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La gouvernance des documents électroniques
Anouk Dunant Gonzenbach – Emmanuel Ducry
3 octobre 2014
Cycle pratique archivistique suisse 2014
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Archives d'Etat
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De l'archivage électronique à long terme (vision patrimoniale et historique) à la gouvernance des documents électroniques (vision de gestion).
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Périmètre
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� Importance d'une politique de gouvernance des documents électroniques
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Pourquoi un document-cadre?
Avant de proposer une solution technique, établir un cadre
et des processus pour la gouvernance des documents
électroniques
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Les points de départ
Les ressources documentaires d'une institution ont pour but de confirmer les droits des personnes physiques ou morales, de répondre aux obligations légales, de renseigner sur des questions essentielles, de permettre la prise de décision et d'appuyer la réflexion et l'analyse en permettant de retracer l'historique des dossiers, en bref de permettre une bonne gouvernance.
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Les points de départ
• Gestion des documents papier et de leur cycle de vie gérée et maîtrisée grâce aux outils de gestion de l'information.
• Mais le contexte a changé: dématérialisation des processus.
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Les points de départ
• Systèmes d'informations pas forcément adaptés à la gestion du cycle devie des documents électroniques
• Authenticité, fiabilité et intégrité des documents électroniques à fortevaleur juridique, stratégique ou patrimoniale : à régler
• Respect du cadre légal (LIPAD) : nécessite des adaptations
• Solutions à trouver : la conservation de documents électroniques pourplus de 25 ans à des fins d'utilités légales ou administratives.
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Archives d'EtatArchives d'Etat
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But du document
• Exposer les objectifs et les avantages d'une bonne gestion des documents électroniques pendant leur durée de vie administrative et légale, ainsi que les risques encourus en l'absence de celle-ci.
• Présentation du cadre légal et normatif
• Décrire les concepts fondamentaux en matière de gestion des documents électroniques et le processus général.
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Objectifs d'une bonne gouvernance des e-docs
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• Rendre l'administration plus performante
• Faciliter le travail des collaborateurs
• Garantir la valeur légale des documents qui le nécessitent
• Répondre aux exigences légales
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Points forts de la gouvernance des documents électroniques
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Points forts: le cadre légal
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• Droit fédéral
• Code des obligations
• Droit cantonal
• Lois et règlements spécifiques aux métiers
Valeur légale des documents électroniques:
- Code de procédure civile (art. 130 et 177) : un document électronique est un document recevable comme un autre à titre de preuve
- Ordonnance fédérale concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (OLICO): le législateur y a consacré au niveau fédéral la valeur légale du document électronique, pour autant que certaines conditions soient remplies.
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Points forts: le cadre normatif
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Points forts: le cadre normatif
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Points forts: le processus général
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Les clés d'une bonne gestion des
documents électroniques
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En pratique
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• Retrouver
• Eliminer
• Authentifier
• Conserver
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Structure de classement
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• Arborescence
• GED
• Système de tags
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Le calendrier de conservation
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Liste déterminant pour chaque série de documents:
• Une durée de conservation
• Un sort final (élimination ou Archives d'Etat)
Sort
final
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Métadonnées
• Classement
• Accès
• Conservation
• Destruction
• Gestion technique
• Identifier
• Contextualiser
• …
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Metadata
Data
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Les métadonnées : le "recueil Etat"
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Archives d'Etat
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Des règles de nommage
Permettre une identification aisée des documents
ainsi que l'interopérabilité
• Pas de signes diacritiques (é, ç, ü�)
• Pas de caractères spéciaux et espaces (*#...)
• Format date ISO AAAAMMJJ ou AAAA_MM_JJ
• Mention du statut du document (public, non public, restreint�)
• Pas de mots vides (le, la, ou, etc.)
• Typologie de document (PV, OJ�)
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Des formats d'archivage
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PDF/A ; TIFF ; .txt ; CSV; WAVE
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Coffre-fort numérique
• Authenticité
• Fiabilité
• Intégrité
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Validation des flux documentaires
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Documentation
Chaine de production / Demat
Documents
Metadata
Logs
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Etat actuel dans l'administration: la dématérialisation et la conservation à valeur probante
• Audit réalisé
• Actions correctives à effectuer mais résultat positif
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ISO 14641
Chaine de production / Demat
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Documents produits
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Bonne gouvernance des documents
électroniques dans l'administration
Calendrier de
conservation
Dictionnaire de
métadonnées
Règles de
nommage
Formats
d'archivage
Guide de
dématérialisation
Politique d'archivage
électronique à long terme
Spécifications
des AFS
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Check-list Records Management
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Questions à poser Documents correspondant
L'archiviste de département et/ou les archives d’Etat ont-t-ils été consultés sur ce projet?
Le système d'information peut-il garantir l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'exploitabilité des documents à forte valeur
légale?
Norme ISO 14641-1
Les documents et/ou données concernés par le système d'information (SI) sont-ils pourvus de délais de conservation (à savoir:
la durée de vie administrative et légale des documents et/ou données est-elle déterminée) ?
Calendrier de conservation
Les documents et/ou données concernés par le SI sont-ils pourvus d'un sort final (à savoir: au terme de leur durée d'utilité
légale, leur destruction ou leur conservation aux Archives d'Etat est-elle déterminée)?
Calendrier de conservation
Les métadonnées obligatoires sont-elles implémentées (à savoir: les champs prévus par le SI relatifs à ces métadonnées sont-
ils obligatoires)?
Métadonnées
Le format des documents validés est-il déterminé, en tenant compte du délai légal de conservation et de la qualité (valeur
légale ou non) du document ?
Formats
Le SI est-il doté d'un système gérant la suppression de documents et/ou données destinés à la destruction en sort final ?
- pour les données personnelles qui n'ont pas été évaluées par les Archives d'Etat comme à conserver à long terme:
destruction en application de la LIPAD, art. 40.
- pour les données qui n'ont plus d'utilité :bonne gestion documentaire, évitant des coûts inutiles de conservation sur les
serveurs
Recommandation LIPAD-LArch
Les Archives d'Etat ont-elles été consultées pour déterminer si le SI contient des documents et/ou données qui devront être
conservés à long terme?
Calendrier de conservation
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Conclusion
Archives d'Etat
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Jackson Pollock, Number 1, 1950
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www.ge.ch/archives
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