L'utilisation du tableau de bord prospectif (balanced scorecard)pour outiller la planification et la gestiondu Service la vie tudiante de lUQAM

Lise Carrire, Robert H. Desmarteau et lisabeth Posada, UQAM

Octobre 2004

Plan de lexpos1. Le contexte2. Le tableau de bord prospectif3. La dmarche utilise4. Les cartes stratgiques5. Extrait du tableau de bord prospectif6. Les prochaines tapes

1. LE CONTEXTE

Caractristique recherche de la planification institutionnelleUn processus continu qui suitla justesse des orientations choisies en regard des changements linterne et lexterne, et la progression vers latteinte des objectifs

2. LE TABLEAU DE BORD PROSPECTIF(balanced scorecard)

Le tableau de bord prospectif constitue:Un cadre et un outil pour:communiquer et dcrire la stratgie de faon cohrente et claire assurer un suivi de:limplantation et de la pertinence des actions retenuesla progression vers latteinte des objectifs

Lise Carriere - La valeur ajoute est la perception que la valeur des bnifices a un prix suprieur leur cot d'acquisition

Les tudiants estiment la valeur des services offerts suprieurs au cot des cotisations

Ce cadre intgre:une carte stratgique qui prsente les relations de cause effet entre les objectifs oprationnels qui vont permettre latteinte des objectifs stratgiquesun tableau de bord qui prcise les repres, les cibles atteindre et les actions mettre en uvre pour chaque objectif

Lise Carriere - Il favorise lapprentissage dans lorganisation et une adaptation rapide de la stratgie retenue

Il permet, si la progression escompte ne se ralise pas, de remettre en question les relations de causes effet prsumes, la pertinence ou lefficacit des actions retenues ou le choix des objectifs stratgiques

Principe de dclinaison partir de la planification dune organisation et de la stratgie globale qui a t dfinie:chaque service dtermine sa propre stratgie locale pour accomplir ses missions et contribuer latteinte des objectifs organisationnels

Lise Carriere - La mise en uvre de la stratgie retenue et latteinte des objectifs requirent:

nQue la stratgie retenue soit comprise de la mme manire par tousnQue chaque unit, service et chaque personne voit comment il peut y contribuer et quil puisse dfinir ses propres objectifs qui contribueront latteinte des objectifs institutionnelsnQue toutes les actions dans luniversit convergent vers latteinte des objectifs

3. LA DMARCHE UTILISE

Cheminement de la dmarche

Le rapport de la consultation:fait ressortir les champs de comptences des SVE

souligne les spcificits souhaites pour les SVE

cible les faiblesses et amliorations souhaites

lment important du mandat des SVE CONTRIBUER LA RUSSITE DES TUDIANTS Russite au niveau de lacculturation des tudiants luniversit et la vie dans la socit civileRussite au niveau acadmique

Lise Carriere

Champ de comptencesRussite au niveau de lacculturation Interface entre les associations tudiantes, les facults et la direction de lUQAM et point d'ancrage pour les associations dans l'tablissementInterface entre l'tudiant et l'universitSoutien spcialis pour les composantes de dveloppement de savoir-faire et savoir-tre relies au social, au culturel, au civique, au leadership, la citoyennet responsable

Champ de comptencesRussite au niveau acadmiqueAccueil et intgration adapts aux besoins de groupes identifisPremier intervenant au niveau de la sant mentale (prvention, dpistage, diagnostic et rfrence) et en sant globale par lactivit physiqueIntervenant au niveau de la prvention et du dpistage des difficults dapprentissageSoutien au projet acadmique et linsertion professionnelle de ltudiant Accompagnateur privilgi des tudiants dans la solution de problmes socio-conomiques

Strategic ThemesCentered on students needsAccessibleHigh qualityResponsive to their needsWork with and for our partners and stakeholdersImprove SVE image

4. LES CARTES STRATGIQUES

Principe de dclinaison partir de la planification du Service et de la stratgie globale qui a t dfinie:chaque division a dtermin sa propre stratgie locale pour accomplir ses missions et prendre en compte les objectifs du Service

5. EXTRAIT DU TABLEAU DE BORD PROSPECTIF

EXEMPLE DU TABLEAU DE BORD DES SVE

6. LES PROCHAINES TAPES

Les prochaines tapesArrter les choix dindicateurs (fin novembre)Dvelopper et implanter les mthodologies pour colliger les indicateurs (oct. 2004 - juin 2005)Implanter ds maintenant les actions selon lchancier Informatiser le tableau de bord prospectif avec Business Objects et mettre en production (2005)

Boix, D. et Fminier B, (2003-2004), Manager lquipe, Le tableau de bord facile, Paris: ditions Organisations, p. 41.

tapes dans les divisionsIdentifier les besoins satisfaire et la valeur ajoute offrir aux tudiants partir des rapports et des spcificits de la divisionlaborer la carte stratgiqueDfinir le tableau de bord

tapes pour le SVEPour la carte SVE:Identifier les thmes stratgiquesDfinir la stratgie globale du servicelaborer le tableau de bord prospectif

La carte stratgique et le programme de mesures du tableau de bord:constituent un point de rfrence commun et comprhensible pour toutes les units et servicesfournissent les outils montrant:1. comment nous atteindrons nos objectifs en faisant ressortir clairement les liens de cause effet prsums entre les objectifs 2. la progression vers latteinte des objectifs retenusfournissent un cadre pour les demandes et les choix budgtaires qui permet larrimage avec la stratgie retenue

Grce au suivi rgulier:il favorise lapprentissage dans lorganisation et une adaptation rapide de la stratgie retenue il permet, si la progression escompte ne se ralise pas, de remettre en question les relations de cause effet prsumes, la pertinence ou lefficacit des actions retenues ou le choix des objectifs stratgiques

que lallocation des ressources et la mise en uvre de projets et dinitiatives soient en adquation avec la stratgie retenueque lon puisse suivre la progression vers latteinte des objectifs laide de repres et ajuster rapidement, sil y a lieu, les stratgies et actions retenues