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DEP Comptabilité461-074

Guide d’apprentissage

TRAITEMENT DE PIÈCESAIDE-MÉMOIRE

TUTEUR

NOM : ____________________________________________________

NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : ____________________________________________________

COURRIER ÉLECTRONIQUE : ____________________________________________________

ADRESSE : ____________________________________________________

DISPONIBILITÉ : ____________________________________________________

DEVOIRS DATE D’ENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE

√

1 � ___________________ ___________________ ___________________

2 � ___________________ ___________________ ___________________

3 � ___________________ ___________________ ___________________

4 � ___________________ ___________________ ___________________

COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR

DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

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ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE

TRAITEMENT DE PIÈCES461-074


© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES iii

ÉDITION REVUE ET MISE À JOUR : JUILLET 2013

Première parution : avril 2002

PRODUCTION DE L’ÉDITION 2013

Gestion du projet : Johanne Chicoine (SOFAD)

Recalcul des taxes et mise à jour : Alain Huard

Préparation des documents comptables : Linda Custeau

Correction d’épreuves : Isabelle Pauzé

Édition : Éditech

Édition des pièces justificatives : Lyse Tanguay (SOFAD)

Page couverture : BeauGraf

PRODUCTION DE L’ÉDITION 2002

Gestion du projet (document initial) : André Dumas (SOFAD)

Gestion du projet (document final) et de la production : Nicole Daigneault (SOFAD)

Rédaction : Johanne Chicoine

Révision de contenu : Ginette Boisvert et Sylvie Collard

Révision pédagogique : Diane Marcil

Révision linguistique : Lise Dolbec

Coordination du document final : Diane Marcil

Expérimentation : Julie Boisvert et Ghyslain Dumont

Édition : Éditech

Page couverture : I.D. Graphique inc. (Daniel Rémy)

iv TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

Notes à l’utilisateur :

§ Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

§ Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard.

§ Le site des apprenants vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : corrigé des exercices, webographie et, s’il y a lieu, contenus mis à jour : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

§ Au moment de mettre à jour ce guide, la TPS était de 5 % et la TVQ, de 9,975 % : ce sont ces taux qui ont été utilisés dans les démonstrations et les exercices. À moins d’avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur.

© Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec

Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l’autorisation écrite d’un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD).

Nonobstant cet énoncé, la SOFAD autorise tout centre de formation professionnelle ou d’éducation des adultes qui utilise le guide de la SOFAD Traitement de pièces à rendre disponible sur son réseau ou dans son site Web le fichier PDF du corrigé, à le copier sur un support externe ou à l’imprimer en tout ou en partie pour ses élèves.

Dépôt légal – 2013Bibliothèque et Archives nationales du QuébecBibliothèque et Archives CanadaISBN : 978-2-89493-453-1

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Table des matières v

Table des maTières

PréambuleAvant toute chose... Bienvenue! ............................................................................................. xi

Votre formation ...................................................................................................................... xii

Objectifs du module ................................................................................................................. xiii

Avez-vous les préalables? ........................................................................................................ xiii

Matériel requis ......................................................................................................................... xiii

Exploration du matériel d’apprentissage ............................................................................... xivGuide d’apprentissage ................................................................................................. xivCorrigé des exercices .................................................................................................... xivDevoirs pour les élèves qui suivent la formation à distance ...................................... xiv

Durée du module et gestion du temps ................................................................................... xiv

Organisation et échéancier de travail ..................................................................................... xvÉchéancier de travail .................................................................................................... xv

Évaluation sommative .............................................................................................................. xvi

Renseignements sur la fiche de rétroaction ........................................................................... xvi

Démarche d’apprentissage et pictogrammes ......................................................................... xvi

Chapitre 1 La classification et le classement1.1 Concordance des données entre les pièces justificatives .............................................. 1.1

1.2 Utilisation d’une calculatrice commerciale .................................................................... 1.2

1.3 Gestion de documents .................................................................................................... 1.5

1.4 Documents nominatifs et administratifs ........................................................................ 1.6Documents nominatifs ................................................................................................. 1.6Documents administratifs ............................................................................................ 1.6

1.5 Plan de classification et calendrier de conservation ..................................................... 1.7Éléments d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation ................. 1.8Codification .................................................................................................................. 1.9Cycle de vie des documents ......................................................................................... 1.10

1.6 Matériel et fourniture de classement ............................................................................ 1.13

1.7 Classement ....................................................................................................................... 1.15Classement alphabétique ............................................................................................. 1.16Classement des noms de personnes ............................................................................ 1.16Classement des raisons sociales ................................................................................... 1.22Classement numérique ................................................................................................. 1.32Classement alphanumérique ....................................................................................... 1.34

1.8 Classification et classement ............................................................................................ 1.36

1.9 Autoévaluation ................................................................................................................ 1.40

Chapitre 2 Les entreprises et leur comptabilité2.1 Rôle de la comptabilité ................................................................................................... 2.1

2.2 Système comptable ......................................................................................................... 2.2Taille de l’entreprise ..................................................................................................... 2.2Coût d’opération du système comptable .................................................................... 2.2

Cet aperçu contient :

- le préambule;

- le chapitre 1.

vi Table des matières TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

Statut juridique et entité économique ....................................................................... 2.2Exigences gouvernementales....................................................................................... 2.3

2.3 Cycle comptable .............................................................................................................. 2.3

2.4 Formes juridiques et types d’entreprises ....................................................................... 2.6Formes juridiques d’entreprises ................................................................................... 2.6Entreprise individuelle ................................................................................................. 2.7Société .......................................................................................................................... 2.9Coopérative ................................................................................................................. 2.17Types d’entreprises ...................................................................................................... 2.19Entreprises de service ................................................................................................... 2.19Entreprises commerciales ............................................................................................. 2.19Entreprises de transformation .................................................................................... 2.20Entreprises de construction ......................................................................................... 2.21

2.5 Autoévaluation ................................................................................................................ 2.22

Chapitre 3 Le bilan et l’état des résultats3.1 Bilan ................................................................................................................................. 3.1

Actif ............................................................................................................................... 3.2Passif .............................................................................................................................. 3.3Termes pour identifier les taxes ................................................................................... 3.4Avoir du propriétaire ................................................................................................... 3.6Solvabilité ..................................................................................................................... 3.6Rédaction du bilan ....................................................................................................... 3.7

3.2 Équation comptable ........................................................................................................ 3.10Variation de l’actif et du passif .................................................................................... 3.11Variation de l’avoir du propriétaire ............................................................................ 3.22

3.3 Plan comptable ................................................................................................................ 3.31Numérotation des comptes de l’actif .......................................................................... 3.32Numérotation des comptes du passif .......................................................................... 3.32Nom des comptes ......................................................................................................... 3.32Évolution du plan comptable ...................................................................................... 3.33

3.4 Traitement des taxes ....................................................................................................... 3.35Calcul des taxes ............................................................................................................. 3.35Application des taxes ................................................................................................... 3.35Déclaration des taxes ................................................................................................... 3.36

3.5 Comptes du Grand livre .................................................................................................. 3.40Comptes de valeur et leur fonctionnement................................................................ 3.41Convention de l’inscription des soldes d’ouverture ................................................... 3.42Convention de l’inscription des augmentations ......................................................... 3.44Convention de l’inscription des diminutions .............................................................. 3.44Transactions impliquant des taxes ............................................................................... 3.48Transactions ayant trait à l’avoir du propriétaire ....................................................... 3.54Comptes à trois colonnes ............................................................................................. 3.63

3.6 État des résultats ............................................................................................................. 3.66Composantes de l’état des résultats ............................................................................ 3.67Produits (revenus) ......................................................................................................... 3.67Charges (dépenses) ....................................................................................................... 3.69Rentabilité .................................................................................................................... 3.73Rédaction de l’état des résultats ................................................................................. 3.73

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Table des matières vii

3.7 Normes comptables ......................................................................................................... 3.77Normes comptables internationales (I. F. R. S.) ........................................................... 3.78Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (N. C. E. C. F.) ................... 3.78Personnalité de l’entreprise ......................................................................................... 3.78

3.8 Autoévaluation ................................................................................................................ 3.84

Chapitre 4 Le journal général et les grands livres4.1 Journal général ................................................................................................................ 4.1

Composantes du journal général ................................................................................ 4.2Types d’écritures du journal général ........................................................................... 4.3Écriture d’ouverture ..................................................................................................... 4.3Écritures courantes ....................................................................................................... 4.4Écritures de correction ................................................................................................. 4.12Avantages du journal général ..................................................................................... 4.12

4.2 Méthodes de travail ........................................................................................................ 4.13Paiement des fournisseurs ........................................................................................... 4.13Suivi des écritures ......................................................................................................... 4.13Factures d’achats .......................................................................................................... 4.13Factures de ventes ........................................................................................................ 4.13Chèques émis par l’entreprise ..................................................................................... 4.14Chèques reçus ............................................................................................................... 4.15

4.3 Report aux comptes du Grand livre ............................................................................... 4.37

4.4 Grand livre auxiliaire des clients ..................................................................................... 4.55Procédure de report ..................................................................................................... 4.55Vente à crédit ............................................................................................................... 4.55Paiement d’un compte ................................................................................................. 4.56Vérification du grand livre auxiliaire des clients ........................................................ 4.56État des comptes clients ............................................................................................... 4.60Sommaire des comptes clients ..................................................................................... 4.61

4.5 Grand livre auxiliaire des fournisseurs ........................................................................... 4.66Procédure de report ..................................................................................................... 4.66Achat à crédit ............................................................................................................... 4.67Paiement d’un compte ................................................................................................. 4.67Vérification du grand livre auxiliaire des fournisseurs............................................... 4.67Sommaire des comptes fournisseurs ........................................................................... 4.74

4.6 Balance de vérification .................................................................................................... 4.78But de la balance de vérification ................................................................................. 4.79Rédaction de la balance de vérification ...................................................................... 4.79

4.7 Localisation des erreurs ................................................................................................... 4.88Preuve par deux ............................................................................................................ 4.88Preuve par neuf ............................................................................................................ 4.88Approfondissement des recherches ............................................................................ 4.88

4.8 Écritures de correction et balance de vérification corrigée .......................................... 4.92Écritures de renversement ........................................................................................... 4.92Écritures de compensation ........................................................................................... 4.100

4.9 Traitement particulier de certaines taxes....................................................................... 4.104Traitement des taxes versées pour des frais de représentation ................................. 4.104

viii Table des matières TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

Traitement des taxes versées pour l’adhésion à une police d’assurance .................. 4.105Traitement des taxes versées pour l’acquisition d’un immeuble ............................... 4.106Traitement des taxes versées pour l’acquisition de matériel roulant ........................ 4.107

4.10 Autoévaluation ................................................................................................................ 4.126

Chapitre 5 La production du chiffrier et des états financiers5.1 Rôle du chiffrier ............................................................................................................... 5.1

5.2 Composantes du chiffrier ................................................................................................ 5.2

5.3 Étapes de la réalisation du chiffrier ............................................................................... 5.4En-tête ........................................................................................................................... 5.4Balance de vérification ................................................................................................. 5.4Ventilation du solde des comptes dans les états financiers ....................................... 5.5État des résultats et bilan ............................................................................................ 5.5Détermination du bénéfice net ou de la perte nette ................................................ 5.5Équilibre du chiffrier .................................................................................................... 5.7Localisation des erreurs ................................................................................................ 5.7

5.4 Régularisations ................................................................................................................ 5.16Omissions ...................................................................................................................... 5.18Erreurs ........................................................................................................................... 5.19Autres régularisations .................................................................................................. 5.21Balance de vérification régularisée ............................................................................. 5.21

5.5 Production d’un chiffrier à l’aide d’un tableur.............................................................. 5.25Automatisation des calculs .......................................................................................... 5.30Calcul des totaux .......................................................................................................... 5.34Peaufinage .................................................................................................................... 5.36

5.6 Production des états financiers ...................................................................................... 5.41État des résultats structuré .......................................................................................... 5.41Bilan structuré .............................................................................................................. 5.42

5.7 Autoévaluation ................................................................................................................ 5.49

Chapitre 6 L’entreprise commerciale6.1 Entreprise commerciale ................................................................................................... 6.1

6.2 Achats ............................................................................................................................... 6.1Achats de marchandises ............................................................................................... 6.2Achats de biens autres que des marchandises ............................................................ 6.4Escomptes sur achats .................................................................................................... 6.6Rendus et rabais sur achats .......................................................................................... 6.10Frais de transport à l’achat .......................................................................................... 6.20

6.3 Ventes ............................................................................................................................... 6.21Ventes de marchandises ............................................................................................... 6.21Escomptes sur ventes .................................................................................................... 6.23Rendus et rabais sur ventes ......................................................................................... 6.25Transport sur ventes ..................................................................................................... 6.31

6.4 Remises sur quantité ....................................................................................................... 6.32

6.5 Comptabilité d’exercice .................................................................................................. 6.47

6.6 Comptabilité de caisse .................................................................................................... 6.48

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Table des matières ix

6.7 Section Avoir du propriétaire selon la forme juridique de l’entreprise ....................... 6.49Entreprise individuelle ................................................................................................. 6.49Société en nom collectif ............................................................................................... 6.50Société par actions ....................................................................................................... 6.51Coopérative .................................................................................................................. 6.52

6.8 Autoévaluation ................................................................................................................ 6.53

Chapitre 7 Activité synthèse7.1 Activité synthèse .............................................................................................................. 7.1

Chapitre 8 Préévaluation8.1 Activité de préévaluation ............................................................................................... 8.1

Annexe I – Plan de classification et calendrier de conservation

Annexe II – Médiagraphie Bibliographie ............................................................................................................................ A.11

Webographie ............................................................................................................................ A.11

Annexe III – Fiche de rétroaction ............................................................................................. A.13

Annexe IV – Échéancier de travail ........................................................................................... A.16

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Préambule xi

PRÉAMBULE

AVANT TOUTE CHOSE... BIENVENUE!

Bienvenue au module Traitement de pièces!

Les notions traitées dans ce module constituent le point de départ du chemin qui mène à la maîtrise de la tenue de livres. Les connaissances que vous allez acquérir serviront de fondement à la compréhension des prochains modules comptables que vous aurez à étudier dans le contexte de votre formation.

Conscients de cette importance, nous nous sommes fixé comme objectif de vous aider à comprendre la « logique comptable » en vous fournissant plusieurs exercices et mises en situation réalistes et pertinentes. Prenez donc le temps nécessaire pour assimiler cette « logique comptable »; elle vous aidera à vous adapter aux situations nouvelles qui risquent fort de se présenter tout au long de votre carrière.

Nous aimerions remercier tous les membres de l’équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience.

La chargée du projet,

Johanne Chicoine

xii Préambule TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

VOTRE FORMATION

Ce module fait partie du programme menant à l’obtention du diplôme d’études professionnelles en comptabilité et comporte 60 heures d’apprentissage. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant 1 350 heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d’heures prévu pour chacun.

SYNTHÈSE DU PROGRAMME D’ÉTUDES EN COMPTABILITÉ

Code No Titre du module Durée Unités*

461-012 1 Métier et formation 30 2

461-024 2 Recherche d’information 60 4

461-034 3 Tableaux et graphiques 60 4

461-042 4 Calcul de pièces 30 2

461-054 5 Mise en page de correspondance 60 4

461-066 6 Mise à niveau en françaisRédaction en français

3060

6

461-074 7 Traitement de pièces 60 4

461-083 8 Gestion de l’encaisse 45 3

461-093 9 Législation des affaires 45 3

461-102 10 Interactions professionnelles 30 2

461-115 11 Mise à niveau en anglaisCommunication en anglais

75 5

461-122 12 Production de paies 30 2

461-134 13 Rédaction en anglais 60 4

461-144 14 Traitement de données 60 4

461-154 15 Tâches courantes 60 4

461-165 16 Efficience 75 5

461-175 17 Coût d’un bien et d’un service 75 5

461-185 18 Tâches de fin de période 75 5

461-195 19 Tâches de fin d’année 75 5

461-204 20 Déclaration de revenus 60 4

461-213 21 Système comptable 45 3

461-222 22 Cheminement professionnel 30 2

461-238 23 Intégration au travail 120 8

* Une unité équivaut à 15 heures de formation.

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Préambule xiii

OBJECTIFS DU MODULE

Pour connaître les tâches que vous effectuerez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module qui vous sont présentés ci-dessous. Consultez-les aussi souvent qu’il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d’apprentissage.

§ Classifier et classer les pièces justificatives

§ Distinguer les types d’entreprises ainsi que leur forme juridique

§ Vérifier la concordance des données entre les pièces justificatives

§ Découvrir la raison d’être de la comptabilité

§ Découvrir les principaux termes se rapportant à la comptabilité de base d’une entreprise

§ Connaître plusieurs principes comptables généralement reconnus

§ Découvrir et utiliser un plan comptable

§ Appliquer la convention comptable de débit et de crédit à l’analyse des transactions d’une entreprise

§ Enregistrer les pièces justificatives au journal général

§ Reporter les écritures au Grand livre

§ Rédiger une balance de vérification

§ Préparer un chiffrier

§ Vérifier et corriger les écritures

AVEZ-VOUS LES PRÉALABLES?

Pour réussir ce module, vous devez avoir terminé ou en partie complété le module Tableaux et graphiques afin de pouvoir :

§ réaliser des tableaux à l’aide d’un tableur

§ utiliser les formules et les fonctions d’un tableur

§ enregistrer un classeur

§ imprimer une feuille de calcul

Vous devez également connaître la gestion des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n’avez aucune notion concernant le logiciel d’exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SOFAD, intitulé Introduction aux logiciels d’exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel : http://edusofad.com

Vous possédez les préalables? Assurez-vous maintenant d’avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module.

MATÉRIEL REQUIS § Un tableur (Excel)

§ Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser un tableur

§ Une imprimante

§ Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n’enregistrez pas votre travail sur le disque dur

§ Une calculatrice

§ Une reliure à anneaux et huit onglets séparateurs

Maintenant que vous avez rassemblé le matériel nécessaire à votre apprentissage, récupérez votre échéancier de travail à la fin du guide et consultez la prochaine section.

xiv Préambule TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

EXPLORATION DU MATÉRIEL D’APPRENTISSAGE

Le matériel comprend :

§ le guide d’apprentissage;

§ une pochette contenant des pièces justificatives et des documents comptables pour certains exercices;

§ le corrigé des exercices disponibles sur le site « Ressources pour les apprenants » de la SOFAD : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

§ quatre devoirs (pour les élèves qui suivent la formation à distance).

Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d’apprentissage.


Le guide d’apprentissage comprend huit chapitres qui vous permettront d’acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs de ce module. Ces chapitres comportent des outils d’apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables.

§ L’assimilation des notions théoriques vous permettra de comprendre les notions comptables pour être en mesure de comptabiliser les transactions d’une entreprise et de produire ses différents rapports comptables.

§ Les exercices théoriques vous aideront à approfondir les notions apprises.

§ Les exercices pratiques simulent des situations de travail : en les réalisant, vous vous assurerez ainsi de développer une plus grande habileté que vous pourrez sans crainte mettre en pratique dans un milieu de travail.

§ L’activité synthèse vous permettra de consolider les apprentissages du guide.

§ Le dernier chapitre contient une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l’évaluation sommative.

Corrigé des exercices

Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l’aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fourni des efforts honnêtes, n’hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider.

Devoirs pour les élèves qui suivent la formation à distance

Ce module contient quatre devoirs. Vous devez tous les réussir pour obtenir l’autorisation de vous présenter à l’épreuve sommative. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les quatre unités associées à ce module.

DURÉE DU MODULE ET GESTION DU TEMPS

Ce module est d’une durée de 60 heures, incluant l’évaluation sommative nécessaire à l’obtention des quatre unités qui y sont liées; cependant, le temps requis pour l’exécution des devoirs, et celui qui vous serait éventuellement nécessaire pour vous familiariser avec la micro-informatique et avec Windows ne sont pas comptabilisés dans cette durée. Le nombre d’heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d’une personne à l’autre, selon ses acquis et sa facilité d’apprentissage. Le tableau suivant vous propose toutefois une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression.

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Préambule xv

TRAITEMENT DE PIÈCES 60 heures

Préambule et exploration du matériel d’apprentissage

Chapitre 1 La classification et le classement 3 heures

Chapitre 2 Les entreprises et leur comptabilité 3 heures

Devoir 1*

Chapitre 3 Le bilan et l’état des résultats 7 heures

Chapitre 4 Le journal général et les grands livres 18 heures

Devoir 2

Chapitre 5 La production du chiffrier et des états financiers

9 heures

Devoir 3

Chapitre 6 L’entreprise commerciale 11 heures

Chapitre 7 Activité synthèse 3 heures

Chapitre 8 Préévaluation 3 heures

Devoir 4

Évaluation sommative Seuil de réussite : 80 % 3 heures

* Les devoirs sont réservés aux élèves inscrits à la formation à distance.

ORGANISATION ET ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL

Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents.

§ Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets séparateurs.

§ Préparez huit onglets pour ranger les documents comptables des exercices de chaque chapitre.

Échéancier de travail

Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l’échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide : cet échéancier s’échelonne sur une période de 10 semaines et de 60 heures. Il vous permet de conserver un rythme d’apprentissage régulier afin d’assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra donc d’acquérir les nouvelles notions et de les appliquer beaucoup plus aisément. N’oubliez pas, cependant, que vous aurez peut-être à consacrer plus ou moins de temps à votre formation, selon vos connaissances de base et votre facilité d’apprentissage.

§ À l’aide de votre échéancier de travail, qui figure à l’annexe IV de ce guide, déterminez les dates où vous terminerez l’apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée.

§ Prenez l’habitude de respecter vos échéances. Si vous n’avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d’heures, sans toutefois perturber votre échéancier de travail.

xvi Préambule TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

ÉVALUATION SOMMATIVE

Avant de vous présenter à l’évaluation sommative, n’hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d’autoévaluation jointe à la préévaluation (dans le dernier chapitre du guide). Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d’effectuer les tâches qui seront notées.

RENSEIGNEMENTS SUR LA FICHE DE RÉTROACTION

Lorsque vous aurez terminé ce module, nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l’égard de celui-ci, afin de pouvoir l’améliorer. C’est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à l’annexe III de ce guide. Notez-y en cours de route tout ce que vous aimeriez nous signaler. Vous pouvez remettre cette fiche à votre enseignant ou à votre tuteur (avec votre dernier devoir), ou encore la retourner à la SOFAD par la poste ou par télécopieur.

DÉMARCHE D’APPRENTISSAGE ET PICTOGRAMMES

Ce guide a été conçu pour vous permettre d’adopter une démarche d’apprentissage individualisée. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, ainsi que la préévaluation du dernier chapitre.

Familiarisez-vous avec les pictogrammes du guide.

Un arrêt obligatoire pour lire attentivement l’information ou l’astuce qui l’accompagne.

Un rappel d’une notion traitée précédemment.

WWW Une adresse Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage.

ü Une invitation à consulter le corrigé.

Un devoir à faire pour les élèves qui suivent la formation à distance.

© SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.1

3 h

1.1 ConCordanCe des données enTre les pièCes jusTifiCaTives

Les pièces justificatives (factures, chèques, bons de livraison, etc.) témoignent des transactions d’une entreprise. Vous connaissez déjà l’importance de vérifier leur exactitude. Au module 4, Calcul de pièces, vous avez appris que, par exemple, lors de la réception d’une facture d’achat, vous devez regrouper le bon de commande et le bon de livraison correspondant à la facture que vous avez reçue. Ensuite, vous devez vérifier la concordance des éléments suivants sur ces trois pièces justificatives :

§ la description de la marchandise;

§ le code de chaque article;

§ les quantités de marchandises commandées, livrées et facturées;

§ le prix de chaque article;

§ les calculs (quantité × prix unitaire, taxes et total);

§ les modalités de paiement.

Pour des raisons de pénurie de stock, il arrive parfois que le nombre d’articles commandés sur le bon de commande ne corresponde pas à celui indiqué sur le bon de livraison.

Le nombre d’articles facturés doit nécessairement correspondre à la quantité d’articles livrés (indiquée sur le bon de livraison).

Lorsque tous les éléments ont été vérifiés, agrafez les pièces justificatives dans l’ordre suivant : facture (sur le dessus), bon de livraison et bon de commande.

Objectifs d’apprentissage

§ Distinguer les caractéristiques des

documents nominatifs et administratifs

§ Utiliser un plan de classification et un

calendrier de conservation

§ Déterminer les cotes de classification des

documents financiers à l’aide d’un plan de

classification

§ Déterminer les délais de conservation des

documents financiers à l’aide d’un

calendrier de conservation

§ Découvrir le matériel nécessaire au

classement des documents

§ Appliquer les règles pour classer des

pièces justificatives

CHAPITRE1LA CLASSIFICATION ET LE CLASSEMENT

1.2 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES © SOFAD

1.2 uTilisaTion d’une CalCulaTriCe CommerCiale

Lorsque vous aurez à calculer ou à vérifier des calculs provenant de différentes pièces justificatives, vous utiliserez une calculatrice.

Dans le module 4, Calcul de pièces, vous avez appris à utiliser une calculatrice commerciale. À titre de rappel, la prochaine figure identifie les différentes touches de cette calculatrice. Afin de développer votre dextérité, n’oubliez pas d’utiliser la méthode de doigté préconisée chaque fois que vous vous en servirez.

7 8 9

654

1 2 3

0

123456789

InterrupteurSélecteur d’arrondiSélecteur d’impressionou d’affichage

Touches de mémoireDivisionMultiplicationRésultat de (×) et (÷)Total de (+) et (–)

PourcentageAdditionSoustractionSous-total (résultat partiel)Chiffres et séparateur décimalCorrection (effacement partiel)Remise à zéro (effacement total)Changement de signeNon-additionEntraînement du papierSélecteur du nombre de décimales

M*

5/4

M M += M –=

C

CE

Fig. 1.1 Calculatrice commerciale

Si vous n’avez pas de calculatrice commerciale à votre disposition, utilisez celle de Windows. À l’aide d’une de ces calculatrices, faites les exercices qui suivent.


Exercice1.1

Vérifier des pièces justificatives

Mise en situation : Vous êtes à l’emploi de l’entreprise Mode au vent inc. et vous devez régler la facture ci-dessous. Procédez aux vérifications d’usage afin de déceler toute anomalie et, si nécessaire, recalculez la facture avant d’y inscrire vos corrections.

FACTUREDISTRIBUTEUR DE CUIR LAMOTHE INC.265, rue DolbeauChambly (Québec) J3L 4V9Téléphone : 450 049-3475Télécopieur : 450 049-3485

VENDU À :

CODE QUANTITÉ DESCRIPTIONPRIX

MONTANTUNITAIRE

Somme partielleTPSTVQTOTAL

MODE AU VENT INC.2000, boul. CharestQuébec (Québec) G8Z 4P1Téléphone : 418 087-3487

No : 2028Date : 20xx-12-26No de commande : 180Conditions : n/15

8475 50 Anorak Pingouin 71,43 3 567,003745 30 Bottes Miranda 50,00 1 500,003845 30 Cardigan Tricofil 26,76 802,80 9887 50 Débardeur Blues 10,00 500,00

6 369,80318,49635,39

7 323,68

No de TPS : 205789341

No de TVQ : 4182223470


BON DE LIVRAISONDISTRIBUTEUR DE CUIR LAMOTHE INC.265, rue DolbeauChambly (Québec) J3L 4V9Téléphone : 450 049-3475Télécopieur : 450 049-3485

VENDU À :

No : 2028Date : 20xx-12-24

No de commande : 180Date de la commande : 20xx-12-22Conditions : n/30

CODE DESCRIPTIONQUANTITÉ QUANTITÉ

LDCOMMANDÉE LIVRÉE

REÇU PAR : DATE : 20xx-12-24

MODE AU VENT INC.2000, boul. CharestQuébec (Québec) G8Z 4P1Téléphone : 418 087-3487

8475 Anorak Pingouin 50 503745 Bottes Miranda 30 253845 Cardigan Tricofil 30 309887 Débardeur Blues 50 50

No de TPS : 205789341

No de TVQ : 4182223470

BON DE COMMANDEMODE AU VENT INC.2000, boul. CharestQuébec (Québec) G8Z 4P1Téléphone : 418 087-3487Télécopieur : 418 087-3488Courriel : [email protected]


UNITAIRE

DISTRIBUTEUR DE CUIR LAMOTHE INC.265, rue DolbeauChambly (Québec) J3L 4V9Téléphone : 450 049-3475

No : 180Date : 20xx-12-22Conditions : n/30

8475 50 Anorak Pingouin 71,433745 30 Bottes Miranda 50,003845 30 Cardigan Tricofil 26,679887 50 Débardeur Blues 10,00

No de TPS : 455678767

No de TVQ : 2436545679Marie-Hélène ComptantSERVICE DES ACHATS

ü


Exercice1.2

Regrouper et vérifier des pièces justificatives

Mise en situation : Vous êtes stagiaire à la Librairie Montéduc. Votre tâche consiste à réunir les bons de commande, les bons de livraison et les factures et à vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs. Récupérez les pièces justificatives de l’exercice 1.2 qui accompagnent ce guide. S’il y a lieu, corrigez les erreurs sur les pièces justificatives de cet exercice. Prenez note qu’il n’y a pas de TVQ sur les volumes.

ü

1.3 GesTion de doCumenTs

Dans les entreprises, la prolifération du papier fait partie de la vie de tous les jours. Il y en a de toutes sortes : factures, états de compte, relevés bancaires, rapports, correspondance, communiqués, notes, revues, journaux, brochures publicitaires, etc.

Si le système de classement d’une entreprise est inefficace, le personnel perdra du temps à chercher des renseignements. Par contre, un système ordonné et facile à consulter sera un outil précieux pour tous ceux qui ont des décisions à prendre.

La conservation des documents devient inutile si on ne peut pas les consulter ou les retrouver aisément. Par exemple, si vous êtes au téléphone avec un client qui vous demande des renseignements concernant sa dernière commande, vous devriez être en mesure de retrouver rapidement son dossier, sinon il doutera de votre compétence à gérer des documents.

Les tâches que vous accomplirez dans le cadre de vos fonctions ne concerneront pas la mise sur pied d’un système de gestion de documents mais plutôt la manière de l’utiliser efficacement.

Le responsable de la gestion des documents dans une entreprise s’assure que les membres du personnel ont reçu une formation adéquate pour classifier et classer des documents. Pour une grande entreprise, il peut même s’avérer profitable d’offrir une brève session de formation.

En résumé, les deux tâches que vous accomplirez sont la codification des pièces justificatives et le classement de ces documents.

Quelle est la différence entre classifier et

classer un document?

§ Classifier un document signifie que vous

lui attribuez une cote de classification. Par

exemple, le plan comptable aura la cote

321. Cette cote est déterminée selon un

plan de classification. Vous verrez un peu

plus loin dans ce chapitre les détails de la

classification.

§ Classer un document signifie que vous le

disposez selon un ordre déterminé dans

une chemise de classement qui est

généralement rangée dans un classeur.


1.4 doCumenTs nominaTifs eT adminisTraTifs

Les différents documents circulant dans une entreprise peuvent avoir plusieurs caractéristiques. Les commis comptables reçoivent ou produisent deux types de documents : nominatifs et administratifs.

§ Qu’est-ce qu’un document nominatif? Un document est nominatif lorsqu’il contient des renseignements confidentiels permettant d’identifier un ou plusieurs individus. Un curriculum vitæ, un relevé de notes, une déclaration fiscale et des dossiers d’employés en sont des exemples.

§ Qu’est-ce qu’un document administratif? Un document est administratif lorsqu’il contient des renseignements nécessaires et indispensables à la gestion des activités de l’entreprise. Un bon de commande, un état financier et une soumission en sont des exemples.

À l’occasion, un commis comptable doit remettre des documents à des collègues de travail ou à des gestionnaires. Il doit faire preuve d’une très grande discrétion lorsqu’il manipule des documents à caractère nominatif.

doCumenTs nominaTifs

Un document nominatif concerne un ou plusieurs individus et contient des renseignements de nature confidentielle.

Par exemple, le commis comptable ne doit pas remettre le curriculum vitæ d’un collègue de travail au commis qui en fait la demande. Il doit plutôt lui indiquer que seules les personnes autorisées y ont accès à cause de la nature confidentielle de ce type de document. Vous pouvez toujours lui remettre les factures pour qu’il les classe!

Renseignez-vous auprès de votre supérieur sur les règles à respecter en ce qui a trait à la manipulation des documents nominatifs. Par exemple, dans une entreprise, la politique pourra être de toujours fournir les curriculum vitæ demandés par le directeur des ventes. Dans une autre, elle pourra être d’obtenir d’abord l’autorisation de votre supérieur. Vous devrez vous adapter aux règles de l’entreprise pour laquelle vous travaillerez.

Une fiche d’employé contenant les renseignements suivants n’est pas un document nominatif :

§ prénom et nom;

§ statut et fonction;

§ échelle de salaire;

§ adresse et numéro de téléphone au travail.

Par contre, si la fiche contient le numéro d’assurance sociale, l’adresse et le numéro de téléphone personnel de l’employé, ce document devient alors nominatif.

doCumenTs adminisTraTifs

La majorité des documents qui circulent dans une entreprise sont administratifs : bilan, marge de crédit, demande de fournitures, assurances, etc.

Si vous vous référez à la définition des deux types de documents, vous pourriez vous poser la question : est-ce qu’un document pourrait être à la fois nominatif et administratif? La réponse est oui. En effet, certains documents sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, tout en étant confidentiels.

Par exemple, le Service des ressources financières (ou de la paie) demande toujours à ses employés de remplir un formulaire pour les déductions d’impôt. Ces formulaires sont à la fois nominatifs et administratifs puisqu’ils contiennent des renseignements confidentiels et qu’ils sont nécessaires au Service de la paie.


Par contre, un document contenant des renseignements sur un employé n’est pas nécessairement administratif s’il n’est pas indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.

Exercice1.3

Déterminer les documents nominatifs et administratifs

Faites un crochet dans la colonne appropriée pour chacun des documents et n’oubliez pas qu’un document peut être à la fois nominatif et administratif.

desCripTion nominaTif adminisTraTif

1. Contrat d’achat d’un terrain

2. Cédérom contenant des états financiers

3. Liste contenant le nom des employés et les dates de leurs vacances annuelles

4. Demande d’accès à un document

5. Rapport comparatif des ventes trimestrielles

6. Renseignements sur la qualité des produits d’un fournisseur

7. Lettre décrivant l’expérience d’un employé

8. Avis de concours

9. Chèque d’un client

10. Rapport de revenus de l’entreprise

üMaintenant que vous connaissez les principales caractéristiques des documents, voyons celles d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation. Après cette étape, vous pourrez classifier les documents.

1.5 plan de ClassifiCaTion eT Calendrier de ConservaTion

Comme il a déjà été mentionné, vous n’avez pas à créer de plan de classification. Cependant, vous devez savoir comment en utiliser un pour déterminer la cote de classification des pièces justificatives que vous allez traiter ainsi que leur délai de conservation.

Vous vous demandez peut-être pourquoi il faut codifier un document plutôt que de tout simplement le classer dans une chemise à ranger dans un classeur. Ce système de classement était autrefois utilisé dans les entreprises, mais il s’est avéré inefficace et catastrophique pour plusieurs grandes entreprises.

Imaginez cette situation dans une grande entreprise : les secrétaires et les commis comptables avaient chacun leur propre système de classement. Quelques-uns pouvaient classer les frais de déplacement dans le dossier des dépenses et d’autres, dans le dossier des employés concernés. Les taxes foncières pouvaient être classées dans le dossier des dépenses et, parfois, dans le dossier des bâtiments. Ces exemples sont sûrement suffisants pour vous convaincre de l’importance de classifier les documents en utilisant un plan de classification.


élémenTs d’un plan de ClassifiCaTion eT d’un Calendrier de ConservaTion

Analysons maintenant en détail les éléments d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation. Le tableau suivant illustre la section des ressources financières.

Tableau 1.1 Section Ressources financières d’un plan de classification

300 RESSOURCES FINANCIÈRES

AC SA IN REMARQUES

310 Budget

311 Analyse et planification 312 Prévisions budgétaires313 Approbations budgétaires314 Suivis budgétaires

320 Comptabilité321 Plan comptable

322 Revenus322-01 Comptes clients

Note : Tous les documents qui s'y rapportent, au nom de chaque client.

322-02 Revenus de placement322-03 Subventions322-04 Commandites322-05 Intérêts

323 Dépenses323-01 Comptes fournisseurs

2

999*

1

1

5

1

6

6

E*

D

D

D

*Conserver uniquement les documents d'approbation budgétaire.Support de conservation : DOC.

*Jusqu'à une nouvelle version.

1 = nombre d'années P = papierD = destruction MI = microfilmC = conservation DOC = disque optique compactE = échantillonnage 888 = conserver jusqu'au dénouement ou règlement final

999 = conserver jusqu'à la production d'une nouvelle version

1

23

4

5

7

6

6

1. L’en-tête contient le numéro de série ou de dossier (300) ainsi que l’unité administrative (Ressources financières) qui en est responsable.

2. Les colonnes AC (actif), SA (semi-actif) et IN (inactif) indiquent la durée de vie d’un document. À titre d’exemple, en consultant ce tableau, vous pouvez constater que les documents intitulés Budget sont actifs pendant deux ans, puis semi-actif, pendant cinq ans. Ils deviennent ensuite inactifs mais sont conservés. Le délai de conservation de chaque document est donc indiqué dans ces colonnes.

Le plan de classification de certaines

entreprises ne présente pas les délais de

conservation. Ces derniers apparaissent

plutôt dans un document séparé, intitulé

Calendrier des délais de conservation. Le

responsable de la gestion des documents

décide si les délais de conservation doivent

être inclus ou non dans le plan de classification

selon la taille de l’entreprise et les tâches

accomplies par les membres du personnel.


3. La colonne Remarques spécifie les particularités parfois nécessaires à la classification et à la conservation d’un document.

4. Le plan contient des titres de documents et des numéros. Les titres de documents sont nommés des descripteurs et les numéros, des codes (aussi appelés cotes). Les codes ont une hiérarchie sur trois niveaux. Par exemple, pour les dossiers Budget, la codification du premier niveau est 310.

5. Les documents concernant le sujet Analyse et planification sont au deuxième niveau puisqu’ils sont codifiés 311.

6. Pour faciliter la consultation des documents par les membres du personnel, une légende accompagne le plan de classification. Par exemple, le code 999 signifie de conserver le document jusqu’à la production d’une nouvelle version. En consultant le tableau, vous constaterez que le document Plan comptable possède ce code sous la colonne AC.

7. La codification des Comptes clients se situe au troisième niveau sous 322-01.

Analysez le plan de classification présenté à l’annexe I (disponible à la fin de ce guide) et déterminez combien d’unités administratives il possède. Combien? La réponse est effectivement six :

100 Administration générale200 Ressources humaines300 Ressources financières400 Ressources matérielles et immobilières500 Services à la clientèle600 Informatique et communication

Prenez quelques minutes pour vous familiariser avec le contenu de ce plan de classification.

CodifiCaTion

Les exemples suivants vous aideront à déterminer la cote de classification d’un document, son descripteur ainsi que la section auquel il appartient. Lisez ces exemples en vous servant du plan de classification présenté à l’annexe I.

Exemples

§ Vous avez rédigé un rapport sur les cours de perfectionnement en informatique offert par une entreprise à ses employés. Le rapport sera codifié 122-02, son descripteur sera Perfectionnement et sa section, Administration générale.

§ Une commission scolaire envoie un formateur pour donner des cours aux commis comptables de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Elle vous fait parvenir ensuite une facture pour les services rendus. La facture sera codifiée 323-02, son descripteur sera Frais de perfectionnement sous l’unité administrative Ressources financières.

§ Vous recevez une lettre d’un commis aux achats qui désire des renseignements sur le montant prélevé pour son régime de retraite. La lettre sera classifiée dans le Dossier des employés sous le code 230 de l’unité administrative Ressources humaines. Vous auriez pu avoir tendance à la classifier dans le dossier Régime de retraite sous le code 245-03-04. Ainsi, lorsque vous hésitez sur le choix d’un descripteur, posez-vous simplement la question : si je cherche cette lettre, dans quel dossier serait-il le plus simple de la trouver? C’est certainement dans le dossier de l’employé concerné.


§ Vous avez à classer le contrat d’assurances incendie et vol ainsi que la facture. Le contrat portera la codification 432 sous le descripteur Incendie, vol, vandalisme, sous l’unité administrative Ressources matérielles et immobilières. Cependant, la facture devra être classifiée dans le compte du fournisseur sous 323-01 Comptes fournisseurs dans les Ressources financières. Par exemple, si le commis aux comptes à payer fait un chèque à la compagnie d’assurance et commet une erreur, il n’ira pas chercher la facture dans les Ressources matérielles et immobilières, tout comme si un vol se produit et que le directeur désire lire les détails de son assurance, il ne demandera pas à un commis comptable des Ressources financières de lui remettre le contrat d’assurance. Il devra plutôt s’adresser à un membre du personnel des Ressources matérielles et immobilières.

Parmi les documents présentés comme exemples, certains ont-ils un caractère nominatif? Oui, la lettre de l’employé demandant des renseignements sur son régime de retraite.

CyCle de vie des doCumenTs

Tel que vous l’avez vu précédemment dans le calendrier de conservation (annexe I), un document a trois cycles de vie : actif, semi-actif et inactif.

Qu’est-ce qui détermine l’état de vie d’un document? L’état de vie est déterminé dans le calendrier de conservation sous les colonnes AC - SA - IN.

Tableau 1.2 État de vie des déclarations fiscales

300 ressourCes finanCières

AC SA IN REMARQUES

326 Déclarations fiscales 2 6 D

326-01 Impôt provincial

326-02 Impôt fédéral

Lisez les exemples suivants en consultant le tableau.

§ Un document est actif lorsqu’il est indispensable au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Par exemple, la déclaration d’impôts provinciale, code 326-01, pourrait être consultée régulièrement par les comptables durant 2 ans.

§ Un document semi-actif est consulté occasionnellement. La déclaration d’impôts fédérale, code 326-02, pourrait être consultée à l’occasion durant 6 ans.

§ C’est donc après 8 ans qu’une déclaration d’impôts atteint l’état inactif et que, selon la légende du calendrier de conservation, elle sera détruite (D).

Exemples

Mise en situation : Le 31 janvier 20X9, vous devez vérifier l’état des documents présentés dans le prochain tableau. Pour ce faire, vous utilisez le calendrier de conservation de l’annexe I (disponible à la fin de ce guide) et vous suivez les étapes suivantes :

§ Consultez la durée de vie indiquée sous les colonnes AC, SA et IN de ce type de document.

§ Calculez l’âge du document en comparant la date d’aujourd’hui (31 janvier 20X9) avec celle du document.

§ Déterminez l’état du document en comparant son âge avec les délais de conservation indiqués dans le calendrier.

§ Lorsqu’un document est inactif, vérifiez s’il doit être détruit ou non selon la lettre inscrite dans la colonne IN.


desCripTion aCTif semi-aCTif inaCTif

Facture d’électricité du 23 décembre 20X8 ü

Bon de commande du 9 juillet 20X7 ü

Note de crédit du 30 janvier 20X3 ü

Facture du 1er février 20X8 ü

Demande d’achat du 30 janvier 20X8 ü

État de compte du 4 janvier 20X2 D

Le document État de compte du 4 janvier 20X2 est inactif et doit être détruit.

En résumé, les pièces justificatives :

§ du 31 janvier 20X8 au 30 janvier 20X9 seront actives;

§ du 31 janvier 20X3 au 30 janvier 20X9 seront semi-actives;

§ du 31 janvier 20X2 et antérieures seront inactives et détruites.

Exercice1.4

Classifier des documents

En utilisant le plan de classification présenté à l’annexe I, déterminez la codification et le descripteur des documents ci-dessous et spécifiez s’ils sont nominatifs ou administratifs.

desCripTion Code desCripTeur nominaTif adminisTraTif

1. Avis envoyé par courriel aux vendeurs concernant un rabais sur un produit

2. Lettre de demande de crédit d’un client

3. Fiches de salaires des employés

4. Liste des codes pour accéder au réseau intranet

5. Demande de remboursement pour des frais de kilométrage

6. Chèque provenant d’un commanditaire

7. Bon de livraison de matériel informatique reçu d’un fournisseur

8. Demande d’augmentation de salaire d’une employée

9. Facture d’un avocat pour une poursuite judiciaire

10. Relevés des transactions bancaires dans la marge de crédit

ü


Exercice1.5

Classifier des pièces justificatives

Mise en situation : Vous êtes le commis comptable de la Boutique Web au Québec inc. Cette entreprise vend du matériel informatique. Le 31 mars 20X9, vous trouvez un dossier contenant différentes pièces justificatives. Vous devez les classifier à l’aide du plan de l’annexe I. Dans le tableau suivant, déterminez la codification, le descripteur et l’état de vie de chacun des documents. Pour les documents inactifs, inscrivez la lettre D s’ils doivent être détruits ou la lettre C s’ils doivent être conservés.

desCripTion Code desCripTeur a sa in

1. Formulaire de paiement de taxes TVQ-TPS du 30 avril 20X7

2. États financiers de l’année 20X0

3. Contrat d’achat d’un immeuble en date du 1er avril 20X7

4. Rapport de la petite caisse du 3 janvier 20X9

5. Avant-dernier rapport d’inventaire du matériel de l’entreprise en date du 30 mars 20X8

6. Facture réglée pour l’achat d’imprimantes en date du 31 mars 20X6

7. Note de crédit remboursée à un client en date du 30 mars 20X7

8. Dernière demande d’augmentation de la marge de crédit

9. Reçu pour un dîner d’affaires daté du 30 mars 20X9

10. Quittance du dernier emprunt bancaire

üChaque entreprise a sa façon particulière de codifier un document. La plupart demandent au personnel d’inscrire la codification sur le document, mais à un endroit précis, par exemple dans le coin inférieur droit du document. C’est de cette façon que vous procéderez dans ce module.

Maintenant que vous êtes habile pour classifier des documents, vous devez les classer. Avant tout, voyons un peu plus en détail le matériel nécessaire pour procéder à un classement adéquat et sécuritaire.


1.6 maTériel eT fourniTure de ClassemenT

Vous devez classer les documents de façon à pouvoir les repérer facilement, tout en vous assurant qu’ils sont en sécurité. Par exemple, pour les dossiers contenant des documents nominatifs, vous veillerez à ce que le classeur soit muni d’un dispositif de verrouillage.

Comme vous l’avez vu précédemment, après avoir inscrit sur le document sa codification, vous le rangerez dans sa chemise de classement. Par exemple, la facture d’un fournisseur sera codifiée 323-01 et elle sera déposée dans la chemise de classement à son nom dans le classeur Comptes fournisseurs.

Il existe deux principaux types de classeurs sur le marché : les classeurs horizontaux (à clapets) et les classeurs verticaux (à tiroirs coulissants). Pour faciliter le classement, il est préférable d’utiliser les classeurs horizontaux, qui permettent aux personnes de petite taille de ranger plus aisément leurs dossiers. La prochaine figure identifie ces deux différents types de classeurs.

Classeur à tiroirs coulissants Classeur à clapets

Fig. 1.2 Classeurs

Partons à la découverte du matériel utilisé pour classer des documents en ouvrant le tiroir d’un classeur et en identifiant son contenu. La prochaine figure présente le contenu d’un tiroir de classeur.

Lorsqu’un dossier est composé d’une facture,

d’un bon de livraison et d’un bon de

commande reliés, comment faut-il disposer

ces pièces justificatives dans la chemise de

classement? Au début de ce chapitre, vous

avez appris à les disposer dans cet ordre : la

facture sur le dessus, le bon de livraison en

dessous et, finalement, le bon de commande.


- D -

Duchesne, Raymond, notaire

Drozdiak, David

Dobai, Georges

- D - - C -

Conseillers Boulanger, Charest & Associés

Imprimerie Lanthier ltée

Commission de la santé et de la sécurité au travail

- CO - Centre d’informatique Marquette inc.

Centre administratif de Laval inc.

Ceccuci, Fernando

- CE - Carrière, Domingue & Associés

Caisses enregistreuses Williams inc.

CGI inc.

- C -

1

2

3

Fig. 1.3 Organisation des dossiers

1. Les guides principaux sont des guides de classement. Ils servent à diviser les chemises de classement en sections pour en faciliter le repérage. Ils sont fabriqués en carton plus rigide que les chemises de classement. Dans notre exemple, puisque les dossiers sont classés par ordre alphabétique, les guides principaux présentent les lettres de l’alphabet pour faciliter la recherche des dossiers. La figure ci-contre présente des guides principaux.

Fig. 1.4 Guides principaux


2. Les dossiers sont soutenus par des rails situés à l’intérieur du tiroir d’un classeur. Dans notre exemple, les guides identifient les deux premières lettres des dossiers classés. De cette manière, il est plus facile de repérer un dossier. Sur chacune des chemises suspendues, des fentes permettent l’insertion d’un onglet sur lequel on inscrit le nom de la section (ex. : CE, CO, etc.). La figure ci-contre présente un exemple de chemise suspendue.

3. À l’intérieur d’une chemise suspendue, on retrouve habituellement une chemise de classement en carton semi-rigide qui, à l’aide d’une étiquette, indique le nom des dossiers individuels. La chemise ainsi que les documents classés à l’intérieur constituent un dossier. Il est aussi possible d’utiliser des chemises de différentes couleurs pour créer encore d’autres catégories. Deux grandeurs de chemises sont généralement utilisées pour le classement. Ce sont le format lettre (8 1/2 po × 11 po ou 21,25 cm × 27,5 cm) et le grand format (8 1/2 po × 14 po ou 21,25 cm × 35 cm). La prochaine figure présente un exemple de chemise.

En consultant un dossier, les documents doivent apparaître comme dans un livre, c’est-à-dire qu’ils doivent tous être classés dans le même sens, l’en-tête à gauche. La figure de droite présente la disposition des documents dans une chemise.

Le

10 s

epte

mbr

e 20

0X

Fig. 1.6 Chemise de classement Fig. 1.7 Disposition des documents dans une chemise

1.7 ClassemenT

Les documents sont fréquemment classés par ordre alphabétique, numérique ou alphanumérique. Si vous travaillez pour une grande ou moyenne entreprise, la personne responsable de la gestion de documents décidera de la manière de classer les documents.

Exemple

Mise en situation : La Librairie Montéduc utilise le plan de classification de l’annexe I pour classifier ses documents. Elle les classe ensuite dans une chemise par ordre alphabétique.

Fig. 1.5 Chemise suspendue


Récupérez les pièces justificatives intitulées Exemple 1.7, qui accompagnent ce guide. Les pièces sont numérotées de 1 à 11 et sont classées par ordre chronologique. Analysons ensemble ces onze pièces justificatives.

§ Quels seront la codification et le descripteur de ces documents? 322-01 Comptes clients.

§ Ces pièces sont-elles de type nominatif ou administratif? Administratif.

§ Quels sont les clients concernés? Institut Info de l’avenir, Le centre du jeu et Comptabilité sur mesure.

§ Pour chacun des clients, rassemblez correctement les documents;

– Institut Info de l’avenir : chèque no 119, facture no 7, bon de livraison no 7 et bon de commande no 36.

– Comptabilité sur mesure : facture no 5, bon de livraison no 5 et bon de commande no 2947.

– Le centre du jeu : chèque no 181, facture no 6, bon de livraison no 6 et bon de commande no 225.

§ Lorsque les pièces justificatives sont rassemblées, vous devez en vérifier le contenu, comme vous l’avez déjà appris.

§ Les pièces justificatives étant rassemblées selon les règles de l’art, écrivez sur chacune d’elles la codification dans le coin inférieur droit, soit : 322-01.

§ Imaginez maintenant que vous avez le dossier Comptes clients et que vous rangez les pièces justificatives suivant l’ordre alphabétique dans une chemise de classement. Le premier client sera donc Le centre du jeu, le deuxième, Comptabilité sur mesure et le troisième, Institut Info de l’avenir. Si vous vous référez au numéro des pièces justificatives, le résultat final devrait se présenter ainsi dans la chemise de classement : 4, 6, 9, 8, 10, 11, 3, 5 et 7. Les chèques (1 et 2) seront déposés et non classés!

Vous découvrirez, plus loin, pourquoi il faut classer Le centre du jeu avant Comptabilité sur mesure (règle no 12).

Voyons maintenant un peu plus en détail les différents systèmes de classement.

ClassemenT alphabéTique

Le classement alphabétique est le système le plus courant. Il consiste à ranger des documents dans l’ordre alphabétique d’après les noms des individus, des entreprises, des associations, des organismes gouvernementaux, etc. Il est simple à utiliser et facile à consulter. Cependant, il comporte certaines règles qu’il faut connaître avant même de commencer le classement.

ClassemenT des noms de personnes

La première étape de classement alphabétique consiste à identifier les unités de classement. Ainsi, le patronyme (ou nom de famille) représente la première unité de classement; le prénom, la deuxième. Vous devez donc subdiviser les noms ou groupes de noms. Ces unités sont le fondement même du système de classement alphabétique. Vous devez absolument en tenir compte pour classer adéquatement les documents.

Règle no 1 : L’alphabet est le point de départ.

Règle no 2 : Le patronyme est la première

unité de classement.


Exemples

nom uniTé 1 uniTé 2

Suzanne Carrier Carrier Suzanne

Marie Célestin Célestin Marie

Véronique Tremblay Tremblay Véronique

Angelo Vitello Vitello Angelo

N.B. – Le nom de famille constitue l’unité 1 et le prénom, l’unité 2.

Si plusieurs noms commencent par la même lettre, vous les comparez. Par exemple, Girard vient avant Girouard, parce que la lettre « a » vient avant la lettre « o ».

Lorsque deux patronymes sont identiques, le prénom devient alors l’unité de classement sur laquelle vous devez vous baser (une initiale est considérée comme un prénom).

Exemples


J. Desbiens Desbiens J.

O. Desgagné Desgagné O.

Simon Fraser Fraser Simon

Martine Girard Girard Martine

Julie Girouard Girouard Julie

Martin Girouard Girouard Martin

Jim Ross Ross Jim

Alfred Sung Sung Alfred

Lorsque vous avez déterminé les unités de classement de chaque nom, vous pouvez les ranger selon l’ordre alphabétique.

Dans la liste alphabétique, vous devez toujours séparer le patronyme du prénom par une virgule (Jeanne Simoneau = Simoneau, Jeanne).

Desbiens, J. sera classé en premier, car le « b » de Desbiens vient avant le « g » de Desgagné.

Si les patronymes sont identiques, le prénom servira à déterminer quel nom sera classé en premier. Ainsi, on classera le nom Julie Girouard avant Martin Girouard, car le « J » de Julie vient avant le « M » de Martin.

Les particules d’, D’, Da, De, Del, De la, Des, Di, Du, L’, La, Le, Mac, Mc, O’, San, St, Saint, Van, Van der, Von, Von Der, etc. sont considérées comme faisant partie du patronyme.

Le préfixe St (en français comme en anglais) doit être classé comme si ce mot était écrit au long (Saint). De plus, on ne fait pas de distinction entre Saint et Sainte dans le classement.

Dans certains bureaux ou répertoires téléphoniques, les noms débutant par Saint sont classés avant ceux qui commencent par Sa.

Règle no 3 : Le prénom détermine l’ordre

lorsque deux ou plusieurs

patronymes sont identiques.

Règle no 4 : Les particules font partie du

patronyme.


Exemples


Gilles de Champlain de Champlain Gilles

Giovanni Delli Colli Delli Colli Giovanni

Pedro Di Almeida Di Almeida Pedro

Josée Le Page Le Page Josée

John Mac Donald Mac Donald John

André St-Arnaud St-Arnaud André

Gabrielle Saint-Yves Saint-Yves Gabrielle

Maria Van Derbilt Van Derbilt Maria

Les patronymes ainsi que les prénoms composés sont considérés comme une seule unité de classement s’ils sont reliés par un trait d’union.

Exemples


Lyne-Marie Gagnon Gagnon Lyne-Marie

Sophie Laquerre-Simoneau Laquerre-Simoneau Sophie

Denis Lemieux-Champagne Lemieux-Champagne Denis

Andrée-Anne Lepage-Miron Lepage-Miron Andrée-Anne

Sylvain-Luc Messier Messier Sylvain-Luc

Marie-Soleil Tanguay Tanguay Marie-Soleil

Si vous rencontrez plusieurs patronymes identiques, le patronyme seul sera classé le premier et l’initiale sera classée avant un prénom complet si celui-ci débute par la même lettre.

Exemples

a) Vous devez d’abord déterminer les unités de classement.

nom uniTé 1 uniTé 2 uniTé 3

Jean C. Beaulieu Beaulieu Jean C.

Jeanne Beaulieu Beaulieu Jeanne

Beaulieu Beaulieu

Jean-Claude Beaulieu Beaulieu Jean-Claude

J. Beaulieu Beaulieu J.

Jean Beaulieu Beaulieu Jean

J.C. Beaulieu Beaulieu J. C.

J.-C. Beaulieu Beaulieu J.-C.

Règle no 5 : Le trait d’union unit les noms de

famille et les prénoms.

Règle no 6 : L’absence a priorité.


b) Ensuite, vous devez placer les noms par ordre alphabétique en accord avec la règle précédente.

1. Beaulieu

2. Beaulieu, J.

3. Beaulieu, J.C.

4. Beaulieu, J.-C.

5. Beaulieu, Jean

6. Beaulieu, Jean C.

7. Beaulieu, Jean-Claude

8. Beaulieu, Jeanne

Un changement aux dispositions du Code civil du Québec concernant le droit de la famille a modifié la façon d’écrire le nom des femmes. Ainsi, les femmes mariées avant le 2 avril 1981 peuvent porter leur nom à la naissance, le nom de leur mari ou encore une combinaison des deux noms.

Par contre, une femme mariée après le 3 avril 1981 ne peut légalement porter le nom de son mari. Dans ce cas, le classement se fera à partir du nom à la naissance, selon les règles habituelles.

La majorité des organismes gouvernementaux et paragouvernementaux (ministères, hôpitaux, cliniques, etc.) utilisent le nom à la naissance, peu importe la date du mariage, pour faciliter la recherche d’information.

Certaines entreprises privées optent aussi pour le nom à la naissance comme première unité de classement.

Les titres Madame et Monsieur placés devant un nom ne sont généralement pas considérés comme des unités de classement. Cependant, le titre Madame sera reporté entre parenthèses à la fin d’un nom si celui-ci peut prêter à confusion.

Exemples


M. Adnane Benmoussa Benmoussa Adnane

Mme Claude Longpré Longpré Claude (Madame)

Dans l’exemple ci-dessus, Claude Longpré et Adnane Benmoussa sont des noms qui peuvent convenir aussi bien à des hommes qu’à des femmes. Le titre Madame est donc reporté à la fin. Quant au titre Monsieur, la règle veut qu’on le laisse tomber, sauf si un prénom masculin est plus couramment associé à une femme et qu’on veut éviter toute confusion (ex. : Doris).

Le titre Mademoiselle est remplacé par Madame, même pour les célibataires.

Règle no 7 : Les noms de femmes mariées

a) avant le 1981-04-02 - la femme peut

porter les deux noms;

b) après le 1981-04-03 - elle doit porter son

nom à la naissance.

Règle no 8 : Les titres et dénominations ne

sont pas des unités de

classement.


Les titres honorifiques, ou encore ceux qui identifient une profession, ne sont pas considérés comme des unités de classement s’ils sont placés devant un prénom et un nom. Vous devez donc les reporter à la fin, écrits au long ou sous forme d’abréviations, entre parenthèses.

Exemples


Dr Yves Blais Blais Yves (Docteur)

Mgr Luc Dubé Dubé Luc (Monseigneur)

Me Émile Laflamme Laflamme Émile (Maître)

Lorsque deux ou plusieurs noms sont identiques, vous devez les ranger les uns à la suite des autres dans le classeur. Pour savoir lequel vient en premier, vous devez trouver ce qui les distingue. Il est habituellement convenu de commencer par la région géographique la plus vaste, soit le nom du pays. S’il est le même, vous poursuivrez avec la province, la ville, ou même l’adresse. Si les noms de rues sont identiques, vous classerez les documents selon le numéro civique, le plus petit ayant priorité.

Dans le cas où le père et le fils résident à la même adresse, on tiendra compte des inscriptions Junior, Senior, fils, père, I, II, III après le nom.

Exemples

Jean Gagnon Jean Gagnon154, rue Principale 98, rue PrincipaleChertsey (Québec) 2 Rawdon (Québec) 4

Jean Gagnon Jean Gagnon179, rue Principale 12, rue SecondaireRawdon (Québec) 5 Chertsey (Québec) 3

Jean Gagnon Jean Gagnon fils8, rue Principale 179, rue PrincipaleBolton (Québec) 1 Rawdon (Québec) 6

Les noms étrangers peuvent susciter des questions. Est-ce un homme, une femme, quel mot est le prénom, le nom de famille?

Si vous êtes en mesure de déterminer le prénom et le nom de famille, vous devez suivre les règles habituelles de classement. Par contre, si vous ne pouvez distinguer les deux termes, la règle veut que vous inscriviez le nom dans l’ordre où il se présente, en n’oubliant toutefois pas de faire un renvoi, c’est-à-dire d’insérer, dans un second dossier portant le nom inverse, une feuille indiquant sous quel titre ont été classés les documents. Pour ne pas surcharger inutilement les classeurs, vous pouvez tout simplement inscrire cette information dans un fichier ou répertoire de tous les dossiers.

Exemples


Armando Rodriguez Rodriguez Armando

Swann Lee Swann Lee

Règle no 9 : Les noms identiques seront

classés selon la région

géographique.

Règle no 10 : Quand on ne peut distinguer le

prénom du patronyme dans un

nom étranger, on classe chaque

élément dans l’ordre où il se

présente.


Pour faciliter le repérage, vous pouvez ouvrir, au nom de Lee Swann, un dossier dans lequel une feuille renverra l’utilisateur au document intitulé Swann Lee, comme l’indique l’exemple suivant. Cette information pourra également être inscrite dans un fichier alphabétique des dossiers. Ainsi, dans la section L, la fiche « Lee Swann » indiquera sous quel nom a été ouvert le dossier principal.

Exemple

LEE SWANN

Voir SWANN LEE

Note : Certains noms étrangers pourront vous être familiers, ou vous parviendrez parfois à distinguer le patronyme du prénom simplement en vérifiant dans un annuaire téléphonique. Cependant, pour faciliter la recherche des dossiers, il est conseillé de toujours faire des renvois.

Exercice1.6

Classer des noms de personnes par ordre alphabétique

Déterminez les unités de classement des noms qui suivent, puis classez-les par ordre alphabétique.


Jim Perry

M. Proulx-Richer

Domenico Perruccio

J.-G. Vachon

Luc Mireault

Gilles Lamirande

Thérèse McDonald

Diane Saint-Amand

Suzanne Lamonde

Marie-Jeanne Mireau

Marielle Saint-Jean

Patricia Hutchison

Ginette Mireau-Richer

L. Mireau

Mohamed Salem

Gabriel Soussana

Marie J. Mireau

Madeleine Proulx

Georgette Vachon-Perry

Luc M. St-Jean


ORDRE ALPHABÉTIQUE

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

üClassemenT des raisons soCiales

Habituellement, les unités de classement vont selon l’ordre de présentation.

Exemples


Brasserie Mercier Brasserie Mercier

Pépinière Bellefeuille Pépinière Bellefeuille

Restaurant Hélène Restaurant Hélène


Par contre, si la raison sociale contient un patronyme et un prénom, vous appliquerez la règle de l’inversion, comme pour les noms de personnes.

Exemples


Épicerie Renée Audet Épicerie Audet Renée

Pharmacie Jean Dubuc Pharmacie Dubuc Jean

Il est cependant permis de conserver chaque élément de la raison sociale dans l’ordre où il se présente si l’entreprise est très connue et si un changement risque de créer une certaine confusion.

Exemples


Pharmacie Émilie Lepage Pharmacie Émilie Lepage

John Labatt Ltd. John Labatt Ltd.

Si vous travaillez pour une petite entreprise et que votre patron vous demande d’instaurer un nouveau système de classement, vous devrez décider d’une marche à suivre et la respecter pour tous les documents semblables.

Ainsi, certains bureaux qui font surtout des affaires avec des propriétaires d’entreprises vont préférer classer les dossiers en inscrivant d’abord le nom des individus. On retrouve d’ailleurs de nombreuses raisons sociales où le générique a légalement été enregistré après le spécifique.

Exemples


Épicerie Renée Audet Audet Renée Épicerie

Jacques Dulac Transport Dulac Jacques Transport

Pierre Laroche Construction Laroche Pierre Construction

Les entreprises observent habituellement les règles de base du classement. Comme vous venez de le voir, cependant, des éléments secondaires sont parfois adaptés aux besoins particuliers de chaque bureau. Ces changements peuvent nécessiter une période de rodage avant d’être définitivement intégrés au système.

Si vous travaillez dans un bureau où la méthode de classement a déjà fait ses preuves, vous devrez suivre les règles déjà établies; néanmoins, rien ne vous empêchera de suggérer des améliorations.

En cas de doute, n’oubliez pas que des renvois sont toujours possibles.

Exemple : Dans une chemise identifiée au nom de Dubuc, Jean, une feuille de renvoi peut indiquer de se reporter au dossier Pharmacie Dubuc, Jean ou, encore, au dossier Pharmacie Jean Dubuc.


Les renvois peuvent également être notés sur une liste ou dans un fichier alphabétique de tous les dossiers, comme le montre le prochain exemple.

Exemple

LISTE DES DOSSIERS DE RENVOIS

EMPLACEMENT : Classeur no 3, 2e tiroirNOM :

§ Dagenest, Paul, notaire

§ Da Silva, Bruno

§ Dépanneur Pierre Lamontagne (V. Lamontagne, Pierre)

§ Desbiens, Géraldine

§ Distributions MSP ltée

§ Doré, Pierre

§ Doucet Transport inc.

§ Dubonnet, Philippe

§ Dubuc, Jean (V. Pharmacie Dubuc, Jean)

§ Dulac, Paul (Dentiste)

§ Dulude, Claude (Madame)

§ Durand, Jacques

§ etc.

Les titres qui font partie des raisons sociales sont considérés comme des unités de classement et ils sont inscrits dans l’ordre où ils se présentent.

Exemples


Pierre Lépine, notaire Lépine Pierre notaire

Maître piscine Maître piscine

Monsieur Jeannot inc. Monsieur Jeannot inc.

Les noms de famille reliés par un trait d’union se divisent en unités distinctes si aucun prénom ne figure dans la raison sociale.

Exemples


Pharmacie Lapointe-Dulac Pharmacie Lapointe Dulac

Quincaillerie Doré-Andrès Quincaillerie Doré Andrès

Par contre, si un prénom apparaît dans la raison sociale, vous devrez suivre la règle des noms composés de personnes.

Exemples


Pharmacie Pierre Lapointe-Dulac Pharmacie Lapointe-Dulac Pierre

Quincaillerie Paul Doré-Andrès Quincaillerie Doré-Andrès Paul


À la fin des noms d’entreprises, on retrouve habituellement des particules comme ltée, inc. Ces particules font partie intégrante de la raison sociale et doivent être considérées comme des unités de classement. Cependant, même si elles sont abrégées, on doit les classer comme si elles étaient écrites au long.

Abréviations françaises Abréviations anglaisesCie = Compagnie Co. = CompanyLtée = Limitée Ltd. = LimitedInc. = Incorporée Inc. = IncorporatedCorp. = Corporation Corp. = Corporation Bros. = Brothers (frères)

Exemples


Bell Canada ltée Bell Canada ltée

Meubles Pascal inc. Meubles Pascal inc.

S. Albert ltée S. Albert ltée

Les particules en fin de raisons sociales sont toutes considérées comme des unités de classement.

Comme les articles apparaissant au début du générique des raisons sociales n’ajoutent rien à la compréhension du genre d’entreprise, vous devrez, aux fins du classement, les reporter après la dernière unité, entre parenthèses. La première unité de classement débutera alors par une majuscule.

Exemples


Les ameublements Chouette Ameublements Chouette (Les)

La fromagerie Gascon Fromagerie Gascon (La)

La quincaillerie Dumoulin Quincaillerie Dumoulin (La)

Cette façon de faire vous permettra de regrouper les entreprises semblables.

Exemples : Fromagerie Gascon (La) Quincaillerie Dumoulin inc. (La) Fromagerie Gauthier inc. Quincaillerie Le coin du bricoleur Fromagerie Le pont de l’île Quincaillier Ro-Na (Le) Fromageries Louisbourg ltée (Les)

Règle no 11 : Les particules distinctives sont

des unités de classement.

Règle no 12 : Les articles l’, la, les placés au

début d’un générique sont

reportés à la fin, entre

parenthèses.


Dans les dénominations fantaisistes, les articles l’, le, la, les, du, de la, des sont considérés comme faisant partie de l’unité du mot auquel ils se rapportent.

Exemples


La bonne fourchette La bonne fourchette

La Presse ltée La Presse ltée

Les trois mousquetaires Les trois mousquetaires

Les prépositions et articles à, au, aux, chez placés au début des raisons sociales fantaisistes sont généralement considérés comme des unités de classement indépendantes.

Exemples


À la bonne franquette À la bonne franquette

Aux trois tilleuls Aux trois tilleuls

Chez Marjo Chez Marjo

Les règles qui prévalent pour les dénominations fantaisistes s’appliquent également aux articles apparaissant dans le spécifique des raisons sociales.

Exemples


Auberge Chez Karo Auberge Chez Karo

Dépanneur L’étoile du nord Dépanneur L’étoile du nord

Restaurant La soupière Restaurant La soupière

On peut parfois trouver un prénom abrégé dans une raison sociale. Ces abréviations de prénoms sont classées sans être changées.

Exemples

nom uniTé 1 uniTé 2 uniTé 3 uniTé 4

Jos. Gagnon & Fils inc. Gagnon Jos. (&) Fils inc.

Joseph Gagnon & Fils inc. Gagnon Joseph (&) Fils inc.

Ed. Guérard et Frères Guérard Ed. (et) Frères

Edmond Guérard & Frères inc. Guérard Edmond (&) Frères inc.

Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez constater que la perluète (&) et la conjonction « et » ne font partie d’aucune unité de classement et qu’elles sont placées entre parenthèses après le premier mot qu’elles relient.

Règle no 13 : Les articles inclus dans les

dénominations fantaisistes font

généralement partie de l’unité

de classement des mots

auxquels ils se rapportent.

Règle no 14 : Les abréviations de prénoms

sont classées comme telles.


Dans les sigles et combinaisons de lettres, chaque lettre est considérée comme une unité de classement. En général, les sigles peuvent être prononcés de deux façons : lettre par lettre (CSST) ou encore comme un mot (ONU, UNESCO) que l’on appelle acronyme. Seuls les acronymes sont classés comme des mots sans être séparés lettre par lettre.

Exemples

nom uniTé 1 uniTé 2 uniTé 3 uniTé 4

CJMS C J M S

ITT Corp. I T T Corp.

Réseau TVA Réseau T V A

TBC Bijouterie T B C Bijouterie

UNESCO UNESCO

Les noms d’entreprises comportant des chiffres sont classés comme si les chiffres étaient écrits en toutes lettres. Chaque chiffre est alors considéré comme une unité de classement.

Exemples


Boutique 5e Avenue Boutique 5e Avenue

Boutique 1re Avenue Boutique 1re Avenue

Hôtel 5 saisons Hôtel 5 saisons

Hôtel 4 saisons Hôtel 4 saisons

Royal 22e régiment Royal 22e régiment

Les succursales d’une entreprise sont classées selon la ville. S’il y a plusieurs succursales dans une même ville, ou si deux noms de villes sont identiques, le nom du pays ou de la province servira à déterminer l’ordre.

Règle no 15 : Les sigles épelés sont classés

lettre par lettre alors que les

acronymes sont classés comme

des mots.

Règle no 16 : Les chiffres sont classés comme

s’ils étaient écrits en toutes

lettres.

Règle no 17 : Les succursales sont classées

selon la ville.


Exemples

NOM

ABC Compagnie ltée, Montréal

ABC Compagnie ltée, Québec

ABC Compagnie ltée, Munich (Allemagne)

ABC Compagnie ltée, Toronto

ABC Compagnie ltée, London (Ontario)

ABC Compagnie ltée, Montréal (France)

ABC Compagnie ltée, Francfort (Allemagne)

ABC Compagnie ltée, London (Angleterre)

ORDRE ALPHABÉTIQUE

ABC Compagnie ltée, Francfort (Allemagne)

ABC Compagnie ltée, London (Angleterre)

ABC Compagnie ltée, London (ON) (Canada)

ABC Compagnie ltée, Montréal (QC) (Canada)

ABC Compagnie ltée, Montréal (France)

ABC Compagnie ltée, Munich (Allemagne)

ABC Compagnie ltée, Québec (QC) (Canada)

ABC Compagnie ltée, Toronto (ON) (Canada)

Note : Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez constater que le nom des provinces n’est pas écrit au long, mais qu’il a été abrégé pour faciliter le traitement informatique. On utilise le symbole QC au lieu de Québec dans les envois massifs de lettres ou de circulaires et toutes les fois qu’une certaine concision est exigée pour des questions d’espace ou d’efficacité.

Les noms d’hôtels, de motels, d’institutions et d’associations sont classés dans l’ordre où ils se présentent, en suivant les règles du classement des noms d’entreprises.

Exemples


Hôtel Champlain inc. Hôtel Champlain inc.

Motel des Laurentides Motel des Laurentides

Société d’aide à l’enfance Société d’aide à l’enfance

Les noms d’hôpitaux sont classés tels qu’ils se présentent.

Exemples


Hôpital Notre-Dame Hôpital Notre-Dame

Centre hospitalier Verdun Centre hospitalier Verdun

Clinique médicale Concorde Clinique médicale Concorde

Règle no 18 : Les noms d’hôtels, de motels,

d’associations et d’hôpitaux

suivent les règles de classement

des noms d’entreprises.


Les écoles élémentaires et secondaires sont habituellement classées sous la rubrique de la commission scolaire à laquelle elles appartiennent.

Exemples

NOM uniTé 1 uniTé 2

Commission scolaire Sainte-Croix

Centre CIBLE

École Jean-Groulx

École secondaire Paul-Gérin-Lajoie

Commission scolaire Taillon

École Charles-Lemoyne

Les autres maisons d’enseignement (cégeps, universités, collèges privés, écoles privées) doivent être classés selon l’ordre des mots.

Exemples


Cégep de Jonquière Cégep de Jonquière

Cégep Limoilou Cégep Limoilou

Collège Brébeuf Collège Brébeuf

Institut Teccart Institut Teccart

Université de Montréal Université de Montréal

Université de Sherbrooke Université de Sherbrooke

Les noms des services et des organismes gouvernementaux sont généralement classés par ordre alphabétique selon les ministères. Il en va de même pour les municipalités.

Exemples

NOM

Gouvernement du CanadaAgence des services frontaliersAgence du revenu du CanadaConseil des arts du CanadaDirection du personnelDirection régionale du QuébecEmploi et Immigration Canada

Gouvernement du QuébecBureau de placementComité paritaireCommission des droits de la personne et des droits de la jeunesseRégie de l’assurance maladie du QuébecRégie des rentes du QuébecRevenu QuébecTravail (ministère du)

Ville de MontréalBibliothèquesEnlèvement de la neigeFeux de circulationVoirie

Règle no 19 : Les institutions d’enseignement

et les services gouvernementaux

sont regroupés.


Exercice1.7

Classer des raisons sociales

Déterminez les unités de classement des noms d’entreprises ou d’associations suivants :

nom uniTé 1 uniTé 2 uniTé 3 uniTé 4 uniTé 5

Collège de Maisonneuve

Pharmacie Jean-Louis Lortie

Centre sportif Gadbois

Galerie d’art Laurie

UNESCO

Salon Julie

Motel Le cheminot

CJMS

Clinique dentaire Legault

Aux 1000 idées

Université du Québec à Montréal

Collège de Montréal

Aux 1000 fleurs

Salon La jolie

Pharmacie Lortie

Boutique d’animaux Pitou

Restaurant La popote

Société d’assurances Tourangeau ltée

IBM Canada ltée


Classez la liste par ordre alphabétique.

ORDRE ALPHABÉTIQUE

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

ü


ClassemenT numérique

Le classement numérique est utilisé pour ranger les documents portant un numéro, comme les contrats, les factures, les polices d’assurance, les commandes, etc. Il peut aussi servir à classer la correspondance.

On retrouve surtout ce système de classement dans les bureaux d’avocats, d’architectes, de notaires et de médecins. Les compagnies d’assurances, les hôpitaux, les banques et les entreprises commerciales l’utilisent aussi.

Avec ce type de classement, il n’y a que des dossiers individuels auxquels vous devez d’abord attribuer un numéro.

Vous remplissez ensuite une fiche en indiquant les noms, adresse et numéro de téléphone du correspondant, puis vous inscrivez le numéro du dossier dans le coin supérieur droit.

Exemple

Bilodeau, Marthe 01

Madame Marthe Bilodeau56, rue des PinsonsOiseauville (Québec) J0H 1G0

Vous devez ranger le dossier dans le classeur à l’endroit désigné, et la fiche par ordre alphabétique dans le fichier. Vous pourrez repérer vos documents de deux façons : par le numéro du dossier ou le nom du correspondant.

Avantages de ce type de classement

§ Simplicité : ce système de classement suit l’ordre des chiffres connu de la majorité.

§ Souplesse : comme les nombres sont infinis, la quantité de dossiers pouvant être classés selon ce type de classement l’est aussi.

§ Rapidité : il est facile et rapide de classer le dossier 19 entre les dossiers 18 et 20.

Inconvénient de ce type de classement

Le principal inconvénient du système de classement numérique est son accès indirect. Ainsi, il faut habituellement consulter un index alphabétique pour obtenir le numéro du dossier recherché.

Exemple : Vous voulez localiser le dossier de Mme Fernande Simoneau. Si vous ignorez son numéro de dossier, vous devrez consulter le fichier alphabétique. Vous chercherez alors sous Simoneau, Fernande, et le numéro de dossier correspondant sera inscrit sur la fiche. Vous irez ensuite dans le classeur quérir le dossier en question.


Observez le schéma ci-dessous.

102 Fiducie Marchand ltée

103 Lafrenière & Fils inc.

105 Gault, Kim

106 Assi, Sam C.G.A.

107 Ethier, Wilfrid

110 CGI inc.

109 Ceccuci, Fernando

108 Dobal, Georges

104 Centre d’informatique Marquette inc.

101 Drozdiak, David

100 Carrière, Domingue & Associés

111 Duchesne, Raymond, notaire

114 Reif, Peter publicité

115 Mahmood, Bassam

116 Caisses enregistreuses Williams ltée

117 Thisdale, Henry Voyages

118 Lalonde, Robert, inc.

119 Imprimerie Lanthier ltée

113 Centre administratif de Laval

112 Pitman Construction inc.

100

110

120

Fig. 1.8 Organisation des dossiers


ClassemenT alphanumérique

Les règles de classement déjà apprises s’appliquent au classement alphanumérique. Ce système de classement requiert une combinaison de lettres et de chiffres pour codifier les entreprises ou les correspondants.

La Régie de l’assurance maladie du Québec utilise un code alphanumérique pour distinguer chaque détenteur de carte. Examinez la vôtre : elle contient les trois premières lettres de votre nom de famille, la première lettre de votre prénom, votre date de naissance (année, mois, jour) et un code de deux chiffres à la fin. Par exemple, Diane Jolicoeur, née le 26 avril 1970, aura comme code : JOLD705426XX. Avez-vous remarqué quelque chose de spécial?

Le mois de naissance n’est pas 04 pour avril mais 54. C’est une façon de distinguer les hommes des femmes. En effet, le nombre 50 est ajouté au mois de naissance des femmes.

Le ministère de l’Éducation se sert également d’un code alphanumérique. Votre permis de conduire en comporte un lui aussi. Les plaques d’immatriculation, les codes postaux sont d’autres exemples.

Le système de classement alphanumérique est de plus en plus populaire, parce qu’il est illimité. En effet, il permet d’ajouter tous les dossiers voulus avec un code unique pour chaque entreprise ou personne. Il assure donc une certaine confidentialité, puisqu’il faut savoir comment le code est construit pour connaître le nom de la personne à qui il a été attribué.

Certaines entreprises distinguent leurs différents services au moyen de lettres qu’elles ajoutent à leurs numéros de formulaires comptables (factures, demandes d’achat, bons de commande).

Elle peuvent ainsi classer facilement chaque formulaire dans l’ordre alphanumérique, tout en sachant quel service est concerné par la transaction.

Observez bien les numéros des deux factures suivantes : L = Livres R = Revues

FACTUREDISTRIBUTEUR LE PARCHEMIN6211, rue Saint-HubertMontréal (Québec) H4S 2J8Téléphone : 514 021-1005Télécopieur : 514 [email protected]

VENDU À :


MONTANTUNITAIRE

Somme partielleTPSTVQ

TVQ : 100 3260 266 TOTAL

LIBRAIRIE MONTÉDUC1409, rue Sauvé EstMontréal (Québec) H1T 4M8Téléphone : 514 022-4101

No : L-2287Date : 20xx-01-11No de commande : 4Conditions : n/30

IN-189 20 Word de base 15,00 300,00IN-196 12 Excel de base 16,00 192,00IN-199 25 Environnement Windows 14,00 350,00

842,0042,10

884,10

No de TPS : 113456633

No de TVQ : 2814587678


FACTUREDISTRIBUTEUR LE PARCHEMIN6211, rue Saint-HubertMontréal (Québec) H4S 2J8Téléphone : 514 021-1005Télécopieur : 514 [email protected]

VENDU À :


MONTANTUNITAIRE

Somme partielleTPSTVQ

TVQ : 100 3260 266 TOTAL

LIBRAIRIE MONTÉDUC1409, rue Sauvé EstMontréal (Québec) H1T 4M8Téléphone : 514 022-4101

No : R-2291Date : 20xx-01-15No de commande : 9Conditions : n/30

IN-239 10 Typographie 5,50 55,00IN-400 15 Mise en page 7,25 108,75

163,75 8,19

171,94

No de TPS : 113456633

No de TVQ : 2814587678

Exercice1.8

Classer par ordre alphanumérique

Classez la liste suivante en utilisant le système alphanumérique.

AC-7885

WX-6622

A-33456

WZ-520

BC-61

RF-3443

AZ-400

W-23699

BL-55673

GIT-45

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

ü


1.8 ClassifiCaTion eT ClassemenT

Révisez maintenant les tâches que vous avez à accomplir pour classifier et classer des pièces justificatives.

§ Rassemblez les pièces justificatives : chèque, facture, note de crédit, bon de livraison et bon de commande.

§ Vérifiez la concordance des données.

§ Inscrivez le code approprié sur chaque pièce justificative (dans le coin inférieur droit) à l’aide du plan de classification et du calendrier de conservation (annexe I).

§ Selon l’ordre que vous ou l’entreprise avez choisi, classez les pièces justificatives dans leur chemise.

§ Disposez chaque chemise dans le classeur approprié.

La figure suivante illustre un tiroir contenant les pièces justificatives de l’exemple 1.7 pour la Librairie Montéduc. Récupérez ces pièces que vous avez rassemblées, codifiées et classées par ordre alphabétique dans la section 1.7. Selon le plan de classification de l’annexe I, elles étaient toutes codifiées 322-01 sous le descripteur Comptes clients. Donc, les pièces sont disposées suivant l’ordre alphabétique dans la chemise de classement Comptes clients. Les chemises sont disposées dans l’ordre numérique dans le classeur, selon la codification du plan de classification.

RESSOURCES FINANCIÈRES

323 DÉPENSES323-01 Comptes fournisseurs

322 REVENUS322-01 Comptes clients

Arrière du tiroir du classeurGuideprincipal Chemise de classement

Devant du tiroir du classeur

Unité administrative

Série de dossiersGuideprincipal

Centre du jeu (Le) Bon de commande no 225Bon de livraison no 6Facture no 6

•••

Institut Info de l'avenirBon de commande no 36Bon de livraison no 7Facture no 7

•••

Comptabilité sur mesureBon de commande no 2947Bon de livraison no 5Facture no 5

•••

Fig. 1.9 Classement des pièces justificatives

Ainsi, les pièces justificatives peuvent être classées par ordre alphabétique à l’intérieur d’une chemise de classement, et les chemises de classement peuvent être classées par ordre alphanumérique selon leur code de classification.


Dans certaines entreprises, les pièces justificatives pourraient tout aussi bien être classées dans leur chemise suivant l’ordre numérique (de facture). Si une entreprise utilise un plan de classification, elle classera les chemises selon leur code de classification.

Dans l’exercice suivant, vous aurez l’occasion de rassembler, de vérifier et, s’il y a lieu, de corriger des pièces justificatives. Vous devrez aussi les codifier, puis les classer.

Exercice1.9

Classifier et classer des pièces justificatives

Mise en situation : Vous êtes commis comptable pour la Librairie Montéduc. Récupérez les pièces justificatives intitulées Exercice 1.9 qui accompagnent ce guide. Voici les étapes de la tâche que vous aurez à accomplir.

§ Rassemblez les pièces justificatives, vérifiez-les et, s’il y a lieu, apportez les corrections sur les pièces justificatives.

§ À l’aide du plan de classification (annexe I), déterminez dans quel dossier les pièces justificatives seront rangées, puis codifiez-les.

§ Classez les pièces justificatives par ordre alphabétique dans leur dossier respectif; classez-les dans l’ordre chronologique s’il y en a plusieurs pour une même entreprise.

§ Remplissez le tableau des pages suivantes en identifiant les éléments du tiroir du classeur, puis inscrivez le code et le descripteur des séries de dossiers ainsi que le code et le descripteur des dossiers.

§ Inscrivez ensuite le nom des entreprises dans l’ordre alphabétique ainsi qu’une brève description des pièces justificatives.

§ Si vous avez relevé des erreurs sur une ou plusieurs pièces justificatives, notez-les dans la colonne de gauche avec la correction à apporter sur la même ligne que la pièce justificative concernée.

Dans la pratique, vous aurez beaucoup de

pièces justificatives pour un même client ou

un même fournisseur. Vous devrez alors

disposer les plus récentes sur le dessus de la

pile (en premier). Autrement dit, les pièces

justificatives d’un même client seront classées

par ordre chronologique, puis le nom des

clients, par ordre alphabétique.


Arrière du tiroir du classeur

Code et descripteurdes séries de dossiers

Description des pièces justificatives

Unité administrative

Code et descripteur des dossiersNom de l'entreprise

••••••

••••••••

••••••

••••••

•


•••••

••••••

•••••

•••

••

•

•

•


Devant du tiroir du classeur

•••••

•••

••

•

•

ü

1.9 auToévaluaTion

Vérifiez si vous êtes en mesure de mettre en pratique les notions apprises.

ü

§ Regrouper et vérifier les pièces justificatives

§ Distinguer et déterminer les documents nominatifs et les documents administratifs

§ Être en mesure de classifier des documents à l’aide d’un plan de classification

§ Utiliser un calendrier de conservation pour déterminer la période de conservation des documents

§ Distinguer l’état actif, semi-actif et inactif des documents (cycle de vie)

§ Connaître le matériel utilisé pour le classement des documents

§ Classer des noms de personnes suivant l’ordre alphabétique

§ Classer des raisons sociales par ordre alphabétique

§ Classer des documents par ordre numérique et alphanumérique

Si vous n’avez pas coché la case d’un ou de plusieurs énoncés, révisez les notions correspondantes avant d’entreprendre le chapitre 2. Par contre, si vous avez coché toutes les cases, félicitations! Vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.