comment le drsg peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ?

Associationdes Directeurs et

Responsables de ServicesGénéraux

Comment le DRSG Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur peut-il contribuer au schéma directeur

immobilier de son entreprise ?immobilier de son entreprise ?

Avec la participation de :

• Françoise Lecherbourg, C2SI• Michel Lagrave, AOS

• Jean-Louis Guilhamat, CBRE • Julien Chiche, CAD

Et le témoignage de : • Christian Schmutz, Réunica

Atelier - débat du 23 mars 2010Atelier - débat du 23 mars 2010



Qu’est-ce qu’un schéma directeur immobilier ?

Les mots clefs : Existant Diagnostic Projet

Qui a un tel schéma ?...... Formalisé ou non ?

C2siConstruire Sa Stratégie immobilière



Pourquoi le DRSG est-il un acteur incontournable ? Par sa connaissance des immeubles : surfaces, équipements, coûts, occupation… Par sa capacité à mesurer la satisfaction des clients internes…donc le besoin…

Pourquoi doit-il saisir cette opportunité ? Sa contribution est majeure, qu’il en soit le pilote ou non Pour valoriser sa fonction Même en l’absence de grand projet



Responsables de ServicesGénérauxLes objectifs de notre conférence :Les objectifs de notre conférence :

Apporter des réponses concrètes à cette question : Les moyens de l’inventaire L’élaboration du schéma directeur Les enjeux pour le DRSG

Les illustrer avec des exemples, des contre exemples, et un retour d’expérience d’un DRSG

Et échanger avec vousEt échanger avec vous




AOSAOS



Quel contexte, quels leviers Quel contexte, quels leviers pour un DRSG ? pour un DRSG ?

Après les salaires, l‘Immobilier représente le troisième, voire le deuxième Après les salaires, l‘Immobilier représente le troisième, voire le deuxième coût d'exploitation au sein d'une entreprisecoût d'exploitation au sein d'une entreprise

Très souvent sous exploité par les locataires, l’outil immobilier offre Très souvent sous exploité par les locataires, l’outil immobilier offre un potentiel significatif de réduction des coûtsun potentiel significatif de réduction des coûts

Pour profiter pleinement de son potentiel, il est essentiel que les DRSG Pour profiter pleinement de son potentiel, il est essentiel que les DRSG connaissent leurs implantations et maîtrisent l’informationconnaissent leurs implantations et maîtrisent l’information

Faire prendre conscience aux Directions Générales qu’un projet immobilier Faire prendre conscience aux Directions Générales qu’un projet immobilier est une réelle opportunité plutôt qu’une contrainteest une réelle opportunité plutôt qu’une contrainte



Comment élaborer un Comment élaborer un Schéma Directeur : Les 7 pistesSchéma Directeur : Les 7 pistes

Optimiser les surfaces : près de 50 % des postes de travail sont inoccupés en permanence1

Renégocier le bail : profiter de l’intérêt du propriétaire à garder son locataire2

Les DRSG acteurs et force de proposition - Penser à partir des 7 pistes à proposer des scénarios et des faisabilités en approche « coût global » = Fournir aux Directions Générales des outils d’aide à la décision.Objectif : faire que l’environnement de travail soit au cœur de la performance de l’entreprise

Regrouper les sites : un regroupement génère des économies d'échelle, pérennise les coûts et favorise la cohésion interne 3

Relocaliser son siège : choisir son site de manière à réduire les coûts des déménagements internes tout en veillant à ne pas dégrader les conditions de travail des salariés4

Construire son site tout en restant locataire : profiter d'un projet sur mesure pour partager équitablement la valeur créée par le locataire entre le promoteur, l’investisseur et le locataire5

Repenser son environnement de travail : l'enjeu est d'éviter les surcoûts d'adaptation à terme6

Penser flexibilité des surfaces et des baux : s’adapter aux évolutions d’effectifs en prévoyant une prise à bail progressive des surfaces ou des possibilités de sortie anticipées7



• Quand– Avant l’échéance : triennale ou fin de bail– Dès que le loyer a augmenté de plus de 25 % par l’effet de l’indexation(application de l’article L.145-39 du code de commerce)

– A tout moment, en prolongeant la durée restante du bail

• Quels arguments– Définition de la valeur locative– Calculs et pondération des surfaces– Qualité des prestations et équipements techniques– Création de valeur pour le propriétaire– Coût de la vacance locative

• Quels sont les enjeux– Négociation des éléments financiers

• Loyer, paliers de loyer, franchise, financement de travaux• Optimisation des charges• Clauses juridiques: encadrement de l’indexation, gros travaux, remise en état…

– Flexibilité– Amélioration du confort / travaux en site occupé– Délais de mise en œuvre– Pérennisation

CAS : Rester en renégociantCAS : Rester en renégociant



• Dans quelle optique – Relocaliser son siège / se regrouper

– Construire en restant locataire

• Quels leviers– Délocaliser pour baisser le loyer

– Repenser les modes d’aménagements / optimisation des surfaces

– Immeuble neuf ou performant

– Economies d’échelle liées au regroupement

– Capter la création de valeur en réalisant un projet clé en main

• Quels sont les enjeux– Optimisation du cout global immobilier

– Améliorer l’organisation de l’entreprise

– Se doter d’un outil de travail performant

– Projet d’entreprise refondateur

– Augmenter la visibilité

– Améliorer le confort des utilisateurs

CAS : DéménagerCAS : Déménager



• Chiffres clefs– Une banque occupe un immeuble récent en 1ere couronne de 32 000 m²– 1863 postes dont 200 postes vacants soit une occupation de 17,1m² par poste– 16M°€ HT par an dont loyer bureau 370€ HT/m² - 8 600€ HT par poste de travail

• Enjeux du projet– Réduction du coût immobilier– Densification du site principal pour libérer des sites satellites

• Analyse critique de l’immeuble et densification

Surface Utile Nette en premier jour

Circulations, paliers, halls et sanitaires

Surface en second jour

Efficience

Surface de second jour

69 %

30 %

A l’échéance du bailA l’échéance du bail



• Négociation sur un site alternatif– Identification d’un immeuble disponible et comparable à proximité

• Résultats– 20 % de baisse de loyer soit 2,2 M€ par an (+ de 13 M€ d’économie sur les 6 ans)– Prise en charge par le bailleur des gros travaux, faculté de sous-location, indexation encadrée– Travaux de maîtrise des coûts énergétiques financés par le Bailleur– 2 sites satellites libérés du fait de la densification

Coût global 13,7 M€ HT / an

SIEGE =

En 2009 APRES RENEGOCIATION

SITUATION ACTUELLE

Coût global16 M€ HT / an=SIEGE

Loyer bureau370 € HT / m²/ an

Postes installés1863

Postes installés

1913

Bail 6 ans

Loyer bureau330 € HT / m²/

an

Loyer économique Franchise 8 mois299€ HT / m² / an

Immeuble objet de la renégociation

Benchmark

A l’échéance du bailA l’échéance du bail



Par l’effet de l’indexationPar l’effet de l’indexation• Chiffres clefs

– Société industrielle occupe 10 000 m² dans une tour de grand standing à La Défense– Bail 9 ans fermes avec une prise d’effet au 01/10/2004

• Enjeux du projet– Réduction du coût immobilier sans contrepartie pour le propriétaire

• Applicabilité de l’article L145-39 du Code du Commerce

• Analyse du marché

Evolution du taux de vacance à La Défense

9,2%

6,8%6,6%

1,5%0,5%0,3%

2,4%

5,6%

7,4% 7,7%

9,2%

7,1%

4,0%3,3%

5,1%

0,0%

2,0%

4,0%

6,0%

8,0%

10,0%

12,0%

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

sep

tem

bre

2005

2006

2007

2008

0,0%

2,0%

4,0%

6,0%

8,0%

10,0%

12,0%

Evolution des valeurs locatives – La Défense Quartier des affaires

Recomposition loyer

Loyer bureaux 4 747 638 € 485 €/m² 5 956 057 € 608 €/m²

Loyer archives 105 317 € 241 €/m² 132 123 € 302 €/m²

Parkings* 229 500 € 1500 €/place 287 915 € 1882 €/place

RIE 185 543 € 18,9 €/m² 232 769 € 23,8 €/m²

Sous-total 5 267 998 € 6 608 864 €

Bail initial 21/05/2009



3,6 M€

1,9 M€

0,4 M€

0,1 M€

Sites actuels Regroupement

Charges indirectes

Coût annuel global d'occupation

Liaisons LAN, coursiers, taxis,flotte auto (3 véhicules), téléphone...

Regrouper les équipes Regrouper les équipes sur un seul sitesur un seul site• Résultats

– Un coût par poste réduit de moitié

– Un Payback en moins de 12 mois malgré des conditions de désengagement défavorables

13



CBRECBRE



La construction du schéma directeur immobilier

PHASE 1:

ELABORATION

PHASE 2:

MISE EN PLACE

Constitution de l ’équipe projet, pluridisciplinaire:

Les décisionnaires-clés interviennent Direction générale / immobilier / finance / services généraux / RH / achats / marketing (communication) / représentant des employés (syndicats, CE…)

En prenant en compte les éléments suivants:- Situation actuelle et ratio-clés (m² SUB / poste de travail ou coût au poste de travail)

- Stratégie de l’entreprise à MT et LT(croissance des effectifs, développement externe, positionnement-image, développement durable… )

- Budgets alloués

- Aspects sociaux

- Organisation interne

- Contraintes techniques particulières (propres à l’activité)

- Critères juridiques

- Planning de mise en œuvre et bénéfices attendus

=> Points clés et risques

SDI

Application opérationnelle du schéma directeur immobilier

Points d’attention:

- Adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise (image, besoins, …)

- Budgets (Investissements, Exploitation)

- Conséquences sociales => conduite du changement

- Communication interne et externe

- Faisabilité technique

- Délais (pas de perte d’activité, durée et échéances «projet »)

- Nouveaux modes opératoires

- Lots travaux et aménagements

- Accompagnement sur le terrain

PHASE 1:

ELABORATION

PHASE 2:

MISE EN PLACE

Constitution de l ’équipe projet, pluridisciplinaire:

Les décisionnaires-clés interviennent Direction générale / immobilier / finance / services généraux / RH / achats / marketing (communication) / représentant des employés (syndicats, CE…)

En prenant en compte les éléments suivants:- Situation actuelle et ratio-clés (m² SUB / poste de travail ou coût au poste de travail)

- Stratégie de l’entreprise à MT et LT(croissance des effectifs, développement externe, positionnement-image, développement durable… )

- Budgets alloués

- Aspects sociaux

- Organisation interne

- Contraintes techniques particulières (propres à l’activité)

- Critères juridiques

- Planning de mise en œuvre et bénéfices attendus

=> Points clés et risques

SDI

Application opérationnelle du schéma directeur immobilier

Points d’attention:

- Adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise (image, besoins, …)

- Budgets (Investissements, Exploitation)

- Conséquences sociales => conduite du changement

- Communication interne et externe

- Faisabilité technique

- Délais (pas de perte d’activité, durée et échéances «projet »)

- Nouveaux modes opératoires

- Lots travaux et aménagements

- Accompagnement sur le terrain



DRSG

Juridique Financier

Fonctionnel

StratégiqueHumain

ComprComprééhension & connaissance hension & connaissance de:de:

-Niveau de satisfaction des employés

- Requêtes particulières des collaborateurs

- Organigramme / hiérarchie

- Effectif, expression des besoins

- Synergies entre départements

- Organisation des équipes

Connaissance et maConnaissance et maîîtrise du trise du (ou des) bail (baux) du parc (ou des) bail (baux) du parc immobilier:immobilier:

- Echéances

- Clauses de remise en état des locaux

- Indémnités de sortie

- Clauses de gros travaux, 606

MaMaîîtrise des composantes trise des composantes du du côutcôut global immobilierglobal immobilier

- Loyers

- Charges de fonctionnement

- Consommation des fluides

- Prestataires externes (courriers, livreurs, ménage…)

Perception sur retour Perception sur retour clientsclients

-Accueil

-Accessibilité

-Services

-Image

Savoir faire surSavoir faire sur :

-Plans des immeubles et des surfaces

- Efficacité de l’immeuble (ratio m² / occupant)

- Besoins et contraintes techniques

Regard critique sur: Regard critique sur:

- Aménagement et optimisation des espaces de travail

- Réflexion sur les méthodes de travail et organisation des espaces (cloisonnement, open-space…)

-Besoins et contraintes des métiers

Technique

ELABORATION DU SDISon rôle:

Collecter, rassembler et analyser toutes les informations

nécessaires

La réussite d’un schéma directeur immobilier passe par la connaissance et la maîtrise des six facteurs clés à prendre en compte pour une bonne gestion de son immobilier d’entreprise. Les compétences et champs d’actions du DRSG, intervenant sur chacune de ces dimensions, en font un interlocuteur indispensable à sa construction, puis à son bon déroulement.



DRSG

Juridique Financier

StratégiqueHumain

Connaissance et maConnaissance et maîîtrise du trise du (ou des) bail (baux) du parc (ou des) bail (baux) du parc immobilier:immobilier:

- Prise en compte des particularités des nouveaux baux ( Anticipation des échéances)

- Lien avec le propriétaire pour les clauses de bail fonctionnement et technique

MaMaîîtrise des composantes trise des composantes du du côutcôut global immobilierglobal immobilier

- Négociation des nouveaux contrats prestataires (climatisation, entretien, téléphonie, informatique…)

- Coût du poste de travail

Fonctionnel

StratégiqueHumain

ComprComprééhension & connaissance hension & connaissance de:de:

- Nouvelle organisation du travail sur le site

- Vision via RH de la croissance des effectifs

- Lien avec les syndicats , CE

- Conduite du changement

Perception sur retour Perception sur retour clientsclients

- Prise en compte des desiderata clients

- Aide à la communication vers l’extérieur

Savoir faire surSavoir faire sur :

- Faisabilités techniques de tous les aspects du SDI

- Recherche de solutions

- Pilotage des chantiers de travaux

Accompagnement:Accompagnement:

- Réflexion sur la nouvelle organisation, élaboration du space-planning en fonction des besoins métiers

- Optimisation des surfaces

- Gestion réfléchie des espaces communs (cafétéria, salles de réunion)

Technique

MISE EN PLACE DU SDISon rôle:

Déployer, mettre en œuvre et accompagner

La réussite d’un schéma directeur immobilier passe par la connaissance et la maîtrise des six facteurs clés à prendre en compte pour une bonne gestion de son immobilier d’entreprise. Les compétences et champs d’actions du DRSG, intervenant sur chacune de ces dimensions, en font un interlocuteur indispensable à sa construction, puis à son bon déroulement.



CACDCACD



Audit _ Space planning _ Aménagement _ Ingénierie de transferts

3ème Partie:La mise en application du SDI : Validation des surfaces , implantations possibles et risques



3. L’utilisation de l’espace :

Les implantations :

L’implication du RSgx qui doit répondre aux attentes des utilisateurs et permettre une souplesse en terme d’exploitation :

- Rythmer des espaces par création d’espaces communs et BI

- Mise à disposition d’espaces de convivialité permettant la tenue de réunions informelles

- Création d’espaces clos permettant la tenue de réunions téléphoniques ou confidentielles

- Adapter les systèmes de réseaux téléphoniques et informatiques aux déplacements internes

- Choix mobiliers adaptés pour (re) créer l’environnement personnel de l’utilisateurs

- Limiter la profondeur des champs visuels

Le Rôle du RSgx:

Qu’il s’agisse d’une refonte du schéma directeur ou d’une optimisation , l’implication du DRSGx dans la programmation du projet comme dans la conception de l’espace permet la bonne prise en compte les problématiques techniques et sociales liées à la vie courante de l’entreprise.

Dans la pratique et pour assurer une cohésion au quotidien, le RSGx doit avoir la charge d’un des « chantier projet » pour que la communication et l’anticipation soit complète et efficace



Etudes de cas



Etude cas 1

• Objectifs: Fusion de 2 groupes • Effectifs : 1 200 postes• Durée du projet : Décembre 2009 – Déc 2011• Rendu : Programme fonctionnel et CC par métier avec participation active du RSgx

RSGx au cœur de la problématique de programmation

Achats

MOE exploitation

Construction – Certification

- Pilotage budget et construction

- Représentation MO (suivi du chantier construction )

- Suivi certification d’exploitation HQE

Direction de projet

Financement

Responsable des principes de financement

- Contrôle gestion du Budget

- Financement et trésorerie

Organisation RH

Animation du comité

- Définition de la cible effectifs

- impacts sociaux

- règles d’attribution

- Services salariés

- Accueil post-projet

Technique

- matériel -attribution, plan de renouvellement

- Matériel vert

-Fourniture matériel

- Réseau et postes

Mobilier / Aménagement

- Aménagement et space planning

- Déménagements Emménagement -Développement durable / règles de vie

Communication Conduite Changement

-Communication interne et externe

- Communication Evénement Déménagement

- adhésion des utilisateurs

- Accompagnement

- Communication positive

Représentants utilisateurs



• Objectif :Regroupement de 550 postes sur un site + libération d’un des 3 sites actuels techniquement obsolètes. Redéfinition du schéma directeur impliquant un re-planning des 2 autres sites conservés.

• Durée du projet : 6 mois (en cours )

• La problématique :Bail négocié très avantageux mais RSGx intégré trop tardivement à la démarche d’évaluation technique des risques et de communication utilisateurs

Les problèmes rencontrés / identifiés directement liés :- Sous capacité du bâtiment identifiée trop tardivement - Communication de projet initiale sur augmentation des surfaces + renforcement du confort- Carences techniques liées à la conception de base bâtiment Ces carences auraient pu être identifiées ou contournée si le RSgx avaient été impliqués aux études préalables et négociations- Pas de vision du RSgx recueillie sur besoins exploitation- Identification nécessité de transformation de surfaces de parking en impact négatif sur la négo initiale - Tensions inutiles lors des entretiens dues à un manque d’information quotidien

• Rappel :- la communication utilisateurs doit être posées et réfléchie (newsletter, réunions…)- l’implication des Rsgx doit être immédiate pour intégrer les problématique utilisateurs- le site retenu doit être étudié et rapproché du schéma directeur avant lancement du projet

Etude cas 2 : Contre exemple



REUNICAREUNICA



conférence débat du 30 mars 2010

25

Comment le DRSG

peut-il contribuer

au schéma directeur immobilier de son entreprise ?

La réponse de REUNICA




26

Réunica, un Groupe de Protection Sociale : 3.500 collaborateurs au service de ses clients

4.600.000 cotisants 1.400.000 retraités et assurés 350.000 entreprises

7,5 Md € retraite complémentaire (AGIRC ARRCO), prévoyance, santé, maisons de retraite, hôtels, chômeurs…

Département immobilier logistique (27M€ fonct., 25 invest.) : 166 collaborateurs en Logistique répartis sur 9 sites 6 collaborateurs en Immobilier 4 pour la Cellule pilotage coordination Interlocuteurs : le CODIR Rattachement : DGA Finances Affaires Générales Les missions : moyens généraux sur 52.000 m² exploitation, gestion immobilière

de 140.000 m², prise à bail, investissement immobilier, travaux, sécurité, archivage, éditique (7 millions de pages), RIE …




27

Un circuit décisionnel bien rodé : août : maturation des scénarii

Juillet : V1 au G5 sept : arbitrage DG

Juin : recueil besoins oct : budget Stratégie et Marché Immo communication

Mise en œuvre avec Commission locaux




28

Une adéquation entre besoins de postes de travail (info LOG) et les ressources en m² (info IMMO)

contenu (2.950 postes, gérés par la LOG) : évolution des organisations et des effectifs + contribution propre : densification, renégo contrats …

contenant (52.000 m² d’exploitation gérés par l’IMMO) : potentialités des immeubles, location espaces libérés, recherche de m²…

Coordination des secteurs Logistique et Immobilier, avec appuis

externes si nécessaire

La problématique




29

Un outil de pilotageà la fois :• Prospectif en phase avec le planning de concrétisation des projets

immobiliers3 ans

• Itératif en cohérence avec le rythme élevé d’évolution des organisations

Mise à jour annuelle, voire …

• Forte dépendance de la stratégie d’entrepriseLocalisation, regroupement, densification, niveaux de prestations…




30

Avec deux principes incontournables

1. Disposer et faire vivre une base de plans et deux TdB : • 1 TdB LOG :

• M² et coûts• Postes de travail occupés• Potentiel de chaque immeuble (sécurité + confort)

– 1 TdB IMMO : état du marché, surfaces dispo, stratégie …

2. Dispositif partagé avec les directeurs, issu de la stratégie d’entreprise et arbitré in fine par la DG




31

L’outil : un tableau de bordet des indicateurs

Efficacite du parc en Euros (Cout global/postes occupés)

4 276 €

1 681 €

5 873 €

2 178 €

4 472 €4 193 €

8 488 €

0 €

1 000 €

2 000 €

3 000 €

4 000 €

5 000 €

6 000 €

7 000 €

8 000 €

9 000 €

LEV Aet B

COU PAR ESV LYO ANG(horsarch.)

TOUL




32

Le tableau de bord et les indicateurs

Sites Postes de travail

occupés Situation au 31-

12-08

Postes de travail occupés hors salle

de réunion et formation à ce jour

Potentiel (capacité globale des sites)

Postes de travail qui étaient

prévus pour fin 2009 (en juil

2008)

Postes disponibles

2009

LEV A et B 506 549 640 550 70

COU 545 518 600479 66

travail d'optimisation à faire avec la gestion Prevoyance

PAR 643 673 740 698 45

ESV 615 615 530615 -85

100 postes mai 2010(soit un potentiel de 700 postes)

LYO 86 74 120

86 40

départ locataire au 31-12-09 donc possibilité de disposer de 40 postes

ANG (hors arch.) 77 77 85 77 8

TOUL 59 62 100 64 35

2 531 2 568 2815 2569 sans Esvres ni ARPEGE




33

Le tableau de bord et les indicateurs

ANG COU ESV LEV LYO PAR TOUSituation à ce jour

Situation au 31-12-08

PME-PMI 0 3 0 6 5 4 18 15

Creation 0 0 4 0 0 7 11 11

Individuel 0 0 0 2 0 14 16 4

Fusions 0 0 5 0 0 19 24 24

Direction et Coordination 0 0 0 0 0 13 13 15

Gestion Prévoyance 0 181 0 0 0 0 181 177

Centre d'appel réunica 0 0 56 0 0 33 89 87

Accueil physique 0 0 0 4 0 5 9 11

Communication 0 0 0 20 0 0 20 19

Marketing 0 0 0 10 0 0 10 13

Moa Développement 0 31 0 0 0 0 31 125

Coord. ETT et Fondation 0 0 0 4 0 0 4 2

Systalians 1 265 238 2 1 3 3 513 464

Villadelles 0 0 0 7 0 0 7 6

Direction Stratégie 0 0 1 6 0 0 7 8

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Reunima 0 0 0 6 0 0 6 5TOTAL 77 518 615 549 75 673 62 2568 2531




34

Retour d’expérience : en vrac !

Si vous mettez en place un processus décisionnel contraignant, il sera respecté s’il fait ses preuves

Si possible, pré-arbitrage inter-directions en proposant des scénariiGlobaliser les demandes : pas de coup par coup, ni au fil de l’eau, ni

jouer les pompiers, … (à refuser !!!)Toujours toujours et toujours à l’écoute des clients = meilleure

anticipation, réponse plus adaptéeS’attacher à rechercher des solutions pertinentes (excellence)Ne pas hésiter à négocier ; répartir le mécontentement …Les bonnes règles de la délégation sont à respecter impérativementDonner dès le début les règles du jeu gagnant gagnant : exiger une

info très en amont …

!!! Rôle primordial du logisticien !!!



Retrouvez cette présentation sur le blog des Retrouvez cette présentation sur le blog des ateliers débats de l’ARSEGateliers débats de l’ARSEG

www.ateliers-conferences-arseg.comwww.ateliers-conferences-arseg.com

Egalement à noter, le prochain atelier Egalement à noter, le prochain atelier débat de l’Arseg sur l’optimisation des débat de l’Arseg sur l’optimisation des

coûts le 15 avril prochain !coûts le 15 avril prochain !

comment le drsg peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ?

Documents