Choisir & déployer un

logiciel de gestion intégrée ERP

dans une PME

7 avril 2014 CCI Bordeaux

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w.flickr.com

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Bruno SAINTORENS – CCI Bordeaux Jean-Jacques BODIN – OXYMETAL Philippe PASCO – Prodware Cyril MOYA - Prodware

Accompagner les entreprises dans

leur développement et leurs projets TIC Promouvoir les acteurs du numérique

Programme d’ateliers et conférences

Diagnostics et accompagnements personnalisés

Certificats de signature électronique + Archivage légal Chambersign

Visioconférence

ERP = Enterprise Resource Planning ou PGI = Progiciel de Gestion Intégré. Objectifs :

• Optimiser le pilotage de la chaine de valeur de l'entreprise • Fédérer et fluidifier son système d'information autours d’un référentiel de données communes et centralisées. • Formaliser les processus opérationnels et les circuits de validation • Mutualiser la gestion et la m-à-j des données. • Mettre à la disposition des salariés l'ensemble des données nécessaires à leurs activités. • Permettre l’accès et la diffusion des informations disponibles et actualisées en temps réel.

ERP : UNE VUE UNIFIÉE DES PROCESSUS DE L'ENTREPRISE ET DE SON SYSTÈME D'INFORMATION

Dans la gestion commerciale l'assistante enregistre le marché "gagné". Le statut de "prospect" passe à "client". Le service commercial valide le bon de commande, le stock est actualisé en temps réel, si le produit n'est plus en stock l’ordre de fabrication est transmis à l’usine, l'écriture comptable est générée automatiquement …

Centralisation des

Referentiels Integration Logistique et

CRM

Visibilité Supply Chain

Finance et Pilotage

Opérations Fabrication/ Ciblage des Réassorts

Magasins

Catalogue Bureau d’études

Mobile/ Applications

Consommateurs/ BtoC

Grands Clients/ BtoB

Web

UNE VISION GLOBALE DES BESOINS A COUVRIR

UNE DÉMARCHE PAS À PAS POUR UN CHOIX ÉCLAIRÉ ET SEREIN

Années 1990 - Approche Best of Breed - Développements spécifiques

Années 2000 - Approche ERP - Solutions métiers/ Best of breed

Année 2010 - ERP Verticalisés - Solutions métiers natives ERP

Un SI de plus en plus intégré

UNE OFFRE LOGICIELLE EN FORTE ÉVOLUTION

DES SYSTÈMES DE PLUS EN PLUS INTEGRES

Années 1990 - Solutions fermées - Cloisonnement entre les applications et les modules - Difficulté d’adaptation du SI à la stratégie

Années 2000 - Bonne couverture généraliste - Nombreux développements spécifiques pour couvrir les besoins métiers - des fonctions clé toujours traitées en Best of Breed

Année 2010 - Fonctionnel métier standard dans l’ERP - Fonctions métiers modularisées au sein même de l’ERP

Un SI de plus en plus intégré

LES ENJEUX MÉTIERS

Mise en œuvre de nouveaux canaux de distribution

Nouvelles exigences clients

Pilotage de l’entreprise

Transformation de l’entreprise

Croissance externe ou organique

Amélioration de la productivité

Optimisation des coûts, des délais

LES ENJEUX PROJET ET SI

Définition du modèle d’infrastructure cible

Vision globale de la solution

Définition du planning attendu

Prise en compte de l’existant

Prise en compte de la capacité de l’entreprise à mener le projet

Définition du budget du alloué au projet

Définition du modèle d’acquisition

http://erp.comprendrechoisir.com/comprendre/logiciel-erp

DIFFERENTS TYPES D'ERP

UN EXEMPLE DE COUVERTURE FONCTIONNELLE ERP

Source : Microsoft

LES MODULES LES PLUS SOUVENT DÉPLOYÉS

http://www.erp-infos.com/info_article/m/2273/premiers-resultats-de-lenquete-cxp-sur-les-erp.html

DE LA CONSULTATION A LA CONTRACTUALISATION

Une vue complète de vos stocks physiques et disponibles

EXPRESSION DES BESOINS

Bien décrire son activité et ses enjeux Bien décrire les processus clés Bien décrire l’architecture fonctionnelle et technique dans laquelle le projet doit s’insérer Définir le mode de consultation

CONSULTATION En direct Par un cabinet de conseil Editeurs ou intégrateurs Etablir une matrice de comparaison

CONTRACTUALISATION Définition des équipes Matrice de responsabilités (RACI) Planning Niveau d’engagement (Forfait, Régie, par rapport à quel référentiel…) Contrats juridiques Modalités de paiement (à l’avancement, au jalon…)

LES CRITERES DE CHOIX

Couverture fonctionnelle Solidité et pérennité des futurs partenaires Références et retours d’expériences Budget Délais Confiance

• Nom / Raison sociale • Métier (activités, types de clients, zone de chalandise, schéma organisation) • Date de création, CA, Effectif • Nombre d’utilisateurs (profils / rôles) • Enveloppe Budgétaire (investissement, fonctionnement, formation) • Cahier des charges : oui / non • Cabinet de conseil (AMOA) : oui / non • Panorama du Système d'Information et des processus clés

o Lister les solutions en place (compta, paye, devis, gestion commerciale, CRM, application métier, production …) ou schéma détaillé o Préciser : Editeurs + logiciels + n° versions + Ancienneté + infrastructure SAAS + développements spécifiques + processus clés (formalisés / documentés ?) o Volumétrie, natures et format des données qui seraient à reprendre

• Raisons du changement / besoins fonctionnels critiques ? • Infrastructure actuelle vs cible : intérêt solutions SAAS / Cloud ou pas ? • Planning de la consultation

o Cahier des charges : oui / non o Démonstrations, Maquette o Soutenance o Contractualisation

CHECK-LIST DE CONSULTATION PROJET ERP (1/2)

CHECK-LIST DE CONSULTATION PROJET ERP (2/2)

• Acteurs du projet (COPIL + équipe projet) o Fonctions : DG, directeur commercial, directeur achats etc. o Rôle dans le cadre du projet : Approbateur / décideur / influenceur / utilisateur

• Périmètre: o Achat o Vente o Stock o Production o SAV o Qualité o Gestion comptable o Immobilisations o Retail o CRM o Projet/affaire o Maintenance o E-business / E-commerce o Business Intelligence (BI) = Reporting, tableaux de bord o Gestion électronique de documents (GED) o …

• Critères de choix (répartition et pondération) : • Fonctions couvertes, prix, proximité, technologie, pérennité, relationnel… ?

Objectifs de la phase « Initialisation» Permet de lancer le projet Valider le périmètre avec les entretiens de cadrage Faire adhérer les utilisateurs clés à la solution standard Valider le macro-planning proposé initialement

Initialisation Mise en production Implémentation Qualification commerciale

Service Client

Objectifs de la phase « Implémentation» Installer et configurer la solution en s’appuyant sur un pré-paramétrage standard Former et transférer la compétence vers les utilisateurs clés Accompagner les pilotes dans la reprise des données test Exécuter les scénarios de test sur les processus clés Valider la solution finale

Objectifs de la phase « Mise en production» Former les utilisateurs finaux (par les pilotes) Valider la reprise de données finale Accompagner les utilisateurs vers leur autonomie Clôturer le projet pour transfert au Service Client

PRESENTATION WINE & SPIRITS Durée moyenne des projets : 8 à 12 mois

Méthodologie Déploiement Standard

EXEMPLE DE METHODOLOGIE

UN EXEMPLE D’ORGANISATION MIROIR

Ident if icat ion des act eurs

Consultants Experts

Chef de Projet

Direction de Projet

Directeur de Projet

CP fonctionnel

Consultants Métier

Technique, R&D Consultant

CP Technique

Key users

Chef de Projet

Direction de Projet Direction / DSI

CP MOA

Représentants

Utilisateurs

Maitrise d Œuvre (Intégrateur) Maitrise d Ouvrage (Client)

Ingénieur Commercial

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Points clés Ne pas oublier qu’un projet doit se mener en mode partenariat Toujours privilégier le dialogue et la recherche de solutions plutôt que se rejeter les

responsabilités en cas de problèmes Ne jamais oublier que la réussite du projet passe avant tout par une bonne entente entre

les équipes.

UN EXEMPLE D’ORGANISATION DU PROJET

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Les comités de Pilotage et les Comités de Projet

COMITE PROJET

Chef de projet Invités : Chargé d’affaires, Consultants, Responsable des services

Direction générale, Chef de projet, Responsable technique

COMITE DE PILOTAGE

Chefs de Projet

Responsable technique

Consultants Fonctionnels

Responsable Fonctionnels

CAS CLIENT… Une vue complète de vos stocks

physiques et disponibles

Jean-Jacques Bodin Directeur qualité

jj.bodin@oxymetal.com

Quelques Guides

http://erp.comprendrechoisir.com/comprendre/erp-essentiel

Annuaire d'éditeurs, prestataires et solutions ERP

Cahier des charges en ligne / guide en téléchargement

Information générales / forum

http://bit.ly/1k7qmKT http://www.choisirmonerp.com/

http://www.guidescomparatifs.com/

http://www.cxp.fr/annuaire-progiciels

http://www.cxp.fr/annuaire-editeurs

http://www.open-source-guide.com/Solutions/Applications/Erp-pgi

http://www.erp-infos.com

Merci de votre attention

http://www.flickr.com/photos/ccib/8268553263

http://www.flickr.com/photos/myheimu/7995649254

Des questions ?

Bruno Saintorens CCI Bordeaux Pôle Numérique bsaintorens@bordeaux.cci.fr www.bordeaux.cci.fr 05.56.79.44.46

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