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Trousse d’outils pour les gestionnaires d’embauche

2020-04-03

COVID-19 : Conseils

sur les méthodes

alternatives pour

l’évaluation de

l’expression écrite

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Table des matières

Introduction .................................................................................................................................................. 3

Comment concevoir un examen d’expression écrite .............................................................. 4

Suggestion de démarche pour créer le matériel d’examen ............................................ 4

Suggestions liées aux directives et à la langue de l’évaluation ................................... 4

Tâche de rédaction ............................................................................................................................... 5

Sujet et scénario .................................................................................................................................... 5

Points à aborder .................................................................................................................................... 6

Matériel et équipement ....................................................................................................................... 7

Comment élaborer les critères d’évaluation ............................................................................... 7

Comment évaluer le texte...................................................................................................................... 8

Processus d’évaluation ...................................................................................................................... 8

Astuces....................................................................................................................................................... 8

Exemple - Tâche de rédaction de niveau B .................................................................................. 8

Exemple - Tâche de rédaction de niveau C ................................................................................ 10

Exemple de processus d’évaluation ............................................................................................... 11

Exemple de grille de critères d’évaluation (niveau B) .......................................................... 12

Exemple de grille de critères d’évaluation (niveau C) .......................................................... 13

Exemple de feuille de cotation pour les correctrices et correcteurs ............................ 14

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Introduction

La Commission de la fonction publique (CFP) prend des mesures afin de donner aux

ministères et organismes plus de latitude pour pourvoir des postes bilingues, alors que

la situation liée à la COVID-19 est en cours. Entre autres mesures, les administrateurs

généraux sont temporairement exemptés, pour les nominations aux postes bilingues, de

l’obligation d’utiliser les tests d'évaluation de langue seconde (ELS) de la CFP lors de

l’évaluation de la compétence en langue seconde (compréhension de l’écrit, expression

écrite et compétence orale). Pour plus d’informations à ce sujet, consultez les

Renseignements à l’intention des spécialistes des ressources humaines : maladie à

coronavirus (COVID-19).

La CFP a élaboré la présente trousse afin d’appuyer les gestionnaires d’embauche. On

y trouve des explications sur la conception d’un examen d’expression écrite permettant

de déterminer si les personnes évaluées satisfont ou non aux exigences du niveau

requis (A, B ou C). Les postes de niveau A étant plutôt rares, les exemples et conseils

fournis touchent principalement l’évaluation des niveaux B et C.

La méthode d’évaluation suggérée ici est relativement simple à concevoir et consiste à

demander à la personne évaluée de rédiger un courriel à partir d’un scénario créé par le

gestionnaire d’embauche. La méthode suggérée illustre les principes de base de

l’évaluation de l’expression écrite, lesquels sont fournis à titre indicatif seulement.

D’autres méthodes peuvent être utilisées et s’avérer tout aussi valides.

La présente trousse comprend :

de l’information sur la conception d’un examen d’expression écrite;

des conseils sur l’évaluation de l’examen;

des exemples de tâches de rédaction;

des exemples de grilles de critères d’évaluation. Les conseils pratiques et les exemples fournis peuvent être facilement adaptés aux

besoins de diverses organisations. Vous pouvez également utiliser d’autres méthodes

d’évaluation, en vous fondant entre autres sur les exigences du poste (p.ex. rédiger une

note d’information ou un court rapport).

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Comment concevoir un examen d’expression écrite

Suggestion de démarche pour créer le matériel d’examen

1. Déterminez le niveau à évaluer.

2. Familiarisez-vous avec les Normes de qualification relatives aux langues officielles

(ci-après les Normes).

Les descriptions et exemples fournis pour tous les niveaux (A, B et C) vous

permettront de mieux situer le niveau évalué par rapport aux autres niveaux.

3. Déterminez le type de texte qu’une personne devrait être en mesure de rédiger au

niveau évalué. Choisissez le type de texte qui vous semble le plus sensé pour le

niveau évalué.

Au niveau B, la personne doit être en mesure de rédiger de courts textes

descriptifs ou factuels.

Au niveau C, la personne doit être en mesure de rédiger des explications

détaillées sur un sujet complexe.

4. Consultez les Normes pour identifier ce qui est attendu quant à la qualité de la

langue. Cette information vous servira à créer les critères d’évaluation.

Au niveau B, la grammaire et le vocabulaire requièrent certaines corrections.

Au niveau C, l’emploi du vocabulaire et de la grammaire est généralement

approprié et exige peu de corrections.

5. Testez le matériel d’examen avant de l’utiliser.

Faites réviser la tâche et les critères d’évaluation par quelqu’un d’autre.

Assurez-vous que le contenu est de qualité comparable dans les deux

langues officielles, s’il y a lieu.

Faites passer l’examen à quelqu’un dont la seconde langue officielle est celle

de l’examen. Évaluez son texte à l’aide de vos critères d’évaluation.

Confirmez que tout fonctionne comme prévu.

Suggestions liées aux directives et à la langue de l’évaluation

Les personnes évaluées doivent comprendre ce qui est attendu d’elles pendant

l’évaluation. Vous pouvez fournir les directives en anglais, en français ou dans les

deux langues, selon leur préférence.

Vous pouvez inclure de l’information sur les critères d’évaluation afin que les

candidates et candidats sachent comment leur texte sera évalué.

Le texte doit être rédigé dans la langue évaluée, conformément aux articles 37 (1)

et 37 (2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

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Tâche de rédaction

Dans l’exemple suivant, on demande à la personne évaluée d’exécuter une tâche de

rédaction courante en milieu de travail, soit écrire un courriel à un membre de son

équipe. Divers points à aborder lui sont fournis, et on lui demande explicitement

d’accomplir des activités comme « décrire » et « expliquer » (voir les Normes). Il est

possible de suivre cet exemple pour créer une tâche de rédaction.

Exemple

(Sujet et scénario)

Un membre de votre équipe, Patrick, aimerait savoir (…). Écrivez-lui un courriel au

sujet de X et Y.

(Points à aborder)

Dans votre courriel, vous devez :

1. énoncer l’objet du courriel

2. décrire (…)

3. expliquer (…)

Astuces

Donnez au moins deux options de sujets de rédaction. Il y aura ainsi plus de

chances que l’un d’entre eux convienne à la personne évaluée.

Permettez à la personne évaluée de se baser sur son expérience et ses

connaissances pour rédiger son texte afin que l’examen ne devienne pas un

exercice de création littéraire.

Assurez-vous d’obtenir un texte suffisamment long pour procéder à l’évaluation en

indiquant clairement le minimum et le maximum de mots dans les directives. Établir

une longueur minimale et maximale permet de tenir compte des différences

individuelles sur le plan du style et de la langue (les textes en français sont

habituellement légèrement plus longs). Il est fortement recommandé d’utiliser les

longueurs minimales et maximales suivantes :

o Niveau B : de 400 à 500 mots.

o Niveau C : de 500 à 600 mots.

Allouez suffisamment de temps à la personne évaluée pour qu’elle exécute la tâche

sans devoir se presser (p.ex. 90 minutes).

Demandez à la personne évaluée de n’utiliser que des phrases complètes, si vous le

jugez pertinent. Le style télégraphique et les listes à puces rendent l’évaluation de la

grammaire plus difficile.

Sujet et scénario

Révisez les Normes et identifiez ce qu’une personne devrait être en mesure

d’accomplir au niveau B ou au niveau C.

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Déterminez le type de texte à rédiger (p. ex. un courriel).

Créez un bref scénario (p.ex. de 45 à 55 mots) sur un sujet de votre choix.

o Comme la rédaction d’un texte se fait généralement avec un objectif et un

auditoire à l’esprit, le scénario aidera la personne évaluée à se mettre en

contexte et à trouver des idées.

o Vous pouvez créer un scénario réaliste, par exemple en choisissant une

situation où la personne évaluée doit écrire dans sa deuxième langue

officielle au travail (p.ex. écrire à un client, à un collègue, à un membre du

public).

o Il est possible d’utiliser un scénario similaire pour les niveaux B et C. Par

contre, la tâche de rédaction et les points à aborder doivent refléter ce qui est

attendu au niveau évalué. Afin d’évaluer le niveau B, vous devez demander à

la candidate ou au candidat d’accomplir des tâches de niveau B. La même

chose s’applique au niveau C.

Astuces

Écrivez dans une langue claire et simple.

Assurez-vous que le scénario et le sujet sont à la portée de tous (p. ex. candidates

et candidats internes et externes).

Évitez les sujets ou scénarios inutilement compliqués, ou ceux qui obligent la

personne évaluée à faire preuve de créativité ou à trouver des idées.

Assurez-vous que les sujets et scénarios permettent d’évaluer la capacité à utiliser

la seconde langue officielle, et non la connaissance d’un sujet en particulier.

Précisez à la personne évaluée qu’elle peut supposer que le destinataire connaît

son domaine. Cela lui permettra de se concentrer sur la tâche de rédaction et non

sur la transmission de connaissances propres à ce domaine.

Points à aborder

Les points à aborder précisent les éléments à inclure dans le texte. Ils sont

présentés tout juste après le scénario.

Choisissez-en deux ou trois en vous fondant sur ce qu’une personne devrait être en

mesure d’accomplir au niveau B ou au niveau C (voir les Normes).

Assurez-vous qu’ils visent le bon niveau de difficulté. Évitez qu’ils soient trop faciles

ou trop difficiles. Vous permettrez ainsi aux personnes évaluées de démontrer leur

compétence sans les contraindre à répondre à un niveau inférieur ou supérieur à ce

qui est exigé pour le poste.

Astuces

Indiquez clairement que le texte doit inclure les points à aborder.

Les points à aborder doivent permettre aux personnes évaluées de développer une

réponse de quelques phrases consécutives.

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o Niveau B : Évitez de demander aux personnes évaluées de donner des

explications détaillées, d’exprimer leur opinion ou de discuter de sujets

hypothétiques (niveau C). Ces tâches dépassent les exigences du niveau B.

Les personnes qui s’expriment au niveau B éprouveront donc généralement

de la difficulté à répondre à ce type de questions. Cela risque de leur causer

un stress inutile sans ajouter d’information valable à l’évaluation.

o Niveau C : Évitez de demander aux personnes évaluées d’aborder des

éléments trop simples, concrets et factuels. Ces éléments sont plus

appropriés aux niveaux A et B.

Matériel et équipement

L’examen peut être administré à l’ordinateur.

o Les personnes évaluées peuvent utiliser leur propre clavier.

o Du temps devrait leur être alloué avant le début de l’examen afin qu’elles se

familiarisent avec le clavier et la souris, par exemple en tapant quelques

phrases à l’écran et en localisant les accents.

L’utilisation du correcteur orthographique et grammatical peut être permise.

o L’utilisation de ces outils est courante au travail lorsqu’il s’agit de rédiger dans

l’une ou l’autre des deux langues officielles.

o Ces outils ne repèrent pas tous les types d’erreurs et suggèrent parfois des

corrections inappropriées. Leur utilisation efficace requiert donc un haut

niveau de compétence linguistique.

Vous pouvez permettre aux personnes évaluées de prendre des notes.

Comment élaborer les critères d’évaluation

Des exemples de grilles de critères d’évaluation pour les niveaux B et C se trouvent

à la fin du présent document. Utilisez les grilles telles quelles ou adaptez-les à vos

besoins.

Il est également possible de créer votre propre liste de critères.

o Consultez les Normes.

o Consultez la description des niveaux B et C du Test d’expression écrite (voir

la section « Niveaux »). Ces descriptions, établies par la CFP à partir des

Normes, brossent un portrait-robot des performances typiques de niveaux B

et C.

o Assurez-vous que vos critères sont observables.

o Il est recommandé d’évaluer si tous les points à aborder ont été couverts

dans le texte. Dans les exemples fournis, ce critère se nomme « Exhaustivité

du texte ».

o Puisqu’il s’agit d’un examen de langue, l’inclusion de critères tels que la

grammaire et le choix des mots est également recommandée.

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Comment évaluer le texte

Processus d’évaluation

Les deux résultats suivants sont les seuls possibles, quel que soit le processus d’évaluation utilisé :

o Satisfait aux exigences du niveau évalué (réussite)

Comprend autant les performances qui satisfont tout juste aux

exigences du niveau évalué que celles de personnes parfaitement

bilingues.

o Ne satisfait pas aux exigences du niveau évalué (échec)

Comprend autant les performances qui sont légèrement en deçà de la

norme que celles qui n’y répondent absolument pas.

Déterminez le processus que vous utiliserez pour procéder à l’évaluation. Un exemple de processus d’évaluation se trouve à la fin du présent document.

o Il est possible de faire appel à plus d’un correcteur.

o S’il y a plus d’un correcteur, l’obtention du résultat final se fera grâce à

l’intégration des résultats octroyés de façon indépendante.

o L’évaluation peut se faire en plusieurs étapes.

Astuces

Déterminez si la personne évaluée peut soutenir une performance égale ou

supérieure au niveau évalué de façon constante.

Évaluez le texte en fonction des Normes, sans comparer les candidates et candidats

entre eux.

Évaluez la clarté du message communiqué.

Tenez compte autant des forces que des faiblesses.

Accordez le bénéfice du doute lorsque la performance est très frontière (à cheval

entre « satisfait aux exigences » et « ne satisfait pas aux exigences »).

N’évaluez pas le contenu des réponses. L’évaluation ne devrait pas porter sur la

connaissance d’un sujet en particulier.

Tenez compte de chaque erreur une seule fois, même si :

o elle se répète (p. ex. si « tache » au lieu de « tâche » revient plusieurs fois

dans le texte);

o elle s’applique à plus d’un critère.

Exemple : « trois organisations donc je m’occupe » peut être considéré

comme un mauvais choix de mots ou comme un problème

d’enchaînement du texte.

Si tel est le cas, déterminez à quel critère l’erreur correspond le plus.

Consignez tout renseignement qui pourrait être utile dans le cadre de séances de

discussion informelle ou de séances de rétroaction avec les personnes évaluées.

Exemple - Tâche de rédaction de niveau B

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Vous avez 90 minutes pour passer l’examen (planifier, rédiger et réviser un texte).

Vous utiliserez un ordinateur.

Vous pouvez utiliser le correcteur orthographique et grammatical.

Rédigez une réponse d’un minimum de 400 mots et d’un maximum de 500 mots.

Rédigez des phrases complètes. N’utilisez pas de puces.

Vous pouvez donner des titres aux différentes sections du texte.

Rédigez votre texte en vous fondant sur votre expérience ou vos connaissances.

Vous pouvez prendre des notes. Il vous faudra cependant les détruire à la fin de la l’examen.

Juliana et vous avez la même formation. Elle travaille dans une autre organisation. Elle vous a envoyé un courriel, car elle aimerait postuler pour un emploi semblable au vôtre. Elle aimerait en apprendre davantage sur votre poste actuel et sur la façon dont vous l’avez obtenu. Vous devez répondre à son courriel. Vous pouvez supposer qu’elle comprend la terminologie liée à votre poste. Dans votre réponse, vous devez :

1. énoncer brièvement l’objet de votre courriel; 2. décrire ce que vous faites dans votre poste; 3. décrire la façon dont vous avez obtenu votre poste actuel.

L’objectif des points 2 et 3 est de déterminer si la personne évaluée peut rédiger de

l’information concrète et factuelle au passé et au présent (niveau B). L’ordre des points

peut être inversé. Veuillez noter que le présent exemple convient davantage aux

personnes qui possèdent de l’expérience de travail.

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Exemple - Tâche de rédaction de niveau C

Vous avez 90 minutes pour passer l’examen (planifier, rédiger et réviser un texte).

Vous utiliserez un ordinateur.

Vous pouvez utiliser le correcteur orthographique et grammatical.

Rédigez une réponse d’un minimum de 500 mots et d’un maximum de 600 mots.

Rédigez des phrases complètes. N’utilisez pas de puces.

Vous pouvez donner des titres aux différentes sections du texte.

Rédigez votre texte en vous fondant sur votre expérience ou vos connaissances.

Vous pouvez prendre des notes. Il vous faudra cependant les détruire à la fin de

l’examen.

Juliana et vous avez la même formation. Elle travaille dans une autre organisation. Elle vous a envoyé un courriel, car elle a vu une offre d’emploi pour un poste semblable au vôtre, dans votre organisation. Elle songe à postuler, mais hésite à le faire. Vous croyez qu’elle devrait postuler. Elle voudrait obtenir davantage de détails sur votre poste. Vous devez répondre à son courriel. Vous pouvez supposer qu’elle comprend la terminologie que vous utilisez dans votre travail. Dans votre réponse, vous devez :

1. énoncer brièvement l’objet de votre courriel; 2. décrire ce que vous faites dans votre poste; 3. choisir une tâche ou un projet et en fournir une description détaillée; 4. expliquer en détail pourquoi vous lui recommandez fortement de postuler.

L’objectif des points 3 et 4 est de déterminer si la personne évaluée peut décrire quelque chose en détail (niveau C) et rédiger adéquatement des phrases hypothétiques pour donner des conseils (niveau C). Veuillez noter que le présent exemple convient davantage aux personnes qui possèdent de l’expérience de travail.

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Exemple de processus d’évaluation

Évaluation initiale

Familiarisez-vous avec le texte en entier en le lisant sans faire de corrections ni

prendre de notes. Cette première lecture devrait vous permettre d’observer si, à

première vue, la personne évaluée possède ou non le niveau de compétence requis

pour le poste, selon les Normes.

Avant de passer à la prochaine étape, notez votre première impression : le texte

satisfait-il ou non aux exigences du niveau évalué? Divers facteurs pourraient

simplifier ou complexifier cette première évaluation. Procédez selon votre meilleur

jugement.

Évaluation des critères

Faites une lecture plus détaillée du texte pour évaluer les critères que vous avez

établis.

o Critère d’« exhaustivité du texte »

Vérifiez que tous les éléments exigés dans la description de la tâche

(c’est-à-dire les points à aborder) sont inclus dans le texte.

N’évaluez pas les autres critères pour le moment. Les erreurs ne

devraient pas avoir d’effet sur l’évaluation de ce critère.

o Autres critères

Notez vos observations sur chacun des critères (p.ex. constantes

observées à chaque critère, type d’erreurs, passages bien réussis).

Résultat final individuel

Comparez votre évaluation des critères avec votre évaluation initiale. Si les deux ne

concordent pas, essayez de comprendre pourquoi et de résoudre la situation. Voici

quelques questions qui peuvent vous servir de guide :

o Ai-je accordé trop d’importance aux erreurs?

o Ai-je lu le texte de façon trop analytique?

o Ai-je dû réfléchir à ce que la personne tentait de dire, ou ai-je dû deviner la

teneur de ses propos?

o Ai-je été trop généreuse ou généreux lors de mon évaluation initiale?

Intégration des résultats

S’il y a deux correcteurs ou plus, ils doivent discuter de leur évaluation et

déterminer le résultat final. Les correcteurs arriveront généralement à un

consensus. Par contre, pour les rares fois où cela ne serait pas possible, il est

recommandé de faire appel à un autre correcteur indépendant.

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Exemple de grille de critères d’évaluation (niveau B)

Candidat(e) : Légende D = Démontré de façon soutenue P = Parfois démontré N = Non démontré ou rarement démontré

Correcteur(-trice) :

Date :

Évaluation initiale :

Satisfait aux exigences du niveau B

Ne satisfait pas aux exigences du niveau B

Critères d’évaluation D / P / N Notes et exemples

Exhaustivité du texte : Tous les points à aborder ont été couverts dans le texte.

Enchaînement du texte : Les informations et les idées sont souvent présentées dans un ordre approprié. Le lecteur ne doit pas fournir un grand effort pour suivre le fil des pensées du rédacteur. Par contre, des lacunes dans l’enchaînement des idées peuvent occasionnellement causer de la confusion, ce qui oblige le lecteur à combler ces lacunes.

Choix des mots : La plupart des mots utilisés sont adéquats. Le texte présente une certaine variété dans le choix des mots, ce qui évite que les mêmes mots soient utilisés de façon répétitive. Il peut y avoir quelques mots incorrects ou certaines répétitions, mais le message global demeure suffisamment clair. Le lecteur devra peut-être faire quelques suppositions.

Grammaire (structure des phrases, temps des verbes, ordre des mots, etc.) : Le texte présente une certaine variété dans le choix des structures grammaticales, et celles-ci sont généralement utilisées de façon appropriée. Il peut y avoir certaines erreurs grammaticales, mais l’information est transmise de manière suffisamment claire. Le lecteur devra peut-être faire quelques suppositions.

Commentaires généraux :

Résultat final :

Satisfait aux exigences du niveau B

Ne satisfait pas aux exigences du niveau B

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Exemple de grille de critères d’évaluation (niveau C)

Candidat(e) : Légende D = Démontré de façon soutenue P = Parfois démontré N = Non démontré ou rarement démontré

Correcteur(-trice) :

Date :

Évaluation initiale :

Satisfait aux exigences du niveau C

Ne satisfait pas aux exigences du niveau C

Critères d’évaluation D / P / N Notes et exemples

Exhaustivité du texte : Tous les points à aborder ont été complètement couverts dans le texte.

Enchaînement du texte : Les informations et les idées sont presque toujours présentées dans un ordre approprié. Les lacunes dans l’enchaînement des idées sont très peu fréquentes et ne causent aucune confusion ou très peu de confusion. Le lecteur peut presque toujours suivre le fil des pensées du rédacteur.

Choix des mots : Les mots utilisés sont presque toujours corrects et précis. Le texte présente une grande variété dans le choix des mots. Il y a peu de mots incorrects ou de répétitions, et l’impact sur la clarté du message est presque toujours négligeable. Le lecteur doit rarement faire des suppositions.

Grammaire (structure des phrases, temps des verbes, ordre des mots, etc.) : Le texte présente une grande variété de structures grammaticales, et celles-ci sont presque toujours utilisées de façon appropriée. Il y a peu d’erreurs grammaticales, et l’impact sur la clarté du message est presque toujours négligeable. Le lecteur doit rarement faire des suppositions.

Commentaires généraux :

Résultat final :

Satisfait aux exigences du niveau

Ne satisfait pas aux exigences du niveau C

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Exemple de feuille de cotation pour les correctrices et correcteurs

Candidat(e) : Date :

Correcteur(-trice) 1 : Correcteur(-trice) 2 :

Sujet choisi :

Description de la norme (Liste des aspects évalués tirés des Normes de qualification relatives aux langues officielles)

Résultat final Niveau requis :

B ☐

C ☐

Satisfait aux exigences du niveau requis (réussite) ☐

Ne satisfait pas aux exigences du niveau requis (échec) ☐

Justification et notes