CHAPITRE C RESSOURCES FINANCIÈRES
SOMMAIRE
Volume OH version «I» Page 1 de 2
SECTION 1 CADRE COMPTABLE
Sujet 1 Éléments de base
Méthode de comptabilisation Conventions comptables
Aliénation ou disposition d'un élément de l'actif Biens sous administration Créances douteuses Dons Enregistrement de la taxe sur les produits et services
(TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ) Frais à répartir Frais courus Frais payés d'avance Immobilisations et amortissements Service de la dette Subventions
Charte des comptes Registres comptables États financiers Approbation des dépenses
Sujet 2 Charte des comptes
Comptes du bilan Comptes de l'état des résultats
Sujet 3 Description des comptes
Description des comptes du bilan Description des comptes de l'état des résultats
SECTION 2 CADRE BUDGÉTAIRE
Sujet 1 Éléments de base
Norme globale - Enveloppe Normes spécifiques - Postes Budget Éléments de base
CHAPITRE C RESSOURCES FINANCIÈRES
SOMMAIRE
Volume OH version «I» Page 2 de 2
Sujet 2 Comptabilisation des créances irrécouvrables – Net
Sujet 3 Mesure de conservation d’énergie – nouvelle comptabilisation
Sujet 4 Comptabilisation des activités du Centre de services
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Section Exp. Chap. Section Sujet
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Éléments de base 05-04-2013 1
Le cadre comptable représente l'ensemble des éléments qui supportent l'enregistrement et la communication des données financières.
Ces éléments sont :
Méthode de comptabilisation
Conventions comptables
Charte des comptes
Livres comptables
États financiers
MÉTHODE DE COMPTABILISATION
Comptabilité d’exercice
La méthode de comptabilisation utilisée pour la présentation des états financiers doit être celle de la comptabilité d'exercice tout en respectant les conventions comptables particulières décrites plus loin. Cette méthode permet un meilleur rapprochement des revenus et des dépenses puisqu'elle considère les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées.
L'utilisation d'une même méthode de comptabilisation par tous les organismes est nécessaire pour permettre la comparabilité de leurs résultats.
Comptabilité de caisse
Bien que la méthode de la comptabilité d'exercice soit utilisée pour présenter les états financiers, celle de la comptabilité de caisse peut être utilisée en cours d'exercice pour enregistrer les opérations. Ainsi, l'expert-comptable ayant obtenu le mandat de vérification des états financiers devra procéder à la conversion de la méthode de comptabilisation en effectuant les écritures de régularisation nécessaires pour présenter les informations financières selon la méthode de la comptabilité d'exercice.
CONVENTIONS COMPTABLES
Conventions comptables
Les opérations des offices sont enregistrées conformément aux principes comptables généralement reconnus sauf en ce qui concerne les conventions comptables particulières suivantes :
Aliénation ou disposition d’un élément de l’actif
L'aliénation ou la disposition d'un actif acquis à même les revenus entraîne sa radiation au bilan. S’il y a vente, la contrepartie reçue en échange du bien doit être comptabilisée au poste 51868 – Revenus extraordinaires.
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Éléments de base 05-04-2013 2
L’écriture comptable est la suivante :
Numéro de poste Nom du poste Débit Crédit
11100 Encaisse xx
51868 Revenus extraordinaires xx
25300 Solde du fonds xx
12150 Biens acquis à même les revenus xx
Biens sous administration (immobilisations appartenant à la SHQ)
Les biens sous administration comprenant le solde de la dette à long terme, le solde des avances temporaires sur le RAM capitalisé (pour les travaux majeurs financés à court terme) et le solde de la dette à long terme sur le RAM capitalisé doivent être présentés par voie de notes aux états financiers. Ils ne doivent pas apparaître dans un compte du bilan mais seulement dans les livres de l'office. L’organisme tiendra des comptes distincts indiquant les soldes de la dette obligataire fournis par la SHQ.
Créances douteuses
Les créances douteuses sont présentées en diminution des recettes à l'état des résultats au poste 51652 – Créances irrécouvrables - Net.
Dons
Les dons reçus en argent doivent être comptabilisés à titre de revenus, les dons sous une autre forme doivent être comptabilisés à leur juste valeur marchande.
Enregistrement de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ)
La partie non remboursable de la taxe est enregistrée avec la dépense alors que la partie remboursable est inscrite dans un compte à recevoir distinct pour chacune des taxes.
Frais à répartir
Les frais non imputés à un ensemble immobilier telles les dépenses d'administration et certaines dépenses de conciergerie et d'entretien doivent être
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Éléments de base 05-04-2013 3
répartis entre les ensembles immobiliers au prorata des mois-logements en exploitation dans l'année ou la dépense a été effectuée.
Frais courus
L'office ne comptabilise aucuns frais courus pour les taxes, les salaires, l'énergie et pour toutes autres dépenses.
Frais payés d’avance
L'office ne comptabilise aucuns frais payés d'avance pour les assurances, les taxes et pour toutes autres dépenses.
Immobilisations et amortissements
Les immobilisations de l'office sont comptabilisées au coût d'acquisition, lequel comprend les intérêts encourus durant les travaux de construction et sont amorties selon les modalités de remboursement de la dette à long terme contractée à l'égard de ces immobilisations.
Les immobilisations acquises à même les revenus ne sont pas amorties à moins qu'elles ne soient financées à terme.
Les retenues sur contrats de construction sont comptabilisées à titre de dépenses dans l’année si les travaux sont réalisés.
Depuis 2008, le coût des travaux majeurs capitalisés (incluant les intérêts sur avances temporaires encourus dans l’année de réalisation des travaux capitalisés) effectués sur ces immobilisations s’ajoute au montant immobilisé.
Service de la dette
Les remboursements en capital et intérêts de la dette à long terme sont inscrits aux dépenses courantes.
La dépense relative aux habitations de l'office est inscrite selon la méthode de la comptabilité de caisse qui ne tient pas compte de l'intérêt couru.
La dépense relative aux habitations de la SHQ est inscrite selon la méthode de la comptabilité d'exercice qui tient compte de l'intérêt couru.
Depuis le 1er juin 2012, le service de la dette inclut les remboursements en capital et intérêts de la dette à long terme sur le RAM capitalisé.
Subventions
Les subventions au déficit d'exploitation ne doivent pas être comptabilisées comme revenus, mais plutôt enregistrées au solde des contributions.
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Éléments de base 05-04-2013 4
CHARTE DES COMPTES
Charte des comptes
La charte des comptes représente un ensemble de comptes codifiés et classés selon leur nature et les différentes fonctions de l'organisme.
Elle représente l'élément le plus important du cadre comptable et sera présentée au sujet 2.
REGISTRES COMPTABLES
Livres comptables Les opérations des organismes doivent être consignées dans des livres comptables. À cette fin, les offices doivent utiliser les logiciels comptables recommandés par la SHQ comprenant les principaux registres nécessaires à la comptabilisation de leurs opérations, par exemple Simple Comptable ou HOPEM et le système informatique de gestion des logements sociaux (SIGLS.net).
Comptabilité distincte
Les organismes doivent tenir une comptabilité distincte par programme et par ensemble immobilier et ce, afin d’imputer les coûts admissibles au programme approprié.
Les ensembles immobiliers du Programme sans but lucratif – Public (HLM) reçoivent une subvention d’exploitation alors que ceux d’AccèsLogis Québec et du programme Logement abordable Québec reçoivent une subvention en immobilisation. Les résultats (revenus et dépenses) du programme HLM ne doivent pas inclure de manière directe ou indirecte ceux des autres programmes. Ainsi, advenant des dépenses communes à plusieurs programmes, celles-ci doivent être réparties entre les programmes de façon à ne pas faire supporter par le programme HLM les coûts reliés aux autres programmes.
Par ailleurs, afin de pouvoir identifier un déficit ou un surplus par ensemble immobilier du programme HLM, les revenus et les dépenses d'exploitation propres à un ensemble immobilier sont comptabilisés dans ce dernier uniquement, alors que les revenus et les dépenses communs à plusieurs ensembles immobiliers sont comptabilisés au niveau de l’office d’habitation et répartis entre les ensembles immobiliers au prorata de leurs mois-logements.
Partie désignée et partie non
désignée
Les organismes doivent comptabiliser séparément les opérations relatives à la partie désignée et à la partie non désignée. La partie désignée représente les activités liées aux logements subventionnés par la SHQ. La partie non désignée représente les activités liées aux logements non subventionnés par la SHQ et aux services tels que : cafétéria, entretien ménager, « counselling », réadaptation, etc.
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Éléments de base 05-04-2013 5
ÉTATS FINANCIERS
Rapports financiers
Les états financiers représentent la synthèse des opérations comptabilisées par un organisme au cours d'une période donnée. Ils comprennent le bilan, l'état des résultats, l'état de la variation des contributions et les diverses annexes requises par la SHQ.
Tous les organismes doivent produire à la SHQ des états financiers annuels audités selon le modèle et les instructions transmis annuellement.
Un organisme « propriétaire » de plusieurs projets (EI) de programmes différents présente un seul état financier en utilisant la méthode de comptabilité par activité. Les états financiers doivent donc contenir un rapport de l’auditeur, un bilan dans lequel les informations relatives à chaque programme sont bien identifiées (réserves, immobilisation, dette à long terme, etc.) et des états des résultats consolidés par programme auxquels nous demandons de présenter un état des résultats par EI. Chaque programme doit être bien identifié.
Mandat d’audit Le conseil d'administration de l'organisme doit, suite à un appel d'offres, mandater un expert-comptable pour accomplir le mandat d’audit. Un modèle d'appel d'offres est disponible auprès de la SHQ.
Villes de 100 000 habitants et plus
Les offices d’habitation des villes comptant 100 000 habitants et plus, et dont plus de 50 % des membres du conseil d’administration ont été nommés par la Ville, doivent faire auditer leurs états financiers par le vérificateur général de la Ville, dans le respect des dispositions législatives de la Loi sur les cités et villes.
Auditeur Cet expert-comptable doit être membre d'une association professionnelle reconnue soit l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA). De plus, à compter du 22 décembre 2012, l’expert-comptable sélectionné devra détenir un permis de comptabilité publique délivré par son ordre professionnel et utiliser le titre d’« auditeur ».
Exercice financier L'exercice financier des organismes correspond à l'année civile, il s'étend du 1er janvier au 31 décembre. Les états financiers ne doivent couvrir que cette période.
Résolutions Des résolutions émanant du conseil d'administration de l'organisme et du conseil municipal de la municipalité approuvant les états financiers audités devront être conservées par l’office et fournies, lorsque requises par la SHQ.
Date limite Les états financiers audités d'un exercice et les divers documents requis doivent être transmis à la SHQ au plus tard le 31 mars de l'exercice suivant, soit trois mois après la fin d'un exercice financier.
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Éléments de base 05-04-2013 6
Par la même occasion, les organismes doivent aussi transmettre à la SHQ, le cas échéant, un chèque correspondant au montant du solde de la fin de l’état de la variation des contributions de tous les ensembles immobiliers pour la partie SHQ.
Approbation
Subventions
Dès la réception des états financiers audités des organismes, la SHQ enclenche un processus d'analyse qui conduit à l'approbation de ceux-ci avec ou sans ajustement. Les résultats de cette approbation sont communiqués à l'organisme et à la corporation municipale et servent à régulariser les subventions versées sur une base budgétaire par la SHQ et la municipalité.
APPROBATION DES DÉPENSES
Approbation et ratification
Dépenses routinières
Le conseil d'administration de l'organisme doit approuver toutes les dépenses avant leur paiement et les ratifier après leur paiement. Le conseil d'administration peut exempter de l'approbation les dépenses qu'il définit par voie de résolution comme étant des dépenses routinières.
Délégation de signature
Le conseil d’administration d’un office de plus de 800 logements peut adopter un règlement de délégation de signature afin de permettre à certains employés de l’office d’acquérir des biens et des services pour un montant inférieur à 100 000 $. Ce règlement devra toutefois être approuvé par la SHQ avant sa mise en application.
Signataires Le conseil d'administration doit désigner par voie de résolution deux signataires pour les chèques tirés sur le compte de l'organisme.
Procès-verbal Les approbations et les ratifications des dépenses effectuées par le conseil d'administration doivent être consignées au procès-verbal de la séance à laquelle elles ont été données.
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Charte des comptes 05-04-2013 1
La charte des comptes regroupe un ensemble de comptes propres au bilan et à l'état des résultats.
Désormais, il n'y a qu'un seul fonds dans lequel nous comptabilisons tous les éléments du bilan.
COMPTES DU BILAN
La série 10000 identifie les comptes de l'actif alors que la série 20000 représente ceux du passif et de l'avoir.
Actif 10000 – Actif
11000 - À court terme
11100 - Encaisse
11200 - Dépôts à terme
11300 - Débiteurs
12000 - Immobilisations
12110 - Biens détenus
12150 - Biens acquis à même les revenus
Passif 20000 – Passif
21000 - Passif à court terme
21100 - Emprunts temporaires
21200 - Créditeurs
21500 - Revenus de location perçus d’avance
21600 - Retenues sur contrats
22000 - Passif à long terme
22200 - Dette à long terme
(2003-01-01) 23000 – Réserves
23600 - Réserve d’autogestion
23610 - Réserve d’autogestion
24000 - Solde des contributions
24100 - Solde des contributions - Déficit d'exploitation 24200 - Solde des contributions - Supplément au loyer
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Charte des comptes 05-04-2013 2
25000 - Avoir
25300 - Solde du fonds
COMPTES DE L’ÉTAT DES RÉSULTATS
La série 50000 identifie les comptes de revenus alors que la série 60000 représente ceux de dépenses.
Revenus 50000 - Revenus
Revenus de location
51000 - Revenus de location et autres
51600 - Loyers et revenus de location
51612 - Loyers
51622 - Revenus d'électricité domestique
51632 - Autres revenus de location résidentielle
51652 - Créances irrécouvrables - Net
51662 - Location des espaces non résidentiels
51800 - Autres revenus
51861 - Revenus d'intérêts
51863 - Revenus perçus – Centre de services
51864 - Revenus divers
51866 - Revenus – Récupération des dépenses de sinistre
51867 - Revenus – Subventions autres que la SHQ (actif depuis 2012)
51868 - Revenus extraordinaires
Dépenses 60000 – Dépenses
Administration 61000 - Administration
Enveloppes des ressources
humaines
61100 - Administration - Ressources humaines
61111 - Salaires - Ressources humaines à l'administration
61112 - Salaires - Personnel à la sélection/location
61113 - Salaires - Contremaîtres et autres
61131 - Avantages sociaux - Ress. humaines à l’administration
61132 - Avantages sociaux – Personnel à la sélection/location
61133 - Avantages sociaux – Contremaîtres et autres
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Charte des comptes 05-04-2013 3
Enveloppe des frais généraux
61200 - Frais généraux d’administration
61202 - Frais des comités de secteur et/ou consultatifs de résidants (CCR)
61212 - Déplacements et séjours
61222 - Formation
61232 - Frais du conseil d'administration
61252 - Frais de vérification
61262 - Communication
61272 - Location/aménagement de bureau
61275 - Achat/location matériel et d’équipement de bureau
61282 - Intérêts et frais bancaires
61292 - Honoraires professionnels et de services
61400 - Frais informatiques
61413 - Contribution à la COGIWEB
61433 - Contrats d'entretien, de réparation d'équipement et de service Internet
61443 - Achat/location matériel informatique et développement de systèmes
61453 - Frais de formation - Nouveaux systèmes
61500 - Régularisations – Administration
61514 - Frais d'exploitation, de conciergerie et d’entretien
61524 - Frais d'administration du PSL
61534 - Frais de livraison du PSL 61544 - Ajustements des années antérieures
61700 - Frais d’administration non récurrents
61742 - Cotisation à une association 61747 - Dépenses liées aux regroupements 61749 - Autres dépenses 61753 - Soutien à la clientèle 61758 - Dépenses engagées – Centre de services
Conciergerie. et entretien
62000 - Conciergerie/Entretien
Enveloppe Ressources
humaines
62100 - Conciergerie/Entretien - Ressources internes
62114 - Salaires - Conciergerie/Entretien - Ress. internes
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62134 - Avantages sociaux - Conciergerie/Entretien - Ress. internes
62154 - Entretien du terrain
62161 - Conciergerie non spécialisée
62164 - Entretien des logements
62174 - Entretien des bâtiments
Enveloppe Ressources matérielles
62300 - Conciergerie/Entretien - Ressources matérielles, autres contrats 62312 - Déplacements et séjours 62321 - Fournitures et matériaux 62331 - Entretien du matériel roulant 62341 - Déneigement 62351 - Enlèvement des ordures ménagères 62361 - Conciergerie spécialisée 62371 - Sécurité 62384 - Entretien des systèmes et des appareils 62389 - Entretien des ascenseurs 62392 - Honoraires professionnels et de services
62400 – Contrats d’entretien 62464 - Entretien des logements (inactif depuis 2012) 62474 - Entretien des bâtiments (inactifs depuis 2012) 62484 - Entretien des systèmes 62494 - Acquisition/location d'équipements d'entretien et de -
matériel roulant 62498 - Frais de CS – Travaux majeurs
62500 - Régularisations - Conciergerie/Entretien
62551 - Frais de conciergerie et d'entretien à répartir 62561 - Frais de conciergerie répartis 62571 - Frais d'entretien répartis 62581 - Ajustements des années antérieures - Exploitation
(2003-01-01) 62600 - Contribution à la réserve d’autogestion 62631 - Contribution à la réserve d’autogestion
62700 - Opérations liées à la réserve d’autogestion 62731 - Utilisation de la réserve 62777 - Dépenses financées à même la réserve
GESTION DU LOGEMENT SOCIAL
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Charte des comptes 05-04-2013 5
Énergie, taxes, assurances et
sinistres
63000 - Énergie, taxes, assurances et sinistres
63100 - Énergie 63123 - Électricité 63143 - Combustible 63183 - Mesures de conservation d'énergie (inactif depuis 2012)
63700 - Taxes 63713 - Impôt foncier municipal 63723 - Impôt foncier scolaire
63800 - Assurances et sinistres 63813 - Primes d'assurance 63823 - Frais de sinistre partageables avec municipalité 63833 - Frais de sinistre non partageables
Remplacement, amélioration et modernisation
64000 - Remplacement, amélioration et modernisation (RAM)
64400 - Remplacement, amélioration et modernisation - Capitalisé
64452 - Immeuble - C
64454 - Terrain - C
64474 - Bâtiment - C
64478 - Logements - C
64492 - Honoraires professionnels - C
64493 - Intérêts capitalisés sur le budget RAM de l’année en cours
64498 - Désimputation RAM - C (actif en 2013)
64500 - Remplacement, amélioration et modernisation - Dépenses
64552 - Immeuble - D
64554 - Terrain - D
64556 - Décontamination de terrain (actif depuis 2012)
64574 - Bâtiment - D
64578 - Logements - D
64592 - Honoraires professionnels - D
64594 - Frais de relocalisation
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Section Exp. Chap. Section Sujet
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Charte des comptes 05-04-2013 6
Financement 65000 - Financement/Contrepartie SHQ
65700 - Intérêts
65721 - Intérêts sur avances temporaires
65731 - Intérêts sur emprunts à court terme
65751 - Intérêts sur la dette à long terme
65761 - Intérêts sur la dette à long terme - RAM capitalisé
65800 - Amortissement
65851 - Amortissement de la dette à long terme
65861 - Amortissement de la dette à long terme - RAM capitalisé
65900 - Autres frais
65981 - Frais de refinancement/Contrepartie SHQ
65991 - Rentes emphytéotiques/Frais de copropriété
Services à la clientèle
66000 - Services à la clientèle
66900 - Services désignés à la clientèle
66916 - Subventions aux associations des locataires et assurance responsabilité civile pour les activités en HLM
66921 - Activités communautaires et sociales
66926 - Frais de déménagement
66936 - Frais d'exploitation des services à la clientèle
Frais des autres programmes
67000 - Frais des autres programmes
Pour le Programme de supplément au loyer (PSL), se référer au Guide de gestion - Programme de supplément au loyer.
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Section Exp. Chap. Section Sujet
Le cadre comptable I C 1 3 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Description des comptes 05-04-2013 1
DESCRIPTION DES COMPTES DU BILAN
Actif 10000 - ACTIF
11000 - À court terme
11100 - Encaisse
Constitue la trésorerie de l'organisme, c'est-à-dire les sommes incluses dans les différents comptes de l'encaisse.
11200 – Dépôts à terme
Ce sont des montants placés temporairement. Il est recommandé d'inscrire ces dépôts dans des comptes différents, leurs échéances n'étant pas les mêmes et les revenus n'étant pas toujours imputés aux mêmes ensembles immobiliers.
11300 – Débiteurs
Comptabilisation des créances suivantes :
Loyer à recevoir : Tout loyer exigible, mais non reçu.
Taxes à recevoir : La partie remboursable de la TPS ou de la TVQ.
Autres comptes à recevoir : Tout montant exigible et non reçu de la part d'entreprises, d'organismes ou d'individus, autre que les montants dus par la SHQ et la municipalité.
12000 – Immobilisations
12110 – Biens détenus
OH propriétaire : (ensemble immobilier catégorie 155)
Tous les actifs immobilisés au solde amorti à la date du bilan (incluant les terrains, les bâtiments, le mobilier et agencement, les travaux majeurs capitalisés et les intérêts capitalisés) qui sont financés par une dette à long terme. L'organisme comptabilise à ce groupe de postes, distinctement pour chaque ensemble immobilier, les immobilisations et les amortissements accumulés correspondants.
SHQ propriétaire :
Les biens dont la SHQ est propriétaire sont appelés « Biens sous administration ». Ils ne doivent pas être présentés au bilan, mais distinctement pour chaque ensemble immobilier en voie de notes aux états financiers. (Réf :
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Section Exp. Chap. Section Sujet
Le cadre comptable I C 1 3 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Description des comptes 05-04-2013 2
Chapitre C, section 1, sujet 1).
12150 – Biens acquis à même les revenus
Le solde non amorti de tous les biens acquis à même les revenus pour lesquels il n’y a pas de financement à long terme tels que les équipements informatiques, les équipements pour l’entretien du terrain et des bâtiments, l’achat de véhicule, les équipements de buanderie, etc. Ces biens figurent au bilan dans les immobilisations à l’actif et sont détaillés par ensemble immobilier en note aux états financiers. La contrepartie de ce poste est inscrite au poste 25300 - Solde du fonds.
Passif et Avoir
20000 – PASSIF
21000 – Passif à court terme
21100 – Emprunts temporaires
En vertu de la Loi sur la Société d'habitation du Québec, un organisme peut occasionnellement, avec l'autorisation préalable de la SHQ et pour une période restreinte contracter un emprunt pour faciliter le financement de ses activités. La période d’emprunt ne peut dépasser douze mois. Distinguez, si possible, les soldes empruntés par projets auxquels ces emprunts sont destinés. Toutefois, seul le compte 21100, représentant le total des emprunts, doit figurer dans le bilan.
21110 – Avances temporaires
OH propriétaire : (ensemble immobilier catégorie 155)
Lorsque l’office est propriétaire des actifs immobilisés, les avances de fonds reçues de la SHQ en cours d’année sont comptabilisées à titre d’avances temporaires. Ces montants correspondent à la somme des travaux majeurs financée à court terme incluant les intérêts capitalisés.
SHQ propriétaire :
Lorsque la SHQ est propriétaire des actifs immobilisés, les avances de fonds reçues de la SHQ en cours d’année sont présentées par voie de notes aux états financiers. Ces montants correspondent à la somme des travaux majeurs financée à court terme incluant les intérêts capitalisés.
21200 – Créditeurs
Les sommes dues aux fournisseurs autres que celles dues à la SHQ et à la municipalité.
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Section Exp. Chap. Section Sujet
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Description des comptes 05-04-2013 3
Les salaires nets à payer et les comptes de remises aux gouvernements et à d’autres organismes pour les déductions à la source et la part de l'employeur dans les différentes charges sociales.
Les frais courus, autres que ceux décrits auparavant, facturés mais non payés, comme les taxes scolaires, les honoraires professionnels, etc. Lorsque la facture fait état d'intérêts courus, ces derniers doivent figurer comme tels dans le bilan.
21500 – Revenus de location perçus d’avance
Les loyers perçus d'avance et les autres revenus de location reçus dans l'exercice financier, mais qui ont trait à l'exercice suivant.
21600 – Retenues sur contrats
Les dépôts sur soumissions reçus par l'organisme dans le cours de ses activités et les retenues effectuées, mais non remboursées sur les contrats accordés pour chacun des projets.
22000 – Passif à long terme
22200 – Dette à long terme
Office propriétaire : (ensemble immobilier catégorie 155)
Le solde de la dette à long terme, contracté auprès de la SHQ ou de tout autre prêteur à long terme autorisé, sur des immobilisations comprenant les hypothèques et les travaux majeurs capitalisés (incluant les intérêts capitalisés), pour les ensembles immobiliers dont l'organisme est propriétaire.
SHQ propriétaire :
Le solde de la dette à long terme contracté pour les ensembles immobiliers dont la SHQ est propriétaire doit être présenté par voie de notes aux états financiers.
23000 – Réserves
23600 – Réserve d’autogestion
Cette réserve est pourvue annuellement d’un montant équivalant au moindre entre les économies réalisées dans l’enveloppe administration-conciergerie-entretien et 1 % de ladite enveloppe au budget approuvé.
L’utilisation doit être conforme aux directives inscrites au chapitre C, section 2, sujet 1.
24000 – Solde des contributions
24100 – Solde des contributions – Déficit d’exploitation
Pour les organismes subventionnés selon le déficit d'exploitation, on présente le solde des contributions distinctement pour chaque ensemble immobilier en
GESTION DU LOGEMENT SOCIAL
Section Exp. Chap. Section Sujet
Le cadre comptable I C 1 3 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Description des comptes 05-04-2013 4
prenant soin de distinguer la part de la SHQ (24110) et de la municipalité (24120).
Les transactions relatives à l'exercice en cours déterminent le solde de la contribution de l'exercice, lequel est constitué du déficit d'exploitation, des versements par la SHQ et la municipalité et des remboursements à la SHQ et à la municipalité.
Les transactions relatives aux exercices antérieurs déterminent le solde de la contribution des exercices antérieurs, lequel est constitué des redressements du solde de début, des versements par la SHQ et la municipalité et des remboursements à la SHQ et à la municipalité.
24200 - Solde des contributions - Supplément au loyer
Pour les organismes administrant du Supplément au loyer, on présente le solde des contributions en prenant soin de distinguer la partie de la SHQ (24230) et de la municipalité (24240). (Se référer au Guide de gestion – Programme de supplément au loyer).
25000 - Avoir
25300 - Solde du fonds
Les surplus créés par des dons de meubles et d'immeubles reçus par l'organisme, évalués à la valeur marchande lors de leur réception et l'ensemble des biens acquis à même les revenus.
DESCRIPTION DES COMPTES DE L’ÉTAT DES RÉSULTATS
Revenus 50000 - REVENUS
Revenus de location et autres
51000 - Revenus de location et autres
51600 - Loyers et revenus de location
51612 - Loyers
Les revenus provenant de la location des logements et des chambres.
51622 - Revenus d’électricité domestique
Les montants perçus pour l'électricité domestique et l'utilisation d'un climatiseur en vertu du Règlement sur les conditions de location des logements à loyer modique.
51632 - Autres revenus de location résidentielle
Les revenus des stationnements, y compris ceux découlant de l'utilisation des prises de courant, le tout conformément au Règlement sur les conditions de location des logements à loyer modique en vigueur.
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51652 - Créances irrécouvrables - Net
Les créances recouvrées au cours de l'exercice et qui avaient été jugées non recouvrables dans les exercices antérieurs.
Les créances considérées comme irrécouvrables en fin d'exercice malgré l'exécution des actes normaux de recouvrement et/ou les créances douteuses considérées comme des pertes probables par une résolution du conseil d'administration.
La comptabilisation des créances irrécouvrables – Net doit être conforme à la directive inscrite au chapitre C, section 2, sujet 2.
51662 - Location des espaces non résidentiels
Les revenus de location (à bail ou non) provenant de locaux pour bureau, de commerces, de salles ou de droits d’usage pour antennes commerciales faisant partie de l’ensemble immobilier.
51800 - Autres revenus
51861 - Revenus d’intérêts
Les revenus provenant de dépôts à terme ou d'autres placements temporaires.
51863 - Revenus perçus - Centre de services
Les revenus perçus en tant que centre de services pour les services rendus sur un territoire défini par la SHQ.
51864 - Revenus divers
Les revenus provenant des services aux usagers soit les laveuses, les sécheuses, les machines distributrices et tous les autres appareils de même nature.
51866 - Revenus - Récupération des dépenses de sinistre (poste utilisé seulement aux états financiers)
Toute somme que l’office a réussi à récupérer de l’assureur d’un locataire à la suite d’un sinistre. Les autres sommes récupérées d’un assureur (par exemple de l’assureur d’un entrepreneur pour dommages matériels) devront être comptabilisées au poste 51868 – Revenus extraordinaires.
51867 - Revenus - Subventions autres que la SHQ (actif depuis 2012)
Tous les revenus de subventions autres que celles de la SHQ devront être comptabilisés dans ce poste. Ex. : Centre de santé et de services sociaux, autre ministère ou organisme.
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Section Exp. Chap. Section Sujet
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À partir de 2012, la subvention d’Hydro-Québec relativement aux travaux majeurs doit être soustraite de la catégorie des travaux couverts par les postes 64400 et 64500.
51868 - Revenus extraordinaires
Les revenus non susceptibles de se reproduire dans le cours normal des activités d'un organisme, notamment la disposition de biens meubles, un remboursement d’impôts municipaux ou de taxes scolaires payés en trop ou tout autre revenu d'exception.
Dépenses 60000 - DÉPENSES
Administration 61000 - Administration
61100 - Administration - Ressources humaines
61111 - Salaires - Ressources humaines à l’administration
Les salaires du personnel permanent, les montants forfaitaires, les rémunérations pour les heures supplémentaires, les remboursements d'avantages sociaux, les salaires du personnel occasionnel et les primes et autres rémunérations pour le personnel administratif tel que la directrice ou le directeur, la secrétaire ou le secrétaire, la préposée ou le préposé à la comptabilité et les employés de bureau.
61112 - Salaires - Personnel à la sélection/location
Les salaires du personnel permanent, les montants forfaitaires, les rémunérations pour les heures supplémentaires, les remboursements d'avantages sociaux, les salaires du personnel occasionnel et les primes et autres rémunérations pour le personnel préposé à la sélection des locataires et à la location des logements.
61113 - Salaires - Contremaîtres et autres
Les salaires du personnel permanent, les montants forfaitaires, les remboursements d'avantages sociaux, les salaires du personnel occasionnel et les primes et autres rémunérations pour le personnel de gestion des immeubles.
61131 - Avantages sociaux - Ressources humaines à l'administration
La contribution de l'employeur aux avantages sociaux des salariés visés au poste 61111. Cette contribution porte sur l'assurance-emploi, le Régime de rentes du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, le Fonds des
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services de santé, les régimes d'assurance collective et les régimes supplémentaires de rentes.
61132 - Avantages sociaux - Personnel à la sélection / location
La contribution de l'employeur aux avantages sociaux des salariés visés au poste 61112. Cette contribution porte sur l'assurance-emploi, le régime de rentes du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, le Fonds des services de santé, les régimes d'assurance collective et les régimes supplémentaires de rentes.
61133 - Avantages sociaux - Contremaîtres et autres
La contribution de l'employeur aux avantages sociaux des salariés visés au poste 61113. Cette contribution porte sur l'assurance-emploi, le régime de rentes du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, le Fonds des services de santé, les régimes d'assurance collective et les régimes supplémentaires de rentes.
61200 - Frais généraux d'administration
61202 - Frais des comités de secteur et du comité consultatif de résidants (CCR)
Les frais de déplacement et de garde encourus par les locataires membres des comités de secteur et du comité consultatif de résidants lorsqu’ils assistent aux réunions de ces comités; pour chacun des comités, ces frais sont remboursables jusqu’à un maximum de six rencontres.
61212 - Déplacements et séjours
Les frais de déplacement et de séjour du personnel administratif dans l'exercice de ses fonctions et ceux relatifs à la participation et à l'inscription à un colloque ou à un congrès.
61222 - Formation
Le coût du recrutement, de la formation et du perfectionnement du personnel à l'administration, à la conciergerie et à l'entretien. Sont aussi comptabilisés à ce poste, les coûts de formation offerts par le Centre de formation et de perfectionnement des offices d’habitation (CFPO). N. B. Ce compte exclut les frais de formation engagés pour la mise en place de nouveaux systèmes informatiques développés par la COGIWEB. Ces frais doivent être comptabilisés dans le compte « 61453 - Frais de formation - Nouveaux systèmes ».
61232 - Frais du conseil d'administration
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Les dépenses de fonctionnement engagées par les membres du conseil d'administration dans l'exercice de leurs fonctions tels les frais de déplacement, de séjour et les autres dépenses effectuées pour réunir les membres lors d'assemblées statutaires ou extraordinaires.
61252 - Frais de vérification
Les honoraires professionnels pour la vérification annuelle et la production des états financiers audités.
61262 – Communication
Les dépenses de communication liées au téléphone, au télécopieur, aux téléavertisseurs, à la poste, à la location d'une case postale, aux avis publics et à la publicité.
61272 - Location/aménagement de bureau
Les frais de location de locaux pour bureaux y compris l'entretien effectué par du personnel externe ainsi que les frais de déménagement et ceux liés à l’aménagement de ces locaux.
61275 - Achat/location de matériel et d'équipement de bureau
Les frais d'acquisition, de location, d'entretien et de réparation du mobilier et de l’équipement de bureau ainsi que les dépenses de papeterie et de fournitures de bureau.
61282 - Intérêts et frais bancaires
Les frais bancaires tels que les intérêts sur une marge de crédit autorisée par la SHQ et les charges administratives facturées par les institutions financières. Toute demande de marge de crédit doit être acheminée au conseiller en gestion, qui verra à obtenir l’autorisation appropriée à la SHQ.
61292 - Honoraires professionnels et de services
Les honoraires des professionnels pour des dossiers à caractère administratif.
61400 - Frais informatiques
61413 - Contribution à la COGIWEB
La cotisation versée par un office à la COGIWEB, pour l'entretien et la réparation des logiciels.
61433 - Contrats d'entretien, de réparation d'équipement et de service Internet
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Les frais liés à l'entretien et à la réparation d’équipement informatique et des logiciels ainsi que les frais mensuels liés au service Internet.
61443 - Achat/location de matériel informatique et développement de systèmes
Les frais d'acquisition ou de location à terme d'équipement informatique ou de logiciels. Les frais de développement de nouveaux systèmes ou d'analyses diverses relatives à l'exécution de travaux informatiques, y compris le développement du module du bilan de santé.
61453 - Frais de formation - Nouveaux systèmes
Les frais de formation payés lors de l’implantation d’un nouveau système informatique développé par la COGIWEB.
61500 - Régularisations - Administration
61514 - Frais d'exploitation, de conciergerie et d'entretien
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte créditeur sert à l'application des formules de changement d’imputation.
61524 - Frais d'administration du PSL
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte créditeur sert à l'application des formules de changement d’imputation.
61534 - Frais de livraison du PSL
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte créditeur sert à l'application des formules de changement d’imputation.
61544 - Ajustements des années antérieures
Les ajustements, en plus ou en moins, se rapportant aux frais déjà comptabilisés dans la fonction 61000 - Administration au cours des années antérieures.
61700 - Frais d’administration non récurrents
61742 - Cotisations à une association
La cotisation versée au Regroupement des offices d’habitation du Québec (ROHQ).
Sont exclus certains organismes qui représentent des personnes plutôt que
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d’autres organismes, comme l’ADOHQ, le FRAPRU, les centrales syndicales, etc. Les frais d’adhésion à ces associations, regroupements ou fédérations ainsi que les frais d’inscription à des bulletins d’information doivent plutôt être comptabilisés dans l’enveloppe « Administration, conciergerie et entretien ».
61747 - Dépenses reliées aux regroupements
Les dépenses liées aux regroupements ayant un caractère non récurrent et qui ne peuvent pas être assumées par l’enveloppe « administration-conciergerie-entretien » sont comptabilisées à ce poste.
Ces dépenses peuvent inclure des frais de communication, des frais informatiques, des honoraires professionnels, des indemnités de départ et le remboursement des dépenses engagées par le conseil d’administration provisoire.
61749 - Autres dépenses
Dépenses de nature non récurrente ayant un caractère exceptionnel. Si vous inscrivez un montant à ce poste, vous devez fournir les détails relatifs à son utilisation.
61753 - Soutien à la clientèle
Dépenses engagées pour le soutien à la clientèle (ex. : salaire d'un intervenant social et communautaire, service d'aide aux devoirs). Pour connaître le montant maximal pouvant être utilisé, veuillez vous référer aux modalités d'application de la nouvelle norme décrite au chapitre C, section 2, sujet 1.
61758 - Dépenses engagées - Centre de services
Dépenses engagées en tant que centre de services afin de répondre aux besoins des organismes faisant partie de l'entente de services.
62000 À 66000 - EXPLOITATION
Conciergerie et entretien
62000 - Conciergerie/Entretien
62100 - Conciergerie/Entretien - Ressources internes
62114 - Salaires - Conciergerie/Entretien - Ressources internes
Les salaires du personnel permanent, les montants forfaitaires, les rémunérations pour les heures supplémentaires, les remboursements d'avantages sociaux, les salaires du personnel occasionnel et les primes et autres rémunérations pour le personnel affecté à la conciergerie et à l'entretien régulier et préventif des ensembles immobiliers.
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62134 - Avantages sociaux - Conciergerie/Entretien - Ressources internes
La contribution de l'employeur aux avantages sociaux des salariés visés au poste 62114. Cette contribution porte sur l'assurance-chômage, le Régime de rentes du Québec, la Commission de santé et de sécurité au travail, le Fonds des services de santé, les régimes d'assurance collective, les régimes supplémentaires de rentes et la cotisation au Comité paritaire liée au décret sur le personnel d’entretien d’édifices publics.
62154 - Entretien du terrain
Le coût de la main-d’œuvre pour le nettoyage et l'entretien des aires de stationnement et de circulation automobile, pour l'entretien, le nettoyage, le déglaçage et le sablage des allées piétonnières, pour l'entretien des arbres et arbustes, l'ensemencement, le nettoyage et la coupe du gazon et pour l'entretien des clôtures, des remises et des équipements extérieurs et récréatifs.
62161 - Conciergerie non spécialisée
Le coût de la main-d’œuvre pour les travaux de conciergerie non spécialisée.
62164 - Entretien des logements
Le coût de la main-d’œuvre pour les travaux de conciergerie effectués dans les logements. Ces travaux se rapportent principalement à l'entretien des portes, des planchers, des plafonds, des murs, des armoires, des comptoirs et exceptionnellement, à des travaux de peinture à l'intérieur des aires privées.
62174 - Entretien des bâtiments
Le coût de la main-d’œuvre pour les travaux de conciergerie effectués à l’intérieur et à l’extérieur des bâtiments. Ces travaux se rapportent principalement à l'entretien courant et à la peinture des aires communes tels la salle communautaire, les espaces de rangement, la buanderie, les couloirs, les halls et les ateliers.
62300 - Conciergerie/Entretien - Ressources matérielles, autres contrats
62312 - Déplacements et séjours
Les frais de déplacement et de séjour du personnel affecté à l'entretien et à la conciergerie des ensembles immobiliers dans l'exercice de ses fonctions.
62321 - Fournitures et matériaux
Le coût des fournitures, des matériaux, des outils et des petits équipements nécessaires aux activités de conciergerie, d'entretien et de peinture des
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ensembles immobiliers pour les travaux exécutés par le personnel de l'organisme ou par des contractuels, décrits à la sous-fonction 62100.
62331 - Entretien du matériel roulant
L'entretien et la réparation du matériel roulant, y compris l'essence, les pièces, la main-d’œuvre, les permis et les assurances.
La location temporaire de petits équipements tels que les tondeuses à gazon, les souffleuses à neige, les polisseuses et les laveuses à plancher, les aspirateurs, les émondoirs, les chariots, les plates-formes et les véhicules à moteur comme les camions et les tracteurs.
62341 - Déneigement
Le déneigement des stationnements et des aires de circulation automobile.
62351 - Enlèvement des ordures ménagères
Le coût des contrats de l'enlèvement des ordures en sus des services généralement couverts par les impôts municipaux.
62361 - Conciergerie spécialisée
Le coût des contrats de conciergerie spécialisée, y compris la main-d’œuvre et le matériel relatifs aux dépenses spécialisées telles que le lavage de vitres extérieures lorsqu’elles ne sont pas accessibles par l'intérieur et qu'un équipement d'appoint est requis, l'émondage des arbres et la fumigation.
62371 - Sécurité
Les montants versés à une association de locataires ou à une firme spécialisée pour la surveillance des immeubles.
62384 - Entretien des systèmes et des appareils
Le coût de menus travaux d’entretien régulier (réparation mineure) pour les systèmes de chauffage, de ventilation, de plomberie, d'électricité, de sécurité et les appareils domestiques.
62389 - Entretien des ascenseurs
Le coût des contrats comprenant la main-d’œuvre et le matériel pour l'inspection, l'entretien et la réparation des ascenseurs.
62392 - Honoraires professionnels et de service
Les honoraires professionnels liés à des travaux d'entretien ou à des réclamations particulières.
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62400 - Contrats d’entretien
62464 - Entretien sur les logements (inactif depuis 2012)
Le coût des contrats, comprenant la main-d’œuvre et le matériel pour la réparation des logements et l'adaptation partielle de logements pour personnes handicapées.
62474 - Entretien sur les bâtiments (inactif depuis 2012)
Le coût des contrats, comprenant la main-d'œuvre et le matériel pour des travaux relatifs à la peinture extérieure et aux éléments structuraux et architecturaux de l'immeuble.
62484 - Entretien des systèmes
Le coût des contrats pour l’inspection et l’entretien des systèmes de chauffage, de ventilation, de plomberie, d'électricité et de sécurité. S’ajoute à ces dépenses le coût qu’un organisme assume pour des tests d’évaluation de la qualité de l’eau potable et l’entretien des puits artésiens et des fosses septiques.
62494 - Acquisition/location d'équipement d'entretien et de matériel roulant
Le coût d'acquisition ou de location à terme d'équipement d'entretien pour les tondeuses à gazon, les souffleuses à neige, les polisseuses, les laveuses à plancher, les aspirateurs, les émondoirs ainsi que du matériel roulant comme les camions et les tracteurs.
62498 - Frais de CS - Travaux majeurs
Dépenses engagées et facturées par le centre de services, y compris celles relatives au bilan de santé, pour les autres services touchant les travaux majeurs couverts dans une entente avec le centre de services.
62500 - Régularisations - Conciergerie/Entretien
62551 - Frais de conciergerie et d'entretien à répartir
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte créditeur sert à l'application des formules de changement d’imputation.
62561 - Frais de conciergerie répartis
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte sert à l'application des formules d'imputation.
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62571 - Frais d'entretien répartis
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte sert à l'application des formules d'imputation.
62581 - Ajustements des années antérieures - Exploitation
Les ajustements, en plus ou en moins, se rapportant aux frais déjà comptabilisés dans les fonctions autres que 61000 - Administration au cours des années antérieures.
Réserve d’autogestion
62600 - Contribution à la réserve d’autogestion
62631 - Contribution à la réserve d’autogestion
Les économies annuelles observées dans l’enveloppe administration-conciergerie-entretien. Ces économies représentent l’écart annuel entre les états financiers et le budget pour ladite enveloppe. (Voir le chapitre C, section 2, sujet 1).
62700 - Opérations liées à la réserve d’autogestion (le montant inscrit à ce poste doit toujours être égal à zéro)
62731 - Utilisation de la réserve (montant négatif)
Ce poste créditeur sert à comptabiliser les montants transférés de la réserve d’autogestion figurant dans le bilan.
62777 - Dépenses financées à même la réserve (montant positif)
Les dépenses financées par la réserve sont inscrites à ce poste.
Énergie, taxes assurances et
sinistres
63000 - Énergie, taxes, assurances et sinistres
63100 - Énergie
63123 - Électricité
Le coût de la consommation d'électricité domestique et du chauffage.
63143 - Combustible
Le coût du combustible utilisé pour le chauffage, les chauffe-eau et les appareils domestiques.
63183 - Mesures de conservation d'énergie (inactif depuis 2012)
Le coût de mesures de conservation d'énergie tels que les salaires du personnel affecté exclusivement au programme de gestion de l'énergie, l'équipement et le
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matériel nécessaires à l'application de ces mesures, les honoraires professionnels versés à une firme ou à un contractuel, les contrats signés avec des entrepreneurs pour réaliser des travaux, les mensualités sur les emprunts contractés pour exécuter des travaux et les revenus de toutes natures provenant du partage de coûts avec d'autres organismes ou de subventions particulières découlant de l'application de ces mesures.
Pour 2012, se référer au chapitre C, section 2, sujet 5 pour la comptabilisation des dépenses engagées pour la conservation d’énergie.
63700 - Taxes
63713 - Impôt foncier municipal
Le montant de l'impôt foncier municipal, y compris les taxes d'améliorations locales et les taxes de services (eau, enlèvement des ordures et de la neige).
63723 - Impôt foncier scolaire
Le montant de l'impôt foncier scolaire.
63800 - Assurances et sinistres
63813 - Primes d'assurance
Les primes versées pour l'assurance responsabilité civile et la fidéjussion (assurance 3D).
63823 - Frais de sinistres partageables avec les municipalités
Les frais associés à la réparation de dommages causés par un sinistre et partageables avec les municipalités. Ces sommes représentent les premiers 50 000 $ déboursés pour un sinistre.
63833 - Frais de sinistres non partageables
Les frais associés à la réparation de dommages causés par un sinistre et non partageables avec les municipalités. Ces sommes représentent des déboursés excédant 50 000 $ pour un sinistre.
Remplacement, amélioration et modernisation
64000 - Remplacement, amélioration et modernisation (RAM)
Ces dépenses doivent être prévues dans le plan pluriannuel d’interventions (PPI) et approuvées par la SHQ. De plus, la « Politique de capitalisation des immobilisations » doit être appliquée afin de séparer les dépenses de nature capitalisable de celles non capitalisables.
64400 - Remplacement, améliorations et modernisation - Capitalisé
64452 - Immeuble - C
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Ce poste inclut les dépenses relatives aux murs de fondation, au système de drainage des fondations, aux dalles sur le sol, aux pieux et aux radiers, aux fosses d’ascenseurs, au vide sanitaire, aux planchers du bâtiment, aux murs mitoyens et porteurs (intérieurs et extérieurs), aux poutres, aux colonnes, aux balcons, aux escaliers extérieurs et aux échelles d’issues de secours, aux parements et aux murs extérieurs ainsi qu’aux portes et aux fenêtres extérieures, à la couverture du toit et à l’entretoit, aux gouttières, à l’accès au toit, à l’isolation et à la ventilation du comble.
64454 - Terrain - C
Ce poste concerne les dépenses relatives aux aires de stationnement et à leur accès, aux allées piétonnières, aux escaliers et aux rampes extérieurs, aux terrasses et aux dalles extérieures, aux murs de soutènement, aux remises et à l’aménagement paysager. Il comprend aussi les dépenses relatives à l’alimentation municipale en eau, aux puits artésiens, aux égouts sanitaire et pluvial, à la distribution électrique et à l’éclairage des lieux.
64474 - Bâtiment - C
Ce poste inclut les dépenses relatives aux cloisons et aux portes intérieures, à la signalisation et aux boîtes aux lettres, aux escaliers et aux mains courantes, à la peinture intérieure (murs, plafonds, portes), à la finition des planchers et au stationnement intérieur, ainsi que les dépenses relatives aux ascenseurs, aux plates-formes et aux vide-ordures, aux appareils sanitaires communs aux occupants, à la distribution de l’eau, au système de traitement, au chauffe-eau, au drainage, aux pompes et aux évents, à l’approvisionnement de la chaudière (mazout, gaz), aux radiateurs et aux plinthes, aux cheminées, au système d’alimentation et de distribution d’air et au climatiseur.
De plus, ce poste comprend les dépenses relatives aux gicleurs, aux boyaux d’incendie et aux extincteurs, aux entrées électriques et aux compteurs, au câblage, aux appareils d’éclairage du bâtiment, au système de détection et d’alarme-incendie, au système de communication (antenne, caméra, etc.), à la génératrice et à l’équipement de buanderie, de services alimentaires, d’entretien, d’aspirateur central, d’ameublement et de décoration. 64478 - Logements - C
Ce poste concerne les dépenses relatives aux lavabos, aux toilettes, à la robinetterie et aux accessoires de salle de bains, à la ventilation et à l’éclairage, aux armoires, à l’évier, au comptoir et à la hotte de cuisine, aux portes intérieures, aux finis de plancher, à la plomberie et à l’électricité à l’intérieur du logement, au chauffage électrique et à la télécommunication (téléviseur,
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téléphone, etc.).
64492 - Honoraires professionnels - C
Ce poste comprend les frais de service professionnels (ex. : architecte ou ingénieur) payés pour la planification et la réalisation de travaux majeurs. Il peut aussi inclure tout honoraire de centre de services découlant de services professionnels rendus, à l’exception des frais prévus dans l’entente signée entre l’organisme et le centre de services comptabilisés au poste 62498 – Frais de CS – Travaux majeurs.
64493 - Intérêts capitalisés sur le budget RAM de l’année en cours
Ce poste comprend les frais d’intérêts payés pendant l’année des travaux sur les sommes engagées pour l’exécution de travaux majeurs capitalisés durant la période de financement à court terme.
64498 - Désimputation RAM - C (actif en 2013)
Ce poste est utilisé afin de soustraire les travaux majeurs capitalisés (RAM-C) du déficit.
64500 - Remplacement, amélioration, modernisation - Dépenses - D
64552 - Immeuble - D
Ce poste inclut les dépenses relatives aux murs de fondation, au système de drainage des fondations, aux dalles sur le sol, aux pieux et aux radiers, aux fosses d’ascenseurs, au vide sanitaire, aux planchers du bâtiment, aux murs mitoyens et porteurs (intérieurs et extérieurs), aux poutres, aux colonnes, aux balcons, aux escaliers extérieurs et aux échelles d’issues de secours, aux parements et aux murs extérieurs ainsi qu’aux portes et aux fenêtres extérieures, à la couverture du toit et à l’entretoit, aux gouttières, à l’accès au toit, à l’isolation et à la ventilation du comble.
64554 - Terrain - D
Ce poste concerne les dépenses relatives aux aires de stationnement et à leur accès, aux allées piétonnières, aux escaliers et aux rampes extérieurs, aux terrasses et aux dalles extérieures, aux murs de soutènement, aux remises et à l’aménagement paysager. Il comprend aussi les dépenses relatives à l’alimentation municipale en eau, au puits artésien, aux égouts sanitaire et pluvial, à la distribution électrique et à l’éclairage des lieux.
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64556 - Décontamination de terrain - D (actif en 2012) Ce poste doit inclure tous les frais directement rattachés à la réhabilitation d’un terrain contaminé, tel que les frais liés aux études, aux plans et devis, les coûts de nettoyage (fourniture et main-d’œuvre), les frais de déplacement et de disposition d’équipement ou de biens contaminés ou contaminants, les dépenses engagées après la réhabilitation du terrain et pour le suivi et l’entretien qui découlent de sa contamination. Les honoraires professionnels liés à la décontamination de terrain doivent être comptabilisés à ce poste. Ils ne doivent pas être comptabilisés au poste 64592 – Honoraires professionnels - D.
64574 - Bâtiment - D
Ce poste inclut les dépenses relatives aux cloisons et aux portes intérieures, à la signalisation et aux boîtes aux lettres, aux escaliers et aux mains courantes, à la peinture intérieure (murs, plafonds, portes), à la finition des planchers et au stationnement intérieur, ainsi que les dépenses relatives aux ascenseurs, aux plates-formes et aux vide-ordures, aux appareils sanitaires communs aux occupants, à la distribution de l’eau, au système de traitement, au chauffe-eau, au drainage, aux pompes et aux évents, à l’approvisionnement de la chaudière (mazout, gaz), aux radiateurs et aux plinthes, aux cheminées, au système d’alimentation et de distribution d’air et au climatiseur.
De plus, ce poste comprend les dépenses relatives aux gicleurs, aux boyaux d’incendie et aux extincteurs, aux entrées électriques et aux compteurs, au câblage, aux appareils d’éclairage du bâtiment, au système de détection et d’alarme-incendie, au système de communication (antenne, caméra, etc.), à la génératrice et à l’équipement de buanderie, de services alimentaires, d’entretien, d’aspirateur central, d’ameublement et de décoration.
64578 - Logements - D Ce poste concerne les dépenses relatives aux lavabos, aux toilettes, à la robinetterie et aux accessoires de salle de bains, à la ventilation et à l’éclairage, aux armoires, à l’évier, au comptoir et à la hotte de cuisine, aux portes intérieures, aux finis de plancher, à la plomberie et à l’électricité à l’intérieur du logement, au chauffage électrique et à la télécommunication (téléviseur, téléphone, etc.).
64592 - Honoraires professionnels - D Ce poste comprend les frais de service professionnels (ex. : architecte ou
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Le cadre comptable I C 1 3 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Description des comptes 05-04-2013 19
ingénieur) payés pour la planification et la réalisation de travaux majeurs. Il peut aussi inclure tout honoraire de centre de services découlant de services professionnels rendus, à l’exception des frais prévus dans l’entente signée entre l’organisme et le centre de services comptabilisés au poste 62498 - Frais de CS - Travaux majeurs.
64594 - Frais de relocalisation Ce poste concerne les sommes versées aux locataires ou les frais assumés lors de l’évacuation du locataire de son logement pendant plus d’une journée.
Financement 65000 - Financement/Contrepartie SHQ
65700 - Intérêts
65721 - Intérêts sur avances temporaires
Les intérêts sur les avances temporaires en regard d’emprunts à court terme contractés pour la réalisation de travaux majeurs capitalisés d’un ensemble immobilier.
65731 - Intérêts sur emprunts à court terme
Les intérêts sur des emprunts temporaires lors du refinancement d'un ensemble immobilier en exploitation.
65751 - Intérêts sur la dette à long terme
Les intérêts sur la dette à long terme de l'ensemble immobilier.
65761 - Intérêts sur la dette à long terme - RAM capitalisé
Les intérêts sur la dette à long terme en regard d’emprunts contractés pour la réalisation de travaux majeurs capitalisés d’un ensemble immobilier.
65800 - Amortissement
65851 - Amortissement de la dette à long terme
La partie « capital » du remboursement de la dette à long terme de l'ensemble immobilier.
65861 - Amortissement de la dette à long terme - RAM capitalisé
La partie « capital » du remboursement de la dette à long terme liée aux travaux majeurs capitalisés d’un ensemble immobilier.
65900 - Autres frais
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Le cadre comptable I C 1 3 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Description des comptes 05-04-2013 20
65981 - Frais de refinancement
Les frais de refinancement de la dette obligataire de l'ensemble immobilier et les honoraires encourus pour administrer les obligations émises sur le marché privé concernant l'ensemble immobilier.
65991 - Rentes emphytéotiques/Frais de copropriété
Les versements de rentes emphytéotiques effectués au cours de l'exercice financier et les frais de copropriété assumés par l'organisme pour gérer l'ensemble immobilier.
Services à la clientèle
66000 - Services à la clientèle
66900 - Services désignés à la clientèle
66916 - Subventions aux associations de locataires et assurance responsabilité civile pour les activités en HLM
Les montants des subventions accordés aux associations reconnues de locataires incluant la prime d’assurance responsabilité civile de 0,50 $/locataire/année pour les activités communautaires et sociales réalisées en HLM.
66921 - Activités communautaires et sociales
Toute dépense engagée pour réaliser des activités communautaires et sociales. Pour connaître le montant pouvant être utilisé, veuillez vous référer aux modalités d’application de la nouvelle norme décrite au chapitre C, section 2, sujet 1.
66926 - Frais de déménagement
Les frais payés à un locataire lors d'un déménagement effectué à la demande de l'organisme.
66936 - Frais d'exploitation services à la clientèle
Réservé à l'usage de la SHQ, ce compte sert à l'application des formules d'imputation.
67000 - Frais des autres programmes
Pour le Programme de supplément au loyer (PSL), se référer au Guide de gestion – Programme de supplément au loyer.
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Éléments de base 05-04-2013 1
Le cadre budgétaire représente l'ensemble des éléments qui supportent l'élaboration des prévisions budgétaires.
Ces éléments sont :
Norme globale - Enveloppe
Normes spécifiques - Postes
Budget
NORME GLOBALE – ENVELOPPE
Enveloppe budgétaire
En conformité avec les orientations gouvernementales en matière de décentralisation et de rationalisation des dépenses, la SHQ introduit l'enveloppe budgétaire, communément appelée l'enveloppe administration-conciergerie-entretien (ACE,) pour permettre aux organismes de gérer selon leurs priorités.
Cette enveloppe comprend les postes des sous-fonctions 61100, 61200, 62100 et 62300.
Voici les postes de l’enveloppe :
61100 - Administration - Ressources humaines
61111 - Salaires - Ressources humaines à l'administration; 61112 - Salaires - Personnel à la sélection/location; 61113 - Salaires - Contremaîtres et autres; 61131 - Avantages sociaux - Ressources humaines à l'administration; 61132 - Avantages sociaux - Personnel à la sélection/location; 61133 - Avantages sociaux - Contremaîtres et autres.
61200 - Frais généraux d'administration
61202 - Frais des comités de secteur et des comités consultatifs de résidants 61212 - Déplacements et séjours; 61222 - Formation; 61232 - Frais du conseil d'administration; 61252 - Frais de vérification; 61262 - Communication; 61272 - Location/aménagement de bureau; 61275 - Achat/location de matériel et d'équipement de bureau; 61282 - Intérêts et frais bancaires; 61292 - Honoraires professionnels et de services.
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Éléments de base 05-04-2013 2
62100 - Conciergerie/Entretien - Ressources internes
62114 - Salaires - Conciergerie/Entretien - Ressources internes; 62134 - Avantages sociaux - Conciergerie/Entretien - Ressources internes; 62154 - Entretien du terrain; 62161 - Conciergerie non spécialisée; 62164 - Entretien des logements; 62174 - Entretien des bâtiments.
62300 - Conciergerie/Entretien - Ressources matérielles, autres contrats
62312 - Déplacements et séjours; 62321 - Fournitures et matériaux; 62331 - Entretien du matériel roulant; 62341 - Déneigement; 62351 - Enlèvement des ordures ménagères; 62361 - Conciergerie spécialisée; 62371 - Sécurité; 62384 - Entretien des systèmes et des appareils; 62389 - Entretien des ascenseurs; 62392 - Honoraires professionnels et de services.
Ventilation des enveloppes
L'organisme doit répartir le montant alloué pour l’enveloppe entre les postes de celle-ci selon ses besoins tout en respectant certaines restrictions que nous présentons ci-dessous.
Ressources humaines
Pour les ressources humaines (61100, 62100), la politique salariale présentée au chapitre D, Gestion des ressources humaines, doit être respectée.
Frais généraux d’administration
(2004-01-01)
Pour les frais généraux d’administration (61200), les postes 61212 « Déplacements et séjours » et 61222 « Formation » doivent respecter les directives énoncées au chapitre D, Gestion des ressources humaines. Pour le poste 61232 « Conseil d'administration », la limite s’établit à 1 727 $ pour les offices de 100 à 999 logements et à 2 600 $ pour ceux de 1 000 logements et plus. Au poste 61272 « Location/aménagement de bureau », la limite est fixée à 942 $.
Ressources matérielles
Pour les ressources matérielles à la conciergerie et à l'entretien, il n'y a aucune restriction sur la ventilation du montant. Les frais de déplacement et de séjour doivent respecter la directive énoncée au chapitre D, Gestion des ressources humaines.
Transferts À l'intérieur de l’enveloppe, les transferts entre les postes sont permis, à moins que des restrictions aient été identifiées.
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Éléments de base 05-04-2013 3
Calcul de l’enveloppe
Pour l’exercice 2012, l’enveloppe est déterminée à partir de celle approuvée au budget 2011, majorée d’un taux d’indexation de 1,8 %.
Pour l’exercice 2013, l’enveloppe est déterminée à partie de celle approuvée au budget 2012, majorée d’un taux d’indexation de 2,1 %.
Le taux est établi à partir d’une pondération du taux d’indexation utilisé par le Secrétariat du conseil du trésor pour les programmes et du taux d’augmentation des salaires.
NORMES SPÉCIFIQUES – POSTES
Ces normes ne concernent que les postes budgétaires énumérés ci-dessous.
Contribution à la COGIWEB
61413 - Contribution à la COGIWEB
Le montant versé par les offices informatisés à la Corporation de gestion informatique des offices municipaux d'habitation (COGIWEB) qui soutient le développement de l'informatique dans le réseau des offices d’habitation. La contribution est fonction d’un coût unitaire par logement qui varie selon la nature des services utilisés.
61742 - Cotisation à une association
La cotisation versée au Regroupement des offices d’habitation du Québec (ROHQ) consiste en une cotisation unifiée regroupant les volets ROHQ, Service conseil en relations de travail et le Centre de formation et de perfectionnement des OMH. La cotisation s’établit selon la taille de l’office.
COTISATION PAR OH ANNÉE 2012
Taille (logements) $
6 à 19 348
20 à 99 582
100 à 249 2 325
250 à 499 4 650
500 à 999 6 976
1 000 et plus 12 788
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Éléments de base 05-04-2013 4
COTISATION PAR OH ANNÉE 2013
Taille (logements) $
6 à 19 365
20 à 99 611
100 à 249 2 441
250 à 499 4 882
500 à 999 7 325
1 000 et plus 13 427
Pour les offices de 500 logements et plus, un montant maximal de 0,50 $ par logement pourra être reconnu, sur demande et selon les besoins, en plus de la cotisation au ROHQ au poste 61742. Ce montant additionnel servira à couvrir les frais engagés par l'office pour être membre d'une association pouvant aider à la gestion du logement social, excluant certains organismes représentant des personnes tels l'Association des directeurs d’offices d’habitation du Québec (ADOHQ), le Front d'action populaire en réaménagement urbain (FRAPRU), les centrales syndicales, etc.).
61749 - Autres dépenses
Tarification horaire maximale des honoraires liés à la négociation des conventions collectives pour un négociateur selon les années d’expérience :
50 $/heure : moins de 5 années d’expérience;
70 $/heure : de 5 à 10 années d’expérience;
100 $/heure : 10 années d’expérience et plus.
Allocation budgétaire ponctuelle pour couvrir les frais de déplacement et de séjour excédentaires à l’enveloppe pour se rendre aux activités organisées (colloques, congrès, formations).
Seuls les offices de moins de 250 logements et moins peuvent bénéficier de cette allocation supplémentaire dont le calcul est établi en considérant un montant fixe par tranche de 100 km et couvrent les coûts de transport pour un véhicule et les repas et couchers pour deux participants selon la grille ci-contre. Rappelons que cette allocation hors enveloppe s’ajoute aux disponibilités prévues dans l’enveloppe « administration-conciergerie-entretien ».
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Éléments de base 05-04-2013 5
KM total (aller-retour)
Allocation supplémentaire
maximale ($)
0 à 99 50 100 à 199 100 200 à 299 150 300 à 399 225 400 à 499 500 500 à 599 525 600 à 699 575 700 à 799 700 800 à 899 950 900 à 999 1 000
1 000 à 1 099 1 125 1 100 à 1 199 1 150 1 200 à 1 299 1 425 1 300 à 1 399 1 450 1 400 à 1 499 1 575 1 500 et plus 1 600
Réserve d’autogestion
62631 - Contribution à la réserve d’autogestion
Un office d’habitation peut constituer une réserve d’autogestion. La contribution doit être calculée par l’organisme et demandée dans ses états financiers au poste 62631. Si une année la contribution n’a pas été demandée, elle ne peut être reportée à l’année suivante.
Les projets financés par cette réserve doivent éviter tout dédoublement par rapport aux services offerts par les autres réseaux d’organismes communautaires ou de services sociaux.
Calcul de la réserve
La réserve permet de conserver annuellement une partie des économies réalisées. Elle se constitue à l’état des résultats et se cumule au bilan. Le montant annuel maximum transférable à la réserve correspond au moindre entre :
la différence entre l’enveloppe ACE approuvée au budget et les sommes dépensées à même ladite enveloppe durant l’exercice;
1 % de l’enveloppe ACE.
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Éléments de base 05-04-2013 6
La contribution annuelle à la réserve est débitée au poste 62631 – Contribution à la réserve d’autogestion de l’état des résultats et la réserve est créditée au poste 23610 – Réserve d’autogestion du bilan.
Dépenses admissibles
Les montants engagés ne doivent pas excéder ceux cumulés dans la réserve au bilan. Toutes les dépenses sont admissibles à l’exception de celles qui sont relatives à l’organisation d’activités communautaires et sociales et à des ajustements salariaux. Ainsi, les montants contenus dans la réserve pourront être utilisés pour le soutien aux clientèles (engagement de ressources pouvant accompagner les clientèles, par exemple pour l’aide aux devoirs) ou l’achat d’une balançoire. Ces montants peuvent aussi être utilisés pour, par exemple, combler le dépassement de l’enveloppe ACE, si les dépenses sont admissibles, ou pour l’entretien supplémentaire des immeubles ou toute autre dépense non exclue.
Écritures comptables à effectuer
Constitution de la réserve :
Numéro de poste Nom du poste Débit Crédit
62631 Contribution à la réserve d’autogestion xx
23610 Réserve d’autogestion xx
Utilisation de la réserve :
Numéro de poste Nom du poste Débit Crédit
23610 Réserve d’autogestion xx
62731 Utilisation de la réserve xx
62777 Dépenses financées à même la réserve xx
11100 Encaisse xx
Primes d’assurance
63813 - Primes d'assurance
Concerne la prime versée pour une assurance en responsabilité civile. Cette prime est connue suite à un appel d'offres public et correspond à la facturation de l'assureur.
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Éléments de base 05-04-2013 7
Association des locataires
66916 - Subventions aux associations de locataires et assurance responsabilité civile pour les activités en HLM
Cette subvention versée aux associations de locataires est fixée à 17 $/logement. Pour obtenir celle-ci, l'association doit présenter une demande à l'organisme faisant état de l'utilisation de cette somme pour des activités communautaires. Cette somme inclut la prime d’assurance responsabilité civile de 0,50 $/logement/année pour les activités réalisées en HLM. Si l’office n’a pas d’association de locataires reconnue, il doit prévoir à son budget la somme de 0,50 $/logement/année pour couvrir la prime d’assurance responsabilité civile pour les activités en HLM.
Frais de déménagement
66926 - Frais de déménagement
Pour les déménagements imposés par l'organisme en vertu de l'article 1990 du Code civil du Québec, l'office doit accorder au ménage une allocation fixe de 400 $, pour couvrir les frais de déménagement tels le transport des biens, l'habillage des portes et fenêtres si elles ne sont pas de même dimension, le branchement aux services de téléphone et du câble ou toute autre dépense jugée essentielle et encourue dans le cadre du déménagement imposé.
BUDGET
Prévisions budgétaires
L'organisme doit soumettre à la SHQ, pour chaque exercice financier, des prévisions budgétaires pour l'organisme et pour chacun de ses ensembles immobiliers selon le modèle et les instructions fournis.
Résolutions Les résolutions émanant du conseil d'administration de l'organisme et du conseil municipal de la municipalité approuvant le budget devront être conservées par l’office et fournies, lorsque requises par la SHQ.
Date limite Le budget pour un exercice financier est envoyé par la SHQ au plus tard trois mois avant le début de l’exercice.
Application PPI L’organisme doit présenter à la SHQ, pour approbation, sa demande de budget pour le remplacement, l’amélioration et la modernisation (RAM) en utilisant l’application PPI, de préférence, avant l’approbation de son budget, soit en septembre.
Budget révisé Toute demande d’ajustement des sommes préapprouvées par la SHQ doit être soumise au conseiller en gestion pour analyse et approbation, s’il y a lieu, après le début de l’année financière, à l’exception des dépenses pour travaux majeurs RAM.
Subvention À la suite de l’approbation du budget par la SHQ, les résultats sont communiqués à l’organisme et servent à déterminer la subvention à recevoir pour l’exercice correspondant.
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Éléments de base 05-04-2013 8
SOUTIEN À LA CLIENTÈLE ET ACTIVITÉS COMMUNAUTAIRES ET SOCIALES
Ces normes remplacent l'utilisation du remboursement additionnel de la TPS (42,86 %).
Poste 61753 - Soutien à la clientèle
Somme permise : 22 $/logement/an
Dépenses admissibles : Salaire d'un intervenant, Service d'aide aux devoirs, etc.
Nous vous rappelons que les projets financés à ce poste doivent éviter tout dédoublement par rapport aux services offerts par les autres réseaux d'organismes communautaires ou de services sociaux.
Attention SI VOUS N'UTILISEZ PAS LES SOMMES DISPONIBLES DANS L'ANNÉE BUDGÉTAIRE, CELLES-CI SONT PERDUES. VOUS NE POUVEZ PAS CONSTITUER DE RÉSERVE.
Poste 66921 - Activités communautaires et sociales
Somme permise : 15 $/logement/an
Dépenses admissibles : Toute activité à caractère social tenue pour divertir les locataires.
Attention SI VOUS N'UTILISEZ PAS LES SOMMES DISPONIBLES DANS L'ANNÉE BUDGÉTAIRE, CELLES-CI SONT PERDUES. VOUS NE POUVEZ PAS CONSTITUER DE RÉSERVE.
Transfert entre postes comptables permis :
La somme inscrite au poste 66921 – Activités communautaires et sociales peut :
- Être transférée au soutien à la clientèle (poste 61753)
OU
- Être versée à l'association des locataires
Attention : Si la somme est versée à l'association des locataires, la dépense doit être comptabilisée au poste 66921.
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Cadre budgétaire I C 2 1 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Éléments de base 05-04-2013 9
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Cadre budgétaire I C 2 2 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Comptabilisation des créances irrécouvrables 05-04-2013 1
COMPTABILISATION DES CRÉANCES IRRÉCOUVRABLES – NET (POSTE 51652)
Le compte des créances irrécouvrables inclut les charges qui, après un certain délai et un niveau d’effort raisonnable consacré au recouvrement des sommes, ne pourront être remboursées par le locataire.
Si le locataire est en défaut de paiement, les écritures suivantes doivent être effectuées :
1.1 Locataire en défaut de paiement du loyer Inscription du loyer impayé Compte à recevoir @ Revenus-Loyer Après avoir entamé les procédures nécessaires pour récupérer les sommes auprès du locataire fautif
a) S’il y a toujours non-paiement Créances irrécouvrables @ Compte à recevoir
b) Si le paiement a été reçu Caisse @ Compte à recevoir
1.2 Locataire en défaut de paiement d’une remise à neuf du logement qu’il
lui a été facturée
Inscription des travaux effectués Charges liées à la remise à neuf (poste 63813) @ Encaisse
Inscription de la facturation des travaux au locataire fautif Compte à recevoir @ Revenus extraordinaires Après avoir entamé les procédures nécessaires pour récupérer les sommes auprès du locataire fautif
a) S’il y a toujours non-paiement Créances irrécouvrables @ Compte à recevoir
b) Si le paiement a été reçu Caisse @ Compte à recevoir
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Section Exp. Chap. Section Sujet
Cadre budgétaire I C 2 3 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Mesures de conservation d’énergie 05-04-2013 1
MESURES DE CONSERVATION D’ÉNERGIE – NOUVELLE COMPTABILISATION
À partir de l’année financière 2012, le poste 63183 – Mesures de conservation d’énergie est inactif. Le revenu de subvention d’Hydro-Québec reçu ou à recevoir sera dorénavant comptabilisé en déduction de la dépense de remplacement, d’amélioration et de modernisation (RAM). (1)
AU BUDGET (plan pluriannuel d’intervention [PPI]) : La subvention d’Hydro-Québec devra être estimée et déduite de la demande RAM au PPI.
Ex. : Soumission changement des fenêtres d’un EI 100 000 $ (avant taxes) Taxe fédérale (TPS) à 5 % 5 000 $ Taxe provinciale (TVQ) à 9,5 % 8 925 $ Total estimé de la facture 113 925 $
Estimation de la subvention d’Hydro-Québec (2 %) 2 000 $ Demande RAM au PPI : 102 462 $, soit Total de la facture 113 925 $ Moins : TPS à recevoir 5 000 $ (5 000 $ x 100 %) Moins : TVQ à recevoir 4 463 $ (8 925 $ x 50 %) Moins : subvention d’Hydro-Québec 2 000 $
AUX ÉTATS FINANCIERS : 64400 et 64500 Remplacement, amélioration, modernisation Capitalisé/Dépense 102 462 $ TPS à recevoir 5 000 $ TVQ à recevoir 4 463 $ Compte à recevoir – Hydro-Québec 2 000 $ 11100 – Encaisse ou compte fournisseur 113 925 $
(1) Le revenu de subvention reçu ou à recevoir peut aussi provenir d’autres mesures de conservation d’énergie adoptées par Gaz Métro ou toute autre organisme.
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Section Exp. Chap. Section Sujet
Cadre budgétaire I C 2 4 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Comptabilisation des activités du CS 05-04-2013 1
COMPTABILISATION DES ACTIVITÉS DU CENTRE DE SERVICES (CS)
Les organismes reconnus comme « Centre de services » doivent comptabiliser les dépenses et les revenus relatifs à leurs activités comme CS selon les exigences de la SHQ.
Exemple Facturation de l'année : répartition des coûts par organisme (Sur la base d'un budget d'opération de départ de 100 000 $)
Organismes (pour lesquels des services
sont facturés)
Nombre de logements
Coût de base
(100 $/log)
Surplus de l’année
précédente (5 000 $)
Compensation(10 % du coût de base moins
surplus)
Total (avant taxes)
Organisme CS (lui-même)
700 70 000 $ (3 500 $) 0 $ 66 500 $
Organisme A 200 20 000 $ (1 000 $) 1 900 $ 20 900 $ Organisme B 100 10 000 $ (500 $) 950 $ 10 450 $ Total 1 000 100 000 $ (5 000 $) 2 850 $ 97 850 $
Facturation Inscription des revenus
et compensation responsabilité accrue (CRA)
A) En s'inspirant des chiffres présentés dans cet exemple le revenu découlant de la facturation aux organismes A et B, incluant le 10 % de compensation pour responsabilités accrues, devrait être comptabilisé comme suit : Hypothèse qu’un surplus de l’année précédente de 5 000 $ est déduit de la facturation pour les offices.
Débit Crédit Compte à recevoir - CS 31 350 $ Revenus reportés - Surplus CS 1 500 $ 51863 Revenus perçus - CS 30 000 $ Revenus reportés CRA (10 % du compte à recevoir) 2 850 $ B) Le revenu découlant de la facturation à son propre OH devrait être comptabilisé de cette
façon : Débit Crédit 62498 Autres frais payés - CS 66 500 $ Revenus reportés – Surplus CS 3 500 $
Revenus perçus - CS 51863 70 000 $
Dépenses Les dépenses engagées par le CS pour rendre les services devraient être comptabilisées ainsi : Débit Crédit 61758 Dépenses engagées - CS XXXXX $ TPS/TVQ à recevoir (si facturées par le fournisseur) XXXXX $ Salaires à payer ou Caisse ou Comptes à payer XXXXX $
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Cadre budgétaire I C 2 4 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Comptabilisation des activités du CS 05-04-2013 2
Réception des paiements
Les tarifs chargés aux organismes devraient être comptabilisés de la façon suivante (en prenant pour exemple l'organisme A) : Débit Crédit Caisse 20 900 $ Compte à recevoir - CS 20 900 $
Utilisation CRA (10 %)
L'utilisation du 10 % de compensation pour responsabilités accrues devrait être comptabilisée comme suit : Débit Crédit Revenus reportés CRA (10 %) 2 850 $ 51863 Revenus perçus - CS 2 850 $
Transfert des revenus reportés vers le revenu.
Débit Crédit 61758 Dépenses engagées - CS XXXXX $ TPS/TVQ à recevoir (si facturées par le fournisseur) XXXXX $ Salaires à payer ou Caisse ou Comptes à payer XXXXX $
Inscription des dépenses et déboursés. Régularisation fin d’année
L’une des écritures comptables qui suivent est nécessaire pour comptabiliser le surplus ou le déficit des activités du centre de services afin qu’il n’y ait aucun impact sur le déficit d’exploitation de l'office CS (augmentation ou diminution).
Surplus Calcul du surplus : Revenus totaux (51863) de l'année excluant l’utilisation de la CRA* 100 000 $ Dépenses totales (61753) de l'année excluant l’utilisation de la CRA (98 000 $)
Surplus : 2 000 $
Pour l’année courante, afin d'annuler le surplus relatif aux activités du CS, réduire les revenus perçus et transfert en revenus reportés. Débit Crédit
51863 Revenus perçus - CS 2 000 $
Revenus reportés - surplus CS * 2 000 $
*Poste du bilan devant être inscrit avec les créditeurs. Attention! Ne pas confondre avec le poste « revenus reportés CRA ».
GESTION DU LOGEMENT SOCIAL
Section Exp. Chap. Section Sujet
Cadre budgétaire I C 2 4 Sujet Date d’entrée en vigueur Page
Comptabilisation des activités du CS 05-04-2013 3
Déficit Calcul du déficit :
Revenus totaux (51863) de l'année excluant l’utilisation de la CRA 100 000 $ Dépenses totales (61753) de l'année excluant l’utilisation de la CRA (104 000 $) Déficit : 4 000 $
Pour l’année courante, création d’un revenu et d’un compte à recevoir afin d’annuler le déficit relatif aux activités du CS. Débit Crédit Compte à recevoir - CS 4 000 $ 51863 Revenus perçus - CS 4 000 $ Pour un exemple avec les taxes de service, vous devez vous référer au CS Info du 15 mars 2010.