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03.10.2014 -

La gouvernance des documents électroniques

Anouk Dunant Gonzenbach – Emmanuel Ducry

3 octobre 2014

Cycle pratique archivistique suisse 2014

Archives d'Etat

Département Présidentiel

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Archives d'Etat


De l'archivage électronique à long terme (vision patrimoniale et historique) à la gouvernance des documents électroniques (vision de gestion).

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Périmètre

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� Importance d'une politique de gouvernance des documents électroniques

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Pourquoi un document-cadre?

Avant de proposer une solution technique, établir un cadre

et des processus pour la gouvernance des documents

électroniques

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Les points de départ

Les ressources documentaires d'une institution ont pour but de confirmer les droits des personnes physiques ou morales, de répondre aux obligations légales, de renseigner sur des questions essentielles, de permettre la prise de décision et d'appuyer la réflexion et l'analyse en permettant de retracer l'historique des dossiers, en bref de permettre une bonne gouvernance.

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• Gestion des documents papier et de leur cycle de vie gérée et maîtrisée grâce aux outils de gestion de l'information.

• Mais le contexte a changé: dématérialisation des processus.

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• Systèmes d'informations pas forcément adaptés à la gestion du cycle devie des documents électroniques

• Authenticité, fiabilité et intégrité des documents électroniques à fortevaleur juridique, stratégique ou patrimoniale : à régler

• Respect du cadre légal (LIPAD) : nécessite des adaptations

• Solutions à trouver : la conservation de documents électroniques pourplus de 25 ans à des fins d'utilités légales ou administratives.

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Archives d'EtatArchives d'Etat


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But du document

• Exposer les objectifs et les avantages d'une bonne gestion des documents électroniques pendant leur durée de vie administrative et légale, ainsi que les risques encourus en l'absence de celle-ci.

• Présentation du cadre légal et normatif

• Décrire les concepts fondamentaux en matière de gestion des documents électroniques et le processus général.

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Objectifs d'une bonne gouvernance des e-docs

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• Rendre l'administration plus performante

• Faciliter le travail des collaborateurs

• Garantir la valeur légale des documents qui le nécessitent

• Répondre aux exigences légales

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Points forts de la gouvernance des documents électroniques

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Points forts: le cadre légal

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• Droit fédéral

• Code des obligations

• Droit cantonal

• Lois et règlements spécifiques aux métiers

Valeur légale des documents électroniques:

- Code de procédure civile (art. 130 et 177) : un document électronique est un document recevable comme un autre à titre de preuve

- Ordonnance fédérale concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (OLICO): le législateur y a consacré au niveau fédéral la valeur légale du document électronique, pour autant que certaines conditions soient remplies.

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Points forts: le cadre normatif

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Points forts: le processus général

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Les clés d'une bonne gestion des

documents électroniques

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En pratique

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• Retrouver

• Eliminer

• Authentifier

• Conserver

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Structure de classement

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• Arborescence

• GED

• Système de tags

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Le calendrier de conservation

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Liste déterminant pour chaque série de documents:

• Une durée de conservation

• Un sort final (élimination ou Archives d'Etat)

Sort

final

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Métadonnées

• Classement

• Accès

• Conservation

• Destruction

• Gestion technique

• Identifier

• Contextualiser

• …


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Metadata

Data

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Les métadonnées : le "recueil Etat"

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Des règles de nommage

Permettre une identification aisée des documents

ainsi que l'interopérabilité

• Pas de signes diacritiques (é, ç, ü�)

• Pas de caractères spéciaux et espaces (*#...)

• Format date ISO AAAAMMJJ ou AAAA_MM_JJ

• Mention du statut du document (public, non public, restreint�)

• Pas de mots vides (le, la, ou, etc.)

• Typologie de document (PV, OJ�)

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Des formats d'archivage

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PDF/A ; TIFF ; .txt ; CSV; WAVE

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Coffre-fort numérique

• Authenticité

• Fiabilité

• Intégrité

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Validation des flux documentaires

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Documentation

Chaine de production / Demat

Documents

Metadata

Logs

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Etat actuel dans l'administration: la dématérialisation et la conservation à valeur probante

• Audit réalisé

• Actions correctives à effectuer mais résultat positif

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ISO 14641

Chaine de production / Demat

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Documents produits

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Bonne gouvernance des documents

électroniques dans l'administration

Calendrier de

conservation

Dictionnaire de

métadonnées

Règles de

nommage

Formats

d'archivage

Guide de

dématérialisation

Politique d'archivage

électronique à long terme

Spécifications

des AFS

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Check-list Records Management

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Questions à poser Documents correspondant

L'archiviste de département et/ou les archives d’Etat ont-t-ils été consultés sur ce projet?

Le système d'information peut-il garantir l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'exploitabilité des documents à forte valeur

légale?

Norme ISO 14641-1

Les documents et/ou données concernés par le système d'information (SI) sont-ils pourvus de délais de conservation (à savoir:

la durée de vie administrative et légale des documents et/ou données est-elle déterminée) ?

Calendrier de conservation

Les documents et/ou données concernés par le SI sont-ils pourvus d'un sort final (à savoir: au terme de leur durée d'utilité

légale, leur destruction ou leur conservation aux Archives d'Etat est-elle déterminée)?


Les métadonnées obligatoires sont-elles implémentées (à savoir: les champs prévus par le SI relatifs à ces métadonnées sont-

ils obligatoires)?

Métadonnées

Le format des documents validés est-il déterminé, en tenant compte du délai légal de conservation et de la qualité (valeur

légale ou non) du document ?

Formats

Le SI est-il doté d'un système gérant la suppression de documents et/ou données destinés à la destruction en sort final ?

- pour les données personnelles qui n'ont pas été évaluées par les Archives d'Etat comme à conserver à long terme:

destruction en application de la LIPAD, art. 40.

- pour les données qui n'ont plus d'utilité :bonne gestion documentaire, évitant des coûts inutiles de conservation sur les

serveurs

Recommandation LIPAD-LArch

Les Archives d'Etat ont-elles été consultées pour déterminer si le SI contient des documents et/ou données qui devront être

conservés à long terme?


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Conclusion

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Jackson Pollock, Number 1, 1950

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www.ge.ch/archives


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