domaine : comptabilité générale thème : immobilisations

Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE sur 25 CG – Opérations spécifiques – Contrôle du patrimoine - Egimmo

Mis à jour le 04/03/2014

Domaine : Comptabilité générale

Thème : Immobilisations

Procédure « Contrôle du patrimoine - Egimmo»

Contenu de cette fiche « procédure » 1. Contexte et objectifs 2. Règlementation 3. Description de la procédure 4. Diagramme de procédure 5. Informations pratiques 6. Principaux points d’attention 7. Egimmo / GFC 8. Spécificités



La Procédure « Contrôle du patrimoine» s’inscrit dans le processus « Qualité comptable».

Les enjeux de ce processus :

Réalité : les éléments d'actif et de passif existent réellement et appartiennent bien à l'entité (Une immobilisation corporelle figurant à l'actif n’est en fait pas contrôlée par la collectivité).

Présentation et la bonne information : les opérations sont enregistrées au bon poste conformément aux normes en vigueur.

Totalité : tous les droits et obligations sont enregistrés (une prestation n’est pas facturée ; un actif contrôlé n'est pas inventorié)

A ce jour la comptabilité patrimoniale n’est pas tenue dans l’application GFC mais dans un logiciel privé implanté chez l’ordonnateur.

Le but de cette fiche de procédure est :

De déterminer les documents que doit transmettre l’ordonnateur à l’agent comptable pour assurer ses contrôles

De passer les écritures comptables

De déterminer comment contrôler la comptabilité générale avec les documents transmis

Point important particuliers

S’agissant d’un logiciel privé il appartient tant à l’agent comptable qu’à l’ordonnateur de s’assurer que ce logiciel est bien mise à jour (voir point Principaux d’attention)

Contexte et objectifs



Code de l’Education - L421-17 à L421-19

Code du domaine de l’Etat - Article L70

Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Instruction n°06-007-M91 du 23 janvier 2006 – Passifs, actifs, amortissements et dépréciations des actifs

Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE

Circulaire du 9 mai 1989 - Désaffectation des biens des écoles élémentaires, des collèges, des lycées et des établissements d'éducation

Règlementation

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=52667010CF2CE8F4F5FE2ED48252EF4E.tpdjo13v_2?idSectionTA=LEGISCTA000006182416&cidTexte=LEGITEXT000006071191&dateTexte=20110930

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=F5D8F4DC3C0E7752EA5AB8CBECC882E9.tpdjo13v_3?cidTexte=LEGITEXT000006070208&idArticle=LEGIARTI000006350430&dateTexte=20110826&categorieLien=cid#LEGIARTI000006350430

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://www.minefi.gouv.fr/directions_services/Tresor_public/bocp/bocp0601/bocp0601.php



http://cache.media.education.gouv.fr/file/special_2_MEN/93/7/M96version_du_13_janvier_2014_296937.pdf

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000848652&fastPos=1&fastReqId=1221691259&categorieLien=id&navigator=naturetextenavigator&modifier=CIRCULAIRE&fastPos=1&fastReqId=1221691259&oldAction=rechTexte

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000848652&fastPos=1&fastReqId=1221691259&categorieLien=id&navigator=naturetextenavigator&modifier=CIRCULAIRE&fastPos=1&fastReqId=1221691259&oldAction=rechTexte



Description de la procédure « Contrôle du patrimoine - Egimmo»

Activité Acteur Fonction

générique Opérations

1. Mise à jour d’Egimmo Ordonnateur ou

adjoint gestionnaire

Gestionnaire des biens

Suivi du contrat avec la société Effi

Consulter le site de la société pour savoir s’il n’y a pas de mise à jour disponible

Faire la mise à jour

2- Édition des documents à transmettre

Ordonnateur ou adjoint

gestionnaire

Impression des documents et transmission à l’agent comptable

RCBC – État annuel des immobilisations et de leurs amortissements

RCBC – État annuel des financements et des amortissements

RCBC – État annuel des soldes des comptes de capitaux

RCBC – Liasse des écritures comptes de l’exercice.

RCBC – État des biens acquis sur subventions et totalement amortis au 1/1/2013

3- Édition des balances détails de la classe 1 et 2 de l’établissement


gestionnaire Édition Éditer dans GFC une balance détail pour la classe 1 et 2

4 – Contrôle des balances avec les documents de la comptabilité patrimoniale


gestionnaire

Écritures et contrôles

Contrôler les documents issus d’Egimmo avec les balances éditées.

Les contrôles et les écritures à faire dans GFC sont précédés du signe. Quand ils sont réalisés, la personne en charge du contrôle appose ses initiales et la date sur le document issu d’Egimmo.

5- Réaliser une sauvegarde de GFC

Comptable ou Mandataire du

comptable Sauvegarde Voir fiche sauvegarde GFC

6- Informer l’agent comptable que le contrôle du patrimoine a été fait


comptable Information Selon les modalités définies en interne, informer l’agent

comptable que le contrôle du patrimoine a été fait

7- Archiver les pièces issues d’Egimmo dans le dossier « compte financier » de l’EPLE


comptable Classement

Dans le dossier « compte financier » de l’établissement garder et classer les documents contrôlés.



Diagramme de procédure

1 - Egimmo

Ordonnateur ou adjoint gestionnaire

1bis- Mettre à jour Egimmo

Activité Code Transaction

Activité hors GFC

Fonction générique métier

Légende :

Alerter l’acteur suivant (par téléphone ou via un mèl)

Signature électronique

Activité automatique

Autre procédure

métier générique

GFC

Légende :

Oui

2 - Édition des documents dans

Egimmo

Éditer les 5 états

Non

3 - Édition des balances

Édition des balances détails classe 1 et 2

Egimmo est-il à jour

?

Point de Contrôle

Sauvegarde Archivage

Transfert Agent

comptable

4 - Contrôle des balances

Contrôle et écritures

Transfert Agent

comptable



Activité Documents complémentaires à consulter

Sites académiques

Mise à jour et documentation de GFC (site DACE)

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1

Espace ressources professionnelles « adjoints gestionnaires »

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/8777-cadre-budgetaire-et-comptable.php

EFFI - Egimmo

Adresse : 23 rue des Mathurins - 75008 Paris

Coordonnées téléphoniques : 01 42 65 23 22

Mail : mailto:[email protected]

Site web : http://www.egimmo.com/

Informations pratiques

S’assurer d’avoir la dernière mise à jour d’Egimmo et GFC.

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées .

Principaux points d’attention

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/8777-cadre-budgetaire-et-comptable.php

mailto:[email protected]

http://www.egimmo.com/



Opérations de l’ordonnateur ............................................................................................................................. 8

Edition des documents dans Egimmo ............................................................................................................ 8

Opérations du comptable................................................................................................................................... 9

CONSTATATION DE L’AMORTISSEMENT DES BIENS SUBVENTIONNES TOTALEMENT AMORTIS .................. 9

LAISSE COMPTABLES .................................................................................................................................... 13

I – Acquisition de l’exercice ...................................................................................................................... 13

II – Amortissement de l’exercice .............................................................................................................. 14

III – Neutralisation de l’exercice ............................................................................................................... 15

IV – Sorties de l’exercice – annulation des immobilisations et amortissements ..................................... 16

V – Sorties de l’exercice............................................................................................................................ 17

VI – Sorties de l’exercice – annulation des subventions de la part amortie ............................................ 18

VII –Annulation des subventions des biens completement amortis a la fin de l’exercice ....................... 18

ETAT ANNUEL DES COMPTES DE CAPITAUX ................................................................................................. 19

ETAT ANNUEL DES FINANCEMENTS, AMORTISSMENTS ET VALEURS RESIDUELLES .................................... 20

ETAT ANNUEL DES IMMOBILISATIONS, AMORTISSMENTS ET VALEURS RESIDUELLES ................................ 22

Egimmo - GFC



Opérations de l’ordonnateur

EDITION DES DOCUMENTS DANS EGIMMO

Depuis la mise à jour 1.82.0.2, Egimmo permet d’éditer 5 états liés à la RCBC soit aujourd’hui le nouveau cadre budgétaire et comptable. Ces 5 états doivent être édités et transmis à l’agent comptable pour qu’il puisse saisir les dernières écritures comptables, vérifier le patrimoine avec le bilan et éditer le compte financier.

D’une manière générale, il convient de suivre les paramètres par défaut d’Egimmo et cliquer à

chaque fois sur Imprimer .



Opérations du comptable

CONSTATATION DE L’AMORTISSEMENT DES BIENS SUBVENTIONNES TOTALEMENT AMORTIS

Au vu de cet état (et exceptionnellement pour 2013) il convient de faire l’écriture suivante : Débit des comptes 13 car crédit du compte 139

Pour éviter toute erreur commencer par saisir le montant du compte 139



Au vu du total général de cet état, il convient de renseigner le compte de subvention et de saisir le

montant indiqué. Une fois fait, il clique sur Appliquer pour saisir le compte suivant. Au dernier compte à saisir, je contrôle que le montant donné par GFC correspond au dernier total général à saisir.



Une fois fini, je clique sur OK pour valider mon écriture. L’apposition des initiales et de la date sur cet état en question matérialise le fait que l’écriture a été saisie et validée dans GFC.

Si cette écriture n’a pas été saisie sur l’exercice comptable 2013, elle peut être saisie en 2014 (au début de l’exercice) en prenant soin du contrôle suivant. En effet, il faut prendre en compte selon les cas les éventuelles sorties d’inventaire de 2013 déjà comptabilisées. 1er cas : les sorties d’inventaires en 2013 ont données lieu à des écritures d’annulation des financements (subventions totalement amorties : débit 13 par crédit 139) encore au brouillard. Il convient de les supprimer et de passer les écritures ci-dessus. 2ème cas : les sorties d’inventaires en 2013 ont données lieu à des écritures d’annulation des financements (subventions totalement amorties : débit 13 par crédit 139) encore au journal. Il convient de passer les écritures de constatation des exercices précédents (en fonction de l’état ci-dessus) et ensuite de passer en négatif les écritures d’annulation des financements déjà au journal à partir de la fiche du compte 139.



Ex : Ecritures d’annulation des financements validée au journal

Saisie des écritures au vu de l’état ci-dessus.

Correction des écritures d’annulation des financements validée au journal

3ème cas : les sorties d’inventaires en 2013 ont données lieu à des écritures d’annulation des financements (subventions totalement amorties : débit 13 par crédit 139) encore au journal et le compte financier a été éditer. Les écritures de constatation des exercices précédents (en fonction de l’état ci-dessus) seront passées en 2014 en rapprochant les bilans d’entrées des comptes 13 de l’état des soldes de comptes de capitaux de l’exercice 2013.



LAISSE COMPTABLES

I – Acquisition de l’exercice

Édition dans GFC d’une balance détail de la classe 1 et2.

L’apposition des initiales et de la date sur cet état en question matérialise le fait que la concordance a été vérifiée dans GFC.



II – Amortissement de l’exercice




III – Neutralisation de l’exercice




IV – Sorties de l’exercice – annulation des immobilisations et amortissements




V – Sorties de l’exercice

L’apposition des initiales et de la date sur cet état en question matérialise le fait que la concordance a été vérifiée dans les fiches de compte correspondant dans GFC.



VI – Sorties de l’exercice – annulation des subventions de la part amortie

L’apposition des initiales et de la date sur la liasse en question matérialise le fait que l’écriture a été saisie et validée dans GFC.

VII –Annulation des subventions des biens completement amortis a la fin de l’exercice



L’apposition des initiales et de la date sur la liasse en question matérialise le fait que l’écriture a été saisie et validée dans GFC.

ETAT ANNUEL DES COMPTES DE CAPITAUX

L’apposition des initiales et de la date sur cet état en question matérialise le fait que les concordances entre cet état et la balance ont été validées.



ETAT ANNUEL DES FINANCEMENTS, AMORTISSMENTS ET VALEURS RESIDUELLES

Édition dans GFC d’une balance détail de la classe 1 et 2.



ETAT ANNUEL DES IMMOBILISATIONS, AMORTISSMENTS ET VALEURS RESIDUELLES

Édition dans GFC d’une balance détail de la classe 2. Exemple de correspondances pour le compte 205. Ce contrôle est à reproduire pour toute les autres comptes de classe 2 des comptes 20 à 2184 et 280 à 2188. Les comptes 211 et 217 ne sont pas des comptes subsistants des amortissements.



Pour le compte 215, s’il est encore subdivié dans Egimmo, on se référère au total de ce compte.



Pour les compte 2181à 2184, les immobilisations se contrôlent comtpe par comtpe alors que les amortissements sont consolidés au comtpe 2818.




A compléter par chaque agence comptable en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…)

Spécificités