Partage d'expérience sur l'organisation et la répartition

des tâches au sein de de l’unité 22.

Mme Leroy V, Présenté

par M. Charlier.

Plan de la présentation

1. Introduction

2. Présentation US 22

3. Conclusion

Unité 22

Chirurgie vasculaire et thoracique – Urologie

Département de chirurgie et brancardage

30 patients

18,75 ETP

2 spécialités

2 équipes médicales différentes

1. Introduction

A3: pour répondre à une question organisationnelle

US22: besoin de clarification et de formalisation

Qui fait quoi de 7h à 15h21?

Dilution des responsabilités; Perte de tempsEncadrement lacunaire des étudiantsTension entre collègues; Frustration en fin de journéeBeaucoup d’interruptions et d’intermédiaires en l’absence de référentsInsécurisant et parfois source d’insatisfaction pour les patients

1. Raison pour agir

• Enquête étudiants: Valérie et Mathilde: en cours

• Enquête collègues: Virginie et JoséSatisfaction moyenne / clarté de qui fait quoi: 4,65/10• Tableau journée type: Thi et Valérie:Temps de rapport/J : 6h30’Coppems : nbre de coppems complétés à 15h21: 51%Feuille « aide »: pas complétée de façon systématique • Interruptions / Intermédiaires: 35 interruptions / jour (AIA et IC ) en moyenne

2. Etat initial

• ↘ temps consacré au rapport de 30%• ↘ interruptions de 30%• 100% de complétion de la feuille « aide »• 80% de satisfaction % clarté de qui fait quoi

3. Définition des objectifs

Mem

bre

s d

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ipe:

GR

OU

PE

1

Thi,

Val

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e, V

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, Jo

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ath

ilde,

Vér

on

iqu

e Qui fait quoi de 7h à 15h21?

Objectif stratégique: triangles du vrai nord Pilote: V. Leroy Sponsor : O. Callebaut Début: 20 octobre 2014

V1 2012.09

En cours : • Satisfaction clarté du rôle: Manque de visibilité

de la personne responsable des patients; transmissions interpersonnes : au coup par coup; non centralisé ; perceptions individuelles

• Rapport: + feuille aide : structure du document, souhait de connaître tous les patients de l’unité , pas de connexion entre rapport et feuille des aides , manque de temps, oublis , manque 1 PC ( encombrement)

• Dossiers: motivation? Adéquation avec notre pratique?

4. Analyse des écarts/causes réelles

- Tableau à côté du valrex pour identifier la personne responsable du patient

- Chaque équipe prend le rapport de son côté uniquement/ la 10-18 à 10h et pas à 13h

- Modification de la structure du rapport écrit + extraction automatique des données pour la feuille des « aides »

- Améliorer feuille de répartition - Remettre en route « cahier de transmissions»

avec les médecins - Définir et afficher tâches de chacun

5. Solutions possibles

- Prise du rapport par ½ équipe – A9 à 10h- Nouvelle structure du rapport- Tel 6228 (uro) et 6229 (vascu) : systématique +

répertoire

6. Test rapide des propositions

7. PDCA des actions

8. Résultats obtenus

- Importance d’avoir une convergence entre les attentes de IC et l’équipe / motivation

- Éviter de travailler en trop grand groupes: travailler avec des relais motivés

- Important de fixer un agenda / se donner les moyens (horaires)

- Rendre visible l’état d’avancement

9. Leçons apprises

Quoi qd Qui statut

« Qui fait quoi de 7h à 15h21? »

US 22

2. US22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Contexte

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

7

Entrées du matin

Bios urgentes

Glycémies Picking IV

Retour PACU/USI

Transfusion

US 22

Mise en ordre du rapport

….

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Constat

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

8

• feuille de liaison AS-AL pas mise

à jour de manière systématique

• manque de repas pour les

entrées

• flou concernant la prise en

charge des retours USI, entrées,

…..

• flou dans l’organisation du

travail des stagiaires

• …..

Qui fait quoi?

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Constitution d’un Groupe Organisation:BATISTA José, FIEVET Virginie, MASSET Valérie, TRAN Thi,

VANBESIEN Mathilde,

LEROY Véronique,

CALLEBAUT Olivier

A3: « Qui fait quoi de 7h à 15h21? »

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

9

US 22 US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Raisons pour agir

Dilution des responsabilités

Source d’insatisfaction et d’insécurité pour les patients

Source d’insatisfaction et de frustration pour le personnel

Perte de temps

L’impression d’être souvent interrompues

Encadrement des étudiants non standardisé et non optimum

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

10

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Évaluation de l’état initial

Enquête étudiants : pas abouti

Enquête auprès des collègues :Taux de satisfaction / clarté du rôle de chacun = 4,65/10

Évaluation des interruptions AIA - IC: 35 interruptions / matinées Pour identifier la personne responsable d’un patient pour transmettre un message ….

Tableau: journée-type

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

11

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL NamurReunion Infirmiers chefs CHU Dinant

Godinne12

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Évaluation de l’état initial

Tableau: journée-type

Mise en évidence de zones rouges

6h30 / jour consacré aux transmissions oralesheures cumulées pour 3ETP inf. + 2 x 0,75% AS (soit +/- 20%)

dossiers très peu complétés (51%)

flou dans l’attribution de certaines tâches

– Retour du PACU, des USI, QO,– bio urgentes, – entrées du matin– Mise à jour de la feuille de liaison AS-AL – Mise à jour du rapport écrit – …

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

13

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Objectifs

Objectifs • ↘ temps consacré au rapport de 30%

• ↘ interruptions de 30%

• 100% de mise à jour de la feuille de liaison AS-AL

• 80% de satisfaction par rapport à la répartition des tâches.

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

14

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Analyses des causes

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

15

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Solutions possibles

Tableaux

Répartition des tâches en fonction du staff présent

Complété lors de stand-up

« bulles » = tâches « floues » Qui est responsable de ces tâches?

À quel moment doivent-elles être

réalisées?

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

16

8h- 16h20 7h-12h42 9h54-18h 8h-14h30/10h-16h30

AIA Infirmière-Chef Infirmière Aide-Soignante Infirmière 10-18 AL

7h-7h30

7h-15h21

Rapport

Tours médicaux +

communication des

infos Tour 8

h +

soin

s

Staff complet

Le nom de la personne désignée doit être

noté sur la feuille de répartition

7h30-8h

8h-8h30

8h30-9h

9h-9h30

9h30-10h

10h-10h30 Rapport (A9 +AL)

10h30-11h

11h-11h30

11h30-12h

12h30-13h Pause

13h-13h30 Picking per os Pause

13h30-14h Rapport

14h-14h30

14h30-15h

7h-12h: paramètres1 injection si objectif du jour

nursing + objectif du jour

Après la pause:

12h-12h30 Tour de midi

15h-15h21

Teléphone

Prépa prélévements

divers

Dispatching

Teléphone

Commandes

diverses

Mise à jour mvt P

Vérification des

périmés

Teléphone

Prépa prélévements

divers

Coppems des

entrées

Mise à jour mvt P

Rangement pharma

Pause

Dossiers

Chariots

Rangement pharma

Entrées si possible

Tours médicaux +

communication des

infos Tour 8

h +

soin

s

Pause + stand-up

Transferts/sortants

Entretien matériel

Mise à jour Data

Meal

Diner + débarrasser

et cafés

Rapport

Etudiants: s'organisent avec l'infirmière responsable

du côté

paramètres, sortants, entrées,

sonnettes, rangement pharmacie

Prise en charge OM

et PM

Soins

Activités de gestion

Activités de gestion

Soins

Glycémies

Picking IV

Aide Picking per os

Soins ponctels

Sotants

Entrées

Commande des

repas

Transferts/sortants

Entretien matériel

Coordination des

soins: organisation

des transferts,

appels divers, …

Diner Pause

Rapport

Petit-dej

Chariots

By Groupe Organisation1- US22 :

Véronique, Thi, , Valérie, Mathilde, José, Virginie,

Olivier

Mise à jour le 4 mai 2015

La feuille "aide" doit

être remise à jour

après le tour uro par

l'AS du soir

Les entrées faites par les étudiants sont

encodées par l'infi du soir responsable du

côté

Bio urgentes Entrées du matinTarification uroChecks diversAccueil étudiants

Retour PACU/ USiRetour salle d'op/ angio

Transfusion

Encoder les entrées

Changements dans rapport

Mise à jour Feuille "aide"

Mise à jour Feuille "aide"

Déléguer les glycémies à un étudiant si possible Noter nom +

motif d'hospit des entrées dans rapport

Répartition du lendemain

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL NamurReunion Infirmiers chefs CHU Dinant

Godinne17

8h- 16h20 7h-12h42 9h54-18h 8h-14h30/10h-16h30

AIA Infirmière-Chef Infirmière Aide-Soignante Infirmière 10-18 AL

7h-7h30

7h-15h21

Rapport

Tours médicaux +

communication des

infos Tour 8

h +

soin

s

Staff complet

Le nom de la personne désignée doit être

noté sur la feuille de répartition

7h30-8h

8h-8h30

8h30-9h

9h-9h30

9h30-10h

10h-10h30 Rapport (A9 +AL)

10h30-11h

11h-11h30

11h30-12h

12h30-13h Pause

13h-13h30 Picking per os Pause

13h30-14h Rapport

14h-14h30

14h30-15h

7h-12h: paramètres1 injection si objectif du jour

nursing + objectif du jour

Après la pause:

12h-12h30 Tour de midi

15h-15h21

Teléphone

Prépa prélévements

divers

Dispatching

Teléphone

Commandes

diverses

Mise à jour mvt P

Vérification des

périmés

Teléphone

Prépa prélévements

divers

Coppems des

entrées

Mise à jour mvt P

Rangement pharma

Pause

Dossiers

Chariots

Rangement pharma

Entrées si possible

Tours médicaux +

communication des

infos Tour 8

h +

soin

s

Pause + stand-up

Transferts/sortants

Entretien matériel

Mise à jour Data

Meal

Diner + débarrasser

et cafés

Rapport

Etudiants: s'organisent avec l'infirmière responsable

du côté

paramètres, sortants, entrées,

sonnettes, rangement pharmacie

Prise en charge OM

et PM

Soins

Activités de gestion

Activités de gestion

Soins

Glycémies

Picking IV

Aide Picking per os

Soins ponctels

Sotants

Entrées

Commande des

repas

Transferts/sortants

Entretien matériel

Coordination des

soins: organisation

des transferts,

appels divers, …

Diner Pause

Rapport

Petit-dej

Chariots

By Groupe Organisation1- US22 :

Véronique, Thi, , Valérie, Mathilde, José, Virginie,

Olivier

Mise à jour le 4 mai 2015

La feuille "aide" doit

être remise à jour

après le tour uro par

l'AS du soir

Les entrées faites par les étudiants sont

encodées par l'infi du soir responsable du

côté

Bio urgentes Entrées du matinTarification uroChecks diversAccueil étudiants

Retour PACU/ USiRetour salle d'op/ angio

Transfusion

Encoder les entrées

Changements dans rapport

Mise à jour Feuille "aide"

Mise à jour Feuille "aide"

Déléguer les glycémies à un étudiant si possible Noter nom +

motif d'hospit des entrées dans rapport

Répartition du lendemain

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Solutions possibles

Autres actions:

Modification de la structure du rapport écrit

Tableau mentionnant le nom de la personne responsable du patient et le n° de freeset

Utilisation des freesets :

1 freeset /1/2 couloir

Modification de la feuille de répartition

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

18

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Test des solutions

En cours depuis le début avril

Évaluation de l’atteinte des objectifs

• ↘ temps consacré au rapport de 30%

• ↘ interruptions de 30%

• 100% de mise à jour de la feuille de liaison AS-AL

• 80% de satisfaction % clarté de qui fait quoi

Prévue en juin ….

Reportée en septembre

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

19

4. Conclusions

Leçons apprises

US 22 Méthodologie

Contenu

US 96

Communes US22-US96

US 96

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Leçons apprises US 22

Méthodologie A facilité un positionnement en tant que « jeune » IC

Méthode participative

Réponse à une préoccupation commune de l’équipe et de l’IC

IC n’apporte pas LA solution mais garante de trouver une solution en équipe

A permis de résoudre de nombreux irritants

(non inclus dans les stand-up)

Découverte des personnalités et fonctionnement des membres du groupe

Nécessité de travailler avec des relais motivés

Nécessité de rendre visible l’avancement du projet

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

42

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Leçons apprises US 22

Contenu : Qui fait quoi?

Ce projet a permis

d’amener de la cohérence dans la répartition des tâches

de responsabiliser les membres de l’équipe

de renforcer la collaboration entre les métiers et entre personnes exerçant la même fonction

de diminuer les tensions liées au flou dans l’attribution des tâches

augmenter la satisfaction des patients et diminuer l’insécurité

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

43

US 22

CHU Dinant Godinne | UCL Namur

Leçons apprises US 22-US 96

Méthodologie commune US 22-US96

Traiter une préoccupation de l’équipe Implication des membres de l’équipe

Fédération de l’équipe autour d’un nouveau processus validé

Plus d’idées!

Clarifie le rôle et la tâche de chacun Permet le recadrage

Demande de la planification et de la rigueur dans le respect de l’agenda

Processus toujours en évolution

Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant Godinne

46

US 22-

US 96

Merci de votre attention