Edition : Service du personnel Etat de Vaud Version janvier 2014 1

1. Actualisation

Etabli le : 20.02.14 Par : Chantal Gallandre Remplace la version du :

Motif dactualisation : Nouvelle mise au concours

2. Identification du poste

Dpartement : INSTITUTIONS ET SECURITE

Service : Secrtariat gnral

Entit (division, secteur, tablissement, office) : Unit des ressources humaines

N de poste de rfrence : 8924 Intitul du poste dans lentit : Assistant-e en ressources humaines

N emploi-type : 13215 Libell : Assistant-e RH

Chane : 348 Niveau : 8

3. Mission gnrale du poste (description succincte)

1. Assurer de manire autonome la gestion administrative des Ressources humaines au sein de l'URH-D.

2. Grer de manire autonome diffrentes activits lies la gestion des ressources humaines.

3. Rpondre aux demandes des collaborateurs et collaboratrices et les orienter au besoin sur les dmarches entreprendre. A ce titre, tre une rfrence pour le personnel du service.

4. Assumer des tches lies l'organisation et au dveloppement de l'URH-D.

5. Collaborer activement l'amlioration de l'efficacit des prestations et des processus internes.

4. Conduite : ETP directement subordonn-s Cf. Organigramme

Non

Oui :

5. Mode de remplacement prvu, en cas dabsence du titulaire

Non

Oui : Charg de missions administratives ou stratgiques et remplacement du collgue charg de missions administratives ou stratgiques en cas d'absence.

CAHIER DES CHARGES

LIBERTET

PATRIE

Cahier des charges / Etat de Vaud

Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 2

6. Missions et activits

1. Assurer de manire autonome la gestion administrative des Ressources humaines au sein de l'URH-D. 40%

Grer entirement et de manire autonome les activits lies l'tablissement, au contrle et au suivi de la gestion des dossiers du personnel du SG-DIS et des entits rattaches, dans le respect des dlais et conformment aux dispositions lgales et procdures internes de l'Etat de Vaud. Notamment : contrats de travail et avenants, entres et sorties, modification des donnes personnelles ou de rmunrations, paiement des auxiliaires, notes de frais, contrle et enregistrement des absences, vrification des donnes salariales. Renseigner les collaborateurs/-trices sur ces dmarches administratives.

Organiser et tenir jour les dossiers du personnel, grer la bonne organisation des documents y figurant, leur classement et archivage, physique et lectronique, selon les normes et procdures lgales en vigueur.

Assurer la gestion et le suivi des absences de courtes ou longues dures lies une maladie ou un accident. Etablissement des dclarations d'accidents, prparation des signalements, enregistrement des certificats mdicaux.

Rceptionner et trier le courrier entrant, mettre en lien les correspondances avec les dossiers en cours; procder aux accuss de rception et prparer des projets de rponses; vrifier et acheminer le courrier sortant, procder au classement physique et lectronique.

Prendre en charge la rdaction ou mise en forme de correspondances lies l'activit RH, en particuliers les certificats de travail, lettres accompagnant les mesures de fin d'annes, voire les propositions au Conseil d'Etat.

Collaborer d'autres tches particulires assumes par l'URH-D (gestion des places de parc, de la tlphonie mobile)

2. Grer de manire autonome diffrentes activits lies la gestion des ressources humaines. 30%

Collaborer aux campagnes de recrutements dans lesquels l'URH-D est implique et assurer le suivi administratif des dossiers (prparation des donnes ncessaires au dmarrage d'une procdure de recrutement, accuss de rception, convocations aux entretiens, tableaux rcapitulatifs de candidatures, retour de dossiers)

Organiser et assurer l'acceuil des nouveaux/-nouvelles collaborateurs/-trices du SG-DIS. Veiller l'ouverture des comptes informatiques, de timbrage, etc

Assurer le suivi des entretiens annuels du SG-DIS et complter les tableaux de bords correspondants.

Etablir et suivre diffrents tableaux de bord et statistiques en matire de GRH pour le service et pour le dpartement, en particulier concernant la gestion des effectifs et la gestion du temps. Prparer des indicateurs pour la direction.

Elaborer et mettre en forme des documents divers : prsentations powerpoint, courriers, synthses, tableaux de consolidation, etc

Prparer et organiser les sances impliquant l'URH-D et les sorties de service (rservation de salle, invitation, logistique, rdaction des procs-verbaux...).

3. Rpondre aux demandes des collaborateurs et collaboratrices et les orienter au besoin sur les dmarches entreprendre. A ce titre, tre une rfrence pour le personnel du service.

10%

Conseiller les collaborateurs/-trices du service dans la gestion du temps et de leurs absences; collaborer la gestion des corrections Mobatime ainsi qu'aux suivis des donnes et tats concernant la gestion du temps.

Collaborer l'accueil tlphonique de l'URH et dispenser des renseignements.

LIBERTET

PATRIE

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4. Assumer des tches lies l'organisation et au dveloppement de l'URH-D. 10%

Assister la RRH dans des projets et des tches de direction. Assister dans la gestion et le suivi de certains dossiers ou dans des tches spcifiques.

Assumer des tches particulires dlgues par la RRH ou l'autorit d'engagement.

Participer la formation et l'valuation des apprenti-e-s de la branche commerciale en tant que formateur sur la place de travail.

Procder sur demande des recherches d'informations ou de documentations ncessaires l'analyse ou la gestion de dossiers, en effectuer des synthses.

Participer aux sances RH hebdomadaires et aux sances Co-RH bimestrielles.

5. Collaborer activement l'amlioration de l'efficacit des prestations et des processus internes. 10%

Participer la mise en place, l'amlioration et au suivi d'instruments et de projets dvelopps au sein de l'URH-D.

Proposer et mettre en place des amliorations aux mthodes de travail existantes. Elaborer des marches suivre.

Contribuer de manire proactive la recherche continue d'informations en lien avec les RH.

7. Eventuelles responsabilits particulires attribues au titulaire

8. Exigences requises

8.1. Formation de base

Titre

Diplme de commerce, CFC d'employe de commerce Exig

Souhait

Exig

Souhait

8.2. Formation complmentaire

Titre

Certificat d'assistant-e en gestion RH

Brevet fdral en ressources humaines

Formation de formateurs d'apprentis

Exig

Souhait

Toute formation complmentaire en lien et utile la fonction

Exig

Souhait

LIBERTET

PATRIE

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8.3. Exprience professionnelle

Domaine Nbre dannes

Exprience identique exige en matire de gestion administrative RH. 3 ans

Exprience profesionnelle dans l'appui administratif et l'assistanat

5 ans

8.4. Connaissances et capacits particulires

Domaine

Matrise gnrale des procdures administratives courantes RH Exig

Souhait

Aisance rdactionnelle et parfaite matrise de l'orthographe. Trs bonnes connaissances des logiciels bureautiques. Excellent sens de l'organisation et la gestion des priorits, respect des normes et des procdures, prcision, orientation client (capacit d'coute et de communication). Esprit d'entraide et de collaboration, proactivit et entregent, flexibilit, stricte discrtion.

Connaissances des assurances sociales et du droit du travail. Rsistance au stress et un certain degr de tension motionnelle ou psychique peuvent tre ncessaires en fonction du traitement de certains dossiers ou de dlais respecter.

Exig

Souhait

9. Astreintes particulires (travail de nuit, service de piquet, etc.)

10. Signatures

Lautorit dengagement.

Date : Nom et prnom : Silauri Alessandra Signature :

Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du prsent cahier des charges.

Date : Nom et prnom : Signature :