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LIGNES DIRECT-RICES DU DIPD

1. SOUMISSION DE PROJET

2. ADMINISTRATION DES SUBVENTIONS

3. FORMATS DU DIPD

DIPD lignes directrices: Soumission, Administration, Formats

VERSION RÉVISÉE, OCTOBRE 2017

Révisées en octobre 2017 – page 2

DIPD Lignes directrices: Soumission, administration, formats

VALIDITÉ

Ces lignes directrices révisées ont pris effet au 1er novembre 2017. Elles sont réexaminées régulièrement et mises à jour pour se conformer au cadre applic-able à l'octroi et à la gestion de subventions par le ministère des Affaires étrangères du Danemark.

COORDONNÉES

Pour toute question, veuillez contacter le Secrétariat du DIPD par email : [email protected], ou envoyer un courrier postal à l'adresse suivante :

Danish Institute for Parties and DemocracyJemtelandsgade 1DK-2300 Copenhagen S.

Pour des informations générales sur le DIPD, merci de consulter notre site in-ternet www.dipd.dk.

ABRÉVIATIONS

Les lignes directrices utilisent des abréviations importantes:

Demandeur Ce terme désigne généralement le parti danois qui sollicite un fin-ancement pour travailler en partenariat avec un parti d'un pays en voie de développement; il peut aussi désigner une plateforme pluri-partite d'un pays en voie de développement qui sollicite des fonds.

DIPD Danish Institute for Parties and Democracy ou Institut danois pour les partis et la démocratie — en danois « Institut for Flerpartis-amarbejde ».

Danida Division du ministère danois des Affaires étrangères en charge de la gestion de l'aide au développement.

Parti Le parti politique danois.

Partenaire Le partenaire du projet, ex. un parti politique, une organisation ou un groupe de réflexion du pays partenaire.

UM Udenrigsministeriet — ministère danois des Affaires étrangères.

MAE Ministère des Affaires étrangères.


http://www.dipd.dk/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


AVANT-PROPOS

L'Institut danois pour les parties et la démocratie (DIPD) constitue ce que l'on appelle au Danemark une « institution publique indépendante ». Cela signifie que nous appliquons les procédures et les règlements établis par et pour le secteur public. C'est également la raison pour laquelle les lignes directrices rel-atives soumissions de projets et à l'administration des subventions présentées ici se fondent sur les lignes directrices du ministère des Affaires étrangères, qui finance le DIPD.

Ce statut est important pour nos activités, mais il est tout aussi important de mentionner que le DIPD est une institution totalement indépendante. Toutes les décisions relatives à l'utilisation des ressources mises à notre disposition par le Parlement sont prises par un comité de 15 personnes représentant les partis politiques siégeant au Parlement, les organisations de la société civile et le monde académique.

DIPD a été créé en mai 2010 par le Parlement danois. La loi donne mandat à l'institut de contribuer au renforcement de la culture démocratique, des partis politiques et du système pluripartite dans une sélection de pays en voie de développement. La stratégie 2018-20 intitulée « Partis et démocratie à travers le monde » énonce notre vision et notre mission de la manière suivante:

La vision est de contribuer au développement de partis politiques performants, de systèmes pluripartites et d'autres institutions comme acteurs centraux de la culture démocratique dans des pays en voie de développement choisis.

La mission est de constituer des partenariats avec des partis politiques, des plateformes pluripartites et d'autres institutions à travers l'engagement actif de partis politiques et acteurs danois et de partenaires internationaux.

Notre stratégie décrit en détail les principes que nous appliquons dans l'étab-lissement et le développement de partenariats, ainsi que les objectifs et ré-sultats majeurs de la période stratégique actuelle. Ces éléments se basent sur les expériences et les résultats des deux périodes de financement passées.

L'objet des lignes directrices est de faire en sorte que les partis et les partenaires qui travaillent avec le DIDP disposent des informations nécessaires concernant le processus de soumission de projets et les obligations administrat-ives qui leur incombent en tant que bénéficiaire de subventions. Les exigences peuvent paraître complexes mais, comme nous l'avons déjà mentionné, nous appliquons les mêmes règles et orientations que d'autres institutions similaires au Danemark.



TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTIONVALIDITÉ............................................................................................................3

COORDONNÉES................................................................................................3

ABRÉVIATIONS..................................................................................................3

FONDEMENT DES LIGNES DIRECTRICES......................................................8

DEUX GUICHETS DE FINANCEMENT..............................................................8

1. SOUMISSION DE PROJETS........................................................................10

1.1 PROCESSUS DE SOUMISSION.............................................................10

1.2 SÉLECTION DES PARTENAIRES ET CRITÈRES..................................10

1.3 QUELS SONT LES PAYS SOUTENUS PAR LE DIPD ?.........................13

1.4 OBJECTIFS DES PARTENARIATS.........................................................15

1.4.1. STRATÉGIE DU CHANGEMENT ET PRINCIPAUX OBJECTIFS DES PROGRAMMES.................................................................................................161.4.2. DOMAINES D'INTERVENTION PROGRAMMATIQUE...........................17TYPES D'INTERVENTION................................................................................22

1.5 LIGNES DIRECTRICES APPLICABLES EN COURS D'ÉLECTIONS.....24

1.6 ACTIVITÉS PRÉPARATOIRES...............................................................24

1.7 NIVEAUX DE FINANCEMENT ET VOLUMES DES PARTENARIATS....25

1.8 PROCESSUS D'APPRÉCIATION ET DE SOUMISSION DE PROJET.. .25

1.9 CRITÈRES D'ÉVALUATION....................................................................27

1.10 APRÈS APPROBATION DE LA SOUMISSION.....................................28

1.11 FORMAT ET RÈGLES BUDGÉTAIRES DU DIPD.................................29

1.11.1 LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES D'ÉLABORATION DU BUDGET............................................................................................................291.11.2 EXIGENCES RELATIVES AU BUDGET DE PROJET DU DIPD.......301.11.3 RÉSUMÉ DU FORMAT DE BUDGET DU DIPD.................................311.11.4 DÉPENSES ET LIGNES BUDGÉTAIRES..........................................321.11.5 INSTRUCTIONS D'UTILISATION DES FEUILLES DE BUDGET EXCEL 38



1.13. RAPPORTS, SUIVI ET EXAMEN.........................................................40

2. ADMINISTRATION DES SUBVENTIONS.....................................................44

2.1. INTRODUCTION....................................................................................44

2.2. EXIGENCES ET RESPONSABILITÉS...................................................44

2.3. PRINCIPES DE LUTTE CONTRE LA CORRUPTION............................45

2.4. MANQUEMENTS AUX CONDITIONS DE FINANCEMENT DU DIPD....45

2.5. PROCESSUS D'ATTRIBUTION ET DE PAIEMENT DES FONDS.........46

2.5.1. NOTIFICATION DE LA DÉCISION DU COMITÉ RELATIVE À LA SOUMISSION....................................................................................................462.5.2. ACCORD ET PLANNING DES RAPPORTS ET DES PAIEMENTS...472.5.3. LETTRE D'AGRÉMENT......................................................................472.5.4. CONCLUSION D'UN ACCORD DE COOPÉRATION.........................472.5.5. PAIEMENT DES FONDS DU PROJET...............................................48

2.6. PROCÉDURES ADMINISTRATIVES.....................................................48

2.6.1. ACCORDS BANCAIRES ET COMPTE BANCAIRE SPÉCIFIQUE....482.6.2. TENUE DE LIVRES ET COMPTABILITÉ...........................................482.6.3. GESTION ET RÈGLEMENT DES DEVISES......................................502.6.4. LIQUIDATION DES INTÉRÊTS COURUS ET DES GAINS DE CHANGE............................................................................................................502.6.5. GESTION DES INVESTISSEMENTS.................................................512.6.6. RAPPORTS FINANCIERS ET NARRATIFS.......................................51

2.7. GESTION DES FONDS..........................................................................52

2.7.1. POLITIQUES COMPTABLES.............................................................522.7.2. RÉVISIONS BUDGÉTAIRES AU COURS DE LA PÉRIODE DU PARTENARIAT DU PROJET............................................................................522.7.3. EXIGENCES RELATIVES AUX COMPTES DÉFINITIFS...................532.7.4. EXIGENCES RELATIVES AUX AUDITS............................................54

2.8. SIGNALEMENT DES IRRÉGULARITÉS................................................55

2.9. ACHÈVEMENT DU PROJET..................................................................56

3. ANNEXES ET FORMATS.............................................................................57

A1 FORMAT DE SOUMMISSION - APPRÉCIATION58

A2 RAPPORT FINAL - APPRÉCIATION58

A3 FORMAT DE SOUMISSION – PROJET DE PARTI58

A3A FORMAT DE SOUMISSION: PROJET INTÉGRÉ58

A3B FORMAT DE SOUMISSION: PROJET DE COOPÉRATION PLURIPARTITE58

A4 RAPPORT DE SITUATION - PROJET58

A5 RAPPORT FINAL - PROJET58

A6 ACCORD PARTI-PARTENAIRE58

A7 ACCORD FINANCIER PARTI-PARTENAIRE58

A8 ACCORD DE TRANSFERT PARTI-PARTENAIRE 58



A9 FORMAT DE BUDGET EXCEL DU DIPD POUR LES PARTIS 58

A9A FORMAT DE BUDGET EXCEL PLURIPARTITE DU DIPD58

A10 INSTRUCTIONS D'AUDIT DU DIPD58

A11 LISTE DE CONTRÔLE DES COMPTES...........................................................58

A12 NOTE SUR LES HONORAIRES DE CONSEIL59

A13 GUIDE DE SUIVI DES PROJETS DU DIPD59

A14 CADRE GLOBAL DE RÉSULTATS DU DIPD59



INTRODUCTION

FONDEMENT DES LIGNES DIRECTRICES

Les lignes directrices du DIPD pour la soumission de projets et la gestion des subventions du DIPD se fondent sur le cadre établi par le ministère des Affaires étrangères (UM) dans les « lignes directrices pour l'administration des subven-tions » publiées en mars 2016. Les notes explicatives législatives relatives à l'Institut danois pour les partis et la démocratie (DIPD) et l'accord de coopéra-tion entre l'UM et le DIPD énoncent clairement que l'aide attribuée par le DIPD doit se conformer au même code de pratique.

Par ailleurs, les lignes directrices du DIPD sur les projets sont conçues dans l'esprit de la stratégie du DIPD pour 2018-2020 intitulée « Partis et démocratie à travers le monde », et englobent des considérations issues de la mission et du cadre de résultats du DIPD qui conditionnent l'obtention d'un soutien finan-cier pour des partenariats sur la démocratie. Ces partenariats peuvent être con-clus entre des partis politiques danois et des partis, mouvements ou institutions politiques dans des pays en voie de développement, ou gérés par le secrétariat du DIPD et constitués avec des plateformes pluripartites et d'autres acteurs de la vie démocratique dans des pays en voie de développement. Enfin, ils peuvent également se combiner au sein de projets dits intégrés, de projets d'ac-tionnariat et de projets de courtiers de connaissances.

Les lignes directrices s'articulent en trois parties principales, qui

1. Décrivent les procédures de soumission 2. Résument la gestion des fonds 3. Présentent les annexes et formats techniques.

Tous les partenaires du DIPI sont tenus de se familiariser avec le contenu des lignes directrices et avec ses annexes et formats avant de soumettre leur de-mande au DIPD. Ils doivent également se référer et utiliser les lignes directrices régulièrement au cours de la durée de vie d'un projet et jusqu'à la présentation du rapport final et des comptes de clôture.

DEUX GUICHETS DE FINANCEMENT

Le DIPD distingue deux types de subventions et de partenaires :

Les subventions aux partis sont réservées aux partis politiques danois re-présentés au Parlement et utilisées à des fins de partenariat avec des partis, mouvements et institutions politiques, y compris des institutions pluripartites, dans des pays en voie de développement sélectionnés.



Les subventions pluripartites s'adressent aux partenariats pluripartites initiés par le secrétariat du DIPD et à leurs activités dans des pays en voie de développement sélectionnés, en vue de renforcer les systèmes pluralistes au sein d'une culture démocratique.

MODALITÉS DES PROJETS

En vertu des buts de la Stratégie et de la décision du Comité de renforcer la contribution de l'expertise politique des partis et l'engagement volontaire dans les projets pluripartites, de nouvelles modalités de projets seront mises à l'essai au cours de la période 2018-2020.

Le DIDP appliquera donc les modalités de projets décrites ci-dessous. En outre, d'autres types de modalités innovantes pourront être mises en œuvre au cours de cette période.

Projets de parti à parti : Les projets bilatéraux de promotion de la démocratie entre un parti danois et un parti ou un groupe de partis d'un pays de la coopéra-tion constitueront un des piliers centraux des travaux du DIPD. Les projets de partis comprennent également les projets d'alliance, dans lesquels un parti danois coopère avec un parti nordique pour le soutien d'un projet dans un pays de coopération. Le projet d'alliance des Rouges-Verts avec le VIF suédois en est un exemple.

Projets intégrés : Ils prévoient la participation du secrétariat et d'un parti et sont financés par les deux entités. Le projet du Malawi par exemple impliquera le parti Libéral, le Parti socialiste populaire et le secrétariat du DIPD. Il sera porté par le Parti socialiste populaire danois (SF) qui sera responsable de son admin-istration et des rapports au Malawi.

Projets d'actionnariat : Ce sont des projets pluripartites gérés par le Secrétariat du DIPD qui prévoient la participation d'un parti danois dans une composante spécifique financée par ses propres fonds, par exemple les femmes dans la vie politique, en tant que partenaire à long terme de la plateforme pluripartite. Le projet du DIPD au Népal avec la plateforme pluripartite Jompops en est un ex-emple. Le DIPD à Copenhague et le DIPD au Népal en gèrent l'administration, les finances et les rapports.

Courtage de connaissance : Projets pluripartites pour lesquels un ou plusieurs partis danois jouent le rôle de courtiers de connaissances dans une des com-posante actuelles : relations entre les pairs, visibilité et formation des femmes à la vie politique, les jeunes et la vie politique et le dialogue pluripartite. Un ex-emple de courtage de connaissance est le projet de démocratie pluraliste au Myanmar auquel participeront le Parti socialiste populaire danois (SF), le Parti libéral du Danemark (V) et les Démocrates sociaux danois (S) dans différentes composantes. La réserve pluripartite du DIPD prendra en charge les coûts de partage des connaissances et gérera l'administration et les rapports du projet.



1. SOUMISSION DE PROJETS

1.1 PROCESSUS DE SOUMISSION

Les soumissions au DIPD peuvent être effectuées à tout moment. Les candid-ats ont la possibilité de présenter leurs projets de soumission au secrétariat av-ant qu'ils ne soient examinées par le Comité pour approbation.

À la réception d'une soumission, le DIPD détermine si les exigences formelles ont été respectées, si la qualité du projet est satisfaisante et si le projet s'inscrit dans la stratégie du DIPD.

Toutes les décisions relatives à l'approbation des soumissions sont prises par le Comité du DIPD. Lorsqu'une décision a été prise, le candidat est rapidement in-formé de l'issue de sa soumission par le secrétariat et du processus à suivre. Pour un résumé du processus de soumission, merci de vous référer aux sec-tions 1.8 et 1.9.

Pour les formats de soumission, voir www.dipd.dk

1.2 SÉLECTION DES PARTENAIRES ET CRITÈRES

Le choix des partenaires est d'une importance capitale pour la réalisation de la stratégie du DIPD pour la période en cours. Une approche fondée sur la de-mande est toute aussi primordiale.

Les principaux partenaires sont les partis politiques — directement ou par le biais de plateformes et initiatives pluripartites.

Le DIPD a été créé par les partis, pour les partis et collabore avec les partis politiques. C'est pourquoi le DIPD sélectionne ses partenaires essentiellement parmi les partis politiques, qui constituent à la fois un défi et un moteur de ren-forcement de la démocratie. Ainsi, le DIPD collabore directement avec un type de partenaire qui a été négligé depuis des décennies dans l'appui à la démo-cratie.

L'Évaluation de 2016 a toutefois souligné l'importance de se concentrer sur les partis susceptibles d'apporter un authentique changement et de s'abstenir de travailler avec les partis insignifiants.


http://www.dipd.dk/


Afin d'accroître la représentation et la responsabilité des partis, il peut égale-ment être pertinent de coopérer avec des acteurs tiers.

DIPD soutient les acteurs tiers susceptibles de constituer un appui majeur ou de défendre les intérêts des initiatives pluripartites et les rendre plus perform-antes. Ce soutien doit s'inscrire dans la stratégie du DIPD et ses domaines de résultat. Il peut prendre la forme d'enquêtes auprès des électeurs, de films sur la démocratie, d'analyse politique visant à définir et enrichir le rôle représentatif des partis politiques, ou de soutien à la société civile et aux groupes de réflex-ion qui surveillent et promeuvent la responsabilité des partis politiques.

Conformément à la nouvelle stratégie, la priorité sera accordée aux partenariats capables de réaliser les buts stratégiques et apporter des résultats tangibles dans le domaine du dialogue pluripartite et de la représentation et responsabil-ité des partis politiques. L'évaluation des pays et des partenaires par le DIPD se fonde sur plusieurs critères, décris dans les lignes directrices et les soumissions de projets du DIPD :

Tous les pays figurant dans la liste du CAD de l'OCDE (dans les quatre catégories) peuvent bénéficier des partenariats du DIPD.

Des opportunités de synergie doivent être recherchées entre les partenariats de partis et les partenariats pluripartites at avec d'autres initiatives danoises afin d'accroître les résultats.

Une analyse de la situation politique du pays doit être fournie. La pertinence du partenariat doit être explicitée. Une liste d'activités connexes menées par d'autres acteurs doit être

présentée. La relation entre les ambitions, les ressources et les résultats sera

évaluée de façon critique pour tous les projets soumis. Les valeurs et orientations politiques partagées par les organisa-

tions et la compatibilité du partenariat doivent être appréciées. Une évaluation du profil organisationnel général du parti doit être ef-

fectuée. Une analyse de la place de l'organisation partenaire dans le pays-

age politique doit être fournie. Le processus et les raisons qui sous-tendent le choix de partenaire

doivent être explicités. Une analyse des forces et faiblesses du parti politique ou de l'organ-

isation partenaire doit être réalisée.

Certains partis sont membres de réseaux internationaux, comme l'Internationale socialiste ou l'Internationale libérale, alors que d'autres ont moins de liens ou d'affiliations au niveau international.

Dans tous les cas, la sélection du partenaire, l'objectif du projet et sa méthodo-logie doivent correspondre à la stratégie et aux lignes directrices du DIPD et doivent être approuvés par le Comité selon le processus détaillé ci-après. Cependant, l'élément le plus important doit rester la capacité du DIPD à répon-dre de manière pertinente à la demande locale lorsqu'elle sollicite les types



d'interventions spécifiques au DIPD. L'expérience a démontré que plus la stratégie du DIPD et ses méthodes de travail gagnent en reconnaissance inter-nationale, plus la convergence est forte avec les partenaires qui connaissanent le profil particulier du DIPD.

En conclusion, les fonds destinés aux partenariats de partis doivent être util-isés pour financer des partenariats entre un parti politique danois et un parti, mouvement ou institution politique (dont les groupes de réflexions), ce qui inclut les initiatives pluripartites, au sein d'un pays en voie de développement.

Les fonds destinés aux subventions multipartites peuvent être utilisés pour soutenir des plateformes ou initiatives pluripartites dans les pays en voie de développement ainsi que des organisations non gouvernementales, des organ-ismes de presse et des groupes de réflexion qui œuvrent à la création ou au renforcement des systèmes pluralistes et de la culture démocratique.

En vertu de la stratégie 2018-2020, le DIPD cherche à mettre en place une coopération stratégique avec des institutions danoises et internationales. Le DIPD vise également à faire participer activement les partis politiques danois aux activités pluripartites par le biais de trois nouvelles modalités : les projets intégrés les projets d'actionnariat et le courtage de connaissance (voir page 7).

Veuillez noter que les individus et les entreprises privées ne peuvent pas, en temps normal, être un partenaire. Cependant, des exceptions peuvent être faites par le Comité.

La soumission doit décrire le profil politique du partenaire, y compris les groupes qu'il représente actuellement et ceux qu'il est susceptible de re-présenter à l'avenir suite à la coopération. Le format de soumission indique en détail les différents éléments à fournir.

De plus, les soumissions doivent démontrer que les partenaires sont démo-cratiques et qu'ils respectent les droits humains, les valeurs et principes démo-cratiques (élections libres, liberté d'expression, libre accès à l'information pour n'en citer que quelques-uns) et les principes de bonne gouvernance et de re-devabilité. Les partenaires doivent en outre respecter les principes de non-viol-ence et de lutte contre la corruption dans leurs activités (règlements de Dan-ida).

Les Organisations figurant sur la liste des organisations terroristes de l'ONU ou de l'UE ne sont pas éligibles au financement.

Enfin, le parti politique danois ou le DIPD doivent s'assurer que le partenaire dispose de ou pourra acquérir la capacité administrative nécessaire à la gestion de la subvention de manière responsable et adéquate. Pour plus d'informations à ce sujet, voir la deuxième partie des lignes directrices (administration des subventions du DIPD).



LOGIQUE DE PARTENARIAT DU DIPD

Dans toutes ses actions, le DIDP applique une logique de partenariat. Cette lo-gique influence l'ensemble de ses travaux, de sa mission 1 à sa stratégie de changement et aux types d'activités mis en œuvre dans les projets du DIPD.

L'action du DIDP se concrétise à travers des partenariats de coopération à long terme, caractérisés par la confiance mutuelle, la transparence et, surtout, des objectifs et des résultats formulés et acceptés sur la base d'une analyse profonde et du dialogue. Les accords de projet avec les partenaires, qu'ils soient pluripartites ou qu'ils ne représentent qu'un seul parti, énoncent la division des tâches et la contribution de chacun à la réalisation du projet et de ses objectifs. Les rôles du DIDP et des partis politiques au sein d'un partenariat sont multiples, et incluent notamment :

Faciliter les consultations et l'appropriation des projets/initiatives de changement envisagés.

Promouvoir des modèles de projet éprouvés et leur gestion adéquate conformément aux lignes directrices du DIPD.

Jouer le rôle de courtier de connaissances, de facilitateur de changement et d'inspirateur à l'aide des principaux types d'action décrite ci-après.

Les enseignements tirés de l'expérience du DIPD ont démontré l'importance des partenariats mutuellement appréciés, qui ont du sens à la fois pour le lead-ership du parti danois et celui du parti politique local, ainsi que l'importance des intérêts partagés pour les échanges entre pairs.

1.3 QUELS SONT LES PAYS SOUTENUS PAR LE DIPD ?

Selon la loi, la stratégie et l'accord entre le ministère des Affaires étrangères et le DIPD, le DIPD ne peut travailler qu'avec un nombre limité de pays en voie de développement. Le Comité a décidé de concentrer les activités du DIPD prin-cipalement dans les pays d'Afrique. En ce qui concerne les partenariats multi-partites, 6 pays ont été identifiés comme pays cibles pour la période 2018-2020 — le Népal, le Bhoutan, le Myanmar, le Malawi, le Kenya et la Tanzanie. Des études sont en outre menées sur le Burkina Faso. Les partis danois peuvent eux-mêmes identifier des partenaires dans les pays où ils estiment pouvoir faire la différence, à condition que le choix du pays et du partenariat et l'axe de coopération correspondent à la stratégie et aux domaines de résultats du DIPD. Le Programme global du DIPD pour 2018-2020 prévoit une regroupe-ment et une consolidation générale des travaux dans les pays où le DIPD est présent.

1 “Constituer des partenariats avec des partis politiques, des plateformes pluripartites et d'autres institutions à travers l'engagement actif de partis politiques et acteurs danois, et de partenaires internationaux".



Le Comité décide des appuis à octroyer (pour plus d'informations, voir para-graphe 1.12 sur les critères d'évaluation).

Actuellement, les fonds attribués par le MAE au DIPD proviennent du cadre des droits humain et de la démocratie (et non du cadre de la réduction de la pauvreté comme c'était le cas par le passé). De ce fait, tous les pays figurant sur la liste du CAD de l'OCDE, qui contient 4 types de catégories de pays, sont éligibles. Les pays suivants sont concernés à l'heure actuelle :

Pays les moins avancés

Autres pays à faibles revenus [moins de 1 045 USD en 2013]

Pays à revenus in-termédiaires de tranche inférieure [de 1 045 USD à 4 125 USD en 2013]

Pays à revenus in-termédiaires de tranche supérieure [de 4 126 USD à 12 745 USD en 2013]

BhoutanMalawiMyanmarNépalTanzanie

Kenya BolivieÉgypteGhanaSwaziland

ColombieAfrique du Sud

Des informations complémentaires sur les lignes directrices de Danida sont disponibles sur le site internet: http://um.dk/da/danida/samarb/civ-org/stoette-form/ .

La stratégie du DIPD énonce, entre autres choses, que:

La collaboration à long terme avec les partenaires existants sera prioritaire dans les pays où les partis ont la volonté et les ressources nécessaires pour s'engager dans le développement démocratique. Il s'agit de projets et de lieux où des résultats ont été obtenus et où des contacts ont été établis. Il est donc naturel de maintenir et étendre la collaboration avec les partenaires dans les pays ou des avancées ont été réalisées.

Le DIPD accordera la priorité aux pays et aux partenaires avec lesquels il est possible de mettre à profit l'expérience danoise pour établir des in-teractions et des synergies entre les partenariats de parti à parti et les partenariats pluripartites.

Les partis politiques danois sélectionneront également les pays avec lesquels ils collaboreront, c'est-à-dire les pays dans lesquels il est pos-sible d'identifier des partis politiques avec lesquels ils peuvent travailler.

La participation d'une ambassade danoise et la possibilité d'apporter des changements positifs dans un pays sont aussi des critères pris en compte dans la sélection des pays partenaires.


http://um.dk/da/danida/samarb/civ-org/stoetteform/

http://um.dk/da/danida/samarb/civ-org/stoetteform/


La relation entre les ambitions, les ressources et les résultats est étudiée attentivement avant de décider du nombre de pays et de parte-naires.

Les futurs engagements de l'Institut au sein des pays continueront d'être définis et sélectionnés par la collaboration triangulaire entre le Comité, le secrétariat et les partis politiques. Dans certains cas, le souhait de travailler avec un parte-naire spécifique sera décisif. Dans d'autres circonstances, tel que ce fut le cas au Myanmar, ce sera la situation politique générale qui justifiera l'intervention du DIDP et la sélection des partenaires s'effectuera dans la phase de planifica-tion. Enfin, dans le cas du Burkina Faso, le DIDP mène actuellement une mis-sion d'identification et d'exploration suite à une invitation de l'ambassade danoise et des partis politiques burkinabés.

Pour la préparation des interventions et des partenariats dans les pays, une an-alyse approfondie de la situation politique, de l'économie politique et de l'en-tente politique au sein des pays concernés est requise, telle que définie dans le format de soumission du DIPD.

1.4 OBJECTIFS DES PARTENARIATS

Le DIPD offre son assistance aux partis politiques at aux systèmes de partis, et vise à oeuvrer au niveau de ces systèmes pour bâtir un moteur de réforme démocratique à travers le dialogue pluripartite et des initiatives ralliant tous les partis, tout en promouvant la coopération bilatérale entre les partis afin de leur apporter les capacités nécessaires pour un meilleur exercice de leur rôle démo-cratique.

Par conséquent, le DIPD met l'accent sur le renforcement de la culture et des processus démocratiques. Les partis politiques sont considérés comme des in-stitutions fondamentales de la démocratie — ainsi, l'objectif n'est pas d'aider certains partis à « gagner des élections » mais d'affermir leur conduite démo-cratique. Les fonds ne sont pas utilisés pour soutenir des activités de cam-pagnes électorales (voir aussi paragraphe 1.5 pour les lignes directrices au cours des élections).

Concernant l'objectif général d'amélioration des systèmes pluralistes et du dia-logue pluripartite, le soutien apporté vise généralement, sans s'y limiter, à améliorer les règlements régissant le système de partis, améliorer le dialogue, les plateformes et les coalitions pluripartites et faciliter les relations entre les partis politiques, la société civile et les médias.

Concernant l'objectif général de renforcement des partis politiques en vue de l'exercice de leurs fonctions démocratiques, le soutien vise généralement, sans s'y limiter, à intensifier la capacité des partis à exercer leurs fonctions démo-cratiques dans les domaines de la représentation et de la responsabilité.



1.4.1. STRATÉGIE DU CHANGEMENT ET PRINCIPAUX OBJECTIFS DES PROGRAMMES

La nouvelle stratégie est née d'un long processus de consultation et constitue ainsi un engagement fort du Comité, des partis politiques et du secrétariat du DIPD. La stratégie identifie certains principes transversaux fondamentaux de l'institut, tels que le respect des droits humains, l'ancrage des activités et des partenariats dans l'analyse de l'environnement et du contexte politique, le choix du DIPD de se concentrer sur les domaines où l'expérience des partis danois peut bénéficier aux partenaires et éventuellement contribuer aux efforts danois et internationaux pour le renforcement de la démocratie, et l'engagement du DIPD dans des partenariats à long terme caractérisés par les principes de con-fiance et de crédibilité, dont les cibles et les résultats ont été identifiés à travers une analyse approfondie et un dialogue.

La stratégie du changement du DIPD part du principe que le système de partis doit être renforcé, en particulier les fonctions des partis politiques relatives aux citoyens et à la gouvernance. Le dialogue et la coopération entre les partis politiques, ainsi que la communication avec les électeurs et les autres acteurs, sont des conditions essentielles au changement. Ces deux domaines exigent une analyse fine du système dans lequel opèrent les partis politiques, ex. le type de système électoral et de partis et la capacité, les ressources et l'engage-ment des partis. Cette analyse doit naturellement constituer un processus con-tinu étant donné que les chaînes de résultats sont loin d'être linéaires dans le domaine politique.

Ainsi, la stratégie du changement du DIPD suit une logique systémique qui couvre trois niveaux interconnectés:

De plus, le DIPD applique une logique de développement des capacités qui suppose une évaluation des raisons (volonté), des moyens (ressources et ca-pacité) et des possibilités pour chaque initiative2.

Par ailleurs, le DIPD souligne le fait que le leadership des partis, leur organisa-tion interne et leurs membres participent tous à la pérennité des changements attendus.

Enfin, un élément central pour le développement des capacités est la logique de changement guidé par opposition au changement dirigé ou planifié. Cette logique de changement guidé se prête bien aux contextes imprévisibles avec un haut niveau de dynamiques politiques et de conflits d'intérêts et dans lesquelles des négociations sur les résultats attendus sont nécessaires. (An-thony F. Buono: Repenser le Changement Organisationnel: Redéfinir le Défi de la Gestion du Changement, 2005.) Cette logique nécessite à son tour des pratiques de programmation souples. Les projets soumis au Comité du DIPD doivent démontrer qu'ils suivent une lo-gique judicieuse de développement des capacités.

2 La logique de développement des capacités du DIPD est décrite dans le document “Développement des capacités des partis politiques – logique du DIPD”, disponible en ligne: http://dipd.dk/resources/dipdpublications/


http://dipd.dk/resources/dipdpublications/

Stratégie du changement du DIPD


Il va sans dire que les chaînes de résultats dans le domaine politique sont loin d'être linéaires et nécessitent des stratégies d'interventions souples.

1.4.2. DOMAINES D'INTERVENTION PROGRAMMATIQUE

Le DIPD se concentrera sur les trois domaines d'intervention qui se sont révélés être les plus efficaces et pertinents pour le changement et qui sont ainsi considérés comme des domaines d'impact élevé.

APPROCHE FONDÉE SUR LES DROITS HUMAINS (AFDH)

La stratégie du DIPD pour 2018-2020 indique que plusieurs droits fondamen-taux sont essentiels à la notion de démocratie, notamment le droit de participer aux élections, la liberté d'association, la liberté de réunion et la liberté d'expres-sion conformément aux pactes internationaux relatifs aux droits humains. Les travaux du DIDP se fondent sur les droits humains internationalement recon-nus, et la recherche de partenariats internationaux et locaux s'effectue sous condition du respect et de la protection de la démocratie et des droits humains comme objectifs communs.

Les partis politiques et leurs membres sont souvent titulaires de droits vis-à-vis des gouvernements. Dans certaines situations, ils peinent à les faire recon-naître (ex. Swaziland). Dans d'autres situations, le DIPD considère que les partis politiques sont détenteurs d'obligations, en particulier lorsqu'ils sont au pouvoir au sein du gouvernement. Par exemple, les activités liées aux femmes dans la vie politique (FVP) et aux jeunes dans la vie politique (JVP) se con-



centrent sur le renforcement des droits des femmes et des jeunes à participer activement à la vie politique, et les partis politiques sont considérés comme détenteurs de l'obligation de créer un environnement favorable à leur participa-tion et de mettre en place des mesures d'action positive. Dans plusieurs cas, comme au Népal ou au Myanmar, les travaux sur les femmes dans la vie poli-tique se fondent directement sur la Convention sur l'élimination de toutes les formes de discrimination à l'égard des femmes (CEDAW) et sur les mesures et moyens de plaidoyers adoptés à cet égard.

Les principes PANT de participation, redevabilité, non-discrimination et transparence ne constituent pas seulement des valeurs transversales qui sous-tendent l'action du DIPD. Elles sont également directement visées dans les projets de coopération du DIPD par des stratégies d'accroissement de la participation et des jeunes dans la vie politique, de renforcement des liens entre les partis et les citoyens et les partis et les gouvernements pour intensifier la re-devabilité, d'élimination des pratiques discriminatoires, et de soutien à la trans-parence dans la prise de décision au sein des partis politiques et dans les débats relatifs aux mécanismes de financement des partis.

Les actions du DIPD en faveur de la démocratie sont systématiquement axées sur la qualité du processus et de ses résultats. En effet, l'expérience a démon-tré que pour que la démocratie s'épanouisse, le processus démocratique (élec-tions, campagnes, etc.) doit se conformer aux normes établies et le résultat doit être accepté et soutenu par les partis politiques et les citoyens en général. Les partis politiques et leurs députés sont législateurs dans des domaines d'import-ance cruciale pour le respect et la protection des droits humains. Cependant, de nombreux partis n'ont que peu de connaissances du système international des droits humains et de la manière dont fonctionnent les mécanismes nationaux de protection des droits humains, ou du rôle essentiel des droits humains dans les pratiques démocratiques libres et équitables.

La soumission de projet doit mentionner si et comment les droits humains en-trent en jeu dans le projet, et quels droits en particulier sont concernés.

RENFORCEMENT DE LA REPRÉSENTATION AU SEIN DES PARTIS POLITIQUES

Le DIPD œuvrera au renforcement de la capacité de ses partenaires à représenter et à faire participer ses membres et les citoyens qui s'intéressent à la politique. Il se concentrera en particulier sur la représentation des femmes et des jeunes pour renforcer l'intégration et la représentation et rendre la culture démocratique plus pluraliste. En outre, la nouvelle stratégie 2018-2020 est également axée sur l'amélioration de la redevabilité des partis par le biais de politiques plus contextuelles et d'une meilleure communication avec les citoyens.

Les analystes et praticiens politiques s'accordent sur le fait qu'une des fonctions essentielles des partis politiques est la représentation, et que les actions de renforcement des capacités de ces partis doivent porter sur cette fonction. Les partis politiques constituent des intermédiaires essentiels entre la voix des



citoyens et le gouvernement dans les sociétés démocratiques. Pourtant, ils restent souvent le maillon le plus faible et le plus ignoré de l'aide internationale à la démocratie.

La stratégie du changement du DIPD et l'axe stratégique pour 2018-2020 visent à renforcer la représentation par l'intégration des femmes et des jeunes. Le pre-mier domaine de résultats du DIPD concerne les femmes dans la vie politique et le deuxième les jeunes dans la vie politique.

Le DIPD applique une approche éprouvée pour renforcer la participation des femmes dans la vie politique (FVP). Cette approche a été testée en premier lieu au Malawi et en Tanzanie avant d'être étendue au Myanmar, Bhoutan et Népal. Elle est composée de trois piliers qui peuvent s'adapter à la situation spécifique d'un pays :

Les enseignements tirés des actions menées en Tanzanie démontrent que for-mer les femmes n'est pas suffisant. Un mix stratégique d'interventions est nécessaire au niveau de la direction des partis, de leurs procédures et des femmes elles-mêmes.

Les résultats escomptés sont les suivants :

La représentation des femmes et des jeunes dans la vie politique est accrue à tous niveaux au sein des partis politiques.

Les structures et les processus des partis garantissent un meilleur équilibre entre les sexes et les âges au sein des partis partenaires du DIPD.

Les femmes et les jeunes expriment le souhait et s'engagent à ac-céder à des postes politiques au sein des partis partenaires du DIPD.

Les femmes et les jeunes démontrent des connaissances, attitudes et comportements adéquats au sein des partis politiques partenaires du DIPD.

Un nombre important de jeunes au sein des partis politiques partenaires du DIPD dans le domaine de la jeunesse prennent part à des formations de mentorat et leadership politique.

RENFORCEMENT DES PROCESSUS DE DÉCISION INTERNE, D'ÉLABORATION DES POLITIQUES ET DE COMMUNICATION DES PARTIS POLITIQUES.

Le DIPD aidera ses partenaires à intégrer la notion que les décisions impor-tantes doivent être adoptées de manière démocratique et transparente dans leurs procédures internes et leurs politiques. Le DIPD renforcera également la capacité des partis à communiquer avec le public et leur électorat en vue d'ac-croître leur redevabilité.

Par ailleurs, le DIPD renforcera la représentativité locale dans les structures or-ganisationnelles des partis afin de leur assurer une large influence, et assistera ses partenaires à travers des initiatives concrètes visant à établir les liens capi-



taux entre les antennes locales et le siège des partis, et à intégrer des proces-sus consultatifs dans l'organisation des partis et l'élaboration de leurs politiques.

V-DEM3 avance que « généralement, trois facettes de l'institutionnalisation d'un système de partis font défaut : la première est le niveau de développement d'antennes locales par les partis nationaux ; la deuxième est le niveau de créa-tion d'institutions permanentes par les partis en compétition au niveau national, et le troisième est le niveau d'utilisation d'appels fondés sur les programmes et la politique (et non sur le clientélisme). Ces aspects pourraient être d'une impor-tance vitale pour l'avenir des systèmes de partis, et partant, pour le soutien aux partis politiques ». La stratégie du DIPD axée sur le développement des partis au niveau local et sur l'élaboration de politiques par les partis est en ligne avec cette conclusion.

Pour ce faire, le DIPD tire profit de la vaste expérience des partis politiques danois et aide les partis partenaires à adopter une logique de cycle électoral, qui les guide pas à pas dans la formulation de leurs politiques et leur communi-cation en fonction des élections et des opportunités de réformes.

Ce domaine d'intervention sera inclus dans les trois modalités de programme, c'est-à-dire dans les modèles de partenariats pluripartites, entre partis et inté-grés.


Tous les partis politiques partenaires du DIPD sont engagés, compé-tents et capables d'élaborer des politiques et de communiquer avec leur électorat, et à leur rendre des comptes.

La capacité des politiciens et des fonctionnaires des partis à élaborer des politiques et à communiquer avec les citoyens est renforcée dans tous les partis partenaires du DIPD.

L'influence politique de tous les partis partenaires du DIPD est ampli-fiée.

Des mécanismes de responsabilité politique sont mis en place au sein de tous les partis partenaires du DIPD.

RENFORCEMENT DU DIALOGUE POLITIQUE ET DE LA COOPÉRATION AU SEIN DU SYSTÈME PLURALISTE

Le DIPD collaborera avec ses partenaires en vue de la création et de l'utilisation de plateformes pour promouvoir le dialogue et la communication entre les partis et avec d'autres acteurs politiques et non politiques, et pour concevoir des initia-tives de réforme. Même si les partis sont conçus pour rivaliser pour le pouvoir politique, la coopération et le dialogue sont nécessaires pour gouverner de manière démocratique. La concurrence est indéniablement un élément essen-tiel dans le fonctionnement des partis politiques, et constitue souvent une force motrice qui pousse les partis à s'adapter à de nouvelles idées et situations. 3 Varieties of Democracy (V-DEM) est une collaboration de 50 chercheurs co-hébergée par le département de Science politiques de l'Université de Gothenburg et l'Institut Kel-logg de l'Université de Notre Dame aux États-Unis. V-DEM tente de mesurer et concep-tualiser la démocratie en utilisant de vastes ensembles de données.



Cependant, le dialogue et la coopération entre les partis sont d'égale import-ance bien que souvent négligés.

L'importance accordée à la coopération et au dialogue entre les partis prend sa source et tire son expertise et ses idées dans la tradition de consensus très an-crée dans la vie des partis politiques danois. La pratique de la concorde ou des accords politiques au Danemark dresse un tableau similaire. La vaste majorité de la législation danoise a été adoptée par large consensus politique y compris par les partis hors de la coalition gouvernementale. La concorde politique est si commune qu'elle est considérée actuellement comme une institution impor-tante, bien qu'informelle, de la vie politique danoise. Cette forte tradition de con-sensus au Danemark offre une plateforme solide au DIPD pour encourager les partis politiques à créer des espaces de dialogue fiables et sécuritaires, où peuvent prospérer la coopération et l'identification de problématiques com-munes, telles que les réformes du cadre réglementaire ou électoral des partis politiques ou l'amélioration de la performance démocratique des partis.


La pratique continue du dialogue. La formalisation des plateformes de partis. La création d'initiatives communes de réforme.

TYPES D'INTERVENTION

En consultation avec ses partenaires, le DIPD définit le type d'engagement qui répondra au mieux aux objectifs.

TYPES D'INTERVENTION

Dans chaque pays et pour chaque partenaire, le mix de méthodes et d'outils les plus adaptés est identifié afin de parvenir aux meilleurs résultats.

C'est dans ce domaine que la valeur ajoutée du DIPD est la plus évidente. Le DIPD fonctionne sur la base de budgets limités dans de nombreux pays comparé à d'autres organisations d'appui.

Voyages d'études — une méthode éprouvée du DIPDLes voyages d'études sont des activités fréquemment organisées dans toutes les modalités programmatiques. La plupart d'entre eux sont effectués autour d'un événement politique spécifique, tel qu'un congrès de parti ou des élections municipales, et comprennent un programme spécifique à cette activité pour les délégations. À travers les voyages d'études, les partenaires sont directement exposés aux institutions, traditions et méthodes politiques danoises, ce qui leur permet d'analyser leur propre situation à travers le prisme de l'ex-emple danois. Réciproquement, les voyages d'études permettent aux partis danois de mener une réflexion sur la nature, les forces et les faiblesses de leur système et mode de fonctionnement domestique.

Échange entre pairs



Tous les partenariats du DIPD au sein deux modalités ont recours à l'échange entre pairs en tant qu'activité centrale de projet. Les échanges entre pairs mobilisent les personnes-ressources clés des partis politiques, ex. des députés, des jeunes leaders ou le secrétaire du parti, et tirent profit de la valeur ajoutée politique du DIPD. L'échange entre pairs sur un plan d'égalité favorise non seulement le renforcement des capacités et le partage d'idées, mais constitue, de par sa nature, un outil d'interaction unique du DIPD.

Échanges régionauxEn complément aux voyages d'études mentionnés ci-dessus, des échanges régionaux entre organisations partenaires sont mis en place à des fins de partage d'expérience et de création de ponts entre pays voisins. Conformément à l'objectif du DIPD de se con-centrer sur l'élaboration de programmes intégrés, la période de sub-vention à venir sera davantage axée sur les échanges régionaux et la co-programmation.

Soutien au développement organisationnel Comme nous l'avons vu dans les paragraphes précédents, la logique de renforcement des capacités du DIPD comporte trois volets axés sur le leadership, les personnes et l'organisation. Dans les deux modalités, le développement des capacités organisationnelles de l'or-ganisation partenaire joue un rôle central pour le DIPD. Les proces-sus de développement organisationnel impliquent généralement la rédaction de statuts ou de constitutions des partis qui se focalisent sur la démocratie et/ou la représentativité interne, le renforcement des capacités des personnes-ressources centrales, et/ou le dévelop-pement des capacités d'organisation et de mobilisation du parti au niveau local.

FormationLe contenu des formations est défini sur la base des objectifs du pro-jet et les actions de formations sont menées soit par une personne-ressource du parti ou par des leaders politiques actuels ou passés. Les formations constituent un excellent moyen d'acquérir des con-naissances techniques et spécifiques à un thème, ex. les campagnes en ligne ou la mobilisation de la base. Elles sont souvent utilisées en parallèle à d'autres activités programmatiques décrites dans ce para-graphe.

Séances de dialogue Les séances de dialogue inclusif avec les partis politiques sur des problématiques communes sont une partie intégrante de tous les pro-grammes pluripartites et de certains programmes entre partis. Elles sont utilisées dans le but de favoriser les liens de coopération, ré-duire la polarisation politique et établir une culture du dialogue. Le succès de la plupart des séances de dialogue réside dans le fait qu'elles sont organisées loin de l'attention du parlement, du public et



des médias, et que les discussions initiales ne portent pas à con-séquence.

Cafés politiques Il s'agit de réunions dans lesquelles les partis politiques, les OSC et les médias se rassemblent pour débattre des questions politiques im-portantes et acquérir une plus grande connaissance des thèmes abordés, et reconnaitre la contribution de chaque acteur dans la résolution des problèmes.

Mentorat politique pour les femmes Des politiciennes expérimentées servent de mentors à de plus jeunes, et des réseaux de mentorat sont créés à des fins de réflexion et d'éducation communes.

InnovationSuite aux demandes des organisations partenaires du DIPD et des recommandations issues du dernier bilan, le DIPD et les partis poli-tiques continueront à identifier des approches innovantes de dévelop-pement des capacités et de renforcement de la représentativité et de la responsabilité. Au nombre des mesures innovantes actuelles fig-urent la planification de programmes intégrés dans des pays sélec-tionnés, l'élaboration d'un module de formation sur le dialogue et la gestion des conflits par les partis politiques, et le développement con-tinu de la logique de partenariat du DIPD, notamment des stratégies de retrait. Des fonds seront attribués à cet effet.

1.5 LIGNES DIRECTRICES APPLICABLES EN COURS D'ÉLECTIONS

Le partenaire danois doit systématiquement se conformer aux règles et orienta-tions nationales fixées par la Commission électorale ou toute autre institution nationale. La règle générale introduite par le DIPD veut que ni le partenaire ni l'institut ne participent aux campagnes électorales, et que les fonds du DIPD ne doivent pas uêtre tilisés en soutien à des campagnes électorales ou d'autres activités en lien avec des élections.

L'appui apporté aux partis politiques doit, dans des circonstances normales, être suspendu en période d'élections. Il doit dans tous les cas respecter les règles et lignes directrices fixées par la Commission électorale.

Des exceptions peuvent être faites dans les cas où les activités n'ont pas de lien avec le processus électoral et sont admissibles en vertu des règles na-tionales.

Le partenaire danois peut consulter le DIPD pour déterminer s'il convient de suspendre les activités et à quel moment au cours d'une année d'élections. En outre, il peut se référer aux lignes directrices du DIPD sur son fonctionnement en période d'élections adoptées par le Comité en mars 2015 (disponibles à l'ad-resse http://dipd.dk/).


http://dipd.dk/


1.6 ACTIVITÉS PRÉPARATOIRES

Le processus initial dépend du type de partenariat et des activités envisagées. Des activités préparatoires seront menées pour certains partenaires qui conclu-ent un partenariat avec le DIPD ou un parti politique.

Les partis politiques ont souvent besoin de mener un certain nombre d'activités préparatoires avant d'être prêts à soumettre un projet au Comité. Ils peuvent solliciter l'appui du DIPD au cours des phases initiales d'évaluation et de créa-tion d'un partenariat.

Au cours de ces activités préparatoires, les partis politiques ont l'occasion de mener des études, effectuer des visites préliminaires auprès du partenaire du projet et faire appel à des consultants afin d'élaborer le partenariat, préparer leur soumission, etc.

Un format de demande d'activités préparatoires est disponible (annexe 1). Le secrétariat du DIPD peut en outre accorder un appui au partenaire pour la plani-fication du processus d'évaluation. Le montant maximum qui peut être alloué à des activités préparatoires est de 150 000 DKK.

Les partenariats pluripartites sont créés en fonction du choix stratégique des pays d'intervention fixé par le Comité du DIPD. Les organisations déjà en exist-ence sont évaluées en tant que partenaires potentiels en vertu du mandat et des principes du DIPD et des critères d'évaluation pertinents.

Dans les cas où aucun partenaire adéquat n'a pu être identifié, ou si un do-maine d'action a besoin d'être renforcé, le DIPD soutient la création de nou-velles plateformes, forums ou autres initiatives pluriipartites.

1.7 NIVEAUX DE FINANCEMENT ET VOLUMES DES PARTENARI-ATS

Seuls les partis politiques danois représentés au parlement peuvent bénéficier de subventions pour la création de partenariats. L'attribution des fonds est ef-fectuée sur la base d'une formule spécifique. Ils ne peuvent être libérés par le secrétariat qu'après l'approbation spécifique de la soumission par le Comité.

Dans la cadre des fonds attribués pour des partenariats entre partis, le parti peut utiliser le montant total annuel de la subvention pour un ou plusieurs pro-jets. Pour chaque cas, le Comité décide si le montant sollicité est raisonnable au vu des objectifs et des activités envisagées. La dispersion des fonds du pro-jet n'est pas recommandée. Les partis peuvent prétendre à une subvention maximale de 150 000 DKK pour les activités préparatoires.



1.8 PROCESSUS D'APPRÉCIATION ET DE SOUMISSION DE PROJET

L'appréciation du projet et sa soumission s'effectuent par le même mécanisme de subvention. Le processus de gestion des subventions se décompose en cinq étapes :

ÉTAPE 1 — APPRÉCIATION

Le processus initial varie selon le type de partenariat/d'activités. Pour certains partenaires, un partenariat avec le DIPD a été conclu dans le cadre d'une mis-sion du DIPD (parti, secrétariat ou les deux) dans le pays en question sur la base du choix stratégique des pays d'interventions fixé par le Comité du DIPD. Le secrétariat offre assistance et conseils au parti danois avant, pendant et après l'appréciation du projet. Les formats de demande d'activités préparatoires et de soutien ainsi que les délais de demande de soutien sont consultables sur le site www.dipd.dk.

ÉTAPE 2 — PROJET DE SOUMISSION DU PARTI DANOIS (ET PARTENAIRE)

Le parti danois et son partenaire préparent une proposition d'activités prépar-atoires ou de partenariat avec un budget spécifique.

ÉTAPE 3 — RETOUR ET CONTRÔLE QUALITÉ

Le secrétariat examine la demande à la lumière des exigences formelle et véri-fie que la demande s'inscrit dans la stratégie et les principes du DIPD. Il com-mente également le choix du partenaire, la stratégie, le budget et d'autres élé-ments (en vertu des critères d'évaluation – paragraphe 1.10).

ÉTAPE 4 — SOUMISSION FINALE

Le parti soumet sa demande finale et son budget spécifique au secrétariat qui prépare une liste d'observations et de recommandations à l'attention du Comité du DIPD. Les soumissions sont analysées selon les critères d'évaluation listés ci-dessous (paragraphe 1.9).

ÉTAPE 4 — RÉPONSE AU CANDIDAT

Le secrétariat envoie sa réponse au candidat peu après la réunion du Comité du DIPD. Si la demande est approuvée, le secrétariat lui enverra une lettre d'agrément (bevillingsbrev). Pour plus d'informations sur le transfert et l'utilisa-tion des fonds, veuillez vous référer à la deuxième partie sur l'administration des subventions.


http://www.dipd.dk/


1.9 CRITÈRES D'ÉVALUATION

La décision relative à l'octroi du soutien se fonde sur une évaluation générale de la soumission, avec comme point de départ les principes fondamentaux des initiatives financées par le DIPD (énoncés en détail dans la stratégie 2014-17). Les paramètres généraux examinés sont les suivants :

Le caractère pertinent du projet pour l'atteinte des buts et de la stratégie générale de l'institut relatifs au développement des systèmes pluralistes et de la démocratie ;

La qualité et la composition du projet, qui doivent permettre d'atteinte les objectifs fixés ;

Les résultats attendus du projet et leur contribution au développement des systèmes pluralistes et de la démocratie.

L'évaluation du projet soumis se fondera plus particulièrement sur les critères suivants :

Le contexte national — la situation du pays visé nécessite-t-elle le sou-tien du DIPD ? La constitution et la législation du pays permettent-elles aux partis politiques de bénéficier d'un tel soutien ? Le cycle électoral du pays est-il pris en compte ?

Pertinence du projet — les objectifs sont-ils pertinents au vu du con-texte national, de la stratégie et des domaines de résultats du DIPD ?

Le partenaire proposé remplit-il les critères du DIPD et correspond-il à son approche ?

Résultats — le projet est-il susceptible de contribuer au développement démocratique du pays visé ?

Stratégie du changement et cohérence du projet — la stratégie du changement du projet est-elle clairement énoncée ? Une logique de développement des capacités est-elle appliquée aux activités afin d'at-teindre les objectifs du projet ?

Valeur ajoutée du partenaire danois — quelle est la contribution du partenaire danois au partenariat ?

Adaptation à la demande et appropriation locale — le projet est-il basé sur des besoins exprimés par le partenaire et ancré dans les mi-lieux locaux ?

Complémentarité – le projet tient-il compte des activités des autres ac-teurs afin de complémenter et non dupliquer les initiatives existantes, y compris celles du DIPD ?

Enseignements retirés — le projet intègre-t-il les enseignements tirés des phases précédentes ou de la coopération du partenaire avec d'autres organisations ?



Durabilité — le partenaire est-il capable de maintenir et prolonger les ré-sultats du projet après sa clôture ?

Conscience des risques et mesures d'atténuation — l'environnement politique et les risques encourus ont-ils été évalués, et des mesures d'at-ténuation ont-elles été identifiées ?

Organisation et administration du projet — les partenaires disposent-ils des capacités nécessaires au regard du contexte technique, de la taille et des objectifs du projet, ainsi que des systèmes financiers mis en place pour la gestion budgétaire ?

Rapport coût-efficacité — le budget est-il raisonnable par rapport aux activités prévues ?

1.10 APRÈS APPROBATION DE LA SOUMISSION

Une fois la subvention approuvée par le Comité, le secrétariat du DIPD envoie une notification d'agrément (Bevillingsbrev) contenant les exigences et les règles qui régissent la subvention (voir les lignes directrices relatives à l'admin-istration des subventions).

Si le Comité a émis des commentaires au sujet de la soumission et demandé des ajustements de la demande et/ou du budget, ces ajustements doivent être réalisés en consultation avec le secrétariat avant tout transfert de fonds.

SUBVENTIONS ADMINISTRATIVES

Le secrétariat peut, à tout moment, statuer sur le besoin et la possibilité d'ac-corder une subvention administrative s'élevant au maximum à 10 % de la valeur de la subvention initialement approuvée par le Comité. Cette possibilité est ouverte pour les deux types de financement.

Une subvention administrative ne peut être accordée qu'une seule fois par péri-ode de projet. L'affectation administrative suit la même procédure que les autres demandes et nécessite la soumission d'une description écrite, une re-commandation du secrétariat, une lettre d'agrément formelle, etc.

L'affectation administrative doit être transférée au Comité exécutif et au Comité pour information.

L'évaluation de la demande déterminera en particulier :

Si les activités qui nécessitent une subvention administrative sont bien fondées et argumentées, et la raison pour laquelle elles ne peuvent pas attendre d'être présentées à une réunion ordinaire du Comité ; Si les activités correspondent clairement à l'objectif et à l'orientation du projet initial et n'entraînent aucun changement ou expansion majeurs du projet ;Si la marge budgétaire du budget originel destinée aux ajustements nécessaires en accord avec le secrétariat a été épuisée ;



Si des fonds sont toujours disponibles dans la réserve propre du parti ou dans la réserve commune des partis, ou dans la réserve pluripartite pour des projets pluripartites.

1.11 FORMAT ET RÈGLES BUDGÉTAIRES DU DIPD

Cette section présente le cadre général de préparation des budgets ainsi que les directives applicables à chaque poste budgétaire.

1.11.1 LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES D'ÉLABORATION DU BUDGET

Le cadre général de résultats du DIPD (annexe 14) se décline en cadres de ré-sultats et d'analyse des risques spécifiques aux projets. La budgétisation axée sur les résultats se définit comme l'élaboration de budgets sur la base des rela-tions entre la subvention et les résultats attendus. Elle reflète la manière dont les politiques du DIPD se traduisent en termes de financement et se concentre sur les résultats des activités financées.

En identifiant les activités spécifiques liées à un résultat, le Comité est capable d'analyser les priorités mises en œuvre dans l'utilisation des ressources. Cette démarche permet d'identifier plus aisément les besoins de réorienter les res-sources pour améliorer les résultats.

Les résultats peuvent ne pas s'inscrire strictement dans les extrants ou cibles annuelles, mais les projets soutenus par le DIPD doivent tous, quels que soient leur type et leurs caractéristiques, enrichir et contribuer au cadre de résultats du DIPD, composé des deux résultats et des quatre extrants suivants :

1. Résultat 1 : des partis politiques représentatifs et responsables Extrant 1.1 : Les femmes participent activement à la vie poli-

tique, y compris en tant que leaders. Extrant 1.2 : Les jeunes participent activement à la vie poli-

tique, y compris en tant que leaders. Extrant 1.3 : Les partis politiques ont la volonté, les compé-

tences et la capacité d'élaborer des politiques et de communi-quer avec l'électorat en assumant leurs responsabilités.

2. Résultat 2 : le dialogue et la coopération entre les partis au sein du système pluraliste sont renforcés

Extrant 2.1: les partis politiques interagissent dans le cadre de dialogues pluripartites.

Ainsi, chaque projet doit être étroitement lié à un ou plusieurs extrants et décrire la manière dont il y contribue qualitativement et quantitativement. Pour ce faire, un cadre de résultats au format du DIPD doit être élaboré et joint à la soumis-sion du projet. Le budget découle du descriptif du projet et du cadre de résultats. En d'autres termes, le budget spécifie les ressources financières nécessaires à la mise en oeuvre d'une activité (composante), présente un résumé détaillé des res-



sources financières nécessaires au titre de la première année et un budget in-dicatif pour la durée de vie entière du projet.

Le DIPD est conscient que le budget doit être suffisamment flexible pour s'ad-apter aux changements de stratégie et de contexte en cours de mise en oeuvre. C'est pourquoi son modèle de budget laisse la latitude à tous les partenaires du projet de réévaluer sa mise en oeuvre et procéder à des ajustements budgétaires.

Les rédacteurs de la proposition de projet doivent s'assurer que tous les postes budgétaires soient décrits et justifiés dans la partie narrative de la proposition.

Il est important de tenir compte de la règlementation danoise relative aux salaires du personnel national, des investissements importants et des coûts de déplacements internationaux. La gestion des fonds du projet doit prêter une at-tention particulière aux considérations économiques.

Il est de la responsabilité de l'organisation danoise d'assurer les équipements importants, les inventaires et le personnel du projet autant que possible et de manière pertinente.

Si le budget comprend des salaires ou honoraires de personnel danois, le de-mandeur doit être dument enregistré auprès des autorités douanières et fisc-ales danoises.

Tous les budgets doivent être rédigés en Couronnes danoises (DKK). Le taux de change utilisé pour transcrire le montant du budget local de la monnaie locale en DKK doit être mentionné en introduction (annexes 9 et 9A).

1.11.2 EXIGENCES RELATIVES AU BUDGET DE PROJET DU DIPD

La partie descriptive de la demande de projet doit contenir un résumé de tous les coûts selon le format de budget du DIPD (voir le paragraphe 1.12.3 ci-après). Le budget Excel du DIPD (annexe 9) doit être complété en détails et joint à la demande. Le budget et les notes budgétaires y afférentes doivent être élaborées en tant que partie intégrante de la planification du projet. De plus, un budget détaillé de chaque activité du projet doit être fourni en annexe.



1.11.3 RÉSUMÉ DU FORMAT DE BUDGET DU DIPD

1a. Activités au Danemark X

1 b. Activités dans le pays partenaire X

2. Investissements X

3. Conseils internes X

4. Conseils externes X

5. Personnel local X

6. Administration locale X

7. Voyages internationaux X

8. Suivi et contrôle X

9. Information (max. 2 % des postes 1 à 8) X

10. Marge budgétaire (max 5 %) X

11. Total des dépenses de projet (1-10) X

12. Audit X

13. Sous-total (11-12) X

14. Administration au Danemark (max. 7 % du poste 13) X

15. Total (13-14) x

Répartition budgétaire par extrant.

1.1Les femmes participent activement à la vie politique, y compris en tant que leaders

1.2Les jeunes participent activement à la vie politique, y compris en tant que leaders

1.3

Les partis politiques ont la volonté, les compétences et la capacité d'élaborer des politiques et de com-muniquer avec l'électorat en assumant leurs respon-sabilités

Total résultat 1

2.1Les partis politiques interagissent dans le cadre de dialogues pluripartites

Total résultat 2

Coût total du projet



1.11.4 DÉPENSES ET LIGNES BUDGÉTAIRES

Les types de dépenses qui peuvent être budgétées pour chaque poste, leur gestion et les règles générales applicables sont exposés en détail ci-dessous.

POSTE 1 : ACTIVITÉS

Ce poste concerne tous les coûts directement liés à la mise en œuvre des activités du projet. Il distingue les dépenses effectuées au Danemark (1.a.) et les dépenses effectuées dans le pays partenaire (1.b). Ce poste couvre tout type d'activités telles que les études, la conception d'études ou de matériel de formation, la formation de formateurs et toute autre sorte de formation, ateliers, conférences, etc.

Les différentes activités doivent faire l'objet de lignes budgétaires séparées et structurées en fonction des objectifs du projet. Les coûts liés aux travaux des bénévoles, ex. le transport, l'hébergement, etc. doivent être budgétés pour chaque activité. Les coûts liés à des achats mineurs comme des caméras, des téléphones mobiles ou des ordinateurs portables, doivent également figurer au budget de l'activité dont ils dépendent principalement.

Les activités spécifiquement en lien avec des services de conseil doivent être portées à la rubrique 3 et/ou 4 du budget selon l'activité concernée.

Les coûts de personnel local sont portés à la ligne 5 sous l'activité concernée.

Les déplacements internationaux sont toujours budgétés à la ligne 7 en lien avec une activité ou un but spécifique (ex. planification, contrôle, réunion avec le partenaire, etc.).

POSTE 2 : INVESTISSEMENTS

Cette ligne budgétaire concerne les achats d'équipement (investissements) ef-fectués en vue de la mise en œuvre des activités de manière globale.

La subvention du DIPD vise à soutenir le renforcement des capacités des partenaires dans le domaine de la démocratie. En règle générale, ces fonds ne peuvent pas être utilisés pour l'achat de véhicules, les investissements immob-iliers ou d'équipement, l'achat de matériel informatique (les ordinateurs port-ables sont considérés comme des « investissements mineurs » comme indiqué ci-dessus) ou de grandes machines. Le DIPD impose un montant maximum de 20 000 DKK par investissement pour des biens. Dans certaines circonstances exceptionnelles, et si le DIPD l'autorise expressément, cette limite peut être levée.

POSTE 3 : CONSEILS INTERNES

Sous cette ligne budgétaire, le demandeur est tenu d'indiquer le coût total des heures de travail dédiées à une activité spécifique par les services de conseil internes mandatés par le demandeur. Le personnel de l'organisation de-



manderesse peut être rémunéré pour des activités sous cette ligne budgétaire. Les heures de conseils doivent être comptabilisées dans un système d'enregis-trement qui peut justifier du nombre d'heures effectuées.

Les domaines d'activité suivants peuvent être portés au poste « coût des con-seils internes » :

Coordination des activités du projet avec les participants externes Élaboration de politiques, stratégies et directives relatives à des activités

particulières Conseil, soutien et renforcement des capacités du partenaire par un pro-

fessionnel Soutien comptable et de gestion du partenaire par un professionnel Recrutement de personnel, y compris des consultants, pour une activité

spécifique Suivi des activités du projet Activités d'information

Le calcul des coûts horaires qui peuvent être pris en charge s'effectue de la manière suivante :

La rémunération horaire (calculée sur la base de 160,33 heures de travail mensuelles en moyenne) du collaborateur individuel et les autres coûts liés au salaire tels que les cotisations retraite, la contribution aux frais téléphoniques, etc. calculés sur une base horaire.

Les frais de fonctionnement généraux du poste, représentant au max-imum 80 % du salaire.

Pour plus d'informations, voir l'annexe 12 (note sur les honoraires de conseil).

Il n'existe pas de règle stricte sur la proportion de la subvention consacrée aux salaires ou à la rémunération des « consultants internes », mais le DIPD ac-corde de l'importance aux aspects suivants :

Le besoin de services de conseil pour une activité spécifique doit être justifié par des exigences du partenaire ou du groupe cible du projet ;

Aucun consultant local n'est en mesure d'effectuer cette tâche ;

Les employés et bénévoles des demandeurs ne créent pas de dépend-ance de la part du partenaire.

Les tâches relatives au suivi continu et à la gestion globale du projet ne peuvent pas être intégrées à cette ligne budgétaire. Elles sont couvertes par le poste 14 (Administration au Danemark).

De manière générale, des considérations de rentabilité et de pertinence doivent être appliquées aux services de conseil danois dans le cadre du projet.

POSTE 4 : CONSEILS EXTERNES

Ce poste budgétaire concerne tous les coûts liés à des services de conseil ex-ternes, au Danemark et à l'étranger. Un montant forfaitaire est appliqué à ce type de services qui couvre tous les coûts liés à la tâche, à l'exception des frais



de déplacement qui doivent être portés à la ligne 7. Un contrat doit être établi et préciser la nature de la tâche (et l'activité du projet à laquelle elle est liée), la rémunération horaire ou journalière appliquée et le nombre d'heures ou de jours nécessaire à la réalisation de la mission.

Les détails du coût doivent en outre être explicités dans une note budgétaire re-lative aux dépenses de conseil (internes et externes) et jointe à la demande. Cette procédure vise à porter une attention constante sur le recours aux ser-vices de conseil par le demandeur et à vérifier que toutes les heures soient jus-tifiées par une activité et correspondent à une tâche réelle dans le budget d'activité.

Le ministère des Affaires étrangères ne fixe pas de tarif dans ce domaine. Les tarifs doivent toutefois se conformer à la directive de l'UE de 2011 relative à la libre concurrence. La loi sur les marchés publics s'applique aux services de conseil et prévoit que des contrats de service d'un coût inférieur à 250 000 DKK peuvent être conclus sans appel d'offre (sous réserve qu'ils respectent un pro-cessus équitable et transparent et précisent par écrit la mission et l'offre).

Tous les services de conseil d'un montant supérieur à 250 000 DKK et inférieur à environ 1 000 000 DKK doivent faire l'objet d'un appel d'offres ouvert s'il présente un intérêt transnational. Dans le cas contraire, ils doivent respecter les principes du droit administratif. Pour plus d'informations, voir l'annexe 12, note sur les honoraires de conseil.

POSTE 5 : PERSONNEL LOCAL

Les coûts liés aux salaires du personnel local employé par le partenaire peuvent être portés au budget du projet, à la fois pour le personnel permanent ou temporaire. Cependant, le partenaire doit indiquer chaque poste concerné, son équivalent temps plein mensuel, le coût total des salaires et les autres frais relatifs aux salaires. Il doit spécifier clairement quelle proportion du salaire du personnel est dédiée à la gestion du projet.

Le demandeur doit tenir compte des règles du pays cible relatives au recrute-ment, à la rémunération, à la résiliation du contrat de travail, à l'assurance santé obligatoire, à la fiscalité, etc. D'un commun accord avec le partenaire, le de-mandeur peut consulter l'ambassade danoise ou un consultant qui connaît les règles du pays concerné. Les salaires du personnel local et des consultants ne doivent pas dépasser les salaires moyens des consultants ou des organisations similaires dans le pays.

POSTE 6 : ADMINISTRATION AU NIVEAU LOCAL

Ce poste couvre les dépenses des partenaires relatives à la gestion des activ-ités prévues dans la demande. Le montant doit inclure des coûts de fonction-nement du même type que ceux supportés par le demandeur à la ligne 14 du budget (administration au Danemark), notamment les coûts relatifs aux salaires du personnel administratif, à l'administration et au suivi du projet, et aux dépenses générales de fonctionnement pour les loyers. Les coûts de vérifica-tion au niveau local doivent aussi être portés à cette ligne budgétaire. Dans des



cas particuliers, la marge budgétaire (poste 10) peut également couvrir un audit imprévu au niveau local.

POSTE 7 : FRAIS DE DÉPLACEMENTS INTERNATIONAUX

Le demandeur doit faire apparaître à cette ligne budgétaire tout déplacement in-ternational prévu dans le cadre du projet. Les objectifs des déplacements doivent être clarifiés dans une note séparée jointe à la demande. Le demandeur est en outre tenu d'expliquer les besoins et la pertinence des différents déplace-ments à l'étranger. Ces règles s'appliquent à la fois aux déplacements des con-sultants, collaborateurs et bénévoles et aux missions de suivi de l'avancement du projet, y compris les bilans. La note budgétaire inclue dans le format de sou-mission sert à garantir que tout déplacement est en lien étroit avec les objectifs et activités du projet.

Les dépenses relatives aux déplacements internationaux comprennent les élé-ments suivants : billets d'avion, autres moyens de transport, indemnités journ-alières, hébergement, assurances et frais de vaccination ou de médicaments le cas échéant.

Pour le Danemark, la circulaire du ministère des Finances relative aux voyages d'affaires (mise à jour tous les ans) détermine les indemnités horaires et journ-alières applicables aux déplacements et précise leur montant maximum. La méthode de calcul de cette circulaire s'applique, ce qui signifie que les repas payés sont déduits. Si les repas sont compris dans le cadre d'un séminaire, d'une conférence, d'une réunion ou autre (déjeuner et dîner) ou si le petit-déjeuner est compris par exemple à l'hôtel, l'indemnité sera déduite de 15 % pour les petits-déjeuners et 30 % pour les déjeuners et dîners. Les 25 % rest-ants sont destinés aux petits besoins, tels que l'achat d'un journal ou d'un café.

En vertu des règlements du ministère des Affaires étrangères, les hôtels de moyenne gamme doivent être utilisés. Cependant, dans certaines circon-stances et villes particulières, il peut être jugé nécessaire de séjourner dans des hôtels de gamme plus élevée, notamment pour des raisons de sécurité. Si c'est le cas, ces circonstances spéciales doivent être expliquées dans une note.

Le même principe s'applique aux transports. Les voyageurs doivent utiliser la classe économique ou le « moyen de transport le moins coûteux », à moins de justifier de circonstances spéciales telles que la maladie, des besoins spéci-fiques, un handicap, etc. Une note explicative doit également être rédigée dans ces cas. Le transport local associé à un voyage international (au départ et à l'ar-rivée) peut aussi être compris dans les coûts de déplacement. Les dépenses relatives aux assurances voyage et aux vaccins peuvent aussi être intégrées au coût total du déplacement.

POSTE 8 : SUIVI ET EXAMEN

Dans le cadre du suivi continu de la mise en œuvre et des avancées du projet par le demandeur en coopération avec le partenaire, un bilan intermédiaire des objectifs finaux et un recueil des enseignements retirés à mi-parcours peuvent



être justifiés. Le DIPD n'exige pas du demandeur qu'il réalise une véritable évaluation du projet.

Les fonds destinés à ce bilan doivent être portés à cette ligne budgétaire. Il est possible de solliciter un soutien pour couvrir le salaire (d'un employé) ou les honoraires (d'un consultant) au sein de l'organisation demanderesse. Les règles du ministère Danois des Affaires étrangères relatives à la rémunération des services de conseil liés à des activités spécifiques s'appliquent dans ce do-maine (voir annexe 12 pour des orientations). Pour plus d'informations, voir le paragraphe 1.13 sur le suivi et l'évaluation des projets.

POSTE 9 : ACTIVITÉS INFORMATIVES (AU DANEMARK)

Les demandeurs danois peuvent solliciter un appui pour la diffusion d'informa-tions relatives au projet. Ces dépenses ne doivent pas dépasser 2 % de la somme des lignes 1 à 8 du budget et doivent êtrs accompagnées d'une explica-tion de l'utilisation prévue du montant.

Les informations relatives au projet sont les informations et les activités inform-atives à destination du public danois qui visent à le sensibiliser aux travaux des partis dans le cadre de ces projets et à l'action du DIPD en tant qu'institut.

Les activités informatives mises en œuvre dans le cadre du projet doivent aller plus loin que les actions de communication générale déjà entreprises par les partis et leurs services de communication sur les projets et la coopération avec le DIPD. Des objectifs spécifiques en matière d'information doivent être définis.

La description des activités informatives prévues au Danemark doit mentionner les éléments suivants :

Le but et les objectifs de l'information sur le projet Les activités planifiées (séminaires, débats publics, théâtre, etc.) Les canaux de communication (brochures, site internet, Facebook, etc.) Le public visé Les responsables de l'organisation et de la réalisation des activités Les efforts entrepris pour faire participer les membres du parti Le rôle du partenaire dans les activités informatives.

Les activités informatives au sein du pays partenaire apparaissent dans la rubrique « activités dans le pays partenaire ».

POSTE 10 : MARGE BUDGÉTAIRE (3-5 % DES POSTES 1-9)

Une marge budgétaire d'au moins 3 % et au plus 5 % du coût total des postes 1 à 9 doit être incluse dans le budget.

La marge budgétaire peut être utilisée pour des dépenses imprévues liées à d'autres postes budgétaires. Ces imprévus sont généralement causés par les fluctuations monétaires qui gonflent le coût du budget du projet, et d'autres élé-ments qui engendrent une plus forte augmentation des dépenses que celle anti-cipée au moment de l'élaboration du budget.



Les transferts depuis la marge budgétaire ne nécessitent pas l'approbation du DIPD, mais une demande doit être soumise au DIPD dans les cas où :

Les fonds de la marge budgétaire doivent être utilisés pour étendre ou modifier les modalités de fonctionnement ;

Les fonds sont nécessaires pour prendre en charge des coûts addition-nels de main-d'œuvre, des avantages sociaux des salariés ou d'audit.

Toutes les redistributions de la marge budgétaire sur les autres postes doivent être mentionnées dans le rapport suivant qui doit également inclure un budget révisé. Elles doivent, en outre, apparaître dans les comptes définitifs. La redis-tribution et l'utilisation de la marge budgétaire doivent être réalisées conformé-ment aux objectifs généraux du projet.

POSTE 12 : AUDIT

Tous les demandeurs/partenaires ayant bénéficié d'une subvention du DIPD sont soumis à un audit final externe réalisé par un auditeur agréé. En cours de projet, ils sont également soumis à des visites-surprises afin d'évaluer les pro-cessus de contrôle interne.

L'audit peut être mené par l'auditeur externe habituel du demandeur/partenaire ou par un auditeur différent avec lequel il a spécifiquement convenu des condi-tions de l'audit des comptes du projet. Les coûts relatifs à l'audit doivent être portés à cette ligne budgétaire.

La subvention doit être intégrée aux comptes annuels vérifiés du demandeur/partenaire.

Si un audit annuel des comptes du projet du partenaire est réalisé au niveau local, il devra être porté à la ligne 6 du budget relative à l'administration locale.

Le coût total de l'audit des comptes du projet ne doit généralement pas dé-passer 3 % du budget total.

Si un audit des activités préparatoires mises en œuvre sur les réserves du parti est réalisé, le DIPD en couvrira le coût.

POSTE 14 : ADMINISTRATION AU DANEMARK

Jusqu'à 7 % du sous-total indiqué à la ligne 13 du budget peuvent être consac-rés à ce poste. Cette somme ne nécessite pas d'être soumise au DIPD mais elle doit apparaître dans les bilans financiers du demandeur/partenaire sous la forme d'une note. Dans la phase budgétaire, les 7 % sont calculés automatique-ment sur la base du sous-total en ligne 13. Dans les comptes définitifs, les 7 % sont calculés sur la base des dépenses réelles. Pour les projets intégrés cofin-ancés, les frais administratifs sont calculés en fonction de la contribution de chaque cofinanceur.

La contribution à l'administration recouvre les frais administratifs généraux qui ne peuvent pas être portés à d'autres lignes budgétaires. Ces dépenses peuvent correspondre à :



Des frais de fonctionnement (loyer, électricité, eau, chauffage, nettoyage, matériel de bureau, transport et services auxiliaires) ;

Des dépenses de personnel relatives aux procédures et tâches adminis-tratives relatives au projet, telles que le traitement des soumissions, la gestion des fonds, la comptabilité, etc. ;

Des dépenses liées au transport/déplacements qui ne sont pas rat-tachées à des activités spécifiques ;

Le recrutement de personnel non spécifique au projet, les réunions et contacts avec le DIPD, MAE, etc. ;

La participation du gestionnaire de projet à la coopération avec le DIPD et le partenaire (en tant que membre du groupe de direction, du comité, du groupe de référence, etc.)

1.11.5 INSTRUCTIONS D'UTILISATION DES FEUILLES DE BUDGET EXCEL

Le fichier Excel du DIPD pour les budgets (annexe 9) est constitué de 9 feuilles

A. Introduction (1 jaune pâle)B. Descriptif du budget (1 rouge)C. Budget approuvé (1 rouge)D. Budgets sous-jacents (3 jaunes)E. Plan de transfert et de rapport (1 jaune)F. Appendices pour le rapport financier et l'inventaire (2 bleus)

Les différentes feuilles du modèle de budget sous Excel sont décrites ci-des-sous.

A. Introduction — une feuille jaune pâle.

Introduction (à lire avant d'entrer les données du budget) : des informations générales sur le projet doivent être présentées dans cette feuille, notamment : l'intitulé du projet, les dates de début et de fin, les coûts de vérification en DKK, le pourcentage de marge budgétaire, l'appellation officielle de la monnaie loc-ale, son taux de change en USD et le taux de change de l'USD en DKK. Si le budget ne comporte pas d'activités, de personnel local ou d'administration loc-ale dans le pays partenaire, merci de ne pas remplir les cellules correspond-antes.

B. Descriptif du budget — une feuille rouge : liste de chaque poste budgétaire. Vous trouverez une description générale du contenu des postes budgétaires plus loin. Aucune donnée ne doit être entrée dans cette feuille.

C. Budget approuvé — une feuille rouge : feuille de total du budget, qui re-groupe automatiquement les données entrées dans les pages jaunes des budgets sous-jacents. Aucune donnée ne doit être entrée dans cette feuille.



D. Budget — trois feuilles jaunes.

Les trois feuilles jaunes correspondent aux budgets pour les trois années :

Budget 2018, Budget 2019 et Budget 2020

Chaque activité doit être numérotée et le type de composante de l'activité doit être sélectionné à partir du menu déroulant (colonne B). La composante doit s'accompagner d'un court intitulé comme un nom, 'location de salle', etc. Vous ne devez entrer des informations que dans les cellules débloquées (en jaune) , les autres cellules ont des formules.

Les trois feuilles de budget génèrent le budget total. Le budget 2018 est non in-dicatif, contrairement aux budgets 2019 et 2020 qui sont indicatifs. Dans la feuille du budget 2018, toutes les cellules jaunes doivent être remplies. Dans les feuilles des budgets 2019 et 2020, des montants forfaitaires indicatifs doivent être indiqués dans la colonne N aux lignes 7,19, 31, 43, etc. (extrants).

Les feuilles relatives aux activités distinguent les activités au Danemark et les activités dans le pays partenaire. Le budget du partenaire doit être indiqué dans la monnaie locale. Il sera automatiquement converti en DKK si le taux de change est fourni dans la feuille d'introduction.



E. Plan de transfert et de rapport — une feuille jaune.

La feuille relative aux transferts et aux rapports contient les dates de remise des rapports (financiers et narratifs) par le parti au DIPD et par le partenaire au parti. Cette feuille mentionne également les transferts prévus du DIPD au parti et du parti au partenaire.

F. Appendix pour les rapports financiers et l'inventaire (deux feuilles bleues)

Les deux feuilles bleues (rapport financier et inventaire) sont utilisées à des fins de suivi et de documentation de la mise en œuvre du projet. Dans la feuille de rapport financier, les coûts réels doivent être indiqués sous les extrants cor-respondants. La feuille génère le budget restant et l'utilisation du budget en pourcentage des extrants et du budget total. La feuille d'inventaire doit indiquer tous les inventaires acquis par le projet mentionnés dans la note jointe à la feuille.

1.13. RAPPORTS, SUIVI ET EXAMEN

Le suivi continu des projets et l'établissement des rapports relèvent de la re-sponsabilité du partenaire et du demandeur (voir les formats des rapports péri-odiques et finaux dans les annexes 4 et 5). Le suivi et l'évaluation sont import-ants pour de nombreuses raisons, dont les suivantes :

Il est important que le partenaire et le demandeur puissent identifier les ajuste-ments nécessaires à réaliser en cours de projet, déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et entreprendre des actions en conséquence. Ces ac-tions revêtent une importance particulière au vu du contexte dans lequel opère le DIPD, souvent imprévisible et très politique, où des changements et modifica-tions doivent constamment être effectués.



Il est important que les responsabilités soient clairement établies pour les béné-ficiaires du projet comme pour le DIPD qui doit rendre des comptes au Parle-ment et au Vérificateur national en résumant les informations et en les trans-mettant aux entités concernées.

Le suivi et l'évaluation constituent en tant que tels des initiateurs de change-ment. La tenue de réunions de bilan sur les avancées du projet permet à tous de rester concentrés et d'identifier les obstacles au progrès ou d'autres straté-gies plus efficaces. Ainsi, le suivi ne consiste pas simplement à évaluer si un projet a réalisé ses objectifs, mais pourquoi ils se sont concrétisés.

Au sein du domaine hautement politique dans lequel nous œuvrons, des fac-teurs imprévus peuvent intervenir dans le processus, rendant les avancées rarement linéaires. Le plus souvent, un projet s'apparente à un match de foot-ball : nous pouvons fixer les règles du jeu et de comportement des joueurs, mais nous ne sommes pas toujours capables d'atteinte tous les buts. Le DIPD vous recommande d'être aussi honnêtes et ouverts que possible dans le S&E et les rapports, à identifier clairement ce que vous avez appris et ce que le parti ou le DIPD peuvent faire dans ce domaine.

1.13.1 SUIVI ADÉQUAT

Un suivi adéquat implique de collecter et d'analyser les données d'un projet en continu. Nous nous basons sur les pratiques de suivi du projet décrites à la sec-tion H de la demande. Il existe également un « Guide du suivi des projets du DIPD ».

Le suivi consiste à collecter et analyser les informations relatives à l'état d'avancement d'une intervention (projet, programme ou stratégie) pour per-mettre d'effectuer des ajustements ou des changements en temps voulu. Le suivi vous aide à rester concentrés et dynamiques et à progresser efficacement en vue des objectifs. Il vous soutient dans l'analyse de la valeur ajoutée du pro-jet et l'identification de changements externes qui peuvent affecter la progres-sion. Il vous permet également de déterminer si vos ressources et compétences sont utilisées adéquatement et/ou si elles sont suffisantes. S'il est réalisé cor-rectement, le suivi contribue de manière essentielle à l'évaluation en continu de la réalisation ou non-réalisation des résultats.

1.13.2 EXAMENS

Les examens peuvent être d'ordre interne ou externe. Ils servent à dresser un bilan à un instant T de l'avancement du projet. Ils peuvent répondre à des ques-tions essentielles, parmi lesquelles : « quelles sont les actions efficaces et celles qui ne le sont pas ? Quels ajustements doivent être réalisés ? Quelles sont les nouvelles idées ou les nouvelles méthodes de travail utilisées et pour-quoi ? Comment évalue-t-on l'environnement externe ? Que font les autres ac-teurs en faveur ou en défaveur du projet ? » La forme des examens peut varier de réunions très informelles avec les principaux responsables du projet à des exercices organisées avec une gamme d'acteurs différents.



Pour les projets d'une durée supérieure à un an, un budget restreint peut être attribué en vue d'un examen formel en cas de besoin particulier, par exemple pour l'identification des enseignements tirés du projet ou la contribution à une évaluation thématique pluripartite. Les examens s'appuient fortement sur un suivi adéquat du projet.

1.13.3 ÉVALUATIONS

Les évaluations constituent une analyse générale des réalisations du projet, souvent fondée sur les principes d'efficacité, efficience, impact et durabilité définis par le CAD. Par ailleurs, les évaluations testent et revisitent la stratégie du changement et les hypothèses mises en œuvre dans la conception du pro-jet. Le DIPD a élaboré sa propre politique d'évaluation, qui définit les évalu-ations thématiques à entreprendre.

Dans ce domaine, le DIPD n'exige pas du partenaire ou du demandeur du pro-jet des évaluations séparées des projets individuels. Cependant, le DIPD et d'autres entités (ministère danois des Affaires étrangères, vérificateurs royaux danois) peuvent procéder à des évaluations thématiques des initiatives fin-ancées par la subvention de l'institut. Le projet doit donc être en mesure de fournir les informations et l'accès nécessaires aux responsables du projet en vue de ces évaluations.

Dans les cas où des considérations spécifiques nécessitent l'intégration d'une évaluation dans le projet dès sa conception, le Comité peut décider d'attribuer des fonds à cette évaluation. Dans de telles situations, les demandeurs et les partenaires doivent définir clairement l'étendue et la nature de l'évaluation dès le début du projet et consigner cette information à la section H de l'annexe 3.

1.13.4 PRATIQUES DE SUIVI

Les pratiques de suivi peuvent être constituées de différents types d'activités de suivi connexes, telles que l'établissement d'un journal de suivi, de formulaires d'évaluation pour des ateliers de formation, l'organisation de réunions de bilan mensuelles avec les responsables, de réunions de bilan et de planification entre le parti et le partenaire, des enquêtes périodiques, etc. Ces suggestions et bien d'autres sont identifiées dans le guide du suivi des projets du DIPD.

Il est important que les pratiques de suivi soient capables d'identifier les changements en vue de l'accomplissement des jalons et des résultats attendus. C'est pourquoi il vous faut définir pour chaque ensemble de jalons et de ré-sultats la méthode de suivi qui vous permettra d'identifier dans quelle mesure les jalons et les résultats ont été accomplis.

En bref, le suivi doit nous permettre de suivre l'évolution de la Matrice des ré-sultats du projet (exposée dans le document de projet) et d'établir des rapports intelligents sur les processus (mise en œuvre d'activités, dépenses, etc.), les réalisations et les changements.

Dans certains cas, les changements sont facilement observables sans collecter d'informations de diverses sources. Par exemple, « une section jeunesse a été créée avec ses propres statuts et son propre comité ». Par contre, la base de



référence et les changements liés à la parité hommes-femmes au sein d'un parti politique peuvent nécessiter des informations dans de nombreux do-maines, notamment les profils des membres, le nombre de femmes élues ou à une poste décisionnel, et la place des questions de genre dans les politiques et les procédures. Dans tous les cas, il est essentiel de savoir :

Comment se procurer les informations nécessaires (la source) Qui sera responsable de les recueillir et de les analyser Quand les informations seront rassemblées et analysées

Différentes sources d'information peuvent être utilisées. Habituellement, les per-sonnes directement impliquées dans le projet connaissent la situation réelle. Toutefois, des entretiens individuels ou de groupe, des discussions avec le groupe de référence, des observations simples ou des questionnaires peuvent aussi être utilisés.

En particulier, le DIPD recommande aux partis et aux partenaires de se doter d'un journal de suivi pour conserver toutes les informations importantes expli-quant les changements intervenus. Le journal peut être utilisé pour consigner des faits, des pensées, des citations, des réactions, des descriptions d'événe-ments, des photographies ou tout autre élément utile au futur examen du changement. Les journaux de suivi sont également d'une aide précieuse pour les activités informatives autour du projet à la fois dans le pays partenaire et au Danemark.

Il peut arriver, cependant, que vous ayez besoin de méthodes plus élaborées de collecte et d'analyse de données. Si cela vous intéresse, le DIPD peut vous fournir des informations sur ces outils et méthodologies (cartographie des ré-sultats, technique du changement le plus significatif, etc.).

1.13.5 RAPPORTS PÉRIODIQUES

Conformément à l'accord de projet, le parti et son partenaire doivent produire des rapports périodiques (rapports de situation) et un rapport final (voir para-graphe 2.6.6) à l'attention du DIPD. Les formats de ces rapports se trouvent aux annexes 4 et 5. Pour les deux types de rapport, le demandeur et le partenaire sont tenus d'indiquer leur progression dans la réalisation des objectifs et des ja-lons fixés par la matrice de résultats du projet, ainsi que tout changement inat-tendu, positif ou négatif, et les enseignements retirés. Les rapports doivent en outre fournir des informations sur le dispositif de gestion (gestion financière, etc.).

Afin de s'assurer que les rapports ne soient pas fondés sur des simples suppos-itions, un suivi étroit du projet doit être mis en œuvre tout au long de sa durée de vie, comme expliqué plus haut.



2. ADMINISTRATION DES SUBVENTIONS

2.1. INTRODUCTION

Lorsqu'un parti ou une institution/organisation bénéficie d'une subvention du DIPD, il/elle est tenu(e) de respecter un certain nombre d'exigences et d'obliga-tion concernant la gestion des fonds. Les relations entre le DIPD et les bénéfici-aires (partis danois ou partenaires pluripartites) sont régies par un contrat qui énonce, entre autres, les responsabilités générales des parties au contrat, le mode de gestion du budget, les procédures de rapports, de comptabilité et d'audit ainsi que les exigences de prévention de la corruption. Les partis poli-tiques, en tant que récipiendaires de la subvention, sont responsables du partenariat dans tous ses aspects, qui doit au minimum respecter les termes du contrat signé par le DIPD et le récipiendaire.

Cette partie des lignes directrices fournit des informations sur les différents as-pects de l'administration de la subvention que le demandeur doit connaître. De plus, elle présente les différentes formats utilisés pour la gestion de la subven-tion en pratique.

2.2. EXIGENCES ET RESPONSABILITÉS

Le demandeur endosse la responsabilité de l'administration des fonds dans tous ses aspects, conformément aux critères d'attribution. Il devra notamment garantir :

Que les fonds sont utilisés uniquement pour l'objectif, les activités et le budget indiqués dans la demande approuvée par le Comité du DIPD ;

L'absence de dépenses au-delà du montant accordé. Cependant, des de-mandes de subventions additionnelles peuvent être soumises dans le cadre d'un projet en cours ;

Que tous les coûts relatifs au projet sont engagés dans la période de subvention telle qu'approuvée, à moins d'un accord contraire entre le DIPD ;

Qu'il luttera contre la corruption et la mauvaise utilisation des fonds ;



Des processus financiers adéquats, notamment des contrôles internes fi-ables ; une tenue de livres et une comptabilité conforme aux pratiques comptables généralement admises ; que les fonds du projet sont soumis à un audit externe ;

Que le demandeur ou l'organisation qui bénéficie d'une partie de la sub-vention ne soient pas sur la liste des organisations terroristes de l'ONU et de l'UE (voir www.um.dk) ;

Le signalement de tout problème ou irrégularité majeure concernant le projet au secrétariat du DIPD dans les plus brefs délais ;

Un suivi régulier et approprié de la mise en œuvre et de la gestion du projet, et de la gestion des fonds par le partenaire et de ces capacités en la matière ;

La production de rapports de situation, d'un rapport final et des comptes du projet dans les délais impartis.

2.3. PRINCIPES DE LUTTE CONTRE LA CORRUPTION

Tous les demandeurs sollicitant des fonds des deux guichets de financement du DIPD ont l'obligation de se conformer aux principes de lutte contre la corrup-tion du ministère des Affaires étrangères. Les partenaires du projet sont égale-ment tenus de signer la clause de lutte contre la corruption suivante, intégrée dans l'accord de coopération :

« Aucune offre, aucun don ou paiement, aucune rémunération ou avantage d'aucune sorte constituant un acte illicite ou une pratique de corruption n'a été ou ne sera accordé à qui que ce soit, directement ou indirectement, en vue ou en contrepartie d'activités financées par cet accord, y compris l'attribution ou de l'exécution de contrats. Tout acte de cette nature est un motif suffisant pour jus-tifier l'annulation du présent accord/contrat ou pour prendre toute autre mesure corrective, civile ou pénale, qui s'imposera. Le ministère Danois des Affaires étrangères peut également interdire aux auteurs de pratiques de corruption ou frauduleuses de soumissionner des contrats financés par le ministère, pour une durée indéterminée ».

C'est au parti danois qu'incombe la responsabilité de garantir le respect de cette clause. En parallèle, le parti doit s'assurer que son partenaire du Sud pos-sède les compétences administratives nécessaires à une gestion fiable et ap-propriée de la subvention.

2.4. MANQUEMENTS AUX CONDITIONS DE FINANCEMENT DU DIPD

En cas de gestion inappropriée des fonds ou de preuves d'irrégularité dans les comptes, le DIPD se réserve le droit de mettre fin au projet et de demander le remboursement des fonds attribués. Les conditions de réception des fonds ne



sont pas respectées si le projet ne se conforme pas aux exigences fixées par la subvention, à savoir :

Un retard dans la mise en œuvre de plus de 6 mois sans accord du DIPD ;

Des rapports financiers inexistants ou inadéquats ;

Des changements majeurs au projet touchant à la base de calcul de la subvention sans accord préalable ;

D'autres formes de gestion irresponsable, dont les manquements à ces lignes directrices.

Si de tels manquements sont constatés, le DIPD est en droit de prendre toutes les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences. Il peut, ainsi, ad-resser une plainte exigeant de corriger la situation, procéder à un examen de la gestion faite par le demandeur/partenaire, mettre fin aux paiements addition-nels, réduire ou mettre fin aux activités. Dans ce dernier cas, tous les fonds non utilisés doivent être remboursés au DIPD. L'institut pourra aussi demander une compensation en cas de pertes financières.

2.5. PROCESSUS D'ATTRIBUTION ET DE PAIEMENT DES FONDS

La procédure de subvention démarre à l'issue de la réunion du Comité qui a ap-prouvé la soumission de projet. Les différentes étapes de l'attribution des fonds sont les suivantes :

2.5.1. NOTIFICATION DE LA DÉCISION DU COMITÉ RELATIVE À LA SOUMISSION

Le Comité examine la demande lors d'une de ses réunions. Peu après, le secrétariat du DIPD informe le demandeur par email de la décision du Comité. En cas de rejet du projet, une explication détaillée des raisons est fournie. En cas d'acceptation, une lettre d'agrément sera envoyée.

2.5.2. ACCORD ET PLANNING DES RAPPORTS ET DES PAIEMENTS

À la suite d'un échange de messages sur la subvention du partenariat (qui font office d'accord de projet entre le DIPD et le demandeur), le demandeur présen-tera au secrétariat du DIPD un « planning des rapports et des paiements » (dernier onglet bleu dans le budget Excel du DIPD). Le planning constitue une feuille de route pour la soumission des rapports de situation et finaux et fixe la date du transfert des fonds, fractionné en trois versements. Ce planning peut être modifié au cours du projet en accord avec le DIPD.



2.5.3. LETTRE D'AGRÉMENT

Le secrétariat du DIPD rédige une lettre d'agrément à l'attention du demandeur, à laquelle le demandeur doit répondre par une lettre de confirmation qui porte acceptation des conditions de la lettre d'agrément. Le demandeur reçoit ensuite les lignes directrices et les instructions du DIPD auxquelles il doit consentir. Après que le demandeur a accepté les conditions de la subvention par écrit et par la signature d'une personne autorisée à signer l'accord de projet, et que le vérificateur externe du demandeur a été notifié de la subvention, l'accord entre le DIPD et le demandeur est formalisé par une lettre de confirmation. Cet en-semble de lettres, dont la lettre d'agrément et la lettre de confirmation, constitue l'accord de projet entre le DIPD et le demandeur.

2.5.4. CONCLUSION D'UN ACCORD DE COOPÉRATION

Selon la procédure de subvention, le bénéficiaire des fonds du DIPD doit con-clure un accord de coopération juridiquement contraignant avec son partenaire. La conclusion d'un tel contrat vise à garantir que la subvention attribuée par le DIPD sera gérée de manière adéquate. L'accord précise toutes les procédures administratives relatives au paiement des fonds, à la soumission de rapport et aux exigences de gestion.

Le format de l'accord sur la coopération et de ses annexes est annexé à ces lignes directrices. Il existe trois formats : un pour les subventions aux partis, un pour les subventions intégrées (cofinancées) et un pour les subventions pluri -partites.

L'accord de coopération formalise le projet et les activités spécifiques choisies par les parties d'un commun accord. Il reflète la réciprocité du partenariat et décrit les responsabilités, obligations et droits des deux parties. Il doit pouvoir servir de référence en cas de remplacement de personnel ou d'ambiguïté, de disparité ou de conflits directs dans la mise en œuvre du projet.

Il est important que le format de l'accord de coopération soit introduit dès le début du processus de préparation du document de projet, et que tous les points de l'accord soient examinés en détail avec le partenaire. Cela permet d'une part de s'assurer que le partenaire accepte les exigences de gestion et de comptabilité, et d'autre part d'identifier tout élément à ajouter aux formats du DIPD. Vous pouvez contacter le secrétariat du DIPD pour toute information complémentaire sur la rédaction d'un accord de coopération définitif.

L'accord n'est pas complet tant que l'annexe 7 « accord financier – parti-partenaire » n'est pas remplie. L'accord doit être conclu pour pouvoir procéder au paiement de la subvention.

2.5.5. PAIEMENT DES FONDS DU PROJET

Les paiements sont fractionnés en différents versements, sur la base du plan-ning des rapports et des paiements (annexe 9 et 9A aux lignes directrices), en conformité avec la demande de projet et le budget connexe approuvés et l'ac-cord de partenariat, ses annexes et formats.



Les fonds seront mis à disposition sur demande. Le premier versement sera ef-fectué à la signature de l'accord de partenariat et les versements suivants après approbation des rapports de situation et des comptes associés. Le DIPD trans-fert les fonds au demandeur danois qui est responsable de leur distribution au partenaire.

Le demandeur soumet une demande de paiement au secrétariat du DIPD (sous un format libre) qui procède au paiement sur cette base. Le demandeur doit ac-cuser réception des fonds transférés sur son compte en banque par email.

Le paiement des fonds doit s'accompagner d'une estimation du flux de trésorerie du demandeur qui décrit, à l'aide du rapport de situation, les dépenses effectuées et les besoins financiers pour le plan d'activité de la péri-ode à venir.

2.6. PROCÉDURES ADMINISTRATIVES

La réception d'une subvention implique d'effectuer un certain nombre de tâches administratives. Celles-ci sont importantes et décrites en détail dans les para-graphes ci-dessous :

2.6.1. ACCORDS BANCAIRES ET COMPTE BANCAIRE SPÉCIFIQUE

Le demandeur d'une subvention doit ouvrir un compte bancaire consacré à la réception des fonds. Le DIPD procède au transfert des fonds après réception des documents nécessaires. À l'ouverture d'un compte dédié au DIPD, un ac-cord écrit de la banque doit préciser que les fonds appartiennent au DIPD et que la banque ne peut compenser aucune dette du demandeur à partir de ce compte.

2.6.2. TENUE DE LIVRES ET COMPTABILITÉ

Le demandeur doit maintenir ou mettre en place un système de comptabilité sûr et fiable, qui comprend une fonction dédiée à la comptabilité et aux transferts des fonds du projet. Le système comptable doit être spécifique à la comptabilité basée sur les activités, et respecter le format du budget.

Le demandeur doit garantir la fiabilité des procédures financières au sein de son organisation comme au sein de l'organisation partenaire, et s'assurer que des contrôles internes adéquats soient en place et distinguent la tenue de livres, les paiements et les contrôles. Les livres du demandeur et du partenaire doivent être mis à jour régulièrement et contenir les pièces justificatives, con-formément aux principes comptables généralement admis.

Afin de garantir le respect de ces principes, les opérations comptables peuvent être planifiées comme suit :

Création de comptes de fonctionnement selon le budget attribué par le Comité du DIPD.



Établissement de comptes de bilan des actifs : un pour le compte en banque dédié au DIPD et un autre pour le transfert de fonds au parte-naire.

Établissement de comptes de bilan des passifs : un pour la subvention du projet et le reste pour le règlement au DIPD (remboursement des fonds non utilisés).

L'établissement de ces bilans offre une indication claire du statut économique du projet. Ces formats peuvent être utilisés pour les rapports de situation et les rapports finaux.

Les données comptables du projet doivent être conservées pendant 5 ans après la fin du projet par le demandeur, conformément à la législation compt-able danoise.

Le demandeur danois est responsable du respect de ces normes par les organ-isations partenaires.

Le demandeur danois peut tirer parti du « bilan de santé » proposé par l'organ-isation anglaise MANGO (http://www.mango.org.uk/Guide/HealthCheck) dans l'évaluation de la capacité du partenaire local en matière de gestion financière du projet, et pour tester sa propre organisation.

RÉPARTITION DES DÉPENSES

Pour la période de subvention 2018-20, les activités des projets et donc les budgets sont divisés en quatre domaines d'action : 1. Les femmes2. Les jeunes 3. La capacité, politique et communication des partis politiques 4. Le dialogue pluripartite

La répartition comptable des dépenses doit suivre le même modèle que celle du budget. Autrement dit, toutes les dépenses supportées dans le cadre du projet doivent apparaître dans le poste lié au domaine d'action correspondant. De nombreuses dépenses peuvent être classifiées dans des domaines d'action spécifiques car elles contribuent directement aux travaux entrepris. Cependant, de nombreux autres postes de dépense sont de nature plus générale et ne peuvent pas être rattachés à un domaine d'action spécifique.

Les dépenses qui ne sont pas liées à un domaine spécifique sont gérées de la manière suivante :

Dans le cadre d'un projet qui comporte au moins deux domaines d'action, les dépenses générales qui ne peuvent pas être rattachées spécifiquement à un domaine doivent être affectées selon une clé de répartition basée sur les pour-centages d'activités dans les domaines d'action.

Les dépenses relatives aux salaires des employés administratifs locaux, à la gestion locale du projet, au loyer, aux déplacements et aux frais de bouche sont répartis de cette manière. Par exemple, si le projet compte deux domaines d'ac-tion, comme les Femmes et les Jeunes, et que le coût des activités se répartit à 60 % dans le domaine des femmes et à 40 % dans le domaine des jeunes, les



dépenses générales seront affectées à ces domaines selon la même réparti-tion, soit 60/40.

2.6.3. GESTION ET RÈGLEMENT DES DEVISES

Les comptes des partenaires locaux doivent être présentés dans la monnaie d'établissement de leur budget (la monnaie locale). Étant donné que les fonds sont transférés dans une autre monnaie que celle utilisée pour les dépenses, la vérification des comptes au niveau local comprendra le calcul et la vérification des taux de change utilisés, ainsi qu'une déclaration des gains ou pertes de change. C'est par exemple le cas pour les fonds transférés en DKK, reçus en USD et déboursés en TSH (Schillings tanzaniens).

Les rapports du partenaire local devront indiquer à la fois les dépenses cour-antes et les comptes définitifs vérifiés pour rendre lisibles les lignes budgétaires 5 (personnel local) et 6 (administration locale).

Dans les rapports et les comptes vérifiés, les dépenses doivent être intégrées au total des comptes du demandeur selon un coût moyen pondéré (moyenne des taux de change au moment des transferts des fonds).

À réception des rapports de situation ou des comptes définitifs vérifiés du partenaire, les dépenses doivent apparaître au total des comptes en tant que « moyenne pondérée des taux de change », qui correspond à la moyenne des taux de change au moment des transferts.

Toute perte de change peut être recouvrée par la ligne 10 du budget (marge budgétaire). La marge budgétaire peut être utilisée pour compenser ce type de dépenses imprévues (ex. des changements de prix ou de taux de change ex-traordinaires entraînant des hausses de salaire, etc.).

2.6.4. LIQUIDATION DES INTÉRÊTS COURUS ET DES GAINS DE CHANGE

Les gains relatifs aux intérêts et aux taux de change ne peuvent être utilisés ni au Danemark ni dans le pays partenaire pour financer les activités planifiées. Ils doivent être consignés et liquidés séparément sur les comptes annuels ou définitifs en vue d'être reversés au DIPD.

2.6.5. GESTION DES INVESTISSEMENTS

Le DIPD recommande aux demandeurs de ne pas utiliser les fonds du projet à des fins d'investissement (acquisitions de biens d'une valeur supérieure à 20 000 DKK non directement liés à la mise en œuvre du projet). Cela signifie que le DIPD ne sera pas en mesure d'approuver les budgets qui affectent des sommes importantes à l'achat de véhicules et aux investissements immobiliers ou d'équipement. Toutefois, le DIPD peut approuver des achats mineurs liés aux activités du projet car ils ne sont pas considérés comme des investisse-ments.



La comptabilité des projets financés par l'aide danoise ne prévoit pas d'amort-issement d'investissements. Cependant, les rapports de situation et les comptes vérifiés du partenaire doivent contenir un « inventaire » (onglet F du budget Excel du DIPD) de tous les achats d'équipement et investissements.

Si un transfert d'investissement est nécessaire dans le cadre de l'achèvement d'un projet (concomitamment ou préalablement), il est réalisé par le biais du « document de transfert » (annexe 8).

Ce document constitue un accord écrit entre le demandeur de la subvention du DIPD et son partenaire qui fixe les conditions d'un transfert formel des invest-issements réalisés au cours de la vie du projet (ex. ordinateurs). Parmi ces con-ditions, le partenaire s'engage à maintenir l'investissement et à ne pas le re-vendre pour tirer un profit financier. Le demandeur peut aussi demander la re-vente des investissements en vue du remboursement des fonds en cas de fraude ou de représentation frauduleuse, lorsqu'il est mis fin au projet.

2.6.6. RAPPORTS FINANCIERS ET NARRATIFS

Des rapports périodiques et finaux à destination du DIDP sont exigés des de-mandeurs. Les rapports périodiques sont nommés « rapports de situation ». Il existe un format dédié aux rapports de situation et un format dédiés aux rap-ports finaux (annexe 4 et annexe 5).

Les dates exactes de soumission des rapports de situation ainsi que les dates de versement des fonds faisant suite à ces rapports doivent obligatoirement être fixées. Les versements sont conditionnés à la soumission en temps voulu des rapports. Ces dates sont convenues dans le planning des rapports et des paiements qui fait suite à la lettre d'agrément et qui doit être approuvé par le secrétariat du DIPD. L'annexe 9 et 9A doivent être utilisées à ces fins (voir paragraphe 2.5).

Chaque rapport de situation contient une section relative à l'état d'avance-ment du projet (en vertu des objectifs fixés par le descriptif du projet) et un rap-port de situation budgétaire, dans lequel le demandeur justifie les dépenses et signale tout changement budgétaire, utilisation de la marge budgétaire, etc. La partie explicative des comptes doit être incluse dans les formats de rapport de situation mis à disposition par le DIPD. Un résumé des dépenses/de l'utilisation des fonds par le demandeur et par le partenaire sur la base du budget adopté dans le descriptif du projet, lui-même approuvé par le Comité, doit être joint au rapport. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le format de budget Excel du DIPD (annexe 9).

La partie explicative du rapport final consiste en une analyse complète de ren-dement et d'atteinte des objectifs définis dans la description du projet, ainsi qu'en une évaluation des impacts du projet d'un point de vue plus général. Il doit également contenir une évaluation des enseignements retirés du projet par le demandeur et le partenaire.

Les comptes du demandeur comme ceux du partenaire doivent être présentés sous leur forme certifiée par un audit. Dans la partie explicative du bilan, le de-mandeur doit fournir un résumé des changements budgétaires intervenus au



cours de la vie du projet, notamment le recours à la marge budgétaire. Un « document de transfert » doit être annexé au rapport final en cas de transferts d'investissements, ainsi qu'un résumé des dépenses et des fonds non utilisés. Pour la présentation des comptes définitifs, voir paragraphe 2.9.

Nous vous rappelons que les rapports de situation et le rapport final exigent un suivi efficace du projet tout au long de sa vie. Le guide du DIPD sur le suivi des projets contient des suggestions à ce sujet.

2.7. GESTION DES FONDS

Cette section traite des obligations relatives aux comptes, aux budgets et aux audits des fonds du DIPD.

2.7.1. POLITIQUES COMPTABLES

Les comptes doivent être présentés selon les règles du ministère danois des Affaires étrangères et les lignes directrices du DIPD.

Le demandeur et le partenaire doivent tenir une comptabilité des subventions reçues en suivant des principes comptables rigoureux. Le demandeur/parte-naire doit élaborer des directives internes afin de s'assurer que les fonds sont correctement gérés et utilisés en vertu des objectifs de la subvention. Le de-mandeur/partenaire doit tenir des registres comptables conformément aux présentes lignes directrices. Les registres doivent être conservés cinq ans après la fin du projet soutenu. Les registres doivent être mis à la disposition du DIPD, du ministère danois des Affaires étrangères et du Vérificateur général danois à des fins de contrôle. Les subventions perçues doivent être déposées sur un compte en banque spécifique.

2.7.2. RÉVISIONS BUDGÉTAIRES AU COURS DE LA PÉRIODE DU PARTENARIAT DU PROJET

Les activités doivent être mises en œuvre dans le cadre du budget approuvé. Une redistribution entre les lignes budgétaires 1 à 8 peut être effectuée sans demande préalable au DIPD à condition qu'elle :

Ne dépasse pas 10 % du poste budgétaire le plus faible qui est à la source ou la cible de la redistribution, si la finalité du projet n'est pas modifiée de manière significative, ou

N'est pas liée à une augmentation du budget relative aux coûts salariaux, aux avantages sociaux des employés ou aux audits et est justifiée dans le rapport de situation et le rapport final.

Si les modifications budgétaires concernent plus de 10 % de la ligne individu-elle, ou si elles touchent aux coûts salariaux, aux avantages sociaux des em-ployés ou aux audits, l'approbation du DIPD est requise. Une demande écrite doit être envoyée par email au secrétariat du DIPD.



2.7.3. EXIGENCES RELATIVES AUX COMPTES DÉFINITIFS

La présentation des comptes définitifs doit se conformer à la structure prescrite par les lignes directrices. Les comptes doivent être accompagnés de toutes les explications nécessaires à leur compréhension. Le demandeur/partenaire doit démontrer que la subvention a bien été utilisée conformément aux objectifs ap-prouvés par le Comité du DIPD.

Les comptes définitifs doivent comporter :

Leur identification La validation de la direction Le rapport comptable Le rapport d'audit Les principes comptables appliqués Le compte de résultat, les profits les pertes, et l'état de l'actif et du passif La liste des biens détenus Un résumé du calcul du taux de change et un calcul du taux de change

moyen pondéré (voir section précédente) Une spécification des fonds non dépensés Une déclaration de remboursement des intérêts courus sur les comptes

en banque Un relevé des écarts éventuels entre le décaissement réel et les

dépenses visées au budget de la subvention Des notes explicatives Des annexes, le cas échéant.

L'identification des comptes doit clairement indiquer le nom du demandeur/partenaire, l'intitulé du projet/subvention, et la période comptable. Les dirigeants du demandeur/partenaire qui, par leur signature, se portent garants du contenu doivent valider l'ensemble des comptes définitifs.

NB : Les comptes du partenaire doivent être intégrés aux comptes de situation et définitifs du demandeur. Le rapport du demandeur doit évaluer la qualité du rapport financier du partenaire et ses compétences comptables. Voir para-graphe 2.6 (ci-dessus) pour les exigences comptables et de tenue des livres.

2.7.4. EXIGENCES RELATIVES AUX AUDITS

Un accord doit être conclu entre le demandeur/partenaire et un auditeur avant même le démarrage du projet. L'auditeur peut fournir au personnel du projet des conseils sur la tenue des comptes, les procédures à suivre, etc., au cours de la vie du projet et vérifiera les comptes définitifs du projet. Veuillez noter que l'audit du rapport sur les activités préliminaires sera effectué par le DIPD.

Les comptes doivent porter la mention d'avoir été examinés conformément aux normes internationales d'audit (IFAC/INTOSAI). L'auditeur effectue également une visite surprise auprès du demandeur/partenaire au cours de la période de projet afin de vérifier si les moyens de contrôle internes sont efficaces.

Les conclusions et la déclaration d'audit doivent être sans équivoque, claires et compréhensibles. Les réserves exprimées par l'auditeur doivent être explic-itées. Celui-ci doit en outre tenir compte des commentaires et des déclarations



contenus dans les comptes du demandeur/partenaire dans l'élaboration de ses conclusions et de sa déclaration.

Le partenaire et ses auditeurs doivent être informés des exigences relatives à l'audit. Le rapport vérifié du partenaire doit former la base de l'audit du vérific-ateur danois sur l'ensemble des comptes.

L'audit établit si les comptes du projet sont réguliers, fidèles et sincères et si les transactions mentionnées aux rapports sont conformes à la subvention, aux ac-cords, aux contrats et aux lois et règlements relatifs à la gestion de la subven-tion.

L'auditeur examine si les fonds des projets ont été gérés de manière économique. L'audit doit être adapté à chaque projet en fonction de ses activ-ités et doit établir si les achats, ex. des ordinateurs, billets d'avion (classe économique), nuits d'hôtel, location de voitures, etc., ont été effectués selon une logique d'économie.

Les lignes directrices détaillées relatives à l'audit se trouvent en annexe 10.

Le DIPD et ses auditeurs (le Vérificateur royal du Danemark) doivent avoir ac-cès, pendant toute la période du projet et la période de rétention des comptes de 5 ans, aux documents sur la base desquels les comptes ont été établis.

Le DIPD (ainsi que le Bureau du Contrôleur général, le Comité des comptes publics et le ministère des Affaires étrangères) a le pouvoir de solliciter toute in-formation pertinente sur le projet. Le personnel de projet soit les assister dans leurs tâches et leur fournir un libre accès aux examens du projet et ses docu-ments, aux analyses financières, contrôles d'inventaire, relevés de comptes, ré-partition des fonds en lien avec le budget approuvé, etc.

Il peut être pertinent, lors d'une visite du demandeur, d'organiser une réunion avec l'auditeur du partenaire pour s'assurer de son adhésion aux exigences. Dans son suivi de l'utilisation des fonds, le DIPD peut également recourir à des mécanismes d'assurance qualité.

2.8. SIGNALEMENT DES IRRÉGULARITÉS

Le DIPD a l'obligation d'informer le MAE des cas de fraude, de corruption ou de gestion financière irrégulière observés.

Tout motif probable de soupçonner la fraude, la corruption ou une mauvaise gestion des fonds du DIPD doit être signalé.

Cette obligation de signalement au DIPD concerne tous les cas d'irrégularité majeure. Cela implique, en règle générale, qu'un signalement n'est pas néces-saire pour les cas non pertinents de cambriolage ou de vol simple par les tiers (pas par les employés du demandeur ou du partenaire), d'écart mineur en es-pèces, de liquidation/faillite, d'absence de justificatifs pour des petits montants, de retard temporaire dans la tenue des comptes et autres retards similaires et temporaires dans les procédures administratives, qui ne sont pas considérés comme de la gestion irresponsable.



Il n'est pas non plus nécessaire de signaler les incidents liés à des accidents de la route, des incendies ou des catastrophes naturelles à moins que l'on soupçonne qu'un acte délibérément malveillant est à la source de l'incident. Les incidents pertinents doivent être traités sans délai et signalés au DIPD dans la semaine suivant la découverte des irrégularités par le demandeur/partenaire. En cas de doute sur le besoin de signaler un incident, le DIPD doit être con-sulté.

Un rapport sur les faits observés doit être soumis par le demandeur/partenaire par email au DIPD. Le demandeur/partenaire doit estimer le montant des poten-tielles pertes financières générées par l'incident. Le rapport doit exposer les faits de manière claire et précise et indiquer les actions mises en œuvre pour enquêter sur les faits et/ou remédier au problème. Ce rapport sera transmis au ministère des Affaires étrangères.

Par défaut, la lettre adressée au ministère des Affaires étrangères sera publiée sur son site internet.

Deux sortes de suivi sont possibles :

Soumettre un rapport au DIPD. C'est l'option à choisir en cas de nou-veaux événements ou nouvelles informations.

Rédiger une note de suivi à l'attention du DIPD. C'est l'option à choisir si aucun changement substantiel n'est intervenu depuis la soumission du rapport au DIPD. La note de suivi contient des informations sur les ac-tions mises en œuvre et les événements qui ont eu lieu depuis le dernier rapport ou la dernière note de suivi.

Le demandeur/partenaire a l'obligation de documenter le cas et soumettre des rapports réguliers, au moins tous les six mois, jusqu'à la clôture du dossier. Les rapports et notes de suivi tiennent lieu de preuve.

2.9. ACHÈVEMENT DU PROJET

À l'achèvement du projet, un rapport final doit être établi et comporter les comptes définitifs vérifiés (ainsi que les comptes vérifiés du partenaire).

Dans le cadre de la finalisation formelle du processus, les fonds non dépensés, dont les intérêts courus et les gains de change, doivent être trans-férés au DIPD suite à l'établissement des comptes définitifs.

Le transfert des équipements et des investissements doit être effectué à l'aide d'un « document de transfert » qui en fixe les conditions. Le DIPD doit re-cevoir un exemplaire du document avec le rapport final.

Le délai de soumission du rapport final est de trois mois après la fin du projet, conformément au descriptif du projet et à la lettre d'agrément du DIPD (voir page 30 des lignes directrices). Si l'échéance n'est pas respectée, le DIPD doit en être informé et un nouveau délai doit être convenu par écrit et respecté.



3. ANNEXES ET FORMATS

Le DIPD a élaboré une série d'annexes et de formats pour accompagner ces lignes directrices. Ils sont tous disponibles sur le site internet du DIPD, unique-ment en anglais.

Annexe 1 FORMAT DE SOUMISSION — APPRÉCIATION

Format à utiliser par les partis politiques danois qui souhaitent solliciter des fonds pour préparer un projet avec un partenaire d'un pays en voie de développement. Le format contient des informations sur la manière de planifier et mettre en œuvre les activités préparatoires.

Annexe 2 RAPPORT FINAL — APPRÉCIATION

Format à utiliser par les partis politiques danois pour la soumission de leur rapport final d'activités préparatoires.

Annexe 3 FORMAT DE SOUMISSION — PROJET DE PARTI

Format à utiliser pour solliciter des fonds pour la mise en œuvre d'un projet concret (parti politique danois avec un partenaire d'un pays en voie de développement ou du DIPD avec un partenaire spécifique au sein d'un projet pluripartite). Le format contient les informations néces-saires au secrétariat et au Comité du DIPD pour évaluer la soumission.

Annexe 3A FORMAT DE SOUMISSION — PROJET INTÉGRÉ

Format à utiliser pour solliciter des fonds pour la mise en œuvre d'un projet intégré existant (partis politiques danois ou DIPD et ses parte-naires des pays en voie de développement). Le format contient les in-formations nécessaires au secrétariat et au Comité du DIPD pour éval-uer la soumission.

Annexe 3B FORMAT DE SOUMISSION — PROJET DE COOPÉRATION PLURIPARTITE

Format à utiliser pour solliciter des fonds pour la mise en œuvre d'un projet de coopération pluripartite (DIPD et un parti avec u partenaire du projet pluripartite) Le format contient les informations nécessaires au secrétariat et au Comité du DIPD pour évaluer la soumission.

Annexe 4 RAPPORT DE SITUATION — PROJET



Format à utiliser par un parti politique et son partenaire ou un partenaire du DIPD pour soumettre un rapport de situation sur les progrès accom-plis par rapport aux objectifs du projet et l'utilisation du budget. Il con-tient des sections pour décrire les différentes composantes et des sec-tions pour indiquer les changements de budget et les dépenses.

Annexe 5 RAPPORT FINAL — PROJET

Format à utiliser par un parti politique et son partenaire ou un partenaire du DIPD pour soumettre un rapport final contenant le rapport financier vérifié. Il contient des sections pour décrire les mêmes éléments que dans le rapport de situation ainsi qu'un espace pour l'évaluation des en-seignements retirés du projet et de son impact.

Annexe 6 ACCORD PARTI-PARTENAIRE

Ce document forme l'accord juridiquement contraignant relatif au verse-ment des fonds entre les deux partenaires au projet (Tle parti politique danois et son partenaire). Il énonce les principes généraux de gestion des fonds.

Annexe 7 ACCORD FINANCIER PARTI-PARTENAIRE

Format à utiliser pour établir un accord précis sur l'ensemble des fonds et les montants à transférer, y compris les dates des versements et leurs montants. Il doit contenir les coordonnées bancaires du parti deman-deur.

Annexe 8 ACCORD DE TRANSFERT PARTI-PARTENAIRE

Format à utiliser à l'issue de la période de financement. Il s'agit d'un document juridiquement contraignant sur les équipements à transférer au parti demandeur. Le donateur accepte que le parti demandeur con-serve les équipements du projet.

Annexe 9 FORMAT DE BUDGET EXCEL DU DIPD POUR LES PARTIS

Document Excel qui peut être utilisé dès le stade de planification du pro-jet lors de la préparation de la soumission par un parti/partenaire. Il peut contenir les budgets sous-jacents ainsi que les rapports de situation et finaux. Le format comprend plusieurs feuilles.

Annexe 9A FORMAT DE BUDGET EXCEL PLURIPARTITE DU DIPD

Document Excel qui peut être utilisé dès le stade de planification du projet lors de la préparation de la soumission par un partenaire pluripar-tite. Il peut contenir les budgets sous-jacents ainsi que les rapports de situation et finaux. Le format comprend plusieurs feuilles.

Annexe 10 INSTRUCTIONS D'AUDIT DU DIPD

Les instructions d'audit au DIPD doivent être portées à la connaissance du comptable, du gestionnaire financier et du vérificateur du demandeur/partenaire.

Annexe 11 LISTE DE CONTRÔLE DES COMPTES

Cette liste de contrôle doit être diffusée à l'interne et à l'externe aux per-sonnes concernées par le parti politique danois ou un partenaire du DIPD. Il s'agit du comptable et du vérificateur.



Annexe 12 NOTE SUR LES HONORAIRES DE CONSEIL

Cette note porte sur le calcul des services de conseil et explique la manière de calculer les tarifs des consultants.

Annexe 13 GUIDE DE SUIVI DES PROJETS DU DIPD

Guide concis contenant des idées sur la manière dont les projets du DIPD peuvent être suivis.

Annexe 14 CADRE GLOBAL DE RÉSULTATS DU DIPD

Format à utiliser lors de la planification du projet. Il inclut les objectifs, la vase de référence, les jalons, l'analyse des risques et les résultats fin-aux.


dipd.dk · web viewles partis politiques et leurs membres sont souvent titulaires de droits...

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