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33ÈMEÈME OUVERTURE DE SAISON OUVERTURE DE SAISONDE LA RENTRÉEDE LA RENTRÉE

DU PAYS SUD BOURGOGNEDU PAYS SUD BOURGOGNE

BILAN MORAL ET FINANCIERBILAN MORAL ET FINANCIERDu 28 au 31 Aout 2014

LE GALPON17 rue des Granges - 71700 TOURNUS - +33 6 12 54 18 52 / +33 3 85 51 37 32

www.legalpon.com - [email protected]: 40110078900015 - Association APE: 9001Z

LE GALPON17 rue des Granges 71700 TOURNUS +33 6 12 54 18 52 / +33 3 85 51 37 32

SOMMAIRE

Introduction ....................................................................................................................................... 4

1 - PREPARATION ............................................................................................................................... 6• 1.1 - Une embauche• 1.2 - Les acteurs de la rentée culturelle• 1.3 - Un festival couleur PSB• 1.4 - Communication

2 - DEROULEMENT ............................................................................................................................. 8• 2.1 - Un accueil à la carte• 2.2 - Un accueil convivial

3 - LES DIFFICULTES RENCONTREES ............................................................................................... 10• 3.1 - Une chargée d'administration défaillante• 3.2 - Mobiliser le public• 3.3 - Un mode de financement complexe

4 - BILAN FINANCIER ........................................................................................................................ 12

5 - CONCLUSION ............................................................................................................................... 14

Photo By Valentine

Photo By Sab

Lorsque le Pays Sud Bourgogne a sollicité les associations du Tournugeois pour organiser la 3ème ou-verture de sa rentrée culturelle, il s'est vite avéré que peu d'associations sur notre territoire avaientles moyens techniques et humains pour porter un tel événement.

L'association Le Galpon, qui depuis 6 ans organise le festival Détours en Tournugeois ne s'est pasd'emblée portée volontaire, En effet, l'organisation d'un événement fin août, puis d'un autre en sep-tembre ne lui paraissait pas envisageable.

Cependant, face à l'absence d'alternative et à la demande appuyée de la municipalité de Tournus,le conseil d'administration de l'association a proposé le compromis suivant : puisque le festival estun bel exemple du dynamisme associatif du PSB, et dans un souci de mutualisation des moyensnous pouvions envisager de porter les deux évènements à condition qu'ils se déroulent simultané-ment.

Du 28 au 31 août 2014, la Rentrée a donc eu lieu sur les communes de Tournus, Uchizy et Royer.

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Introduction

Photo By Sab

3ème ouverture de saison de la rentrée du Pays Sud Bourgogne - Bilan moral et financier

1.1 - Une embauche

Jusqu'alors, l'association Le Galpon était entièrement gérée par des bénévoles. Il s'est rapidementavéré que la somme de travail nécessaire pour mener à bien la rentrée culturelle du PSB nécessitaitun suivi régulier par une seule et même personne.

C'est pourquoi lorsque Pôle Emploi nous a proposé de profiter de la mise en place de nouveauxcontrats CUI-CAE, le CA de l'association a recruté Valérie Gardou, chargée d'administration, 20heures par semaine.

1.2 - Les acteurs de la rentrée culturelle

Un inventaire des associations du territoire effectué lors des précédentes rentrées nous a été trans-mis.Chaque association a donc été conviée, par mail, à une première réunion d'information afin deconstituer un comité de pilotage.Lors de cette réunion un référent par « petite région » a été désigné, Il était en charge de recenser

les associations volontaires sur son territoire et de transmettre leurs coordonnées, leur projet, leursbesoins logistiques au Galpon.

31 associations ont finalement participé à l’événement sous différentes formes : spectacles vivants,expositions, stands d'information, projections cinématographiques...

1.3 - Un festival couleur PSB

Une large place a été faite aux compagnies du PSB dans la programmation de la sixième édition dufestival Détours en Tournugeois (voir plaquettes).

1.4 - Communication

Une graphiste professionnelle et une équipe de vidéastes ont travaillé sur différents supports ( dé-pliants, affiches, teaser etc.), nous avions en effet le souci de donner la meilleure lisibilité possible àchacun des deux événements.

Parallèlement, la chargée d'administration mettait régulièrement à jour le site de l'association etson onglet PSB ainsi que sa page Facebook.

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3ème ouverture de saison de la rentrée du Pays Sud Bourgogne - Bilan moral et financierPhoto By Nina Photo By Pierre ACobas

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2.1 - Un accueil à la carte

Les demandes des associations étaient extrêmement diversifiées, Le Galpon s'est efforcé de ré-pondre favorablement à chacune d'entre elles. Un espace dédié à la rentrée culturelle a été aménagé, dés le jeudi 28 août, au sein même du villagedu Festival à Uchizy permettant aux associations de se rencontrer et de présenter leurs activités dedifférentes manières : flyers, projections, affiches, discussions avec le public, etc.

Le samedi 30 août a été pensé comme le temps fort de la rentrée culturelle du PSB : dès 10h00 dumatin, au Cellier des Moines, il était possible d'assister à des représentations de spectacles vivantsbénéficiant d'un accueil technique professionnel. Des déambulations et petites formes artistiques ont trouvé leur place pendant le marché de Tour-nus. Enfin, la salle d'exposition du Palais de Justice a accueilli sculpture, dessins et installations plas-tiques..

Le dimanche 31 août, à Royer, des acteurs culturels du PSB ont ouvert en musique la dernière jour-née du festival.

2.2 - Un accueil convivial

Le Galpon a souhaité offrir à tous les acteurs de la rentrée du PSB un accueil convivial. Ainsi, chacunavait la possibilité de bénéficier d'un catering de qualité à Uchizy.

La salle communale est ainsi devenue un espace privilégié de rencontres entre les différents ac-teurs présents : artistes du festival, représentants des associations du PSB et bénévoles organisa-teurs.

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Photo RascaProd


Photo By Sab


3.1 - Une chargée d'administration défaillante

La personne recrutée pour assurer le suivi de la rentrée culturelle s'est malheureusement avéréedans l'incapacité d'assumer ses fonctions jusqu’au bout (arrêt maladie en juillet, puis démission finseptembre, avant rédaction des bilans).

Il a donc été nécessaire pour l’équipe du Galpon de reprendre la gestion matérielle du dossier enplein mois de juillet (recontacter toutes les associations qui avaient répondu, repréciser la démarcheet ses modalités, … ) alors même que la pression liée à l’organisation du festival commençait à êtretrès forte.

Nous l’avons cependant fait, sollicitant encore un peu plus des bénévoles qui l’étaient déjà beau-coup.

3.2 - Mobiliser le public

Bien qu’un effort considérable ait été fait en terme de communication (teaser présentant et an-nonçant l’événement, articles dans la presse, affiches et programmes distribués en nombre) le pu-blic ne s’est pas déplacé en masse ( le samedi matin notamment).

Nous espérions que le public du festival, particulièrement nombreux cette année, deviendrait aussile public de la rentrée culturelle mais cela n’a pas toujours été le cas.

3.1 - Un mode de financement complexe

La subvention accordée par le PSB pour organiser cet événement pose comme condition préalableque l’association porteuse investisse à hauteur de 50% du coût global.

Le Galpon ne pouvait pas investir “sur fond propre” toute la somme nécessaire, La municipalité enplace lors des premières réunions s’était engagée à investir les sommes manquantes.

Le changement de municipalité nous a contraint à investir bien plus d’argent que convenu au risquede mettre en péril les comptes de notre association.

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Photo By Pierre Acobas


Le plateau artistique :

Les artistes professionnels du PSB programmés dans le cadre du festival ont tous été rémunérés, cequi représente la principale dépense.

Les salariés :

50% du temps de travail (soit 10h00 par semaine) de la chargée d’administration ont été consacrésà l’organisation de la rentrée culturelle.Le factotum de la structure a quant à lui travaillé 55 heures pour la mise en place et le suivi de l’évé-nement.

La communication :

Conformément à la demande du Pays Sud Bourgogne, des supports spécifiques de communica-tion (affiches, flyers, vidéos…) ont été conçus par une graphiste professionnelle permettant au pu-blic d’identifier clairement ce qui relevait de l’un ou l’autre des deux événements.La distribution a été assurée par un professionnel (AlkorDif) sur tout le territoire du PSB qui est dif-férent de celui du festival.Deux supports vidéo ont été réalisés : un teaser pour annoncer et expliquer l’événement et une ré-trospective qui sera distribuée à toutes les associations participantes.

Le plateau technique :

Compte tenu de l’occupation du chapiteau par des compagnies du Pays Sud Bourgogne ⅓ du prixde location de ce dernier et ⅓ des salaires des techniciens ont été affectés aux dépenses inhérentesà la rentrée culturelle du PSB.

L’accueil du public et des associations participantes :

Le coût de location des infrastructures nécessaires à un accueil de qualité (Catering, sécurité, bar-nums, chapiteau bar, tables, bancs…) a été proratisé pour le PSB à hauteur d’un tiers du coût total.

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Malgré une certaine amertume liée à l’absence de représentants institutionnels du PSB lors de la ma-nifestation et au surcroît de travail engendré par celle-ci, l’édition 2014 de la rentrée culturelle duPays Sud Bourgogne restera pour ceux qui y ont participé une belle aventure comme en témoignenombre de commentaires :

“ C’était une belle expérience d’avoir participé à cette rentrée cultu-relle. Premièrement, parce que ça m’a permis de découvrir un festi-val très dynamique que je ne connaissais pas (Détours). Il étaitimpressionnant de voir cette jeune équipe du Galpon mobilisée à fondpendant la durée du festival. Aussi, la qualité de la programmation,notamment avec des spectacles en provenance du Pays Sud Bour-gogne, m’a convaincu tout au long des 3 journées auxquelles j’ai as-sisté. La fréquentation de ma cabane était satisfaisante et merci pourles deux emplacements à proximité des autres événements, au cellierdes moines (80 personnes) et à l’entrée du site d’Uchizy (60 per-sonnes).”

FRGS du Clunisois

“ Points forts, bon accueil de l'équipe, bonne ambiance ! “ Collectif Mona

“ On peut considérer que quasiment toutes les personnes qui sont ve-nues au festival ce soir-là ont vu la prestation,”

Pierrick Maitrot – 3 barons

“ MERCI encore pour cette expérience partagée !!“Marie-Claude Duxin

“Cette version de la rentrée culturelle axée sur la Diffusion de specta-cles issus de compagnie du Pays Sud Bourgogne a du contenter nom-bre d’entres elles. En axant cette rentrée sur la rencontre entrespectacles et spectateurs, cette édition est une réussite, la mutualisa-tion des espaces et des publics entre Festival Détours en Tournugeoiset Rentrée culturelle a tenu son pari et son ambition.”

Laurent Forest - Ils Scènent

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3ÈME OUVERTURE DE SAISONDE LA RENTRÉE

DU PAYS SUD BOURGOGNE

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