la consultation du
contenu du formulaire) n’est désormais disponible (voir Fig. 83).
L’institution effectuant la transmission (le participant à l'origine de l'action) reçoit une
notification l’informant que le dossier a bien été transféré.
Fig. 82 : Formulaire de transmission d’un dossier (X007)
Le fait de transférer un cas supprime automatiquement de la liste
des participants au dossier l’institution à l’origine de la transmission.
Les dossiers peuvent être transférés uniquement d’une institution à
une autre institution dans le même État membre.
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent
transmettre un dossier. Cela dépend de l’applicabilité en termes de
type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des
conditions et des dépendances.
Les informations relatives à un dossier transféré peuvent être
envoyées au moyen d’un SED administratif (X007).
Il n’est pas possible de transmettre un dossier si le SED de "départ"
a été déclaré invalide et qu’une nouvelle instance de ce SED n’a pas encore été échangée.
Novembre 2018 80
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 83 : Statut du dossier – Actions disponibles après transmission du dossier à une autre institution
Le participant effectuant l’action de transmission reçoit une notification "Dossier
automatiquement clôturé". Si ce participant a déjà envoyé des messages avant
d’effectuer l’action de transmission du dossier, il recevra également la notification
suivante : "DES du dossier automatiquement envoyés au nouveau participant". Le
nouveau participant est informé de l’arrivée d’un nouveau dossier. Tous les autres
participants préexistants reçoivent le message "Un nouveau DES est arrivé" les informant
de la réception d’un SED administratif entrant (X007) notifiant l'action de transmission
(voir Fig. 84).
Fig. 84 : Notification dans les notifications du dossier et dans le Centre de notifications après transmission d’un dossier
Novembre 2018 81
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.10.4 Clôturer un dossier au niveau global
Selon le type de dossier et les SED échangés jusque là dans le BUC, il est possible de
clore globalement (c’est-à-dire pour tous participants) un dossier ne nécessitant pas de
traitement ultérieur. Un dossier est généralement clos une fois instruit avec succès. Malgré tout, un dossier pourra également être clôturé pour les motifs suivants :
Le dossier a été créé par erreur
Le dossier a été créé sur la base de fausses informations Le citoyen est décédé
Pour demander la clôture d'un dossier, cliquer sur CLOTURER LE DOSSIER dans le panneau
latéral gauche de l'espace de travail (voir Fig. 85).
Fig. 85 : Demande de clôture d'un dossier
Après avoir cliqué sur CLOTURER LE DOSSIER, une fenêtre contenant un formulaire X001
va s'ouvrir. Ce formulaire comprend toutes les informations obligatoires à renseigner
afin de clore le dossier.
Novembre 2018 82
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 86 : Formulaire de Demande de clôture
Une fois les informations saisies sauvegardées, le formulaire peut être envoyé au reste
des participants au dossier en cliquant sur ENVOYER (après enregistrement du SED X001).
La demande de clôture est envoyée sous la forme d'un SED administratif (X001).
Comme d'habitude, une nouvelle fenêtre va s'afficher demandant la confirmation d'envoi du SED (voir Fig. 86).
Le dossier sera clôturé immédiatement suite à l'envoi de la demande de clôture (voir le
statut du dossier dans la barre d'informations du dossier en figure 87).
Fig. 87 : Dossier clôturé
Novembre 2018 83
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.10.5 Rouvrir un dossier clôturé au niveau global
Fig. 88 : Demander la réouverture d'un dossier clôturé au niveau global
Un dossier clôturé au niveau global, selon l’applicabilité en fonction du type de BUC et de
l’étape du processus à laquelle on se trouve, des conditions et des dépendances, peut
être rouvert (au niveau global). Les participants au dossier vont ainsi devoir échanger
toute une série de SED administratifs afin de réaliser cette action. Pour rouvrir un
dossier (au niveau global), cliquer sur ROUVRIR LE DOSSIER dans le menu D’ACTIONS DU SED
(voir Fig. 88).
Dès que le participant (à l'origine de l'action) demande la réouverture d’un dossier clos
(tel que défini dans le BUC) via l’envoi aux autres participants au dossier d’un SED de
"Demande de réouverture d’un dossier clos (X002)" (voir Fig. 89), le processus de
réouverture du dossier est initié.
Il est à noter que bien que le SED administratif s’intitule "Demande de
clôture", dans les faits, le participant déclencheur impose la fermeture
du dossier via ce processus. Le dossier va alors être clos pour
l’ensemble des participants dès réception du SED de demande de
clôture (X001)
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent clôturer un
dossier au niveau global. Cela dépend de l’applicabilité en termes de
type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des
conditions et des dépendances.
Important : L’action de Clôturer un dossier au niveau global ne doit
pas être confondue avec l’action de Clôturer un dossier en local. Pour
plus d’informations sur la clôture de dossiers localement, se reporter à la section 7.9.5.
Novembre 2018 84
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 89 : SED X002 - Demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global
Tous les destinataires du SED X002 doivent répondre à la demande en cliquant sur
REPONSE A UNE DEMANDE DE REOUVERTURE (voir Fig. 90) et en envoyant un SED de "Réponse
pour la réouverture d’un dossier" (X003) au requérant initial, qu’ils soient d’accord ou
non avec la demande (voir Fig. 91).
Fig. 90 : Activation de la procédure de "Réponse à une demande de réouverture"
Novembre 2018 85
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 91 : SED X003 - Réponse à la demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global
Une fois toutes les réponses (SED X003) reçues, le participant ayant demandé la
réouverture du dossier envoie, en cliquant sur DECISION CONCERNANT UNE DEMANDE DE
RÉOUVERTURE (voir Fig. 92), une "Décision relative à la réouverture du dossier" (SED
X004) au reste des participants au dossier (voir Fig. 93)
Fig. 92 : Activation de la procédure de "Décision relative à une demande de réouverture"
Si la décision transmise au moyen du SED X004 est positive (Accord pour la
réouverture : oui), le dossier change de statut et est rouvert (le statut passe à "ouvert").
Si durant le recueil des SED X003, au moins une réponse était négative, la réouverture
du dossier est impossible. Sinon la décision finale positive/négative concernant la
réouverture du dossier reste à la discrétion de l’expéditeur du SED X002 (initiateur de la
Demande de réouverture du dossier).
Novembre 2018 86
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 93 : SED X004 - Réouverture du dossier
7.10.6 Envoyer un rappel
Dans certaines situations, il peut s’avérer nécessaire de rappeler à une autre institution
qu’une action de sa part est requise aux fins de traitement du dossier. C'est notamment
le cas lorsque l’institution qui va envoyer le rappel attend certaines informations ou
documents, surtout lorsqu'il s’agit d’un dossier d’importance élevée. Cette option dépend
du type de dossier et de l’étape du processus à laquelle l'utilisateur se trouve. Pour
envoyer un rappel à une autre institution, cliquer sur CREER UN RAPPEL dans le panneau
latéral gauche de la BARRE D’ACTIONS DU DOSSIER (voir Fig. 94).
Fig. 94 : Créer un rappel
La fenêtre qui s’affiche contient un formulaire SED administratif dans lequel l’institution
effectuant le rappel va pouvoir renseigner certains éléments concernant la personne
pour laquelle des informations sont requises. A la fin du formulaire, l'utilisateur a la
possibilité de préciser les documents, informations ou SED requis ainsi qu'une date pour
le rappel (voir Fig. 95).
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent demander
la réouverture d'un dossier au niveau global. Cela dépend de
l’applicabilité en termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve
le processus, des conditions et des dépendances.
Novembre 2018 87
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 95 : Formulaire de rappel
Après avoir sauvegardé la version provisoire, des commentaires (facultatifs) peuvent être
ajoutés et le SED peut être envoyé. Avant de transmettre le SED, l'utilisateur doit
sélectionner les institutions destinataires (voir Fig. 96). Lors de l’envoi du rappel,
l'utilisateur a la possibilité, comme pour tout autre document envoyé, de paramétrer une
alarme (cf. section 7.9.3).
Figure 96 : Sélectionner les destinataires d'un rappel
Le champ "Date" n'a pas d'incidence sur le moment où le SED de rappel est
transmis à l’autre institution. Ce champ permet juste d’informer l’institution
destinataire de la date à laquelle l’institution expéditrice souhaite recevoir
une réponse.
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent envoyer un
rappel. Cela dépend de l’applicabilité en termes de type du BUC, de l’étape à
laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.
Novembre 2018 88
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.10.7 Répondre à un rappel
Lorsqu’une institution reçoit un SED de rappel d’une autre institution, elle peut décider
de communiquer les informations requises (par exemple en envoyant ou en actualisant
des SED) ou de répondre spécifiquement au rappel. Cette dernière option peut s’avérer nécessaire dans l'un des cas suivants:
Les informations/documents/SED demandés ne peuvent pas être envoyés dans
l’immédiat ;
Les informations/documents/ SED demandés ne peuvent pas être envoyés du tout.
Pour envoyer une réponse, cliquer sur REPONDRE AU RAPPEL dans le menu d'ACTIONS du SED
en bas à droite de la fenêtre d'informations relatives au SED, comme présenté en Figure
97 pour le mode d'affichage Vue classique et en Figure 98 pour le mode d'affichage Vue de la ligne du temps.
Fig. 97 : Répondre à un rappel (option 1)
Tandis que la plupart des SED classiques sont automatiquement envoyés à
l’ensemble des institutions participant au dossier, le créateur d’un rappel
peut précisément sélectionner les destinataires du rappel dans la liste
existante des participants au dossier.
Novembre 2018 89
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 98 : Répondre à un rappel (option 2)
Il est possible, en section 2 et 3 du formulaire SED administratif qui s’affiche, d’indiquer
pourquoi certaines informations ne peuvent pas être fournies immédiatement ou ne
peuvent pas être fournies du tout (voir Fig. 99). Certaines informations personnelles
concernant le citoyen concerné (c’est-à-dire la section du SED relative à la personne
dans les SED de remboursement sur la base de forfaits) peuvent apparaitre comme pré-
renseignées dans le formulaire. Ces informations ont été communiquées par le créateur
du SED de rappel et peuvent être modifiées et/ou complétées. Les informations
contenues dans une section d'un SED sont automatiquement reportées dans la section pertinente de tout SED échangé ultérieurement (dans le même dossier).
Fig. 99 : Formulaire du SED de réponse
Novembre 2018 90
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
La fonctionnalité (de transposition de données) a été implémentée en vue d'aider le
personnel des institutions à gagner en efficacité et en temps. Il s'agit, pour l'heure,
uniquement d'une implémentation à des fins de démonstration ; par conséquent la
fonctionnalité pourra être améliorée (usage étendu) dans les futures versions.
Une fois la réponse au rappel envoyée, le créateur du rappel reçoit le message de
réponse (voir Fig. 100). A ce stade, il est impossible de répondre au message de
réponse mais seulement de consulter le message reçu. Toute demande d’information
ultérieure devra faire l’objet d’un nouveau SED de rappel distinct.
Fig. 100 : SED de réponse à un rappel (X010)
7.11 Actions locales au niveau du SED
7.11.1 Statut du SED
Un SED peut avoir différents statuts en fonction des actions réalisées par l'utilisateur.
Pour un même SED, le statut défini pour l'expéditeur va ainsi différer du statut défini
pour le destinataire.
De manière analytique, pour l'expéditeur, le statut du SED peut être le suivant :
{“Brouillon”, “Envoyé”, “Supprimé”, “Modifié”}. La transition entre deux statuts et
les actions correspondantes au niveau des SED sont illustrées par le schéma suivant (voir Fig. 101).
REMARQUE : les fonctionnalités "Transposition" et "Validations
facultatives" ont été implémentées uniquement à des fins de
démonstration de faisabilité (comme preuves de concepts) et pourront par conséquent être améliorées dans les futures versions.
Novembre 2018 91
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 101 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté expéditeur
Du point de vue du destinataire, le statut du SED peut être "Reçu" ou "Supprimé". Le
schéma ci-après (voir Fig. 102) détaille les transitions et les actions correspondantes au
niveau du SED.
Fig. 102 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté destinataire
7.11.2 Créer un nouveau SED
Pour créer un SED, l’utilisateur doit naviguer dans un dossier déjà existant (ouvrir le
dossier) ou bien créer un nouveau dossier. L’utilisateur clique sur l’une des actions
correspondante aux types de SED listés sous DOCUMENTS dans le panneau latéral gauche
de l’écran de gestion du dossier (BARRE D'ACTIONS DU DOSSIER, voir Fig. 103).
Fig. 103 : Création du premier SED d'un dossier
Il est à noter que la création d’un nouveau SED constitue une action
purement locale. Le document ne devient significatif pour les autres
parties qu’une fois qu’il leur a été transmis lors d’une étape distincte (cf.
section 7.12.1).
Novembre 2018 92
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Une fenêtre s'ouvre alors (voir Fig. 104) affichant le contenu du type de SED sélectionné
(formulaire d'un SED ou "AFFICHAGE DU SED").
Fig. 104 : Ouverture d'un document SED
BARRE D’INFORMATIONS RELATIVES AU SED
La barre d’informations du SED comprend des informations de base concernant le
SED en question :
ETIQUETTE DESCRIPTION
Informations concernant la signature métier liée au SED en question. Les
SED transmis via le système EESSI sont chiffrés afin d’assurer l’intégrité et
la confidentialité des données. Si un utilisateur requiert des informations
concernant le certificat utilisé pour chiffrer un message qui lui a été envoyé,
ce dernier peut accéder à plus d’informations en cliquant sur l’icône de
cadenas directement au-dessus de l’étiquette ENTRANT.
Cette section fournit des informations concernant le document (SED) sous forme de colonne (notamment : le type de document, l’intitulé du document, la version du document, la date de la dernière mise à jour et les participants (précisant leurs rôles).
P2000 Type de SED
Les documents disponibles (SED) dans la liste vont dépendre du statut actuel
du dossier. Par exemple, si un dossier ayant pour type de dossier "Demande
de pension de vieillesse" a été créé, seul le SED P2000 (la demande) pourra
être envoyé pour initier le dossier. Les types de BUC peuvent également
comprendre des SED de type Demande-Réponse, ce qui signifie que certains
SED fonctionnent par paire. Suite à l’envoi de certains SED aux autres
participants au dossier, ces derniers n’ont d’autres choix que de répondre à
l’aide des types de SED prédéfinis.
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Novembre 2018 93
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Version 1 Version actuelle d’un SED. Lorsque l’utilisateur enregistre un SED en cliquant sur SAUVEGARDER (mise à jour d’un SED – Cf. section 7.13.1), le numéro de version est incrémenté de manière séquentielle (1, 2, 3, …). La
version d’un SED est commune pour l’ensemble des participants d’un dossier.
Brouillon Statut d’un SED. Le statut d’un SED dépend de si l’institution est l’expéditeur ou le destinataire d’un SED (il existe différents statuts entre ces deux rôles). Le statut peut passer d’un statut à un autre tel que décrit dans
la documentation pertinente (EESSI – Interface de traitement d’un dossier RINA) selon les activités concernées.
"Superviseur" Le nom d’utilisateur du créateur du SED s’affiche une fois que le SED a été enregistré comme Brouillon.
14/Dec/2017 11:28
Si le SED n’a plus le statut de brouillon, la date et l’heure de création du
SED sont mentionnées.
FORMULAIRE
Chaque SED possède son propre formulaire avec ses champs de saisie, ses
sections et longueurs. Les données du formulaire sont basées sur les besoins métier. Il indique également la version du SED et le modèle en corrélation.
BARRE D'INFORMATIONS DU SED
ETIQUETTE DESCRIPTION
Cette section fournit le formulaire (document) SED, complété en respectant
les champs obligatoires (définis en fonction des besoins métiers).
Informations détaillées concernant toutes les actions système en lien avec
le SED par exemple la création du document ou d’un commentaire (cf.
section 7.18). Ce volet peut être utile pour la résolution des problèmes ou
pour les opérations d’audit.
Historique du document (cf. section 7.13) ainsi que son statut (entre
autres informations). Les informations portent sur toutes les opérations
réalisées au niveau local (par exemple lorsqu'un document est mis à jour
localement, cf. 7.13.1) ou au niveau global (par exemple lorsqu'un
document mis à jour est échangé avec d'autres participants au dossier).
Chaque version existante localement peut être consultée (via le lien VOIR).
Il est également possible de consulter les informations de l'entête SBDH de
chaque SED listé, notamment : ID/Type/Version du dossier,
ID/Type/Version du SED, etc. en cliquant sur l'icone Cartable [ [] depuis
l'historique.
COMMENTAIRES
Un SED peut être commenté. Seuls les utilisateurs dotés de rôles spécifiques
travaillant dans la même institution peuvent lire les commentaires de l’utilisateur concernant le SED. Il est à noter qu’un dossier doit avoir été préalablement enregistré pour qu’un commentaire puisse être ajouté. Pour plus d’informations concernant les commentaires au SED, voir section 7.17.
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3
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Novembre 2018 94
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
PIECES JOINTES
Un nombre considérable de SED prévoit la possibilité de joindre des pièces
jointes. Cette option est définie par le modèle métier. Les annexes peuvent être des sous-documents ou des fichiers supplémentaires. Si un participant au dossier envoie un SED avec pièces jointes aux autres participants, toutes les annexes seront également transmises. Il est à noter que le SED doit avoir été préalablement enregistré pour que des pièces jointes puissent être jointes. Pour
plus d’informations concernant les pièces jointes au SED, voir section 7.15.
Cliquer sur SAUVEGARDER lorsque toutes les données ont été renseignées. Une vérification
automatique s'assurera que toutes les informations obligatoires pour le type de SED en
question sont bien complétées. Dans le cas contraire, ces informations devront être ajoutées avant de pouvoir enregistrer le SED (cf. section 7.11.6).
La BARRE D'INFORMATIONS DU SED ainsi que les volets COMMENTAIRES et PIECES JOINTES ne
seront accessibles et utilisables qu'une fois le SED sauvegardé. Pour modifier les
données du formulaire :
Cliquer sur MODIFIER LE BROUILLON en bas du formulaire si le SED a le statut de
Brouillon (voir Fig. 107 et cf. section 7.11.3), ou
Cliquer sur METTRE A JOUR si le SED a le statut Envoyé et que l'action est disponible (voir Fig. 122) cf. section 7.13.1.
Pour les pièces jointes et les commentaires, se reporter aux sections 7.16 et 7.17
respectivement.
Fig. 105 : Barre d'informations du SED, commentaires et pièces jointes
Après avoir sauvegardé le SED, l'utilisateur peut fermer la fenêtre. Il a ainsi la possibilité
de reprendre la saisie à tout moment. Le SED ayant le statut Brouillon figurera, comme
n'importe quel autre SED, dans la liste des SED de l'écran de GESTION DU DOSSIER (voir
Fig. 106).
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Novembre 2018 95
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 106 : SED dans l'écran de Gestion du dossier (Vue classique)
7.11.3 Modifier un SED avec le statut de Brouillon
Pour modifier un SED ayant le statut Brouillon (c'est à dire qui n'a pas encore été
envoyé), l'utilisateur peut cliquer sur l'icone Crayon [ ] qui s'affiche lorsque le curseur
est pointé sur le SED en question ou cliquer sur l'option LIRE dans le menu des ACTIONS,
puis sélectionner MODIFIER LE BROUILLON dans le SED (affichage Vue de la ligne du temps).
Dans l'affichage Vue classique, l'utilisateur peut cliquer sur l'icone Feuille de papier [ ]
ou sur l'option MODIFIER LE BROUILLON dans le menu des ACTIONS (voir Fig. 107).
Fig. 107 : Modifier (éditer) un SED provisoire (statut de brouillon)
Novembre 2018 96
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.11.4 Consulter/lire un SED
Lorsqu'un SED a été envoyé aux destinataires, l'utilisateur a la possibilité de
consulter/lire le contenu du SED en cliquant sur l'icone Loupe [ ] dans l'affichage Vue
de la ligne de temps ou sur l'icone Feuille de papier [ ] dans l'affichage Vue classique
(voir Fig. 108). S'il souhaite modifier/mettre à jour les SED, l'utilisateur doit cliquer sur
l'option METTRE A JOUR (voir section 7.12.1 “Mettre à jour un SED”).
Fig. 108 : Consulter/Lire un SED
7.11.5 Supprimer un SED ayant le statut de Brouillon
Un SED ayant le statut de brouillon peut être supprimé en cliquant sur [ ] quel que soit
le mode d'affichage (vue classique et vue de la ligne du temps).
Fig. 109 : Supprimer un SED provisoire (statut Brouillon)
Il n'est PAS possible d'ANNULER une suppression. Cette fonction doit être
utilisée avec précaution.
Novembre 2018 97
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.11.6 Validation d'un SED
Pour tous les types de SED, certaines informations spécifiques sont requises pour
pouvoir traiter correctement le document. Dans la plupart des cas, par exemple les
informations permettant d’identifier la personne concernée doivent être en nombre
suffisant. Afin de garantir que les institutions ne vont pas recevoir des SED dans
lesquels les informations essentielles seraient manquantes, empêchant ainsi le
traitement du document, RINA réalise avant chaque enregistrement ou mise à jour des
données du SED une validation automatique des SED sur la base du modèle de données
associé.
Ainsi, pour tous les types de SED, si l'utilisateur oublie de compléter un champ
obligatoire ou pour le moins recommandé, l'application va l'en informer via un message
en bas du formulaire. L'information sera étiquettée ERREUR (en rouge) s'il s'agit d'un
champ obligatoire ou WARNING (en jaune) en cas d'information attendue mais non
obligatoire. Les champs faisant l'objet d'erreurs ou d'avertissements seront surlignés.
L'utilisateur peut aller directement dans l'un des champs concernés en cliquant sur le
message d'erreur ou d'avertissement correspondant (voir Fig. 110).
Fig. 110 : Messages d'erreurs lors de l’enregistrement d’un SED en raison de champs obligatoires non renseignés
Le comportement sus-décrit correspond à la configuration par défaut de
l’application RINA. Dans l’éventualité où les utilisateurs ne recevraient pas
immédiatement un feedback des problèmes rencontrés à l’enregistrement
du SED provisoire, il leur est conseillé de contacter leurs administrateurs.
Novembre 2018 98
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.11.7 Imprimer un SED
L'écran de GESTION DU DOSSIER permet également d'imprimer les SED.
Le fait de cliquer sur l'icone Imprimante [ ] située à côté des informations relatives à
un SED va générer une version HTML imprimable du SED et la page Impression de
l'imprimante configurée en local va alors s'ouvrir (voir Fig. 111).
Fig. 111 : Imprimer un SED (Vue classique)
7.12 Actions globales au niveau du SED
7.12.1 Envoyer un SED
La capacité d'un utilisateur à envoyer un SED dépend de la configuration des rôles au
sein de son institution. Un utilisateur doté du rôle de superviseur ou d'agent habilité
peut, une fois qu'un SED a été créé et sauvegardé, l'envoyer à tous les participants en
cliquant sur ENVOYER (voir Fig. 112).
Novembre 2018 99
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 112 : Déclencher l'envoi d'un document SED
L'envoi d'un SED doit toujours être confirmé avant que la transmission puisse être
effective (voir Fig. 113). Il est également possible, depuis la fenêtre de confirmation, de
paramétrer une alarme afin de rappeler à l'utilisateur de revenir sur le dossier
ultérieurement (cf. section 7.9.3 pour plus d'informations).
Fig. 113 : Fenêtre de confirmation d'envoi du SED
Une fois l'envoi effectué, tous les participants au dossier reçoivent le SED ainsi que la
notification correspondante. Le statut du SED passe alors de BROUILLON à ENVOYE (voir Fig.
114). Les SED envoyés sont étiquetés SORTANT (dans l'affichage Vue classique) ou
mentionnent la date, l'heure et l'expéditeur (dans l'affichage Vue de la ligne du temps).
Novembre 2018 100
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 114 : Statut du SED après envoi (Vue de ligne du temps et Vue classique)
Certaines institutions peuvent choisir de mettre en place un contrôle supplémentaire
avant l'envoi d'un SED.
Ainsi, un utilisateur avec le rôle de "simple" agent non habilité ne peut pas envoyer le
SED directement aux contreparties mais doit DEMANDER UNE AUTORISATION (d'envoi du SED)
à son supérieur (voir Fig. 115).
Fig. 115 : Possibilité de demander l'autorisation d'envoyer un SED
Novembre 2018 101
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
La demande d'autorisation devra être
confirmée dans la fenêtre qui s'affiche (voir
Fig. 116)
Fig. 116 : Confirmer la demande d'autorisation d'envoyer un SED
Le supérieur concerné va recevoir une notification lui indiquant que le SED est en
attente d’autorisation (d'envoi). Cependant, il ne lui est pas possible de valider l’envoi
du SED directement à partir de la notification. A la place, le supérieur doit d’abord
ouvrir le dossier pour naviguer dans son contenu (voir Fig. 117).
Fig. 117 : Notification concernant la demande d'autorisation d'envoi d'un SED en attente
Une fois le dossier ouvert, le supérieur peut alors envoyer directement le SED préparé
(voir Fig. 118) ou prendre connaissance de son contenu puis l'envoyer à partir du volet
d'affichage du SED.
Fig. 118 : Autoriser l'envoi d'un SED en attente
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7.12.2 Recevoir un SED
Si l’institution de l’utilisateur participe à un dossier et que l’un des autres participants au
dossier envoie un SED, elle recevra le SED en question et sera automatiquement ajoutée
au dossier correspondant. Si le dossier n’existe pas, il sera créé et le SED entrant sera
mis en correspondance avec le dossier créé.
Il existe deux manières de prendre connaissance d'un nouveau SED :
En consultant l'écran de gestion du dossier et/ou les notifications liées au dossier
(cf. section 7.3) lorsque le dossier existe déjà
En consultant le Centre de notifications
Tous les SED reçus apparaîtront dans l'écran de GESTION DU DOSSIER. Lorsque l'utilisateur
consulte un dossier spécifique, il peut prendre acte de l'arrivée d'un nouveau SED grâce
à la nouvelle entrée en haut de la liste des SED et/ou en se basant sur la date de
création du SED. Les SED reçus sont étiquetés ENTRANT (dans l'affichage Vue classique,
voir Fig. 119) ou indique la date, l'heure et l'expéditeur (dans l'affichage Vue de la ligne
du temps).
Fig. 119 : SED reçu apparaissant dans l'écran de GESTION DU DOSSIER (Vue classique)
La BARRE D’INFORMATIONS DU DOSSIER comprend, en haut à droite, un système de
notification correspondant aux notifications du dossier en question. Tout nouveau SED
ou tout SED mis à jour sera signalé par un message d’avertissement (trame de fond
orange), même si d’autres types d’événements génèrent également des messages
d’avertissement (voir Fig. 120 et cf. section 8 pour plus d'informations concernant les
avertissements et les notifications en général).
Fig. 120 : Ecran de notification d'un dossier
Si le SED reçu correspond au premier SED transmis dans un dossier,
l’utilisateur recevra un message "un nouveau dossier est arrivé" étant
donné qu’un nouveau dossier aura été reçu avec le SED en question. Par
la suite, les SED reçus seront accompagnés du message d’information "un nouveau DES est arrivé".
Novembre 2018 103
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L'utilisateur peut repondre au SED entrant au moyen de différentes actions dès lors
qu'elles sont disponibles. Pour ce faire, il clique sur l'action pertinente :
dans la BARRE D'ACTIONS DU DOSSIER du dossier en question (voir Fig. 44) ;
dans l'écran de GESTION DU DOSSIER, dans la zone d'INFORMATIONS RELATIVES AU
SED (voir Fig. 46 et Fig. 48 pour l'affichage VUE DE LA LIGNE DU TEMPS ou Fig.
149 pour l'affichage VUE CLASSIQUE) ou ;
en bas à droite de la fenêtre d'affichage du FORMULAIRE DU SED (voir Fig. 136),
également valable dans le cas des messages fonctionnant selon le mode
"Demande/réponse".
Toutes les notifications liées à un dossier auquel l’institution de l’utilisateur participe
apparaitront également dans le Centre de notifications (voir Fig. 121). Pour plus
d’informations concernant le Centre de notifications, cf. section 8.
Fig. 121 : Notifications dans le Centre de notifications
7.13 Actions administratives au niveau du SED
7.13.1 Mettre à jour un SED
Le propriétaire du dossier (CO) a la possibilité d’actualiser le contenu d’un SED. Cela
peut être nécessaire lorsque certaines informations ont besoin d'être corrigées ou
ajoutées une fois que le SED a déjà été envoyé. Cette option va dépendre du type de
dossier et de l’étape du processus à laquelle on se trouve. Pour mettre à jour un SED,
cliquer sur METTRE A JOUR dans les ACTIONS en bas à droite du volet d'aperçu du SED (voir
Fig. 122).
Fig. 122 : Mettre à jour un SED
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La fenêtre qui s'ouvre (formulaire du SED) correspond à la fenêtre qui apparait après la
création d'un nouveau SED (cf. section 7.11.1) à la différence qu'elle est pré-
renseignées des données existantes. Après avoir modifié certaines données du
formulaire et/ou les pièces jointes, l'utilisateur clique que SAUVEGARDER. Le numéro de version du SED va automatiquement être incrémenté +1 (voir Fig. 123).
Fig. 123 : Numéro de version incrémenté après mise à jour du SED
Cliquer sur ENVOYER puis confirmer l'envoi en
cliquant sur OUI dans la boîte de dialogue qui
s'affiche pour envoyer le SED mis à jour aux
participants concernés (voir Fig. 124).
Fig. 124 : Envoyer un SED mis à jour
Toutes les actions administratives réalisées au niveau du SED impliquent
une corrélation étroite entre les SED "administratifs" et les SED
"sectoriels". Par conséquent, les actions dans l'écran de Gestion du dossier
sont toujours également disponibles dans la partie SED "sectoriel" des
volets LISTE DES SED (Vue de la ligne du temps) et INFORMATIONS DU SED (Vue classique).
Les mises à jour des SED ne peuvent être envoyées qu’aux participants
au dossier déjà sélectionnés avant l’action de mise à jour. Si aucun SED
n’a encore été échangé, la liste des participants peut être actualisée au
moyen de la fonctionnalité de mise à jour des participants (voir section
7.5).
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent mettre à jour
un SED déjà envoyé. Cela dépend de l’applicabilité en termes de type du
BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des
dépendances.
Il n'est pas possible de mettre à jour un SED déclaré invalide.
An invalidated SED cannot be updated.
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7.13.2 Recevoir un SED mis à jour
Si l'auteur d'un SED actualise son contenu et/ou ajoute une pièce jointe, l'ensemble des
participants au dossier recevront le SED mis à jour. Cette option va dépendre du type
de dossier et de l’étape du processus à laquelle on se trouve. Il est possible d'identifier
un SED mis à jour en étudiant la LISTE DES SED dans l'écran de GESTION DU SED. En effet,
lorsqu'un SED entrant porte un numéro de version supérieur à 1, cela signifie qu'il
s'agit d'un SED ayant été actualisé par son créateur (voir Fig. 125).
Fig. 125 : SED entrant mis à jour
Les SED mis à jour sont accompagnés de la notification "Un DES mis à jour est arrivé"
dans le panneau d'affichage des notifications du dossier (voir Fig. 125 et Fig. 126) ainsi
que dans le Centre de notifications (voir Fig. 127).
Fig. 126 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le panneau des notifications du dossier
Novembre 2018 106
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Fig. 127 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le Centre de notifications
7.13.3 Invalider un SED
Dans certains cas il peut être nécessaire d’invalider un SED qui a déjà été échangé avec
d’autres institutions. Cette option va dépendre du type de dossier et de l’étape du
processus à laquelle on se trouve.
Pour invalider un SED, cliquer sur l'option INVALIDATE SED du menu d'ACTIONS du SED en
question (voir Fig. 128).
Fig. 128 : Invalider un SED
Seule l’institution ayant envoyé le SED à l’origine peut retirer un SED ou
le déclarer invalide conformément à l’article 5, paragraphe 1, du
règlement N° 987/09.
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent invalider un
SED déjà transmis. Cela dépend de l’applicabilité en termes de type du
BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.
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Avant que le message d'invalidation ne soit transmis aux autres participants au dossier,
un formulaire administratif spécifique d'invalidation d'un SED (SED X008) doit être
complété et envoyé aux participants concernés. La date et le motif d'invalidation sont
des champs obligatoires.(voir Fig. 129).
Fig. 129 : Formulaire d'invalidation d'un SED (X008)
Après avoir sauvegardé le brouillon du SED, il est possible d'ajouter des commentaires
(facultatifs). Le SED peut ensuite être envoyé. Si la transmission est réussie, le SED
invalidé reçoit le nouveau statut SUPPRIME (voir Fig. 130).
Fig. 130 : Statut d'un SED invalidé
7.13.4 Recevoir un message d'invalidation d'un SED
Lorsque le créateur d'un SED le déclare invalide, les participants au dossier concernés
vont recevoir un SED administratif d'invalidation d'un SED (X008).
Un message d’invalidation est un SED administratif. Par conséquent,
il va figurer dans la liste des SED, est numéroté comme un SED
(X008) et porte un numéro de version. La procédure pour envoyer
un message d’invalidation est identique à la procédure d’envoi des
autres SED. Il n’est pas possible d’invalider les SED d’invalidation (X008).
Il n’est pas possible de mettre à jour tout SED invalidé.
Novembre 2018 108
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Il est possible d'identifier un SED invalidé en étudiant la LISTE DES SED dans l'écran de
GESTION DU SED. En effet, Si un SED administratif X008 arrive, cela signifie qu’un SED
(déjà reçu précédemment) vient d'être invalidé par son créateur. Pour déterminer le SED
invalidé, l’utilisateur peut rechercher un SED affichant le statut SUPPRIME (dans les deux
modes d'affichage) ou bien ouvrir le formulaire SED d’invalidation X008 (voir Fig. 131 et
Fig. 132).
Fig. 131 : Réception d'un SED d'invalidation (Vue de la ligne du temps et Vue classique)
Fig. 132 : SED (formulaire) d'invalidation d'un SED ouvert
Novembre 2018 109
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Il est également possible d’obtenir des informations sur les SED invalidés en consultant le
panneau d’affichage des notifications du dossier ou le Centre de notifications (voir Fig. 133
et section 8 pour plus d'informations concernant les notifications).
Fig. 133 : SED d'invalidation dans le Centre de notifications
7.13.5 Clarifier le contenu d'un SED
Dans d'autres cas d'utilisation, la fonctionnalité CLARIFIER LE CONTENU a été créée pour
permettre à l'utilisateur de demander des informations concernant un SED déjà reçu.
Pour demander des précisions concernant certains éléments ou la totalité du contenu
d'un SED, cliquer sur CLARIFIER LE CONTENU DU DES dans la barre d'actions du dossier en
question (voir Fig. 134).
Fig. 134 : Clarifier le contenu d'un SED
Dans la fenêtre suivante, des informations personnelles relatives au citoyen concerné
peuvent être renseignées. Les données déjà saisies par l'expéditeur original seront pré-
renseignées automatiquement. Dans la deuxième et la troisième section du formulaire, il
est possible d'effectuer des observations concernant le contenu nécessitant des
précisions. Lorsque plusieurs champs requièrent des précisions, cliquer sur AJOUTER pour
insérer une section supplémentaire (voir Fig. 137).
Novembre 2018 110
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Fig. 135 : SED (formulaire) de Demande de précisions (sur le contenu d'un SED)
Une fois la demande de clarification effectuée, l'expéditeur original du SED va recevoir
un SED administratif de Demande de précisions (X012). Il a alors la possibilité de
répondre à la demande de précisions en cliquant sur REPONDRE EN VUE D'UNE CLARIFICATION
(voir Fig. 136) à partir de la LISTE DES SED de l'écran de GESTION DU DOSSIER ou à partir du
FORMULAIRE DU SED.
Fig. 136 : Répondre à un SED de Demande de précisions reçu
Novembre 2018 111
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Une nouvelle fenêtre contenant le SED X013 s'ouvre (voir Fig. 137). En section 2, il
est possible de communiquer les précisions qui ont été demandées. Si aucune
précision ne peut être apportée, l'institution peut l'indiquer en section 3 du formulaire.
Fig. 137 : SED X013 - Formulaire de Réponse à la demande de précisions
Une fois le formulaire de réponse transmis, l'institution ayant demandé des précisions va
recevoir un SED de "Réponse à la demande de précisions" (X013). Il n'est pas possible
de répondre à ce SED (voir Fig. 138).
Fig. 138 : SED de Réponse à la demande de précisions reçu
Seule l'institution ayant reçu le SED peut envoyer un SED de rejet en
retour.
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent demander des
précisions concernant un SED déjà reçu. Cela dépend de l’applicabilité en
termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.
Novembre 2018 112
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7.13.6 Rejeter un SED
Le destinataire d'un SED déjà envoyé aux participants au dossier peut souhaiter ou avoir
besoin d’indiquer qu’il rejette complétement le SED reçu. Pour ce faire, l'utilisateur va
pouvoir générer un SED administratif spécifique (X011) et l'envoyer à l'expéditeur du
SED faisant l'objet du rejet en motivant sa démarche. Cette option va dépendre du type
de dossier et de l’étape du processus à laquelle se trouve l'utilisateur. Pour réaliser cette
opération, il peut cliquer sur REJETER LE SED dans le menu des ACTIONS (voir Fig. 139).
Fig. 139 : Activation de l'opération "Rejeter le SED"
Le formulaire du SED administratif (X011) s'affiche (voir Fig. 140). Pour le compléter,
l'utilisateur doit renseigner les champs obligatoires ainsi que le motif du rejet. Le SED
est transmis dès que l'utilisateur clique sur ENVOYER.
Fig. 140 : SED X011 - Formulaire de Rejet d'un SED
Novembre 2018 113
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7.14 Consultation de l'entête (normalisée SBDH) et de l'historique d'un
SED et gestion des erreurs
Un SED fait toujours l’objet d’une version provisoire (brouillon) avant sa transmission
aux autres participants au dossier. Il peut par la suite être modifié par une version
ultérieure du même SED (cf. section 7.13.1) ou éventuellement invalidé par un SED
administratif ultérieur (cf. section 7.13.3).
Fig. 141 : Ouvrir l'historique des messages SED depuis l'écran d'affichage du SED
Pour chaque SED, l'historique permet de suivre les différentes modifications intervenues
et de visualiser les différentes versions du SED en question. Pour accéder à l'historique
d'un SED, cliquer sur l'icone Dossier dans la fenêtre d'affichage du SED (voir Fig. 141).
La liste de toutes les versions disponibles du SED s'affiche et l'utilisateur peut les
consulter en cliquant sur VOIR.
De plus, l'utilisateur a également la possibilité d'avoir accès à une description détaillée
de l'entête du SED (SBDH) en cliquant sur l'icone Cartable [ ] (voir Fig. 142).
Le message de rejet d’un SED (X011) ne peut être utilisé qu’une seule
fois par instance de SED. La procédure de rejet d’un SED peut intervenir
plusieurs fois dans un dossier (mais, comme indiqué précédemment, une
seule fois par instance de SED).
Le propriétaire du dossier comme les contreparties peuvent envoyer un
formulaire de rejet concernant un SED déjà reçu. Cela dépend de
l’applicabilité en termes de type du BUC, de l’étape à laquelle se trouve le processus, des conditions et des dépendances.
Novembre 2018 114
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 142 : Informations de l'entête normalisée SBDH
Lorsque l'historique d'un SED est très conséquent, l'écran d'affichage de l'historique
d'un SED offre également la possibilité de naviguer parmi les différentes versions
jusqu'à une date spécifique ou de filtrer par statut du SED, selon la même logique que
pour les fonctionnalités de navigation et de filtres du Centre de notifications (cf. section
8). Il peut également arriver que la transmission du SED échoue, créant ainsi une erreur.
On rencontre ce type de situation, notamment en cas de problèmes techniques (par
exemple au niveau du point d'accès (AP) de l'un des Etats participants destinataires).
Dans ce cas, une notification d'erreur va être générée.
Pour en savoir plus sur l'erreur en question, il suffit à l'utilisateur de cliquer sur la
notification d'erreur dans l'écran de GESTION DU DOSSIER ou dans le Centre de
notifications. Le problème rencontré est alors décrit face à l'étiquette Raison (voir Fig.
143).
Fig. 143 : Motif indiqué dans une notification d'erreur (échec d'envoi)
S'il s'agit d'un problème provisoire (par exemple un point d'accès national inaccessible
dans l'immédiat mais qui se remet à fonctionner plus tard) l'utilisateur peut, à partir de l'historique, renvoyer le SED en échec d'envoi en cliquant sur RENVOYER (voir Fig. 141).
S'il s'agit d'un problème apparemment permanent ou si l'utilisateur a besoin
d'assistance pour résoudre le problème, il doit contacter son administrateur RINA local.
Si l'administrateur de l'utilisateur estime qu'un problème logiciel dans l'application RINA
est probablement à l'origine de l'erreur, un ticket d'assistance devra être créé à l'attention du Service Desk EESSI.
Novembre 2018 115
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
7.15 Traiter les Batch SED (messages par lot)
Dans certaines situations, comme l’échange de créances/demandes de
remboursement/notes, il peut s’avérer plus efficace d’échanger des groupes entiers de
créances/demandes de remboursement/notes au moyen d’un seul SED. C’est pourquoi
l’application RINA offre la possibilité de transmettre un grand nombre de créances
individuelles/demandes de remboursement/notes (accompagnées d’une créance globale)
par l’intermédiaire d’un seul SED, dénommé Batch SED.
7.15.1 Naviguer dans un Batch SED
Les Batch SED comprennent deux parties distinctes :
Le document "maître" qui contient toutes les informations de base relatives à
l’échange, telles que les données de l’institution expéditrice, de l’institution
destinataire et le montant total demandé.
Les sous-documents rattachés (documents enfants) qui comprennent toutes les données relatives aux éléments spécifiques inclus dans le Batch SED, comme par exemple une demande individuelle de remboursement des frais médicaux.
Lors de l'affichage d'un Batch SED (voir Fig. 144), l'application RINA permet à
l'utilisateur, durant le renseignement du SED, de passer du document maître aux
créances individuelles/demandes (sous-documents rattachés) en sélectionnant
simplement l'une des créances/demandes dans la liste figurant à gauche de la fenêtre.
Ainsi, l'utilisateur clique sur le document maître s'il souhaite afficher les informations
clefs relatives au Batch SED entier et sur une créance individuelle/demande spécifique
pour afficher les éléments relatifs à la créance/demande en question. Face à un nombre
important de créances individuelles/demandes, il est possible de rechercher un terme
spécifique dans la liste des créances individuelles/demandes et de filtrer par catégories.
Les créances individuelles/demandes (sous-documents rattachés au document maître)
peuvent être renseignées soit manuellement (en complétant le formulaire) soit par
l'importation de fichiers (de type CSV). La figure ci-après montre un exemple
d'affichage d’un Batch SED (de type S080).
RINA met en application les règles des BUC pour ce qui concerne la
sélection et le séquencement des SED définis en fonction du type de BUC.
Cependant, dans l’avenir, d’autres systèmes informatiques nationaux, qui
pourraient ne pas offrir les mêmes garanties, transmettront également
des SED via le système EESSI. Par conséquent, un autre type d'avarie
pourrait être rencontré si le type d’un SED reçu s’avère incompatible avec
les restrictions d’usage des SED imposées par le type de dossier. Dans ce
cas, l’expéditeur du message erroné serait informé de l’erreur via un SED administratif spécial (X050- Exception d'adressage).
Il est à noter que les Batch SED ne sont disponibles QUE dans certains types de dossier, lorsqu’ils sont spécifiquement requis.
Il est à noter que le document maître d’un Batch SED RINA est appelé
Créance globale (comme dans le SED S080 où la section principale est
dénommée Créance globale- CLA) dans d’autres contextes. Aux fins d’utilisation de RINA, les deux termes ont le même sens.
Novembre 2018 116
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig.144 : Naviguer dans un Batch SED
RECHERCHE ET FILTRE
Dans les Batch SED comprenant de nombreuses créances individuelles, un
utilisateur peut utiliser cette zone de recherche pour rechercher des créances
spécifiques ou pour filtrer par catégorie. Le filtre de base permet d’afficher soit
les créances/demandes valides, soit les créances invalides soit les deux. Les créances invalides peuvent avoir été introduites par exemple en important un fichier comprenant des données erronées. Par ailleurs, il est également possible, plus tard au cours du traitement d’un dossier utilisant des Batch SED, de filtrer en fonction des SED liés à une créance spécifique (par exemple si un SED a déjà été inclus dans une réponse acceptant ou contestant la créance).
LISTE DU DOCUMENT
Cette liste permet à l’utilisateur de basculer du document maître aux créances
individuelles/demandes (sous-documents enfants) contenues dans le Batch SED. Cliquer sur un des éléments pour afficher les informations relatives au document en question dans la fenêtre d’affichage du document.
AFFICHAGE DU DOCUMENT
Dans cette fenêtre, le document sélectionné, soit le document maître soit une
créance individuelle, s’affiche. Cette fenêtre d’affichage offre également à l’utilisateur la possibilité, lors de la création d’un nouveau document maître/créance individuelle ou en cas de mise à jour, de modifier la partie
sélectionnée du document. Il est également possible d’imprimer les documents Batch.
COMMENTAIRES
Les commentaires s’appliquent toujours au Batch SED dans son intégralité et non aux créances/demandes individuelles.
PIECES JOINTES
La fonctionnalité d’ajout de pièces jointes s’utilise comme d’habitude. Cependant
les pièces jointes peuvent être annexées soit au document maître soit à la créance/demande individuelle spécifique à laquelle elles se rapportent.
1
2
3
4
5
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7.15.2 Créer et envoyer un Batch SED
Pour créer un Batch SED, l’utilisateur crée d’abord un dossier adéquat et ajoute les
contreparties (les BUC impliquant des documents Batch sont bilatéraux, ce qui signifie
qu’une seule contrepartie est autorisée par cas). Il choisit ensuite de créer un nouveau
SED ayant la fonctionnalité Batch (comme le document U020 document, voir Fig. 145).
Fig. 145 : Ouvrir un Batch SED dans un dossier de demande de remboursement sur la base des dépenses réelles
Au départ, le document maître (également appelé Créance globale) s’affiche dans le
panneau d’affichage du SED et seule cette partie peut être modifiée. L’utilisateur doit
compléter tous les champs obligatoires du document maître puis cliquer sur
SAUVEGARDER pour enregistrer le SED avant de pouvoir ajouter les créances individuelles
rattachées au document maître (voir Fig. 146).
Fig. 146 : Sauvegarder le document maître (créance globale) d'un nouveau Batch SED
Novembre 2018 118
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Une fois le document maître sauvegardé, l'utilisateur a la possibilité d'ajouter des
créances individuelles rattachées au document maître en cliquant sur AJOUTER en bas à
gauche de la fenêtre. Chaque créance/demande devra être enregistrée une fois
renseignée (voir Fig. 147). Il est possible de modifier ultérieurement les informations
relatives à une créance individuelle/demande en cliquant sur METTRE A JOUR dans
l'affichage dudit formulaire. Pour modifier le document maître, l'utilisateur cliquera sur MODIFIER LE BROUILLON ou METTRE A JOUR, comme pour les SED classiques.
Fig. 147 : Ajouter des créances individuelles à un Batch SED (document maître) et modifier un document maître
Il est à noter que les actions de modification des créances individuelles sont
toujours désignées par METTRE A JOUR, que le Batch SED ait été déjà
transmis ou non. Les actions de modification du document maître, en
revanche, sont qualifiées MODIFIER LE BROUILLON lorsque le SED n’a pas encore
été transmis ou METTRE A JOUR lorsqu'il a déjà été envoyé.
Novembre 2018 119
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Lorsque l’utilisateur a terminé d’ajouter et de modifier les créances individuelles
rattachées au document maitre, il peut envoyer le Batch SED entier (comprenant le
document maître et toutes les créances individuelles associées) en cliquant sur ENVOYER.
Comme à l'accoutumée, il lui sera demandé de confirmer l'envoi du SED.
7.15.3 Importer et exporter des données d’un Batch SED
Plutôt que d’ajouter manuellement chaque créance individuelle/demande au Batch SED,
il est également possible d’importer un nombre plus important de créances
individuelles/demandes préexistantes via une seule action en cliquant sur IMPORTER et en
sélectionnant les créances individuelles/demandes appropriées depuis le système de fichiers local (voir Fig. 148).
Les créances ainsi sélectionnées seront automatiquement ajoutées au SED en cours
d’élaboration. En cas d’importation de créances, les sections correspondantes du
document maître sont automatiquement adaptées en fonction (par exemple le montant
dû des créances/demandes importées est ajouté au montant total de la créance dans le document maître).
Après l’importation, le fait de filtrer les créances par INVALIDE permet à l’utilisateur de
vérifier si certaines des créances/demandes importées ont fait l'objet d'erreurs
d'importation.
A noter que l’option envoi du Batch SED est disponible à la fois dans la
fenêtre d’affichage du document maître ainsi que dans la fenêtre
d’affichage des créances individuelles. Dans les deux cas, le Batch SED
entier sera transmis (pas seulement une seule créance) en cliquant sur ENVOYER.
RINA autorise l’importation de sous-documents enfants (créances
individuelles rattachées au document maître) à partir de fichiers de valeurs
séparées par des virgules (CSV) qui peuvent, en principe, être lus et
modifiés avec un simple éditeur de texte. Cependant, si l’utilisateur utilise
les fonctionnalités Batch, les fichiers à importer seront généralement créés automatiquement par l’un des systèmes IT nationaux.
Novembre 2018 120
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Fig. 148 : Importer des créances individuelles/demandes dans un Batch SED à partir du système de fichiers
La fonctionnalité EXPORTER permet de la même façon d’exporter vers un fichier externe le
document maître ainsi que toutes les créances individuelles/demandes rattachées à ce
dernier. De plus, le modèle de données de ce fichier pourra être récupéré quand
l'utilisateur créera manuellement un sous-document en lien avec le document maître et
l'exportera via l'action présentée précedemment.
L’affichage (nombre et intitulés des champs) du fichier CSV pouvant être
exporté/importé au moyen des liens EXPORTER/IMPORTER va dépendre du SED. La Figure
149 montre l’exemple d’un SED S080 pour une personne spécifique (représentation
logique graphique relative au data-mapping des champs).
Novembre 2018 121
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Fig. 149 : Exemple d'intitulés de champs et de contenus pour la fonctionnalité Exporter/Importer (S080)
La virgule (",”) sert de caractère de séparation entre les intitulés des champs et les
valeurs. Les valeurs sont également délimitées par des guillemets droits (“”) afin d’éviter
qu’une virgule contenue dans la valeur ne soit confondue avec une virgule utilisée comme
séparateur de colonne.
Dans certains cas, certains paramètres spécifiques du document maître et des sous-documents rattachés (documents enfants) vont partager la même valeur. Par exemple, les valeurs du
paramètre “ReimursementRequestID” de la section 2.1 dans le document maître
et de la section 1.2 de la créance individuelle du SED U020 doivent être identiques
selon la logique contextuelle des Guidelines publiés relatifs aux SED. Dans le cas de
créances ajoutées manuellement (via le lien AJOUTER), les paramètres spécifiques sont
pré-renseignés avec les valeurs exactes et l’utilisateur n’a pas la possiblité de les
modifier. EN REVANCHE, lorsque de nouvelles créances sont importées (à partir d’un fichier CSV), l’application RINA va intégrer les créances importees même si les
paramètres spécifiques n’ont pas les mêmes valeurs. Il appartient à l’utilisateur de
vérifier que lesdits paramètres comprennent bien les mêmes valeurs avant de
valider l’importation.
Exemples de fichiers “.csv” exportés/importés : export-S080-154246 9988849.csv
export-S080-154264 1330291.csv
Novembre 2018 122
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7.15.4 Recevoir et répondre à un Batch SED
Si un utilisateur reçoit d'une autre institution un Batch SED, il recevra comme
d'ordinaire une notification l'informant de l'arrivée d'un SED. Dans la fenêtre d'affichage
du dossier, l'utilisateur peut visualiser le nouveau SED reçu. A l'ouverture de celui-ci,
l'utilisateur peut effectuer une recherche parmi les créances individuelles/demandes en
procédant de la même manière que lors de la création d'un Batch SED (cf. section
7.15.2). De plus, l'utilisateur peut également exporter la liste des créances
individuelles/demandes en tant que fichier CSV en vue de leur traitement ultérieur dans d'autres applications en cliquant sur EXPORTER.
Dans le scénario présenté, l'utilisateur peut traiter les créances individuelles reçues puis
créer un SED d'Acceptation partielle/Contestation de la demande de remboursement en cliquant sur CREER UNE REPONSE (voir Fig. 150).
Fig. 150 : Naviguer et accuser réception d’un Batch SED entrant
Le libellé précis du bouton CREER UNE REPONSE va varier selon le type de
dossier afin d’inclure le numéro du SED de réponse spécifique (par exemple
CREER LE SED DE REPONSE S081 pour le type de dossier S_BUC_19 "Demande
de remboursement sur la base des dépenses réelles – prestations en
nature" pour accuser réception de la demande et S082 pour répondre à la demande).
Novembre 2018 123
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L'utilisateur a la possibilité d'indiquer quelle créance individuelle/demande du Batch SED
fait l'objet d'une acceptation partielle ou d'une contestation. Comme mentionné
précédemment, chaque type de BUC appelle une approche différente en termes de
traitement des Batch SED. Se reporter aux actions disponibles dans l'écran de GESTION DU
DOSSIER pour chaque dossier.
Le SED provisoire qui s'affiche contient à la fois des données pré-renseignées (sur la base
du Batch SED reçu) dans la partie document maître et les créances
individuelles/demandes contenues dans le Batch SED. De nouveau, l'utilsateur doit
compléter les données du document maître puis cliquer sur SAUVEGARDER avant de pouvoir
travailler sur les créances individuelles/demandes (sous-documents rattachés au document maître).
Il sélectionne ensuite, à partir du Batch SED initial, les créances individuelles/demandes
auxquelles il répond. Pour inclure une créance/demande spécifique dans son Batch SED
de réponse, l’utilisateur coche la case de la créance concernée dans la liste des
créances/demandes figurant à gauche de la fenêtre (voir Fig. 150). Il devra renseigner
les informations supplémentaires pour chaque créance individuelle et les SAUVEGARDER avant de poursuivre.
Fig. 151 : Intégrer des sous-documents reçus dans un Batch SED de réponse
Une fois les sous-documents pertinents sélectionnés, l'utilisateur peut transmettre le
SED de réponse en cliquant sur ENVOYER. La liste des créances individuelles sur la gauche
sera actualisée (l'icone [ ] s'affiche) de manière à indiquer que l'utilisateur a déjà
répondu à ces créances. Le SED de réponse est envoyé sous la forme d'un autre Batch
SED et peut être visualisé et traité par son destinataire tel qu'indiqué dans la présente
sous-section.
Novembre 2018 124
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7.16 Gérer les pièces jointes
Dans de nombreux cas, les informations dans les formulaires SED devront être
complétées par des éléments supplémentaires, comme des justificatifs venant à l’appui
de certaines créances/demandes. C'est pourquoi RINA permet de gérer des fichiers
annexes (pièces jointes).
Les pièces jointes peuvent être rattachées au dossier entier ou à un SED en particulier.
Dans le cas des Batch SED, les pièces jointes peuvent concerner le lot entier ou un sous-
document spécifique du lot.
Dans la fenêtre d'affichage du SED, l'utilisateur a la possibilité d'ajouter une pièce jointe
en cliquant sur CHOISIR UN FICHIER puis en sélectionnant le fichier à joindre à partir de son
système de fichiers local. Pour supprimer les pièces jointes, cliquer sur l'icone de croix
rouge "X" à côté de l'option de téléchargement. L'ajout ou la suppression d'une pièce
jointe lors de modification d'un SED est immédiatement sauvegardé, contrairement aux
modifications apportées aux champs du formulaire qui exigent une action
d'enregistrement de la part de l'utilisateur. Pour supprimer une pièce jointe, cliquer sur
l'icone de croix rouge "X" en haut à droite du nom de la pièce jointe (voir Fig. 152).
Les pièces jointes comprenant des informations médicales sont protégées dans certains
pays participants qui limitent l'accès à ces documents aux utilisateurs dotés de
compétences et rôles spécifiques leur permettant d'examiner les justificatifs médicaux.
Afin de permettre aux pays participants de respecter ces politiques de sécurité lors de
l’utilisation de l'application RINA, les pièces jointes peuvent être classées comme
"données médicales" en cliquant sur le signe Plus (+) à coté de la pièce jointe (voir Fig.
152). Le signe Plus deviendra alors vert pour indiquer qu’il s’agit d’un document
médical. Seuls les utilisateurs dotés du rôle d’utilisateur médical peuvent télécharger ou
modifier ces pièces jointes ou les re-catégoriser comme non médicales même si
l’ensemble des utilisateurs assignés au dossier peuvent constater l'existence d'une pièce
jointe médicale.
A noter que des pièces jointes à un SED ne peuvent être ajoutées qu’après un premier enregistrement du SED.
Il existe une différence fondamentale entre les pièces jointes à un dossier
et les pièces jointes à un SED. Tandis que les pièces jointes à un dossier
sont des informations locales disponibles uniquement au sein de
l’institution de l’utilisateur, les pièces jointes aux SED sont transmises
avec le SED à tous les participants au dossier.
Novembre 2018 125
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Fig. 152 : Gérer les pièces jointes spécifiques au SED
La palette de fichiers annexes autorisés dépend du modèle métier. De plus, seule une
liste spécifique de types de SED peut inclure des pièces jointes, l’autorisation étant limitée aux besoins métier.
Enfin, la Figure 153 explique à l'utilisateur comment traiter les pièces jointes spécifiques
à un dossier. Ce dernier peut choisir la pièce jointe (CHOISIR UN FICHIER) et la rattacher
(upload) à un dossier spécifique, il peut également la télécharger (TELECHARGER), la
supprimer ([ ]) ou modifier la classification de Standard à Médical et vice versa en
modifiant le signe relatif à pièce jointe ([ / ]).
Fig. 153 : Gérer les pièces jointes spécifiques au dossier
7.17 Gérer les commentaires
RINA permet de créer des commentaires au niveau du dossier afin d'aider l'utilisateur à
suivre l'évolution du dossier et les actions réalisées. Les commentaires peuvent être
créés au niveau du dossier ou être en lien avec un SED spécifique échangé (envoyé ou
reçu).
Pour ajouter un commentaire à un dossier, cliquer sur COMMENTAIRES dans la BARRE OUTILS
DU DOSSIER, saisir le commentaire puis appuyer sur la touche "Entrée" du clavier (voir
Fig. 154).
Tous les commentaires (qu’il s’agisse de commentaires au dossier ou à un
SED) sont enregistrés localement et ne peuvent pas être lus par les autres participants au dossier.
Novembre 2018 126
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Fig.154 : Créer un commentaire à un dossier
Les commentaires existants peuvent être supprimés en cliquant sur la croix rouge "X" à
côté du commentaire comme présenté Figure 155.
Fig. 155 : Supprimer un commentaire à un dossier
L'application RINA permet également d'ajouter des commentaires aux SED individuels.
Ces commentaires peuvent être faits à la fois sur les SED entrants et sur les SED
sortants. Pour ajouter un commentaire à un SED, cliquer sur COMMENTAIRES dans le barre
du SED dans l’écran de gestion du dossier, saisir un texte puis appuyer sur la touche
"Entrée" du clavier (voir Fig. 156).
Fig. 156 : Insérer un commentaire pour un SED
Là encore, un utilisateur peut supprimer des commentaires en cliquant sur la croix rouge
"X" à côté du commentaire, comme présenté Figure 156. Contrairement au contenu des
champs du formulaire d'un SED, les commentaires sont enregistrés instantanément. Cela
signifie qu'il n'est pas nécessaire de cliquer sur SAUVEGARDER pour enregistrer les
commentaires saisis. Toutefois, les commentaires ne peuvent être ajoutés qu'une fois
que le SED entier a bien été sauvegardé au moins une fois.
Novembre 2018 127
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7.18 Données d’audit
Les utilisateurs ayant le rôle approprié (superviseur ou auditeur) peuvent consulter
l’historique (via les journaux d’audit) de toutes les actions exécutées au regard de :
un SED spécifique (actions au niveau du SED) ;
un dossier entier (actions au niveau du dossier) ;
tous les dossiers pertinents filtrés par :
- institutions participant au dossier (pour les situations relatives à des
créances/demandes de remboursement). L’historique affiche les journaux
d’audit en lien avec les dossiers dans lesquels les institutions participantes
sont impliquées ;
- NIP (numéro d’identification personnel) de la personne. L’historique affiche
les journaux d’audit en lien avec les dossiers incluant une personne
spécifique (le NIP est utilisé pour identifier la personne).
Pour consulter les journaux d'audit au niveau du SED, l'utilisateur doit cliquer sur l’icône
Engrenage [ ] dans le SED (Fig. 157). Les informations détaillées qui s'affichent
concernent alors uniquement le SED en question (voir image de droite de la Figure
157).
Fig. 157 : Ouvrir et consulter les données d'audit au niveau du SED
Que ce soit dans le cas de commentaires au dossier ou à un SED, il n’est
pas possible de faire un retour à la ligne dans un commentaire. Le fait d’appuyer sur "Entrée" va enregistrer le commentaire.
Novembre 2018 128
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Pour consulter les journaux d'audit au niveau du dossier, l'utilisateur clique sur JOURNAUX
D'AUDIT à droite du MENU D'INFORMATIONS DU DOSSIER ([ ]) (voir Fig. 158). Les journaux
d'audit qui s'affichent concernent uniquement les actions réalisées pour le dossier en
question (ID du dossier :).
Fig. 158 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau du dossier depuis l'écran de Gestion du dossier
Une autre option (au niveau de l'institution) permet également à l'utilisateur habilité de
récupérer tous les journaux d'audit relatifs aux dossiers de remboursement bilatéraux
(créances/demandes) traités par les institutions participantes au dossier en question.
Plus précisemment, les journaux d'audit au niveau de l'institution [ ] apparaissent
sur la gauche du MENU D'INFORMATIONS DU DOSSIER (voir Fig. 159). En cliquant sur cette
option, les données d'audit de tous les dossiers concernés (y compris les
créances/demandes) traités par les institutions participantes s'affichent (dans notre
exemple, les données d'audit des dossiers 4659, 4691 et 4666).
Dans ce cas, dans le MENU D'INFORMATIONS DU DOSSIER, c'est l'identifiant (ID) de l'institution
impliquée qui s'affiche et non plus les informations relatives à la personne concernée
(voir Fig. 159).
Novembre 2018 129
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Fig. 159 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau de l'institution concernant les dossiers de demande de remboursement entre les institutions participantes
La dernière alternative (au niveau d’une personne) consiste à vérifier les journaux
d’audit concernant tous les dossiers relatifs à une personne en particulier en utilisant le
NIP de la personne concernée pour filtrer les journaux d’audit.
Concrètement, il est possible de filtrer les journaux d’audit au niveau d’une personne en
cliquant sur [ ]. Les données d’audit s’affichent alors pour tous les dossiers
pertinents (c'est-à-dire concernant la personne en question) traités par l’institution (voir
les dossiers 16286 et 16241 pour la personne titulaire du NIP 22222 dans la Figure ci-
après).
A noter : l’icone [ ] sur la droite fournit des informations sur
l’activité d’un dossier et l’icône [ ] sur la gauche fournit des
informations relatives aux activités bilatérales pour les dossiers portant
sur des créances/demandes de remboursement entre des institutions (dossiers dans lesquels les institutions sont liées).
Novembre 2018 130
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Fig. 160 : Ouvrir et consulter les données d’audit pour une personne concernée par plusieurs dossiers au niveau d’une institution
L'utilisateur doit nécessairement avoir le rôle de superviseur ou d'auditeur.
Les données d’audit listent bien plus d’actions au niveau du système que le Centre de
notifications. La piste d’audit notamment mentionne également tous les accès en
lecture simple aux informations même lorsqu’aucune modification n’a été apportée aux
données (Fig. 158, Fig. 161). Elle permet ainsi de détecter tous les accès non autorisés
aux données personnelles ainsi que les infractions liées à la protection des données.
Fig. 161 : Données d’audit pour un dossier spécifique
La piste d'audit assurant uniquement un contrôle au niveau granulaire, l'utilisateur aura
souvent besoin de rechercher les actions et activités pertinentes via un audit plus large.
Novembre 2018 131
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C'est pourquoi il a la possibilité de naviguer par date ou d'effectuer des recherches dans
la liste des actions. L'utilisateur peut également utiliser un large éventail de filtres (voir
Fig. 162).
Fig. 162 : Données d'audit pour un dossier (au niveau du dossier)
Dans la partie supérieure de la fenêtre, l'utilisateur peut filtrer les actions selon leur
résultat (Réussite, Erreur ou Non autorisé).
Les filtres Erreur ou Non autorisé sont particulièrement intéressants pour déceler les
activités inhabituelles au niveau du système.
Le panneau latéral propose plusieurs filtres supplémentaires : type d'action, type
d'objet, type de participant, rôle du participant, type de composante, type de catégorie, type d'événement.
Ces filtres fonctionnent selon la même logique que leurs homologues dans le Centre de
notifications (cf. section 8.1). En cas de problèmes, il est possible de contacter les administrateurs.
Novembre 2018 132
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8. Centre de notifications
L’application RINA génère automatiquement des notifications pour informer des mises à
jour et modifications apportées aux dossiers existants ainsi que pour notifier les
nouveaux dossiers. Dans RINA, les notifications sont regroupées en trois catégories selon la gravité (on parle des différentes "sévérités" des notifications) :
Erreurs :
o Problème à l'archivage du dossier ;
o DES ne correspondant pas au dossier ;
o Dossier manquant ;
o Exception d'attribution du dossier ;
o Pièce jointe bloquée par la vérification
anti-logiciels malveillants ;
o Exception à l'archivage du dossier ;
o Mise à jour du DES sans en créer ;
o Echec de l'envoi du DES ;
o DES dans une séquence erronée ;
o Dossier transmis ;
o Invalid Business Signature ;
o Dossier supprimé ;
o Cause inconnue ;
o Dossier clôturé ;
Avertissements :
o Un nouveau dossier est arrivé ;
o Un nouveau DES est arrivé ;
o Un DES mis à jour est arrivé ;
Informations :
o Dossier non attribué ;
o Dossier attribué ;
o Dossier automatiquement clôturé ;
o DES envoyé ;
o Demander l'attribution du dossier ;
o Demande d'attribution du dossier acceptée ;
o Votre alarme a expiré ;
o Demande d'attribution du dossier rejetée ;
o Approval for Sending Required for SED ;
o DES de dossier envoyé automatiquement au
nouveau participant ;
Novembre 2018 133
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Il existe quatre principaux éléments déclencheurs de notifications dans un dossier :
Une action de Workflow sur le dossier a été exécutée par un participant au
dossier (cf. sections 7.9 - 7.13 pour les informations détaillées relatives
aux actions de Workflow au niveau du dossier et les actions au niveau des
SED) ;
Une demande d'attribution d'un dossier à un utilisateur particulier est
arrivée, a été acceptée ou rejetée (cf. section 7.9.1.1 pour de plus amples
informations concernant l'attribution des dossiers) ;
Une erreur relative à un SED est survenue (cf. section 7.14 pour des
informations détaillées concernant les erreurs relatives aux SED) ;
Une alarme interne a expiré (cf. section 7.9.3).
Les indicateurs numériques à côté de l'étiquette CENTRE DE NOTIFICATION dans la barre de
navigation indiquent de manière continue le nombre de notifications non lues (trame de
fond noire), de notifications d'erreurs (trame de fond rouge en cas d'erreurs survenues
sinon trame de fond grise), de notifications d'avertissements (trame de fond orange) et de notifications d'informations (trame de fond bleue).
Pour ouvrir le Centre de notifications et obtenir plus d'informations concernant les
notifications, cliquer sur CENTRE DE NOTIFICATIONS dans la barre du menu principal (voir
Fig. 163 et section 8.1).
Fig. 163 : Ouvrir le Centre de notifications
Novembre 2018 134
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8.1 Ecran d’affichage du Centre de notifications
Fig. 164 : Centre de notifications
Le Centre de notifications regroupe toutes les notifications liées aux dossiers créés par
l'utilisateur ou qui lui ont été attribués. Cliquer sur CENTRE DE NOTIFICATIONS dans la
barre du menu principal pour ouvrir le centre de notifications (voir Fig. 163 et Fig. 164).
Dans la partie supérieure du Centre de notifications (bannière du
haut), l’utilisateur voit de nouveau apparaitre le nombre de
notifications non lues, d’erreurs, d’avertissements et d’informations.
Ces éléments sont similaires à ceux figurant dans la barre de
navigation, mais apparaissent en plus gros et sont plus faciles à
lire. De plus, les cases à cocher face à chaque chiffre permettent de
filtrer rapidement les notifications selon la gravité.
La partie principale du Centre de notifications sert à afficher les
notifications individuelles. La section 8.2 présente les notifications
de manière détaillée.
La zone NAVIGUER DANS LES NOTIFICATIONS permet d’accéder
rapidement aux notifications à partir d’une période spécifique
(jusqu’à la granularité Date). A noter que le fait de sélectionner une période précise ne va pas agir comme un filtre mais va faire
débuter la liste des notifications à la date de début de la période
indiquée. Les notifications plus anciennes ou plus récentes
continueront à être visibles en faisant défiler la liste des
notifications
Cette barre latérale permet d’appliquer un large panel de filtres à la liste de notifications affichée. Pour plus d’informations, se reporter à
la section 8.4.
1
2
3
4
1
2
3
4
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8.2 Visualisation des notifications
Le Centre de notifications présente les notifications à la fois par ordre chronologique et
par groupe pour une même période. Pour chaque jour, une ligne d’en-tête indique le
nombre de notifications pour la date en question et permet de sélectionner via une seule
manipulation toutes les notifications, en cochant simplement la case située à côté de la
date.
Chaque notification individuelle est affichée sur une ligne. Chaque ligne débute avec une
case à cocher permettant de sélectionner le dossier. La couleur de la case représente la
gravité de la notification en question (rouge pour les erreurs, orange pour les
avertissements et bleue pour les informations). A côté de la case à cocher, l’utilisateur
peut connaitre la priorité attribuée au dossier auquel la notification se réfère, le type de
SED échangé (le cas échéant), la contrepartie ainsi que l’heure à laquelle la notification
a été générée. A l’extrémité droite, plusieurs actions sont proposées si l’utilisateur
souhaite aller plus loin (voir Fig. 164 et Fig. 165 ainsi que section 8.3 concernant les
actions de notification).
L'icone [ ] permet à l'utilisateur de rafraichir la page de manière à mettre à jour les
informations.
Fig. 165 : Notifications dans la liste des notifications du Centre de notifications
Le fait de cliquer sur une notification spécifique permet d'afficher des informations
détaillées concernant l'identifiant du dossier, le type de dossier et les destinataires (voir
Fig. 166). Pour les avertissements requérant une réaction dans un délai précis,
l'affichage détaillé mentionne également la date butoir de l'action.
Fig. 166 : Affichage détaillé d’une notification
Il est à noter que la priorité indiquée dans la liste renvoie à la priorité du
dossier correspondant et non de la notification. Par exemple, un
événement exceptionnel comme une erreur purement technique dans un
dossier à priorité normale sera indiqué comme ayant une priorité normale.
L’importance des notifications est uniquement signifiée grâce au code couleur des différentes "sévérités".
Novembre 2018 136
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8.3 Actions relatives aux notifications
A l'extrémité droite de la ligne d'une notification, se trouvent les actions disponibles pour
la notification en question :
Une notification peut avoir les statuts suivants :
NON LU,
LIRE [LU],
Comme le montrent les Figures 166 et 167, une notification peut être marquée
comme lue en cliquant sur le lien MARQUER COMME LU. Son statut passe également
automatiquement à "LU" après ouverture. Il est possible de réinstaurer le statut
"NON LU" d'une notification en cliquant sur MARQUER COMME NON LU dans les actions
disponibles pour la notification en question. Lorsque le statut d'une notification
est NON LU, le texte correspondant apparait en caractères gras tandis que qu'il
s’affiche en caractères normaux une fois la notification LUE.
Pour ouvrir un dossier, cliquer sur OUVRIR UN DOSSIER. L’utilisateur bascule alors sur
l'écran de GESTION DU DOSSIER (cf. section 7).
Les actions disponibles vont dépendre de la notification ainsi que du rôle de l'utilisateur
dans RINA. Dans le cas d'un nouveau dossier, le fait de cliquer sur ATTRIBUER ouvre la
barre d'outils des attributions (cf. section 7.9.1 pour plus d'informations concernant
l'attribution des dossiers). En cas de demande d'attribution effectuée par un agent, il est
également possible d'ACCEPTER ou de REJETER la demande directement à partir des actions
relatives aux notifications (cf. section 7.9.1.1).
Fig.167 : Actions relatives aux notifications
Afin d’aider l’utilisateur dans la gestion de ses propres notifications, ce dernier a la
possibilité d’effectuer des actions groupées. Par exemple, il lui est possible de marquer
comme "Lu" plusieurs notifications via une seule opération en sélectionnant (en cochant
la case [ ]) les notifications dont il souhaite modifier le statut puis en cliquant sur
l'action souhaitée [MARQUER COMME LU] en haut à droite de l'écran (voir Fig. 168).
L’affichage détaillé actuel d’une notification diffère selon le type de gravité.
Novembre 2018 137
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Fig. 168 : Opération groupée visant à marquer comme Lues plusieurs notifications via une seule action
Si l'utilisateur clique sur une date de réception spécifique, toutes les notifications reçues
à cette date seront sélectionnées (voir Fig. 169).
Fig. 169 : Sélection multiple de notifications par date de réception
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8.4 Filtrer la liste de notifications
L'utilisateur dispose de plusieurs solutions pour filtrer les notifications. Il peut ainsi
filtrer les notifications par gravité (Erreur, Avertissement et Information) ou par statut
de lecture (Non lu) en sélectionnant la case correspondante dans le menu supérieur du
Centre de notifications (voir Fig. 170).
Fig. 170 : Filtrer les notifications selon des critères de gravité et de statut de lecture
Il est également possible de sélectionner les notifications à afficher en
cochant/décochant différents critères dans le panneau latéral droit (voir Fig. 171) :
Filtrer les notifications par : Gravité ;
Filtrer les notifications par : Récent ;
Filtrer les notifications par : Type.
Fig. 171 : Options de filtres dans le Centre de notifications
Par défaut, les résultats de toutes les catégories de notifications
s’affichent dans la liste lorsque l’utilisateur navigue dans le Centre de
notifications. Pour filtrer les notifications, l’utilisateur doit sélectionner
les catégories présentant un intérêt pour voir s’afficher les résultats
correspondants dans la liste des notifications.
Novembre 2018 139
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9. Calendrier de gestion des dossiers
La fonctionnalité Calendrier offerte par l’application RINA permet à l’utilisateur de
planifier des activités dans un calendrier personnalisé. Le calendrier va permettre à
chaque utilisateur de planifier manuellement des tâches.
Le calendrier renseigne également sur les notifications générées automatiquement par
le système.
Il est possible d'accéder au calendrier depuis le MENU PRINCIPAL (voir Fig. 172).
Fig. 172 : Calendrier de gestion des dossiers
Le fait de cliquer sur CALENDRIER va ouvrir une nouvelle fenêtre comprenant deux
sections (voir Fig. 173) :
la BARRE D'ACTIVITES qui permet à l'utilisateur d'ajouter manuellement une nouvelle
activité, de modifier une activité ou d'ouvrir le dossier lié à une activité spécifique
(activité ajoutée manuellement ou notification générée automatiquement par le
système).
le CALENDRIER qui permet de visualiser les activités ajoutées manuellement ainsi que
les notifications générées automatiquement par le système à l'attention de
l'utilisateur.
Fig. 173 : Barre d’activités et calendrier
L’implémentation actuelle du calendrier permet de visualiser toutes les notifications du Centre de notifications.
Novembre 2018 140
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9.1 Ajout d’une nouvelle activité dans le calendrier
L'utilisateur peut ajouter manuellement une activité au calendrier en cliquant sur
NOUVELLE ACTIVITE dans la BARRE D'ACTIVITES (voir Fig. 174).
Fig. 174 : Ajouter une nouvelle activité
L'utilisateur complète les données nécessaires concernant la nouvelle activité qu'il
souhaite ajouter au calendrier puis clique sur SAUVEGARDER. La nouvelle activité apparait
alors dans le calendrier. Il est également possible d'annuler la création de la nouvelle
activité en cliquant sur ANNULER (voir Fig. 175).
Fig. 175 : Informations relatives à la nouvelle activité à completer par l’utilisateur
Novembre 2018 141
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
ETIQUETTE DESCRIPTION
Title [intitulé]
(obligatoire)
Intitulé de l’activité qui va apparaitre dans le
calendrier
Date Date de réalisation de l’activité
Message Définition (détaillée) de l’activité
Case ID [ID du
dossier]
(obligatoire)
Identifiant du dossier auquel l’activité est liée
Repetition Dans l’éventualité où l’activité doit être répétée,
l’utilisateur peut définir les paramètres
suivants :
- Chaque (jours) [tous les X jours]
- Occurences [nombre de fois]
Exemple : l’utilisateur peut définir une activité
qui sera répétée chaque semaine pendant une
période déterminée.
Colors
[couleurs]
Couleur attribuée à l’activité qui sera visible dans
le calendrier
9.2 Consultation, modification et suppression d’une activité dans le calendrier
Lorsqu'une activité a été créée et en cas de besoin, l'utilisateur a la possibilité de
consulter, modifier ou supprimer l'activité en question du calendrier. Pour cela, il lui
suffit de cliquer sur l'activité dans le calendrier pour ouvrir une fenêtre affichant les
informations détaillées relatives à cette activité (voir Fig. 176).
Fig. 176 : Consulter, modifier et supprimer l’activité sélectionnée
Novembre 2018 142
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Depuis cette fenêtre, l'utilisateur peut :
Créer une "nouvelle activité" ;
"Supprimer" l'activité. Cette action va supprimer l'activité sélectionnée du
calendrier ;
"Editer" l'activité. Cette action permet à l'utilisateur de modifier le contenu de
l'activité ; ou
"ouvrir un dossier". Cette action ouvre le dossier correspondant à l'activité (ID du
dossier).
Novembre 2018 143
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10. Rapports L'application RINA offre la possibilité de générer des rapports sur l'activité menée via
l'application. Pour accéder à la fonctionnalité création de rapports, cliquer sur RAPPORTS
dans la barre du menu principal (voir Fig. 177).
Fig. 177 : Sélectionner la fonctionnalité de création de rapports
Une nouvelle fenêtre comprenant trois sections va s'ouvrir (voir Fig. 178) :
[1] La liste des Rapports qui comprend deux modèles prédéfinis de création de
rapports et une fonctionnalité de recherche permettant de rechercher des
rapports en limitant la recherche à un seul type de modèle prédéfini ;
[2] L'onglet Settings (paramètres) qui permet à l'utilisateur de configurer le type
de rapport utilisé et la période couverte par les rapports ;
[3] La fenêtre d'affichage des rapports qui permet à l'utilisateur de visualiser le contenu d'un rapport.
Fig. 178 : Fonctionnalité de creation de rapports dans RINA
10.1 Rapports prédéfinis
L’interface utilisateur actuelle de RINA propose deux modèles prédéfinis de rapports.
Ces deux options s’affichent automatiquement à l’ouverture de la page de création de
rapports (dans le panneau latéral droit) et couvrent les aspects suivants :
Les rapports relatifs à tous les dossiers [All Cases Report]
Les rapports relatifs aux dossiers clôturés [Closed cases Report]
Novembre 2018 144
Emploi, affaires sociales et inclusion Manuel utilisateur RINA - EESSI
Lorsqu'il navigue dans un rapport spécifique, l'utilisateur peut choisir d'ouvrir le rapport
sous format pdf. Pour cela il clique sur ENREGISTRER EN TANT QUE PDF (voir Fig. 179).
Fig. 179 : Enregistrer le rapport sous format PDF
10.2 Paramètres des rapports
L'utilisateur peut modifier les paramètres liés aux rapports. Lorsqu'il modifie des
paramètres, l'utilisateur doit toujours enregistrer les nouveaux paramètres en cliquant
sur METTRE A JOUR (voir Fig. 180).
Fig. 180 : Paramètres des rapports
Novembre 2018 145
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ETIQUETTE DESCRIPTION
Type de rapport L’utilisateur peut choisir parmi trois types de rapport (voir
Fig. 181) :
- Normal (tableau)
- Graphique de type “tarte” (diagramme circulaire)
- Graphique
Date de début L’utilisateur peut paramétrer la date de début de la période
pour laquelle un rapport est demandé
Date de fin L’utilisateur peut paramétrer la date de fin de la période pour laquelle un rapport est demandé
Enfin l’utilisateur peut, pour définir les dates de début et de fin de la période couverte par les rapports, cliquer sur l'icône [ ] de l’une des périodes prédéfinies (c-à-d ‘Today’
[aujourd'hui], ‘Yesterday’ [hier], ‘A week ago’ [semaine dernière], ‘A month ago’ [mois dernier]). L'heure de départ pour les rapports est toujours fixée à 12:00pm [00:00] par défaut (voir Fig. 180).
De plus, l'utilisateur a la possibilité de réinitialiser la sélection Date/Heure de début et de fin de la période en cliquant sur [ ].
La figure ci-après montre les différents types de rapports pouvant être générés par
l'application (voir Fig. 181).
Fig. 181 : Types de rapports différents (tableau, diagramme circulaire, graphique)
Novembre 2018 146
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11. Fonctionnalité traduction automatique eTranslation
Certaines zone de texte (c'est à dire un champ pouvant être modifié par l'utilisateur et
lui permettant de saisir du texte libre relatif à un dossier/un SED/une personne/un bloc
de données) d'un document (SED) incluent un outil de traduction automatique (via le
composant eTranslation intégré à l'interface). Lorsqu'un utilisateur navigue dans un
dossier et ouvre un formulaire SED, il peut obtenir la traduction de tout texte saisi en
cliquant sur TRADUIRE (voir Fig. 182).
Dans ce cas, une fenêtre, comprenant les données suivantes, apparait (voir Fig. 183) :
En en-tête : le code du SED, le nom du SED et le champ de zone de texte (ex :
P2000 – Demande de pension de vieillesse (3.1.1. Profession) ;
La langue source (détection automatique) – pré-renseignée avec la langue
détectée à partir de la zone de texte ;
Le texte source (lecture seule) - complété avec les valeurs saisies dans la zone
de texte ;
La langue cible (valeur par défaut) – pré-renseignée avec la langue
sélectionnée dans les paramètres de localisation ;
Le texte cible (vide - disponible pour copie après traduction).
Le contenu de la zone de texte est automatiquement traduit dans le champ de texte
cible dès lors que l’utilisateur clique sur TRADUIRE. L’utilisateur a la possibilité de copier le
contenu traduit dans le presse-papier en cliquant sur COPIER LA TRADUCTION (Fig. 183).
Ainsi, l’utilisateur est libre de choisir la destination de la traduction (ex : sur un autre
document) et de coller le texte traduit à l’emplacement souhaité. L’utilisateur a
également la possibilité d’imprimer le contenu traduit en cliquant sur IMPRIMER (Fig. 183).
Fig. 182 : Fonctionnalité de traduction automatique (outil eTranslation)
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Fig. 183 : Page eTranslation
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12. Guide de prise en main rapide de RINA
12.1 Comment créer un dossier
Il est possible de créer des nouveaux dossiers à tout moment et depuis n'importe quel
écran de RINA en cliquant sur NEW CASE dans la barre d'actions du dossier en bas de
l'application (voir Figure 184). La fenêtre de création d'un dossier s'ouvre, permettant à
l'utilisateur de sélectionner le secteur approprié et le type de dossier. La section 7.4
explique étape par étape comment créer un nouveau dossier.
Fig. 184 : Barre d’actions du dossier pour la création d’un nouveau dossier
12.2 Comment ajouter ou supprimer des participants au dossier et
comment transférer un dossier
Les institutions de sécurité sociale qui participent à l'échange sont l’un des éléments
fondamentaux d'un dossier. Juste après avoir créé le dossier, le propriétaire du dossier
doit sélectionner les participants initiaux au dossier en cliquant sur CHOISIR DES
PARTICIPANTS. La liste des participants pourra cependant être modifiée au cours du
traitement du dossier. Pour cela, l'utilisateur utilisera la fonctionnalité METTRE A JOUR DES
PARTICIPANTS. Ces deux actions sont relativement similaires et sont détaillées en section
7.5 (voir Fig. 185).
Fig. 185 : Choisir un nouveau participant
Pour rappel, la plupart des actions possibles pour un dossier ne seront
disponibles qu’une fois qu’au moins un autre participant au dossier aura été sélectionné après la création du dossier.
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Parfois, l'utilisateur ne souhaite pas seulement gérer la liste des participants au dossier
mais souhaite également abandonner son propre rôle dans l'échange, soit parce que le
dossier en question est arrivé par erreur dans son institution, soit parce que sa
participation est terminée. Pour transférer son rôle dans le dossier à une autre
institution, l'utilisateur clique sur TRANSMETTRE LE DOSSIER (cf. section 7.10.2). S'il souhaite
simplement se retirer du dossier car sa participation n'est désormais plus requise alors
que le dossier reste ouvert et que les échanges entre les autres parties se poursuivent,
la meilleure approche consiste alors à clore le dossier au niveau de son institution
uniquement via l'action CLOTURER LE DOSSIER (LOCAL). Se reporter à la section 7.9.5 pour
plus d'informations.
12.3 Comment supprimer ou clôturer un dossier
Il existe trois manières différentes de supprimer un dossier qui n'a plus besoin d'être
actif. Dans le cas le plus simple, le dossier a été créé par erreur et on se rend compte de
l’erreur avant qu’aucun SED n’ait été envoyé à une autre partie. Le dossier peut alors
être simplement supprimé à l’aide de l’action SUPPRIMER LE DOSSIER, comme expliqué à la
section 7.9.4. Cependant, une fois que des messages SED ont été échangés, cette
option n’est plus disponible car le système doit être en mesure de reconstituer toutes les
activités qui ont été exécutées.
Néanmoins, dans le cas où un dossier deviendrait caduc par la suite, l'utilisateur aura
toujours la possibilité de le clôturer. Dans ce type de situation, différence est faite entre
le propriétaire du dossier qui a initié le dossier et les autres participants. Si un
participant souhaite clore le dossier au niveau de son institution via l'action CLOTURER LE
DOSSIER (LOCAL), il peut le faire sans même avoir à en informer les autres parties. Il ne
recevra plus les notifications ou SED relatifs au dossier en question tandis que les autres
parties continueront à communiquer normalement. La clôture du dossier intervenant
uniquement localement, le participant peut rouvrir le dossier à tout moment s'il le
souhaite. Se reporter à la section 7.9.5 pour plus d'informations.
Si le propriétaire du dossier souhaite clôturer un dossier, il doit envoyer un SED
spécifique à tous les autres participants au dossier. Bien que le SED en question
s'intitule DEMANDE DE CLOTURE, dans la pratique il impose aux autres participants la clôture
du dossier. Le statut du dossier est alors modifié au niveau global. Si le propriétaire du
dossier souhaite rouvrir le dossier ultérieurement, il doit de nouveau transmettre aux
autres participants un SED spécifique demandant leur accord. Cf. section 7.10.4 pour
plus d'informations concernant la clôture globale.
12.4 Comment compléter ou corriger des informations déjà transmises
Il peut arriver que les données disponibles lors de l’envoi d’un SED soient incomplètes
ou que certaines de ces données se révèlent par la suite erronées. C’est pourquoi il peut
être nécessaire de transmettre des informations complémentaires à d’autres participants
ou de corriger des données déjà transmises.
Pour transmettre de nouvelles informations aux autres participants au dossier, il suffit
de mettre à jour le SED envoyé aux autres parties. Le SED actualisé sera envoyé à tous
les participants au dossier qui pourront alors avoir accès aux nouvelles informations. Les
participants continueront malgré tout consulter les versions antérieures depuis
l'historique du SED en question (cf. section 7.14). La procédure pour mettre à jour un
SED ressemble beaucoup à la procédure pour envoyer un SED pour la première fois et
est détaillée à la section 7.13.1.
Novembre 2018 150
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Dans certains cas exceptionnels, il peut être nécessaire d'invalider un SED déjà transmis
à une autre partie, ce qui revêt une dimension juridique importante qui va au-delà du
simple fait de mettre à jour les informations disponibles. Pour invalider un SED,
l'utilisateur peut envoyer un SED administratif d'invalidation d'un SED via l'action
INVALIDATE SED (cf. section 7.13.3).
12.5 Comment demander à un autre participant de communiquer des
informations manquantes
Dans plusieurs cas de figure, il peut être nécessaire de demander, de sa propre
initiative, aux autres participants d'un dossier certaines informations requises.
Premier cas : un autre participant au dossier n'a pas transmis dans le délai prescrit
certaines informations. Dans ce cas, le plus simple est d'utiliser l'action CREER UN RAPPEL
et d'envoyer un message de relance. La section 7.10.6 explique plus en détail cette
option. L'utilisateur a également la possibilité de paramétrer (pour lui-même) une
alarme afin de ne pas oublier de vérifier si la réponse attendue est arrivée.
Dans d'autres cas, les informations communiquées par un autre participant dans un SED
ne sont pas suffisamment complètes pour permettre à l'utilisateur de traiter le dossier.
L'autre participant peut ne pas avoir conscience du problème, il est donc nécessaire de
l'en informer afin qu'il puisse y remédier. Deux solutions distinctes s'offrent alors à
l’utilisateur :
- Certains BUC contiennent des SED spécifiques pouvant être utilisés pour demander des
informations supplémentaires et pouvant être transmis directement via la fonctionnalité
classique ENVOYER UN SED (cf. section 7.12.1).
- Pour les autres BUC, une fonctionnalité spécifique permettant à l'utilisateur de
demander des précisions concernant un SED spécifique a été mise en place. Il s'agit de
la fonctionnalité CLARIFIER LE CONTENU D'UN DES. Pour demander des précisions concernant
certaines parties ou la totalité du contenu d'un SED, cliquer sur CLARIFIER LE CONTENU D'UN
DES dans la barre d'actions du dossier en question.
L'expéditeur original du SED faisant l'objet d'une demande de précisions va alors
recevoir un SED administratif de "Demande de précisions" (X012). Il a alors la possibilité
de répondre à la demande de précisions en cliquant sur REPONDRE EN VUE D'UNE CLARIFICATION.
Une fois le formulaire de réponse transmis, l'institution ayant demandé des précisions va
recevoir un SED de "Réponse à la demande de précisions" (X013). Il n'est pas possible
de répondre à ce SED (cf. section 7.13.5).
12.6 Rejeter un SED
Pour rejeter un SED, l'utilisateur va devoir générer un SED administratif spécifique
(X011) et l'envoyer à l'expéditeur du SED faisant l'objet du rejet en motivant sa
démarche. Cette option va dépendre du type de dossier et de l’étape du processus à
laquelle se trouve l'utilisateur (cf. section 7.13.6).
Pour réaliser cette opération, l'utilisateur clique sur REJETER LE SED dans le menu des
ACTIONS. Le formulaire du SED administratif (X011) s'affiche. Pour le compléter,
l'utilisateur doit renseigner les champs obligatoires ainsi que le motif du rejet. Le SED
est transmis dès que l'utilisateur clique sur ENVOYER.
Les invalidations de SED doivent rester des opérations exceptionnelles. Il
est nécessaire de s’assurer que l’invalidation est autorisée par la
législation applicable en matière de coordination de la sécurité sociale.
Novembre 2018 151
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12.7 Comment utiliser les processus horizontaux
Les processus horizontaux sont des dossiers transverses au niveau d'un BUC, utilisés
pour échanger des informations générales. Ces informations ne sont pas liées à un
secteur en particulier. Par conséquent, les dossiers horizontaux peuvent être utilisés par
les institutions de tous les secteurs de sécurité sociale et sont considérés comme un
processus séparé visant à répondre à un besoin métier spécifique. Le BUC de Demande
d'informations sur la résidence d'un citoyen constitue un exemple de processus
horizontal. Ce processus peut ainsi être utilisé dans les situations suivantes :
pour réunir des informations concernant les éléments de résidence en vue de
prendre une décision nationale relative à la résidence
pour réunir des informations sur la résidence dans une autre situation dans
laquelle ces informations sont nécessaires
Le BUC Notification/Demande de renseignements est également un autre processus
horizontal qui permet à une institution de sécurité sociale de n'importe quel pays
participant à l'échange de demander certaines informations ad-hoc à une institution d'un
autre pays participant.
Pour utiliser les BUC horizontaux, sélectionner le secteur HORIZONTAL dans la BARRE DU
DOSSIER. Sélectionner ensuite un type de dossier puis cliquer sur le lien pour la création
d'un nouveau dossier (voir Fig. 186).
Fig. 186 : Types de dossier du secteur horizontal
Le workflow mis en place pour les BUC horizontaux est identique à celui mis en place
pour les dossiers relevant d'autres types de dossier et d'autres secteurs de sécurité
sociale (cf. section 7 pour plus d'informations concernant la gestion des dossiers).
12.8 Comment utiliser les sous-processus horizontaux
Dans certains dossiers, il peut être nécessaire d'échanger (obtenir ou communiquer) des
informations supplémentaires avec les autres participants afin de pouvoir instruire un
dossier en cours, lorsque les informations requises ou transmises ne sont pas couvertes
par un secteur spécifique. C'est le cas, par exemple, de la notification du décès d'un
citoyen qui a une incidence sur le traitement futur du dossier. C'est pourquoi il est
généralement possible, dans un dossier en cours, d'initier un processus horizontal pour
échanger des informations non sectorielles.
Dans ce type de cas, l'échange de messages horizontaux est considéré comme un sous-
processus du dossier entier. Les actions au niveau du dossier, comme l’ajout ou la
suppression de participants, affectent toujours le dossier entier y compris ses sous-
processus.
Novembre 2018 152
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Par exemple, lors de l'échange d’informations sur la résidence de la personne concernée
au sein d'un dossier de prestations de chômage, toute modification des participants aura
une incidence sur le dossier entier et non seulement sur l’échange d’informations sur la
résidence.
Les messages échangés au sein d'un sous- processus horizontal sont des SED classiques
qui peuvent être affectés individuellement par les actions exécutées au niveau du SED
(en particulier la mise à jour et l'invalidation des SED via les SED administratifs
correspondants, cf. sections 7.13.1 et 7.13.3).
L’utilisation de sous-processus horizontaux permet de mieux administrer le processus
dans son entier/de conserver le processus intact et de s’assurer que les informations
échangées sont bien liées au dossier puisqu’il n’y a pas nécessité de créer un processus
horizontal séparé.
Cependant, selon les besoins spécifiques des secteurs de sécurité sociale, le nombre de
sous-processus horizontaux pouvant être utilisés au sein d'un dossier peut être limité.
Sous-processus horizontaux …pouvant être utilisés dans le secteur
AWOD FB H LA M P R S UB
Notification/demande de
renseignements
X X X X X
X X X
Détermination de la résidence, Demande d’informations, Procédure de désaccord concernant la décision, Notification relative à la résidence
X
X
X
Modification de la legislation
applicable - Notification
X
Modification de la législation applicable, demande
d'information
X
Remboursement des contrôles
administratifs ou médicaux
X
X
Notification ou demande de numéro
personnel d'identification
X
X
Transmission de demandes/documents/informations
X
X
X
Notification du décès
X
X
X X
X
Données médicales
X
X
X
Notification de données médicales
X
X
Demande de contrôle administratif
Pour utiliser un sous-processus horizontal, créer le type de SED horizontal approprié en
cliquant sur l'option adéquate dans le dossier (voir Fig. 187).
Novembre 2018 153
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Fig. 187 : Sous-processus horizontaux d’un dossier
Le workflow mis en place pour les SED horizontaux est identique à celui mis en place
pour les autres SED.
Il est à noter que l’utilisateur ne démarre pas un sous-processus horizontal
de manière explicite. Il crée simplement le premier SED appartenant à un
sous-processus et l’envoie. Cette action va implicitement déclencher le sous-processus correspondant dans le dossier.
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13 Table des illustrations Fig. 1 : Architecture EESSI simplifiée 8 Fig. 2 : Page d’accueil de l’application RINA 12 Fig. 3 : Page d’ouverture de session de RINA 13 Fig. 4 : se déconnecter du compte RINA 13 Fig. 5 : Ecran d’accueil de RINA 14 Fig. 6 : Barre de dossier avec accès rapide 16 Fig. 7 : Menu utilisateur (Nom d'utilisateur - Institution) 17 Fig. 8 : Paramètres de localisation du compte utilisateur 17 Fig. 9 : Modification du mot de passe utilisateur 18 Fig. 10 : Création d'un ticket d'assistance 18 Fig. 11 : Formulaire de création d'un ticket d'assistance 19 Fig. 12 : Aide en ligne contextuelle 20 Fig. 13 : Contenu de l'aide contextuelle 20 Fig. 14 : Boîte de dialogue A propos de RINA 21 Tableau 1 : Rôles utilisateur RINA et actions autorisées 23 Fig. 15 : Ecran de recherche de dossier 25 Fig. 16 : Recherche de dossier avec liste des résultats correspondants 27 Fig. 17 : Créer une nouvelle recherche prédéfinie 28 Fig. 18 : Configuration d’une “Recherche prédéfinie” 29 Fig. 19 : Utiliser une recherche prédéfinie mémorisée 30 Fig. 20 : Recherche dans la liste des résultats d’une recherche prédéfinie 30 Fig. 21 : Ouvrir l’outil Sélecteur de champ 31 Fig.22 : Outil Sélecteur de champ configuré avec champs réorganisés et désactivés (à droite) et la liste des résultats correspondants (à gauche) 32 Fig. 23 : Sélectionner "Recherche avancée d’une institution" depuis les fenêtres "Choisir des participants" et "Recherche dans un SED" 34 Fig. 24 : Fenêtre « Choisir des participants » 36 Fig. 25 : Recherche d’une institution/d’un participant dans un document SED 37 Fig. 26 : Sélection de l’option “Choisir des participants” et fenêtre “Choisir des participants” avec visualisation des résultats de la recherche de texte libre 38 Fig. 27 : Fenêtre « Choisir des participants » – Sélection de l’option de recherche avancée d’une institution 40 Fig. 28 : Recherche avancée d’une institution « dans un SED » 40 Fig. 29 : Fenêtre “Choisir des participants” – Critères de recherche avancée d’une institution 41 Fig. 30 : Fenêtre « Choisir des participants » – Fonctionnalité de recherche avancée d’une institution et liste des résultats de recherche 42 Fig. 31 : Utiliser la barre de défilement pour voir tous les résultats de la recherche 42 Fig.32 : Attributs de base d’un dossier 44 Fig. 33 : Diagramme des états-transitions du dossier 45 Fig. 34 : Ecran de gestion du dossier 46 Fig. 35 : Identifiant de gestion du dossier (index) 50 Fig. 36 : Créer de nouveaux dossiers à partir de la barre du dossier 50 Fig. 37 : Liste des secteurs de sécurité sociale et des types de dossier 51 Fig. 38 : Choisir un nouveau participant 52 Fig. 39 : Sélectionner une contrepartie 53 Fig. 40 : Participation multilatérale 53 Fig. 41 : Mode d'affichage Vue classique 54 Fig. 42 : Sélectionner le mode d’affichage dun SED 54 Fig. 43 : Sélectionner et configurer le mode d’affichage d'un SED 55 Fig. 44 : Options de la Vue classique 56 Fig. 45 : Aperçu du SED et actions possibles 56 Fig. 46 : Vue de la ligne de temps (présentation sur 2 colonnes) 57 Fig. 47 : Informations détaillées du SED et certificat X.509 58 Fig. 48 : Vue de la ligne de temps (1 colonne) 59 Fig. 49 : Ouvrir les notifications du dossier 60
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Fig. 50 : Actions disponibles dans la barre d’actions du dossier (selon le type et le statut du dossier) 60 Fig. 51: Liste des SED disponibles pour l’expéditeur (à gauche) et pour le destinataire (à droite) après envoi du SED initial dans un dossier de demande de pension de vieillesse 61 Fig. 52 : Lien d’attribution du dossier dans l’écran de gestion du dossier 63 Fig. 53 : Attribution d’un dossier via une action de notification 63 Fig. 54: Demander l'attribution d'un dossier 64 Fig. 55 : Options d'attribution d'un dossier 65 Fig. 56 : Accepter ou rejeter une demande d’attribution de dossier 65 Fig. 57 : Panneau d’attribution de dossier 66 Fig. 58 : Classifications possibles selon la matrice des priorités (importance/criticité) 66 Fig. 59 : Notifications étiquetées dans le Centre de notifications 67 Fig. 60 : ouvrir les métadonnées du dossier 67 Fig. 61 : Métadonnées du dossier : signaler un dossier sensible (cette option est active avant l'envoi du SED uniquement) 68 Fig. 62 : Notification d’expiration d’une alarme 68 Fig. 63 : Icone de configuration d’une alarme pour un dossier dans l’écran de Gestion du dossier 69 Fig. 64 : Case à cocher pour paramétrer une alarme lors de l’envoi d’un SED 69 Fig. 65 : Paramétrer des alarmes automatiques pour toutes les actions d’envoi de SED 69 Fig. 66 : Lien de suppression du dossier 70 Fig. 67 : Clôturer des dossiers (localement) 71 Fig. 68 : Statut d’un dossier après clôture locale 71 Fig.69 : Rouvrir un dossier localement 71 Fig. 70 : Archiver un dossier 72 Fig.71 : Confirmer l’archivage d’un dossier 72 Fig. 72 : Restaurer manuellement un dossier archivé 73 Fig. 73 : Consulter la liste des participants au dossier 73 Fig. 74 : Mettre à jour les participants au dossier 74 Fig. 75 : Gérer la liste des destinataires parmi les participants au dossier 74 Fig. 76 : Liste des participants 75 Fig. 77 : Ajouter des participants au dossier 75 Fig. 78 : SED X005 - Formulaire d'ajout d'un participant au dossier 76 Fig. 79 : Supprimer des participants au dossier 77 Fig. 80 : SED X006 – Supprimer un participant au dossier 77 Fig. 81 : Lien de transmission d’un dossier 78 Fig. 82 : Formulaire de transmission d’un dossier (X007) 79 Fig. 83 : Statut du dossier – Actions disponibles après transmission du dossier à une autre institution 80 Fig. 84 : Notification dans les notifications du dossier et dans le Centre de notifications après transmission d’un dossier 80 Fig. 85 : Demande de clôture d'un dossier 81 Fig. 86 : Formulaire de Demande de clôture 82 Fig. 87 : Dossier clôturé 82 Fig. 88 : Demander la réouverture d'un dossier clôturé au niveau global 83 Fig. 89 : SED X002 - Demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global 84 Fig. 90 : Activation de la procédure de "Réponse à une demande de réouverture" 84 Fig. 91 : SED X003 - Réponse à la demande de réouverture d'un dossier clôturé au niveau global 85 Fig. 92 : Activation de la procédure de "Décision relative à une demande de réouverture" 85 Fig. 93 : SED X004 - Réouverture du dossier 86 Fig. 94 : Créer un rappel 86 Fig. 95 : Formulaire de rappel 87 Fig. 96 : Sélectionner les destinataires d'un rappel 87 Fig. 97 : Répondre à un rappel (option 1) 88 Fig. 98 : Répondre à un rappel (option 2) 89 Fig. 99 : Formulaire du SED de réponse 89 Fig. 100 : SED de réponse à un rappel (X010) 90 Fig. 101 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté expéditeur 91 Fig. 102 : Diagramme des états-transitions d'un SED - Côté destinataire 91
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Fig. 103 : Création du premier SED d'un dossier 91 Fig. 104 : Ouverture d'un document SED 92 Fig. 105 : Barre d'informations du SED, commentaires et pièces jointes 94 Fig. 106 : SED dans l'écran de Gestion du dossier (Vue classique) 95 Fig. 107 : Modifier (éditer) un SED provisoire (statut de brouillon) 95 Fig. 108 : Consulter/Lire un SED 96 Fig. 109 : Supprimer un SED provisoire (statut Brouillon) 96 Fig. 110 : Messages d'erreurs lors de l’enregistrement d’un SED en raison de champs obligatoires non renseignés 97 Fig. 111 : Imprimer un SED (Vue classique) 98 Fig. 112 : Déclencher l'envoi d'un document SED 99 Fig. 113 : Fenêtre de confirmation d'envoi du SED 99 Fig. 114 : Statut du SED après envoi (Vue de ligne du temps et Vue classique) 100 Fig. 115 : Possibilité de demander l'autorisation d'envoyer un SED 100 Fig. 116 : Confirmer la demande d'autorisation d'envoyer un SED 101 Fig. 117 : Notification concernant la demande d'autorisation d'envoi d'un SED en attente 101 Fig. 118 : Autoriser l'envoi d'un SED en attente 101 Fig. 119 : SED reçu apparaissant dans l'écran de GESTION DU DOSSIER (Vue classique) 102 Fig. 120 : Ecran de notification d'un dossier 102 Fig. 121 : Notifications dans le Centre de notifications 103 Fig. 122 : Mettre à jour un SED 103 Fig. 123 : Numéro de version incrémenté après mise à jour du SED 104 Fig. 124 : Envoyer un SED mis à jour 104 Fig. 125 : SED entrant mis à jour 105 Fig. 126 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le panneau des notifications du dossier 105 Fig. 127 : Information relative à la mise à jour d'un SED dans le Centre de notifications 106 Fig. 128 : Invalider un SED 106 Fig. 129 : Formulaire d'invalidation d'un SED (X008) 107 Fig. 130 : Statut d'un SED invalidé 107 Fig. 131 : Réception d'un SED d'invalidation (Vue de la ligne du temps et Vue classique) 108 Fig. 132 : SED (formulaire) d'invalidation d'un SED ouvert 108 Fig. 133 : SED d'invalidation dans le Centre de notifications 109 Fig. 134 : Clarifier le contenu d'un SED 109 Fig. 135 : SED (formulaire) de Demande de précisions (sur le contenu d'un SED) 110 Fig. 136 : Répondre à un SED de Demande de précisions reçu 110 Fig. 137 : SED X013 - Formulaire de Réponse à la demande de précisions 111 Fig. 138 : SED de Réponse à la demande de précisions reçu 111 Fig. 139 : Activation de l'opération "Rejeter le SED" 112 Fig. 140: SED X011 - Formulaire de Rejet d'un SED 112 Fig. 141 : Ouvrir l'historique des messages SED depuis l'écran d'affichage du SED 113 Fig. 142 : Informations de l'entête normalisée SBDH 114 Fig. 143 : Motif indiqué dans une notification d'erreur (échec d'envoi) 114 Fig.144 : Naviguer dans un Batch SED 116 Fig. 145 : Ouvrir un Batch SED dans un dossier de demande de remboursement sur la base des dépenses réelles 117 Fig. 146 : Sauvegarder le document maître (créance globale) d'un nouveau Batch SED 117 Fig. 147 : Ajouter des créances individuelles à un Batch SED (document maître) et modifier un document maître 118 Fig. 148 : Importer des créances individuelles/demandes dans un Batch SED à partir du système de fichiers 120 Fig. 149 : Exemple d'intitulés de champs et de contenus pour la fonctionnalité Exporter/Importer (S080) 121 Fig. 150 : Naviguer et accuser réception d’un Batch SED entrant 122 Fig. 151 : Intégrer des sous-documents reçus dans un Batch SED de réponse 123 Fig. 152 : Gérer les pièces jointes spécifiques au SED 125 Fig. 153 : Gérer les pièces jointes spécifiques au dossier 125 Fig.154 : Créer un commentaire à un dossier 126 Fig. 155 : Supprimer un commentaire à un dossier 126 Fig. 156 : Insérer un commentaire pour un SED 126 Fig. 157 : Ouvrir et consulter les données d'audit au niveau du SED 127 Fig. 158 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau du dossier depuis l'écran de Gestion du dossier 128
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Fig. 159 : Ouvrir et consulter les "journaux d'audit" au niveau de l'institution concernant les dossiers de demande de remboursement entre les institutions participantes 129 Fig. 160 : Ouvrir et consulter les données d’audit pour une personne concernée par plusieurs dossiers au niveau d’une institution 130 Fig. 161 : Données d’audit pour un dossier spécifique 130 Fig. 162 : Données d'audit pour un dossier (au niveau du dossier) 131 Fig. 163 : Ouvrir le Centre de notifications 133 Fig. 164 : Centre de notifications 134 Fig. 165 : Notifications dans la liste des notifications du Centre de notifications 135 Fig. 166 : Affichage détaillé d’une notification 135 Fig.167 : Actions relatives aux notifications 136 Fig. 168 : Opération groupée visant à marquer comme Lues plusieurs notifications via une seule action 137 Fig. 169 : Sélection multiple de notifications par date de réception 137 Fig. 170 : Filtrer les notifications selon des critères de gravité et de statut de lecture 138 Fig. 171 : Options de filtres dans le Centre de notifications 138 Fig. 172 : Calendrier de gestion des dossiers 139 Fig. 173 : Barre d’activités et calendrier 139 Fig. 174 : Ajouter une nouvelle activité 140 Fig. 175 : Informations relatives à la nouvelle activité à completer par l’utilisateur 140 Fig. 176 : Consulter, modifier et supprimer l’activité sélectionnée 141 Fig. 177 : Sélectionner la fonctionnalité de création de rapports 143 Fig. 178 : Fonctionnalité de creation de rapports dans RINA 143 Fig. 179 : Enregistrer le rapport sous format PDF 144 Fig. 180 : Paramètres des rapports 144 Fig. 181 : Types de rapports différents (tableau, diagramme circulaire, graphique) 145 Fig. 182 : Fonctionnalité de traduction automatique (outil eTranslation) 146 Fig. 183 : Page eTranslation 147 Fig. 184 : Barre d’actions du dossier pour la création d’un nouveau dossier 148 Fig. 185 : Choisir un nouveau participant 148 Fig. 186 : Types de dossier du secteur horizontal 151 Fig. 187 : Sous-processus horizontaux d’un dossier 153