1
ApogéeApogée Séminaire Séminaire
Conduite de ProjetConduite de Projet
11 septembre 200311 septembre 2003
2
Séminaire conduite de projet Apogée Les sites qui ont commencé en 2003
72… 73…
74…
3
Séminaire conduite de projet Apogée Site qui a déjà commencé sa préparation pour 2004
75…
4
Séminaire conduite de projet Apogée Site 2004
76…
5
Séminaire conduite de projet
Apogée74 établissements exploitent Apogée :
69 universités (sur 82)
Les 3 Instituts polytechniques (Grenoble, Nancy, Toulouse)
L’INALCO
L’INSA de Toulouse
6
Objectifs du séminaireObjectifs du séminaire
Présenter les enjeux d’une véritable conduite de projet dans l’implantation d’Apogée et l ’importance de la fonction de chef de projet
Donner quelques conseils sur la constitution d’une équipe de projet
Présenter dans ses grandes lignes un planning d’implantation
Mettre en garde contre certaines difficultés
Présenter les structures d’accompagnement de l’Agence
Faire part des témoignages de chefs de projets de récents sites Apogée
7
PlanPlan
1ère partie : Introduction à la conduite de projet
2ème partie : Préparer l’arrivée d ’Apogée
3ème partie : Planning d’implantation
4ème partie : Le dispositif d’accompagnement
5ème partie : Témoignage d’un chef de projet Apogée
8
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
1ère partie :La conduite de projet
1ère partie :La conduite de projet
9
Apogée
doit êtreun projet global
pour l’établissement !
Séminaire conduite de projet
10
Qu’est ce que conduire un projet ?
définir les structures de travail identifier les étapes à parcourir depuis le lancement
du projet jusqu’à son achèvement valider chaque étape suivre l’avancement en termes de charges et de
délais Ce qui implique de :
gérer des ressources gérer des délais évaluer des risques
Séminaire Conduite de projetLa conduite de projet
11
La conduite du projet Apogée comprend six facettes principales :
1. le pilotage
2. l’organisation
3. la formation
4. la technique
5. la modélisation
6. La communication
Séminaire Conduite de projetLa conduite de projet
12
Dans chacun de ces 6 axes
l’objectif du séminaire est :
De présenter la démarche générale D’aider à la définition d’une stratégie De proposer une méthodologie De mettre en garde contre certaines
difficultés prévisibles
Séminaire Conduite de projetLa conduite de projet
13
Les six facettes de la conduite du projet Apogée :
1. le pilotage2. l’organisation
3. la formation
4. la technique
5. la modélisation
6. La communication
Séminaire Conduite de projetLa conduite de projet
14
Les pierres angulaires :•les enjeux du projet Apogée•l’état des lieux•la définition de la stratégie de l’établissement•l’identification des ressources•la vérification de l’adéquation ambitions/ressources•la communication
Le suivi du projet :• gestion des délais• gestion des risques
Séminaire Conduite de projetLe pilotage de projet
15
1. PILOTAGEEnjeuxEnjeux
Etat des lieuxEtat des lieux
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Définitionde la stratégieDéfinitionde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
communication
16
Quelques exemples d’enjeux du projet Apogée
moderniser les outils de gestion de la scolarité, améliorer des services et notamment l’accueil des
étudiants, mieux cerner et maîtriser l'offre de formation, initier des changements forts en terme d ’organisation, obtenir un système unique et global dans
l’établissement, s’adapter avec souplesse pour tirer parti de tous les
avantages du produit, renforcer les moyens de pilotage de l’établissement …
1. PILOTAGE: enjeux
17
Les enjeux doivent être : discutéshiérarchisésvalidéscommuniqués
1. PILOTAGE: enjeux
Pourquoi avons nous décidé de prendre Apogée ?
18
1. PILOTAGE
Etat des lieuxEtat des lieux
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Définitionde la stratégieDéfinitionde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
communication
EnjeuxEnjeux
19
Le chef de projet doit effectuer avec son équipe
un état des lieux fonctionnel portant sur :
les modes de fonctionnement actuels de l’établissement, et notamment :
l’offre de formation l’organisation des tâches administratives et
pédagogiques de gestion des étudiants l’analyse des facteurs de risque inhérents à la mise en
place du projet
un diagnostic technique sur les moyens techniques, matériels et humains, dont dispose l ’établissement pour mettre en place le projet
1. PILOTAGE: Etat des lieux
20
1. PILOTAGE
Etat des lieuxEtat des lieux
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Définitionde la stratégieDéfinitionde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
communication
EnjeuxEnjeux
21
Définition de la stratégie, quelques exemples :
préciser les fonctionnalités à mettre en œuvre, préciser les dates de démarrage des fonctionnalités clés trouver les «entités pilotes» du projet dans l’établissement définir les modes de communication à l’intérieur de
l’établissement, ….
1. PILOTAGE: définition de la stratégie
22
1. PILOTAGE
Etat des lieuxEtat des lieux
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Définitionde la stratégieDéfinitionde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
communication
EnjeuxEnjeux
23
Les ressources humaines
des femmes et des hommes aux responsabilités clairement définies :
chef de projet porteur politique responsable technique responsable de la modélisation responsable de la formation responsable de la documentation responsable de la communication équipes ponctuelles
1. PILOTAGE: identification des ressources
24
Les ressources techniques : serveurs postes clients réseau intranet…
1. PILOTAGE: identification des ressources
25
1. PILOTAGE
Etat des lieuxEtat des lieux
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Définitionde la stratégieDéfinitionde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
communication
EnjeuxEnjeux
26
Afin de s’assurer que la stratégie de démarrage est réaliste, il convient de vérifier que les ambitions affichées sont en rapport avec les moyens mis en œuvre.
Dans le cas contraire, il faut revoir les ambitions et/ou les moyens
1. PILOTAGE: adéquation ambitions/ressources
27
1. PILOTAGE
Etat des lieuxEtat des lieux
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Vérification de l’adéquation ambitions / ressources
Définitionde la stratégieDéfinitionde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
communication
EnjeuxEnjeux
28
Communiquer sur le produit, c’est préparer les
différents acteurs à l’arrivée d’Apogée :
• En informant l’ensemble de l’établissement, y
compris les étudiants, sur les raisons du choix de cette
application et sur les objectifs et améliorations
attendus
• En faisant porter largement cette communication
par le Président, les VP, le Secrétaire général,…
1. PILOTAGE: communication
29
Apogée
Le suivi du projet : Gestion des délais
construire un tableau de bord en précisant, pour chaque grand axe de conduite ( organisation, formation, technique, modélisation ), les dates butoir.
veiller au respect des calendriers adapter les plannings en fonction de l’avancement réel
du travail
1. PILOTAGE: gestion des délais
30
Le suivi du projet : gestion des risques
Le risque a des impacts sur : La réalisation du projet la consommation de ressources (hommes, K€, délais)
Le risque se caractérise par : sa gravité sa probabilité
Savoir gérer les risques sans les occulter !
1. PILOTAGE: gestion des risques
31
Délaisser le facteur humain Communiquer tardivement sur la valeur du projet
et sur ses avantages Réduire le projet à ses aspects “outils” et
“solutions” et oublier les résultats attendus pour l’organisation
…
1. PILOTAGE: gestion des risques
Écueils à éviter
32
Les six facettes de la conduite du projet Apogée :
1. le pilotage
2. l’organisation3. la formation
4. la technique
5. la modélisation
6. La communication
Séminaire Chef de projetLa conduite de projet
33
Démarche générale
• recenser les fonctions et procédures• définir des règles de gestion et d ’organisation• paramétrer l’application• préparer les simulations• mettre en place une structure d’assistance
2. ORGANISATION
34
Apogée
Recensement des fonctionsRecensement des fonctions
Équipeprojet
Définitiondes règlesDéfinitiondes règles
SimulationsSimulations
Mise à platprocéduresMise à platprocédures
paramétrages
paramétrages
ExploitationExploitation
ASSISTANCE
2. ORGANISATION
35
Recenser les fonctions et les procédures qui
seront potentiellement impactées par la mise en place du produit, soit « définir le périmètre pour mieux le traiter »:
définir (ou redéfinir) et valider l'ensemble des procédures de gestion qui accompagneront la mise en place du produit
définir les règles de gestion et d ’organisation paramétrer l'outil pour l'adapter aux spécificités de
l ’établissement
« la mise à plat des procédures est un facteur clé de succès de la mise en place de l'outil »
2. ORGANISATION
36
préparer et effectuer des simulations qui sont de
véritables répétitions générales en situation réelle.«simuler c'est anticiper et minimiser les risques»
2. ORGANISATION
37
définir et mettre en place
les procédures et les structures
d'assistance fonctionnelle et technique
2. ORGANISATION
38
Quelques exemples en IA:
recenser les procédures de gestion des paiements,
définir ou redéfinir les procédures de contrôle des paiements, de remboursement et choisir le paramétrage correspondant,
tester lors des simulations le bon fonctionnement du contrôle des paiements et des remboursements.
2. ORGANISATION
39
oublier des procédures ne pas faire valider les nouvelles procédures, ne pas les diffuser ne pas effectuer de tests avant les simulations ne pas suffisamment former l'assistance ne pas communiquer sur le mode de
fonctionnement de l'assistance.
2. ORGANISATION
Écueils à éviter
40
Les six facettes de la conduite du projet Apogée :
1. le pilotage
2. l’organisation
3. la formation4. la technique
5. la modélisation
6. La communication
3. FORMATION
41
Démarche générale
• Déclinaison de la stratégie• Définition d’un plan de formation• Prévision de la logistique (salle, vidéo-
projecteur, réseau, écran, documentation, postes clients,…)
• Démultiplication de la formation• Mise à disposition des guides et supports de
formation
2. FORMATION
42
Responsable formation de
l’équipede projet
Définition du plan de formation
Définition du plan de formation
Formation de formateursFormation de formateurs
Déclinaisonde la stratégieDéclinaisonde la stratégie
Identification
des ressources
Identification
des ressources
Dispense aux utilisateursDispense aux utilisateurs
3. FORMATION
43
Recenser les personnes à former
désigner et cibler les formateurs en sachant repérer les meilleures ressources
planifier les formations utilisateur
3. FORMATION
44
3. FORMATION
Écueils à éviter
Ne pas re-dispenser les séminaires conceptuels aux personnes envoyées aux « formations outils » de l’Agence
Négliger les pré-requis préalables au suivi des formations outils de l’Agence (maîtrise minimum de la bureautique)
Ne pas informer suffisamment les formateurs qui reçoivent la « formation outil » de l’Agence de leur rôle de redistribution des formations
Faire les « formations utilisateurs » trop tôt ou trop tard
…
45
Les six facettes de la conduite du projet :
1. le pilotage
2. l’organisation
3. la formation
4. la technique5. la modélisation
6. La communication
4. TECHNIQUE
46
Démarche générale
• vérifier les pré-requis• installation• plan de migration• tests
4. TECHNIQUE
47
Responsabletechniquede l’équipede projet
vérifier les pré-requis
vérifier les pré-requis
ExploitationExploitation
TestsTests
Mise en place technique : installation plan de migration
Mise en place technique : installation plan de migration
4. TECHNIQUE
48
Ne pas oublier que l'introduction dans un établissement de nouveaux produits informatiques (systèmes d'exploitation, gestionnaire de bases de données, réseaux), nécessite une formation préalable des personnels concernés.
4. TECHNIQUE
49
Les tâches :
définir les procédures d'exploitation, définir et préparer une migration des données définir les objectifs et les coûts des interfaces
4. TECHNIQUE
50
tester les capacités des matériels en pleine charge, en particulier le réseau,
tester les procédures de reprise, valider les données migrées.
4. TECHNIQUE
51
sous estimer les procédures des sous estimer les procédures des marchés publics et les délais de livraison marchés publics et les délais de livraison des constructeursdes constructeurs
sous-dimensionner le réseau,sous-dimensionner le réseau, prendre un risque sur le câblage des prendre un risque sur le câblage des
bâtiments bâtiments ne pas suffisamment former l'assistance ne pas suffisamment former l'assistance ne pas communiquer sur le mode de ne pas communiquer sur le mode de
fonctionnement de l'assistance.fonctionnement de l'assistance.
4. Technique
Écueils à éviter
52
Les 6 facettes de la conduite de projet :
1. le pilotage
2. l’organisation
3. la formation
4. la technique
5. la modélisation6. La communication
5. MODELISATION
53
MODELISATION
Démarche générale
• définir une stratégie• modéliser• valider• tester
5. MODELISATION
54
définition de la stratégiedéfinition de la stratégie
Phase préparatoirePhase préparatoire
teststests
Phase de modélisati
on
Phase de modélisati
on
ExploitationExploitation
ASSISTANCE
5. MODELISATION
55
Définir une stratégie: c’est préciser le nombre «d ‘objets» à modéliser et, pour certains, leur niveau de profondeur (offre de formation)
Modéliser : c ’est représenter une «réalité», sous forme normalisée, en tenant compte des contraintes et des choix liés aux procédures
Valider : c ’est faire approuver la représentation par les personnes qui «connaissent cette réalité»
5. MODELISATION
56
Les différentes entités à modéliser :
la structure de l’établissement (cartographie)la structure des enseignements (SE)les modalités de contrôle des connaissances (MC
et MCC)la gestion des groupes,…
5. MODELISATION
57
5. MODELISATION
Opacité de la codificationOpacité de la codification Découpage organisationnel tenant plus Découpage organisationnel tenant plus
compte des personnes que des actes à compte des personnes que des actes à gérergérer
Non anticipation des évolutions ultérieures Non anticipation des évolutions ultérieures des structures d’enseignementdes structures d’enseignement
Écueils à éviter
58
Les six facettes de la conduite du projet Apogée :
1. le pilotage
2. l’organisation
3. la formation
4. la technique
5. la modélisation
6. La communication
6. LA COMMUNICATION
59
6. LA COMMUNICATION
Démarche générale
• définir une stratégie
• désigner un responsable
• impliquer tous les acteurs
• présenter Apogée comme un outil au service de tous les acteurs de l’établissement
60
Communiquer sur les étapes de la mise en place :
• délimiter précisément le périmètre fonctionnel de chaque
étape dans le cas d’un démarrage progressif et préciser les
attentes correspondantes• informer régulièrement les acteurs des différentes phases :
installation, travaux préparatoires, calendrier , ....
Communiquer différemment :• privilégier les forums “transverses” aux composantes• privilégier les forums “transverses” aux profils
6. LA COMMUNICATION
61
6. LA COMMUNICATION
Donner l’impression qu’Apogée est un outil Donner l’impression qu’Apogée est un outil réservé aux informaticiensréservé aux informaticiens
Laisser les enseignants penser Laisser les enseignants penser qu’Apogée est « verrouillé » par les qu’Apogée est « verrouillé » par les scolaritésscolarités
Se servir d’Apogée comme prétexte pour Se servir d’Apogée comme prétexte pour refuser des évolutions refuser des évolutions
Donner l’impression que l’arrivée Donner l’impression que l’arrivée d’Apogée va révolutionner la réalité du d’Apogée va révolutionner la réalité du travail de chacuntravail de chacun
Écueils à éviter
« Apogée est une application résultant du consensus de ses 74 établissements utilisateurs »
62
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
2ème partie :Préparer l’arrivée d’Apogée
2ème partie :Préparer l’arrivée d’Apogée
63
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’Apogée
A.Les équipes Apogée
B.L’environnement technique
C.Les outils et la documentation
64
A. Les équipes Apogée
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’Apogée
65
mettre en place une équipe de projet :
Quel que soit le nombre des membres de l’équipe projet, des fonctions incontournables doivent être nécessairement assurées. Elles devront être clairement identifiées et attribuées aux membres de l’équipe projet :Ces fonctions devront être aussi « reconnues » au sein de l’établissement.
un porteur politique : relais du projet auprès de la communauté universitaire (ex : Vice-Président CEVU).
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeA. Les équipes ApogéeA. Les équipes Apogée
66
un chef de projet qui coordonne et pilote l’avancement des travaux de préparation et de mise en oeuvre (personnel à 50%
au moins pendant toute la durée de l’implantation).
Qualités attendues : avoir une vision d’ensemble anticiper les risques gérer les crises sans les occulter animer et dynamiser les équipes montrer et expliquer le chemin parcouru
et celui restant à faire faire preuve de ténacité et de diplomatie…
bref : « Maintenir un cap et dynamiser »
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeA. les équipes APOGEE A. les équipes APOGEE
67
un responsable « scolarité » : coordonne les travaux des scolarités, rassemble les documents, formalise la « tradition orale »
un responsable « modélisation »: anime les réflexions sur l’offre de formation et les binômes enseignant-administratif responsables des modélisations : enseignant chercheur à 50% minimum pendant au moins 6 mois.
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeA. les équipes APOGEEA. les équipes APOGEE
68
un responsable technique : membre du service Informatique.
un responsable « formation » : aura à charge l ’élaboration et le respect du planning de
formation
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeA. les équipes APOGEEA. les équipes APOGEE
69
un responsable « documentation » qui aura pour charge :de comprendre l’architecture de la volumineuse documentation, de la parcourir et de communiquer la partie qui les intéresse aux acteurs concernés de faire comprendre à chacun que chaque question a sa réponse dans la documentation et de montrer le chemin pour y parvenir de capitaliser les réponses aux questions de prendre conscience que chaque acteur d’Apogée n’a pas les mêmes besoins en documentation
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE A. les équipes APOGEE
La bonne utilisation des ressources documentaires apporte un gain de temps et d’efficacité substantiel !
70
un responsable « communication » : aura à charge de communiquer, de façon simple et conviviale, sur :
le choix d’Apogée : informer l’ensemble de l ’établissement sur les
raisons du choix d’Apogée et sur les résultats attendus,
faire porter cette communication par le Président et le VP CEVU
les étapes de la mise en place :
informer régulièrement les acteurs des différentes phases
diffuser clairement les plannings de formation
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’Apogée A. les équipes APOGEE A. les équipes APOGEE
71
AssistanceAssistance
orientationsdécisions arbitrages
communication
coordinationréalisation
Réalisation
EQUIPE PROJET(des travailleurs dont
1 EqH à 100% à compter de J-6 mois)
COMITE DE PILOTAGE :quelques décideurs : Président, SG, : Président, SG,
agent comptable…agent comptable…
Préparer l’arrivée d’ApogéePréparer l’arrivée d’ApogéeA. les équipes APOGEEA. les équipes APOGEE
Vue d’ensemble du rôle des équipes
72
B. Préparer l ’environnement
technique
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’Apogée
73
Choix du matériel : serveur Apogée, postes clients, système de sauvegardes,…
Installation du réseau (sans réseau opérationnel et bien dimensionné, Apogée ne fonctionnera pas)
Compétences système, réseau, DBA, Oracle, Unix indispensables !
références : CCI (cahier des charges d ’implantation)
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeB. Préparer l’environnement techniqueB. Préparer l’environnement technique
74
C. Outils et documentation
Préparer l’arrivée d ’ApogéePréparer l’arrivée d ’Apogée
75
Outils et documentation
Les outils indispensables
le chef de projet devra disposer :
• d’un micro-ordinateur PC (MS-office, navigateur Web et Winzip),
• d’une adresse électronique,
• d’un bureau,
• de l’application Apogée dès qu’elle sera livrée.
et avoir accès :
• à une salle de réunion,
• à un vidéo projecteur.
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeC. C. Outils et documentationOutils et documentation
76
Préparer l ’arrivée d ’ApogéePréparer l ’arrivée d ’ApogéeC. C. Outils et documentationOutils et documentation
La documentation : différents supports
un CD-ROM (livré avec l’application)
des fichiers électroniques disponibles sur le Site « Web des produits »
Supports de séminaires : envoyés par e-mail aux participants et disponibles aussi sur le Web des Produits
Renseignements en fin de Séminaire
77
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
3ème partie :Planning d’implantation
3ème partie :Planning d’implantation
78Apogée
Thème sept. oct. nov déc janv fév mars Avril mai juin Juillet Oct. Janv-juin
Commande Install. Prépa.
matériels et mat & conversion
Préparation technique logiciels logiciel historique d'expl.
Formation oracle+unix Tests de performance
Apogée matériel livré
T0 : matériel commandé livré et Apogée installé
Référentiel et paramétrage
cartographie et saisie
paramétrage règles de gestion référentiel
arborescences saisie Tests Inscriptions
Inscriptions complètes de la SE SE administratives
administratives modélisation ( sur fiches?)
(SE niveau de la SE niveau admin. Simulations
administratif)Arborescences validées Démarrage des IA
Saisie de la SE Tests et Inscriptions
Inscriptions niveaux pédag. simulations IP pédagogiques
pédagogiques Modélisation ( sur fiches? )
(SE niveaux de la SE niveaux pédagog. SE validée dans Apogée
pédagogiques)Saisie terminée Démarrage des IP
Récupération saisie Tests Résultats
des MCC des MCC RE
Résultat Modélisation sur fichesdes MCC Simulation
Saisie terminée Dém. résultat
Planning général d ’implantationPlanning général d ’implantation
79
Octobre N-1 Janvier N Avril Nthème Juil N
Modélisation niveau
administratif
Organisation
paramétrage
référentiel
Formation
Arborescences complètesde la SE
Saisie de la SE
Modélisation (sur
fiches?) de la SE
Tests de la SE
Saisie de la SE terminée
Définition des grands principes
d ’organisation et des procédures induites
Testsréférentiel
TestsIAParamétrage du référentiel Saisie
référentiel
Simulation IA
Choix desformateurs
Organisation de la formation et formation des formateurs et des utilisateurs
Formation vacataires
pilotage Suivi de projet, gestion des ressources, communications, points d ’avancement,...
Juin N
Démarragedes IA
Planning des inscriptions administrativesPlanning des inscriptions administratives
80
Janvier N Avril N Juillet Nthème Sep/Oct N
Modélisation niveau
pédagogique
Organisation
paramétrage
référentiel
formation
Saisie de la SEniveaux pédagogiques
Modélisation (sur fiches ?)de la SE
niveaux pédagogiques
Tests de la SE niveaux
pédagogiques
Saisie de la SE terminée
Définition des principes d ’organisation des IP et des procédures induites (fiches IP ... )
Simulations
Choix desformateurs
Organisation de la formation et formation des formateurs et des utilisateurs
pilotage Suivi de projet, gestion des ressources, communications, points d ’avancement,...
Démarragedes IP
Planning des inscriptions pédagogiquesPlanning des inscriptions pédagogiques
Préparation des opér. préalables aux IP
81
Juillet N Octobre N Juin N+1thème Juillet /
Préparation technique
Modélisation
formation
pilotage
Planning résultatPlanning résultat
Mai N Janvier - Avril N+1
Organisationparamétrage
référentiel
Analyse et développement des
conversions RE
Tests
Intégr.dans la base
Conversions RE prêtes
Recueil des MCC
Modélisation des MCC
Saisie des MCC Tests MCC
saisie terminée
Saisie Référ. maquettage
Déf. Procédures RE
testsRE
simulations
Saisie des notes
Délib. Jury (?)
Démarrage RE
Suivi de projet, gestion des ressources, communications, points d ’avancement,...
Délib. jury
Organisation de la formation et formation des formateurs et des utilisateurs
Sept. N+1
82
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
4ème partie :L’accompagnement de l’AMUE
4ème partie :L’accompagnement de l’AMUE
83
L’accompagnement de l’AMUEL’accompagnement de l’AMUE
A.Prestations collectives : séminaires conceptuels et formation à l’outil
B.Prestations individuelles : accompagnement personnalisé
84
Prestations collectives Les séminaires conceptuels : en amont des formations à
l’outil Apogée, ils permettent à l ’équipe projet, aux dirigeants de l ’établissement et à certains futurs formateurs de se familiariser avec les concepts et d ’être sensibilisés à la démarche d ’implantation du produit Apogée.
Certains sont en plusieurs parties pour passer progressivement des concepts les plus généraux à un début de pratique.
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
85
Calendrier prévu . (personnes concernées en priorité)
Chef de projet 11 septembre 2003 Modélisation 1 9 octobre 2003 (CDP, MOD,
SCOL) Référentiel 1 6 novembre 2003 (CDP, INF, SCOL) Modélisation 2 13 novembre 2003 (CDP, MOD, SCOL) Installation 3 et 4 décembre 2003 (AMUE) (2
Informaticiens UNIX, Oracle, DBA)
Référentiel 2 11 décembre 2003 (CDP, SCOL,INF, agent
comptable) Récupération
d’historique 15 janvier 2004 (CDP, INF, SCOL)
…/….
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
CDP= Chef de projet, MOD= Responsable de Modélisation,
SCOL= responsable Scolarité, INF=Responsable informatique (fonctionnel)
86
Calendrier prévu . (personnes concernées en priorité)
Inscriptions
Pédagogiques 25 mars 2004 (CDP, MOD, SCOL)
Groupes 25 mars 2004 (CDP, MOD, SCOL)
Règles de calcul
et Résultats 4 mai 2004 (CDP, MOD, SCOL)
Anonymat 11 mai 2004 (CDP, MOD, SCOL)
Groupe de travail
« règles de calcul, résultats »: octobre 2004 (CDP, MOD, SCOL)
Bilan des IA : octobre 2004 (CDP, SCOL)
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
CDP= Chef de projet, MOD= Responsable de Modélisation,
SCOL= responsable Scolarité, INF=Responsable informatique (fonctionnel)
87
Prestations collectives
Les Formations au produit Apogée :
dans le centre de formation de l ’Agence (CUEFA Grenoble), les formateurs des établissements reçoivent une formation nationale (6 formateurs par établissement) Ils doivent avoir reçu au préalable les informations données au cours des séminaires correspondants.
en interne, les formateurs doivent reformer les personnels de l ’établissement (concepts et formation à l ’outil)
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
88
Prestations collectives
Les Formations au produit Apogée : Parcours 1 : Chef de projet 5 jours
Parcours 2 : Présentation générale, SE-MC 3.5 joursParcours 3 : Inscription administrative, thèse HDR, DRT 3 joursParcours 4 : Inscription pédagogique,
Dossier étudiant, Groupes 4 joursParcours 5 : Règles de calcul, résultats 3.5 joursParcours 6 : Organisation des épreuves, stages
et anonymat 3.5 jours
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
89
Prestations individuelles
Les visites de site : chaque coordonnateur d’implantation de l ’agence se déplace dans les établissements qu’il accompagne, pour aider et conseiller le chef de projet, par exemple :
présentation
constitution des équipes définition du calendrier d ’implantation organisation de la formation utilisation de la documentation fournie conseils pour l ’organisation des tests et simulations....
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
90
Prestations individuelles
Entre chaque visite, le coordonnateur d’implantation est à votre écoute :
par téléphone
par courrier postal ou électronique
par fax
…
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
91
Présentation de l’équipe Accompagnement
Administration, Organisation des séminaires, Documentation, Formations :
Chrystèle Forges : [email protected]
Animation des séminaires :Serge Aimé, Chrystèle Forges, Jean Claude Mardon
Coordonnateurs des sites 2004 :Toulouse 2 : Serge Aimé : [email protected] 1 : Jean Claude Mardon : [email protected]
Séminaire conduite de projetAccompagnement de l’AMUE
92
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
5ème partie :Témoignages5ème partie :Témoignages
93
Séminaire Chef de projet Témoignage d’un site Apogée 2003
94
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
Bibliographie de référenceBibliographie de référence
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Séminaire Chef de projetDocumentation
Les informations peuvent être obtenues sur le site web de l’agence :
http://www.cpu.fr
Choisir l’onglet AMUE
Puis « L’espace des produits » (petit damier vert à droite ) pour arriver à
http://www.produits.montpellier.cpu.fr (vous pouvez également y arriver directement)
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et aux supports de séminaires.
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Documentation Apogée : vue d’ensemble
Do cum en tation fon ctio n n elle
Do cum en tatio n tech n iq ue
Do cum en tatio n d e version
Co n du ite d e p ro jet
M o d élisatio n d es stru ctu res
M o d élisatio n d es en seig n em en ts
P ilo tag e
Do cum en tation p éd ago g iq ue
Do cum en tation fon ctio n n elle
In stallation
Exp lo itation
Co n versio n
Base d e d o n nées
Do cum en tation p éd ago g iq ue
Do cum en tatio n tech n iq ue
M an u els d e fo rm ation
Diap o ram a s
Aid es m ém o ire s
Do cum en tatio n d e fo rm ation
DO CUM ENTATIO N APO G EE version s 3.00 et 3.10
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D o cu m e nta tion A p og ée V 3 .00 _ v3 10
N ote de cadrag e v3.1 0et an nexe s
G uide d 'organisa tion et d e gestio n de l'an onym a t
N ote de cadrag e v3.0 0
G uide d es évolu tions v2 .80_3.0 0
D ossier d ' im plantation du w e bet an nexe s
D ossier im planta tion adre sse é le ctron iqu e
Docum entation fonctionnelle
E volutio n du m o dèle de donnée s
E volutions apportée s aux sou rces liv ré s
M anue l tech nique du w e b
D ossie r techn ique a dresse é lect ron iqu e
P aram é trage tec hnique de la d is tributio nautom atiqu e du c lien t
Docum entation techn ique
I .Docum entation de version
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Déclaration CNIL
Présentation du pro jetApogée
Condu ite de p ro jet
G u ide des p rocédures
O rgan isationdes sim ulations
Condu ite de p ro jet
M anuel u tilisateurin focen tre
P ilo tage
Dossier d eparam étrag e
Param étrag eet saisie des d ro its
Annexe Pa ram étrag etélém atique
Annexe param étrag e w eb
Param étrag e
M anuel de l'u tilisateurdu référen tiel
Annexe Référen tie ltélém atique
Annexe Référen tie lw eb
Référen tie l
M odélisation structu res
Stratég iede m odélisation
G u ide de modélisationde la SE
Recueil de cas de m odélisation SE / F iches
M odélisation SE
G uide de modélisationdes M CC
G uide de modélisationdes liens correspondance
Recueil de cas de m odélisation des M CC / F iches
M odélisation M CC et liens correspondance
G uide de la constitu tion des G roupes / Tab leaux
M odélisationdes groupes
M odélisationdes épreuve s
G uide organ isation et gestion anonym at
Anonym at
M odélisation enseignem ents
Présentation fonctionnelle d 'Apogée
G lossaire
Apogée, ou til au servicedes personnels
Traitem en ts caché s
Report
Docum entation pédagog ique
III. Docum entation fonctionnelle V3.00_310
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C ahier des c harge sd 'im pla nta tio n
M anue l d 'ins ta lla tio n
M anue l ins ta lla tio n té lém atiqu e
M anu el tec hn iqu edu w e b
Installation
F iches conse ils N om bre d e bouc le s
P ara llé lisa tio ndes b atche s
D oss ie r d 'exp lo ita tio n
A nnexes au dos s ier d 'ex p lo ita tio n D ic tion na ire d e ges tion de config ura tio n
T ra item ent des O P I D oss ier e xp lo ita tio nté lém atiqu e
D oss ier e xp lo ita tio nbase de form atio n
P aram é trage te chniqu ede la d is tributio n
auto du c lien t
Exploitation
Ind iv idus é tud iants IA
R ésulta ts
Conversion
M odèle conc eptue lde do nnée s
card in a lité s D om aine sde va leu r
M odèle phys iqu ede do nnée s
T ables
M odèle phys iqu e de do nnée s
Base de données
F orm ation A p ogée/C s ies r
Doc. pédagogique
III. Docum entation technique
100
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
ConclusionQuestions / réponses
ConclusionQuestions / réponses
101
Séminaire Conduite de projet Séminaire Conduite de projet ApogéeApogée
S
Séminaire conduite de projet
Apogée
PROCHAIN SEMINAIREJEUDI 9 OCTOBREMODELISATION 1
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